Inleiding pag. 2. Hoe wordt een extern bestand ingelezen pag. 2. Algemene informatie pag. 3. Inlezen als ASCII-bestand pag. 3

Recordindeling CASH

INHOUDSOPGAVE

IMPORT VAN GEGEVENS Inleiding

pag. 2

Hoe wordt een extern bestand ingelezen pag. 2 Algemene informatie

pag. 3

Inlezen als ASCII-bestand

pag. 3

Inlezen als XML-bestand

pag. 4

Recordindeling -Financieel -Facturering -Relatiebeheer -Projecten -Personeel

pag. pag. pag. pag. pag.

Voorbeeld import relatie

pag. 16

Voorbeeld import journaalpost

pag. 18

Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

1/19

4 8 9 13 15

CASH Helpdesk tel: 070-3560570

Inleiding: CASH kan op een flexibele wijze allerlei door andere pakketten aangeleverde gegevens lezen en verwerken. Dat houdt in dat de gebruiker in principe op twee manieren de gegevens kan verzorgen: handmatig invoeren via CASH of aanbieden in de vorm van een extern bestand. Gegevens die bij elkaar horen worden gezien als 'records'. De waarden binnen zo'n record worden gezien als 'rubrieken'. Zo kan een artikelrecord opgebouwd zijn uit een artikelcode, omschrijving, prijs en btw-code. Of een klant (of relatie-) record uit een klantnummer, naam, adres, woonplaats, etc. Hoewel het in principe mogelijk is om alle gegevens (alle records) binnen een CASHadministratie als extern bestand in te lezen komt het in de praktijk voornamelijk voor dat import geschiedt op basis van stamgegevens, journaalposten of nog te factureren factuurregels. Als het gaat om import van journaalposten dan zijn binnen CASH, naast de hier beschreven optie, nog meerdere mogelijkheden aanwezig. Raadpleeg hiervoor de documentatie van CASH. Voor het inlezen van factuurregels wordt verwezen naar record 440. Na het inlezen van één of meerdere factuurregels kan met de functie 'factureren' van de module CASH Facturering gekozen worden voor het daadwerkelijk laten afdrukken c.q. mailen van de factuur / facturen, inclusief het doorboeken hiervan als journaalpost naar de grootboek- en debiteurenadministratie. Van belang is nog het volgende: omdat er gecontroleerd wordt op het aanwezig zijn van stamgegevens dient u deze – indien nog niet aanwezig in de administratie – eerst te importeren. Dus eerst de relatiegegevens en grootboekrekeningen inlezen voordat er op deze stamgegevens kan worden geboekt.

Hoe wordt een extern bestand ingelezen: •

Via [Financieel][import/export/conversies][import ASCII-bestand][ASCII(CASHformaat)].

•

Vanaf de command–line Deze optie biedt de mogelijkheid om rechtstreeks een ASCII-bestand in het eigen CASH-formaat in een administratie in te lezen. De commandoregel voor een dergelijke actie ziet er als volgt uit: cash –fdemocash –aextern.mut (LINUX-versie) cashwin –fdemocash –aextern.mut (Windows-versie) Achter de –a wordt de naam van het externe bestand vermeld. Indien het inlezen van externe bestanden via de commandline-opties geschiedt, kan het gewenst zijn om daar een datum- of valutaconversie te laten plaatsvinden. Hiervoor zijn de volgende mogelijkheden toegevoegd: ● y2 geeft aan dat datumconversie 2 dient plaats te vinden: in plaats van JJMMDD, staat er DDMMJJ in het bestand. ● nUSD geeft aan dat valutaconversie naar USD dient plaats te vinden. Dit gebeurt op basis van de actuele koers die in de administratie aanwezig is. Voorbeeld Om een ASCII-bestand ‘extern.asc’ in te lezen in administratie ‘democash’ met valutaconversie naar USD: cashwin –fdemocash –nUSD –aextern.asc LET OP: de valutaconversie vindt uitsluitend plaats bij de 301-regels (boekregels).


2/19


•

Via een bestand met extensie .upd. Als er een bestand voorkomt met de naam XXXXCASH.UPD (waarbij XXXX staat voor de administratiecode) in de map waarin de CASH-administratie staat, wordt dit bestand automatisch ingelezen op het moment dat de eerste gebruiker de volgende keer de administratie benadert. Daarna wordt het bestand verwijderd.

