INTERNETWORKING SEBAGAI SALAH SATU STRATEGI BERSAING DALAM DUNIA BISNIS OTOMOTIF (STUDI KASUS DI PT. ASTRA OTOPARTS TBK)
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc
DISUSUN OLEH KELOMPOK PINUS E47 : Arief Rsakhman Hakim Bambang Padmadi Dewi Fitrianti Emta Hariati Br Surbakti Hery Dwiputranto Nuraini Triwijayanto Pandu Kurnia Sepang
2014
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI...........................................................................................................1 DAFTAR GAMBAR..............................................................................................2 I. Latar Belakang...........................................................................................3 II. Tinjauan Pustaka A. Sistem Informasi.............................................................................4 B. Internet-Intranet-Extranet............................................................4 C. E-Commerce dan E-Bussines........................................................8 III. Pembahasan A. Profil Perusahaan.........................................................................10 B. Stakeholder Perusahaan..............................................................18 C. Teknologi Informasi.....................................................................21 D. Future Development.....................................................................29 IV. Kesimpulan...............................................................................................34 V. Daftar Pustaka..........................................................................................35
1
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Bagaimana Internet Bekerja.............................................................5 Gambar 2. Bagaimana Intranet Bekerja.............................................................7 Gambar 3. Bagaimana Extranet Bekerja............................................................8 Gambar 4. Simbol Core Value PT. Astra Otoparts........................................11 Gambar 5. 2W (Motorcycles) – Engine Group.................................................13 Gambar 6. 4W (Automobiless) – Engne Group................................................14 Gambar 7. Struktur Tata Kelola GCG............................................................17 Gambar 8. Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk.............................................20 Gambar 9. Print Screen Outlook Express.........................................................24 Gambar 10. Struktur Organisasi Material Management...............................26 Gambar 11. Material Master Views...................................................................27 Gambar 12. Procurement Management............................................................27 Gambar 13. Inventory Management.................................................................28 Gambar 14. Situs Resmi PT. Astra Otoparts Tbk..........................................30 Gambar 15. Portal Toyota untuk Suplier........................................................33 Gambar 16. Flow Perhitungan Kebutuhan Material SAP.............................33 Gambar 17. Situs Resmi PT. Indokarlo Perkasa............................................34
2
BAB I LATAR BELAKANG Saat ini perkembangan teknologi di Indonesia semakin berkembang. Hal ini dapat dilihat dengan semakin banyaknya penggunaan teknologi untuk membantu aktivitas sehari-hari. Teknologi tersebut juga digunakan sekaligus untuk meningkatkan kualitas masing-masing individu dalam menghadapi perkembangan teknologi. Teknologi Informasi (TI) atau Information Technology (IT) merupakan bagian dari mata rantai dalam dunia Sistem Informasi (SI) atau Information System (IS). Penggunaan teknologi dilakukan guna mengoptimalkan waktu dalam menyelesaikan pekerjaa. Optimalisasi waktu dan biaya merupakan aspek penting dalam pengambilan keputusan untuk menggunakan teknologi. PT. Astra Otopart Tbk sebagai perusahaan komponen otomotif terkemuka di Indonesia tentu menggunakan teknologi informasi sebagai penunjang proses bisnisnya. Persaingan global menuntut semua pelaku bisnis untuk semakin cepat dan akurat dalam proses Perencanaan, Pengendalian , dan Pengambilan keputusan. Dalam scope perusahaan, Sistem Informasi mencakup seluruh bagian perusahaan yang meliputi; Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem Informasi Manajemen Persediaan, Sistem Informasi Personalia, Sistem informasi Distribusi, Sistem Informasi Pembelian, dsb. Bagianbagian perusahaan tersebut akan semakin efektif jika memiliki koneksi informasi internal yang baik. Pengguna Sistem Informasi adalah stakeholder perusahaan. Stakeholder didefinisikan sebagai semua pihak yang terkait dalam menjalankan bisnis tentu sangat membutuhkan informasi mengenai strategi dan perkembangan bisnis. Stakeholder PT. Astra Otopart Tbk terdiri dari Board of Directors (BOD) sebagai shareholder, Customer domestic dan mancanegara, Suplier domestic dan mancanegara, dan karyawan perusahaan tersebut membutuhkan Sistem Informasi untuk menjalankan proses Perencaan, Pengendalian, dan Pengambilan Keputusan secara cepat dan akurat. Teknologi serta aplikasi yang terdapat dalam system informasi dapat mendukung proses pembentukan keunggulan kompetitif dan perubahan kebiasaan kerja. Sehingga dapat memenangkan dalam strategi bisnis dengan kompetitor lainnya.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem semacam ini (kadang disebut sebagai system dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi : Input, melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki system untuk diproses. Contohnya bahan baku mentah, energy data, dan usaha manusia harus terjamin dan diatur untuk pemrosesan. Pemrosesan, melibatkan proses informasi yang mengubah input menjadi output. Contohnya adalah proses manufaktur, proses bernafasnya manusia, atau perhitungan matematika. Output, melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya. Contohnya barang jadi, layanan oleh manusia. Dan informasi manajemen harus dipindahkan ke para pemakainya. (Sutanta, 2003) Informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu atau dengan kata lain informasi merupakan data yang telah diproses dan dimasukkan dalam konteks yang memberikan nilai bagi pemakai akhir tertentu. (Jogiyanto, 2005) Sistem Informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orangorang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sisitem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jarngan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. (O’Brien, 2008)
B. Internet-Intranet-Extranet Internet (interconnected computer networks) bisa didefinisikan network komputer tiada batas yang menjadi penghubung pengguna komputer dengan pengguna komputer lainnya serta dapat berhubungan dengan komputer di sebuah wilayah ke wilayah di penjuru dunia, dimana di dalam jaringan tersebut mempunyai berbagai macam informasi serta fasilitas layanan internet browsing atau surfing. Internet merupakan sistem global jaringan komputer yang berhubungan menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP / IP) untuk melayani miliaran
4
pengguna di seluruh dunia. Ini adalah jaringan dari jaringan yang terdiri dari jutaan jaringan pribadi, umum, akademik, bisnis, dan jaringan pemerintah, dari lokal ke lingkup global, yang dihubungkan oleh sebuah kode array yang luas dari teknologi jaringan elektronik, nirkabel dan optik. Internet juga dapat didefinisikan sebagai interkoneksi seluruh dunia komputer dan jaringan komputer yang memfasilitasi sharing atau pertukaran informasi di antara pengguna. (Agus Mulyanto, 2009) Internet berasal dari kata internetworking dan merupakan metode untuk menghubungkan berbagai komputer ke dalam suatu jaringan computer tanpa menghiraukan jenis dan system operasi yang digunakan oleh computer tersebut. Untuk menghubungkan jenis dan system operasi internet tersebut diperlukan aturan baku yang dinamakan protocol. Komputer menggunakan protocol TCP/IP untuk membedakan komputer-komputer yang tergabung dalam sebuah jaringan, protocol TCP/IP member setiap computer terebut sebuah nomor yang bersifat unik yang disebut alamat (IP Address).
Gambar 1 : Bagaimana Internet Bekerja Beberapa hal yang berhubungan dengan internet adalah sebagai berikut: WWW HTTP URL WWW (World Wide Web) merupakan bagian dari internet yang cepat berkembang dan paling populer. WWW merupakan jaringan beribu-ribu komputer yang dikategorikan menjadi dua yaitu : client dan server. Dua hal yang perlu diperhatikan adalah software web server dan software web browser. HTTP (Hypertext Transfer Protocol) adalah protokol yang menentukan aturan yang perlu diikuti oleh web browser dan web server. HTTP merupakan protokol standar yang digunakan dalam mengakses dokumen HTML.
