Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden

Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Stichting Philadelphia Zorg

Het beste uit jezelf

2

Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Stichting Philadelphia Zorg

1

Inhoud   1. Begripsbepaling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3   2. Instelling cliëntenraden en participatieraden .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5   3. Taak cliëntenraad en participatieraad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6   4. Samenstelling leden cliëntenraad en participatieraad .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6   5. Benoeming leden .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7   6. Duur en einde lidmaatschap .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7   7. Voorwaarden voor medezeggenschap .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9   8. Bevoegdheden van de cliëntenraad en participatieraad .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10   9. Overige (boven)wettelijke bevoegdheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 10. Procedure voordracht Raad van Toezicht .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 11. Geheimhouding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 12. Geschillenregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 13. Overgangs- en slotbepalingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Bijlage 1. Matrix verdeling onderwerpen cliënten- en participatieraden, lokaal, regionaal en landelijk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2

Instellingsbesluit Aan dit instellingsbesluit ligt een visiedocument ten grondslag. Dit document met de titel ‘Visie Stichting Philadelphia Zorg op de medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers’ is op te vragen bij het bestuurssecretariaat.

1. Begripsbepaling Artikel 1 In dit besluit wordt verstaan onder: 1.  Zorgaanbieder De Stichting Philadelphia Zorg en alle daarbij aangesloten rechtspersonen die door haar in stand worden gehouden, zijnde de instelling die diensten verleent aan cliënten en daartoe is toegelaten op grond van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) en de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten) AWBZ. 2. Raad van Bestuur Het orgaan dat krachtens de statuten van Stichting Philadelphia Zorg (hierna te noemen Philadelphia) dat belast is met de leiding van de stichting en met de coördinatie van de beleidsvoering. 3. Raad van Toezicht Het orgaan dat toezicht houdt op de Raad van Bestuur. 4. Cliënten De natuurlijke personen ten behoeve van wie Philadelphia werkzaam is 5. Ouder of (wettelijk) vertegenwoordiger De ouder of (wettelijk) vertegenwoordiger/belangenbehartiger van een cliënt die als zodanig bij Philadelphia bekend is. 6. Regiodirecteur De persoon die leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor de zorg en dienstverlening aan een door Philadelphia gevormde clustering van organisatorische eenheden (regio genoemd). 7. Locatiemanager De persoon die leiding geeft aan en verantwoordelijk is voor de zorg en dienstverlening aan een door Philadelphia gevormde organisatorische eenheid. 8. Huiskameroverleg of werkoverleg Overleg binnen een woon- of werkeenheid, waarin de dagelijkse gang van zaken met elkaar wordt besproken.

3

9. Lokale cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ (Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen), door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor een lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager behartigt. 10. Lokale participatieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor een lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager behartigt. 11. Regionale cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor een regio behartigt. 12. Regionale participatieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor een regio behartigt. 13. Landelijke cliëntenraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor de gezamenlijke instelling behartigt. 14. Landelijke participatieraad Het, op basis van artikel 2 van de WMCZ, door de zorgaanbieder ingestelde orgaan, bestaande uit ouders of (wettelijk) vertegenwoordigers van cliënten, dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten voor de gezamenlijke instelling behartigt. 15. Instellingsbesluit Dit document, waarin de zorgaanbieder vastlegt over welke middelen de cliëntenraden en participatieraden kunnen beschikken en wat de regels zijn voor samenstelling van de cliëntenraad, de benoeming van nieuwe cliëntenraadsleden en de zittingsduur. 16. Commissie van Vertrouwenslieden De door de Raad van Bestuur en landelijke cliëntenraad en landelijke participatieraad en op grond van de WMCZ ingestelde commissie van vertrouwenslieden.

