Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006

Maart 2006 Inclusief aanpassing drempelbedragen Europese aanbesteding per 1-1-2008 en wijziging drempelbedragen overige aanbestedingen m.i.v. 19 februari 2009.

Aanbestedingsbeleid Weert 2004


1 INLEIDING .................................................................................................................................................3 2 OPZET EN LEESWIJZER .........................................................................................................................5 3 HET AANBESTEDINGSBELEID .............................................................................................................6 4 DE BESLISBOOM ....................................................................................................................................14 5 ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ....................................................................................17 6 EFFECTEN VAN HET AANBESTEDINGSBELEID............................................................................19 7 EVALUATIE VAN HET BELEID ............................................................................................................19 BIJLAGEN .................................................................................................................................................20


1 Inleiding De gemeenteraad van Weert heeft zijn inkoop- en aanbestedingbeleid voor de 1e keer vastgesteld in 1996. In 2004 is door de gemeenteraad een herzien inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Omdat de richtlijnen van de Europese unie sinds 1 december 2005 vernieuwd zijn, dient het inkoop- en aanbestedingbeleid opnieuw te worden vastgesteld. Aanleiding De vijf sectoren en de brandweer van de gemeente Weert sluiten voor de realisatie van projecten en voor de aanschaf van producten jaarlijks vele contracten af met veel verschillende leveranciers. De afgelopen jaren is de behoefte aan beleid voor aanbesteden, oftewel INKOPEN, toegenomen. Enerzijds om tot verdere uniformering en professionalisering te komen, anderzijds omdat een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid bijdraagt aan een efficiënte bedrijfsvoering. Er geldt bovendien dat een inzichtelijk en transparant beleid aansluit op termen als controleerbaar, doelmatig, integer en sociaalmaatschappelijk verantwoordelijk. Aanbesteden krijgt via adequaat beleid een koppeling met een doelmatige en zorgvuldige wijze van het doen van overheidsbestedingen. De rekenkamer heeft in de gewijzigde Gemeentewet de bevoegdheid gekregen om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te onderzoeken. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen. Het doel van aanbesteden is vanzelfsprekend het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs en zo laag mogelijke risico’s. De pijlers van het aanbestedingsbeleid zijn: Het gelijkheidsbeginsel; Het openbaarheidbeginsel; Het bedrijfseconomische beginsel. Uitvoering De uitvoering van het beleid geschiedt vanuit de diverse kenniscentra van het organisatieapparaat: de sectoren. Het aanbestedingsbeleid dient ter ondersteuning van de sectoren in hun werkprocessen. In de beschrijving van het aanbestedingsbeleid wordt de rol van de inkoopfunctie benadrukt. Deze functie is in de diverse sectoren reeds actief, echter niet in de rol zoals hier geschetst. In voorliggend beleid worden de rol en verantwoordelijkheid van de inkoopfunctie nader aangegeven in relatie tot die van de operationele sectoren. Overigens zal in lijn met het voorgestelde beleid waar nodig de administratieve organisatie (A&O) rondom deze inkoop- en aanbestedingsprocessen moeten worden aangepast. Het beleid zal periodiek geactualiseerd - en waar nodig bijgesteld - dienen te worden. Integraal management De gemeente Weert heeft gekozen voor integraal management. Dit betekent dat de directeuren financieel verantwoordelijk zijn voor hun sectoren, maar niet voor ondersteunende budgetten. De inkoopfunctie, waar in het onderliggende document regelmatig naar gerefereerd wordt, heeft een adviesfunctie. Proces De gemeente heeft in de uitoefening van haar taken op zeer veel fronten te maken met aanbesteden. Aanbesteding is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor levering van diensten of producten dan wel voor de uitvoering van werken. Inkoop is alles waar een factuur voor binnen komt. Conclusie: inkoop = aanbesteding en andersom. Bij de gemeente Weert is sprake van een grote diversiteit in het kader van aanbesteden; er zijn 38 productgroepen. Daarmee is een groot bedrag aan investeringen gemoeid. Het aanbestedingsvolume was over 2005 ruim 55 miljoen euro. Er zijn veel medewerkers betrokken bij deze inkoopprocessen. Waar in deze nota over aanbesteden wordt gesproken wordt het gehele spectrum van werken, leveringen en diensten bedoeld. Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten is de Europese richtlijn van toepassing; bij kleinere opdrachten en voor de interne organisatie van het aanbesteden bestaat alle beleidsvrijheid binnen de gestelde regels.


pagina 3

In 2004 is door de raad van de gemeente Weert een integraal inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld. Dit beleid was gericht op aanbestedingen van zowel werken, leveringen als diensten. Dit nieuwe beleid is tot stand gekomen op basis van het beleid van 2004 met dien verstande dat het beleid is aangepast aan de nieuwe Europese wet en regelgeving. De effecten De effecten van een geformaliseerd aanbestedingsbeleid kunnen velerlei zijn. In ieder geval leert de ervaring dat de bewustwording van het belang van een goed uitgevoerd aanbestedingsproces toeneemt wanneer er sprake is van vastgesteld beleid. Dat betekent niet dat één en ander vanzelf gaat. Het beleid zal de sectoren - als zelfstandige en verantwoordelijke entiteiten - verder ondersteunen in hun werkprocessen. Er is in de organisatie behoefte aan meer kennis van het aanbestedingsbeleid. Daarbij spelen aspecten als “coaching”, vorming en opleiding een belangrijke rol. De gemeente Weert is medio 2004 gestart met een adviserende inkoopfunctie bij de afdeling Financiën en Belastingen. Het totale proces van aanbesteden kent vele stappen met daaraan verbonden kwaliteiten en vaardigheden. Er is daarom gekozen om de inkoopfunctie de eerste 2 jaar extern in te vullen door het inhuren van een inkoopadviesbureau. Na deze twee jaar vindt er een evaluatie plaats en wordt er gezocht naar een nieuwe invulling van de inkoopfunctie. In deze nota wordt aangegeven op welke wijze de gemeente omgaat met het aankoopbeleid in de ruimste zin van het woord. De uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid 2006 betekent wel dat rollen en verantwoordelijkheden opnieuw duidelijk vastgesteld zijn. Daarnaast moet het communicatie- en verantwoordingstraject herzien worden en opnieuw vastgelegd worden; bij hoofdstuk vijf van de nota wordt daar nader op ingegaan. Middels een goed aanbestedingsbeleid wordt bijgedragen aan het bevorderen van de integriteit van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. Tot slot Het is mogelijk dat na het lezen van de beschrijving van deze herziening van het aanbestedingsbeleid de indruk ontstaat dat de gemeente een bureaucratisch beleid gaat vaststellen. Echter uit de praktijk blijkt dat het werken volgens deze procedures eenvoudig is. Het opschrijven van een goed beleidsstuk kost ruimte, maar een groot deel van de beschreven processen behoort al tot de dagelijkse werkzaamheden.


pagina 4

2 Opzet en Leeswijzer In de inleiding van deze nota (Het ‘Waarom’ van het Aanbestedingsbeleid) worden zowel aanleiding als doel van de nota besproken. Het beleid wordt beschreven in hoofdstukken 3 en 4. De daarop volgende paragrafen gaan in op de diverse begrippen, waaronder wettelijke regelgeving, het aanbestedingsproces en de diverse vormen van aanbesteden. Tevens worden rollen en verantwoordelijkheden, effecten van het aanbestedingsbeleid, de implementatie en evaluatie belicht. In de 16 bijlagen treft u aan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Het begrip ‘aanbesteden’; Wettelijke regelgeving; Concurrentiestelling; Het aanbestedingsproces; Mantelovereenkomsten; Selectie en gunningscriteria; Aankondigingen; De inkoopfunctie; Verantwoording beleid en controle; Belangrijke afwijkende artikelen uit de BAO t.o.v. de oude richtlijnen Passages uit de BAO; Procedures en mogelijke redenen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Uitzonderingen op de U.A.R. 2001 Uitzonderingen op de DNR 2005 Inkoopvoorwaarden gemeente Weert; Samenwerkingsvormen.

Het is niet de bedoeling dat met dit aanbestedingsbeleid een star keurslijf wordt voorgeschreven waar geen flexibiliteit mogelijk is. Er zullen altijd situaties zijn waarin dit beleid niet voorziet of waarin het beter is anders te acteren. Hiervoor zijn afspraken vastgelegd. Waar het om gaat is dat het proces van aanbesteden altijd voldoet aan de uitgangspunten van de Europese weten regelgeving. Deze uitgangspunten zijn: transparantie, non-discriminatie en objectiviteit. Deze uitgangspunten zijn van toepassing op de gehele organisatie en op de personen die namens die organisatie optreden en handelen.


pagina 5

3 Het aanbestedingsbeleid Zoals in de inleiding al aangegeven, staat ‘aanbesteden’ voor zowel opdrachten aan derden op het gebied van “werken” als op het terrein van “leveringen” en “diensten”. Wel zijn er zekere verschillen tussen deze segmenten aan te geven, zoals marktsegmenten en culturen. Voor alle drie de componenten geldt dat er een eenduidig beleid met daaraan verbonden aanbestedingsprocessen moet zijn. Voor dit beleid is o.a. uitgegaan van de volgende kenmerken: Het beleid dient eenduidig hanteerbaar te zijn; Duidelijk - internationaal en nationaal - vastgelegde aanbestedingsregels; Weinig ruimte voor interpretatieverschillen. Aanbesteden Wanneer men uitgaat van het feit dat met aanbesteden en inkopen in wezen hetzelfde wordt beoogd, gaat de volgende stelling op: “Aanbesteden (inkopen) is het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten.” Men kan ook stellen: “Aanbesteden is elk proces dat leidt tot een factuur.” Gezien deze stellingen worden voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten gemeentebreed dezelfde procedures gevolgd (zie ook bijlage 1). Aanbestedende dienst Volgens de Europese richtlijn dient de gemeente Weert in het geheel als één aanbestedende dienst te worden beschouwd. Hier vloeit uit voort dat de gemeentelijke sectoren geen zelfstandige entiteiten zijn. De gemeente Weert dient alle gelijksoortige werken, leveringen en diensten, bijvoorbeeld op basis van Common Procurement Vocabulary Codes (voortaan: CPV-codes), gemeentebreed in te kopen (Bao art. 9 lid 4). De Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten (Common Procurement Vocabulary, CPV) is een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Het stelt aanbestedende en inschrijvende diensten in staat bij een aanbesteding aan alle mogelijke producten en diensten te identificeren door middel van een cijfercode – van ballroomdanslesdiensten (92342100-1) en dierlijk haar (01223200-8) tot raketten (29644500-0) en aquaducten (45247130-0). Omdat de CPV werkt met cijfercodes, heeft de gebruiker geen ´last´ van taalbarrières. (bron: Europa Decentraal). Binnen de gemeente Weert is gekozen voor eigen verantwoordelijkheid per sector voor de gevoerde aanbestedingspraktijk. De inkoopfunctie zal hierin een rol spelen, omdat de inkoopfunctie jaarlijks een inkoopplan schrijft, waarin ze op basis van de inkoopbehoefte van de sectoren inzichtelijk kan maken wanneer er gemeentebreed Europees aanbesteed moet worden. Door de inkoopfunctie zullen tevens vooraankondigingen (enuntiatieve aankondigingen) verzorgd worden. De sectoren leggen jaarlijks de inkoopbehoefte voor aan de inkoopfunctie die de plannen toetst om te komen tot een gezamenlijke aanpak van sectoroverstijgende producten. Het betreft hier aflopende contracten en incidentele posten, voornamelijk investeringen. Europese Richtlijn en publicatie In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap (EEG) ondertekend. Hierbij was de belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG; een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij, kan plaatsvinden. Door dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op non-discriminerende wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. Boven de Europese drempelbedragen zullen daarom de Europese richtlijnen gevolgd moeten worden. Bij deze vorm van aanbesteding zal de inkoopfunctie altijd als aanspreekpunt geraadpleegd kunnen worden. De Europese regelgeving is natuurlijk ook van toepassing op door Europa gesubsidieerde projecten.


pagina 6

In de subsidiebeschikkingen wordt echter niet altijd expliciet vermeld hoe de procedures uitgevoerd moeten worden, omdat Europa er vanuit gaat dat de Europese regelgeving dienaangaande wordt uitgevoerd. Ingeval van een noodzakelijke samenwerking met een marktpartij zal daarom, vóór het leggen van het contact, bepaald moeten worden of de daaruit voortvloeiende samenwerkingsvorm Europees moet worden aanbesteed. Waar de gemeente als subsidiegever of als subsidieontvanger functioneert, zal onderzocht moeten worden hoe de betreffende subsidiebeschikkingen zich verhouden tot de Europese regelgeving inzake aanbestedingen. Dit houdt tevens in dat, in het geval dat de gemeente partijen subsidieert, zij eisen over de wijze waarop de subsidie wordt uitgegeven zal moeten formuleren. Waar de vorige Richtlijnen nog met behulp van een verwijzing in de Nederlandse wet geïmplementeerd zijn, is de huidige Richtlijn (2004/18/EG) geïmplementeerd met behulp van overschrijving. Dit heeft als gevolg dat de Richtlijn niet van toepassing is in Nederland maar dat de inhoud van de Bao is overgenomen in de Besluit Aanbestedingen Overheidssector (BAO) en Besluit Aanbestedingen Speciale Sectoren (BASS). Europese aanbestedingen moeten worden aangekondigd in het supplement van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen (zie bijlage 7). Daarnaast dient er per openbare aanbesteding gekeken te worden naar andere goede publicatiemogelijkheden. De gemeente Weert hanteert daarbij het volgende uitgangspunt: • Werken op basis van de UAR 2001: Via www.aanbestedingskalender.nl en via www.weert.nl met een miniaankondiging in de COBOUW (Bouw) of in de Aanbestedingskrant (GWW-Civiele projecten) • Werken op basis van de ARW 2005: Via www.aanbestedingskalender.nl en via www.weert.nl • Leveringen: Via www.aanbestedingskalender.nl en via www.weert.nl • Diensten: Via www.aanbestedingskalender.nl en via www.weert.nl Eventueel kan een budgethouder een miniadvertentie plaatsen in dagen vakbladen. Naast de verplichte advertenties in de daarvoor bestemde publicatiebladen wordt per aanbesteding bekeken wat eventueel andere goede manieren zijn om het voornemen tot aanbesteding kenbaar te maken. Meer informatie over de Europese Richtlijn en de Bao is te vinden in bijlagen 2,10 en 11. Bureau Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB) Vanaf de jaren negentig groeit het besef dat criminele personen steeds vaker infiltreren in het economische leven. Ze maken gebruik van bestuurlijke faciliteiten door de aanvraag van vergunningen en subsidies. Daarnaast schrijven zij zich in voor overheidsopdrachten om illegaal verdiend geld wit te wassen. Naast onwenselijke gevolgen als oneerlijke concurrentie en het met witgewassen geld opbouwen van machtsposities, wordt hiermee ook de integriteit van de overheid aangetast. Zij verleent immers (onbedoeld) haar medewerking aan criminele praktijken. Om deze ontwikkeling tegen te gaan is de wet BIBOB ter beschikking van de aanbestedende dienst. De Wet BIBOB beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet BIBOB, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert. De gemeente Weert kan aan het Bureau BIBOB bij een opdracht (en), die zie(t)(n) op een bij Besluit BIBOB aangewezen sector, zijnde [ICT, milieu en/ of bouw], om advies vragen: (i) voordat een beslissing wordt genomen inzake de gunning van een dergelijke overheidsopdracht; of (ii) in het geval de gemeente Weert een Overeenkomst heeft bedongen dat de Overeenkomst ontbonden wordt, indien -kort gezegd- een BIBOB-advies daartoe aanleiding geeft; of (iii) ten aanzien van een ‘onderaannemer’, uitsluitend met het oog op diens acceptatie als zodanig, indien de Aanbestedende partij in [het bestek] als voorwaarde heeft gesteld dat ‘onderaannemer(s)’ niet zonder toestemming van die Aanbestedende partij wordt (worden) gecontracteerd en in het kader van die voorwaarde zich het recht heeft voorbehouden aan Bureau BIBOB advies te vragen. Hoewel bestuursorganen zelf verantwoordelijk blijven voor de beslissing om al dan niet een beschikking af te geven of een overheidsopdracht te gunnen binnen de gestelde ‘BIBOB-sectoren’, is het wenselijk om deze beslissing goed te kunnen onderbouwen. Het bedrijf dat meedingt naar een overheidsopdracht zal willen weten waarom het van inschrijving wordt uitgesloten. Daarnaast moet een beslis-


pagina 7

sing overeind blijven wanneer iemand een bezwaarof beroepsprocedure in gang zet. Hierin ligt de taak voor het Bureau BIBOB. Dit bureau zal een kwalitatief hoogwaardig en duidelijk advies afgeven dat bijdraagt aan de onderbouwing van het bestuursorgaan en dit staande houdt tijdens een bezwaarof beroepsprocedure bij de bestuursrechter. Bureau BIBOB is sinds medio 2003 operationeel. Op verzoek van bestuursorganen doet het onderzoek naar het gevaar dat door de toekenning van een bepaalde vergunning of subsidie dan wel het gunnen van een overheidsopdracht criminele initiatieven worden ondersteund. De onderzoeken worden verricht aan de hand van verschillende screeningsprofielen. Een screeningsprofiel geeft aan welke informatiebronnen voor welke onderzoeken bevraagd moeten worden. Het gaat hierbij voornamelijk om justitiële, politiële en financiële bronnen. Met behulp van de profielen kan bovendien worden bekeken welke kwetsbaarheden in bepaalde branches aanwezig kunnen zijn en welke indicatoren daarop duiden. Definities van veel gebruikte termen Volgens de Bao wordt onder "aanbestedende diensten" verstaan: De Staat; Zijn territoriale lichamen, d.w.z. regionale en lokale autoriteiten; Publiekrechtelijke instellingen; Verenigingen gevormd door een of meer van deze lichamen of instellingen. Definitie “Werken” De letterlijke weergave van het begrip “werk” in de Bao is: 'het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. In het algemeen kan gesteld worden dat een werk iets nieuws creëert van bouwkundig of civieltechnische aard. Voorbeelden zijn alle overeenkomsten op het gebied van de bouwnijverheid, zoals gebouwen, bruggen, baggerwerkzaamheden, wegen en tunnels. Definitie “Leveringen” Onder een "levering" wordt in de Bao verstaan schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel tussen een aanbestedende dienst en een leverancier (natuurlijk persoon of rechtspersoon) voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht van levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, waarboven de Bao moet worden toegepast. N.B. "Producten" ziet enkel op roerende zaken; de aankoop van onroerende zaken valt buiten de werkingssfeer van de Bao. Definitie “Diensten” De Bao voor diensten bevat geen echte definitie en vormt een vangnet: overheidsopdrachten die niet onder de werking van de Bao en voor werken of leveringen (en voor de nutssector) vallen. De Bao maakt onderscheid in twee soorten diensten. Te weten 2 A en 2 B diensten, welke terug te vinden zijn in bijlage 2 van de Bao. 2B-diensten zijn diensten die niet geschikt zijn om in een Europese markt aan te besteden. Op de 2A diensten is de volledige Bao van toepassing (artikel 23 t/m 55), op de 2B diensten is een beperkt regiem (alleen artikel 23 en artikel 35 lid 4) van de Bao van toepassing. Indien de raming van een dienst boven de Europese drempel komt moet een budgethouder in het aanbestedingsdossier gemotiveerd aan geven of er sprake is van een 2A- of een 2B-dienst. Indien deze motivatie ontbreekt, is er sprake van een 2A dienst en is dus de volledige Bao van toepassing. Er is een grijs gebied aangaande onderhoudsdiensten: is het een dienst of een werk? Als algemene regel kan men stellen dat onderhoudsopdrachten in de zin van de Bao, sectie Diensten betrekking hebben op: • reparaties en onderhoud van machines, voertuigen, technische installaties; • het onderhoud van gebouwen in de zin van het beheer van gebouwen en op het schoonmaken van gebouwen; • Het onderhoud van de groenvoorziening van de gemeente. Ingrijpend onderhoud aan gebouwen (renovatie) en wegen echter, waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd die voorkomen in de opsomming van activiteiten in de bouwnijverheid, bijvoorbeeld het aanbrengen van een wegdek, valt onder opdrachten in de zin van de Bao, sectie Werken.


pagina 8

Aanbestedingsreglementen en inkoopvoorwaarden De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het gebruiken van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen die regels bevatten voor de wijze van aanbesteden, de bekendmaking, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. Een objectieve benadering van de markt wordt ook bewerkstelligd door het toepassen van standaardbestekken. Voor zover mogelijk en toegestaan zal de gemeente daarom uniforme aanbestedingsreglementen volgen en de eigen inkoopvoorwaarden gebruiken. De inkoopvoorwaarden gelden voor alle sectoren. Bijzondere algemene voorwaarden In sommige sectoren is het niet mogelijk om de gemeentelijke inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren. Dit geldt alleen indien: • Er gewerkt wordt met de DNR 2005, SR 97 of de RVOI. Deze kunnen dan van toepassing worden verklaard met de uitzondering waarin o.a. de aansprakelijkheid en de auteursrechten voor de gemeente Weert worden geregeld. • Er gewerkt wordt met de UAV ´89 of UAV GC 2005. Deze administratieve voorwaarden regelen alle belangen voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer. Keuze aanbestedingsvorm Opdrachten van de gemeente Weert worden primair aanbesteed volgens de openbare aanbestedingsprocedures. In de ‘Beslisboom’ in hoofdstuk 4 en de in hieronder weergegeven tabel met gemeentelijke en Europese drempelbedragen zijn de financiële grenzen per aanbestedingsvorm aangegeven. Hierbij geldt dat opdrachten voor werken, leveringen en diensten waarvan de geraamde waarde boven de in de Bao vermelde drempelbedragen valt, volgens de Europese aanbestedingsprocedures worden uitgevoerd. Voor aanbestedingen die onder de in de Bao vermelde drempelbedragen vallen gelden gemeentelijke regels. De gemeentelijke regels schrijven voor dat er openbaar, meervoudig onderhands of enkelvoudig onderhands aanbesteed moet worden, afhankelijk van het beschikbare budget c.q. raming van de kosten. De verschillende aanbestedingsvormen worden verder uitgewerkt in hoofdstuk 4 en de drempelbedragen zijn opgenomen in onderstaande tabel. Voor het aanbesteden van Werken onder de Europese drempelbedragen geldt de verplichting dat er gewerkt wordt met het meest recente aanbestedingsreglement, zoals dit door het college vastgesteld is. Voor het aanbesteden van Diensten en Leveringen is er voor niet-Europese aanbestedingen geen aanbestedingsreglement. Wel dient de gemeente Weert te voldoen aan de basisbeginselen van de Europese wet en regelgeving. Dat wil zeggen dat de procedure: transparant, non discriminerend en objectiviteit moet zijn.


pagina 9

In onderstaande tabel zijn de drempelbedragen opgenomen welke bepalend zijn voor welke procedure er bij een bepaald budget/ raming gevolgd moet worden: Aanbestedingsvorm

Werken *

Leveringen *

Diensten *

Opmerking

Per 1-1-2008 > € 5.150.000

Per 1-1-2008 > € 206.000

Per 1-1-2008 > € 206.000

Drempel wordt eens per 2 jaar herzien

Openbaar2

Per 19-2-2009 > € 250.000

> € 136.000

> € 136.000

Meervoudig onderhands

Per 19-2-2009 > € 50.000

Per 19-2-2009 > € 25.000

Per 19-2-2009 > € 25.000

Minimaal 3 offertes

Meervoudig onderhands

Per 19-2-2009 < € 50.000

Per 19-2-2009 < € 25.000

Per 19-2-2009 < € 25.000

Minimaal 2 offertes

Enkelvoudig onderhands

< € 5.000

< € 5.000

< € 5.000

Minimaal 1 offerte

Europees

1

* Voor wat betreft de uitsplitsing naar soorten opdrachten is aansluiting gezocht bij de definities die de Europese Regelgeving hanteert voor werken, leveringen en diensten. Bovenstaande drempelbedragen kunnen 4-jaarlijks geïndexeerd worden, met uitzondering van de Europese drempelbedragen welke vastgesteld worden door de Europese Commissie. Indien er door een afdeling van het inkoop en aanbestedingsbeleid afgeweken wil worden, dan bestaat er die mogelijkheid. De betrokken afdeling meldt afwijking bij de sectordirecteur en deze bepaalt of hij de afwijking gerechtvaardigd vindt. Indien de sectordirecteur de afwijking gerechtvaardigd vindt dan vraagt de afdeling om toestemming aan het college van B&W. In die gevallen zal moet de inkoopfunctie om advies worden gevraagd. Afwijkingen zijn alleen mogelijk als er politieke, strategische of financiële redenen zijn. Afwijkingen van een Europese procedure zijn nooit mogelijk. Iedere aanbesteding vanaf een bedrag vanaf € 22.000 dient gemeld te worden aan de inkoopfunctie. Het splitsen van opdrachten om een openbare of meervoudig onderhandse aanbesteding te ontlopen of om onder de Europese drempelbedragen te blijven is bij wet verboden. De gemeente Weert is één aanbestedende dienst en zou, volgens de Europese Wet en regelgeving organisatiebreed, bijvoorbeeld op basis van de CPV-code, collectief alle geplande inkopen moeten bundelen en in een keer moeten aanbesteden. Volgens de richtlijn mag men niet bewust splitsen of bijzondere regels gebruiken om onder de richtlijn uit te komen. De inkoopfunctie maakt jaarlijks op basis van de financiële analyse en de sectorplannen een inkoopjaarplan, waarin zij oa adviseert aan het college van B&W welke geplande inkopen gebundeld zouden moeten worden. Door te werken op basis van een inkoopjaarplan wordt rekening gehouden met de strekking van de richtlijn en wordt het zoveel collectief aanbesteden gewaarborgd. Selectie- en gunningscriteria Om bij een aanbesteding in aanmerking te komen voor een opdracht, moet voldaan worden aan door de aanbestedende partij opgestelde criteria. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen selectiecriteria (bedrijfssituatie van de inschrijver) en gunningscriteria (aanbieding). In bijlage 6 wordt dit onderscheid verder toegelicht. Tijdsduur aanbesteden Aanbesteden is een complex proces met vele procesfasen. Goed aanbesteden betekent vorm en inhoud geven aan dat proces en dus tijd inruimen voor de onderscheiden fasen. In de planning van de werkprocessen dient de nodige tijd voor het aanbestedingsproces te zijn ingeruimd daar, zeker bij Europese en openbare procedures, termijnen al gauw oplopen tot enige maanden. De tijdsduur zal nimmer een

1 Met of zonder voorselectie 2 Met of zonder voorselectie Aanbestedingsbeleid Weert 2006

pagina 10

rol spelen bij de aanbestedingsprocedure. In ambtelijke adviezen dient de consequentie van een goede aanbestedingsprocedure volledig te zijn opgenomen. Het is dan ook noodzakelijk dat de sectoren direct na het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad een inkoopjaarplan opstellen, hiervan melding maken bij de inkoopfunctie en de aanbestedingsprocedures tijdig plannen. Het inkoopjaarplan wordt ter goedkeuring aan het College voorgelegd. Ook het aanvragen van subsidies kan aanleiding zijn om de aanbestedingsprocedure te starten. Bij het verkrijgen van een positieve beschikking wordt daaraan immers vaak een voorwaarde verbonden over het tijdstip van de aanvang dan wel de oplevering van het project. Om deze kritieke data te halen kan met het aanbestedingsproces niet worden gewacht op het afkomen van de definitieve subsidiebeschikking. Aanbestedingsdossier Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: Te worden gebruikt voor het opstellen van Sector rapporten aan het bestuur; Als sturingsinstrument te dienen voor nog in procedure te brengen aanbestedingen. In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te kunnen tonen; Bij de jaarlijkse accountantscontrole aan te kunnen tonen dat de gemeente rechtmatig gehandeld heeft. Het aanbestedingsdossier bevat alle bij een aanbesteding verzamelde gegevens, waaronder de verschillende offertes, de selectie- en/of gunningscriteria die gebruikt zijn om tot een keuze te komen en een kopie van de gunningsbrief. Conform huidige regelgeving worden de aanbestedingsdossiers 5 jaar bewaard, gezien de omvang per dossier verdient het wellicht aanbeveling aanbestedingsdossiers te digitaliseren. Hiermee kan ruimte bespaard worden en kunnen de verschillende sectoren toch alle bij de aanbesteding gebruikte stukken archiveren. Het dossier is in beginsel openbaar volgens de Wet Openbaarheid van Bestuur, voor zover geen vertrouwelijke en concurrentiegevoelige gegevens van bedrijven in het geding zijn. Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. De dossiers worden aangelegd en bijgehouden door de aanbestedende afdeling. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. In de Archiefwet 1990 worden in de artikelen 14 – 17 eveneens regels gesteld in het kader van de openbaarheid. Bij de aanmelding van de aanbesteding zal door de inkoopfunctie worden aangegeven welke gegevens worden verlangd. In geval de inkoopfunctie de organisatie van het aanbestedingsproces verricht, verstrekt zij een volledige kopie van het aanbestedingsdossier aan de betreffende afdeling c.q. sector. Sectoren zijn verantwoordelijk voor het aanleggen en bijhouden van een aanbestedingsdossier en de levering van relevante gegevens aan de inkoopfunctie.

