Inrichtingsplan. Parkstad IT

Inrichtingsplan

Parkstad IT

Berend Brouwer Francis Willemsen-Handels 01-10-2013

Inrichtingsplan Parkstad IT

07-10-2013

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Samenvatting........................................................................................................................................... 4 De opdracht ............................................................................................................................................. 6 2

De aanleiding en achtergrond; het waarom een gemeenschappelijke ICT dienst.................................. 7 Achtergronden ................................................................................................................................ 7 Gemeenten in de regio kiezen voor samenwerking........................................................................ 7 Ontwikkelingen in het land zijn vergelijkbaar ................................................................................. 8 De doelstellingen ..................................................................................................................................... 9 De samenwerkingsvorm: een shared service center op basis van een lichte GR ................................. 10 Wat is een shared service center (SSC). ........................................................................................ 10 Het SSC PIT; de uitgangspunten .................................................................................................... 10 De juridische structuur: een “lichte” gemeenschappelijke regeling. ............................................ 10 Toelichting op de inhoud van de gemeenschappelijke regeling ................................................... 11 Missie en kernwaarden van PIT............................................................................................................. 13 De dienstverlening van PIT .................................................................................................................... 14 De algemene uitgangspunten ....................................................................................................... 14 De (scope van de) dienstverlening PIT ......................................................................................... 14 De organisatie PIT.................................................................................................................................. 18 Uitgangspunten met betrekking tot overgang en plaatsing medewerkers .................................. 18 Uitgangspunten met betrekking tot de ordening van de organisatie ........................................... 18 De organisatiestructuur , functionele opbouw ............................................................................. 19 De begroting van de Gemeenschappelijk ICT dienst PIT ...................................................................... 23 Een scenario .................................................................................................................................. 23 Toelichting op de begroting van PIT .............................................................................................. 25 Voorstel voor verrekening ..................................................................................................................... 28 Model om huidige kosten per gemeente in beeld te brengen ..................................................... 28 De kwalitatieve baten in beeld ...................................................................................................... 28 Desintegratie ................................................................................................................................. 29 Governance ........................................................................................................................................... 30 Realistische verwachtingen ........................................................................................................... 30 Samen sturen op kwaliteit en doelmatigheid ............................................................................... 30 De gebruikersraad en het gebruikersoverleg ................................................................................ 30 De inrichting van de “ demandorganisatie” .................................................................................. 31


07-10-2013

De dienstverleningsovereenkomst en het service level agreement. ............................................ 31 Risico’s ................................................................................................................................................... 32 Besluiten en vervolgstappen ................................................................................................................. 34 Bijlagen .................................................................................................................................................. 35

3

Bijlage 1

De levenscyclus van een SSC door Struik en Brugman (2009) .......................................... 35

Bijlage 2

Begrippenlijst ..................................................................................................................... 37

Bijlage 3

Concept gemeenschappelijke regeling PIT ........................................................................ 41

Bijlage 4

Toelichting op de GR ......................................................................................................... 46

Bijlage 5

Concept raadsvoorstel....................................................................................................... 48

Bijlage 6

Concept Sociaal plan ......................................................................................................... 52

Bijlage 7

Arbeidsvoorwaarden Pakket vergelijking .......................................................................... 67

Bijlage 8

Format DVO ....................................................................................................................... 76


07-10-2013

Samenvatting

4

In het najaar van 2012 hebben de gemeenten in de Stadsregio Parkstad Limburg, met uitzondering van de gemeente Simpelveld, besloten om deel te nemen aan de gemeenschappelijke regeling in oprichting Parkstad IT (PIT), onder voorwaarde van het bereiken van overeenstemming over de dienstverlening van PIT en de leveringsvoorwaarden. Conform de door de colleges goedgekeurde projectopdracht is het de bedoeling dat PIT ook de diensten overneemt die nu door individuele gemeenten aan gemeenschappelijke regelingen wordt verleend. Concreet gaat het om de Brandweer, ISD-BOL, de GBRD en de stadsregio PSL. Op grond van aanbestedingsregels ligt het voor de hand dat deze bestuursorganen zelf deelnemen aan de GR. In december 2012 hebben de portefeuillehouders dienstverlening en ICT daarop opdracht gegeven tot het ontwerpen van een inrichtingsplan. Het voorliggende plan is het resultaat van die opdracht. De betekenis van het inrichtingsplan

Dit plan beschrijft de scope van de dienstverlening, de uitvoeringsorganisatie, de bestuurlijke structuur, de begroting en de wijze waarop de deelnemers bijdragen alsmede de sturing op de uitvoeringsorganisatie. Bestuurlijke structuur en governance

In dit plan is aangegeven hoe de gemeenschappelijke regeling eruit ziet; en hoe via een deelnemersraad en een gebruikersoverleg wordt gestuurd op kwaliteit en doelmatigheid Organisatie en plaatsing medewerkers

In dit inrichtingsplan is aangegeven hoe de PIT organisatie eruit ziet. Er wordt beschreven van welke deelnemers medewerkers overgaan naar de nieuwe organisatie, hoeveel dit er zijn en hoe het plaatsingsplan eruit ziet. Niet alle potentiële deelnemers brengen personeel in . Dit geldt alleen voor Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf en Onderbanken. Kosten en baten

Het inrichtingsplan geeft een overzicht van de kosten en baten van PIT. Het in beeld brengen van de consequenties voor de individuele deelnemers is een zaak van de deelnemers zelf. Besluitvorming en vervolgstappen

In het laatste hoofdstuk wordt aangegeven wanneer welke besluiten genomen moeten worden na vaststelling van dit inrichtingsplan. In het kort zijn dit de vervolgstappen: 1. De individuele deelnemers brengen in kaart welke lokale consequenties zijn verbonden aan deelneming. 2. De individuele deelnemers sluiten een concept DVO met PIT. 3. De individuele deelnemers besluiten tot toetreding aan de GR na verkregen toestemming van de raden en na het doorlopen van het medezeggenschapstraject. 4. De individuele deelnemers besluiten definitief tot deelneming 5. Per individuele deelnemer wordt een migratieplan gemaakt.


07-10-2013

Het is de bedoeling dat de formele besluitvorming in september/oktober plaats vindt. De feitelijke toetreding kan op een later moment plaats vinden, afhankelijk van welke afspraken er in het migratieplan zijn gemaakt. In de bijlagen treft u aan:

5

Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8

De levenscyclus van een SSC door Struik en Brugman (2009) Begrippenlijst Concept gemeenschappelijke regeling PIT Toelichting op de GR Concept raadsvoorstel Concept Sociaal plan Arbeidsvoorwaarden Pakket vergelijking Format DVO

Namens de projectgroep PIT Francis Willemsen Kwartiermaker


07-10-2013

De opdracht

6

Op 13 december 2012 keurden de portefeuillehouders dienstverlening en ICT het projectplan voor de inrichtingsfase van Parkstad IT vast. Dit gebeurde nadat 7 gemeenten in de regio parkstad op basis van de businesscase “PIT 4 all” aangaven mee te werken aan de totstandbrenging van een gemeenschappelijke ICT dienst. In deze inrichtingsfase zijn de volgende zaken gerealiseerd: De benoeming van de kwartiermaker De uitwerking van de scope van de dienstverlening Het ontwerp van het dienstverleningscontract Een organisatievoorstel voor de werkorganisatie PIT Een voorstel voor de medezeggenschapsprocedure Een voorstel voor het sociaal plan en plaatsingsprocedure De GR en afspraken over de governance De begroting PIT De kostenverdeelsystematiek en de bijdragen van de deelnemers. Een doorkijk naar de toekomst


07-10-2013

De aanleiding en achtergrond; het waarom een gemeenschappelijke ICT dienst.

7

Achtergronden De VNG en gemeenten pleiten voor: “een sterke gemeente als ‘eerste overheid’ dichtbij de burgers, een grotere rol van burgers en bedrijven, een versterking van het takenpakket van gemeenten met name op de terreinen werk, zorg, jeugd, veiligheid, gebiedsontwikkeling en water, en de voorwaarden die gemeenten daaraan stellen.” Als gemeenten deze ambitie willen operationaliseren moeten zij over een organisatie beschikken die in staat is om deze taakopvatting en taakverzwaring, ook in een tijd van economische crisis, in te vullen. Voor het lokale bestuur wordt ICT steeds belangrijker; zeker in het perspectief van de wens een belangrijk deel van de dienstverlening ook via het digitale kanaal aan te bieden. Het dienstverleningsproces en het functioneren van de gemeentelijke instellingen kunnen niet meer zonder goed werkende ICT voorzieningen. ICT is niet meer weg te denken in de relaties tussen de verschillende overheden en hun ketenpartners. Burgers worden aangemoedigd om het digitale kanaal voor het afnemen van overheidsdiensten te gebruiken. Deze ontwikkelingen zijn in een stroomversnelling gekomen door het programma “de gemeente heeft antwoord©” en de decentralisatie-impuls (de voorgenomen grootschalige taakuitbreiding voor gemeenten in het sociale domein). Het kost de gemeenten steeds meer geld en menskracht om de kwaliteit van het beheer van ICT middelen op orde te houden en te verbeteren. En het wordt niet makkelijker; er is nog een lange weg te gaan naar betrouwbare en goed werkende e-overheid. Een groeiend aantal gemeenten wil -juist uit oogpunt van behoud van eigen invloed en identiteit- af van de zorgen om de informatietechnologiefunctie zelfstandig in te richten en te onderhouden. Het is immers niet hun primaire taak. Gemeenten in de regio kiezen voor samenwerking Als het gaat om het beheer van ICT middelen zijn er verschillende opties: 1. 2. 3. 4.

Zelf blijven doen Outsourcen (uitbesteden), Samenwerken (shared service center) Verzelfstandigen (samen op afstand zetten)

Een gemeenschappelijk dienst, een shared service center, heeft voor de meeste gemeenten de volgende voordelen: De gemeenten hebben veel geïnvesteerd in materieel en personeel; outsourcen zou een ingrijpende reorganisatie betekenen met grote consequenties voor materieel en medewerkers. Zowel Heerlen als Landgraaf hebben contractuele verplichtingen naar derden; deze gemeenten kunnen niet zo maar deze dienstverlening staken. Bij volledige outsourcing worden de gemeenten in grote mate afhankelijk van een commerciële partij.


07-10-2013

Het uiteindelijke perspectief van een doelmatiger beheer van de informatietechnologie strekt zich natuurlijk ook (of wellicht juist) uit over de bedrijfsapplicaties. Het doel is uiteindelijk een geïntegreerde volledig dekkende ICT dienstverlening die gericht is op een effectieve ondersteuning van de gemeentelijke bedrijfsprocessen en de noodzakelijke innovatie in dienstverlening. Het outsourcen van het technisch beheer behoeft dit niet in de weg te staan maar het is in dit perspectief niet de meest voor de hand liggende optie. De laatstgenoemde bezwaren gelden ook voor de optie van verzelfstandigen met behoud van eigenaarschap bijvoorbeeld in de vorm van een (overheidsgedomineerde) N.V. 8

De keuze voor een publiekrechtelijke vorm van samenwerking hangt ten slotte samen met de werkgeversrol: de zorg voor het personeel. In dit kader verwijzen we naar hierover in de CAO is overeengekomen: ‘Gemeenten werken steeds meer regionaal samen omdat dit de bestuurskracht en de effectiviteit en efficiëntie van hun organisatie vergroot. Zowel voor werkgevers als werknemers biedt regionale samenwerking kansen. Werkgevers hoeven minder snel nieuwe mensen te werven op de arbeidsmarkt of externen in te huren bij derden. Voor medewerkers kan hun loopbaan afwisselender en uitdagender. Partijen constateren dat gemeenten vaak externen inhuren. Naast de inhuur voor piekbelasting en vervanging wegens ziekte worden in gemeenten veelvuldig externen ingehuurd. Partijen vinden het belangrijk dat het aantal externen waar mogelijk wordt teruggedrongen. Gemeenten kunnen eerder hun eigen medewerkers op interessante projecten zetten en ze daarvoor opleiden en/of toerusten. Gemeenten hoeven daardoor minder snel personeel van derden in te huren en kunnen daarmee flink besparen op deze kosten. Voor de medewerkers biedt dit meer loopbaanmogelijkheden.’ CAO onderhandelingsakkoord 2009-2011.

Ontwikkelingen in het land zijn vergelijkbaar De in de regio Parkstad gekozen oplossing is niet uniek. In toenemende mate zien we gemeenschappelijke ICT diensten ontstaan. Een erg succesvol voorbeeld is Equalit, eveneens een shared service center op basis van een centrumgemeente constructie. De centrumgemeente is in dit geval de gemeente Oosterhout. Equalit werkt inmiddels voor 8 gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.


07-10-2013

De doelstellingen De Parkstad gemeenten zien mogelijkheden om door samenwerking in een shared service center de navolgende zes doelstellingen ten aanzien van de ICT functie te realiseren: 9

1. bieden van continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. verhogen van de kwaliteit van processen; waardoor de gemeenten beter kunnen functioneren; 3. verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; 5. realiseren van besparingen door schaalvoordelen en gezamenlijke inkoop 6. In de vervolgfasen: het beter ondersteunen van de noodzakelijke kwaliteitsimpulsen op het terrein van dienstverlening in het algemeen en e-dienstverlening in het bijzonder (denk aan het programma Parkstad-Limburg heeft antwoord©)


07-10-2013

De samenwerkingsvorm: een shared service center op basis van een lichte GR Wat is een shared service center (SSC). In de literatuur zijn vele definities van een shared service center. We kiezen de volgende: 10

“Een SSC is een resultaatverantwoordelijk samenwerkingsverband, samengebracht in een organisatie- eenheid, dat tot taak heeft het leveren van diensten op een specifieke specialisatie aan participerende organisatie (s) (onderdelen), op basis van een schriftelijk besluit, machtiging of overeenkomst”. Het SSC PIT; de uitgangspunten Wij nemen deze definitie als het uitgangspunt van dit inrichtingsplan. Kenmerkend voor PIT als shared service center zijn de volgende uitgangspunten, ofwel “drivers” Er is sprake van een heldere opdrachtgever – opdrachtnemer-relatie PIT richt zich op effectief klanten relatiemanagement; de gemeenten richten een “demand organisatie” in. Klant- en servicegerichtheid staan hoog in het vaandel; hierop wordt expliciet gestuurd. De relatie met de klanten is geformaliseerd in een dienstverleningscontract (DVO) met Service Level Agreements. Er is een basispakket dat voor allen gelijk is (standaard pakket) Overige wensen van de deelnemers worden (voor zover mogelijk) gerealiseerd op basis van differentiatie in de dienstverlening en geleverd tegen separaat gefactureerde kostendekkende vergoedingen. Doelmatigheid is een expliciete driver in de bedrijfsvoering van de gemeenschappelijke dienst. Er is kostentransparantie, en (om suboptimalisatie te voorkomen) een samengestelde kostprijs (die deels door de klanten te beïnvloeden is). Sturen op kwaliteit en doelmatigheid blijft een gezamenlijke verantwoordelijkheid (zie hoofdstuk 11). De juridische structuur: een “lichte” gemeenschappelijke regeling. Het uitgangspunt is een publiekrechtelijke vorm van samenwerking, die de missie en kernwaarden van de organisatie kan ondersteunen; die dus eenvoudig en transparant is qua sturing en beheersing en tevens voldoende waarborgen biedt voor een zuivere scheiding van de rollen van de deelnemers, als eigenaar, opdrachtgever en klant. Tevens dient de juridische vorm te voldoen aan relevante wet en regelgeving (aanbestedingsplicht etc). Een juridische structuur op basis van een GR is noodzakelijk in het kader van aanbestedingsregels en aankoop en beheer van licenties e.d. Omdat het hier gaat om bedrijfsvoeringfuncties lijkt een lichte variant (centrum gemeente constructie b.v.) het meest


07-10-2013

voor de hand te liggen1. In ieder geval moet een ingewikkelde bestuurlijke structuur worden voorkomen. Dat maakt het ook gemakkelijk om eventueel in een latere fase aansluiting te zoeken bij een bestaand of nog te vormen breder shared service center2. Bij een GR op basis van de “centrumgemeenteconstructie” gaat het werkgeverschap naar de centrumgemeente. Toelichting op de inhoud van de gemeenschappelijke regeling De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan door het bevoegd gezag van de deelnemers. Bij gemeenten zijn dit de colleges van burgemeester en wethouders van de betrokken gemeenten. Voor het aangaan van een (lichte) GR is overigens wel instemming van de gemeenteraden vereist. 11

Parkstad IT levert de producten en diensten op basis van een producten- en dienstencatalogus. Met elke deelnemer wordt aan de hand van deze producten- en dienstencatalogus separaat een dienstverleningsovereenkomst afgesloten op het moment dat de ICT dienstverlening voor de betrokken deelnemer feitelijk aanvangt. Deze dienstverleningsovereenkomst wordt per deelnemer afgesloten, en kan vanwege eventuele optionele diensten daarom bij deelnemers in onderling vergelijk in samenstelling afwijken. Dit in tegenstelling tot de gemeenschappelijke regeling, waarvan de inhoud voor elke deelnemer gelijk is. Parkstad IT wordt in bestuurlijk juridische zin onderdeel van de gemeente Heerlen, maar voert financieel een zelfstandige administratie, waardoor voor alle deelnemers een transparante begroting en jaarrekening kan worden gepresenteerd. Sturing op aspecten als kwaliteit, innovatie en ontwikkelingen gebeurt op strategisch niveau door een Deelnemersraad. In de Deelnemersraad hebben de verantwoordelijk directeur, respectievelijk het hoofd van de bedrijfsvoering dan wel de algemeen directeur van de deelnemers zitting, alsmede het hoofd van Parkstad IT. Op tactisch niveau is er een Dienstverleningsoverleg. Hierin hebben de contractmanagers van de deelnemers zitting, respectievelijk de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de deelnemers, alsmede het verantwoordelijke bureauhoofd voor dienstverlening van Parkstad IT. In beginsel wordt de eensluidende GR met alle partners gelijktijdig afgesloten. Uit praktische overwegingen kan daarin een fasering worden toegepast, bijvoorbeeld eerst voor de partners, die al een dienstverleningsovereenkomst hebben (bijvoorbeeld Kerkrade en de Brandweer), en later de overige partners. Vooruitlopend op een formele toetreding kan, onder voorwaarden die gelijkluidend zijn aan de voorwaarden die voor de deelnemers gelden, voor de duur van ten hoogste twee jaren een bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling worden afgesloten waarbij de gemeente Heerlen namens partijen als contractant optreedt. Deze constructie biedt het voordeel dat niet bij iedere nieuwe toetreding door alle deelnemende partijen een apart besluitvormingstraject hoeft plaatst te vinden. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling wordt verder voorzien in regels voor het uittreden en het opheffen van de GR. Daarnaast wordt in de gemeenschappelijke regeling verwezen naar de

1 Het ministerie van BZK onderkent dat voor samenwerking op het niveau van bedrijfsvoeringfuncties de rol van het bestuur niet zo zwaar behoeft te zijn. Er is een wetsvoorstel in voorbereiding die samenwerking op het terrein van ICT P&O Financiën e.d. nog gemakkelijker zal maken. Die wet komt niet meer op tijd voor PIT, maar een en ander kan ook naderhand worden aangepast. 2 Een verdergaande samenwerking op bedrijfsvoeringstaken op de schaal van Parkstad-Limburg of desgewenst op de schaal van Zuid-Limburg is immers geen slechte gedachte.


