Interim-rapportage 2007 Stichting Meavita Nederland

Met zorg voor de toekomst* Financiële situatie Meavita Nederland baart zorgen

Interim-rapportage 2007 Stichting Meavita Nederland 5 december 2007

*Connectedthinking™



Aan de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen van Stichting Meavita Nederland Hardwareweg 4 3821 BM AMERSFOORT

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. Velperweg 35 6824 BE Arnhem Postbus 5381 6802 EJ Arnhem Telefoon (026) 371 25 00 Fax (026) 371 25 90

5 december 2007 FvK/30075/MB/JOS

Betreft: Interim-rapportage 2007 Geachte Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen, In het kader van de jaarrekeningcontrole van Stichting Meavita Nederland c.s. hebben wij de administratieve organisatie en de daarin verweven maatregelen van interne controle beoordeeld. Dit, voorzover door ons van belang geacht voor ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. De aard van de opdracht, die is vastgelegd in de opdrachtbevestigingen per werkmaatschappij, brengt met zich mee dat door ons niet noodzakelijkerwijs alle aspecten van de interne beheersing worden beoordeeld. Ten tijde van deze rapportage bevindt de interimcontrole van Meavita West zich in een afrondend stadium. Voor zover mogelijk hebben wij de uitkomsten hiervan in deze rapportage meegenomen. De overige managementletters zijn reeds definitief en met de algemeen directeuren van de werkmaatschappijen besproken. Conform voorgaand jaar zullen zij zelf een afschrift van hun managementletter aan de Raad van Bestuur van Meavita Nederland versturen. Naast onze reguliere interimcontrole hebben wij in het najaar van 2007 eveneens bij alle werkmaatschappijen de early-warning opdracht uitgevoerd zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging d.d. 10 juli 2007 (kenmerk: FvK/2645/Mbok/CS). Onze werkzaamheden hebben zich daarbij voornamelijk gericht op AWBZ-, WMO- en overige opbrengsten. Bij het uitvoeren van de early-warning opdracht hebben wij ervaren dat het de werkmaatschappijen over het algemeen veel moeite kost om de gevraagde informatie op te leveren. Als gevolg daarvan heeft de early-warning opdracht een lange doorlooptijd gekend. Alvorens de early-warning rapportages aan de Raad van Bestuur van Meavita Nederland te verstrekken, zijn deze uitkomsten hiervan eerste met de algemeen directeuren van de werkmaatschappijen besproken. In deze interim-rapportage hebben wij de uitkomsten van de interimcontrole en de early-warning opdracht voor u samengevat. Hierbij hebben wij ernaar gestreefd om een algemeen beeld voor heel Meavita Nederland te schetsen. Echter, waar relevant, hebben wij ook specifieke bevindingen en/of bijzonderheden per werkmaatschappij in deze rapportage opgenomen.

PricewaterhouseCoopers is de handelsnaam van onder meer de volgende vennootschappen: PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287) en PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289). Op diensten verleend door deze vennootschappen zijn Algemene Voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Deze Algemene Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam en ook in te zien op www.pwc.com/nl.

Voor de detailbevindingen per werkmaatschappij, verzoeken wij u om kennis te nemen van de afzonderlijke early warning rapportages en managementletters. Hierbij dient nogmaals te worden opgemerkt dat de managementletter van Meavita West eerst medio december in definitieve vorm gereed zal zijn. Zoals reeds in onze brief d.d. 1 november 2007 aan u verwoord, vinden wij de financiële situatie waarin Meavita Nederland c.s. zich momenteel bevindt zorgwekkend. Korte termijn actie blijft in onze optiek noodzakelijk om het tij te keren. In hoofdstuk 1 van deze rapportage zullen wij hier nader op ingaan. Hoofdstuk 2 zet voor u uiteen waarom wij bij een gelijkblijvende situatie geen goedkeurende juistheidverklaring bij de AWBZ productie 2007 kunnen verstrekken. Veel van onze bevindingen zijn in onze optiek, als oorzaak of als gevolg, onlosmakelijk verbonden met de (kwaliteit) van de informatievoorziening van Meavita Nederland. In hoofdstuk 3 staan wij hier bij stil. Hoofdstuk 4 gaat nader in op de status van de interne beheersing binnen Meavita Nederland. Hierbij maken wij conform 2006 gebruik van het healthcare control web. Hoofdstuk 5 sluit af met een met een aantal voor Meavita relevante ontwikkelingen in de sector. Voor een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen en bijzonderheden, verwijzen wij u naar onze samenvattende inhoudsopgave die op pagina 4 is opgenomen. Op 5 december jl. hebben wij de concept-rapportage besproken met de heren Van de Meeberg en Van Hees van uw organisatie. Met vriendelijke groet, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

F.E. van Kommer RA Partner

Stichting Meavita Nederland, interim-rapportage 2007

3

Samenvattende inhoudsopgave 1

2

3

4

Financiële situatie Meavita Nederland c.s. is zorgwekkend. Op korte termijn is actie noodzakelijk om het tij te keren 1.1 Cashpositie is in de eerste helft van 2007 gehalveerd 1.2 Werkkapitaal ultimo Q2 2007 rondom het nulpunt 1.3 Bij ongewijzigd beleid zal het vermogen vóór ultimo 2008 negatief zijn 1.4 Huidige situatie leidt mogelijk tot continuïteitsvraagstuk in het kader van de geconsolideerde jaarrekening 07 van Meavita Nederland. Dit geldt mogelijk ook voor de enkelvoudige jaarrekeningen 1.5 Actie is vereist om het tij te kunnen keren 1.6 Stopzetten TV Foon leidt tot éénmalig verlies ad € 17 mln 1.7 Huidige financiële situatie leidt ertoe dat voor de statutaire jaarrekening van de werkmaatschappijen intercompany vorderingen ook op inbaarheid moeten worden beoordeeld Bij gelijkblijvende onrechtmatigheid-percentages zal geen goedkeurende juistheidverklaring kunnen worden afgegeven 2.1 Hoogte van het percentage onrechtmatige zorg vraagt om onmiddellijke actie 2.2 Houd rekening met de vereisten uit de regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders in het kader van de WMO productie 2.3 Maak vroegtijdig duidelijke afspraken met zorgkantoren over (afwijkende) registratiemethoden en zienswijzen 2.4 WMO contractvoorwaarden

