uitgave 2 APRIL 2013
introductie > 2 Equipe professionals only > 4 ateron > 6 op reis in de cloud > 8 3w new development > 10 studio civiel > 12 o4s voipforwardTM > 14 Rooskens group > 16 satijnplus architecten > 18 o4s directlinkTM > 20 ars grafisch > 22 wij helpen u verder > 24
1
Vanuit uiteenlopende branches vertellen mensen in deze tweede uitgave over hun ervaringen met de Cloud. Elke keer beredeneren zij vanuit hun eigen vakgebied en hun eigen onderneming. Waarom kiezen zij voor de Cloud? En voldoet de Cloud aan hun verwachtingen? Het betreft niet één eenduidig verhaal. Het zijn meerdere verhalen met elk een eigen nuance. Gezamenlijk betreft dit het gehele verhaal van een aantal opdrachtgevers van Open for Support.
Cloud Computing: alleen maar positief? Natuurlijk niet! Cloud Computing bezit goede en minder goede kanten. Dat geldt voor elke ontwikkeling. Beveiliging en ‘het controlegebrek over data’ noemt men algemeen wellicht als belangrijkste nadelen. Echter experts bewaken en beheren 24x7 uur de Cloud-omgevingen. Daarentegen lekt er dagelijks wel ergens data vanuit een lokale omgeving... De ontwikkelingen in Cloud Computing gaan snel. Nu al zien we dat het werken in de Cloud leidt tot een betere en efficiëntere dienstverlening
2
dan ‘traditionele’ (lokaal geplaatste) ICT-omgevingen. Dat merken steeds meer organisaties. Cloud Computing levert voordelen die zwaarder wegen dan de mogelijke nadelen en de aandachtspunten. De Cloud biedt kansen. Veel kansen. Met een marginaal budget kan immers ieder bedrijf voldoen aan de belangrijkste ICT-wensen. Zowel kleine als grote organisaties gebruiken tegen beperkte kosten de meest moderne technologieën die bijvoorbeeld ‘het nieuwe werken’ mogelijk maken. Voor veel bedrijven is ‘het nieuwe werken’ zo gewoon ‘werken’ geworden
Wat is Cloud Computing?
Welkom in De cloud
De meningen blijven verdeeld over de ‘harde definitie’ van Cloud Computing. Uiteindelijk is het een model. Geen technologie. In dit model van Cloud Computing worden alle servers, applicaties en gegevens beschikbaar gesteld vanuit een extern datacenter. Gebruikers maken verbinding met deze omgeving, via het internet of een ander type verbinding. Groot voordeel betreft dat de organisatie uitsluitend betaalt voor de diensten en de capaciteit waaraan ze daadwerkelijk behoefte heeft. Belangrijk pluspunt is eveneens dat de organisatie in vergaande mate wordt ‘ontzorgd’. Het beheer ligt 24x7 in handen van professionals.
en is het voor hun medewerkers vanzelfsprekend waar en wanneer ook ter wereld te beschikken over alle gewenste faciliteiten en gegevens op hun PC, MAC, tablet of SmartPhone. Wij zien bovenal dat door Cloud Computing medewerkers zich weer volledig concentreren op hun core-business. ICT in optima forma in dienst van de organisatie! Michel van den Biggelaar Open for Support bv
De CLOUD moet niet te letterlijk worden genomen, het is gewoon ergens een plek op onze aardbol, o.a. bij Open for Support…
Bij elk interview in de kantlijn van deze 2e editie van ‘Welkom in de CLOUD’ een korte toelichting op een van de vele voordelen van Cloud Computing.
3
Werving & selectie
Equipe
professionals only
Equipe Professionals only is gespecialiseerd in de werving en selectie van gekwalificeerde en ervaren kandidaten voor vaste en interim-posities veelal gericht op management en directie niveau. De organisatie werkt voor profit en nonprofit organisaties. In de visie van Equipe maken mensen de organisatie. Zij spelen een sleutelrol in het succes van elke organisatie. Het betreft volgens hen dan ook geen toeval dat de meest succesvolle organisaties over de beste professionals beschikken. Equipe ‘equipeert’ organisaties met de beste mensen die leergierig zijn, willen presteren, betrokken en loyaal zijn. In het verleden maakte Equipe Professionals only gebruik van verschillende ICT-beheerders. “Onze laatste businesspartner kon niet geheel aan onze wensen voldoen. Een nieuwe ICT-partner was noodzakelijk. Uit ervaring weet ik dat zo’n overstap niet altijd even makkelijk verloopt.
4
Aangesloten op de toekomst. Zo voelt voor Equipe Professionals only de overstap naar de dienst O4S XS everywhere™ van Open for Support. Aanvankelijk puur een kwestie van vertrouwen. Maar elke keer opnieuw is Luc Theunissen, eigenaar van Equipe, onder de indruk van de kennis en kunde, het meedenkend vermogen en de pro-actieve houding van Open for Support.
Open for Support volgde ik al langer. Hun groeimodel vind ik indrukwekkend en in vergelijking met andere leveranciers opereren zij op een stateof-the-art niveau. Tegelijkertijd stellen ze zich down-to-earth op en denken ze uitstekend met ons mee.” Momenteel werkt Equipe volledig vanuit de Cloud. “Behalve het financiële systeem. Daarover is Open for Support nog in gesprek met de leverancier van het pakket en de accountant. Dat duurt even. Maar ik heb alle vertrouwen dat het goed komt.” Open for Support maakte eerst een inventarisatie om daarna tot een analyse te komen. Ze adviseerde Equipe, naast enkele investeringen, om een snellere verbinding te nemen. “Opvallend vind ik dat Open for Support vanaf dag één oog heeft voor de relatie op lange termijn. Zo’n overstap vergt natuurlijk altijd een hoop initiële investeringen. Dan is het wel zo prettig als een
leverancier je hierin tegemoet wil komen. Dat pakt Open for Support goed aan. Momenteel werken onze acht consultants met een diversiteit aan communicatiemiddelen. We hebben thin clients, vaste computers, smartphones en iPads. Als iets niet naar wens loopt, nemen we contact op met een servicemedewerker van Open for Support. Zij geven duidelijke instructies en monitoren daadwerkelijk de informatie. Ook nadien informeren ze nog eens of het is gelukt en het euvel is verholpen. Dat kan ik echt op prijs stellen. Alles werkt nu altijd synchroon en zonder problemen. Een zaligheid is daarbij nog eens die snelle verbinding.”
