1 INLEIDING In het kader van professionalisering heeft de Algemene Beroepsvereniging voor Counselling (ABvC) richtlijnen met betrekking tot praktijkinrichting en praktijkvoering opgesteld om de kwaliteit van de zelfstandig gevestigde praktijkhoudende registercounsellor te waarborgen. Hierbij is zoveel mogelijk rekening gehouden met de criteria die de Consumentenbond hanteert met betrekking tot kwaliteit en met de eisen die de zorgverzekeraars stellen met betrekking tot een veilige praktijkinrichting. De richtlijnen zijn bedoeld voor de registercounsellor die een eigen praktijk heeft, een werkruimte huurt in een reeds bestaande praktijk of die thuis in een eigen werkruimte werkzaam is. De ABvC raadt de geregistreerde counsellor in opleiding (aspirant) aan om nog geen praktijk te voeren zolang hij/zij niet geregistreerd is als registercounsellor. De reden hiervoor is dat hij/zij nog niet is opgenomen in de collectieve verzekering van de ABvC voor de registercounsellors. In die gevallen waarin de counsellor in opleiding (aspirant) toch een praktijk voert, kan de ABvC geen verantwoordelijkheid op zich nemen van de eventuele gevolgen die hieruit voortvloeien. De counsellor in opleiding (aspirant) is geheel verantwoordelijk in deze en dient zelf de eventuele juridische kosten alsmede de eventuele overige kosten te betalen. De zelfstandig gevestigde registercounsellor dient zich te houden aan de richtlijnen voor praktijkvoering en praktijkinrichting. De registercounsellor blijft te allen tijde verantwoordelijk voor zijn/haar praktijkinrichting ook al is deze gevestigd in een praktijk van een derde of in eigen woonomgeving. Visitatie vindt steekproefsgewijs plaats. In die gevallen waarin er sprake is van klachten zal het Bestuur van de ABvC tot onmiddellijke visitatie overgaan.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
2 RICHTLIJNEN MET BETREKKING TOT DE PRAKTIJKINRICHTING EN PRAKTIJKVOERING VOOR DE ZELFSTANDIG GEVESTIGDE COUNSELLOR VAN DE ALGEMENE BEROEPSVERENIGING VOOR COUNSELLING (ABvC)
1.
Algemeen
1.1
De registercounsellor die zich zelfstandig wil vestigen is verplicht zich te laten inschrijven bij de KvK (Kamer van Koophandel) in zijn of haar regio.
1.2
De registercounsellor is verplicht zich te laten opnemen in de door de ABvC collectief gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
1.3
De zelfstandig gevestigde registercounsellor wordt aangeraden om een rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Daarnaast valt te denken aan een inboedelverzekering voor de inventaris, ook als deze praktijk aan huis voert daar een privé afgesloten verzekering in dat geval niet zal vergoeden.
1.4
De registercounsellor is vooralsnog BTW-plichtig en dient bij de belastingdienst een BTW-nummer aan te vragen.
1.5
De door de ABvC geregistreerde registercounsellor wordt aangeraden bij Bureau Vektis een AGB code aan te vragen. Het hebben van deze AGB code en de bijbehorende praktijkcode kunnen een vergoeding door een zorgverzekeraar vergemakkelijken.
1.6
In de praktijkruimte geldt een rookverbod.
2.
Vestiging praktijk De registercounsellor dient zich bij de vestiging en inrichting van de praktijk te houden aan de bouw- en veiligheidsvoorschriften van de plaats van vestiging. De voorschriften hebben betrekking op de bouw, indeling en inrichting van de praktijk (wachtkamer, toilet(ten), garderobe) en zijn tevens van toepassing op de toegankelijkheid.
3.
Toegankelijkheid van de praktijk
3.1
De inrichting van de praktijk zou meerwaarde verkrijgen indien aandacht besteed wordt aan de volgende punten: - de bereikbaarheid met openbaar vervoer - de herkenbaarheid aan de buitenkant van de praktijk - de toegankelijkheid, ook voor minder valide cliënten en gehandicapten - herkenbaarheid van aansluiting bij de beroepsvereniging ABvC.
3.2
De praktijk is overdag tijdens kantooruren telefonisch bereikbaar voor het inwinnen van informatie en het maken van afspraken. Wanneer de registercounsellor niet in staat is om de telefoon aan te nemen, dient een antwoordapparaat of voicemail aan te geven wanneer de praktijk wel bereikbaar is. Dit geldt onverminderd wanneer
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
3 de registercounsellor ervoor kiest in de avonduren bereikbaar te zijn. 4.
Veiligheid en hygiëne
4.1
De praktijk dient in alle opzichten in goede staat van onderhoud te zijn en te voldoen aan alle wettelijke voorschriften met betrekking tot de veiligheid.