6 6 6 7

8 8 9

9

10 10 11 11 11

Informatievoorziening moet beter 3.1 Informatievoorziening moet beter om slagvaardig te kunnen acteren en actief te reageren op veranderende omgevingsfactoren 3.2 Gewijzigde omstandigheden, gewijzigde informatiebehoeften? 3.3 In bottom-up opgebouwde rapportages schuilen risico’s 3.4 Betrouwbaarheid administratie Meavita West laat te wensen over. Als gevolg hiervan zijn de cijfers van Meavita West niet hard

12

De interne beheersing in kaart gebracht 4.1 Het vorig jaar ingezette Kaderregelingproject heeft tot gevolg dat de interne beheersing rondom de productieregistratie in opzet bij TZG en Vitras verbeterd is 4.2 Interne beheersing van TZG voldoende op orde 4.3 De interne beheersing van Vitras is voor verbetering vatbaar. Echter, voor de jaarrekeningcontrole kunnen detailwerkzaamheden de leemtes hierin opvangen 4.4 Treasury behoeft nog steeds aandacht 4.5 Interne beheersing van Sensire vraagt om een definitief kader 4.6 Meavita West

14



4

12 12 12 13

14 14 15 15 16 16

5

Ontwikkelingen relevant voor Meavita Nederland c.s. 5.1 Ontwikkelingen van belang voor de jaarrekening 2007 5.1.1 Mogelijke korting van 7% op OB en PV 5.1.2 WMO stelt nieuwe eisen aan verantwoording 5.1.3 Kapitaallasten in tarieven vraagt om andere blik op vastgoed 5.1.4 Maatschappelijk Verantwoordingsdocument vraagt om verantwoording governance en risico-analyse 5.1.5 Goede voorbereiding jaarrekeningproces noodzakelijk 5.2 Ontwikkelingen met name van belang voor strategie en beleid na 2007 5.2.1 Zorgzwaartepakketten kunnen ingrijpende gevolgen hebben 5.2.2 Inzicht in kostprijzen per product/activiteit is noodzakelijk 5.2.3 Juridische structuur moet mogelijk worden aangepast

17 17 17 17 17


5

18 18 19 19 19 20

1 Financiële situatie Meavita Nederland c.s. is zorgwekkend. Op korte termijn is actie noodzakelijk om het tij te keren 1.1 Cashpositie is in de eerste helft van 2007 gehalveerd Liquiditeitsverloop Meavita Nederland c.s. 90,00 80,00

(liquiditeit * € mln)

70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 -

31 dec 05

31 dec 06

30 jun 07

Meavita holding

0,21

3,72

13,11

Sensivation

0,02

0,47

2,21

Sensire

22,91

17,27

7,31

Vitras

9,02

9,73

4,80

Meavita-West

27,03

23,89

2,02

Thuiszorg groningen

20,27

14,21

5,67

Totaal liquide middelen

79,45

69,30

35,11

Uit bovenstaand figuur blijkt dat de cashpositie in de eerste helft van 2007 is gehalveerd tot € 35 miljoen. De cashpositie van Sensire en Thuiszorg Groningen zijn reeds gecorrigeerd voor de onterecht ontvangen WMO-bevoorschotting van respectievelijk € 13 en € 11 miljoen. Tevens dient in dit kader te worden opgemerkt dat Meavita West op korte termijn € 6,9 mln aan financieringsoverschot moet terugbetalen over 2006 en 2007. Voornaamste oorzaken van deze cashdaling betreffen de verliesfinanciering en de facturerings- en betalingsachterstand inzake de WMO. Indien deze cashontwikkeling zich in de tweede helft van 2007 zo doorzet zal Meavita Nederland c.s. op korte termijn niet meer in staat zijn om aan haar verplichtingen te voldoen. Uit voorlopige analyses blijkt dat dit voor Meavita West reeds ultimo 2007 het geval zal zijn.

1.2 Werkkapitaal ultimo Q2 2007 rondom het nulpunt Het totale werkkapitaal (inclusief liquide middelen) van Meavita Nederland heeft ultimo Q2 bijna het nulpunt bereikt. Meavita West laat reeds een negatief werkkapitaal zien, evenals Sensivation. Een zorgelijke situatie, temeer omdat bij gelijkblijvende activiteiten de cash outflow stand zal houden. In onze optiek is op korte termijn extra financieringsruimte noodzakelijk om het tij te kunnen keren.


6

Werkkapitaal inclusief liquide middelen Meavita Nederland c.s. 35,0 30,0 25,0 20,0

(*€ mln)

15,0 10,0 5,0 5,010,015,020,0-

31 dec 05

31 dec 06

Meavita holding

3,8-

2,5

30 jun 07 0,3

Sensivation

0,0

0,6-

2,4-

Sensire

14,2

0,7

7,7

Vitras

2,3

2,9

2,8

Meavita-West

9,8

6,4-

13,1-

Thuiszorg groningen

8,9

7,4

5,3

Totaal werkkapitaal

31,4

6,5

0,6

1.3 Bij ongewijzigd beleid zal het vermogen vóór ultimo 2008 negatief zijn (gebaseerd op de Q2-rapportages) Uitgaande van de voorgaande jaarrekeningen, het geprognosticeerd resultaat 2007 uit de Q2 rapportage en de eerste versie van de begroting 2008, laat zien dat het eigen vermogen bij ongewijzigd beleid in 2008 het nulpunt gaat passeren. Evenals bij de liquiditeit, zal deze solvabiliteitverslechtering mogelijk consequenties met zich meebrengen bij het maken van nieuwe productie- en tariefafspraken met zorgkantoren en gemeenten. Verloop eigen vermogen Meavita Nederland c.s. (x € '000) 80.000 70.000 60.000 50.000 40.000 30.000 20.000 10.000 10.00020.000-

