Innovatie in de Ouderenzorg verdiept met innovatieve gespreksmethoden (door drs. Klaas G. Tuitjer e.a.1) "De beste manier om je toekomst te voorspellen is haar zelf te creëren " Stephen R. Covey -
Inleiding In het kader van de afsluiting van de MBA masterclass ‘Strategie en Innovatie’ hebben wij een conferentie georganiseerd met een groep van 50 deelnemers. De conferentie moest aan 3 criteria voldoen: 1. Een actueel complex maatschappelijk thema waarbij innovatie van producten, diensten en processen een strategische impact heeft. 2. Het proces de conferentie zelf wordt op een innovatieve manier georganiseerd zodat er kennis wordt gebundeld, energie wordt gegenereerd en draagvlak wordt verkregen 3. Verder moeten de uitkomsten van de conferentie door een volgende MBA groep kunnen worden gecontinueerd. Ad 1. Zelfredzaamheid en betaalbare ouderenzorg door innovatie Als thema voor deze conferentie is gekozen: vitaal ouder worden; zelfredzaamheid en betaalbare ouderenzorg door innovatie. Onze leefomgeving in Nederland verandert; regelgeving en bezuinigingen vragen een zelfredzame samenleving waarin ouderen langer zelfstandig wonen. Maar hoe betalen we dat en wie regelt wat en wanneer? Ad2. Large Scale Intervention (LSI) Tijdens de innovatie conferentie gaan we samen het gesprek aan als deskundigen, betrokkenen, vakmensen, ontwerpers en mantelzorgers om innovatieve oplossingsrichtingen te vinden voor het langer zelfstandig kunnen leven als ouderen. We hebben gekozen om het proces met behulp van Large Scale Intervention aan te pakken. Globaal zag het programma er als volgt uit: 16. 00 – 16.20 Welkom, introductie, met elkaar delen van de ‘droom’ en de context 16.20 – 16.45 Beeldvorming over ouder worden en het ontstaan van een creatieve mind-set 16.45 – 17.45 Arena waarin stakeholders met elkaar de dialoog aangaan over het thema 17.45 – 18.00 Integreren van relevante onderliggende onderwerpen 18.00 – 19.00 Innovatiecafé met een inhoudelijke verdieping van gekozen onderwerpen 19.00 – 19.30 Delen van de onderling in subgroepen verkende beelden met elkaar In deze blog willen we dieper ingaan op het proces van LSI. Het volgende blok zal gaan over de uitkomsten van de conferentie.
Wat is Large Scale Intervention? Een Large Scale interventie (LSI) is gebaseerd op vierde generatie verandermethoden. Participatieve bijeenkomsten met een hoog interactie- en energieniveau waarbij alle relevante belanghebbenden en kennisdragers in verschillende fasen van het traject worden uitgenodigd een bijdrage te leveren aan een complex maatschappelijk vraagstuk. Het 1
Deelnemers aan de onderzoeksgroep zijn Cilla Ezerman, Ingrid Fest, Indra Schalk, Bastiaan Streefkerk, Roland Verbrugge en Gaby Westelaken
onderwerp gaat alle stakeholders aan. Vanuit een meervoudige kijk op heden, verleden en toekomst wordt samengewerkt voor gezamenlijke: - oriëntatie van het thema en de context via associatie- en belevingstechnieken; - bepalen van het speelveld en vaststellen van onderliggende problematieken; - verdieping van de onderliggende problematieke met arenadialoogtechniek; - komen met haalbare, betaalbare en gedragen oplossingen via het innovatiecafé; - bepalen van de faal- en succesfactoren bij de implementatie met creativiteitstechnieken. De behoefte aan een vernieuwde aanpak van complexe problematieken wordt steeds groter omdat traditionele workshops en conferenties niet meer voldoen. Deze zijn vaak tijdrovend, top-down georiënteerd, weinig gedragenheid, grote invloed van trainers en consultants op inhoud en proces, beperkte verbinding tussen oplossingsstrategie, haalbaarheid en uitvoeringsplan. Veel trajecten die bedoeld zijn om maatschappelijk complexe problemen aan te pakken, worden nog grotendeels technisch en weinig verdiepend doorlopen. De focus ligt vaak op problemen en risico’s dan op oplossingen. De stappen worden wel uitgevoerd, maar de M-factor (de mens, de inspiratie, gedrag, attitude, wil, energie, ambitie, en creativiteit) speelt nauwelijks een rol. Hieronder geven we de verschillen aan tussen verschillende vormen van bijeen komen.
