“INTERNAL APPLICATIONS SYSTEM [LCS] (Untuk Monitoring Masa Berlaku Perizinan Toko SAT di Depertement License)” (INNOVATION AWARD 2016)
(BRANCH BATAM) MUKSIN NASUTION - (11015876 - KETUA - IT - 08558801118)
INNOVATION AWARD
PT. SUMBER ALFARIA TRIJAYA, Tbk
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
SUGGESTION SYSTEM A. JUDUL “INTERNAL APPLICATIONS SYSTEM [LCS]” “(Untuk Monitoring Masa Berlaku Perizinan Toko SAT di Depertement License)” B. LATAR BELAKANG MASALAH Alfamart adalah Perusahaan besar yang bergerak dalam bisnis Ritel. Persaingan di bisnis ritel semakin ketat, namun pertumbuhan toko Alfamart tetap melesat hingga merambah luar pulau Jawa bahkan luar negeri, seperti Philippines. Pertumbuhan dan pertambahan jumlah toko Alfamart tidak bisa lepas dari peran Locations dan License/ Legal yang bertugas untuk menemukan titik-titik toko baru dan menyeselasikan perizinan hingga departemen pemerintahan terkait hingga toko bisa buka dan beroperasi. Setelah toko beroperasi dengan sejumlah perizinan yang sudah diselesaikan, peran Departemen License/ Legal belum usai. Karena perizan tersebut ada masa berlakunya dan setiap waktu harus diperbaharui. Misalnya perjanjian sewa dengan masa berlaku 5 tahun. Sebelum genap 5 tahun, perjanjian sewa harus diperpanjang dan dikomunikasikan (nego) dengan pemilik jika toko tersebut masih memiliki potensi dan perlu diperpanjang. Begitu juga untuk izin seperti SIUP, SITU, TDP, Jual Minuman Alkohol, dll. Setiap Kota atau Kabupaten memilki ketetapan/ ketentuan tersendiri untuk proses pengeluaran izin yang dibutuhkan. Misalnya di Kota Medan, untuk izin
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 penjualan Minuman Alkohol berbeda dengan Kabupaten Karo. Masa berlaku izin tersebut di Medan hanya 1 tahun akan tetapi di Kabupaten Karo berlaku 3 tahun. Semua data perizinan ini direkap dalam bentuk excel dan Administrator License harus rutin cek perizinan toko sesuai daerahnya masing-masing. C. TUJUAN INOVASI Bisa dibayangkan jika semisal cabang telah memiliki 400 atau lebih toko dan masing-masing toko memiliki minimal 5 perizinan atau perjanjian dengan batas waktu tertentu pula. Seperti Perjanjian Sewa, SITU, SIUP, TDP, Izin Jual MINOL yang tersebar di beberapa Kabupaten atau Kota. Masing-masing daerah memiliki ketentuan sendiri untuk perizinan tersebut. Masa berlaku izin atau perjanjian ada yang 5-6 tahun, 3 tahun atau 1 tahun. Semua data tersebut direkap dalam bentuk file excel, biasanya hanya dipisah by sheet oleh admin berdasarkan daerah Kabupaten atau Kota. Untuk mengetahui dan mencari data toko yang akan habis masa perzinan harus di searching (Ctrl+F) setiap hari. Atau jika pas ketemu yang hampir mendekati maka admin akan list toko tersebut dan di temple di tempat yang biasa dan pasti terlihat sehari-hari. Administrator License akan sangat mengalami kesulitan untuk monitoring perizin dan perjanjian sewa tersebut. Jika sedang tidak beuntung, data file excel tersebut bisa corrupt sehingga semua data akan hilang untuk sekian banyak toko. Dengan alasan itulah kami tergerak untuk membuat Aplikasi Bantu untuk membantu Administrator License monitoring data perizinan atau perjanjian sewa yang akan habis masa berlakunya dengan Oracle Form.