31 dec 05

31 dec 06

30 jun 07

31 dec 07

1.318-

3.256-

4.339-

5.290-

7.303-

16

106-

2.351-

7.406-

12.835-

Sensire

27.182

23.043

17.805

16.086

10.840

Vitras

2.912

3.702

2.810

2.702

253

Meavita-West

24.996

11.645

5.202

2.925

4.104-

Thuiszorg groningen

14.439

9.925

8.780

10.205

6.835

Totaal

68.227

44.953

27.907

19.222

6.314-

Meavita holding Sensivation


31 dec 08

7

1.4 Huidige situatie leidt mogelijk tot continuïteitsvraagstuk in het kader van de geconsolideerde jaarrekening 07 van Meavita Nederland. Dit geldt mogelijk ook voor de enkelvoudige jaarrekeningen De huidige financiële situatie van Meavita Nederland leidt ertoe dat zich in het kader van de jaarrekeningcontrole 2007 een mogelijk continuïteitsvraagstuk voordoet. Conform de geldende weten regelgeving zijn wij verplicht om in die situatie aanvullende werkzaamheden te verrichten. Deze werkzaamheden zullen voornamelijk bestaan uit het beoordelen van de door de Raad van Bestuur gehanteerde continuïteitsveronderstelling(en). Wij stellen voor om begin 2008 de dan geldende situatie te analyseren, om vervolgens vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van een continuïteitsvraagstuk. Vooruitlopend hierop adviseren wij u om op korte termijn voor de aankomende twee jaar een liquiditeitsprognose voor Meavita Nederland op te stellen. Als gevolg van de statutair bepaalde hoofdelijke aansprakelijkheidsstelling tussen de werkmaatschappijen, geldt het continuïteitsvraagstuk mogelijk ook voor de enkelvoudige werkmaatschappijen. Om die reden vragen wij u om de liquiditeitsprognose eveneens op werkmaatschappijniveau op te stellen.

1.5 Actie is vereist om het tij te kunnen keren Wij zijn van mening dat op heel korte termijn de volgende maatregelen door de Raad van Bestuur dienen te worden overwogen. Dit geldt zowel voor het concern als voor de werkmaatschappijen. Wij adviseren u om hiervoor een speciaal team te formeren, bestaande uit management en medewerkers die hiervoor specifiek worden vrijgemaakt of aangesteld.

Het regelen van additionele financieringsruimte   

Het aangaan van een overbruggingskrediet; Nagaan mogelijkheden tot vroegtijdige bevoorschotting / voorfinanciering door het zorgkantoor en/of gemeenten; Het aanscherpen van het inningsbeleid. Met name de vorderingen op gemeenten behoeven een striktere opvolging;

Heroverwegen van alle niet core business projecten 

Het uistellen van investeringen of andersoortige financiële verplichtingen;

Maximaliseren van de opbrengsten 

 

Afspraken maken met het zorgkantoor/gemeenten over de omgangswijze met betrekking tot de onrechtmatige AWBZ- en WMO-productie 2007 en andere contractuele uitgangspunten en verplichtingen; Het in kaart brengen van de overige opbrengststromen en nagaan of alle in 2007 uitgevoerde activiteiten zijn uitgefactureerd; Het afhandelen van lopende discussie over de financiering van de overproductie 2006 van Sensire en Thuiszorg Groningen;

Bezuinigingen en optimalisaties doorvoeren in de core business      

Het stopzetten van verliesgevende (zorg)activiteiten; Het effectueren van de WMO-voorziening en andere reorganisatieplannen. Daarbij rekening houdend met de liquiditeitspositie; Het optimaliseren van de personeelsinzet in relatie tot de te leveren productie; Standpunt innemen over omgangswijze bij overproductie. Doorproduceren en verlies lijden of cliëntstop en de financiële schade beperken? Het stopzetten van de inzet van uitzendkrachten en overig interim personeel; Besparing op overhead;


8

Heroverwegen van alle niet core business projecten 

Alle niet core business projecten aan de hand van een valide business case toetsen op haalbaarheid en rendement;

1.6 Stopzetten TV Foon leidt tot éénmalig verlies ad € 17 mln Het TV Foon project heeft niet geleid tot wat Meavita Nederland ervan had verwacht. Kern van het probleem ligt met name in de afzet van de TVFoon-kastjes. De kosten met betrekking tot de TV Foon bestaan met name uit leasekosten voor de kastjes, infrastructuur en diensten. Indien deze leasecontracten per direct worden afgekocht, bedraagt het verlies € 17 miljoen. Afhankelijk van de vorm waarin dit project wordt voortgezet, zou het verlies bij voortzetting van dit project meer dan € 17 miljoen kunnen bedragen. In het derde kwartaal van 2007 zijn de leasekosten met betrekking tot de infrastructuur ad € 3,7 mln in zijn geheel als verlies genomen. Het totale verlies in Sensivation BV bedraagt ultimo het derde kwartaal 2007 € 8 mln, hoofdzakelijk veroorzaakt door leasekosten. Naar wij hebben vernomen wordt momenteel de mogelijkheid onderzocht om het TV Foon project in samenwerking met KPN voort te zetten. Wij willen u adviseren om bij uw keuze rekening te houden met de hiervoor benodigde liquiditeiten alsook met de opbrengstenkant van dit project. Het substitutierisico is hierbij in onze optiek reëel aanwezig waardoor de opbrengsten op werkmaatschappijniveau per saldo mogelijk niet veel zullen toenemen. Op dit moment wordt intern onderzoek uitgevoerd naar de (fiscale) verwerkingswijze van de TVFoon. Ten tijde van deze rapportage was de uitkomst van dit onderzoek nog niet beschikbaar. Wel hebben wij geconstateerd dat de leasekosten met betrekking tot de oorspronkelijke Meavita kastjes in Sensivation BV worden verantwoord, terwijl deze twee leasecontracten (kasjes en infrastructuur) te naam gesteld zijn op stichting Meavita Nederland.