07-10-2013

separate dienstverleningsovereenkomst, waarin de feitelijke dienstverlening voor de deelnemer wordt omschreven. Gedurende de looptijd wordt hieraan het principe van gedwongen winkelnering gekoppeld om tegemoet te komen aan de intenties van de samenwerking. De concept GR is als bijlage 3 bijgevoegd

12


07-10-2013

Missie en kernwaarden van PIT De missie van PIT zoals vastgesteld door het RMT en de portefeuillehouders dienstverlening en ICT:

13

'PIT biedt aan de deelnemers efficiënte en kwalitatief hoogwaardige diensten op het gebied van ICT en draagt zo bij aan een verbeterde dienstverlening van de deelnemers aan hun inwoners, bedrijven en andere belanghebbenden.' PIT stelt de volgende kernwaarden van de organisatie centraal:

Klantgericht Transparant Professioneel Innoverend


07-10-2013

De dienstverlening van PIT

14

De algemene uitgangspunten Geen van de deelnemers gaat er in kwaliteit op achteruit. Daar waar er keuzes worden gemaakt in de mate van dienstverlening is het hoogste service niveau als uitgangspunt genomen. De scope is opgesteld vanuit het principe van ontzorgen. In de basis zal ook al het “ijzer” (servers, werkplekken) over gaan naar PIT. De beschreven onderdelen dienen integraal te worden afgenomen en zijn behalve daar waar expliciet anders omschreven niet optioneel. Hiervoor zal een prijs worden bepaald. De prijsstelling zal in de afzonderlijke DVO’s met de deelnemers worden opgenomen waarbij het DVO tussen de Gemeente Heerlen en de Gemeente Kerkrade als basis zal worden gebruikt. Onderdelen die niet zijn opgenomen in de scope kunnen in overleg met PIT wel additioneel worden afgenomen. Hiervoor zal net als bij de optionele onderdelen een aanvullende prijsafspraak worden gemaakt. De helpdesk van PIT maakt gebruik van een facility management informatie systeem. Alle meldingen en aanvragen worden in dit systeem geregistreerd. De aangesloten organisaties beschikken over de mogelijkheid om telefonisch, per mail of via self-support incidenten aan te melden. Alle deelnemers dienen hier gebruik van te maken. Lopende contracten worden uitgediend of indien mogelijk en/of wenselijk overgenomen. De afspraken over de dienstverlening worden gebaseerd op de uitgangspunten en kaders van ITIL (Information Technology Infrastructure Library --Methodiek voor informatiseringsprojecten waarbij de beheersaspecten procesmatig en gestructureerd worden benaderd). DBA (Data Base Administrator) taken vallen onder technisch beheer en maken onderdeel uit van de scope en zijn daarmee ook onderdeel van de dienstverlening van PIT. Daar waar onderdelen optioneel zijn zullen er per deelnemer keuzes moeten worden gemaakt die niet vrijblijvend zijn, maar gelden voor de afgesproken looptijd. De (scope van de) dienstverlening PIT Front office, helpdesk Algemeen

De helpdesk (frontoffice ICT) is op dit moment bij de deelnemers verschillend georganiseerd. Sommigen werken met een skilled helpdesk, anderen hebben een centraal meldpunt en verwijzen door naar andere (backoffice)medewerkers. Uitgangspunt is en blijft dat bij de start de huidige dienstverlening op dit terrein wordt gecontinueerd. Bij de helpdesk komen alle vragen/meldingen/klachten binnen m.b.t de onderdelen die in de scope zijn opgenomen.


07-10-2013

De helpdesk zorgt voor een adequate registratie en coördineert de verdere afhandeling. Tevens worden meldingen die na opname niet bestemd zijn voor PIT alsnog doorgeleid naar de juiste functionaris. Bijvoorbeeld naar applicatiebeheerders of de facilitaire dienst van de betreffende deelnemer. Openingstijden, beschikbaarheid

De huidige openingstijden en bereikbaarheidsdiensten per gemeente worden minimaal gegarandeerd. 15

Uit inventarisatie is gebleken dat er een bandbreedte bestaat tussen 07.30 en 18.00 uur. Ondersteuning na 17.00 uur wordt opgevangen door een wachtdienst. Deze wachtdienst wordt in principe ingeschakeld als er sprake is van een verstoring van bedrijfskritische processen. Alle andere verzoeken zijn optioneel. Deze bedrijfskritische processen zullen nader in het DVO worden beschreven. Bijzondere groepen, zoals raadsleden, commissievergaderingen

PIT neemt de aparte bereikbaarheidsdienstverlening voor raadsleden en commissieleden, koopavonden of andere groepen over zoals deze nu operationeel is. Koopavonden en extra openstellingen van de publieke balies worden buiten de bandbreedte (07.30 – 17.00) opgevangen middels een wachtdienst. De reeds genoemde wachtdienst is ook van toepassing bij de raads- en commissievergaderingen waarbij gebruik wordt gemaakt van voorzieningen t.b.v. het digitaal vergaderen. Bij calamiteiten (rampenbestrijding etc.) wordt de wachtdienst van PIT ingeschakeld. Zij zorgen voor verdere opschaling van het PIT-personeel ter ondersteuning van de calamiteitenbestrijding. Alle andere verzoeken zijn optioneel en middels het DVO af te spreken. Infrastructuur, netwerkcomponenten M.u.v. de interne bekabeling bij de deelnemers is PIT verantwoordelijk voor alle infrastructurele (netwerk)componenten en alle datacommunicatieverbindingen (zowel binnengemeentelijk, intergemeentelijk als met derden). Alle voorzieningen zijn gelijk aan die van ICT-Heerlen. WIFI is in het begin optioneel maar zal in de toekomst onderdeel moeten gaan uitmaken van de basis. Servers, storage, back-up en recovery Alle servers, storage, back-up en recovery van de deelnemers worden beheerd en onderhouden door PIT. Dit impliceert zowel technisch als (besturings-)softwarematig. Dit is inclusief de huidige uitwijkfaciliteiten. PIT zorgt ervoor dat remote diensten (het op afstand overnemen), b.v. in het kader van onderhoud, mogelijk zijn en optimaal en veilig kunnen worden gebruikt. Dit ook met het oog op kostenbesparing en flexibiliteit. Uiteraard kan PIT in het kader van beveiliging hieraan procedurele eisen stellen. Vanaf de start zal er gestaag worden gewerkt aan een standaardisatie van de genoemde functionaliteiten. Gericht op optimalisatie en standaardisatie. Voorwaarde dat het niet mag leiden tot een aanpassing van de functionele omgeving in negatieve zin.


07-10-2013

De grotere deelnemers hebben nu al een nagenoeg een volledige uitwijk met een prioriteitstelling (GBA/BAG, Sociale dienst, Office en Groupware). PIT zal deze uitwijk voor alle deelnemers gaan organiseren en borgen. Werkplekken Alle pc’s, virtuele werkplekken en notebooks in eigendom van de deelnemers worden beheerd en onderhouden door PIT. Hiertoe behoort ook onderhoud op locatie.

16

Bij de start zal veel energie “verloren” gaan aan de diversiteit van de verschillende werkplekken. PIT zal zich met name richten op de standaardisatie van deze apparatuur. Zoals al eerder aangegeven gaat de werkplek configuratie over naar (eigendom van) PIT. PIT zorgt ervoor dat remote diensten mogelijk zijn en optimaal worden gebruikt. Dit ook met het oog op kostenbesparing en flexibiliteit; zie ook 7.2.3. Tijd- en plaats onafhankelijk werken PIT beheert de omgeving inzake tijd- en plaatsonafhankelijk werken voor de deelnemers en stelt deze beschikbaar aan de medewerkers van de deelnemers. Bij de start worden de bestaande zaken overgenomen, de klant bepaalt wie in aanmerking komt voor deze functionaliteit. PIT zorgt op termijn voor een dusdanige inrichting op dat flexibel kan worden ingesprongen op de trendvraag. De functionaliteit is standaard het aantal medewerkers die hier gebruik van moeten kunnen maken is optioneel. Beheer generieke toepassingen. Het technisch beheer van generieke (kantoor-)toepassingen, zoals Office, Adobe, en groupware diensten wordt de verantwoordelijkheid van PIT. PIT zorgt daarmee dus voor een technisch goed functionerende kantoorautomatisering en -zoals hieronder is aangegeven- uiteindelijk ook voor het licentiebeheer van de betreffende toepassingen. De deelnemers leveren bij de start een overzicht aan van de generieke toepassingen die in gebruik zijn. PIT zorgt op termijn voor efficiency en standaardisatie. Licenties PIT is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de licenties voor de serveromgeving, de werkplekomgeving, de netwerkcomponenten en de generieke toepassingen. Voor dat laatste kan een ingroei periode worden overeengekomen. Inzake licentiebeheer zal PIT de volgende werkzaamheden voor haar rekening nemen: De licenties van centrale apparatuur zoals servers, actieve datacomponenten zullen door PIT worden beheerd en op basis van een verdeelsleutel worden verrekend (uitgewerkt en opgenomen in DVO) Bovenstaande geldt ook voor de generieke software (zie 7.2.6.) en werkplekbesturingssystemen Indien mogelijk zullen licenties zoveel mogelijk worden samengebracht en als één entiteit worden beheerd. PIT zorgt voor het beheer en een correcte doorberekening aan haar participanten PIT adviseert haar klanten inzake een optimaal licentiebeheer. Door de uniforme registratie en administratie heeft PIT zicht op de diverse licenties en kan ze haar klanten adviseren over de keuze van de meest optimale en voordelige licentievorm.


07-10-2013

Dit geldt ook voor licenties waarbij PIT niet als beherende entiteit wordt erkend door de leveranciers (bijv. Oracle).

Internet, internettoegang, Gemnet PIT beheert de toegang tot Internet en Gemnet voor de deelnemers.

17

Applicatiebeheer Applicatiebeheer maakt optioneel onderdeel uit van deze scope. Hoe de verschillende participanten dit afnemen zal middels het DVO verder worden uitgewerkt inclusief de prijsstelling. In ieder geval zal de gemeente Heerlen applicatiebeheer afnemen, waardoor de organisatie van PIT hiervoor geschikt gemaakt moet worden. Hosten websites Het hosten van websites kan optioneel worden afgenomen. Telefonie en mobile devices Het technisch beheer van de telefooncentrales maakt onderdeel uit van de dienstverlening van PIT. Verder draagt PIT er zorg voor dat agenda en e-mail faciliteiten op de verschillende mobile devices (tablets en smartphones) van de deelnemers mogelijk zijn door het aanleveren van de juiste gegevens en instellingen van de toestellen die volgens de afgesproken standaarden en procedures zijn aangeschaft. PIT kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de werking van apparaten die op eigen houtje zijn aangeschaft. Mobiele telefonie maakt nog geen onderdeel uit van de dienstverlening, maar is optioneel af te nemen. Printers, multifunctionals en scanstraten Het beheer van Printers, multifunctionals en scanapparatuur maakt optioneel onderdeel uit van de scope. De deelnemers die dit in eigen beheer willen blijven doen (facilitaire dienst) hoeven dit niet af te nemen. PIT zorgt er wel standaard voor dat deze apparatuur beschikbaar is via de lokale netwerken. Projecten. PIT ondersteunt projecten waaronder inhoudelijke ICT aanbestedingen van de deelnemers door het inzetten van ter zake deskundige medewerkers. Hiervoor worden samen planningen gemaakt. Dienstverleningsovereenkomst Per deelnemer en klant wordt een DVO opgesteld. Dienstverlening aan derden De dienstverlening van de huidige deelnemers aan derden (externe klanten van de participanten), wordt in principe overgenomen door PIT. Dat betekent dat de beschreven scope ook geldt voor de gemeenschappelijke regelingen en instellingen die nu door een van de participanten worden bediend. In principe treden deze “huidige klanten” toe tot de GR PIT.


07-10-2013

De organisatie PIT Conform de opdracht beschrijven wij een startsituatie waarbij het technisch beheer, het applicatiebeheer van de deelnemers die dit van PIT gaan afnemen, de technische platforms en de operationele software (voor deze platforms) zijn geconcentreerd. Daarbij hebben wij de volgende uitgangspunten in acht genomen 18

Uitgangspunten met betrekking tot overgang en plaatsing medewerkers Het bestuursbesluit om deel te nemen aan PIT valt onder het primaat van de politiek. Dat betekent dat de OR over dit politieke besluit geen advies- en beroepsrecht heeft, maar over de gevolgen van dit besluit voor het personeel wel advies- en beroepsrecht heeft. De medewerkers die thans belast zijn met het technisch beheer en de technische helpdesk van deelnemers die hebben aangegeven personeel in te brengen, gaan één op één over naar de gemeente Heerlen. Dat geldt ook voor het applicatiebeheer van die deelnemers die dit gaan afnemen. De vorming van PIT veroorzaakt dus geen boventalligheid of ontslagprocedures. Het principe van mens-volgt-werk wordt zoveel als mogelijk gehanteerd (voor de details zie het concept sociaal plan). Het “Sociaal Plan Parkstadsamenwerkingstrajecten” van mei 2006 wordt als vertrekpunt voor het Sociaal plan PIT genomen. Waar mogelijk vindt (ook) aansluiting bij het Sociaal plan RUD plaats. De medewerkers krijgen een werkgelegenheidsgarantie tot en met 31 december 2018, zijnde de datum waarop de deelnemende organisaties voor het eerst eenzijdig kunnen besluiten uit de gemeenschappelijke regeling te treden. Dit houdt kortweg in dat medewerkers onder voorwaarden gedurende deze periode niet ontslagen worden als gevolg van economische omstandigheden of andere omstandigheden die tot gevolg hebben dat de werkgelegenheid vermindert. Dit is geen terugkeergarantie, omdat het werk immers is vervallen bij de organisatie van herkomst. Het Sociaal plan PIT is van toepassing op alle betrokken medewerkers van alle deelnemers, met uitzondering van het hoofd (manager) van PIT. Het hoofd is door het bevoegd gezag zijnde de gemeente Heerlen benoemd. De werkgroep P&O heeft vastgesteld dat hiermee geen rechten van zittende medewerkers van deelnemende gemeenten worden geschonden. Onder de groep medewerkers die (mogelijk) volgens het principe mens volgt werk over gaan naar PIT, zijn geen medewerkers die voldoen aan het profiel van manager PIT zoals dat in de businesscase is beschreven. Uitgangspunten met betrekking tot de ordening van de organisatie De organisatie principes van de gemeente Heerlen zijn van toepassing De opbouw geschiedt via de organisatieprincipes van een dienstverlenende eenheid. Dominante ordenende principes zijn operational excellence, klantoriëntatie, zaakgericht werken, en professionele zelfstandigheid. Een platte transparante en flexibele organisatie, prestatiegericht en met ruimte voor groei van medewerkers is uitgangspunt Nieuw in de organisatie is het relatiebeheer, de sterkere klantoriëntatie en uiteraard de schaalvergroting die eisen stelt aan het management en de ondersteuning


07-10-2013

De organisatiestructuur , functionele opbouw In de nieuwe organisatie onderkennen we als primaire processen: het projecten relatiemanagement: het opbouwen van de relaties met alle afnemers (het opdrachtnemerschap)3 en het borgen van de sturing op de SLA’s; de zogenaamde ‘delivery” taken: het aan de klant leveren van de feitelijke ICT dienstverlening conform afspraken, verzorgd door de front office; het ‘backoffice’: verantwoordelijk voor alle processen die het leveren van ICT services mogelijk maakt.

19

Daarnaast beschrijven we managementfuncties en de ondersteunende processen. In de managementfunctie zal sterk de nadruk komen te liggen op relatiebeheer en verandermanagement. We gaan ervan uit dat gemeenschappelijke dienst PIT de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de ondersteunende processen (personele zaken, juridische zaken, financiële zaken en facilitaire zaken) niet zelf in dienst heeft maar deze taken betrekt bij de gemeente Heerlen. Mocht die organisatie hiervoor extra ondersteunende capaciteit nodig hebben dan betrekt zij die – zoveel als mogelijk - vanuit de deelnemende organisaties. Primaire bedrijfsprocessen Het “projecten relatiemanagement” zorgt voor de initiële inrichting van de dienstverlening voor de klanten van PIT. Zorgt voor de permanente en doelmatige interactie tussen klanten en de eigen dienst. Zorgt voor de interne sturing op de afgesproken SLA’s. Ontwikkelt normen voor de kwaliteit en instrumenten voor kwaliteitsborging. Ontwerpt en stimuleert op een doelmatige wijze de interactie tussen de gemeenschappelijke dienst en haar klanten. Het betreft activiteiten en verantwoordelijkheden die nu nauwelijks zijn belegd in de verschillende ICT afdelingen. Het is moeilijk om een harde indicatie te geven over de benodigde capaciteit. In de transitieperiode zal dit zeker ingezet worden. Deze taak moet o.i. separaat worden belegd, het liefst direct onder de algemeen manager, met een tijdelijke duur van ongeveer 3 jaar. Wij pleiten ervoor dat de manager zelf, zich ook met het relatiemanagement bemoeit. Vooralsnog gaan we uit van 1 à 1,5 fte gedurende 3 jaar (daarna zal het management ook veel tijd besteden aan deze taak). Het team frontoffice heeft een formatieomvang van ca 16 fte en wordt aangevuld met 4 voltijdse stageplaatsen. Dit team heeft een adviserende & faciliterende rol gericht op serviceverlening aan de gebruikers, met de volgende taken: o Service Management; Service management voert de regiefunctie over de ICTdienstverlening aan de klanten. Service Management is daarbij verantwoordelijk voor het overeenkomen en bewaken van het juiste niveau van dienstverlening tussen de klant en de service organisatie tegen minimale kosten waarbij voor beide partijen duidelijk is wat hun verantwoordelijkheden zijn. o Service Processen; Het raamwerk voor het Service Management-concept wordt gevormd door een aantal service processen die met name gericht zijn op het plannen, coördineren, definiëren, monitoren en rapporteren op overeengekomen service level agreements. Het doel van deze processen is het garanderen van een optimale kwaliteit van de afgesproken service levels. De belangrijkste 2 processen in deze vormen Incident management en Change management. Aan elk van deze processen zal een functie en medewerker gekoppeld zijn.

3

Eventueel kan t.z.t hier ook het relatiebeheer met leveranciers worden belegd, maar dit hoeft niet.


o

07-10-2013

Service Desk; De Service Desk fungeert als het single-point-of-contact tussen de interne service-organisatie en de gebruikers van de ondersteunde ICT-applicaties. De Service Desk neemt daarbij ook de 1e en 2e lijns ondersteuning voor haar rekening. Naast de intake van calls zijn ze in staat om ‘eenvoudige’ calls op te pakken en eventueel zelf op te lossen.

In onderstaand schema is het werkveld uitgebeeld in de gangbare terminologie.

20

Exploitatie

Service Management

·Service Level Management

Service Processen

Service Desk

·Call Management ·Incident Management ·Problem Management ·Change Management ·Configuration Management ·KPI Reporting

·Single point of contact ·Communicatie naar gebruiker ·Intake & registratie calls ·Routing calls ·Monitoring calls ·Sluiten calls

Het team backoffice houdt zich bezig met het beheer en innovatie van de informatiehuishouding. Concreet: het beheer van de ICT-infrastructuur en applicatiebeheer, verdeeld over de disciplines Technisch beheer en Applicatiebeheer. Beide disciplines worden aangestuurd door het bureauhoofd, er is geen verdere organisatorische onderverdeling. Zij staan ook garant voor het oplossen van meervoudige problemen die in de 1e en 2e lijn niet direct konden worden opgelost. Zij beschikken over een grote mate van deskundigheid op het gebied van geautomatiseerd beheer (o.a. van alle netwerken, de servers, de storage en virtualisatie, de databases, de inrichting van de PC’s en research en development). Het team heeft een formatieomvang van afgerond 27 fte. Management: PIT wordt geleid door een manager die op alle terreinen eindverantwoordelijke is, dus ook voor de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. In het functieprofiel staan centraal: het dienstverlenend karakter en de transitieopgave waarvoor het nieuwe PIT zich gesteld ziet, op weg naar een service en toekomstgerichte organisatie. Naast de algemeen manager zijn er twee bureauhoofden, respectievelijk verantwoordelijk voor het front- en backoffice. Het team leidinggevenden is verder belast met de volgende taken: kwaliteitszorg, beleidsontwikkeling, externe relaties.


07-10-2013

Ondersteunende bedrijfsprocessen Naast de primaire processen moeten er ten behoeve van PIT ondersteunende taken worden verricht, zoals Personele zaken, Planning en control, Juridische zaken, Financiële administratie en Facilitaire zaken (PPJFF-taken). Deze taken worden in principe geleverd door de gemeente Heerlen. Door de projectgroep is in beeld gebracht welke taken voor welke omvang hiermee gemoeid zijn.

