INTRODUCTIE
Versie 3 Januari 2000
Inhoudsopgave
1 INLEIDING
3
2. VOOR WIE IS EEN INTRODUCTIE BEDOELD?
4
3. HOE ZIET DE INTRODUCTIE ERUIT?
5
4. WANNEER MOET DE INTRODUCTIE PLAATSVINDEN?
7
5. WIE VOERT DE INTRODUCTIE UIT?
8
6 WAT KOST EEN INTRODUCTIE?
9
7 DOELSTELLING
10
2
1 Inleiding Met de invoering midden jaren negentig van het vraaggestuurd werken binnen De Lichtenvoorde is er een andere, nieuwe gedragscode voor personeel gesteld. In de "Strategie en koers van De Lichtenvoorde 1999 2003" wordt hier uitgebreid bij stilgestaan. De Lichtenvoorde wil een bijdrage leveren middels het principe van communitycare. Bij het begrip communitycare wordt uitgegaan van een zo groot mogelijke participatie van de samenleving bij ondersteuningsvragen van mensen die (extra) ondersteuning behoeven. Voor medewerkers van de Lichtenvoorde heeft dit tot gevolg dat er andere eisen worden gesteld. Deze eisen hebben betrekking op de employbility (inzetbaarheid) van medewerkers enerzijds en anderzijds over de wijze waarop de werkzaamheden worden verricht (attitude, methodisch handelen etc.).Dit betekent een continu proces van leren, elkaar bevragen, feedback geven etc. De Lichtenvoorde heeft te maken met instroom (door doorstroom) van met name invalkrachten en vrijwilligers als het gaat om vervullen van vacatures van begeleidend personeel. De visie van De Lichtenvoorde staat centraal. Echter om hier in de praktijk naar te kunnen handelen door medewerkers is het normaal dat De Lichtenvoorde als werkgever de medewerkers hierbij ondersteunt. Dit gebeurt op vele manieren. Denk hierbij aan scholing training etc. Voor "nieuwkomers" is nadere kennismaking met De Lichtenvoorde erg belangrijk. Immers wat zijn de huisregels, wat wordt er exact van mij verwacht, bij wie moet ik zijn voor wat etc. Voor de organisatie betekent het dat zij de medewerker nader kan informeren over de werkwijze, visie etc. Tevens kan in deze beginfase een situatie ontstaan waarbij de medewerker een aantal leervragen heeft. Door het invoeren van een introductietraining kunnen die leervragen op een snelle manier helder worden en nadere afspraken gemaakt worden. Daarnaast is het tegelijkertijd een mogelijkheid om iedere nieuwkomer van dezelfde informatie (zowel zorginhoudelijk als organisatorisch) te voorzien! Als bijkomend voordeel voor de organisatie is het gegeven dat een introductie onzekerheden - die het starten in een nieuwe baan voor de nieuwe medewerker met zich meebrengt - snel worden gereduceerd waardoor die nieuwe medewerker zich sneller aan De Lichtenvoorde gebonden voelt. In deze notitie wordt dieper ingegaan op hoe introductie van nieuwe medewerkers binnen De Lichtenvoorde vorm zal krijgen: hoe de introductie is georganiseerd (hoofdstuk 3), wanneer vindt de introductie plaats (hoofdstuk 4), wie doet dat (hoofdstuk 5) en in hoofdstuk 6 wordt uitgerekend hoeveel zo’n introductie kost.
