Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De Samenwerkende Gemeenten

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid De Samenwerkende Gemeenten

Vastgesteld door het college van B&W Delfzijl d.d. 12 juli 2011

Geef de ondertitel van het document op]

INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID “DE SAMENWERKENDE GEMEENTEN”

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING ....................................................................................................................................... 4 1. ALGEMENE UITGANGSPUNTEN...................................................................................................... 5 1.1 Doelstelling .......................................................................................................................... 5 1.2

Evaluatie Inkoop- en Aanbestedingsbeleid ..................................................................... 5

1.3

Uitvoering Inkoop- en Aanbestedingsbeleid ................................................................... 6

1.4

Overige beleidsregels ......................................................................................................... 6

2. WETTELIJKE EN PROCEDURELE KADERS ..................................................................................... 7 2.1 Algemene beginselen Europees aanbestedingsrecht .................................................... 7 2.2

Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) .................................... 7

2.3

Aanbestedingsreglementen ............................................................................................... 8

2.4

Algemene inkoopvoorwaarden De Samenwerkende Gemeenten................................ 8

2.5

Publiceren van Europese en nationale aanbestedingen ............................................... 9

3. DREMPELWAARDEN EN BIJBEHORENDE AANBESTEDINGSVORMEN ........................................ 10 3.1 Werken, leveringen en diensten..................................................................................... 10 3.2

Specifieke beleidsuitgangspunten.................................................................................. 12

4. BEDRIJFSECONOMISCHE KADERS ................................................................................................ 13 4.1 Raming van de opdrachtwaarde ..................................................................................... 13 4.2

Ontheffing aanbestedingsvorm ....................................................................................... 13

4.3

Selectiecriteria.................................................................................................................. 14

4.4

Gunningscriteria ................................................................................................................ 15

5. IDEËLE EN ETHISCHE KADERS ..................................................................................................... 16 5.1 Sociaal maatschappelijke doelstelling .......................................................................... 16 5.2

Sociale Werkvoorziening (SW-bedrijven) ...................................................................... 16

5.3

Lokaal / regionaal voorkeursbeleid ............................................................................... 17

5.4

Duurzaam inkopen ............................................................................................................ 17

6. ORGANISATORISCHE KADERS ...................................................................................................... 20 6.1 Inschakeling Inkoopfunctie .............................................................................................. 20 6.2

Contracteren...................................................................................................................... 20

6.3

Samenwerking.................................................................................................................... 21

6.4

Aanbestedingsdossier ....................................................................................................... 21

6.5

Inkoopjaarplan................................................................................................................... 22

6.6

Beheren van contracten................................................................................................... 22

7. INTEGRITEITKADERS..................................................................................................................... 23 7.1 Aandacht voor integriteit ................................................................................................ 23 7.2

De beroepscode van de Inkoper ..................................................................................... 23 Pagina 2 van 37


BIJLAGE I: BEGRIPPENLIJST........................................................................................................ 24 BIJLAGE II AANBESTEDINGSTABEL DREMPELBEDRAGEN......................................................... 26 BIJLAGE II: TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ................................................................. 28 BIJLAGE III: NOODZAKELIJKE GEGEVENS AANBESTEDINGSDOSSIER........................................ 30 BIJLAGE IV DE BEROEPSCODE...................................................................................................... 31 BIJLAGE V TOELICHTING OP DE VIER UITGANGSPUNTEN VAN DE BEROEPSCODE .................... 32

Pagina 3 van 37


INLEIDING Inkopen en aanbesteden door overheden worden steeds meer gereguleerd door Europese en nationale regelgeving, onder meer bedoeld om de overheidsmarkt toegankelijker te maken voor alle ondernemers binnen de EU-landen. Al met al stelt de wetgever (mede als gevolg van jurisprudentie) steeds strengere eisen aan de wijze waarop de overheid zaken doet. De Accountant houdt op zijn beurt toezicht op de naleving van deze regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Niet rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen leiden tot het onthouden van een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. Behalve rechtmatigheid is bij inkopen en aanbesteden nog een tweede aandachtspunt van belang namelijk doelmatigheid. Door doelmatigheid na te streven bij inkopen en aanbesteden kunnen mogelijke kostenbesparingen worden gerealiseerd op de directe inkoopkosten en/of indirecte inkoopkosten. Om deze reden is besloten om inkoop en aanbesteden binnen De Samenwerkende Gemeenten verder te professionaliseren. De eerste stap van verdere professionalisering is het bepalen van duidelijke beleidsuitgangspunten ten aanzien van inkoop een aanbesteden. Deze beleidsuitgangspunten vormen de basis van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van De Samenwerkende Gemeenten ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie en voor alle inkoop gerelateerde uitgaven. In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op de algemene uitgangspunten van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Hoofdstuk 2 beschrijft het wettelijk kader op het gebied van inkopen en aanbesteden. Vervolgens staan in hoofdstuk 3 de drempelwaarden en bijbehorende aanbestedingsvormen beschreven, welke voor De Samenwerkende Gemeenten zijn vastgesteld. In de hoofdstukken 4, 5 en 6 worden de specifieke beleidsuitgangspunten van De Samenwerkende Gemeenten beschreven, onderverdeeld in bedrijfseconomische kaders, ideële en ethische kaders en organisatorische kaders. Hoofdstuk 7 tenslotte geeft de uitgangspunten op het gebied van integriteit aan.

Pagina 4 van 37


1.

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN

1.1

Doelstelling

De Samenwerkende Gemeenten hebben dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid opgesteld om enkele doelen op het gebied van inkoop en aanbesteden binnen De Samenwerkende Gemeenten te kunnen bewerkstelligen. De volgende doelen op het gebied van inkoop en aanbesteden zijn geformuleerd: 1. Het op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze besteden van overheidsgelden, waarbij de beste prijs – kwaliteit verhouding centraal staat; 2. Rechtmatig inkopen, dat wil zeggen het inkopen conform de relevante (Europese) weten regelgeving; 3. Het realiseren van doelmatige overheidsbestedingen waarbij inkoopkansen door het versterken van inkoopsamenwerking optimaal worden benut (kostenbesparing), 4. Het creëren van een eenduidige en transparante werkwijze binnen De Samenwerkende Gemeenten waardoor de kosten voor verwervingsactiviteiten worden beperkt (efficiency).; 5. Het beperken van zowel juridische als financiële risico’s, 6. Het behouden en waar mogelijk verbeteren van de kwaliteit van de door de gemeenten te leveren producten (peildatum:2009).Het inkoopproces levert daartoe een belangrijke bijdrage aan het gehele prestatieniveau van de gemeenten; 7. Het vergroten van inkoopkennis en het ontsluiten ervan in de eigen organisatie om daarmee een hogere mate van professionaliteit te bereiken; 8. Het toegankelijk maken voor zowel internen als externen van de uitgangspunten die de gemeenten hanteren bij het inrichten van haar inkoopfunctie en het uitvoeren van haar inkooptaken; 9. Het realiseren van duurzaam inkopen binnen de gehele gemeentelijke organisatie van De Samenwerkende Gemeenten, waarbij het de ambitie is om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen, met als tussenstap om in 2010 voor 75 procent duurzaam in te kopen. Het ontwikkelen en vervolgens implementeren van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid leidt tot verdere professionalisering van de Inkoopfunctie van De Samenwerkende Gemeenten.

1.2

Evaluatie Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid beschrijft, binnen de wettelijke kaders, het beleid van De Samenwerkende Gemeenten op het gebied van inkoop en aanbesteden. Inzichten ten aanzien van inkoop en aanbesteden binnen de overheid veranderen continu. Ook het wettelijk kader is aan verandering onderhevig (bijv. door jurisprudentie, wijziging van de drempelbedragen en de nationale aanbestedingswet). Gewijzigde inzichten en veranderde wetgeving hebben onverkort invloed op dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze continue ontwikkelingen op het gebied van inkoop en aanbesteden rechtvaardigen het standpunt dat regelmatige evaluatie en heroverweging van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid essentieel is. Derhalve wordt het beleid eenmaal per twee jaar geëvalueerd, voor het eerst in 2012.

De Samenwerkende Gemeenten zullen eenmaal per twee jaar het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid evalueren. Indien het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wijzigt, als gevolg van de evaluatie, dan dient deze opnieuw door de respectievelijke Colleges van B&W te worden vastgesteld. De Gemeenteraad van elke deelnemende gemeente wordt hierbij geïnformeerd over de wijzigingen.

Pagina 5 van 37


1.3

Uitvoering Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Activiteiten op het gebied van inkoop en aanbesteden vinden binnen De Samenwerkende Gemeenten op twee niveaus plaats, namelijk centraal en decentraal. De centrale activiteiten worden uitgevoerd door een centraal coördinerende Inkoopfunctie (verder: Inkoopfunctie). De Inkoopfunctie is een eenpersoonsfunctie en valt organisatorisch onder DEAL-Inkoop. De Inkoopfunctie opereert als een centraal aanspreekpunt en kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor De Samenwerkende Gemeenten. Daarnaast heeft de Inkoopfunctie een begeleidende, adviserende en signalerende rol. Voor een uitgebreid overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de Inkoopfunctie wordt verwezen naar bijlage II. De decentrale activiteiten worden uitgevoerd in de gemeenten door (dan wel onder verantwoordelijkheid van) de inkopende (deel)Budgethouders. Alle (inkoop)bestedingen zijn gebudgetteerd en onderverdeeld naar Budgethouders. Daarbinnen zijn er Deelbudgethouders vastgesteld die de verantwoordelijkheid dragen over de deelbudgetten. Binnen De Samenwerkende Gemeenten zijn de Afdelingsmanagers de Budgethouders. Iedere (deel)Budgethouder is verantwoordelijk voor de naleving van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de besteding van de budgetten waarvoor deze de verantwoordelijkheid draagt. Zie ook de ‘Regeling inzake Budgethouders van elke deelnemende gemeente. Om naleving van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid te kunnen waarborgen, worden de inkoopgerelateerde taken en verantwoordelijkheden toegewezen aan de Inkoopfunctie (centraal) dan wel aan de (deel)Budgethouders. In de bijlage is een overzicht opgenomen met de onderlinge verdeling.

1.4

Overige beleidsregels

In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van De Samenwerkende Gemeenten ten aanzien van inkoop en aanbesteden. Echter, dit beleidsplan gaat niet in op de vraag wie er bevoegd is om de gemeente te binden aan rechten en verplichtingen met een derde (bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de mandaatregeling en de ‘Regeling Budgethouders’. Wel is het zo dat het proces van inkoop en aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om de gemeente te binden aan rechten en verplichtingen, onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt immers in de praktijk altijd afgesloten met een overeenkomst.

Om bovenstaande reden worden bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de bepalingen van de vigerende mandaatregeling en de vigerende ‘Regeling Budgethoudersschap’ nageleefd. Met het vaststellen van onderhavig beleid, komen oude beleidsregels op het gebied van inkoop en aanbesteden te vervallen.

Pagina 6 van 37


2.

WETTELIJKE EN PROCEDURELE KADERS

In 1958 heeft Nederland het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap ondertekend. Dit verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EEG (inmiddels EU), waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en gelijke wijze voor alle marktpartijen toegankelijk te maken. Het EU-verdrag bevat enige algemene grondbeginselen die van toepassing zijn op al het handelen van overheidsinstellingen. Het betreft de beginselen van een open markteconomie met vrije mededinging, waarbij een doelmatige besteding van middelen wordt bevorderd. Op 31 maart 2004 is er door de Europese Raad en het parlement één nieuwe richtlijn opgesteld (2004/18/EG) voor overheidsopdrachten van Werken, Leveringen en Diensten. Hierin worden deze beginselen door de Europese Commissie expliciet vastgelegd.