21

Formatief is in de begroting ondersteuning door een bedrijfsbureau (1,5 FTE) en secretariaat (1 FTE) voorzien. Daarnaast zijn in de begroting reguliere aandelen in de kosten van ondersteunende stafafdelingen volgens Heerlense kostenverdeelsystematiek opgenomen. Organogram Hoofd PIT

Bedrijfsbureau

Bureauhoofd frontoffice

Frontoffice Medewerker Customer Support ICT Service Manager Change Manager Incident Manager

Project- en Relatiemanagement

Bureauhoofd backoffice

Backoffice Medewerker Backoffice (M1) Medewerker Backoffice (M2) Architect ICT Infrastructuur Applicatiebeheerder (M2)

De ontwikkeling van de organisatie In een nieuwe organisatie moet flink geïnvesteerd worden. In het inrichtingsplan zal daarom aandacht worden geschonken aan skills, klantgericht werken, stijl en cultuur en opleidingen. Met name de ontwikkeling naar een skilled-helpdesk is een uitdagende opgave. In de begroting is daarom tijdelijk vanaf 2014 met een grotere opleidingsbehoefte gerekend. Rechtspositionele aspecten De keuze voor een lichte gemeenschappelijke regeling brengt met zich mee dat de medewerkers die hun werk volgen, in dienst treden van de gemeente Heerlen. Op hen is vanaf dat moment de rechtspositie van de gemeente Heerlen van toepassing. De bestaande rechten en plichten vervallen met uitzondering van die, die expliciet geregeld zijn in het Sociaal Plan PIT. In het Sociaal Plan PIT is bijvoorbeeld voorzien dat de medewerkers die vooruitzichten hebben op een hogere schaal dan de functionele schaal, deze vooruitzichten behouden mits ze voldoen aan de daarvoor geldende regels en mits geen sprake is van verval van deze rechten. De eventuele financiële gevolgen hiervan blijven overigens voor rekening van de betreffende deelnemer en komen dus niet ten laste van PIT. Over het Sociaal Plan PIT zal overleg plaatsvinden in een bijzondere commissie voor georganiseerd overleg (BGO). Op basis van een pakketvergelijking van de rechtspositieregeling van de gemeente Heerlen en de organisatie van herkomst van de betrokken medewerker zal door de organisatie van herkomst nader worden bepaald of algemene dan wel individuele rechten door de organisatie van herkomst worden afgekocht. Over een eventuele afkoop bij de afzonderlijke organisaties zal overleg moeten plaatsvinden met de eigen medezeggenschap.


07-10-2013

De medewerkers krijgen een werkgelegenheidsgarantie tot en met 31 december 2018, zijnde de datum waarop de deelnemende organisaties voor het eerst eenzijdig kunnen besluiten uit de gemeenschappelijke regeling te treden. Dit houdt kortweg in dat medewerkers onder voorwaarden gedurende deze periode niet ontslagen worden als gevolg van economische omstandigheden of andere omstandigheden die tot gevolg hebben dat de werkgelegenheid vermindert. Dit is geen terugkeergarantie, omdat het werk immers is vervallen bij de organisatie van herkomst.

22

De plaatsingsprocedure Bij de plaatsing in de functie bij PIT geldt als hoofdregel: mens volgt werk. Die regel is van toepassing indien sprake is van een ongewijzigde of licht gewijzigde functie in vergelijking met de beklede functie bij de werkgever van herkomst. Indien sprake is van een ingrijpend gewijzigde functie geschiedt de plaatsing via selectie. Er is een paritair samengestelde plaatsingscommissie die ziet op een zorgvuldige plaatsingsprocedure. De plaatsingsprocedure is vastgelegd in het Sociaal Plan PIT.


07-10-2013

De begroting van de Gemeenschappelijk ICT dienst PIT Een scenario

23

King4 geeft door middel van onderstaande figuur een algemeen beeld van de mogelijke ontwikkelingen van ICT lasten zonder en met een shared service center. In dit model is af te lezen dat de verwachting is dat, mede door de toenemende digitalisering, de kosten voor ICT de komende jaren veel zullen toenemen. Zou men ieder zelfstandig deze ontwikkelingen moeten volgen, zouden de kosten samen hoger uitkomen dan in een samenwerkingsverband. Hier kan men name kosten en expertise delen. Ook is het zo dat er in veel organisaties nog kosten zitten die we nu niet toerekenen aan ICT, maar die daar toe zouden behoren. Ook dat is van belang bij het maken van een kostenvergelijking. Dit model kan helpen de aspecten die voor het maken van de eigen berekening te duiden.

Lasten zonder Shared Service Center

Investeringen en migratie

Lasten met Shared Service Center Realistisch kostenniveau

Gelijke kosten

Zichtbaar kostenniveau

Echte besparing

Uitgangssituatie

Mogelijke uitkomsten Nulmeting

X

4

X+1

X +2

Kwaliteitsinstituut Nederlandse gemeenten

X+3

T>


24

07-10-2013


07-10-2013

Toelichting op de begroting van PIT De begroting is tot stand gekomen in een financiële werkgroep, waarin naast Heerlen de gemeenten Kerkrade, Brunssum en Landgraaf alsmede de Brandweer Zuid-Limburg waren vertegenwoordigd. De begroting is opgesteld op basis van de volle omvang van de deelname aan de Gemeenschappelijke Regeling: zeven Parkstad Limburg gemeenten plus Brandweer Zuid Limburg.

25

Wat is er nodig om de dienstverlening van Parkstad IT op een toekomstvaste wijze mogelijk te maken? Vanuit dat perspectief zijn de cijfers tot stand gekomen. We kennen in Parkstad IT een viertal kostendragers. Deze worden onderstaand weergegeven met daarachter de wijze waarop de lasten over de deelnemers worden verdeeld. - werkplekken -- lastenverdeling op basis van het aantal werkplekken - infrastructuur -- lastenverdeling op basis van het aantal werkplekken - gegevensopslag -- lastenverdeling op basis van het relatieve aandeel in gegevensopslag - optionele diensten -- lastenverdeling op basis van feitelijke afname van de optionele dienst. Waar enigszins mogelijk worden lasten van Parkstad IT gespreid over meerdere jaren door te werken met investeringen, die meerjarig (5 jaar, 4%) worden afgeschreven. Deze cyclus van vervangingsinvesteringen moet bij Parkstad IT nog worden opgebouwd. Dat betekent, dat, waar voor wat betreft de lasten in de exploitatie rekening wordt gehouden met een jaarlijkse stijging van 2%, bij het onderdeel kapitaallasten sprake is van een grotere stijging. Na 5 jaren is de volledige vervangingscyclus bereikt en blijven –bij gelijkblijvende investeringsomvang- de kapitaallasten op hetzelfde niveau. Laten we dit illustreren met een voorbeeld. In totaal kent Parkstad IT zo’n 3000 werkplekken. Op basis van de vervangingsinvesteringscyclus wordt in het eerste jaar 1/5 deel van het PC-park vervangen. Daarmee beginnen de kapitaallasten van het eerste vervangingsjaar te lopen. In het tweede jaar wordt opnieuw 1/5 deel van het PC-park vervangen. Daarmee komen de lasten van het tweede vervangingsjaar bovenop de al lopende lasten van het eerste vervangingsjaar. Enzovoorts, totdat de vijfjaarlijkse cyclus is bereikt. Zie onderstaande figuur.

Op deze wijze worden de lasten bedrijfsmatig gespreid over meerdere jaren. Ervaring leert, dat in het verleden het ook wel voorkwam, dat investeringen met incidenteel geld werden betaald. Bijvoorbeeld vanuit een destijds lopend project. Op het moment dat later vervanging aan de orde is, ontstaat er een financieringsprobleem, omdat daar structureel niets voor geregeld is in de cyclus voor vervangingsinvesteringen. Dit zijn echter wel zaken, die betrokken moeten worden bij een vergelijking van de lopende begroting van een deelnemer met de begroting van Parkstad IT. Datzelfde geldt voor diensten die nu uit de exploitatie van een deelnemer worden betaald, maar waar straks de ontzorging door Parkstad IT tegenover staat. Kortom, we moeten er dus op letten, dat we “appels met appels vergelijken”. Tot slot mag worden vermeld, dat de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening bij een grotere organisatie als Parkstad IT beter geborgd is dan bij een deelnemer met een kleinere schaalgrootte.


07-10-2013

Salariskosten De personeelsomvang wordt geraamd op ca. 48 fte excl. stagiaires, inclusief management en bedrijfsbureau. Voor wat betreft de salariskosten is gerekend met de fuwa-gegevens uit het functieboek van Heerlen. De systematiek van max-1 is in de begroting verwerkt. 26

Jaarlijks is een indexering toegepast van 2% voor toename in werkgeverslasten en cao effecten. Periodiek zal deze indexering op basis van de werkelijke bruto werkgeverslasten (loon, belasting en premiestijging) worden aangepast Overige personeelslasten Naast opleidingskosten is vanwege de aard van de PIT-dienstverlening met overwerk- en wachtdienstvergoedingen rekening gehouden. Inzet van derden ICT ondersteuning en consultancy voor specialistische werkzaamheden is regulier in de begroting voorzien. Met de kosten van uitzendkrachten ter borging van de continuïteit is eveneens rekening gehouden. Kosten van ondersteunende afdelingen Omdat in de centrumgemeenteconstructie PIT onderdeel uit maakt van de Heerlense organisatie, zijn daarop Heerlense conventies voor wat betreft doorberekening van ondersteunende stafafdelingen van toepassing (communicatie, huisvesting, juridisch, p&o, inkoop, etc.). Deze zijn in de begroting verwerkt. Innovatiefaciliteiten Waar PIT ook staat voor innovatie, is dit in de begroting verankerd met een budget. Nieuwe technieken en methodieken kunnen daardoor worden beproefd in test-opstellingen en met testinrichtingen voordat ze operationeel worden ingezet. Diverse overheadkosten Hieronder zijn de kosten van twee bedrijfswagens opgenomen alsmede de gebruikelijke kosten voor verzekeringen, kantoorbenodigdheden, reiskosten e.d. Materieel ten behoeve van de dienstverlening De begroting heeft betrekking alle hardware binnen de ICT kolom tot en met de PC op de werkplek en alles wat daarbij hoort. Uitgezonderd daarvan is de netwerkbekabeling binnen de gebouwen van de deelnemers aan PIT. Een deel van de softwarelicenties wordt gehuurd. Jaarlijks vindt daartoe in het najaar een telling plaats van het feitelijke licentiegebruik. Die telling vormt vervolgens de basis voor het huurbedrag van de licenties voor het hele daaropvolgende jaar, ongeacht de mutaties die in dat jaar plaatsvinden. In het geval van gespreide toetreding van PIT-deelnemers in de loop van enig jaar wordt in het ontbreken van een betalingsverplichting voor de betrokken licenties in het lopende jaar de begrotingsruimte gevonden voor eventuele aanloopkosten. Kostendragers De volgende kostendragers zijn vastgesteld. - gegevensopslag - infrastructuur - werkplekken - optionele diensten. Deze elementen komen terug op de factuur voor de dienstverlening van PIT. De kostendrager gegevensopslag wordt op basis van de verhouding van de gebruikte gegevensopslag over de deelnemers verdeeld. De kostendragers infrastructuur en werkplekken worden op basis van


07-10-2013

het aantal werkplekken verdeeld. De kostendrager optionele diensten wordt op basis van het feitelijke gebruik toegerekend naar de deelnemers. Eenmalige kosten Er zullen eenmalige aanloopkosten zijn. Deze kosten zijn nu niet begroot, maar er is wel enige ruimte in de begroting voor dekking van deze lasten (zie bij materieel). Initiële eenmalige (aanloop)kosten zoals de kosten voor het plaatsingsproces en kosten voor verhuizing, aanpassingen e.d. kunnen worden opgevangen binnen de begroting doordat in de praktijk niet alle deelnemers gelijktijdig zullen instromen. Eventuele overname van geschikte apparatuur van deelnemers zal geschieden tegen boekwaarde gebaseerd de op afschrijvingstermijn van PIT (5 jaar). 27


07-10-2013

Voorstel voor verrekening Onder verrekenen verstaan we de wijze waarop de kosten die gemaakt worden bij de share worden verdeeld onder de deelnemers aan de share. Een goed opgezette verrekeningssystematiek:

28

is vastgesteld in de strategische bestuurslaag van de gemeenschappelijke dienst en haar deelnemers en wordt periodiek geëvalueerd en aangepast aan nieuwe situaties; is eenvoudig in zijn opzet; geeft voldoende dekking aan de gemeenschappelijke dienst om de continuïteit van dienstverlening te garanderen; stimuleert zowel de gemeenschappelijke dienst als deelnemers om efficiënt om te gaan met IT middelen; is robuust dat wil zeggen niet afhankelijk van beperkte veranderingen in de kostenstructuur; is transparant: o De share kan de in rekening gebrachte kosten verantwoorden; o De deelnemers zijn in staat de kosten te beïnvloeden. De projectgroep heeft conform de hierboven geformuleerde uitgangspunten onderzoek gedaan naar de feitelijke kostenveroorzakers: Dat zijn : opslagcapaciteit infrastructuur werkplekken De projectgroep komt aldus tot een transparante en samengestelde kostprijs, waarbij bovenstaande kostencategorieën in proportionele zin de kostprijs bepalen. De sleutels voor de kostencategorieën zijn: gemeten beslag van opslagcapaciteit en het aantal werkplekken. Op deze wijze wordt de werkelijkheid zoveel mogelijk benaderd en wordt voorkomen dat te veel op een enkele rekenfactor wordt gestuurd. Model om huidige kosten per gemeente in beeld te brengen De projectgroep kiest ervoor om niet zelf de huidige ICT kosten per gemeente in beeld te brengen. De lasten voor PIT moeten worden vergeleken met de lasten die nodig zijn om alle nieuwe ambities van individuele gemeenten op het terrein van ICT te realiseren zonder een shared service center. Denk b.v. daarbij aan kostenconsequenties als gevolg van nieuwe investeringen in het kader van de decentralisatieopgave en het antwoord© concept. Als handreiking voor de berekening bij de deelnemers zal de begroting bij elke deelnemer worden toegelicht en worden aangegeven op welke wijze de begroting tot stand is gekomen, welke aannames ten grondslag liggen aan de begroting en op welke wijze kosten kunnen worden beïnvloed. De kwalitatieve baten in beeld Naast de financiële inkomsten zoals aangegeven in hoofdstuk 14 zijn er ook baten in termen van bedrijfszekerheid, burgerperspectief, effectiviteit, kwaliteit, betrouwbaarheid, medewerkerperspectief en doelmatigheid. Veel van deze baten zijn kwalitatief van aard zoals een


07-10-2013

hogere effectiviteit. De kwalitatieve baten zijn lastig te kwantificeren omdat het hier gaat om, kwaliteit van dienstverlening en effectiviteit van beleid maar ook om beeldvorming en reputatie etc. Deze baten zijn wel aanwezig, en vaak heel belangrijk, maar kunnen niet direct van een prijskaartje worden voorzien. Bedrijfszekerheid is op zich zelf wel te meten. Om de kwaliteit van dienstverlening te beoordelen zal met enige regelmaat gebruik gemaakt worden van klanttevredenheidsonderzoeken. In dit inrichtingsplan worden de kwalitatieve baten niet nader becijferd omdat dergelijke effecten vaak pas achteraf (na het doen van de investering waar het inrichtingsplan over gaat) meetbaar zijn. 29

Desintegratie Door de overgang van medewerkers naar een gemeenschappelijke dienst, ontstaan er mutaties in de kostentoerekening van overhead, huisvesting en andere secundaire lasten in de achterblijvende gemeenten. Immers de kosten van werkplekken, stafcapaciteit en ondersteunende activiteiten moeten nu over een kleinere proportie medewerkers worden doorbelast. Tegelijkertijd ontstaan hierdoor ook bezuinigingsmogelijkheden. Desintegratieproblematiek kan ook als een kans worden gezien. In ieder geval is het de verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf om deze problematiek op te lossen. Overigens is de omvang van het desintegratiefenomeen gelet op het aantal betrokken medewerkers beperkt.


07-10-2013

Governance

30

Realistische verwachtingen Er is inmiddels veel ervaring opgedaan met shared service centra, ook voor het lokaal bestuur. Op basis van de resultaten van diverse onderzoeken5 is het verstandig om de verwachtingen omtrent de opbrengsten in termen van kwaliteit en doelmatigheid van een shared service realistisch neer te zetten. Ook hier geldt het oude principe: de kost gaat voor de baat uit. Een shared service centra kent een soort levenscyclus (zie bijlage 1) Een grotere doelmatigheid wordt gemiddeld genomen pas na drie jaar bereikt. Samen sturen op kwaliteit en doelmatigheid Kwaliteit is een vanzelfsprekende doelstelling bij samenwerking en shared services. Toch is kwaliteitsverbetering geen automatisch gevolg van samenwerking. De ervaringen met shared service centers tot nu toe leren ons dat een expliciete sturing op kwaliteit blijvend nodig is. Zowel bij de share zelf als bij de opdrachtgever. Hiervoor moet ook capaciteit worden vrijgemaakt. Bij de share moet de kwaliteitszorg en het relatiebeheer goed worden ingericht en bij de opdrachtgever de “demand”6 rol. Van belang verder is dat de relatie tussen opdrachtgever en share er één blijft van samenwerking. Onderzoek heeft namelijk aangetoond dat de meest succesvolle shared service centers niet gestuurd woorden op basis van het opdrachtgever -opdrachtnemer principe maar op basis van principes van partnerschap en blijvende samenwerking. Dit nieuwe governance principe wordt door Strikwerda 7(2010) als volgt in beeld gebracht.

Conceptuele volwassenheid van de deelnemende organisaties Operationele volwassenheid van het SSC

Volwassenheid van de afnemers van de diensten van het SSC

Op dit principe is ook de concept GR gestoeld: Samen zorgen voor een doelmatig beheer.

De gebruikersraad en het gebruikersoverleg Sturing op aspecten als kwaliteit, innovatie en ontwikkelingen gebeurt op strategisch niveau door een Deelnemersraad. In de Deelnemersraad hebben de verantwoordelijk directeur, respectievelijk

5 O.a. Strikwerda, 2010 6 Voor verklaring van begrippen: zie bijlage 2 7 Hans Strikwerda, 15 april 2010 een presentatie. Zie ook Strikwerda: Shared Service Centra II, 2011


07-10-2013

het hoofd van de bedrijfsvoering dan wel de algemeen directeur van de deelnemers zitting, alsmede het hoofd van Parkstad IT. Op tactisch niveau is er een Dienstverleningsoverleg. Hierin hebben de contractmanagers van de deelnemers zitting, respectievelijk de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de deelnemers, alsmede het verantwoordelijke bureauhoofd voor dienstverlening van Parkstad IT.

31

De inrichting van de “ demandorganisatie” Het werken met een gemeenschappelijke dienst (shared service center) vraagt niet alleen sturing op deze gemeenschappelijke dienst, maar ook om het ontwikkelen van een goede opdrachtgever rol in de achterblijvende organisatie. Dit wordt ook wel het inrichten van de demand-organisatie8 genoemd. Als je wilt sturen op de kwaliteit van de dienstverlening moet je die kunnen beoordelen. Bovendien moet je goed duidelijk kunnen maken waar je behoeftes liggen. Tenslotte moet beoordeeld worden of ook daadwerkelijk geleverd wordt waarom gevraagd is en of de geleverde dienst voldoet aan de afgesproken kwaliteitsnormen. Deze demand functie moet in de achterblijvende organisatie worden gevormd, overigens kunnen deelnemers ook op deze functie samenwerken. Hierbij moeten de volgende zaken worden ingeregeld en georganiseerd: De interne communicatie over de dienstverlening (waarbij voorkomen moet worden dat het oordeel te veel van één persoon afhankelijk is) Het aanwijzen van één aanspreekbare verantwoordelijke voor het contractbeheer Het aanwijzen van een verantwoordelijke voor het migratieplan waarbij de veranderingen goed moeten worden gepland en gecommuniceerd Het management van de verwachtingen Het zorgen voor een gelijke definitie van prestatie indicatoren en kengetallen Het zorgen voor een goede transparante afstemming tussen de Producten en Diensten Catalogus van PIT en de eigen organisatie, waarbij steeds een open communicatie het uitgangspunt moet zijn; beide partijen hebben het recht alles te vragen en alles te weten. Het consequent deelnemen aan het gebruikersoverleg De dienstverleningsovereenkomst en het service level agreement. De DVO is een belangrijk document in het sturen op de kwaliteit van de dienstverlening. Uit het voorgaande mag duidelijk worden dat de sturing op de kwaliteit en doelmatigheid van de dienstverlening niet uitsluitend het vaststellen en het beheren van een DVO is. In de dienstverleningsovereenkomst worden weliswaar de belangrijkste zaken vastgelegd. Zorg voor de kwaliteit is echter een doorlopend proces. Niettemin is het DVO en de daarin overeen gekomen service level een belangrijk kwaliteitsinstrument. De overeenkomst wordt afgesloten tussen een individuele deelnemer en de uitvoeringsorganisatie PIT (juridisch de gemeente Heerlen; PIT sluit ook met Heerlen een DVO af). De leveringsvoorwaarden voor het standaard pakket aan diensten zijn voor alle deelnemers gelijk. In een DVO kunnen ook afspraken voor maatwerk worden gemaakt. Uiteraard tegen meerprijs. In bijlage 8 is een format voor een DVO opgenomen.

