Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Instructie OASE Inleiding Gemeenten en cursusinstellingen kunnen online kandidaten aanmelden voor het centraal inburgeringsexamen. Daarvoor kunt u gebruik maken van het Online Aanmeld Systeem Examens (OASE). OASE is beschikbaar naast de bestaande papieren aanmeldprocedure. Hieronder leest u hoe OASE werkt en op welke manier u er toegang toe kunt krijgen. Korte samenvatting • U moet eerst aangeven dat u aan dat u door de kandidaat gemachtigd bent om het examen voor hem aan te melden. • Geef de kandidaten op die u wilt aanmelden. • Vind beschikbare plaatsen door de locatie te kiezen en de periode waarbinnen u het examen wilt plannen. Bij “examen” klikt u op de kandidaat en kunt u de gewenste • tijd aangeven. U kunt kandidaten tot 6 maanden vooruit inplannen. U sluit af door te bevestigen en bij overzicht kunt u de gegevens opslaan of printen. Aandachtspunten: • In het menu raadplegen kunt u geplande examens inzien, maar ook wijzigen of annuleren. • Als er sprake is van een vrijstelling of behaald examen, dan is op het tabblad “examen” de kolom onder het desbetreffende examenonderdeel leeg. Dit zal zo snel mogelijk worden aangepast, zodat hier de vrijstelling of het behaalde examen zichtbaar wordt. • U kunt meerdere examens tegelijk verwijderen of annuleren. • Op het overzicht dat wordt getoond bij raadplegen staat de datum en de tijd niet vermeld. Als u klikt op de kandidaat kunt u deze gegevens wel zien. Dit overzicht zal zo snel mogelijk worden aangepast. De rest van het document is een uitgebreide instructie van OASE met schermprintjes om een en ander te verduidelijken. Op de schermprints ziet u testpersonen met de naam “Test GBAv-SAP”.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 1 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Gebruik OASE Aanmelden Na het inloggen op de beveiligde site klikt u op OASE. Na het inloggen of wijzigen van het wachtwoord verschijnt het keuzemenu. U heeft de volgende mogelijkheden: • OASE Raadplegen: raadplegen, wijzigen, annuleren en status van ingeboekte examens op BS-nummer. • OASE Aanmelden: aanmelden van kandidaten, kiezen van plaats en datum en examensoort Voor het inplannen van examens kiest u voor OASE aanmelden Het eerstvolgende scherm is Machtigen. Machtigen Het machtiging scherm verschijnt:
Deze verklaring moet worden aangevinkt voordat er verder kan worden gegaan met het aanmelden van kandidaten. Klik op ‘Verder’. Kandidaten Het scherm ‘kandidaten’ verschijnt:
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 2 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Scherm: Kandidaten Het scherm ‘kandidaten’ heeft als doel om de juiste persoonsgegevens op te voeren voor de personen die examen willen doen. Op dit scherm wordt nog geen link gelegd met eventuele vrijstellingen of gemaakte examenonderdelen van deze personen. Veld
De examens voor de kandidaten dienen te zijn conform Wet inburgering
BS nummer
Geboortedatum Geslacht Naam/signaal
Doelgroep: EX0X
Verwerking
•
Kies 2013 voor de nieuwe examenonderdelen (KNS, Spreekvaardigheid, Luistervaardigheid, Schrijfvaardigheid en Leesvaardigheid)
LET OP: U kunt geen kandidaten via OASE aanmelden voor ONA. Dit moet de klant zelf regelen via het aanvraagformulier op de website www.inburgeren.nl Ook inburgeraars die een bijzondere examen willen doen en naturalisandi die examen willen doen kan de instelling niet via OASE aanmelden. Vul het BSN in (zonder punten, komma’s etc.). Eventueel aangevuld met voorloopnullen zodat deze uit 9 cijfers bestaat Vul de geboortedatum in (kan ook zonder strepen, DDMMJJJJ) Geef aan of de persoon een man of vrouw is Hier komt de naam te staan van de kandidaat, dit wordt door het systeem gevuld op basis van het BSN. Of er komt een melding dat bepaalde DUO - SCI
Pagina 3 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
gegevens niet goed zijn, zoals bijvoorbeeld BSN of geboortedatum. Klik op ‘Controleer kandidaten’ Persoonsgegevens kloppen niet Is de kandidaat niet bekend, geblokkeerd of kloppen de gegevens niet dan volgt er een melding op dezelfde regel achter de gegevens van de kandidaat. Er wordt ook gecontroleerd of een persoon niet inburgeringsplichtig is en de Nederlandse nationaliteit heeft. Als dit het geval is, mag deze niet(elektronisch) worden aangemeld. Als er een fout wordt geconstateerd, kunnen de gegevens gecorrigeerd worden door ze opnieuw in te voeren. Of de gegevens kunnen verwijderd worden door te klikken op ‘verwijderen’ achter de betreffende regel. Dit laatste kan ook bij een geïdentificeerde kandidaat. Klik na het aanpassen opnieuw op de knop ‘controleer kandidaten’. De gegevens worden gecontroleerd en de lege regels worden dan ook verwijderd. Persoonsgegevens kloppen wel Wordt de kandidaat gevonden en er is verder geen foutsituatie, dan worden op dezelfde regel achter de ingevoerde gegevens de naam van de kandidaat getoond. Klik vervolgens op de knop ‘Verder’ om verder gaan met het invullen van de locatiegegevens.