5
URL (Uniform Resource Locator) adalah suatu sarana untuk menentukan informasi pada suatu web server. URL dapat diibaratkan sebagai suatu alamat. URL terdiri dari: 1. Protokol yang digunakan oleh suatu browser untuk mengambil informasi. 2. Nama komputer (server) dimana informasi tersebut berada. 3. Jalur atau path serta nama file dari suatu informasi. (http://kuliah.imadewira.com) Intranet adalah jaringan di dalam organisasi yang menggunakan teknologi internet (seperti server dan browser Web, protocol jaringan di dalam TCP/IP, data base, dan publikasi dokumen hypermedia HTML, dan lain-lain) untuk menyediakan lingkungan yang mirip dengan internet di dalam perusahaan untuk memungkinkan saling berbagi informasi, komunikasi, kerja sama, dan dukungan bagi proses bisnis. Intranet dilindungi oleh ukuran keamanan seperti password, enkripsi dan firewall, sehingga hanya dapat di akses melalui internet oleh pemakai yang memiliki otorisasi. Intranet perusahaan dapat juga di akses melalui intranet pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainya melalui hubungan ekstranet. Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung internet (WARNET) pun dapat di kategorikan Intranet. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Akan tetapi sebetulnya sebuah Intranet tidak perlu sambungan luar ke Internet untuk berfungsi secara benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP Protokol TCP/IP, alamat IP, dan protokol lainnya), klien dan juga server. Protokol HTTP dan beberapa protokol Internet lainnya (FTP, POP3, atau SMTP) umumnya merupakan komponen protokol yang sering digunakan. sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah versi pribadi dari jaringan Internet, atau sebagai sebuah versi dari Internet yang dimiliki oleh sebuah organisasi.Jika sebuah badan usaha / bisnis / institusi mengekspose sebagian dari internal jaringannya ke komunitas di luar, hal ini di sebut ekstranet. Memang biasanya tidak semua isi intranet di keluarkan ke publik untuk menjadikan intranet menjadi ekstranet. Misalnya kita sedang membeli software, buku dll dari sebuah e-toko, maka biasanya kita dapat mengakses sebagian dari Intranet toko tersebut. Badan usaha / perusahaan dapat memblokir akses ke intranet mereka melalui router dan meletakan firewall. Firewall adalah sebuah perangkat lunak / perangkat keras yang mengatur akses seseorang kedalam intranet. Proteksi dilakukan melalui berbagai parameter jaringan apakah itu IP address, nomor port dll. Jika firewall di aktifkan maka akses dapat dikontrol sehingga kita hanya dapat mengakses sebagian saja dari Intranet perusahaan tersebut yang kemudian dikenal sebagai extranet.
6
Gambar 2. Bagaimana Intranet Bekerja Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Extranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Contoh aplikasi yang dapat digunakan untuk extranet adalah Lotus Notes. (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet) Ekstranet adalah sebuah tipe dari sistem informasi interorganisasi yang memungkinkan orang-orang dari luar perusahaan untuk bekerja bersama dengan pekerja yang berada di dalam perusahaan. Secara umum diartikan sebagai sebuah jaringan yang menghubungkan antara mitra-mitra bisnis melalui internet atau dapat diartikan sebagai jaringan yang menghubungkan jaringan-jaringan intranet antara perusahaan-perusahaan yang bekerjasama. Tujuan utama dari ekstranet adalah untuk menggalang terjadinya kolaborasi antara mitra-mitra bisnis, ekstranet dibuka untuk penyuplai, pelanggan, dan mitra bisnis lainnya, dan ditutup umtuk masyarakat umum Tipe-tipe utama dari ekstranet adalah (berdasarkan rekan bisnis yang terlibat dan tujuannya) : 1. Perusahaan dan dealernya, pelanggannya, dan suppliernya. Ekstranet seperti ini dipusatkan pada satu perusahaan 2. Sebuah ekstranet industri. Beberapa industri bergabung membuat ekstranet yang berguna untuk mereka 3. Joint Venture dan kemitraan bisnis lainnya. Beberapa mitra bisnis bergabung untuk membentuk ekstranet yang digunakan sebagai alat untuk berkolaborasi dan berkomunikasi.
7
Gambar 3. Bagaimana Extranet Bekerja Berikut ini adalah kelebihan ekstranet: 1. Proses dan arus informasi lebih cepat 2. Peningkatan dalam efektivitas berbisnis 3. Mengurangi biaya komunikasi, transportasi maupun administrasiMengurangi penggunaan kertas 4. Akses draft dokumen serta presentasi multimedia untuk komentar ataupun persetujuan klien 5. Melihat proyek-proyek yang lalu sebagai perbandingan Sedangkan kelemahan ekstranet adalah sebagai berikut: 1. Biaya tinggi pada awal pengembangan 2. Membutuhkan staf ahli untuk mengembangkan ekstranet 3. Membuat kontrak selama beberapa waktu untuk perencanaan, pengembangan, review dan pelaksanaan 4. Melakukan pemeliharaan teratur, upgrade, dan lain-lain C. E-Commerce dan E-Business E-business adalah penggunaan internet dan teknologi jaringan dan informasi lain untuk membantu proses e-commerce, kolaborasi dan komunikasi perusahaan, serta perusahaan lain yang berbasis web. sementara, e-commerce adalah penggunaan jaringan internet untuk berpromosi dan bertransaksi dengan konsumen. dengan kata lain e-business memiliki scope atau jangkauan yang lebih luas dibandingkan dengan e-commerce. E-commerce merupakan bagian dari ebusiness, di mana cakupan e-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan dll. Selain teknologi jaringan www, e-commerce juga memerlukan teknologi basis data atau pangkalan data (databases), e-surat atau surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk e-commerce ini. Yang penggunaannya sedang berkembang pesat saat ini, e-commerce, merupakan
8
terobosan dlm suatu bisnis sehingga dapat meningkatkan daya saing di tengah persaingan yg ketat utk meraih pangsa pasar (market-share) yang harus diupayakan oleh setiap perusahaan. Elektronik mail (E-mail) fitur ini dipakai sebagai media berkirim surat dengan orang lain, tanpa ada batasan waktu, ruang bahkan birokrasi dunia maya yakni kegiatan mencari data atau informasi tertentu di internet Catting fasilitas ini digunakan untuk berkomunikasi secara langsung dengan orang lain di internet. Pada umumnya fasilitas ini sering digunakan untuk bercakap-cakap atau ngobrol di internet world wide web (www) dengan world wide web (www) ini kita bisa mengambil, memformat, dan menampilkan informasi (termasuk teks, audio, grafik serta video dengan menggunakan hypertext links. Mailing list, fitur ini digunakan untuk dapat berdiskusi secara elektronik dengan menggunakan E-mail ke sesama pengguna email. Mailing list ini digunakan untuk bertukar infomasi, pendapat dan lain sebagainya. Newsgroup digunakan untuk berkoferensi jarak jauh, sehingga kita bisa menyampaikan pendapat dan tanggapan dalam internet. Download