Inkoop- en aanbestedingsbeleid Informatie-avond 1 maart 2007
Stichting BIZOB
M.A.J. Stuijts member of NEVI-CPD, directeur BIZOB M.W.P Vromans member of NEVI-CPD, inkoopmanager BIZOB J.P.M. Nelissen, concern inkoper Postbus 3 5750 AA Deurne
Deelnemers 2004
2005
2006
Asten Bergeijk Bladel Deurne Eersel Oirschot Reusel - De Mierden Someren Son en Breugel Waalre
Cranendonck Gemert-Bakel Heeze-Leende Nuenen
Laarbeek
Totaal: ongeveer 300.000 inwoners
Algemeen bestuur
Dagelijks bestuur
Directie
Directiesecretariaat
Inkoopmanagement
Inkoopsupport
Inkoopmanagement
Inkoopsupport
Concern inkoop
Concern inkoop
Inkoopgebied Gemeente
Primair
Secundair/ facilitair
Leveringen
Rolstoelen
Meubilair
Diensten
Uitzendkrachten Schoonmaak
Werken
Bouw-/ woonrijp maken
Bouw gemeentehuis
Partiële uitbesteding
Voordelen • Gemeente heeft meer grip op prijsvorming • Gemeente heeft meer invloed op gebruikte materialen en kwaliteit
Nadelen • Gemeente moet materiedeskundige kennis hebben van de afzonderlijke delen • Gemeente moet over organisatorische en coördinatie kennis beschikken • Coördinatie en communicatie schakel kunnen vertragend zijn
Integrale uitbesteding
Voordelen • Weinig bemoeienis voor gemeente • Gemeente hoeft weinig ervaring te hebben • Het is voor opdrachtgever probleemloos
Nadelen • Beperkte mate invloed prijsvorming • Geringe invloed op gebruikte materialen en kwaliteit
Het inkoopproces in organisatieperspectief
organisatiebeleid inkoopbeleid
Informatievoorziening
klanten
specificeren
selecteren
contracteren
Organisatie & personeel
bestellen bewaken
Methoden & Procedures
Prestatie-indicatoren
bron: Universiteit Twente
nazorg
Leveranciers (markt)
Mogelijkheden ter stimulering van het MKBbedrijf binnen de EU-regelgeving
• De percelen regeling; • Marktsegmentatie • Het toestaan van sub-contractors
Inkoopbeleid Strategisch productmanagement volgens portfolio van Kraljic Hoog
Hefboomprodukten - alternatieve leveranciers beschikbaar - substitutie mogelijk
Concurrentiestelling Invloed op het financieel resultaat
Voorbeelden: bedrijfswagens, civieltechnisch, werkzaamheden, WVG-materiaal
Routineprodukten - groot aanbod, bewerkelijk - grote diversiteit aan produkten
System contracting Electronisch bestellen Voorbeelden: abonnementen, catering, kantoorartikelen, huishoudartikelen
Laag
Strategische produkten - moeilijk om te wisselen van leverancier - kritische voor kostprijs en levering
Samenwerking Voorbeelden: (uitbestede) exploitatie zwembaden, softwarepakketten, architecten
Knelpuntprodukten - monopolistische markt - hoge entreebarrières
Veiligstellen levering Ontwikkelen alternatieven Voorbeelden: Waterschap, onderhoud installaties
Toeleveringsrisico bron: Peter Kraljic, Harvard Business Review, 1983
Hoog
Professioneel Aanbestedingsproces * doelstelling * planning en betrokkenen Organiseren van de * projectgroep/stuurgroep aanbesteding * mijlpalen/belsluitvorming Markt analyse Opstellen functioneel PvE op hoofdlijnen
Bepalen inkoopstrategie
PvE naar optimaal technisch detail niveau
Risicotoedeling en incentives * bonus/Malus * belangen parallel
Uitvoeren marktconsultatie
Selectie en gunningscriteria en leveren info Opstellen van het concept contract
* opdelen in percelen * een of meerdere partijen contracteren * contractvorm en aanbestedingsprocedure * proactief partijen benaderen * toetsen invulling PvE * haalbaarheid in de markt Opstellen offerte aanvraag, aankondiging en beoordelingsprocedure
Bron: Significant
Uitvoeren aanbesteding (vragen beantwoorden)
Openen en beoordelen offertes Gunnen, sluiten contract en afwijzingen
Elementen uit de inkoopstrategie Doelstelling
Strategische elementen • Gewenste opdrachtrelatie • Te onderscheiden percelen • Partijen per perceel • Timing
EU-Richtlijnen Tactische elementen • Contractvorm • Aanbestedingsprocedure • Marktconsultatie overwegen • Beoordelingscriteria
PvE / Bestek
Uitvoeren aanbesteding
Bepalend zijn: • Inhoud PvE • Verwachte risico’s • Marktsituatie • Stimulering innovativiteit • Toegankelijkheid • Kennis leveranciers • Onderlinge samenhang
Technische omschrijvingen Hoeveelheden Looptijd Discipline Contractvorm
Geografische aspecten
regio
gemeente
afdeling
Beheer Logistiek Onderhoud Service ambtenaar
Productgerelateerde aspecten
De BIZOB-inkoopkubus
Ketenaspecten
Uit welke delen bestaat de aanbestedingsopdracht Juridische Dienstverlening
Privaat recht/ Bestuursrecht/ Ruimtelijk bestuursrecht/ Milieurecht/ Ambt.recht/ Sociaal zekerh.rechts
Eisen, verplichtingen, aansprakelijkheid, overleg en looptijd. Geografisch: 13 gemeenten
Uit welke delen bestaat de aanbestedingsopdracht exploitatie milieustraat?