3
2. Voor wie is een introductie bedoeld?
Iedereen die in dienst treedt bij De Lichtenvoorde wordt geïntroduceerd: iedereen moet de weg op zijn of haar werkplek leren kennen en iedereen zal vroeg of laat kennis maken met collega’s en zonodig met cliënten. Echter, deze notitie is van toepassing op de hierna genoemde categorieën werknemers binnen de organisatie:
1. medewerkers met een vast contract 2. medewerkers met een tijdelijk contract van minimaal één jaar 3. medewerkers met een invalcontract die minimaal drie maanden binnen De Lichtenvoorde werkzaam zijn en waarvan op reële wijze aangenomen kan worden dat ze voor langere tijd binnen De Lichtenvoorde werkzaam zullen blijven 4. medewerkers met een gesubsidieerde overeenkomst 5. medewerkers met een vrijwilligersovereenkomst
4
3. Hoe ziet de introductie eruit? De introductie bestaat uit drie componenten: ~ kennismaking met directe collega’s, (cliënten) en andere collega’s die van belang zijn voor de uitoefening van de functie ~ kennismaking met de organisatie en het dienstverleningspakket van De Lichtenvoorde ~ training vraaggestuurd werken In de beginfase zal iemand die deelneemt aan de introductie veel informatie aangereikt krijgen. Die informatie is in een kort tijdsbestek niet te verwerken. Daarom is het ook belangrijk om de informatieverstrekking te faseren in een introductieprogramma en de informatie (gedeeltelijk) schriftelijk aan te bieden.
3.1. Een informatiemap voor introducés Om zo goed mogelijk aan te sluiten op de informatiebehoefte van de introducé wordt er onderscheid gemaakt tussen algemene informatie - die voor iedere nieuwe medewerker van belang is - en specifieke informatie die alleen van belang is voor medewerkers met een bepaald contract. Informatie
1
2
3
4
5
Welkom missie en visie: vraaggestuurd werken organisatieschema korte beschrijving van de clusters namen en functies MT-leden de vertrouwenspersoon de ondernemingsraad de personeelsvereniging ziekteverzuimprotocol CAO uitleg loonstrook pensioenregeling bedrijfsspaarregeling invalwerk vrijwilligerswerk
1. medewerkers met vast contract 2. medewerkers met minimaal een jaarcontract 3. medewerkers met een invalcontract 4. medewerkers met een gesubsidieerd contract 5. medewerkers met een vrijwilligerscontract
Voor de informatiemap wordt een losbladig systeem gebruikt. Een losbladig systeem biedt namelijk de mogelijkheid om te kunnen differentiëren in informatie en het biedt de medewerker de mogelijkheid om zelf informatie toe te voegen (bijvoorbeeld kopieën urenbriefjes, loonstroken, etc.).
5
3.2 Het introductieprogramma Het introductieprogramma bestaat uit de volgende onderdelen: 1. ‘kennismaking directe collega’s’ en organisatie binnen het team c.q. werkeenheid ‘kennismaking cliënten’ 2. introductietraining Ad 1 De nieuwe medewerker wordt door de clustermanager aan in ieder geval aan één collega voorgesteld. Deze collega is bij voorkeur in de eerste twee maanden de aangewezen persoon die met enige regelmaat even contact heeft met de nieuwe medewerker. Bijvoorbeeld door een paar keer dezelfde dienst te draaien. Enkele aandachtspunten bij de introductie zijn: Overdracht c.q. rapportage werkoverleg werkafspraken (o.a. hoe om te gaan met de kleine kas) dienstrooster RVE-taak verdeling adressen en telefoonnummers (o.a. alarmnummer, clustermanager, clusterbegeleider, clusterkantoor) hoe te handelen in noodsituaties Deze medewerker zal na twee weken de tussenevaluatie van de proeftijd organiseren. Bij deze evaluatie zijn betrokken: de nieuwe medewerker, een cliënt, de (begeleidende) collega en de clusterbegeleider. Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt. Na eventuele correcties door de medewerker, wordt het verslag in diens personeelsdossier opgenomen.
Ad 2 Enkele algemene aandachtspunten bij de kennismaking met cliënten zijn: Zorg en begeleidingsvragen (o.a. (huis)regels waar de cliënt prijs op stelt, medicatie) Namen, adressen en telefoonnummers (o.a. contactpersonen, huisarts) Mentor Vervoer Financiën Hoe de kennismaking met de cliënt(en) vorm dient te krijgen is situationeel bepaald: het is afhankelijk van de individuele wensen van de cliënt(en).