Inkoopfunctie Teneinde tot een efficiënt uitgevoerd aanbestedingsbeleid te komen waarin de naleving van Bao centraal gecoördineerd kan worden, is er binnen de sector Middelen, afdeling F+B een voor alle sectoren opererende inkoopfunctie geformeerd. Deze inkoopfunctie heeft een adviesrol richting de sectoren. In hoofdstuk 5 van deze nota zijn de verantwoordelijkheden van de sectoren en de centraal faciliterende inkoopfunctie aangegeven. Vanwege o.a. de specifieke (juridische) deskundigheid, de mogelijke kwetsbaarheid, de beschikbaarheid van een extern netwerk is besloten de inkoopfunctie vooralsnog in te vullen door mede gebruik te maken van een extern inkoopbureau. In algemene zin kan worden gesteld, dat de taak van de inkoopfunctie het adviseren betreft van de sectoren en/of afdelingen inzake aanbestedingen. Door in een vroeg stadium al te bedenken welke opdrachten kunnen worden geclusterd, komt men tot grotere projecten die door een openbare aanbesteding goedkoper op de markt gebracht kunnen worden dan kleine opdrachten die snel onderhands aanbesteed worden. Het mes snijdt in dat geval aan twee kanten: het voordeel van clustering en het voordeel door openbaar aanbesteden. Een mogelijk nadeel van clusteren is echter dat het kan leiden tot vertraging voor één of meerdere sectoren. De sectoren zullen zich dan ook vooraf in overleg met de inkoopfunctie beraden op de mogelijkheid tot het inzetten van deze functie in de specificatiefase van een aanbesteding (zie ook bijlage 4). De inkoopfunctie begeleidt de meer complexe aanbestedingsprocessen. Afhankelijk van de aanbeste-


pagina 11

ding kan de inkoopfunctie de uitvoering van haar discipline aan een ander onderdeel van het verwervingsteam overdragen. Voorts kan de inkoopfunctie op verzoek het aanbestedingsproces voor de afdelingen of sectoren uitvoeren. Daarnaast wordt door de inkoopfunctie de inkoopbehoefte gemeentebreed geïnventariseerd, om te komen tot een gezamenlijke aanpak van de aanbesteding van sectoroverstijgende producten. De inkoopfunctie registreert de doorlopende aanbestedingen, coördineert het samenvoegen van opdrachten en ontwikkelt beleid voor aanbesteden en contractvorming. Verder rapporteert de inkoopfunctie jaarlijks aan de Belastingdienst Douane door het invullen van de gegunde Europees aanbestede opdrachten. Ook als er voor het opstellen van het bestek of het pakket van eisen een externe adviseur ingeschakeld wordt, is de inkoopfunctie als aanspreekpunt binnen de organisatie voor (Europees) aanbesteden bij het traject betrokken. De inkoopfunctie is ondergebracht bij de sector Middelen. De inkoopfunctie rapporteert aan de concerncontroller en deze rapporteert aan het Management Team over de door hun sectoren via de inkoopfunctie gemelde en/of uitgevoerde aanbestedingen. Van deze rapportages wordt gebruik gemaakt bij het opstellen van de jaarverslagen van de sectoren. Door de inkoopfunctie wordt ook gerapporteerd aan het Management Team over de door haar uitgebrachte adviezen en/of de uitgevoerde aanbestedingen; deze rapportage gaat ter kennisname naar College en Cie A.Z. Meer informatie over de inkoopfunctie staat in bijlage 9. Mandatering en Administratieve Organisatieprocedures (A&O-procedures))* B en W hebben de bevoegdheid tot het vaststellen van bestekken, aanbesteden en gunnen van werken, leveringen en diensten tot een bedrag van € 211.000, - gemandateerd aan de directeuren van de betreffende sectoren. Dit bedrag van € 211.00 staat altijd gelijk aan het drempelbedrag van Europees aanbesteden van leveringen en is van toepassing op diensten, leveringen en werken. Via submandaat of ondermandaat mogen zij deze bevoegdheid aan medewerkers van hun sectoren doorgeven. Deze submandatering/ondermandatering heeft tot gevolg gehad dat vele functionarissen bevoegd zijn tot het verstrekken van opdrachten. Het (sub)mandaat is in de Mandatenregeling 2002, opgesteld door de sector Middelen en vastgesteld door B&W en gemeenteraad. Deze mandaatregeling dient actueel gehouden te worden door de sector Middelen. Om risico’s van een inconsistent, onjuist, onzorgvuldig en ondoelmatig procedureverloop te voorkomen, worden de bestaande A&O-procedures opnieuw beoordeeld en zo nodig verbeterd. De inkoopfunctie toetst de aanbestedingen aan de regelgeving en zorgt dat een optimale objectiviteit is gewaarborgd. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt vastgelegd in A&O-procedures; de inkoopfunctie geeft hiervoor algemene aanwijzingen. )* bovenstaand voorstel loopt thans Concurrentiestelling en één-op-één relaties Het bedrijfsleven heeft baat bij een goede concurrentiestelling van de gemeente. Wanneer de gemeente een goed aanbestedingsbeleid voert zal dit naar verwachting ook tot positieve ontwikkelingen leiden bij het bedrijfsleven. De effectiviteit van eerlijke concurrentie wordt bevorderd door het tegengaan van: De procedure waarbij alleen bepaalde leveranciers toegestaan worden een offerte in te dienen; De preferente behandeling van een leverancier die ook anderszins belangen heeft (reciprociteit); Het toestaan van een speciale behandeling van een bepaalde leverancier die aangeraden of geprefereerd wordt door het hogere management en/of de politiek. Een vaste één-op-één en/of huisleveranciersrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer houdt voor beide partijen groot gevaar in op het moment dat zich omstandigheden voordoen die de relatie verstoren. Het door externe oorzaken wegvallen van de belangrijkste opdrachtgever kan zelfs het gevaar van een faillissement van de opdrachtnemer inhouden. Verder is voor de opdrachtgever het gevaar aanwezig van contractinflatie. Lokaal of regionaal leveranciersbeleid Lokale leveranciers kunnen als onderdeel van het aanbestedingsbeleid worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden. Er geldt geen lokaal of regionaal voorkeursbeleid. Er mogen wel eisen gesteld worden aan de opdrachtgever als er specifieke ervaring noodzakelijk is van de Weerter gemeenschap. Een voorbeeld is het inkopen van Reïntegratietrajecten. Duurzaam inkopen De sectoren zijn zelf verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheidsaspecten in de specificatiefase. Deze zogenaamde checklijsten worden door de sector opgesteld. Het behoort tot de


pagina 12

ethiek van de sector om zichzelf aan deze verantwoordelijkheden te herinneren en, als ter zake doende specificaties worden opgenomen, deze zo goed mogelijk te realiseren. Uitgangspunt bij de inkoopfunctie is het behalen van de beste prijs/kwaliteitverhouding. Sectoren zijn daarom verantwoordelijk voor de keuze en eventuele (financiële) consequenties bij implementatie van duurzaamheidsaspecten voor een product of dienst. ARBOwet en -regelgeving Al het geleverde dient te voldoen aan de Nederlandse ARBO wet en -regelgeving, o.m. door de op dat gebied door de Arbeidsinspectie (Ministerie van Sociale Zaken) gegeven aanwijzingen in publicatiebladen in acht te nemen. Mantelovereenkomsten Onder een mantelovereenkomst wordt verstaan elke vorm van overeenkomst of contract, waarin voor een langere periode met een leverancier is overeengekomen dat bepaalde producten tegen van tevoren overeengekomen condities worden ingekocht. Mantelovereenkomsten worden gebruikt voor gebundelde opdrachten (zie verder bijlage 5). Positie sociaal werkvoorzieningschap Het sociaal werkvoorzieningschap, de Rissebedrijven, is geen onderdeel van de gemeentelijke organisatie. Hierdoor is de gemeente niet verplicht om van hun diensten gebruik te maken. De gemeente Weert kan ervoor kiezen om deelneming aan een aanbestedingsprocedure voor te behouden aan de sociale werkvoorziening De Risse. Een voorwaarde hierbij is dat de meerderheid van de bij de uitvoering van de voorbehouden overheidsopdracht betrokken werknemers arbeidsgehandicapten zijn. (art. 19 van de Boa) Indien er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om een opdracht rechtstreeks te gunnen aan een SW-bedrijf, dan dienen het prijsniveau en de kwaliteit marktconform te zijn. De marktconformiteit dient aangetoond te kunnen worden door op gezette tijden een benchmark op lopende overeenkomsten uit te voeren. Voor alle duidelijk moet hierbij vermeld worden dat het gaat om een concurrentiestrijd tussen SWbedrijven, dit is niet hetzelfde als rechtstreeks gunnen. Dit zou dus betekenen dat er wel een ‘reguliere’ procedure gevolgd dient te worden, maar dat hierop alleen SW-bedrijven kunnen inschrijven. Er is op dit moment nog geen duidelijkheid, lees: jurisprudentie, over de status en de concurrentie tussen SW-bedrijven, tot die tijd kan er rechtstreeks gegund worden aan de Risse.


pagina 13

4 De beslisboom Vanuit de hiervoor aangegeven uitgangspunten - transparant, inzichtelijk en verifieerbaar - is de hoofdlijn van het gemeentelijk aanbestedingsbeleid openbaar aanbesteden afgeleid. Uiteraard geschiedt dat boven de drempelbedragen Europees. Ingeval het werk, de levering of de dienst onder de drempel voor Europees aanbesteden ligt, zijn er keuzemogelijkheden. Deze hangen vooral samen met de omvang van de opdracht in financiële zin en overige criteria (zie pagina 10 e.v.). Gemeenten met een vastgesteld inkoop- en aanbestedingsbeleid koppelen de financiële omvang van het product aan de te kiezen aanbestedingsvorm. De voor de gemeente Weert geldende grenzen zijn in de hierna volgende ‘beslisboom’ aangegeven voor enerzijds “werken” en anderzijds voor de categorie “diensten” en “leveringen”. Per beslispunt worden er toelichtingen gegeven om onder meer interpretatieverschillen tot een minimum te beperken. Alle bedragen die in deze nota voorkomen zijn exclusief BTW. De volgende vormen van aanbesteden worden onderscheiden met tussen haakjes de Europese equivalenten: Openbare aanbestedingsprocedures 1 De openbare aanbesteding (openbare Europese procedure) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven (dat wil zeggen een prijsaanbieding kan doen). 2 De aanbesteding met voorafgaande selectie (niet-openbare Europese procedure) Een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - één of meer van de aanbiedende partijen (bij Europese procedure minimaal vijf) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd. Meervoudig Onderhandse aanbestedingsprocedures 3 De onderhandse aanbesteding Hierbij is een onderscheid te maken in onderstaande vormen: a) De meervoudig onderhandse aanbesteding (onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, slechts in uitzonderlijke omstandigheden toegelaten). Dit is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie (EU-richtlijnen: minimaal drie) natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd. b) De meervoudig onderhandse aanbesteding na selectie (onderhandelingsprocedure na voorafgaande bekendmaking). Een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbesteder aan te wijzen) in de gelegenheid wordt gesteld deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen (EU-richtlijnen: minimaal drie) tot inschrijving of tot onderhandelingen kunnen worden uitgenodigd. 4 Enkelvoudige onderhandse aanbesteding In geval van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding bepaalt de budgethouder zelfstandig welke potentiële leverancier een offerteaanvraag krijgt. Dit vereist een korte marktanalyse waarbij de ervaring en kennis van de inkoopadviseur veel toegevoegde waarde kan geven.


pagina 14

Herziene aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006

Aanbesteden?

Reden aanwezig om af te wijken van voorgeschreven procedure?

Nee

> € 150.000 of > € 136.000?

Nee

< € 150.000 en > € 22.000

Nee

< € 22.000 en > € 5.000

Ja Nee Ja Bundeling conform de CPV-code lijst?

Ja / nee

Drempel europees aanbesteden overschreden?

Advies college van B&W positief?

Nee Ja

Ja

Openbare aanbesteding

Meervoudig onderhandse aanbesteding (minimaal 3 offertes)

Meervoudig onderhandse aanbesteding (minimaal 2 offertes)

Enkelvoudig onderhands aanbesteden

Einde

Einde

Einde

Einde

Nee Ja

Aanbestedingsprocedure conform B&W advies

Inschrijving

Ja

Europees aanbesteden

Besluit tot gunning voorleggen aan college van B&W

Einde

Einde


pagina 15

Samenvattend kan worden gesteld: Boven de drempelbedragen van de Europese richtlijnen wordt Europees aanbesteed voor werken, leveringen en diensten. Werken onder het drempelbedrag, maar boven € 250.000 worden openbaar aanbesteed. Werken kleiner dan € 250.000 maar groter dan € 50.000 worden meervoudig onderhands aanbesteed (punt tien van de ‘beslisboom’) met minimaal drie offertes. Werken kleiner dan € 50.000 maar groter dan € 5.000 worden meervoudig onderhands aanbesteed met minimaal 2 offertes. Leveringen en diensten boven € 136.000 worden openbaar aanbesteed, tenzij er dringende redenen zijn om hiervan af te wijken (zie o.a. toelichting 6 in ‘beslisboom’). Leveringen en diensten kleiner dan € 136.000 en groter dan € 25.000 worden meervoudig onderhands aanbesteed (punt tien van de ‘beslisboom’) met minimaal drie offertes. Leveringen en diensten kleiner dan € 25.000 maar groter dan € 5.000 worden meervoudig onderhands aanbesteed met minimaal 2 offertes. Werken, leveringen en diensten kleiner dan € 5.000 worden enkelvoudig onderhands m.a.w. éénop-één aanbesteed tenzij de opdracht.


pagina 16

5 Rollen en verantwoordelijkheden In voorgaande hoofdstukken is op veel plaatsen gewezen op rollen en verantwoordelijkheden van de sectoren en de inkoopfunctie. Naast het vastleggen van een eenduidige structuur voor aanbesteden of beter gezegd, juist voortvloeiend hieruit, dienen rollen en verantwoordelijkheden duidelijk te zijn. Het proces van aanbesteden kent vele fasen, zoals aangegeven in bijlage 4; fasen waarin zowel de sectoren als de inkoopfunctie een rol spelen. En juist die samenwerking moet garanties bieden op de verdere ontwikkeling van een kwalitatief hoogwaardig aanbestedingsproces binnen de gemeente. In onderstaand schema zijn stapsgewijs per fase de rollen en verantwoordelijkheden weergegeven. Sectoren Ja

Inkoopfunctie Ja

Uitvoeren procedures

Ja

Facilitair

Inkoopbehoefte per sector per jaar

Ja

Ja

Doormandatering aanbestedingsbevoegdheden Vastlegging in A&O procedures Afwijken van procedures Aanbestedingsdossier Jaarlijkse rapportage door de inkoopfunctie Leveranciersbestand

Ja

-

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

-

-

Ja

Ja

-

Contractenregistratie

-

Ja

Leveranciersbeoordeling Evaluatie beleid

Ja

Ja

Ja

Ja

Vaststellen beleid


Opmerkingen Opdrachtgever MT; jaarlijkse evaluatie en besluitvorming B&W. Sectoren primair verantwoordelijk. Controle vindt plaats door de sectorcontrollers Sectoren leggen inkoopplan voor; de inkoopfunctie toetst op sectoroverstijgende producten. Directeur van de sector regelt; toezicht door concerncontroller. Sectoren verantwoordelijk; de inkoopfunctie geeft aanwijzingen. Directeur van de sector beslist. Altijd advies van de inkoopfunctie. Per project een dossier. Jaarlijkse rapportage aan de inkoopfunctie. De inkoopfunctie rapporteert jaarlijks bevindingen aan sectoren en MT. De inkoopfunctie beheert het centraal aangelegde leveranciersbestand en fungeert als vraagbaak voor de sectoren. De inkoopfunctie beheert de centraal aangelegde contractenregistratie en fungeert als vraagbaak voor de sectoren De inkoopfunctie coördineert; sectoren leveren gegevens aan. Jaarlijkse evaluatie. De inkoopfunctie coördineert.

pagina 17

Rol concerncontroller Bij het aanbesteden is een specifieke taak weggelegd voor de concerncontroller. Indien er een afwijking op het inkoop en aanbestedingsbeleid plaats vindt, dan dient deze gemeld te worden bij de concerncontroller. Daarnaast dient hij zich er van te vergewissen dat dit aanbestedingsbeleid bestaat. Uiteraard kan de concerncontroller op door hem gewenste momenten bij sectoren een audit laten uitvoeren over de wijze waarop het aanbestedingsbeleid in de praktijk gestalte wordt gegeven. Sectorcontroller De sectorcontroller coördineert de contacten binnen de Sector en treedt op als tussenpersoon tussen de inkoopfunctie en de budgethouder en materiedeskundige van de Sectoren. Rol accountant De accountant, die door de raad aangewezen wordt, is verplicht een rechtmatigheidscontrole uit te voeren. Hij geeft niet langer alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid tezamen. Bij de rechtmatigheid gaat het erom, dat baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met relevante weten regelgeving en de relevante raads- en collegebesluiten tot stand zijn gekomen. Ook beoordeelt de accountant de uitvoering van het aanbestedingsbeleid. De rekenkamer is tenslotte bevoegd een onderzoek uit te voeren naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen. Regionale samenwerking Wie niet sterk is moet slim zijn. Bij een aantal productgroepen van voornamelijk repeterende inkoop geldt “massa = kassa”. Weert is op zich te klein van omvang om grote volumes te kunnen genereren. Een mogelijke oplossing is dan samenwerking met buurgemeenten. Op die wijze wordt een interessant volume bereikt voor potentiële leveranciers welke ook nog logistieke voordelen voor hen opleveren die terug te vinden moeten zijn in betere prijzen voor de samenwerkende gemeenten. Productgroepen als elektriciteit, uitzendkrachten, WVG hulpmiddelen en reïntegratietrajecten zijn uitermate geschikt voor gezamenlijke aanbesteding. Het zoeken naar samenwerking mag echter het in te zetten proces van professionalisering van de inkoop niet vertragen door kansen op dit vlak. Rol inkoopadviseur De inkoopadviseur heeft, zoals zijn functienaam reeds aangeeft, een adviserende functie. Hij begeleidt aanbestedingen en functioneert als vraagbaak voor de sectoren. Daarnaast geeft de inkoopadviseur gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouders over mogelijke verbeteringen en besparingen bij het inkoopproces. Sectoren dienen de inkoopadviseur te raadplegen bij aanbestedingen met een (geschatte) opdrachtsom vanaf € 22.000,-. Daar er één FTE beschikbaar zal zijn voor de inkoopfunctie, is de daadwerkelijke rol die de inkoopadviseur kan spelen afhankelijk van de werkdruk waar hij mee geconfronteerd wordt.


pagina 18

6 Effecten van het aanbestedingsbeleid Het geformaliseerde aanbestedingsbeleid heeft een eenduidig structurerend karakter. Alle sectoren werken conform de vastgestelde richtlijnen van het voorliggende beleid. Uitvoering van dit beleid betekent, naast kennis over de “spelregels”, tevens de verdere ontwikkeling van vaardigheden m.b.t. aanbesteden. Aanbesteden is een complexe materie, een proces met vele deelfasen. Elke fase vereist specifieke vaardigheden. Enkele aspecten: Strategische kennis van de markt voor het uitvoeren van marktanalyses; Kennis van en het correct toepassen van selectie- en gunningscriteria; Vaardigheden voor beoordeling van open begrotingen aan de hand van zelf op te stellen of door een derde geleverde “gemeentebegrotingen”; Onderhandelingsvaardigheden. In samenhang met het voorliggende beleid kunnen sectoren in hun vorming- en opleidingsplannen inspelen op bovenstaande aspecten. Zo kunnen vervolgens individuele - maatwerk - opleidingsprogramma’s of sectoroverstijgende opleidingen worden opgesteld.

7 Evaluatie van het beleid Beleid vastleggen is één; de uitvoering ervan vraagt naast kennis in veelal “technische” contractvoorwaardelijke zin, ook vaardigheden in andere zin. Vaardigheden op het terrein van onderhandelen en kennis van de markt lijken de belangrijkste. Immers, naast het proces van openbaar aanbesteden, waarbij de beste prijs/ kwaliteitsverhouding vaak doorslaggevend is, zal er bij alle andere vormen regelmatig sprake zijn van een onderhandelingspositie. Waar nodig zullen de A&O-plannen van de verschillende sectoren daarop kunnen inspelen. Uiteraard zal er wat dat betreft nog het een en ander ontwikkeld moeten worden in 2004, zoals: A&O-procedures3; Leveranciers evaluatiesysteem; Bijstelling drempelbedragen beslisboom d.m.v. indexering. Tenslotte zal het beleid jaarlijks geëvalueerd - en waar nodig bijgesteld worden.

3 A&O wordt gedefinieerd als het geheel van organisatorische maatregelen m.b.t. het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, welke zijn gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van zowel het functioneren en besturen van de gemeente als de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.


pagina 19

Bijlagen inkoop- en aanbestedingsbeleid

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Het begrip ‘aanbesteden’; Wettelijke regelgeving; Concurrentiestelling; Het aanbestedingsproces; Mantelovereenkomsten; Selectie en gunningscriteria; Aankondigingen; De inkoopfunctie; Verantwoording beleid en controle; Belangrijke afwijkende artikelen uit de BAO t.o.v. de oude richtlijnen Passages uit de BAO; Procedures en mogelijke redenen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Uitzonderingen op de U.A.R. 2001 Uitzonderingen op de DNR 2005 Inkoopvoorwaarden gemeente Weert; Nieuwe ontwikkelingen en Samenwerkingsvormen.


pagina 20

Bijlage 1 Het begrip “aanbesteden” Door de conclusie dat inkopen van goederen en diensten hetzelfde is als aanbesteden van werken, kan worden volstaan met dezelfde procedures en hoeven er binnen de sectoren geen aparte A&Oprocedures te worden opgesteld. Hiermee wordt bereikt dat er een eenduidige benadering komt voor het aanbesteden van werken en het inkopen van goederen en diensten. Bij het aangaan van verplichtingen is de gemeente, gezien haar publieke verantwoordelijkheid, verplicht op een zorgvuldige wijze de gemeenschapsgelden zo doelmatig mogelijk te besteden. Bij de procedures die voorafgaan aan opdrachten dient de gemeente zich op te stellen als een betrouwbare partij die bij het verlenen van opdrachten volgens vaste regels en zonder willekeur of bevoordeling van partijen werkt. De gemeente dient daarbij tevens integer en zorgvuldig op te treden. Bovendien moet het bestuur daar op een goede manier verantwoording over kunnen afleggen aan de burgers. Procedures moeten controleerbaar zijn, hetgeen eisen stelt aan de openheid en transparantie van de procedures. Deze eisen gelden ook voor het ambtelijk apparaat dat het gemeentebestuur ter zijde staat bij het uitoefenen van haar taak. Dit apparaat dient openheid, objectiviteit en zorgvuldigheid te betrachten naar het bestuur en de contractpartners.

Aanbestedingsbeleid 2006

i

Bijlage 2 Wettelijke regelgeving In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap ondertekend. Dit verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG (inmiddels EG). Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en gelijke wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. Het EG-verdrag bevat enige algemene grondbeginselen die van toepassing zijn op al het handelen van overheidsinstellingen. Het betreft de beginselen van een open markteconomie met vrije mededinging, waarbij een doelmatige allocatie van middelen wordt bevorderd. In het inkoopbeleid van de gemeente is omschreven dat er voor de Europese aanbestedingen drie regelingen zijn, te weten; Leveringen (93/36/EEG), Diensten (92/50/EEG) en Werken ((93/37/EEG) allen met daarin opgenomen richtlijn 97/52/EG. Hierin worden deze beginselen door de Europese Commissie expliciet vastgelegd. Op 31 maart 2004 is er door de Europese Raad en het parlement één nieuwe richtlijn opgesteld (2004/18/EG) voor overheidsopdrachten van Werken, Leveringen en Diensten die met ingang van 1 december 2005 in Nederland van kracht is. b) Nationale regelgeving De Europese regelgeving is omgezet in nationale wetgeving, te weten in het Besluit Aanbestedingen Overheidssectoren (Bao), deze wetgeving geldt voor opdrachten die boven de drempelwaarden zoals vermeld in de Bao . Voor opdrachten die onder de drempelbedragen vallen geldt de Bao niet maar de beginselen van het EG-verdrag blijven wel van toepassing. Dit betekent dat opdrachten onder de drempelbedragen ook op non-discriminatoire wijze dienen plaats te vinden, en dat ook hiervoor een doorzichtige aanbestedingsprocedure moet worden gevolgd met een objectieve beoordeling. Om de aanbestedingen van werken te regelen zijn voor de rijksoverheid in het verleden diverse besluiten vastgesteld (zoals het Besluit overheidsaanbestedingen en het Besluit Aanbesteding van Werken 1973). Voor de lokale overheid ontbreken dergelijke besluiten. Ook in de per 1 januari 1994 in werking getreden Gemeentewet is niets over aanbesteden geregeld. Wat het gemeentelijk aanbestedingsbeleid betreft zijn uiteraard wel de algemene beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing. c) Rechtsgang Aanbestedingsprocedures zijn formele procedures waaraan hoge eisen worden gesteld. Het veronachtzamen van eisen en vormvoorschriften kan aanleiding geven tot juridische stappen tegen de aanbestedende partij. De Europese Commissie heeft een tweetal richtlijnen uitgevaardigd, waardoor er door bedrijven snel en doeltreffend geprocedeerd kan worden. Deze richtlijnen verplichten de EU-lidstaten nationale regelingen te treffen die voorzien in het vragen van opschorting van de aanbestedingsprocedure, het nietig verklaren van het gunningsbesluit en het vragen van schadevergoeding. Indien de schadeclaim wordt gehonoreerd dan komt dit neer op de gederfde winst, veelal gebaseerd op 10% van de gemiste omzet. Ook kan de Europese Commissie op grond van het primaire gemeenschapsrecht, het Verdrag tot Oprichting van de EEG, zich tot het Europese Hof van Justitie wenden, indien zij van mening is dat een lidstaat zijn verplichtingen niet nakomt. Daarnaast kan het onverhoopt niet volgen van de Europese regels invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring voor de rechtmatigheid en door de Europese Unie gesubsidieerde projecten. Een aanbesteding die niet via de Europese richtlijnen is verricht, wordt vanaf 1 januari 1997 als onrechtmatig beschouwd. Dit kan voor de lidstaten, volgens de boeteclausules in het Verdrag van Maastricht, grote financiële gevolgen hebben, die afgewenteld kunnen worden op de in overtreding zijnde aanbestedende dienst. Het volgen van formele aanbestedingsprocedures kan tot gevolg hebben dat er rechtszaken over de interpretatie van het goed toepassen van de aanbestedingsregels moeten worden gevoerd. Als gevolg van de openheid die de gemeente dient te voeren in het aanbestedingsbeleid bestaat namelijk de kans, dat partijen die zich benadeeld voelen gaan procederen om hun gelijk te krijgen. d) De mandaatregels De bevoegdheid tot het vaststellen van bestekken, het aanbesteden en gunnen van werken, leveringen Aanbestedingsbeleid 2006

ii

en diensten onder de Europese drempel4 namens de gemeente, is gemandateerd aan de directeuren van de betreffende sectoren. Via submandaat of ondermandaat mogen zij deze bevoegdheid aan medewerkers van hun sectoren doorgeven. In de mandaatregeling is de mandatering als volgt geregeld: “Burgemeester en wethouders stellen, onverminderd de noodzaak tot het aanvragen van meerdere offertes, in het aanwijzingsbesluit per budgethouder tevens vast: • een bedrag tot welk een budgethouder verplichtingen mag aangaan zonder toestemming van burgemeester en wethouders tot een maximumbedrag van € 211.000,-- (grensbedrag Europese aanbesteding leveringen/diensten); • een bedrag tot welk een sub-budgethouder verplichtingen mag aangaan zonder toestemming van zijn budgethouder tot een maximumbedrag van € 22.000,-- (grensbedrag onderhands aanbesteden met minimaal 3 offertes). De sectorcontroller houdt toezicht op de gang van zaken. Dit in het kader van zijn taak waar het betreft de zorg en verantwoordelijkheid voor een goede administratieve organisatie van de betrokken sector. De sectorcontroller houdt ook toezicht, op de objectieve toepassing van het aanbestedingsproces en de financiële aspecten. Aanbesteden kan uiteraard pas plaatsvinden als hiervoor door de raad een krediet of (onderhouds)budget beschikbaar is gesteld. Opgemerkt wordt hier nog dat binnen de wet dualisering een belangrijke controlefunctie op de aanbestedingsrichtlijnen weggelegd is voor de accountant.

4 Met dien verstande dat voor aanbesteding van werken aansluiting wordt gezocht bij de drempelbedragen van leveringen. Aanbestedingsbeleid 2006

iii

Bijlage 3 Concurrentiestelling Eerlijke concurrentie spoort ondernemingen aan tot mobilisatie van kennis en vaardigheden en zet aan tot het uitvinden, ontwikkelen en op doeltreffende wijze exploiteren van nieuwe technieken en producten. Dit is in het bijzonder van belang, omdat het ondernemingen in staat stelt hun concurrentievermogen terug te vinden, te bewaren of te verbeteren. Beëindigen vaste één-op-één relaties Indien er op dit moment vaste één-op-één en/of huisleveranciersrelaties bestaan tussen opdrachtnemers en de gemeente, kan het uitvoeren van het herziene aanbestedingsbeleid ertoe leiden dat deze relaties beëindigd worden. In de gevallen dat de gemeente de belangrijkste opdrachtgever is, heeft zij de sociaal-economische plicht deze relatie op een behoorlijke wijze te beëindigen. Een overgangsperiode van minstens één jaar - afhankelijk van de gemaakte afspraken en gecreëerde afhankelijkheid - is aan te bevelen. In deze periode kan door de gemeente worden gewerkt aan beëindiging van het contract en het starten van een aanbestedingsprocedure. De opdrachtnemer kan tijdens deze periode inspelen op de nieuwe methode van werken en de markt opgaan om elders activiteiten te ontplooien, dan wel zich voorbereiden op inschrijving voor de te houden aanbestedingen. Als de gemeente besluit de relatie op te heffen is het noodzakelijk dat het bedrijf hiervan vroegtijdig in kennis wordt gesteld.


iv

Bijlage 4 Het aanbestedingsproces Een open markt leidt tot meer concurrerende aanbiedingen die aanzienlijke besparingen tot gevolg kunnen hebben. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten en leveringen heeft baat bij een concurrerende markt. In het algemeen kan worden gesteld dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een gelijkblijvende of betere kwaliteit.

