Inleiding tot het gebruik van IMP webmail Inhoud Inleiding ................................................................................................................................. 2 Inloggen.................................................................................................................................. 2 Welkomstscherm.................................................................................................................... 3 Je INBOX............................................................................................................................... 3 Hoe flags zetten bij je mail?............................................................................................... 3 Controle op pas binnengekomen mail.................................................................................... 3 Bewerkingen op mail ............................................................................................................. 4 Een mailbericht openen ...................................................................................................... 4 Een mail bericht verwijderen (delete) vanuit het mail bericht ........................................... 4 Eén of meer mail berichten verwijderen vanuit je INBOX................................................ 4 Een mailbericht beantwoorden........................................................................................... 4 Een mail bericht doorsturen ............................................................................................... 5 De volledige hoofding van een mail bericht zichtbaar maken ........................................... 5 Een mail bericht afdrukken ................................................................................................ 5 Samenstellen en zenden van mail berichten........................................................................... 5 Een mail bericht opstellen en bewaren als klad ..................................................................... 6 Attachments lezen .................................................................................................................. 6 Attachments verzenden .......................................................................................................... 7 Mail mappen gebruiken.......................................................................................................... 7 Om een nieuwe map te creëren .......................................................................................... 7 Om een map te wissen........................................................................................................ 8 Om een mail bericht te verplaatsen naar een map.............................................................. 8 Om een map te openen ....................................................................................................... 9 Om een map uit te schrijven of in te schrijven................................................................... 9 Afsluiten op het einde van je werk......................................................................................... 9 Je e-mail quota ....................................................................................................................... 9 Appendix A: Kiezen van Opties / Voorkeuren ...................................................................... 9 Appendix B: Creëren en gebruiken van een ondertekening................................................... 9 Appendix C: Installeren van mail filters .............................................................................. 10 Waarom filters gebruiken? ............................................................................................... 10 Opstellen van de regels van toepassing bij het filteren .................................................... 10 Aangeven wanneer de filterregels moeten toegepast worden .......................................... 11 Filters toepassen via icoon .............................................................................................. 12 Appendix D: Netscape mail adresboek omzetten naar IMP ................................................ 12 Exporteren van je Netscape Mail adresboek .................................................................... 12 Via Excel de geëxporteerde file openen en bewerken ..................................................... 12 Importeren van de Excel file naar IMP ............................................................................ 12 Appendix E: Eudora mail adresboek omzetten naar IMP .................................................... 12 Eudora adresboeken ......................................................................................................... 12 Via Excel de verbeterde files openen en bewerken.......................................................... 13 Importeren van de Excel file naar IMP ............................................................................ 13 Appendix F: Links voor de Engelstalige gebruikers van IMP ............................................. 14
Gebruik webmail
2/14
Inleiding IMP (Internet Messaging Program) is de naam van een Webmail programma. Dit betekent dat je electronische post kan lezen via een standaard web browser zoals Netscape of Internet explorer. IMP is ook een IMAP ( Interactive Mail Access Protocol) mailprogramma. Dit houdt in dat je uw mail van op meerdere computers kan lezen, zowel bijvoorbeeld thuis als op je kot of in de Pcklas. De e-mail server van de studenten fungeert als een centrale bewaarplaats van alle studentenmail en is in principe vanuit elke machine toegankelijk. Er is een beveiligde en een niet beveiligde manier om toegang te krijgen tot deze mailserver op het adres http://webmail.kuleuven.ac.be/. Via de beveiligde verbinding wordt gezorgd dat je paswoord en m-nummer en boodschappen doorgestuurd worden in een versleutelde vorm.
Inloggen Om in te loggen heb je een gebruikersnaam nodig. Dit is het intranet nummer (voor studenten het m-nummer, voor personeel het p- of u-nummer) met bijhorend paswoord. Klik ook de juiste server aan. Studenten maken gebruik van de studenten mailserver.
Gebruik webmail
3/14
Welkomstscherm Eenmaal ingelogd bekom je een welkomstscherm. Klik op knop Webmail. Je INBOX (brievenbus) wordt nu getoond.