1.7 Huidige financiële situatie leidt ertoe dat voor de statutaire jaarrekening van de werkmaatschappijen intercompany vorderingen ook op inbaarheid moeten worden beoordeeld Gezien de huidige financiële situatie bij Meavita Nederland c.s. zullen onderlinge vorderingen tussen de werkmaatschappijen alsook met het concern ultimo 2007 op inbaarheid moeten worden beoordeeld. Mogelijk leidt deze beoordeling ertoe dat intercompany vorderingen (deels) dienen te worden voorzien. Voor de statutaire jaarrekening leidt deze voorziening tot een extra last en daarmee tot een verslechtering van het resultaat.


9

2 Bij gelijkblijvende onrechtmatigheidpercentages zal geen goedkeurende juistheidverklaring kunnen worden afgegeven 2.1 Hoogte van het percentage onrechtmatige zorg vraagt om onmiddellijke actie (gebaseerd op de Q2-situatie) Vóór ultimo februari 2008 zullen de werkmaatschappijen moeten aantonen dat de gedeclareerde AWBZ productie 2007 aan de vereisten van de regeling ‘AO/IC AWBZ-zorgaanbieders’ voldoet. Concreet betekent dit dat niet meer dan 1% van de gedeclareerde AWBZ productie 2007 onrechtmatig mag zijn. Uit ons onderzoek is gebleken dat deze 1%-grens door alle werkmaatschappijen wordt overschreden of dat nog geen inzicht bestaat in het percentage onrechtmatig gedeclareerde zorg . In onderstaande tabel hebben wij de uitkomsten per werkmaatschappij opgenomen. AWBZ extramuraal

AWBZ intramuraal

AWBZ uitleen

WMO

onbekend

onbekend

1

onbekend

Sensire

2,0 %

onbekend

onbekend

2,5%

Thuiszorg Groningen

10%

onbekend

onbekend

onbekend

11%

n.v.t.

n.v.t.

11%

Meavita West

Vitras

2

onbekend

Bij gelijkblijvende onrechtmatigheidpercentages zullen wij in februari 2008 geen goedkeurende juistheidverklaring kunnen afgeven bij de gedeclareerde AWBZ productie 2007. Overigens dient Meavita West al op zeer korte termijn verantwoording af te leggen aan de gemeente Den Haag over de rechtmatigheid van geleverde WMO zorg gedurende de eerste tien perioden van 2007. Afhankelijk van de inkoopvoorwaarden 2008 worden aan het niet voldoen aan de vereisten van de regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders (financiële) consequenties verbonden. Wij adviseren u dit na te gaan. Inmiddels hebben alle werkmaatschappijen acties ondernomen om het percentage onrechtmatigheid in kaart te brengen en te analyseren. Het streven bestaat om in januari 2008 alle AWBZ productie te hebben uitgezocht. Gezien de hoogte van de percentages zal dit nog de nodige inspanning vergen. Ten aanzien van de onrechtmatige zorg van Meavita West adviseren wij u om deze zo spoedig mogelijk en zo goed mogelijk in kaart te brengen om vervolgens, in samenspraak met het zorgkantoor, voor 2007 tot een oplossing te komen. De overige AWBZ zorg heeft met name betrekking op ‘Uitleen’ die via HCNON wordt geleverd. Wij raden u aan om bij HCNON, conform 2006, een juistheidverklaring met betrekking tot de uitleen 2007 op te vragen.

1 2

Uitgezonderd de Wielborgh Het percentage onrechtmatigheid ad 11% beslaat zowel de AWBZ- als de WMO-zorg


10

2.2 Houd rekening met de vereisten uit de regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders in het kader van de WMO productie Ondanks dat niet alle gemeenten de vereisten uit de regeling AO/IC AWBZ in hun WMOovereenkomst van toepassing hebben verklaard, adviseren wij u dringend om hiermee rekening te houden. Gezien de rechtmatigheidverantwoording die van gemeenten wordt verlangd, zal deze vorm van verantwoording waarschijnlijk ook van toepassing zijn op de gedeclareerde WMOproductie. Wij adviseren u er dan ook van uit te gaan dat de rechtmatigheid van de gedeclareerde WMO productie ook zal moeten worden aangetoond. Overigens is in de WMO-overeenkomst, die Meavita West met de gemeente Den Haag heeft gesloten, al expliciet de eis opgenomen dat aan de vereisten van de regeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders moet worden voldaan.

2.3 Maak vroegtijdig duidelijke afspraken met zorgkantoren over (afwijkende) registratiemethoden en zienswijzen Bij deze willen wij u er nogmaals op attenderen dat, indien u wenst af te wijken van de reguliere registratiewijzen en/of afrondingssystematieken, hier expliciete en schriftelijke goedkeuring voor benodigd is van het zorgkantoor. Volledigheidshalve merken wij op dat het oordeel van een accountant in een dergelijke situatie niet afdoende is om afwijkende registratiewijzen en – methodieken daadwerkelijk definitief wel of niet te gaan toepassen. De goedkeuring van het zorgkantoor is dus van doorslaggevende betekenis.

