Inleiding Excel 97 - beginners (UK-versie) geeft u een inleiding tot het programma Excel 97 van de firma Microsoft. Het maakt deel uit van het gebundelde pakket Microsoft Office 97 waarin ook het tekstverwerkingspakket Word en het presentatiepakket PowerPoint zitten. Excel is een rekenblad of spreadsheet. Het biedt bovendien de mogelijkheid om de gegevens grafisch voor te stellen. Ook heeft Excel een aantal mogelijkheden voor wat betreft gegevensbanken. We behandelen in deze cursus de Engelstalige versie van Excel. Eenzelfde cursus is ook beschikbaar voor de Nederlandstalige versie. De cursus geeft een inleiding tot Excel 97. Hij wil u leren werken met Excel en is dus geen manual maar een leerboek. Meer nog, het is een doe-boek. Er wordt vanuit gegaan dat u de cursus doorneemt terwijl u voor de computer zit en dat u de commando’s en functies uitprobeert. In de verschillende hoofdstukken wordt exemplarisch gewerkt. In elk hoofdstuk worden één of meerdere concrete voorbeelden uitgewerkt. Aan de hand van deze voorbeelden worden de commando’s van Excel uitgelegd. Bij elk hoofdstuk zijn oefeningen opgenomen. Het is meer dan wenselijk dat u deze oefeningen maakt. U oefent de technieken in die u aangeleerd hebt in de vorige hoofdstukken, maar bovendien komen in de oefeningen nog meerdere commando’s en functies aan bod die nauw verband houden met de geziene commando’s en functies. Om Excel echt te beheersen, is het maken van de oefeningen noodzakelijk. Neem er uw tijd voor. Bij de cursus hoort een diskette. Op deze diskette staan een aantal voorbeelden en figuren die u nodig hebt om de cursus te kunnen doornemen. U kunt de bestanden op de schijf best kopiëren naar uw harde schijf. Dat werkt het snelst. In een map Vbn vindt u ook de voorbeelden die in deze cursus zijn uitgewerkt. Op de diskette vindt u ook een document met de naam LeesMij.doc. Dit bestand bevat ‘last minute’ informatie m.b.t. de cursus. U kunt het document lezen door er op te dubbelklikken. Tenslotte wil ik een woord van dank uitspreken aan al de mensen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen van deze cursus. Ik denk dan vooreerst aan alle collega’s die nota’s en voorbeelden ter beschikking stelden en aan hen die de cursus hebben nagelezen. Ik hoop dat deze cursus u vertrouwd mag maken met het programma Excel 97. Opmerkingen zijn steeds welkom.
Roger Frans mei 1999
Inleiding - 1
2 – Excel 97 – beginners (UK-versie)
Inhoudstafel
INLEIDING ..................................................................................................................1 INHOUDSTAFEL ........................................................................................................3 1
KENNISMAKING MET DE OMGEVING...............................................................9
1.1
Inleiding ............................................................................................................................................. 9
1.2
Een spreadsheet?................................................................................................................................ 9
1.3
Het toetsenbord ................................................................................................................................ 11
1.4
Afspraken ......................................................................................................................................... 13
1.5 Excel 97 opstarten ............................................................................................................................ 13 1.5.1 Windows starten ........................................................................................................................ 13 1.5.2 De Windows-omgeving ............................................................................................................. 14 1.5.3 Excel starten .............................................................................................................................. 15 1.6 Het beginscherm............................................................................................................................... 16 1.6.1 Werkblad of werkmap................................................................................................................ 16 1.6.2 Titelbalk .................................................................................................................................... 17 1.6.3 Menubalk .................................................................................................................................. 18 1.6.4 De werkbalk Standard................................................................................................................ 19 1.6.5 De werkbalk Formatting ............................................................................................................ 21 1.6.6 De werkbalk Formula Bar .......................................................................................................... 22 1.6.7 Statusbalk (Status bar) ............................................................................................................... 22 1.6.8 Schuifbalken (Scroll bars) .......................................................................................................... 22 1.7
Een eerste werkmap maken ............................................................................................................. 23
1.8 Een bestand bewaren ....................................................................................................................... 25 1.8.1 Directory of map........................................................................................................................ 25 1.8.2 Bestandsnaam (filename) ........................................................................................................... 26 1.8.3 Plaats opgeven ........................................................................................................................... 26 1.9 1.10
Een werkmap sluiten........................................................................................................................ 26 Een nieuwe werkmap maken ....................................................................................................... 27
1.11 Een werkmap oproepen ............................................................................................................... 28 1.11.1 Via het menu ......................................................................................................................... 28 1.11.2 Laatst bewerkte bestanden ..................................................................................................... 28 1.12 Bewerken van een werkmap ........................................................................................................ 28 1.12.1 Wijzigen van de inhoud van een cel ....................................................................................... 28 1.12.2 Invoegmodus en overschrijfmodus ......................................................................................... 29 1.13
Opnieuw bewaren ........................................................................................................................ 29
1.14 Verplaatsen binnen een werkmap................................................................................................ 30 1.14.1 Cursorbesturingstoetsen ......................................................................................................... 30 1.14.2 Muisbewerkingen .................................................................................................................. 30 1.14.3 Go To.................................................................................................................................... 31 1.14.4 M.b.v. het naamvak in de formulebalk.................................................................................... 31 1.15 Tools / Options ............................................................................................................................. 31 1.15.1 Laatst gebruikte bestanden ..................................................................................................... 32 1.15.2 Aantal werkbladen in een nieuwe werkmap............................................................................ 32 1.15.3 Standaard lettertype ............................................................................................................... 32 1.15.4 Bestandslocatie...................................................................................................................... 32 1.16