Luc Theunissen
PLEKONAFHANKELIJK WERKEN Cloud Computing faciliteert ‘Het nieuwe werken’, maar Cloud Computing is niet gelijk aan ‘Het nieuwe werken’.
Voordeel 1
As
Medewerkers hebben bij Cloud simusapidus sum waar ditati Computing (meer) invloed en volupta sit prerem wanneer ze werken. Doorgaansqui doles molut betekent dat een ‘boost’ aut voor vid unt, que sit expliquam de persoonlijke effectiviteit. remporrorum, sit aut Kantoortaken worden gebundeld perio. Upiciet enquostem op kantoor uitgevoerd. Andere estrum voluptatesed taken, die meer concentratie quamus. vergen, worden vanuit thuis uitgevoerd. In bepaalde situaties, zoals bij een ziek kind, kan een medewerker besluiten om vanuit thuis te werken en niet naar kantoor te komen. Het verzuim zou zo maar eens kunnen afnemen... En taken die beter bij een klant worden uitgevoerd, kan de medewerker ook zo plannen en uitvoeren. De medewerker heeft immers overal waar de organisatie het wenst, toegang tot zijn applicaties en gegevens. Cloud Computing stimuleert organisaties werkprocessen slimmer in te richten.
5
Ross Dupont Strategie – Financiën – Organisatie ®
ateron
Voordeel 2 GEEN INVESTERINGEN Een organisatie die werkt in de Cloud investeert niet zelf in nieuwe technologie, zoals hard- en software, implementatie en onderhoud. De Cloud-organisatie neemt uitsluitend die diensten af waaraan qua hoeveelheid en/of capaciteit op dat moment behoefte is. Bijvoorbeeld de hoeveelheid
6
gegevens die elke organisatie wil of zelfs moet bewaren: die neemt alleen maar toe. Steeds meer zaken worden gedigitaliseerd of zelfs alleen maar elektronisch verwerkt. De nodige opslagcapaciteit kan per maand bekeken worden. De organisatie betaalt uitsluitend voor die opslagcapaciteit waaraan op dat specifieke moment
behoefte is. De volgende maand kan dat meer zijn, maar ook minder. Een groot voordeel waaraan veel Cloud-organisaties waarde hechten. Werken in de Cloud vergt geen forse investeringen die zwaar op de liquiditeit drukken en jaren in de boekhouding staan.
Ateron® is een organisatie van tien personen die begeleiding verzorgt bij bedrijfsovernames, herstructureringen en implementatie van kwaliteitszorgsystemen. Complexe problemen zet het bedrijf om in begrijpelijke en toepasbare oplossingen. Ateron® maakt gebruik van een integrale aanpak, staat voor betrouwbaar en kiest vanuit een persoonlijke benadering voor oplossingen, praktisch en onafhankelijk. Drie jaar geleden nam Ateron® haar intrek in haar huidige pand en investeerde ze in geheel nieuwe ICT. Een externe partij deed het onderhoud. “Bij Open for Support doen wij, als Ateron®, onder meer de begeleiding voor ISO-certificering,” vertelt Ross Dupont, partner bij Ateron®. “We onderhielden dus al jarenlang een relatie en kenden elkaar goed. Het feit dat al onze documenten overal
en met alle mogelijke apparatuur bereikbaar zijn in de Cloud spreekt ons enorm aan. Onze overstap was dus een kwestie van tijd. Het idee om onze data in de Cloud te plaatsen, werd aanvankelijk echter niet door iedereen binnen onze organisatie enthousiast ontvangen. Van de andere kant waren we ons er ook van bewust dat een server weliswaar fysiek hier intern kan staan, maar we uiteindelijk toch afhankelijk zijn van derden voor de continuïteit en dat gegevens niet bij onbevoegden terecht komen. Niemand binnen onze organisatie is een ICT-specialist. Vertrouwen in onze ICT-leverancier speelt daarom een essentiële rol.” De daadwerkelijke overstap naar de Cloud ging heel snel. “Binnen één dag werkte iedereen in de Cloud. We beschikken nu allemaal altijd over de meest actuele documenten. Overal waar een internetverbinding is: op
Bij de verhuizing naar het huidige pand, investeerde Ateron® in geheel nieuwe ICT. Inmiddels zo’n drie jaar geleden. Aanvang december vorig jaar stapte de organisatie over naar Open for Support en koos voor hun dienst O4S XS everywhere™. Iedereen binnen de organisatie beschikt nu altijd en overal over de juiste documenten. Een verademing voor een organisatie die werkt op kantoor, maar ook regelmatig vanuit thuis en op locatie bij de klant. kantoor, thuis en bij de klant. Of het nu met een laptop, tablet of smartphone is. Ook de software is nu altijd up-todate; we werken dus met de meest recente versies. En mocht een systeem onverhoeds vastlopen en ik start mijn laptop opnieuw op, krijg ik direct het geheel bijgewerkte document op mijn scherm. Nooit meer uren werk kwijt. Een verademing.” Het werken in de Cloud voor Ateron® is nog pril. “We merken dat de werkelijke verankering in de organisatie meer tijd in beslag neemt. Het duurt even voordat iedereen alle faciliteiten gebruikt, begrijpt en de voordelen ervan heeft ervaren. Het is niet allemaal in één keer behapbaar. Ook vergt het de nodige professionele uitleg. Binnenkort komt daarom opnieuw een medewerker van Open for Support naar ons toe om nog een en ander met ons door te nemen.”