4

2. Instelling cliëntenraden en participatieraden Artikel 2 Binnen iedere wooneenheid of werkeenheid vinden minimaal zes keer per jaar huiskameroverleggen dan wel werkoverleggen plaats. De (coördinerend) begeleider of locatiemanager is gesprekspartner van deze overleggen. Philadelphia stelt daarnaast cliëntenraden en participatieraden conform de Wmcz als volgt in: • Per organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager wordt één lokale cliënten­raad en één participatieraad ingesteld. De locatiemanager is de gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de participatieraad en zij vergaderen minimaal vier keer per jaar. • Per regio wordt één regionale cliëntenraad en één regionale participatieraad ingesteld. De regiodirecteur van de betreffende regio is de gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de participatieraad en zij vergaderen minimaal vier keer per jaar.  • Voor de gezamenlijke vestigingen van Philadelphia wordt één landelijke cliëntenraad en één landelijke participatieraad ingesteld. De Raad van Bestuur is gesprekspartner van zowel de cliëntenraad als de participatieraad en zij vergaderen minimaal zes keer per jaar.

Artikel 3 1. De cliëntenraad dan wel participatieraad en de zorgaanbieder komen bijeen volgens een, door hen in onderling overleg jaarlijks vast te stellen, vergaderrooster. 2. Voorts komen de zorgaanbieder en de cliëntenraad dan wel participatieraad bijeen binnen twee weken nadat de cliëntenraad, participatieraad of de zorgaanbieder daar schriftelijk, onder opgave van redenen, om heeft verzocht. 3. Een vergadering wordt niet gehouden als minder dan de helft van het aantal leden van de cliënten­raad of participatieraad aanwezig is of als de zorgaanbieder afwezig is. Indien een vergadering op grond van het bepaalde in de eerste volzin niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven met dezelfde agenda. 4. Zowel de cliëntenraad, participatieraad als de zorgaanbieder kan zich tijdens de vergadering laten bijstaan door één of meer deskundigen. 5. De cliëntenraad kan waar nodig ondersteuning krijgen in haar werkzaamheden. 6. De agenda voor de vergadering wordt opgesteld door de ambtelijk secretaris van de cliënten­ raad of participatieraad / dan wel degene die de raad ambtelijk ondersteunt, in overleg met de voor­zitter en de zorgaanbieder. De ambtelijk secretaris plaatst alle onderwerpen die door de zorg­aan­bieder en/of de cliëntenraad/participatieraad voor het overleg zijn aangemeld, op de agenda. 7. De vergadering wordt door de ambtelijk secretaris / dan wel degene die de raad ambtelijk onder­steunt schriftelijk bijeengeroepen, ten minste zeven dagen voordat de vergadering wordt gehouden. De ambtelijk secretaris voegt bij de oproep de agenda en de bijbehorende stukken. 8. De ambtelijk secretaris / dan wel degene die de raad ambtelijk ondersteunt is verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag van de vergadering. Dit verslag wordt tijdens de eerst­ volgende vergadering vastgesteld. 9. Een vergadering wordt door de voorzitter geschorst wanneer de cliëntenraad, participatieraad of de zorgaanbieder voor een bepaald onderwerp afzonderlijk beraad wenselijk acht.

5

3. Taak cliëntenraad en participatieraad Artikel 4 De cliëntenraden en participatieraden hebben tot taak om, binnen het kader van de doelstellingen van de instelling en met inachtneming van dit instellingsbesluit, in het bijzonder de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen.

4. Samenstelling leden cliëntenraad en participatieraad Artikel 5 Het uitgangspunt binnen de medezeggenschap van Philadelphia is dat iedere cliënt moet kunnen meepraten over zijn zorg en dienstverlening. De praktijk wijst uit dat er veel verschillende vormen van zorg en dienstverlening zijn, waarbij er ook cliënten zijn voor wie meepraten in een cliëntenraad niet mogelijk is. Als de achtergrond van cliënten of de verschillende zorgvormen binnen een organisatorische eenheid te zeer verschillen om een representatieve lokale cliëntenraad of lokale participatieraad te kunnen vormen, kan de locatiemanager in overleg met cliënten en ouders/vertegenwoordigers en de regiodirecteur kiezen voor een inrichting van medezeggenschap die passend is voor de lokale situatie.

