Integrale visie op informatievolwassenheid

Integrale visie op informatievolwassenheid Informatie in breder perspectief Maart 2007

`De raket symboliseert onze wens om de grenzen van het mogelijke te verleggen. De raket staat ook voor complexe materie en samenwerken. Een succesvolle missie is dan ook het resultaat van lef, kennis en een multidisciplinaire aanpak.´

Bij de realisatie van integraal informatiebeleid wordt geadviseerd om de INVOLvD-methode® te hanteren.

Informatie VOLwassenheid Diagram®

“Betrokken bij de organisatie” INVOLvD-methode® en het REVOLver-diagram® zijn ontwikkeld door OOVplus

De INVOLvD-methode stelt de samenwerking van mensen in de organisatie centraal en probeert met aandacht voor de individuele motivatie van mensen, de uitwisseling van kennis en informatie tussen mensen te bevorderen. De methode maakt inzichtelijk waar de organisatie staat in haar ontwikkeling op het gebied van informatiemanagement. Het REVOLver-diagram geeft daarbij beeldend weer welke aandachtsgebieden in uw organisatie raakvlakken hebben. Het streven is om op alle velden steeds kleine stapjes te zetten om een gelijkmatige groei van de informatievolwassenheid te realiseren.

Een nuttige beeldspraak…. Iets ‘van de grond tillen’ begint met beweging. Deze beweging is een voorwaarde om alle betrokken ‘spiergroepen’ te mobiliseren om samen een taak uit te voeren. Ons lichaam is in staat om de samenwerking tussen specialistische organen zo te organiseren dat het ‘van de grond tillen’ zo energiezuinig kan plaatsvinden. Er is een ‘blind’ vertrouwen in elkaar en er is overeenstemming over wie wat doet. Dit kan overigens alleen wanneer het uiteindelijke doel van de samenwerking ook door iedereen ‘gedragen’ wordt….. Als dit een natuurlijk proces is, dan moet het toch ook mogelijk zijn om, met deze beeldspraak in het achterhoofd, ook in de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek belangrijke verbeteringen van de grond te tillen? Kritische vragen blijven natuurlijk: willen we echt wel samenwerken en willen we hetzelfde?

Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

2

Inleidende statements Om langs een logische weg bij concrete stappen uit te komen, moeten we even door de ‘abstracte appel heen bijten’…. Essentie van informatievoorziening De essentie, de kern van informatievoorziening zit in het actief delen van informatie tussen mensen die in gezamenlijkheid producten en diensten realiseren. Mensen zullen altijd kennis en informatie moeten hebben en moeten delen om iets nieuws te realiseren. Toegevoegde waarde en kwaliteit is in die zin altijd een resultaat van een gezamenlijke inspanning. Doel van informatievoorziening in onze veiligheidsorganisatie ‘Iets’ en vooral ‘iets nieuws’ realiseren, vraagt om het slim bij elkaar brengen van per definitie schaarse middelen. De meest economische volgorde van handelen zal uiteindelijk leiden tot een beschrijfbaar realisatieproces. Informatievoorziening heeft als uitvoerende component van informatiemanagement, als doel om het werkproces te ‘voeden’ met stuurinformatie en inhoudelijke informatie. Waarbij de stuurinformatie gericht is op het borgen van de samenwerking (de daadwerkelijke organisatie van het werkproces) en de inhoudelijke informatie van belang is om de kwaliteit/prijs-verhouding van het (eind) product te optimaliseren. Doel van operationele informatievoorziening in onze veiligheidsorganisatie Om ook ‘op straat’ onze diensten te kunnen aanbieden, zorgen we ervoor dat onze mensen in staat zijn om hun werk te doen. We zorgen voor: opleiding, training, vervoer en bereikbaarheid (alarmering). Het vervolgens operationeel zijn en vooral operationeel blijven (!), is een puur fysieke aangelegenheid. Plat gezegd: als onze professionals ‘omvallen’ dan stokt onze dienstverlening en zakt onze kwaliteit van dienstverlening onder de acceptabele ondergrens. In essentie is het doel van operationele informatievoorziening dus het borgen van ‘eigen veiligheid’ als voorwaarde om operationeel te blijven. Kennis en informatie wordt dan bij operationele besluitvorming gebruikt om de juiste beslissingen te nemen. De combinatie van risicobewustzijn en actuele informatie optimaliseert in die zin de kwaliteit van besluitvorming. Visie op informatievoorziening Juist de relatie tussen procesgericht en resultaatgericht denken, maakt dat informatievoorziening vooral een nauwe relatie heeft met kwaliteitszorg. Maar in onze, straks multidisciplinaire, organisatie zijn een aantal aandachtsvelden te noemen die terug te vinden zijn in elke afzonderlijke organisatie. Deze aandachtvelden zijn gevisualiseerd in het ‘REVOLver’-diagram® op de volgende pagina en staat model voor de integrale aanpak van informatiemanagement.