Mate waarin de specificaties vastliggen

Specificeren

Aanbesteden

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Een goed inkoopproces kent verschillende fasen (zie bovenstaand figuur). Zoals voor iedere projectmatige benadering, geldt ook hier dat in de eerste fasen de meeste besparingen kunnen worden bereikt. Het inkooptraject is een gestructureerd proces dat de volgende fasen kent: Het inventariseren van de inkoopbehoefte; Het opstellen van functionele-, technische-, logistieke- en onderhoudsspecificaties; Het selecteren van leveranciers op basis van vooraf kenbaar gemaakte en meetbare selectiecriteria; Het selecteren van offertes op basis van vooraf kenbaar gemaakte en meetbare gunningscriteria; De onderhandelingsfase; Het contracteren van de geselecteerde leverancier; Het uitvoeren van de overeenkomst/bestellen; De nazorg: service, aanvullende leveringen, bewaking en dergelijke; De leveranciersevaluatie. De Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Weert 2006 behandelt alleen het traject dat in bovenstaand figuur is aangegeven als de fase “aanbesteden”. De te onderscheiden stappen in het inkoopprocesmodel hangen nauw met elkaar samen. De kwaliteit van de output van een fase bepaalt tevens de kwaliteit van de input van de volgende fase. De inkoopfunctie wordt te vaak in de laatste fase van het onderhandelingstraject ingeschakeld om te onderhandelen met de - definitieve - leverancier over de prijs en de condities, ondanks dat in de behoeftebepalings- en specificatiefase de grootste inkoopvoordelen te behalen zijn. Deze inkoopvoordelen zijn te behalen zowel door het overwegen van alternatieven als door de eerste prijsindicaties en concurrentiestelling. Meedenken in de ontwerpfase kan leiden tot aanpassing van het ontwerp gezien de combinatie van specificatie en marktverkenning. Een ontwerp c.q. de opgestelde specificatie kan ongewild leiden tot hoge materiaalkosten, terwijl de inkoopfunctie kan meedenken over alternatieven en waar nodig relevante informatie kan inwinnen bij potentiële leveranciers. Hoe eerder de inkoopfunctie betrokken wordt bij het proces van budgettering en het offertetraject hoe groter de voordelen kunnen zijn. Uit bovenstaand figuur blijkt, dat de meeste kosten kunnen worden bespaard in het voortraject. Door goed de wensen te inventariseren en te specificeren worden kosten bespaard tijdens het uitvoeringstraject. Dit geldt ook voor het inventariseren van de inkoopbehoefte. Aanbestedingsbeleid 2006

v

Kosten aanbesteden Het goed specificeren en selecteren van aanbiedingen brengt kosten met zich mee in de voorbereidingsfase. Deze kosten kunnen echter worden terugverdiend bij een goed uitgevoerde aanbesteding.


vi

Bijlage 5 Mantelovereenkomsten Er worden twee soorten mantelovereenkomsten onderscheiden: Mantelovereenkomsten met afnameverplichting; bij deze overeenkomsten wordt de afnemer verplicht voor een vooraf vastgestelde periode een bepaalde hoeveelheid gespecificeerde producten af te nemen tegen in de mantelovereenkomst vastgelegde condities. Mantelovereenkomsten zonder afnameverplichting; hierbij is de afnemer niet verplicht de mantelovereenkomst te gebruiken voor een bepaalde afname, maar is de leverancier verplicht te leveren tegen de overeengekomen condities. De beste prestaties tegen het beste kostenniveau worden verkregen met mantelovereenkomsten voor een langere periode en met een minimale vaste afnameverplichting. Bij het centraal vaststellen van mantelovereenkomsten waarbij “centraal” niet kan worden vastgesteld wat de afname “decentraal” gaat worden, is de tweede mogelijkheid een goed alternatief. Bij mantelovereenkomsten zonder afnameverplichting hebben de sectoren de vrijheid om van het contract gebruik te maken. Voor het aanbesteden van dit soort overeenkomsten geldt de voorgeschreven procedure. Ook mantelovereenkomsten moeten Europees worden aanbesteed, indien de drempelwaarde overschreden wordt (waarde per jaar x looptijd - maximaal meerekenen vier jaar - bepaalt de contractwaarde).


vii

Bijlage 6 Selectie- en gunningscriteria Selectiecriteria De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een inschrijver zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening moet voldoen. Deze zijn onder te verdelen in de minimale eisen waaraan men wel of niet voldoet (zogenaamde “knock-out” criteria) en criteria waaraan in verschillende mate voldaan kan worden. Met behulp van deze laatste criteria kan een volgorde gemaakt worden van de mate van geschiktheid van de onderneming voor het uitvoeren van de opdracht. De selectiecriteria moeten voor alle gegadigden gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. In de Bao staan de selectiecriteria opgesomd, die door een aanbestedende dienst mogen worden toegepast. Voor nationale, openbare aanbestedingen worden in principe dezelfde criteria toegepast. Gunningscriteria Als gunningscriteria worden twee mogelijkheden gegeven: a) de laagste prijs; b) de economisch meest voordelige inschrijving; Als de gemeente kiest om te gunnen op de laagste prijs, krijgt de aanbieder met de laagste prijs de opdracht gegund; andere aspecten kunnen niet meegenomen worden in de aanbesteding. Om te gunnen op de laagste prijs moet goed omschreven worden wat alle eisen zijn waaraan de opdracht moet voldoen. Voorbeelden van aanbesteding waarbij op laagste prijs gegund kan worden zijn: RAWbestekken, Stabu-bestekken, etc. Als het tweede criterium wordt gebruikt, kunnen ook andere aspecten worden meegewogen dan alleen de prijs. Indien er gegund wordt op de economisch meest voordelige inschrijving dan dient de aanbestedende dienst alle te gebruiken criteria met weging op te nemen in zowel het bericht van aanbesteding en in het bestek. Hierbij worden criteria geëist, zoals prijs, gebruikskosten, planning, uitvoeringstermijn, garanties, technische waarde en esthetische kenmerken. Er wordt wel een onderscheid gemaakt tussen eisen en wensen. Eisen zijn altijd uitsluitingscriteria, daar voldoet een leverancier wel of niet aan, aan een wens hoeft een leverancier niet aan te voldoen maar als hij wel aanvoldoet heeft hij een betere aanbieding. Criteria die niet zijn bekendgemaakt, mogen bij het maken van de uiteindelijke keuze niet worden gebruikt. De Bao heeft ook bepaald dat de relatieve belangrijkheid (wegingsfactoren) van de (objectieve!) criteria vermeld moeten worden. Als uitgangspunt kan genomen worden: “een inschrijver weet bij het lezen van het aanbestedingsdocument, bestek hoe en waarop zijn offerte beoordeeld gaat worden.” Een gemeente die voor het verlenen van een opdracht een keuze uit meerdere aannemers/ leveranciers/ dienstverleners moet maken, kan worden geconfronteerd met meerdere originele oplossingen of ontwerpen en de daarbij behorende prijzen. Gebruikelijk is dan dat in zulke gevallen (waarbij leveranciers een meer of mindere inbreng hebben) de economisch meest voordelige aanbieding wordt gebruikt als gunnings- of toewijzingscriterium. Aangezien dit criterium niet altijd recht doet aan de verschillende uiteenlopende gunningscriteria (zoals de inpassing in het landschap), kan soms beter worden gesproken van het kiezen van de “maatschappelijk meest voordelige aanbieding”. Voor de economisch meest voordelig inschrijving wordt veelal gekozen bij dienstverlening, beeld kwaliteitsbestekken, leveringen van complexe pakketen, etc.


viii

Bijlage 7 Aankondigingen Europese aanbestedingen moeten worden aangekondigd in het supplement van het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: -

-

Vooraankondigingen (in de richtlijnen verklarende aankondigingen genoemd), waarin vooraf bekend gemaakt wordt welke uit te besteden opdrachten zullen worden aanbesteed; Oproep tot mededinging: de publicatie van een voorgenomen opdracht, waardoor geïnteresseerde bedrijven hun belangstelling voor de opdracht kenbaar kunnen maken, dan wel vervolgens rechtstreeks een offerte kunnen uitbrengen; Bericht van gunning: daarin maakt de aanbestedende dienst de resultaten van de gunning kenbaar.

Ieder aanbestedingsproces kent vormen van bekendmaking. In de regel geschiedt dit via www.aanbestedingskalender.nl en de website van de gemeente Weert. Soms is het noodzakelijk dat een publicatie wordt geplaatst in daartoe geëigende vakbladen met een groot - veelal landelijk - bereik naar de betreffende branche. Sommige branches, als bouw en civieltechniek beschikken over dergelijke bladen; in andere branches is dat minder of zelfs nauwelijks het geval. In die situaties zal in overleg met de inkoopfunctie het meest optimale medium worden bepaald om in te publiceren. Landelijke en lokale dagbladen kunnen daarin een rol spelen.


ix

Bijlage 8 De inkoopfunctie Inleiding De optimalisatie van de aanschaf van ‘leveringen’, ‘diensten’ en ‘werken’ vereist tegenwoordig specialistische kennis, mede omdat regelgeving de nodige risico’s meebrengt voor de opdrachtgever. Deze nota moet bijdragen aan het verkleinen van deze risico's; enerzijds door een uniform toegepast beleid en anderzijds door inhoud te geven aan daaraan verbonden rollen en verantwoordelijkheden. Teneinde tot een bedrijfsmatig goed inkoop- en aanbestedingsbeleid- en een correcte toepassing van de Bao te komen, is er binnen de sector Middelen, afdeling Financiën en belastingen een voor alle sectoren opererende inkoopfunctie geformeerd. In hoofdstuk 5 van de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006 zijn de verantwoordelijkheden van de sectoren en de centraal faciliterende inkoopfunctie aangegeven. De (Europese) aanbestedingsprocedures moeten uiterst zorgvuldig worden benaderd. Er worden momenteel vaak externe adviseurs ingeschakeld gezien de geringe ervaring bij de sectoren met Europees aanbesteden. Met deze extra kostenpost(en) voor extern advies moet op dit moment per aanbesteding rekening worden gehouden. Bij de inkoopfunctie is de nodige expertise aanwezig over de procedures die bij (Europees) aanbesteden gevolgd moeten worden. Door het inschakelen van de inkoopfunctie kunnen bepaalde “out-of-pocketkosten” vermeden worden. Taken a) registreren en coördineren Op basis van de jaarplannen van de sectoren voor het eerstvolgende jaar worden door de inkoopfunctie ‘centraal’ alle ‘decentrale’ bestedingsplannen geregistreerd. De inkoopfunctie gaat aan de hand hiervan na of gekomen kan worden tot gebundelde opdrachten voor soorten producten en stelt dienaangaande adviezen op in de richting van de betrokken sectoren. Daarnaast wordt met behulp van bovengenoemde gegevens de vooraankondiging gepubliceerd voor Europese aanbestedingen. b) beleid ontwikkelen De inkoopfunctie bevordert het gebruik - en de ontwikkeling van - mantel- en raamovereenkomsten, onder andere door het koppelen van opdrachten van de verschillende sectoren. Daarnaast ontwikkelt en implementeert zij algemene modellen voor de meest voorkomende correspondentie bij een volledig inkoopproces, waardoor de uniformiteit, de transparantie en de controlemogelijkheden worden bevorderd. De inkoopfunctie houdt de ontwikkeling van alle regelgeving over aanbesteden bij. De inkoopfunctie zorgt voor het uitdragen van deze kennis en het zonodig bijstellen van het aanbestedingsbeleid. c) adviseren De inkoopfunctie adviseert op terreinen als commercie, juridische zaken (in overleg met Juridische zaken), bedrijfseconomische aangelegenheden en kwaliteitsborging van door de sectoren te houden aanbestedingen. Europese en Openbare aanbestedingen van werken, leveringen en diensten worden door de inkoopfunctie commercieel, juridisch en financieel-economisch begeleid. Meervoudig onderhandse aanbestedingen kunnen in overleg met de budgethouder ook begeleid worden. Hiervoor zijn modellen uitgewerkt waardoor de procedures snel kunnen verlopen. Alle voorstellen om af te wijken van de aanbestedingsvorm die voorgeschreven wordt in het aanbestedingsbeleid dienen door de inkoopfunctie van een advies te worden voorzien. Dit advies wordt meegestuurd met het collegeadvies om te mogen af te wijken. Met deze procedure wordt onder meer de objectiviteit in de keuze van de aanbestedingsprocedure bevorderd. d) begeleiden van aanbestedingen De inkoopfunctie begeleidt Europese, en Openbare aanbestedingsprocessen en meervoudig onderhandse aanbestedingen en ziet daarbij toe op toepassing van de Europese, nationale en lokale aanbestedingsregels. Het begeleiden van de aanbestedingsprocedures zal geschieden in teamverband. Per aanbesteding wordt een verwervingsteam samengesteld uit de volgende disciplines: Materiedeskundige(n) van de sector/sectoren; Aanbestedingsexpert(s) van de inkoopfunctie; Aanvullend eventueel (extern) in te huren expertise. Door de inkoopfunctie wordt juridische en commerciële bijstand gegeven aan materiedeskundigen uit de sectoren die zorgdragen voor de technische invulling van de aanbestedingsprocedures. De inkoopfunctie zorgt voor de coördinatie tussen de teamleden. Het verwervingsteam adviseert de directeur van Aanbestedingsbeleid 2006

x

de sector die de aanbesteding uitvoert. Bij aanbestedingen van sectoroverstijgende producten zal worden bezien welke sector het project zal trekken en de materiedeskundigheid zal leveren. Ingeval de inkoopfunctie wordt ingeschakeld om de aanbesteding ook uit te voeren, wordt eventuele in- of externe expertise voor het product ingehuurd. Het verwervingsteam verzorgt de aanbestedingsprocedure tot aan de gunning van het project. De opdrachtbrief (gunning) wordt vanuit de opdrachtgevende sector verstuurd. e) monitoring van aanbestedingsgedrag De inkoopfunctie kan ook, samen met de betrokken sectoren, het aanbestedingsgedrag van aanbieders bijhouden. Dit is in feite een onderdeel van de leveranciersbeoordeling (“vendor rating”). Zo zal het bijvoorbeeld mogelijk zijn om te achterhalen of een aanbieder slechts mee doet aan een offertetraject voor de eventueel hieraan verbonden rekenvergoeding. Een dergelijke aanbieder zou dan in het vervolg uitgesloten kunnen worden. Indien deze taak aan het takenpakket van de inkoopfunctie wordt toegevoegd, is het echter wel zaak de formatie aan te passen.


xi

Bijlage 9 Verantwoording beleid en controle Europese aanbestedingen Op de Nederlandse staat rust de verplichting ieder jaar een opgave te doen aan de Europese Commissie van de gehouden Europese aanbestedingen door alle aanbestedende diensten in Nederland. Krachtens artikel 3, tweede lid, van de Raamwet EG-voorschriften, is in het Besluit Overheidsaanbestedingen en het Besluit Aanbestedingen Nutssector voor de aanbestedende diensten de verplichting opgenomen deze gegevens te verstrekken. Daartoe worden ieder jaar aan de aanbestedende diensten enquêteformulieren gestuurd, waarop gegevens over de gehouden Europese aanbestedingen moeten worden ingevuld. De coördinatie en het invullen daarvan berusten in het geval van de gemeente Weert bij de inkoopfunctie. Overige rapportages De inkoopfunctie zal jaarlijks tijdig aan de directeuren van de sectoren een opgave verstrekken van de aanbestedingen die door haar zijn gecoördineerd. De directeuren van de sectoren maken hiervan gebruik in hun rapportages in het jaarverslag. Door de inkoopfunctie wordt jaarlijks een rapportage opgesteld over alle aanbestedingsprocessen die via haar zijn verlopen. Voor het MT zal ieder jaar een algemene rapportage worden opgesteld op welke wijze het geformuleerde beleid tot uitvoering is gebracht. Controle door de accountant De verslaglegging van de aanbestedingen wordt door de sectoren gedaan in managementsrapportages en het jaarverslag. Het jaarverslag valt onder de controle van de concerncontroller en de externe accountant. Opgemerkt wordt hier nog dat binnen de wet dualisering een belangrijke controlefunctie op de aanbestedingsrichtlijn weggelegd is voor de accountant.


xii

Bijlage 10 Belangrijke afwijkende artikelen uit de BAO t.o.v. de oude richtlijnen In deze bijlage worden enkele opvallende artikelen weergegeven die in de Boa-regelgeving nieuw en of anders zijn omschreven dan in de oude richtlijnen, te weten: - Opdrachtverlening onder de drempelbedragen dient ook op transparante, objectieve en nondiscriminatoire wijze dienen plaats te vinden. Ook hiervoor moeten doorzichtige aanbestedingsprocedures worden gevolgd met een objectieve beoordeling. Op dit punt ontstaat steeds meer jurisprudentie, waaronder de zaak Assen. De Europese Commissie heeft besloten om een met redenen omkleed advies te zenden aan Nederland in verband met contracten voor de levering van huisvuilcontainers aan de gemeente Assen. De gemeente Assen heeft deze contracten onderhands aan een leverancier gegund. De richtlijn betreffende de overheidsopdrachten voor leveringen (Richtlijn 93/36/EEG) is op deze contracten niet van toepassing, aangezien de bedragen daarvan de toepassingsdrempel van deze richtlijn niet overschrijden. De Commissie meent echter dat het feit dat deze contracten rechtstreeks aan een leverancier zijn gegund zonder voorafgaande aanbesteding een schending vormt van het algemeen beginsel van het EG-Verdrag betreffende gelijke behandeling, dat voortvloeit uit het beginsel van “niet-discriminatie” op grond van nationaliteit. Er had kunnen worden gezorgd voor enige publiciteit om verschillende bedrijven in staat te stellen een offerte in te dienen en het contract te gunnen aan de beste offerte om op die manier te garanderen dat het overheidsgeld goed wordt besteed. (17 juli 2003, IP 03 / 1037) - de wegingsfactoren van de (sub) gunningscriteria moeten verplicht in de aankondiging of in het bestek bekend gemaakt worden. In de BAO is omschreven dat in de aankondiging ook de wegingfactoren van de (sub)gunningscriteria weergegeven dienen te worden. In de oude aanbestedingsrichtlijnen was dit niet verplicht. - percelenregeling voor opdrachten voor leveringen. De oude aanbestedingsrichtlijnen voor Werken en voor Diensten kenden reeds een percelenregeling. Het BAO kent nu ook een percelenregeling voor opdrachten voor leveringen. De percelenregeling houdt voor leveringen en diensten in dat percelen waarvan de geraamde waarde minder dan € 80.000 bedraagt onderhands gegund mogen worden, mits het samengestelde bedrag van deze percelen niet meer dan 20% van de totale waarde van alle percelen samen omvat. De overige percelen moeten echter wel worden aanbesteed conform het BAO. Bij opdrachten voor werken geldt een bedrag van € 1.000.000 in plaats van € 80.000. - De zogenaamde “alcatel-periode” is voor het eerst in de Nederlandse wetgeving omschreven. Ingevolge het Alcatel-arrest is in het Bao bepaald dat de mededeling van de gunningsbeslissing geen aanvaarding inhoudt als bedoeld in artikel 6:217 lid 1 BW. Voorts is bepaald dat een aanbestedende dienst geen overeenkomst mag aangaan op basis van een gunningsbeslissing voordat 15 dagen zijn verstreken na de mededeling van de gunningsbeslissing. Ten slotte is bepaald dat de mededeling van de gunningsbeslissing ten minste de gronden van die gunningsbeslissing moet bevatten. Dit is noodzakelijk om te waarborgen dat ondernemers die een rechtsmiddel willen aanwenden tegen de gunningsbeslissing daadwerkelijk 15 dagen de tijd hebben om dit rechtsmiddel aan te wenden, en bijvoorbeeld niet een gedeelte van deze termijn kwijt zijn aan het achterhalen van de gronden van de gunningsbeslissing. Optionele artikelen EU regelgeving Er zijn enkele “optionele” artikelen in de Europese regelgeving omschreven, wat wil zeggen dat de Lidstaten niet verplicht zijn deze over te nemen, te weten: - de mogelijkheid van aankoopcentrales; - het voorbehouden van opdrachten aan sociale werkplaatsen; (artikel 19) - het toepassen van de zgn. concurrentiegerichte dialoog; (artikel 29) - het toepassen van de mogelijkheid tot het sluiten van raamovereenkomsten; (artikel 32) - het toepassen van het zgn. dynamische aankoopsysteem; (artikel33) - het bepalen van de voorwaarden voor toepassing van verplichte uitsluiting; (artikel ??) - het instellen van officiële lijsten van erkende ondernemers; (zgn. groslijsten; artikel 52) - het voorzien in de mogelijkheid van elektronische veilingen. (artikel 54) De Nederlandse wetgeving heeft enkele van deze punten overgenomen. Hierdoor heeft de nieuwe richtlijnen een aantal consequenties, hieronder zullen de belangrijkste zaken worden toegelicht:


xiii

Ad sociale werkplaatsen Een aanbestedende dienst kan ervoor kiezen om deelneming aan een aanbestedingsprocedure voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Een voorwaarde hierbij is dat de meerderheid van de bij de uitvoering van de voorbehouden overheidsopdracht betrokken werknemers arbeidsgehandicapten zijn. Voor alle duidelijk moet hierbij vermeld worden dat het gaat om een concurrentiestrijd tussen SWbedrijven, dit is niet hetzelfde als rechtstreeks gunnen. Dit zou dus betekenen dat er wel een ‘reguliere’ procedure gevolgd dient te worden, maar dat hierop alleen SW-bedrijven kunnen inschrijven. Ad concurrentiegerichte dialoog; Naast de openbare procedure, de niet-openbare procedure en de onderhandelingsprocedure kan de aanbestedende dienst onder voorwaarden gebruik maken van een nieuwe procedure, genaamd 'de concurrentiegerichte dialoog'. Deze voorwaarden houden in dat sprake moet zijn van een bijzonder complexe opdracht die niet op grond van de openbare of niet-openbare procedure kan worden gegund. Dit is met name het geval bij de uitvoering van omvangrijke geïntegreerde vervoersinfrastructuurprojecten, grote computernetwerken, of projecten met een complexe en gestructureerde financiering waarvan de financiële en juridische onderbouwing niet vooraf kan worden voorgeschreven. De procedure ziet er als volgt uit: aankondiging, selectie, dialoog waarin aspecten van de opdracht worden besproken (eventueel beperken aantal oplossingen aan de hand van gunningscriteria), indienen definitieve inschrijvingen, (eventueel verzoek om toelichting, precisering, nauwkeuriger omschrijving inschrijving), beoordeling inschrijvingen aan hand gunningscriteria (economisch meest voordelige aanbieding), (eventueel verzoek aan economisch voordeligste om verduidelijking inschrijving of bevestiging in de inschrijving vervatte verbintenissen), gunning. Ad raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. In de praktijk komt al regelmatig voor dat aanbestedende diensten raamovereenkomsten aanbesteden, ondanks dat de klassieke aanbestedingsrichtlijnen deze mogelijkheid niet bieden. Het BAO voorziet hier echter wel in. Er zijn vier vormen van raamcontracten, te weten: 1 aanbestedende dienst met 1 opdrachtnemer of meerdere aanbestedende diensten met 1 opdrachtnemer Bij bovenstaande vormen geldt: a. gunning van opdrachten volgens de bepalingen van de Raamovereenkomst; b. opdrachten mogen in geen geval substantieel van de bepalingen van de Raamovereenkomst afwijken; c. eventuele aanvulling van de inschrijving voor een bepaalde opdracht is mogelijk. 1 aanbestedende dienst met meerdere opdrachtnemers of meerdere aanbestedende diensten met meerdere opdrachtnemers. Bij deze twee vormen geldt: a. het minimum aantal opdrachtnemers bij de Raamovereenkomst is drie (3); b. Indien alle voorwaarden in de Raamovereenkomst bepaald? Dan is directe gunning aan één der partijen volgens de bepalingen van de Raamovereenkomst mogelijk; c. Indien niet alle voorwaarden in de Raamovereenkomst? Dan is gunning na schriftelijk tot mededinging oproepen van alle oorspronkelijke raampartijen en één van hun aanbiedingen kiezen op basis van in de Raamovereenkomst opgenomen gunningcriteria. De maximale duur van een Raamovereenkomst is vier (4) jaar inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk en vraagt om motivering. Ad dynamisch aankoopsysteem; Een dynamisch aankoopsysteem is gericht op het aankopen van leveringen of diensten voor courant gebruik en biedt aan aanbestedende diensten de mogelijkheid om een lijst met reeds geselecteerde inschrijvers op te stellen en deze op elk moment open te hebben staan voor nieuwe partijen. Zo kan men beschikken over een grote verzameling geselecteerde marktpartijen, afgestemd op ontwikkelingen in een leveranciersmarkt (nieuwe partijen en dergelijk). Het indienen van indicatieve aanbiedingen om tot het systeem toegelaten te worden, alsmede het indienen van offertes op de binnen het systeem te vergeven opdrachten vindt op geheel elektronische wijze plaats. Het proces ziet er op hoofdlijnen als een niet-openbare procedure uit, met dit verschil dat het eindresultaat een lijst van geselecteerde beAanbestedingsbeleid 2006

xiv

drijven is die op basis van de kwalitatieve selectie en een indicatieve inschrijving (op basis van een bestek of producten-/dienstencatalogus) zijn geselecteerd. Deze lijst doet denken aan een ‘longlist’, met dien verstande dat (ook) bij iedere (deel-)opdracht eerst een aankondiging dient plaats te vinden in Luxemburg en nieuwe partijen de kans moet worden geboden zich voor de lijst te kwalificeren. De bijbehorende offerteaanvraag moet vervolgens aan elke partij op de longlist worden toegestuurd, gunning vindt plaats op basis van vooraf bekendgemaakte gunningcriteria en de gunningpublicaties dienen eens per kwartaal plaats te vinden. Het dynamisch aankoopsysteem mag een duur hebben van vier jaar. Ad verplichte uitsluiting; Naast de reeds bekende facultatieve uitsluitingsgronden voorziet de Richtlijn Overheden in een viertal dwingende uitsluitingsgronden. Op basis hiervan is een aanbestedende dienst verplicht een onderneming uit te sluiten, die bij onherroepelijk vonnis of arrest veroordeeld is voor (i) deelneming aan een criminele organisatie, (ii) omkoping, (iii) fraude of (iv) witwassen van geld. Hiervan kan worden afgezien wanneer dat om dwingende redenen van algemeen belang noodzakelijk is. Ad Groslijsten Alle nieuwe mogelijkheden die de Richtlijn Overheden biedt zijn in het BAO overgenomen, met uitzondering van de mogelijkheid die artikel 52 biedt. Artikel 52 biedt de mogelijkheid om officiële lijsten van erkende bedrijven aan te leggen of certificering door publiekrechtelijke of privaatrechtelijke certificeringsinstellingen in te stellen. Bovenstaande betekent dus dat het invoeren van de zogenaamde groslijsten vooralsnog niet mogelijk is. Ad elektronische veilingen Het BAO maakt het mogelijk dat aankondigingen en uitwisseling van informatie, naar keuze van de aanbestedende dienst per post, per fax of langs elektronische weg of in bepaalde gevallen per telefoon kan geschieden of door een combinatie van deze middelen. Door middel van het elektronisch versturen van de aankondiging kan de termijn voor ontvangst van de inschrijvingen of de verzoeken om mededinging met zeven dagen worden verkort. Indien het bestek en de aanvullende stukken ook direct toegankelijk zijn via elektronische weg kan de ontvangst van de inschrijvingen met nog eens vijf dagen worden verkort. Elektronisch aanbesteden maakt ook elektronische veiling en het gebruik van een dynamisch aankoopsysteem mogelijk. Een elektronische vorm van veilen die kan worden gebruikt bij openbare, niet-openbare procedures en bij onderhandelingsprocedures. Ook kan het worden ingezet bij het tot mededinging oproepen van partijen bij een raamovereenkomst. Het is dus een beoordeling/ gunningmechanisme binnen een bestaande procedure en geen procedure op zich. Gunning kan op grond van de laagste prijs en/ of de waarden van de elementen van de inschrijvingen (Economisch voordeligste aanbieding): a. Na beoordeling van de inschrijvingen bij een vastgestelde kwaliteit de prijzen veilen. b. Na beoordeling van de inschrijvingen zowel de kwaliteit als de prijs veilen op basis van de beste prijs/kwaliteitsverhouding. c. Na beoordeling van de inschrijvingen bij een vaste prijs de te leveren kwaliteit veilen. De aanbestedende dienst beoordeelt eerst de inschrijvingen. De inschrijvingen die aan de eisen voldoen worden gezamenlijk volgens de methode van veilen gevraagd om de prijzen en de eventuele waarden elektronisch in te dienen.


xv

Bijlage 11 Passages uit de Bao In deze bijlage zijn de passages uit de Toelichtingen op de Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken opgenomen die betrekking hebben op het bundelen en splitsen van opdrachten. Leveringen en Diensten Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt waarboven de richtlijn moet worden toegepast. Vaak worden werkzaamheden geschaard onder Werken vanwege de hogere drempelwaarde. Bekend is het maaien van bermen; dat is geen werk maar een dienst. Een hulpmiddel kan zijn: wordt er wat nieuws gecreëerd dan is het een werk, anders is het veelal onderhoud en dus een dienst. Bestaat er twijfel over het feit of een opdracht onder de Richtlijn Leveringen of de richtlijn Werken valt, dan moet gekeken worden naar wat het voorwerp van de overeenkomst is en of het doel is dat de aanbestedende dienst het eigendom verwerft over goederen (bijvoorbeeld baggerschepen) of dat het gaat om het resultaat (bijvoorbeeld een uitgebaggerde rivier). In het geval een opdracht bestaat uit een combinatie van leveringen en diensten, moet de verhouding worden bepaald tussen het deel van de opdracht dat betrekking heeft op leveringen en het deel van de opdracht dat betrekking heeft op diensten. Indien de waarde van de leveringen groter is dan de waarde van de diensten, is op de gehele opdracht de Richtlijn Leveringen van toepassing. In het omgekeerde geval is op de gehele opdracht de Diensten van toepassing. Indien bijvoorbeeld de gemeente voertuigen wil aanschaffen (leveringen) en de leverancier van de voertuigen ook het onderhoud aan de voertuigen wil laten doen (diensten), dan is de richtlijn Leveringen op de gehele opdracht van toepassing als de waarde van de levering hoger is dan de waarde van het onderhoudscontract. Indien het gedeelte van de opdracht dat betrekking heeft op het verrichten van diensten onder het drempelbedrag blijft en niet behoeft te worden aanbesteed, houdt dit niet automatisch in dat het gedeelte dat betrekking heeft op de richtlijn Leveringen ook niet behoeft te worden aanbesteed. Er moet gekeken worden of de opdracht tot levering te scheiden valt van de opdracht tot het verrichten van diensten; het ontwerp en het beheer van een computersysteem kan bijvoorbeeld gescheiden gezien worden van de aanschaf van de eventuele hardware voor dit nieuwe computersysteem. Indien dit het geval is en de waarde van de opdracht tot levering boven het drempelbedrag uitkomt, moet deze aanbesteed worden. De Bao geeft in artikel 9 aan hoe de waarde van de opdracht moet worden berekend. De waarde van een opdracht omvat de totale vergoeding aan de leverancier exclusief BTW. Als de waarde van de opdracht vooraf niet kan worden vastgesteld, moet hiervan een reële raming worden gemaakt. De Bao bepaalt, eigenlijk ten overvloede, dat de aanbestedende dienst niet een bepaalde ramingsmethode mag kiezen met het doel de opdracht aan de toepassing van de Bao te onttrekken.