8 Zie begrippenlijst, bijlage 2


07-10-2013

Risico’s

32

De ontwikkeling naar een gemeenschappelijk shared service center houdt uiteraard ook risico’s in. In de eerste plaats een bedrijfsvoeringsrisico. Veranderingsprocessen hebben de neiging niet altijd perfect te verlopen. Daarnaast zijn er bestuurlijke risico’s zoals gewijzigde politieke verhoudingen, toetreding van nieuwe partners en uittreding van bestaande moeten worden afgedekt door transparante convenanten en besluiten. Bedrijfsvoeringrisico’s zoals het afhaken van bestaande klanten worden in eerste aanleg opgevangen voor de duur van de huidige contracten door de bestaande contractpartners. Bij nieuwe dienstverleningscontracten moet uiteraard goed worden gelet op het gezamenlijk belang van PIT en alle deelnemers. De risico’s en de maatregelen: Risico Algemeen

Spanning in klantrelaties: verwachtingen lopen uiteen

Bedrijfsvoering: er zijn veel klachten

Suboptimaal draaiende organisatie; gebrek aan samenwerking In zich zelf gekeerde organisatie

Uitgaven en inkomsten sporen niet

Maatregelen Jaarlijkse interactieve risico -inventarisatie met deelnemers 1. Goed management van verwachtingen = ook inhoud geven aan opdrachtgeverschap 2. Concrete afspraken DVO 3. Periodieke verantwoording in deelnemersraad en RMT 4. Actief relatiebeheer 1. In de beginsituatie wat meer capaciteit reserveren voor incidentenbeheer 2. Actief relatiebeheer 1. Na start veel aandacht schenken aan verduidelijking taken en rolopvatting, samenwerking en teambuilding 2. Cursus/training klantgerichtheid Op transparante wijze samen zoeken naar oplossingen

Taak voor: Deelnemersraad Management PIT Contractmanager (demandorganisatie) Management PIT Deelnemersraad Gebruikersoverleg RMT

Management PIT Gebruikersoverleg Deelnemersraad

Management PIT Deelnemersraad

Management PIT Deelnemersraad Gebruikersoverleg


Risico Bestuurlijke turbulentie en externe bestuurlijke ontwikkelingen die van invloed zijn op PIT en of het voortbestaan daarvan

33

07-10-2013

Maatregelen 1. Zorgen voor goede bestuurlijke afstemming en op de hoogte blijven van relevante ontwikkelingen 2. Het portefeuillehouders overleg dienstverlening en ICT periodiek informeren 3. RMT periodiek informeren

Taak voor: Management PIT RMT Portefeuillehoudersoverleg dienstverlening en ICT


07-10-2013

Besluiten en vervolgstappen Wij stellen u voor om de volgende besluiten te nemen

34

1. Het inrichtingsplan goed te keuren. 2. Aan de deelnemende gemeenten te vragen binnen drie weken na vaststelling van dit inrichtingsplan en uitleg van de daarbij behorende detailbegroting, zelf in beeld te brengen wat de lokale consequenties zijn. 3. Aan de deelnemers te vragen een concept DVO met PIT af te sluiten 4. Aan de deelnemers te vragen een definitief besluit tot toetreding te nemen, na het doorlopen van het medezeggenschapstraject en verkregen instemming van de gemeenteraden 5. Na besluitvorming onder 4 met PIT een migratieplan te maken 6. Dit migratieplan uit te voeren. Namens de projectgroep Francis Willemsen (kwartiermaker)


07-10-2013

Bijlagen Bijlage 1

De levenscyclus van een SSC door Struik en Brugman (2009)

35

Grofweg zijn er na de feitelijke oprichting van het SSC drie perioden: 1. vormen van een SSC (eerste twee jaar); 2. volharden van een SSC (derde en vierde jaar); 3. vergroten van een SSC (na ongeveer vier jaar). Vormen In de eerste periode concentreert het SSC de mensen en de middelen, en ontwikkelt de klantrelatie. Er is dus zowel een interne als externe focus. In deze periode van opbouw staat de dienstverlening onder druk door de ontwikkelingen en veranderingen. Dit komt tot uitdrukking in de financiële opbrengsten, die geen positief saldo laten zien. Ook typerend voor de eerste periode is een enigszins afnemende klanttevredenheid en een steile groeicurve van organisatievolwassenheid, voortkomend uit de mate en snelheid van snel opeenvolgende veranderingen. Volharden De tweede periode kenmerkt zich door een vooral intern gerichte focus. Centraal staan het stroomlijnen van de SSC-organisatie, de processen en de producten en diensten. Naar verwachting toont het SSC in deze periode onder meer het in het vooruitzicht gestelde rendement aan en maakt het de beoogde efficiencyslagen. Het SSC neemt vastere vormen aan, zowel in de eigen organisatie als richting zijn klanten. De rollen zijn helder, ook in praktische zin. De klanttevredenheid neemt toe en de groeicurve van de organisatievolwassenheid vlakt af. De grootste veranderingen en ontwikkelingen zijn ingezet of doorgevoerd. Vergroten In de derde periode verschuift de focus van intern naar meer extern. Het SSC is gemeengoed voor zowel klanten als de interne organisatie. Het SSC levert het beoogde rendement en is actief op zoek naar methoden om zijn klanten nog beter van dienst te zijn. Het SSC beziet of dienstverlening aan nieuwe klanten tot de mogelijkheden behoort. Door bijvoorbeeld


07-10-2013

schaalvergroting van de dienstverlening zoekt het SSC naar financiële voordelen, maar ook kwaliteitsverbetering heeft continu de aandacht. De klanttevredenheid blijft gestaag stijgen. Dat komt vooral door de pro-actievere rol die het SSC richting de klanten inneemt. De groeicurve van de organisatievolwassenheid trekt wederom aan, mede door mogelijke uitbreiding en de daarmee gepaard gaande ontwikkelingen.

36


Bijlage 2

07-10-2013

Begrippenlijst

Architectuur (Informatie)

Een informatie architectuur is een samenhangende visie van een organisatie op haar bestaande en gewenste informatievoorziening. Een informatie architectuur komt tot stand door een gezamenlijk proces van beeldvorming van en onderhandeling tussen alle betrokkenen. In een informatie architectuur komen de elementen van de informatievoorziening en hun samenhang tot uitdrukking, alsmede hun aansluiting op de bedrijfsarchitectuur en de ICT-architectuur en het waarom hiervan. Inherent aan een informatie architectuur zijn keuzes op het gebied van informatie functionaliteiten en informatiestructuren. Deze keuzes worden vastgelegd in de vorm van principes, standaarden en modellen. Daarmee is een informatie architectuur het bestemmingsplan voor de vernieuwing van de informatievoorziening van een organisatie. (bron: GIA)

Applicatie

Het deel van een informatiesysteem dat de toepassingsprogrammatuur en de daarbij behorende gestructureerde gegevensverzamelingen omvat (Looijen)

Applicatiebeheer

Applicatiebeheer is het in stand houden van de bedrijfsapplicaties en gegevensverzamelingen van een organisatie. Applicatiebeheer houdt zich bezig met de creatie, beheer en wijzigen van applicaties naar aanleiding van geconstateerde fouten of veranderende technische of functionele eisen.

37

Applicatiebeheer omvat drie groepen van taken: 1.

2.

3.

Applicatie herstel, zijnde taken voor het herstellen- en voorkomen van fouten in de applicatie (toepassings)programmatuur en gegevensverzamelingen van eenmaal geaccepteerde en ingevoerde informatiesystemen: Correctief Preventief Applicatie verbetering, taken voor het verbeteren van het gebruik van de applicatie (toepassings)programmatuur en gegevensverzamelingen van eenmaal geaccepteerde en ingevoerde informatiesystemen: Perfectief Applicatie ontwikkeling, taken voor het toevoegen van functionaliteit: Adaptief Additief

Bedrijfsfunctie

Een permanent geheel van functionarissen, bedrijfsactiviteiten en middelen, ter realisatie van een of meer bedrijfsdoelen. Er worden primaire bedrijfsfuncties (gericht op externe organisaties, meestal door het leveren van producten en/of verlenen van diensten) onderscheiden van ondersteunende bedrijfsfuncties (ten dienste van de primaire bedrijfsfuncties) en besturende bedrijfsfuncties (beleidsvorming, planning en organisatie).

Bedrijfsproces

een (systematische) serie taken die moet leiden tot een concreet product of een concrete dienst. Er bestaan twee soorten bedrijfsprocessen, namelijk primaire en ondersteunende bedrijfsprocessen. sactiviteiten die zorgen voor de feitelijke waardetoevoeging.

zijn voor de primaire processen. Beheer (ICT)

Het up to date houden en exploiteren van ICT-infrastructuren en -applicaties en het inrichten en sturen van de organisatie om dit te realiseren.

Beveiligingsincident

Iedere gebeurtenis die geresulteerd heeft, of had kunnen resulteren in verlies van of schade aan informatie of die een doorbreking is van het beveiligingsbeleid of de daartoe opgestelde richtlijnen en procedures.

Change Management

Change management is het proces dat op een gestructureerd wijze changes plant, uitvoert en documenteert. Een change is een toevoeging, aanpassing of verwijdering van alles dat effect


07-10-2013

kan hebben op IT Services. De scope is inclusief processen, documentatie, etcetera. DBA

Data Base Administrator --Beheerder van de databanken.

Demand Management (ICT)

De functie bij een opdrachtgevende organisatie die dient om alle vragen vanuit de bedrijfsprocessen van deze opdrachtgevende organisatie te bundelen en te prioriteren en daarmee verplichtingen aan te gaan met in- en/of externe ICT-leveranciers.

Demand Manager (ICT)

de vertegenwoordiger van een opdrachtgevende organisatie die namens deze orgnaisatie geautoriseerd is voor het aangaan van verplichtingen met interne en (eventuele) externe ICTleveranciers . De demand manager vertaalt de ICT-behoeften van de gebruikers uit de opdrachtgevende organisatie naar passende ICT-services.

Dienstverlening

Zie Hoofdstuk 1, paragraaf 4 van “programmaplan dienstverlening Heerlen”, versie 1.0, d.d. 19 augustus 2010.

Exploitatie (ICT)

Als onderdeel van beheer omvat exploitatie de taken die nodig zijn om na acceptatie een systeem operationeel te houden en van nut te doen zijn bij het realiseren van bedrijfsdoelstellingen.

Functioneel beheer

Functioneel beheer is de verantwoordelijkheid van eindgebruikers van een Informatiesysteem om de functionaliteit van dit systeem in stand houden. Functioneel beheer fungeert als eigenaar en opdrachtgever voor het informatiesysteem naar de aanbieder/verzorger van de ICT-diensten voor het Informatiesysteem. Functioneel beheer omvat Gebruiksonderhoud ( taken voor directe ondersteuning bij het gebruik van informatiesystemen) en Functioneel onderhoud (taken met betrekking tot onderhoud van procedures, specificaties en definities voor de gebruikersorganisatie.

Functioneel onderhoud

Als onderdeel van functioneel beheer taken met betrekking tot onderhoud van procedures, specificaties en definities voor de gebruikersorganisatie):

38

Onderhoud handmatige procedures Functioneel onderhoud informatiesystemen Gegevensdefinitiebeheer Gebruikers

Een persoon die geautoriseerd gebruik maakt van een ICT-service. Wordt ook wel als ‘eindgebruiker’ aangeduid.

Gebruiksonderhoud

Als onderdeel van functioneel beheer taken voor directe ondersteuning bij het gebruik van informatiesystemen): Gebruikersondersteuning Functioneel systeembeheer

Generieke applicaties

Software toepassingen die in principe voor iedereen op gelijke wijze beschikbaar zijn. Voorbeelden zijn besturingssysteem, generieke kantoorapplicaties voor onder andere e-mail, agenda, browser, tekstverwerken, rekenen, presenteren en beveiliging .

I-Control

Met informatie-control (kortweg I-control) wordt het geheel van processen en procedures aangeduid die zich richten op de oordeelsvorming over de mate waarin voorgenomen I(CT)activiteiten worden gerealiseerd zoals verwacht/gepland en het die het tevens mogelijk maken om zo nodig bij te sturen.

I-Governance

Het besturen, beheersen, uitvoeren en verantwoording afleggen over en het toezicht houden op het informatiemanagement en de ICT binnen een organisatie, zodat gegarandeerd wordt dat de informatievoorziening de missie, visie en doelen van de organisatie optimaal ondersteunt.

ICT-Infrastructuur

De verzameling van hardware componenten (desk- en laptop computers, servers, mobiele telefoons, etc.), de hieraan gerelateerde software, netwerken (lan’s, wan’s, data-lijnen, etc.), inclusief het technisch beheer en de exploitatie van deze componenten.


07-10-2013

ITIL

Information Technology Infrastructure Library --Methodiek voor informatiseringsprojecten waarbij de beheersaspecten procesmatig en gestructureerd worden benaderd.

Incident Management

Het doel van incidentmanagement is het zo snel mogelijk herstellen van de normale serviceproductie en het minimaliseren van de negatieve impact op de bedrijfsvoering. Tegelijkertijd moet het incidentmanagement proces ervoor zorgen dat de hoogst mogelijke levels van servicekwaliteit en -beschikbaarheid worden gehaald.

Informatiebeleid

Het geheel van visies, uitspraken en voorschriften die richting geven aan de ontwikkeling en inrichting van de Informatiehuishouding. Deze ontwikkelingen hebben impact op de ICTarchitectuur. Het informatiebeleid bestaat uit informatieplannen. Het opstellen van informatiebeleid is bij voorkeur een periodiek terugkerende activiteit.

39

Het geheel van doelstellingen, uitgangspunten en richtlijnen voor het omgaan met informatie en informatietechnologie binnen een organisatie (bron: HEC) Informatiehuishouding

Een deelsysteem van een organisatie, bestaande uit mensen die met behulp van middelen activiteiten uitvoeren, gericht op de productie van en leidend tot de consumptie van gegevens (bron: HEC)

Informatiemanagement

het managen van de relatie tussen de business – ICT relatie en anderzijds het managen van informatie als een bedrijfsmiddel

Informatiesysteem

Een combinatie van apparatuur met bijbehorende programmatuur, gegevensverzamelingen, procedures en personen voor het ondersteunen en/of besturen van bedrijfsprocessen (Looijen en Delen)

Informatievoorziening

Het geheel aan activiteiten dat binnen een organisatie moet worden uitgevoerd om iedereen te voorzien van de informatie die nodig is voor de uitvoering van bedrijfsfuncties

ISO 15489

Een Internationale Standaard over records management.

Koppeling

Een logische en technische verbinding tussen twee informatie verwerkende systemen. (-> Interface)

Onderhoud (ICT)

Als onderdeel van beheer omvat exploitatie de taken die nodig zijn om in een systeem wijzigingen aan te brengen. Daaronder vallen: Correctief onderhoud: herstellen van fouten Preventief onderhoud: voorkomen van fouten Perfectief onderhoud: verbeteren van prestaties

Operational excellence

Een keuze voor een waardestrategie zoals beschreven in het boek ‘The discipline of market leaders’ - Michael Treacy en Fred Wiersema, 1995. Vrij vertaald: perfecte uitvoering, hoge kwaliteit. Staat tegenover de waarde “Customers intimicy”: perfecte klantgerichtheid. De boodschap is om een optimum tussen beide na te streven.

Programma management

Een programma is een reeks samenhangende activiteiten en projecten, gekoppeld aan middelen, gericht op het realiseren van maatschappelijke effecten. Programmamanagement is sturing op de samenhang van deze activiteiten en projecten met het doel het vooraf bepaalde (strategisch) maatschappelijk effect te realiseren.

Record

Informatie die gemaakt, ontvangen, en onderhouden wordt als bewijs en informatie door een organisatie of persoon, door het nastreven van legale verplichtingen of in de transacties van bedrijven. Een record kan zowel tastbaar als digitaal zijn. (bron ISO 15489)

Records Management

Het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie


07-10-2013

over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records. (bron ISO 15489)

40

Regievoering (ICT)

Het proces waarbinnen de verantwoordelijkheid is belegd van een afnemende organisatie voor leiding over de dagelijkse ICT-service verlening van interne en externe leveranciers aan die afnemende organisatie.

Service Level

Een specifieke definitie van het soort Service dat wordt verleend, het onderwerp van de Service en het niveau (level) van de Service in termen van Beschikbaarheid , Prestaties, Capaciteit, Ondersteuning en de integriteit en beveiliging die wordt geleverd aan de gebruikers van de Service.

Service Level Agreement (SLA)

een vastlegging van de verwachtingen die zijn verbonden aan een IT-Service en die zijn voorzien van meetbare prestatie- en evaluatiecriteria.

Specifieke applicaties

software toepassingen die onderdeel zijn van het uitvoeren van een bepaalde organisatorische taak en/of activiteit (dienstverlening- en bedrijfsvoeringapplicaties)

Technisch Beheer

Technisch Beheer is verantwoordelijk voor de instandhouding, het beheer en onderhoud van de technische infrastructuur. Technisch Beheer omvat drie groepen van taken: 1.

2.

3.

Zaakgericht werken

Technisch herstel, taken voor het herstellen- en voorkomen van fouten in de technische infrastructuur: Correctief Preventief Technische verbetering, taken voor het verbeteren van het gebruik van de technische infrastructuur: Perfectief Technische ontwikkeling, taken voor het ontwikkelen van nieuwe infrastructuur: Adaptief Additief

Het concept van een zaak wordt in het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) gedefinieerd als "een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden". Alle zaakkenmerken en informatie die aan een zaak zijn gekoppeld vormen samen een virtueel ‘zaakdossier’. Een manier van werken waarbij processen centraal staan en waar mogelijk elektronisch worden ondersteund.


Bijlage 3

07-10-2013

Concept gemeenschappelijke regeling PIT

Zoals besproken door de portefeuillehouders Dienstverlening & ICT op 28 augustus 2013 Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering. 41

I.

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Heerlen, Kerkrade, Landgraaf etc. etc., handelend krachtens het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. ;

II.

De Veiligheidsregio Zuid-Limburg, onderdelen Brandweer Zuid-Limburg en Programmaburo, te dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Commandant, handelend ter uitvoering van het besluit van de ……

III.

Etc. etc.

gezamenlijk verder te noemen: “Partijen”, gelet op artikel 1, eerste en tweede lid en artikel 93 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet en artikel 10 van de Wet op de Veiligheidsregio’s, overwegende: In aanmerking nemende dat: -

partijen inzien dat samenwerking op ICT-gebied partijen voordelen oplevert in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen en verbetering van dienstverlening;

-

partijen de ambitie hebben en de noodzaak inzien van een regionale samenwerking ter zake van ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering;

-

de gemeente Heerlen besloten heeft tot het oprichten van een gemeenschappelijke dienst voor ICT dienstverlening Parkstad-IT;

-

partijen de ICT dienstverlening wensen onder te brengen bij de gemeente Heerlen, die als centrumgemeente gaat fungeren;

-

partijen elkaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen en de belangen van het personeel wensen te waarborgen;

-

partijen deze samenwerking wensen vast te leggen in een lichte gemeenschappelijke regeling zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan;

besluiten de volgende gemeenschappelijke regeling te treffen:


Artikel 1

07-10-2013

Definities

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr); b. Regeling: de gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering;

42

c. PIT (Parkstad-IT): de werkeenheid van de centrumgemeente Heerlen die belast is met de taken genoemd in deze overeenkomst; d. ICT: het geheel aan voorzieningen op het gebied van Informatie- en Communicatietechnologie. e. Partijen: de colleges van de gemeenten…en de Veiligheidsregio Zuid-Limburg, onderdelen Brandweer Zuid-Limburg en Programmaburo gezamenlijk.