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 D. RENCANA INOVASI/ METODE PELAKSANAN Aplikasi dibuat dalam bentuk Oracle Form dan sudah digunakan di Medan. Langkah pertama adalah dengan desain tampilan dan table di database untuk input data toko yang memiliki perizinan atau perjanjian sewa. Setelah data diinput dan terkumpul, kemudian buat form untuk merubah data yang sudah di input jika diinginkan perubahan. Selanjutnya dibuatkan form untuk cetak data yang sudah diinput untuk analisa apakah data sudah sesuai. Hak akses untuk aplikasi ini sementara di fokuskan untuk Administrator License, ke depannya bisa diberikan ke user lain sesuai peruntukan dan kebutuhan. Data toko yang sudah lengkap diberikan identitas masing-masing sesuai perizinan atau perjanjian sewa oleh IT by program. Misalnya untuk perjanjian sewa akan diberi identitas SEWA, ijin jual Minuman Alkohol akan diberi identitas MINOL di database, dsb. Data inti yang dibutuhakn untuk aplikasi ini adalah Kode Toko dan tanggal perpanjangan izin atau perjanjian selanjutnya. Ke depannya bisa dimanfaatkan kolom lain jika dimungkinkan untuk development tahap lanjut. Selain Oracle Form, di database juga ditanamkan script procedure untuk mem-filter masa perjanjian atau perizinan yang akan habis. Procedure dijalankan dengan job dengan waktu psoses setiap ganti hari. Procedure akan mem-filter toko dan insert ke table tampungan sebagai bahan untuk notifikasi ke Admin by Aplikasi. Data yang difilter akan diinput ke table tampungan jika masa perjanjian atau perizinannya akan habis 1 bulan ke depannya untuk yang masa 1 tahun atau lebih dimana proses perpanjangannya tidak butuh waktu lama dan atau masa sewa atau perizinan akan habis 3 bulan ke depan jika masa perizinan lebih dari 1 tahun atau
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 lebih diaman proses perpanjangan butuh waktu lama, misalnya karena harus negosiasi ulang. Data tersebut akan ditampilkan di form Notifikasi setiap saat Internal Applications Systems dijalankan oleh Administrator License. Data dari tampungan inilah yang akan jadi patokan untuk perpanjangan izin atau perjanjian. Jika sudah diperpanjang, Administraor bisa update data dengan masa yang baru dan nomor yang baru jika terbit nomor baru. Perubahan data dibuatkan history/ log sehingga data lama tidak benar-benar hilang. a. Table yang dibutuhkan dan create by IT i.
It_lcs_sewa_info Untuk data semua toko yang memiliki masa berlaku perizinan dan perjanjian.
ii.
It_lcs_sewa_temp Untuk tampungan toko yang akan habis masa berlaku sewa atau izin hasil filter job procedure di database.
iii.
It_lcs_mst_kab_kota Untuk master kabupaten atau kota agar pada saat input cara penulisan dan hurufnya default.
iv.
It_lcs_sewa_log Untuk log setiap perubahan dari table it_lcs_sewa_info. Kolom akan dibuat sesuai nama kolom table awal ditambah keterngan new (n) atau old (o).
v.
Mst_emply_t Untuk master karyawan yang bisa akses Aplikasi
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 b. Form yang sudah di buat oleh IT i.
Form Login untuk login
ii.
Form Menu Utama untuk masuk ke setiap menu
iii.
Form Notifikasi untuk menampilkan data toko yang akan habis masa sewa atau masa perjanjian. Notifikasi akan tampil pada saat masuk ke aplikasi, dari disediakan juga dari menu utama.
iv.
Form Update Data berguna untuk edit data toko yang sudah diinput.
v.
Form Cetak Data berguna untuk cetak hasil inputan data.
vi.
Exit untuk keluar dari aplikasi.