3

H1 INVOLvD-methode “De INVOLvD-methode stelt de samenwerking van mensen in de organisatie centraal en probeert met aandacht voor de individuele motivatie van mensen, de uitwisseling van kennis en informatie tussen mensen te bevorderen.” Kernbegrippen: •

Samenwerken

•

Individuele motivatie

•

Uitwisseling van kennis en informatie

De methode gaat er vanuit dat mensen zich pas gemotiveerd inzetten wanneer ze niet alleen de meerwaarde voor de organisatie zien maar ook mogelijkheden zien om hun persoonlijke belangen te dienen. Zonder die laatste voorwaarde is er sprake van al dan niet geaccepteerde ‘dwang’. Dit leidt vroeg of laat (en in het ergste geval) tot anarchie en ondermijning van de resultaten. Samenwerken vraagt in de basis de uitwisseling van informatie en gedeelde afspraken. De organisatie communiceert (als het goed is…) met een keur aan publieksgroepen die elk vanuit hun eigen referentiekader naar de organisatie(ontwikkeling) kijken. Voor het management van de brandweer is het dus zaak om zich te verdiepen in het referentiekader om de boodschap zò vorm te geven dat de kans op acceptatie van het appèl maximaal is. Hierbij geldt het uitgangspunt dat georganiseerde communicatie nooit vrijblijvend is. Er wordt namelijk altijd een appèl gedaan op de ontvanger; om zijn mening bij stellen, om in actie te komen, et cetera.


4

H2 REVOLver-diagram Indicatieschema voor REgionale VOLwassenheid van de regionale hulpverleningsorganisatie vanuit de optiek van Informatiemanagement. Het REVOLver-diagram geeft daarbij beeldend weer welke aandachtsgebieden in uw organisatie raakvlakken hebben. Het streven is om op alle velden steeds kleine stapjes te zetten om een gelijkmatige groei van de informatievolwassenheid te realiseren.

1

6

Kwaliteit (INK) organisatieontwikkeling/ Klantdenken

2

Kennis, monitoring en documenten beheer

Dagelijkse/ Bestuurlijke informatie voorziening

Informatie management binnen de VR (interne) communicatie en relatiedenken

Operationele informatie voorziening

5

3 Crisis communicatie

4

Symbolisch vormen deze zes stuurraketten de voortstuwing van een raket. Een raket die symbool staat voor informatiemanagement binnen de veiligheidsregio en die de organisatie op een hoger niveau kan brengen. Door de onderlinge relatie zullen ze dan alle zes wel ongeveer even sterk ontwikkeld moeten zijn. Door met missie en visie voor een bepaalde koers te kiezen, zal de ene stuurraket (tijdelijk) harder moeten werken dan de andere. Deze scan biedt enerzijds de mogelijkheid om de ontwikkelde kracht van de afzonderlijke raketten in beeld te brengen en anderzijds te kijken of ze samen in staat zijn om de organisatie van de grond te tillen. Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

5

H3 Volwassenheidsniveaus Ter ondersteuning van het veranderproces, is het essentieel dat de veiligheidsregio continue in beeld houdt wat de groei in ‘informatie volwassenheid’ is. Om die reden is een informatiemanagement scan ontwikkeld. Deze scan wordt gedurende het regionaliseringproces als groeithermometer gebruikt en levert een informatieprofiel op. Afgezet tegen de actuele doelstellingen en ambities, wordt gevisualiseerd waar de veiligheidsregio qua informatie volwassenheid op dit moment zit. De scan kent 6 volwassenheidsniveaus: Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Er is bewustwording ontstaan en men beseft het belang van goede informatievoorziening bij het realiseren van de doelstellingen, Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Monodisciplinair heeft men vanuit het procesdenken achterhaald welke kerninformatie minimaal nodig is. Men weet wat er is en heeft de informatie geprioriteerd (de eerste stap op weg naar de vraagorganisatie), Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. Het doorlopen van fase 1 en 2 vraagt om visie op informatievoorziening. Partners zien wat er mist en gaan actief op zoek naar informatie (de vraagorganisatie wordt meer en meer een volwassen partij), Niveau 4: in deze fase delen de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om monodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Informatie is beschikbaar gemaakt en er is een medium gekozen. Informatie kan nu een rol spelen in besluitvorming. Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Informatie weet men te vinden en speelt een rol bij besluitvorming, Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Het gebruik van informatie genereert weer informatie. Door evaluatie beschikt men over zuivere stuurinformatie die besluitvorming op strategisch niveau optimaal ondersteunt. De scan moet helpen bij het definiëren van noodzakelijke actiepunten om informatiemanagement op een steeds hoger niveau te krijgen.


6

H4 De velden toegelicht

1 Kwaliteit (INK) organisatieontwikkeling/ Klantdenken

`Klantdenken´ staat voor de mate waarin de organisatie in staat is om de (latente) behoefte van onze klanten te vertalen in economisch rendabele producten. Het INK-model is algemeen geaccepteerd als een zinvol meetinstrument. Omdat het INK-model organisatiebreed kijkt en INVOLvD met het REVOLver-model inzoomt op Informatiemanagement, is de INK-fasering ook te gebruiken als referentiekader bij de INVOLvD-methode. Andersom, geeft de INVOLvD-methode ook een indicatie voor de organisatievolwassenheid daar waar de INK scan niet is uitgevoerd.

