“iNovate” IPC Innovation Programme
“Mari jadikan inovasi sebagai budaya IPC, ini saatnya ide kita diimplementasikan!”
Program 3i telah dilaksanakan pada tahun 2013 sebagai permulaan penanaman budaya berinovasi di IPC... Flashback... • 3i adalah Program yang memfasilitasi ide-ide sederhana terkait perbaikan proses bisnis (sistem & Prosedur) yang dampaknya dapat dirasakan langsung di lingkungan kerja masing-masing; • Telah dilaksanakan 1 kali pada bulan Oktober – Desember 2013 diikuti oleh 238 Peserta; • Hanya melibatkan pegawai kelas 11 – 16 dan TNO;
• Berupa ajang kompetisi di cabang dalam mengimplementasikan ide inovasi yang dinilai oleh Komite Inovasi di cabang masing-masing;
2
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
...dari pelaksanaan 3i sebelumnya terdapat beberapa hal yang perlu diperbaiki agar dapat menjadi program yang berkelanjutan.. New concept of 3i “iNovate” TUJUAN PROGRAM
BENTUK PROGRAM
Suatu program BERKELANJUTAN dalam rangka mendorong dan memfasilitasi pegawai IPC dalam menyalurkan dan merealisasikan ide inovatif dan orisinil di lingkungan kerjanya
3
(IPC Innovation Program)
•
•
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Membiasakan pegawai IPC untuk berinovasi Memperoleh ide-ide baru dari pegawai untuk perbaikan di segala bidang di IPC
PARTISIPAN
Seluruh pegawai IPC yang terdiri dari: - Managerial; - Midle Managerial; - Staff/Pelaksana; - TNO
WAKTU PELAKSANAAN
Pengumpulan ide dapat dilakukan kapan saja disepanjang tahun dimana akan dilakukan monitoring dan apresiasi secara periodik
Pada dasarnya “iNovate” merupakan satu siklus dalam berinovasi yang berdampak kepada perbaikan dari ide-ide yang ada...
“Excellence is not destination; it is a continuous journey that never end” (Brian Tracy, Entrepreneur)
Evaluasi
Pelaporan Hasil implementasi
Ide Baru / Inovasi
Implementasi Ide
Continuous Improvement
4
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
•
Setiap ide baru yang diimplementasikan memiliki potensi untuk terus diperbaiki dan dikembangkan;
•
Ide yang masuk ke dalam program iNovate akan selalu dimonitor dan dievaluasi sehingga dapat terus berkembang;
•
Program ini diharapkan dapat menumbukan kebiasaan untuk melakukan pengembangan yang berkelanjutan (continuous improvement).
“iNovate” akan memfasilitasi setiap jenis ide yang ada, baik ide sederhana yang dapat langsung diimplementasi ataupun ide yang membutukan proses yang lebih panjang... Tahapan pelaksanaan Program “iNovate”
4.a. Ide Sederhana
1. Pengisian Form
2. Pemeriksaan Drop box
3. Pemilihan Ide
Pegawai mengisi formulir (dapat secara individu ataupun kelompok) yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box
Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali (pada tanggal 15 di setiap bulannya)
Change Agent akan memilah ide menjadi 2 kategori sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya oleh komite inovasi
Pegawai dapat mengajukan ide-ide sederhana yang dapat langsung diimplementasikan
4.b. Ide Complex
Pegawai juga dapat mengajukan ide-ide yang membutuhkan persiapan dan proses yang lebih rumit
5
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Tahapan yang dilakukan untuk implementasi IDE SEDERHANA 1. Pengisian Form
2. Pemeriksaan Drop box
3. Pemilihan Ide
4. Pengumuman
5. Memasukkan ide ke P2B *)
Change Agent akan mengumumkan ideide terpilih untuk dapat langsung diimplementasikan
Pegawai yang idenya terpilih memasukkan idenya ke dalam kolom ide/inisiatif di P2B
Pegawai mengisi formulir yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box
Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali
Change Agent akan memilih ide berdasarkan penjelasan langsung dari peserta dan melibatkan manajemen di bagian terkait yang dapat langsung diimplementasi di lingkungan kerjanya
10. Pemberian Reward
9. Pemilihan Inovator Sederhana Terbaik
8. Penilaian oleh atasan langsung
7. Pelaporan Implementasi
6. Implementasi Ide
Inovator sederhana terbaik akan menerima reward menarik yang sesuai dengan implementasi ide nya
Komite Inovasi akan memilih peserta dengan implementasi ide sederhana terbanyak dan terbaik dalam satu tahun terakhir
Atasan langsung memberikan penilaian di P2B kepada hasil implementasi ide yang telah dilakukan peserta
Pegawai dengan ide terpilih melaporkan hasil implementasi ide kepada atasan langsung & Change Agent
Pegawai mengimplementasikan idenya dengan pengawasan atasan langsungnya
*) ide yang dimasukkan ke P2B hanya ide yang berasal dari pegawai IPC. untuk TNO, pengawasan dan penilaian akan langsung dipantau oleh Change Agent dan atasan langsung tanpa melalui P2B (akan ada form manual untuk penilaian hasil implementasi yang akan diisi oleh atasan langsung dan akan diserahkan kepada Change Agent dan Komite Inovasi Pusat.