Artikel 2 Doelstelling, taken en bevoegdheden 2.1 Deze regeling heeft tot doel om de gemeenschappelijke belangen van de deelnemende partijen te behartigen op het gebied van Informatie- en communicatietechnologie. De doelstellingen zijn: 1. Het waarborgen van continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de ICT dienstverlening door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. Verhogen van de kwaliteit van processen, waardoor partijen beter kunnen functioneren; 3. Verhogen van professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. Efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; 5. Realiseren van besparingen door schaalvoordelen; het ontdubbelen van ICT voorzieningen, het beperken van de (stijgende) ICT kosten. 6. Het gezamenlijk inkopen van software in overeenstemming met de eisen van de licentiegever. 2.2 De centrumgemeente Heerlen voert mede namens de overige partijen de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de belangen te behartigen zoals bedoeld onder 2.1. 2.3 De gemeente Heerlen houdt daartoe binnen de eigen ambtelijke organisatie een werkeenheid in stand aangeduid als PIT. 2.4 Ter uitwerking van het bepaalde onder 2.2 maken de deelnemende partijen nadere afspraken over de te verrichten taken en de daarbij horende kwaliteitseisen. Deze afspraken en verplichtingen worden opgenomen in een dienstverleningsovereenkomst en/of service level agreement met de centrumgemeente. 2.5 De dienstverleningsovereenkomst kan jaarlijks worden bijgesteld. Deze bijstelling dient voor 15 december van enig jaar te zijn vastgesteld ten behoeve van het daaropvolgende jaar. 2.6 Het palet van producten en diensten is gericht op ICT ondersteuning van de publieke taken op lokaal niveau. Artikel 3 Exclusiviteit


07-10-2013

Partijen verbinden zich de dienstverlening op ICT-gebied te doen uitvoeren door PIT. Artikel 4 Samenwerkingsoverleg

43

4.1 A. Deelnemersraad Er is een deelnemersraad ten behoeve van samenwerkingsoverleg op strategisch niveau over de kwaliteit van de dienstverlening en de ontwikkeling van de samenwerking. Partijen worden in de deelnemersraad vertegenwoordigd door één persoon per partij. Bij voorkeur wordt daarvoor de verantwoordelijke directeur/hoofd voor de bedrijfsvoering, dan wel de algemeen directeur van de deelnemende partij afgevaardigd. Daarnaast heeft het hoofd van PIT zitting in de deelnemersraad. Hij vervult de functie van secretaris en draagt zorg voor de organisatie van de vergaderingen, het opstellen van de agenda en de notulering. Dit overleg vindt minimaal vier keer per jaar plaats. Dit overleg betreft in ieder geval het vaststellen van de begroting, de doelstelling van de regeling als bedoeld in artikel 2, het behartigen van de belangen van de deelnemers en de toetreding van eventuele nieuwe deelnemers. Besluiten in de deelnemersraad worden genomen met meerderheid van stemmen en ondersteund door minimaal twee partijen. Iedere deelnemer heeft per afgenomen werkplek één stem (peildatum per 01 januari van het betreffende kalenderjaar). Het hoofd van PIT heeft geen stemrecht maar wel een adviserende rol. B. Dienstverleningsoverleg Er is een samenwerkingsoverleg op tactisch en operationeel niveau van de deelnemende partijen bestaande uit de contractmanagers van partijen en of de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de betreffende partijen alsmede het verantwoordelijk bureauhoofd voor dienstverlening van PIT. Artikel 5 Financiën 5.1 Voor de uitvoering van de in artikel 2 omschreven doelstellingen wordt door partijen een financiële bijdrage geleverd op basis van de berekeningsgrondslag, die wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. 5.2 Er wordt uitgegaan van een voor partijen uniforme producten en dienstencatalogus met generieke tarieven. Op onderdelen kan maatwerk worden geleverd tegen een afwijkende tarifering. Dit vormt onderwerp van bespreking in de Deelnemersraad. 5.3 In de afzonderlijke dienstverleningsovereenkomst worden de af te nemen diensten met de bijbehorende kosten vastgelegd. Er wordt uitgegaan van een eensluidende kostentoerekening, welke in de afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten zal worden uitgewerkt en vastgelegd. 5.4 Het college van de gemeente Heerlen is verantwoordelijk voor het tijdig indienen van de jaarlijkse begroting, dit laat onverlet dat partijen zich verplichten om jaarlijks binnen hun begroting middelen te reserveren welke overeenkomen met de hoogte van de gemeentelijke bijdragen aan PIT.

Artikel 6 Toetreden partijen 6.1 Partijen als genoemd onder I en II beslissen, na verkregen toestemming van hun respectievelijke gemeenteraden c.q. algemeen bestuur in overeenstemming met artikel 1, tweede lid van de Wet, bij


07-10-2013

eensluidend besluit over het toetreden van een andere gemeente of andere publieke rechtspersonen tot deze regeling. 6.2 Aan de toetreding kunnen voorwaarden worden verbonden. 6.3 Vooruitlopend op een formele toetreding kan, onder voorwaarden die gelijkluidend zijn aan de voorwaarden die voor de deelnemers gelden, voor de duur van ten hoogste twee jaren een bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling worden afgesloten waarbij de gemeente Heerlen namens partijen als contractant optreedt. 44

Artikel 7 Wijzigen, uittreden, opheffen 7.1 De regeling kan worden gewijzigd of worden opgeheven bij eensluidende besluiten van de bevoegde bestuursorganen van tenminste twee/derde van de deelnemende partijen, na verkregen toestemming van de betreffende gemeenteraden c.q. algemeen bestuur. 7.2. Opheffen van de regeling leidt tot opheffen van PIT en tot beëindigen van de dienstverlening aan partijen. 7.3 Een partij, met uitzondering van de centrumgemeente, kan besluiten om uit te treden uit deze regeling. 7.4 Uittreden leidt tot een beëindiging van de dienstverlening aan de uittredende partij en brengt met zich mee dat deelname aan de Deelnemersraad na ommekomst van een jaar na het besluit tot uittreding vervalt. 7.5 Uittreden vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere partijen van tenminste 4 jaar. 7.6 Uittreden kan voor de eerste maal plaatsvinden per 31 december 2018. Artikel 8 Afdekken financiële risico’s Indien sprake is van het opheffen van de regeling geldt dat alle deelnemende partijen zich garant stellen voor een behoorlijke en adequate afhandeling van de verplichtingen, die de gemeente Heerlen ter uitvoering van deze regeling is aangegaan, dit door middel van bij voorkeur overname van personeel en/of zo nodig financiële bijdragen. Artikel 9 Evaluatie Deze regeling wordt periodiek geëvalueerd door partijen. Dit is een taak van de deelnemersraad. Dit zal voor het eerst plaatsvinden twee jaar na de datum van inwerkingtreding van de regeling en vervolgens elke vier jaar. De evaluatie heeft vooral betrekking op de vragen of de samenwerking voldoende bijdraagt aan de behartiging van de in artikel 2 genoemde belangen, welke kosten hiervoor zijn gemaakt en de kwaliteit van de ICT-dienstverlening. Artikel 10 Geschillenregeling 10.1 Partijen verplichten zich om in geval van geschillen omtrent de inhoud en uitvoering van de regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht dergelijke geschillen in der minne te beslechten.


07-10-2013

10.2 Indien niet in der minne tot een oplossing wordt gekomen, zullen partijen het geschil voorleggen aan gedeputeerde staten van Limburg conform artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 11 Inwerkingtreden en duur De regeling treedt in werking op de dag dat zij door alle oprichtende partijen is ondertekend en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 45

Artikel 12 Bekendmaken en citeertitel 12.1 De regeling, alsmede besluiten tot wijziging of opheffing van de regeling worden door het college van de gemeente Heerlen aan het College van Gedeputeerde Staten van de Provincie Limburg verzonden. 12.2 Partijen dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor het bekendmaken van deze regeling. 12.3 Deze regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering”.

Het college van de gemeente Heerlen, De secretaris, De burgemeester, Getekend op <> te Het college van de gemeente Kerkrade, De secretaris, De burgemeester,

Getekend op <> te

Etc. etc.


Bijlage 4

07-10-2013

Toelichting op de GR

In overleg met de buurgemeenten in de regio Parkstad Limburg en organisaties, die gemeentelijke taken uitvoeren, zoals Brandweer Zuid Limburg, heeft de gemeente Heerlen besloten tot het oprichten van een Shared Service Center voor ICT dienstverlening: Parkstad IT. Parkstad IT verzorgt voor de betrokken deelnemers de ICT dienstverlening. Door samenwerking kan de publieke taak van de deelnemers beter worden gediend. 46

Parkstad IT realiseert de volgende doelstellingen: 1. het waarborgen van continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de ICT dienstverlening onder meer door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. verhogen van de kwaliteit van processen, waardoor de deelnemers beter kunnen functioneren; 3. verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. efficiënter inzetten van beschikbare arbeidskracht; 5. realiseren van besparingen door schaalvoordelen, respectievelijk het ontdubbelen van IVT voorzieningen, beperken van de (stijgende) ICT kosten; 6. Het gezamenlijk inkopen van software in overeenstemming met de eisen van de licentiegever. Parkstad IT wordt een publiekrechtelijk samenwerkingsverband van gemeenten en instellingen die gemeentelijke taken uitvoeren. Het palet producten en diensten van Parkstad IT is gericht op de ICT ondersteuning van de publieke taken op lokaal niveau. Daarmee onderscheidt Parkstad IT zich van privaatrechtelijke aanbieders. Een eigen publiekrechtelijke structuur van Parkstad IT is noodzakelijk vanwege de aard van de activiteiten. Het betreft immers grotendeels activiteiten, die ook door marktpartijen aangeboden kunnen worden. Zonder eigen publiekrechtelijke structuur komt de rechtmatigheid van de dienstverlening in het geding. De samenwerkingsvorm kan dus niet volstaan met een bestuursopdracht. De formeel juridische basis voor deelname aan Parkstad IT wordt een voor alle deelnemers eensluidende Gemeenschappelijke Regeling, zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan, tussen de deelnemer en de gemeente Heerlen. Dit is een zgn. lichte GR, ook wel centrumgemeente constructie genoemd. In deze samenwerkingsvorm mandateren bestuursorganen van verschillende gemeenten een of meer van hun bevoegdheden aan een van de deelnemers. Het bestuursorgaan van de centrumgemeente oefent de gemandateerde bevoegdheid uit namens de deelnemende bestuursorganen. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling is deze strekking opgenomen. De keuze voor deze uitwerking in de vorm van een lichte GR is als volgt gemotiveerd: de taken liggen op het terrein van de bedrijfsvoering en zijn bestuurlijk inhoudelijk minder gevoelig; de uitvoeringsorganisatie moet flexibel op nieuwe (ICT) ontwikkelingen kunnen inspelen; de uitvoeringsorganisatie moet voldoende slagkracht kunnen ontwikkelen; toekomstige opschaling of uitbreiding van taken wordt niet uitgesloten geacht; de regeling moet ook vrij eenvoudig weer kunnen worden ontbonden.

De gemeenschappelijke regeling wordt aangegaan door het bevoegd gezag van de deelnemers. Bij gemeenten zijn dit de colleges van burgemeester en wethouders van de betrokken gemeenten. Voor het aangaan van een (lichte) GR is overigens wel instemming van de gemeenteraden vereist.


07-10-2013

Parkstad IT levert de producten en diensten op basis van een producten- en dienstencatalogus. Met elke deelnemer wordt aan de hand van deze producten- en dienstencatalogus separaat een dienstverleningsovereenkomst afgesloten op het moment dat de ICT dienstverlening voor de betrokken deelnemer feitelijk aanvangt. Deze dienstverleningsovereenkomst wordt per deelnemer samengesteld, rekening houdend met het door de deelnemer gewenste dienstenniveau en kan daarom bij deelnemers in onderling vergelijk in samenstelling afwijken. Dit in tegenstelling tot de gemeenschappelijke regeling, waarvan de inhoud voor elke deelnemer gelijk is.

47

Parkstad IT wordt in bestuurlijk juridische zin onderdeel van de gemeente Heerlen, maar voert financieel een zelfstandige administratie, waardoor voor alle deelnemers een transparante begroting en jaarrekening kan worden gepresenteerd. Sturing op aspecten als kwaliteit, innovatie en ontwikkelingen gebeurt op strategisch niveau door een Deelnemersraad. In de Deelnemersraad hebben de verantwoordelijk directeur, respectievelijk het hoofd van de bedrijfsvoering dan wel de algemeen directeur van de deelnemers zitting, alsmede het hoofd van Parkstad IT. Op tactisch niveau is er een Dienstverleningsoverleg. Hierin hebben de contractmanagers van de deelnemers zitting, respectievelijk de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de deelnemers, alsmede het verantwoordelijke bureauhoofd voor dienstverlening van Parkstad IT. In beginsel wordt de eensluidende GR met alle partners gelijktijdig afgesloten. Uit praktische overwegingen kan daarin een fasering worden toegepast, bijvoorbeeld eerst voor de partners, die al een dienstverleningsovereenkomst hebben (bijvoorbeeld Kerkrade en de Brandweer), en later de overige partners. Vooruitlopend op een formele toetreding kan, onder voorwaarden die gelijkluidend zijn aan de voorwaarden die voor de deelnemers gelden, voor de duur van ten hoogste twee jaren een bilaterale lichte gemeenschappelijke regeling worden afgesloten waarbij de gemeente Heerlen namens partijen als contractant optreedt. Deze constructie biedt het voordeel dat niet bij iedere nieuwe toetreding door alle deelnemende partijen een apart besluitvormingstraject hoeft plaatst te vinden. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling wordt verder voorzien in regels voor het uittreden en het opheffen van de GR. Daarnaast wordt in de gemeenschappelijke regeling verwezen naar de separate dienstverleningsovereenkomst, waarin de feitelijke dienstverlening voor de deelnemer wordt omschreven. Gedurende de looptijd wordt hieraan het principe van gedwongen winkelnering gekoppeld om tegemoet te komen aan de intenties van de samenwerking.


Bijlage 5

07-10-2013

Concept raadsvoorstel

Samenvatting

48

Aan uw raad wordt gevraagd het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven tot het aangaan van een Gemeenschappelijke Regeling zoals bedoeld in artikel 1, eerste en tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, en conform artikel 160, eerste lid van de Gemeentewet. Dit met het doel een gemeenschappelijke ICT dienst op te richten. Dit voorstel is het sluitstuk in het proces om te komen tot een gemeenschappelijke ICT voorziening voor de gemeenten en andere publiekrechtelijke partijen in de regio. Samenwerking op het gebied van ICT staat al lang op de agenda. Het is nu zaak om daadwerkelijk stappen te zetten. Informatievoorziening is voor gemeenten een onmisbaar bedrijfsmiddel. Het is de basis van alle gemeentelijke processen en diensten. Anders gezegd: zonder adequate informatie kan geen enkel gemeentelijk proces worden uitgevoerd of geen enkele gemeentelijke dienst worden verleend. Lokale overheden gaan in toenemende mate een onderdeel vormen van ketens in bepaalde sectoren, bijvoorbeeld in het domein van de Sociale zekerheid. De basisregistraties worden in toenemende mate geïntegreerd en voor taken van meerdere bestuurslagen en meerdere bestuurlijke doelen ingezet. De ambities op het terrein van Dienstverlening zoals geformuleerd in het programma Antwoord© vragen een innovatieve inhaalslag op ICT terrein die zijn weerga niet kent. Het huidige kabinet maant tot spoed als het gaat om de ontwikkeling van de digitale dienstverlening. De gemeentelijke ICT wordt daarmee steeds belangrijker en tegelijkertijd ook kwetsbaarder. We kennen allemaal de problemen met de beveiliging en de bedrijfszekerheid van de digitale loketten. Vrijwel geen enkele gemeente is in staat om geheel zelfstandig een hoogwaardige ICT voorziening in stand te houden. Samenwerking is een goede mogelijkheid om de kwaliteit van de ICT voorziening (nog) beter te borgen. Het voorliggende voorstel behelst de eerste stap in de samenwerking namelijk het samenvoegen van het technisch beheer van ICT middelen. Waarom naar de raad?

Parkstad IT wordt een publiekrechtelijk samenwerkingsverband van gemeenten en instellingen die gemeentelijke taken uitvoeren. Een eigen publiekrechtelijke structuur van Parkstad IT is noodzakelijk vanwege de aard van de activiteiten. Het betreft immers grotendeels activiteiten, die ook door marktpartijen aangeboden kunnen worden. Zonder eigen publiekrechtelijke structuur komt de rechtmatigheid van de dienstverlening in het geding. De samenwerkingsvorm kan dus niet volstaan met een bestuursopdracht. De formeel juridische basis voor deelname aan Parkstad IT wordt een voor alle deelnemers eensluidende Gemeenschappelijke Regeling, zonder openbaar lichaam en zonder gemeenschappelijk orgaan, tussen de deelnemer en de gemeente Heerlen. Dit is een zgn. lichte GR, ook wel centrumgemeente constructie genoemd. Hieronder wordt deze keuze nader gemotiveerd. Het aangaan van een GR is een bevoegdheid van het College. De raad dient echter het College vooraf toestemming te geven, conform het bepaalde in de WGR. Doelstelling

Doel van de samenwerking in de vorm van een gemeenschappelijke ICT dienst PIT, is dus om continuïteit en kwaliteit voor de toekomst te kunnen waarborgen en te versterken en de regio “gereed” te maken om in randvoorwaardelijke zin te kunnen voldoen aan de wens om de


07-10-2013

dienstverlening in Parkstad Limburg naar één gezamenlijk en hoger niveau te tillen. De ICT samenwerking is immers ook een belangrijke randvoorwaarde voor het realiseren van de in de regio afgesproken ambities op het terrein van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en andere belanghebbenden. Parkstad IT realiseert de volgende doelstellingen:

49

1. bieden van continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht door beperking van organisatorische kwetsbaarheid; 2. verhogen van de kwaliteit van processen; waardoor de gemeenten beter kunnen functioneren; 3. verhogen van de professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; 4. efficiënter inzetten van de beschikbare arbeidskracht; 5. realiseren van besparingen door schaalvoordelen en gezamenlijke inkoop 6. In de vervolgfasen: het beter ondersteunen van de noodzakelijke kwaliteitsimpulsen op het terrein van dienstverlening in het algemeen en e-dienstverlening in het bijzonder (denk aan het programma Parkstad-Limburg heeft antwoord©) De meetbare doelstelling is: 1. in de startsituatie: dezelfde kwaliteit in dienstverlening met een iets hogere bedrijfszekerheid. 2. in de komende jaren: een uitbreiding van de dienstverlening, een hogere bedrijfszekerheid tegen minder meerkosten, een hogere graad van efficiency dus. Argumentatie

Welke diensten worden geleverd en hoe is de dienstverlening ingericht? De gemeenschappelijke dienst PIT verzorg het technisch beheer van ICT middelen. Het gaat dus om het instandhouding, het beheer en het onderhoud van de technische infrastructuur. In het inrichtingsplan is de scope van de dienstverlening nauwkeurig omschreven. De diensten worden geleverd op contractbasis (DVO). Door bundeling van het technisch beheer van de deelnemers ontstaat een robuust en bedrijfszeker technisch platform. De gemeente Heerlen onderhoudt een gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie met front- en backoffice taken. Waarom een gemeenschappelijke voorziening en niet out-sourcen? De gemeenten hebben veel geïnvesteerd in materieel en personeel; outsourcen zou een ingrijpende reorganisatie betekenen met grote consequenties voor materieel en medewerkers. Zowel Heerlen als Landgraaf hebben contractuele verplichtingen naar derden; deze gemeenten kunnen niet zo maar deze dienstverlening staken. De belangen van de betrokken medewerkers zijn beter gediend bij een publiekrechtelijke oplossing. Het uiteindelijke perspectief van een doelmatiger beheer van de informatietechnologie strekt zich natuurlijk ook (of wellicht juist) uit over de bedrijfsapplicaties. Het doel is uiteindelijk een geïntegreerde volledig dekkende ICT dienstverlening die gericht is op een effectieve ondersteuning van de gemeentelijke bedrijfsprocessen en de noodzakelijke innovatie in dienstverlening. Een gemeenschappelijke ICT voorziening staat dichter bij de business dan een marktpartij.