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Men is zich bewust van het belang van kwaliteitgericht werken, maar de organisatie is nog activiteitgericht en denkt vanuit de eigen kolom. Informatie is locatiegebonden en er is sprake van eilandautomatisering. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. De wens om te groeien leidt tot een draaiing van `naar binnen gericht´ naar òmgevinggericht´. De vorming van de VR maakt het makkelijker om bij de directe partners op zoek te gaan naar informatie. Verder brengen we in beeld wie nog meer leverancier van informatie kunnen zijn. Een meer procesgeoriënteerde werkwijze maakt ook duidelijker wat de toegevoegde waarde is van informatie. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. Het klantdenken neemt een vlucht; processen zijn gericht op het leveren van producten die beantwoorden aan de behoefte van onze klanten. Door de evaluatiesystematiek levert de organisatie zelf, belangrijke stuurinformatie. Procesgericht werken is stevig verankerd en men is ambitieus om in lijn met de ontwikkeling van de VR een ketengeoriënteerde organisatie te zijn. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om monodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Het monodenken heeft plaatsgemaakt voor multidisciplinaire oriëntatie. De organisatie heeft zich ontwikkeld van reactief naar pro-actief en organisatieonderdelen werken samen in een systeem. Controle en regie is mogelijk door periodieke evaluatie en het dashboard VR.


7

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. De traditionele veiligheidsketen wordt omgesmeed naar een keten die beter past bij de huidige keten van samenwerkende veiligheidspartners. Òntkleuring´ staat professionalisering niet langer in de weg; men voelt zich hulpverlener en de samenwerking is gericht op integrale veiligheid voor de burger. Problemen worden op het juiste organisatieniveau opgelost. Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. De VR voorziet in alle benodigde informatie om de gehele organisatie te sturen. Ten aanzien van landelijk beleid maakt men pro actief en preventief keuzes. Door de professionaliseringsslag is het ad hoc organiseren niet meer aan de orde. Er staat een sterke veiligheidsorganisatie met afdelingen op zowel landelijk als lokaal niveau. Kennis wordt meer en meer gezocht en gedeeld met buitenlandse partners. Veiligheid kent letterlijk en figuurlijk geen grenzen meer.


8

2 Kennis, monitoring en documenten beheer

“Kennis is het vermogen om informatie om te zetten in kwalitatief goede beslissingen” Kennis is het trefpunt van informatie, houding en vaardigheden. In kennis vind je de verbanden en nieuwe inzichten die ontstaan zijn door informatie toe te passen in situaties. Om zowel bestuurlijk als operationeel goede beslissingen te nemen, is kennisbeheer cruciaal voor het succesvol zijn van onze veiligheidsorganisatie. De mate waarin wij kennis serieus nemen, weerspiegelt onze professionele houding.

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Kennis zit in mensen en is niet vastgelegd in de organisatie. Doordat we het gevoel hebben achter de feiten aan te lopen, komen we niet toe aan het monitoren van landelijke ontwikkelingen. Documenten worden in het beste geval op afdelingsniveau beheerd. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Inventariseren is een cruciale stap. We krijgen zo grip op dat wat er is. Door het contact met andere partners leren we ook over het beheer van kennis. De inventarisatie biedt ook gelijk mogelijkheden en motiveert om onze kennis beter te beheren. Door de deelneming aan landelijke netwerken richten we de monitorgroep in. Deze mensen kennen een haal- en brengplicht ten aanzien van kennis en informatie. Landelijke netwerken en kennisbanken worden zo gevoed door actuele regionale informatie. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. De opzet van het beheersysteem was tijdrovend, maar het bijhouden maakt pas echt duidelijk welke meerwaarde het heeft. Doordat nog niet alles leverbaar is, groeit de vraag naar informatie en kennis. Omdat we zicht hebben op eindproducten weten we ook welke eisen we stellen aan de nieuwe informatie. Er ontstaat zo een regionale vraagorganisatie die langs bekende kanalen uitkomt bij een landelijk steunpunt. Daar wordt de kennis- en informatiebehoefte geïnventariseerd en bij partijen neergelegd die een antwoord of oplossing kunnen geven. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om monodisciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. OOV-partners delen dezelfde kennisbank (voor regiospecifieke ervaringsinformatie bij voorbeeld) en hebben aansluiting op landelijke kennisnetwerken. Men maakt nu ook een kwaliteitsslag om gerichte kennisontwikkeling te ondersteunen (detachering aan Nibra bij voorbeeld). Een systeem van autorisatie en interesseprofielen helpt verder voorkomen dat mensen worden overspoeld met informatie en kennis. Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Kennisbeheer levert een cruciale bijdrage aan eenieder die bij planvorming en/of besluitvorming Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

9

betrokken is en afhankelijk is van betrouwbare kennis en informatie. Men voelt zich verantwoordelijk voor de (persoonlijke) resultaten en bepaalt daarom zelf het interesseprofiel. Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Naast het dashboard VR beschikt het bestuur en de directie ook over een valide monitor op de (landelijke) omgeving van de organisatie. Eigen resultaten kunnen dus direct afgezet worden tegen de doelstellingen uit het Regionaal Beheersplan en de (landelijke) ontwikkelingen.