Algemene informatie: U dient met de volgende punten rekening te houden: ● Als er fouten worden geconstateerd, dan wordt een bestand geproduceerd waarvan de naam gelijk is aan de naam van het te importeren bestand met als extensie ‘err’. ● In het foutenbestand zijn de regels aanwezig die niet zijn verwerkt. Tevens wordt aangegeven welke fouten zijn geconstateerd. ● Zowel het toevoegen als het wijzigen van bestaande waarden is mogelijk (behalve voor 301-records ofwel boekregels). ● Rubrieken die zijn aangegeven als verplicht (voorzien van een *) moeten binnen het gegeven aanwezig zijn. ● Is een numerieke rubriek te lang, dan wordt dit als een fout gezien. ● Is een tekstuele rubriek te lang, dan wordt de inhoud afgekapt. ● In een numerieke rubriek mag de punt of komma als scheidingsteken voor decimalen worden gebruikt. Wordt er geen punt of komma gebruikt, dan wordt de rubriek tot het maximaal aantal decimalen opgevuld, dus als 123456 wordt aangeboden als een rubriek met 2 decimalen, dan wordt dit gezien als 1234,56. ● Worden er in een regel fouten geconstateerd, dan wordt die gehele regel niet verwerkt, maar weggeschreven naar het foutenbestand met als extensie .err. ● Voor uitleg over de rubrieken wordt verwezen naar de helptekst van de betreffende onderhoudsfuncties. In het onderstaande overzicht wordt voor elke gegevenssoort de indeling getoond. Per rubriek wordt achtereenvolgens het rubrieksnummer, de naam, het soort en de maximale lengte weergegeven. Het soort kan één van de volgende mogelijkheden bevatten: ● S Hoofdletters ● L Hoofdletters en/of kleine letters ● D Datum (JJMMDD) ● N Numerieke waarde (alleen cijfers) ● Y4 Boekperiode (JJPP) ● Y2 Boekjaar (JJ) ● I Rekenwaarde met decimalen en voor of na een minteken. Als de rubriek gevolgd wordt door een (*) dan is deze rubriek verplicht.

Inlezen als ASCII-bestand: ● ●

● ●

De rubrieken van een enkel record staan op één afzonderlijke regel, zie voorbeeld pag. 16-18. Iedere regel begint altijd met het recordnummer. Het eerste teken na het recordnummer wordt gezien als het scheidingsteken, aanbevolen wordt het pipeteken, of in ieder geval een teken dat niet in de waarde van de rubrieken kan voorkomen. De rubrieken zelf worden altijd voorafgegaan door het rubrieksnummer, gevolgd door het = teken en de waarde van de rubriek. Een regel wordt afgesloten door de karakters CR (ASCII 13) en/of LF (ASCII 10), oftewel Enter.


3/19


Inlezen als XML-bestand: ● ● ●

Het bestand dient te beginnen met de tag en te eindigen met de tag . Ieder record dient te beginnen met de tag en te eindigen met de tag . Iedere rubriek dient te beginnen met de tag en te eindigen met de tag .

De structuur is dus als volgt: inhoud inhoud inhoud etc ... etc ... Voorbeeld om relatie 123456 in te lezen: 123456 Accountantskantoor P. Jansen De heer P. Jansen>/F104> Dorpstraat 123 3554 ET RIJNSWOUDE Een XML-bestand kan op dezelfde manier worden ingelezen als een ASCII-bestand. De software detecteert zelf welk formaat wordt aangeboden.

De recordindeling: De velden met een '*' zijn verplicht Financieel: 0101 Relatie 0101 Relatienr 0102 Zoeknaam 0103 Naam 0104 Tav 0105 Adres 0106 Faxnummer 0107 Pc+plaats 0108 Telefoonnr 0109 Invoerdatum 0110 Bank/IBAN 0111 Betaaldagen 0119 Filler 1 lang 0113 Selectie 1 0114 Selectie 2 0115 Opmerking 0116 OB-nummer 0117 Aant kopie 0118 Kortings % 0121 Krbep verk. Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

S6 * S10 L35 * L35 L35 S35 S35 * S35 D6 S34 I3 S1 S6 S6 L35 S16 I2 I5,2 S1 4/19


0122 0123 0124 0125 1321 0126 0127 0128 0981 0983 0131 0132 0133 0134 0135 0136 0137 0732 0733 0138 0139 0141 0142 0143 0151 0152 0153 0154 0155 0156 0157 0158 0159 0160 0171 0172 0173 0174 0129 0130 0112 0350 0329 0356 0357 0358 0438 0971 0120 0947 0671 0906 0450 0715 0441 0797 0720 0730 1197 1267