Artikel 6 1. De lokale cliëntenraad bestaat uit een representatieve vertegenwoordiging vanuit de lokale organisatorische eenheid onder leiding van een locatiemanager. Iedere lokale cliëntenraad en participatieraad bestaat uit vijf tot zeven leden met een minimum van drie leden. 2. Iedere regionale cliëntenraad en participatieraad bestaat uit vijf tot zeven leden met een minimum van drie leden. In een regionale cliëntenraad of participatieraad zijn zoveel als mogelijk alle verschillende zorgvormen die door Philadelphia in deze regio worden geboden vertegen­woordigd. Per lokale organisatorische eenheid mag maximaal één persoon in de regionale raad vertegenwoordigd zijn. De betreffende regiodirecteur zal toezien op de daad­ werkelijke representativiteit van de raden. 3. De landelijke cliëntenraad en participatieraad bestaan ieder uit vijftien leden (een vertegen­ woordiger uit elke regio en de voorzitter). De landelijke cliëntenraad of landelijke participatie­ raad heeft een evenredige vertegenwoordiging vanuit de verschillende regio’s en doelgroepen van Philadelphia. De door de verschillende regio’s gekozen leden van de landelijke raden kiezen uit hun midden een voorzitter. De regio van waaruit de voorzitter komt draagt een tweede vertegenwoordiger voor de landelijke raad voor.

6

Artikel 7 1. Lid van de cliëntenraad kunnen zijn: cliënten die in een organisatie verblijven of met regelmaat zorg ontvangen vanuit de organisatie. 2. Lid van de participatieraad kunnen zijn: • Ouders van een cliënt; • (Wettelijk) vertegenwoordigers van een cliënt die tevens als zodanig bij Philadelphia bekend zijn; 3. Personen die een dienstverband hebben met Philadelphia kunnen geen deel uit maken van een participatieraad. 4. Leden zijn lid op persoonlijke titel, lidmaatschap is niet overdraagbaar.

5. Benoeming leden Artikel 8 1. De leden van de lokale, regionale en landelijke cliëntenraad en participatieraad worden benoemd door de zorgaanbieder op bindende voordracht van de cliëntenraad/participatie­raad. De benoe­ming vindt plaats door diegene die voor de betreffende raad gesprekspartner is. 2. Besluiten tot voordracht van een lid van cliëntenraad en participatieraad worden met meerder­heid van stemmen genomen. 3. Besluiten tot benoeming van een lokaal en regionaal cliëntenraadslid en participatieraadslid worden bekend gemaakt aan de achterban. 4. De leden van de lokale raden vaardigen het benodigde aantal leden af naar de regionale raad, zodat op dit niveau een representatieve vertegenwoordiging van de verschillende zorgvormen ontstaat. 5. De leden van de regionale cliëntenraad en regionale participatieraad vaardigen één lid af als vaste vertegenwoordiger in de landelijke cliëntenraad en landelijke participatieraad. 6. De landelijke cliëntenraad en participatieraad kiezen uit hun midden een voorzitter. De regionale raad waaruit dit lid afkomstig is mag nog iemand afvaardigen naar de landelijke raad. 7. In een separaat document wordt door Philadelphia en de landelijke cliëntenraad en landelijke participatieraad de procedure beschreven omtrent het verkiezen van leden.

6. Duur en einde lidmaatschap Artikel 9 1. De leden van de cliëntenraad en participatieraad worden gekozen voor vier jaar; ze zijn terstond herbenoembaar. De maximale aaneengesloten zittingsperiode is twee keer vier jaar. 2. Nadat een lid is afgetreden na de maximale aaneengesloten zittingsperiode te hebben voltooid, is het lid niet eerder voor een nieuwe termijn herkiesbaar dan na een periode van vier jaar.

7

Artikel 10 De leden van de cliëntenraden en participatieraden treden af volgens een door de raden opgesteld rooster van aftreden.