Ad 3 De introductietraining is het collectieve gedeelte van de introductie van de nieuwe medewerker. In de introductietraining wordt aan de volgende zaken aandacht besteed: Kennismaking met het dienstverleningspakket van De Lichtenvoorde Kennismaking met het dienstverleningspakket van het Servicebureau De invloed van de zorgvisie op het dagelijks werk (vraaggestuurd werken en het werken met zorg\werkplannen) Tijdens de training wordt gebruik gemaakt van diverse didactische werkvormen zoals: presentaties, behandeling casuïstiek, uitwisselen van ervaringen, rollenspelen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van audiovisuele middelen zoals video (o.a. een bedrijfsvideo), sheets, e.d.
6
4. Wanneer moet de introductie plaatsvinden?
Eerste werkweek
Individuele modules ~ Kennismaking collega’s ~ Kennismaking cliënten ~ Inwerkprogramma vaststellen ~ uitreiking introductiemap
Eerste twee maanden
Collectieve modules ~ kennismaking met de organisatie ~ kennismaking met het dienstverleningspakket van De Lichtenvoorde ~ kennismaking met het dienstverleningspakket van het SB ~ evaluatie proeftijd
Eerste half jaar
Collectieve modules ~ training vraaggestuurd werken ~ training werken met zorg-/werkplannen
7
5. Wie voert de introductie uit?
Individuele introductie ~ kennismaking collega’s ~ kennismaking cliënten ~ inwerkprogramma vaststellen ~ uitreiking introductiemap ~ evaluatie proeftijd
Collectieve introductie ~ kennismaking met de organisatie ~ kennismaking met het dienstverleningspakket van De Lichtenvoorde ~ kennismaking met het dienstverleningspakket van het SB ~ training vraaggestuurd werken ~ training werken met zorg-/werkplannen
clustermanager team-begeleider team-begeleider clustermanager cliënt, clusterbegeleider, nieuwe medewerker en collega
interne trainer(s)
8
6 Wat kost een introductie?
Individueel Clustermanager
Begeleider
o.a. kennismaking collega’s en uitreiking introductiemap (5 uur x 60, --)
300,--
o.a. kennismaking cliënten en inwerken (6 uur x 30,--)
180,- 480,--
Collectief (groep van ca. 8 personen) trainers en materiaalkosten
P&O
Totale kosten per persoon
training vraaggestuurd werken en werken met zorgplannen (18 uur x 50,-- x 2 trainers)
1.800,--
kennismaking organisatie en dienstverlening (6 uur x 50,--)
300,- 262,50
742,50
9
7 Doelstelling
Informatiemap P&O heeft in samenwerking met de directie-assisstent een informatiemap ontwikkeld. De uitvoering van de map zou nog verder verbeterd kunnen worden, maar in verband met de kosten is gekozen voor deze vorm. Deze is als bijlage aan de notitie toegevoegd. De map wordt op dit moment tijdens de introductietraining uitgereikt. De reactie van de introducés over de verstrekte informatie is positief.
Training vraaggestuurd werken In 1998 is in samenwerking met de Pameijer Keerkring een introductietraining ontwikkeld. Gezien het feit dat het scholingstraject van Ada van Heest gebaseerd was op het concept de trainer (Ada van Heest) traint de trainers (de clusterbegeleiders), zijn de clusterbegeleiders benaderd om zich bij te laten scholen voor de introductietraining. Twee clusterbegeleiders hebben zich daartoe bereid verklaard en zijn geschoold. Zij hebben tevens mede zorg gedragen voor de ontwikkeling van het programma voor de introductietraining binnen De Lichtenvoorde. Inmiddels is de training drie keer uitgevoerd. Ook hierover krijgen we positieve reacties van introducés.
Video over organisatie en dienstverlening van De Lichtenvoorde In de training vraaggestuurd werken wordt aandacht besteed aan de organisatie en dienstverlening van De Lichtenvoorde. Ter ondersteuning van dit onderdeel kunnen de trainers gebruik maken van een diaserie. Het maken van een video heeft tijdelijk een lagere prioriteit gekregen in verband met de kosten en de tijdsinvestering.
10