OB verkoop Postadres Pc+plaats Landnaam Land ISO Kred limiet Aanhef Betaaltekst Taalcode Valutacode Opmerking 2 Opmerking 3 Opmerking 4 Opmerking 5 Opmerking 6 Opmerking 7 Opmerking 8 Opmerking 9 Opmerking10 Zoekveld 1 Zoekveld 2 Actiedatum Pers.code Welke actie Trefwoord Trefwoord 2 Trefwoord 3 Trefwoord 4 Trefwoord 5 Trefwoord 6 Trefwoord 7 Trefwoord 8 Trefwoord 9 Trefwoord10 Bet kort dg Krbep % Bet kort % Gbrek verk. Code plaats Code land Eigenschap. BIC-code Bank rekeningnr Bank naam Bank adres Bank woonplaats Postcode Landcode ISO E-mailadres Bank/IBAN Website OB inkoop Automat. aanhef Factuur srt XML Form Gbrek ink. Zoeknamen Naam-2 Mobielnr G-bedrag %


S1 L35 S35 S35 S2 I10,2 L35 L35 S3 S3 L35 L35 L35 L35 L35 L35 L35 L35 L35 S12 S12 D6 S6 L12 S10 S10 S10 S10 S10 S10 S10 S10 S10 S10 I3 I4,1 I4,1 S6 S1 S2 S12 S11 S34 S35 S35 S35 S7 S2 L72 S34 L35 S1 L35 S1 S6 S6 S63 L35 N10 I5,2

5/19


0201 grootboekrekening 0201 Grootboekrekening 0202 Zoeknaam 0203 Omschrijving 0204 Soort rekening 0205 Balanscode activa 0206 Balanscode passiva 0207 Code aantal 0208 Code geblokkeerd 0209 Code verdichten 0210 Code kostenplaats 0241 Code aangifte OB (N) 0242 Code OB-tarief 0243 Code ICT-listing 0244 Statistiekcode CBS 0245 Code aangifte OB (E) 0246 Code aangifte OB (B) 0251 Code mineralenbalans 0252 Gewicht per stuk 0253 Gewicht N per 1000kg 0254 Gewicht P per 1000kg 0255 Gewicht K per 1000kg 0261 Exploitatiecode 0263 Expl regelcode 1 0264 Expl regelcode 2 0265 Expl regelcode 3 0266 Expl regelcode 4 0267 Expl regelcode 5 0268 Expl regelcode 6 0701 Subadministratie 0911 Kostenplaats 0817 Gbrek transitoria 0212 Regel aangifte OB69 0110 Bank/gironr 0540 Exploitatiecode 0448 Soort verkoop 0794 Balanscode activa 0795 Balanscode passiva

S6 * S10 L30 * S1 * N4 N4 S1 S1 S1 S1 S4 S1 S1 N8 S4 S4 S2 I8,2 I6,2 I6,2 I6,2 S16 S6 S6 S6 S6 S6 S6 S6 S3 S6 S3 N10 S16 S1 N4 N4

0209 grootboekrekening (vreemde taal) 0201 Grootboekrekening S6 * 0981 Taalcode S3 * 0202 Zoeknaam S10 0203 Omschrijving L30 0221 budget 0211 Boekjaar 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0221 Jaarbudget 0222 Budget periode 01 0223 Budget periode 02 0224 Budget periode 03 0225 Budget periode 04 0226 Budget periode 05 0227 Budget periode 06 0228 Budget periode 07 0229 Budget periode 08 0230 Budget periode 09 0231 Budget periode 10 0232 Budget periode 11 Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

Y2 * S6 * S3 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 6/19


0233 Budget periode 12 0234 Budget periode 13

I12,2 I12,2

0261 Exploitatiecode 0261 Exploitatiecode 0262 Omschrijving 0539 Subtotaal 0417 Subniveau 1 0418 Subniveau 2 0419 Subniveau 3

S16 L30 S1 S16 S16 S16

0301 grootboekmutatie 0301 Boekperiode (jjpp) 0302 Boekdatum 0901 Dagboekcode 0303 Stuknummer 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0101 Relatienr 0309 Factuurnummer 0305 Aantal 0306 Omschrijving 0307 Bedrag 0310 Boekperiode grootbk 0313 Valutabedrag 0501 Projectcode 0521 Werksoortcode 0316 Valutacode 0701 Subadministratie 0711 Kenmerk . 0110 Bank/gironr 0343 Afwijkende naam 0344 Afwijkende plaats 0111 Betaaldagen 0345 Omschrijving 2 0346 Vrij veld 1 0347 Vrij veld 2 0348 Vrij veld 3 0349 Vrij veld 4 0330 Banknr telebank 0477 Betalingskenmerk 0440 ABC-levering

