Pagina 1 van 58
Inhoudsopgave Inleiding .................................................................................................................................................. 4 Inloggen en de startpagina ...................................................................................................................... 5 Lijsten, bibliotheken en alerts .................................................................................................................. 6 inleiding .............................................................................................................................................. 6 Lijsten.................................................................................................................................................. 6 Item toevoegen ............................................................................................................................... 7 Item wijzigen ................................................................................................................................... 8 Item verwijderen ........................................................................................................................... 12 Lijst weergaven .............................................................................................................................. 12 Nieuwe lijst weergave .................................................................................................................... 13 Bibliotheken ...................................................................................................................................... 18 Uploaden document ...................................................................................................................... 18 Uploaden meerdere bestanden ..................................................................................................... 21 Uploaden afbeelding...................................................................................................................... 21 Verwijderen document of afbeelding ............................................................................................. 21 Alle site-inhoud ................................................................................................................................. 21 Alerts (waarschuwingen) ................................................................................................................... 26 Sites en structuur .................................................................................................................................. 29 inleiding ............................................................................................................................................ 29 Toevoegen nieuwe site ...................................................................................................................... 29 Aanpassen subsite pagina .................................................................................................................. 32 Zoeken .................................................................................................................................................. 37 Zoekscherm aan de rechterkant ........................................................................................................ 37 Zoeken in bibliotheken en lijsten ....................................................................................................... 38 Gebruikers en rollen .............................................................................................................................. 39 Inleiding ............................................................................................................................................ 39 Rechten ............................................................................................................................................. 39 Aanpak Beheer Sharepoint Groepen .................................................................................................. 40 Aanmaken van een SharePoint Groep................................................................................................ 41 Toevoegen van een gebruiker aan een SharePoint Groep ................................................................ 452 Verwijderen van een gebruiker uit een SharePoint Groep .................................................................. 49 Pagina 2 van 58
Aanpassen van rechten van een SharePoint Groep .......................................................................... 518 Erven en verbreken van rechten van een subsite, bibliotheek of lijst ................................................. 59 Bibliotheek : erven verbreken ............................................................................................................ 54 Systeemprullenbak ................................................................................................................................ 57
Pagina 3 van 58
Inleiding Het product waarmee het “werk onderweg platform” is opgezet heet Microsoft SharePoint. Dit product biedt u tal van mogelijkheden om informatie en documentatie op een centrale plek met elkaar te delen. De basis elementen waar u straks mee zult gaan werken zijn : lijsten, document bibliotheken en sites (sites zijn aparte werkruimten). Daarnaast krijgt u de mogelijk om gebruikers te verdelen over één of meerdere sites (werkruimten). Omdat mogelijk niet alle gebruikers dezelfde handelingen mogen verrichten biedt SharePoint de mogelijkheid om gebruikers in groepen te plaatsen en deze groepen rechten te geven binnen de sites, lijsten en document bibliotheken. Om straks zelf snel aan de slag te kunnen, zal in de rest van deze handleiding uitvoerig ingegaan worden op mogelijkheden van de zojuist genoemde basis elementen. In de volgende hoofdstukken zullen we dieper ingaan op: • • • • •
Inloggen en de startpagina Lijsten, bibliotheken en alerts Sites en structuur Zoeken Gebruikers en rollen
Pagina 4 van 58
Inloggen en de startpagina Via de URL https://
.werkonderweg.nl komt u op de startpagina van het “werk onderweg platform”.
Daarna kunt u op verschillende manieren binnen het platform navigeren naar de subsites en de verschillende bibliotheken en lijsten. In het hoofdstuk “sites en structuur” wordt ook het navigeren en het aanpassen van de navigatie uitgelegd. Er is geen aparte “uitlog” mogelijkheid. Uitloggen gebeurd nadat u de browser heeft afgesloten.
Pagina 5 van 58
Lijsten, bibliotheken en alerts inleiding In dit hoofdstuk zullen de SharePoint onderdelen : lijsten en bibliotheken worden toegelicht. SharePoint komt standaard met verschillende type lijsten (aankondigingen, agenda, taken, koppelingen, discussie ….). Naast deze lijsten, krijgt u ook de beschikking over verschillende soorten bibliotheken (document, webpagina en afbeelding bibliotheken). Een bibliotheek heeft als voornaamste doel om een “bestand” (dit kan een Word document zijn, maar ook een PDF, Excel, PowerPoint of een ander type document) op te slaan en te delen met anderen. Een afbeelding is ook een bestand (meest voorkomend zijn de afbeeldingen van het type “jpg” (foto’s) en “gif”) en hiervoor is een aparte afbeeldingen bibliotheek beschikbaar. Lijsten Hieronder ziet u een overzicht van de standaard lijsten die meestal zijn aangemaakt in een site. Er kunnen altijd extra lijsten worden aangemaakt met behulp van “Maken” (zie onder).
Een lijst bevat items (een aankondigingen lijst bevat verschillende aankondigingen en elke aankondiging wordt als item toegevoegd aan de lijst). Elk lijst item bestaat uit een aantal velden (ook wel kolommen genoemd). Een veld is ook altijd van een bepaald type (bijv. tekstregel, datumtijd veld, keuzeveld, een getal, een URL veld, een opzoekveld, etc.). Samengevat: • • • •
Een lijst bestaat uit lijst items Een item bestaat uit meerdere velden (kolommen genaamd) Een veld is van een bepaald type (tekstregel, meerdere tekstregels, datum, datumtijd, getal, ..) Een lijst verschilt van een andere lijst doordat ze verschillende velden hebben.