Dari sejumlah form tersebut, masih ada form lain yang tidak ada di menu akan tetapi digunakan pada opsi-opsi tertentu. Misalnya pada form input data, pada saat kode toko diketik dan enter akan muncul opsi yang didalamnya juga akan memanggil form lain. Untuk lebih lengkapnya, akan dilampirkan tutorial lebih lengkap dalam lampiran. E. TIME TABLE KEGIATAN Aplikasi sudah jadi dan sudah digunakan di Cabang Medan oleh Departemen License. F. RANCANGAN BIAYA Tidak ada biaya yang dibutuhkan selama pembuatan Aplikasi
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 G. KESIMPULAN Untuk memonitoring masa berlaku perizinan atau perjanjian sewa dalam bentuk file excel dengan jumlah toko yang banyak (missal: lebih dari 400 toko) dan masing-masing memiliki minimal 5 jenis perizinan atau perjanjian sangatlah susah dan sangat memberatkan pekerjaan Administrator License/ Legal. Disamping riskannya data excel tersebut terhapus atau corrupt atau bahkan lupa simpan file di folder lain. Setiap cabang memiliki database Oracle yang memiliki kapasitas banyak. Data perjanjian atau perizinan toko tersebut jika di buatkan program bantu dan menggunakan server yang sudah ada maka sangat membatu Administrator Licesne/ Legal untuk monitoring perjanjian atau perizinan yang akan habis masa berlakunya dan tidak akan mengganggu kegunaan server utama cabang tersebut. Agar lebih mudah proses monitoring maka dibuatkan aplikasi dengan nama Internal Application System [LCS] untuk Monitoring masa perizinan toko SAT Dept. License/ Legal. H. SARAN Aplikasi ini masih jauh dari sempurna, namun kami yakin akan sangat membantu Administrator License untuk monitoring Semua toko yang memilki perjanjian atau perizinan dengan batas waktu tertentu. Jika akan digunakan Nasional, dengan senang hati kami akan membantu installasi dan setting sesuai cabang yang membutukan.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 I. LAMPIRAN Berikut saya lampirkan Tutorial penggunaan Aplikasi dan gambaran umum Aplikasi. INTERNAL APLICATIONS SYSTEM [LCS] (Untuk Monitoring Masa Berlaku Perizinan Toko SAT di Depertement License) 1. Menu Awal untuk Masuk ke Aplikasi
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 2. Menu Login
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 3. Setelah sukses login, tampilan pertama adalah Jendela Notifikasi. Tampilan inilah yang harus setiap hari rutin dicek oleh admin untuk mengetahui ada tidaknya perizinan yang akan habis masa berlaku.
Contoh yang di block merah adalah perizinan UUG_HO yang akan habis masa berlaku. Tampilan notifikasi ada 7 table yang akan meng informasikan perizin-an yang akan habis. Data yang ditampilkan adalah periode 1 bulan semua tanggal yang akan habis masanya.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 4. Menu Halaman Utama
Menu yang tersedia untuk IAS License adalah Notifikasi, Input Data Toko Sewa, Update Data, Cetak dan Exit. a. Notifikasi berfungsi untuk info data yang akan habis masa berlaku sewa atau perizinan. Menu ini juga akan muncul pertama kali Aplikasi dijalankan. b. Input data berfungsi untuk Input data toko yang memiliki Perizinan. c. Update data berfungsi untuk merubah data yang pernah di input, bisa juga digunakan untuk mengubah per kolom data toko. Catatan untuk form ini adalah jika melakukan perubahan dari menu ini semua data untuk toko tersebut akan diubah sesuai dengan yang ada di layar/ form ini.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 d. Cetak berfungsi untuk cetak report toko yang sudah diinput, bisa per kota atau per toko atau range toko. e. Exit untuk keluar. 5. Menu Input Data
Form ini yang digunakan untuk input data. Jika data toko sudah ada di database dan dinput ulang, pada saat tekan enter di kolom kode_toko akan muncul notifikasi bahwa Data toko tersebut sudah ada di database dengan 3 opsi pilihan.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 Tampilan ini akan muncul jika toko sudah pernah di input
Jika pilih “Lanjut”, maka data lama yang sudah pernah di input akan dihapus dan Admin harus input ulang. Jika “Batal” maka tidak dilanjutkan proses dan jika “Lihat Data” akan diarahkan ke menu lihat data, dengan tampilan lihat data, admin hanya perlu merubah sesuai yang ingin dirubah saja, tidak perlu hapus semua terlebih dahulu.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
Admin akan diarahkan ke menu diatas, Begitu tombol “Lihat Data” diklik, menu diatas akan muncul otomatis dengan data toko yang diinput sebelumnya.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016 6. Menu Cetak Data
Menu ini digunakan untuk cetak data toko yang sudah diinput. Bisa juga digunakan untuk melihat perubahan data yang sudah dirubah. Penting untuk diperhatikan dari layar notifikasi, untuk melihat data toko, klik panah sebelah kiri dari kode toko yang muncul.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
Jendela akan diarahkan ke layar berikut.
INNOVATION REPOSITORY INNOVATION AWARD 2016
Data yang muncul di layar ini adalah sesuai dari kolom mana dia diklik dari layar notifikasi dan sesuai dengan kode tokonya. Misal, diklik dari UUG_HO, maka di layar update ini data yang ter isi adalah Kode toko, nama toko, kab kota dan kolom-kolom UUG_HO. Tombol yang aktif juga hanya tombol save di UUG_HO. Ini bermafaat agar tidak terjadi kesalahan pada saat akan update data. Perubahan di layar ini hanya untuk kolom-kolom sesuai perizinannya. Perubahan di layar ini juga dibuatkan log atau history. Demikian Tutorial Internal Applications System Lcs TERIMAKASIH