07-10-2013

Waarom een lichte GR als bestuurlijke structuur? In deze samenwerkingsvorm mandateren bestuursorganen van verschillende gemeenten een of meer van hun bevoegdheden aan een van de deelnemers. Het bestuursorgaan van de centrumgemeente oefent de gemandateerde bevoegdheid uit namens de deelnemende bestuursorganen. In de tekst van de gemeenschappelijke regeling is deze strekking opgenomen. De keuze voor deze uitwerking in de vorm van een lichte GR is als volgt gemotiveerd: 50

De omvang van de gezamenlijke dienst (ca 40 fte) rechtvaardigt geen GR met een openbaar lichaam; De taken liggen op het terrein van de bedrijfsvoering en zijn bestuurlijk inhoudelijk minder gevoelig; De uitvoeringsorganisatie moet flexibel op nieuwe (ICT) ontwikkelingen kunnen inspelen; in verband met toekomstige opschaling of toetreding van nieuwe deelnemers moet de regeling gemakkelijk kunnen worden aangepast of worden ontbonden.

Waarom valt de keus op Heerlen als uitvoerende partij? Bij een samenwerkingsvorm centrum gemeente constructie is het niet automatisch zo dat Heerlen in alle gevallen de uitvoerende partij moet zijn. Ook andere gemeenten kunnen op grond van objectieve criteria in staat zijn om taken voor anderen uit te voeren. Gelet op de omvang van het huidige platform, het aantal medewerkers en de overige faciliteiten ligt Heerlen wel voor de hand maar is niet per definitie de enige keuze. In dit geval echter heeft geen enkele andere gemeente zich opgegeven als kandidaat uitvoerder. Hoe wordt er gestuurd op de samenwerking in de lichte GR constructie? Deelnemers nemen deel aan de GR en sluiten een dienstverleningscontract af met de gemeente Heerlen als uitvoerder. In dit dienstverleningscontract (DVO) worden aard en omvang van de dienstverlening en de leveringsvoorwaarden vastgelegd. Het DVO is dus het belangrijkste document waarin de afspraken tussen partijen worden vastgelegd. Maar de zorg voor de kwaliteit en doelmatigheid ligt niet enkel bij de uitvoerder. Sturing op aspecten als kwaliteit, innovatie en ontwikkelingen gebeurt op strategisch niveau door een Deelnemersraad. In de Deelnemersraad hebben de verantwoordelijk directeur, (respectievelijk het hoofd van de bedrijfsvoering dan wel de algemeen directeur) van de deelnemers zitting, alsmede het hoofd van Parkstad IT. Op tactisch niveau is er een Dienstverleningsoverleg. Hierin hebben de contractmanagers van de deelnemers zitting, respectievelijk de verantwoordelijke beleidsmedewerkers van de deelnemers, alsmede het verantwoordelijke bureauhoofd voor dienstverlening van Parkstad IT. Hoe vindt de verrekening plaats? Parkstad IT wordt in bestuurlijk juridische zin onderdeel van de gemeente Heerlen, maar voert financieel een zelfstandige administratie, waardoor voor alle deelnemers een transparante begroting en jaarrekening kan worden gepresenteerd. De deelnemers zijn het eens geworden over een eenvoudige kostprijsberekening die recht doet aan de feitelijke afname van diensten en die bovendien de doelmatigheid bevordert. De kostprijs voor het standaardpakket dienstverlening is


07-10-2013

samengesteld uit de daadwerkelijk kosten veroorzakende componenten; werkplekbeheer en servercapaciteit. Daarnaast kunnen tegen kostprijs additionele diensten worden afgenomen. Zijn er vergelijkbare voor beelden in het land? Ja Equalit, eveneens een shared service voor ICT diensten op basis van een lichte GR constructie, waarbij de gemeente Oosterhout optreedt als centrumgemeente en diensten verricht voor inmiddels 8 gemeenten in de regio West Brabant. Equalit is inmiddels aantoonbaar succesvol. 51

Hoe wordt het voorstel ten uitvoer gebracht

De gemeenschappelijke regeling wordt, na verkregen instemming van uw raad, aangegaan door het college van burgemeester en wethouders. (Voor Brandweer aanpassen) Vooraf wordt met PIT een concept Dienstverleningsovereenkomst afgesloten waarin aard, omvang en kwaliteitsniveau van de dienstverlening alsmede de leveringsvoorwaarden worden vastgelegd. Zodra de formele besluitvorming is afgerond wordt een migratieplan overeengekomen waarin het tijdstip en de fasering van de overdracht van de dienstverlening wordt geregeld. Communicatie Financiële consequenties Voorstel (concept besluit)

De raad van de gemeente……… verleent het College van Burgemeester en Wethouders toestemming tot het aangaan van een Gemeenschappelijke Regeling met de gemeente Heerlen met het doel een gemeenschappelijke ICT dienst te vormen.


Bijlage 6

07-10-2013

Concept Sociaal plan

Zoals besproken in het portefeuillehoudersoverleg Dienstverlening en ICT op 28 augustus 20

Inleiding 52

De gemeentebesturen van Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Voerendaal en het bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg (voor wat betreft de brandweerorganisatie) zijn voornemens op het terrein van ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering nauw samen te werken. Hiervoor zullen de werkzaamheden van de ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering formeel ondergebracht worden in de “Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering”. Teneinde de personele gevolgen van de overgang van medewerkers van de verschillende fusiepartners naar de nieuwe organisatie te regelen, wordt in overleg met de vakorganisaties, vertegenwoordigd in de diverse gemeentelijke commissies voor het georganiseerd overleg, op basis van hoofdstuk 12 van de CAR een sociaal plan opgesteld. Dit Sociaal plan is het resultaat van dit overleg. In de afzonderlijke centrale commissies voor het georganiseerd overleg is overleg gevoerd over de inhoud van het Sociaal plan en is hierover overeenstemming bereikt.


I.

07-10-2013

Definities

In dit Sociaal Plan wordt verstaan onder: a.

medewerker:

de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, lid1, sub a CAR.

b.

gemeenschappelijke regeling (GR):

de “Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de bedrijfsvoering”.

c.

deelnemende organisaties:

De gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, Voerendaal en de Veiligheidsregio Zuid-Limburg.

d.

Parkstad IT (PIT):

de werkeenheid van de gemeente Heerlen die belast is met de taken genoemd in de gemeenschappelijke regeling.

e.

bevoegd gezag:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen.

f.

personele gevolgen:

gevolgen voor de functie of de rechtspositie van de betrokken medewerker.

g

salaris:

het voor de medewerker geldende bedrag van de aan de medewerker toegekende schaal als bedoeld in artikel 3:1 van de CAR.

h.

salarisgarantie:

de bezoldiging waarop de medewerker minimaal aanspraak blijft behouden.

i.

bezoldiging:

het salaris, vermeerderd met het bedrag van de aan de medewerker toegekende emolumenten en toelagen, niet zijnde onkostenvergoedingen.

j.

toelage:

de toelage waarmee het salaris wordt vermeerderd ingevolge de Bezoldigingsregeling van de organisatie van herkomst.

k.

functie:

het geheel van werkzaamheden dat de medewerker is opgedragen.

l.

ongewijzigde/licht gewijzigde functie: een functie die gelijk of nagenoeg gelijk is aan de functie die de medewerker voor de overgang naar de nieuwe organisatie vervulde.

m.

ingrijpend gewijzigde functie:

een functie waarvan het samenstel van werkzaamheden voor meer dan 50% wijzigt.

n.

passende functie:

een functie, die redelijkerwijs aan de medewerker kan worden opgedragen gelet op zijn kennis, ervaring, persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten of die ten hoogste binnen één jaar door middel van her-, om- en/of bijscholing door hem naar behoren kan worden vervuld. Een passende functie is doorgaans van hetzelfde salarisniveau als de oude functie maar kan ook een functieniveau hoger of

53


07-10-2013

maximaal twee salarisschalen lager zijn dan de oude functie.

54

o.

geschikte functie:

een functie, die niet valt onder het begrip passende functie, maar die de medewerker bereid is te vervullen.

p.

CAR:

Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling sector gemeenten.

q.

UWO:

Uitwerkingsovereenkomst organisatie van herkomst;

r.

GO:

de Commissie voor Georganiseerd Overleg als bedoeld in artikel 12:1 van de CAR.


II.

55

07-10-2013

Hoofdpunten Sociaal Plan

1.1 Het sociaal plan heeft betrekking op de overgang van medewerkers in ambtelijke dienst van de deelnemende organisaties naar PIT als gevolg van de overdracht van activiteiten op het gebied van ICT. 1.2 Onder de werking van dit sociaal plan vallen die medewerkers in ambtelijke dienst bij de genoemde organisaties, die volledig of gedeeltelijk ten behoeve van die activiteiten werkzaam zijn die aan PIT worden overgedragen. Het hoofd van de afdeling Informatie Management van de gemeente Heerlen valt niet onder de werking van dit sociaal plan. 2.2 Uitgangspunt is dat de medewerkers die volledig ten behoeve van de onder 1.2 genoemde activiteiten werkzaam zijn, door de gemeente Heerlen in dienst worden genomen in een passende of geschikte functie bij PIT. Zij hebben een plicht tot overgang indien een passende functie wordt aangeboden. 2.3 Bij de plaatsing in de functie bij PIT als bedoeld onder punt 2.2 geldt als hoofdregel: mens volgt werk. Die regel is van toepassing indien sprake is van een ongewijzigde of licht gewijzigde functie in vergelijking met de beklede functie bij de werkgever van herkomst. Indien sprake is van een ingrijpend gewijzigde functie geschiedt de plaatsing via selectie. De samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van een plaatsingscommissie worden verder uit-gewerkt in de nadere uitwerking van dit sociaal plan (onder V). 2.4 In de nadere uitwerking van het sociaal plan zal (onder VI) eveneens vastgelegd worden volgens welke maatstaven medewerkers in ambtelijke dienst, die niet volledig ten behoeve van de over te dragen activiteiten werkzaam zijn, in dienst kunnen c.q. moeten treden van PIT. Tot die maatstaven zal in ieder geval behoren de mate, waarin de medewerker ten behoeve van die activiteiten werkzaam is bij de organisatie van herkomst. 3.1 Op basis van een wederzijdse inspanningsverplichting van het bevoegd gezag en medewerker wordt gegarandeerd dat, als gevolg van de overgang van werkzaamheden naar PIT geen gedwongen ontslag plaats vindt onder de medewerkers, die bij de deelnemende organisaties belast zijn met taken die overgaan naar PIT ook indien niet direct een passende of geschikte functie binnen PIT kan worden aangeboden. 3.2 De inspanningsverplichting van het bevoegd gezag bestaat onder meer uit: - actief zoeken naar andere functies binnen en buiten de gemeentelijke organisaties, - aanbieden van passende of geschikte functies en bemiddelen bij plaatsing, - faciliteren van de medewerker met betrekking tot arbeidsmarktoriëntatie, eventueel een capaciteitenonderzoek, opleiding, training, her-, om- en/of bijscholing, bemiddelen bij (tijdelijke) plaatsingen, en vergoeding van redelijkerwijs te maken kosten door de medewerker. 3.3 De inspanningsverplichting van de medewerker bestaat onder meer uit: - actief zoeken naar andere functies binnen en buiten de gemeentelijke organisatie, - aangeven welke faciliteiten benodigd zijn om zijn inzetbaarheid te laten aansluiten op de arbeidsmarkt, - bereidheid tot het volgen van her-, om- en/of bijscholing, het meewerken aan een capaciteitenonderzoek en aan (tijdelijke) plaatsingen om de inzetbaarheid te vergroten, - accepteren van passende of geschikte functies, eventueel tijdelijk boven de formatie. 3.4 Wanneer de medewerker onvoldoende meewerkt aan de invulling van de inspanningsverplichting omschreven onder 3.3. kan het bevoegd gezag overgaan tot ontslag. Daarbij kan het bevoegd gezag melding maken bij de instelling die de werkloosheidswet uitvoert, dat de betreffende medewerker weigerachtig is ten aanzien van aanvaarding van een passende functie, niet bereid is een geschikte functie te aanvaarden of onvoldoende meewerkt aan het vinden van een oplossing conform 3.2. en 3.3.


07-10-2013

4.

De deelnemende organisaties geven ieder voor wat betreft hun medewerkers een werkgelegenheidsgarantie bij PIT tot en met 31 december 2018, zijnde de datum waarop de deelnemende organisaties voor het eerst eenzijdig kunnen besluiten uit de GR te treden (voor een toelichting zie hoofdstuk VIII).

5.

Indien de garantie, als bedoeld in punt 4, niet bij PIT gerealiseerd kan worden, wordt de werkgelegenheid gegarandeerd bij de betrokken organisaties, primair elk voor hun eigen medewerkers en indien dit niet mogelijk blijkt in tweede instantie bij een van de overige aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende organisaties, met dien verstande dat: - geen sprake mag zijn van ontslag op verzoek of door eigen schuld of toedoen; - bij herbenoeming de betrokken medewerker moet voldoen aan de alsdan normaal te stellen algemene aanstellingsvoorwaarden.

56

6. In geval van vacatures bij onder ad 1.1 genoemde organisaties worden de medewerkers die in dienst treden van PIT voor een periode van vijf jaar als interne kandidaat beschouwd bij de organisaties die deelnemen aan de gemeenschappelijke regeling.

7.

Als overnamevoorwaarden voor de medewerkers gelden in ieder geval: - gelijke bruto bezoldiging (dat wil zeggen schaalbedrag + eventuele toelagen in de bezoldigingssfeer). - behoud van de in de periode van zes maanden voorafgaand aan de overgang in dienst van PIT bestaande salarisvooruitzichten tot het maximum van de salarisschaal, waarin de ambtenaar op het moment van ontslag was ingedeeld; - een ambtelijke aanstelling in vaste dienst, indien het medewerkers met een vaste ambtelijke aanstelling betreft. - een tijdelijke ambtelijke aanstelling voor de duur van de tijdelijke aanstelling onder de titel zoals die was aangegaan bij de werkgever van herkomst.

8.1 De rechtspositieregelingen van de gemeente Heerlen zijn van toepassing bij PIT. 8.2. Op basis van een pakketvergelijking van de rechtspositieregeling van de gemeente Heerlen en de organisatie van herkomst van de betrokken medewerker zal door de organisatie van herkomst nader worden bepaald of algemene dan wel individuele rechten door de organisatie van herkomst worden afgekocht. 9.

Het overleg over de uitwerking van de hoofdpunten van dit sociaal plan vindt, onverminderd het formele overleg in de onderscheiden GO’s plaats in de in te stellen bijzondere commissie voor het Georganiseerd Overleg (BGO). In het BGO zijn in ieder geval vertegenwoordigd de werknemersdelegaties van de onderscheiden GO’s en de betrokken organisaties. Het reglement van het BGO is besproken in de GO’s van de betrokken gemeenten, waarbij binnen de GO’s over dit reglement overeenstemming is bereikt.

10. Er is een bezwarencommissie. Samenstelling en taakstelling worden in de nadere uitwerking van dit Sociaal Plan nader geregeld (onder VII).


57

07-10-2013

III.

Uitwerking hoofdpunten Sociaal Plan

1.

Uitzicht op functieniveau/uitzichten boven functieniveau.

a.

Voorzover medewerkers op het moment van overgang in dienst van PIT nog niet in hun functieschaal van de werkgever van herkomst zijn ingedeeld, blijft het uitzicht op die schaal bestaan, conform de bij de werkgever van herkomst geldende bevorderingsregels. Indeling in de oude functieschaal geschiedt op basis van de bevorderingsregels van de organisatie van herkomst, zoals die op het moment van overgang gelden of komen te luiden.

b.

Voor wat betreft de uitzichten boven het functieniveau geldt, dat voor de medewerkers van de gemeenten Brunssum en Kerkrade het uitzicht op de bij deze werkgever geldende uitloopschaal onverkort blijft bestaan, een en ander volgens de ter zake bij de werkgever van herkomst vigerende regels danwel zoals die regels in de toekomst komen te luiden. Indien het uitzicht op de uitloopschaal zou zijn vervallen indien de medewerker in dienst van de organisatie van herkomst zou zijn gebleven, vervalt het uitzicht op toekenning van deze uitloopschaal bij PIT. Het uitzicht op een bij de oude werkgever op het moment van overgang in dienst van PIT geldende uitloopschaal vervalt in ieder geval indien de betreffende medewerker bij PIT op of na de datum van overgang wordt opgesteld in een functie met een hoger functieniveau dan de functie welke hij bij de oude werkgever bekleedde.

2.

Hiërarchisch leidinggevenden. De functies van hoofd Bureau Exploitatie en van hoofd Bureau Beheer in de nieuwe organisatie worden beschouwd als ingrijpend gewijzigde functies. Deze functies worden, met uitzondering van de functie van afdelingshoofd, ingevuld via een plaatsingsprocedure. Een psychologisch onderzoek kan deel uitmaken van deze plaatsingsprocedure.

3.

4.

Diensttijd. a.

Voor wat betreft te vieren ambtsjubilea bij PIT geldt dat de diensttijd die bij de werkgever van herkomst meetelt voor deze ambtsjubilea, ook bij de nieuwe werkgever zal meetellen.

b.

Voor wat betreft de uitkeringen op basis van hoofdstuk 10d van de CAR geldt dat de diensttijd die bij de werkgever van herkomst meetelt voor de toepassing van dit hoofdstuk van de CAR, ook bij de nieuwe werkgever zal meetellen.

Leeftijdsverlof. De medewerkers (met uitzondering van de medewerkers van Heerlen) die overgaan in de dienst van PIT ontvangen het aantal leeftijdsverlofdagen, zoals dat in Heerlen geldt voor de medewerkers die in dienst waren voor 1 januari 1997. Voor medewerkers die nà de overgang nieuw in dienst treden bij PIT geldt de regeling zoals die in Heerlen geldt voor de medewerkers die in dienst zijn getreden vanaf 1 januari 1997.

5.

Overschrijving vakantie-uren/saldo klokkaart en aan- en verkoop van vakantie-uren.


58

07-10-2013

a.

De medewerkers die overgaan in de dienst van PIT mogen, conform de Heerlense regeling, maximaal 120 resterende vakantie-/klokuren mee overnemen naar de nieuwe organisatie.

b.

De medewerkers die overgaan in de dienst van PIT kunnen gebruik maken van het bepaalde in artikel 4a:1 en 4a:2 CAR. Het bevoegd gezag zal op de verzoeken beslissen.


59

07-10-2013

IV.

Normen ter bepaling van de vraag of sprake is van een licht of ingrijpend gewijzigde functie en procedure van bepaling

1. 1.1.

Begripsomschrijvingen. Betrekking (functie): het geheel (samenstel) van werkzaamheden, dat de medewerker moet verrichten (artikel 1:1, lid 1, sub b CAR). Werkzaamheden: hoofdbestanddelen. Aard: het soort werkzaamheden (financieel, juridisch, technisch etc.). Inhoud: de feitelijke werkzaamheden. Niveau: het functieniveau, vastgesteld met toepassing van functiewaardering.

1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 2. 2.1. 2.2.

2.3. 3. 3.1.

3.2.

Ingrijpend gewijzigde functie. Het samenstel van de werkzaamheden verandert ingrijpend naar aard, inhoud of niveau, of De onderlinge verhouding van de tot het samenstel behorende werkzaamheden wijkt zodanig af van de oude toestand, dat het samenstel als zodanig naar aard, inhoud of niveau in belangrijke mate anders is dan voorheen. Een combinatie van 2.1. en 2.2. Ingrijpend gewijzigd. Indien het samenstel van werkzaamheden voor om en nabij 50% of meer verandert en wel in die zin dat dit percentage slaat op: - de som van de procentuele veranderingen in de hoofdbestanddelen naar de aard en inhoud (2.1.); - de som van de procentuele veranderingen in de kwantiteit van de werkzaamheden (2.2.). Indien het niveau van de functie ten minste twee schalen hoger of lager is, is steeds sprake van een ingrijpend gewijzigde functie.