10

3 (interne) communicatie en relatiedenken

`Communicatie´ kijkt naar alle manieren waarop de organisatie communiceert met voor haar belangrijke publieksgroepen. Kijkend naar het stukje ìnterne communicatie´ raken we het cement van de organisatie. Èxtern´ onderkent men de rol van informeren, is op de buitenwereld gericht en ziet de organisatie als een onderdeel van de maatschappij. Er is begrip voor de invloed die op onze organisatie wordt uitgeoefend en we krijgen inzicht in belangen. Met gerichte communicatie kunnen we nu ook zelf invloed uitoefenen en onze belangen versterken.

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Men kent alleen groepen in de eigen kolom. Informatie wordt daarom per definitie altijd eerst bij de eigen mensen gezocht. Communicatie vindt ongestructureerd en op operationeel niveau in de organisatie plaats. Het informele circuit speelt een belangrijke rol, waardoor we alleen met mensen communiceren die we kennen. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Procesgericht werken brengt informatie en communicatie in als essentiële componenten bij het tot stand komen van producten. Intern leert men de diverse bureaus zien als leverancier of klant en beseft dat in alle projecten een communicatieparagraaf thuishoort. Intranet doet zijn intrede en geeft alle werknemers in de kolom en op verschillende locaties toegang tot algemene informatie. Door de contacten buiten de kolom ontstaan relaties met nieuwe groepen. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. Effectiever communiceren begint met het definiëren van publieksgroepen. Denkend vanuit hun belangen en de relatie met onze organisatie wordt informatie meer op maat aangeboden. Van een dialoog is nog vrijwel geen sprake. Naarmate onze veiligheidsorganisatie meer en meer autonoom wordt, neemt ook de behoefte toe om onze visie en keuzes nader toe te lichten (public relations). Hierdoor wordt ook actief draagvlak gezocht bij groepen in de maatschappij. Communicatie zit nu ook op beleids- en strategisch niveau. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om mono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Communicatiebeleid wordt meer en meer gezamenlijk opgepakt omdat er in publieksgroepen overlap zit en we staan voor integrale veiligheid van de burger. Om zover te komen zijn we enigszins ontkleurt. Op dienstniveau behouden we onze kleur en identiteit, maar in onze communicatie presenteren we ons als een Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

11

samenwerkingsverband van specialisten die één gezamenlijk doel hebben, namelijk uw veiligheid. Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Op het gebied van interne communicatie zijn de muren van de kolommen geslecht en voelen we ons steeds meer als specialistische hulpverleners met eenzelfde doel. Die uniformiteit dragen we daarom ook uit , niet alleen verbaal maar ook non-verbaal (beeldmerk). Verbanden tussen communicatie en informatievoorziening leiden tot een fusie van afdelingen. Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Er staat een autonome regionale veiligheidsorganisatie met een professionele afdeling communicatie. Men voert zowel een communicatiebeleid voor de interne als voor de externe relaties. Voor de veiligheidsorganisatie is nu een afdeling ontstaan die naast crisiscommunicatie ook alle vormen van informatievoorziening onder zich heeft.


12

4 Crisis communicatie

Tijdens die spaarzame keren dat er een groot beroep wordt gedaan op onze rampbestrijdingsorganisatie, merken we dat de perceptie van de prestatie belangrijker is dan de daadwerkelijke prestatie. Beeldvorming maakt of breekt de lokale bestuurders. Er is dus alles aan gelegen om als professionele adviseurs onze bestuurders bij te staan in het heetst van de strijd. Dit vraagt om investeringen in: empathie, flexibiliteit, correctheid en beschikbaarheid van informatie. Maar bovenal vraagt het om de discipline om met één mond te spreken.

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Crisiscommunicatie is geen specialisme. De voorlichter doet het erbij, maar is niet altijd beschikbaar. Landelijk zijn er echter voldoende aanwijzingen (lees: incidenten) die ons bewust zouden moeten maken van het belang van crisiscommunicatie. Door ons sterk reactief karakter en de intern gerichte werkwijze hebben we onvoldoende voeling met de materie. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Onze externe oriëntatie zet bewustwording in gang op andere (eerder genoemde) velden. Ten aanzien van crisiscommunicatie gaan we ons beseffen welke impact ons handelen kan hebben. Voorlichting wordt regionaal opgepakt, maar de specifieke achtergrondkennis maakt het in de operationele situatie lastig om eenduidig te communiceren. Wel heeft nu een voorlichter piketdienst. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. Crisiscommunicatie wordt pro actief opgepakt; als specialist, oefenen we met gemeenten in het ROT en het Gemeentelijk Beleids Team onze rol als adviseur van de burgemeester. Door oefening en kennisontwikkeling groeien we naar een professionele invulling van crisiscommunicatie. Het `met één mond spreken´ gaat ons echter nog steeds slecht af en vraagt om maatregelen. Wel wordt nu bij de alarmering van het ROT ook de hele groep voorlichters gealarmeerd om op verschillende locaties te assisteren. Het ontbreekt hen echter nog wel aan de middelen om snel data uit te wisselen. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om mono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. GRIP en verdere regionalisering maakt dat we steeds meer bedreven raken in multidisciplinaire besluitvorming waardoor langzaam ook de noodzaak wegvalt om voor elke kolom crisiscommunicatie op te pakken. Met de komst van een crisisinformatiesysteem is het nu mogelijk om ook mobiel data te gebruiken en weer te versturen. Personeel van de afdelingen die betrokken zijn bij communicatie en informatievoorziening kunnen hierdoor altijd terugvallen op back up van collega´s.