2.4 WMO contractvoorwaarden In het kader van de WMO is Meavita Nederland met een groot aantal gemeenten een overeenkomst aangegaan voor de levering van HV1 en HV2. De uitvoering van een aantal van deze overeenkomsten verloopt op verzoek van de betreffende gemeenten (nog) via één van regionale zorgkantoren. Desalniettemin, zijn alle overeenkomsten individueel tussen de werkmaatschappijen en de betreffende gemeente overeengekomen en kennen zij hun eigen voorwaarden en afspraken. Tijdens de uitvoering van onze werkzaamheden is ons niet volledig duidelijk geworden op welke wijze de contractvoorwaarden worden gemonitord. Wij hebben daarom niet kunnen vaststellen of aan alle contractvoorwaarden wordt voldaan.


11

3 Informatievoorziening moet beter 3.1 Informatievoorziening moet beter om slagvaardig te kunnen acteren en actief te reageren op veranderende omgevingsfactoren De bevindingen die uit de early-warning-opdracht naar voren komen, zijn in onze optiek, als oorzaak of als gevolg, onlosmakelijk verbonden met de (kwaliteit van de) informatievoorziening. Uit de kwantiteit, kwaliteit en doorlooptijd van de oplevering, maken wij op dat alle werkmaatschappijen veel moeite heeft met het genereren van betrouwbare en actuele informatie. Naar onze mening zou de door ons opgevraagde informatie (in het kader van de early warning opdracht) tot de standaard informatievoorziening moeten behoren. Zeker in deze zorgwekkende tijden is actuele en betrouwbare informatie essentieel om slagvaardig en actiegericht op te kunnen treden. De kwaliteit en tijdigheid van de informatievoorziening behoeft derhalve nog steeds aandacht.

3.2 Gewijzigde omstandigheden, gewijzigde informatiebehoeften? Gezien de financiële situatie adviseren wij u tevens om na te gaan of de informatie die u gerapporteerd krijgt, aansluit bij uw informatiebehoeften van dit moment. In onze optiek zouden de stuurvariabelen moeten aansluiten bij de acties die u recentelijk heeft ingezet of op korte termijn gaat inzetten om het tij te keren. Desgewenst kan hierbij gebruik worden gemaakt van de acties zoals wij die in paragraaf 1.5. hebben geformuleerd. In dit kader zou gedacht kunnen worden aan informatie met betrekking tot:  Cashflow-overzichten;  Aangegane (investerings)verplichtingen;  Dekkingsmarge per product;  % onrechtmatig geleverde zorg (onderverdeeld naar oorzaak);  Gerealiseerde productie in relatie tot productie-afspraken;  De mate waarin wordt voldaan aan contractvoorwaarden zorgkantoor, gemeenten en overige;  Deskundigheidsinzet per product;  Gestarte projecten / niet core-business activiteiten (inclusief business plan);

3.3 In bottom-up opgebouwde rapportages schuilen risico’s Binnen Meavita Nederland c.s. wordt gebruik gemaakt van veel verschillende applicaties waarin de bronregistratie plaatsvindt. Deze bronregistraties leiden via de financiële administraties uiteindelijk tot één concernrapportage op Meavita Nederland niveau. Onderstaand overzicht laat, als voorbeeld, de informatiestroom met betrekking tot de AWBZ opbrengsten van Thuiszorg Groningen zien.


12

Om tot een betrouwbare eindrapportage te komen, dient naast dat moet worden vastgesteld dat de brongegevens betrouwbaar zijn, ook te worden vastgesteld dat de gegevensoverdracht van de ene naar de andere applicatie juist en volledig plaatsvindt. In bovenstaand voorbeeld leidt dit ertoe dat de dit 6 maal dient te worden vastgesteld. Naast dat deze registratie- en rapportagewijze arbeidsintensief is, is deze ook nog eens foutgevoelig doordat, met name aan het einde van de informatieketen, handmatige bewerkingen nodig zijn. Tevens hebben wij geconstateerd dat bij dataverzameling gebruik wordt gemaakt van (intern ontwikkelde) queries. Toepassing hiervan is op zich prima, echter de queries moeten vóór ingebruikname wel worden getest. In het afgelopen halfjaar hebben wij meerdere keren ervaren dat onjuiste queries hebben geleid tot materieel onjuiste berekeningen. Zeker met het oog op de invoering van het datawarehousepakket ‘decision’ vragen wij uw aandacht hiervoor.

3.4 Betrouwbaarheid administratie Meavita West laat te wensen over. Als gevolg hiervan zijn de cijfers van Meavita West niet hard Ondanks dat wij bij vrijwel alle werkmaatschappijen risico’s en onzekerheden in de financiële administratie hebben geconstateerd, willen wij met name onze zorgen uiten over de betrouwbaarheid van de administratie van Meavita West. Uit onze early-warning werkzaamheden blijken materiële onzekerheden en verschillen met betrekking tot:  Financiering van de TVFoon (mogelijke impact € 2mln negatief)  Aanloopkosten bouw (mogelijke impact € 1,8 mln negatief)  Beginbalans is niet juist ingevoerd (mogelijke impact onbekend)  Managementrapportage wijkt af van saldibalans (verschil € 2,0 mln negatief)  Tussenrekeningen zijn niet geanalyseerd (mogelijke impact € 6,8 negatief)  Stand voorzieningen niet up to date (mogelijke impact onbekend)  Juiste waardering vorderingen niet gewaarborgd (mogelijke impact onbekend)  Volledigheid van de verplichtingen niet gewaarborgd (3.000 facturen zoek, frauderisico)  Betrouwbaarheid stamgegevens niet geborgd  Aansluiting financiële administratie met cumulatieve loonstaat niet vastgesteld  Rondrekening sociale lasten niet opgesteld  MVA-verloopoverzichten onderverdeeld naar financieringsstroom niet aanwezig  Doorbelasting overheadkosten niet inzichtelijk  Mogelijke afwaardering Vita Plaza (mogelijke impact € 0,75 mln negatief)  Onbetrouwbaarheid softwaresystemen (TIS, interface met Frames4U, inrichting Peoplesoft, koppeling TIS met CRM-Miracle)  LB-risico met betrekking tot alpha-overeenkomst (deze is niet conform de Meavitaovereenkomst welke is goedgekeurd door de belastingdienst) Indien bovenstaande risico’s en onzekerheden niet worden opgelost, zal dit in het kader van de jaarrekeningcontrole leiden tot een anders dan goedkeurende verklaring. Inmiddels is door Meavita West een opschoonactie ingezet die ertoe moet leiden dat de financiële administraties van de verschillende entiteiten ‘jaarrekening-proof’ worden. De onzekerheid bij de overige werkmaatschappijen richten zich voornamelijk op de juistheid van de productieregistratie, de volledigheid van de overige opbrengsten, de waardering van de debiteuren alsook de actualiteit van de voorzieningen en kortlopende schulden.