4.

Ongewijzigde/licht gewijzigde functie. Indien geen sprake is van een ingrijpend gewijzigde functie.

5.

Procedure bepaling of een functie ingrijpend gewijzigd is. Het bevoegd gezag bepaalt in overleg met een vertegenwoordiger aangewezen door de vakorganisaties en een vertegenwoordiger aangewezen door de onder punt II 1.1. genoemde werkgevers voor de start van de plaatsingsprocedure of sprake is van een ingrijpend gewijzigde functie. Ten aanzien van de hiërarchische functies is in artikel III, lid 2 van dit sociaal plan reeds vastgelegd dat deze altijd beschouwd worden als ingrijpend gewijzigde functies.

Toelichting (bij de toetsingscriteria) Ingrijpend gewijzigde functie. Bij 2.1 moet gedacht worden aan de situatie dat in (de) werkzaamheden naar aard of inhoud verandering komt. Bijvoorbeeld in een functie waarin juridische en beleidstaken voorkomen, vervallen de beleidstaken en in de plaats daarvan komen andere taken bijvoorbeeld leidinggevende taken. Bij 2.2 is sprake van een situatie dat géén bestanddelen vervallen, maar het ene deel of delen vermindert c.q. verminderen en een ander deel of delen in omvang toeneemt of toenemen. Met andere woorden een kwantitatieve verandering naar onderdelen leidt per saldo tot een inhoudelijke verandering van de taak (meer of minder van hetzelfde). Natuurlijk is ook een combinatie van beide situaties denkbaar.

Ingrijpend gewijzigd.


1.

2.

60

3.

07-10-2013

Het percentage van 50% is indirect ontleend aan een uitspraak van de ambtenarenrechter waar het ging over de vraag of bij een gedwongen functiewisseling sprake was van een passende functie. De casus was aldus dat de oude functie overwegend bestond uit managementtaken en de nieuw opgedragen functie voor 50% uit managementtaken en voor 50% uit uitvoerende taken. In de totale context van de gegeven situatie werd de functie passend geacht door de rechter. Indien een functie twee schalen lager of hoger gewaardeerd wordt, zal vrijwel per definitie sprake moeten zijn van een ingrijpend gewijzigde functie. Bij verschil van één schaal hoeft dat niet het geval te zijn. Bijvoorbeeld een functie die qua graderingsuitkomst enkele punten in de conversie-abel tekort komt om in de naast hogere schaal te worden ingedeeld. Een iets hogere score op één gezichtspunt (bijvoorbeeld contacten) kan dan al voldoende zijn voor een hogere waardering. Bij een combinatie van 2.1. en 2.2. is het hanteren van percentages nagenoeg ondoenlijk.


07-10-2013

V.

Plaatsingscommissie en selectiebepalingen

1.

Er is een plaatsingscommissie bestaande uit: - één lid aangewezen door de vakorganisaties; - één lid aangewezen door het bevoegd gezag; - een externe voorzitter, een door de beide leden aan te wijzen persoon; - als adviseurs (zonder stemrecht): - het hoofd van de afdeling Informatie Management van de gemeente Heerlen; - een personeelsadviseur. Aan de plaatsingscommissie wordt toegevoegd een secretaris en de benodigde ambtelijke ondersteuning.

2.

De plaatsingscommissie heeft tot taak het adviseren van het bevoegd gezag over de plaatsing in de nieuwe organisatie van de bij de overgang betrokken werknemers. De commissie maakt alvorens over te gaan tot een voordracht tot benoeming aan het bevoegd gezag zijn voornemen tot plaatsing kenbaar aan de betreffende medewerker. De betreffende medewerker wordt in de gelegenheid gesteld zijn bedenkingen tegen dit voornemen kenbaar te maken binnen twee weken nadat het voornemen aan hem kenbaar is gemaakt. Hij kan daarbij desgewenst aangeven door de plaatsingscommissie in de gelegenheid gesteld te willen worden zijn bedenkingen mondeling in een hoorzitting nader toe te lichten. De hoorzitting vindt plaats binnen twee weken nadat de medewerker heeft aangegeven van deze gelegenheid gebruik te willen maken. De medewerker kan zich tijdens dit horen doen bijstaan door een raadsman. De plaatsingscommissie doet vervolgens een voordracht tot benoeming aan het bevoegd gezag.

3.

Indien er geen volledige overeenstemming bestaat over een voordracht tot benoeming aan het bevoegd gezag, wordt daarvan – onder vermelding van de standpunten – mededeling gedaan aan het bevoegd gezag, tenzij zulks door het betrokken lid dan wel leden niet wordt gewenst. Het bevoegd gezag neemt vervolgens een besluit over de voordracht.

4.

Een unaniem advies is in beginsel bindend voor het bevoegd gezag.

5.

Alle ingrijpend gewijzigde functies worden het eerst en gelijktijdig voor interne werving opengesteld onder het bij de overgang betrokken personeel in ambtelijke dienst van de bij de overgang betrokken organisaties.

6.

Bij de selectie van ingrijpend gewijzigde functies hebben bij gelijke geschiktheid de medewerkers wier functie ingrijpend is gewijzigd, voorrang boven de medewerkers voor wie geldt: mens volgt werk dan wel medewerkers die niet volledig belast zijn met of werkzaam zijn ten behoeve van taken die overgaan naar PIT.

7. 7.1

Afspiegelingsbeginsel Indien meerdere medewerkers voor plaatsing in eenzelfde ongewijzigde/licht gewijzigde functie in aanmerking komen, bepaalt het bevoegd gezag de plaatsing daarin op basis van het afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel, bedoeld in het eerste lid, wordt toegepast per categorie uitwisselbare functies van PIT op basis van leeftijdsopbouw binnen de desbetreffende categorie uitwisselbare functies. De medewerkers in de categorie uitwisselbare functies worden ingedeeld in de volgende leeftijdsgroepen: a. van 15 tot en met 24 jaar; b. van 25 tot en met 34 jaar; c. van 35 tot en met 44 jaar; d. van 45 tot en met 54 jaar; en

61

7.2

7.3


7.4 7.5 7.6

7.7 62

7.8

07-10-2013

e. 55 jaar en ouder. Per categorie als bedoeld in het derde lid, komt de medewerker met de langste diensttijd in aanmerking voor plaatsing in een ongewijzigde/licht gewijzigde functie. Op de medewerker die vanwege overtolligheid niet geplaatst kan worden in een ongewijzigde/ licht gewijzigde functie, is hoofdstuk II artikel 2.3 van toepassing. Voor de indeling in de leeftijdsgroepen en de berekening van de diensttijd als bedoeld in artikel 7.4, is de leeftijd van de medewerker en de lengte van zijn diensttijd bij deorganisatie van herkomst, op de startdatum van PIT bepalend. Bij het afspiegelingsbeginsel, bedoeld in 7.1, vindt de verdeling over de leeftijdsgroepen zo plaats, dat de leeftijdsopbouw binnen de categorie uitwisselbare functies verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk is. Het bevoegd gezag kan van het afspiegelingsbeginsel afwijken, indien het dienstbelang zich op zwaarwegende gronden tegen hantering van dit beginsel verzet.


VI.

63

Uitwerking als bedoeld onder punt II, 2.4 van de

07-10-2013

hoofdpunten

Medewerkers, die bij de betrokken werkgevers niet volledig met over te dragen taken zijn belast, hebben een plicht tot overgang voor dat deel van hun functie waarvoor zij werkzaam zijn. In overleg met de werkgever van herkomst kan bepaald worden dat de medewerker volledig werkzaam blijft binnen de oude organisatie waar hem vervangende taken aangeboden worden. Ingeval er sprake is van meerdere parttime functies met een omvang van minder dan 50% binnen een aan de overgang deelnemende organisatie kan deze organisatie de taken bundelen tot een functie. In onderling overleg wordt dan bepaald welke medewerker van de organisatie van herkomst mee overgaat. Ingeval er geen overeenstemming wordt bereikt, wordt de medewerker met de kortste diensttijd bij de organisatie van herkomst verplicht mee over te gaan naar de nieuwe organisatie. Medewerkers, die bij de betrokken werkgevers niet volledig met over te dragen taken zijn belast, kunnen reflecteren op nieuwe of ingrijpend gewijzigde functies bij PIT, met dien verstande dat medewerkers, wier functie als gevolg van de overgang van taken naar PIT al dan niet geheel vervallen c.q. ingrijpend is gewijzigd, voorrang hebben (zie onder V, 6). De selectie geschiedt door de commissie als bedoeld onder V.


07-10-2013

VII.

Bezwarencommissie (punt II, 10 van de hoofdpunten)

1.

Indien een medewerker het niet eens is met het besluit van het bevoegd gezag tot benoeming bij PIT, kan hij op grond van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken na de dag van verzending van het benoemingsbesluit een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij de door het bevoegd gezag voor dit doel ingestelde bezwarencommissie. De bezwarencommissie adviseert het bevoegd gezag omtrent de voorgelegde bezwaren. De bezwarencommissie bestaat uit: - een vertegenwoordiger aangewezen door de werkgevers; - een vertegenwoordiger aangewezen door vakorganisaties; - een externe voorzitter; - een secretaris (zonder stemrecht) aangewezen door het bevoegd gezag. Het bevoegd gezag neemt een besluit over het bezwaar. Indien het bezwaar gegrond verklaard wordt, vindt heronderzoek plaats naar een andere passende heropstellingsmogelijkheid binnen PIT.

2. 3. 64

4.


VIII.

65

07-10-2013

Toelichting bij punten II, 4 en 5

Indien als gevolg van een reorganisatie (wegvallen taken) het formatiebestand verkleind wordt, kan dit met zich mee brengen dat mensen boventallig worden en wegens het vervallen van hun functie ontslagen worden. Uiteraard gelden hierbij alle normale spelregels zoals die in de CAR/UWO staan vermeld. Via vorenvermelde punten wordt gegarandeerd dat in een periode van vijf jaar niemand ontslagen wordt (zonder dat sprake is van eigen schuld of toedoen) als gevolg van economische omstandigheden of andere omstandigheden die tot gevolg hebben dat de werkgelegenheid vermindert. Indien een medewerker, als zich dat zou voordoen, niet herplaatst kan worden binnen PIT (is op dat moment als formele werkgever de eerst aangesprokene) dan gebeurt dit binnen de organisatie van herkomst.


IX.

Slotbepaling

1.

Indien zich omstandigheden voordoen die individueel tot ongekende of onbillijke situaties zouden leiden, kan het bevoegd gezag in een voor de medewerker gunstige zin afwijken van dit Sociaal Plan. Een dergelijke situatie kan zowel door het bevoegd gezag, de vakorganisaties als de medewerker zelf aanhangig worden gemaakt. Dit Sociaal Plan werkt tot het tijdstip waarop de laatste aanspraak op grond van dit Sociaal Plan vervalt.

2.

66

07-10-2013

Aldus overeengekomen op …………. tussen de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Nuth, Onderbanken, het bestuur van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg en de vakorganisaties vertegenwoordigd in de commissies voor het Georganiseerd Overleg van de genoemde organisaties.


Bijlage 7

07-10-2013

Arbeidsvoorwaarden Pakket vergelijking

Zoals behandeld in het Portefeuillehoudersoverleg Dienstverlening en ICT van 28 augustus 2013 Versie juli 2013 Arbeidsvoorwaardenpakketvergelijking t.b.v. PIT Bepaling 67

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf Ambtenarenwet Idem In tijdelijke of Idem vaste ambtelijke dienst Bestuursrechter Idem Limitatief Idem opgesomd in CAR ABP Idem IZA / Zilveren Kruis Idem Achmea Maximaal haalbaar aanloopde functieschaal functieschaal (geen toepassen op uitloopschaal basis van respectievelijk beoordeling toelage); bevorderen. Salaristabel 18 Salaristabel 15 schalen schalen

Gemeente Onderbanken Idem Idem

Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

Idem Idem

Ambtenarenwet In tijdelijke of vaste ambtelijke dienst

Idem Idem

Idem Idem

Idem Idem

Idem Idem

Bestuursrechter Limitatief opgesomd in CAR ABP Idem

Bevordering

Op basis FUWA en geldende spelregels voor bereiken functieschaal (moet functie volledig invullen).

Op basis van vastgestelde positieve beoordeling en FUWA.

Idem

Flexibele beloning

Extra pv; Gratificatie/incenti ve; Functioneringstoel age bij zeer goed functioneren (uitzondering) ter grootte van 2 pv’s maximaal.

extra PV Bij bijzonder loffelijke dienstvervulling toekenning gratificatie 1 x per 2 jaar binnen budget. Bij bijzondere projecten kan vooraf incentive afgesproken worden. Arbeidsmarkttoela ge is mogelijk voor vooraf bepaalde functies (5% max 5jr) Groepsbeloning is mogelijk Boter bij de vis

Kleine attenties, zoals een cadeaubon, eetbon of bosje bloemen.

Formele status Benoeming

Rechtsbescherming Ontslaggronden Pensioen Ziekenfonds Salaris/bezoldiging

Persoonlijke toelage en uitloopperiodiek onder voorwaarden mogelijk.

50+regeling: fuwa en uitloopschaal tot en met schaal 10. PT vanaf schaal 11. Medewerkers in dienst vanaf 1-112011 hebben geen recht meer op uitloopschaal. Fuwa + 1: oude regeling geldt alleen voor rechthebbenden.

Aanloopschaalfunctieschaaluitloopschaal; Salaristabel 16 schalen.

Salaristabel 15 schalen Systeem aanloopVolledige en op functieschaal en voldoende (voor de uitloopschaal. functieschaal) c.q. goede (voor de uitloopschaal na het geheel doorlopen van de functieschaal) wijze van functievervulling Extra pv., gratificatie, (groeps)gratificatie Pt bovenop maximum (maximaal € 910 schaal, vervroegde bruto), tijdelijke toekenning persoonlijke uitloopschaal. toelage, functietoelage arbeidsmarkttoelag e


Bepaling

Arbeidsduur

07-10-2013

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf mogelijk Algemene regeling 36 uur per week. 40 uur per week Geen ADV. Extra werkverplichting vrije tijd door (inclusief 4 uur opnemen langer ADV) werkte uren dan 200 ADV-uren op 36 uur. jaarbasis; deels vrij Pauze mogelijk opneembaar (72), tussen 11.00 en deels ingeroosterd. 15.00 uur.

Gemeente Onderbanken

Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

38 uur per week werkverplichting (incl. 2 uur adv) 100 ADV-uren op jaarbasis; deel ingeroosterd (max 45 uur).

36 uur per week met de mogelijkheid om 50 uur positief of 50 uur negatief te staan in het tijdsregistratiesysteem . 25 uur bij een aanstelling kleiner dan 18 uur

Idem

Idem

Idem

Variabele werktijden tussen 07.30 en 18.30 uur.

Variabel ma t/m do 8,25 uur, vrijdag 5 uur. Werktijd tussen 7.30 en 18.30 uur. Bloktijden van 9.00 tot 12.00 en van 13.30 tot 16.00 uur.

Variabele werktijden. Ma t/m do van 7 tot 19uur Vrijdag van april tot okt. Van 7 tot 14 uur van Okt. Tot april van 7 tot 17uur. Mogelijkheid om plusuren en minuren op te bouwen (max +50/-50 uur)

Formele duur: 36 uur per week. Feitelijke duur flexibel tussen 32 en 40 uur inroosterbaar. Maximaal 90 uur (180 uur met toestemming van leiding) aan plusuren (hervulbaar). Op basis van CAR/UWO Tevens spelregels Wet vermindering Arbeidsduur Variabele werktijden tussen 7.00 en 18.00 uur. Maximaal 9 uur per dag excl. overuren (1 dag per week maximaal 10 uur).

idem

CAR/UWO

CAR/UWO

UWO-regeling/Loga afspraken worden gevolgd

23 x 7,2 uur (kermisdag extra); Schaal 9 en hoger 24 x 7,2 uur (kermisdag extra). Idem Heerlen

Idem

Basis 22 x 7,2 uur. Vanaf maximum salarisschaal 9, 23 x 7,2 uur.

158,4 uur plus 7,2 uur extra vanaf het maximum schaal 9

<=18 jaar: 21,6 uur 19 jaar: 14,4 uur 20 jaar: 7,2 uur 25 jaar: 0,0 uur 30 jaar: 7,2 uur 40 jaar: 14,4 uur 45 jaar: 21,6 uur 50 jaar: 28,8 uur 55 jaar: 36,0 uur 60 jaar: 43,2 uur

7,2 uur extra bij 30, 35, 40 en 45 jaar. 14,4 uur extra bij 50 jaar.

18 jaar en jonger: 21,6 uur 19 jaar: 14,4 uur 20 jaar: 7,2 uur 30 jaar: 7,2 uur 40 jaar: 14,4 uur 45 jaar: 21,6 uur 50 jaar: 28,8 uur 55 jaar: 36 uur 60 jaar: 43,2 uur

68

Deeltijd

Op basis van CAR/UWO Tevens spelregels Wet vermindering Arbeidsduur Werktijdenregeling Variabele werktijden tenzij uitgezonderd. Ruime variatiemogelijkhe den; maximaal 9 uur per dag/minimaal 5,5 uur per dag, start op zijn vroegst 7.30 uur op zijn laatst eindigen om 18.00 uur etc. Verplaatsingskosten UWOregeling/Loga afspraken worden gevolgd Basisverlof Basis 22 x 7,2 uur; Vanaf salarisschaal 9 23 x 7,2 uur;

Leeftijdsverlof

Extra vrije dagen

in dst <1-1-1997 <=18 jaar: 21,6 uur 19 jaar: 14,4 uur 20 jaar: 7,2 uur 25 jaar: 0,0 uur 30 jaar: 7,2 uur 35 jaar: 7,2 uur 40 jaar: 14,4 uur 45 jaar: 21,6 uur 50 jaar: 28,8 uur 55 jaar: 36,0 uur 60 jaar: 43,2 uur in dst >=1-1-1997 <=18 jaar: 21,6 uur 19 jaar: 14,4 uur 20 jaar 0,0 uur 30 jaar 0,0 uur 40 jaar 0,0 uur 45 jaar 7,2 uur 50 jaar 14,4 uur 55 jaar 21,6 uur 60 jaar 28,8 uur 5 x 7,2 uur en wel de Carnavalsmaan

Maximaal 30 * 7,2 uur

Carnavalsmaanda 5 x 7,2 uur en wel Opgenomen in g, -dinsdag, dag na de werktijdenregeling: Hemelvaart, Carnavalsmaa - 2 carnavalsdagen

5 * 7,2 uur op: carnavalsmaan dag en –


Bepaling

69

Compensatie voor werken op extra vrije dagen of ingeroosterde ADV dagen

Buitengewoon verlof

Korting verlof bij

07-10-2013

Gemeente Heerlen Gemeente Gemeente Landgraaf Onderbanken dag en dinsdag; Goede Vrijdag en ndag en 5 mei. dinsdag; Goede Vrijdag Extra dag ivm (geldt formeel Goede Vrijdag afdelingsuitstapje. als feestdag), (geldt formeel als feestdag), de dag na Hemelvaartsdag Jaarlijks worden de dag na Hemelvaartsda de laatste halve max. 6 dienstvrije g werkdagen voor dagen aangewezen door Kerstmis en de laatste de OR en de alg. Nieuwjaar. halve directeur. Komen werkdagen 5 mei t.l.v. individueel voor Kerstmis halve dag voor en Nieuwjaar. afdelingsuitstapje klokurensaldo op basis van en tijd voor 5 mei werkrooster op kerst/nieuwdie dagen. jaarsactiviteit

Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

- goede vrijdag - bevrijdingsdag

Extra vrije dagen enkel verlof op een ander tijdstip; Goede vrijdag is feestdag; werken op ADV dag is in principe tijd voor tijd of als de dienst dit niet toelaat het uurloon zonder toeslag. Alleen nog voor wettelijke verplichting; bevalling echtgenote; bij e overlijden 1 en 2 graad (resp 4 en 2 werkdagen) en regelen nalatenschap (4 werkdagen); dag huwelijk door de week Bij ernstige ziekte; (beperkt voor) leiden van jeugdkampen en fungeren als brancardier en voor vakbondsactiviteit en. Overigens conform wet arbeid en zorg: calamiteitenverlof/ kort zorgverlof en sociaal verlof (onder voorwaarden).

dinsdag Goede Vrijdag dag na Hemelvaart de laatste halve werkdagen op 24 en 31 december 5 mei brugdag in overleg met de OR te bepalen de gemeentelijke personeelsdag/ sportdag ingeval ambtenaar deelneemt Geen compensatie tenzij overwerk op basis van schriftelijke opdracht

nieuwe

- In periode Kerst nieuwjaar 2,5 hele dagen werkgever (voormalige kermisdagen en vrijdag na hemelvaart; - middagen van kerstavond en oud jaar.

