or meer informatie kunt u contact met ons opnemen.
chting ViiA urglaan 727 B 87 CH Amsterdam
efoon x mail ernet
020 495 2250 020 495 2259
[email protected] www.viia.nl
VRIJWILLIGERSBELEID
1
emen.
11-04-2008 15:43:34
INHOUDSOPGAVE Inleiding vrijwilligersbeleid
3
1 WERVING EN SELCTIE VAN VRIJWILLIGERS 1.1 De werving 1.2 Selectie van vrijwilligers 1.2.1 Het intakegesprek 1.2.2 Verklaring omtrent het Gedrag 1.2.3 Informatie aan de vrijwilliger 1.2.4 De bemiddelingsprocedure 1.2.5 Het bemiddelingsgesprek 1.2.6 Afwijzen / aannemen
5 5 7 7 8 8 9 9 9
2 INTRODUCTIE VAN NIEUWE VRIJWILLIGERS 2.1 Doel van de proefperiode 2.1.1 Proefperiode 2.2 Einde proefperiode
10 10 10 10
3 BEGELEIDEN VAN VRIJWILLIGERS 3.1 Begeleiding van vrijwilligers en voortgangsgesprek 3.2 Deskundigheidsbevordering 3.3 Het attentiebeleid 3.4 Het exit-gesprek 3.4.1 Beëindiging samenwerking tussen vrijwilliger en hulpvrager 3.4.2 Beëindiging samenwerking ViiA en vrijwilliger
11 11 12 12 13 13 13
4
14 14 14 14 14 17 17 16
DE RECHTSPOSITIE VAN VRIJWILLIGERS 4.1 Registratie persoonlijke gegevens 4.2 Kopie legitimatie 4.3 Vrijwilligersovereenkomst/contract 4.4 Informatievoorziening 4.5 Vergoedingen 4.6 Verzekeringen 4.7 Conflicten en geschillen
INLEIDING VRIJWILLIGERSBELEID Stichting ViiA speelt voor de bewoners van IJburg een belangrijke rol in de informatievoorziening over de zorg en dienstverlening, in de ondersteuning van speciale doelgroepen, in het ontwikkelen van zelfredzaamheid en van onderlinge zorg en in de verdere uitwerking van het concept vraaggericht werken. De statutaire hoofddoelen van ViiA zijn dan ook:
•
•
•
et voor de klant overzichtelijk en toegankelijk maken van de zorg- en maatschapH pelijke dienstverlening opdat de klant een goede keuze kan maken. Het leveren van een bijdrage aan onderlinge solidariteit en sociale cohesie door het stimuleren van onderlinge zorg en vrijwilligerszorg. Het zorgen voor een passend, samenhangend, efficiënt en integraal aanbod op het gebied van zorg en maatschappelijke dienstverlening.
Onze diensten richten zich op het totaal van wonen, zorg en welzijn. Meer specifiek biedt ViiA een aantal producten en diensten, die de samenhang binnen de zorg en dienstverlening mogelijk maken. Het betreft de volgende kerntaken:
• • •
I nformatie, advies en begeleiding. Coördinatiepunt vrijwilligers. Vraagsturing en cliëntgericht werken.
Om voor mensen zo lang mogelijk zelfredzaam te behouden is het belangrijk dat voorzieningen op het gebied van zorg, dienstverlening, wonen en welzijn op elkaar aansluiten. Het gaat hier om zowel professionele als vrijwilligers voorzieningen. Om dit te kunnen bereiken is het belangrijk dat mensen zich verantwoordelijk voelen voor elkaar en dat er een “Civil society” ontstaat. Centraal element van de kernactiviteit “coördinatiepunt vrijwilligers” is een bijdrage leveren aan de buurtcohesie of ‘civil society’. Dit betekent dat buurtgenoten elkaar als vanzelfsprekend helpen. Daarnaast betrekken we andere partijen zoals ondernemers, scholen, bouwondernemingen en woningbouwcorporaties. Stichting ViiA beheert een database met vrijwilligers en hun expertise. Op deze manier kan ViiA vanuit het Loket Zorg en Samenleven gemakkelijker een vrijwilliger inzetten in plaats van een professional als de zorgvraag dit toelaat. De combinatie van het Coördinatiepunt Vrijwilligers en het Loket Zorg en Samenleven voorkomt daarmee op een unieke manier dat er onnodig professionele hulp wordt ingezet en zorgt ervoor dat er informele verbanden ontstaan.