LSI is een doeltreffende en efficiënte aanpak omdat in korte tijd van alles kan worden bekeken en de oplossing door multidisciplinaire kennisinbreng van stakeholders ter plekke wordt benut en oplossingsrichtingen worden gecreëerd en beproefd. Deze nieuwe aanpak doet naast het hoofd ook meer beroep op de creativiteit en op het handen, hart- en buikgevoel. Voor veel managers en deskundigen is de ratio leidend. Dat vergroot weliswaar het denkniveau, maar bevordert niet de gevoelsdiepgang van de dialoog. Door action learning principes toe te passen, wordt een beroep op de handen gedaan; een continue mix van denken en doen kenmerken de werkvormen. Met behulp van zintuiglijke prikkels doen we een beroep op het hart- en buikgevoel: de intuïtie. Het benutten van intuïtie vraagt om het (tijdelijk) loslaten van het denken. Eenmaal aanwezig kan het verrassend nieuwe paden induiken. Door de afwisseling van ratio en gevoel worden zowel de rechterals de linkerhersenhelft geprikkeld, wat het creatieve vermogen van de deelnemers vergroot.
LSI fasen Hoewel de inhoud tijdens de bijeenkomst(en) wordt gecreëerd, vergt LSI een gedegen voorbereiding op het proces. De werkvormen en gebruikte methode om de dialoog en verdieping op inhoud te voeren, dienen van te voren goed te worden bepaald. Ook de deelnemersgroep en de vraagstelling dienst van te voren duidelijk te zijn, hoewel dat laatste tijdens de bijeenkomst kan veranderen. In ons traject hebben we de volgende stappen doorlopen: 1. Onderwerp: het kiezen van een complex en relevant vraagstuk 2. Inrichting: het kiezen van de participanten en programmaontwerp 3. Ontmoeting: het voorbereiden en houden van een ontmoetingssessie 4. Oplossing: het kiezen van mogelijke oplossingsrichtingen --------------------------------------De vervolgstappen waaronder een haalbaarheidsanalyse, de uitwerking in een functioneel en technisch ontwerp vormen geen onderdeel van onze groepsactiviteiten. Dit wordt opgepakt door een volgende groep.
1. Aanscherping Thema
Ad 1. Keuze van een onderwerp „welke innovaties kunnen bevorderen dat ouderen Het kiezen van een onderwerp was niet zo lang mogelijk zelfstandig kunnen wonen en moeilijk. Op één of andere manier zelfredzaam kunnen zijn?‟ onder de voorwaarden hebben we allemaal wel wat met de dat : ouderenzorg, de ene als mantelzorger ouderen een goede oude dag hebben; dit betaalbaar is of – nog beter - besparingen en de ander vanuit professionele in het collectieve budget oplevert; (verpleging en bouwkundige) of ouderen een eigen verantwoordelijkheid maatschappelijke belangstelling hebben en houden. (bestuurskundige). Via een brainstorming hebben we het onderwerp verkend om een gevoel te krijgen over de context, de dynamiek en de complexiteit van het onderwerp. In de LSC-methode is het niet gebruikelijk om het onderwerp tot een scherpe vraagstelling om te vormen. Dit wordt immers door de actoren zelf tijdens de ontmoeting gedaan. Dat ‘loslaten’ van scherpte is lastig omdat iedereen wel een opvatting heeft over waar het over moet gaan en wat mogelijke oplossingen kunnen zijn. Ook is het lastig om deelnemers te vragen tijd te investeren in een onderwerp dat inhoudelijk vaag lijkt en waar het proces alle kanten op kan gaan. Dat zijn we in onze westerse cultuur niet gewend. Uiteindelijk hebben we een compromis gesloten en ons beperkt tot een nuancering van de vraagstelling. Ad 2. Keuze van participanten Via een zogenaamde actorenanalyse is eerst het ‘systeem ouderenzorg’ in beeld gebracht, vervolgens zijn alle mogelijke belanghebbenden geïnventariseerd en is tenslotte een analyse gemaakt van de actoren. We hebben gebruik gemaakt van de zogenaamde systeemtheorie, waarbij een systeem ‘een model of weergave is van de werkelijkheid maar deze niet werkelijk is’. Volgens de systeemtheoretische benadering kan een mens niet los worden gezien van zijn context, zijn omgeving (Zie voor andere benaderingen 2013 - 2015 Clijntje; de 4 basisbenaderingen voor hulpverleners). Oplossingen worden niet aan de mens gekoppeld maar aan eigenschappen uit de omgeving die van invloed zijn op de in dit geval ouderenzorg (naar Rigter, 2010). Deze invloeden op die de eigenschappen van het systeem
zijn onder meer: vroeger, heden en toekomst van de ouderenzorg, familie en buurt, zorg, infrastructuur, ouderenorganisatie, beleid en wetgeving, woningbouw en huisvesting, medische gezondheidszorg en hulpmiddelen, geld en financiering, nationale en lokale politieke ambities, veiligheid, economische-, demografische- en maatschappelijke ontwikkelingen, onderwijs, cultuur et cetera. Als je in dit systeem actoren / stakeholders koppelt aan ? dan komt er een heel scala aan potentiele deelnemers in beeld. In de krachtenveldanalyse wordt vooral gekeken naar de mate van - in ons geval – innovators in en beïnvloeders op het systeem ‘ouderenzorg’. Een krachtenveldanalyse geeft gestructureerd inzicht in het speelveld rond het systeem. Het beleid, de belangen en behoeften van de actoren is van belang voor het bepalen van de verdere processtappen. Vragen die we kunnen stellen zijn: • Wie zijn de belangrijkste actoren? • welke belangen hebben zij? • uit wat voor een cultuur komen zij? • wat is hun formele (positie) en informele relatie (vertrouwen)? 2. Genodigden • over welke kennis en beïnvloedings- mogelijkheden beschikken zij? „Tijdens de innovatie conferentie gaan we samen het gesprek aan als deskundigen, betrokkenen, • Wie zit er aan tafel bij vakmensen, ontwerpers en mantelzorgers om besluitvorming? innovatieve oplossingsrichtingen te vinden voor • wie kan plannen tegenhouden? het langer zelfstandig kunnen leven als ouderen‟ • waar wil je niet omheen?: ouderen en hun organisaties • met wiens frisse blik kun je je mantelzorgers en professionele zorgverleners voordeel doen? en instellingen • wie vergeet je meestal?: banken en (zorg)verzekeraars • Wie ontwikkelen plannen in een politie, bestuurders zorgdomein aanpalend gebied of beleidsterrein? banken en financiers onderwijs- en onderzoekinstellingen • wie zijn lastig te vinden?: bedrijven voor ontwikkeling hulpmiddelen, • wie zijn toekomstige designers en domotica gebruikers/bewoners? woningcorporaties en architecten • wie vormt de zwijgende meerderheid? • waarvan weet je niet dat ze erbij horen? • Van wie vind jij dat ze er niet bij horen, maar zij zelf wel? De organisatie en het programma is een activiteit die bij elke bijeenkomstvoorbereiding geldt. We gaan daar hier niet op in. Ad 3. Innovatieconferentie ouderen Bij deze aanpak is gekozen voor een 4 uur (16.00 uur – 20.00 uur) durend proces van ontmoeten gebaseerd op Real Time Strategic Solutions. Dit proces heeft, in tegenstelling tot diverse andere methoden, geen vaste structuur en geen heldere uitkomst. Het is een multipurpose methode, een participatief proces om het gehele systeem mee te krijgen in de oplossingsrichtingen waarbij iedereen gelijkwaardige inbreng heeft. Onze conferentie had ongeveer 100 genodigden met uiteindelijk zo’n 50 deelnemers. LSI kan meer dan 250 deelnemers aan mits goed georganiseerd. Het voordeel van een groot