4.2
Alle ruimten dienen schoon te zijn en te voldoen aan alle hygiënische maatstaven en voorschriften van preventie.
4.3 In de praktijkruimte dient een brandblusapparaat aanwezig te zijn. 4.4
De registercounsellor dient in staat te zijn om de eerste hulp te verlenen. Het hebben van een EHBO doos in de praktijk is een noodzaak.
5
Wachtkamer
5.1
Bij de praktijkruimte dient een wachtkamer voor de cliënt(en) aanwezig te zijn. Wanneer de counsellor de afspraken zodanig kan maken dat er voldoende ruimte is tussen de opeenvolgende afspraken en er geen wachttijden zijn, is de counsellor hiervan vrijgesteld.
5.2
In de praktijk dient een wachtkamer van voldoende grootte (minimaal 3 m2) aanwezig te zijn.
5.3
In de wachtkamer dienen voldoende zitplaatsen aanwezig te zijn voor het aantal te verwachten cliënten.
5.4
Tussen de wachtkamer en de praktijkruimte dient een scheiding aanwezig te zijn. Deze scheiding is zodanig dat personen niet onderling zichtbaar zijn en de gesprekken in de praktijkruimte niet verstaanbaar zijn in de wachtkamer.
5.5
De wachtkamer dient goed geventileerd, verlicht en verwarmd te kunnen worden.
6.
Garderobe en sanitair
6.1
In de praktijk dient voldoende ruimte aanwezig te zijn voor de cliënten voor het ophangen van kleding. Een paraplubak is wenselijk.
6.2
In de nabijheid van de praktijkruimte of wachtkamer dient een toilet aanwezig te zijn. Dit toilet dient voor cliënten, bij voorkeur ook voor minder validen en gehandicapten toegankelijk te zijn.
6.3
In of bij het toilet dient een wastafel met stromend water aanwezig te zijn. Papieren handdoekjes en/of een stapeltje katoenen gastendoekjes zijn verplicht.
6.4
De counsellor die een praktijk aan huis heeft dient ervoor te zorgen dat tijdens de sessies het toilet zo weinig mogelijk door de gezinsleden wordt gebruikt.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
4
7.
Praktijkruimte
7.1
De praktijkruimte dient een vloeroppervlakte te hebben van tenminste 6 m2. Voor groepswerk moet deze oppervlakte naar verhouding groter zijn.
7.2
De inrichting van de praktijk is zodanig dat deze op een verantwoorde en veilige wijze voor iedereen bereikbaar is.
7.3
De ruimte dient voldoende geventileerd, verlicht en verwarmd te kunnen worden alsmede tochtvrij te zijn. Zonlicht dient getemperd te kunnen worden. De temperatuur in de praktijkruimte is minimaal 19 graden Celsius.
7.4
De praktijkruimte dient zodanig geïsoleerd te zijn dat gesprekken niet kunnen doordringen tot de aangrenzende ruimten en omgekeerd. Indien in een praktijk meerdere cliënten tegelijkertijd aanwezig zijn, dienen zij in principe in gescheiden ruimten te worden behandeld, tenzij het groepstherapie betreft.
8.
Recht van privacy voor de cliënt
8.1
De registercounsellor dient ervoor te zorgen dat tijdens een sessie geen storende factoren optreden, zoals telefoongesprekken of het onaangekondigd binnen komen van personen.
8.2
Het in art. 8.1 gestelde geldt ook ten aanzien van eventuele gezinsleden als de praktijk aan huis is.
9.
Informatieverstrekking
9.1
Het lidmaatschap van de beroepsvereniging wordt door de registercounsellor duidelijk aangegeven, zowel naar de cliënt als naar andere belanghebbenden (huisarts, verwijzers, etc.).
9.2
De registercounsellor dient een map in de praktijk ter inzage te hebben met de volgende informatie: het beroepsprofiel van de counsellor, het klachtenreglement, de gedragscode, de gehanteerde tarieven, de Algemene Voorwaarden voor Dienstverlening en (eventueel) eigen brochures.
9.3
Het beroepsgeheim wordt in acht genomen en slechts met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt wordt met derden informatie uitgewisseld. De schriftelijke toestemming van de cliënt dient in tweevoud opgesteld en ondertekend te worden met kopieverlening aan de cliënt.
9.4
De registercounsellor informeert – alleen met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt – eventuele verwijzer(s) over het verloop. De schriftelijke toestemming van de cliënt dient in tweevoud opgesteld en ondertekend te worden met kopieverlening aan de cliënt.
9.5
In andere voorkomende gevallen met betrekking tot het beroepsgeheim wordt verwezen naar de “Gedragscode voor de Counsellor”.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
5 9.6
De registercounsellor overhandigt de cliënt een counsellingovereenkomst (in duplo). De Algemene Voorwaarden zijn op de website van de ABvC in te zien. Op verzoek van de cliënt wordt de Algemene Voorwaarden van Dienstverlening aan de cliënt ter hand gesteld.