Y4 D6 * S6 * N6 * S6 * S3 N6 N6 I12,2 L25 I12,2 * Y4 I12,2 S6 S6 S3 S6 S13 N10 L25 S25 I3 L100 S6 S6 S6 S6 N10 S16 S1

(zie “voorbeeld van het importeren van journaalposten”) 0331 periodieke boeking 0331 Regelnummer 0901 Dagboekcode 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0101 Relatienr 0305 Aantal 0306 Omschrijving 0307 Bedrag

N5 * S6 * S6 * S3 N6 I12,2 L25 I12,2 *

0701 code subadministratie 0701 Subadministratie 0702 Omschrijving 0703 Naam kenmerk 0704 Validatie

S6 * L30 * L13 S9


7/19


0731 Subadministratie kenmerken 0711 Kenmerk 0997 Omschrijving

S13 * L59 *

0901 dagboek 0901 Dagboekcode 0902 Dagboeknaam 0903 Dagboeksoort 0904 Eigenschappen 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0110 Bank/gironr 0983 Valutacode 0915 Gbrek verw bijdrage

S6 * L30 * S1 * S10 S6 S3 N10 S3 S6

0911 kostenplaats 0911 Kostenplaats 0912 Omschrijving 0208 Code geblokkeerd

S3 * L30 * S1

0921 balanscode 0921 Balanscode 0922 Omschrijving

N4 * L28 *

0981 taalcode 0981 Taalcode 0982 Omschrijving

S3 * L20 *

0983 valutacode 0983 Valutacode 0984 Omschrijving 0985 Koers 1 EUR (6 dec) 0987 Gbrek balans herw db 0988 Gbrek result herw db 0989 Gbrek balans herw cr 0990 Gbrek result herw cr 0928 Factuur symbool 0359 Valutacode (ISO)

S3 * L20 I10,6 * S6 S6 S6 S6 L4 S3

CASH FACTURERING: Met ingang van de B-versie zijn het 422-record (factureren op basis van een verwijziging naar een artikel-stamgegeven) en het 432-record (factureren op basis van vrije teksten) vervangen door het 440-record. Oude koppelingen die gemaakt zijn op basis van het 422- en 432-record kunnen wel gewoon gebruikt blijven, want deze worden bij import automatisch geconverteerd naar 440-records. Voor nieuwe koppelingen wordt aangeraden het 440-record te gebruiken. 0440 factuurregel (cash fact) 0101 Relatienr 0425 Orderreferentie 1490 Volgnummer 0451 Artikelcode 0452 Omschrijving 0421 Aantal (2 decimalen) 0455 Prijs 0442 Code OB-tarief 0443 Code soort prijs 0118 Korting % (2 decimalen) 0201 Grootboekrekening Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

N6 * S6 * N3 * S13 L40 I9,2 * I9,2 * S1 S1 I5,2 S6 8/19


0911 0422 1919 0423 0426 0427 0436 0440 1341

Kostenplaats Periodecode Aantal maanden Vervaldatum Einddatum Datum Vrije veld ABC-levering B2B-diensten

S3 S1 N2 D6 D6 D6 L60 S1 S1

0422 artikelregel (cash fact) 0101 Relatienr 0425 Orderreferentie 0451 Artikelcode 0420 Afwijkend bedrag 0421 Aantal (2 decimalen) 0422 Periodecode 0423 Vervaldatum 0424 Extra tekst 0426 Einddatum 0427 Datum 0430 Kortingcode 0436 Vrije veld 0440 ABC-levering

N6 * S6 * S10 * I12,2 I9,2 * S1 D6 L40 D6 D6 S1 L60 S1

0432 tekstregel (cash fact) 0101 Relatienr 0425 Orderreferentie 0431 Tekstcode 0452 Omschrijving 1 0453 Omschrijving 2 0454 Omschrijving 3 0455 Bedrag 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0422 Periodecode 0423 Vervaldatum 0421 Aantal (2 decimalen) 0426 Einddatum 0427 Datum 0457 Kortingcode 0436 Vrije veld 0864 BPM-bedrag kenteken 0865 Datum deel 1 0440 ABC-levering 0442 Code OB-tarief 0443 Code soort prijs