Als voorbeeld zal de “Aankondigingen” lijst gebruikt worden om te laten zien hoe een nieuw item (nieuwe aankondiging) kan worden toegevoegd aan de lijst. Hoe een bestaande aankondiging kan worden aangepast en hoe een aankondiging kan worden verwijderd.
Pagina 6 van 58
Item toevoegen • Ga naar de “Aankondigingen lijst”
•
Klik op “nieuwe aankondiging toevoegen” (een popup verschijnt)
Vul : de titel in (dit is een verplicht veld *), vul de hoofdtekst in en eventueel de datum dat de aankondiging is verlopen.
Pagina 7 van 58
•
Klik op “Opslaan”
•
De nieuwe aankondiging is toegevoegd aan de lijst.
Item wijzigen Een item in de lijst kan altijd weer worden aangepast. Dit gaat via “Item bewerken”. Het kan zijn dat de “Item bewerken” kolom onderdeel is van de weergave (zie lijst weergaven) en dan kan eenvoudig op deze kolom worden geklikt om de velden van het betreffende item aan te passen. Het kan ook zijn dat de “Item bewerken” kolom niet in de weergave zit. In dat geval kunt u op de “Titel” klikken en daarna kiezen voor de actie : “Item bewerken”. Beide mogelijkheden zullen in onderstaande voorbeelden worden getoond Bewerken via Titel •
Ga naar de “Aankondigingen” lijst
Pagina 8 van 58
•
Klik op de Titel van “Sinterklaas heeft vliegtuig gemist”
•
Klik op “Item bewerken”
Wijzig de velden die moeten worden aangepast en klik op “Opslaan” (bijv. vliegtuig vervangen door boot)
Pagina 9 van 58
•
De Titel is aangepast in dit geval
Pagina 10 van 58
Bewerken via “Bewerken icoon” •
[om dit te kunnen laten zien, is het bewerken icoon toegevoegd aan de lijst weergave : “BewerkIcoon”(hoe dit is gedaan is uitgelegd bij “nieuwe lijst weergave”)]
•
Klik op “Bewerken” icoon (kolom 1), (de overige stappen zijn gelijk aan het vorige voorbeeld)
Wijzig de velden die moeten worden aangepast en klik op “Opslaan” (bijv. vliegtuig vervangen door boot)
Pagina 11 van 58
•
De Titel is aangepast in dit geval
Item verwijderen Een item kan ook weer uit een lijst worden verwijderd. De verwijderde items worden in de “prullenbak” geplaatst. De prullenbak staat onderin het linker navigatie menu. Verwijderde items kunnen een aantal dagen nog uit de prullenbak worden teruggezet. Om een item uit een lijst te verwijderen, kan ook eerst op het “Bewerk icoon” in de weergave geklikt worden. Daarna kan gekozen worden voor de actie : “Item verwijderen” (zie onder).
Lijst weergaven De velden van een lijst item kunnen op verschillende manieren worden getoond (of juist worden weggelaten uit een overzicht). Het is eenvoudig om zelf verschillende lijst weergaven te maken en het kan ook handig zijn om op verschillende manieren naar de verzameling lijst items te kijken. In een weergave kan worden bepaald: • • • • •
Welke velden moeten er getoond worden In welke volgorde(van links naar rechts) moeten deze velden getoond worden Hoe moeten de items worden gesorteerd (oplopend of aflopend) en op welk veld moeten ze worden gesorteerd (titel, datum aangemaakt, …) Moet er worden gefilterd (hiermee kan een subset getoond worden van de lijst items) Moet er worden gegroepeerd Als voorbeeld zal een nieuwe weergave worden aangemaakt voor de lijst aankondigingen.
Pagina 12 van 58
Nieuwe lijst weergave • Ga naar de “Aankondigingen” lijst, bovenin staat “Accent > Aankondigingen > Alle items
• •
Alle Items is de default weergave van een lijst. Achter Alle items zit een dropdown pijltje. Klik op het dropdown pijltje
•
In dit geval gaan we een nieuwe weergave maken, maar we hadden ook de huidige weergave (Alle items) kunnen aanpassen door te kiezen voor Deze weergave wijzigen
•
Meestal wordt gekozen voor een “Standaardweergave”, maar soms is het handiger om te starten met een “bestaande weergave” (in bovenstaand voorbeeld bestaat alleen een “Alle Pagina 13 van 58
•
•
items” weergave). Als gekozen wordt voor een bestaande weergave, wordt als het ware een kopie gemaakt van deze weergave. Dit is handig als een aantal weergaven nodig zijn die er hetzelfde uitzien, maar filteren op verschillende waarden. Dan hoef je namelijk alleen maar het filter veld in de nieuwe weergave aan te passen (scheelt dus tijd en werk) Kies voor “Alle items”
De weergave moet een naam krijgen (Weergavenaam), daarnaast is op het eerste deel van de weergave pagina te zien welke velden worden getoond en op welke positie. Het is nu heel eenvoudig om daar bijvoorbeeld het bewerken icoon als veld bij te zetten en dit veld op positie 1 te zetten. TIP: zet bij de weergave van lijsten altijd het “Bewerken icoon” op positie 1 erbij. Dit zorgt
Pagina 14 van 58
ervoor dat het eenvoudiger is om de items in de lijst te bewerken (zie
•
Als daarna op “OK” wordt geklikt, wordt de nieuwe weergave opgeslagen. Voordat we dat doen, gaan we eerst even kijken wat nog meer kan worden ingesteld bij een weergave
Pagina 15 van 58
sorteren
•
In bovenstaand voorbeeld wordt er gesorteerd op het veld “Gewijzigd” en wel “aflopend” (de nieuwste items komen bovenaan). Er kan ook vervolgens nog gesorteerd worden op een tweede veld (deze sortering op tweede veld gebeurd alleen als de waarden van het eerste veld gelijk zijn.
filter
In bovenstaand filter voorbeeld worden alleen items getoond waarvan het veld “Verloopt” is ingevuld (niet gelijk is aan “leeg”). Voor filteren kunnen meerdere filters opgezet worden en via “En” en “Of” kunnen de filters worden gekoppeld.