Je INBOX Mail kan gesorteerd worden volgens datum, afzender, onderwerp en grootte. Klik op een hoofding (bijv. Datum) volgens dewelke je wenst te sorteren.
Aan de linkerkant van het scherm kan per mail een informatieve aanduiding via een flag opgezet worden en bovendien wordt de status van een mail weergegeven via een kleuraanduiding. Mail Flag Mail kleurenbalk blauw (geen flag) wit
Betekenis onbekeken (nieuwe) mail: is nog niet geopend en gelezen. bekeken mail: minstens éénmaal geopend
groen
beantwoorde mail: je hebt er op geantwoord.
roos
belangrijke mail: aangeduid als belangrijk.
donker grijs
te vernietigen mail: gemarkeerd voor vernietiging. persoonlijk: de mail was voor jou persoonlijk bedoeld. nog te verzenden mail: de mail is al opgesteld en bewaard om later te verzenden.
Hoe flags zetten bij je mail? 1. Selecteer een bericht door in het selectievakje (links op het scherm) te klikken. 2. Selecteer in het afrol menu Markeer als (links boven aan) de gewenste flag.
Controle op pas binnengekomen mail Er zijn verschillende manieren om te controleren of er mail is binnengekomen: • klik op icoon Verversen inbox (twee groene pijlen in een cirkel).
Gebruik webmail
•
4/14
klik op de Reload of Refresh knop van de browser.
Merk op dat het mogelijk is op regelmatige tijdstippen automatisch te laten controleren voor nieuwe mail; zie menu balk Opties / Andere opties / Nieuwe mail
Bewerkingen op mail Een mailbericht openen Om een mail te openen, klik je op het onderwerp van de mail. Eenmaal geopend zijn verschillende bewerkingen mogelijk. Nu volgt een overzicht van de voornaamste van die bewerkingen.
Een mail bericht verwijderen (delete) vanuit het mail bericht 1. Open het bericht dat je wenst te verwijderen. 2. Klik op de link Verwijderen om het bericht te verwijderen. Het bericht wordt overgebracht naar de map trash (prullenbak).
Eén of meer mail berichten verwijderen vanuit je INBOX 1. Klik in het selectievakje van elk bericht dat je wenst te verwijderen. Op dezelfde window pagina kan je zoveel berichten selecteren als je wilt. 2. Klik op de link Verwijderen. Alle geselecteerde berichten worden overgebracht naar de map trash. Hint: via het menu Selecteren kan je alle berichten selecteren die op dezelfde wijze gemarkeerd zijn. Bijvoorbeeld alle geziene berichten selecteren.
Een mailbericht beantwoorden 1. Open het bericht dat je wenst te beantwoorden. 2. Klik op de knop Beantwoorden (enkel naar de afzender). Dit kan je ook rechtstreeks vanuit de INBOX door te klikken op de afzender. Of klik op de knop Beantwoord allen (naar de afzender en alle personen vermeld in de mail hoofding). 3. Er wordt een nieuw venster geopend waarin de bestemmeling en het onderwerp al in vermeld staan. Ook de originele tekst (met markering) verschijnt in de body van de mail. Hier tussen of er na kan je nu zelf tekst typen. 4. Klik op Verzend bericht.
Gebruik webmail
5/14
Een mail bericht doorsturen 1. Open het bericht dat je wenst door te sturen. 2. Klik op de link Doorsturen. 3. Er verschijnt nu een venster voor een nieuw samen te stellen mail met als body de door te sturen mail. Je kan nog zelf tekst bijvoegen. 4. Klik op Verzend bericht.
De volledige hoofding van een mail bericht zichtbaar maken 1. Open het bericht waarvan je de hoofding wenst te zien. 2. Klik op de link Berichtsource. Een nieuw venster met alle informatie uit de hoofding wordt geopend.
Een mail bericht afdrukken 1. Open het bericht dat je wenst af te drukken. 2. Klik op de link Afdrukken bovenaan of onderaan het mail bericht. 3. De mail wordt geopend in een nieuw venster (normaal is dit de Print dialoog box) om vanuit die omgeving afgedrukt te worden.