N6 * S6 * S10 * (bijv. volgnummer) L40 * L40 L40 I12,2 * S6 S3 S1 D6 I9,2 D6 D6 S1 L60 I12,2 D6 S1 S1 S1

0450 artikelcodes (cash fact) 0451 Artikelcode 0452 Omschrijving 1 0453 Omschrijving 2 0454 Omschrijving 3 0455 Bedrag 0201 Grootboekrekening 0911 Kostenplaats 0457 Kortingcode 0534 Inkoopprijs 0925 Gbrek ink waarde 0449 Gewicht (3 dec.) 0442 Code OB-tarief

S10 * L40 * L40 L40 I12,2 * S6 S3 S1 I9,2 S6 I9,3 S1


9/19


0443 Code soort prijs

S1

0451 buitenlandse omschrijving (cash fact) 0451 Artikelcode S10 * 0981 Taalcode S3 * 0452 Omschrijving 1 L40 * 0453 Omschrijving 2 L40 0454 Omschrijving 3 L40 0201 Grootboekrekening S6 0442 Code OB-tarief S1 CASH RELATIE MODULE (CRM): 0103 notitie 0101 Relatienr 0161 Datum 0162 Tijd 0163 Tekst1 0164 Tekst2 0165 Tekst3 0166 Tekst4 0167 Tekst5 0168 Tekst6 0169 Notitiesoort 0141 Actiedatum 0142 Pers.code 0147 Documentsoort 0148 Volgnummer 0149 Actie door 0403 Vrij veld 1 0404 Vrij veld 2 0188 Contactpers. 0189 Contactpersoon 0250 Onderwerp 0260 Nr.vervolgnotitie 0286 Volgnummer (tijd) 0986 Document filenaam 0104 medewerker 0142 Pers.code 0150 Omschrijving 0200 Afdeling 0208 Code geblokkeerd 0120 E-mailadres 1133 Toegangsniveau 1134 Wachtwoord (extra velden cash personeel): 1001 Zoeknaam 1002 Naam 1003 Roepnaam 1004 E-mailadres thuis 0101 Relatienr 0145 Functie 0144 Mobiele telefoon 0971 Landcode (ISO) 1020 Geb.datum (ddmmjjjj) 1023 Identificatienr. 1024 Geslacht 1025 Burgelijke staat Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

N6 * D6 * N4 L50 L50 L50 L50 L50 L50 S4 D6 S6 * S1 N6 S6 S6 S6 N3 L35 S10 N8 N2 L30 S6 * L30 * S6 S1 L72 N1 S10 S10 L30 S15 L72 N6 S10 S15 S2 N8 S13 S1 S1 10/19


1026 1027 1028 1029 1030 1031 1032 1033 1034 1035 1036 1037 1038 1040 1041 1043 1044 1045 1047 1048 1050 1051 1052 1053 1054 1055 1056 1057 1058 1059 1060 1061 1062 1063 1064 1065 1066 1067 1070 1071 1072 1073 1074 1075 1076 1077 1078 1079 1082 1083 1084 1085 1086 1087 1088 1089 1090 1091 1092 1093 1094

SoFi-nummer Naam partner Geb.datum partner Aantal kinderen Soort rijbewijs Rijbewijsnummer Rijbewijs afgegeven Contact noodgevallen Tel.nr. noodgevallen No-claim% auto Rijbewijs geldig tot Identif. geldig tot Intern telefoonnr Ing.datum spaarloon Spaarloon/periode Ing.datum kinderopv. WG-bydr.kinderopvang WN-bydr.kinderopvang Ing.datum PC-priver. Maanden PC-privereg. Contractvorm Datum einde proeftyd Datum einde contract Opzegtermijn in mnd Datum in dienst Datum uit dienst Verlofdagen/jaar Verlofuren/jaar VUT-dagen/jaar VUT-uren/jaar Ov. verlofdagen/jaar Extra rubriek 1 Extra rubriek 2 Extra rubriek 3 Extra rubriek 4 Extra rubriek 5 Extra rubriek 6 Uren vorig jaar Betalingsperiode Bruto sal/periode Aant uren/periode Aantal uren/dag Aantal dagen/week Bruto jaarsalaris Bruto uurtarief Salarisschaal Bedrag loonh.korting Vakantietoeslag % Bedrag reisk.verg. Bedrag onk.verg. Bedrag PC-prive reg. Bedrag kinderopvang Bedrag spaarloon Bedrag overige verg. Ziekenfonds Naam ZKV/ZFW verz. Bedrag pensioenpr. Naam pensioenverz. Polisnr. pensioenvz. WN-bijdr.pensioenpr. Bedrag ZKV-verz.