3
Ons coördinatiepunt vrijwilligers bemiddelt in vrijwilligerswerk op het gebied van maatschappelijke dienstverlening zoals vriendschappelijk huisbezoek, begeleid wonen, klussenen boodschappendienst, begeleidingsactiviteiten (zoals vervoer, dokters- en huisbezoek) en thuisadministratie tussen hulpvrager en vrijwilligers. Wij hebben over deze diensten nauwe contacten met verschillende vrijwilligersorganisaties in Amsterdam. Samen met deze organisaties worden projecten opgezet, ondersteuning en deskundigheidsbevordering georganiseerd en de afstemming met de professionele organisaties geregeld. Vrijwilligers kunnen zich aanmelden bij het coördinatiepunt vrijwilligers en de ViiA website voor alle vormen van vrijwilligerswerk. Vrijwilligers die iets willen betekenen voor de wijk, mee willen werken aan een activiteit of niet precies weten wat ze willen, maar wel mee willen doen. Kunnen ze niet worden ingezet op IJburg, dan worden ze doorverwezen naar (vrijwilligers)organisaties in andere delen van de stad. We onderscheiden vier typen bemiddelingen van vrijwilligers:
1. De vrijwilliger wordt door ViiA naar een bedrijf of organisatie toe bemiddeld. 2. De vrijwilliger wordt door ViiA naar een privé persoon toe bemiddeld. 3. De vrijwilliger wordt een vaste vrijwilliger van Stichting ViiA waarbij hij naar verschillende privé personen toe zal worden bemiddeld op reguliere basis. 4. De vrijwilliger voert werkzaamheden uit voor ViiA.
In dit beleid worden de bedrijven, organisaties en privé personen aangeduid met de term “hulpvragers”. In hoofdstuk 1 gaan we uitgebreid in op de werving en selectie van vrijwilligers, daarna wordt in hoofdstuk 2 aandacht besteed aan de proefperiode en de start van de werkzaamheden van de vrijwilligers. Hoofdstuk 3 behandelt de begeleiding van vrijwilligers en tenslotte wordt er in hoofdstuk 4 aandacht besteed aan de rechtspositie van onze vrijwilligers.
4
1
WERVING EN SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS
Stichting ViiA wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers, klanten en bezoekers. Zij moet over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken om aan hulpvragen te kunnen voldoen. Tevens moeten deze vrijwilligers voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken aan te kunnen. Aan de binnenkomst van een vrijwilliger gaat een wervings- en selectieprocedure vooraf.