Samenstellen en zenden van mail berichten 1. Klik op item Nieuw bericht bovenaan het scherm.
2. Er verschijnt een nieuw venster Berichtsamenstelling. Gebruik dit venster om je bericht samen te stellen. Om het bericht te verzenden, klik op Verzend bericht
Hint: als je een bericht stuurt naar meer dan één persoon, wordt het mailadres gescheiden door een komma. In plaats van het mail adres in te typen, kan je het ook ophalen uit een adresboek. Klik op link Adresboek. Je kan zoeken in je eigen adresboek of in het K.U.Leuven adresboek waarin alle mail
Gebruik webmail
6/14
adressen van het personeel zijn opgenomen. Deze databank wordt je ter beschikking gesteld via zogenaamde LDAP servers.
Een mail bericht opstellen en bewaren als klad Je kan een kladversie van je mail beginnen en deze op een ander moment verzenden. Het mail bericht wordt dan in de map drafts gestockeerd. Daaruit kan je het later terug opvissen om verder af te werken en te versturen. 1. Begin met je mail bericht samen te stellen. Wanneer je klaar bent, klik dan op Opslaan als klad. Op een later tijdstip haal je de kladversie terug op: selecteer in het mappen menu in de rechterbovenhoek van het scherm de map drafts. Indien deze map niet verschijnt in de lijst , moet je ze zichtbaar maken, zie verder rubriek “Mail mappen gebruiken”.
2. De map drafts wordt geopend en om een bericht te openen klik je op het onderwerp. 3. Je kan nu het bericht verder afwerken.
Attachments lezen Aan de hand van de lijst van de mail berichten uit uw INBOX kan je niet opmaken of een mail bericht een attachment bevat. Enkel de grootte van het bericht kan hiervoor een aanduiding zijn. Na het openen van het mail bericht zie je op de lijn Onderdelen of een attachment aanwezig is.
•
klik op de naam van het attachment als je het attachment wil bekijken vanuit je browser. Merk op dat dit enkel werkt als je web browser in staat is de file te tonen (de meeste web browsers kunnen html en jpeg files tonen). Sommige versies van web browsers zullen de file willen afladen in plaats van hem te tonen. • klik op ikoon diskette om het attachment af te laden op je computer en gebruik dan de gepaste toepassing om de file te openen en te lezen. Bijvoorbeeld: indien het gaat om een Microsoft Word file, gebruik dan Word om de afgehaalde file te openen. Waarschuwing! Attachments kunnen virussen bevatten. Het is ten zeerste aangeraden verdachte attachments niet af te laden of te openen en de antivirus software op je pc up-todate te houden. Zie ook volgende pagina: http://ludit.kuleuven.be/software/virus.html
Gebruik webmail
7/14
Attachments verzenden 1. Stel je mail bericht samen zoals gewoonlijk. 2. In het Attachment gedeelte onderaan de mail (misschien moet je zelfs naar beneden scrollen om dit te zien) op de Browse knop klikken.
3. Nu kan je navigeren door je files, selecteer diegene die je wenst als attachment en klik Open. In het veld attachment verschijnt de path naam (indien je een Windows computer gebruikt). 4. Klik op Toevoegen. 5. Boven aan het scherm van je mail vind je informatie aangaande de attachment operatie, bijv. : een attachment toegevoegd.
Onderaan het scherm van je mail wordt o.a. de bestandsnaam en de grootte van het attachment vermeld.
Om eventueel het attachment te verwijderen klik je eerst in het selectievakje en klik dan op Verwijder geselecteerd.
Mail mappen gebruiken Binnenkomende mail komt terecht in je INBOX. Je kan je mail daar bijhouden of (bij voorkeur) bijkomende mappen creëren om je mail in te klasseren. Deze bijkomende mappen worden gecreëerd op de centrale Ludit mail server en zijn bijgevolg ook toegankelijk indien je een ander mail programma zou gebruiken zoals Netscape communicator of Eudora.
Om een nieuwe map te creëren 1. Klik op icoon Mappen in de werkbalk iconen boven aan het scherm.