Artikel 11 1. Het lidmaatschap van de cliëntenraad en participatieraad eindigt: a. door verloop van de zittingsduur; b. door overlijden; c. door te bedanken voor het lidmaatschap, met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden; d. wanneer de cliëntenraad of participatieraad, overeenkomstig de regeling die hij daarvoor reglementair getroffen heeft, besluit dat voortzetting van het lidmaatschap redelijkerwijs niet van de cliëntenraad of participatieraad gevergd kan worden; e. indien de cliëntenraad of participatieraad niet meer representatief is voor de cliënten van Philadelphia of niet meer in staat is om de gemeenschappelijke belangen van cliënten te behartigen (zoals bedoelt in art. 2 lid 3 WMCZ). De zorgaanbieder kan dan de cliëntenraad of participatieraad collectief ontslaan. f. wanneer een lid ophoudt te voldoen aan het begrip ouder/belangenbehartiger of cliënt zoals beschreven in artikel 1; tot een maximum van 6 maanden nadat iemand voldoet aan dit begrip. 2. Ontslag van een lid van de cliëntenraad of participatieraad door de zorgaanbieder is mogelijk indien dit lid zich schuldig maakt aan gedragingen die conform het Burgerlijk Wetboek als strafbaar feit beschreven zijn. 3. De cliëntenraad of participatieraad kan een lid schorsen. Deze procedure is vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de cliëntenraad of participatieraad. 4. Personen die als lid van de cliëntenraad of participatieraad zijn ontslagen door de zorg­ aanbieder kunnen in de twee jaar volgend op hun ontslag niet worden benoemd tot lid van de cliëntenraad of participatieraad.

Artikel 12 De cliëntenraad of participatieraad voorzien op zo kort mogelijke termijn in tussentijdse vacatures conform de bepalingen in paragraaf 5. De zorgaanbieder voorziet in middelen die redelijkerwijs nodig zijn om dit te realiseren.

Artikel 13 Bij vervulling van een tussentijdse vacature treedt het nieuwe lid in het rooster van aftreden in de plaats van zijn voorganger.

8

7. Voorwaarden voor medezeggenschap Artikel 14 1. De zorgaanbieder draagt er zorg voor dat degenen die solliciteren naar de functie van cliëntenraadslid of participatieraadslid en leden van een cliëntenraad of participatieraad niet uit hoofde van hun sollicitatie of lidmaatschap worden benadeeld in de organisatie. 2. Leden van de cliëntenraad of participatieraad die menen dat er sprake is van hinder (zoals genoemd in artikel 13), kunnen zich wenden tot de gesprekspartner op het betreffende organisatie­ ­niveau zijnde de Raad van Bestuur, de regiodirecteur of locatiemanager.

Artikel 15 1. De kosten die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de cliënten­ raden of participatieraden komen ten laste van Philadelphia. 2. De zorgaanbieder stelt gezamenlijk met de cliëntenraad en participatieraad ieder jaar in december opnieuw een budget vast op het niveau in de organisatie waarvoor de cliëntenraad of participatieraad is ingesteld. Kosten waardoor het budget wordt overschreden, komen na verantwoording op verzoek van de cliëntenraad of participatieraad en na goedkeuring door de zorgaanbieder ten laste van de zorgaanbieder. 3. De kosten van het voeren van rechtsgedingen in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen komen slechts ten laste van de zorgaanbieder indien deze van tevoren van de te maken kosten schriftelijk op de hoogte is gesteld.

Artikel 16 1. De zorgaanbieder staat de cliëntenraad en participatieraad het gebruik toe van die voor­ zieningen waarover hij kan beschikken en die de cliëntenraad of participatieraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. 2. Onverminderd het bepaalde in lid 1 kan de zorgaanbieder jaarlijks, in overeenstemming met de cliëntenraad of participatieraad, een nadere regeling vaststellen waarin wordt beschreven welke voorzieningen de cliëntenraad of participatieraad ten dienste staan; de mate waarin daarvan gebruik wordt gemaakt en al het overige wat in dit kader relevant wordt geacht. 3. De Raad van Bestuur geeft de cliëntenraden en participatieraden de gelegenheid cliënten, ouders, (wettelijk) vertegenwoordigers en medewerkers te informeren over het werk van de cliëntenraad of participatieraad via nader af te stemmen communicatiemiddelen. 4. De cliëntenraden en participatieraden houden de zorgaanbieder op de hoogte van de wijze waarop de raden met de cliënten, ouders en (wettelijk) vertegenwoordigers overleggen en van de wijze waarop zij hen informeren. 5. De cliëntenraad en participatieraad gekoppeld aan eenzelfde niveau in de organisatie stemmen minstens twee keer per jaar met elkaar af en houden de organisatie hiervan op de hoogte.