Pagina 16 van 58
overig
Totalen is soms handig om direct boven de weergave “aantallen” of de “som” van getal/valuta velden te zien. Groeperen op is handig als de items in een overzicht gegroepeerd moeten worden naar een bepaald veld. Itemlimiet is handig omdat hier wordt ingesteld hoeveel items er te gelijk worden getoond. Default staat het op batches van 100. TIP: probeer deze verschillende mogelijkheden een keer uit. Een weergave kun je namelijk ook weer verwijderen.
Pagina 17 van 58
Bibliotheken Een bibliotheek bevat vaak meerdere bestanden (zoals een lijst bestaat uit meerdere lijst items). De velden die gebruikt worden voor een lijst item komen ook terug bij bestanden (een bestand heeft ook een titel, een datum dat het bestand is aangemaakt, etc). Ook de weergaven worden op dezelfde manier gemaakt en bevatten dezelfde mogelijkheden als voor lijsten. Eigenlijk zit er ten opzicht van de lijst in de bibliotheek een bestand extra (heeft namelijk ook de velden die bij een lijst item voorkomen). Een document bibliotheek en afbeelding bibliotheek is derhalve vaak vele malen groter (wat MBs betreft) dan een lijst. In de document en afbeelding bibliotheken kunnen bestanden worden toegevoegd. Dit gaat met behulp van uploaden. Uploaden van documenten is vergelijkbaar met het toevoegen van een nieuw item aan een lijst. Uploaden document Voor het uploaden van een document gebruiken we in dit voorbeeld de “Gedeelde documenten” bibliotheek. •
Ga naar de “Gedeelde documenten” bibliotheek door te klikken op de “Gedeelde documenten” link in het linker navigatie menu.
•
De “Gedeelde documenten” bibliotheek “alle documenten” weergave wordt getoond.
Pagina 18 van 58
•
Klik op “Document toevoegen”, er verschijnt een popup scherm …
•
Klik op “Browse” om een bestand van de PC of netwerk schijf te selecteren
Pagina 19 van 58
•
Als een bestand is geselecteerd, klik op “Open”
•
Klik vervolgens op “OK” en het document wordt geüpload naar de “Gedeelde documenten” bibliotheek.
Pagina 20 van 58
Uploaden meerdere bestanden Door te kiezen voor “Meerdere bestanden uploaden…” is het mogelijk om meerdere bestanden “te slepen” naar de documenten bibliotheek. Na klikken op “Meerdere bestanden uploaden…” verschijnt het volgende scherm.
U kunt dan via de windows explorer een aantal bestanden selecteren en deze slepen naar het gebied in bovenstaande popup. Op deze manier kunnen ook mappen worden gesleept. Uploaden afbeelding Uploaden van een afbeelding gaat bijna op dezelfde manier als het uploaden van een document.
Verwijderen document of afbeelding Een document of afbeelding kan ook weer uit een bibliotheek worden verwijderd. De verwijderde bestanden worden in de “prullenbak” geplaatst. De prullenbak staat onderin het linker navigatie menu. Verwijderde bestanden kunnen een aantal dagen nog uit de prullenbak worden teruggezet. Alle site-inhoud Niet alle lijsten en bibliotheken worden automatisch in het linker navigatie menu getoond. Om erachter te komen welke lijsten en bibliotheken er zijn in een bepaalde subsite moet op “Alle site-inhoud” link geklikt worden in het linker navigatie menu (helemaal onderin).
Pagina 21 van 58
•
Klik op “Alle site-inhoud”
•
Met “Maken” kunt u nieuwe document bibliotheken, afbeeldingsbibliotheken, lijsten of sites (zie later) maken.
Pagina 22 van 58
•
Klik op “Maken” om een afbeeldingsbibliotheek te maken
•
Aan de linkerkant kan gefilterd worden, zodat bijv. alleen maar bibliotheken worden getoond. Klik op Bibliotheek in het linker navigatie menu.
Pagina 23 van 58
•
Klik op “Afbeeldingsbibliotheek” en vul voor de naam “Fotos” in.
•
Klik op “Maken” en de nieuwe afbeeldingen bibliotheek “Fotos” verschijnt in het linker navigatie menu.