7
op reis
in de CLOUD
Geen enkele reis gaat over rozen zonder goede voorbereiding. Ook uw reis naar de Cloud vergt de nodige voorbereidingen. Om het zo aangenaam mogelijk te maken, beschrijven we een enkele aandachtspunten om als bagage mee te nemen.
Kies de juiste leverancier
Boek niet het eerste beste ticket voor uw reis en reis niet te snel; vergelijk minimaal drie aanbieders. Tip: Bezoek het datacenter en laat u overtuigen van de juiste apparatuur en (fysieke) beveiliging. Zijn de belangrijke procedures voor uw organisatie in place? Zorg dat er voldoende vertrouwen is in de definitieve keuze.
Besteedt aandacht aan goede service
Een goede offerte is belangrijk, maar een heldere Service Level Agreement (SLA) minstens zo belangrijk. Leg afspraken duidelijk vast. Welke reactie- en oplostijden worden geboden? Moeten er normen worden gehaald? Wat gebeurt er indien de reis tussentijds wordt afgebroken? Mag dat of is er dan een boeteclausule?
Definieer een
pilotproject
Inventarisatie
Besteed voldoende aandacht aan een uitgebreide inventarisatie van de huidige situatie, werkplekken, netwerkcomponenten en natuurlijk heel belangrijk, alle applicaties. Zorg voor een goed gevulde koffer voor vertrek!
Bij twijfel over een bepaalde applicatie in de Cloud: doe een test! Definieer een pilotproject en betrek hierin de leverancier en de juiste medewerkers.
Betrek een (externe) adviseur
Niet elk jaar maakt u een reis naar de Cloud. Betrek bij uw reis daarom een goede externe reisleider met voldoende bagage in zijn rugzak. Hij volgt en bewaakt het gehele traject vanuit een neutrale rol en levert zeker een positieve bijdrage.
De
eindbestemming
Betrek uw medewerkers
Bepaal vanuit de organisatie de bestemming en samen met de medewerkers de route. Mogen alle medewerkers vanuit externe locaties werken? Is dit gewoon werktijd en/of overwerk indien het in de avonduren plaatsvindt? Hebben alle medewerkers toegang tot alle applicaties en data vanuit elke locatie?
8
ICT is een dynamisch vakgebied waar de ontwikkelingen zich snel opvolgen. O4S DirectLinkTM is ons nieuwste product. Een relatief nieuwe wijze van het verbinden van locaties waarbij we geen gebruik maken van internet maar onze gebruikers rechtstreeks verbinden met het O4S Data Center waardoor we de stabiliteit nog meer borgen. Zie pagina 20.
9
VEILIGHEID
Na een management buy out in 2011 ging 3W New Development zelfstandig verder onder leiding van Jaco Meuwissen. Nieuwe keuzes werden gemaakt. Tegelijkertijd moest de organisatie zich losweken van de oude organisatie. Dan is flexibiliteit noodzaak. Voor ICT biedt de Cloud hiervoor een goede uitkomst: het is direct verhuisbaar en vergt een geringe startinvestering. 3W New Development maakt nu gebruik van O4S XS-everywhere™ en van o4s Voipforward™.
3W New Development is een zelfstandige projectontwikkelaar met een vernieuwende visie op binnenstedelijke ontwikkeling en retailconcepten. Onafhankelijk en met een breed pallet van diensten. Als full-service ontwikkelaar combineert ze kennis van concepten en processen met het vermarkten van hun projecten. Bij 3W New Development staat een compleet team van specialisten voortdurend in verbinding met elkaar en zoekt als open netwerkorganisatie nadrukkelijk de dialoog. Hecht partnership met haar opdrachtgevers vindt deze organisatie belangrijk. “We hebben eerst een grondige analyse gemaakt van onze wensen op het gebied van ICT. De Cloud zagen we als een mogelijke optie. Maar we twijfelden of onze data daarmee wel volledig veilig waren en niet in handen konden vallen van onbevoegden. We
10
hebben aan verschillende partijen advies gevraagd. Met het voorstel van Open for Support werden we aangenaam verrast; het sloot volledig aan bij de situatie van onze organisatie en paste eveneens bedrijfseconomisch goed. Dat gaf ons een veilig gevoel. Met de Cloud kunnen we nu overal en altijd werken. Hierover is iedereen enthousiast. Ook het achterliggende systeem is flexibel. Belangrijk voor ons. Zo zijn we voorbereid als we in de komende jaren gaan verhuizen.” 3W New Development en Open for Support werken als partners samen. “Wederzijds kritisch zijn, is daarbij mogelijk. Onlangs heeft Open for Support binnen haar eigen serviceafdeling enkele wijzigingen doorgevoerd en pakt nu zaken efficiënter op. De medewerkers van Open for Support werken transparant en problemen pakken ze over het
Projectontwikkeling
3W New Development
algemeen direct op. Uiteindelijk doen zij het goed als ik hen niet meer spreek. Maar zo werkt het natuurlijk niet met ICT en zeker niet in de complexe Cloud-ICT. De ontwikkelingen gaan snel; elk ICT-bedrijf blijft hierdoor in zekere mate een zelflerende organisatie. Ook Open for Support. Bijzonder vind ik de professionele drive van haar medewerkers; zij willen problemen oplossen! Ze zijn zich ervan bewust dat wij ook kleine stagnaties als storend ervaren. Als de ICT stopt, stopt alles. En soms is het ook niet volledig duidelijk waardoor een storing wordt veroorzaakt. Ligt het aan Open for Support? Of aan de leverancier van Open for Support? Of is het onze slechte verbinding? Wij meten de prestatie van Open for Support vooral op de prestatie van de Cloud. Daarbij zetten we bedrijfszekerheid af tegen de flexibiliteit en de schaalbaarheid. We zijn tevreden!”