6
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Tahapan yang dilakukan untuk implementasi Ide Complex 1. Pengisian Form
2. Pemeriksaan Drop box
3. Pemilahan Ide
Pegawai mengisi formulir yang telah disediakan dan memasukkan ke dalam drop box
Ide-ide yang telah masuk di dalam drop box akan diambil oleh Change Agent setiap 1 bulan sekali
Change Agent akan memilah antara ide yang dapat langsung diimplementasikan dan ide yang perlu di eskalasi ke komite inovasi
10. Pengumuman Implementasi Ide Terbaik
Komite Inovasi akan mengumumkan pegawai dengan implementasi ide terbaik **) dan pegawai tersebut berhak mendapatkan reward
9. Penilaian hasil Implementasi
8. Implementasi Ide
Hasil implementasi/progress implementasi tersebut akan dipresentasikan dan dinilai secara keseluruhan oleh komite inovasi
Pegawai mengimplementasikan idenya dan melaporkan progress implementasi tersebut di P2B*) & kepada komite inovasi setiap bulannya
4. Pelaporan kepada Komite Inovasi
5. Pemeriksaan Oleh Komite Inovasi
Change Agent akan melaporkan ide tersebut kepada komite inovasi
Komite inovasi akan menilai ide dari originalitas, dampak yang dapat dirasakan, serta proses yang akan dijalankan
7. Memasukkan ide ke P2B *)
Pegawai yang idenya terpilih memasukkan idenya ke dalam kolom ide/inisiatif di P2B
6. Pemilihan Ide
Komite inovasi akan memilih beberapa ide yang akan diimplementasikan dan mengumumkan ide terpilih melalui media yang ada
*) ide yang dimasukkan ke P2B hanya ide yang berasal dari pegawai IPC **) Pengumuman akan dilaksanakan pada awal/akhir tahu digabung dengan acara besar IPC seperti raker, townhall, stakeholder award, dll
7
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Pengecekan drop box
Timeline
Change Agent
Pemilihan Ide Seluruh Change Agent berkumpul untuk membahas ide yang akan dipilih
Pengumuman dan pelaporan ke Komite Inovasi
Penilaian hasil progress Bersama dengan mentor menilai progress dan hasil implementasi ide
Pemeriksaan & Pemilihan Ide oleh Komite Inovasi
Komite Inovasi
Pengumuman*
Implementasi Ide* Implementasi Ide
Partisipan
Pelaporan Penilaian hasil progress *Mentor menilai hasil progress di P2B pegawai yang idenya terimplementasi
Mentor : Ide sederhana & kompleks : Ide Sederhana
8
: Ide Kompleks
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
*untuk pegawai dapat memasukkan rencana implementasi ide ke dalam P2B dalam rentang waktu tanggal 25 - 3
Dalam pelaksanaan “iNovate” perlu melibatkan beberapa pihak untuk menyukseskan pelaksanaan program ini.. Komite Inovasi Terdiri dari : • Perwakilan Direktorat SDM • Culture Team
Change Sponsor & Change Agent Change Sponsor dan Change Agent yang berada di setiap Cabang dan direktorat (dapat pula dibantu dengan sub change agent)
Partisipan Seluruh pegawai IPC terdiri dari: • • • • •
Managerial Midle Managerial Staff Pelaksana TNO/outsorce
Mentor Atasan langsung dari partisipan
(dapat individu atau kelompok)
Peran: •
•
• • •
Peran:
Peran:
• Melakukan sosialisasi program Mempersiapkan rencana • Menyampaikan ide “iNovate” pelaksanaan program inovasi • Memeriksa drop box “iNovate” (Co: kriteria pemilihan ide, • Mengimplementasikan setiap sebulan sekali pada tanggal kriteria penilaian,dll); ide inovasi (jika 15(Change Agent) Memeriksa ide yang masuk terpilih) • Memilah ide yang dapat langsung ke komite inovasi melalui diimplementasi dan yang perlu • Melaporkan progress presentasi peserta dan dieskalasi ke komite inovasi dan hasil ide inovasi validasi ke bagian terkait; • Melaporkan ide-ide yang perlu kepada mentor, Memberikan dukungan dieskalasi ke komite inovasi Change Agent, dan kepada pegawai yang idenya • Monitoring implementasi ide Komite Inovasi terimplementasi bersama mentor Validasi hasil implementasi • Melaporkan realisasi pelaksanaan program iNovate ataupun isu2 ide sederhana dan menilai terkait pelaksanaan program di implementasi ide complex lingkungan kerja masing-masing Monitor P2B kepada Komite Inovasi dengan mengisi log ide sebagaimana terlampir
Peran: • Mendukung implementasi ide partisipan dan menjadi coach untuk partisipan • Memberikan nilai di P2B partisipan atas progress/hasil implementasi ide • Monitoring implementasi ide bersama dengan change agent 9
Petunjuk Pemilihan, Pemilahan, dan Penilaian