1.1 DE WERVING Zicht op het vrijwilligersbestand ViiA inventariseert en analyseert 2x per jaar het aanwezige vrijwilligersbestand. Hoeveel vrijwilligers zijn er? Welke werkzaamheden verrichten ze? In- en uitstroom. Verder registreren we bij de intake andere gegevens zoals: Persoonsgegevens, beschikbaarheid, wensen met betrekking tot het vrijwilligerswerk en capaciteiten. Deze gegevens worden aangevuld op het moment dat de vrijwilliger bemiddeld is met: het aantal ingezette uren en de hulpvraag waarvoor de vrijwilliger wordt ingezet. De gegevens worden gecontroleerd bij voortgangsgesprekken en 2x per jaar in de halfjaar en jaarrapportage opgenomen. Hulpvragen Hulpvragen komen binnen bij Stichting ViiA via onze klantadviseurs, via de balie, via onze website (e-mail), telefonisch en via mond op mond reclame. We acquireren in bepaalde gevallen hulpvragen voor vrijwilligers die niet direct op basis van een bij ons bekende hulpvraag bemiddeld kunnen worden maar over bijzondere kwaliteiten beschikken en sterk gemotiveerd zijn. Op basis van deze hulpvragen plannen we een intake, wordt een dossier aangemaakt met gegevens van de hulpvrager en wordt de wervingprocedure gestart. Werven Op basis van de hulpvragen bepalen we wat voor vrijwilligers nodig zijn. Op basis van de intake van de hulpvraag maken we een inschatting van de ureninzet per vrijwilliger en voor welke periode deze inzet gevraagd wordt. Van de intake wordt een dossier gemaakt met daarin een profiel waaraan de vrijwilliger moet voldoen. In het profiel staat o.a. aangegeven: het geslacht, leeftijdscategorie en vereisten met betrekking tot kennis, ervaring en (sociale) vaardigheden. Op basis van dit profiel wordt een vacature gemaakt of nemen we contact op met een geschikte vrijwilliger uit het huidige bestand.
5
Vindplaatsen van vrijwilligers zijn: onze balie IJburg website buitenbord mailingen nieuwsbrief mond op mond site VCA activiteiten die we organiseren via andere organisaties Het PR programma van de stichting is er mede op gericht zoveel mogelijk vrijwilligers te werven. Vier keer per jaar worden de vrijwilligers in ons bestand op de hoogte gebracht van de nieuwe vacatures. De wervingsboodschap De wervingsboodschap moet door zijn concreetheid, positieve formulering en toonzetting spreken tot de verbeelding van de ontvanger. De boodschap bevat informatie over wat er gevraagd wordt van de vrijwilliger en wat Stichting ViiA en/of de hulpvrager de vrijwilliger aanbiedt, waar men voor aanvullende informatie moet zijn, alsmede waar en hoe men zich kan aanmelden. De keuze van de wervingsactiviteiten en communicatiemiddelen Als duidelijk is welk type vrijwilliger gezocht wordt, waar we deze kunnen vinden en met welke boodschap we deze willen benaderen, bepalen we welke acties nodig zijn om de gewenste vrijwilliger(s) daadwerkelijk te bereiken. Wervingsactiviteiten zijn o.a.: Plaatsing van de vacature op de website en het buitenbord; via de nieuwsbrief; via mailingen; via ons vrijwilligersbestand; en via websites of media van derden. Tijdens het intakegesprek kijken we welke activiteiten het meeste effect hebben gehad door nieuwe vrijwilligers en hulpvragers te vragen naar de wijze waarop zij zijn geïnformeerd. Deze kennis benutten we bij het voorbereiden van volgende wervingsactiviteiten.
6
1.2 SELECTIE VAN VRIJWILLIGERS Toepassing van selectiecriteria ViiA stelt bepaalde eisen aan vrijwilligers. De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm en de inhoud van zijn taak binnen de activiteiten waarin de vrijwilliger actief wil zijn. Afhankelijk van de behoefte die naar voren komt bij de vraag naar vrijwilligers, maakt ViiA de keuze voor vrijwilligers die beschikken over de nodige specifieke kennis, ervaring en vaardigheden die passen bij de activiteit. Daarnaast stellen we andere eisen, bijvoorbeeld ten aanzien van affiniteit met de organisatie, de te leveren tijdsinvestering en betrouwbaarheid (bijvoorbeeld in de vorm van de ‘Verklaring omtrent het Gedrag’) van de vrijwilliger. Deze eisen vormen onderdeel van het vrijwilligersprofiel dat in de wervingsboodschap wordt opgenomen. Bij de selectie van kandidaat-vrijwilligers hanteren we deze eisen als selectiecriteria.