Looptijd Vaste looptijd van 12 maanden of minder Bepaalde duur met een looptijd van meer dan 12 maanden Looptijd Overeenkomsten van onbepaalde tijd of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald Opdrachten die een zekere regelmatigheid vertonen of die bestemd zijn gedurende een bepaalde periode te worden vernieuwd


Waardebepaling Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd van de overeenkomst. Totale waarde van de opdracht, met inbegrip van de geraamde restwaarde van de producten aan het einde van de overeenkomst. Waardebepaling Het maandelijkse bedrag vermenigvuldigd met 48. Het werkelijke totale bedrag van alle tijdens het voorafgaande boekjaar of tijdens voorafgaande twaalf maanden gesloten soortgelijke overeenkomsten. Het geraamde totale bedrag over de op de eerste levering volgende twaalf maanden, of over de contractperiode, indien deze langer duurt dan twaalf maanden.

xvi

Bij de aanschaf van homogene goederen, op basis van de CPV-code lijst, moet de waarde van de afzonderlijke delen van de opdracht bij elkaar worden opgeteld, om te bezien of de waarde van de totale opdracht boven het drempelbedrag uitkomt. Een aanbestedende dienst met verschillende afdelingen, die geen administratief afzonderlijke sectoren zijn en dus niet beschouwd kunnen worden als afzonderlijke aanbestedende diensten, dient voor de waardebepaling van een opdracht de leveringsbehoefte van de afzonderlijke afdelingen bij elkaar op te tellen. De Bao geeft ook een regeling voor het geval er sprake is van een gemengde opdracht. Het gaat bijvoorbeeld om een opdracht die bestaat uit twee verschillende diensten. Indien de ene dienst onder het volledige regime van de Bao (Bijlage 2A) valt en de andere dienst een dienst betreft die is vermeld in Bijlage 2B, dan is het volledige regime van de Bao van toepassing als de waarde van de dienst die onder Bijlage 2A valt, groter is dan de waarde van de andere dienst (artikel 22). Besteedt een aanbestedende dienst bijvoorbeeld in een opdracht zowel de schoonmaak en het beheer van gebouwen (Bijlage 2A) aan als de bewaking (Bijlage 2B), dan valt de aanbesteding onder het volledige regime van de Bao indien de waarde van de opdracht voor de schoonmaak en het beheer van de gebouwen groter is dan de waarde van de opdracht voor de bewaking. Indien een aanbestedende dienst voornemens is voor een bedrag van € 272.300,- nieuwe software te laten ontwikkelen (Diensten) en hierdoor ook nieuwe hardware (Leveringen) aangeschaft dient te worden ter waarde van € 217.800,-, dan dient de complete opdracht aanbesteed te worden alsof het een Dienst is, aangezien de waarde van de te verlenen dienst (ontwikkeling van software) hoger is dan de waarde van de levering (hardware). De Bao bepaalt, eigenlijk ten overvloede, dat de aanbestedende dienst niet een bepaalde ramingsmethode mag kiezen met het doel de opdracht aan de toepassing van de Bao te onttrekken. Ook mag een opdracht niet worden opgesplitst in kleinere opdrachten om zo de Bao te ontduiken. Zo dient een aanbesteding voor het uitvoeren van een in de loop van een bepaalde periode te verrichten gelijksoortige dienst als een raamcontract te worden aanbesteed. De Bao is van toepassing op prijsvragen als het totale bedrag aan prijzengeld en betalingen aan deelnemers tenminste € 211,000 beloopt afhankelijk van de soort opdracht. Ook is de Bao van toepassing als een prijsvraag onderdeel uitmaakt van een aanbestedingsprocedure voor een opdracht voor dienstverlening met een waarde boven het drempelbedrag. Opdrachten kunnen verdeeld worden in percelen. Een opdracht in het kader van de Bao kan bijvoorbeeld verdeeld zijn in een perceel drukwerk en een perceel promotiecampagne. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht dienen de verschillende percelen bij elkaar opgeteld te worden. Indien de totale waarde boven het drempelbedrag uitkomt, moet ieder perceel gegund worden volgens de Bao, ongeacht of de waarde van een afzonderlijk perceel beneden het drempelbedrag blijft. Een uitzondering is echter dat percelen die een waarde hebben van maximaal € 80.000 niet behoeven te worden aanbesteed, mits de totale waarde van alle dergelijke percelen tezamen niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van de totale opdracht. Dit houdt echter niet in dat de waarde van deze percelen niet wordt meegeteld bij de waardebepaling van alle percelen tezamen om te bezien of deze waarde boven het drempelbedrag uitkomt. Werken De Bao geeft in artikel 9 aan hoe de waarde van de opdracht moet worden berekend. Als de waarde van de opdracht vooraf niet kan worden vastgesteld, moet hiervan een reële raming worden gemaakt. De Bao bepaalt, eigenlijk ten overvloede, dat de aanbestedende dienst een opdracht niet mag splitsen met als doel de Bao te ontduiken. Indien een aanbestedende dienst voor de opdracht goederen ter beschikking stelt aan de aannemer moet voor de waardebepaling van de opdracht de waarde van deze goederen opgeteld worden bij de waarde van de overeenkomst tussen de aanbestedende dienst en de aannemer. Het gaat dan niet alleen om materialen die tijdens het werk worden verwerkt (bijvoorbeeld bouwstenen), maar ook om goederen die noodzakelijk zijn om het werk uit te voeren (bijvoorbeeld een hijskraan). In het laatste geval wordt de waarde van de goederen bepaald door de huurprijs. Voorbeeld: een gemeente heeft een opdracht te vergeven voor het vervangen van de riolering. De totale waarde van de uit te voeren werkzaamheden is € 4,54 miljoen. De gemeente koopt vervolgens zelf de hiervoor benodigde buizen aan voor een bedrag van € 2,13 miljoen en stelt deze ter beschikAanbestedingsbeleid 2006

xvii

king aan de aannemer die de opdracht zal krijgen. In de eerste plaats zal de gemeente de opdracht voor de levering van de buizen moeten aanbesteden volgens de Bao Leveringen. Vervolgens moet de waarde van de buizen worden opgeteld bij de waarde van de werkzaamheden. De totale waarde van de opdracht voor het vervangen van de riolering komt hierbij op € 6,67 miljoen en dient volgens de Bao te worden aanbesteed. Opdrachten kunnen verdeeld worden in percelen. Een opdracht in het kader van de Bao kan bijvoorbeeld verdeeld zijn in een bouwkundig deel (bijvoorbeeld de bouw van een school) en de aanleg van een tuin. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht dienen de verschillende percelen bij elkaar opgeteld te worden. Indien de totale waarde boven het drempelbedrag van € 5. 923 624 uitkomt, moet ieder perceel gegund worden volgens de Bao ongeacht of de waarde van een afzonderlijk perceel beneden het drempelbedrag blijft. Een uitzondering is echter dat werken-percelen die een waarde hebben van maximaal € 1.000.000 niet behoeven te worden aanbesteed, mits de totale waarde van alle dergelijke percelen tezamen niet meer bedraagt dan 20% van de waarde van de totale opdracht. Dit houdt echter niet in dat de waarde van deze percelen niet wordt meegeteld bij de waardebepaling van alle percelen tezamen om te bezien of deze waarde boven het drempelbedrag uitkomt. Voorbeeld Een opdracht voor de bouw van een gemeentehuis is verdeeld in de volgende percelen: * Perceel 1 € 3.300.000 * Perceel 2 € 2.200.000 * Perceel 3 € 900.000 € 6.400.000 Het totale bedrag van alle percelen tezamen bedraagt € 6.400.000; het drempelbedrag is dus bereikt. Perceel 3 heeft een waarde van minder dan € 1.000.000. Een bijkomende eis is dat de waarde van de percelen die niet aanbesteed worden niet meer mag bedragen dan 20% van de waarde van de totale opdracht, in dit geval € 1.280.000. Dit betekent dat ervoor gekozen kan worden om perceel 3 niet aan te besteden. De overige percelen dienen wel aanbesteed te worden aangezien de waarde van alle percelen tezamen, inclusief het vrijgestelde perceel, boven het drempelbedrag uitkomt. Onderhoudsdiensten: dienst of werk? Er is een grijs gebied aangaande onderhoudsdiensten: is het een dienst of een werk? Als algemene regel kan men stellen dat onderhoudsopdrachten in de zin van de Bao Diensten betrekking hebben op reparaties en onderhoud van machines, voertuigen en technische installaties en het onderhoud van gebouwen in de zin van het beheer van gebouwen en op het schoonmaken van gebouwen. Zo valt het gewone bijhouden van schilderwerk onder het beheer van gebouwen en daarmee onder de diensten. Ingrijpend onderhoud aan gebouwen en wegen echter, waarbij werkzaamheden worden uitgevoerd die voorkomen in de opsomming van activiteiten in de bouwnijverheid, bijvoorbeeld het aanbrengen van een wegdek, valt onder opdrachten in de zin van de Werken. Groot onderhoud wordt beschouwd als werk (ingrijpend onderhoud aan wegen en gebouwen).


xviii

Bijlage 12 Procedures en mogelijke redenen om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Indien om wat voor reden dan ook afgeweken wordt van de aanbestedingsprocedure welke voorgeschreven is in dit aanbestedingsbeleid geldt de navolgende procedure: De medewerker die verantwoordelijk is voor de aanbesteding legt in een document vast om welke aanbesteding het gaat en welke procedure voorgeschreven zou zijn. Vervolgens wordt in dit document aangegeven welke redenen er zijn om af te wijken van de procedure en wordt de inkoopadviseur schriftelijk om advies gevraagd. Het advies van de inkoopadviseur wordt verwerkt in het document. Het betreffende document wordt ter goedkeuring voorgelegd, via de directeur van de sector aan het College van B&W. Het document maakt onlosmakelijk deel uit van het aanbestedingsdossier, zodat later aan controlerende instanties (accountant, Rekenkamercommissie) verantwoording afgelegd kan worden. Goede redenen om af te wijken van het inkoop en aanbestedingsbeleid kunnen zijn: - Er is geen goed publicatiemedium om de potentiële leveranciers voor deze aanbesteding te bereiken. - Opdracht is niet nauwkeurig genoeg te formuleren doordat de uitgangspunten nog onvoldoende duidelijk zijn. - Een alternatieve samenwerkingsvorm lijkt de beste mogelijkheid (innovatief aanbesteden). - Men is er absoluut zeker van dat er maar een zeer beperkt aantal partijen is die deze opdracht kan uitvoeren en men kent al deze partijen (schriftelijke verklaring van de directeur van de sector aan de inkoopfunctie). - Reeds openbaar aanbesteed zonder resultaat. - Opdrachten die geheim zijn verklaard. Dit zal bij de gemeente Weert zelden of nooit voorkomen. - Dwingende spoed. Hiervan kan in principe alleen sprake zijn in situaties die niet te voorzien waren en die bij niet tijdige oplossing tot ernstige gevolgen leiden. Het verdient aanbeveling om voor dit soort situaties, waar mogelijk, raamcontracten af te sluiten of afspraken te maken over bijvoorbeeld reactiesnelheid, uurtarieven en open calculaties. - Technische redenen. Het gaat hier om een aanvullende opdracht, de uitbreiding van een opdracht of de vervanging van apparatuur die reeds in gebruik is en waarbij er door verandering van leverancier onevenredige technische moeilijkheden, grote risico's of hoge kosten zullen ontstaan. - Artistieke redenen. Het is om esthetische redenen onaanvaardbaar om een andere leverancier te selecteren dan diegene die reeds een eerdere, met deze opdracht samenhangende opdracht heeft uitgevoerd. - Bescherming van exclusieve rechten. Men is er absoluut zeker van dat er maar één partij is die deze opdracht kan uitvoeren (men moet zich wel afvragen of er een alternatieve manier is om het probleem op te lossen, bijvoorbeeld door te overwegen of het zinvol en rendabel is om een extra leverancier te creëren). - Complexe werken; - Uniformiteit van het werk; - De mate van specialisatie; - Het bestaan van een jaarcontract of raamovereenkomst; - Kleine werken of verbouwingen; - Combinaties. - Dwingende spoed. Hiervan kan in principe alleen sprake zijn bij situaties die niet te voorzien waren en die bij niet tijdige oplossing tot ernstige gevolgen leiden. Het verdient aanbeveling om voor dit soort situaties, waar mogelijk, raamcontracten af te sluiten of afspraken te maken over bijvoorbeeld reactiesnelheid, uurtarieven en open calculaties. - Technische redenen. Het gaat hier om een aanvullende opdracht, de uitbreiding van een opdracht of de vervanging van apparatuur die reeds in gebruik was en waarbij er door verandering van leverancier onevenredige technische moeilijkheden, grote risico's of hoge kosten zouden ontstaan. - Artistieke redenen. Het is om esthetische redenen onaanvaardbaar om een andere leverancier te selecteren dan diegene die reeds een eerdere, met deze opdracht samenhangende, opdracht heeft uitgevoerd. - Bescherming van exclusieve rechten. Men is er absoluut zeker van dat er maar één partij is die deze opdracht kan uitvoeren. (Men moet zich afvragen of er een alternatieve manier is om het probleem op te lossen, bijvoorbeeld door te overwegen of het zinvol en rendabel is om een extra leverancier te creëren)


i

Bijlage 13 Uitzonderingen op de U.A.R 2001 Indien er gewerkt wordt met de U.A.R. 2001 dan dienen volgende uitzonderingen van toepassing te worden verklaard: Op de aanbesteding van werken onder het Europese drempelbedrag is het Uniform Aanbestedingsreglement 2001 (UAR 2001) van toepassing, met inachtneming van de volgende wijzigingen: -

Artikel 24 lid 3 is niet van toepassing en wordt vervangen door:

Artikel 24 lid 3 UAR 2001 gewijzigd: De aanbesteder heeft de mogelijkheid tot het openen van de enveloppen met inschrijvingsbegrotingen. De inzage daarvan dient slechts om te kunnen beoordelen of de inschrijvers serieus en rechtmatig zijn. De aanbesteder behandelt de inschrijvingen vertrouwelijk en is niet verplicht de inschrijvingen terug te sturen . Artikel 6 lid 1 is gewijzigd van toepassing en luidt: Artikel 6 lid 1 UAR 2001 gewijzigd: Een aanbesteder maakt het voornemen om het werk openbaar aan te besteden ten minste 36 dagen voor het tijdstip van aanbesteding bekend in de Staatscourant of in een landelijk verspreid dagblad of op een voor iedereen toegankelijk elektronisch medium. Hij kan voorts dit voornemen op andere wijze bekendmaken. Artikel 28 lid 1 UAR 2001 gewijzigd: Degene die voornemens is een werk met voorgaande selectie aan te besteden, maakt dit voornemen bekend in de Staatscourant of in een landelijk verspreid dagblad of op een voor eenieder toegankelijk elektronisch medium. Hij kan voorts dit voornemen op andere wijze bekendmaken. Bij het bekendmaken vermeldt hij dat eenieder zich schriftelijk kan aanmelden om voor een uitnodiging tot inschrijving in aanmerking te komen met gebruikmaking van een door de aanbesteder ter beschikking te stellen formulier, ingericht volgens model C van de bij deze regeling behorende bijlage I. Artikel 24 lid 9 sub b is gewijzigd van toepassing en luidt: Artikel 24 lid 9 sub b gewijzigd: De inschrijfsommen, na het in het kader van artikel 20 gevoerde overleg, hoger zijn dan de aanbesteder op basis van een zorgvuldige begroting van kosten redelijkerwijs mocht verwachten en de aanbesteder de aanbieding als onaanvaardbaar aanmerkt. Toelichting op wijziging: De inschrijver moet bewijzen dat de begroting onzorgvuldig is. In het kader van artikel 23 van het UAR 2001 dient de inschrijver bij inschrijving de volgende verklaring te overleggen: Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving. Ondergetekende verklaart dat de onderhavige inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Aldus naar waarheid opgemaakt op (datum) te door (naam en voorletters) als bestuurder van (naam bedrijf), die (naam bedrijf) terzake van deze inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt. (handtekening) Toelichting ten aanzien van deze verklaring: De verklaring moet ondertekend zijn door een bestuurder die terzake de inschrijver rechtsgeldig vertegenwoordigt. In geval de inschrijver een combinatie is, verstrekt de inschrijver een dergelijke verklaring van een bestuurder van iedere combinant. De inschrijving is ongeldig indien een vereiste verklaring ontbreekt of niet naar waarheid is ingevuld. •

Artikel 41 tot en met 43 zijn niet van toepassing. Artikel 44 is niet van toepassing en wordt vervangen door: Artikel 44 nieuw Lid 1: Nadat de offertes aan de hand van de selectiecriteria en de gunningscriteria beoordeeld zijn, stelt de projectgroep een gunningvoorstel op voor de opdrachtgevers. Naar aanleiding van het gunningvoorstel wordt een voorlopig voornemen tot gunning geformuleerd. Artikel 44 nieuw lid 2: Indien een aanbieder het niet eens is met het voornemen tot gunning dan


i

dient deze binnen 15 dagen na dagtekening van het bericht over het voornemen tot gunning een kort geding aanhangig te maken tegen dit voornemen tot gunning. Aanbieders dienen rekening te houden met deze termijn. Aan het voornemen tot gunning kunnen geen rechten worden ontleend. Artikel 44 nieuw lid 3: Een kort geding kan uitsluitend aanhangig worden gemaakt bij het arrondissementsgerecht te Roermond. Artikel 44 nieuw lid 4: Indien na afloop van de termijn van 15 dagen geen kort geding aanhangig is gemaakt en/of indien een vordering in kort geding is afgewezen wordt er een definitief besluit tot gunning genomen.


ii

Bijlage 14 Uitzonderingen op de DNR: Uitzonderingen en toevoegingen aan de DNR 2005. Artikel 7, lid 1 en 2 – de adviseur als gemachtigde van de opdrachtgever. Er kan alleen sprake van gemachtigde van de opdrachtgever indien dit in de opdrachtbevestiging contract expliciet geregeld is. Artikel 11 lid 6 – over de in artikel 11 lid 6 aangegeven termijnen komen partijen overeen dat dit fatale termijnen zijn. Artikel 14 lid 1, 2, 7 en 8 – de adviseur is alleen aansprakelijk voor directe schade, met inachtneming van de uitzonderingen in lid 2. Indien de adviseur ook aansprakelijk is voor de indirecte schade is dit aangegeven in de offerteaanvraag. Lid 7 bepaalt dat de adviseur aansprakelijk kan worden gehouden voor andere schade dan die genoemd in artikel 14, wanneer er sprake is van opzet of grove schuld van de adviseur. Lid 8 spreekt over de uitvoering van een object en de CAR-verzekering. Dit is logisch want alles wat betrekking heeft op de uitvoering van een object en waardoor schade ontstaat, is gedekt door de CAR-verzekering, die de meeste gemeenten doorlopend hebben afgesloten en anders sluit een aannemer deze af. Er moet namelijk een onderscheid worden gemaakt tussen ontwerpfouten en uitvoeringsfouten. De eerste worden gedekt door de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de adviseur/architect de tweede worden gedekt door de CAR-verzekering van de opdrachtgever/aannemer. Artikel 15 – de schadevergoeding is beperkt per opdracht tot een bedrag gelijk aan drie keer advieskosten, met een maximum van € 1.000.000,-. Artikel 24 – De opdrachtnemer kan de opdracht nooit zonder grond opzeggen. Indien een opdrachtnemer de opdracht wil opzeggen dan dient hij de gemeente schadeloos te stellen voor de extra kosten die deze opzegging met zich meebrengt. Artikel 33 t/m 44 – De auteursrechten op alle documenten, ontwerpen, etc. berusten in alle gevallen bij de opdrachtgever. Artikel 46 lid 1 t/m 3 – De opdrachtgever mag in alle gevallen het product/ werk openbaar maken, verveelvoudigen en reproduceren van het werk of het product. Indien aan het product / werk aanpassingen gedaan dienen te worden dan is opdrachtgever vrij om dit te doen. Artikel 48 – het is de opdrachtgever toegestaan een object/advies, uitgevoerd naar het tot stand gebrachte ontwerp, de tekeningen en andere werken van het adviesbureau – al dan niet in geval van uitbreiding – geheel of in onderdelen daarvan in herhaling uit te voeren, tenzij schriftelijk anders overeengekomen is. Artikel 51 – In de advieskosten/ het honorarium zijn alle kosten begrepen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Artikel 58 – Geschillen worden behandeld door de burgerlijke rechter.


iii

I - 27. VERZEKERING I - 28. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN EN GEBRUIKSRECHTEN I - 29. CESSIEVERBOD EN VERREKENING I - 30. GEHEIMHOUDING EN CONTACTEN MET DE PERS I - 31. INTEGRITEIT I - 32. TOEPASSELIJK RECHT I - 33. BEVOEGDE RECHTER I - 34. SLOTBEPALING

Bijlage 15 Inkoopvoorwaarden gemeente Weert

XV XVI XVI XVII XVII XVII XVII

DEEL II AANVULLENDE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP AUTOMATISERING XVIII

Inhoudsopgave DEEL I ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN GEMEENTE WEERT

II

I - 1. DEFINITIES II I - 2. TOEPASSELIJKHEID III I - 3. INHOUD VAN DE OVEREENKOMST III I - 4. TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST III I - 5. WIJZIGINGEN III I - 6. ALGEMENE VERPLICHTINGEN OPDRACHTGEVER IV I - 7. ALGEMENE VERPLICHTINGEN OPDRACHTNEMER IV V I - 8. OPTREDEN VAN DE OPDRACHTNEMER ALS GEMACHTIGDE I - 9. SAMENWERKING MET DERDEN V I - 10. SAMENWERKING, RAPPORTAGE, ACCEPTATIE EN CONTROLE V VI I - 11. VERGOEDING I - 12. BETALING EN FACTUUR VII I - 13. EIGENDOM VAN ZAKEN EN INFORMATIEDRAGERS VIII I - 14. LEVERING EN VERPAKKING VAN GOEDEREN VIII IX I - 15. TIJDSTIP VAN AFLEVERING VAN GOEDEREN I - 16. GARANTIE IX I - 17. INLENERS- EN KETENAANSPRAKELIJKHEID X I - 18. TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST DOOR DE OPDRACHTGEVER XI

I - 19. TUSSENTIJDSE BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST DOOR DE OPDRACHTNEMER XII

I - 20. ONTBINDING WEGENS FAILLISSEMENT EN SURSÉANCE VAN BETALING XII I - 21. ONDERBREKING OVEREENKOMST XII I - 22. AANSPRAKELIJKHEID XIII I - 23. BOETE XIII XIV I - 24. NIET TOEREKENBARE TEKORTKOMING (OVERMACHT) I - 25. PERSONEEL XIV XIV I - 26. VERVOLGOPDRACHT Aanbestedingsbeleid 2006

XIV

II - 1. DEFINITIES II - 2. TOEPASSELIJKHEID II - 3. BIJLAGE II - 4. LEVERING II - 5. OMSTANDIGHEDEN II - 6. WIJZIGINGEN II - 7. ACCEPTATIETEST II - 8. RESERVEONDERDELEN II - 9. EIGENDOM II - 10. INTELLECTUELE EIGENDOM II - 11. SOFTWARE WAAROP LICENTIE WORDT VERLEEND

XVIII XVIII XVIII XVIII XVIII XVIII XIX XIX XIX XIX XIX

DEEL III AANVULLENDE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP DIENSTEN XX III - 1. TOEPASSELIJKHEID III - 2. PRIJS III - 3. UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST III - 4. DREIGENDE VERTRAGING IN DE LEVERING VAN DIENSTEN III - 5. RISICO – EN EIGENDOMSOVERGANG III - 6. GEHEIMHOUDING III - 7. GEBREKEN; KLACHTTERMIJNEN

XX XX XXI XXI XXI XXI XXI

DEEL IV AANVULLENDE VOORWAARDEN VAN TOEPASSING OP SERVICE XXII IV - 1. DEFINITIES IV - 2. TOEPASSELIJKHEID IV - 3. ONDERDELEN IV - 4. ONDERHOUDSVERGOEDING IV - 5. ONDERHOUDSTIJDEN i

XXII XXII XXII XXII XXII

IV - 6. UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST IV - 7. WIJZIGINGEN / MEERWERK IV - 8. GEBREKEN; KLACHTTERMIJNEN


XXIII

Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Weert

XXIII XXIII

Definities In deze algemene inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder: ⋅ Algemene Voorwaarden: deze Algemene Inkoopvoorwaarden die van toepassing zijn op en deel uitmaken van de Overeenkomst; ⋅ Bijlage: het aanhangsel bij de Overeenkomst, dat deel uitmaakt van de Overeenkomst; ⋅ Derden: niet zijnde Partijen bij de Opdracht; ⋅ Diensten: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verrichten werkzaamheden, niet zijnde Werken of Leveringen in de zin van dit definitieartikel; ⋅ Gemeente Weert: de gebruiker van deze Algemene Voorwaarden; ⋅ Goederen: te leveren stoffelijke objecten; ⋅ Informatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes e.d., waarop de Prestaties/resultaten van de Opdracht door Opdrachtnemer dienen te worden vastgelegd en aan de Opdrachtgever ter beschikking worden gesteld; ⋅ Leveringen: de door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te leveren Goederen; ⋅ Opdracht: de Opdracht tot het leveren van Goederen en/of het verrichten van Diensten; ⋅ Opdrachtgever: de Gemeente Weert; ⋅ Opdrachtnemer: de contractuele Opdrachtnemer van de Gemeente Weert; ⋅ Overeenkomst: de Overeenkomst tussen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer tot het leveren van Goederen en/of het verrichten van Diensten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn; ⋅ Partijen: ii

de Opdrachtgever en Opdrachtnemer gezamenlijk; Prestatie: de te verrichten Leveringen van Goederen en/of het verrichten van Diensten; Werken: het tot stand brengen/ realiseren van bouw- dan wel wegenbouwkundige Werken;

⋅ ⋅

Voor de toepasselijkheid van deze Algemene Voorwaarden wordt onder Personeel van Opdrachtnemer mede eventuele Derden verstaan die door Opdrachtnemer, onverminderd het hierna in Artikel I – 9, lid 4 bepaalde, bij de uitvoering van de Overeenkomst zijn betrokken. Inhoud van de Overeenkomst De Overeenkomst omvat al hetgeen tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer is overeengekomen, inclusief deze Algemene Inkoopvoorwaarden.

Toepasselijkheid Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ⋅

aanvragen van aanbiedingen aan de Opdrachtgever en aan alle tot de Opdrachtgever behorende organisatieonderdelen, en;

⋅

Overeenkomsten, waarbij de Opdrachtnemers Prestaties leveren aan de Opdrachtgever en aan alle tot de Opdrachtgever behorende organisatieonderdelen.

Afwijkingen op deze Algemene Voorwaarden zijn slechts rechtsgeldig indien en voorzover zij tussen Partijen uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen. De toepasselijkheid van eventuele Algemene Voorwaarden of andere voorwaarden van de Opdrachtnemer en/of Derden wordt middels aanvaarding van de Overeenkomst van de hand gewezen. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de Overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen. Indien onderdelen van de Overeenkomst en de daarbij behorende Bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, prevaleert het bijzonder overeengekomene, onder afwijzing van (een deel van) deze algemene inkoopvoorwaarden.


Indien bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik gemaakt wordt van door de Opdrachtgever ter beschikking gestelde of door haar goedgekeurde tekeningen, modellen, specificaties, instructies, keuringsvoorschriften en dergelijke, maken deze deel uit van de Overeenkomst. Totstandkoming van de Overeenkomst De Overeenkomst is tot stand gekomen, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de Opdrachtnemer door de Opdrachtgever, dan wel een daartoe bevoegd organisatieonderdeel van de Opdrachtgever, schriftelijk is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door Partijen schriftelijk is bevestigd. Wijzigingen De Opdrachtgever is op redelijke gronden gerechtigd te verlangen dat de ordergrootte en/of de hoedanigheid van de te leveren Prestaties word(t)(en) gewijzigd. De Opdrachtgever is gerechtigd modificaties aan te brengen in tekeningen, modellen, instructies, specificaties en dergelijke met betrekking tot de te leveren Prestaties. Indien een wijziging, naar het oordeel van de Opdrachtnemer, gevolgen heeft voor de overeengekomen prijs en/of de levertijd, zal de Opdrachtnemer alvorens aan die wijziging gevolg te geven, de Opdrachtgever hieromtrent zo spoedig mogelijk, doch ten hoogste binnen 8 dagen na de kennisgeving van de verlangde wijziging schriftelijk informeren. Indien deze gevolgen voor de prijs en/of de levertijd naar het oordeel van de Opdrachtgever onredelijk zijn ten opzichte van de aard en de omvang van de verlangde wijziging, heeft de Opdrachtgever het recht de Overeenkomst te ontbinden, tenzij dit gelet op de omstandigheden onredelijk zou zijn. De Opdrachtnemer mag geen wijzigingen aanbrengen of uitvoeren zonder schriftelijke order of schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever.

iii

Algemene verplichtingen Opdrachtgever De Opdrachtgever moet de Opdrachtnemer inlichtingen, gegevens en beslissingen verstrekken, die nodig zijn om de Opdracht naar behoren te vervullen en te voltooien. De Opdrachtgever is gehouden al hetgeen te doen wat dienstig is ter informatie van Opdrachtnemer. De Opdrachtgever is gehouden de Opdrachtnemer zo goed mogelijk inlichtingen te verstrekken zowel op eigen initiatief als op verzoek van de Opdrachtnemer. Algemene verplichtingen Opdrachtnemer Opdrachtnemer garandeert dat de door of namens hem te verrichten Prestaties zullen voldoen aan de in de Overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties, en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd. Alle geleverde Goederen moeten voldoen aan en zijn geproduceerd volgens de geldende weten regelgeving (bijvoorbeeld milieuwetten, bouwstoffenbesluit) en in overeenstemming met hetgeen in de handel met betrekking tot de betreffende zaken gebruikelijk is. Afgeleverde Goederen voldoen niet aan de Overeenkomst, indien zij niet de eigenschappen bezitten die de Opdrachtgever op grond van de Overeenkomst mocht verwachten en/of indien zij niet voldoen aan de geldende Nederlandse weten regelgeving. Voorzover geen nadere omschrijving van de aan de Prestaties te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, levensduur, doelmatigheid en afwerking te voldoen en geschikt te zijn voor het doel waarvoor zij zijn bestemd. De Opdrachtnemer staat in voor de kwaliteit en integriteit van diegene die namens de Opdrachtnemer belast is met de uitvoering van de Overeenkomst. Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgevraagd inlichtingen geven.