13

4 De interne beheersing in kaart gebracht Met behulp van het Healthcare Control Web hebben wij, conform 2006, voor elf deelgebieden de kwaliteit van de interne beheersing gemeten. Hierbij is door ons voornamelijk de opzet beoordeeld en niet zozeer het bestaan en de werking van deze beheersmaatregelen. Sensire en Meavita West hebben het Healthcare Control Web nog niet in definitieve vorm afgerond. Om die reden kunnen wij onderstaand alleen de uitkomsten van Thuiszorg Groningen en Vitras presenteren. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de onderdelen ‘toezicht’, ‘fiscaliteiten’ en ‘treasury’ op concernniveau zijn ingevuld.

4.1 Het vorig jaar ingezette Kaderregelingproject heeft tot gevolg dat de interne beheersing rondom de productieregistratie in opzet bij TZG en Vitras verbeterd is Zowel bij Thuiszorg Groningen als bij Vitras is ten opzichte van 2006 een hogere score gerealiseerd op de interne beheersing rondom de productieregistratie. Echter, deze uitkomsten leiden er niet toe dat altijd conform opzet wordt gewerkt. De bevindingen zoals wij die in hoofdstuk 2 van deze rapportage hebben opgenomen, wijzen dit eveneens uit. Het kaderregeling project heeft er ook toe geleid dat binnen Vitras meer aandacht is besteed aan de beheersing van de ictomgeving. Vitras laat op dit onderdeel een aanzienlijk hogere score zien dan in 2006.

4.2 Interne beheersing van TZG voldoende op orde Conclusie van ons onderzoek naar de interne beheersing van Stichting Thuiszorg Groningen is dat deze in het kader van jaarrekeningcontrole 2007 van voldoende niveau. Met betrekking tot productieregistratie zal TZG in de aankomende maanden haar aandacht moeten vestigen op het aantonen van de rechtmatigheid van de gedeclareerde productie.

Healthcare Control Web - TZG

Toezicht

Treasury Planning & Control

Huisvesting

100 80 60 40 20 0

Wa a rde 2007

Fiscaliteit

Ge midde l de 2006

ICT

Juridische aspecten

HRM Costmanagement

Wa a rde 2006

Inkoop Productie


14

4.3 De interne beheersing van Vitras is voor verbetering vatbaar. Echter, voor de jaarrekeningcontrole kunnen detailwerkzaamheden de leemtes hierin opvangen De interne beheersing laat op een aantal vlakken ruimte voor verbetering. Met name costmanagement verdient aandacht. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het verkrijgen van inzicht in de kostprijs per product. De reden dat deze score lager is ten opzichte van 2006 wordt veroorzaakt door gewijzigde inzichten vanuit de afdeling control waardoor de score uit voorgaand jaar in wezen te hoog is weergegeven. Ondanks de leemtes in de AO/IC hebben onze detailwerkzaamheden op het gebied van ‘lonen & salarissen’ en ‘inkopen & betalingen’ weinig tot geen bijzonderheden opgeleverd. Hierdoor zullen de leemtes in de AO/IC geen materiële impact op de jaarrekening hebben. Evenals bij TZG geldt echter wel dat in de aankomende periode grote inspanningen door Vitras moeten worden geleverd met betrekking tot het aantonen van de juistheid van de AWBZ productie.

Healthcare Control Web - Vitras

Waa rde 2007

Toezicht

Treasury Planning & Control

Huisvesting

100 80 60 40 20 0

Fiscaliteit

Ge mi dde l de 2006

ICT

Juridische aspecten

HRM Costmanagement

Waa rde 2006

Inkoop Productie

4.4 Treasury behoeft nog steeds aandacht De treasuryfunctie is binnen Meavita Nederland nog beperkt ontwikkeld. Van een daadwerkelijk treasurybeleid is binnen de organisatie nog geen sprake. Het treasury statuut behoeft verdere inbedding binnen de organisatie. Gezien de liquiditeitspositie van uw organisatie achten wij een verdere ontwikkeling van de treasuryfunctie van belang. Daarbij noemen wij in het bijzonder het opstellen van een treasury-jaarplan als onderdeel van de begroting waarin activiteiten voor het aankomende jaar worden beschreven. Hierbij kan worden gedacht aan rente- risicomanagement, cashmanagement en de financieringsstructuur. Over de voortgang van deze activiteiten kan via de periodieke managementinformatie worden gerapporteerd.