Artikel 17 Bij verschil van mening tussen de zorgaanbieder en de cliëntenraad of participatieraad over het naleven van de artikelen 14 en 15 kan de cliëntenraad of participatieraad zich tot de kantonrechter wenden.

9

Artikel 18 1. Leden van de cliëntenraad of participatieraad kunnen de reiskosten ten behoeve van werk­ zaam­heden van de cliëntenraad of participatieraad declareren bij Philadelphia. 2. Kosten gemaakt met het openbaar vervoer kunnen voor 100% worden gedeclareerd. Overige vervoerskosten kunnen worden gedeclareerd voor € 0,29 per kilometer. Declaraties geschieden middels een formulier wat door Philadelphia wordt opgesteld.

8. Bevoegdheden van de cliëntenraad en participatieraad Artikel 19 1. De cliëntenraad en participatieraden zijn bevoegd de zorgaanbieder te adviseren over alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. 2. De cliëntenraden en participatieraden hebben adviesbevoegdheid op zaken die de kwaliteit van de zorg en dienstverlening betreffen. 3. De participatieraden hebben naast adviesbevoegdheid op de zorg en dienstverlening ook adviesbevoegdheid op zaken die de organisatie en bedrijfsmatige kant van Philadelphia betreffen. 4. In de bijlage is een onderwerpenverdeling tussen de lokale, regionale en landelijke raden én de cliëntenraad en participatieraad opgenomen. 5. Alle adviezen worden op een zodanig tijdstip gevraagd dat ze van wezenlijke invloed kunnen zijn op het te nemen besluit. 6. De organisatie verstrekt de cliëntenraad en de participatieraad, tijdig en desgevraagd, schriftelijk en/of mondeling de inlichtingen en gegevens die de cliëntenraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijs nodig heeft. 7. De zorgaanbieder neemt geen, van een schriftelijk door de cliëntenraad of participatieraad gedaan advies, afwijkend besluit dan nadat dit besluit tenminste éénmaal in de overleg­vergade­ ring aan de orde is geweest. 8. De zorgaanbieder doet van een besluit over een schriftelijk gedaan advies van de cliëntenraad of participatieraad schriftelijk, en, voor zover hij van het advies afwijkt, onder opgave van redenen, mededeling aan de cliëntenraad of participatieraad. 9. Wanneer de cliëntenraad of participatieraad een schriftelijk advies doet over één van de onderwerpen genoemd in de bijlage neemt de zorgaanbieder geen van dat advies afwijkend besluit, tenzij hij het besluit moet nemen op grond van een wettelijk voorschrift of nadat de Commissie van Vertrouwenslieden heeft vastgesteld dat de zorgaanbieder, bij afweging van de betrokken belangen, in redelijkheid het voorgenomen besluit kan nemen. 10. Bij het bepalen op welk niveau een onderwerp ter advisering wordt voorgelegd aan een raad is de vraag leidend op welk niveau in de organisatie de besluitvorming ten aanzien van dit onderwerp plaatsvindt. Met betrekking tot adviezen geldt dat door een raad op een hoger organisatieniveau uitgebrachte adviezen niet herroepbaar zijn door een raad op een lager organisatieniveau.

10

9. Overige (boven)wettelijke bevoegdheden Artikel 20 1. De landelijke participatieraad en landelijke cliëntenraad hebben gezamenlijk het recht van voordracht voor de benoeming van de volgende functionarissen: • een lid van de Klachtencommissie (deze commissie vervult eveneens de functie van Commissie van Vertrouwenslieden); • een bestuurslid van de Stichting Philadelphia Bewindvoering en Vermogensbeheer. 2. De landelijke participatieraad en landelijke cliëntenraad hebben verzwaard adviesrecht ten aanzien van de wijziging van de doelstelling of grondslag van Stichting Philadelphia Zorg.