merupakan proses mengambil file dari komputer lain melalui internet ke komputer di rumah. Upload merupakan proses meletakkan file dari komputer kita ke komputer lain melalui internet File transfer protocol (FTP) fungsi ini digunakan untuk melakukan pengambilan arsip atau file secara elektroniok atau transfer file dari satu komputer ke komputer lain di internet. Layanan email biasanya dikelompokkan dalam dua basis, yaitu email berbasis client dan email berbasis web. Bagi pengguna email berbasis client, aktifitas per-emailan dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak email client, misalnya Eudora atau Outlook. Perangkat lunak ini menyediakan fungsifungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tidak tersambung ke internet), dengan demikian, biaya koneksi ke internet dapat dihemat. Koneksi hanya diperlukan untuk melakukan pengiriman (send) atau menerima (recieve) email dari mailbox. Sebaliknya, bagi pengguna email berbasis web, seluruh kegiatan per-emailan harus dilakukan melalui suatu situs web. Dengan demikian, untuk menggunakannya haruslah dalam keadaan online. Alamat email dari ISP (Internet Service Provider) umumnya berbasis client, sedangkan email berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis seperti Hotmail (www.hotmail.com) atau YahooMail. (http://www.aalil.com/pengertian-internet.html)
9
BAB III PEMBAHASAN A. Profil Perusahaan A.1. Gambaran Umum Perusahaan PT Astra Otoparts Tbk (Astra Otoparts) adalah perusahaan komponen otomotif terkemuka Indonesia yang memproduksi dan mendistribusikan suku cadang kendaraan bermotor baik kendaraan roda dua maupun roda empat. Sejarah Astra Otoparts bermula dari didirikannya PT Alfa Delta Motor pada tahun 1976, yang bergerak di perdagangan otomotif, perakitan mesin dan konstruksi. Saat ini perusahaan telah bertransformasi menjadi perusahaan industri komponen otomotif terbesar di Indonesia yang didukung oleh enam unit bisnis dan 33 anak perusahaan dengan 34.566 orang karyawan. Beberapa anak perusahaan merupakan perusahaan patungan dengan sejumlah produsen komponen terkemuka dari Jepang, Cina, Eropa dan Amerika, seperti Aisin Seiki, Aisin Takaoka, Akashi Kikai Seisakusho, Akebono Brake, Asano Gear, Daido Steel, Denso, DIC Corporation, GS Yuasa, Juoku Technology, Kayaba, Keihin Seimitsu Kogyo, Mahle, NHK Precision, Nippon Gasket, Nittan Valve, Pirelli, SunFun Chain, Toyoda Gosei, Toyota Industries, Visteon, dan Aktiebolaget SKF. Suku cadang kendaraan bermotor produk Astra Otoparts diserap pasar segmen pabrikan otomotif atau Original Equipment for Manufacturer (OEM) dan segmen pasar suku cadang pengganti atau Replacement Market (REM). Pelanggan Astra Otoparts di segmen OEM diantaranya adalah Toyota, Daihatsu, Isuzu, UD Trucks, Mitsubishi, Suzuki, Honda, Yamaha, Kawasaki, dan Hino. Sedangkan di segmen REM, produk Astra Otoparts sudah didistribusikan ke seluruh pelosok Nusantara, melalui 70 jaringan distribusi (48 diler di area luar Jawa-Bali dan 22 kantor penjualan di area Jawa-Bali) dan 12.000 toko suku cadang. Produk Astra Otoparts tidak hanya menguasai pasar dalam negeri tetapi juga telah merambah ke lebih dari 40 negara di Timur Tengah, Asia Oceania, Afrika, Eropa, dan Amerika. Astra Otoparts memiliki dua kantor perwakilan masing-masing di Singapura dan Dubai. Selama lima tahun terakhir Astra Otoparts telah membukukan kinerja keuangan yang solid, diantaranya ditandai dengan penjualan yang terus meningkat, walaupun kondisi ekonomi dan industri otomotif tidak selalu menggembirakan. Keuntungan bersih Astra Otoparts selama tiga tahun terakhir berada di atas 1 triliun rupiah mengindikasikan kinerja yang konsisten dan berkelanjutan. Dengan profil keuangan yang sehat dan portofolio bisnis yang beragam, Astra Otoparts akan terus bertumbuh menjadi pemasok komponen otomotif kelas dunia.
10
A.2. Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. Astra Otoparts Tbk adalah menjadi supplier komponen otomotif kelas dunia dan sebagai mitra usaha pilihan utama di Indonesia dengan didukung kemampuan enginering yang handal. Sedangkan Misi nya adalah sebagai berikut : 1. Mengembangkan industri komponen otomotif yang handal dan kompetitif, serta menjadi mitra strategis bagi para pemain industri otomotif di Indonesia dan regional. 2. Menjadi warga usaha yang bertanggungjawab dan memberikan kontribusi positif kepada stakeholders. A.3. Nilai Perusahaan Dalam rangka mewujudkan visi dan misi perusahaan, PT Astra Otoparts Tbk memiliki nilai-nilai perusahaan yang harus dijalankan dan dimiliki oleh seluruh Insan Perseroan PT. Astra Otoparts Tbk. Nilai-nilai perusahaan di PT. Astra Otopart Tbk dikenal dengan nama Core Values, dilambangkan sebagai berikut :
Gambar 4. Simbol Core Value PT. Astra Otoparts Pada tahun 2009 telah ditetapkan nilai-nilai inti (core values), meliputi : 1. Terpercaya dan Handal 2. Fokus pada pelanggan 3. Semangat Keprimaan 4. Kerjasama
11
Makna dari nilai-nilai inti tersebut adalah sebagai berikut: 1. Terpercaya dan Handal Bertekad dan mampu membuktikan apa yang diucapkan dan diamanatkan sesuai dengan tugas-tugasnya di Grup Astra Otoparts serta prinsip-prinsip GCG (Good Corporate Governance).
2. Fokus pada pelanggan Selalu mencari peluang untuk memberikan lebih dari yang diharapkan pelanggan melalui usaha-usaha terbaik dan inovasi yang tiada henti dalam segala bidang. 3. Semangat Keprimaan Selalu mempunyai hasrat yang menggebu-gebu untuk mencapai hasil yang lebih baik dari tuntutan kerja.
4. Kerjasama Bangga sebagai bagian dari Grup Astra Otoparts dan berkomitmen untuk tukar pikiran serta saling membantu dalam usaha untuk mencapai keberhasilan bersama demi keunggulan Grup Astra Otoparts. Sosialisasi telah dilakukan ke seluruh jajaran manajemen dan karyawan, yaitu dengan melatih sejumlah master trainer yang siap melakukan sosialisasi dan menjadi agen perubahan.
A.4. Produk PT Astra Otoparts Tbk (AOP) tidak hanya mengembangkan produk untuk pasar industri otomotif (OEM) saja, melainkan juga mengembangkan produk untuk disuplai ke pasar suku cadang pengganti (After market). Dengan penguasaan teknologi dan kemampuan yang dimiliki selama ini, AOP mampu menghasilkan produk berkualitas di sektor otomotif. Produk untuk industri otomotif (OEM); AOP menyediakan produk-produk berkualitas sesuai fungsi dan kriteria yang diharapkan oleh pabrikan.Produk untuk pasar suku cadang pengganti (After market); AOP , memproduksi dan memasarkan suku cadang, seperti aki, peredam kejut, filter, ban, rantai motor, dan lainnya untuk memenuhi kebutuhan pasar suku cadang pengganti. Produk-produk tersebut didistribusikan melalui anak perusahaan Trading, yaitu AOP - Divisi Domestik dan PT AOP-Divisi
12
International, serta jaringan retail Shop&Drive.