13

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Voorlichting en crisiscommunicatie worden wel in verband, maar los van elkaar verder ontwikkeld. De erkenning voor het specialisme staat verdere ontwikkeling niet meer in de weg. Er is nu een regionale groep communicatieadviseurs die gemeenten in crisis op afroep terzijde staat. Media worden actief geïnformeerd waardoor men minder tijd kwijt is om foute informatie weer recht te zetten. Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Crisiscommunicatie is verworden tot een van de kernprocessen van onze veiligheidsorganisatie. Onze expertise speelt een belangrijke rol bij de advisering van gemeenten, zowel in tijden van rust als in tijden van crisis.


14

5 Operationele informatie voorziening

Informatie hoort, naast mensen en middelen, thuis in het rijtje van noodzakelijke middelen om onze kerntaken te kunnen uitvoeren. Enschede, Volendam, commissie Oosting, POIRE en ACIR hameren op het verbeteren van operationele IM. Maar toch is het niet zo eenvoudig; er spelen blijkbaar een aantal `mysterieuze´ factoren een rol. Op zoek naar de oplossingen, raken we onvermoede thema´s als: cultuur, communicatie en onze visie op de rol in de maatschappij. Het onderwerp is abstract, kent vele verschijningsvormen en leidt tot vertwijfeling en de vraag: “waar te beginnen?”

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. Bewustwording komt op gang. Men accepteert een veel risico door onvolledige en slechte informatie. Aansprakelijkheidsstelling van de overheid in het verleden doet ons beseffen dat we feilbaar zijn en vervolgbaar zijn bij aanwijsbare nalatigheid. Deze realiteit komt steeds dichterbij. We zoeken eerst naar informatie in eigen huis en komen tot de ontdekking dat wij zelf erg weinig informatie genereren en de informatie die er is slecht benutten.. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Nut en noodzaak van informatie in onze besluitvorming wordt erkend. We scannen het veld naar bruikbare informatie. Niet alle aangesproken partijen hebben hetzelfde belang bij het delen van informatie en onze informele aanpak stuit op een formele `firewall´. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. De informatie vraagorganisatie komt tot stand. We beseffen dat informatieverzoeken soms bovenregionaal gedaan moeten worden om er allemaal van te profiteren. De complexiteit doet ons beseffen dat er een vaste lijn moet liggen tussen de regio en een landelijke vraagorganisatie. Verder wordt er op bestuurlijk niveau veel energie gestoken in de communicatie met informatieleveranciers. Alleen voldoende begrip voor onze informatiewens leidt tot inspanning van deze partijen om ons toegang te geven tot hun bestanden. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om mono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Op basis van autorisatie en profielen krijgen mensen toegang tot soms gevoelige informatie. Basisregistraties worden gebruikt en informatie wordt daadwerkelijk een onderdeel van de besluitvorming. De gewenste zorgvuldigheid dwingt ons om via evaluatie steeds te kijken of we onze informatieleveranciers zo min mogelijk kunnen belasten. Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. Landelijk is er een crisisinformatienetwerk. Veldeenheden kunnen door middel van mobiele datacommunicatie het systeem voeden met actuele informatie over het incident. Redundantie en veiligheid zijn dusdanig geborgd dat we altijd kunnen beschikken over beveiligde lijnen. Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

15

Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Het crisisinformatiesysteem vertelt ons management ook hoe wij presteren. Onze prestatie op onze kerntaken kunnen wij via dit systeem ook nauwkeurig monitoren.


16

6 Dagelijkse / Bestuurlijke informatie voorziening

Het sturen van de raket doet men op basis van betrouwbare informatie. Maar wat is essentieel om te meten en hoe nauwkeurig moet dat dan gebeuren? Fundamenteler van aard is echter de vraag, of bestuurders afrekenbaar willen zijn op hun prestatie. Veelal wordt die druk opgelegd door de financierder, maar gelukkig zijn er ook steeds meer professionele stuurlui die graag willen weten waar ze aan toe zijn. De meeste informatie zal met behulp van een gedegen evaluatie instrument uit de eigen organisatie komen, hierdoor ontstaan interne leveranciers van informatie.