2. In het afrol menu Kies bewerking, selecteer je Maak Map.
Gebruik webmail
8/14
3. In het dialoogkader typ je de naam van de map en klik dan OK. De nieuwe map wordt bijgevoegd bij de lijst van de bestaande mappen.
Om een map te wissen Waarschuwing! Als je een map wist, wis je de map en alle mail berichten erin. De inhoud van de map kan niet meer gerecupereerd worden. 1. Klik op icoon Mappen in de iconenbalk boven aan het venster. 2. Klik in het selectievakje naast de naam van de map die je wenst te wissen. Je kan meer dan één map aangegeven. 3. In het afrol menu Kies bewerking, selecteer je Verwijder Map 4. In het dialoogkader dat je vraagt of je de map wil wissen, klik je OK. 5. In het dialoogkader dat je zegt alle berichten in de map zullen verloren gaan en vraagt of je zeker wilt verder gaan, klik OK. De map en alles wat zich erin bevindt, wordt gewist.
Om een mail bericht te verplaatsen naar een map Vanuit je INBOX (of andere map) 1. Klik in het selectievakje naast het bericht dat je wenst te verplaatsen. 2. Selecteer in het Verplaats | Kopieer afrol menu (in het venster bovenaan rechts) de map waarnaar je het mail bericht wenst te verplaatsen.
3. Klik Verplaats of Kopieer (links van het afrol menu). • Verplaats. Het mail bericht wordt naar de geselecteerde map gebracht en verdwijnt in de oorspronkelijke map. • Kopieer. Een kopie van het mail bericht wordt naar de geselecteerde map gebracht en in de oorspronkelijke map blijft de bestaande versie bewaard. Vanuit het mail bericht 1. Selecteer in het Verplaats | Kopieer afrol menu (in het venster bovenaan rechts) de map waarnaar je het mail bericht wenst te verplaatsen.
2. Klik Verplaats of Kopieer ( links van het afrol menu). Aandacht! Al uw mail mappen worden gestockeerd op de e-mail servers. Een mail bericht verplaatsen naar een andere folder betekent dus niet dat de bezette schijfruimte vermindert. Zie ook verder rubriek mail quota.
Gebruik webmail
9/14
Om een map te openen In het afrol menu Open Map (bovenaan rechts op het scherm) selecteer je de map die je wil openen. Klik daarna op de link Open Map. Vind je een bestaande map niet in deze lijst kijk dan bij volgend item “map uitschrijven of inschrijven”.
Om een map uit te schrijven of in te schrijven Alle bestaande mappen kunnen getoond worden via de mappennavigator. Klik op Mappen in het menu. Om lange mappenlijsten te vermijden kan je bepaalde mappen uitschrijven uit de lijst. Je kan ze dan naargelang de noodzaak verbergen of tonen. Uitgeschreven mappen kunnen op elk ogenblik terug ingeschreven worden zodat ze automatisch terug zichtbaar worden in de mappenlijst. Let op: uitgeschreven mappen komen dus niet voor in de lijst bij het afrol menu Open Map!
Afsluiten op het einde van je werk Vergeet niet af te sluiten. Dit is zeker belangrijk wanneer je de computer deelt met andere gebruikers. Niet afsluiten zou betekenen dat anderen je e-mail box zouden kunnen raadplegen. Om af te loggen klik je op icoon Afmelden boven aan elke pagina.
Je e-mail quota Er is een beperking op de hoeveelheid diskruimte die iedere gebruiker ter beschikking krijgt op de server. Indien je problemen wilt vermijden kuis je best oude mails op! Om te weten hoeveel schijfruimte je op een bepaald ogenblik in gebruik hebt, kijk volgende pagina: http://cwisdb.cc.kuleuven.ac.be/studadm-bin/schijf.pl Meer informatie aangaande het gebruik van je diskruimte, zie http://www.ludit.kuleuven.ac.be/account/schijf.html
Appendix A: Kiezen van Opties / Voorkeuren Om je keuze te maken, klik op icoon Opties. Klik vervolgens op één van de rubrieken van de getoonde pagina. Zie bijvoorbeeld appendix B en C.