Gambar 5 : 2W (Motorcycles) - Engine Group
13
Gambar 6 : 4W (Automobiless) - Engine Group A.5. Prinsip dan Struktur GCG Good Corporate Governance pada dasarnya merupakan suatu sistem (input, Proses, output) dan seperangkat peraturan yang mengatur hubungan antara berbagai pihak yang kepentingan (stakeholders) terutama dalam arti sempit hubungan antara pemegang saham, dewan komisaris, dan dewan direksi demi tercapainya tujuan perusahaan. Good Corporate Gorvernance dimasukkan untuk mengatur hubungan-hubungan ini dan mencegah terjadinya kesalaha-kesalahan signifikan dalam strategi perusahaan dan untuk memastikan bahwa kesalahankesalahan yang terjadi dapat di perebaiki dengan segera. Prinsip GCG PT. Astra Otopart Tbk adalah sebagai berikut : 1. Transparansi Perseroan menerapkan prinsip transparansi/keterbukaan ini antara lain dalam: Penyusunan dan penjelasan kepada publik rencana bisnis tahunan; Laporan tahunan; Laporan keuangan berkala yang meliputi laporan keuangan tahunan,
14
tengah tahunan, dan triwulanan; Laporan-laporan lain yang wajib disampaikan oleh Perseroan sebagai perusahaan publik; Pemanfaatan situs internet untuk menyampaikan informasi kepada pemegang saham dan pemangku kepentingan lainnya. 2. Akuntabilitas Prinsip akuntabilitas ini antara lain dilakukan dengan pembagian tugas yang jelas antar organ Perseroan, termasuk dengan memerinci tugas dan wewenang Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), Dewan Komisaris, dan Direksi, serta ukuran kinerjanya. 3. Responsibilitas Perseroan menerapkan prinsip pertanggungjawaban antara lain dengan: Mematuhi
ketentuan Anggaran Dasar dan peraturan perundangundangan yang berlaku pada pelaksanaan kegiatan Perseroan; Melaksanakan kewajiban perpajakan dengan baik dan tepat waktu; Melaksanakan tanggung jawab sosial perusahaan (CSR); Melaksanakan kewajiban keterbukaan informasi sesuai regulasi di bidang pasar modal. 4. Independensi Perseroan menerapkan prinsip kemandirian ini antara lain dengan: Saling
menghormati hak, kewajiban, tugas, wewenang serta tanggung jawab di antara organ Perseroan; Pemegang saham dan Komisaris Perseroan tidak boleh melakukan intervensi terhadap pengurusan Perseroan; Dewan Komisaris, Direksi, dan pegawai Perseroan selalu menghindari terjadinya benturan kepentingan dalam mengambil keputusan Kegiatan Perseroan yang mempunyai benturan kepentingan harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu dari Pemegang Saham Independen Penerapan kebijakan dan sistem yang meminimalkan terjadinya benturan kepentingan 5. Kewajaran Prinsip keadilan diterapkan antara lain dengan : Pemegang saham
berhak menghadiri dan memberikan suara dalam RUPS sesuai dengan ketentuan yang berlaku; Perseroan memperlakukan semua rekanan secara adil dan transparan;
15
Perseroan
memberikan kondisi kerja yang baik dan aman bagi setiap pegawai sesuai dengan kemampuan Perseroan dan peraturan perundangundangan yang berlaku.
Organ utama GCG adalah sebagaiu berikut: Rapat
Umum Pemegang Saham (RUPS) sebagai forum pengambilan keputusan tertinggi bagi Pemegang Saham Perseroan Dewan Komisaris sebagai pengawas jalannya pengelolaan Perseroan oleh Direksi Direksi sebagai pengelola Perseroan Elemen lain yang mendukung struktur tata kelola tersebut adalah sebagai berikut: 1. Komite Audit yang membantu Dewan Komisaris dalam mengawasi kebijakan keuangan 2. Sekretaris Perusahaan yang menjadi penanggung jawab untuk efektifitas penerapan Tata Kelola Perusahaan di Perseroan 3. Audit Internal dan Manajemen Risiko
Gambar 7: Struktur Tata kelola GCG Astra Otoparts dalam melakukan penentuan klasifikasi informasi selalu berdasarkan kepada peraturan dan ketentuan yang berlaku. Informasi yang bersifat
16
non rahasia dimungkinkan untuk dipublikasikan dan dapat diakses oleh masyarakat melalui sarana dan fasilitas yang cukup dan memadai yang memungkinkan masyarakat sebagai pemangku kepentingan dapat mengakses informasi tersebut dengan mudah tanpa dikenakan biaya apapun. Informasi yang bersifat non rahasia harus segera diberitahukan kepada pemangku kepentingan jika berkenaan dengan proses pengambilan keputusan yang cepat yang dilakukan oleh perusahaan. Seluruh karyawan Astra Otoparts dilarang melakukan tindakan maupun perbuatan yang dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan sebagai akibat kebocoran informasi sebagian atau seluruhnya kepada pihak luar termasuk mitra kerja, pelanggan (main dealer) dan pemasok. Karyawan dilarang untuk mengungkapkan, menyebarluaskan sebagian atau seluruh informasi rahasia yang berhubungan dengan proyek perusahaan, hak kekayaan intelektual, hak paten, dan rencana bisnis perusahaan secara tidak sah tanpa adanya persetujuan tertulis dari pihak perusahaan. Pelanggaran dan penyimpangan atas ketersediaan, kerahasiaan dan keterbukaan informasi akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan. Untuk memperoleh informasi mengenai Astra Otoparts, perusahaan membuka akses informasi seluas-luasnya bagi pemangku kepentingan, masyarakat umum dan investor melalui situs www.astra-otoparts.com yang memuat informasi terkini seperti profil perusahaan, informasi produk, berita Perseroan, laporan keuangan, aksi korporasi, penerapan GCG (Good Corporate Governance), Corporate Social Responsibility (CSR) dan lainnya. Informasi pada situs Perseroan disajikan dwi-bahasa (Bahasa Indonesia dan Inggris) untuk memudahkan publik dalam mengakses informasi, sekaligus sebagai bagian dari praktek GCG yang dilaksanakan perusahaaan. A.6. Network PT. Astra Otoparts Tbk Jaringan PT. Astra Otoparts Tbk dalam hubungannya dengan distribusi produk terbagi menjadi dua bagian, yaitu Domestic Distribution Network, dan International Distribution Network. A.7. Coorporate Social Responsibility (CSR) Sesuai visi dan misinya, Astra Otoparts menjadikan kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR) sebagai bagian integral dari setiap kegiatan usaha. Perusahaan menyadari bahwa aktivitas usaha yang dijalankan dapat memberikan dampak bagi masyarakat di sekitar perusahaan berada, baik dampak ekonomi, sosial maupun lingkungan. Oleh karena itu, kegiatan CSR yang dilaksanakan Astra Otoparts mencerminkan tanggung jawab perusahaan terhadap para para pemangku kepentingan. Astra Otoparts menerapkan sistem manajemen Astra Friendly Company (AFC) yang merupakan sistem standar manajemen pelaksanaan CSR bagi perusahaan-perusahaan di lingkungan grup Astra. Kriteria-kriteria AFC merupakan pedoman untuk membangun hubungan sosial yang berkualitas antara
17
perusahaan dengan para pemangku kepentingannya, termasuk karyawan dan keluarganya, para pemegang saham, pelanggan, pemasok, komunitas, pemerintah, lingkungan, dan masyarakat umum. Hubungan yang seimbang dan harmonis harus dikembangkan dan dipelihara, agar tercipta kemitraan saling menguntungkan dengan semua pemangku kepentingan. Melalui standar AFC, perusahaan diharapkan dapat mengintegrasikan aspek sosial dalam setiap keputusan bisnisnya dan melaksanakan program kerja yang secara sistematis dapat memenuhi hak-hak pemangku kepentingan. Perencanaan strategis perusahaan mengenai CSR pada dasarnya terdiri dari tiga unsur, yaitu People, Planet, Profit, yang masing-masing terfokus pada empat bidang, yaitu pendidikan, lingkungan, kesehatan, dan pengembangan kewirausahaan. Pada tahun 2012, pelaksanaan program-program CSR Astra Otoparts masih difokuskan pada bidang pendidikan dan pengembangan kewirausahaan (Income Generating Activities – IGA) walaupun bidang lingkungan hidup tetap menjadi prioritas karena merupakan program jangka panjang dan berkelanjutan yang terintegrasi dalam inisiatif Astra Go Greenyang melibatkan partisipasi seluruh karyawan grup Astra dan masyarakat dalam kegiatan yang bermanfaat bagi peningkatan kualitas lingkungan hidup. Bidang pendidikan tidak hanya bersifat donasi, tetapi lebih kepada upaya penguatan kompetensi tenaga pendidik dan peningkatan kecakapan hidup (life skill) masyarakat. Sedangkan pengembangan kewirausahaan merupakan salah satu upaya membantu optimalisasi sumber daya perekonomian masyarakat. Perusahaan mengembangkan program pemberdayaan ekonomi bagi kelompok masyarakat kurang mampu. Bagian terpenting bagi keberhasilan program ini adalah adanya pendampingan berkelanjutan yang mampu meningkatkan kemampuan seperti pelatihan keterampilan spesifik serta pemberian dana bergulir. Diharapkan pola bantuan ini mampu menjadi pintu masuk peningkatan kualitas hidup dan kesejahteraan masyarakat.