Backup van een bestand............................................................................................................... 33
1.17
Automatisch bewaren van werkmappen ..................................................................................... 33
Inhoudstafel - 3
1.18 De helpfunctie in Excel .................................................................................................................34 1.18.1 Help .......................................................................................................................................34 1.18.2 De Office-assistent .................................................................................................................37 1.18.3 De menukeuze What’s this?....................................................................................................38 1.18.4 Help in een dialoogvenster......................................................................................................39 1.19
Excel afsluiten ...............................................................................................................................39
1.20
Oefeningen ....................................................................................................................................40
2
EEN EERSTE ECHT WERKBLAD .................................................................... 41
2.1
Inleiding ............................................................................................................................................41
2.2
Het voorbeeld H2VB1.XLS...............................................................................................................41
2.3
Aanbrengen van tekst .......................................................................................................................42
2.4
Aanbrengen van getallen ..................................................................................................................43
2.5 Verbreden van een kolom .................................................................................................................44 2.5.1 Verbreden van een kolom met de muis........................................................................................44 2.5.2 Verbreden van een kolom met menukeuzen.................................................................................44 2.5.3 Verbreden van een kolom met een snelmenu...............................................................................44 2.5.4 Automatisch verbreden van een kolom .......................................................................................45 2.5.5 Standaardbreedte instellen ..........................................................................................................45 2.6
De rijhoogte aanpassen .....................................................................................................................46
2.7 Een rij of kolom invoegen .................................................................................................................46 2.7.1 Een enkele rij of kolom invoegen ................................................................................................46 2.7.2 Meerdere rijen of kolommen invoegen ........................................................................................46 2.8
Een rij of kolom verwijderen............................................................................................................47
2.9 Aanbrengen van formules.................................................................................................................48 2.9.1 Een formule invoeren .................................................................................................................48 2.9.2 Een formule opbouwen door de cellen aan te wijzen....................................................................49 2.9.3 De knop AutoSum ......................................................................................................................49 2.9.4 Functies......................................................................................................................................49 2.9.5 Het formulepalet.........................................................................................................................50 2.9.6 Foute formules ...........................................................................................................................50 2.10 Cellen kopiëren .............................................................................................................................51 2.10.1 Kopiëren m.b.v. menukeuzen..................................................................................................51 2.10.2 Kopiëren door te slepen ..........................................................................................................52 2.10.3 Kopiëren m.b.v. de knoppen op de werkbalk Standard ............................................................52 2.11
Cellen verplaatsen.........................................................................................................................53
2.12
Opmaak van getallen ....................................................................................................................53
2.13
Uitlijning .......................................................................................................................................55
2.14
Het werkblad afdrukken ..............................................................................................................55
2.15
Oefeningen ....................................................................................................................................58
3
ABSOLUTE EN RELATIEVE CELADRESSEN................................................. 61
3.1
Inleiding ............................................................................................................................................61
3.2
Omzettingstabel ................................................................................................................................61
3.3
Absolute, gemengde, relatieve adressen............................................................................................62
3.4
Kopiëren naar aangrenzende cellen .................................................................................................63
3.5 Opmaak van een cellenbereik...........................................................................................................64 3.5.1 Categorieën ................................................................................................................................65 3.5.2 Symbolen voor aangepaste getalnotaties......................................................................................65 3.6
Datum................................................................................................................................................69
3.7
Knoppen voor opmaak......................................................................................................................70
4 – Excel 97 – beginners (UK-versie)
3.8 Een tweede werkmap openen........................................................................................................... 70 3.8.1 Openen van een tweede werkmap............................................................................................... 70 3.8.2 Wisselen tussen documentvensters ............................................................................................. 71 3.9
Cellenbereiken opvullen met de vulgreep........................................................................................ 71
3.10
Opmaak kopiëren/plakken .......................................................................................................... 72
3.11
Vastzetten van een titel ................................................................................................................ 73