9.7
Indien een registercounsellor naast counselling een specifieke werkmethode hanteert, is het aan te bevelen hiervoor apart toestemming te vragen. Dit formulier waarin de werkmethode specifiek wordt benoemd dient door de cliënt in tweevoud te worden ondertekend met kopieverlening aan de cliënt.
9.8
Ten aanzien van de onder punten 9.3 tot en met 9.6 gestelde richtlijnen kan of moet worden afgeweken als door de Wetgeving van Nederland en/of Europesee richtlijnen deze worden toegestaan, vereist of verboden.
10.
Waarneming
10.1
Bij waarneming dienen de privacyregelingen voortvloeiende uit de Wet Persoonsregistratie in acht te worden genomen.
10.2
De registercounsellor draagt zorg dat tijdens de vakantieperiode en ziekte, cliënten desgewenst contact kunnen opnemen met een collega counsellor.
10.3
De registercounsellor zorgt er bij voorkeur voor dat bij langdurige afwezigheid een deskundige waarnemer aanwezig is.
10.4
Bij langdurige waarneming dient deze waarnemer te kunnen beschikken over betrokken cliëntenkaarten c.q. cliëntendossiers. De cliënt dient hiervoor schriftelijk, in tweevoud opgesteld en ondertekend, zijn toestemming te geven.
10.5
Informatie over de mogelijkheid van waarneming tijdens vakantie of ziekte van de registercounsellor dient duidelijk en voorafgaand aan de sessie met de cliënt te worden doorgegeven.
11.
Kantoorruimte
11.1
De registercounsellor dient een af te sluiten (laden)kast te gebruiken voor administratie en cliëntendossiers.
11.2
Indien de registercounsellor elders een praktijk heeft en thuis een kantoorruimte bezit dan is art. 11.1 eveneens van toepassing.
12.
Administratie van cliënten
12.1
De zelfstandig praktijkhoudende registercounsellor is verplicht een cliëntendossier bij te houden. Elke cliënt krijgt een uniek registratienummer.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
6
12.2
De registercounsellor wordt aanbevolen een cliëntenkaart bij te houden. Hierop staat vermeld: naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, behandeldata, verzekeringsmaatschappij en verdere gegevens van administratieve aard.
12.3
De registercounsellor dient de eventuele cliëntenkaart en het cliëntendossier bij elkaar te bewaren in een daartoe bestemd opbergsysteem. Indien er sprake is van een geautomatiseerde opslag van gegevens dient men gebruik te maken van een unieke toegangscode.
12.4
Bij waarneming door een collega-counsellor dienen de benodigde kaarten, eventueel aangevuld met informatie uit het cliëntendossier aan betreffende registercounsellor ter beschikking of toegankelijk te zijn tijdens de waarneming. Met betrekking tot schriftelijke toestemming zie de art. 9.3, 9.4 en 10.4.
12.5
De registercounsellor hanteert minimaal een bewaartermijn van 15 jaar voor zijn cliëntendossiers alvorens deze te vernietigen.
13.
Tarieven en betalingen
13.1
De registercounsellor stelt zelfstandig het tarief vast en informeert de cliënt vooraf over het gehanteerde tarief en de betalingsvoorwaarden.
13.2
De registercounsellor informeert de cliënt over eventuele vergoedingsmogelijkheden van de zorgverzekeraars (indien deze bekend zijn) of zal de cliënt doorverwijzen naar zijn/haar zorgverzekeraar voor informatie.
13.3
De registercounsellor draagt zorg voor een gespecificeerde rekening. Op de rekening wordt tenminste vermeld: de gegevens van de behandelaar, datum van de behandeling alsmede de betalingstermijn indien achteraf wordt betaald. Bij contante betaling wordt een gespecificeerde rekening na de sessie aan de cliënt overhandigd.
13.4
De registercounsellor is verplicht om op de factuur de AGB-code te vermelden en de bijbehorende praktijkcode van de counsellor alsmede het lidmaatschap van de Beroepsvereniging inclusief het registratienummer.
13.5
De registercounsellor, die BTW-plichtig is, dient op de rekening het BTW bedrag te specificeren of vermeldt dat het factuurbedrag inclusief BTW (in procenten) is.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
7 14.
Visitatie
14.1 Steekproefsgewijs zal de toetsing middels een visitatie plaatsvinden. De toetsing heeft tot doel inzicht te krijgen in de praktijkvoering c.q. praktijkinrichting van de geregistreerde counsellor en dient ter controle op naleving van de richtlijnen. Visitatie kan ook schriftelijk geschieden. 14.2
In die gevallen waarin klachten het Bestuur van de ABvC bereiken, zal het Bestuur onmiddellijk tot visitatie overgaan. De toetsing zal in persona plaatsvinden zonder een van tevoren gemaakte afspraak.