B. STAKEHOLDER PERUSAHAAN Stakeholder adalah siapa saja yang berkepentingan atau terkena dampak suatu informasi dimana informasi dan peran aktif mereka sangat diperlukan dalam menjalankan fungsi kontrol atas pelaksanaan program perusahaan. Secara fungsinya stakeholder terbagi menjadi dua, yaitu stakeholder primer dan stakeholder sekunder. Stakeholder primer adalah pihak dimana tanpa partisipasinya yang berkelanjutan maka organisasi tidak dapat bertahan. Pihak yang termasuk dalam stakeholder ini memiliki hak, tujuan, harapan, dan tanggung jawab yang berbeda. Sedangkan stakeholder sekunder adalah pihak yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh perusahaan tetapi mereka tidak terlibat dalam transaksi dengan perusahaan dan tidak begitu penting dengan kelangsungan perusahaan.
18
Untuk mengetahui stakeholder perusahan maka harus dilakukan mapping atau analisa stakeholder. Analisa stakeholder digunakan untuk mengidentifikasi para pelaku komunikasi. Pelaku komunikasi ini meliputi orang maupun organisasi yang terlibat atau terkena dampak dari suatu perencanaan. Dengan mengetahui siapa stakeholder perusahaan, maka strategi komunikasi dapat dilakukan untuk keberlangsungan perusahaan. Berdasarkan cakupan keterlibatan PT. Astra Otoparts Tbk, mapping atau pemetaan stakeholder perusahaan adalah sebagai berikut :
Gambar 8. Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk Berdasarkan pemetaan di atas, stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk terdiri dari Goverment, Environment, Shareholder, Management, Consumer/Costumer, Supliers, Employees, dan Local Comunity. B.1. Goverment (Pemerintah) Pemerintah dikatakan sebagai stakeholder perusahaan karena pemerintah mempunyai kepentingan atas aktivitas perusahaan dan keberadaan perusahaan sebagai salah satu elemen sistem sosial dalam suatu negara. Oleh karena itu perusahaan tidak dapat mengabaikan eksistensi pemerintah dalam melakukan operasinya. Adanya birokrasi yang mengatur jalannya perusahaan dalam sebuah negara harus ditaati oleh perusahaan sehingga terciptanya hubungan yang baik antara pemerintah dengan perusahaan. Hal tersebut berlaku sama untuk stakeholder lainnya (komutas lokal, pekerja, suplier, dsb) dimana masing-masing elemen tersebut membuat sebuah hubungan fungsional dengan perusahaan untuk bisa memenuhi kebutuhan masing-masing. B.2. Environment (Lingkungan Sekitar) Lingkungan sekitar merupakan bagian dari stakeholder sekunder perusahaan karena terkena dampak dari aktivitas perusahaan. PT. Astra Otoparts
19
Tbk melakukan program Coorporate Social Responsibility (CSR) sebagai wujud kepedulian terhadap lingkungan sekitar. Sesuai dengan visinya Astra menjadikan pelaksanaan kegiatan Corporate Social Responsibility (CSR) sebagai bagian integral dari setiap kegiatan usaha perusahaan. Kegiatan CSR pada PT. Astra International dijalankan oleh Divisi ESR. Pada tanggal 28 Oktober 2009, Astra meluncurkan program Semangat Astra Terpadu untuk Indonesia (SATU Indonesia) yang selanjutnya akan menjadi payung besar bagi semua pelaksanaan program CSR dan lingkungan yang dilaksanakan agar semua kegiatan CSR dapat terintegrasi dengan baik. Program CSR Astra meliputi bidang : bantuan kemanusiaan, pendidikan dan program peningkatan pendapatan Astra memiliki 2 kerangka kerja yaitu Astra Friendly Company (AFC) dan Astra Green Company (AGC). AGC memberikan landasan dalam pengelolaan Lingkungan, Kesehatan & Keselamatan Kerja (LK3).Sedangkan AFC menggariskan ketentuan akan pentingnya pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan dengan memperhatikan kesadaran sosial yang diterapkan melalui implementasi kegiatan di bidang Pengembangan Masyarakat.1 Astra Friendly Company (AFC) merupakan sistem standar manajemen bagi Perusahaan Astra Internasional dalam hal pelaksanaan CSR. AFC berlandaskan pada 3 pilar utama , yaitu 1. Value, program yang dilakukan Astra memiliki landasan/dasar yang sesuai dengan filosofi (Catur Dharma), visi, 2. Mindset, pelaksanaan yang sistematis dan terstruktur. Dengan identifikasi dampak sosial-bisnis, stakeholders, menyusun program sesuai persepsi dan harapan stakeholders, menentukan indikator keberhasilan, dan terakhir melakukan review secara berkelanjutan sebagai upaya monitoring. 3. Behaviour, seluruh program CSR yang dilaksanakan dimaksudkan untuk memenuhi hak stakeholders terkait.
B.3. Shareholder Shareholder atau pemegang saham adalah bagian dari stakeholder, bukan sesuatu yang terpisah. Shareholder adalah pemangku kepentingan utama sehingga dikategorikan sebagai stakeholder primer karena pemegang saham menanamkan modalnya dalam perusahaan sekaligus juga menanggung resiko kehilangan modalnya. Sedangkan pemangku kepentingan lainnya tidak secara langsung memiliki keterkaitan dalam penyertaan modal.