1.2.1 Het intakegesprek Tijdens de intake met de vrijwilligerscoördinator komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde: • de bij de activiteit gebruikelijke procedure voor werving, selectie en de introductieperiode • de wijze waarop de kandidaat de informatie heeft verkregen over de vrijwilligersvacature • de doelstelling van de organisatie en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat • de opvattingen over het vrijwilligerswerk • proefperiode • de taken die gewoonlijk door de vrijwilligers worden uitgevoerd • de specifieke taken van de betrokken kandidaat • wensen van de kandidaat-vrijwilliger • de eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld • verklaring omtrent het gedrag • de gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden • de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger; • de relatie van de vrijwilliger tot Stichting ViiA, klanten en bezoekers • de relatie van de vrijwilliger met de coördinatoren en de overige vrijwilligers • de werkwijze en sfeer • wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (b.v. begeleiding) • informatie, inspraak en rechtspositie en materieel (vergoedingen/verzekeringen) • afspraken over het vervolg. 7
Na het intakegesprek wordt een dossier van de vrijwilliger gemaakt met daarin de gegevens, het profiel, de wensen en de beschikbaarheid van de vrijwilliger.
1.2.2 Verklaring omtrent het Gedrag Vrijwilligers die vrijwilligerswerk willen doen met kwetsbare hulpvragers of 1 op 1 bemiddeling dienen een Verklaring omtrent het Gedrag te overleggen. Deze verklaring kan bij het Stadsdeelkantoor door de vrijwilliger persoonlijk worden aangevraagd. De aanvraag neemt ongeveer 4 weken in beslag. Indien een vrijwilliger voor een andere organisatie gaat werken dan zijn de verantwoordelijkheid en kosten van de Verklaring voor de betreffende organisatie. Indien een vrijwilliger voor Stichting ViiA aan het werk gaat dan kan dit bij Stichting ViiA gedeclareerd worden. Bij de intake vraagt de coördinator of de vrijwilliger bereid is om de Verklaring eventueel aan te vragen. Mocht de vrijwilliger hier bezwaar tegen maken of in het geval de Verklaring wel is afgegeven met daarop bijzonderheden of incidenten dan worden kwetsbare hulpvragers en 1 op 1 bemiddelingen uitgesloten.
1.2.3 Informatie aan de vrijwilliger / Vrijwilligerswijzer Wanneer een vrijwilliger zich - spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten - aanmeldt, vinden kennismaking en intake plaats. De kandidaat-vrijwilliger ontvangt tijdens het intake gesprek schriftelijke informatie over de organisatie en over het werken als vrijwilliger voor Stichting ViiA. Daarvoor is een Vrijwilligerswijzer Stichting ViiA samengesteld, deze staat ook op de website. De Vrijwilligerswijzer bevat informatie over het vrijwilligersbeleid en -werk bij Stichting ViiA. Men kan hierin de volgende dingen terugvinden: • de doelstelling en activiteiten van de organisatie • de visie op het vrijwilligerswerk • de structuur van de organisatie • onze rol • de procedures • wervings- en selectieprocedure • wat de vrijwilliger kan verwachten • begeleiding en deskundigheidsbevordering • rechten, plichten, aansprakelijkheid, verzekeringen en afspraken
8
1.2.4 De bemiddelingsprocedure
Na het intake gesprek wordt aan de hand van het profiel van de vrijwilliger gekeken of er direct een passende vacature of een geschikte hulpvraag is. • Er is een geschikte hulpvraag of een passende vacature: Er wordt een afspraak gemaakt voor een kennismaking met de hulpvrager waarbij de vrijwilliger, de hulpvrager en de coördinator van Stichting ViiA aanwezig is, dit noemen we het bemiddelingsgesprek. • Er is geen passende vacature of hulpvraag: We acquireren in bepaalde gevallen hulpvragen voor vrijwilligers die niet direct op basis van een bij ons bekende hulpvraag bemiddeld kunnen worden maar over bijzondere kwaliteiten beschikken en sterk gemotiveerd zijn. Als dat niet lukt of niet nodig is dan komt de vrijwilliger in ons bestand dat we regelmatig raadplegen bij nieuwe hulpvragen.