10. Procedure voordracht Raad van Toezicht Artikel 21 1. Een lid van de Raad van Toezicht van de organisatie wordt benoemd op gezamenlijke bindende voordracht van de landelijke cliëntenraad en landelijke participatieraad. 2. Wanneer het lid van de Raad van Toezicht dat op bindende voordracht is benoemd terug­treedt, worden de landelijke cliëntenraad en landelijke participatieraad hiervan zo spoedig mogelijk in kennis gesteld door de Raad van Toezicht. 3. De Raad van Toezicht en de cliëntenraad/participatieraad spreken een termijn af waarbinnen de cliëntenraad/participatieraad een voordracht zal doen. 4. De Raad van Toezicht benoemt de kandidaat die de raden hebben voorgedragen, tenzij deze kandidaat niet voldoet aan de eisen die volgens de statuten van de zorgaanbieder gelden voor alle leden van de Raad van Toezicht. 5. Indien de cliëntenraad/participatieraad geen gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een kandidaat voor te dragen, is de Raad van Toezicht vrij om een kandidaat te benoemen die niet is voorgedragen door de raden. Dit is ook het geval als de raden geen voordracht doen binnen de in het derde lid bedoelde termijn. Na het verstrijken van de zittingstermijn van degene die is benoemd op basis van deze bepaling, worden de cliëntenraad en participatieraad opnieuw in de gelegenheid gesteld om een kandidaat ter benoeming voor te dragen.

11

11. Geheimhouding Artikel 22 1. De leden van de cliëntenraad en participatieraad zijn verplicht tot geheimhouding van alle informatie die zij in hun hoedanigheid als lid van de cliëntenraad of participatieraad vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs kunnen vermoeden. 2. De geheimhoudingsplicht duurt voort na het einde van het lidmaatschap van de cliëntenraad of participatieraad. 3. De zorgaanbieder kan leden van de cliëntenraad of participatieraad uitsluitend geheimhouding opleggen indien hij dit voorafgaand aan het verstrekken van de informatie waarop de geheimhouding betrekking heeft, heeft gemeld aan de cliëntenraad of participatieraad en de cliëntenraad of participatieraad hiertegen geen bezwaar heeft gemaakt. De zorgaanbieder en cliëntenraad of participatieraad spreken per keer af hoe lang en voor wie de geheimhoudings­ plicht geldt.

12. Geschillenregeling Artikel 23 1. De Raad van Bestuur en de landelijke participatieraad en landelijke cliëntenraad stellen een Commissie van Vertrouwenslieden in. Deze commissie wordt gevormd door de leden van de Klachtencommissie. 2. De commissie heeft tot taak te bemiddelen en zonodig een bindende uitspraak te doen: a. op verzoek van de cliëntenraad in geschillen met de Raad van Bestuur over de uitvoering van de artikelen 3; 4, eerste en derde lid; 5, eerste lid; en 9 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ); b. op verzoek van de Raad van Bestuur, indien deze ten aanzien van een onderwerp, genoemd als onderwerp van verzwaard advies in de onderwerpenverdeling in de bijlage van dit document, een van het schriftelijk uitgebrachte advies afwijkend besluit wil nemen. 3. Geschillen tussen zorgaanbieder en de cliëntenraad of participatieraad over de WMCZ worden voorgelegd aan de Commissie van Vertrouwenslieden. 4. Van een geschil is alleen sprake wanneer de cliëntenraad, participatieraad of de zorgaanbieder te kennen geven een geschil aanwezig te achten en dit schriftelijk bevestigen. 5. Bij inschakeling van de Commissie van Vertrouwenslieden stelt de cliëntenraad, participatie­raad dan wel de zorgaanbieder de andere partij terstond op de hoogte. 6. De kosten voor de Commissie van Vertrouwenslieden worden gedragen door de zorgaanbieder.

12

13. Overgangs- en slotbepalingen Artikel 24 Overgangsregeling 1. Dit instellingsbesluit vervangt de reglementen uit 2001. 2. Vanaf het moment van ondertekening zal binnen een termijn van 24 maanden dit document als geheel in werking treden. 3. Huidige leden die op moment van ondertekening van dit instellingsbesluit in de cliëntenraad of participatieraad zitten, blijven zitting houden in de nieuwe raden die worden gevormd. 4. Raden zullen in onderling overleg een rooster van aftreden maken. Bij het opstellen van het rooster van aftreden is de lengte van de huidige zittingstermijn van het betreffende lid leidend. De huidige raadsleden kunnen in overleg met hun gesprekspartner tot een maximum van twee jaar na inwerkingtreding van dit document zitting blijven hebben in de raad.