Gebrek aan veiligheid melden sceptici als belangrijkste nadeel van de Cloud. Niet verrassend.
Frank Verkennis
Voordeel 3
As
Dataverlies gaat bij veel simusapidus ditati organisaties gemoeidsum met hoge volupta sit prerem kosten die zelfs kunnen leiden qui tot doles molut aut vid een faillissement. Maar is dit wel que expliquam eenunt, nadeel vansit Cloud Computing?
remporrorum, sit aut quostem perio. Upiciet Het MKB besteedt over het estrum voluptatesed algemeen te weinig aandacht aan de beveiliging van de quamus. ICT-omgeving. Het datacenter van een Cloud-leverancier waar zich alle centrale apparatuur bevindt, is daarentegen vaak een ‘vesting’. Ook bij het O4S Data Center: van nummerplaatherkenning wanneer er iemand in de buurt komt van het pand, camerabewaking met speciale camera’s en dubbele elektronische beveiliging tot bewakings- en monitorsoftware om de gehele omgeving nauwlettend te volgen. Meerdere professionals zijn zo dag in, dag uit, bezig. Kortom, veiligheid is een groot voordeel van Cloud Computing.
11
GEDOSEERDE KOSTEN Een groot voordeel van Cloud Computing is dat het daadwerkelijk gebruik per maand wordt afrekent.
Chantal Herings Een nieuw licht op de advokatuurAs simusapidus sum
studio civiel
Voordeel 4 Bij een traditionele omgeving investeert een organisatie in bijvoorbeeld softwarelicenties. De organisatie trekt nieuwe medewerkers aan of neemt afscheid van medewerkers waardoor een organisatie al snel over te weinig licenties beschikt en juridisch risico loopt of juist over teveel licenties beschikt en dus teveel heeft geïnvesteerd. In het geval van Cloud Computing betaalt de organisatie maandelijks uitsluitend de licenties die ook daadwerkelijk nodig zijn. Bij Open for Support kunt u dit aantal per maand aanpassen. Cloud Computing betekent efficiënter omgaan met het ICT-budget.
12
Ben Ramaekers
Vorig jaar april startten Chantal Herings en Ben Ramaekers samen het advocatenkantoor Studio Civiel. Jong, fris, eigenzinnig en laagdrempelig. Dat is volgens beiden de toekomst van de advocatuur. De toekomst van ICT ligt volgens hen in de Cloud. Met de dienst O4S XS everywhere™, kan het tweetal niet alleen overal volledig transparant werken. Bovenal geeft het hen rust. Zij kunnen zich bezighouden met hun core business.
Studio Civiel wil haar cliënten op het civiele rechtsgebied op maatschappelijk verantwoorde wijze van dienst zijn. Een niet-traditioneel advocatenkantoor: laagdrempelig en informeel. Chantal Herings en Ben Ramaekers willen dicht bij hun cliënten staan zodat deze zich vrij voelen om hen in een vroeg stadium te bellen voor advies of om even te sparren. Ze vinden het belangrijk om hun cliënten accuraat op de hoogte te houden van de zaken, regelmatig met hen te overleggen en duidelijkheid
te geven over de mogelijkheden, kansen en risico’s. Met de juiste prijskwaliteitverhouding: vooraf worden zo veel mogelijk vaste prijsafspraken gemaakt. Kwaliteit en pragmatisme staan bovenal voorop. Studio Civiel betreft een jonge vernieuwende organisatie die flexibel wil werken zonder veel te investeren in hard- en software. “We kiezen weloverwogen voor Open for Support. Het is een moderne, jonge organisatie met een zeer professionele
uitstraling. Ze zijn gewend om met hun opdrachtgevers mee te denken. Daar plukken wij de vruchten van. Studio Civiel bestaat nog geen jaar; de start van zo’n bedrijf vergt toch fikse investeringen. Daarom kijken we kritisch wat we nu moeten doen en welke zaken we doorschuiven naar een later tijdstip. Werken in de Cloud betekent dat we geen eigen server hoeven aan te schaffen. Dat scheelt in de kosten en in de zorgen. Ook draagt de Cloud een belangrijke bijdrage aan onze organisatiedoelstelling om laagdrempelig en transparant te werken. We kunnen bijvoorbeeld op locatie bij de cliënt direct tijdens onderhandelingen een overeenkomst aanpassen. Bij onze persoonlijke aanpak horen gewoon deze moderne communicatiemiddelen.” Uitbreiden van de organisatie, dus ook van de hard- en software, gaat bij werken in de Cloud eenvoudig. “Dan ‘plugt’ Open for Support er gewoon een functie bij en de betreffende persoon krijgt dan toegang tot uitsluitend die gegevens zoals die bij die functie behoren. Als
ditati volupta sit prerem qui doles molut aut vid unt, que sit expliquam remporrorum, startende organisatie spreekt ons datsit aut quostem perio. Upiciet natuurlijk erg aan.” estrum voluptatesed Bovenal geeft de dienst O4S XS quamus. everywhere™ rust. “Over onze harden software maken we ons totaal geen zorgen. We hoeven er helemaal niets aan te doen. We maken geen back-ups, we regelen geen onderhoud, draaien geen updates en bij diefstal zijn onze data toch gewaarborgd. Open for Support faciliteert en beheert het volledig; zij regelen het allemaal. Dat stelt ons gerust. Altijd en overal beschikken wij over de juiste up-to-date documenten. Bij een vraag of een klacht sturen we een e-mail naar de servicedesk en de servicemedewerkers van Open for Support pakken het dan snel op. Tot nu toe hebben we niet zo een urgente vragen gehad. Maar mocht dat zo zijn in de toekomst dan hebben wij het volste vertrouwen dat de servicemedewerkers alles in het werk stellen om het snel op te lossen.”