1.2.5 Het bemiddelingsgesprek Het bemiddelingsgesprek is een kennismaking tussen de hulpvrager en de vrijwilliger. Hierbij is altijd de coördinator aanwezig. Doel van het gesprek is: • Kennismaken tussen vrijwilliger en hulpvrager • Kijken of de verwachtingen van beide partijen overeenkomen Beide partijen krijgen een week bedenktijd en nemen dan contact op met de coördinator of de bemiddeling geslaagd is. Als de bemiddeling geslaagd is wordt direct een vrijwilligersovereenkomst gemaakt (zie bijlage).
1.2.6 Afwijzen / aannemen Al na de intake is het eerste moment waarop bepaald kan worden of met een vrijwilliger of hulpvrager een formele samenwerkingsrelatie met Stichting ViiA wordt aangegaan. Andere beslismomenten zijn: na het bemiddelingsgesprek of tijdens de proeftijd. Wanneer een vrijwilliger wordt afgewezen, wordt deze daarvan persoonlijk in kennis gesteld. De coördinator draagt hiervoor zorg en informeert de kandidaat over de motieven en overwegingen die tot het besluit van de afwijzing hebben geleid. Ook kan een kandidaat-vrijwilliger tijdens of na de intake, bemiddelingsgesprek of proeftijd zelf tot de conclusie komen om toch geen vrijwilligerswerk bij ViiA te willen doen. In die gevallen draagt de coördinator zorg voor de afronding van het contact. Hij noteert in ieder de geval de motieven voor de beslissing op het exit-formulier.
9
2 INTRODUCTIE VAN NIEUWE VRIJWILLIGERS Elke nieuwe vrijwilliger begint met een proefperiode. Hierna wordt in overleg besloten of de samenwerking definitief, tijdelijk of voor onbepaalde tijd wordt aangegaan. Deze beslissing moet zowel de nieuwe vrijwilliger, de hulpvrager als ViiA maken.
2.1 DOEL VAN DE PROEFPERIODE De proefperiode heeft "een wederzijdse kennismaking" tot doel. De nieuwe vrijwilliger krijgt ruimschoots de gelegenheid om te wennen aan de nieuwe werkplek, de hulpvrager, de werkzaamheden, de coördinator, aan de eventueel reeds werkzame vrijwilligers en de deelnemers. Een goed verlopende introductie vormt de basis voor een goede verstandhouding tussen de vrijwilligers en organisatie en een goede werksfeer.
2.1.1 Proefperiode De proefperiode vormt de leidraad van de introductie, die in principe door elke vrijwilliger wordt doorlopen. Indien vrijwilligers worden bemiddeld naar een andere organisatie dan wordt de introductie verzorgt door deze organisatie. De verantwoordelijkheid voor scholing, inwerken en begeleiding ligt dan ook bij de organisatie waar de vrijwilliger voor gaat werken. De introductie voor vrijwilligers die voor Stichting ViiA werken omvat: • Kennismaking met Stichting ViiA Elke nieuwe vrijwilliger wordt wegwijs gemaakt binnen ViiA. De vrijwilliger krijgt informatie over de doelstelling(en), over ViiA (onderdelen), de doelgroep, over de werkwijze, contacten met deelnemers, klanten, bezoekers en derden, regels en voorschriften en de dagelijkse gang van zaken. • Kennismaking met collega-vrijwilligers Uiteraard moeten nieuwe vrijwilligers de mensen leren kennen met wie ze gaan samenwerken. De vrijwilligerscoördinator draagt zorg voor de eerste kennismaking met de reeds werkzame vrijwilligers. • Kennismaking met het werk De vrijwilliger wordt geïnformeerd over de werkzaamheden. Tijdens de proefperiode zal de vrijwilligerscoördinator op afstand de vrijwilliger begeleiden. De vrijwilligerscoördinator is te consulteren dan wel in te schakelen door zowel de vrijwilliger als de hulpvrager.