N9 L25 D6 N2 S6 L13 D6 L25 S12 I8,2 D6 D6 S10 D6 I10,2 D6 I10,2 I10,2 D6 I2 S6 D6 D6 N2 D6 D6 I5,2 I5,2 I5,2 I5,2 I5,2 L12 L12 L12 L12 L12 L12 I5,2 S1 I12,2 I6,2 I4,2 I3,2 I12,2 I7,2 S5 I12,2 I5,2 I10,2 I10,2 I10,2 I10,2 I10,2 I10,2 S1 L30 I10,2 L30 L15 I10,2 I10,2 11/19


1096 1097 1098 1099 0542 1160 1220 1221 1222 1223 1224 1225 1226 1227 1228 1229 1230 1231 1232 1233 1234 1235 1236 1237 1238 1239 1240 1061 1062 1063 1064 1065 1066 1068 0130

Bedrag levensloopreg WN-bijdrage ZKV Bedrag ANW-verz Bedrag WAO-hiaat vz. Factuurtekst Kenteken bedryfsauto Werkdagen Maandag begintijd Maandag eindtijd Dinsdag begintijd Dinsdag eindtijd Woensdag begintijd Woensdag eindtijd Donderdag begintijd Donderdag eindtijd Vrijdag begintijd Vrijdag eindtijd Zaterdag begintijd Zaterdag eindtijd Zondag begintijd Zondag eindtijd Overwerk% 1 Overwerk% 2 Overwerk% 3 Overwerk% 4 Overwerk% 5 Overwerk% 6 Extra rubriek 1 Extra rubriek 2 Extra rubriek 3 Extra rubriek 4 Extra rubriek 5 Extra rubriek 6 Ov. verlofuren/jaar Code land

I10,2 I10,2 I10,2 I10,2 L40 S6 S7 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 N4 I5,2 I5,2 I5,2 I5,2 I5,2 I5,2 L12 L12 L12 L12 L12 L12 I5,2 S2

0105 contactpersonen 0101 Relatienr 0140 Volgnummer 0103 Naam 0105 Adres 0107 Pc + plaats 0108 Telefoonnr 0106 Faxnummer 0144 Mobiele telefoon 0145 Functie 0127 Aanhef 0120 E-mailadres

N6 * N3 * L35 * L35 S35 S35 S35 S15 S10 * L35 L72

0106 soort functie 0145 Functie 0146 Omschrijving

S10 * L30 *

0150 trefwoord ` 0151 Trefwoord 0150 Omschrijving

S10 * L30 *

0160 memo 0101 0660 0661

N6 * L60 L60

relatie Relatienr Regel-1 Regel-2


12/19


0662 0663 0664 0665 0666 0667 0668 0669

Regel-3 Regel-4 Regel-5 Regel-6 Regel-7 Regel-8 Regel-9 Regel10

L60 L60 L60 L60 L60 L60 L60 L60

0169 soort notitie 0169 Notitiesoort 0150 Omschrijving

S4 * L30 *

0200 afdeling 0200 Afdeling 0150 Omschrijving

S6 * L30 *

0250 onderwerp 0250 Onderwerp 0150 Omschrijving 0163 Tekst1 0164 Tekst2 0165 Tekst3 0166 Tekst4 0167 Tekst5 0168 Tekst6

S10 * L30 * L50 L50 L50 L50 L50 L50

1190 agenda 0142 Pers.code 1150 Datum 1181 Begintijd 1182 Eindtijd 1186 Netto tijd 1100 Activiteit 1153 Opmerking 0101 Relatienr 1192 Maandnummer (JJMM)

S6 * D6 * N4 N4 N4 S6 L30 S6 Y4

CASH PROJECTEN: 0501 project 0501 Projectcode 0502 Omschrijving 0503 Zoeknaam 0504 Projectsoort 0505 Code verdichting 0506 Histo verwijderd t/m 0509 Code afw tarief 0510 Status 0511 Projectgroep 0513 Reserve (1) 0514 Reserve (2) 0515 Reserve (3) 0516 Reserve (4) 0517 Kenmerk (1) 0518 Kenmerk (2) 0519 Kenmerk (3) 0520 Kenmerk (4) 0535 Gbrek omzet 0559 Kolomnummer Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