13
Het bedrijfsleven accepteert al langere tijd VoIP (Voice over IP) als technologie. Hosted VoIP betreft een nieuwe ontwikkeling die momenteel snel zijn weg vindt in het bedrijfsleven. Vooral bij organisaties die hun ‘traditionele aan de muur gemonteerde’ telefooncentrale vervangen of die meer, betere en krachtige functionaliteit nodig hebben om efficiënt te werken en beter bereikbaar willen zijn. De bezuiniging op de belkosten is daarnaast mooi meegenomen.
O4S VoIPforwardTM is een professioneel telefonieplatform waarvan de ‘telefooncentrale’ is ondergebracht in het O4S Data Center. Een centrale die beschikt over alle mogelijke denkbare functies en functionaliteiten; elke organisatie kan zijn eigen wensen en eisen vertalen in een nummerplan
14
op maat. De organisatie zelf beschikt uitsluitend over VoIP-telefoontoestellen die we via internet of een andere verbinding, registreren op de centrale(s) in het O4S Data Center. Op korte termijn implementeren we wederom een nieuwe versie van O4S VoIPforwardTM, waarmee we veel
O4S VoIPforward tm
bestaande functies optimaliseren en eveneens de nodige nieuwe functies toevoegen. Van IT naar ICT Elke gebruiker krijgt de beschikking over de O4S VoIPforwardTM Client op zijn computersysteem. Deze cliënt is
volledig vernieuwd. Vanuit de cliënt neemt de gebruiker gesprekken aan en bouwt gesprekken op (door eenvoudig op het scherm op een telefoonnummer te klikken). Voor alle gebruikers is het duidelijk zichtbaar wie in gesprek is (en eventueel met wie) en worden acties eenvoudig uitgevoerd, zoals doorverbinden, telefonisch vergaderen met meerdere gebruikers e.d. Ook kunnen SMS- en e-mailberichten worden verstuurd. Alle communicatie wordt per contactpersoon geraadpleegd. De cliënt is verassend eenvoudig; gebruikers kunnen met minimale instructies aan de slag. Gespreksopname E-mailberichten archiveren en teruglezen is een logische zaak. Is het vaker wenselijk om een telefoongesprek terug te luisteren? Hoe is iets uitgelegd? Wat is nu daadwerkelijk over die overeenkomst besproken? Er zijn talloze situaties denkbaar waarbij het voor de
organisatie prettig is de gevoerde gesprekken te raadplegen. Met O4S VoIPforwardTM kunnen gesprekken worden opgenomen. Desgewenst op een veilige wijze bewaard en teruggeluisterd. Video Conferencing Nagenoeg alle (mobiele) apparatuur, zoals notebooks, tablets en smartphones zijn voorzien van een ingebouwde camera. Een camera die zakelijk gezien nog nauwelijks wordt toegepast. Toch is er vaak wel behoefte om een gesprek te voeren met de andere partij in beeld. De komende versie van O4S VoIPforwardTM stelt de gebruiker in staat om daar waar mogelijk te kiezen voor een ‘standaard’ telefoongesprek of een video conferencing sessie. Bij een video conferencing sessie wordt een 1:1 sessie opgebouwd en als de bandbreedte het toelaat, worden er ook meerdere personen, inclusief beeld, getoond. Een bijzonder
krachtige toevoeging aan het reeds zeer uitgebreide O4S VoIPforwardTM platform. O4S VoIPforwardTM biedt naast bovenstaande functies, tal van functionaliteiten die organisaties kunnen verwerken in een nummerplan, zoals IVR menu’s (kies 1 voor...), wachtrijen, voicemailberichten afleveren per e-mail en tal van andere krachtige functies. In combinatie met professionele WiFi-apparatuur heeft Open for Support kennis en kunde in huis om ook smartphones en tablets te integreren in de O4S VoIPforwardTM omgeving. Een belangrijke ontwikkeling waarvan steeds meer organisaties gebruik maken. Meer informatie over O4S VoIPforwardTM vindt u op www.o4s.nl
15
BESCHIKBAARHEID & CONTINUÏTEIT
16
Meer dan wellicht elders geldt bij het internationaal expeditiebedrijf Rooskens bv ‘tijd is geld’. ICT is voor hun bedrijfsvoering van essentieel belang. Bij elke vertraging of storing stagneert direct hun bedrijfsvoering. Omdat ICT zo belangrijk is voor de continuering van hun dienstverlening zet Open for Support naast O4S XS-everywhere™, eveneens O4S XS-everywhere Safe™ in.