15

4.5 Interne beheersing van Sensire vraagt om een definitief kader Met de komst van het dienstencentrum, de invoering van de regiostructuur en de ingebruikname van de iO, zijn binnen Sensire in het afgelopen jaar veel ondersteunende processen gewijzigd. Momenteel wordt hard gewerkt om de processen en daarmee de interne beheersing definitief vorm te geven. Ook zijn inmiddels acties ondernomen om het interim personeel te vervangen door vaste krachten. Gezien het voorgaande hebben wij besloten om bij Sensire een meer gegevensgerichte controlemethodiek toe te passen. Hieruit blijken geen materiële bevindingen voor het inkoop- en het personeelsproces. Wel behoeft de inrichting van het gehele van het WMO- en AWBZproductieregistratieproces een heroriëntatie. De grote hoeveelheid verantwoordelijken binnen dit proces leidt ertoe dat te veel deelprocessen zijn ontstaan met ieder een eigen proceseigenaar. De kwaliteit van ieder deelproces is daarbij afhankelijk van de kwaliteit waarmee voorgaande deelprocessen zijn uitgevoerd. Op basis van de ontvangen informatie en de gesprekken die wij hebben gevoerd is gebleken dat vrijwel geen enkele medewerker over een totaaloverzicht van het gehele productieproces beschikt. Door het ontbreken van het totaaloverzicht alsook de deelverantwoordelijkheden bestaat het risico dat eventuele fouten in het proces niet worden gesignaleerd en tijdig worden gecorrigeerd. Deze gedeelde verantwoordelijkheid leidt er eveneens toe dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het proces als geheel. Gezien de relevantie van dit proces adviseren wij de procesinrichting en de (deel)verantwoordelijkheden daarbinnen te heroverwegen.

4.6 Meavita West De interimcontrole bevindt zich momenteel in een afrondend stadium. De managementletter, die de uitkomsten hiervan weergeeft, zal op 17 december aanstaande met de algemeen directeur en controller van Meavita West worden besproken. Kort daarna zal de managementletter definitief worden gesteld en aan de werkmaatschappijdirectie worden verstrekt.


16

5 Ontwikkelingen relevant voor Meavita Nederland c.s. 5.1 Ontwikkelingen van belang voor de jaarrekening 2007 Een aantal ontwikkelingen vragen op korte termijn aandacht, omdat ze van invloed zijn op de samenstelling van of toelichting op de jaarrekening 2007. 5.1.1 Mogelijke korting van 7% op OB en PV Recentelijk heeft het ministerie van VWS bekend gemaakt dat zij de extramurale tarieven 2008 voor Ondersteunende Begeleiding en Persoonlijke Verzorging met 7% wil verlagen. Inmiddels lijkt de lobby van de werkgeversorganisaties er in te hebben geresulteerd dat er geen sprake meer zal zijn van een tariefskorting, maar dat in de plaats daarvan de landelijke contracteerruimte wordt beperkt. Wij vragen u, in het kader van uw begroting 2008 en op korte termijn te ondernemen acties, reeds rekening met deze verlaging te houden.

5.1.2 WMO stelt nieuwe eisen aan verantwoording Met ingang van 1 januari 2007 wordt een deel van uw inkomsten niet meer betaald door de AWBZ, maar door gemeenten, op basis van de WMO. Dit stelt nieuwe eisen aan de verantwoording zowel in uw jaarverslaggeving als in de verantwoording van de geleverde prestaties aan de gemeenten. De eisen die hieraan worden gesteld kunnen per gemeente verschillen en soms conflicteren met eisen en termijnen voor uw jaarverslaggeving. Voor instellingen waarvan meer dan 5% van het AWBZ budget is overgegaan naar de WMO is een zogenaamd trekkingsrecht voor de aanloopkosten van toepassing. Het gaat om een afgezonderd deel van de reserve aanvaardbare kosten. Verliezen in de aanloopjaren 2007 en 2008 mogen ten laste van dit trekkingsrecht worden gebracht. Om dit te mogen doen is een goede toerekening van baten en lasten van de WMO activiteiten noodzakelijk. Een eventueel positief saldo van het trekkingsrecht per 31 december 2008 vloeit weer terug naar de reserve aanvaardbare kosten.

5.1.3 Kapitaallasten in tarieven vraagt om andere blik op vastgoed Waarschijnlijk zullen de kapitaallasten vanaf 2009, op normatieve basis in de tarieven worden opgenomen. Dit betekent dat de garantie voor de kapitaallasten en het bouwkader vervallen. Als gevolg hiervan kan de instelling sneller vastgoed ontwikkelen en inspelen op de ontwikkelingen in de markt. Keerzijde is dat ook de vraag gaat ontstaan of de boekwaarde binnen een redelijke termijn kan worden terugverdiend in de concurrerende markt (Impairment test). Als het antwoord op deze vraag negatief is, dient het deel van de boekwaarde dat niet kan worden gedekt door te verwachten opbrengsten, te worden afgeboekt. Afhankelijk van de stand van zaken op het moment van opmaken van de jaarrekening 2007, dient deze afweging mogelijk al in de jaarrekening 2007 te worden gemaakt. Op landelijk niveau wordt nog gewerkt aan richtlijnen hoe hiermee dient te worden omgegaan. De ontwikkeling vraagt om op een meer bedrijfsmatige manier naar het vastgoed te kijken. Welke doelstellingen worden met het vastgoed nagestreefd. Welke beslissingen worden genomen ten aanzien van beheer en eigendom van het vastgoed. Wat zijn de kernactiviteiten in vastgoed.


17

Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven:

5.1.4

Maatschappelijk Verantwoordingsdocument vraagt om verantwoording governance en risico-analyse

In de Regeling Jaarverslaggeving WTZi is opgenomen dat het jaardocument Maatschappelijke verantwoording met ingang van 2007 verplicht is. Ruim 400 instellingen hebben voor 2006 het jaardocument al op vrijwillige basis toegepast. Meavita Nederland heeft in 2006 ook het jaardocument toegepast. Daarbij is gebleken dat een goede voorbereiding voor het inhoudelijk jaardocument van groot belang is om het proces van de jaarverantwoording tijdig te kunnen afronden (zie ook volgende paragraaf). Een belangrijk onderdeel van de verantwoording heeft betrekking op de bedrijfsvoering, de Raad van Bestuur geeft een uiteenzetting omtrent de werking van het in de zorginstelling gebruikte interne risicobeheersing- en controlesysteem. Ook ten aanzien van de governance en de toepassing van de zorgbrede governancecode wordt verantwoording gevraagd. De governancecode vraagt ondermeer dat de risico-analyse door de Raad van Bestuur wordt besproken met de Raad van Commissarissen.