3.12
Een cel of cellenbereik benoemen ................................................................................................ 73
3.13
Beveiligen van een werkblad........................................................................................................ 74
3.14
Oefeningen ................................................................................................................................... 76
4 4.1
VORMGEVING ...................................................................................................79 Inleiding ........................................................................................................................................... 79
4.2 Lettertype kiezen.............................................................................................................................. 79 4.2.1 Lettertype (Font)........................................................................................................................ 80 4.2.2 Tekenstijl (Font style) ................................................................................................................ 80 4.2.3 Punten (Size) ............................................................................................................................. 80 4.2.4 Proportioneel en niet-proportioneel lettertype ............................................................................. 81 4.2.5 Effeten (Effects)......................................................................................................................... 81 4.2.6 Onderstrepen (Underline)........................................................................................................... 81 4.2.7 Kleur (Color) ............................................................................................................................. 81 4.2.8 Belangrijke opmerking............................................................................................................... 82 4.3
Lettertypes en de werkbalk Opmaak............................................................................................... 82
4.4 Uitlijning .......................................................................................................................................... 82 4.4.1 Horizontale uitlijning ................................................................................................................. 83 4.4.2 Verticale uitlijning ..................................................................................................................... 84 4.4.3 Stand (Orientation) .................................................................................................................... 84 4.4.4 Terugloop (Indent)..................................................................................................................... 85 4.5 Randen ............................................................................................................................................. 85 4.5.1 Het tabblad Border..................................................................................................................... 85 4.5.2 Twee labels in één cel ................................................................................................................ 87 4.6
Vulling .............................................................................................................................................. 87
4.7
Automatische opmaak...................................................................................................................... 89
4.8
Opmaak kopiëren/plakken............................................................................................................... 89
4.9
Toevoegen van een opmerking......................................................................................................... 90
4.10 Afdrukken .................................................................................................................................... 90 4.10.1 Tabblad Page......................................................................................................................... 91 4.10.2 Tabblad Margins.................................................................................................................... 92 4.10.3 Tabblad Header/Footer .......................................................................................................... 93 4.10.4 Tabblad Sheet........................................................................................................................ 94 4.11
5 5.1
Oefeningen ................................................................................................................................... 95
VAN WERKBLADEN TOT WERKMAP..............................................................99 Inleiding ........................................................................................................................................... 99
5.2
Voorbeeld H5VB1.XLS.................................................................................................................... 99
5.3
Transponeren ................................................................................................................................. 100
5.4
Getallen en formules ingeven ......................................................................................................... 101
5.5
Tekst uitvullen (Justify) ................................................................................................................. 102
5.6
Meerdere werkbladen in een werkmap ......................................................................................... 103
5.7
Opslaan van de werkmap............................................................................................................... 104
5.8
Invoegen van een werkblad............................................................................................................ 104
5.9
Berekeningen over meerdere tabbladen ........................................................................................ 104
Inhoudstafel - 5
5.10
Paste Function.............................................................................................................................107
5.11
Namen van de tabbladen wijzigen..............................................................................................109
5.12
Afdrukken van geselecteerde tabbladen.....................................................................................110
5.13
Spellingcontrole ..........................................................................................................................110
5.14
AutoCorrect ................................................................................................................................111
5.15
Automatisch aanvullen ...............................................................................................................113
5.16
Oefeningen ..................................................................................................................................113
6
GRAFIEKEN .................................................................................................... 117
6.1
Inleiding ..........................................................................................................................................117
6.2
Inlezen van een tekstbestand ..........................................................................................................117
6.3
De Chart Wizard.............................................................................................................................119