Niveau 1: de veiligheidsregio zit in de fase waarin gezocht wordt naar de benodigde informatie om de strategie te realiseren. De organisatie is sterk in zijn activiteitoriëntatie. Nieuwe projecten omarmen we net zo makkelijk waardoor we een breed palet aan (half)fabrikaten leveren. Samenhang is er wel, maar van integrale sturing is geen sprake. In onze zoektocht naar informatie om onze werkprocessen goed te laten verlopen, benutten we de beschikbare kennis en informatie onvoldoende. Langzaam groeit echter het bewustzijn dat we met goede informatie ook betere kwaliteit kunnen leveren. Niveau 2: de veiligheidsregio zit in de fase waarin de bestaande informatieverzamelingen in beeld worden gebracht. Een meer bedrijfsmatige aanpak ondersteunt het producten procesdenken. Hierdoor ontstaat een beter beeld van de productiemiddelen die nodig zijn. De eerste stappen naar een planning- en controlecyclus worden gezet en geven inzicht in de schaarste van onze capaciteit. Voor het eerst is er sprake van prioritering en brengen we in beeld op welke processen we willen sturen. Veelal zijn dit de processen horende bij onze (wettelijke) kerntaken. Niveau 3: de veiligheidsregio zit in de fase waarin op basis van ontwikkelingen en lange termijn denken, nieuwe informatievraagstukken en informatieverzamelingen worden ontwikkeld. De hiërarchie van de organisatie ondersteunt een goede informatievoorziening. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden per functie vastgelegd. Vanuit deze set groeit de informatievraag. Om nu te voorkomen dat iedereen op individueel niveau de informatievraag gaat beantwoorden, is de organisatie aan zet om dit goed te kanaliseren en die media te gebruiken waardoor personeel snel voorzien wordt van up-to-date informatie. Deze kanteling binnen de organisatie van aanbodgericht naar vraaggericht handelen heeft grote gevolgen voor de informatievoorziening. Niveau 4: in deze fase deelt de veiligheidsregio en haar ketenpartners informatie om mono disciplinaire en multidisciplinaire taken uit te kunnen voeren. Per niveau en per proces is de informatiebehoefte in beeld. Producten worden mede door de landelijke ontwikkeling van benchmarking meetbaar en vergelijkbaar met onze partners. De evaluatiesystematiek levert valide stuurinformatie aan het MT van de veiligheidsregio. De stuurbaarheid neemt toe. Integrale visie op informatievolwassenheid (Schouten, OOVplus, maart 2007)

17

Niveau 5: in deze fase wordt binnen de veiligheidsregio bestaande informatie en nieuwe informatie snel en spontaan toegepast door de ketenpartners. De ontwikkeling van producten wordt integraal gemonitord. Er is waar nodig afstemming over de oplevering tussen de partners. Informatiesystemen zijn gekoppeld waardoor het hebben en vooral het delen van nieuwe informatie vanzelfsprekend geworden is. De organisatie kent een groep informatievoorziening die het eerste aanspreekpunt is voor informatievragen en het kanaal vormt richting een landelijke vraagorganisatie. Deze groep bewaakt de informatiestromen (registratie, valideren, verspreiden, toetsen van kwaliteit). Niveau 6: de veiligheidsregio beschikt in deze fase alleen over informatie die te maken heeft met de strategie. Het proces van professionalisering heeft geleid tot een geolied destillatieproces. Informatie uit bronnen vanaf operationeel niveau wordt via het tactisch middenkader ingedikt, gevalideerd en vertaald naar prestatie-indicatoren. Dit proces wordt ondersteund door een planning- en controlesysteem die gebruikt wordt door alle afdelingen binnen de veiligheidsregio.

Na deze theoretische beschrijving van de zes velden en evenzoveel volwassenheidsniveaus, komen we bij de IM-scan. De omgeving en de situatie die per volwassenheidsniveau geschetst is, gaan we nu meer concreet toetsen met gerichte vragen. In onderstaand INVOLvD-diagram staan de zes informatievelden op de horizontale as en de vier organisatievelden op de verticale as. Op de kruisvlakken is summier een kernbegrip aangegeven. Controlevragen die per kruisvlak gesteld worden, hebben in eerste instantie betrekking op dit kernbegrip. De controlevragen geven vervolgens een indicatie voor het volwassenheidsniveau.


18

INVOLvD-methode in relatie tot INK kwaliteitsmodel

Algemene inrichtingsprincipes voor invulling van informatievoorziening 1. Het proces (en daarmee de informatiebehoefte van de gebruikers) is leidend voor de inrichting van de informatievoorziening. 2. Maximaal (her)gebruiken van gegevens en aansluiting op basisregistraties 3. Versterking van de samenwerking met OOV- en ketenpartners. 4. Interne inrichting van het gegevensmanagement . 5. Verantwoordelijkheden en taken in het informatiebeheer worden duidelijk belegd en gestuurd volgens integraal management. 6. Informatie-uitwisseling tussen de brandweerkorpsen, GHOR, AZR, gemeente, gemeentelijke en provinciale diensten en Politie intensiveren. 7. Gebruik van open standaarden om uitwisselbaarheid van gegevens en koppelbaarheid van processen te vergroten. 8. Er wordt toegewerkt naar een regionale applicatie architectuur met scheiding van opslag, verwerking en presentatie van informatie en met een modulaire opbouw.


19

Positionering van projecten Gedefinieerde informatie(deel)projecten voor de toekomst, kunnen geprojecteerd worden in onderstaand schema. Elk project zal consequenties hebben voor alle vier de velden, maar door een project te plaatsen tussen twee `bollen´ wordt wel aangegeven op welke twee vlakken de nadruk ligt. Verder biedt het samen met de zes informatievelden een format om in een plan van aanpak te gebruiken. Per informatieveld en per organisatieonderdeel is nu aan te geven wat de gevolgen zijn van het project en de wenselijke actie op `buurvelden´ om de integrale aanpak te borgen en zo te komen tot gelijkmatige groei. Deze aanpak leidt tot groei die organisatiebreed opgepakt wordt en tot producten die in samenhang ontwikkeld zijn.