De Prestaties moeten worden uitgevoerd binnen de overeengekomen termijn, behoudens omstandigheden zoals bedoeld in artikel I - 24. Tenzij door Partijen uitdrukkelijk anders is overeengekomen, betreft de overeengekomen termijn een fatale termijn, zodat bij overschrijding van die termijn verzuim direct intreedt en geen voorafgaande schriftelijke ingebrekestelling nodig is. Op de aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer wegens overschrijding van deze termijn is artikel I - 22 van toepassing. Indien in de Overeenkomst uitdrukkelijk een vast of maximaal bedrag is overeengekomen voor de vervulling van de Opdracht, dan zal de aanbieding van de Opdrachtnemer en Opdrachtbevestiging van de Opdrachtgever, alsmede eventueel de onderliggende ontwerpen en/of bestekken aldus dienen te worden vervaardigd dat de Opdracht zal kunnen worden vervuld voor maximaal het bedrag dat bij de bepaling van de inhoud van de Opdracht voor die uitvoering is vastgesteld of laatstelijk is overeengekomen. De Opdrachtnemer stelt daartoe ramingen c.q. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de Opdrachtgever. Ingeval van overschrijding van dit bedrag is de Opdrachtnemer verplicht zijn Opdracht zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel I - 24, of van een verzoek tot verdergaande Prestatie dan in de Opdrachtbevestiging is vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van werkelijk gemaakte netto kosten en/of uren. Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de Opdrachtnemer de Opdrachtgever direct inlichten over de financiële gevolgen en risico's, verbonden aan het door de Opdrachtgever stellen van andere of meer eisen, het door de Opdrachtgever uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de Opdracht en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de Overeenkomst/verlenen van de Opdracht geen rekening is gehouden. De Opdrachtnemer en zijn Personeel of door hem ingeschakelde Derden zijn gehouden van overheidswege vastgestelde veiligheids- en milieuvoorschriften in acht te nemen en zich overigens te voegen naar de ter plaatse waar het werk wordt uitgevoerd geldende reglementen, instructies en aanwijzingen met betrekking tot veiligheid, milieu en controle. De Opdrachtnemer is verplicht zich te voegen naar de werktijden en de planningen - en eventuele tijdig aangegeven wijzigingen daarin - van de Opdrachtgever en dient zijn werkzaamheden zo in te richten dat verstoring van iv

werkzaamheden bij de Opdrachtgever niet plaats heeft, tenzij anders overeengekomen. Optreden van de Opdrachtnemer als gemachtigde De Opdrachtnemer treedt slechts op als gemachtigde van de Opdrachtgever indien en voor zover de Opdrachtgever de Opdrachtnemer daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen. Indien en voor zover de Opdrachtnemer in strijd handelt met het in lid 1 bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voor zover de Opdrachtgever deze handelwijze bekrachtigd heeft. Samenwerking met Derden Indien de Overeenkomst met zich meebrengt, dat de Opdrachtnemer voor de vervulling ervan zijn uit te voeren Prestaties moet afstemmen op die van andere door de Opdrachtgever ingeschakelde Derden, zal de Opdrachtgever na overleg met alle betrokkenen vaststellen wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in dezen is. De in lid 1 bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig in overleg met de Opdrachtgever en de andere Opdrachtnemers c.q. Derden een tijdsschema voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde Overeenkomst vaststelt en dat hij - ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden - onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de Opdrachtgever schriftelijk verslag daarvan doet toekomen. Indien de Opdrachtnemer een Opdracht krijgt te vervullen die ook Prestaties op een ander dan zijn eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de Opdrachtnemer nadat toestemming is verkregen van de Opdrachtgever voor eigen rekening en risico daarvoor andere deskundigen inschakelen. Bij het uitvoeren van de Overeenkomst kan de Opdrachtnemer slechts na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever gebruik maken van de Diensten van Derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door Opdrachtgever voorwaarden worden verbonden. De door Opdrachtgever verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verAanbestedingsbeleid 2006

plichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen. De Opdrachtnemer vrijwaart de Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid inzake de Wet Ketenaansprakelijkheid. Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle Beide Partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhouden. Opdrachtnemer rapporteert maandelijks aan de Opdrachtgever over de voortgang van de werkzaamheden, tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. Op verzoek van de Opdrachtgever is de Opdrachtnemer gehouden de Opdrachtgever een productie- of uitvoeringsplanning te doen toekomen en/of medewerking te geven aan een voortgangscontrole. De Opdrachtnemer zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende zichtbare en verborgen gebreken, die zich aan de geleverde Prestaties voordoen na op- of aflevering of voltooiing, binnen de door de Opdrachtgever bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel, vervanging of aanvulling, tenzij blijkt dat deze gebreken het gevolg zijn van een normale slijtage of onoordeelkundig gebruik. Opdrachtgever heeft het recht de resultaten van de geleverde Prestaties te (laten) toetsen/keuren. Indien blijkt dat de Prestaties niet voldoen aan de vooraf in de Overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de Overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing/keuring voor rekening van de Opdrachtnemer. Opdrachtgever heeft het recht om op kosten van de Opdrachtnemer aanvullende c.q. uitgebreidere kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. uitgebreidere controles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de Opdrachtgever. Indien de Opdrachtgever op basis van de toetsing/keuring de resultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de Prestaties niet geaccepteerd. Opdrachtgever zal Opdrachtnemer schriftelijk verzoeken om binnen een redelijke, door Opdrachtgever te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de Overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de Overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.

v

Afgekeurde Goederen worden door de Opdrachtnemer op eerste aanzegging teruggenomen, verwijderd en onverwijld, uitsluitend voor zijn rekening, vervangen. De aan verwijdering en vervanging alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de Opdrachtnemer. Indien Opdrachtnemer tekort schiet in het verwijderen van de afgekeurde Goederen, mag Opdrachtgever, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, die Goederen voor rekening van Opdrachtnemer bij hem doen afleveren. Gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst is Opdrachtgever gerechtigd te allen tijde en zonder vooraankondiging toezicht terzake van de uitvoering van de kwaliteitszorg, zoals op het moment van aangaan van de Overeenkomst door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever kenbaar was gemaakt, uit te oefenen bij de Opdrachtnemer, bij de onderaannemers, bij de toeleveranciers en op locaties waar, naar het oordeel van Opdrachtgever, belangrijke Prestaties worden verricht.

⋅

Indien de Opdrachtnemer tekortschiet in het verrichten van een handeling waarmee hij aan een toetsing/keuring of controle moet meewerken, komen de kosten die daarvan het gevolg zijn voor zijn rekening. Goederen, die ten behoeve van een toetsing/keuring worden verbruikt, komen voor rekening van de Opdrachtnemer. Vergoeding De vergoeding voor te leveren Prestaties kan uitsluitend bestaan uit een of meer van de volgende in de Overeenkomst vast te leggen bestanddelen:

Indien en voorzover is overeengekomen dat Opdrachtgever de te leveren Goederen voor de aflevering zal toetsen/keuren bij de Opdrachtnemer: ⋅

⋅

zal de Opdrachtnemer de Goederen op een zodanig tijdstip voor toetsing/keuring gereed houden dat zij met inachtneming van het hierna bepaalde voor het verstrijken van de afleveringstermijn kunnen worden getoetst/gekeurd en zal hij dit tijdstip tijdig schriftelijk aan de Opdrachtgever meedelen; zal de Opdrachtgever, op straffe van verval van zijn bevoegdheid om bij de Opdrachtnemer te toetsen/keuren, met de toetsing/keuring beginnen binnen drie weken na ontvangst van de hierboven bedoelde mededeling, of, indien dat later is, binnen drie weken nadat de Goederen voor keuring gereed zijn en zal hij de toetsing/keuring binnen twee weken voltooien;

⋅

zal de Opdrachtnemer, zonder kosten voor de Opdrachtgever, desverlangd een geschikte ruimte en redelijke personele en materiële hulp ter beschikking van de Opdrachtgever stellen;

⋅

geschiedt, indien de Opdrachtnemer dat verlangt, de toetsing/keuring in zijn aanwezigheid of in aanwezigheid van een door hem aangewezen deskundige;


kan de Opdrachtgever, indien hij Goederen afkeurt, onverminderd alle andere rechten en vorderingen, eisen dat de Opdrachtnemer onverwijld het ontbrekende of de herstelde of vervangende Goederen voor toetsing/keuring aanbiedt.

de honorering van de werkzaamheden van de Opdrachtnemer (zie verder artikel III – 2 lid 3); de gemaakte kosten; de te betalen prijs voor het geleverde goed. De in lid 1 sub b genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar een of meer van de volgende maatstaven: op basis van de werkelijk gemaakte kosten; op basis van enige andere adequate maatstaf, na goedkeuring door Partijen. Indien Partijen overeenkomen dat de Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdracht gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in lid 2 sub a, kunnen de volgende kosten declarabel zijn: ⋅

de transportkosten (verzekering), adequate verpakking, de reis- en verblijfkosten, keuringen, beproevingen, certificaten, gebruiksaanwijzingen in de Nederlandse of Engelse taal;

vi

⋅

de kosten van het vermenigvuldigen van Overeenkomsten, bestekken, tekeningen, berekeningen, rapporten e.d.;

De door Opdrachtnemer volgens de Overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting.

⋅

de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten.

In de Overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast.

Omvang en hoogte van de maximaal te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de Overeenkomst.

De kosten van aflevering zijn voor rekening en risico van de Opdrachtnemer.

In de Overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in lid 1 bedoelde vergoeding zal worden berekend. Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens artikel III – 2 lid 3 sub a. De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel I - 9 lid 3 zijn slechts declarabel indien dit met de Opdrachtgever vooraf overeengekomen is. Indien een er sprake is van een op voorhand afgesproken prijs, is deze prijs vast gedurende de duur van de Overeenkomst, tenzij de Overeenkomst omstandigheden vermeld die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze waarop aanpassing plaatsvindt. De Opdrachtnemer is verplicht de Opdrachtgever periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen Partijen, de gemaakte kosten die de Opdrachtgever op grond van dit artikel aan de Opdrachtnemer verschuldigd is.

Betaling en Factuur Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling pas na acceptatie van de resultaten van de verrichte Prestaties. Opdrachtnemer factureert binnen 30 dagen na acceptatie. Opdrachtnemer zendt de factu(u)r(en) in tweevoud toe aan het betreffende organisatieonderdeel van de Opdrachtgever, zoals aangeduid in de Overeenkomst, onder vermelding van in ieder geval de factuurdatum en nummer van de Overeenkomst, het factuuradres, het artikelnummer gespecificeerd naar het aantal, BTW- bedrag en andere door een organisatieonderdeel van de Opdrachtgever verlangde gegevens. Alle bedragen en betalingen dienen te worden vermeld, respectievelijk te worden verricht, in Euro's. Opdrachtgever is niet gehouden tot betaling van een factuur die niet voldoet aan de gestelde eisen. Een factuur die niet voldoet aan de gestelde eisen wordt door Opdrachtgever zo spoedig mogelijk aan Opdrachtnemer geretourneerd, waarna Opdrachtnemer alsnog een factuur zendt die wel voldoet aan de in dit lid gestelde eisen. Kredietbeperkingstoeslagen van de Opdrachtnemer worden door de Opdrachtgever niet aanvaard.

Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel I - 5 lid 1, worden de daarvoor te verrichten Prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen Partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor het geleverde goed afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Indien de bij de Goederen behorende bescheiden (zoals bedoeld in artikel I – 14 lid 7) ontbreken heeft de Opdrachtgever het recht de betaling op te schorten.

De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de Opdracht voortvloeiende Prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de Opdracht, zoals dat uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de Overeenkomst.

Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt door Opdrachtnemer gespecificeerd en in door de Opdrachtgever eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis- en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven.


vii

Een door de Opdrachtgever schriftelijk geaccepteerde overschrijding van de in de Overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd. De Opdrachtgever betaalt de door haar op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Indien de Opdrachtgever een factuur zonder geldige reden niet na het verstrijken van de in lid 7 bedoelde termijn heeft voldaan, heeft de Opdrachtnemer, met ingang van de dag volgend op de dag dat de betaling uiterlijk had moeten geschieden, aanspraak op het onbetwiste deel vergoeding van vertragingsrente tegen een gelijk percentage, zoals dat op grond van artikel 6:119 jo. 6:120 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek voor wettelijke rente bij algemene maatregel van bestuur wordt vastgesteld. Op de rentevergoeding kan Opdrachtnemer geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in de leden 2 tot en met 6 voldoet en/of lid 10 van toepassing is. Indien de Opdrachtgever de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden Partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de door Opdrachtnemer verzonden facturen door een door Opdrachtgever aan te wijzen Registeraccountant of Accountant-administratieconsulent op inhoudelijke juistheid te laten controleren. Opdrachtnemer verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide Partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van Opdrachtgever, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is / zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van Opdrachtnemer komen. Opdrachtgever is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen Partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de in lid 9 bedoelde periode van overleg, dan wel de periode van het accountantsonderzoek. Van deze bevoegdheid maakt Opdrachtgever uitsluitend gebruik, indien bij hem redelijke twijfel bestaat over de juistheid van de desbetreffende factuur. Aanbestedingsbeleid 2006

Overschrijding van een betalingstermijn door Opdrachtgever of niet betaling door Opdrachtgever van een factuur op grond van vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde Diensten, geeft Opdrachtnemer niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen. Betaling door de Opdrachtgever houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in. Eigendom van zaken en Informatiedragers Bij het verrichten van de Prestaties kan Opdrachtnemer gebruik maken van zaken, die eigendom zijn van de Opdrachtgever en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. De eigendom van Informatiedragers, die de Partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij het Informatiedragers betreft als bedoeld in artikel I - 1 van deze Algemene Voorwaarden, waarop de Prestaties/resultaten van de Opdracht door Opdrachtnemer dienen te worden vastgelegd en aan de Opdrachtgever ter beschikking gesteld. In dat geval wordt het recht van eigendom geacht te zijn overgedragen aan de Opdrachtgever op het moment van feitelijke ter beschikking stelling, tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Levering en verpakking van Goederen De Opdrachtnemer zal de Goederen leveren DDP (Delivered Duty Paid), volgens de vigerende "Incoterms", uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs. Indien de Opdrachtgever, voordat de levering heeft plaatsgevonden, verlangt dat de Goederen op een andere dan in de order vermelde plaats worden geleverd, is de Opdrachtnemer verplicht hieraan te voldoen. De Opdrachtgever heeft het recht, niet overeengekomen deellevering(en) voor rekening en risico van de Opdrachtnemer te retourneren. In geval niet overeengekomen hoeveelheden worden afgeleverd en de afwijking is groter dan in de betreffende branche gebruikelijk, is de Opdrachtgever gerechtigd het meerdere en - in geval van minder - de gehele aflevering te weigeren en/of voor rekening en risico van de Opdrachtnemer te retourneren. viii

De te leveren Goederen zullen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen.

De in de order vermelde levertijd is bindend en geldt als een fatale termijn. Indien de Opdrachtnemer een overschrijding van de levertijd verwacht zal hij dit zonder uitstel schriftelijk onder opgaaf van reden aan de Opdrachtgever mededelen, onverminderd het bepaalde in lid 4.

Retourzending van de leenemballage geschiedt voor rekening en risico van de Opdrachtnemer naar een door deze op te geven bestemming.

Zodra Opdrachtnemer weet of verwacht dat de Goederen niet, of niet tijdig, of niet geheel afgeleverd kunnen worden, zal Opdrachtnemer - onverminderd het bepaalde in artikel I - 7 lid 5 en onverminderd het recht van de Opdrachtgever op grond van hierdoor intredend verzuim van Opdrachtnemer de ontbinding van de Overeenkomst in te roepen - de Opdrachtgever daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen, aangeven wat de oorzaak en de omstandigheden zijn die hem hiertoe dwingen, en aangeven welke maatregelen noodzakelijk zijn om een oplossing te vinden voor de daaruit voortvloeiende problemen. Onverlet het bepaalde in artikel I - 22 draagt de Opdrachtnemer alle daaruit voortvloeiende schade voor de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtnemer aantoont dat de Opdrachtgever de veroorzaker is van deze omstandigheden.

Indien bij het uitvoeren van de Overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan lid 4 van dit artikel kan worden voldaan en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkingen, zal de Opdrachtnemer dit aan de Opdrachtgever melden. De Opdrachtgever heeft dan het recht deze verpakkingen voor rekening van de Opdrachtnemer aan hem te retourneren of deze op zijn kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet voldoen aan het in lid 4 van dit artikel bepaalde en de Opdrachtnemer dit niet heeft gemeld. De bij de Goederen behorende bescheiden of documentatie die bestemd is om de zaken naar behoren te kunnen gebruiken, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelen lijsten, onderhoudsvoorschriften e.d. dienen met de op- of aflevering van de Goederen meegeleverd te worden. Het risico van verlies of beschadiging van de zaken, die voorwerp zijn van een Overeenkomst, gaat op Opdrachtnemer over op het moment waarop deze in de feitelijke beschikkingsmacht van Opdrachtnemer gebracht zijn. De Opdrachtnemer zal de Goederen die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening herstellen of vervangen, één en ander ter keuze van de Opdrachtgever. Tijdstip van aflevering van Goederen Aflevering vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het in de Overeenkomst bepaalde tijdstip. De levertijd vangt aan op de dag waarop door de Opdrachtgever schriftelijk of per telefax de Opdracht wordt gegeven; in geval van mondelinge of telefonische Opdracht(en), de dag waarop de Opdrachten schriftelijk of per telefax word(t)(en) bevestigd.


Indien de Opdrachtnemer op enigerlei wijze vervroegd wenst na te komen, is daarvoor schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever vereist. Indien vervroegd wordt nagekomen, zal betaling echter plaatsvinden conform de oorspronkelijke overeengekomen betalingstermijn(en). Indien de Opdrachtgever tijdig aan de Opdrachtnemer kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de Goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de Opdrachtnemer op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, een en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de Opdrachtnemer kan worden gevergd. De Opdrachtgever komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van aflevering. Uitstel van aflevering als bedoeld in het zesde lid van dit artikel geeft de Opdrachtnemer nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De Opdrachtnemer kan bij een uitstel van aflevering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de Opdrachtgever sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid. Garantie

ix

De Opdrachtnemer garandeert dat gedurende een periode van minimaal 12 maanden na acceptatie het (de) geleverde goed(eren) ongestoord - zonder gebreken en/of andere (functionele) belemmeringen - kan(kunnen) worden gebruikt voor die doeleinden waarvoor het (de) goed {e ren) bestemd is(zijn), tenzij in de Overeenkomst anders is bepaald. Bij Goederen die niet direct in gebruik worden genomen, wordt de garantieperiode verlengd met de periode gedurende welke de Goederen niet in gebruik zijn genomen, een en ander met een maximum garantietermijn van 18 maanden. Indien tijdens de garantieperiode een gebrek ontstaat, is de Opdrachtnemer, ongeacht de oorzaak van het ontstaan van dat gebrek, verplicht betrokken Goederen binnen een door de Opdrachtgever te bepalen redelijke termijn te vervangen, te herstellen ofwel, mits de redelijkheid hieraan niet in de weg staat, om de Goederen terug te nemen en de voor die Goederen gedane betaling onmiddellijk terug te betalen, een en ander ter keuze van de Opdrachtgever. Alle als gevolg van dit lid te maken kosten zijn voor rekening van de Opdrachtnemer, tenzij de Opdrachtnemer aantoont dat het tijdens de garantieperiode ontstane gebrek te wijten is aan een oorzaak die voor risico van de Opdrachtgever komt. Indien Opdrachtnemer niet, nadat hij daartoe door Opdrachtgever schriftelijk is aangemaand, binnen een in de aanmaning te stellen bekwame termijn voldoet aan de gestelde eis, kan de Opdrachtgever zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de levering, het herstel of de vervanging door een derde doen plaatsvinden en de kosten daarvan op de Opdrachtnemer verhalen. Naast de verplichting als gevolg van lid 3 van dit artikel is de Opdrachtnemer voorts aansprakelijk voor alle in zijdelings verband met het gebrek staande schade, een en ander met inachtname van de redelijkheid en billijkheid. De garantieperiode zal worden verlengd met een periode gelijk aan de periode(n) gedurende welke de Goederen niet zijn gebruikt of niet volledig konden worden gebruikt als gevolg van een gebrek dat zich tijdens de garantieperiode openbaart. Een nieuwe garantieperiode in overeenstemming met lid 1 van dit artikel zal van toepassing zijn op Goederen die ter vervanging zijn verstrekt en op vervangen of gerepareerde delen van die Goederen.

De vorige leden laten zowel tijdens als na afloop van de garantietermijn de rechten of vorderingen onverlet die de Opdrachtgever aan een tekortkoming kan ontlenen. In aanvulling op lid 1 en lid 2 van dit artikel geldt dat, indien de Opdrachtgever kan aantonen dat er sprake is van een verborgen gebrek dat reeds voor de acceptatie aanwezig was, de Opdrachtnemer gedurende 2 jaar nadat de Opdrachtgever Opdrachtnemer hiervan in kennis heeft gesteld daarvoor aansprakelijk blijft. Het in vorige zin vermelde is ook van toepassing indien zich gedurende 5 jaar na acceptatie een gebrek voordoet ten gevolge waarvan het(de) geleverde goed(eren) onbruikbaar word(t)(en) voor het doel waarvoor het (ze) is(zijn) bestemd, gelet op hetgeen in de Overeenkomst is aangegeven dat er wel redelijkerwijs te verwachten gebruik is van de geleverde Goederen. Indien een situatie als in dit lid zich voordoet, is lid 3 van dit artikel, voor zover mogelijk, van toepassing. De Opdrachtgever kan er geen beroep meer op doen dat hetgeen is afgeleverd ten gevolge van een verborgen gebrek niet aan de Overeenkomst beantwoordt, indien Opdrachtgever de Opdrachtnemer daarvan niet binnen 2 maanden nadat zij dit heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken, hiervan kennis heeft gegeven. Blijkt aan de zaak een eigenschap te ontbreken die deze volgens de Opdrachtnemer bezat, of heeft de afwijking betrekking op feiten die hij kende of behoorde te kennen doch die hij niet heeft medegedeeld, dan moet de kennisgeving binnen 2 maanden na de ontdekking geschieden. Inleners- en ketenaansprakelijkheid Opdrachtnemer garandeert dat verschuldigde loonbelasting, sociale premies, omzetbelasting (BTW) tijdig op het loon van ter beschikking gestelde Personeel worden ingehouden en afgedragen aan UWV en/of de Belastingdienst, althans aan de daartoe geëigende instantie en dat de over de vergoeding verschuldigde omzetbelasting (BTW) aan de Belastingdienst wordt afgedragen. Opdrachtnemer vrijwaart Opdrachtgever voor alle aanspraken van Derden, alsmede de door de Opdrachtgever terzake naar redelijkheid gemaakte kosten van rechtsbijstand, zowel in als buiten rechte. Opdrachtnemer zal op eerste verzoek van Opdrachtgever, zo spoedig mogelijk een schriftelijke verklaring van de Belastingdienst en/of UWV overleggen


x

aangaande tijdige en integrale betaling van de met betrekking tot het loon van het ter beschikking gestelde Personeel over het voorgaande kwartaal verschuldigde loonbelasting, sociale premies alsmede de in het kader van deze Overeenkomst verschuldigde omzetbelasting. Mocht Opdrachtnemer niet verplicht zijn om op het loon van ter beschikking gesteld Personeel loonbelasting, premie volksverzekeringen en/of premies werknemersverzekeringen in te houden, dan zal Opdrachtnemer aan Opdrachtgever een verklaring overleggen van de inspecteur respectievelijk van de bedrijfsvereniging, waaruit blijkt dat over het loon van dit Personeelslid geen belasting en premies behoeven te worden betaald. Bij gebreke van tijdige en volledige nakoming van de in dit artikel neergelegde verplichtingen door Opdrachtnemer, is Opdrachtgever gerechtigd te zijner beoordeling, en zonder dat Opdrachtnemer Opdrachtgever kan aanspreken op grond van niet nakoming van enige verplichting uit deze Overeenkomst: ⋅

iedere betaling op te schorten totdat de gewenste schriftelijke verklaringen zijn overlegd;

⋅

te verlangen dat een met de daarover verschuldigde belasting corresponderend deel van de betaling rechtstreeks door Opdrachtgever bij de Belastingdienst en/of UWV zal worden gestort, waartoe Opdrachtnemer Opdrachtgever op eerste schriftelijk verzoek alle daartoe benodigde informatie zal verstrekken;

⋅

hetzij deze Overeenkomst per direct te ontbinden zonder deswege verplicht te zijn tot vergoeding van enige schade aan de zijde van Opdrachtnemer, dan wel diens onderaannemers).

Tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst door de Opdrachtgever De Opdrachtgever is gerechtigd de Overeenkomst tussentijds buiten rechte te ontbinden dan wel deze tegen een bepaalde tijd op te zeggen onder opgave van redenen. Daaronder is begrepen de omstandigheid dat de ter financiering van de Overeenkomst in de ontwerpbegroting opgenomen gelden, niet door de begrotingswetgever worden gevoteerd, alsmede politieke besluitvorming. Ingeval van opzegging van de Overeenkomst als in lid 1 bedoeld, is de Opdrachtgever verplicht de Opdrachtnemer te vergoeden: Aanbestedingsbeleid 2006

⋅

De honorering naar de stand van de werkzaamheden;

⋅

De gemaakte kosten;

⋅

Kosten voortvloeiend uit de eventueel door de Opdrachtnemer voor de nakoming van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met Derden.

Eventueel reeds betaalde voorschotten worden met door de Opdrachtgever aldus verschuldigde vergoedingen verrekend. Indien en voor zover de te leveren Prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren Informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de Opdrachtnemer alle in het kader van de Overeenkomst tot stand gekomen (concept)Informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de Opdrachtgever in eigendom overdraagt. Nakoming van het in lid 2 bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse beëindiging is gelegen in het feit dat de Opdrachtnemer in verzuim is, dan wel de Opdrachtnemer in gebreke is gesteld op grond van tekortschieten in de nakoming van zijn verplichting(en), zoals bedoeld in artikel I - 22 lid 1. In dat geval zal hetgeen verplicht is op grond van lid 2 worden verrekend met de door Opdrachtgever geleden schade zoals bedoeld in artikel I - 22. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de Opdrachtnemer. Informatiedragers van de Opdrachtgever die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst aan de Opdrachtnemer - al dan niet in bruikleen - ter beschikking zijn gesteld en overige zaken die in bruikleen ter beschikking zijn gesteld zullen in geval van tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk, aan de Opdrachtgever worden geretourneerd. Het in artikel I - 28 bepaalde is van Overeenkomstige toepassing op de door Opdrachtnemer geleverde Prestaties tot het moment van tussentijdse beëindiging. Opdrachtnemer is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de Overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel I - 30, geheim te houden en niet te verstrekken aan Derden, tenzij anders is overeengekomen.

xi

Indien blijkt dat door Opdrachtnemer of een van zijn ondergeschikten, dan wel door in het kader van de Overeenkomst door Opdrachtnemer eventueel ingeschakelde Derden, enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de Opdrachtgever of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de Opdrachtgever het recht om de Overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling, of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de Opdrachtgever om vergoeding van schade en/of kosten in welke vorm dan ook, te eisen. Tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst door de Opdrachtnemer De Opdrachtnemer kan de Overeenkomst slechts tussentijds beëindigen ingeval van blijvende onmogelijkheid tot nakoming ten gevolge van overmacht zoals bedoeld in artikel I - 24 en ingeval van verzuim van de Opdrachtgever in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst. De Opdrachtnemer is niettemin gehouden de schade voor de Opdrachtgever als gevolg van de tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst te beperken, dan wel toereikende maatregelen te nemen ter voorkoming daarvan. Het in artikel I - 18 lid 2 bepaalde is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst door de Opdrachtnemer. Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de Opdrachtgever. Informatiedragers van de Opdrachtgever die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst aan de Opdrachtnemer - al dan niet in bruikleen - ter beschikking zijn gesteld en overige zaken die in bruikleen ter beschikking zijn gesteld zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de Opdrachtgever worden geretourneerd. Het in artikel I - 28 bepaalde is van Overeenkomstige toepassing op de door Opdrachtnemer geleverde Prestaties tot het moment van tussentijdse beeindiging. Opdrachtnemer is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de Overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel I - 30, geheim te houden en niet te verstrekken aan Derden, tenzij anders is overeengekomen.


Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling Indien Opdrachtnemer (voorlopige) surséance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend, zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard, dan wel indien er beslag gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de Opdrachtnemer die een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en nakoming van de Overeenkomst, of de rechtspersoon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen, heeft de Opdrachtgever het recht de Opdrachtnemer aan te zeggen, dat zij de Overeenkomst onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de Opdrachtgever om vergoeding van schade en/of kosten, in welke vorm dan ook, te eisen. Indien en voor zover de te leveren Prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren Informatiedragers, zal Opdrachtnemer in die gevallen op eerste verzoek van de Opdrachtgever onverwijld alle in het kader van de Overeenkomst tot stand gekomen (concept) Informatiedragers tot aan het moment van ontbinding kosteloos in eigendom overdragen aan de Opdrachtgever. Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de Opdrachtgever het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van het project verder te effectueren en daarbij Derden in te schakelen. Verplichtingen tussen Partijen over en weer aangegaan, welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van de Overeenkomst bestaan. Onderbreking Overeenkomst De Opdrachtgever kan Opdrachtnemer gelasten de verrichting van de Prestaties te onderbreken. De Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer dit schriftelijk kenbaar te maken, behoudens in geval van grote spoedeisendheid. In dat geval zat de Opdrachtgever binnen 24 uur na de mondelinge mededeling, die mondelinge mededeling schriftelijk bevestigen. Ingeval van onderbreking van de Overeenkomst, als bedoeld in lid 1, is de Opdrachtgever verplicht Opdrachtnemer te vergoeden: -

De honorering naar de stand van de werkzaamheden;

xii

-

De gemaakte kosten;

tot beëindiging van de Overeenkomst over te gaan;

-

Kosten voortvloeiende uit de eventueel door de Opdrachtnemer voor de vervulling van de Opdracht reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met Derden.

nakoming van de Overeenkomst te vorderen, tenzij de Opdrachtnemer uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd;

Indien en voor zover de te leveren Prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren Informatiedragers geldt deze verplichting op voorwaarde dat de Opdrachtnemer alle in het kader van de Overeenkomst tot stand gekomen (concept)Informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de Opdrachtgever in eigendom overdraagt. Een en ander laat het eventuele recht van Opdrachtnemer op vergoeding van schade door de onderbreking onverlet, onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer om de schade voor de Opdrachtgever zoveel mogelijk te beperken. Indien de Opdracht later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de Opdrachtnemer voortvloeien, door de Opdrachtgever worden vergoed op basis van bestede tijd en eventueel de gemaakte kosten. Partijen zullen overleggen of de bepalingen van de Overeenkomst aan de nieuwe situatie moeten worden aangepast. Ingeval van een onderbreking langer dan 6 maanden zijn Partijen verplicht met elkaar in overleg te treden met het oog op een beëindiging van de Overeenkomst Overeenkomstig het bepaalde in artikel I - 18 en I - 19. Aansprakelijkheid Indien één der Partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de Overeenkomst zal de andere partij hem in beginsel in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in gebreke als nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is, alsook indien aanstonds sprake is van een fatale termijn als bedoeld in artikelen I - 7 lid 5 en I – 15 lid 3, in welke gevallen verzuim direct intreedt zonder dat ingebrekestelling is vereist. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn geldt in ieder geval als een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. De Opdrachtgever is naar keuze bevoegd:


de levering voor rekening van Opdrachtnemer te voltooien of te doen voltooien, onverminderd het recht van Opdrachtgever op schadevergoeding. De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel I - 15 lid 6 is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim. Ingebrekestelling is evenmin vereist in geval van handelen in strijd met het in de artikelen I - 30 en I - 31 van deze Algemene Voorwaarden bepaalde omtrent in acht te nemen geheimhoudingsplicht, beveiligingsprocedures en integriteit. De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden en/of te lijden schade. Hij vrijwaart de andere partij voor eventuele aanspraken van Derden op vergoeding van schade als gevolg van bedoeld tekortschieten. De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen zijn incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet nakoming en/of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van die partij. Boete Indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de Prestaties is geaccepteerd die aan de Overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere Prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, is Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd van 0,1% van de totale prijs dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, met een minimumboete van € . 2.500,—, voor elke kalenderdag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximumboete van 10% van de totale dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, maar nooit beneden de genoemde minimumboete van € 2.500,-. Indien nakoming anders dan voor overmacht xiii

blijvend onmogelijk is geworden, is de maximumboete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd. De boete komt de Opdrachtgever toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:

komt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet nakomen dan wel tekortschieten van door Opdrachtnemer ingeschakelde Derden, en/of liquiditeit - c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Opdrachtnemer of de door hem ingeschakelde Derden.

haar recht om de Goederen na in gebreke stelling voor rekening van Opdrachtnemer door een derde te laten leveren en/of de Diensten voor rekening van Opdrachtnemer door een derde te laten verrichten;

Personeel Partijen zijn niet gerechtigd zonder schriftelijke toestemming van de Opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de Overeenkomst en/of binnen één jaar na beëindiging daarvan, Personeel van de Opdrachtnemer in dienst te nemen, noch met dat Personeel over indiensttreding te onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden. Vervolgopdracht

haar recht op schadevergoeding, voorzover de schade het bedrag van de boete te boven gaat.

Opdrachtnemer kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgopdracht.

haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichtingen;

De boete wordt verrekend met de door Opdrachtgever verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan. Niet toerekenbare tekortkoming (Overmacht) Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de partij aan wiens zijde de overmachtsituatie zich voordoet, verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de andere partij. Die andere partij heeft na ontvangst van deze kennisgeving het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel I - 18 dan wel artikel I - 19, dan wel in overleg met de andere partij een periode af te spreken waarin Partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie. Indien de in overmacht verkerende partij na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd Personeel, ziekte van Personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen, apparatuur, hulpmiddelen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet naAanbestedingsbeleid 2006

Opdrachtnemer is verplicht er zorg voor te dragen dat de rechten van de Opdrachtgever ten aanzien van het verlenen van vervolgopdrachten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de Opdrachtnemer of Derden, bijvoorbeeld - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de Overeenkomst door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever kenbaar is gemaakt. Verzekering Opdrachtnemer verplicht zich vanaf het aangaan van de Overeenkomst voor de uitvoering van de Overeenkomst afdoende verzekerd te zijn en zich verzekerd te houden voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn. Opdrachtnemer overlegt op verzoek van de Opdrachtgever terstond ter inzage de polis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. Opdrachtnemer beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt Opdrachtnemer het verzekerde bedrag en/of de verzekeringsvoorwaarden ten nadele van de Opdrachtgever zonder bedoelde toestemming. De door Opdrachtnemer verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.

xiv

Opdrachtnemer cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in het eerste lid en voor zover betrekking hebbende op schade, waarvoor Opdrachtnemer op grond van deze Overeenkomst jegens de Opdrachtgever aansprakelijk is. Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de Opdrachtgever worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door Opdrachtnemer voor het verzekerde voorval aan de Opdrachtgever te betalen schadevergoeding. Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten

het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omgeving, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere hardware en systeemprogrammatuur en andere programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen, opslaan, wijzigen van (reserve)kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager.

Alle intellectuele (eigendoms-) rechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend - waar en wanneer dan ook - zowel ten behoeve van gebruik als ten behoeve van exploitatie door de Opdrachtgever en/of van alle door Opdrachtnemer op grond van de Overeenkomst geleverde Prestaties, berusten bij de Opdrachtgever, tenzij uitdrukkelijke schriftelijk anders is overeengekomen. De rechten van de Opdrachtnemer worden op grond van deze bepalingen door Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de Opdrachtgever wordt aanvaard.

Opdrachtnemer doet door het aangaan van de Overeenkomst afstand jegens de Opdrachtgever van alle eventueel aan hem, Opdrachtnemer, toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten als bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanig afstand toelaat. Opdrachtnemer doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken Personeel, afstand jegens de Opdrachtgever van alle eventueel aan deze Personeelsleden toekomende zgn. persoonlijkheidsrechten als bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912, in die mate als de toepasselijke regelgeving zodanig afstand toelaat.

Voorzover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt Opdrachtnemer de Opdrachtgever onherroepelijk om een zodanig akte op te maken en namens Opdrachtnemer te ondertekenen, onverminderd de verplichting van Opdrachtnemer om op eerste verzoek van de Opdrachtgever aan de overdracht van zodanig rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen. De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele (eigendoms)rechten komen voor rekening van de Opdrachtgever. Opdrachtnemer machtigt de Opdrachtgever door het aangaan van de Overeenkomst onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele (eigendoms)rechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven.

Indien tussen Partijen een verschil van mening zal bestaan over de eigendom van Informatiedragers respectievelijk de intellectuele (eigendomsrechten) daarvan, wordt ervan uitgegaan dat die eigendom bij de Opdrachtgever berust tot op tegenbewijs te leveren door Opdrachtnemer.

Onder de in lid 1 bedoelde rechten zijn - zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat – mede begrepen: alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van informatie, resultaten, Prestaties en Informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe deze beoogd en/of geschikt is of blijkt of kan zijn; Aanbestedingsbeleid 2006

Opdrachtnemer verplicht zich de Prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm aan Derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan Derden enige inlichtingen te verschaffen, tenzij de Opdrachtgever schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. Een en ander op verbeurte van een boete van 0,1% van de totale dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, met een minimumboete van € 2.500 voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximumboete van 10% van de totale dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, maar nooit beneden de genoemde minimumboete van € 2.500, welke boete zonder rechterlijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling dadelijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar is. Een en ander onverlet het recht op schadevergoeding indien en voorzover de schade hoger is dan de boete. De Opdrachtgever is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de Opdrachtnemer van een door de Opdrachtgever in xv

onderling overleg vast te stellen royaltyvergoeding. Onverminderd het hiervoor bepaalde, is Opdrachtgever gerechtigd, indien Derden Opdrachtgever ter zake van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de Overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van zijn recht tot ontbinding van de Overeenkomst zal Opdrachtgever geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met Opdrachtnemer. Opdrachtnemer en Opdrachtgever vrijwaren elkaar over en weer voor aanspraken van Derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, inbreuk op intellectuele (eigendoms-) rechten van Derden, ongeoorloofde mededeling en dergelijke daaronder begrepen. Opdrachtnemer en Opdrachtgever verplichten zich tot het op hun kosten treffen van alle maatregelen, die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten en/of te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken. Cessieverbod en verrekening

de personen, die zijn belast met de uitvoering van de Overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der Partijen informatie en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan Derden kenbaar maken. Partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de Overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader de uitvoering van de Overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan Derden zullen verstrekken, niet zullen kopiëren anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de Overeenkomst, alsmede dat zij geen commercieel gebruik zullen maken van de informatie. Partijen zullen ervoor zorg dragen dat de in het voorgaande lid omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn, inclusief de door hen ingeschakelde Derden in de zin van deze Overeenkomst.

Partijen zijn niet gerechtigd de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, dit met uitzondering van het recht op honorarium. Partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden gelden niet voor zover de betreffende informatie:

Alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever is Opdrachtnemer gerechtigd om rechten met betrekking tot de Overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname of bij een overdracht van de aandelen. Indien Opdrachtnemer het voornemen heeft een dergelijke situatie te creëren of een dergelijke situatie voorziet, meldt hij dit terstond aan de Opdrachtgever.

van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de niet-nakoming door één der Partijen van de verplichting als omschreven in dit artikel;

De Opdrachtgever is steeds bevoegd, al hetgeen de Opdrachtgever schuldig is aan de Opdrachtnemer, te verrekenen met hetgeen de Opdrachtnemer, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de Opdrachtgever schuldig is/zijn. De Opdrachtnemer is tot enige verrekening slechts bevoegd na schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever. Geheimhouding en contacten met de pers

aantoonbaar reeds in het bezit was van één van de Partijen op het moment dat die informatie aan die partij werd verstrekt;

zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der Partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken; op grand van de Wet Openbaarheid van Bestuur dient te worden verstrekt; die met toestemming van de Opdrachtnemer aan Derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden.

Opdrachtnemer heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2 lid 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht. Opdrachtnemer zal ervoor zorgdragen dat Aanbestedingsbeleid 2006

xvi

Opdrachtnemer conformeert zich aan de werkwijze van de Opdrachtgever ten aanzien van het informeren van de pers. Dit houdt in dat de Opdrachtnemer geen informatie mag verstrekken aan de pers die verband houdt met de aan de Opdrachtnemer verleende Opdracht door de Opdrachtgever, zonder medeweten van de Opdrachtgever. Wanneer de pers de Opdrachtnemer benadert, dient de Opdrachtnemer voor beantwoording allereerst contact op te nemen met Opdrachtgevers woordvoerder die gerechtigd is in deze de Opdrachtgever te vertegenwoordigen. Vervolgens maakt de Opdrachtnemer met hem afspraken over verdere afhandeling van het verzoek van de pers. Mocht de Opdrachtnemer de woordvoerder of zijn achtervang niet kunnen bereiken dan dient de Opdrachtnemer het verzoek te bespreken met de contactpersoon van de betrokken dienst. Geen van beide Partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen van de Prestaties/resultaten of uitvoering van de Overeenkomst - al dan niet met gebruikmaking van Informatiedragers - melding maken, zulks op verbeurte van een boete va 0,1% van de totale dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, met een minimumboete van € 2.500,- voor elke dag dat de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% van de totale dan wel maximale prijs (incl. B.T.W.) die met de Overeenkomst is gemoeid, maar nooit beneden de genoemde minimumboete van € 2.500,-, welke boete zonder rechterlijke tussenkomst, enige aanmaning of ingebrekestelling dadelijk opeisbaar, en niet voor compensatie vatbaar is. Een en ander onverlet het recht op schadevergoeding indien en voorzover de schade hoger is dan de boete. Personeel van Opdrachtnemer dat betrokken is bij de uitvoering van de werkzaamheden en de personen van wie hij zich bij de uitvoering van de Overeenkomst bedient, voorzover die bij Opdrachtgever worden verricht, is verplicht door Opdrachtgever aangehouden beveiligingsprocedures in acht te nemen. Opdrachtgever is gerechtigd te vorderen dat van Personeel dat door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst wordt ingezet en de personen van wie hij zich bij de uitvoering van de Overeenkomst bedient, vooraf verklaringen omtrent gedrag worden overgelegd. Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd Personeel van Opdrachtnemer, van wie deze zich bij de uitvoering van de Overeenkomst bedient, aan een veiligheidsonderzoek conform de bij Opdrachtgever gebruikelijke regels te onderwerpen. Opdrachtnemer zal aan dit onderzoek zijn volledige medewerking verlenen. Aanbestedingsbeleid 2006

Opdrachtgever is gerechtigd op grond van de uitkomsten van een dergelijk veiligheidsonderzoek, zonder opgave van redenen te weigeren dat het betrokken Personeelslid bij de uitvoering van de Overeenkomst wordt ingezet. Integriteit Opdrachtnemer staat er jegens de Opdrachtgever voor in dat door Opdrachtnemer en zijn ondergeschikten alsook door de door Opdrachtnemer eventueel in het kader van de Overeenkomst ingeschakelde Derden geen enkel voordeel op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de Opdrachtgever of aan een van zijn ondergeschikten of vertegenwoordigers. Toepasselijk recht Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag5 wordt hierbij uitdrukkelijk uitgesloten. Bevoegde rechter Verschillen van mening tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt geacht een geschil te bestaan. Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der Partijen als zodanig worden beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de Overeenkomst mochten ontstaan zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de in eerste instantie bevoegde Nederlandse rechter. Slotbepaling Opdrachten tot levering van Goederen en/of Diensten worden uitsluitend schriftelijk verstrekt. De Opdrachtgever kan nadere aanwijzingen geven voor de uitvoering van de Overeenkomst. Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de Overeenkomst, ongeacht de vorm, in het Nederlands.

5 V.N.-Verdrag van Wenen 11 april 1980 inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken, goedgekeurd door Wet 4 september 1996, B.S. 1 juli 1997

xvii

Aanvullende Voorwaarden van toepassing op Automatisering Definities ⋅

Opdrachtnemer is gehouden om alle Diensten die noodzakelijkerwijs uit de voorgaande leden voortvloeien te verrichten volgens de bepalingen van de Overeenkomst. Opdrachtnemer staat er voor in dat apparatuur tezamen met programmatuur voldoen aan de gestelde eisen van de Opdrachtgever zoals, gespecificeerd in Bijlage 1.

Automatisering:

Het installeren, produceren, configureren en gebruiken van computerprogrammatuur (software) en hardware. Toepasselijkheid Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op elke door Opdrachtgever aangegane Overeenkomst betreffende de inkoop van automatisering. Bijlage

De Opdrachtnemer is gehouden om op zijn kosten op de overeengekomen datum volgens het tijdschema in Bijlage 2, de plaats van levering in gereedheid te brengen en de overige omstandigheden in de (computer-)ruimte in overeenstemming te brengen conform de door de Opdrachtgever gegeven specificaties, vermeld in Bijlage 2. De Opdrachtgever zal de Opdrachtnemer hiertoe in gelegenheid stellen.

Onder Bijlage wordt verstaan een afzonderlijk document waarin bepaalde onderwerpen aanvullend en specifiek zijn geregeld.

Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat hij op grondige wijze kennis heeft genomen van de omstandigheden waaronder Opdrachtnemer de functionele omschrijving en de gespecificeerde eisen van de Opdrachtgever moet realiseren.

De Bijlagen vormen een integraal onderdeel van de Overeenkomst. De volgende - niet limitatief aangehaalde - Bijlagen kunnen onderdeel uitmaken van de Overeenkomst: -

Bijlage 1: Functionele omschrijving en pakket van eisen;

-

Bijlage 2: Uitvoerings- en tijdschema;

-

Bijlage 3: Ontwikkeling van programmatuur;

-

Bijlage 4: Acceptatietest.

Levering Opdrachtnemer verkoopt en levert aan de Opdrachtgever gegevensverwerkende apparatuur, zoals gespecificeerd in Bijlage 1; tezelfdertijd wordt de bijbehorende systeemprogrammatuur aan de Opdrachtgever ter beschikking gesteld. Te allen tijde zal het geleverde voldoen aan de gestelde eisen. Opdrachtnemer verkoopt en levert aan de Opdrachtgever applicatieprogrammatuur zoals gespecificeerd in Bijlage 1.


Omstandigheden

Onder omstandigheden wordt in ieder geval, doch niet alleen, verstaan: de kennis, ervaring en beschikbaarheid van het Personeel van de Opdrachtgever dat bij de gegevensverwerking op enigerlei wijze betrokken is en de plaats waar de apparatuur en programmatuur bedrijfsklaar zal worden opgesteld (de plaats van levering). Opdrachtnemer stelt in redelijkheid alles in het werk om de informatie te verkrijgen als bedoeld in het eerste lid van dit artikel. Alle gevolgen van verkeerde interpretatie van door de Opdrachtgever verstrekte informatie over de omstandigheden of van onvoldoende kennis omtrent de omstandigheden waaronder de functionele omschrijving en de gespecificeerde eisen van de Opdrachtgever gerealiseerd moeten worden, zijn voor rekening van Opdrachtnemer. Wijzigingen De Opdrachtnemer mag geen wijzigingen aanbrengen of uitvoeren zonder schriftelijke order of schriftelijke toestemming van de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtnemer ingevolge de Overeenkomst bevoegd is de te leveren en te installeren configuratie of het uitvoerings- en tijdschema te wijzigen.

xviii

De Opdrachtgever is gerechtigd voor zover de bepalingen van de Overeenkomst het toelaten, wijzigingen aan te brengen in het pakket van eisen c.q. in het uitvoerings- en tijdschema. Indien een wijziging extra kosten met zich brengt, zijn deze voor rekening van de partij die de wijziging heeft voorgesteld, tenzij anders is overeengekomen. Indien wijziging vermindering van kosten met zich brengt, zal de Opdrachtnemer de prijs dienovereenkomstig verlagen tenzij anders is overeengekomen.

Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat er gedurende zes jaar mogelijkheden zijn om volgens de ontwikkelingen in de branche de programmatuur bij te Werken, aan te passen c.q. te vernieuwen. Eigendom Alle software en hardware worden eigendom van de Opdrachtgever. Op software waarop een licentie wordt verleent door de Opdrachtnemer aan Opdrachtgever is artikel II - 9 van toepassing. Intellectuele eigendom

Er worden acceptatietests uitgevoerd. In Bijlage 4 is een beschrijving van deze tests opgenomen.

In geval jegens de Opdrachtgever een vordering wordt ingesteld wegens schending of vermeende schending van een recht van intellectuele eigendom, zal Opdrachtnemer op eigen kosten in rechte optreden en de Opdrachtgever vrijwaren tegen alle kosten die ten gevolge van zulke vorderingen kunnen ontstaan.

De kosten van de tests zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Dit geldt ook voor herhalingstests.

Het voorgaande lid is niet van toepassing indien de Opdrachtgever ter zake toezeggingen doet of anderszins eigenmachtig optreed.

Acceptatie door de Opdrachtgever geschiedt uitdrukkelijk en op schriftelijke wijze.

Alle rechten van eigendom op apparatuur en programmatuur ontwikkeld in het kader van deze Overeenkomst berusten bij de Opdrachtnemer.

Acceptatietest

Acceptatie alvorens de gehele Overeenkomst is uitgevoerd draagt een voorlopig karakter en heeft geen consequenties voor de verplichtingen van de Opdrachtnemer met betrekking tot de gehele Overeenkomst. Ingeval van negatief resultaat van de herhalingstests ten aanzien van apparatuur, programmatuur of enig onderdeel daarvan, heeft de Opdrachtgever in overeenstemming met het bepaalde in Bijlage 2 de keus om of van Opdrachtnemer te eisen dat deze zonder kosten voor de Opdrachtgever, alles in het werk zal stellen om tot het gewenste resultaat te komen of bepaalde apparatuur en programmatuur tegen gereduceerde prijs te houden of de apparatuur en programmatuur te weigeren, onverminderd het in artikel I 22 bepaalde. Reserveonderdelen Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat gedurende zes jaar reserveonderdelen noodzakelijk voor het onderhoud van apparatuur verkrijgbaar zijn binnen redelijke termijn.


Software waarop licentie wordt verleend Een depothouder van de broncode wordt door beide Partijen aangewezen, die ten bewijze van zijn medewerking de op te maken Overeenkomst mede ondertekent. De depothouder stelt een hem in eigendom toebehorende blanco gegevensdrager ter beschikking van de Opdrachtnemer, die daarop de broncodes vastlegt. Na die vastlegging stelt de Opdrachtnemer deze gegevensdrager met de broncode weer ter beschikking van de depothouder als eigenaar van deze gegevensdrager. De depothouder stelt een EDP-auditor waaromtrent Partijen overeenstemming bereiken, in de gelegenheid tot controle en onderhoud van de broncode.

xix

De depothouder verbindt zich jegens de Opdrachtnemer om de broncode niet ter beschikking te stellen van de Opdrachtgever, tenzij de Opdrachtnemer in staat van faillissement wordt verklaard. Bij het einde van de licentie zal de Opdrachtnemer een kopie van de programmatuur gedurende tien jaar in bewaring geven aan een notaris te Weert, waarover de Opdrachtgever ook na het einde van de licentie mag beschikken voor bewijsdoeleinden. Deze mogen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Opdrachtgever geheel noch gedeeltelijk worden gekopieerd en of aan Derden worden getoond of ter hand gesteld, of door de Opdrachtnemer worden gebruikt ter vervaardiging van zaken of uitvoering van Werken waarop deze betrekking hebben.

Aanvullende Voorwaarden van toepassing op Diensten Toepasselijkheid Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op elke door Opdrachtgever aangegane Overeenkomst betreffende de inkoop van Diensten. Prijs Het overeengekomen honorarium is exclusief omzetbelasting (BTW). De overeengekomen prijs is vast voor de duur van de Overeenkomst en luidt in Euro's. In het honorarium zijn alle kosten begrepen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen is. De in lid 1 genoemde honorering wordt bepaald naar een of meer van de volgende maatstaven: op basis van de aan de Opdracht bestede tijd; op basis van enige andere adequate maatstaf, na goedkeuring door Partijen. Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 3 sub a, wordt de honorering berekend door de aan de Opdracht bestede tijd te vermenigvuldigen met het overeengekomen tarief per tijdseenheid. Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de Opdracht. De reistijd die voor de vervulling van de Opdracht noodzakelijk is, is daarvan uitdrukkelijk uitgestoten. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de Overeenkomst bepaald of omschreven. De Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever bij de totstandkoming van de Opdracht tot dienstverlening, in geval sprake is van te declareren werkzaamheden op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 3 sub a, een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken. Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de Opdracht zal de Opdrachtnemer aangeven of en in hoeverre dat invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatst


xx

verstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarover schriftelijk informeren. Uitvoering van de Overeenkomst Opdrachtnemer garandeert dat de door Opdrachtnemer te verrichten Diensten zowel in kwalitatief als kwantitatief opzicht beantwoorden aan de Overeenkomst. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de Diensten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, veiligheid, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. Opdrachtgever krijgt te allen tijde Diensten geleverd welke van een professionele Wederpartij verwacht mogen worden. De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle hem beschikbare gegevens, waarvan Opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig aan Opdrachtnemer worden verstrekt, tenzij deze verstrekking in strijd zou komen met de dan geldende privacywetgeving. Dreigende vertraging in de levering van Diensten Indien de verrichting van de Diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt Opdrachtnemer dat direct schriftelijk aan het in de Overeenkomst genoemde organisatieonderdeel van de Opdrachtgever en geeft daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt Opdrachtnemer maatregelen voor om vertraging - ook in de toekomst - te voorkomen. Eventueel extra hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de Opdrachtgever of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat Opdrachtgever de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die Opdrachtgever op grond van deze Overeenkomst toekomen, onverlet. Risico – en eigendomsovergang


Indien door de Opdrachtgever in het kader van de Opdracht deelbetalingen worden verricht vooruitlopende op de gehele nakoming door Opdrachtnemer verschaft de Opdrachtnemer de Opdrachtgever de eigendom van elk afzonderlijk geleverd zaak, op het moment dat dit in het bedrijf van de Opdrachtnemer aanwezig is. Zaken van de Opdrachtgever, aanwezig op locatie van de Opdrachtnemer dienen separaat te worden opgeslagen en als zodanig gekenmerkt en adequaat verzekerd te zijn. Indien Opdrachtnemer voor het verrichten van de Diensten gebruik maakt van zaken die eigendom zijn van de Opdrachtgever, als bedoeld in artikel I 13 lid 1, en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven is Opdrachtnemer aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van Opdrachtgever bij Opdrachtnemer ter uitvoering van de Overeenkomst schade aan Opdrachtnemer en/of aan Derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van Opdrachtnemer. In voorkomende gevallen zal Opdrachtnemer Opdrachtgever vrijwaren voor aanspraken van Derden. Geheimhouding Beide Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun Overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Gebreken; Klachttermijnen Klachten over de verrichte werkzaamheden zullen door de Opdrachtgever schriftelijk worden gemeld aan Opdrachtnemer. Indien een klacht gegrond is, zal Opdrachtnemer de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal Opdrachtnemer slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel I - 22.

xxi

Aanvullende Voorwaarden van toepassing op Service Definities ⋅ ⋅

Storing: Onderbreking of belemmering in het functioneren van bijvoorbeeld apparatuur en/of systemen Urgente storing:

Een storing die wegens de aard en het doel van de apparatuur en systemen een spoedeisend karakter heeft en vanwege dit spoedeisende karakter zo snel mogelijk verholpen dient te worden ⋅

⋅

Service: Dienstverlening van de Opdrachtnemer aan zijn Opdrachtgever betreffende onder andere onderhoud, nazorg, bijstand bij problemen en storingen Onderhoud: Het in goede staat houden van onder andere apparatuur en systemen, ten behoeve van het naar behoren functioneren van deze zaken

Toepasselijkheid Deze aanvullende voorwaarden zijn van toepassing op elke door Opdrachtgever aangegane Overeenkomst betreffende de inkoop van service. Onderdelen Indien tijdens het uitvoeren van het onderhoud blijkt, dat onderdelen beschadigd, versleten of defect zijn als gevolg van “normal wear and tear”, zullen deze door Opdrachtnemer, voor zover noodzakelijk voor de goede werking van de apparatuur en systemen en bedoeld als vervangingsonderdelen voor het onmiddellijk opheffen van een storing, vervangen worden. Hiervoor is Opdrachtgever een vergoeding van uitsluitend de materiaal kosten verschuldigd. Bij vervanging van te repareren, verwisselbare modules, zoals bijvoorbeeld printplaten en detectoren, zal Opdrachtnemer hiervoor een vaste, marktconforme materiaalprijs in rekening brengen. Onderhoudsvergoeding De onderhoudsvergoeding geldt exclusief omzetbelasting, die afzonderlijk op de factuur in rekening wordt gebracht. Aanbestedingsbeleid 2006

De onderhoudsvergoeding wordt bij het aangaan van de Overeenkomst voor de rest van het lopende kalenderjaar, op basis van evenredigheid, gefactureerd. Daarna zal uitsluitend per kalenderjaar gefactureerd worden. Indien de samenstelling van de apparatuur en systemen wordt gewijzigd, zal dienovereenkomstig de onderhoudsvergoeding worden aangepast. Voorafgaand aan de overname van het onderhoud van bestaande apparatuur en systemen, welke 1 jaar of langer in bedrijf zijn, zal Opdrachtnemer deze controleren en eventueel noodzakelijke herstellingen uitvoeren. De aan deze werkzaamheden verbonden kosten zullen afzonderlijk aan Opdrachtgever in rekening worden gebracht, tegen de bij Opdrachtnemer gebruikelijke voorwaarden en tarieven. Onderhoudstijden Het onderhoud zal door Opdrachtnemer wordt verricht binnen de normale werktijd en voor wat betreft de preventieve inspectiebeurten op tijdig af te spreken tijden, tenminste vierentwintig uur voor de uitvoering hiervan. Onder normale werktijd wordt te dezen verstaan de dagen maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van algemeen erkende feestdagen, van 08.30 tot 17.00 uur. Voor dringende gevallen is de servicedienst van Opdrachtnemer dag en nacht bereikbaar. Rekening houdend met het doel en de aard van de apparatuur en systemen, en de ernst van de storing, zullen buiten de normale werktijd uitsluitend urgent geachte storingen worden verholpen. Voor de meerkosten, welke hieruit zullen voortvloeien, is Opdrachtgever een in de Overeenkomst vermelde vergoeding van kosten verschuldigd. Indien Opdrachtnemer het essentieel acht, dat het onderhoud buiten de normale werktijd wordt uitgevoerd of daarna wordt voortgezet en indien de Opdrachtgever hiermede akkoord gaat, zullen hiervoor geen extra kosten in rekening worden gebracht. Er wordt naar gestreefd storingen binnen één week na melding gedurende normale werktijd te verhelpen, tenzij een kortere gegarandeerde responstijd is afgesproken en deze in de Overeenkomst is opgenomen. Indien het onderhoud een automatiseringssysteem betreft zal een beschikbaarheidpercentage worden overeengekomen. xxii

Uitvoering van de Overeenkomst Opdrachtnemer garandeert dat de door Opdrachtnemer te verrichten service zowel in kwalitatief als kwantitatief opzicht beantwoordt aan de Overeenkomst. De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle hem beschikbare gegevens, waarvan Opdrachtnemer aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig aan Opdrachtnemer worden verstrekt, tenzij deze verstrekking in strijd zou komen met de dan geldende privacywetgeving. Wijzigingen / Meerwerk De Opdrachtnemer is te allen tijde gehouden door Opdrachtgever gewenste en technisch mogelijke wijzigingen in of aanvullingen op overeengekomen Goederen of Diensten aan te brengen of te leveren. Gebreken; Klachttermijnen Klachten over de verrichte werkzaamheden zullen door de Opdrachtgever schriftelijk worden gemeld aan Opdrachtnemer. Indien een klacht gegrond is, zal Opdrachtnemer de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal Opdrachtnemer slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel I - 22.


xxiii

Bijlage 16 Nieuwe ontwikkelingen en Samenwerkingsvormen6 Nieuwe ontwikkelingen: Alternatieve samenwerkingsvormen De afgelopen jaren zijn steeds meer alternatieve samenwerkingsvormen naar voren gekomen. Er zijn uiteenlopende redenen die ertoe leiden te kiezen voor een dergelijke samenwerkingsvorm; deze variëren van een financierings- en/of kennisbehoefte (bij overheden) tot verworven grondposities (bij marktpartijen). Voorbeelden van dergelijke samenwerkingsvormen zijn: Publiek-private samenwerking; Turnkey projecten; Bouwteam; Design and Construct; Allianties; Partnering; AMOI-CE. Motieven voor alternatieve samenwerkingsvormen De afgelopen jaren zijn steeds meer alternatieve samenwerkingsvormen naar voren gekomen. Er zijn uiteenlopende redenen die ertoe leiden te kiezen voor een dergelijke samenwerkingsvorm; deze variëren van een financierings- en/of kennisbehoefte (bij overheden) tot verworven grondposities (bij marktpartijen). De belangrijkste argumenten voor alternatieve samenwerkingsvormen bij kleinere projecten zijn: Wijzigingen in de gemeentelijke organisatie; De complexiteit van het werk; Risicobeheersing; Een betere prijs/kwaliteitsverhouding; Bestaande contacten met aannemers. Vaak is een combinatie van argumenten doorslaggevend. -

De veranderende gemeentelijke organisatie Overheidsorganisaties zijn voortdurend in beweging. Heroriëntatie op de vraag wat overheidstaken zijn en wat niet, heeft dikwijls geleid tot afstoting van uitvoeringstaken. Deze taken zijn of worden dan nagenoeg altijd overgelaten aan (en/of overgenomen door) de particuliere sector.