aantal deelnemers uit diverse hoeken, professie en belangstellingen is dat er enorme denkkracht en energie ontstaat. Voor de deelnemers is het een kunst om uit de eigen kaders te komen en boven zichzelf uit te stijgen en verbinding te maken met andere inzichten. Dat is vooral nodig bij complexe vraagstukken. Nieuwe inzichten ontstaan door co-creatie om trends uit het verleden te doorbreken en mensen worden uitgenodigd om bestaande patronen en vooroordelen los te laten. Het proces is zo ingericht dat er tussentijds keuzes kunnen worden gemaakt waarop kan worden voortgeborduurd. Het LSI programma omvatte 5 onderdelen ondersteund door evenzovele LSI methoden. Voor elke methode is een draaiboek gemaakt vanuit een standaardrepertoire en volgende een zogenaamde incrementele benadering: de uitkomsten van de ene sessie worden gebruikt bij de volgende sessie. Achtereenvolgens zijn gebruikt:
1. De Presentatie van Anne Reys2, professioneel ouderenverzorger bij het St. Franciscus Gasthuis te Gilze. Met de hervormingen in de AWBZ en WMO is een Anne Reijs: aantal forse bezuinigingen in intra –en ‘…..We hebben het over zelfstandigheid en zelfredzaamheid maar ……. de afhankelijkheid die het ouder worden op extramurale zorg doorgevoerd. allerlei gebieden met zich meebrengt, zorgt voor veel Gemeenten worden voor meer zorg verdriet, onmacht en onzekerheid. Hebt u ooit een hand vast verantwoordelijk, dat moet leiden tot gehouden van een hoog bejaarde en de wanhoop en verdriet in hun ogen gelezen. Ik kan u zeggen: ik wel!......’ (23 juni betere zorg op maat, maar de zorg zal 2015) ook efficiënter moeten worden ingezet bij krimpende budgetten. De overheid heeft de huidige zorgbudgetten overgedragen aan de lokale overheid. Daarover is een fikse bezuinigingstaakstelling opgelegd van tussen de 20% en 30%. Anne ligt wakker van de ontwikkelingen in de ouderenzorg. Ze neemt ons mee naar wat het voor ouderen en (wijk)verpleegkundigen betekent. 2. De ABC associatiemethode. Doel: beelden rondom het thema vitaal ouder worden verzamelen om tot een gezamenlijk beeld te komen. Deelnemers zitten aan tafels van ca. 8 personen en krijgen een flip-overvel met daarop het alfabet. Het is de bedoeling bij iedere letter vrijuit termen te schrijven die met die letter beginnen en iets met het thema te maken hebben. Op deze manier ontstaat een gezamenlijk beeld van ouder worden Naast genoemde doel, is het ook de kunst om eigen vooroordelen los te laten en thuis te raken op het hele scala van mogelijke eigenschappen rondom het systeem. De deelnemers leren elkaar kennen en door deze werkwijze ontstaat een creatieve mindset. 3. De Arenadialoog. Doel: totstandkoming van vijf centrale thema’s voor verdere verdieping tijdens het innovatiecafé aan de hand van het delen van negatieve ervaringen en het delen van successen. Het doel van de arenadiscussie is om stakeholders te betrekken bij de rol die innovatie in de ouderenzorg en bij het verbeteren van de zelfredzaamheid van ouderen kan spelen Een deel van de deelnemers wordt verdeeld en gaat zitten in een binnenring, een tweede deel gaat zitten aan de buitenring. De binnenring voert een discussie onder begeleiding. De buitenring observeert en noteert alle ideeën, suggesties, klachten, wensen etc. die hij of zij aangeeft. In kaart wordt gebracht waar zich blokkades voordoen die 2