20
B.4. Management Management atau pelaksana utama dalam menjalankan aktivitas perusahaan merupakan bagian dari stakeholder primer yang bertanggung jawab kepada shareholder yang telah menginvestasikan modalnya. Salah satu bentuk pertanggungjawaban kepada shareholder adalah dengan pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG) yang baik dimana perusahaan berusaha mencapai keseimbangan antara kekuatan serta kewenangan dalam memberikan pertanggungjawaban kepada stakeholder, khusunya shareholder. B.5. Customer Customer merupakan bagian dari stakeholder perusahaan karena sebagai pengkonsumsi produk atau jasa yang dihasilkan oleh aktivitas perusahaan. Salah satu aktivitas untuk menjaga kelangsungan hubungan dengan customer adalah dengan membuat data base pelanggan yang terdiri dari profil pelanggan dan analisis profitabilitas pelanggan. B.6. Suplier Suplier merupakan mitra yang penting dalam sebuah perusahaan sebagai pemasok bahan baku untuk menunjang aktivitas produksi. Keberadaan suplier sama vitalnya dengan element stakeholder primer lainnya. Sehingga hubungan dengan suplier harus senantiasa ditingkatkan untuk meningkatkan kualitas produk dan mutu kerja yang pada muaranya adalah meningkatkan kinerja perusahaan. B.7. Lokal Comunity Komunitas Lokasl adalah masyarakat yang bermukim atau mencari nafkah di sekitar perusahaan atau di sekitar aset tetap perusahaan. Dalam pelaksanaan fungsi perusahaan, komutias lokal dipandang sebagai suatu kesatuan dengan perusahaan yang memberi manfaat timbal balik.
C. TEKNOLOGI INFORMASI Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya. Sedangkan informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Teknologi Informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (software & hardware) yang digunakan untuk memproses atau menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Dalam dunia bisnis hal yang banyak dicari adalah sebuah informasi cepat dan akurat. Ketinggalan informasi sama dengan ketinggalan kereta. Itu sebabnya pebisnis lebih mengutamakan peng-/upgrade/-an sistem informasi dalam perusahaan . Hal ini juga akan mendatangkan keuntungan dan akan makin dipercaya perusahaan tersebut di mata konsumen. Begitupun seorang konsumen bisa mengakses perkembangan terbaru dari perusahaan tersebut dengan mudah.
21
PT. Astra Otoparts Tbk sebagai sebuah perusahaan yang senantiasa memperhatikan strategi bersaing perusahaan, tentu memperhatikan semua bisnis unitnya sehingga diupayakan reporting menjadi tersentral di Head Office (HO). Networking yang digunakan untuk mengefisiensikan proses kerja dikendalikan oleh HO yang dibantu dengan Bisnis Unit yang masih merupakan bagian dari Group Astra International, yaitu PT. Astra Graphia. Di PT. Astra Otoparts Tbk memiliki divisi yang khusus untuk menangani pengembangan networking yang dibantu PT. Astra Graphia yang menempatkan Local IT Support di masing-masing Bisnis Unit. Pengembangan networking ini meliputi dua hal utama, yaitu SAP System dan Non SAP System. SAP System ditangani oleh divisi SSC (Shared Service Center), sedangkan untuk pengembangan non SAP ditangani oleh local IT support yang disuply dari PT. Astra Graphia. Jaringan komunikasi perusahaan dalam pemanfaat teknlogi Informasi dapat dilakukan dengan 3 jalur network, yaitu Intranet, extranet, dan internet. Ketiga elemen jaringan ini dikembangkan oleh PT. Astra Otoparts : C.1. Intranet Intranet adalah sebuah jaringan komputer berbasis protokol TCP/IP seperti internet hanya saja digunakan dalam internal perusahaan. Antar Intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya melalui sambungan Internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Dasarnya perangkat lunak aplikasi yang digunakan di Intranet tidak berbeda jauh dengan yang digunakan di Internet. Di Intranet digunakan Web, e-mail dll. persis seperti yang digunakan di Intranet. Network atau jaringan dengan perangkat database di belakangnya, memiliki fungsi sebagai berikut : 1.Membuat perusahaan menjadi semakin effisien dalam proses operasional dan pengambilan keputusan. Contohnya adalah ERP System merupakan system yang menggunakan data base system sebagai sumber informasinya. 2.Membuat perusahaan menjadi semakin kompetitif di dunia bisnisnya, bahkan menjadi pemimpin dalam usahanya. Membuat sebuah badan menjadi kompetitif hanya mungkin dilakukan jika perusahaan dapat mengolah secara baik sumber daya manusia & sumber daya pengetahuan yang ada di internal perusahaan tersebut. Intranet yang digunakan oleh PT. Astra Otoparts Tbk adalah proses mailing yang menggunakan Outlook system dan SAP System. C.1.1. Mailing System System mailing yang digunakan oleh PT. Astra Otoparts Tbk adalah dengan menggunakan program email client yaitu outlook express. Outlook express adalah sebuah program yang dikhususkan untuk aktifitas kirim dan terima email yang disetting pada sebuah komputer client.
22
Fungsi dari outlook express ini adalah program untuk kirim dan terima email langsung melalui komputer kita. Tanpa harus kita membuka webmail yang melalui sebuah browser internet karena itu terlalu memakan waktu dan pastinya lebih lambat karena perlu akses ke internet. Namun jika kita menggunkan program email client seperti outlook exprees ini, semua aktifitas per-emailan akan lebih mudah, cepat, dan praktis, karena jalur akses sudah tidak lagi http://(webmail) namun sudah menggunakan jalur khusus yaitu jalur POP3 untuk receive (terima) dan jalur SMTP untuk send (kirim). POP3 adalah kepanjangan dari Post Office Protokol versi 3, yang berfungsi sebagai protokol untuk mengambil/menarik/mendownload surat elektronik atau bahasa kerennya adalah email dari sebuah server email. Dalam pengertian lain POP3 adalah sebuah jalur akses yang digunakan komputer client untuk menarik email dari sebuah email server. Saat ini rata-rata semua server email sudah support POP3, dan setiap server mail memiliki POP3-nya masing-masing. Misalnya : @Gmail = pop.gmail.com @yahoo.co.id = pop.mail.yahoo.co.id, dll Port yang digunakan POP3 adalah port 110. SMTP adalah kepanjangan dari Simple Mail Tranfer Protokol, adalah protokol yang berfungsi untuk mengirimkan email dari komputer client ke sever email yang dituju dengan menggunakan port 25. Dalam pengertian lain SMTP adalah jalur akses untuk mengirimkan email dari sebuah komputer client ke sever mail yang dituju. jalur SMTP ini pada umumnya mengikuti ISP apa yang kita gunakan. Misalnya : Speedy ( telkom ) = smtp.telkom.net, Indosat = smtp.indosat.net.id, dsb
Gambar 9. Print Screen Outlook Express Pengaturan mailing di PT. Astra Otoparts Tbk dikelola oleh Divisi SSC Head Office. Dimana semua akun mailing memiliki identifikasi akun sebagai
23
berkikut :
@.component.astra.co.id. Misalnya, [email protected]. Menjelaskan bahwa akun tersebut dimiliki oleh Arief yang digunakan di bisnis unit PT. Indokarlo Perkasa (IKP). C.1.2. SAP (System Aplication and Product in Data Processing) SAP adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Pemakain SAP bagi perusahaan akan memiliki dampak integrasi yaitu perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut. Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah real-time processing. Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor. Selain itu transparansi data juga merupakan salah satu keunggulan SAP. Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun. SAP sebagai system yang digunakan di PT. Astra Otoparts Tbk secara fungsi dpat dikatakan sebagai bagian dari intranet, karena digunakan untuk konsumsi dalam satu bisnis Unit, dalam fungsinya dengan unit bisnis lain yang masih dalam satu group Astra Otoparts maka SAP ini dikatakan sebagai system Extranet. Pembatasan akses datanya adalah selama user adalah bagian Astra Otoparts Group yang memiliki kepentingan informasi untuk pengambilan keputusan. Beberapa perusahaan ada yang menggunakan SAP namun hanya beberapa modul saja. Di PT. Astra otopars Tbk menggunakan system SAP dengan modul komplit, yaitu sebagai berikut : 1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing) 2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory 3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. 4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
24
5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis 6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai 7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. 8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas 9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling 10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol
Berikut ini adalah contoh pemetaan modul dalam SAP :
Gambar 10. Sturuktur Organisasi Material Management
Berdasarkan gambar diatas, client merupakan tingkatan tertingi pada hierarki organisasi SAP. Client di SAP mewakili lingkungan dengan kumpulan aturan umum. Client dapat berupa lingkungan latihan, pengembangan, atau produksi. Nomor client adalah spesifik berhubungan dengan lingkungn kerja tujuan saat user me-login ke dalam sistem SAP.