Appendix B: Creëren en gebruiken van een ondertekening De tekst (naam, adres, ..) die je onderaan een mail bericht zet, kan opgeslagen worden in een file en wordt dan automatisch aan het mail bericht toegevoegd als ondertekening (signature). 1. Klik op Options in de iconenbalk bovenaan de pagina. 2. In de kolom Uw informatie klik je op Persoonlijke informatie
Gebruik webmail
10/14 .
3. Op de pagina Persoonlijke informatie klik je op Uw identiteiten bewerken. 4. Op het afrol menu Identiteiten, typ je in het tekstvlak de tekst voor de ondertekening en klik dan op de knop Maken ( ? niet gevonden?). 5. Door het invoeren van de tekst voor ondertekening krijg je een bevestiging van de verandering aan je default identiteit. Bovenaan de pagina verschijnt een bericht als volgt: De identiteit “Standaard identiteit” is opgeslagen.
Appendix C: Installeren van mail filters Het is mogelijk je mail te filteren door berichten te wissen of te kanaliseren volgens karakteristieken die je zelf specificeert. Je doet dit door het opstellen van filter regels (bijv. alle mail berichten wissen afkomstig van een bepaald adres) en ook aan te geven wanneer deze regels moeten toegepast worden (bijv. iedere keer dat je INBOX ververst wordt).
Waarom filters gebruiken? •
•
om wat organisatie te brengen in je binnenkomende e-mail je kan bijvoorbeeld alle mail berichten afkomstig van een mailing lijst dirigeren naar een bepaalde map. Zo blijft je INBOX vrij en kan je op een rustig moment deze berichten doornemen. om gemakkelijk mail berichten terug te vinden van een bepaalde persoon kan je deze in een aparte map onderbrengen. om je minder bloot te stellen aan SPAM mail (zie voor meer info: http://ludit.kuleuven.be/info/spam.html) je kan bijvoorbeeld alle mail berichten met het woord “advertentie” wissen. je kan bijvoorbeeld alle mail berichten van een bepaalde (SPAM) zender wissen.
Opstellen van de regels van toepassing bij het filteren 1. Klik op Opties in de iconenbalk bovenaan de pagina. 2. In de kolom Mail management, klik je op Filters.
Gebruik webmail
11/14
3. Klik op Uw filterregels bewerken. 4. Specificeer hoe je filter regel zal werken. a. Onder Regeldefinitie kruis je het selectievakje aan naast de naam volgens dewelke je wil filteren. Indien je bijvoorbeeld wenst te filteren op afzender, kruis dan het selectievakje horend bij Van aan.
b. In het Tekst veld typ je de tekst volgens de filtering zal gebeuren.. Dit kan een e-mail adres zijn, een woord, een naam of een ganse zin. c. Klik in de knop naast verwijder bericht of bericht verplaatsen naar naargelang de bewerking die moet gebeuren op de gefilterde mail. Indien het mail bericht moet verplaatst worden naar een folder, selecteer dan de gewenste folder op het afrol menu selecteer map. d. Klik op de knop Maken. 5. Herhaal stap 4 om eventueel nog meer filter regels bij te maken. 6. Filters worden toegepast in de volgorde dat ze verschijnen in de lijst. Geef daarom de volgorde aan volgens dewelke je de filters wenst toegepast te zien. Klik eerst op een selectierondje en dan op één van de knoppen Verwijderen, Naar beneden of Naar boven.
7. Filters kunnen direct toegepast worden op je INBOX. Klik op de knop Alle filterregels toepassen.
Aangeven wanneer de filterregels moeten toegepast worden 1. Klik op Opties in de iconenbalk bovenaan de pagina. 2. In de kolom Mail management, klik je op Filters. 3. Klik in het gepaste selectievakje om aan te geven wanneer de filterregels moeten toegepast worden.
4. Klik op Bewaar opties.
Gebruik webmail
12/14
Filters toepassen via icoon Om op het even welk moment filterregels toe te passen klik je op icoon Filters toepassen boven aan je INBOX.