2.1

Algemene beginselen Europees aanbestedingsrecht

Alle inkopen en aanbestedingen van De Samenwerkende Gemeenten dienen te geschieden volgens de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving. Deze basisbeginselen zijn voornamelijk: • Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn; • Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben; • Non-discriminatie: De gemeente mag niet discrimineren; • Proportionaliteit: De last moet in verhouding zijn tot het gevraagde werk, de levering of dienst • Vertrouwensbeginsel en zelfbindende werking: men is gebonden aan de spelregels die tussen partijen afgesproken zijn.

De Samenwerkende Gemeenten handelen bij al haar inkopen en aanbestedingen conform de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving.

De gedachte hierachter is dat inkopen die met gemeenschapsgeld gepaard gaan, met maximale openheid van zaken uitgevoerd worden (zonder dat de belangen van de gemeente of van de individuele ondernemer worden geschaad). Het voornemen om over te gaan tot het verstrekken van ‘grote’ opdrachten en/of het afsluiten van ‘grote’ contracten, hoort bekend te worden gemaakt aan de markt. Aan aannemers, leveranciers en dienstverleners dient de mogelijkheid te worden geboden om mee te dingen bij te vergeven overheidsopdrachten. Een open markt leidt tot meer concurrerende aanbiedingen. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten en leveringen is gebaat bij een concurrerende markt. Uit diverse onderzoeken blijkt dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een gelijkblijvende of betere kwaliteit. Derhalve dient bij alle inkopen en aanbestedingen, binnen de kaders van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, bekeken te worden in welke mate de basisbeginselen verplichtingen opleggen.

2.2

Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao)

De Europese Unie heeft aan overheidsdiensten van de lidstaten de verplichting opgelegd om aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde uit te voeren volgens de EU-richtlijn 2004/18/EG. De Nederlandse overheid heeft deze richtlijn opgenomen in de nationale wetgeving via het Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: Bao).

De Samenwerkende Gemeenten zullen bij al haar aanbestedingen handelen conform het Bao. Pagina 7 van 37


In het Bao is bepaald dat alle opdrachten, met een raming boven een bepaalde waarde, conform de richtlijn aanbesteed dienen te worden (het zogenaamde Europees aanbesteden). De drempelwaarden, waarboven gemeenten verplicht zijn om aan te besteden conform de bepalingen van het Bao staan vermeld in de bijlage Aanbestedingstabel drempelbedragen waar tevens de bijbehorende aanbestedingsvormen staan vermeld. Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese Commissie. De wijzigingen zoals verwerkt in het Bao zullen automatisch van toepassing zijn voor De Samenwerkende Gemeenten en zullen in dit beleid worden aangepast door de Inkoopfunctie. De door de gemeente vastgestelde drempelbedragen (openbaar (nationaal), meervoudig- en enkelvoudig onderhands) kunnen 1 keer in de 2 jaar worden gewijzigd, als gevolg van de evaluatie. Het Bao is te vinden op het intranet van De Samenwerkende Gemeenten en op de website van PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, op de metrokaart van PIANOo, onder lijn 5 http://metrokaart.pianoo.nl).

2.3

Aanbestedingsreglementen

Naar aanleiding van de inwerkingtreding van de nieuwe richtlijn voor werken, leveringen en diensten, is voor werken een nieuw standaardreglement opgesteld, namelijk het Aanbestedingsreglement voor Werken 2005 (ARW 2005).

De Samenwerkende Gemeenten hanteren voor aanbestedingen van Werken de ARW2005.

2.4

Algemene inkoopvoorwaarden De Samenwerkende Gemeenten

De inkoopvoorwaarden zijn als instrument erg geschikt om bij contracten uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren hoeven deze voorwaarden niet apart contractueel geregeld te worden. Daarbij komt dat door toepassing van de algemene inkoopvoorwaarden de gemeente diverse juridische risico’s afdekt, zoals aansprakelijkheid, leveringsrisico’s, eigendomsrechten enzovoorts. Leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier dienen te allen tijde uitgesloten te worden, aangezien deze voorwaarden de juridische risico’s veelal afwentelt op de gemeente. Niet in alle gevallen worden de algemene inkoopvoorwaarden door de marktpartijen geaccepteerd. Deze acceptatie verschilt per branche en is afhankelijk van de grootte van de opdracht. Indien de verwachting is dat de algemene inkoopvoorwaarden niet geaccepteerd worden, is het mogelijk om de inkoopvoorwaarden niet van toepassing te verklaren. Om toch de juridische risico’s voor de gemeente te beperken, zijn er de volgende mogelijkheden: 1. Alle voorwaarden (zowel de algemene inkoopvoorwaarden als de leverings- of verkoopvoorwaarden) uitsluiten en enkel het Nederlands recht van toepassing verklaren. 2. Branche specifieke voorwaarden van toepassing verklaren, waarbij nagegaan dient te worden in hoeverre deze voorwaarden de belangen van De Samenwerkende Gemeenten behartigen (denk bijvoorbeeld aan bepalingen omtrent aansprakelijkheid). De volgende branche specifieke voorwaarden zijn ondermeer acceptabel: De Nieuwe Regeling 2005 (DNR 2005)+ Addendum en het AanbestedingsReglement Werken 2005 (ARW2005). DNR 2005 kan toegepast worden bij aanbestedingen van Ingenieursdiensten. Bij aanbestedingen van werken is het aan te bevelen de ARW2005 te hanteren, aangezien deze beter aansluit bij de uitvoering. 3. De in de overeenkomst specifiek uitgeschreven en overeengekomen voorwaarden, condities en bepalingen van toepassing verklaren. Pagina 8 van 37


Bij alle inkopen en aanbestedingen van De Samenwerkende Gemeenten worden in principe de Algemene Inkoopvoorwaarden van De Samenwerkende Gemeenten van toepassing verklaard. Indien deze algemene voorwaarden niet van toepassing worden verklaard, worden óf alle voorwaarden uitgesloten en enkel het Nederlands recht van toepassing verklaard óf worden branche specifieke voorwaarden gehanteerd.

2.5

Publiceren van Europese en nationale aanbestedingen Europese aanbestedingen moeten minimaal worden aangekondigd in het supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie, genaamd: Tenders Electronic Daily (TED). Deze aankondiging kan digitaal verzonden worden via aanbestedingskalender.nl (een informatiesysteem voor het aankondigen van aanbestedingen). Naast de verplichte advertenties in de daarvoor bestemde publicatiebladen wordt per (nationale) aanbesteding bekeken wat eventueel andere goede manieren zijn om het voornemen tot aanbesteding kenbaar te maken. Hierbij kan gedacht worden aan dagen vakbladen. De Inkoopfunctie volgt verder de ontwikkelingen van relevante websites, die in de (nabije) toekomst voor publicaties gebruikt kunnen worden. De volgende publicatiemiddelen zullen minimaal worden gebruikt: • www.aanbestedingskalender.nl , met doorverwijzing naar simap.europa.eu in geval van een Europese aanbesteding; • Gemeentelijke website, tenzij aanbesteed conform het groslijstenbeleid.

Gelet op de geografische positie dient de desbetreffende (Deel)Budgethouder per opdracht af te wegen of in het Grensgebied met Duitsland potentieel geschikte partijen gevestigd zijn. Is dat het geval dan dient men in geval van Nationale aanbestedingen de opdracht ook in het desbetreffende gebied kenbaar te maken. Dit kan door een publicatie te plaatsen in een medium dat in het Grensgebied met Duitsland breed beschikbaar is.

De Samenwerkende Gemeenten publiceren haar Europese en nationale aanbestedingen minimaal op www.aanbestedingskalender.nl

Pagina 9 van 37


3.

DREMPELWAARDEN EN BIJBEHORENDE AANBESTEDINGSVORMEN

Boven de Europese drempel is het Bao van toepassing. Overheidsaanbestedingen onder de hiervoor genoemde Europese drempelwaarden en opdrachten die uitgezonderd zijn van de Bao, geschieden in beginsel op grond van gemeentelijk geformuleerd beleid, waarbij tevens dient te worden voldaan aan de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving. Door middel van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid geven De Samenwerkende Gemeenten invulling aan deze verplichting. Om de basisbeginselen van de Europese weten regelgeving te waarborgen, stellen overheidsorganisaties een beleid met een zelfverkozen systematiek van drempelwaarden. Boven de door De Samenwerkende Gemeenten zelf bepaalde drempelwaarden verplichten de gemeenten zich tot een bepaalde aanbestedingsvorm. Op hoofdlijnen onderscheiden wij de volgende vormen: • Europese aanbesteding: met of zonder voorafgaande selectie; • Openbare (nationale) aanbesteding: met of zonder voorafgaande selectie; • Meervoudig onderhandse aanbesteding: geen of beperkte bekendmaking (het geldende groslijstenbeleid is hierin medebepalend), minimaal drie offertepartijen uitnodigen; • Enkelvoudig onderhandse aanbesteding: geen bekendmaking, één offertepartij.

De Samenwerkende Gemeenten verplichten zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten de aanbestedingsvormen en drempelbedragen te hanteren, zoals opgenomen in de bijlage Aanbestedingstabel drempelbedragen met de bijbehorende aanbestedingsvormen.

3.1

Werken, leveringen en diensten

Overheidsopdrachten zijn onder te verdelen in drie soorten opdrachten, te weten: Werken Leveringen Diensten

• • •

Bij het bepalen of een opdracht een werk, een levering of een dienst betreft, hanteren De Samenwerkende Gemeenten de definities zoals opgenomen in het Bao (artikel 1.) en de nieuwe CPV code lijst, zoals vastgesteld op 15 september 2008. Bij twijfel dient in overleg getreden te worden met de Inkoopfunctie en wordt in gezamenlijk overleg een standpunt bepaald.

Hieronder worden de drie soorten opdrachten kort toegelicht: Onder een ‘Werk’ wordt verstaan: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige of cultuurtechnische werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Het begrip ‘werk’ omvat in ieder geval de activiteiten die zijn opgesomd in Bijlage I van het Bao: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw, de afwerking van gebouwen en verhuur van bouw- of sloopmachines met bedieningspersoneel. Onder ‘Levering’ wordt verstaan: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of de levering van producten en zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering. De levering van de producten kan ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Onder producten worden slechts roerende zaken verstaan. De aanschaf van bestaande Pagina 10 van 37


onroerende zaken1 vallen buiten de werking van het Bao en worden derhalve niet gezien als een inkoop. Onder ‘Dienst’ wordt verstaan: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Hierbij kan gedacht worden aan werkzaamheden verricht door architecten en/of adviesbureaus en het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden.2

3.1.1 Combinatie Werk – Levering - Dienst Het kan voorkomen dat een aanbesteding betrekking heeft op zowel een Levering, een Dienst en/of een Werk. Indien hiervan sprake is, dan geldt de volgende regel:

Het in financieel opzicht grootste deel van de opdracht is doorslaggevend voor het bepalen of de hele opdracht een Werk, Levering of een Dienst betreft.