De presentatie van mevrouw Reys is op verzoek op te vragen via
[email protected]
zorginnovatie voor ouderen in de weg kunnen staan en welke juist kunnen faciliteren. Door de groepsdiversiteit ontstaat veel dynamiek en co-creatie. Er zijn twee rondes waarbij de binnenring de buitenring vormt en andersom. De notities worden op flappen genoteerd. Een methode die is gebruikt is de zogenaamde roddelmethode. De deelnemers kunnen vrij en ongenuanceerd roddelen over hun ervaringen met innovatie en ouderen(zorg). 4. De Consensusmethode. Doel: het eens worden over 5 verdiepingsthema’s op basis van de uitkomsten van de ABC en de Arena De binnen- en buitenringdeelnemers hebben een 2. Verdiepingsthema’s pauze van 20 minuten. De overige deelnemers worden ingezet in de 1. Informatie en communicatie consensus. Consensusmethode is een 2. Financiering 3. Technologie manier om keuzes te maken waarbij 4. Eigen regie ieder lid gelijkwaardig is en actief 5. Zorg en leeftijd mee doet aan het besluitvormingsproces. De groep gaat zoek naar gedeelde meningen en overeenkomsten die voor iedereen acceptabel zijn. Ieder lid moet het eens zijn met de besluiten, waardoor de bereidheid om het besluit te gaan uitvoeren groot is. 5. Het Innovatie-café. Doel: met innovatieve werkvorm een levendige en verdiepende dialoog op te zetten per gekozen thema’s. De dialoog wordt in 1 grote ruimte met 5 vaste tafels met een tafelheer/dame met een eigen gespreksonderwerp. In 5 rondes komt iedereen langs elke tafel. In elke ronde staat een vraag centraal en wordt voorgebouwd op de output van de vorige ronde. Meestal gaat het achtereenvolgens om de volgende vragen: verken het onderwerp en zet een definitie vast, verdiepen met waar de pijn ligt, geef zo veel mogelijk oplossingsmogelijkheden, kies de beste oplossingen, concretiseer de oplossingsrichtingen en presenteer de uitkomsten plenair.
De uitkomsten
Hieronder volgt een samenvatting van de presentatie per verdiepingsthema.
2. Financiering
1. Informatie en communicatie 1. Ontwikkeling digitale communicatie kringen Het ontwikkelen van een app die gebruiksvriendelijk is voor ouderen. De doorontwikkelde telefoon met grote cijfers of foto’s 1. Organiseren van communities (ontmoetingen) Die moeten naast digitaal een plek vervullen om persoonlijk contact te houden. Sociale controle en veiligheid 2. Woon / levens coach met als doel bij te blijven en advies te geven op allerlei gebied. Professioneel/verzorgende Vrijwillig/buddy/mantelzorger 3. Persoonlijke digitalisering (op maat) Denk aan medische gegevens Omstandigheden (voor als iemand in de war is)
1.
2.
3.
Bewustzijn einde zorgende overheid: jongere mensen al veel eerder in hun leven beseffen dat ze zelf op een gegeven moment ook oud worden en dat ze daarvoor ZELF iets moeten regelen. Bevorderen sociale zorgplicht Solidariteit is een kernbegrip als het gaat om de betaalbaarheid van ouderenzorg. Investeren in je eigen toekomst door bijvoorbeeld vrijwilligerswerk waarvoor je ‘krediet’ opbouwt. Een vorm van zorgsparen. Zo kun je zelf een aandeel nemen in je eigen toekomst, ook als je niet veel geld hebt om voor je toekomst te sparen Zo veel mogelijk gratis: in ieder geval de basis. Extra’s in een pluspakket. We zullen ook differentiatie moeten accepteren. Eigenlijk dus weer terug naar een ziekenfondsstelsel. Dat bespaart jaarlijks kosten voor het wisselen van ziektekostenverzekering.
4. Bevorderen eigen regie 1.
3. Technologie ten ter verhoging van de zelfredzaamheid 1.
2.
3.