6.4 Bewerken van een grafiek...............................................................................................................127 6.4.1 De grafiek verplaatsen ..............................................................................................................127 6.4.2 De grafiek vergroten of verkleinen ............................................................................................127 6.4.3 De grafiek verwijderen .............................................................................................................128 6.4.4 Wijzigen van grafiektype ..........................................................................................................128 6.5 Onderdelen van een grafiek bewerken ...........................................................................................129 6.5.1 Een grafiek activeren ................................................................................................................129 6.5.2 Aanpassen van de titel van een grafiek ......................................................................................129 6.5.3 Verplaatsen van een onderdeel ..................................................................................................130 6.5.4 Bewerken van een onderdeel.....................................................................................................130 6.5.5 Een selectie annuleren ..............................................................................................................131 6.6
Een cirkeldiagram...........................................................................................................................131
6.7 Een segment uitlichten....................................................................................................................133 6.7.1 Eén enkel segment uitlichten.....................................................................................................133 6.7.2 Alle segmenten uitlichten..........................................................................................................134 6.8
De cirkelgrafiek draaien .................................................................................................................135
6.9
3D-weergave....................................................................................................................................136
6.10
Grafiek afdrukken ......................................................................................................................137
6.11
Een tweede grafiek......................................................................................................................138
6.12 Wijzigen van de waarden............................................................................................................139 6.12.1 Wijzigen van de waarden in het werkblad .............................................................................139 6.12.2 Wijzigen van de waarden in de grafiek..................................................................................139 6.13 Een wiskundige functie ...............................................................................................................139 6.13.1 Werkblad maken ..................................................................................................................139 6.13.2 Grafiek van de wiskundige functie........................................................................................140 6.13.3 Schaal op de Y-as.................................................................................................................141 6.13.4 Punten op de functie .............................................................................................................142 6.13.5 Rand van het grafiekgebied verwijderen................................................................................142 6.13.6 Rand en Vlak Tekengebied verwijderen ................................................................................143 6.14
De grafiek (als deel van het werkblad) afdrukken .....................................................................143
6.15
Grafiek exporteren .....................................................................................................................143
6.16
Oefeningen ..................................................................................................................................144
7
KAARTEN........................................................................................................ 147
7.1
Inleiding ..........................................................................................................................................147
7.2
Het voorbeeld H7VB1.XLS.............................................................................................................147
7.3
Aanmaken van de kaart..................................................................................................................147
7.4
Het dialoogvenster Microsoft Map Control....................................................................................149
6 – Excel 97 – beginners (UK-versie)
7.5
De werkbalk Microsoft Map .......................................................................................................... 150
7.6
Tekst toevoegen .............................................................................................................................. 151
7.7
Labels ............................................................................................................................................. 151
7.8
Overlay-kaarten ............................................................................................................................. 153
7.9 Titel, subtitel en legenda ................................................................................................................ 154 7.9.1 Titel opmaken.......................................................................................................................... 154 7.9.2 Subtitel toevoegen en verwijderen ............................................................................................ 154 7.9.3 Legenda................................................................................................................................... 154 7.10
Aanvullende kenmerken ............................................................................................................ 155
7.11
Kolomdiagrammen .................................................................................................................... 157
7.12
Kaart vernieuwen....................................................................................................................... 158
7.13
Oefeningen ................................................................................................................................. 158
8
LIJSTEN ...........................................................................................................161
8.1
Inleiding ......................................................................................................................................... 161
8.2
Een lijst maken............................................................................................................................... 161
8.3 Gegevensrecords invullen............................................................................................................... 161 8.3.1 Gewoon invullen...................................................................................................................... 161 8.3.2 Een gegevensformulier gebruiken ............................................................................................ 162 8.3.3 Een gegeven wijzigen .............................................................................................................. 163 8.4 De IF-functie .................................................................................................................................. 163 8.4.1 Eenvoudige voorbeelden van de IF-functie ............................................................................... 163 8.4.2 De IF-functie toegepast in ons voorbeeld.................................................................................. 163 8.5
Records opzoeken........................................................................................................................... 164