3.1.2 Diensten versus Werken Vanuit het verleden is er op gebied van “wegenonderhoud” onduidelijkheid over het feit of een bepaalde opdracht een Werk of een Dienst betreft. Nu is “Wegenonderhoud” in zijn algemeenheid niet te kenmerken als een Werk of een Dienst. Per opdracht dient bezien te worden of dit een Werk of Dienst betreft. De regelgeving biedt interpretatiemogelijkheden.

op

het

gebied

van

“wegenonderhoud”

verschillende

Een eerste houvast om te kunnen bepalen of iets een Werk of een Dienst is, is door het kijken naar definities hiervan. Het begrip 'Werk' wordt gedefinieerd als: "het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen". De definitie is op deze manier geformuleerd om te verzekeren dat werken niet kunstmatig worden gesplitst om zo onder de werking van het Bao uit te komen. Slechts het functionele geheel telt. Wat betreft het onderhoud geldt als vuistregel dat "onderhoud van een bestaand bouwwerk als een Werk moet worden aangemerkt, voorzover het verder gaat dan "het instandhouden van functies van het onroerend goed door middel van herstellen, vervangen en andere soortgelijke activiteiten" Binnen De Samenwerkende Gemeenten wordt deze laatste bepaling als volgt geïnterpreteerd: Opdrachten die reconstructies dan wel grootschalige vervanging inhouden, worden aangemerkt als een Werk. Werkzaamheden die betrekking hebben op kleine gebreken of kleine vervangingen (bijvoorbeeld vervanging van straatmeubilair) worden aangemerkt als Dienst.

1 2

zie art. 15 lid a Bao Zie ook lijn 2 op de metrokaart op http://metrokaart.pianoo.nl Pagina 11 van 37


3.2

Specifieke beleidsuitgangspunten

Naast de algemene uitgangspunten, het wettelijke en procedurele kader en de drempelbedragen met bijbehorende aanbestedingsvormen, gelden voor De Samenwerkende Gemeenten enkele specifieke beleidsuitgangspunten. Het betreft hier beleidsuitgangspunten die in beginsel op ieder aanbestedingstraject van toepassing zijn. Dat wil zeggen dat iedere aanbesteding uitgevoerd dient te worden volgens onderstaande punten. In de volgende hoofdstukken worden de specifieke beleidsuitgangspunten verder uitgewerkt, onverdeeld in: • Bedrijfseconomische kaders • Ideële en ethische kaders • Organisatorische kaders • Integriteitkaders

Pagina 12 van 37


4.

BEDRIJFSECONOMISCHE KADERS

4.1

Raming van de opdrachtwaarde

De te volgen aanbestedingsvorm is afhankelijk van de geraamde opdrachtwaarde. In de bijlage Aanbestedingstabel drempelbedragen is te zien welke aanbestedingsvorm verplicht is bij welke opdrachtwaarde.

De Samenwerkende Gemeenten ramen de waarde van alle opdrachten conform artikel 9 van het Bao (dus ook voor opdrachten onder de drempelbedragen van het Bao). Bij twijfel dient overleg met de Inkoopfunctie plaats te vinden.

Concreet betekent dit dat zij bij de raming van de opdracht uitgaat van het totale bedrag, exclusief omzetbelasting doch inclusief eventuele opties en eventuele verleningen van de overeenkomst (dus de waarde gerekend over de hele contractsduur). Het splitsen van een opdracht om zo een andere ‘lagere’ aanbestedingsvorm te volgen of om niet Europees aan te besteden is verboden. Aanbesteden conform een ‘hogere’ aanbestedingsvorm, dan op basis van de geraamde opdrachtwaarde vereist is, is toegestaan. Andersom, een ‘lagere’ aanbestedingsvorm dan vereist, is enkel in uitzonderlijke situaties toegestaan. Voorwaarde is dat voldaan wordt aan de bepalingen van paragraaf 4.2 Ontheffing aanbestedingsvorm. Aan te besteden opdrachten waarvan de contractwaarde 10% onder de waarde van de bovenliggende aanbestedingsdrempel liggen, dienen te worden aanbesteed conform de bovenliggende aanbestedingsvorm.

4.2

Ontheffing aanbestedingsvorm

Wanneer de te verwachten voordelen (bijvoorbeeld financieel voordeel of tijdsvoordeel) van een andere aanbestedingsvorm aantoonbaar groter zijn dan bij openbaar/nationaal of meervoudig onderhands aanbesteden, mag van de verplichte aanbestedingsvorm slechts gemotiveerd en gedocumenteerd worden afgeweken. Dit geldt echter niet voor Europese aanbestedingen. Alleen het College van B&W kan ontheffing verlenen. Bij het aanvragen van een ontheffing dient de Inkoopfunctie om advies te worden gevraagd. Dit advies wordt toegevoegd aan het collegevoorstel, waarin de ontheffing wordt aangevraagd. De criteria die gebruikt kunnen worden (dit is dus geen limitatieve lijst) om van een voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken zijn: • De complexiteit van het werk, levering of dienst (als alternatief bijvoorbeeld aanbesteden middels een bouwteam); • De uniformiteit van het werk, levering of dienst; • De mate van specialisatie; • Het spoedeisende karakter.

Binnen De Samenwerkende Gemeenten is het toegestaan gemotiveerd en gedocumenteerd af te wijken van de voorgeschreven aanbestedingsvorm (met uitzondering van Europees aanbesteden). Alleen het College van B&W kan ontheffing verlenen. Bij het aanvragen van een ontheffing wordt de Inkoopfunctie om advies gevraagd. Dit advies wordt toegevoegd aan het collegevoorstel, waarin de ontheffing wordt aangevraagd. Pagina 13 van 37


4.3

Selectiecriteria

Alvorens er tot de selectieprocedure kan worden overgestapt zal de gegadigde of inschrijver eerst beoordeeld moeten worden op specifieke eisen en gronden. Geschiktheidseisen, uitsluitingsgronden en selectiecriteria hebben betrekking op de beoordeling en selectie van gegadigden en inschrijvers. In de praktijk worden deze begrippen nog al eens door elkaar gebruikt, zeker geschiktheidseisen en selectiecriteria. Hieronder wordt de strikte scheiding tussen geschiktheidseisen en selectiecriteria gebruikt die in de nieuwe aanbestedingswet wordt doorgevoerd.

4.3.1 Uitsluitingsgronden De uitsluitingsgronden zijn bedoeld om niet integere bedrijven uit te sluiten. Bedrijven die bijvoorbeeld een ambtenaar hebben omgekocht moeten uitgesloten worden. Maar ook kan een bedrijf dat zijn belastingen niet betaald heeft van verdere deelname aan de procedure uitgesloten worden. De verplichte uitsluitingsgronden zijn precies omschreven in het Bao. Het gaat namelijk om een onherroepelijke veroordeling van deelname criminele organisaties, omkoping van een ambtenaar, valsheid in geschrifte, fraude met EG subsidie, omkoping van anderen dan ambtenaren en witwassen. Je moet in alle gevallen aan de gegadigde of inschrijver vragen of deze onherroepelijk is veroordeeld voor een van deze vergrijpen en hem uitsluiten van verdere deelname. Daarnaast mag je de facultatieve uitsluitingsgronden toepassen. Het gaat om zeven specifiek benoemde gronden, te weten faillissement, faillissement aangevraagd, onherroepelijk veroordeeld voor een delict in strijd met beroepsgedragsregels, ernstige beroepsfout, sociale zekerheidsbijdragen niet betaald, belastingen niet betaald, het afgeven van valse verklaringen. Je mag geen andere uitsluitingsgronden bedenken of toepassen dan die in het Bao staan. Je kan van de gegadigde of inschrijver verlangen dat hij direct bij aanmelding of inschrijving bewijzen meestuurt dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Gebruikelijk is om eerst een Eigen Verklaring te vragen. Hierin verklaart de gegadigde of inschrijver dat de toegepaste uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Zie ook de Eigen Verklaring in het format van het Beschrijvend document.

4.3.2 Geschiktheidseisen Met geschiktheidseisen toets je of een gegadigde of inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Er kunnen eisen gesteld worden om het financieel en economische draagvlak en de technische en beroepsbekwaamheid te toetsen. Een gegadigde of inschrijver moet ten minste voldoen om deel te mogen nemen aan de verdere procedure. Voldoet men niet aan deze eisen dan komt deze niet voor selectie in aanmerking. Je bent niet verplicht geschiktheidseisen te stellen. Er zijn echter drie soorten eisen: • Eisen aan de technische en beroepsbekwaamheid o Kwaliteitsnormen o Normen inzake milieubeheer o Certificeringen • Eisen om het financiële en economische draagvlak aan te tonen • Eisen inzake de beroepsbevoegdheid Alle gestelde eisen moeten objectief en eenduidig zijn, niet voor verschillende uitleg vatbaar zijn, in verband staan met het voorwerp van de opdracht en proportioneel zijn, voor alle gegadigden en inschrijvers moeten dezelfde eisen gehanteerd worden. Geschiktheidseisen zijn te beschouwen als minimumeisen.

Pagina 14 van 37


4.3.3 Selectiecriteria Selectiecriteria hebben betrekking op de aanbieders. Het doel van selectiecriteria is het beperken of indikken van het aantal inschrijvers of gegadigden tot een vooraf bepaald aantal, dat vervolgens uitgenodigd wordt om in te schrijven. Selectiecriteria liggen altijd in het verlengde van de geschiktheidseisen. Alle eisen waaraan geschiktheidseisen moeten voldoen gelden ook voor selectiecriteria: objectief, eenduidig, transparant, proportioneel en in verhouding tot de opdracht. In het Bao staan geen beperkingen voor het stellen van selectiecriteria. Zowel op het gebied van financiële en economische draagkracht als technische en beroepsbekwaamheid mogen selectiecriteria gesteld worden. Je kan dus selecteren op • Grootte of omzet van het bedrijf • Aantal referenties, op soort referenties • Kwaliteit van referenties • Kwaliteit van CV’s • Enzovoorts Tevens schrijft het Boa vóór welke referenties mogen worden opgevraagd om de geschiktheid van een ondernemer te bepalen. In welke mate een van genoemde criteria doorslaggevend is bij de selectie is op voorhand niet aan te geven. Dit moet van geval tot geval worden bekeken. Pas wanneer aan de geschiktheidseisen en selectiecriteria is voldaan, beoordeel je de aanbiedingen aan de hand van vooraf bepaalde gunningscriteria.

4.4

Gunningscriteria

Voor de gunningscriteria bestaan er binnen de Bao (artikel 54) twee mogelijkheden: 1. de laagste prijs; 2. de economisch meest voordelige aanbieding. De enquête bouwnijverheid beveelt aan om bij standaard werken zoveel mogelijk het gunningscriterium ‘de laagste prijs’ te hanteren. Wel wordt in de enquête aanbevolen om de eisen in kwantitatief en kwalitatief opzicht vooraf zo goed mogelijk te specificeren. Met name bij het aanbesteden van een Werk wordt dit gunningscriterium veel toegepast. Voor niet-gestandaardiseerde opdrachten kan beter het gunningscriterium ‘de economisch meest voordelige aanbieding’ met een weloverwogen combinatie van subcriteria worden gehanteerd (rekeninghoudend met de basisbeginselen). Subcriteria kunnen ondermeer zijn: prijs, plan van aanpak, dienstverlening, kwaliteit, geschiktheid, planning, uitvoeringstermijn, garanties en esthetische kenmerken. Door te gunnen op de ‘economisch meest voordelige aanbieding’ kan de gemeente zoeken naar een verantwoorde balans tussen prijs en kwaliteit.

De Samenwerkende Gemeenten hanteren voor alle aanbestedingen het criterium ‘de laagste prijs’ of ‘de economisch meest voordelige aanbieding’. Per aanbesteding dient de (deel)Budgethouder, al dan niet in overleg met de Inkoopfunctie, te bepalen welk criterium het best passend is.