International forwarders
Rooskens Group is een familiebedrijf dat in 1993 is opgericht. Als logistiek professionele en onafhankelijke marktspeler bestaat het bedrijf uit drie werkmaatschappijen actief op alle gebieden van internationaal wegvervoer, luchtvracht, koeriersdiensten, shipping en rail. Het team van Rooskens Group bestaat uit goed opgeleide en ervaren specialisten die met snelle, korte lijnen en een persoonlijke service garant staan voor kostenbesparende complete logistieke oplossingen. Het is hun missie, met maatwerk de goederen met de hoogste kwaliteit en de meest efficiënte service tegen marktconforme transportkosten, just-in-time zijn bestemming te laten bereiken. Daarnaast biedt het bedrijf consultancy voor onder meer transportaangelegenheden, transportanalyses en procesverbeteringen en projectcoördinatie.
werkplek te koppelen aan de Safe waarop de actuele gegevens staan. Mocht om welke reden dan ook de verbinding wegvallen dan kunnen ze op dat systeem hun werkzaamheden continueren. “Deze oplossing is het resultaat van voortschrijdend inzicht van beide partijen. Het geniet onze voorkeur om volledig vanuit de Cloud te werken. Dat lukt echter om een combinatie van factoren niet, onder meer omdat we werken met verouderde pakketten die Open for Support niet direct in de Cloud kan plaatsen. Momenteel werken we hier hard aan en zijn we op zoek naar bijvoorbeeld een nieuw logistiek pakket. Bovenal zijn we heel blij dat we in Open for Support nu een ICTpartner hebben gevonden die echt voor ons klaar staat en bij calamiteiten acuut voor ons aan de slag gaat.”
Rooskens Group werkte aanvankelijk met een lokale ICT-partner en met een eigen server die in hun eigen kluis stond. “Maar als we dan een storing hadden, zaten we met de handen in het haar. Dan lagen we soms enkele dagen volledig stil. Wij zijn een logistiek bedrijf; niemand bezit bij ons de expertise om ICT-storingen te verhelpen. We hadden dus dringend behoefte aan een gedegen partner die ons bij een calamiteit snel uit de brand kan helpen. Bij Open for Support kregen we direct een goed gevoel. Zij weten waarover ze het hebben.” Rooskens Group werkt nu met O4S XS-everywhere™ en maakt daarnaast gebruik van de O4S XSeverywhere Safe™. Zo geniet het bedrijf alle voordelen van de Cloud, zonder afhankelijk te zijn van de verbinding. O4S XS-everywhere™ Safe maakt het mogelijk een lokale
Rooskens group
Een traditionele ICT-omgeving bestaat meestal uit één of meerdere servers, waarbij elke server een specifieke rol vervult. Echter als een hardwareen/of softwarematige calamiteit zich voordoet, is de betreffende
functionaliteit al snel langer dan één of twee dagen niet beschikbaar. Met name als hardwarematige componenten nog moeten worden vervangen. In een professionele Cloud Computing omgeving maken we gebruik van ‘blade servers’ waarbij er 8, 16 of zelfs 32 servers aan elkaar zijn
‘gekoppeld’. Is er een hardware en/of softwarematige calamiteit waardoor bijvoorbeeld één, twee, of drie servers niet meer functioneren? Dan nemen automatisch de andere servers direct de functionaliteit over. Dit waarborgt de beschikbaarheid en continuïteit van de omgeving van Cloud Computing.
Voordeel 5
Martijn Rooskens 17
Aanvankelijk deed SATIJNplus Architecten de gehele ICT zelf. Maar de hard- en software werden steeds complexer en de projecten van SATIJNplus Architecten steeds groter. Na een open selectie koos SATIJNplus Architecten voor Open for Support. Een complex traject volgde. Op basis van goed partnership werd er gekozen om naast het werken in de Cloud met de dienst O4S XS everywhere™, ook lokaal te werken. Eveneens maakt SATIJNplus Architecten gebruik van de telefonie dienstverlening O4S VoIPforward.
SATIJNplus Architecten is een integraal full service architectenbureau met 50 jaar ervaring. Het bureau telt circa 35 medewerkers en levert een actieve bijdrage aan het verduurzamen van de gebouwde omgeving. Door haar kennis en ervaring wordt SATIJNplus Architecten met name betrokken in complexe renovatie- en herbestemmingsprojecten, wonen en zorg. Samen met de opdrachtgever in een vroeg stadium zoeken naar creatieve, innovatieve en (financieel) haalbare oplossingen, is de kracht van het bureau. Combinaties zoals wonen, zorg, winkelen, werken en vermaak, verhoogt volgens hen het succes van levensvatbaarheid.
Satijn plus
“Aanvankelijk deden enkele medewerkers het beheer van onze ICT, naast hun eigen functie, erbij. Dat was historisch zo gegroeid. Steeds meer tijd besteedden ze er aan. Uiteindelijk te veel. Daarom gingen we op zoek naar een professionele partner. Na een open selectie kozen we voor Open for Support vanwege hun kennis en de prijs.” Bij SATIJNplus Architecten gebruiken ze geen reguliere ICT. De ontwerpers en de tekenaars werken met extreem zware pakketten. Te zwaar om volledig vanuit de Cloud af te nemen. Voor beide partijen een leertraject. Uiteindelijk werd er gekozen om te werken in twee omgevingen: in de Cloud en lokaal. “Bijzonder vind ik het enorme serviceniveau bij Open for Support.
architecten
18
LAGERE ONDERHOUDSKOSTEN Bij een traditioneel lokaal geplaatste ICT-omgeving is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het onderhoud en voor de As simusapidus sum continuïteit.
Wim Heuts
ditati volupta sit
Voordeel 6
Signalen nemen ze serieus, ze denken mee en ze zijn echt bereid om het onderste uit de kan te halen om alles goed te regelen. Zaken die niet goed gaan, pakken ze direct op. Ze werken open en transparant; ze vertellen waarmee ze bezig zijn en waarom ze het op een bepaalde manier willen aanpakken.” Na enkele aanloopproblemen werken SATIJNplus Architecten en Open for Support nu vanuit goed partnership. SATIJNplus Architecten gebruikt een directe glasvezelverbinding (van Isilinx) naar het Open for Support datacenter waarmee enorme snelheden gerealiseerd worden.