Pagina 24 van 58
Pagina 25 van 58
Alerts (waarschuwingen) Het alert mechanisme is bedoeld om gebruikers, via een waarschuwingsmail, op de hoogte te stellen dat er “iets” is gebeurd binnen een bibliotheek of een lijst. Stel dat een gebruiker een nieuw document toevoegt aan de documenten bibliotheek, dan zouden de andere gebruikers daar pas van op de hoogte komen, als deze gebruiker zelf een mailtje stuurt naar de andere gebruikers, of, als de andere gebruikers expliciet gaan kijken in de documenten bibliotheek. Binnen SharePoint is het mogelijk om zelf alerts/waarschuwingen te zetten op de bibliotheken en/of lijsten waarvan u “op de hoogte” gehouden wilt worden. U kunt dan zelf ook aangegeven hoe “frequent” u een mailtje wilt bij een wijziging in de bibliotheek en/of lijst. Er kan gekozen worden voor direct, 1x per dag of 1x per week. Voorbeeld: instellen alerts voor “gedeelde documenten” bibliotheek. Alerts kunnen de gebruikers zelf instellen en ze moeten het instellen bij de lijst of bibliotheek waarvan ze een alert willen hebben. •
Ga naar de “gedeelde documenten” bibliotheek, klik in dit geval op de link “Gedeelde documenten” in het linker navigatie menu.
Pagina 26 van 58
•
U gaat nu naar de “Gedeelde documenten” bibliotheek.
•
Klik op de tab “Bibliotheek” (bovenin, rechts van de tab “Documenten”)
•
In de “Ribbon” verschijnt: “Waarschuw mij”. Klik op de dropdown pijl naast “Waarschuw mij”
•
Kies nu “Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek”
Pagina 27 van 58
Er kunnen via bovenstaand scherm allerlei keuzes worden ingesteld voor de waarschuwing. •
Klik OK om de waarschuwing op te slaan
LET OP: via “Mijn waarschuwingen beheren” kan een gebruiker later al zijn waarschuwingen zien en aanpassen en/of verwijderen.
Pagina 28 van 58
Sites en structuur inleiding In dit hoofdstuk zal het SharePoint onderdeel subsite worden toegelicht. Een subsite is een onderdeel waarbinnen een aantal lijsten en bibliotheken zijn aangemaakt en waar een groep gebruikers rechten (rollen) heeft gekregen om met deze lijsten en bibliotheken te werken. Deze lijsten en bibliotheken worden als het ware “gevuld” met bestanden en items door de gebruikers binnen deze subsite. U, als klant, krijgt de beschikking over een zogenaamde “root” site (startpagina) en hieronder kunnen meerdere subsites worden aangemaakt. Binnen een subsite zou bijvoorbeeld een project omgeving kunnen worden gefaciliteerd, Best Practices kunnen worden beschreven. Omdat je ook onder een subsite weer nieuwe subsites kunt aanmaken, ontstaat er een hiërarchie van subsites (vaak wordt een subsite ook gewoon een site genoemd). Het onderstaande plaatje illustreert dat:
Om de gebruiker de mogelijkheid te geven om eenvoudig van de ene subsite naar de andere subsite te gaan (dit heet navigeren), wordt binnen SharePoint gebruik gemaakt van navigatie menu’s. We onderscheiden een horizontaal menu en een verticaal menu. Naast deze menu’s is het natuurlijk altijd mogelijk om via een hyperlink binnen de paginatekst naar een subsite of een ander onderdeel (bibliotheek, lijst, pagina) te gaan. Toevoegen nieuwe site Vanuit elke site / subsite kan weer een nieuwe subsite aangemaakt worden. In deze paragraaf zal dit worden beschreven. We zullen de subsite “Projecten” gaan aanmaken aan de hand van boven getoonde site hiërarchie. • Klik links bovenin op “Siteacties”
Pagina 29 van 58
•
Selecteer: “Nieuwe site”, er wordt vervolgens een hele serie mogelijke sites getoond, waaruit u er één kan kiezen. Elke Site heeft een eigen verzameling lijsten en bibliotheken die ook automatisch worden aangemaakt (meest gangbare site is “Team Site”).
•
Selecteer: “Team Site”, vul aan de rechterkant de Titel (“Projecten”) en de URL (ook “Projecten”) in…
Pagina 30 van 58
•
… en klik op “Maken”. Er wordt een nieuwe subsite “Projecten” aangemaakt.
