Inleiding Assortimentsupdate Dit boek beschrijft functionaliteit die vanaf versie 43 is opgenomen in Aposys.
Diverse partijen geven op dit moment (d.d.10/2005) reeds assortimentsadviezen aan apotheken (Medeco, OPG OptiPro). Deze adviezen worden op papier verspreid en
door de apotheek handmatig verwerkt. Aposys maakt het mogelijk om bestanden met assortimentsadviezen in te lezen en te verwerken. De assortimentsadviezen zijn
gebaseerd op de aflever- of bestelhistorie van de apotheek en/of de afspraken die de apotheek met de groothandel of leverancier heeft gemaakt. In het bestand staat de volgende informatie:
Het artikelnummer van het bestelde artikel.
Het artikelnummer van het geadviseerde artikel.
De reden waarom een vervanging geadviseerd wordt. De bestelparameters van het geadviseerde artikel.
Let op! Om het venster volledig in beeld te krijgen, kunt u het beste de
schermresolutie op 1024 x 768 zetten. • • • •
Inlezen bestanden - beschrijft hoe u het bestand kunt inlezen. Verwerken bestanden - beschrijft hoe u de adviezen kunt verwerken. Verwerkingsverslag afdrukken - beschrijft hoe u een verwerkingsverslag kunt afdrukken. Beheerfuncties - beschrijft hoe u adviescodes en adviestypen kunt vastleggen.
Wanneer u gebruik wilt maken van deze module, kunt u contact opnemen met de Helpdesk. Een medewerker van Microbais zal de module activeren.
Inlezen bestanden Doel: Dit hoofdstuk beschrijft het inlezen van bestanden ten behoeve van de
assortimentsupdates. U kunt de bestanden inlezen vanaf een diskette of vanuit de email. Wanneer er via de mail een bestand is aangekomen, ontvangt u van Aposys
automatisch een bericht. Tijdens het inlezen van het bestand worden de volgende acties automatisch uitgevoerd: Voorbeeld scherm •
•
• •
Het programma bepaald voor welk assortiment in uw apotheek het bestand geldt en of de artikelen in het assortiment voorkomen. In de meeste gevallen heeft u maar één assortiment. Indien u bijvoorbeeld voor een instelling of een robot een aparte voorraad beheert, kunnen er in Aposys meerdere assortimenten voorkomen. Wanneer een artikel in het bestand zit als zijnde uw assortimentsartikel maar op het moment van inlezen niet of niet meer in uw assortiment voorkomt, wordt er geen advies getoond. Het programma controleert of het advies reeds aanwezig is bij de door u geblokkeerde adviezen. Besteladviezen op bestaande assortimentsartikelen worden automatisch verwerkt.
Let op! Wanneer u het bestand vanaf een diskette inleest, is Aposys op dat werkstation niet te gebruiken. Het bestand wordt ingelezen voor de praktijk waaronder is ingelogd.
Werkwijze: 1. 2. 3. 4.
Klik in de menubalk op Aposys - Voorraadbeheer - Assortimentupdate. Medewerkercode – vul de medewerkercode in en klik op [OK] of druk op <Enter>. Klik op de knop [Inlezen]. Venster met bestandsnaam en directory welke de vorige keer zijn gebruikt wordt getoond. Klik op [OK].
U ziet nu het ingelezen bestand met de status Volledig ingelezen. Midden in het scherm worden eventuele foutboodschappen getoond. In het onderste kader worden de adviezen getoond.
Verwerken bestanden Doel: Dit hoofdstuk beschrijft het verwerken van de assortimentsadviezen. U kunt de
bestanden na het inlezen verwerken. Het verwerken is een interactief proces. Bij het accepteren van een advies zal in uw assortiment de wijziging worden doorgevoerd. Hierbij zal ook de vervangstructuur gebruikt worden.
Let op! Geadviseerde artikelen die niet in het assortiment voorkomen worden, indien
u het advies verwerkt, opgenomen in uw assortiment.
Aposys toont tijdens het verwerken van de adviezen belangrijke gegevens over het
artikel in uw assortiment en het geadviseerde artikel (zie voorbeeld). Wanneer u klikt
op het tabblad Bestelparameters ziet u van uw assortimentsartikel de huidige en
geadviseerde bestelparameters. Dit tabblad wordt automatisch als eerste getoond bij verwerkte adviezen.
Voorbeeld scherm
Een advies dat u niet opvolgt, wordt met opgave van reden vastgelegd. U kunt op
deze wijze later zien wanneer en waarom een bepaald advies niet is doorgevoerd in uw assortiment.