Techniek moet worden ingezet voor de oudere daar waar nodig. Waarbij er toegevoegde waarde ontstaat voor iedereen. Dus voor de oudere, de familie, de mantelzorg en de medische zorg. Bij de inzet van techniek voor ouderen is het verleiden erg belangrijk. Want techniek wordt geaccepteerd als de oudere het nut en de toegevoegde waarde ervan inziet. Daarnaast moet het niet als bezuiniging worde gezien n. Efficiency geeft tijdwinst en dient gebruikt (geruild) te worden voor meer quality time (aandacht). Zodat er meer zorg geboden kan worden waar echt nodig is en aandacht kan worden verlegd.
2.
3.
Beter opleiden van professionals - aansluiten bij nieuwe opleidingsgedachte: zorgregisseur, zorgadviseur, wijkzorgteams en buddy - tijdens basisopleiding lessen die worden besteed aan sociale zorg - sociale (dienst)plicht voor iedereen maar vooral door werkzoekenden. Meer co-creatie door branchevreemde professionals. - samenwerking met branchevreemde professionals om oplossingen uit andere branches in de zorg te implementeren (en daarmee tunnelvisie te doorbreken). Stimuleren zogenaamde Blue Zones Projects: - a community-wide well-being improvement initiative to help make healthy choices easier for everyone - uitwerken van principes van blue zone - Onderzoeken hoe deze principes te implementeren zijn in verschillende aanpakken (community building, etc.).
5. Zorg en leeftijd 1. 2. 3.
4.
Vertrouwen in zorgaanvrager: mogelijkheden in plaats van beperkingen Geen schadelastbeperking bij verzekeraars maar focus op preventie en mogelijkheden Een samenhangend budget over de ministeries heen, minder transactiekosten over de schakels waardoor meer met minder geld Eerdere meegaan in overlijdenswens ‘het is goed geweest‟. Politieke lef om aan te geven: wat mag 3 maanden levensverlening kosten?
Het vervolg Participatie van alle stakeholders is de sleutel van Large Scale Interventions. LSI gaat er van uit dat effectieve innovatie ontstaat als er vier elementen optreden: 1. Er wordt urgentie ervaren of onbehagen of frustratie gevoeld over de huidige situatie 2. Er is nagedacht over mogelijke en aantrekkelijke oplossingsrichtingen 3. De eerste stappen om oplossingen te realiseren zijn gedefinieerd. 4. De haalbaarheid is onderzocht Als er een van deze elementen ontbreekt dan zal de innovatie of verandering niet kunnen plaatsvinden.
Minister Schipper (volksgezondheid) onderstreept het belang van innovatie in de zorg “We hebben al die innovaties keihard nodig. Ook om de kosten omlaag te brengen, zodat we in de toekomst iedereen de zorg kunnen bieden die nodig is. Zonder innovatie gaan we het niet redden.”
De urgentie is duidelijk aanwezig bij alle belanghebbenden waaronder Minister Schippers: “Hoe lang accepteren we nog dat in de zorg de vernieuwers buiten de deur worden gehouden? Hoe lang accepteren we nog dat overal om ons heen de service verbetert, terwijl in de zorg alles bij het oude blijft? Dat om ons heen diensten goedkoper worden, terwijl de zorg steeds duurder wordt en de druk om de zorg uit te kleden daarmee groeit? Wij hebben samen met belanghebbenden 4 aantrekkelijke en perspectiefvolle oplossingsrichtingen geformuleerd. In het najaar 2015 start een nieuwe groep met de module Strategie & Innovatie van het MBA programma. Deze groep richt zich op het concretiseren van realistische en haalbare oplossingen in een functioneel ontwerp en een haalbaarheidsonderzoek. Uiteraard doen ze dat niet alleen. Vanuit de eerste groep belanghebbende deelnemers hebben zich samenwerkingspartners aangemeld die samen met AVANS+ en met behulp van innovatieve werkmethoden als LSI verder bouwen aan INNOVATIES IN DE OUDERENZORG!!
Nawoord Onze dank gaat uit naar alle deelnemers aan de conferentie, degenen die zich hebben aangemeld voor het vervolg en vooral de sponsoren.