De ontwerpers en tekenaars werken lokaal met vakspecifieke pakketten. “In tegenstelling tot de andere medewerkers kunnen zij uitsluitend op kantoor werken op computers met de nodige capaciteit. Dat is inherent aan hun hun functie. Alle andere medewerkers van SATIJNplus Architecten, zoals onze projectleiders, kunnen overal werken. Met de dienst O4S XS everywhere™ beschikken zij altijd over de meest actuele documenten.”
van de omgeving vertaalde zich ook hierin terug. Deze kon dat aan dankzij de uitgebreide mogelijkheden. “Je merkt dat het allemaal steeds complexer wordt op het net; als er fouten optreden, is het niet altijd direct duidelijk waar de oorzaak zit. Soms ligt ook gewoon de provider eruit. Daar kan Open for Support dan ook niets aan doen. Prijstechnisch is O4S VoIPforward™ interessant. Het reduceert de belkosten enorm. Het is een mooi systeem.”
Bij Cloud Computing daarentegen prerem qui doles maken meerdere afnemers molut aut vid unt, gebruik van alle benodigde que sit expliquam hard- en software componenten. sitvan aut De remporrorum, kosten voor het beheren quostem perio. Upiciet deze gezamenlijke componenten estrum voluptatesed verdelen we over alle Cloudorganisaties en liggen dus niet bij slechts één organisatie. Denk hierbij aan gedeelde verbindingen, firewalls voor de beveiliging, servers met besturingssystemen en hierop specifieke functionaliteit(en) waarvan meerdere organisaties gebruik maken. Deze zaken worden centraal bewaakt en beheerd. De continuïteit is gegarandeerd. Hierdoor nemen de directe beheerkosten fors af. Cloud Computing is ook voor de leverancier veel efficiënter, waardoor het goedkoper kan worden aangeboden.
Sinds vorig jaar maakt SATIJNplus Architecten eveneens gebruik van O4S VoIPforward™. De complexiteit
19
O4S DIRECTLINK™
De verbinding tussen de bedrijfslocatie en het datacenter waar de centrale apparatuur staat, bepaalt in hoge mate de kwaliteit van werken in de Cloud. Die vergt dus extra aandacht. Sceptici noemen dit wel eens het belangrijkste nadeel van de Cloud. Maar is dit wel een nadeel?
VoIPforwardTM) zorgt een slechte verbinding voor onder meer een haperend gesprek zoals een mobiel gesprek vanuit een locatie met een slechte dekking. Natuurlijk zijn beide zaken niet wenselijk. Met de nodige aandacht voor het bepalen van de juiste verbinding(en) hoeft hiervan ook geen sprake te zijn.
De verbinding betreft een belangrijke component in elke Cloud-omgeving. Het bepaalt mede de stabiliteit en daarmee ook de kwaliteit van werken. Een slechte, haperende verbinding zorgt in het geval van een ‘werkplek uit de muur’ (O4S XS-everywhereTM) dat bijvoorbeeld het scherm zo nu en dan ‘bevriest’ of dat bij het typen van een document in Microsoft Word de letters na-ijlen. Bij VoIP (O4S
Een bedrijfslocatie of een kantoor wordt op basis van diverse soorten verbindingen gekoppeld. De meest voor de hand liggende verbinding is via internet met een verbinding op basis van een kabel van koper (ADSL, SDSL of VDSL) of van glasvezel. Het aantal gebruikers is de belangrijkste factor om de benodigde snelheid of bandbreedte te bepalen. Internetverbindingen
zijn tegenwoordig in alle maten en prijsniveaus verkrijgbaar en doorgaans heel stabiel. Toch blijven sceptici kritisch omdat de continuïteit van de ICT-omgeving van de organisatie mede afhankelijk is van de continuïteit van het internet. Correct. Vertoont het internet storingen, kan het zijn dat de ICT-omgeving, werkplekken en/of VoIP niet of verminderd beschikbaar zijn. Vanzelfsprekend kan op elke andere locatie met een goed functionerende internetverbinding worden doorgewerkt. Dat is echter niet altijd wenselijk. O4S biedt een bijzonder hoogwaardig alternatief: O4S DirectLinkTM.
elke klant een eigen beveiligd netwerk eenvoudig koppelen van één of meerdere vestigingen 20
De verbinding wordt niet via het internet opgebouwd maar rechtstreeks opgebouwd. Dit maakt de storingsgevoeligheid beduidend minder en de optimale stabiliteit aanzienlijk hoger. O4S DirectLinkTM is beschikbaar op basis van koper (tot maximaal 20MB) en op basis van glasvezel. Het wordt toegepast voor zowel werkplekken als telefonie.
optimale stabiliteit
zeer stabiel
onafhankelijk van internet
O4S DirectLinkTM is een type verbinding die de bedrijfslocatie verbindt met een gesloten ‘wolk’ oftewel een gesloten netwerk van Open for Support. Ook het O4S Data Center is met snelle verbindingen verbonden met dit gesloten netwerk. Met O4S DirectLinkTM wordt de betreffende locatie direct verbonden met het O4S Data Center, zonder tussenkomst van het internet. Doordat we elke organisatie een eigen stukje van dit gesloten netwerk toewijzen (middels een ‘VLAN’) is het netwerkverkeer tussen de locatie en het O4S Data Center volledig afgeschermd en beveiligd.
O4S DirectLinkTM wordt ingezet om één locatie te verbinden met het O4S Data Center of meerdere locaties te verbinden, met elkaar en/of het O4S Data Center.