Bij alle adviezen ziet u de status van het advies en, indien van toepassing, de reden van weigering. Bij iedere regel kunt u met behulp van de knop [Voorraad] de
voorraadkaart van het betreffende assortimentsartikel raadplegen. Rechtsonder in het scherm, in de kolom Wijzigingen kunt u wijzigingen aanbrengen in het advies.
In dit scherm (zie voorbeeld) kunt u een selectie maken met behulp van de drie keuzerondjes: • • •
Alle - alle adviezen worden getoond. Verwerkt - alleen de reeds verwerkte adviezen worden getoond. Niet verwerkt - alleen de adviezen die nog niet verwerkt zijn, worden getoond.
Let op! Wanneer u meerdere assortimenten per praktijk heeft, zal het advies per assortiment verwerkt moeten worden.
Werkwijze: 1. Klik in de menubalk op Aposys - Voorraadbeheer - Assortimentupdates. 2. Medewerkercode – vul de medewerkercode in en klik op [OK] of druk op <Enter>. 3. Klik, indien nodig, boven in het scherm op het keuzerondje voor Ingelezen of Alles. 4. Klik op de gewenste regel. De inhoud van het bestand wordt in het onderste kader getoond. 5. Klik in het keuzerondje voor Nog te verwerken, Reeds verwerkt of Geblokkeerde adviezen. 6. Bekijk het geadviseerde artikel en de geadviseerde bestelparameters. Kies met behulp van het keuzerondje voor één van de volgende acties: 7. • • • • • •
Historie en voorraad direct overdragen .
Historie overdragen en oude artikel uitverkopen .
Historie overdragen, oude artikel blijft in het assortiment . Advies tijdelijk weigeren. Geef hierbij een reden op .
Advies definitief weigeren. Geef hierbij een reden op . Overslaan .
8. Reden weigering - klik, indien van toepassing, op de selectielijstknop en selecteer de gewenste reden van weigering. 9. Negeren advies (mnd) - het advies wordt genegeerd gedurende de periode die u hier invult (aantal maanden). 10. Klik op [Verwerken]. Na het verwerken wordt het volgende advies automatisch getoond.
De wijziging wordt getoond in de kolom Wijziging. Wijziging Met de knop [Vorige] of [Overslaan] kunt u terug naar het vorige of volgende advies. Het advies waarmee u bezig was, wordt niet verwerkt.
8. Klik op de knop [Advies afsluiten] wanneer alle adviezen zijn geaccepteerd of geblokkeerd.
Verwerkingsverslag afdrukken Doel: Dit hoofdstuk beschrijft hoe u een verwerkingsverslag kunt afdrukken. In het
verwerkingsverslag staat wat er met de adviezen in het bestand ten behoeve van uw assortiment is gebeurd. Het verwerkingsverslag kan automatisch verstuurd worden
naar de afzender van het bestand. Deze optie kunt u ook uitschakelen. Zie hiervoor..
Werkwijze: 1. Klik in de menubalk op Aposys - Voorraadbeheer - Assortimentupdates. 2. Medewerkercode – vul de medewerkercode in en klik op [OK] of druk op <Enter>. 3. Klik op [Verwerkingsrapport versturen].
Beheerfuncties Werkwijze "toevoegen nieuwe adviescodes": 1. Klik in de menubalk op Aposys - Voorraadbeheer - Beheerfuncties - Adviescodes assortimentupdates. 2. Medewerkercode – vul de medewerkercode in en klik op [OK] of druk op <Enter>. 3. Adviescode - deze code wordt automatisch ingevuld en is niet te wijzigen. Door op de pijl in de werkbalk te klikken kunt u doorgaan naar de volgende code. 4. Omschrijving - hier kunt u de omschrijving van de code wijzigen.
Werkwijze "toevoegen nieuwe adviestypen": 1. Klik in de menubalk op Aposys - Voorraadbeheer - Beheerfuncties - Adviestypen assortimentupdates. 2. Medewerkercode – vul de medewerkercode in en klik op [OK] of druk op <Enter>. 3. Type Advies - klik op de keuzelijstknop om partij te selecteren die de assortimentsadviezen aanlevert. 4. Email retouradres - vul hier het email adres in waar Aposys het verwerkingsverslag naartoe moet mailen. 5. Groothandel -klik op de selectielijstknop om de groothandel te selecteren. Dit is nodig vanwege het IDF nummer van de groothandel.