•
De nieuwe subsite bevat in het linker navigatie menu (linkerkant van de pagina) een aantal Bibliotheken en lijsten die standaard bij dit “type site” (Team Site) automatisch worden aangemaakt. o Sitepagina’s deze bibliotheek bevat de webpagina’s die behoren bij deze nieuwe subsite. Er kunnen later nieuwe pagina’s aan toegevoegd worden. Er is altijd een “Introductiepagina” (dat is default pagina die voor elke nieuwe site wordt aangemaakt) o Gedeelde documenten Deze documenten bibliotheek is bedoeld om documenten binnen deze subsite te delen met gebruikers die toegang (zie later “Gebruikers en rollen”) tot deze subsite hebben. o Agenda Deze lijst, die lijkt op een Outlook agenda, is bedoeld voor agenda afspraken die specifiek gelden voor deze subsite. In geval van een Project X subsite, zouden hier bijvoorbeeld de vergader- en mijlpaal afspraken in gezet worden. Pagina 31 van 58
Taken De lijst, die lijkt op een Outlook taken lijst, is bedoeld om taken in op te slaan. o Teamdiscussie In deze lijst kunnen stellingen wordt geplaatst waarop dan weer door andere gebruikers kan worden gereageerd. o Prullenbak Elke subsite heeft zijn eigen prullenbak, hierin komen de documenten en lijst items die zijn verwijderd. De verwijderde items kunnen nog een aantal dagen worden “teruggezet” uit de prullenbak naar de bibliotheek of lijst waaruit ze waren verwijderd. LET WEL: als een subsite wordt verwijderd, dan komt deze niet in de gewone prullenbak, maar in de systeemprullenbak. De systeemprullenbak is alleen toegankelijk voor beheerders. Dit wordt toegelicht in het hoofdstuk "systeemprullenbak". De nieuwe subsite bevat in het midden blok van de pagina een tekst en de weergave van de “gedeelde documenten” bibliotheek o
•
Aanpassen subsite pagina Er komt bij een Team site altijd een standaard “Welkom ….” Tekst te staan op het midden blok van de introductie pagina. Normaal zal hier een eigen tekst worden neergezet. •
De tekst van een pagina kan eenvoudig worden bewerkt, klik daarvoor eerst op “bewerken icoon” dat voor de tab “Bladeren” staat
•
(of klik op de tab “Pagina”)
Na het klikken op het “Bewerken icoon”(of de tab “Pagina”) verschijnt de “Ribbon” (“Lint”), die bekend is van Office 2007/2010, op het scherm
Pagina 32 van 58
•
De pagina toont nu de mogelijkheden voor het bewerken, maar voordat u de pagina kan wijzigen moet u altijd eerst op “Uitchecken” klikken : (hierdoor wordt als het ware de pagina voor u exclusief “gelocked”, zodat anderen deze pagina niet gelijktijdig kunnen bewerken) Klik op “Uitchecken”
•
•
De Pagina is nu in “Bewerkingsmodus” (zie de gele “ Status : Uitgecheckt en bewerkbaar” regel!) en bekende Word-achtige symbolen in het midden deel van de Ribbon, onder de tab “Tekst opmaken”, kunnen nu ook worden gebruikt. o Kopiëren, knippen en plakken o Bold, Italic, underline o Uitlijnen, bullets, nummering o Wijzigen lettertype en fontsize De tekst (in het midden blok) kan hiermee op eenvoudige wijze worden aangepast (editor) en terwijl u een aanpassing maakt, wordt het resultaat meteen getoond. Zie onder een voorbeeld van het groter maken van de fontsize van een paar woorden…
Pagina 33 van 58
• •
Terwijl u het font aanpast, wordt direct getoond hoe het er op de pagina uit komt te zien. Naast de tab “Tekst opmaken” staat ook nog een tab “Invoegen” o Klik op “Invoegen”om te zien welke onderdelen er op de pagina zouden kunnen worden “ingevoegd”
Van bovenstaande mogelijkheden worden de volgende het meest gebruikt:
Pagina 34 van 58
Een afbeelding uit de “afbeeldingen bibliotheek” (voordat een foto kan worden toegevoegd aan een pagina, moet deze foto eerst op de “server” te staan. Dit betekent dat de foto als afbeelding wordt opgeslagen in een afbeelding bibliotheek). o
•
Bestaande lijst of bibliotheek (!) (in het voorbeeld is de “gedeelde documenten” bibliotheek toegevoegd aan de pagina). Hiermee wordt als het ware de inhoud van een lijst of bibliotheek op een (deel) van de pagina gepresenteerd.
Als u klaar bent met het bewerken van een pagina, moet u het weer “Inchecken” zodat een andere gebruiker de pagina zou kunnen gaan bewerken. Klik op “Inchecken”. Nu verschijnt er een popup venster waarin u kunt aangeven welke wijzigingen u heeft doorgevoerd (er wordt van elke pagina een versie geschiedenis bijgehouden)
Pagina 35 van 58
•
Vul het commentaar in en klik op “Doorgaan” en de pagina is aangepast
•
Samenvattend: om een pagina aan te passen o Klik op het “Bewerken icoon” (of op de tab “Pagina”) o Klik eerst op “Uitchecken”. “Status : uitgecheckt en bewerkbaar” komt in beeld! o Doe allerlei aanpassingen met behulp van de Ribbon op de pagina (via de “Tekst opmaken” en “Invoegen” tabs) o Klik op “Inchecken” om de wijzigingen op te slaan (een nieuwe versie wordt aangemaakt). o Na inchecken kan een ander de pagina bewerken.
Pagina 36 van 58
Zoeken Zoeken gebeurd op verschillende manieren. Soms is het handig om te zoeken op een zoekterm en te kijken wat er allemaal gevonden wordt. Vaak wordt er gezocht binnen een specifieke bibliotheek of lijst, dan bevat de bibliotheek en lijst handige filter en sorteer mogelijkheden om het gewenste item snel te vinden. Zoekscherm aan de rechterkant Aan de rechterkant van de pagina zit een “zoekbox” en een “vergrootglas” icoon. Hier kunt u direct een zoekopdracht geven om door de site te zoeken.
Nadat een zoekterm is ingegeven en op de “vergrootglas” icoon is geklikt, wordt een zoekresultaten pagina getoond.
Binnen de zoekresultaten pagina is het mogelijk om via een “filter” mechanisme aan de linkerkant de resultaten te “verfijnen”. De resultaten worden “batch-gewijs” getoond (1-10 van een totaal van 63 resultaten) om niet heel lang te moeten wachten op deze resultaten. Voorbeeld van een filter: “Gewijzigd op”. Door te kiezen voor het filter “Afgelopen 24 uur” worden alleen die resultaten getoond die de laatste 24 uur zijn gewijzigd. Door op de link te klikken komt u bij de pagina waarop het resultaat staat.