2.2 EINDE PROEFPERIODE De proeferiode wordt afgesloten met een gesprek (eventueel telefonisch) tussen de aspirantvrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de onderdelen van de proefperiode, waarbij zowel de vrijwilliger als de vrijwilligerscoördinator hun ervaringen en indrukken bespreken. 10
3
BEGELEIDEN VAN VRIJWILLIGERS
3.1 BEGELEIDING VAN VRIJWILLIGERS EN VOORTGANGSGESPREK Stichting ViiA begeleidt vrijwilligers taakgericht en/of persoonsgericht. Taakgericht De taakgerichte of werkinhoudelijke begeleiding spitst zich toe op vergroting van de deskundigheid van de vrijwilligers. Deze begeleiding wordt gegeven door de hulpvrager. Deze taakgerichte deskundigheidsbevordering kan afhankelijk van het onderwerp, individueel of in groepsverband georganiseerd worden door ViiA of door de hulpvrager. Het onderwerp of thema bepaalt mede de vorm hoe de deskundigheidsbevordering georganiseerd wordt: b.v. individueel, in groepsverband, themabijeenkomst, cursus of cyclus, externe scholing, training, enzovoorts en wie met de uitvoering belast is of wie daarbij betrokken moet worden. Externe deskundigen kunnen hiervoor worden ingeschakeld of we organiseren het in samenwerking met andere (vrijwilligers)organisaties. Persoonsgericht De persoonsgerichte begeleiding spitst zich toe op het persoonlijk functioneren van de vrijwilliger in het vrijwilligerswerk. De aanleiding tot deze begeleiding is meestal een persoonsgebonden reden waardoor de begeleiding vaak individueel plaats vindt. In de persoonsgerichte begeleiding kunnen doelen aan de orde komen die de vrijwilliger voor zichzelf heeft gesteld toen deze koos voor het vrijwilligerswerk. Ook de houding en attitude van de betrokken vrijwilliger en de relatie tot de collega-vrijwilligers, klanten, deelnemers, hulpvragers kunnen gespreksthema’s zijn. Twee keer per jaar wordt er een voortgangsgesprek met elke vrijwilliger gevoerd. De voorbereiding, organisatie en uitvoering van het voortgangsgesprek is in handen van de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld punten voor het voortgangsgesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De vrijwilligerscoördinator treft alle nodige maatregelen om een goede en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de privacy te waarborgen. De coördinator legt de gemaakte afspraken vast in het dossier en ziet toe op de naleving van die afspraken. Van tijd tot tijd moet ook plaats zijn voor de evaluatie van de onderlinge samenwerking, zodat deze waarnodig, kan worden bijgesteld. De vrijwilligerscoördinator kan hiertoe het initiatief nemen.
11
3.2 DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING Onder deskundigheidsbevordering wordt de taakgerichte en persoonsgerichte begeleiding van vrijwilligers verstaan. Deze heeft tot doel om de kennis, vaardigheden of motivatie van vrijwilligers te vergroten. Hierdoor wordt de kwaliteit van het werk van de vrijwilligers verhoogd en daarmee de kwaliteit van de activiteiten van de organisatie. De deskundigheidsbevordering kan plaatsvinden op verzoek van de betrokken vrijwilliger(s), dan wel op initiatief van de organisatie. Overigens begeleiden de vrijwilligers vaak elkaar en leren door samen te werken van elkaar. De inhoud en intensiteit van de deskundigheidsbevordering loopt uiteen. Deze worden immers bepaald door factoren die per vrijwilliger verschillen. De aanwezige kennis, houding, vaardigheden en de levenservaring alsmede de (ervaren) moeilijkheidsgraad van het werk, kunnen per vrijwilliger sterk uiteenlopen. Indien gewenst wordt de vrijwilliger in de gelegenheid gesteld dan wel gestimuleerd om deel te nemen aan instructie, training of scholing. Dit omdat deelname aan deskundigheidsbevordering niet altijd verplicht opgelegd kan worden en niet voor elke vrijwilliger noodzakelijk of wenselijk is.