Apa yang dimaksud dengan INOVASI? Inovasi merupakan sesuatu berupa ide yang diimplementasikan dimana implementasi ide tersebut dapat merubah/membuat suatu proses menjadi lebih efisien/efektif dan dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya target perusahaan/visi perusahaan Dapat memberikan nilai tambah
Merupakan suatu yang berkelanjutan
5 ELEMEN INOVASI
Tidak selalu hal yang besar, tetapi bisa juga sesuatu yang sederhana Tidak selalu hal yang baru, tetapi juga dapat berupa peningkatan/perbaikan dari apa yang sudah ada sebelumnya Tidak selalu mengenai produk baru, tetapi dapat pula berupa proses, metode, dll
Inovasi yang dilakukan oleh suatu perusahaan membuat proses kerja menjadi lebih efisien serta memiliki produktifitas kinerja yang lebih baik
Kriteria Penilaian Pemilihan Ide Oleh Change Agent Ide yang dipilih merupakan ide orisinil dari peserta dan inovatif
Ide yang dipilih dapat memberikan dampak yang berkelanjutan 12
Original & Innovative
Sustainable
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Realistic
Positive Impact
Ide yang dipilih merupakan ide yang dapat direalisasikan sesuai dengan jumlah sumber daya yang ada
Ide yang dipilih memiliki dampak positif terhadap proses bisnis ataupun cara kerja
Kriteria Pemilahan Ide
13
Dapat diimplementasikan langsung
Perlu dieskalasi ke Komite Pusat
• Ide orisinil; • Merupakan ide sederhana; • Memiliki dampak yang dapat dirasakan langsung; • Tidak membutuhkan biaya / apabila membutuhkan biaya masih dapat ditanggung oleh lingkungan kerja dan sudah dianggarkan; • Tidak membutuhkan waktu yang panjang untuk diterapkan (Kurang dari enam bulan sudah dapat diterapkan dan dirasakan dampaknya)
• Ide orisinil; • Merupakan ide kompleks/rumit; • Dampaknya tidak dapat dirasakan dalam waktu yang cepat; • Membutuhkan biaya yang besar dan alokasi anggaran khusus; • Membutuhkan proses dan waktu yang panjang; • Dalam keberjalanannya dibutuhkan koordinasi/kerjasama dengan divisi yang terdapat di pusat.
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Cara Pemilihan Ide yang akan diimplementasikan oleh Change Agent
Seluruh Change Agent duduk bersama dan membahas bersama ideide yang telah masuk di drop box sesuai dengan kriteria penilaian
Peserta yang idenya dirasa memenuhi kriteria, akan diundang untuk memaparkan rencana pelaksanaan idenya kepada Change Agent, atasan langsung & bagian terkait
Dari hasil paparan tersebut, Change Agent berdiskusi dengan atasan langsung dan bagian terkait untuk menentukan beberapa ide yang akan dijalankan di cabang dan yang akan dieskalasi ke komite
Change Agent menentukan dan mengumumkan beberapa ide yang dapat langsung diimplementasikan oleh peserta.
Notes: Atasan langsung dan bagian terkait (apabila ide yang diajukan cross function) diundang untuk mendengarkan pemaparan penyampaian ide bersama dengan change agent agar atasan langsung mengetahui bahwa subordinat nya memiliki ide yang ingin dijalankan, sedangkan untuk perwakilan bagian terkait diundang untuk turut melakukan validasi apakah ide tersebut sudah pernah direncanakan untuk dijalankan atau belum serta melihat kemungkinan pelaksanaan program tersebut
14
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Sebagai bentuk apresiasi kepada peserta yang telah mengimplementasikan idenya peserta akan diberikan nilai di P2B setiap bulannya dan akan di rekapitulasi secara tahunan.. Kriteria Penilaian Hasil Implementasi Ide Peserta Progress Pelaksanaan Program
Nilai diberikan apabila peserta sudah melakukan idenya ataupun sedang dalam proses pelaksanaan idenya.
Dampak Pelaksanaan Program
Penilaian juga dilakukan berdasarkan besar dampak yang ditimbulkan dari terlaksananya ide tersebut.
Cara Penilaian Hasil Implementasi Ide oleh Atasan Langsung
Peserta akan memberikan laporan atas progress pelaksanaan ide kepada atasan langsung masingmasing
15
Atasan langsung mempelajari laporan tersebut serta mengadakan sesi diskusi dengan peserta untuk validasi progress pelaksanaan program
| Energizing Trade. Energizing Indonesia
Atasan langsung menilai dan memberikan feedback hasil implementasi ide di dalam P2B/form manual* dengan dilengkapi adanya Bukti Pencapaian serta mempertimbangkan progress dan dampak seobjektif mungkin
Atasan langsung dapat mengkomunikasikan hasil penilaian implementasi ide kepada peserta baik secara lisan ataupun tertulis.
Formulir Pengajuan Ide