Let op! Zolang de persoonsgegevens niet juist zijn, wordt de knop ‘verder’ niet getoond. Pas als op controleer kandidaten is geklikt en alle gegevens van de kandidaten zijn goed, wordt de knop ‘verder’ getoond.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 4 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Locatie In dit scherm geeft u aan op welke locatie u de examens wilt laten plaatsvinden en het aantal plaatsen dat u per examenonderdeel wilt boeken.
Scherm: locatie Veld
Verwerking
Locatie
Kies de locatie waar deze kandidaten de examens moeten doen
Datum vanaf
Vul de vanaf datum in om een geschikte datum te vinden voor de examens. Dit kan door de datum in het veld met cijfers in te vullen of door de datum via de kalender te kiezen. Dit is de knop achter het veld. De ‘datum vanaf’ moet minimaal 2 weken na de datum vandaag liggen.
Datum tot en met
Vul de ´datum tot en met´ in om een geschikte datum te vinden voor de examens. Dit kan door de datum in het veld met cijfers in te vullen of door de datum via de kalender te kiezen. Dit is de knop achter het veld. De ‘datum tot en met’ mag maximaal 6 maanden na vandaag liggen.
Velden onder ´Aantal benodigde
Doelgroep: EX0X
Let op:
DUO - SCI
Pagina 5 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE plaatsen´
Het is verplicht het aantal benodigde plaatsen in te vullen. Onder het kopje ´Aantal benodigde plaatsen´ staan de examens die van toepassing zijn bij deze kandidaten (oude of nieuwe examenonderdelen). Vul per examenonderdeel in hoeveel plaatsen er geboekt moeten worden.
Klik op ‘verder’ om de datum uit de gekozen periode te kiezen.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 6 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Datum Kies uit de lijst met beschikbare data binnen de gekozen periode. Vink de datum aan waarop de examens geboekt moeten worden.
Scherm: datum Achter de beschikbare datum staat per examenonderdeel aangegeven hoeveel beschikbare plaatsen er zijn. Klik op ‘Verder’ om per kandidaat een examenonderdeel op de beschikbare tijd te boeken.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 7 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Examen Op het scherm ‘Examen’ worden de kandidaten getoond en de examens die gekozen zijn. Kies per kandidaat per examen de tijd waarop deze moet worden geboekt.
Scherm: Examen, voorbeeld meerdere personen Klik op de naam. Onder de examens verschijnt een lijst met beschikbare tijden. Klik op de tijd die u wilt selecteren voor dit examen bij deze kandidaat. De tijd wordt ingevuld en het aantal beschikbare plaatsen dat achter de tijd staat in de lijst, wordt direct verlaagd met 1. Het systeem maakt de tijden grijs en niet aanklikbaar die overlappen met de tijd bij een ander examenonderdeel dat al gekozen is. Zo wordt voorkomen dat er dubbele boekingen worden gedaan. Als een kandidaat vrijgesteld is van, geslaagd is voor of ingepland is voor een examen, is het kiezen van een tijd bij datzelfde examen niet mogelijk. Het kan voorkomen dat een kandidaat zichzelf ook al heeft aangemeld voor een ander examen op een andere locatie op dezelfde datum. Of dat de instelling de kandidaat eerder al heeft aangemeld voor een ander examen op een andere locatie op dezelfde datum. In dat geval wordt de volgende melding getoond:
kandidaat staat op deze datum al ingepland voor een examen op een andere locatie. U kunt dan zelf een keuze maken om door te gaan of dit voor deze kandidaat aan te passen. Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 8 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Daarbij kunt u gebruik maken van het raadpleegscherm om te zien waarvoor deze kandidaat staat ingepland.
Let op! Als u meer plaatsen invult dan u op het scherm ‘locatie’ hebt aangegeven, kan het zijn dat de plaatsen op hetzelfde moment ook worden geboekt door een andere gebruiker. Het systeem zal op dat moment een melding geven dat het niet mogelijk is om te boeken en het boeken kan niet verder worden afgerond.
Klik op ‘Verder’ als alle tijden gekozen zijn, om de boeking te bevestigen. Bevestigen Nu verschijnt een overzicht van de kandidaten, examens en tijden die u zojuist hebt ingevoerd.