S6 * L30 * S10 S1 S1 Y4 S1 S1 S6 L40 L40 L40 L40 S10 S10 S10 S10 S6 N2 13/19


0561 0562 0563 0564 0565 0566 0567 0568 0569 0570 0101 0911 0530 0422 0423 0426

Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Fact omschrijving Relatienr Kostenplaats Termijnbedrag Periodecode Vervaldatum Einddatum

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0503 projectbudget 0501 Projectcode 0521 Werksoortcode 0541 Medewerkercode 0211 Boekjaar 0221 Jaarbudget 0222 Budget periode 01 0223 Budget periode 02 0224 Budget periode 03 0225 Budget periode 04 0226 Budget periode 05 0227 Budget periode 06 0228 Budget periode 07 0229 Budget periode 08 0230 Budget periode 09 0231 Budget periode 10 0232 Budget periode 11 0233 Budget periode 12 0234 Budget periode 13

I I I I I I

L40 L40 L40 L40 L40 L40 L40 L40 L40 L40 S6 * S3 I12,2 S1 D6 D6 S6 * S6 * S6 * Y2 * I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 I12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2 12,2

0511 projectgroep 0511 Projectgroep 0512 Omschrijving

S6 * L30 *

0521 werksoort 0521 Werksoortcode 0522 Factuurtekst 0523 Soort werksoort 0525 Standaardtarief 0526 Kostprijstarief 0527 Code geblokkeerd 0533 Opslagperc 0535 Gbrek omzet 0536 Gbrek kostprijs 0537 Gbrek dekking 0456 OB-code (vervallen) 0442 Code OB-tarief 0443 Code soort prijs

S6 * L40 * S1 I8,2 I8,2 S1 I8,2 S6 S6 S6 S1 S1 S1

0531 tarieven 0501 Projectcode 0521 Werksoortcode 0541 Medewerkercode 00525 Standaardtarief

S6 * S6 * S6 * I8,2 *


14/19


0535 Gbrek omzet

S6

0541 medewerker 0541 Medewerkercode 0542 Factuurtekst 0543 Functie 0544 Startdatum 0545 Einddatum 0546 Norm uren 0101 Relatienr 0525 Standaardtarief 0526 Kostprijstarief 0535 Gbrek omzet 0536 Gbrek kostprijs 0537 Gbrek dekking 0911 Kostenplaats 0142 Pers.code

S6 * L40 * L30 D6 D6 I5,2 S6 I8,2 I8,2 S6 S6 S6 S3 S6

0551 projectmutatie 0541 Medewerkercode 0501 Projectcode 0521 Werksoortcode 0556 Boekstuknummer 0551 Datum 0552 Aantal 0553 Aantal nondecl 0554 Afwijkend tarief 0526 Kostprijstarief I 0555 Omschrijving 0557 Boekperiode 0535 Gbrek omzet 0536 Gbrek kostprijs 0537 Gbrek dekking

S6 * S6 * S6 * N6 * D6 * I6,2 * I6,2 I8,2 8,2 L30 Y4 S6 S6 S6

CASH PERSONEEL: 1120 arbeidsverleden 0142 Pers.code 1054 Datum in dienst 1055 Datum uit dienst 1120 Bedrijfsnaam 1121 Bedrijfsadres 1122 Bedrijfsplaats 1123 Functie 1124 Referentie

S6 * D6 D6 L35 L35 L35 L20 L30

1140 opleidingen/cursussen 0142 Pers.code 1140 Datum 1141 Einddatum 1142 Opleiding/cursus 1143 Diploma/Certif. 1144 Toelichting

S6 * D6 D6 L25 S1 L35

1150 beoordelings-/functioneringsgesprekken 0142 Pers.code S6 * 1150 Datum D6 1130 Beoordelingscode S6 1151 Besproken L35 1152 Afspraken L35 1153 Opmerking L30 Copyright Cash Software bv 2011 Versie 14-11-2011

15/19


1154 Datum volgend gesprk

D6

1160 bedrijfsauto's 1160 Kenteken bedryfsauto S6 * 1161 Merk/type L30 1162 Cataloguswaarde I7 1163 Bouwjaar I4 1164 Soort verzekering S1 1165 Verzekeringspremie/jaar I9,2 1166 Relatienummer verzekeraar N6 1167 Leaseauto S1 1168 Leaseperiode in maanden I3 1169 Einddatum leasecontract D6 1170 Relatienummer lease-mij N6 1171 Datum laatste OH-beurt D6 1172 KM-stand laatste OH-beurt I7 1173 KM-stand per 1 januari jl I7 1190 agenda 0142 Pers.code 1150 Datum 1181 Begintijd 1182 Eindtijd 1186 Netto tijd 1100 Activiteit 1153 Opmerking 0101 Relatienr 1192 Maandnummer (JJMM)