-

De complexiteit van het werk Alternatieve samenwerkingsvormen zijn in toenemende mate aan de orde bij grote projecten. Dat komt vooral omdat met de omvang vaak ook de complexiteit van het werk toeneemt. Dit wil echter niet zeggen dat de complexiteit bij kleinere werken evenredig afneemt. Afhankelijk van het project kan ook een gemeente die een zekere expertise in huis heeft, toch ondersteuning vanuit de markt wenselijk dan wel nodig achten en keizen voor een alternatieve samenwerkingsvorm.

-

Risicobeheersing Bij risicobeheersing spelen twee aspecten een belangrijke rol: het bereiken van het beoogde resultaat en het beheersen van de kosten. Zeker als innovatieve technieken aan de orde zijn, kunnen de mogelijke risico’s voor het slagen van een nieuw project niet steeds door alleen de gemeente of alleen de aannemer worden gedragen. Bij meerjarenonderhoudscontracten die direct aan de realisatie van een werk zijn gekoppeld, ligt dit minder gecompliceerd. Dit geldt dan vooral voor de kostenbeheersing. De gemeente beschikt over een voorspelbare begrotingspost voor onderhoud, terwijl de aannemer het risico draagt om binnen de geraamde kosten de toegezegde onderhoudskwaliteit te leveren.

-

Een betere prijs/kwaliteitsverhouding Gemeenten kennen bepaalde tradities bij het maken van ontwerpen en bestekken. De bestekssystematiek, de keuze van materialen en dergelijke liggen vaak al geruime tijd vast. Als de geleverde kwaliteit van het werk in de regel voldoet en de prijs overeenkomt met de begroting van de ge-

6 Innovatieve samenwerkings- en aanbestedingsvormen op gemeentelijk niveau


i

meente, lijkt er weinig reden om voor een andere rol van de aannemer te kiezen. Een dergelijke werkwijze heeft echter een nadeel: kansen voor innovatie worden onvoldoende benut. Innovatie zou kunnen leiden tot een nóg betere prijs/kwaliteitsverhouding. Hoewel opdrachtgevers natuurlijk ook zelf kunnen innoveren, hebben aannemers een grote ervaring met constructies en materialen. Deze kan nuttig worden ingezet als het ontwerp wordt gemaakt, omdat dan bewust rekening valt te houden met bijvoorbeeld de levensduur van het object en de onderhoudskosten. -

Bestaande contacten met aannemers De ervaringen die de opdrachtgever met bestaande contacten heeft, kunnen een goed uitgangspunt zijn als voor een alternatieve samenwerkingsvorm wordt gekozen. Het spreekt vanzelf dat afspraken over het werk en de rolverdeling in de gehele procedure schriftelijk moeten worden vastgelegd.

Geschikte typen projecten De keuze voor een alternatieve samenwerkingsvorm kan eigenlijk door één enkel motief worden ingegeven: het feit dat expertise ontbreekt of dat onvoldoende capaciteit aanwezig is. In veel gevallen zal een samenspel van motieven de keuze bepalen. Daarbij kan de factor tijd in een aantal gevallen een belangrijke rol spelen. De keuze van een aannemer Bij een alternatieve samenwerkingsvorm zal de aannemer, als hij al niet belast is met het totale ontwerp, een zeer grote inbreng hebben bij de totstandkoming van het ontwerp. De omvang van de opdracht aan de aannemer zal dus verder reiken dan wanneer hij alternatieven indient voor een bestaand ontwerp en bestek. Dit kenmerk kan bij de keuze van een aannemer een complicerende factor zijn. Een gemeente die voor het verlenen van een opdracht een keuze uit meerdere aannemers moet maken, kan worden geconfronteerd met meerdere originele oplossingen of ontwerpen, en de daarbij behorende prijzen. Gebruikelijk is dan dat in zulke gevallen (waarbij aannemers een meer of mindere inbreng hebben) de economisch meest voordelige aanbieding wordt gehanteerd als gunnings- of toewijzingscriterium. Maar omdat dit criterium niet altijd recht doet aan de verschillende uiteenlopende gunningscriteria (zoals de inpassing in het landschap), kan soms beter worden gesproken van het kiezen van de “maatschappelijk meest voordelige aanbieding”. Als de gemeente aannemers uitnodigt met een aanbieding te komen, moet ze ook aangeven waaraan de aanbieding of het ontwerp moet voldoen, op welke aspecten deze zullen worden beoordeeld, en hoe de verschillende aspecten zullen worden gewogen. Deze aanpak schept duidelijkheid over de manier waarop de gemeente met de aanbiedingen omgaat, en geeft tegelijk sturing aan de ideeën en voorstellen van de belangstellende aannemers. -

Het toekennen van een kostenvergoeding Bij alternatieve samenwerkingsvormen worden de kosten aan aannemerszijde niet beperkt tot rekenkosten, zoals bij klassieke aanbesteding. Een aannemer die een ontwerp maakt kan voor extra grote financiële inspanningen komen te staan, terwijl het nog maar afwachten is of dit een vóórfinanciering is. In het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid zou tot uitdrukking kunnen komen dat de gemeente zich dan bewust is van deze hoge kosten – al was het maar in de wijze van aanbesteden. Vergoedingen worden altijd uitgesloten. Zie ook artikelen 42 en 43 van de UAR 2001.

-

Ideeënbescherming Een ander punt samenhangend met het probleem van de kostenvergoeding betreft de bescherming van ideeën. Ingeleverde ontwerpen worden in beginsel eigendom van de gemeente; de gemeente kan daarmee naar eigen goeddunken handelen. Voor aannemers kan dit een bezwaar zijn als hun ontwerp niet wordt gekozen, maar de gemeente wel van het ontwerp of gepresenteerde idee gebruik maakt. Dit bezwaar geldt in versterkte mate als er geen vergoeding wordt gegeven voor het maken van het ontwerp. Zoals eerder gesteld dient de gemeente duidelijkheid te geven over hoe zij om zal gaan met de ingediende ontwerpen.

De rolverdeling tijdens de realisering De rolverdeling bij alternatieve samenwerkingsvormen is niet in een definitie weer te geven; de betrokkenheid van de opdrachtgever bij het toezicht neemt af naarmate de aannemer méér betrokken is bij het ontwerpwerk. In elk contract moeten daarom de feitelijke en de rechtsverhouding tussen de contractspartners duidelijk aangegeven worden. Het gaat dan voornamelijk om de toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden en de daaruit voortvloeiende aansprakelijkheden. Daarbij moet Aanbestedingsbeleid 2006

ii

een risico worden neergelegd bij die partij, die op de omstandigheden die het risico bepalen (de meeste) invloed heeft. Het is van groot belang dat de partijen zich houden aan de rolverdeling die in het samenwerkingscontract is vastgelegd. De relatie met derden De keuze voor een alternatieve samenwerkingsvorm brengt afwijkingen van het aloude, vertrouwde rollenpatroon met zich mee. De gevolgen daarvan zijn voor derden niet altijd even duidelijk. Derden zijn in dit verband onder andere omwonenden, nutsbedrijven, waterschappen, woningbouwverenigingen en maatschappelijke en culturele organisaties. De ervaring leert dat derden zich vooral in het begin van de uitvoering van een project soms moeilijk kunnen voorstellen dat de gemeente niet langer het aanspreekpunt is voor bepaalde vragen. Een goede voorlichting is van essentieel belang. Ongeacht de aard van het contract (traditioneel of alternatief) en het onderwerp van de overeenkomst (realisatie en/of onderhoud), blijft de gemeentelijke opdrachtgever altijd aansprakelijk voor de gevolgen bij de uitvoering van de publiekrechtelijke taak. De gemeente kan zich middels een alternatieve samenwerkingsvorm in elk geval niet onttrekken aan haar publieke zorgplicht jegens derden voor de kwaliteit van de openbare ruimte. Daarom is het van groot belang dat de verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden goed op elkaar worden afgestemd. Het reguleren van de aanbesteding van alternatieve samenwerkingsvormen Als de gemeente een werk tot stand wenst te brengen door een alternatieve vorm van samenwerking (bijvoorbeeld bouwteam, design and build, turnkey) kan van de standaardprocedures worden afgeweken. Dit is bijvoorbeeld mogelijk als deze standaardprocedure ertoe leidt dat de uitvoering van het werk een onaanvaardbare vertraging zou oplopen, of dat inschrijvers daardoor naar verwachting niet de gewenste mate van risico zullen wensen te aanvaarden, en/of niet bereid zullen zijn de gewenste expertise aan de gemeente ter beschikking te stellen. Deze mogelijkheid geldt niet voor werken die – gelet op de kosten die met de uitvoering ervan zijn gemoeid – met toepassing van de Europese aanbestedingsregels dienen te worden aanbesteed. De uitwerking van het aanbestedingsbeleid kan bijvoorbeeld gericht zijn op het uitstippelen van een hoofdregel, namelijk een aanbestedingsprocedure met een gebruikelijke, herkenbare structuur. Vervolgens kan aandacht geschonken worden aan complexe(re) werken (bijvoorbeeld vanuit het oogpunt van kosten, techniek, gevaarzetting, enz). Daarbij is ook aandacht voor de manier waarop de gemeente omgaat met innovatieve ideeën. Tenslotte kan de gemeente beleid formuleren voor werken waarbij de inschrijvers grote financiële inspanningen moeten doen om hun begroting op te stellen. Bij een alternatieve vorm van samenwerking, waarbij wordt gekozen voor een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, kan de gemeente inschrijvers (eventueel) een tegemoetkoming in de kosten aanbieden. Bij een alternatieve vorm van samenwerking waarbij wordt gekozen voor een openbare dan wel meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure, gebruikt de gemeente steeds ofwel het criterium “economisch meest voordelige aanbieding”, ofwel het criterium “maatschappelijk meest voordelige aanbieding” als gunningscriterium. De gemeente doet in de aankondiging of uitnodiging mededeling van de criteria op grond waarvan de verschillende aanbiedingen zullen worden beoordeeld en van het onderlinge gewicht van deze verschillende criteria. Aandachtspunten bij het opstellen van het contract Algemene voorwaarden Het opstellen van een overeenkomst voor een alternatieve samenwerkingsvorm is maatwerk. Dit betekent dat men moet zorgen voor een juiste afstemming met de meest gebruikelijke algemene voorwaarden, zoals de UAV 1989, UAV 2005 GC, de RVOI 1998, SR-regeling en de DNR 2005. -

Goedkeuring Bij toepassing van een alternatieve samenwerkingsvorm zal de gemeente in de ontwerpfase en de uitvoeringsfase een andere rol spelen dan in de traditionele situatie. Het is daarom noodzakelijk dat de bevoegdheden van de gemeente nadrukkelijk worden omschrijven. Ook dient men de momenten vast te leggen waarop die bevoegdheden kunnen of moeten worden uitgeoefend.

-

Aansprakelijkheid voor ontwerpfouten Voor zover de aannemer niet belast is met het maken van het volledige ontwerp, wordt in de overeenkomst vastgelegd voor welke onderdelen hij verantwoordelijk is en de mate van zijn be-


iii

trokkenheid bij het maken van het ontwerp. Overeenkomstig de afgesproken taakverdeling wordt de aansprakelijkheid geregeld voor de schade (bijvoorbeeld door een ontwerpfout). De aard, omvang en dekking van de schade worden in de overeenkomst expliciet vastgelegd. -

Publiekrechtelijke procedures Bij vergunningsplichtige werken zal de gemeente, als zij voor het ontwerp en bestek zorgt, behalve voor het verlenen van de vergunning, ook zorgen voor het in orde maken en indienen van de vergunningaanvraag. Liggen ontwerp en bestek niet of niet geheel in handen van de gemeente, dan kan het aanvragen van de vergunning tot een contractuele verplichting van de aannemer worden gemaakt. Het risico voor het niet verkrijgen van de benodigde vergunning moet bij de gemeente blijven, mits de aannemer al zijn verplichtingen dienaangaande is nagekomen.

-

Toezicht Toezicht is beperkt tot de controle op de naleving door de aannemer van het alternatieve samenwerkingscontract en controle op de uitvoering volgens het ontwerp en het bestek, ongeacht wie voor het opstellen daarvan verantwoordelijk is. De overeenkomst zal duidelijkheid moeten verschaffen over de frequentie van het toezicht, de intensiteit ervan en het te hanteren toetsingskader.

-

Organisatie en communicatie De benodigde disciplines, de gekozen alternatieve samenwerkingsvorm en de toebedeelde rollen van de bouwparticipanten zijn bepalend voor de organisatievorm gedurende het gehele proces. Afhankelijk van de aard en omvang van het project moet de organisatie kunnen beschikken over een reglement waarin de vertegenwoordigings- en beslissingsbevoegdheden zijn omschreven. De lijnen tussen degenen die op hoofdzaken sturen en degenen die belast zijn met de dagelijkse leiding en/of uitvoering, moeten helder zijn. Ook moet duidelijk zijn met welke taken en bevoegdheden de feitelijke leiding is belast en hoe wordt gerapporteerd. Daarnaast kan vastgelegd worden hoe de administratie en documentatie plaatsvinden.

-

Overleg met derden Het overleg met derden kan tot een contractuele verplichting van de aannemer worden gemaakt. In dat geval is het nuttig om een lijst met instanties en andere categorieën van belanghebbenden aan te leggen, teneinde deze derden van de noodzakelijke informatie te voorzien. Onderdeel van deze informatie is dat bekend wordt gemaakt waar een algemeen informatiepunt over het project is te vinden.

-

Tijdschema De realisatie van een werk wordt mede op basis van een tijdschema aangestuurd. Afhankelijk van de aard en inhoud van het werk, wordt de tijdsduur bepaald door de vermelding van het beschikbare aantal werkbare dagen voor het totaal, of door de vastlegging van de begin- en einddatum van het werk. De voortgang van het werk kan worden gecontroleerd met behulp van referentiemomenten. Deze referentiemomenten zijn afgestemd op bepaalde fasen van het werk.

-

Oplevering Het moment van oplevering is altijd van groot belang omdat er rechtsgevolgen aan verbonden zijn. Bij de oplevering zal de gemeentelijke opdrachtgever zich beperken tot een toetsing van het eindresultaat (bijvoorbeeld aan de hand van het programma van eisen). Als de aannemingsovereenkomst niet alleen betrekking heeft op de realisatie van een werk, maar ook op het daaropvolgend periodiek onderhoud, ligt het voor de hand dat er meerdere opleveringsmomenten zijn. De fasen die met een oplevering worden afgesloten, moeten nauwkeurig worden vastgelegd.

-

Betaling Het is gebruikelijk dat een standaardregeling wordt gehanteerd met een aantal betalingstermijnen. Deze termijnen zijn gekoppeld aan de uitvoering van het werk. De betalingsregeling kan worden afgestemd op de gekozen samenwerkingsvorm omdat de betrokkenheid van de gemeente bij de alternatieve samenwerkingsvorm anders is dan in de traditionele situatie.

-

Tussentijdse beëindiging In een alternatieve samenwerkingsovereenkomst kunnen duidelijk van elkaar te onderscheiden fasen van het totale bouwproces worden gedefinieerd. Deze fasen zijn ontwerp, uitvoering, onderhoud en beheer en exploitatie. De participanten kunnen overeenkomen dat na afronding van daarvoor geschikte fasen de uitvoering van de overeenkomst geen vervolg krijgt. Een dergelijke regeling moet passen in de gekozen samenwerkingsvorm. De afgesproken wijze van beëindiging


iv

laat de beëindiging volgens artikel 14 UAV 1989 en de afdelingen 4 en 5 van boek 6 BW echter onverlet. -

Geschillen De overeenkomst definieert wat partijen onder een geschil verstaan. Daarnaast geeft de overeenkomst aan hoe geschillen worden opgelost. Dit kan door een vorm van alternatieve geschillenbeslechting (bekend onder de afkorting ADR), door arbitrage (expliciet overeengekomen of als uitvloeisel van de van toepassing verklaarde algemene voorwaarden) of door tussenkomst van de burgerlijke rechter. In dit laatste geval moet het forum dat wordt aangewezen in de van toepassing verklaarde algemene voorwaarden, uitdrukkelijk worden uitgesloten.

Digitale ontwikkelingen: Elektronisch veilen: Veel MKB-bedrijven zien op tegen zakendoen met de publieke sector omdat zij het proces te gecompliceerd vinden. Door Internet Tendering kan de gemeente het publieke aanbestedingsproces simplificeren. Publieke aanbesteding wordt gemakkelijker en efficiënter in het gebruik, voor zowel aanbestedende sectoren als aanbieders. Alle communicatie loopt immers via Internet waardoor meer aanbieders accurate informatie kunnen ontvangen. Tevens worden alle benodigde documenten en belangrijke gegevens opgeslagen in een database en zijn ze geschikt voor hergebruik. Er bestaan sjablonen (templates) om aanbestedende sectoren en aanbieders in dit proces te ondersteunen. Online plaatsen van aankondigingen: Een ander voordeel van de digitale ontwikkelingen is dat aanbestedende diensten tegenwoordig alle advertenties voor de niet Europese openbaar aanbestedingen niet langer in vakbladen, kranten, etc. hoeft te plaatsen. Door een aankondiging op de eigen website en op een digitale marktplaats voldoet de gemeente aan het openbaarheid beginsel. Het is daarom ook beleid binnen de gemeente Weert om de volgende digitale mogelijkheden te gebruiken: • Europese aanbestedingen die gepubliceerd worden in het supplement van het Publicatieblad van de EG, deze aankondiging kunnen digitaal verzonden worden via SIMAP. • Op www.aanbestedingskalender.nl kunnen alle openbare aanbestedingen voor werken, leveringen en diensten geplaatst worden. • Op www.weert.nl kunnen ook alle aankondigingen voor aanbestedingen geplaatst worden. Digitale bestekken: Indien er gebruik wordt gemaakt van digitale bestekken (via Internet), wordt de gebruikelijke gang van zaken bij aanbesteding gewijzigd. Normaal gesproken wordt een aantal leveranciers uitgenodigd offerte uit te brengen; met een digitaal bestek (met uiterste inschrijvingsdatum) maakt de gemeente haar behoefte bekend op het Internet. Geïnteresseerden kunnen dan per omgaande reageren, waardoor de doorlooptijd van aanbesteden sterk verkort wordt. Hogere kwaliteit en duidelijkheid Aanbieders baseren hun aanbiedingen op de Internet Tender documenten. Hierdoor wordt de kans op fouten verkleind en de kwaliteit van de aanbieding verhoogd. Daar er sprake is van een uniforme procedure voor alle aanbieders, wordt vergelijking van de verschillende aanbiedingen ook makkelijker. Tevens worden de stappen van het aanbestedingsproces inzichtelijker en meer beheersbaar. Zo wordt het doel van het aanbestedingsproces onmiddellijk bereikt: het vinden van de beste en de meest gekwalificeerde aanbieder voor een specifieke aanbesteding, waarbij de inzet van mensen, middelen en tijd geminimaliseerd wordt. Beveiliging Beveiliging bij Internet Tendering wordt gegarandeerd door het feit dat alle informatie slechts bereikt kan worden door een proces van gecertificeerd inloggen in het systeem. Vertrouwelijke informatie wordt gecodeerd. Er bestaat reeds software op het gebied van Internet Tendering. Stuwende krachten achter Internet Tendering a) Economisch De stuwende kracht op economisch gebied is de Europese Commissie. Vele regeringen hebben het potentieel van elektronisch zakendoen onderkend en openbare aanbesteding via deze methode wordt beschouwd als een “key area” om beter gebruik te maken van belastinggelden. Men verwacht tevens dat de publieke sector hierdoor efficiënter gaat werken. Aanbestedingsbeleid 2006

v

b) Technologisch Op technologisch gebied is de stuwende kracht het feit dat Internet geen grenzen kent. Hierdoor wordt crossborder concurrentie bevorderd. Binnen de Europese Unie gaat slechts 3% van de totale handel in goederen en diensten via de crossborder markt. Het potentieel is dan ook enorm. c) Juridisch De Europese richtlijnen op het gebied van openbare aanbesteding en de nationale wetgeving vormen de juridische stuwende kracht. Doel is om de concurrentie te bevorderen om zodoende belastinggelden zo doelmatig mogelijk aan te wenden. De trend binnen de EU is duidelijk: de komende jaren wordt verdere deregulering verwacht. Traditionele samenwerkingsconcepten Regie Bij regie is er sprake van een opdrachtgever en een aannemer. Organisatie

Opdrachtgever

Aannemer

Adviseur

Nevenaannemer

Onderaannemer Taakverdeling De opdrachtgever heeft de taak het ontwerp besteksgereed te maken en de uitvoering voor te bereiden. Hij bepaalt tevens de uitvoeringsmethode en stuurt het uitvoeringsproces aan. Ook is hij verantwoordelijk voor de bewaking van het uitvoeringsproces. De aannemer zorgt voor de inzet van arbeid, bouwstoffen en materieel. Na realisatie is actief beheer en onderhoud nog niet direct aan de orde. Dat kan mede verklaren waarom deze activiteiten niet op voorhand contractueel worden geregeld. Het onderhoud wordt veelal aanbesteed als afzonderlijk project, op basis van een onderhoudsbestek. Vaak ook gebeurt het onderhoud in eigen beheer. Contract Contracten worden opgesteld op basis van de UAV met aanvullingen in verband met een afwijkende verdeling van verantwoordelijkheden. Er zijn twee mogelijke verreken- of betalingsbases voor een contract: inhuur en regie. Voor de beschrijving van het werk kan worden uitgegaan van de RAWsystematiek (eventueel een bestek met open posten). Bij inhuur vormen inzet en middelen de basis voor aansturing en verrekening. Eenheden resultaat zijn bij regie de basis voor aansturing en verrekening. Aanbestedingsvorm Volgens de UAR 2001/ ARW 2005 kunnen regieopdrachten op verschillende wijzen worden aanbesteed. Regieopdrachten kunnen openbaar (met of zonder voorselectie) of onderhands (meervoudig of enkelvoudig) worden aanbesteed. Kwaliteitszorg Als de uitvoering niet onder kwaliteitsborging wordt uitgevoerd is de aannemer verantwoordelijk voor de controle op de kwaliteit van de inzet van middelen. De opdrachtgever houdt toezicht op de uitvoering en beoordeling van de resultaten. Wordt de uitvoering wel onder kwaliteitsborging uitgevoerd dan heeft de aannemer de taak een projectgericht kwaliteitsplan te ontwikkelen en een kwaliteitscontrole uit te voeren overeenkomstig een kwaliteitsplan gericht op inzet middelen en op (deel)resultaten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling van het kwaliteitsplan en de steekproefsgewijze toetsing van de werking van het kwaliteitssysteem van de aannemer.


vi

Betaling De betaling van de inbreng van de aannemer geschiedt op basis van verwerkte hoeveelheden resultaat of ingezette middelen tegen vooraf overeengekomen eenheidsprijzen en/of tarieven. Risicoverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het door hem ontwikkelde ontwerp, de door hem bepaalde uitvoeringswijze en het project in relatie tot de omgeving. De aannemer is verantwoordelijk voor zijn handelen en de inzet van arbeid, bouwstoffen en materieel. Traditionele samenwerkingsconcepten Traditioneel UAV/RAW Bij traditioneel UAV/RAW is er sprake van een opdrachtgever en een aannemer. Organisatie

Opdrachtgever

Aannemer

Adviseur

Nevenaannemer

Onderaannemer Taakverdeling De opdrachtgever heeft de taak het ontwerp besteksgereed te maken en een resultaatgerichte omschrijving van het werk te geven. Tevens voert de opdrachtgever de directie tijdens de uitvoering. De aannemer bepaalt de uitvoeringswijze. De aannemer bepaalt de inrichting (dat wil zeggen de uitvoeringswijze), planning, uitvoering en bewaking van het uitvoeringsproces binnen de in het bestek gestelde technische en organisatorische randvoorwaarden. Contract De overeenkomst tussen opdrachtgever en aannemer is een aannemingsovereenkomst op basis van de UAV. Voor de omschrijving van het werk wordt uitgegaan van de RAW-systematiek. Met toepassing van de RAW-systematiek zijn nog variaties in de besteksvorm mogelijk, waaronder: Productgerichte bestekken: clustering van bestek posten tot een hoger niveau van betaling; Bestek met open posten (hoeveelheden verrekenbaar). Aanbestedingsvorm Volgens de UAR 2001 kan er op de volgende manieren aanbesteed worden bij traditioneel UAV/RAW: Openbare aanbesteding; Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie; Onderhandse aanbesteding en Onderhandse aanbesteding na selectie. Tevens is enkelvoudige uitnodiging mogelijk.


vii

Kwaliteitszorg Als de uitvoering niet onder kwaliteitsborging wordt uitgevoerd is de aannemer verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit van de in te zetten middelen (arbeid, materieel en bouwstoffen) en van zijn leveranciers en onderaannemers. Tevens is hij verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole van het proces en (tussen)resultaten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling en goedkeuring van de (keuze van) bouwstoffen en resultaten (opneming in het kader van de UAV). Wordt de uitvoering wel onder kwaliteitsborging uitgevoerd dan is de aannemer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectgericht kwaliteitsplan en een kwaliteitscontrole van het uitvoeringsproces overeenkomstig het kwaliteitsplan. De opdrachtgever is dan verantwoordelijk voor de beoordeling van het kwaliteitsplan en de steekproefsgewijze toetsing van de werking van het kwaliteitssysteem van de aannemer. Betaling De betaling van het werk vindt plaats op basis van productie van de in de inschrijvingsstaat vermelde resultaten of producten (clusters van resultaten). Risicoverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het door hem ontwikkelde ontwerp (rekeninghoudend met de waarschuwingsplicht van de aannemer) en het project in relatie tot de omgeving. De aannemer is verantwoordelijk voor de gekozen uitvoeringswijze, de geleverde inbreng: arbeid, bouwstoffen, inzet van materieel alsmede de bijdrage van de onderaannemer(s) en het resultaat van de uitvoering. Traditionele samenwerkingsconcepten Bouwteam Het VGBouw-model geeft de volgende omschrijving: het bouwteam heeft als taak de voorbereiding van het project zodanig te doen verlopen dat dit resulteert in een voor de opdrachtgever aanvaardbaar ontwerp, neergelegd in een bestek met bijbehorende tekeningen. Organisatie