Projecten

Organisatie Informatiebeleid

Techniek

Aanpak en werkwijze

Procesbeschrijving

Informatie en kennis

Workshop bewustwording

Personeel


20

Bijlage1: Normen- en indicatieschema (INVOLvD) Velden

Kwaliteitzorg

Kennisbeheer

Communicatie

Crisiscommunicatie

Operationele IV

Dagelijkse IV

Organisatie Strategisch

Integrale visie

Aandacht van de directie Integrale visie

Aandacht van de directie

Integrale visie

Organisatiepijler

Tactisch/beleid

o.b.v handboek KZ

o.b.v. producten

Doelstellingen

Aansluiten bij GRIP

Kerntaken

Werkprocessen

Operationeel

Evaluatie; Deming-cirkel

Haal- en brengplicht

Communicatieplan

Preparatie op rampen

Prep. van stafsectie IV

Leveren info uit eigen data

Functie

1 Fte kwaliteitszorg

0,5 Fte documentenbeh. 1 Fte voorlichting

1 Fte crisiscommunicatie

1 Fte Informatiemanager

Hoofd bedrijfsvoering

Positionering

Stafondersteuning

Bedrijfsbureau

Stafondersteuning

Stafondersteuning / ROT

Operationele voorbereiding

Bedrijfsbureau

land. Koppeling

NVBR netw. Kwaliteitzorg

n.v.t.

NVBR netwerk Cobra

NVBR netw. Comm./ERC

NVBR netwerk ICTIB

Niet direct van toepassing

Taken in teken:

Van lerende organisatie

Professionalisering

Relatiebeheer

Crisisbeheersing

Operationele besluitvorming dagelijkse werkprocessen

Verantwoording

Evaluatiesysteem

Efficiënt zoeksysteem

Comm. Publieksgroepen

Ondersteuning gemeenten Oper. Informatievoorziening Informatievoorziening

Bevoegdheden

Op tactisch niveau

Op operationeel niveau

Op strategisch niveau

Op tactisch niveau

Op tactisch niveau

Op strategisch niveau

Scholing

HBO+ niveau

HBO niveau

HBO / universitair niveau

Min. HBO en OCR (NIFV)

HBO+ en OCR (NIFV)

HBO+ niveau

Oefening

Evaluatie oef. en incident

n.v.t.

Operationeel voorlichter

Rol in het ROT (RCC)

Rol in de stafsectie IV

n.v.t.