14.2
De Toetsings- en Registratiecommissiehanteert een toetsingsformulier voor de visitatie.
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
8
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
9 TOETSING MET BETREKKING TOT PRAKTIJK INRICHTING EN PRAKTIJKVOERING VAN DE ALGEMENE BEROEPSVERENIGING VOOR COUNSELLING (ABvC) Deel A
Naam:
……………………………………………………………………………………………
Praktijknaam:
…………………………………………………………………………………………..
Adres:
……………………………………………………………………………………….....
Woonplaats:
…………………………………………………………………………………………….
Registratienr.:
…………………………………………………………………………………………...
ABvC lid sinds:
…………………………………………………………………………………………….
Eerste visitatie:
Tweede visitatie:
Datum: …………………
Datum:……………………
Voldoet aan de eisen:
ja/nee
Voldoet aan de eisen: ja/nee
Voldoet niet aan de eisen:
ja/nee
Voldoet niet aan de eisen: ja/nee
Naam beoordelaar: ………………………………………..
Naam beoordelaar: ..…………………………………………
Handtekening:
Handtekening:
………………………………………..
..…………………………………..…….
Naam beoordelaar:
Naam beoordelaar:
………………………………………..
…..……………………………………….
Handtekening:
Handtekening:
………………………………………..
……………………………………………..
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
10 TOETSING MET BETREKKING TOT PRAKTIJKINRICHTING EN PRAKTIJKVOERING VAN DE ALGEMENE BEROEPSVERENIGING VOOR COUNSELLING (ABvC) Deel B
Naam: …………………………………………… Registratienummer ABvC: …………………………. Algemeen 1.
De registercounsellor staat ingeschreven bij de KvK
ja / nee
2.
De registercounsellor heeft een BTW nummer
ja / nee
3.
De registercounsellor is in het bezit van een AGB code
ja / nee
Wachtkamer 4.
De praktijk heeft een wachtruimte
ja / nee
5.
Er is aantoonbaar genoeg ruimte tussen de afspraken
ja / nee
6.
De wachtkamer voldoet aan de gestelde eisen
ja / nee
7.
Er is een zichtdichte en geïsoleerde scheiding tussen de wachtkamer en praktijkruimte aanwezig ja / nee
Praktijk 8.
De registercounsellor heeft een zelfstandig gevestigde praktijk
ja / nee
9.
De registercounsellor huurt of heeft een praktijk(ruimte) aan huis
ja / nee
10.
De praktijkruimte is zodanig geïsoleerd dat gesprekken niet kunnen doordringen tot de aangrenzende ruimten en omgekeerd
ja / nee
De praktijkruimte is op een verantwoorde en veilige wijze voor een ieder bereikbaar
ja / nee
12.
De praktijk(ruimte) voldoet aan hygiëne en veiligheid
ja / nee
13.
De registercounsellor hanteert een rookverbod tijdens de sessies
ja / nee
11.
Praktijkvoering 14.
De registercounsellor hanteert een informatiemap ja / nee
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
11
15.
De registercounsellor informeert vooraf de cliënt over het gehanteerde tarief en de vergoedingsmogelijkheden van de verzekeraar ja / nee
16.
De praktijk is telefonisch bereikbaar – ook via antwoordapparaat of voicemail – bij afwezigheid ja / nee
17.
De registercounsellor hanteert een counsellingovereenkomst ja / nee
18.
De registercounsellor hanteert de Algemene Voorwaarden voor Dienstverlening ja / nee
19.
De registercounsellor heeft een afsluitbare (lade)kast
ja / nee
20.
De registercounsellor heeft een uniek password voor vertrouwelijke gegevens die in de computer zijn opgeslagen
ja / nee
21.
De registercounsellor houdt een cliëntendossier bij
ja / nee
22.
De registercounsellor houdt een cliëntenkaart bij
ja / nee
23.
De cliënt heeft het recht van inzage in zijn/haar dossier en mag desgewenst een kopie van de inhoud maken
ja / nee
24.
De registercounsellor heeft, indien noodzakelijk, een waarnemer
ja / nee
25
De registercounsellor draagt zorgt voor een gespecificeerde rekening ja / nee
Tenslotte 26.
De sanitaire faciliteiten zijn goed bereikbaar
ja / nee
27.
De praktijk(ruimte) bezit een EHBO-doos en brandblusapparaat
ja / nee
28.
Met betrekking tot (brand)veiligheid; is hierover nagedacht?
ja / nee
Toelichting bij of op- en aanmerkingen op de volgende vragen: ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………….
© ABvC Richtlijnen praktijkvoering01102011.pdf – versie 01-10-2011