Pagina 15 van 37


5.

IDEËLE EN ETHISCHE KADERS

5.1

Sociaal maatschappelijke doelstelling

5.1.1 Lokale en regionale werkgelegenheid De Samenwerkende Gemeenten willen, in het kader van het gemeentelijk sociaal maatschappelijk beleid, zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Ondernemers in de regio in de gelegenheid te stellen om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten wordt daarom bevorderd. 5.1.2 Inbesteden Ten aanzien van de inkooptaken betekent dit ook dat De Samenwerkende Gemeenten, alvorens over te gaan tot aanbesteden, eerst “in huis kijkt” of het Werk, de Dienst of de Levering intern aan een onderdeel van de gemeentelijke organisatie kan worden opgedragen (inbesteden). 5.1.3 Social Return on Investment De methode 'Social Return on Investment' (SROI), het sociaal terugverdienen bij aanbestedingen heeft als doel bij te dragen aan de participatiedoelstelling van het kabinet, in het bijzonder het creëren van stage- en leerwerkplekken en arbeidsplaatsen voor langdurig werklozen, Wajongers en gedeeltelijk arbeidsgeschikten. De methode is met steun van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid tot stand gekomen. Het stimuleren van de lokale werkgelegenheid is een punt van aandacht in het arbeidsmarkt- en reintegratiebeleid van de gemeenten. De Samenwerkende Gemeenten kunnen als stokvariant bij grote aanbestedingen/subsidies (met een contractwaarde van minimaal € 250.000,--) de aanvullende besteksvoorwaarde stellen dat de opdrachtnemer ter waarde van 5% van de aanneemsom werkplekken beschikbaar kan stellen voor werklozen of leerlingen. Bij het niet nakomen van afspraken kan de gemeente 5% inhouden op de aanneemsom. Bij de uitvoering van de wortelvariant kunnen De Samenwerkende Gemeenten bij grote aanbestedingen/subsidies (met een contractwaarde van minimaal € 250.000,--) direct na de gunning in overleg gaan met de opdrachtnemer om afspraken te maken over het realiseren van werkplekken voor leerlingen en werklozen.

5.2

Sociale Werkvoorziening (SW-bedrijven)

Werkvoorzieningsschappen vervullen een bijzondere positie binnen de gemeenten. Als bestuurder is de gemeente verantwoordelijk voor het in stand houden van een beschermde werkomgeving voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De SW-bedrijven voorzien voor De Samenwerkende Gemeenten in deze behoefte. Zoveel mogelijk zal in aanbestedingsprocedures worden bekeken welke rol het Sociale Werkvoorziening zou kunnen vervullen en wat hiervan de consequenties zijn. Samen met de Inkoopfunctie kan worden bekeken of er aan het Sociale Werkvoorzieningsschap kan worden gegund of dat het werkvoorzieningsschap via de reguliere aanbestedingsprocedure in kan schrijven.

Bij mogelijke opdrachten voor het SW-bedrijf kan samen met de Inkoopfunctie worden gekeken of de opdracht rechtstreeks aan het SW-bedrijf kan worden gegund of dat de opdracht via de reguliere aanbestedingsvormen dient te worden aanbesteed.

Pagina 16 van 37


5.3

Lokaal / regionaal voorkeursbeleid

Het is mogelijk om bij enkelvoudig- en meervoudig onderhandse aanbestedingen een lokaal of regionaal voorkeursbeleid te voeren. De Samenwerkende Gemeenten vinden het stimuleren van lokale en regionale ondernemers belangrijk. Daarom kunnen zij deze beleidsvrijheid op onderstaande wijze invullen. Hierbij dient aangetekend te worden dat de regio niet beperkt is tot Nederland. Gelet op de geografische positie dient de desbetreffende (Deel)Budgethouder per opdracht af te wegen of in het Grensgebied met Duitsland potentieel geschikte partijen gevestigd zijn. Is dat het geval, dan moet serieus overwogen worden of partijen uit deze grensregio worden uitgenodigd voor een enkelvoudigof meervoudig onderhandse aanbesteding.

Indien mogelijk wordt bij enkelvoudige- en meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale dan wel regionale partij uitgenodigd om een aanbieding te doen. Voorwaarde is wel dat dit de prijs – kwaliteit verhouding niet schaadt. Wanneer lokale of regionale partijen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding is het de verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder om de marktconformiteit van de offertes te toetsen. De uiteindelijke gunning zal alleen op de vooraf opgestelde gunningscriteria plaatsvinden. Het feit dat het een lokale of regionale ondernemer betreft, mag verder geen invloed hebben op de beoordeling. De Samenwerkende Gemeenten hebben bij inkopen en aanbestedingen – welke qua opdrachtwaarde boven de drempel voor nationaal aanbesteden uitkomen – geen lokaal of regionaal voorkeursbeleid.

5.4

Duurzaam inkopen

Duurzaam inkopen is een onderwerp welke binnen de overheid hoog op de agenda staat. Dit wordt onderstreept door de doelen die overheden zichzelf hebben gesteld. De overheden hebben zichzelf de volgende doelen gesteld: de rijksoverheid moet in 2010 voor 100% duurzaam inkopen, de provincies en waterschappen voor minstens 50%. De gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Het programma Duurzaam Inkopen van Agentschap NL (voorheen SenterNovem) ontwikkelt hiervoor milieu- en sociale aspecten.

Wat is duurzaam inkopen? Duurzame ontwikkeling (en daarvan afgeleid duurzame inkoop) richt zich niet alleen op het milieu. Het gaat om het vinden van een gezonde en structurele balans tussen sociaaleconomische ontwikkeling, de natuurlijke omgeving en het maatschappelijk welzijn. Duurzame ontwikkeling omvat naast milieuaspecten dus ook allerlei onderwerpen op het gebied van de mensenrechten, zoals het tegengaan van kinderarbeid en het stimuleren van minimaal aanvaardbare arbeidsomstandigheden. Het begrip duurzame ontwikkeling valt in de praktijk uiteen in concrete activiteiten of aandachtsgebieden. Denk bijvoorbeeld aan duurzaam ondernemen, duurzaam beleggen, duurzame klimaatbeheersing, duurzaam bouwen enzovoort. Duurzaam inkopen is ook zo’n aandachtsgebied. Agentschap NL hanteert de volgende definitie van duurzaam inkopen: ‘Het toepassen van milieuaspecten en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces, zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze milieuaspecten en sociale aspecten voldoet.’ Pagina 17 van 37


Ook De Samenwerkende Gemeenten vinden duurzaam inkopen belangrijk. Om uit te dragen dat de gemeenten dit belangrijk vinden, hebben zij de ‘Verklaring Duurzaam Inkopen’ van Agentschap NL ondertekend. Hiermee spreken De Samenwerkende Gemeenten de ambitie uit om duurzaam in te kopen. Daarbij stellen De Samenwerkende Gemeenten zich tot doel om bij inkopen en aanbestedingen te zoeken naar een verantwoorde balans tussen duurzaamheidscriteria, beschikbare budgetten en kosten. In detail hebben De Samenwerkende Gemeenten zich aan de volgende zaken geconformeerd: • De ambitie om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen3; • Eventueel met als tussenstap in 2010 75 procent; • In het (milieu-)jaarverslag rapporteren over concrete resultaten van duurzaam inkopen en de realisatie van bovengenoemde ambitie; • Meewerken aan de Monitor Duurzaam Inkopen van het Ministerie van VROM; • Good practices en ervaringen met duurzaam inkopen terugkoppelen aan Agentschap NL en ermee instemmen dat op de website van het ministerie van VROM en van Agentschap NL wordt vermeld dat haar organisatie deze verklaring heeft ondertekend. Met het tekenen van de ‘Verklaring Duurzaam Inkopen’ hebben de Colleges van B&W van De Samenwerkende Gemeenten een ambitie uitgesproken. In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt vastgelegd hoe deze ambitie in de dagelijkse inkoop- en aanbestedingspraktijk wordt ingebed. Binnen De Samenwerkende Gemeenten zijn de Budgethouders verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheidaspecten, met name in de specificatiefase van de aanbestedingsprocedure. Bij aanbestedingen, waarbij de Inkoopfunctie is betrokken, heeft de Inkoopfunctie een signalerende rol. 5.4.1 Lijst duurzaamheidscriteria en registratie Eén van de stappen is om op eenvoudige wijze de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL, (www.AgentschapNL.nl/duurzaaminkopen/criteria) toegankelijk en beschikbaar te maken voor de inkopenden bij De Samenwerkende Gemeenten. Met behulp van de productgroepenlijst kan voor de inkopenden snel en makkelijk te zien zijn of voor een bepaalde productgroep duurzaamheidscriteria gelden en toegepast moeten worden bij de aanbesteding van het gewenste Werk, de gewenste Levering of te leveren Dienst. Het Agentschap NL heeft begin 2010 voor minimaal vijfenveertig productgroepen de toe te passen duurzaamheidscriteria uitgewerkt. Vanaf de aanbestedingsvorm meervoudig onderhands zal voor terugkoppeling naar Agentschap NL (begin 2011 wordt een monitoring door hen uitgevoerd)) geregistreerd moeten worden of de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL zijn toegepast en of de aanbesteding duurzamer is dan de vorige gelijkwaardige aanbesteding. De Samenwerkende Gemeenten hanteren tenminste het huidige minimum niveau van duurzaam inkopen. De (deel)Budgethouder is verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze van de mate van duurzaamheid. De richtlijn daarbij is: ‘binnen de beschikbare budgetten zo duurzaam mogelijk inkopen.’

Ook De Samenwerkende Gemeenten vinden duurzaam inkopen belangrijk. Daarom is er bij iedere nationale en Europese aanbesteding expliciet aandacht voor dit onderwerp. De (deel)Budgethouders worden geadviseerd om ook bij enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen aandacht te besteden aan duurzaamheidscriteria.

3

Toelichting: de doelstelling van 100% duurzaam inkopen betekent dat bij 100% van het totale bedrag dat wordt besteed aan producten en diensten uit productgroepen waarvoor duurzaamheidseisen zijn vastgesteld, wordt voldaan aan deze eisen. Wanneer er zwaarwegende redenen zijn om af te wijken van de toepassing van deze eisen, dienen deze afwijkingen te worden verantwoord. Pagina 18 van 37


In de specificatiefase van de aanbestedingen dienen hiervoor de duurzaamheidscriteria van Agentschap NL te worden geraadpleegd. De (deel)Budgethouder is, binnen de beschikbare budgetten, verantwoordelijk voor de keuze van de mate van duurzaamheid, waarbij de inkoopfunctie zowel een adviserende als signalerende rol heeft.

Pagina 19 van 37


6.

ORGANISATORISCHE KADERS

6.1

Inschakeling Inkoopfunctie

Europese en nationale aanbestedingen dienen altijd door de Budgethouder samen met de Inkoopfunctie uitgevoerd te worden. De Inkoopfunctie dient reeds bij de opstart van het traject te worden betrokken. Doel van deze samenwerking is om naast de benodigde inhoudelijke expertise ook de aanbestedingstechnische en inkooptechnische expertise bij de aanbesteding te betrekken. Voor het gezamenlijk uitvoeren van bovengenoemde aanbestedingen wordt een verwervingsteam opgezet. De basis van een verwervingsteam is altijd een vertegenwoordiger van de Inkoopfunctie en de (deel)Budgethouder. Voorop staat dat de (deel)Budgethouder eindverantwoordelijk blijft voor het te leveren Werk, Product of Dienst. Om deze reden bepaalt de (deel)Budgethouder dan ook WAT er wordt ingekocht/aanbesteed. Het verwervingsteam kan naar behoefte uitgebreid worden met aanvullende expertise (bijv. aanvullende materiedeskundigheid, financiële deskundigheid, juridische deskundigheid, etc.). (Meervoudig) onderhandse aanbestedingen zijn door de (deel)Budgethouder zelfstandig uit te voeren. Het is ook mogelijk dit onder zijn verantwoordelijkheid uit laten uitvoeren door een materiedeskundige. Bij deze aanbestedingen kan uiteraard de Inkoopfunctie altijd om advies worden gevraagd.