25
Gambar 11. Material Master Views Material Master merupakan kumpulan informasi mengenai material yang dapat digunakan dalam aktivitas pembelian, produksi, atau penjualan. Material master terorganisasi dalam beberapa views dan bertindak sebagai pusat data untuk semua informasi material management.
Gambar 12. Procurement Management Procurement Management berisi mengenai proses-proses yang terkait dengan pengadaan material. a) Mengelola Service Master b) Mengelola Vendor Master c) Mengelola Master Data Kualitas (Quality Master Data)
26
d) Mengelola Permintaan Pembelian (Purchase Requisition) e) Mengelola Permintaan Penawaran (Request for Quotation) f) Mengelola Penawaran (Quotation) g) Mengelola Outline Agreement / Contract h) Mengelola Pemesanan Pembelian (Purchase Order) i) Mengelola Evaluasi Vendor
Gambar 13. Inventory Management Inventory Management berhubungan dengan pengelolaan stok material dari segi kuantitas dan nilai, berikut perencanaan, pemasukan dan pergerakan barang. Inventory Management merupakan bagian dari proses Supply Chain yang terintegrasi. Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods Receipt), penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas persediaan material. C.2. Extranet Jika sebuah badan usaha/perusahaan mengekspose sebagian dari internal jaringannya ke komunitas di luar, hal ini di sebut ekstranet. Memang biasanya tidak semua isi intranet di keluarkan ke publik untuk menjadikan intranet menjadi ekstranet. Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian
27
informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain. Extranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain. Dalam aplikasi pelaksanaan di PT. Astra Otoparts Tbk, SAP sebagai system penyedia informasi dapat berfungsi sebagai ekstranet, karena dalam group yang sama (Astra Otoparts Groups) terjadi hubungan suplier-costumer. Misalnya, PT. Indokarlo Perkasa merupakan customer sekaligus suplier untuk PT. Adiwira Plastik dimana keduanya merupakan bagian dari PT. Astra Otoparts Tbk. Untuk hal seperti ini, divisi SSC mengaturnya dalam modul transaksi Intercompany yang memungkinkan bisnis unit dalam satu group AOP dapat saling mengakses data. C.3. Internet Internet yang berasal dari kata Interconnection Networking yang mempunyai arti hubungan komputer dengan berbagai tipe yang membentuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan komputer global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon, radio link, satelit dan lainnya. Dalam mengatur integrasi dan komunikasi jaringan komputer ini digunakan protokol yaitu TCP/IP. TCP (Transmission Control Protocol) bertugas memastikan bahwa semua hubungan bekerja dengan benar, sedangkan IP (Internet Protocol) yang mentransmisikan data dari satu komputer ke komputer lain. TPC/IP secara umum berfungsi memilih rute terbaik transmisi data, memilih rute alternatif jika suatu rute tidak dapat di gunakan, mengatur dan mengirimkan paket-paket pengiriman data. Untuk dapat ikut serta menggunakan fasilitas Internet, biasanya kita harus berlangganan ke salah satu ISP (Internet Service Provider). ISP ini biasanya disebut penyelenggara jasa internet. Dengan memanfaatkan internet, pemakaian komputer di seluruh dunia dimungkinkan untuk salingberkomunikasi dan pemakaian bersama informasi dengan cara saling kirim e-mail, menghubungkan ke komputer lain, mengirim dan menerima file, membahas topik tertentu pada newsgroup dan lain-lain. Fasilitas-Fasilitas yang dapat di manfaatkan dengan menggunakan internet, diantaranya : 1. Web, adalah fasilitas hypertext untuk menampilkan data berupa teks, gambar, bunyi, animasi dan data multimedia lainnya, yang diantara data tersebut saling berhubungan satu sama lain. Untuk memudahkan membaca data dan informasi. 2. E-Mail (Electronic Mail), dengan fasilitas ini kita dapat mengirim dan menerima surat elektronik (e-mail) pada/dari pemakai komputer lain yang terhubung di internet, dan dapat menyertakan file sebagai lampiran (attachment). 3. Newsgroup, fasilitas ini digunakan untuk mendistribusikan artikel, berita, tanggapan, surat, penawaran ataupun file ke pemakai internet
28
lain yang tergabung dengan kelompok diskusi untuk topik tertentu tanpa batas ruang dan waktu. 4. FTP (File Transfer Protocol), fasilitas ini digunakan untuk menghubungkan ke server computer tertentu dan bila perlu menyalin (download) file yang dibutuhkan dari server tersebut dan menyimpannya di komputer. Fasilitas yang digunakan PT. Astra Otoparts dalam internet adalah Web fasilitas. Situs resmi PT. Astra Otoparts Tbk adalah http://www.component.astra.co.id/ Berikut ini adalah screen shoot situs PT. Astra Otoparts Tbk.
Gambar 14. Situs Resmi PT. Astra Otoparts Tbk Dalam situs ini, informasi yang dapat diakses adalah sebagai berikut : 1. Home ; Share price 2. Profile ; Company in Brief, History, Vision & Mision, Milestone, Core Values, Business Portofolio, People, Network 3. Business; Manufacturing Division, Manufacturing Subsidiaries, Trading Division, Trading Subsidiaries. 4. Product ; 2W (Motorcycle), 4W (Automobiles), Other Product 5. Awards; 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 6. News ; Coorporate News, Press Release 7. CSR ; Education, Envitonment, Health, Entrepreneurship Development. 8. GCG 9. Investor ; Shareholder Equity & Share; Financial Highlights, Financial Statement, Annual Report. 10. Contact us
29
D. FUTURE DEVELOPMENT PT. Astra Otoparts sebagai salah satu perusahaan terkemuka sudah sangat bagus dalam memanfaatkan sistem teknologi informasi. Dalam level yang lebih tinggi, ada beberapa fasiltas sistem teknologi informasi yang belum dimanfaatkan. Diantaranya adalah sebagai berikut : D.1. Customer Relationship Management (CRM) Di era globalisai yang berbasis IT seperti sekarang ini, banyak perusahaan yang menggunakan berbagai sarana dalam usahanya untuk meningkatkan Customer Relationship Management (CRM). Secara khusus mereka berusaha memberikan layanan yang sifatnya personal sehingga dapat memberikan kepuasan yang tinggi pada pelanggannya, baik sebagai stakeholder maupun shareholder. CRM merupakan salah satu sarana untuk menjalin hubungan yang berkelanjutan antara perusahaan dengan para stakeholder maupun shareholdernya. CRM merujuk pada software system yang membantu perusahaan memperoleh dan menyimpan data pelanggannya serta melakukan hubungan dua arah. Tetapi saat ini CRM lebih menekankan pada perubahan kebijakan dan prosedur yang didesain untuk meningkatkan sales dan customer retention di berbagai lini perusahaan. CRM adalah strategi bisnis yang terdiri dari software dan layanan yang didesain untuk meningkatkan keuntungan (profit), pendapatan (revenue) dan kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Caranya adalah dengan membantu berbagai bentuk perusahaan untuk mengidentifikasi pelanggannya dengan tepat, memperoleh lebih banyak pelanggan dengan lebih cepat, dan mempertahankan kesetiaan pelanggannya.