Pagina 37 van 58
Zoeken in bibliotheken en lijsten De filter en sorteer mogelijkheden in combinatie met de mogelijkheid om allerlei weergaven toe te voegen aan een lijst, zorgen ervoor dat op eenvoudige wijze snel gezocht kan worden binnen een bibliotheek of lijst. Dit is vaak handig om te gebruiken als een item of bestand wordt gezocht waarvan bekend is dat het is opgeslagen in een bepaalde bibliotheek of lijst. De kolom/veld namen die boven instaan kunnen gebruikt worden om te filteren en te sorteren Voorbeeld : Taken
Om snel te zoeken naar de taken die een lage prioriteit hebben, kunt u met de muis wijzen naar het label boven de kolom “Prioriteit” en op de dropdown pijl klikken.
U kunt nu kiezen voor het filter (3) Laag.
Achter het label van de kolom “Prioriteit” verschijnt nu het “filter” icoon. Tevens worden alleen nog maar de items getoond met een lage prioriteit. Op deze manier kunnen verschillende filters naast elkaar worden gezet. Een andere mogelijkheid is het sorteren (oplopend of aflopend) van een kolom. Tot slot is het ook mogelijk om specifieke weergaven te maken waarin filter en sorteer combinaties worden opgenomen. Het maken van een weergave is eerder uitgelegd.
Pagina 38 van 58
Gebruikers en rollen Inleiding Voordat de gebruikers van een klant op het “werk onderweg platform” kunnen inloggen en bepaalde sites kunnen bezoeken, zullen deze gebruikers eerst via de administrator toegevoegd moeten worden aan de “Klant map” (OU=Organizational Unit) binnen de gebruikers database (Users part of Active Directory). Dit toevoegen gebeurd met een speciale “admin” module. Deze admin module valt buiten de scope van deze gebruikershandleiding en wordt apart opgeleverd. Rechten Binnen het “werk onderweg platform” moeten de gebruikers rechten krijgen om bijv. • • • •
Toegang te krijgen tot de root site van de klant Toegang te krijgen tot een bepaalde subsite Documenten te mogen uploaden in de ene document bibliotheek Documenten te mogen lezen in een andere document bibliotheek
De meest gebruikte rechten zijn: • • •
Lezen Bijdragen (uploaden van documenten, wijzigen en verwijderen, nieuwe lijst items toevoegen, ..) Beheren
Om straks eenvoudig deze rechten te kunnen verdelen over gebruikers, worden deze rechten niet rechtstreeks aan de gebruikers gekoppeld, maar aan Sharepoint Groepen. Een Sharepoint groep kan dan rechten krijgen op de verschillende onderdelen (root site, subsites, document bibliotheken, lijsten). Aan de hand van een voorbeeld zal uitgelegd worden hoe de juiste rechten geregeld kunnen worden binnen het “werk onderweg platform”. Voorbeeld: “Gebruiker Jan” krijgt lees rechten op de “root site” (dit is verplicht voor elke gebruiker omdat iedereen via de root site binnen moet kunnen komen!). In alle onderdelen van de projecten subsite mag “Gebruiker Jan” bijdragen (bijdragen rechten). Hoe moet dit geregeld worden? Er moet een SharePoint Groep aangemaakt worden (bijv. “Lezers”) en deze groep moet “lezen” rechten krijgen op de root site. Daarnaast moet er een SharePoint Groep aangemaakt worden met bijv. de naam “Projecten Bijdragen”. Deze SharePoint Groep moet dan binnen de site “Projecten” bijdragen rechten krijgen. Ten slotte moet de “Gebruiker Jan” worden toegevoegd aan zowel de SharePoint Groep “Lezers” als aan de SharePoint Groep “Projecten Bijdragen”.
Pagina 39 van 58
De rechten die de “Gebruiker Jan” heeft worden bepaald door de SharePoint Groepen waar hij lid van is. Binnen SharePoint wordt gebruik gemaakt van het “erven / verbreken” principe van rechten. Dit betekent dat standaard een subsite de rechten erft van de bovengelegen root site / subsite. De root site kan geen rechten erven. In de root site zullen dus de basis rechten moeten worden bepaald. Tevens, geldt ook dat bibliotheken en lijsten de rechten erven van de subsite waar ze onderdeel van zijn. Elke subsite heeft zijn eigen bibliotheken en lijsten. Pas als het erven wordt verbroken, is het mogelijk om andere rechten toe te kennen aan een subsite (of bibliotheek of lijst). In ons voorbeeld moeten de rechten van de Projecten subsite worden verbroken omdat de SharePoint Groep “Project Bijdragen” daar andere rechten moet krijgen dan op de root site. Aanpak Beheer Sharepoint Groepen Root site Om het beheer van de SharePoint Groepen eenvoudig te houden, is het een best practice om een paar algemene groepen te maken die op de root site bepalen wat de algemene rechten zijn voor de gebruiker die in deze groep wordt geplaatst. Meestal zijn er een aantal extra groepen maar zijn het twee groepen die ervoor zorgen dat de gebruiker op de root site mogen “lezen” (Bezoekers) of het “Beheer” (Eigenaar) mogen doen. >> Iedereen die mag aanloggen, moet minimaal zijn toegevoegd aan de groep met “Lezen” rechten << Subsites Stel nu dat op subsite niveau andere rechten gelden dan op root site