Artikel 25 1. In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, beslist de zorgaanbieder en stelt deze de cliënten­ raad of participatieraad in staat hierover te adviseren. 2. Dit besluit kan worden gewijzigd door de zorgaanbieder. De zorgaanbieder wijzigt dit besluit niet voordat de cliëntenraad of participatieraad hierover positief advies heeft uitgebracht dan wel, wanneer dit advies negatief is, de interne Commissie van Vertrouwenslieden heeft vast­ gesteld dat de zorgaanbieder bij afweging van de betrokken belangen in redelijkheid tot de beoogde wijziging van het besluit kan komen. Vastgesteld door de Raad van Bestuur van Stichting Philadelphia Zorg op 2 maart 2010 te Nunspeet. Namens de zorgaanbieder,

Greet Prins Voorzitter Raad van Bestuur

13

Bijlage 1:

Matrix verdeling onderwerpen cliënten- en participatieraden, lokaal, regionaal en landelijk Deze matrix geeft een overzicht van de rechten die de WMCZ (Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen) aan cliëntenraden geeft. De WMCZ biedt cliëntenraden en zorginstellingen de mogelijkheid om, behalve de wettelijke rechten ook extra rechten aan de cliëntenraad toe te kennen, de zogenoemde bovenwettelijke bevoegdheden. Zorgaanbieder en cliëntenraden kunnen hier samen nadere afspraken over maken. Bij het bepalen op welk niveau een onderwerp wordt besproken is de vraag bepalend op welk niveau de organisatie de besluitvorming hierover plaatsvindt. De manier waarop de medezeggenschap van cliënten/belangenbehartigers wordt georganiseerd sluit aan op de organisatiestructuur van Philadelphia. Medezeggenschap volgt zeggenschap. Dat wil zeggen dat medezeggenschap plaats­ vindt waar zeggenschap wordt uitgeoefend ofwel op de plaatsen waar besluiten worden genomen. Concreet betekent dit dat medezeggenschap wordt georganiseerd op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Verklaring afkortingen: O = ongevraagd advies, A = advies en Z = verzwaard advies WMCZ Artikel

Onderwerp

Lokale cliëntenraad/ Participatieraad

Regionale cliëntenraad/ participatieraad

Landelijke cliënten­ raad/ participatieraad

Alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn

Onderwerpen die voor cliënten van de lokale organisatorische eenheid van belang zijn

Alle onderwerpen die voor cliënten van belang zijn op regioniveau

Onderwerpen die voor alle cliënten van belang zijn

A

Fusie of duurzame samenwerking met andere instelling Hierover hebben de participatieraden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd

Fusie of duurzame samenwerking in de regio Hierover hebben de participatieraden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd

Fusie of duurzame samenwerking van de organisatie. Hierover hebben de partici­pa­tie­raden adviesrecht Cliëntenraden worden geïnformeerd

3.1.c

A

Opheffing van de Opheffing van de locatie, instelling, verhuizing of verhuizing van de verbouwing locatie, verbouwing, wijzigen van de locatie (ook de inrichting, gemeenschappelijke ruimtes en de tuin)

Huisvestingsbeleid en lange termijn huis­ vestingsplan van de regio

Huisvestingsbeleid, vergaande bouw­ plannen van de organisatie

3.1.d

A

3.3

3.1.b

WMCZ Recht

O

3.1.e

A

3.1.f

A

Belangrijke wijziging van de organisatie

Wijziging van de organi­ Wijziging van de Beleid over de satie van de lokale orga­ organisatie in de regio organisatie van de nisatorische eenheid zorginstelling

Belangrijke inkrimping, Veranderingen in het uitbreiding, of wijziging werk van de locatie (ook doelgroepenbeleid) van de werkzaam­ heden

Veranderingen in het werk van de regio (ook doel­groepen­ beleid)

Veranderingen in het werk van de rechts­ persoon / organisatie als geheel (ook doel­ groepenbeleid)