Bouwteam

Opdrachtgever

Aannemer

• • • • •

Opdrachtgever Adviseur Aannemer(s) Leverancier(s) …

Nevenaannemer

Onderaannemer Kenmerken Samenwerking gedurende de contractsperiode; Gelijkwaardigheid van de deelnemers aan het bouwvoorbereidingsproces in de diverse stadia van het proces; Elke deelnemer verricht de werkzaamheden die tot zijn takenveld behoren; Afstemming van de werkzaamheden door coördinatie door opdrachtgever of externe projectleider waar nodig ondersteund door wederzijdse controle en advies. Taakverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het (voor)ontwerp, de formering van het bouwteam en de directievoering tijdens de uitvoering. Hij sluit ook met iedere deelnemer afzonderlijk contracten. Aanbestedingsbeleid 2006

viii

Het bouwteam is verantwoordelijk voor de inbreng van ontwerpen uitvoeringstechnische expertise vanuit de specifieke invalshoek van elk van de partners, de uitwerking van het ontwerp en het bestekgereed maken ervan. Daarnaast sluiten de verschillende deelnemers in het bouwteam een bouwteamovereenkomst, waarin wordt vastgelegd dat ze de uitvoering van het werk zullen voorbereiden en hoe bij een eventuele gezamenlijke uitvoering van het project zal worden samengewerkt. Elke deelnemer in een bouwteam is in beginsel verantwoordelijk voor zijn eigen bijdrage. De aannemer is verantwoordelijk voor de inrichting (dat wil zeggen dat hij de uitvoeringswijze bepaalt), de planning, uitvoering en bewaking van het uitvoerproces binnen de in het bestek gestelde technische en organisatorische randvoorwaarden. De aannemer stelt aan het bouwteam zijn specifieke ervaring en deskundigheid op het gebied van de uitvoering van bouwwerken en de daaraan verbonden kosten ter beschikking, voor zover zulks in het kader van de voorbereiding van het project in redelijkheid wenselijk is teneinde te komen tot een voor de opdrachtgever aanvaardbaar ontwerp. Contract Voor de uitvoering van de ontwerpactiviteiten worden de volgende contracten aangegaan: Afzonderlijke ontwerpopdrachten aan de leden van het bouwteam. Voor het kader voor de opdracht wordt veelal uitgegaan van de RVOI / DNR. Coördinatieovereenkomst met alle bouwteamleden waarin de onderlinge verplichtingen tussen de bouwteamleden zijn vastgelegd. Voor de uitvoering van het werk wordt gebruik gemaakt van de reguliere aannemingsovereenkomst op basis van de UAV. Voor de omschrijving van het werk wordt uitgegaan van de RAW-systematiek. Met de toepassing van de RAW-systematiek zijn nog variaties in de bestekvorm mogelijk, waaronder: Productgerichte bestekken (clustering van bestekposten tot een hoger niveau van betaling); Bestek met open posten (hoeveelheden verrekenbaar). Aanbestedingsvorm Veelal wordt de enkelvoudige uitnodiging gebruikt. Daarnaast zijn volgens de UAR 2001/ ARW 2005 de volgende vormen mogelijk: Openbare aanbesteding; Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie; Onderhandse aanbesteding en Onderhandse aanbesteding na selectie. Kwaliteitszorg Als de uitvoering niet onder kwaliteitsborging wordt uitgevoerd is de aannemer verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit van de in te zetten middelen (arbeid, materieel en bouwstoffen) en zijn leveranciers en onderaannemers. Tevens is hij verantwoordelijk voor de controle op de kwaliteit van proces- en (tussen)resultaten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling en goedkeuring van de resultaten (opneming in het kader van de UAV). Als de uitvoering wel onder kwaliteitsborging wordt uitgevoerd is de aannemer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectgericht kwaliteitsplan en de kwaliteitscontrole van het ontwerpen uitvoeringsproces overeenkomstig het kwaliteitsplan. De opdrachtgever is dan verantwoordelijk voor de beoordeling van het kwaliteitsplan en de steekproefsgewijze toetsing van de werking van het kwaliteitssysteem van de aannemer. Betaling De betaling van het werk vindt plaats op basis van productie van de in de inschrijvingsstaat vermelde resultaten of producten (clusters van resultaten). De inbreng binnen het bouwteam wordt veelal separaat gehonoreerd (eventueel op basis van de RVOI). Risicoverdeling Het bouwteam als geheel is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitwerken van het ontwerp en het besteksgereed maken ervan. Elk bouwteamlid is afzonderlijk verantwoordelijk voor de door hem geleverde inbreng. De aannemer in het bouwteam is verantwoordelijk voor de door hem ingebrachte uitvoeringsexpertise. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het project in relatie tot de omgeving. De aannemer is verantwoordelijk voor de gekozen uitvoeringswijze, de geleverde inbreng (arbeid, bouwstoffen, inzet van materieel alsmede de bijdrage van de onderaannemer(s)) en het resultaat van uitvoering. Aanbestedingsbeleid 2006

ix

Opmerkingen Deelname aan het bouwteam garandeert - in theorie - de aannemer dus niet dat hij het werk ook mag uitvoeren. Wel is hij gerechtigd om als eerste, en vooralsnog als enige, een prijsaanbieding te doen voor de uitvoering van het bestek en de bijbehorende tekeningen die door de opdrachtgever zijn goedgekeurd. Dit gebeurt door een open begroting, waarin de opbouw van de prijs door de verschillende kostenposten voor de opdrachtgever zichtbaar wordt. Indien de bespreking van de begroting en het overleg over de prijs niet tot overeenstemming leiden, is de aanbesteder vrij om derden uit te nodigen een aanbieding te doen. Het VGBouw-model kent nog een tussenstap: het inwinnen van advies van een kostendeskundige. Dit prijsadvies is bindend voor de onderhandelaars, als de adviesprijs ligt tussen een (door de onderhandelaars) tevoren bepaald minimum en de prijs die is gebaseerd op de open begroting. Voordelen Werken binnen een bouwteam heeft belangrijke voordelen. Een van de belangrijkste pluspunten is dat de professionele aannemer zijn deskundigheid op het gebied van uitvoeringsmethoden, producten en bouwkosten kan inbrengen. De opdrachtgever heeft op deze wijze de garantie dat het bouwproject op de meest efficiënte wijze tot stand wordt gebracht, waarbij prijs en kwaliteit in optimale verhouding staan. Het bouwteam zorgt voor een betere afstemming tussen ontwerp en uitvoering, waardoor ook de kans op verrassingen tijdens de bouw wordt verkleind. Ook voor de aannemer is deelneming aan een bouwteam aantrekkelijk. Hoewel hij, op het moment dat hij tot een bouwteam toetreedt, er niet zeker van kan zijn dat hij de eigenlijke opdracht verkrijgt, komt hij door deelname toch in een gunstiger positie omdat hij zelf heeft meegewerkt aan de voorbereiding van het bouwproject. Als beloning voor zijn inspanningen tijdens de ontwerpfase mag hij vaak als eerste en enige een prijsaanbieding voor het uit te voeren werk doen.


x

(Meerjaren) Onderhoudsraamconcept Soms koppelt men het aansluitende beheer en onderhoud voor een bepaalde tijd aan de realisatie van een werk. Zowel het tot stand brengen van het werk als het beheer en onderhoud kunnen bij afzonderlijke overeenkomsten worden geregeld. Zij kunnen echter ook in één overeenkomst worden vervat. Bij meerjarenonderhoudscontracten die aan de realisering van een werk worden gekoppeld, gaan de vragen vaak over de manier van oplevering, en over de rol van de opdrachtgever gedurende de fase van onderhoud en beheer. Bij een (meerjaren) onderhoudsconcept is er sprake van een opdrachtgever en een aannemer. Organisatie

Opdrachtgever

Aannemer

Adviseur

Nevenaannemer

Onderaannemer Taakverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de omschrijving van het instandhoudingsniveau, de opzet en het bijhouden van het meerjarenonderhoudsplan en de opzet van het raamcontract. De aannemer is verantwoordelijk voor de (eventueel periodieke) uitvoering van opnames en de systematische vastlegging van de resultaten. Tevens is hij verantwoordelijk voor de (periodieke) vertaling van de (functionele of prestatiegerichte) instandhoudingseisen naar en de vastlegging ervan in een technische en uitvoeringsgerichte beschrijving (aanbodbestek) van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden als basis voor het jaarcontract. De aannemer is verantwoordelijk voor de inrichting (dat wil zeggen dat hij de uitvoeringswijze bepaalt), de planning, uitvoering en bewaking van het realiseringsproces binnen de in het contract gestelde technische en organisatorische randvoorwaarden. Contract Overeenkomstig het kenmerk van het raamsamenwerkingsconcept wordt uitgegaan van een getrapte of gelaagde contractvorming. Raamcontract Het kader van de overeenkomst ligt vast in de raamovereenkomst, met name: Beschrijving van het beoogde instandhoudingsniveau (bijvoorbeeld door prestatie-eisen en/of specificaties); Administratieve voorwaarden, waaronder uitgangspunten voor betaling; Technische bepalingen; Betalingsregelingen; Beoordelings- en goedkeuringsprocedures. Jaarcontract Binnen het kader van het raamcontract doet de aannemer periodiek voorstellen voor de invulling van het jaarlijkse onderhoud in de vorm van een aanbodbestek. Na acceptatie door de opdrachtgever vormt dit bestek de basis voor het jaarcontract.


xi

Voor de opzet van het uitvoeringsgerichte aanbodbestek kan worden uitgegaan van de RAWsystematiek, eventueel met gebruikmaking van open posten (indien hoeveelheden niet bepaald kunnen worden). Aanbestedingsvorm Volgens de UAR 2001 / ARW 2005 zijn de volgende vormen mogelijk: Openbare aanbesteding; Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie; Onderhandse aanbesteding; Onderhandse aanbesteding na selectie. Daarnaast kunnen de volgende vormen toegepast worden: Enkelvoudige uitnodiging; Onderhands met erkenningsregeling (Nutsbedrijven/ARW 2005) . Kwaliteitszorg Als de uitvoering niet onder kwaliteitsborging wordt uitgevoerd is de aannemer verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteit van de in te zetten middelen (arbeid, materieel en bouwstoffen), zijn leveranciers en de onderaannemers. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de controle op de kwaliteit van het proces en (tussen)resultaten van opname-, ontwerpen uitvoeringsproces. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling en goedkeuring van de voorstellen voor het uit te voeren onderhoudswerk (aanbodbestek, modificaties op meerjarenonderhoudsplan), de (keuze van de) bouwstoffen en de resultaten (opneming in het kader van de UAV). Resultaten worden beoordeeld en goedgekeurd aan de hand van het technisch kwaliteitskader (bestek). Als de uitvoering wel onder kwaliteitsborging is, is de aannemer verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectgericht kwaliteitsplan op twee niveaus: Algemeen kwaliteitsplan onderhoudswerk; Aanvullend kwaliteitsplan per aanbodbestek. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de kwaliteitscontrole van het opname-, ontwerpen uitvoeringsproces overeenkomstig het kwaliteitsplan. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling van het algemene kwaliteitsplan voor onderhoudswerk van de aannemer, het opstellen van een kwaliteitscontroleplan en de, per jaarcontract, beoordeling van bijbehorende aanvullingen op het kwaliteitsplan. Tevens toetst hij steekproefsgewijs de werking van het projectgebonden kwaliteitsplan van de aannemer. Betaling Voor de betaling van het werk kan worden uitgegaan van: Lumpsum onderdelen (in het bijzonder periodiek klein onderhoud); in beginsel in het raamcontract reeds aangegeven. Lumpsum - na fiattering onderdelen (vooral groot onderhoud); fiattering wordt (jaarlijks) verkregen aan de hand van het aanbodbestek. Verrekenbare posten (overig niet vooraf kwantificeerbaar onderhoud). De betaling van het werk vindt plaats op basis van productie aan de hand van het (jaarlijks) door de aannemer op te stellen en overeen te komen betalingsschema.


xii

Risicoverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de door hem verstrekte informatie en uitgangspunten, waaronder het door hem vastgestelde (kwaliteits)niveau van instandhouding en het project in relatie tot de omgeving. De aannemer is verantwoordelijk voor de vertaling van de door de opdrachtgever verstrekte instandhoudingen naar concrete onderhoudsmaatregelen, de gekozen uitvoeringswijze, de geleverde inzet van middelen (arbeid, bouwstoffen en inzet van materieel) alsmede de bijdrage van de onderaannemer(s), het resultaat van uitvoering en de door hem verzamelde en vastgelegde opnamegegevens. Opmerkingen Als de opdracht aan een aannemer alleen betrekking heeft op de realisatie van een werk, is hij in principe niet meer belast met het onderhoud van het werk nadat het is goedgekeurd en opgeleverd, c.q. na ommekomst van de onderhoudstermijn. Als echter het onderhoud, aansluitend op de realisering, wél deel uitmaakt van de opdracht, dan moet de overeenkomst duidelijkheid scheppen over een aantal hoofdzaken en bijzondere momenten. Zo moet duidelijk zijn aan welke eisen het werk moet voldoen, aan welke kwaliteitseisen het onderhoud moet beantwoorden, en in welke staat van onderhoud het object moet verkeren aan het einde van de contractsperiode. Onverlet wat door de UAV wordt geregeld, moet het op twee momenten duidelijk zijn of een aansprakelijkheid ophoudt, voorduurt of overgaat. Die twee momenten zijn: het einde van de realisatiefase/het begin van de onderhoudsfase, en aan het einde van de onderhoudsfase. Geïntegreerd samenwerkingsconcept Design & construct De design & construct-overeenkomst is een overeenkomst tussen een opdrachtgever en een aannemer, waarbij deze laatste niet slechts zorgdraagt voor de uitvoering, maar ook voor de opzet van het werk, waaronder het ontwerp. Bij de uitvoering van de overeenkomst werken de architect, de constructeur, installatieadviseurs en overige adviseurs, alsmede onderaannemers en toeleveranciers vaak in opdracht van de aannemer. De opdrachtgever zal zich vaak laten begeleiden door één of meer adviseurs: een projectmanager en/of bouwkostenadviseur. Een design & construct-overeenkomst is een gemengde overeenkomst. Het is een overeenkomst van aanneming voor wat betreft de uitvoering van het werk en een zogenaamde overeenkomst van opdracht voor wat betreft het ontwerp. Organisatie

Opdrachtgever

Adviseur

Aannemer

Adviseur

Nevenaannemer

Onderaannemer


xiii

Taakverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een (voor)ontwerp waarin het oplossingsprincipe vastligt, de bepaling van met het (voor)ontwerp samenhangende risico's, de verkrijging van vergunningen, bestuurlijke goedkeuren en dergelijke, de verstrekking van complete en eenduidige projectinformatie betreffende eisen, wensen, uitgangspunten en randvoorwaarden voor (de uitwerking van) het ontwerp en de uitvoering ervan (waaronder complete gegevens betreffende bodem, omgeving, en omstandigheden) alsmede de vermelding van met het ontwerp samenhangende risico's, beoordeling en goedkeuring van het kwaliteitsplan van de aannemer en toetsing van tussen- en eindresultaten aan de hand van de overeengekomen uitgangspunten. De aannemer is verantwoordelijk voor het doen van een aanbieding (ontwerp, kosten en tijd) met expliciete vermelding van door hem vastgestelde risico's, gebruikte uitgangspunten en vooronderstellingen, het verder ontwikkelen van het ontwerp binnen de overeengekomen uitgangspunten en randvoorwaarden en de inrichting (bepaling uitvoeringswijze), planning, uitvoering en bewaking van het realiseringsproces; één en ander binnen de in het kwaliteitsplan gestelde technische en organisatorische randvoorwaarden. Hij is eventueel ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderhoud gedurende de overeengekomen periode. Design- & constructcontract De verdere uitwerking van het door de opdrachtgever gekozen oplossingsprincipe(voorontwerp), alsmede de uitvoering van het ontwerp worden in één D&C-contract opgedragen aan de te selecteren opdrachtnemer/aannemer. In het contract zijn vastgelegd: De administratieve en technische kaders voor zowel het ontwerpwerk als voor de uitvoering; De omvang en het niveau van uitwerking van de te realiseren ontwerptekeningen; De procedure inzake de beoordeling door de opdrachtgever van (tussen-) resultaten van het ontwerpen uitvoeringsproces (de acceptatieprocedure); De procedure inzake goedkeuring en verrekening van wijzigingen in de contractuitgangspunten; (Eventueel) de periode waarin de aannemer de zorg voor het onderhoud draagt. De compleetheid en eenduidigheid van uitgangspunten bepalen in belangrijke mate in hoeverre de overeenkomst een lumpsum-karakter kan krijgen. Bij onzekere uitgangspunten zal vastgelegd moeten zijn welke partij de hiermee samenhangende risico's draagt, dan wel hoe hiermee wordt omgegaan. Aanbestedingsvorm Volgens de UAR 2001/ ARW 2005 zijn de volgende aanbestedingsvormen mogelijk: Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie; Onderhandse aanbesteding; Onderhandse aanbesteding na selectie. Daarnaast kan enkelvoudige uitnodiging worden toegepast. Bij de aanbesteding van D&C-contracten zullen, aanvullend op de standaardregelingen(UAR 2001 / ARW 2005 ), aspecten geregeld moeten worden als de: Omschrijving van de te gebruiken selectieprocedure (getrapte) procedure, aantal genodigden/gegadigden, beoordelingsaspecten en dergelijke; Beoordelingsprocedure van de aanbiedingen (beoordeling ontwerpvoorstel en prijsaanbieding op kwantificeerbare en niet-kwantificeerbare, kwalitatieve aspecten); Omvang en vergoeding van de door de aanbieder geleverde (ontwerp)inzet. Kwaliteitszorg Bij Design & Construct-contracten wordt uitgegaan van de realisering van het project onder kwaliteitsborging. De aannemer is dan verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectgericht kwaliteitsplan (ten behoeve van het ontwerpen uitvoeringsproces) en de kwaliteitscontrole van het ontwerpen uitvoeringsproces alsmede de beoordeling van de resultaten overeenkomstig het kwaliteitsplan. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling van het projectgerichte kwaliteitsplan van de aannemer, het opzetten van een kwaliteitscontroleplan met een beschrijving op welke wijze de opdrachtgever (of een namens hem inspecterende instantie) de kwaliteitsborging van de aannemer controleert. Tevens dient de opdrachtgever de werking van het kwaliteitsplan van de aannemer steekproefsgewijs te toetsen. Aanbestedingsbeleid 2006

xiv

Betaling Betaling vindt in beginsel plaats op basis van geleverde productie. De productie wordt gerelateerd aan vooraf overeengekomen grotere(productie)eenheden (milestones), die gerelateerd zijn aan gerede ontwerp-, uitvoerings- en onderhoudsresultaten. Eén en ander wordt vastgelegd in het (overeengekomen) betalingsschema. Betaling vindt plaats na acceptatie door de opdrachtgever van de prestatieverklaring. Risicoverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de door hem verstrekte uitgangspunten (PvE, voorontwerp, gronden bodemgegevens) voor het ontwerp, waaronder de keuze voor het oplossingsprincipe van het ontwerp. Hij is tevens verantwoordelijk voor het project in relatie tot de omgeving (inclusief de relatie tot bestuurlijke (goedkeurings)processen). De opdrachtgever heeft het recht om de voortgang van elke fase te toetsen en aan goedkeuring te onderwerpen; de invloed van de opdrachtgever op het proces is geconcentreerd op een aantal toetsings- en goedkeuringsmomenten die tevoren zijn vastgelegd. De aannemer is verantwoordelijk voor de uitwerking van het door de opdrachtgever aangegeven oplossingsprincipe(voorontwerp) in de vorm van een compleet ontwerp, de gekozen uitvoeringsmethode, de geleverde inzet van middelen (arbeid, bouwstoffen, inzet van materieel, alsmede de bijdrage van de onderaannemer(s)), het resultaat van uitvoering en het door hem (eventueel) aangeboden onderhoudsplan In beginsel is het de aannemer die het ontwerp maakt, op basis van een Programma van Eisen dat de opdrachtgever formuleert. Ontwerp en realisatie verlopen in fasen. Opmerkingen Bij design and build kan sprake zijn van medeverantwoordelijkheid, en dus ook van medeaansprakelijkheid. Het regelen van de aansprakelijkheden moet daarom een extra punt van aandacht in de overeenkomst zijn. De design and build-constructie kan dezelfde voordelen opleveren als het bouwteammodel. Een ander voordeel is dat de opdrachtgever zich niet (gedetailleerd) met technische vraagstukken rond projecten hoeft bezig te houden. Ook hoeft hij minder juridische relaties aan te gaan, aangezien hij geen architect, constructeur of meerdere aannemers hoeft te contracteren. En doordat al kan worden begonnen met de uitvoering vóórdat het ontwerp volledig gereed is, is tijdwinst mogelijk.


xv

Geïntegreerd samenwerkingsconcept Turnkey Een turnkeyovereenkomst kan worden omschreven als een overeenkomst op grond waarvan de aannemer zich tegenover de opdrachtgever verbindt om op basis van een door de opdrachtgever voor een te realiseren bouwproject geformuleerd Programma van eisen (PvE), dit object tegen een tevoren overeen te komen, vast bedrag (lumpsum vergoeding) tot stand te brengen volgens een door de aannemer te vervaardigen ontwerp. De turnkey-overeenkomst is een overeenkomst tussen een opdrachtgever en een aannemer, waarbij deze laatste niet slechts zorgdraagt voor de uitvoering, maar ook voor de opzet van het werk, waaronder het ontwerp. Er is sprake van een turnkey-overeenkomst als de opdrachtgever geen of geringe bemoeienis met het ontwerp en de verdere uitvoering heeft en de overeenkomst niet of nauwelijks gefaseerd is. Het initiatief tot het werk zal vaak van de aannemer komen en het werk wordt ook door hem ontwikkeld. Turnkeyovereenkomsten zullen veelal zijn te beschouwen als aannemingsovereenkomsten. Organisatie

Opdrachtgever

Adviseur

Adviseur

Aannemer

Onderaannemer Taakverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectdefinitie en een programma van eisen, de vaststelling van de haalbaarheid van het project en de met het project samenhangende risico's. Hij is ook verantwoordelijk voor de (eventuele) verkrijging van vergunningen, bestuurlijke goedkeuren en dergelijke, de verstrekking van een compleet en eenduidig programma van eisen, wensen, uitgangspunten en randvoorwaarden voor het ontwerp en de uitvoering ervan (zo mogelijk inclusief gegevens betreffende bodem, omgeving en omstandigheden), alsmede de vermelding van met het ontwerp samenhangende risico's. Daarnaast dient hij het kwaliteitsplan van de aannemer te beoordelen en goedkeuren en de (tussen- en) eindresultaten aan de hand van de in het contract vermelde uitgangspunten te toetsen. In feite is de opdrachtgever alleen bij de start betrokken. Dan reikt hij het programma van eisen aan, waardoor en waarin hij aangeeft waaraan het project moet voldoen. Controlemomenten, zoals bij design and build, ontbreken. Voor zover er tijdens de uitvoering van het turnkeycontract overleg is tussen opdrachtgever en aannemer, heeft dit primair het karakter van informatieverschaffing door de aannemer. De aannemer is verantwoordelijk voor het doen van een aanbieding (ontwerpvoorstel met oplossingsprincipe, kosten- en tijdinschatting) met expliciete vermelding van de door hem vastgestelde risico's, gehanteerde uitgangspunten en vooronderstellingen. Hij dient tevens het ontwerp binnen de overeengekomen uitgangspunten en randvoorwaarden te ontwikkelen. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de inrichting (bepaling van de uitvoeringswijze), planning, uitvoering en bewaking van het realiseringsproces. Het één en ander vindt plaats binnen de in het kwaliteitsplan gestelde technische en organisatorische randvoorwaarden. De aannemer is ook verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderhoud gedurende de overeengekomen periode. Turnkeycontract De ontwikkeling van een oplossingsprincipe, de uitwerking ervan in een compleet ontwerp alsmede de uitvoering van het ontwerp wordt op lumpsum-basis in één turnkeycontract opgedragen aan de geselecteerde aannemer. In het contract zijn vastgelegd: De administratieve en technische kaders voor de realisering van het ontwerp en de uitvoering ervan. Dit is op een relatief hoog abstractieniveau (prestaties/functioneel) vastgelegd. De procedure inzake de kennisneming en beoordeling door de opdrachtgever van (tusAanbestedingsbeleid 2006

xvi

-

sen)resultaten van het ontwerpen uitvoeringsproces; De procedure betreffende goedkeuring en verrekening van wijzigingen in de contractuitgangspunten; De periode waarin de aannemer de zorg voor het onderhoud draagt.

De compleetheid en eenduidigheid van uitgangspunten zijn zodanig dat de overeenkomst een lumpsumkarakter kan krijgen. Wijzigingen van of aanvullingen op de uitgangspunten zullen in beginsel tot verrekening leiden. Bij onzekere uitgangspunten zal vastgelegd moeten zijn welke partij de hiermee samenhangende risico's draagt, dan wel hoe hiermee wordt omgegaan. Aanbestedingsvorm Volgens de UAR 2001 zijn de volgende aanbestedingsvormen mogelijk: Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie; Onderhandse aanbesteding; Onderhandse aanbesteding na selectie. Enkelvoudige uitnodiging kan ook gebruikt worden. Bij de aanbesteding van turnkeycontracten zullen, aanvullend op de standaardregelingen (UAR 2001/UAR 2001-EG), aspecten geregeld moeten worden als: Omschrijving van de te hanteren selectieprocedure (getrapte procedure), aantal genodigden/gegadigden, beoordelingsaspecten en dergelijke; Beoordelingsprocedure van de aanbiedingen (beoordeling ontwerpvoorstel en prijsaanbieding op kwantificeerbare en niet-kwantificeerbare, kwalitatieve aspecten); Omvang en vergoeding van de door de aanbieder geleverde (ontwerp)inzet. Kwaliteitszorg Bij turnkeycontracten wordt uitgegaan van de realisering van het project onder kwaliteitsborging. De aannemer is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van een projectgericht kwaliteitsplan (voor het ontwerpen uitvoeringsproces), de kwaliteitscontrole van het ontwerpen uitvoeringsproces alsmede de beoordeling van de resultaten overeenkomstig het kwaliteitsplan. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de beoordeling van het projectgerichte kwaliteitsplan van de aannemer, de (eventuele) opzet van een kwaliteitscontroleplan met een beschrijving op welke wijze de opdrachtgever (of een namens hem inspecterende instantie) de kwaliteitsborging van de aannemer controleert. Daarnaast is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de steekproefsgewijze toetsing van de werking van het kwaliteitsplan van de aannemer. Betaling Betaling vindt in beginsel plaats op basis van geleverde productie. De productie wordt gerelateerd aan vooraf overeengekomen grotere (productie)eenheden (milestones), die gerelateerd zijn aan gerede ontwerp-, uitvoerings- en onderhoudsresultaten. Eén en ander wordt vastgelegd in het (overeengekomen) betalingsschema. Betaling vindt plaats na acceptatie door de opdrachtgever van de prestatieverklaring. Risicoverdeling De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de door hem verstrekte uitgangspunten (PvE, voorontwerp, gronden bodemgegevens) voor het ontwerp en het project in relatie tot de omgeving (inclusief relatie tot bestuurlijke (goedkeurings)processen). De aannemer is verantwoordelijk voor het door hem ontwikkelde oplossingsprincipe, de uitwerking van het ontwerp, de gekozen uitvoeringsmethode, de geleverde inzet van middelen (arbeid, bouwstoffen en materieel, alsmede de bijdrage van de onderaannemer(s)) en het resultaat van uitvoering. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het door hem uitgevoerde onderhoud en het door hem opgestelde onderhoudsplan. Opmerkingen Een bijzonder aandachtspunt bij Turn-key is de prijsvorming. Omdat er geen controlemomenten zijn, moet een prijs worden overeengekomen op het moment dat in het ontwerp nog veel keuzes moeten worden gemaakt. Als uit het programma van eisen onvoldoende blijkt welke eisen aan het werk worden gesteld beveelt men wel aan om een voorovereenkomst te sluiten tussen de opdrachtgever en de beoogde turnkeybouwer. Een dergelijke voorovereenkomst is bedoeld om over een aantal zaken duidelijkheid te verschaffen, alvorens een prijsaanbieding op tafel komt. Aanbestedingsbeleid 2006

xvii

Ook voor dit type contracten bestaan inmiddels modelcontracten, zoals het VGBouw-Model Bouwcontract voor Ontwerp en Realisatie. Ook bij turnkeyovereenkomsten kan zich het vraagstuk van de aansprakelijkheidsverdeling voordoen. Afhankelijk van de situatie kan in de loop van het proces een gedeelde verantwoordelijkheid zijn ontstaan. Andere samenwerkingsvormen PPS: publiek-private samenwerking Dit is een overkoepelend begrip voor een vanuit de overheid opgezette samenwerking met publieke eenheden. Het doel is meerwaarde te creëren en geld uitsparen bij grote civiele projecten. Er zijn twee vormen bekend: Rijksprojecten, waarbij alleen het Rijk opdrachtgever is en combinatieprojecten, waarbij de overheid één van de opdrachtgevers is. Traditioneel bouwproces Bij het traditionele bouwproces werken opdrachtgever en opdrachtnemer strikt gescheiden van elkaar. De opdrachtgever is geheel verantwoordelijk voor het ontwerp. De opdrachtnemer bereidt alleen het werk voor en voert het uit. Voordelen De opdrachtgever heeft de laagste bouwprijs; Er is een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden. Nadelen De doorlooptijd is relatief lang door de strenge scheiding tussen ontwerp en uitvoering; Er is geen integratie van ontwerp en uitvoering; innovatie en duurzame methoden krijgen weinig kans. Alliantie Een alliantie wordt opgezet door opdrachtnemers met verschillende deelbelangen maar met hetzelfde primaire belang: samenwerken aan één project. Voordeel De opdrachtgever heeft met één contract te maken; contractvorming is eenvoudig. Nadeel Partijen moeten qua cultuur bij elkaar passen en kerncompetenties moeten worden gerespecteerd. AMOI-CE (Asset Management Overall Investments – Collaborative Engineering) Dit is een basisbeginsel dat uitgaat van oplossingsgericht denken op basis van samenwerking. Oorspronkelijk was het een initiatief van InstalCOB vof, een studieplatform van Imtech Projects, Stork Infratechniek, GTI Installatietechniek en Croon/Wolter&Dros, dat zocht naar een nieuwe ontwerpmethode voor ondergrondse projecten. Concreet komt het erop neer dat een opdrachtgever een probleem aanbesteedt en (vooral) geen kant-en-klare oplossing neerlegt. De opdrachtgever, plannenmakers, ontwerpers, uitvoerders en beheerders bedenken samen een oplossing. Aldus worden marktkennis, financiering, virtual reality, ict, bouw, ontwerp, architectuur, doelgroep en stakeholders bij het ontwerp betrokken. Van de probleemdefinitie tot sloop staan de partijen in alliantieverband borg voor de prijs per functionele sector (zoals kilowattuur, kubieke meter), maar bijvoorbeeld ook de prijs per patiënt (zorgsector). Voordelen Er is een zuivere probleemdefinitie, alle partijen zitten aan één tafel; Lusten en lasten worden gedeeld; Het ontwerp is volledig afgestemd op exploitatie en uitvoering; Het product is duurzaam; de ontwikkeling is snel en goedkoop. Nadelen De risicoanalyse die aan projecten vooraf gaat is complex; Het juridische kader is moeilijk vast te leggen. Aanbestedingsbeleid 2006

xviii

Partnering De opdrachtgever en de opdrachtnemer (en adviseurs, onderaannemers en leveranciers) werken intensief samen in de gehele ontwerpfase van een project. Er wordt gewerkt aan een gemeenschappelijk doel en risico’s worden gespreid. Voordelen Het ontwerp is volledig afgestemd op de uitvoering door de inbreng van de uitvoeringsdeskundigheid van de partijen in de ontwerpfase; Risico’s worden niet op voorhand door de opdrachtgever betaald; er wordt gezamenlijk een raming gemaakt met reserves; Nieuwe technologie kan gemakkelijk worden geïmplementeerd; De kwaliteit van het werk verbetert. Nadelen Er zijn meer partijen in het ontwerpproces; dit kan vertragend werken. Vooraf moet bepaald worden op welke aspecten de samenwerking van nut kan zijn en welke aspecten door één partij moeten worden uitgewerkt. Er is/zijn veel tijd/kosten gemoeid met het opbouwen van vertrouwen en het voortdurend communiceren.


xix

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Weert 2006

Recommend Documents