niveau (in een project subsite mogen gebruikers wel bijdragen (documenten uploaden, pagina’s aanpassen, lijst items toevoegen,..). Echter, de gebruiker zit tot nu toe alleen nog maar in de groep “Lezen”. Door nu een extra SharePoint Groep aan te maken (“Project X Bijdragen”) en deze groep alleen op de Project X subsite bijdragen rechten te geven, zorgt u ervoor dat de gebruiker (nadat deze is toegevoegd aan de nieuwe groep) lees rechten heeft op de root site, maar bijdragen rechten op de “Project X” subsite. >> De rechten van een gebruiker is gelijk aan de rechten van alle groepen waar deze gebruiker in zit << Als een subsite andere rechten heeft dan de bovenliggende subsite (of root site), dan zal op het niveau van de subsite één of meerdere nieuwe SharePoint Groepen worden toegevoegd met de ontbrekende rechten (bijv: in de Project X subsite wordt de nieuwe SharePoint Groep “Project X bijdragen” toegevoegd). Daarna worden de juiste gebruikers toegevoegd aan deze nieuwe groepen. In de volgende paragrafen zal worden toegelicht: • • • •
Hoe en waar maak ik een SharePoint Groep aan (en voorzie de groep van de juiste rechten) Hoe voeg ik een gebruiker toe aan een SharePoint Groep Als een subsite andere rechten wil geven aan gebruikers, hoe verbreek ik dan het “erven” van rechten (en hoe kan ik dat weer herstellen) Hoe werkt het erven en rechten met bibliotheken en lijsten Pagina 40 van 58
•
Hoe pas ik de rechten van een SharePoint Groep aan
Aanmaken van een SharePoint Groep Een SharePoint Groep aanmaken kan op de root site en op subsites die het erven van machtigingen (rechten) hebben verbroken. (zie hiervoor de paragraaf over erven/verbreken van rechten) In onderstaand voorbeeld zal worden laten zien hoe een nieuwe SharePoint Groep kan worden aangemaakt op root site niveau (maar op subsite niveau gaat dit op dezelfde manier). • •
Ga naar de root site Klik op “Siteacties”
•
Klik op “Sitemachtigingen”
Pagina 41 van 58
•
Klik op “Groep maken”
Vul de naam van de groep in (deze moet uniek zijn voor het klant platform). De Groepseigenaar is standaard de gebruiker die de groep aanmaakt. Het is verstandig om een SharePoint Groep de eigenaar te maken (zodat later iedereen die in die SharePoint Groep is toegevoegd gebruikers kan toevoegen!) (zie “Wie kan het lidmaatschap van de groep bewerken?”). In eerste instantie komt de “Beheer” groep in aanmerking. Deze heet in deze demo omgeving “Eigenaren van Demo”. •
Verwijder “[email protected]” en gebruik het telefoonboek om een gebruiker “te zoeken”. Als u de naam van de gebruiker weet, kunt u deze ook direct intoetsen en dan controleren of het de juiste gebruiker is door op
te klikken.
Pagina 42 van 58
•
Het telefoonboek wordt later ook gebruikt om nieuwe gebruikers toe te voegen aan een groep! Klik op “telefoonboek” en vul in “Eigenaren” (of de naam van de “Beheer” groep)
•
Klik op “vergrootglas” icoon om te zoeken
•
Selecteer de gevonden groep (Demo Admin) en klik op “OK”
Pagina 43 van 58
•
De eigenaar is nu een SharePoint groep geworden. Nu moet de groep nog rechten/machtigingen geven worden. Geef de Groep “Bijdragen” rechten.
•
Klik op “Maken” en de groep wordt toegevoegd aan de lijst van Groepen.
Pagina 44 van 58
Toevoegen van een gebruiker aan een SharePoint Groep Om een gebruiker toe te voegen aan een SharePoint Groep, moet u wederom beginnen met •
“Siteacties Sitemachtingen”, u ziet dan een overzicht van de SharePoint Groepen.
•
Klik op de naam van de SharePoint Groep (bijvoorbeeld op “Bijdragen” (rode link))
•
U ziet dan de gebruikers die in deze Groep zitten (standaard wordt de gebruiker die een nieuwe groep aanmaakt, ook als gebruiker in de groep geplaatst!)
Pagina 45 van 58
•
Klik op “Nieuw”
Pagina 46 van 58
•
U kunt nu met het telefoonboek gebruikers zoeken en toevoegen aan de groep.
•
Via het selecteren van de gevonden naam en het klikken op “Toevoegen” komt de gebruiker onderin achter de button “Toevoegen”. Herhaal dit voor andere gebruikers en klik daarna op “OK”
Pagina 47 van 58
• •
Indien gewenst kan een e-mail bericht gestuurd worden naar de gebruiker, maar meestal wordt het vinkje uitgezet (zie boven). Klik op “OK” en de gebruiker(s) worden toegevoegd aan de SharePoint Groep.
Pagina 48 van 58
Verwijderen van een gebruiker uit een SharePoint Groep Verwijderen gebruiker uit een groep gaat eenvoudig. Zorg ervoor dat u de groep selecteert waaruit u een gebruiker wilt verwijderen. De gebruiker die we zojuist hebben toegevoegd zal in dit voorbeeld weer worden verwijderd. •
Ga door op de groepsnaam te klikken naar de gebruikers van de groep (groep “Bijdragen”)
•
Vink de selectie box voor de gebruiker(s) die verwijderd moet worden aan.
Pagina 49 van 58
•
Klik op “Acties” en selecteer “Gebruikers verwijderen”
•
Bevestig de onderstaande boodschap met “OK”
•
En de gebruiker wordt verwijderd uit de Groep.