Scherm: Bevestigen Klik op ‘Bevestigen’ als alle getoonde gegevens juist zijn. Zijn de gegevens niet goed, klik dan op ‘Terug’ en navigeer vervolgens naar het betreffende scherm waarop de gegevens moeten worden aangepast.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 9 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Overzicht Nadat alle gegevens zijn ingevuld verschijnt het scherm ‘overzicht’:
Scherm: overzicht Onderaan het scherm kan gekozen worden om het overzicht te printen, of op te slaan als Excel bestand of pdf-bestand. Raadplegen Raadplegen gebruikt u om: • Geboekte examens te zoeken • datum en/ locatie te wijzigen • of een aanmelding te verwijderen
Scherm: medewerkers portaal: Zoeken examens, raadplegen Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 10 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Veld BSN
Verwerking Het BSN (zonder punten, komma’s etc.) Eventueel aangevuld met voorloopnullen zodat deze uit 9 cijfers bestaat
Datum
Datum van het geboekte examen. Je kunt de datum achter elkaar doortypen (10052009) of op het kalenderteken klikken om een datum te kiezen. (DDMMJJJJ)
Locatie
Klik op
om de locatie te kiezen. Hierin staan alle locaties waar de
examens/examenonderdelen worden afgenomen. Status
Status kan men uit de volgende mogelijkheden kiezen:
examen
•
Geslaagd
•
Niet op komen dagen
•
Ingepland (de boeking heeft de status ‘ingepland’ als de examendatum meer dan 14 dagen in de toekomst ligt.)
•
Ongeldig (de boeking is ongeldig wanneer sprake is van een storing, of wanneer
•
Niet geslaagd
•
Definitief (de boeking is definitief vanaf twee weken voor de examendatum tot en
om andere redenen de gegevens niet goed zijn verwerkt in het systeem)
met de examendatum.) De examens met de status ‘geslaagd’, ‘definitief’ en ‘vrijstelling’ kun je niet wijzigen, alleen raadplegen. Examen
Kies hier op welk examenonderdeel u wilt zoeken
Het veld BSN kunt u als zelfstandig zoekcriterium gebruiken. Dit geldt niet voor de andere velden. Deze moeten in combinatie worden gebruikt. U kunt zoeken op een combinatie van datum en locatie, eventueel aangevuld met status examen of examen. Klik vervolgens op de knop ‘Zoeken’. Het resultaat verschijnt in beeld.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 11 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Scherm: medewerkers portaal: Raadplegen examens Klik op een BSN om de detailgegevens van deze boeking te bekijken.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 12 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Scherm: medewerkers portaal: Raadplegen details examens Zowel op het scherm ‘raadplegen examens’ als het scherm ‘raadplegen details examen’ vindt u de knoppen ‘wijzig’ en ‘annuleer’. De vervolgstappen zijn beide keren hetzelfde. Knop
Verwerking
Met deze knop kunt u terug naar het vorige scherm.
Wijzig
Deze knop wordt alleen getoond als de examendatum meer dan 2 weken in de toekomst ligt. Hiermee kan de boeking worden gewijzigd. (zie Wijzigen)
Verwijder
LET OP: deze knop is bedoeld voor het annuleren van de examenboeking! Wilt u terug naar het vorige scherm, dan moet u dat doen via de knop ‘Terug’.
De knop Annuleer wordt alleen getoond als de examendatum in de toekomst ligt. Als op Annuleren wordt geklikt en de examendatum binnen 14 dagen van de huidige datum ligt, volgt de melding: Let op! Het examen ligt binnen 14 dagen na vandaag. De examengelden worden daarom wel in rekening gebracht. U kunt er dan zelf voor kiezen om het af te breken of de boeking te annuleren, via de knop ‘bevestigen’. Pas na het bevestigen is de boeking definitief geannuleerd.
Wijzigen Via de knop ‘Wijzig’ komt u terecht op het scherm ‘wijzig examen’. Afhankelijk van de boeking, ziet u het scherm) of ‘locatie’ (voor de overige examenonderdelen). Aangeven of de locatie, datum of tijdstip moet worden gewijzigd (examenmoment). Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 13 van 14
Datum: 23-6-2015
Instructie OASE
Scherm: medewerkers portaal: Wijzig examen
Veld
Verwerking
Wijzigen
Wilt u de locatie, datum en/of het tijdstip wijzigen waarop het examen plaatsvindt, dan moet u bij ‘examenmoment’ kiezen voor ‘ja’. Als u kiest voor ‘nee’, betekent het dat u het examenmoment niet wilt wijzigen. U hoeft dan de bijbehorende schermen niet te doorlopen. De schermen locatie, datum en tijdstip worden dan overgeslagen.
examenmoment
Als u het examenmoment (locatie, datum, tijdstip) aan vinkt om te wijzigen, doorloopt u dezelfde schermen als bij het aanmelden. Na bevestiging is de boeking pas opgeslagen en doorgevoerd. U kunt er voor kiezen om de gegevens op te slaan als xls of pdf.
Doelgroep: EX0X
DUO - SCI
Pagina 14 van 14