O4S
DIRECTLINK™ vaste prijs per maand
21
GEAVANCEERDE TECHNOLOGIE
Grafische fullfillment
ARS
ICT kan zorgen voor serieus concurrentievoordeel. Net iets sneller de juiste gegevens op de juiste plek.
grafisch
Voordeel 7 De medewerker die vanuit thuis de laatste puntjes op de i zet van die grote offerte en deze ‘s avonds nog verstuurt. Adviseurs die bij de klant op locatie direct toegang krijgen tot de laatste productgegevens en -prijzen waardoor de klant op basis van de juiste informatie snel beslist. Met ICT maakt u het verschil! Echter, voor veel organisaties is het steeds moeilijker om te blijven investeren in nieuwe technologieën. Bij Cloud Computing behoort dat tot de verantwoordelijkheid van de leverancier. Deze houdt zich continu bezig met het onderzoeken van nieuwe technologieën. Als een klant de dienst uiteindelijk daadwerkelijk afneemt, betaalt hij uitsluitend voor het actuele gebruik. De voordelen van de nieuwste technologie zonder de nadelen zoals hoge investeringen.
22
Thomas Martens
ICT vormt de basis van de bedrijfsvoering van ARS Grafisch. Het werken met eigen servers verliep niet meer naar tevredenheid onder meer omdat ARS Grafisch een toekomst ziet in gepersonaliseerd drukwerk. Hierbij behoort andere apparatuur dan bij het drukken van middelgrote tot grote oplagen. Open for Support bood ARS Grafisch een integrale oplossing.
ARS Grafisch heeft zich ontwikkeld tot één van de toonaangevende grafische dienstverleners in Limburg. Van ontwerp tot het gehele fullfilment traject, of te wel het ontzorgen van de communicatie en marketing. Alles wordt verzorgd door een team van 35 medewerkers. De constante nieuwe investeringen en het inspelen op de sterk veranderende markt hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan de sterke marktpositie die het bedrijf de afgelopen jaren heeft opgebouwd.
Een flexibele dienstverlener die zijn tanden graag in communicatievraagstukken zet. De afgelopen jaren is er veel veranderd in de grafische sector. Daar waar voorheen klanten hun bestanden op CD-roms aan leverden, gaat nu nagenoeg alles via mail, FTP of We Transfer. “Dat levert een enorme tijdsbesparing op, maar betekent tegelijkertijd dat we veel meer van onze digitale omgeving vergen. In 2009 kochten we eigen servers maar
hierover waren we niet tevreden. Elke keer was er wel iets, tot grote frustratie van iedereen. Daarom gingen we op zoek naar een externe partner die een alles omvattende oplossing kon bieden. Zo kwamen we terecht bij Open for Support.” Om alles aan te passen, moesten behoorlijk wat zaken worden veranderd. Een zware lijn die niet snel te realiseren was, betrof slechts één aspect. “Door uit te wijken naar het datacenter van Open for Support konden we toch snel schakelen in de drukke periode
rondom de kerst. De virtuele servers vanuit het datacenter van Open for Support bieden een snelle en adequate oplossing.” In een later stadium is ARS Grafisch gaan werken met de dienst O4S XS everywhere™ van Open for Support. “Er komt veel bij kijken om alles op orde te krijgen. Dat vergt geduld. Ook moest Open for Support enkele zaken afstemmen met de leverancier van onze pakketten. Het luistert allemaal erg nauw en het moet allemaal goed met elkaar communiceren. Want als iets stagneert, loopt bij ons het gehele proces vast. Dat kunnen wij ons niet permitteren. Nu werken we vanuit de Cloud en beschikt iedereen altijd en overal over de meest actuele documenten. Af en toe werken medewerkers vanuit thuis. Vaak ’s avonds om werk af te maken als dat overdag niet is gelukt. Onze medewerkers werken uiteindelijk toch het liefste vanuit kantoor; om even te overleggen of te sparren met een collega.”
23
WELKOM IN DE CLOUD SEMINARS
Geïnteresseerd?
Concept en vormgeving: DOOR communicatie en vorm
Wij nodigen u graag uit voor een ‘Welkom in de CLOUD’ seminar, speciaal voor u en uw medewerkers. Tijdens deze sessie gaan wij samen met u en uw aanwezige collegae in op de bedrijfsmatige voordelen en aandachtspunten van Cloud Computing. Na circa twee uur bent u bekend met de basisbegrippen en kunt u een eerste inschatting maken of Cloud Computing ook interessant is voor uw organisatie. Bel ons voor een afspraak. Wij informeren u graag.
Bel ons voor een vrijblijvende afspraak. Wij kunnen morgen al bij u aan tafel zitten. Onze telefoonnummers treft u aan op de achterzijde van deze brochure. Ook kunt u een e-mailbericht sturen naar
[email protected].
TEKST: ZAKEN|TAAL, Advies & Tekst
Ook kunnen onze adviseurs een realisatiescan uitvoeren, waarbij we vooral de technische aspecten onderzoeken en analyseren. Aan de hand van deze gegevens kunnen wij vervolgens een grondig kostenvergelijk presenteren, tussen een ICT-omgeving op basis van Cloud Computing en een traditioneel lokaal geplaatste ICT-omgeving.
Bezuinig niet OP ICT maar bezuinig MET ICT!
24
Meer informatie over Cloud Computing vindt u op www.o4s.nl
Fotografie: Philip Driessen drukkerij: Ars Grafisch
Dit is een uitgave van Open for Support bv
Hoofdkantoor Zuid-Limburg Amerikalaan 1 6199 AE Maastricht-Airport T +31 (0)43 88 000 88 F +31 (0)43 88 000 80
[email protected] www.o4s.nl
Kantoor Midden-Limburg Boven de Wolfskuil 3-3B30 6049 LX Roermond T +31 (0)475 763 403 F +31 (0)475 763 413
Kantoor West-Brabant Zuidzijde Haven 39A 4611 HC Bergen op Zoom T +31 (0)164 763 400 F +31 (0)164 763 401