Uit crisisinfosysteem

Preparatie met partners

Eigen organisatie

Personeel

Informatie Informatie

Via evaluatie uit eigen org. Eigen organisatie

Eigen org. / omgeving

Kennis

Handboek Kwaliteitszorg

Eigen beheerprotocol

Comm. voor non-profit org. land. richtlijn/ervaringsleer

landelijke ontwikkeling

Eigen beheerprotocol

Systemen

Kantooraut. / intranet

Digitale bibliotheek

Alle media

Crisisinfosysteem

Crisisinfosysteem

Kantooraut. / intranet

Koppelingen

Partners / gemeenten

Internet

Alle relevante groepen

ERC, gemeenten, partners Alle operationele partners

Techniek

Alle interne afdelingen

Bijlage 2: Uitgangspunten voor informatievoorziening Visie op informatievoorziening volgens ACIR (maart 2004 - maart 2005) De informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding is onvoldoende op orde. Dit leidt ertoe dat de kans op slachtoffers en materiële schade als gevolg van een ramp groter is dan nodig. De ACIR is van mening dat een goede informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding is gestoeld op goede informatievoorziening in de reguliere situatie. Daarbij is de grens tussen een crisis, een incident en een ramp niet scherp te trekken. Het gaat uiteindelijk om grootschalig gezamenlijk optreden door de betrokken ketenpartners. Knelpunten in de informatievoorziening hebben veelal een achterliggende oorzaak in de bestuurlijk/financiële en organisatorische context. Technische oplossingen kunnen op zichzelf geen significante verbetering van de informatievoorziening opleveren. Informatie die ‘in ieder geval’ nodig is voor de betrokken besturen en hulpverleningsdiensten moet randvoorwaardelijk beschikbaar en toegankelijk zijn. Kabinetsstandpunt naar aanleiding van ACIR (juni 2005) In juni 2005 heeft de ministerraad in reactie op het ACIR rapport ingestemd met een kwaliteitsslag van de informatievoorziening ten behoeve van de rampenbestrijding. Het kabinet is van mening dat de concrete uitwerking hiervan moet aansluiten bij in gang gezette beleidstrajecten en initiatieven. Taken hiervoor worden bij voorkeur belegd bij bestaande organisaties. Het kabinet wil de informatievoorziening niet centraliseren, maar deze doeltreffend, betrouwbaar en efficiënt in richten. Alle betrokken besturen en organisaties wordt gevraagd de functie informatiemanagement op tenminste regionaal niveau voor wat betreft de eigen discipline in te richten. Er dienen op regionaal niveau gezamenlijke (meerdere disciplines) trainingen en opleidingen op het gebied van informatievoorziening te worden gehouden om zo de competenties op het gebied van informatievoorziening en -uitwisseling te vergroten. Informatievoorziening moet als vast onderdeel opgenomen worden in het oefenprogramma. Visie op informatievoorziening en –management volgens Poire POIRE heeft zich gebaseerd op de door de NVBR-geformuleerde visie op informatievoorziening. De aanpak was gericht op het expliciteren van voorspelbare informatiebehoefte met betrekking tot: • het bepalen of werkprocessen moeten worden gestart (starten) • het kunnen managen van werkprocessen (regie) • het kunnen laten verlopen van werkprocessen (binnen) • het faciliteren van de interactie tussen werkprocessen (tussen). De onderliggende filosofie is dat ICT-oplossingen zo moeten worden vormgegeven als het werkproces vereist: “Proces stuurt Pakket”. De informatievoorziening/-management binnen rampenbestrijding en crisismanagement wordt sterk gekenmerkt door multidisciplinairiteit, een sterke geografische spreiding van centra en beslissingen die onder tijdsdruk moeten worden genomen. Command & Control processen binnen de rampenbestrijding/crisismanagement lijken daarmee veel op die van de krijgsmacht. Om beslissers en bestrijders adequaat toe te rusten en hen in staat te stellen sneller en effectiever te beslissen, moeten informatiesensoren en -bronnen in een informatienetwerk slim worden verbonden en moet voor vier basiszaken worden gezorgd (NEC-concept): 1. een gemeenschappelijk situationeel operationeel beeld 2. een gemeenschappelijk situationeel mentaal beeld 3. een operationeel toegepast principe van zelf synchronisatie met betrekking tot informatie 4. centraal georganiseerde/toegankelijke kennis - en informatiebronnen.

Visie op Informatievoorziening van de NVBR De NVBR beoogt de informatievoorziening voor brandweerzorg, rampenbestrijding en fysieke veiligheidszorg zodanig in te richten, dat de korpsen kunnen beschikken over de juiste informatie, op het juiste moment, op de juiste plaats, tegen zo laag mogelijke kosten. Concrete uitgangspunten hierbij zijn: • Zo min mogelijk zelf creëren van gegevens Met partijen die over relevante gegevens en bestanden beschikken moeten afspraken worden gemaakt over de uitwisseling en kwaliteit van gegevens. • Werken aan één uitwisselingsformat • Bouwen aan een vraaggerichte organisatie met als doel bundeling van krachten bij de Brandweer en het vormen van een gelijkwaardige partner voor het CIP van Politie • Intensivering van de samenwerking met politie, gemeentelijke diensten en GHOR Alle voornoemde punten zijn gericht op het reduceren van dubbel werk en eilandautomatisering en het verhogen van de kwaliteit van de informatievoorziening en dienstverlening. NVBR is tevens de drijvende kracht geweest achter het opstellen van de visie op informatievoorziening en –management bij rampen door middel van het project Poire. In 2006 is verder bereikt: Bekrachtiging van Ínformatie meester´ door de RRC De Wet op de Veiligheidsregio’s heeft grote consequenties voor de wijze waarop de brandweer haar taken in de samenleving uitvoert. De komst van deze wet is voor de Programmaraad Informatiemanagement het signaal geweest om te onderzoeken wat de effecten van deze wet zijn op de informatievoorziening van de brandweer en op welke manier de brandweerorganisatie hierop in moet spelen. Het belangrijkste doel van het beleidsplan is het stellen van prioriteiten op de korte (< één jaar) en middellange (< vijf jaar) termijn. Bekrachtiging van het Rapport Brand-In door de RRC Achtergrondinformatie Waarom het project Brand-in: Voor de brandweer wordt de beschikbaarheid van de juiste informatie op de juiste plaats steeds belangrijker. De snel voortschrijdende technologie biedt steeds meer mogelijkheden voor informatie-uitwisseling. Rondom het thema 'informatiemanagement' is de laatste jaren veel gebeurd: De ICT kanskaart voor de brandweer is uitgebracht en het Project Operationele Informatievoorziening Regionale Brandweerorganisatie (Poire) met het Informatiesysteem Rampenbestrijding (IMRA) is opgezet. Om de maatschappelijk en bestuurlijk gewenste slagvaardigheid en kwaliteit te kunnen leveren, is het van groot belang dat er verder wordt geïnvesteerd in de ontwikkeling van een informatievoorziening voor de brandweer. Doelstelling De brandweer moet haar werk adequaat kunnen uitvoeren. Brand-in richt zich op de informatie die de brandweerkorpsen daarbij nodig hebben. Hiervoor wordt een (eerste) landelijke informatiearchitectuur voor de brandweer ontwikkeld. De praktische waarde van de informatiearchitectuur tonen we met het demonstratiesysteem voor vergunningen. Instellen van de Raad voor Multidisciplinaire InformatieVoorziening (MIV)


23

Integrale visie op informatievolwassenheid

Recommend Documents