Dalam studi kasus ini, PT. Astra Otoparts Tbk (studi kasus Bisnis Unit PT. Indokarlo Perkasa) belum mengaplikasikan CRM sebagai strategi bisnis untuk memenangkan pelanggan. Data base pelanggan sederhana hanya dibuat dalam tools excel sederhana dimana analisa profitabilitas yang ada di SAP hanya mengacu ke produk, tidak ke customer. Dengan mengaplikasikan CRM, berikut ini adalah beberapa manfaatnya : 1. Jumlah konsumen yang akan bertambah, karena tujuan utama dari CRM selain mencari konsumen baru disamping tetap memelihara tingkat kepuasan konsumen yang sudah ada. 2. Mengetahui tingkat kepemilikan perusahaan pada konsumen, yaitu dengan mengetahui kebutuhan konsumen. 3. Mengetahui kebutuhan konsumen pada masa yang akan datang, yaitu melalui hasil transaksi yang sudah dilakukan dan dari hasil analisa data-data transaksi yang sudah terkumpul. 4. Mengetahui ketidaknormalan pada setiap aktivitas transaksi, yaitu mengetahui tindak kriminal seperti penipuan dan lain sebagainya. 5. Mengetahui perbaikan yang harus dilakukan pada service yang diberikan kepada konsuman.
30
6. Mampu menganalisa pola data transaksi, sebagai contoh mampu mengetahui kombinasi produk yang akan dijual pada waktu-waktu tertentu. 7. Mengurangi resiko operasional, yaitu dengan mengetahui prediksi yang akan terjadi dan kesalahan yang pernah dilakukan melalui customer history. D.2. Portal order ke Suplier Sistem order PT. Astra Otoparts Tbk ke suplier adalah dengan memanfaatkan fasilitas yang ada di SAP. Prosedurnya dalah sebagai berikut : 1. Purchase Request sebagai tools order dari user yang di submit ke bagian purchasing untuk dibuatkan menjadi purchase order. 2. Purchase Order akan di submit ke suplier by fax atau scan email. 3. Suplier menerima Purchase Order, lalu mengirimkan material yang dibutuhkan. Berdasarkan kondisi tersebut, sistem order yang dilakukan PT. Astra otoparts Tbk belum paperless, sehingga memerlukan lead time proses yang cukup panjang. Salah satu development yang disarankan adalah dengan membentuk portal order suplier dengan memanfaatkan jaringan extranet yang di sharing ke suplier. Teknologi seperti ini sudah dijalankan oleh perusahaan manufactur lainnya seperti Toyota.
Gambar 15. Portal TOYOTA untuk suplier order
31
D.3. Master Planning Detail Master Planning detail adalah rencana produksi untuk periode tertentu yang mencakup informasi quantity secara harian. Kebutuhan tools ini diakomodir dengan memanfaatkan jaringan intranet yang tersedia di perusahaan. Teknologi Intranet yang memfasilitas Master Planning Detail adalah SAP system, namun scope rencana produksinya adalah bulanan. Forecast (Bulanan)
Kebutuhan Material
Rencana kedatangan Material (harian)
Gambar 16. Flow Perhitungan Kebutuhan Material by SAP Berdasarkan flow chart SAP system diatas maka ada ketidaksesuaian antara data yang disediakan oleh SAP dengan kebutuhan aktual. Kondisi ini memerlukan improvement teknologi informasi intranet, misalnya dengan menggunakan Visual Basic. D.4. Optimalisasi website di Bisnis Unit Web site PT. Astra Otoparts Tbk sudah sangat bagus mengkomunikasikan informasi yang dibutuhkan oleh publik. Namun dengan banyaknya Bisnis Unit yang dimiliki Astra otoparts, pemanfaatan web site tidak diikuti oleh bisnis unitnya, sehingga secara tidak langsung akan mempengaruhi profit perusahaan dalam skala Astra Otoparts Group.
32
Berikut ini sample web site yang dikelola oleh PT. Indokarlo Perkasa; http://www.indokarlo.com/ dimana informasi yang tersedia sangat minim dan tidak menunjukan informasi yang terupdate.
Gambar 17. Situa Resmi PT. Indokarlo Perkasa
33
BAB IV KESIMPULAN PT. Astra Otoparts Tbk merupakan perusahaan terkemuka di Indonesia yang bergerak dibidang komponen otomotif. Bersama perusahaan otomotif lainnya, Astra Otoparts senantiasa bersaing untuk memenangkan pasar otomotif Indonesia dengan strategi bisnis yang dimilikinya. Salah satu implementasi strategi bisnis yang dijalankan PT. Astra Otoparts Tbk adalah dengan memanfaatkan Teknologi Informasi (TI) menjadi Sistem Informasi (SI) yang merupakan sumber data yang akurat dan terpercaya untuk dikonsumsi oleh stakeholder perusahaan. Stakeholder PT. Astra Otoparts Tbk terdiri dari 8 bagian, yaitu shareholder sebagai pemegang saham, management perusahaan sebagai pelaku operasional bisnis, pemerintah (goverment), lingkungan sekitar (environtment) customer, suplier, employees, dan komunitas lokal. Setiap stakeholder harus senantiasa berkesinambungan dalam memenuhi hak dan kebutuhannya masing-masing. Sistem informasi yang dikembangkan PT. Astra Otoparts Tbk meliputi pemanfaatan Intranet, Extranet, dan Internet. Aplikasi intranet yang dijalankan adalah alat komunikasi mailling yang berbasis client yaitu outlook express. Selain itu SAP system yang merupakan basis data untuk komunikas dan pengambilan keputusan di dalam perusahaan juga merupakan aplikasi intranet. Dalam fungsi yang lain, SAP juga dapat dikatakan sebagai extranet karena dapat dijadikan sebagai alat tukar informasi dengan perusahaan yang lain yang masih dalam satu group Astra Otoparts. Aplikasi internet yang dikonsumsi untuk publik dapat diakses di situs www.component.astra.co.id yang sudah termaintan dengan sangat baik. Namun dari aplikasi sistem informasi yang sudah dijalankan masih ada beberapa ruang pengembangan untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan. Diantaranya adalah aplikasi intranet untuk menjaga relasi dengan costumer yang disebut Customer Relationship Management. Selain itu, aplikasi order ke suplier dapat dikembangkan menjadi paperless yaitu dengan mengembangkan portal order berbasis web. Untuk mendukung effisiensi proses di operational, tambahan aplikasi intranet untuk membuat master planning produksi detail akan sangat membantu operasional lapangan memantau abnormality proses produksi. Dan pengembangan terakhir yang kami sarankan adalah pemeliharaan web site untuk seluruh bisnis unit yang tergabung dalam Astra Otoparts Group.
34
BAB V DAFTAR PUSTAKA Agus Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Pustaka Pelajar. Yogyakarta Edhy Sutanta. 2003. Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu. Yogyakarta. Jogiyanto HM. 200. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta. O’Brian, James A. 2008. Sistem Pengantar Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Salemba Empat. Jakarta. http://kuliah.imadewira.com http://id.wikipedia.org/wiki/Ekstranet http://www.aalil.com/pengertian-internet.html
35