Bij werken op een dienstvrije dag worden de gewerkte uren vergoed tegen het tarief op zaterdag.

Voor mdw buitendienst en mdw burgerzaken 50% toeslag tijdens ingeroosterde ADV dagen

Lokale feestdagen als andere feestdagen Bij roostervrije dag op feestdag compensatieverlof in aantal uren (1/5 werkweek).

Eigen beleidsregel gemaakt voor toepassing wet arbeid en zorg. Verlof bij voldoen aan wett. verplichting. Kraamverlof, tot. 3 dagen Verlof op dag burg. Huwelijk Verlof op dag calamiteit; Verlof bij e overlijden 1 graad 4 werkdagen Verlof bij e overlijden 2 graad 2 werkdagen Verlof bij ernstige ziekte, 50% voor wn. Tot een bepaald max. Zorgverlof: altijd 50% voor rekening van wg en 50% voor wn. Tot max. 72 uren per jaar. idem

CAR/UWO WAZ Eigen regeling bij e overlijden 1 en e 2 graad.

- CAR/UWO - Wet arbeid en zorg - Leiden jeugdkampen; - bij overlijden 1e graad (4 werkdagen) en 2e graad (2 werkdagen of 4 werkdagen indien belast met regeling begrafenis); - t.b.v. kiesrecht en voldoen aan wettelijke verplichting

Conform CAR-UWO en Waz. Op basis van afspraken in het arbeidsvoorwaarde noverleg: bij overlijden 1e graad (4 werkdagen) en 2e graad (2 werkdagen of 4 werkdagen indien belast met regeling begrafenis); kiesrecht, voldoen aan wettelijke verplichting

Idem

CAR/UWO

Conform CAR-UWO


Bepaling ziekte

Overschrijving verlof

70

Uitbetaling verlof

Verkoop verlof (cafetariamodel)

Koop verlof (cafetariamodel)

Verdienen verlof (cafetariamodel)

Fitpakket

Mobiliteitsplan

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf vakantiewetgeving als gevolg uitspraak Europees Hof 15 x 8 uur zonder Maximaal 80 meer; meer (dan verlof- en besluit nodig) bij overwerkuren ziekte of samengeteld, plus dienstbelang 10 plusuren per jaar naar volgend kalenderjaar. Resterende Idem verlofuren bij ontslag worden uitbetaald. Maxima Loga Conform akkoord, plaatselijk CAR/UWO uitgebreid met maximaal 72 uur. maximaal 21,6 uur te verkopen leeftijdsverlof; Beleid was dat dit alleen in zwaarwegende gevallen geweigerd wordt/ligt onder vuur in het kader van de bezuinigingen Maxima Loga Conform akkoord CAR/UWO Beleid gelijk aan maximaal 72 uur verkoopbeleid Alleen voor Maximaal 50,4 uur deeltijdwerkers die per jaar door extra geen of weinig te werken. ADV hebben Iedere Via Landgraaf a la medewerker die carte wordt een actief sport bij een jaarabonnement vereniging of fitness vergoed. sportschool heeft Geen verdere een budget van regelingen i.r.t. maximaal € 200,= fitpakket. all in per jaar. Stoelmassage op de werkplek en Yoga worden ook vergoed Het bedrag is alleen netto als gesport wordt bij een sportschool waarmee de gemeente een contract gesloten heeft Fietsenplan met Fietsenplan als bijdrage gemeente onderdeel van van € 340,= per 3 cafetariamodel jaar. Restant met bijdrage van aflossen met bruto € 227,= per 3 jaar. salarisbestanddele Via FBS fiets n. kopen.

07-10-2013


Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

38 uur/ bij meer uren in overleg met afspraken

Uitgangspunt 72 uur (fulltime). Artikel 6:2:6 CAR/UWO van toepassing (verzoek verlof in volgend jaar te genieten)

Maximaal 72 uur vakantie-uren. Plusuren gaan tot een maximum van 90 c.q. 180 uur mee over.

Idem

CAR/UWO/idem Heerlen

CAR/UWO

Conform CAR/UWO, maximaal 72 uur. Echter aan- verkoop verloopt in totaal budgettair neutraal waardoor feitelijk de verkopers slechts een gedeelte van hun verzoek gehonoreerd krijgen.

Resterende verlofuren bij ontslag worden uitbetaald. Conform CAR-UWO

CAR/UWO

Conform CAR/UWO, maximaal 72 uur.

Conform CAR-UWO

Maximaal 50,4 uur.

Conform CAR/UWO

Conform CAR-UWO

n.v.t.

Regeling onder toepassing van het cafetariamodel voor uitruil van salaris voor de mogelijkheid tot sporten bij 3 door de gemeente aangewezen sportscholen. Eigen uitvoering zonder tussenorganisatie.

Fietsenplan volgens fiscale regels

Bedrijfsfitness via cafetariaregeling. Contributie voor onbeperkt sporten bedraagt € 34,50 per maand en wordt door werkgever aan fitnessbedrijf betaald. Medewerker krijgt deze verstrekking en moet daar € 28,50 per maand voor inruilen. Ingeval van een bruto ruil, dan geniet medewerker ook nog het fiscaal voordeel over € 28,50 per maand. Via fiscale Regeling cafetaria mogelijkheden 1 x 3 arbeidsvoorwaarde jaar aanschaf fiets n gemeente voor max. € 749 en Kerkrade: op basis fietsverzekering d.m.v. van fiscale fietsplan gemeente regelgeving; brunssum 2009. werkgeversbijdrage Eigen uitvoering van € 300 eenmalig zonder


07-10-2013

Bepaling

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf


Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

Periodiek medisch onderzoek

In 2010 is gestart n.v.t. met het aanbieden op basis van vrijwilligheid van een medisch onderzoek (een keer in de 3 jaar) door de werkgever

De eigen bijdrage van het iza bij een medische keuring wordt vergoed.

Intrekken verlof

Om reden dienstbelang (schadevergoeding ) Regeling Loga moet aansluitend aan verlof minimaal 6 maanden weer volledig functioneren Geen reguliere vergoeding of compensatie in tijd meer vanaf schaal 11

Idem

CAR/UWO

CAR/UWO

Idem

CAR/UWO

CAR/UWO

Conform CAR-UWO

Geen opslagvergoeding vanaf schaal 11, wel tijd voor tijd.

Geen reguliere vergoeding of compensatie in tijd meer vanaf schaal 11

Geen vergoeding voor leidinggevenden, tenzij in opdracht van hogere leidinggevende.

Er is een regeling gebaseerd over vergoeding maximaal max. schaal 6. Geen vergoeding meer vanaf schaal 11

Idem

CAR/UWO

Tot schaal 8 iedere dag vergoeden vanaf schaal 8 na 20 dagen van waarneming Geen vergoeding tijdens vakanties. Inconveniëntenrege Aanwezig ling

cf. UWO-landelijk

CAR/UWO

Geen overwerkvergoeding voor medewerkers vanaf max. functieschaal 11 en afdelingshoofden; wel tijd voor tijd Toelage variërend van 20% tot 65% van max. schaal 6 voor regelmatige werkzaamheden na 18 uur en voor 8 uur en in de weekends. Medewerkers met max. 10 en hoger uitgezonderd. Conform CAR/UWO, Geen schaalgrens

Eigen regeling

Aanwezig

Wachtdienstvergoe dingsregeling

Eigen regeling voor mw OOV, ICT, voorlichting, milieu

Aanwezig

tussenorganisatie.

71

Ouderschapsverlof

Overwerk

OT

Vervanging

Regeling ingeval mw. zich thuis beschikbaar moeten houden.

In 2012 is gestart met aanbieden op basis van vrijwilligheid van een medisch onderzoek voor het gehele personeelsbestand door de werkgever, Om reden dienstbelang (schadevergoeding)

Er is een regeling gebaseerd over vergoeding maximaal max. schaal 6. Geldt voor iedereen ongeacht salarishoogte

Conform CAR-UWO; tot schaal 7 elke dag vergoeding; vanaf schaal 7 na 20 dagen vergoeding

Vergoeding middels Aanwezig vast bedrag per maand voor bezwarende werkzaamheden. Er zijn 6 categorieën met bijbehorende bedragen die bepaald worden a.h.v. een puntenscore. Ambtenaar die in zijn Idem Heerlen woning aanwezig moet zijn of bereikbaar moet zijn binnen bepaald gebied ontvangt voor deze uren vergoeding van 5% tot 15% (bereikbaarheid x 2/3) van het uursalaris schaal 5 periodiek 6.


Bepaling IZA-selectpakket

72

Kledingregeling

Vergoeding woonwerkverkeer

GSM-regeling

Kilometervergoedin g gebruik eigen auto

07-10-2013

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf Extra voorziening n.v.t. via het IZA voor fysiotherapie, Psycholoog, kortdurende acute thuiszorg; wachtlijstbemiddel ing etc. De werkgever betaalt hiervoor een bedrag per werknemer en per verstrekking. Er is een algemene Idem regeling; kledinglijsten per dienst.

Gemeente Onderbanken Niet aanwezig

Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

n.v.t.

Niet aanwezig

Kledingregeling voor de bode

Openbare ruimte heeft een kledingreglement. Verder wordt kleding vergoedt voor bodes en trouwambtenaren

Aanwezig; voor bepaalde functies gelden bepaalde verstrekkingen

Alleen voor jeugdigen en (beperkt en tijdelijk) als sprake is van verhuisplicht. De mw. kunnen in het kader van het cafetariamodel wel gebruik maken van de fiscale mogelijkheden m.b.t. het woonwerkverkeer De woon-werkkilometers kunnen tegen 19 cent per km. Verrekend worden met bruto salarisbestanddele n Wie in aanmerking komt en voor welke vergoeding vastgelegd in regeling.

Via Landgraaf a la carte mogelijkheid om max. fiscale vergoeding van € 0,19 per kilometer te ontvangen door inzet van verlofuren en/of geld.

De mw. kunnen in het kader van het cafetariamodel wel gebruik maken van de fiscale mogelijkheden m.b.t. het woonwerkverkeer De woon-werkkilometers kunnen tegen 19 cent per km. Verrekend worden met bruto salarisbestanddel en

Regeling onder toepassing van het cafetariamodel voor uitruil van salaris voor een onkostenvergoeding voor woonwerkverkeer. Dit tot de maximale fiscale mogelijkheden

Via cafetariaregeling € 0,37 per kilometer.

Geen regeling. Wel veel GSMabonnementen en toestellen aanwezig. In overleg met fiscus 2 groepen: 1. Geen fiscale bijtelling; te weinig privégebruik GSM 2. Fiscale bijtelling; te veel kans op privé-gebruik 37 cent (19 cent netto en 18 cent bruto) per kilometer voor reizen t/m lijn Weert. e Trein 1 klas. Indien verder gereisd wordt in beginsel openbaar

GSM wordt van dienstwege verstrekt indien noodzakelijk, gebruiker tekent een overeenkomst voor rekening werkgever

GSM/smartphone wordt van dienstwege verstrekt indien noodzakelijk, gebruiker tekent een overeenkomst. Elke gebruiker heeft een budget per maand van € 15. Overschrijding is voor rekening gebruiker tenzij zakelijk gebruik wordt aangetoond.

Geen. GSM wordt van dienstwege verstrekt indien noodzakelijk; gebruiker tekent een overeenkomst; kosten voor rekening werkgever; kosten privégesprekken worden op medewerker verhaald.

Netto vergoeding van 0,28 cent, waarvan 0,09 gebruteerd.

0,28 cent netto. Gebruik Openbaar vervoer tenzij eigen auto doelmatiger. Afspraak met GO Brunssum. 0,19 fiscaal vrij, 0,09 wordt individueel gebruteerd.

€ 0,37 bruto (€ 0,19 onbelast en € 0,18 belast). Indien verder gereisd wordt in beginsel openbaar vervoer. Bij doelmatig reizen >50 km toch € 0,37 per km.

37 cent( 19 cent netto en 18 cent bruto) per kilometer voor reizen in regio Zuid-Limburg (Maastricht tot Roermond). Indien verder gereisd wordt in beginsel


Bepaling

Dienstreizen

73

Studiefaciliteiten

Collectieve ongevallen verzekering Molestverzekering Collectieve rechtsbijstandsverz ekering Collectieve autoverzekering Dienstjubilea

07-10-2013

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf openbaar vervoer. vervoer. Bij doelmatig reizen >50 km toch € 0,37 per km. Maximale Idem compensatie in tijd bij een dienstreis is 8 uur per dag. Rest is eigen tijd. DT werkers krijgen ook max 8 uur gecompenseerd of zoveel korter als de reis duurt. Vergoedingen volgens richtlijnen Biza. Lunch en diner mogen qua tijd gewisseld worden. Uitgangspunt: Idem 100%-vergoeding; geen studieverlof; beperkt lesverlof.


Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

Compensatie uren die buiten de werktijd vallen. Vergoeding volgens reisregeling BIZA.

Vergoeding kosten conform reisregeling Binnenland BiZa.

Compensatie is gelijk aan gewerkte tijd. Vergoedingen volgens richtlijnen Biza. Lunch en diner mogen qua tijd gewisseld worden.Parkeergeld en worden niet vergoed.

100% vergoeding. Studieverlof bij noodzakelijke opleidingen

100%-vergoeding voor verplichte opleidingen en opleidingen. Geen studieverlof. verlof voor volgen lessen en examens voor maximaal 7,2 uur.

Via March op vrijwillige basis.

idem

Ohra

Via Mercer op vrijwillige basis

Studiefaciliteitenreg eling: 100% vergoeding en volgen van lessen in eigen tijd. Boven 152 uur wordt verlof verleend voor het volgen van lessen en het afleggen van examens Op vrijwillige basis

Ja Ja

Ja ja

Ja Centraal beheer

Ja Centraal beheer

Ja Ja

Centraal beheer of Aon 25/40 jaar overheid of gemeente 1 respectievelijk 2 maanden salaris Indien receptie wil wordt lokaliteit aantal werkuren voor opbouw/opruimen en koffie beschikbaar gesteld.

Centraal beheer

Centraal beheer

Collectiviteitskorting bij Centraal Beheer 25 jaar (halve maand bruto salaris) en 40 jaar (hele maand brutosalaris). Indien ambtstijd tevens gemeentetijd is, worden de bedragen verdubbeld. Mogelijkheden voor ontvangst door college met etentje en/of houden van receptie met bijdrage van de werkgever

Centraal beheer/Ohra 25 jr overheid is Regeling UWO. half maandsalaris Overgangsregelin bruto = netto. g voor 25 jaar gemeente medewerkers die + overheid een op 1 april 1995 in maandsalaris dienst waren bruto = netto; (voor hen geldt 1 40 jaar overheid is respectievelijk 2 een maandsalaris maanden). bruto = netto 40 jaar gemeente + overheid een maandsalaris bruto = netto. In dienst voor 1-11982: Verdubbeling brutobedrag ambtsjubileumgra tificatie.

25 jaar gemeentedienst: 1maandsalaris 40 jaar gemeentedienst: 2 maandsalarissen. Artikel 3:5:1 kent bij 25 jaar overheidsdienst een vergoeding toe van ½ maandsalaris en bij 40 jaar 1 maandsalaris. Indien deze overheidsgratificatie wordt genoten, wordt het bedrag van het gemeentejubileum hiermee verminderd. Gelegenheid tot zelf organiseren eigen feestelijke voor collega’s, familieleden etc, al dan niet aansluitend op de officiële


Bepaling

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf

07-10-2013


Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

jubileum/afscheidsvier ingenVan gemeentewege wordt een bijdrage in de kosten van max. € 750,- (achteraf op basis facturen); Beeldje; 74

Pensionering

Feestdagenregeling

Afscheidsregeling bij ontslag op eigen verzoek

Koffiegeld

Gemeente feest

Personeelsvereniging

Bijdrage € 140 (bruto) voor etentje bij geen enkele feestelijikheid. Afscheidsgratificati 1 maand Attentie van 5 Afscheidsgratificatie e 1,5 maand ontslaggratificatie euro per FPU/pensioen salaris; Indien (belast), mits in dienstjaar. 10-20 jaar Brunssum: receptie wil wordt dienst voor 1-1Afscheidsreceptie ½ maand bezoldiging lokaliteit en koffie 1982. van max 500 20-30 jaar Brunssum: beschikbaar Receptie of euro, traktatie 1 maand bezoldiging gesteld (zie informeel afscheid vlaai. 30 jaar en meer hiervoren) is mogelijk tot een Afscheidsgratifica Brunssum: 1 ½ maand bedrag van tie van 1,5 bezoldiging maximaal € 350. maand. Mogelijkheid tot deelname aan gezamenlijke jubileumafscheidsviering etc. zie jubilea Bij gelegenheid Persoongebonden Kerstpakket twv Geen van de feestdagen budget van € ongeveer 35 euro feestdagenregeling. wordt een bedrag 1.000 per Miv 2003 is vanwege toegekend ter voltijder. Onbelast bezuinigingen het grootte van te besteden in kerstpakket ongeveer € 250,= Landgraaf a la afgeschaft. bruto. fluctueert carte. Anders jaarlijks belast uitbetalen. Tevens toekenning kerstpakket (€ 35,=) nvt Receptie, mits 5 5 euro per n.v.t. jaar in dienst dienstjaar, minimaal 25 euro, maximaal 50 euro. Traktatie vlaai. Gratis Gratis 2,25 euro voor € 4,57 fulltime(€ 2,57 voltijdsmedewerk deeltijd tot 24 uur) er netto p/m Onbeperkt gebruik van koffie, thee, etc uit automaat. Schriftelijk kan werknemer afzien van gebruik. In beginsel een Idem. 1 keer per jaar in keer in de 3 jaar december een een feest voor alle eindejaarsuitstapj medewerkers; e met een voorlopig geen activiteit en feest meer etentje. Een bijdrage per € 31 per Een bijdrage van Bijdrage voor alle mw. van € 22 per werknemer per 27 euro per leden in totaal € jaar door de jaar. medewerker 3000,- per jaar. werkgever Kerstpakket van ca. € 35,- wordt verstrekt aan alle personeelsleden.

Ontslaguitkering van 1 bruto maandbedrag; mogelijkheid voor houden van receptie met bijdrage van werkgever

Geen feestdagenregeling; alle medewerkers krijgen een kerstpakket van de werkgever. Vanaf 2013 wegbezuinigd.

Geen faciliteiten

Geen koffiegeld

Personeelsverenigin g ontvangt een subsidie van € 45 per jaar per medewerker.


Bepaling Saamhorigheidsbev orderende zaken

07-10-2013

Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf Afdelingsuitstapje 1 verlofdag voor een uitstapje per een uitstapje en € jaar. 45 per werknemer

Gemeente Onderbanken 1 keer per jaar een afdelingsuitstapje twv 64 euro per medewerker

Ja

ja

75

Vakbondscontributi e in cafetariamodel

Ja

Gemeente Brunssum

Gemeente Kerkrade

Jaarlijks wordt t.b.v. saamhorigheidsbevord erende afdelingsactiviteiten een budget van € 12.500 verdeeld naar rato van het aantal medewerkers per organisatieonderdeel. Dit bedrag is afkomstig van het voormalige budget voor de zgn. 50%-regeling voor de eigen bijdrage in gemaakte ziektekosten onder de oude IZA-regeling. Ja

Afdelingsuitstapje (1/2 dag verlof per jaar plus € 25 per medewerker); kerstactiviteit.

Ja

Toelichting: de pakketvergelijking wordt gebruikt bij het medezeggenschapstraject en kan lokaal als basis dienen voor eventuele afkoop of overgangsrecht Voorstel: Deze pakketvergelijking voor kennisgeving aan te nemen.


Bijlage 8

Format DVO

Wordt separaat aangeboden.

76

07-10-2013

Inrichtingsplan. Parkstad IT

Recommend Documents