S6 * D6 * N4 N4 N4 S6 L30 N6 Y4

Voorbeeld van het importeren van relaties, het 101-record ● ● ● ●

Het recordnummer geeft het soort record aan: 101 is een relatierecord. De afzonderlijke velden volgen erna. Alle velden hebben betrekking op deze relatie. Niet alle velden zijn verplicht, er mogen velden worden toegevoegd. Het aanbevolen scheidingsteken is | (het pipe-teken).

101|101=740001|102=BOESE|103=Boese & Zn.|104=P. Boese |105=Steenweg 38|

107=B-2400 GENT|113=Aktief|108=0032-402400|110=1791999 |115=rose482 |125=Belgie


16/19


Het voorbeeld toont de relatie in CASH na het importeren van de bovenstaande regel.


17/19


Voorbeeld van het importeren van journaalposten, het 301-record Algemeen ● Het recordnummer geeft het soort record aan: 301 is een grootboekmutatie. ● De afzonderlijke velden volgen erna. Alle velden hebben betrekking op deze boekregel. ● De dagboekcode en stuknummer zijn verplicht. ● Een relatienummer en een factuurnummer zijn alleen verplicht in een boeking op de grootboekrekening debiteuren/crediteuren zoals deze staan gedefinïeerd in de Administratieparameters. ● De bedragen moeten zonder decimaalteken, dus voluit, in het bestand staan. ● Het aanbevolen scheidingsteken is | (het pipe-teken). ● Een niet sluitend boekstuk wordt automatisch tegengeboekt op de tegenrekening van het dagboek of indien deze niet aanwezig is, op de grootboekrekening uitzoeken uit de functie ‘Instellen administratiegegevens’. ● Het is niet toegestaan om boekregels aan een bestaand boekstuk toe te voegen. Deze boekingen worden geweigerd en vermeld in het foutenbestand met als extensie .'err' ● Indien een boekregel geen datum bevat wordt de systeemdatum ingevuld. ● Indien een boekregel geen boekperiode bevat wordt deze afgeleid uit de boekdatum. ● Alle boekregels in hetzelfde stuknummer krijgen altijd de boekdatum en periode uit de eerste boekregel. Vreemde valuta ● In een dagboek met een vaste valutacode worden alleen boekregels ingelezen die dezelfde valutacode hebben. Andere valutacodes worden geweigerd. ● In een dagboek zonder vaste valutacode mogen boekstukken worden ingelezen die een afwijkende valutacode hebben, behalve als het een dagboek van het soort Kas, bank of giro betreft. ● In een dagboek zonder vaste valutacode worden alle boekregels verondersteld dezelfde valutacode te hebben. Boekregels met afwijkende valutacodes krijgen de waarde van de eerste boekregel. ● De koers van het boekstuk wordt bepaald op basis van de bij de valutacode gedefinieerde koers. ● Indien een vreemde-valuta boekstuk wordt ingelezen dienen de bedragen in deze valuta te zijn gesteld! BTW-boekingen ● Bij het importeren van een OB-boeking waarbij het heffingsbedrag verplicht is, dient dit bedrag te zijn ingevuld in het veld 305 (aantal). Wordt dit veld niet gevuld dan wordt het heffingsbedrag berekend aan de hand van het OB-bedrag en het geldende percentage. Dit kan leiden tot afrondingsverschillen. ● Bij OB-boekingen waar het bedrag nihil is, bijvoorbeeld bij leveringen binnen de EU, dan is het wel noodzakelijk dat het heffingsbedrag correct wordt ingevuld.


18/19


301|301=1006|302=100615|303=000004|901=VERKI |201=1300|101=740001| 309=101001|

306=Div. werkzaamheden|307=23800 301|301=1006|302=100615|303=000004|901=VERKI|201=8000|306=Diverse werkzaamheden|307=-20000 301|301=1006|302=100615|303=000004|901=VERKI|201=1700|306=Diverse werkzaamheden|307=-3800|305=-20000

Het voorbeeld toont de journaalpost van de debiteurboeking na het inlezen van het record met de debiteurenboeking.


19/19


Inleiding pag. 2. Hoe wordt een extern bestand ingelezen pag. 2. Algemene informatie pag. 3. Inlezen als ASCII-bestand pag. 3

Recommend Documents