3.3 HET ATTENTIEBELEID Om de betrokkenheid bij ViiA en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken is er een attentiebeleid. • Vrijwilligersfeest: Speciaal voor de vrijwilligers is er een jaarlijks feest. Een informele bijeenkomst voor onze vrijwilligers. De vrijwilligers ontvangen daarvoor een uitnodiging. Tijdens het feest krijgen alle vrijwilligers een attentie als waardering voor hun inzet. • Bijzondere gebeurtenissen: Door het jaar heen kunnen zich gelegenheden of gebeurtenissen voordoen waarbij gepaste aandacht niet misstaat. • Kerstattentie Alle vrijwilligers ontvangen een kerstkaart en een kerstattentie.
12
3.4 HET EXIT-GESPREK 3.4.1 Beëindiging samenwerking tussen vrijwilliger en hulpvrager
Wanneer de vrijwilliger of de hulpvrager het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor ViiA van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Mochten er, hoe dan ook, fouten zijn gemaakt of misverstanden zijn ontstaan, dan is het zaak om deze omissies zo mogelijk recht te zetten en/of herhaling daarvan te voorkomen. De coördinator voert exitgesprekken met zowel de hulpvrager als de vrijwilliger. Hiervoor wordt het exit-formulier (zie bijlage) gebruikt en toegevoegd aan het dossier.
3.4.2 Beëindiging samenwerking ViiA en vrijwilliger De samenwerkingsrelatie tussen Stichting ViiA en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door ViiA als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij ViiA ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden. ViiA vraagt altijd naar de reden van beëindiging. Indien gewenst zal een persoonlijk exitgesprek gepland worden. Dezelfde zorgvuldigheid die betracht is bij het aannemen van de vrijwilliger dient ook bij het vertrek in acht te worden genomen.
13
4 DE RECHTSPOSITIE VAN VRIJWILLIGERS Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en Stichting ViiA zich jegens elkaar verbonden hebben.
4.1
REGISTRATIE PERSOONLIJKE GEGEVENS
ViiA moet kennis hebben van enige persoonlijke gegevens van de vrijwilligers. De vrijwilligerscoördinator registreert van alle vrijwilligers minimaal: naam, voornaam, geboortedatum, adres, postcode en woonplaats, telefoonnummer, eventueel een emailadres alsmede de tijdstippen waarop de vrijwilliger beschikbaar kan zijn voor het werk. Ook wensen, talenten, capaciteiten en ervaring worden aan het dossier van een vrijwilliger toegevoegd. Voorts wordt van elke vrijwilliger geregistreerd wanneer deze is gestart, de datum waarop de samenwerking formeel wordt aangegaan en het moment waarop deze wordt beëindigd. De regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen worden hierbij in acht genomen.
4.2 KOPIE LEGITIMATIE Iedere vrijwilliger dient een legitimatiebewijs te overleggen. De coördinator zal hiervan een kopie maken en deze bij het dossier stoppen. Indien een vrijwilliger geen legitimatiebewijs kan laten zien wordt per geval bekeken of de vrijwilliger kan worden ingeschreven. Onder legitimatie wordt verstaan een paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.
4.3 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST/CONTRACT Elke vrijwilliger ontvangt bij bemiddeling een vrijwilligersovereenkomst/contract in tweevoud. Deze dient door alle partijen getekend te worden. Een exemplaar wordt opgenomen in het dossier. Het andere exemplaar is voor de vrijwilliger. Hierin worden de samenwerking, de afspraken, rechten en plichten jegens elkaar vastgelegd.