8.6 Een lijst sorteren ............................................................................................................................ 165 8.6.1 Een eenvoudig voorbeeld ......................................................................................................... 165 8.6.2 Sorteren op meerdere velden .................................................................................................... 167 8.6.3 Sorteren m.b.v. knoppen .......................................................................................................... 167 8.7 Een lijst filteren.............................................................................................................................. 167 8.7.1 Eerst enkele records toevoegen................................................................................................. 167 8.7.2 Automatische filter .................................................................................................................. 168 8.7.3 Aangepaste voorwaarden en jokers........................................................................................... 169 8.7.4 Samengestelde voorwaarden .................................................................................................... 169 8.8 Uitgebreid filter.............................................................................................................................. 170 8.8.1 Een voorbeeld.......................................................................................................................... 170 8.8.2 Samengestelde voorwaarden .................................................................................................... 171 8.8.3 Operatoren............................................................................................................................... 171 8.9 8.10
9
Een figuur invoegen ....................................................................................................................... 172 Oefeningen ................................................................................................................................. 173
TABELLEN.......................................................................................................175
9.1
Inleiding ......................................................................................................................................... 175
9.2
Voorbeeld H9VB1.XLS.................................................................................................................. 175
9.3
Een enkele invoertabel ................................................................................................................... 175
9.4
Dubbele invoertabel ....................................................................................................................... 178
9.5
Cellen onzichtbaar maken.............................................................................................................. 179
9.6
Willekeurige getallen...................................................................................................................... 179
9.7
Een cellenbereik met formules kopiëren naar waarden ................................................................ 180
9.8
Frequentietabel .............................................................................................................................. 182
9.9
Grafiek van de frequentieverdeling ............................................................................................... 182
Inhoudstafel - 7
9.9.1 9.9.2 9.10
Tekenen van de grafiek.............................................................................................................182 Een figuur in een gegevensreeks van een grafiek .......................................................................183 Oefeningen ..................................................................................................................................184
10 ZOEKEN IN TABELLEN.................................................................................. 189 10.1
Inleiding ......................................................................................................................................189
10.2
De functie LOOKUP...................................................................................................................189
10.3 De functies VLOOKUP en HLOOKUP......................................................................................190 10.3.1 Het werkblad aanmaken .......................................................................................................190 10.3.2 Importeren uit Access ...........................................................................................................191 10.3.3 De functie VLOOKUP..........................................................................................................191 10.3.4 Exacte waarde? ....................................................................................................................192 10.3.5 De functie HLOOKUP..........................................................................................................192 10.4 De functie MATCH en INDEX...................................................................................................192 10.4.1 De functie MATCH..............................................................................................................192 10.4.2 De functie INDEX................................................................................................................192 10.4.3 Toepassen op het voorbeeld ..................................................................................................193 10.5
Templates of sjablonen ...............................................................................................................193
10.6 Opmaakprofielen ........................................................................................................................194 10.6.1 Wat is een opmaakprofiel (style)? .........................................................................................194 10.6.2 Een opmaakprofiel toevoegen ...............................................................................................195 10.6.3 Een opmaakprofiel toepassen................................................................................................195 10.6.4 De kracht van opmaakprofielen ............................................................................................195 10.6.5 Kopiëren van opmaakprofielen .............................................................................................196 10.6.6 Een opmaakprofiel in een sjabloon plaatsen ..........................................................................196 10.7
Een knop toevoegen aan een werkbalk.......................................................................................1 96
10.8
Oefeningen ..................................................................................................................................197
11 MACRO’S ........................................................................................................ 199 11.1
Inleiding ......................................................................................................................................199
11.2
Opnemen van een macro ............................................................................................................199
11.3 Macro afspelen............................................................................................................................201 11.3.1 M.b.v. menukeuze Macro .....................................................................................................201 11.3.2 M.b.v. een sneltoets ..............................................................................................................201 11.3.3 De macro in een menu opnemen ...........................................................................................201 11.4
Macrobladen en modules............................................................................................................203
11.5
Macro’s in elk werkblad gebruiken............................................................................................204
11.6
Oefeningen ..................................................................................................................................205
BIJLAGEN.............................................................................................................. 207 TREFWOORDENREGISTER ................................................................................. 215
8 – Excel 97 – beginners (UK-versie)