Europese en nationale aanbestedingen worden door de (deel)Budgethouder samen met de Inkoopfunctie uitgevoerd. Zij vormen gezamenlijk, al dan niet aangevuld met aanvullende expertise, het verwervingsteam.

6.2

Contracteren

Het bundelen van inkoopvolumes wordt door De Samenwerkende Gemeenten nagestreefd om zodoende het totaalvolume te vergroten. Een groter totaalvolume betekent doorgaans een betere prijs – kwaliteit verhouding. Deze gebundelde inkoopvolumes worden vaak ondergebracht in een, bij voorkeur meerjarige, overeenkomst . Dat kan een contract, een raamcontract of een raamovereenkomst zijn. In de praktijk worden verschillende benamingen gebruikt voor de formeel vastgelegde afspraken. In het Bao is de definitie voor Raamovereenkomst en de definitie voor Overheidsopdracht gegeven. De definitie voor Contract en Raamcontract wordt niet specifiek genoemd. In Europees verband is er juridisch gezien verschil tussen een Raamovereenkomst en een Raamcontract. Om interpretatieverschillen te voorkomen wordt voor de verschillende overeenkomsten binnen De Samenwerkende Gemeenten gebruik gemaakt van de volgende definities: • Raamcontract hangt een afnameverplichting aan, verspreid over de contractperiode, in het Bao de Overheidsopdracht genoemd, met name prijs en beoogde hoeveelheid worden vastgelegd; • Contract is een éénmalige afnameverplichting, prijs en beoogde hoeveelheid worden vastgelegd; • Raamovereenkomst hangt geen afnameverplichting aan maar is het raamwerk voor de voorwaarden die gelden voor mogelijke nog te vergeven opdrachten. De per keer te vergeven opdracht bij een Raamovereenkomst wordt meestal, na een offerteronde bij de ondernemers

Pagina 20 van 37


waar de Raamovereenkomst mee is afgesloten, ondergebracht in een Nadere overeenkomst waarin de prijs en beoogde hoeveelheid worden vastgelegd. Het Bao geeft aan dat de maximale duur van een raamovereenkomst vier (4) jaar is, inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk maar vraagt om een deugdelijke motivering.

De Samenwerkende Gemeenten streven naar het gebruik en de ontwikkeling van gemeentebrede raamcontracten en raamovereenkomsten, onder andere door het koppelen van opdrachten van de verschillende afdelingen en gemeenten.

Hier kan bijvoorbeeld gedacht worden aan overeenkomsten voor het inhuren van personeel, kantoorartikelen, leaseauto’s, Pc’s, open posten bestek asfalt onderhoud etc. Bij iedere aanbesteding, vanaf de aanbestedingsvorm meervoudig onderhands, wordt bij de offerteaanvraag een concept-contract meegestuurd. Indienen van de offerte door een ondernemer betekent automatisch acceptatie van het gestelde in het concept-contract.

6.3

Samenwerking

Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de verdere professionalisering van de inkoop. Dit kan zijn door het delen van kennis, capaciteit en door het creëren van volumebundeling, waardoor een gunstiger prijs – kwaliteit verhouding voor de uitbestedingen en de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt. Gezien de samenwerking met De Samenwerkende Gemeenten op andere gebieden, is het een logische stap om ook op inkoopgebied de samenwerking te zoeken.

Om te voorkomen dat De Samenwerkende Gemeenten grote voordelen mislopen, dient per individuele aanbesteding gekeken te worden of er mogelijkheden tot clustering en daarmee samenwerking zijn en zo ja, wat de mogelijke voordelen zijn. Deze afweging dient met name te worden gemaakt bij opdrachten die de nationale aanbestedingsdrempel overschrijden. Het is aan de Inkoopfunctie om deze afweging samen met de (deel)Budgethouder te maken.

6.3.1 Regionale inkoopsamenwerking Door intensieve inkoopsamenwerking te zoeken met de regiogemeenten kunnen De Samenwerkende Gemeenten haar inkooppositie in de markt fors versterken. Samenwerking kan leiden tot concurrerender inkopen, kennisdeling, capaciteitsdeling, verlaging van risico’s, verlaging van inkoopproceskosten enzovoorts wat uiteindelijk tot versnelling van inkoopprofessionalisering zal leiden. Bij een goede inbedding in de regio kan wellicht bij complexe inkooptechnische vraagstukken gebruik worden gemaakt van zwaardere kennis bij een van de andere deelnemende gemeenten. Ook in het geval de gewenste kennis niet in de regio beschikbaar is (dan wel niet tot overeenstemming wordt gekomen) kan in een dergelijk geval een beroep worden gedaan op externe deskundigheid.

6.4

Aanbestedingsdossier

Bij iedere aanbestedingsprocedure dient een aanbestedingsdossier bijgehouden te worden, waarin alle relevante aanbestedingsstukken opgenomen worden. Een dergelijk dossier is bedoeld om: • In geval van een rechtszaak het verloop van het aanbestedingsproces aan te tonen; Pagina 21 van 37


• •

Te worden gebruikt voor het opstellen van (rechtmatigheids)rapporten voor het College; Als input te fungeren voor een nieuwe aanbesteding.

Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief. Een overzicht van de minimaal te archiveren stukken is opgenomen in bijlage Checklist aanbestedingsdossier.

De samenwerkende gemeenten zullen van iedere aanbestedingsprocedure een aanbestedingsdossier bijhouden. In het geval de aanbesteding wordt uitgevoerd door een verwervingsteam, is de aanbestedingsdeskundige (Inkoopfunctie) verantwoordelijk voor het bijhouden van het aanbestedingsdossier. In alle andere gevallen is de (deel)Budgethouder verantwoordelijk voor het bijhouden en archiveren van het aanbestedingsdossier. Een aanbestedingsdossier is niet per definitie een apart dossier. Het aanbestedingsdossier kan ook onderdeel uitmaken van een projectdossier, mits alle relevante stukken hierin zijn opgenomen (zie bijlage).

6.5

Inkoopjaarplan

De Inkoopfunctie maakt jaarlijks mede op basis van de financiële analyse, de begroting, de inkoopkalender en de individuele plannen van de afdelingen, een Samenwerkende Gemeentenbreed inkoopjaarplan. De in het najaar op te stellen begroting voor het komende jaar bevat de input voor het inkoopjaarplan. Door te werken op basis van een inkoopjaarplan wordt er rekening gehouden met de strekking van de richtlijn en wordt zoveel mogelijk geprofiteerd van volumebundeling. Tevens geeft een inkoopjaarplan inzicht in de capaciteit die de organisatie verlangt van de inkoopfunctie en geeft het mogelijkheden om een efficiënte jaarplanning te maken. Kanttekening hierbij is dat het inkoopjaarplan geen uitputtende lijst is. Het is uiteraard mogelijk deze lijst gedurende het jaar aan te vullen.

De centrale inkoopfunctie stelt jaarlijks per gemeente een inkoopjaarplan op van de inkopen en aanbestedingen voor het komende jaar.. De centrale inkoopfunctie voegt deze individuele plannen samen tot een Samenwerkende Gemeenten-breed inkoopjaarplan.

6.6

Beheren van contracten

Door het opzetten en beheren van De Samenwerkende Gemeenten-brede contractendatabase kunnen de gemeenten centraal de contractuele afspraken monitoren. Vanuit deze centrale database worden de (deel)Budgethouders geadviseerd over expiratiedata en andere contractuele afspraken om hierop vroegtijdig te kunnen anticiperen.

De Samenwerkende Gemeenten beheren al haar (inkoop)contracten centraal. De Inkoopfunctie registreert de contracten nadat deze door de (deel)Budgethouder zijn aangeleverd.

Pagina 22 van 37


7.

7.1

INTEGRITEITKADERS

Aandacht voor integriteit

Integriteit is een vorm van bewustwording. Hieraan wordt blijvend voldoende aandacht geschonken door in de aanbestedingsprocedure en de blauwdrukken voor de administratieve organisatie waarborgen op te nemen om niet-integer gedrag te vermijden. Het gaat erom dat een ieder erop moeten kunnen vertrouwen dat de overheid transparant, objectief en non-discriminatoir handelt en een betrouwbare partner is. Met andere woorden, een organisatie waarin een discussie rond integer handelen als onderdeel van professioneel handelen vanzelfsprekend is. Integriteit en professioneel aanbesteden zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. De Samenwerkende Gemeenten zullen derhalve blijvend aandacht besteden aan integriteitsbevordering. De Samenwerkende Gemeenten streven ernaar om aanbestedingsprocedures te vrijwaren van zaken als belangenverstrengeling. Daarnaast mag er geen sprake zijn van bevoordeling van medewerkers van de Samenwerkende Gemeenten. De in de Beroepscode van de inkoper opgenomen bepalingen omtrent integriteit vormen hiervoor het uitgangspunt. Meer specifiek wordt er bij de Samenwerkende Gemeenten invulling gegeven aan onderwerpen als het afleggen van een ambtseed, omgangsregels omtrent relatiegeschenken en nevenfuncties. Ook onderwerpen als functiescheiding en functieroulatie hebben de aandacht. De Samenwerkende Gemeenten dragen de regels die van toepassing zijn uit aan de leveranciers.

7.2

De beroepscode van de Inkoper

Voor een verantwoorde uitoefening van de Inkoopfunctie zijn de volgende vier uitgangspunten onmisbaar. Deze uitgangspunten hangen uiteraard in bepaalde gevallen sterk samen. Ieder van de vier uitgangspunten wordt uitgewerkt in enkele richtlijnen die als toets kunnen dienen voor het doen en laten van inkopers. 1. Loyaal zijn ten opzichte van de gemeente De inkoper neemt het gemeentebelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van producten en diensten van de gemeente. 2. Ondernemers rechtvaardig behandelen De inkoper onderhoudt een positieve relatie met ondernemers, waarbij ook de belangen van de ondernemer in het oog moeten worden gehouden. 3. Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante ondernemers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 4. Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. Iedere inkoper draagt de verantwoordelijkheid om al zijn handelingen in overeenstemming met de bovengenoemde uitgangspunten en richtlijnen en in overeenstemming met de geldende wetgeving, uit te voeren. Zie de bijlagen voor de uitwerking van de beroepscode van de Inkoper

Pagina 23 van 37


BIJLAGE I:

BEGRIPPENLIJST

Aanbesteden

Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van een Werk of de levering van een Dienst of Product.

Aankondiging

Berichtgeving in het ‘Supplement op het Publicatieblad’ van de Europese Unie’, berichtgeving in de krant, publicatie van aankondiging op www.aanbestedingskalender.nl, etc.

ARW 2005

Het ARW 2005 behandelt de precontractuele fase. Het ARW 2005 is bedoeld voor het aanbesteden van werken en bestaat uit twee sporen: een Europees spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben boven het Europese drempelbedrag) en een nationaal spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben onder het Europese drempelbedrag).