4.4 INFORMATIEVOORZIENING Vrijwilligers hebben recht op functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. De vrijwilligers staan op de verzendlijst van de nieuwsbrief. Wanneer daartoe aanleiding is ontvangen de vrijwilligers mailingen, brieven en andere voor hen relevante (schriftelijke) informatie. Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden. 14
De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat relevante informatie bij de vrijwilligers terecht komt en stimuleert bijdragen van de vrijwilligers aan de nieuwsbrief en aan de website.
4.5 VERGOEDINGEN Alleen wanneer vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt met Stichting ViiA kunnen eventuele vergoedingen en onkosten worden gedeclareerd. Stichting ViiA treedt indien gewenst op als bemiddelaar omtrent afspraken over vergoedingen en onkosten tussen vrijwilliger en hulpvrager.
4.6 VERZEKERINGEN Vrijwilligers lopen risico's tijdens hun werkzaamheden. Zij kunnen schade aanrichten of zelf een ongeluk of ongeval krijgen. De organisatie kan aansprakelijk worden gesteld, hetgeen grote (financiële) gevolgen kan hebben. Daarom zijn verzekeringen afgesloten om de organisatie en de vrijwilligers in te dekken tegen mogelijke gevolgen van schade en ongevallen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering en een (collectieve) ongevallenverzekering. Elke vrijwilliger wordt - tenminste door middel van de Vrijwilligerswijzer - erop geattendeerd dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. De vrijwilligerscoördinator is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties. • Aansprakelijkheidsverzekering: Omdat ViiA aansprakelijk kan worden gesteld voor de fouten van een vrijwilliger heeft zij een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. Deze verzekering dekt materiële schade en letselschade aan derden toegebracht, waarvoor de organisatie verantwoordelijk kan worden gesteld. • Ongevallenverzekering: ViiA heeft voor alle vrijwilligers een collectieve ongevallen verzekering afgesloten. Deze verzekering is met name van belang voor vrijwilligers zonder betaalde baan en mensen met een uitkering. Als vrijwilliger kan men namelijk geen aanspraak maken op uitkeringen op grond van de Ziektewet, de Algemene Nabestaanden Wet of de WAO. De collectieve ongevallenverzekering dekt (gedeeltelijk) de eventuele schade en kosten van een ongeval, wanneer dat zich voordoet tijdens het vrijwilligerswerk. De ongevallenverzekering biedt dekking vanaf het moment dat de vrijwilligers onderweg zijn naar het vrijwilligerswerk tot aan hun thuiskomst na afloop van het vrijwilligerswerk.
15
• Vrijwilligerswerk met een uitkering Voor mensen die een sociale uitkering ontvangen is het van belang om te weten of door het vrijwilligerswerk hun uitkering gevaar loopt. Vrijwilligerswerk moet aan bepaalde normen voldoen wil het acceptabel zijn voor de uitkerende instanties (bedrijfsvereniging en sociale dienst). Zo nodig kan de vrijwilliger bij de Arbeidsvoorziening en/of de uitkeringsinstantie(s) informeren naar de regels die deze hanteren ten aanzien van (het uitvoeren van) vrijwilligerswerk met behoud van uitkering.
4.7 CONFLICTEN EN GESCHILLEN Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling, tussen vrijwilligers en hulpvragers of tussen vrijwilligers en Stichting ViiA moet door middel van overleg een oplossing worden gevonden. Waar dit niet lukt kan men terugvallen op de klachten- en geschillenregeling, welke voor ViiA ontworpen is. Deze klachten- en geschillenregeling houdt in dat de vrijwilliger in geval van geschillen dit ter sprake brengt bij de coördinator. Afhankelijk van de aard van het geschil zal de coördinator proberen te bemiddelen. Indien dat niet lukt of als het een geschil betreft met Stichting ViiA zal de kwestie worden voorgelegd aan het bestuur. Deze beslissing is bindend.
16
IJburglaan 727 B 1087 CH Amsterdam Telefoon 020-495 2250 Fax 020-495 2259 E-mail
[email protected] Internet www.viia-ijburg.nl 17