5.1.5 Goede voorbereiding jaarrekeningproces noodzakelijk De ontwikkelingen in de regelgeving in de zorgsector (jaardocument en veranderende bekostiging) en in de accountantscontrole (Wet Toezicht Accountants, invoering Controle en Overige Standaarden, nieuw verklaringenstelsel) stellen hoge eisen aan planning en uitvoering van het proces van opstellen en controleren van de jaarverantwoording. Voor een zorgvuldig en efficiënt proces is het noodzakelijk dat de concepten van jaardocument, jaarrekening en nacalculatie(s), bij aanvang van de balanscontrole beschikbaar zijn. Deze documenten dienen te zijn onderbouwd met een goed balansdossier. Omdat bij de tot standkoming waarschijnlijk meerdere afdelingen in uw organisatie zijn betrokken, is een zorgvuldige interne planning en coördinatie vereist. Wij adviseren om deze coördinatie bij één persoon te beleggen (veelal secretaris Raad van Bestuur in samenwerking met Controller). Ook voor de afronding en rapportage van de controle dient voldoende (doorloop)tijd beschikbaar te zijn. Belangrijk punt hierbij is dat wij de accountantsverklaring niet eerder mogen verstrekken en dateren dan het moment waarop de laatste bewijsstukken in ons dossier zijn opgenomen.


18

5.2 Ontwikkelingen met name van belang voor strategie en beleid na 2007 Onderstaand belichten wij enkele ontwikkelingen die niet direct van invloed zijn op de jaarrekening 2007, maar die op de iets langere termijn de aandacht vragen als het gaat om de ontwikkelingen in de zorgsector.

5.2.1 Zorgzwaartepakketten kunnen ingrijpende gevolgen hebben Met ingang van 2008 zal een begin worden gemaakt met registratie en verantwoording in Zorgzwaartepakketen (ZZP’s) voor de intramurale AWBZ zorg. Volgens de planning zal de bekostiging vanaf 2009 ook op ZZP’s worden gebaseerd. Dit kan ingrijpende gevolgen hebben aangezien daarmee uw totale opbrengst variabel wordt met de productie en niet meer de aanwezigheid, maar de geïndiceerde en verleende zorg maatgevend wordt. In 2007 heeft u een eerste ZZP-score uitgevoerd van de bestaande populatie. Door de NZa zijn medio 2007 indicatieve tarieven vastgesteld (rapport “Zorgzwaartepakketten op waarde geschat”). Op basis hiervan kunt u een eerste voorlopige beoordeling maken van de mogelijke consequenties van de ZZP’s voor uw organisatie. Belangrijke vragen die daarbij aan de orde dienen te komen zijn ondermeer:  Wat is het verschil tussen het huidige budget en het budget op basis van ZZP’s, en wat zijn de belangrijkste oorzaken voor dit verschil? Het budget op basis van ZZP’s kan worden berekend door de door u bepaalde ZZP-scores te vermenigvuldigen met de indicatieve tarieven.  Hoeveel uren (per functie) levert de organisatie feitelijk en hoeveel zou dat moeten zijn op basis van de gescoorde ZZP’s?  Hoe verhoudt zich de ZZP-score van de bewoners (per locatie) tot de optimale doelgroep waarop het aanbod en de formatie is afgestemd?  Hoe verhoudt de formatie per functie zich tot de formatie die als uitgangspunt voor de ZZPkostprijzen is gehanteerd? Hoe zit het met de kosten van deze formatie ten opzichte van het landelijk gemiddelde (functieniveaus, CAO-schalen, anciënniteit)?  Hoe staat het met de productiviteit van de medewerkers en hoe kan deze worden verbeterd?  Hoe is de kostenstructuur en de verhouding tussen directe kosten en overhead?  Hoe flexibel bent u ten aanzien van de mogelijkheden om de kosten aan te passen en te reageren op ontwikkelingen in de vraag?  Wat is de relatieve positie ten opzichte van andere aanbieders in de regionale markt? Wij zijn graag bereid om hierover nader met u van gedachten te wisselen.

5.2.2 Inzicht in kostprijzen per product/activiteit is noodzakelijk Door de wijzigingen van de bekostiging, invoering van DBC’s en ZZP’s is het van groot belang om goed inzicht te krijgen in de kosten per product/activiteit. Hoe verhoudt uw kostprijs zich tot de nieuwe vergoedingen en tot de kostprijs van de concurrentie. Welke mogelijkheden heeft u om de kostprijs te beïnvloeden. Wat zijn binnen uw organisatie de verschillen in kostprijzen tussen verschillende locaties en afdelingen? Interne en externe benchmarks kunnen uw organisatie belangrijke stuurinformatie verschaffen.


19

5.2.3 Juridische structuur moet mogelijk worden aangepast De ontwikkelingen in de sector brengen met zich mee dat instellingen met andere ogen naar de juridische structuur gaan kijken. Is een structuur met één of enkele stichtingen nog wel voldoende om de toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden. Kunnen de verschillende risico’s en verschillende verantwoordingseisen van verschillende deelmarkten nog in dezelfde rechtspersoon worden omvat of is het uit oogpunt van risicospreiding, fiscaliteit, verantwoording en concurrentie, beter om dit te splitsen. Is de stichting nog wel de meest geschikte rechtsvorm voor een aantal activiteiten? De minister van justitie heeft inmiddels een conceptwetsontwerp voor de maatschappelijke onderneming opgesteld en voor commentaar aan partijen toegezonden. Wij adviseren om kennis te nemen van de ontwikkelingen en te bezien of er aanleiding is om uw organisatie in de nabije of verdere toekomst anders te structureren.


20

Interim-rapportage 2007 Stichting Meavita Nederland

Recommend Documents