Bao

Bao staat voor het Besluit aanbestedingsregels overheidsopdrachten en betreft de Nederlandse implementatie van de nieuwste Europese aanbestedingsrichtlijn nr. 2004/18/EG (31 maart 2004). In het besluit staan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals het Rijk, Provincies en Gemeenten). Het Bao is op 1 december 2005 in werking getreden.

CPV-code

De Common Procurement Vocabulary (CPV) is de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten, een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. Decentrale overheden dienen bij aankondigingen van opdrachten de CPV-code op te geven van het betreffende werk, levering of dienst die ze gaat aanbesteden.

Diensten

Een opdracht voor dienstverlening.

Drempelbedrag

Bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven.

Enkelvoudig onderhands

De enkelvoudige uitnodiging, ook wel gunning uit de hand genoemd, houdt in dat één natuurlijke of rechtspersoon wordt gevraagd een prijsaanbieding te doen.

EU-richtlijnen

Voor het aanbesteden van Werken, Leveringen en Diensten boven het Europese drempelbedrag dient richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 gebruikt te worden (de zgn. Algemene richtlijn).

Europese/nationale aanbesteding

Hierbij kunnen de volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: - Openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij een ieder een inschrijving kan doen; - Openbare aanbesteding met voorafgaande selectie (nietopenbare procedure) is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde Pagina 24 van 37


kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5) gemaakt en de dan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen. Inkoop

Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een (gemeentelijke) organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben.

Leveringen

Een opdracht voor Levering is een opdracht voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product.

Meervoudig onderhands

Onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd.

Minimumeisen

Eisen met een uitsluitend karakter. Dat wil zeggen dat een marktpartij die hieraan niet voldoet uitgesloten wordt van verdere deelname aan een aanbestedingsprocedure.

Samenwerkende Gemeenten

De samenwerkende gemeenten die hebben ingestemd met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Selectiecriteria

Criteria die aan inschrijvers en gegadigden gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: eisen aan de beroepsbekwaamheid, financieeleconomische geschiktheideisen en technische geschiktheideisen.

Selectieleidraad

Een document waarin staat beschreven aan welke selectiecriteria inschrijvers en gegadigden voor een opdracht dienen te voldoen.

Agentschap NL

Is een agentschap van het Ministerie van Economische Zaken en is op 1 mei 2004 ontstaan uit de fusie tussen Senter en Novem, twee agentschappen van het Ministerie van Economische Zaken. Deze nieuwe organisatie, Agentschap NL genaamd, bundelt kennis van innovatie, energie, klimaat, milieu en leefomgeving. Zij draagt hiermee bij aan een sterkere positie van het bedrijfsleven in ons land en aan een duurzamere samenleving, met zorg voor mens en milieu. Zie www.AgentschapNL.nl

ARW 2005

Het AanbestedingsReglement Werken 2005 (ARW 2006) reglementeert het aanbesteden van Werken onder de Europese Drempel.

Werk

Het product van bouw- dan wel infrastructurele Werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.

Pagina 25 van 37


BIJLAGE II

AANBESTEDINGSTABEL DREMPELBEDRAGEN

Aanbestedingstabel drempelbedragen met bijbehorende aanbestedingsvormen Drempelwaarde Onder het begrip ‘drempelwaarde’ moet het bedrag van de totale investering, exclusief BTW worden verstaan. Alle relevante bedragen zijn terug te vinden in het Bao. De Europese drempelbedragen (EDW) gelden tot 1 januari 2012 en zijn exclusief BTW. De drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie.

Procedure

Werken

Leveringen

Enkelvoudig onderhandse aanbesteding

< 1,25% EDW

< 7,5% EDW

< 5% EDW

> 1,25% < 10% EDW

> 7,5% < 65% EDW

> 5% < 50% EDW

> 10% < 100% EDW

> 65% < 100% EDW

> 50% < 100% EDW

EDW in € 4.845.000,00

EDW in € 193.000,00

EDW in € 193.000,00

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Openbare aanbesteding

Europese aanbesteding

Diensten

Doorloop- Minimaal aantal uit te tijden* nodigen ondernemers Minimale eisen publicatie N.v.t. 3 weken ** n.v.t. Minimaal 3 6 weken ** Eigen website of groslijstenbeleid N.v.t. 4 maanden ** Op aanbestedings kalender.nl Conform richtlijn minimaal 4 maanden Op aanbestedings ** kalender.nl

EDW=Europese Drempel Waarde * Doorlooptijd vanaf verzending offerteaanvraag tot en met de definitieve gunning ** De vermelde doorlooptijden zijn exclusief de tijd die benodigd is voor de voorbereiding. De benodigde voorbereidingstijd is afhankelijk van het soort aanbesteding. De voorbereidingstijd kan variëren van enkele dagen tot meerdere maanden. *** Eén offerte bij ‘enkelvoudig onderhands’ moet gezien worden als een minimum. Indien de marktconformiteit van die ene offerte niet goed te beoordelen is, wordt aanbevolen toch meerdere offertes op te vragen.

Toelichting bij de Aanbestedingstabel • Voor het kiezen van een aanbestedingsprocedure is de geraamde waarde respectievelijk de raming van een opdracht het uitgangspunt. • Voor de raming wordt de begroting van het betreffende product of het betreffende (project)krediet in beginsel als uitgangspunt gebruikt. Het begrotingsbudget in het lopende begrotingsjaar is het uitgangspunt bij klein onderhoud enzovoort. • In de aanbestedingstabel zijn de economische uitgangspunten voor de keuze van de aanbestedingsprocedure op grond van drempelbedragen opgenomen. Op basis van keuzes waarbij is afgewogen tussen een passende mate van mededinging en openbaarheid (zo veel mogelijk openbaarheid is als uitgangspunt onder meer meegenomen) zijn de keuzes voor de Pagina 26 van 37


•

• •

•

verschillende aanbestedingsprocedures op basis van geraamde drempelbedragen vastgesteld. Aan de hand van de aard van de opdracht en de geraamde waarde is hiermee eenvoudig vast te stellen welke aanbestedingsprocedure in een bepaald geval in beginsel moet worden gekozen Er mag slechts worden afgeweken naar de naast lagere procedure en uiteraard nooit bij ramingen boven de Europese drempelbedragen. Deze afwijking vindt plaats door middel van een collegebesluit volgend op het vereiste advies van de Inkoopcoördinator (zie par. 4.1). Een hogere procedure mag uiteraard altijd. Afwijkingen moeten in het aanbestedingsdossier kenbaar worden gemaakt. Daarbij moeten de voor- en nadelen worden afgewogen en worden gemotiveerd met objectieve gronden op grond van de in de nota genoemde afwijkingsgronden Er is een aantal objectieve factoren benoemd waarbij afwijkingen van de aanbestedingsprocedures mogelijk zijn (par. 4.1). Met ingang van 1 januari 2012 wordt bij onderhandse aanbestedingen een bepaalde aanbieder maximaal bij 30% van de aanbestedingen uitgenodigd om offerte uit te brengen of in te schrijven. Tot 1 januari 2012 is hierin geen beperking. De organisatie brengt de komende twee jaar zo veel mogelijk de regelmatig terugkerende opdrachten onder in meerjarige raamcontracten en –overeenkomsten. Geen inschrijving zal plaatsvinden zonder overweging tot uitnodiging van minimaal één ondernemer uit de regio tenzij geen enkele ondernemer in De Samenwerkende Gemeenten het gevraagde kan leveren (zie ook paragraaf 5.3) of zich niet heeft aangemeld (bij een Openbare of Europese aanbestedingsprocedure).

Procedures en richtlijnen / reglementen Hieronder volgt een overzicht van de richtlijnen en reglementen die de basis vormen voor de te volgen procedure. Procedures met bijbehorende richtlijnen en reglementen

Enkelvoudig onderhands

Leveringen en Diensten

Werken

Meervoudig onderhands 3 offertes

Openbare aanbesteding

Europese aanbesteding

Inkoopopdracht voorafgegaan door offerteaanvraag

Beschrijvend document Programma van Eisen

Beschrijvend document Programma van Eisen

Conform Bao Beschrijvend document Programma van Eisen

Beschrijvend document Programma van Eisen, RAW

ARW 2005, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

ARW 2005, STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

Bao, ARW 2005 STABU, RAW, UAV-GC Beschrijvend document Programma van Eisen

Januari 2010 Inkoop- & Aanbestedingsbeleid De Samenwerkende Gemeenten

Pagina 27 van 37


BIJLAGE II:

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Taken en verantwoordelijkheden centraal:

Centraal coördinerende Inkoopfunctie

Beleid Actueel houden Inkoop- en Aanbestedingsbeleid + besluitvorming Signaalfunctie t.b.v. naleving aanbestedingsbeleid en uitvoering volgens het inkoophandboek Communiceren over aanbestedingsbeleid Inkoophandboek/Intranettool Actueel houden algemene informatie (denk aan relevante weten regelgeving, tips, trucs, enz.) Actueel houden standaarddocumenten (offerteaanvragen voor de verschillende aanbestedingsvormen, brieven omtrent verschillende aanbestedingsvormen, checklist voor dossier, enz.) Actueel houden en optimaliseren procedures, taken en verantwoordelijkheden Gebruik standaarddocumenten toetsen Kennis- en coördinatiecentrum Bijhouden inkoop- en aanbestedingsactualiteiten • Geven van aanbestedingstechnisch advies • Adviseren over toepassing inkoopvoorwaarden • Adviseren over besteksvorm • Adviseren over beoordelingssystematiek • Managementadvisering Begeleiden Nationale en Europese aanbestedingen Managementadvisering Leveren input voor rechtmatigheidsonderzoeken Jaarlijkse melding van afgeronde Europese aanbestedingen aan de Douane Samenwerking Zoeken naar samenwerkingsmogelijkheden en het nut en noodzaak daarvan Analyse Crediteurenanalyse d.m.v. een ABC (Pareto) analyse Opstellen inkoopjaarplan Uitvoering onderzoek naleving beleid Gemeentebreed contractbeheer Invoeren contracten als aangeleverd door afdelingen Signaleren aflopende contracten Afdeling inlichten over aflopend contract Actie ondernemen bij aflopende contracten

Pagina 28 van 37


Inkoopfunctie- en aanbestedingsbeleid De Samenwerkende Gemeenten Taken en verantwoordelijkheden Enkelvoudig Actie onderhands Melden projecten aan de Inkoopfunctie Opzetten verwervingsteam Maken planning Opzeggen huidige contract (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder Specifieke beleidsuitgangspunten van toepassing? Bijv: Inkoopvoorwaarden; duurzaam inkopen. (Deel)Budgethouder Opstellen Beschrijvend document/bestek/Programma van eisen (PvE) Opstellen offerteaanvraag (Deel)Budgethouder Bepalen minimumeisen Bepalen gunningscriteria Samenvoegen Programma van eisen offerteaanvraag (Deel)Budgethouder

Meervoudig onderhands

(Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder

Nationale openbaar (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder Verwervingsteam

Europese openbaar (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder Verwervingsteam

(Deel)Budgethouder Inkoopfunctie Verwervingsteam Verwervingsteam

(Deel)Budgethouder Inkoopfunctie Verwervingsteam Verwervingsteam

Inkoopfunctie

Inkoopfunctie

Inkoopfunctie Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder

Inkoopfunctie Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder

Inkoopfunctie

Inkoopfunctie

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

Inkoopfunctie Inkoopfunctie

Inkoopfunctie Inkoopfunctie

Verwervingsteam Inkoopfunctie Inkoopfunctie Inkoopfunctie

Verwervingsteam Inkoopfunctie Inkoopfunctie Inkoopfunctie

Inkoopfunctie Verwervingsteam Inkoopfunctie Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder

Inkoopfunctie Verwervingsteam Inkoopfunctie Inkoopfunctie (Deel)Budgethouder

Verwervingsteam Verwervingsteam

Verwervingsteam Verwervingsteam

(Deel)Budgethouder Samenvoegen PvE, gunningscriteria en offerteaanvraag Samenvoegen PvE, minimumeisen, gunnings+B58criteria en offerteaanvraag Opstellen beoordelingsmatrix Juridische toets offerteaanvraag Offerteaanvraag voor akkoord voorleggen aan gemandateerde Publicatie opstellen en verzenden Selectie uit te nodigen leveranciers Huidige en potentiële leveranciers attenderen op publicatie Versturen offerteaanvraag Op aanvraag versturen offerteaanvraag Ontvangen en bundelen vragen tot Nota van Inlichtingen (NvI) Beantwoorden vragen NvI Verzenden NvI aan alle inschrijvers Opstellen procesverbaal van opening In ontvangst nemen van offertes Beoordelen offerte Beoordelen minimumeisen Beoordeling gunningscriteria Samenvoegen beoordeling en opstelling gunningsadvies Opstellen voornemen tot gunning en afwijzingsbrieven Gunningsadvies en brieven voorleggen aan gemandateerde Opdrachtbevestiging versturen Bezwaartermijn Voeren van verificatiegesprek

(Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder (Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

(Deel)Budgethouder

Pagina 29 van 37


BIJLAGE III:

NOODZAKELIJKE GEGEVENS AANBESTEDINGSDOSSIER

Aanbestedingsdossier Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een (aanbestedings)dossier bijgehouden. Hieronder wordt per aanbestedingsvorm aangegeven welke documenten minimaal onderdeel moeten uitmaken van het aanbestedingsdossier. Het dossier dient minstens vijf jaar te worden bewaard, deze periode gaat in na afronding van de aanbesteding. Het dossier bevat minimaal de onderstaande gegevens, onderverdeeld in Europese aanbesteding (EU), Nationale aanbesteding (N), Meervoudig onderhandse aanbesteding (MO) en Enkelvoudig onderhandse aanbesteding (EO).

CHECKLIST AANBESTEDINGSDOSSIER Onderwerp: Aanbestedingsprocedure: Referentie: Startdatum:

EU

N

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

MO EO

•

•

•

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

• •

•

• •

Document startdocument Collegebesluit marktconsultatiedocument(en) publicatie informatie offerteaanvraag / beschrijvend document / bestek / Programma van Eisen verslag informatieronde nota(s) van inlichtingen incl. vragen van gegadigden vooraf gestelde selectiecriteria vooraf gestelde gunningscriteria vooraf gestelde wegingsfactoren beoordelingsprocedure / beoordelingsmatrix / beoordelingsteam offertes / inschrijvingen / aanvragen tot deelneming procesverbaal van opening beoordeling offertes / inschrijvingen / aanvragen tot deelname vragen aan inschrijvers incl. antwoorden bericht voornemen tot gunning bericht voorlopige afwijzing / gemotiveerde afwijzingen verslaglegging / eventueel mondelinge toelichting afwijzing verificatieverslag procesverbaal van gunning / definitieve gunningsbrief definitieve afwijzingsbrief bezwaarschriften indien van toepassing alle overige correspondentie met inschrijvers naar Bureau voor Officiële Publicaties (BOP) verzonden documenten contract

Pagina 30 van 37


BIJLAGE IV

DE BEROEPSCODE

Voor een verantwoorde uitoefening van de inkoopfunctie zijn de volgende vier uitgangspunten (I t/m IV) onmisbaar. Deze uitgangspunten hangen uiteraard in bepaalde gevallen sterk samen. Ieder van de vier uitgangspunten wordt uitgewerkt in enkele richtlijnen die als toets kunnen dienen voor het doen en laten van inkopers.

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper neemt het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tevens het belang van de afnemers van producten en diensten van de onderneming. 1.1 Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden gemeld aan zijn leidinggevende. 1.2 De inkoper laat het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële leveranciers na. Tevens vermijdt hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. 1.3 Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming worden enkel in het ondernemingsbelang gebruikt. 1.4 Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij ondernemers voor producten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming.

II Ondernemers rechtvaardig behandelen De inkoper onderhoudt een positieve relatie met ondernemers, waarbij ook de belangen van de ondernemer in het oog moeten worden gehouden. 2.1 De inkoper voorziet alle ondernemers van correcte en niet-misleidende informatie. 2.2 De inkoper mag ondernemers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. 2.3 De inkoper wijst de ondernemer duidelijk op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming.

III Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante ondernemers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. 3.1 Prijs-, producten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van ondernemers wordt vertrouwelijk behandeld. 3.2 De inkoper voorziet alle potentiële leveranciers van gelijke informatie. 3.3 Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) dient te worden vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt. 3.4 Leveranciersselectie geschiedt primair op basis van objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren.

IV Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper. 4.1 De inkoper streeft te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na. 4.2 Afspraken en overeenkomsten worden nagekomen. 4.3 De inkoper levert, waar mogelijk, een bijdrage aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie.

Tot slot Iedere inkoper draagt de verantwoordelijkheid om al zijn handelingen in overeenstemming met de bovengenoemde uitgangspunten en richtlijnen en in overeenstemming met de geldende wetgeving, uit te voeren. Zoals reeds in de Inleiding gesteld, kan deze handleiding niet de plaats innemen van het gezond verstand en het geweten.

Pagina 31 van 37


BIJLAGE V TOELICHTING OP DE VIER UITGANGSPUNTEN VAN DE BEROEPSCODE In dit hoofdstuk wordt de beroepscode toegelicht.

I Loyaal zijn ten opzichte van de onderneming De inkoper neemt het ondernemingsbelang (in plaats van persoonlijke belangen of gevoelens) als uitgangspunt bij de uitoefening van de inkoopfunctie. Daarmee dient hij tenslotte het belang van de afnemers van producten en diensten van de onderneming.

1.1 Persoonlijke belangen, die mogelijk strijdig zijn met ondernemingsbelangen, dienen door de inkoper uit eigen beweging te worden gemeld aan zijn leidinggevende. Inkopers dragen doorgaans grote verantwoordelijkheden. Niet alleen worden grote bedragen door hen besteed, zij functioneren ook als een belangrijk communicatie-kanaal met de externe zakenwereld. Er moet dan ook een groot vertrouwen in de inkoper worden gesteld. De onderneming laat belangrijke beslissingen over aan de inkoper die speciaal daarvoor aangetrokken is. De inkoper prevaleert daarom te allen tijde het ondernemingsbelang boven zijn persoonlijk belang. Belangen De situatie, dat er - met het ondernemingsbelang strijdige – persoonlijke belangen kunnen gaan spelen, moet vermeden worden. Enkele voorbeelden van praktijken die mogelijk strijdige belangen in zich dragen, zijn: • het op persoonlijke titel zaken doen met een onderneming die concurreert of conflicteert met producten, activiteiten of doelstellingen van de onderneming; • het op persoonlijke titel zaken doen met een onderneming die een leverancier van de eigen onderneming is; • het gebruik maken van de dienstbetrekking of associatie met de producten en/of diensten van de onderneming om externe zakelijke belangen te bevorderen; • het (doen) verwerven van goederen, waarvan de inkoper weet dat de onderneming daar een potentiële interesse in heeft; • het geld lenen van of aan klanten of ondernemers; • het gebruiken van de bedrijfsnaam (tenzij toegestaan) om gewicht of prestige te verlenen aan de steun aan een politieke partij, of om de verkoop van producten of diensten van een andere onderneming te bevorderen. Inkopers hebben uiteraard het recht om buiten het dienstverband activiteiten te ontwikkelen van een persoonlijke aard. Het is bijvoorbeeld op zich niet verkeerd om aandelen te bezitten van een ondernemer, concurrent of afnemer van de onderneming zolang het belang enkel als belegging dient. Over deze activiteiten wordt wel - uit eigen beweging - informatie verschaft aan de leidinggevende of een vertrouwenspersoon om mogelijke problemen te voorkomen. In bepaalde gevallen is het raadzaam haar/hem advies in deze te vragen. Eveneens dienen deze activiteiten in overeenstemming met deze beroepscode te zijn. Aan indirecte belangen, zoals die van directe familieleden van de inkoper, wordt dezelfde betekenis verbonden als aan directe belangen. Van de inkoper wordt verwacht dat hij regelmatig een zelf-evaluatie uitvoert met betrekking tot externe belangen, om te beoordelen of deze strijdig zouden kunnen zijn met de belangen van de onderneming. Gevoelens Ook persoonlijke gevoelens kunnen invloed hebben op zakelijke beslissingen. Zo kan het gebeuren dat een inkoper op basis van bijvoorbeeld geslacht, huidskleur of andere persoonlijke eigenschappen van een vertegenwoordiger van een ondernemer, geen goed functionerende relatie kan ontwikkelen. Eveneens bestaat de kans dat het met een bepaalde ondernemer zo goed klikt dat daaruit een privé-vriendschap groeit. In beide situaties kan het aankoopproces ten nadele van de onderneming worden beïnvloed door persoonlijke gevoelens. Een inkoper gaat daarom te allen tijde bij zichzelf te rade of de persoonlijke gevoelens ten opzichte van vertegenwoordigers van de ondernemers het ondernemingsbelang schaden.

1.2 De inkoper laat het vragen om dan wel accepteren van geld, leningen en kredieten van huidige of potentiële ondernemers na. Tevens vermijdt hij het accepteren van geschenken, amusement, gunsten of diensten van hen. Zelfs de schijn van beïnvloedbaarheid moet hierbij worden vermeden. De inkoper neemt namens de onderneming beslissingen op basis van zakelijke overwegingen en objectieve criteria. Het accepteren van goederen of diensten (giften), die aangeboden worden met de bedoeling of mogelijkheid om de aankoopbeslissing te beïnvloeden, draagt niet bij aan een onpartijdige en zakelijke beslissing in het belang van de onderneming en wordt dus vermeden. Het is essentieel om handelingen te vermijden die de onpartijdigheid van het aankoopbeslissingsproces (schijnbaar) aantasten. Giften zijn er in vele vormen. Enkele voorbeelden zijn: geld, kredieten, kortingen, 'supplier contests', 'sales promotion items', 'product test samples', gelegenheidscadeau's (bijvoorbeeld kerst-, verjaardags- en trouwcadeaus), eetwaren, drank, huishoudelijke apparaten, meubels, kleding, leningen in de vorm van geld of goederen, toegangsbewijzen voor sportwedstrijden of andere evenementen, zoals diners, feestjes, vervoer, reisjes, vakantiehuizen, reis- en/of verblijfkostenvergoedingen. Ook aan indirect verkregen giften, bijvoorbeeld via familieleden, wordt dezelfde betekenis

Pagina 32 van 37


verbonden als aan direct verkregen giften. Dat wil zeggen dat ook directe familieleden zeer voorzichtig moeten omspringen met giften van zakelijke relaties van de inkoper. Bovengenoemde giften worden niet altijd aangeboden met de intentie om de aankoopbeslissing te beïnvloeden. Soms worden ze aangeboden als een blijk van goede wil of als bestendiging van een langdurige zakenrelatie. Maar ook door het accepteren van deze 'goed bedoelde' giften kan de schijn van beïnvloedbaarheid gewekt worden. Om duidelijkheid te scheppen met betrekking tot deze problematiek worden de volgende richtlijnen aangeraden: • geld, leningen, kredieten of persoonlijke kortingen dienen niet te worden geaccepteerd; • het vragen om giften in welke vorm dan ook, voor zichzelf of de onderneming is niet toegestaan; • het aanvaarden van giften kan soms worden gerechtvaardigd wanneer weigering de ondernemer onnodig in verlegenheid brengt en/of de zakelijke relatie onnodig onder druk zet; • giften die van hogere dan binnen de onderneming af te spreken nominale waarde zijn, dienen te worden geweigerd, geretourneerd of aan een goed doel te worden geschonken. De gever wordt hierover in kennis gesteld. Het kan voorkomen dat zakendoen tijdens maaltijden gewenst is. Deze zakelijke etentjes dienen dan wel een specifiek zakelijk doel te hebben, zoals het uitsparen van tijd door tijdens de maaltijd door te onderhandelen. Om het onpartijdig imago niet te schaden zou frequent ontbijten, lunchen of dineren met dezelfde ondernemer vermeden dienen te worden. De inkoper handelt zodanig dat maaltijden afwisselend door de ondernemer en de onderneming betaald worden.