Appendix D: Netscape mail adresboek omzetten naar IMP Exporteren van je Netscape Mail adresboek 1. Open Netscape en klik menu Communicator / Addressbook 2. Klik op je persoonlijk adresboek. 3. Klik menu File / Export 4. Save de file en kies hierbij als type comma separated (*.csv) Bemerk: adressen onder mailinglijsten worden niet meegenomen; deze adressen moet je dus eerst eventueel nog eens afzonderlijk buiten de mailinglijst aangeven in je adresboek.
Via Excel de geëxporteerde file openen en bewerken 1. Start Excel en open de nieuwe file. 2. Breng de nodige verbeteringen aan en doe overbodige kolommen weg zodat je enkel in de eerste kolom de naam en in de tweede kolom het mail adres behoud. 3. Doe File / Save as , klik op Yes.
Importeren van de Excel file naar IMP 1. 2. 3. 4. 5.
Log aan en klik in de iconenbalk op Adresboek. Klik in het nieuwe venster op Import / Export Klik op de knop Browse om de gewenste file te lokaliseren. Klik op de knop Importeren. Selecteer de naam onder de hoofding geïmporteerde velden en onder beschikbare velden en klik op Paar toevoegen. Doe dezelfde bewerking voor het e-mail adres. 6. Klik dan op de knop Importeren (onderaan scherm). Indien het bestand succesvol is geïmporteerd krijg je op het scherm het bericht: CSV bestand met succes geïmporteerd.
Appendix E: Eudora mail adresboek omzetten naar IMP Eudora adresboeken Adresboeken van Eudora Pro voor Windows kunnen geconverteerd worden voor gebruik met IMP. Bij deze conversie worden Microsoft Word en Excel als hulpprogramma’s gebruikt. Het hoofdadresboek van Eudora Pro is een bestand met naam Nndbase.txt en is normaal terug te vinden in /Program Files / Eudora. Indien je bijkomende adresboeken hebt gecreeërd worden deze als tekst files (.TXT) geplaatst in /Program Files / Eudora / Nickname. Het is ten zeerste aan te raden eerst een copie te nemen van de adresboeken die je wil overbrengen en op deze copie de nodige bewerkingen te doen via bijvoorbeeld Microsoft Word. Merk op dat mailadressen niet over twee regels mogen gespreid staan. Bewaar de bestanden als tekst bestanden (.TXT).
Gebruik webmail
13/14
Via Excel de verbeterde files openen en bewerken Om nu de copie van het Eudora adresboek te converteren open je deze file in Excel. Het venster met “Text Import Wizard” wordt hierdoor opgestart. Kies bij Step 1 of 3 het keuzerondje “Delimited”. Kies bij Step 2 of 3 het selectievakje “Space”. Kies bij Step 3 of 3 het keuzerondje “Do not import column (skip)”. Doe File / Save as , kies type *.CSV en klik op Yes.
Importeren van de Excel file naar IMP 1. Log aan en klik in de iconenbalk op Adresboek. 2. Klik in het nieuwe venster op Import / Export
3. Klik op de knop Browse om de gewenste file te lokaliseren.
4. Klik op de knop Importeren. 5. Selecteer de naam onder de hoofding geïmporteerde velden en onder beschikbare velden en klik op Paar toevoegen.
6. Doe dezelfde bewerking voor het e-mail adres. 7. Klik dan op de knop Importeren (onderaan scherm).
Gebruik webmail
14/14
8. Indien het bestand succesvol is geïmporteerd krijg je op het scherm het bericht: CSV bestand met succes geïmporteerd.
Appendix F: Links voor de Engelstalige gebruikers van IMP De Nederlandstalige handleiding voor het gebruik van IMP is gebaseerd op de Engelstalige die je hier vind op het web: http://www.itd.umich.edu/itcsdocs/s4297/ Zie ook de hulp bij het omzetten van adresboeken op volgende url: http://www.yale.edu/email/imp/addressbook_conversion.html Er is ook een lijst met tips en FAQ: http://www.yale.edu/email/imp/imp_faq.html