Benoeming van hoogste leiding­gevenden van de instelling

Regiodirecteur

Raad van Bestuur

14

WMCZ Artikel

3.1.g

WMCZ Recht

A

3.1.h

A

3.1.i

Z

3.1.i

3.1.i

3.1.i

3.1.i

3.1.j

Onderwerp

Lokale cliëntenraad/ Participatieraad

Regionale cliëntenraad/ participatieraad

Landelijke cliënten­ raad/ participatieraad

Jaarplan, begroting en jaarrekening Hierover hebben de participatieraden advies­recht Cliëntenraden worden wel geïnformeerd

Jaarplan, begroting en de lokale organisato­ri­ sche eenheid Hierover hebben de participatieraden advies­ recht Cliëntenraden worden wel geïnformeerd

Jaarplan, begroting van de regio Hierover hebben de participatieraden adviesrecht Cliëntenraden worden wel geïnformeerd

Jaarplan, begroting en jaarrekening van de organisatie Hierover hebben de participatieraden adviesrecht Cliëntenraden worden wel geïnformeerd

Algemeen beleid toelating en beëindi­ ging zorg van cliënten van de regio

Algemeen beleid rond toelating cliënten en beëindiging zorg­ verlening

Algemeen toelatings­ beleid cliënten en beleid rond de beëindi­ ging zorgverlening aan cliënten Voeding

Het eten op de locatie (ook tijdstip, kwaliteit, keuzemenu, catering)

Specifiek voedings­ beleid in de regio

Algemeen beleid rond voeding

Veiligheid

Veiligheid op de locatie Veiligheidsbeleid gericht op cliënten (ook ontruimingsplan, brandveiligheid, inbraak­ van de regio preventie, veiligheid in de buurt, calamiteitenplan, etc.)

Algemeen beleid rond veiligheid, arbobeleid, beleid middelen en maatregelen

Gezondheid en hygiëne

Rookbeleid, uitvoering van beleid rond gezondheid en hygiëne op de locatie

Uitvoering van beleid Algemeen beleid over gezondheid en hygiëne rond gezondheid en hygiëne specifiek voor cliënten van de regio

Geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand van cliënten

Invulling hiervan op de locatie

Invulling hiervan voor cliënten van de regio

Algemeen beleid over geestelijke verzorging en maatschappelijke bijstand van cliënten

Z

Recreatiemogelijk­ heden, ontspanningsmogelijkheden en ont­ spann­ings­activiteiten

Ontspanningsactiviteiten Recreatie en ontspan­ ningsbeleid voor en -mogelijkheden, cliënten van de regio recreatie, vakanties, uitstapjes

Algemeen beleid over recreatie en ontspan­ ningsactiviteiten van cliënten

Z

Systematische bewaking, beheersing, of verbetering van de kwaliteit van zorg

Kwaliteit van de zorg (ook bejegening, tevredenheid cliënten)

Kwaliteit van de zorg Algemeen kwaliteits­ beleid van de instelling (ook bejegening, tevredenheid cliënten) in de regio

Klachtenregeling voor cliënten en belangen­ behartigers

Analyse van de klachten en verbetervoorstellen op niveau van de lokale organisatorische een­heid

Analyse van de klachten en verbeter­ voorstellen op regionaal niveau

Z

Z

Z

3.1.k

Z

3.1.l

Z

3.1.l

3.1.m

Z

Wijziging van de medezeggenschap in de zorginstelling

Wijziging regeling en samenstelling cliënten­ raad Alle voor cliënten geldende regelingen

Regels voor cliënten van Regels voor cliënten van de regio de lokale organisato­ rische eenheid (ook huisregels, privacyregels, regels en protocollen rond ethische vragen

Aanstelling leiding­ gevende locatie

Locatiemanager

Z

Algemeen klachten­ beleid voor cliënten, klachtenregeling voor cliënten en verbeter­ voorstellen op landelijk niveau

15

Algemene regels die niet alleen gelden voor cliënten van één regio

Alle rechten voorbehouden. © Stichting Philadelphia Zorg, Raad van Bestuur, bestuurssecretariaat - Maart 2010

16

17

www.philadelphia.nl