INSTRUMENT FLOW Fase 2 (Structuur): Fleximatrix – AS IS
1
Doel
Een fleximatrix heeft tot doel binnen een team een inzicht te geven in de taken die worden opgenomen om een kernopdracht of (kortcyclisch) proces te kunnen realiseren. Dit instrument laat toe inzicht te brengen in de cyclus-opbouw en uitvoering. Op welke manier is er ‘geknipt’ in de cyclus? Wat werd samengehouden en wat niet?
2
Methodiek
Door het doorlopen van de verschillende onderstaande stappen, krijgt men inzicht in enerzijds de taken die worden opgenomen, en anderzijds wie deze taken op zich neemt. Dit kan op teamniveau gebeuren of men kan dit opbouwen binnen een bepaalde cyclus die al dan niet bestaat uit meerdere kortcyclische handelingen.
3
Instrument
3.1
Waarover gaan we een fleximatrix opmaken?
Als startpunt is het cruciaal om de context te bepalen: →
Gaat het over de organisatie?
→
Gaat het over een team en over welk team gaat het?
→
Over welk proces hebben we het?
Het is tevens belangrijk te schetsen of het om een uitvoerend, ondersteunend of besturend team gaat. Schets de rol van dit team in het groter geheel en/of plaats dit binnen de kernopdracht van de organisatie indien relevant.
3.2
Oplijsten taken
Laat elke deelnemer zijn taken oplijsten: Wat doe ik vandaag?
3.3
Cluster de taken
Cluster de taken in enerzijds de uitvoerende taken en anderzijds de regeltaken. Uitvoerende taken: wat zijn de taken die we uitvoeren om de toegevoegde waarde te kunnen creëren binnen realisatie van onze dienst, product, …?: Productie, facturatie, bestellen, voorraad, leveren, klachtenbehandeling, … Regeltaken: wat moet er geregeld zijn of worden om de uitvoerende taken te kunnen realiseren?: Planning, onderhoud, IT-beheer, opleiding, …
3.4
Definieer de rollen in het team
Elke rol bestaat uit een pak uitvoerende en/of regeltaken. Bv ontvanger goederen, aankoper, freezer, orderbehandelaar, … Groepeer de uitvoerende en regeltaken binnen een rol, zoals dit de werking en realisatie van onze kernopdracht actueel typeert.
3.5
Plaats deze taken binnen hun rollen stroomsgewijs op een Excelsjabloon waarbij de taken op de rijen worden geplaatst
Ontvanger goederen
ontvangen grondstoffen ontvangen verbruiksmateriaal ontvangen wisselstukken inboeken in stock papier en omslagen koppelen aan werkorder Clark rijden papier en omslagen op plaats zetten controle geleverde goederen feedback leverancier
Voorraadbeheerder
Stockbeheer Stockcontrole stockbeheer gedrukte goederen
Aankoper
Aankopen papier en omslagen stockartikel Aankopen niet-stock artikelen …
3.6
Plaats elke medewerker van het team op de sjabloon jef
Ontvanger goederen
marcel linda colette fred
louis martinejean
ontvangen grondstoffen ontvangen verbruiksmateriaal ontvangen wisselstukken inboeken in stock papier en omslagen koppelen aan werkorder Clark rijden papier en omslagen op plaats zetten controle geleverde goederen feedback leverancier
Voorraadbeheerder
Stockbeheer Stockcontrole stockbeheer gedrukte goederen
Aankoper
Aankopen papier en omslagen stockartikel Aankopen niet-stock artikelen …
3.7
Laat elk (team)lid aanduiden met een kruisje welk taken hij/zij momenteel doet.
els
katrien
jef
Ontvanger goederen
ontvangen grondstoffen ontvangen verbruiksmateriaal
x
ontvangen wisselstukken
x
inboeken in stock papier en omslagen koppelen aan werkorder x Clark rijden papier en omslagen op plaats zetten
x
controle geleverde goederen feedback leverancier
Voorraadbeheerder
x
Stockbeheer Stockcontrole stockbeheer gedrukte goederen
Aankoper
Aankopen papier en omslagen stockartikel Aankopen niet-stock artikelen …
3.8
Verfijn waar nodig
Bovenstaande taken kunnen te breed zijn gedefinieerd. Verfijn deze op het (micro)-niveau dat van belang is voor de medewerker en/of team/organisatie. Zet deze in chronologische volgorde bij cycli.
3.9
Breng de individuele lijsten samen in 1 groot geheel
Op de verticale as plaatst men het overzicht van de verschillende taken, eventueel gegroepeerd in takenclusters, op de horizontale as krijgt met een overzicht van alle teamleden (1 teamlid per kolom) waarbij de taken die hij/zij momenteel opneemt zijn aangekruist.
jef
Ontvanger goederen
marcel linda colette fred
ontvangen grondstoffen
louis martinejean
x
x
ontvangen verbruiksmateriaal
x
x
x
ontvangen wisselstukken
x
x
x
inboeken in stock
x
papier en omslagen koppelen aan werkorder x
x
Clark rijden papier en omslagen op plaats zetten
x
els
katrien
x x
x
x
x
x
x
controle geleverde goederen feedback leverancier
Voorraadbeheerder
Stockbeheer
x
Stockcontrole stockbeheer gedrukte goederen
Aankoper
x
Aankopen papier en omslagen stockartikel
x
x
Aankopen niet-stock artikelen
x
x
…
3.10 Analyseer de kritische punten aan Op deze manier krijgt men het inzicht: →
Wie welke taken opneemt in de team/organisatie of binnen een cylcus
→
Medewerkers zien van elkaar wie wat doet in het team/organisatie
→
Welke taken door meerdere reeds zijn opgenomen
→
Waar is er ‘geknipt’
→
Wie voert verschillende taken na elkaar uit
→
Welke taken momenteel niet/slecht geregeld zijn (maw waar geen kruisje staat) en een bron zijn van inefficiënties en/of knelpunten