Papier/ Glas/ KGA Beheer/ Hout/ Metalen/ Puin/ Snoeihout Geografisch: 14 gemeenten
Beheer, onderhoud, exploitatie, inname, transport en verwerking
Ontwikkelingen in 2008
• Nationale aanbestedingswet: – Openbaarheid vanaf …………..euro – Disproportionaliteit – Integriteit (Covog verklaring) – Digitalisering inkoopproces via Tenderned
• Het woord is aan de gemeente Oirschot
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
• gezamenlijke inkoop via BIZOB sinds 2004 • deelnemende 15 gemeenten hanteren veelal hetzelfde inkoop- en aanbestedingsbeleid
Evaluatie
• najaar 2006: twee evaluatierapporten • 30 januari 2007: raadsbesluit n.a.v. evaluatie - wijzigingen beleid - voortzetten samenwerking met BIZOB
Wijzigingen beleid
• leveringen en diensten: ondergrens naar € 5.000,- (was € 2.500,-) • meer raamcontracten afsluiten • veiligheidseisen: VCA*, VCA** en vakbekwaamheidscertificaten als kwaliteitsgarantie • referenties: zelfde complexiteit i.p.v. zelfde soort
Wijzigingen beleid
• meer ruimte voor lokale bedrijfsleven • minder openbare aanbestedingen • nog nader in te vullen: positie WSWbedrijven (bijv. WSD/WVK) • bij Europese aanbestedingen gelden de hiervoor opgestelde regels
Wijzigingen beleid
• aanbestedingsstrategie opstellen i.o.m. BIZOB: - bij leveringen/diensten > € 25.000,- bij werken > € 50.000,-
Procedure werken
• werken: aanleg, groot onderhoud en wijzigen van civiel-, groen-, cultuurtechnische en (wegen)bouwkundige voorzieningen in de openbare ruimte. • NB: regulier terugkerend onderhoud aan groenvoorzieningen en kleine reparaties aan (wegen)bouwkundige werken vallen onder diensten!
Werken C at
Raming (excl.BTW)
Hefboom werken
Routine werken
Strategische werken
Knelpunt werken
Concurrentie
Efficiency
Samenwerking
Zekerstellen
A
€ 0 - € 10.000
enkelvoudig
enkelvoudig x2)
B
€ 10.000 - € 25.000
3 inschrijvers
enkelvoudig x2)
C
€ 25.000 - € 100.000
4 inschrijvers
enkelvoudig x2)
D
€ 100.000 - € 150.000
6 inschrijvers
2 inschrijvers
x1)
E
€ 150.000€ 5.278.000
openbaar
2 inschrijvers
x1)
F
> € 5.278.000
Openbare of Niet-openbare Europese Procedure
Openbare of Niet-openbare Europese Procedure
Procedure leveringen/diensten
• leveringen: betreft aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten • diensten: betreft activiteiten die door derden op contractbasis worden verricht.
Leveringen Diensten
Hefboom producten
Routine producten
Strategische producten
Knelpunt producten
Concurrentie
Efficiency
Samenwerking
Zekerstellen
C at
Raming (excl.BTW)
A
€ 0 - € 5.000
1 offerte
1 offerte
x2)
B
€ 5.000 - € 15.000
3 offertes
1 offerte
x2)
C
€ 15.000 - € 50.000
4 offertes
2 offertes
x1)
D
€ 50.000€ 211.000
5 offertes
2 offertes
x1)
E
> € 211.000,00
Openbare of Niet-openbare Europese Procedure
Openbare of Niet-openbare Europese Procedure
Advies:
• Investeer als ondernemer in kwaliteit: - ISO 14001 voor duurzaamheid - ISO 9001:2000 voor processen - BRL voor installatie, saneringen etc. - VCA* of ** voor veiligheid
E-mail:
[email protected] [email protected]