Pagina 50 van 58
Aanpassen van rechten van een SharePoint Groep Een SharePoint Groep kan op verschillende onderdelen van het platform verschillende rechten hebben. Bepaal altijd eerst waar (subsite bijvoorbeeld) de rechten moeten worden aangepast. • •
Ga naar de root site of subsite waar de rechten moeten worden aangepast Klik “Siteacties sitemachtigingen” en zet een vinkje voor de groep waarvan u de rechten wilt aanpassen (of verwijderen!).
Pagina 51 van 58
•
Klik vervolgens op “Gebruikersmachtigingen bewerken” (of Gebruikersmachtigingen verwijderen om de machtigingen te verwijderen)
• •
Deselecteer de huidige rechten en selecteer de nieuwe rechten. Klik op “OK” om de wijzigingen door te voeren.
Erven en verbreken van rechten van een subsite, bibliotheek of lijst Standaard krijgen alle subsites de rechten/machtigingen van de bovengelegen root site. In feite krijgt elke subsite dezelfde rechten als de subsite die daar net boven zit. In het ons voorbeeld krijgt de subsite “Projecten” de machtigingen van de “root site” en krijgt de subsite “Project X” de rechten van de subsite “Projecten”. Dit principe wordt “erven” genoemd. Om het erven te verbreken, gaat u naar de subsite (als voorbeeld nemen we even de subsite “Projecten”) waar u andere rechten wil toekennen. Zodra de rechten zijn verbroken kunnen nieuwe rechten worden toegevoegd aan de subsite “Projecten”. Omdat de subsite “Project X” de rechten erft van “Projecten” krijgt deze subsite automatisch de nieuwe (“Projecten”) rechten.
Pagina 52 van 58
Indien u achteraf toch weer de rechten van de root site wilt erven, kunt u dat bij de subsite “Projecten” weer regelen door eigenlijk weer aan te geven dat deze subsite de rechten van bovenliggende site moet overnemen. De root site kan geen machtigingen erven en daarom laten we ook nog even zien hoe de ribbon van de root site eruit ziet als u op de root site “Siteacties sitemachtingen” uitvoert.
U kunt hier alleen “Groep maken” of “Machtigingen verlenen” (dit zullen we niet gebruiken omdat we gebruikers machtigingen geven via een SharePoint Groep) •
Ga naar de subsite “Projecten” en klik op “Siteacties sitemachtigingen”
•
U kunt nu het volgende zien: o De gele balk geeft aan dat de “machtigingen worden overgenomen van de bovenliggende site” o Voor de groepen Beperkte lezers en Bezoekers van Demo staat geen selectiebox! U kunt deze dus ook niet wijzigingen o U kunt wel de “Overname van machtigingen stoppen” en deze stap zorgt ervoor dat het erven van machtigingen wordt verbroken.
Pagina 53 van 58
•
Klik op “Overname van machtigingen stoppen”
•
Wat nu opvalt is het volgende: o In de gele balk staat nu dat de website (subsite) unieke machtigingen heeft (dus het erven is verbroken) o Tevens is er nu een extra button bijgekomen om het erven van de bovenliggende subsite weer te herstellen (“Machtigingen overnemen” staat helemaal links) o Er staan nu ook selectie boxen voor de SharePoint groepen Als een subsite (maar dit geldt ook voor lijsten en bibliotheken) unieke machtigingen heeft, kunnen Sharepoint Groepen worden aangepast (de rechten) en kunnen Sharepoint Groepen worden toegevoegd met nieuwe rechten, maar het is nu ook mogelijk om rechten van SharePoint Groepen te verwijderen van deze subsite.
•
Bibliotheek : erven verbreken • Ga naar de bibliotheek waar u andere rechten wilt toepassen (bijvoorbeeld : “gedeelde documenten”) en klik bovenin op de tab “Bibliotheek”
Pagina 54 van 58
•
Klik vervolgens aan de rechterkant op “instellingen”
•
Klik op “Bibliotheekmachtigingen”
•
Op dezelfde manier kunt u de “Overname van machtigingen stoppen”!
•
Selecteer een SharePoint groep en kies voor “Gebruikersmachtigingen bewerken” om de rechten aan te passen (of voor “Gebruikersmachtigingen verwijderen” om de rechten te verwijderen!)
Pagina 55 van 58
• •
En dit kunt u ook weer terugdraaien … (“Machtigingen overnemen”) Een bibliotheek of lijst erft standaard de rechten van de subsite waarbinnen de bibliotheek of lijst is aangemaakt.
Pagina 56 van 58
Systeemprullenbak Sitebeheerders kunnen uit de systeemprullenbak items, documenten en subsites terughalen die zijn verwijderd door gebruikers van de site. De verwijderde elementen worden in de systeemprullenbak 30 dagen bewaard. De systeemprullenbak is als volgt te benaderen: •
Klik op de startpagina op de prullenbak icoon die onder het linkermenu staat.
•
Klik binnen deze prullenbak op de link 'prullenbak van de siteverzameling'.
•
Vanuit de prullenbak van de siteverzameling kunnen items en documenten worden hersteld. Voor het herstellen van subsites die zijn verwijderd kan worden geklikt op de link 'Verwijderd uit Prullenbak van eindgebruiker' in het linkermenu.
Pagina 57 van 58
•
Een subsite kan worden hersteld door de checkbox aan te vinken en vervolgens op de link 'Selectie herstellen' te klikken.
Pagina 58 van 58