1.3 Alle middelen en bronnen van informatie die de inkoper ter beschikking staan vanwege het dienstverband met de onderneming dienen enkel in het ondernemingsbelang te worden gebruikt. Middelen Het gebruik van middelen van de onderneming zoals auto’s en kantoorartikelen, voor een ander dan het ondernemingsbelang, kan de effectiviteit van de inkoopfunctie verzwakken, doordat deze middelen dan niet meer (ten volste) voor de uitvoering van de inkoopfunctie beschikbaar zijn. De inkoper beperkt dan ook het gebruik van middelen van de onderneming voor persoonlijke doeleinden tot wat door de onderneming als passend wordt gezien. Om onvoorziene problemen te voorkomen wordt aangeraden dat een grote mate van openheid wordt betracht ten opzichte van collega's en leidinggevenden bij het gebruik van middelen van de onderneming. Informatie De inkoper krijgt door zijn contacten met de verschillende afdelingen van zijn onderneming en met de ondernemers veel informatie ter beschikking die buiten de dienstbetrekking van aanzienlijke waarde zou kunnen zijn. Het is de verantwoordelijkheid van de inkoper om te voorkomen dat informatie, die door middel van het (voormalige) dienstverband met de onderneming verkregen is, voor een ander belang dan die van de (voormalige) werkgever wordt gebruikt. Hiertoe wordt informatie, die door de onderneming als vertrouwelijk kan worden beschouwd, dus ook vertrouwelijk gehouden. Dit geldt ook ten aanzien van medewerkers van dezelfde onderneming die de informatie niet nodig hebben voor het vervullen van hun functie. Vertrouwelijke informatie mag pas overgedragen worden aan andere partijen binnen de onderneming als is vastgesteld dat zij de noodzaak van geheimhouding begrijpen en daarvoor ook de verantwoordelijkheid aanvaarden en deze overdracht noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie. Mogelijke voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn: • prijzen; • informatie uit offertes; • kosten-specificaties; • formules en/of proces-technische informatie; • ontwerp-informatie (tekeningen, schetsen, etc.); • ondernemingsplannen, doelstellingen, strategieën, e.d.; • winstcijfers; • informatie ten aanzien van activa; • loon- en salarisschalen; • persoonlijke informatie over medewerkers of bestuurders; • toeleveringsbronnen of leveranciersinformatie; • klantenlijsten of klanteninformatie, en • computer-programmatuur. Een inkoper zou zich hier de vraag kunnen stellen: "Vind ik het acceptabel als anderen onze vertrouwelijke informatie op deze wijze zouden behandelen?" Met andere woorden: "Wat gij niet wilt dat u geschiedt, doe dat ook een ander niet".

1.4 Betrokkenheid van de inkoper bij het accepteren of bedingen van gereduceerde prijzen bij ondernemers voor producten of diensten voor persoonlijk niet-zakelijk gebruik door de medewerkers is alleen toelaatbaar met instemming van de onderneming. De functie van de inkoper is het van externe bronnen verwerven van goederen en diensten ten behoeve van de bedrijfsuitoefening onder de voor de onderneming gunstigste voorwaarden. Als de inkoper in opdracht van leidinggevenden tot inkopen voor niet-zakelijk gebruik overgaat, dienen de volgende richtlijnen te worden gevolgd: • vermijd het gebruik maken van de koopkracht van de onderneming om speciale aankopen te doen voor specifiek persoonlijk niet-zakelijk gebruik;

Pagina 33 van 37


• • •

als persoonlijke inkoopprogramma's bestaan, moet de inkoper zich ervan verzekeren dat de regelingen eerlijk zijn ten opzichte van de ondernemers, de medewerkers en de onderneming en dat de inkoopprogramma's in gelijke mate beschikbaar zijn voor alle medewerkers; voorzichtigheid wordt betracht om te voorkomen dat voor - door de onderneming ondersteunde - inkoopprogramma’s speciale concessies van ondernemers worden geëist, en de ondernemer moet er van op de hoogte worden gesteld dat de aankopen niet voor de onderneming bestemd zijn maar voor niet-zakelijk gebruik door de medewerkers.

Er zijn gevallen waar de inkopen voor persoonlijk gebruik wel te rechtvaardigen zijn daar deze wel een zakelijk doel hebben. Enkele voorbeelden: werk-gerelateerde veiligheid-uitrustingen, handgereedschappen en computer hardware of software voor het thuis verrichten van arbeid voor de onderneming.

II Ondernemers rechtvaardig behandelen De inkoper onderhoudt een positieve relatie met ondernemers, waarbij ook de belangen van de ondernemer in het oog moeten worden gehouden.

2.1 De inkoper voorziet alle ondernemers van correcte en niet-misleidende informatie. Uitwisseling van informatie tussen de inkoper en de ondernemer kan dilemma's opleveren. Door zijn verantwoordelijkheid om zo gunstig mogelijke voorwaarden voor de onderneming te bewerkstelligen zou de inkoper door korte termijn prioriteiten de ondernemer kunnen misleiden en daarmee de zakelijke relatie onder onnodige en onwenselijk grote druk kunnen zetten. Er is te allen tijde sprake van een dusdanige informatievoorziening, dat de potentiële ondernemer een gedegen schatting kan maken van de risico's die hij voor zijn rekening zal nemen. Moedwillige overdrijving van de afname bijvoorbeeld, beperkt de ondernemer in zijn mogelijkheden voor de onderbouwing van zijn beslissing om al of niet te leveren tegen de door de inkoper gewenste voorwaarden. Mogelijkheden, om het bluffen over te bestellen hoeveelheden te voorkomen kunnen zijn: • het differentiëren van prijzen naar bestelde hoeveelheden en aan het eind van de periode afrekenen op basis van daadwerkelijk afgenomen hoeveelheid; • het opsplitsen van de kostprijs in vaste en variabele kosten, waarna de vaste kosten direct vergoed worden en de variabele kosten plus afgesproken marge per afgenomen product betaald worden. Aan de ondernemers wordt duidelijk gemaakt met welk doel bepaalde offertes aangevraagd worden. Hiermee wordt voorkomen dat offertes aangevraagd worden die enkel dienen voor budgetbepalingsdoeleinden, zonder dat de ondernemer hiervan op de hoogte is. De ondernemer kan dan veel kosten hebben gemaakt om een offerte op te stellen in de veronderstelling dat er daadwerkelijk een opdracht toegekend zou worden. Tevens dienen er alleen offertes te worden aangevraagd bij ondernemers die kans maken op de toe te kennen opdracht; dus ondernemers waarvan daadwerkelijk wordt overwogen om er een relatie mee aan te gaan.

2.2 De inkoper mag ondernemers niet onder druk zetten om informatie over concurrenten te verstrekken. De inkoper onderhoudt belangrijke en waardevolle contacten met de omgeving van de onderneming. Dat de inkoper via deze contacten informatie verkrijgt over concurrenten is niet alleen onvermijdelijk maar ook wenselijk. Echter, wanneer een ondernemer geen informatie over concurrenten wil prijsgeven wordt dat standpunt gerespecteerd en mag dat geen negatieve invloed hebben op de leveranciersselectie. In tegendeel zelfs, een dusdanige houding van de ondernemer ten aanzien van de bedrijfsinformatie van zijn afnemers schept een basis van vertrouwen. Deze ondernemer zal naar alle waarschijnlijkheid ook informatie over de onderneming van de inkoper niet aan concurrenten beschikbaar stellen. Brede toepassing van geheimhoudingsverklaringen in contracten kan op lange termijn mogelijke probleemsituaties voorkomen en wordt dan ook aangeraden.

2.3 De inkoper wijst de ondernemer duidelijk op de mogelijke consequenties wanneer hij voor een onverantwoord groot deel van zijn omzet afhankelijk wordt van de inkopende onderneming. Naast de eigen verantwoordelijkheid van de ondernemer houdt de inkoper in het oog dat de ondernemers niet voor een onverantwoord groot deel van hun omzet afhankelijk worden van de inkopende onderneming. De vraag is natuurlijk wat een onverantwoord groot deel van de omzet is. Twee factoren spelen hierbij een belangrijke rol: het belang voor de onderneming om de toelevering bij één (of weinig) ondernemer(s) te concentreren en het risico voor de ondernemer dat de grote afnemer zich terugtrekt, c.q. moet terugtrekken gezien de omzetontwikkeling. Het belang dat een onderneming heeft om de bestellingen bij één (of weinig) ondernemer(s) te concentreren kan voortkomen uit leereffecten en schaalvoordelen bij de ondernemer of uit het feit dat het desbetreffende product nog in een vroege fase van de levenscyclus is, met als gevolg dat er slechts weinig (geschikte) aanbieders zijn. De onderneming moet wel rekening houden met de risico's die verbonden zijn aan de concentratie van zijn aankopen bij één ondernemer. Of de ondernemer het risico wil lopen dat de grote afnemer zich (deels) terugtrekt, terwijl er een hoge mate van afhankelijkheid bestaat, is in essentie een bedrijfseconomische overweging van de ondernemer zelf. Om een verantwoorde beslissing te kunnen nemen wordt er te allen tijde een eerlijke relatie met de ondernemer onderhouden zodat de ondernemer ruim van tevoren kan anticiperen op een eventuele beëindiging of inkrimping van de zakelijke relatie.

Pagina 34 van 37


Veel ondernemingen hanteren een vast percentage voor het maximum aandeel dat de onderneming in de omzet van één ondernemer mag of wil hebben. Dit percentage zou per individueel bedrijf en product apart moeten worden vastgesteld. Om dreigende afhankelijkheid te voorkomen kan een extra toeleveringsbron binnen of buiten de onderneming ontwikkeld worden.

III Eerlijke concurrentie ondersteunen Relevante ondernemers moet een gelijke mogelijkheid worden geboden om mee te dingen naar opdrachten. Het is belangrijk alle relevante ondernemers gelijke kansen te bieden. Zo moeten vele publieke organisaties voor grote aankopen mogelijk geïnteresseerde partijen daarvan op de hoogte brengen. Vele private organisaties doen dit niet, maar vragen uit bedrijfseconomische overwegingen selectief offertes aan. Het is niet per se onethisch voor private organisaties om de toegang tot het aankoopproces te beperken. Vooropgesteld wordt dat een private organisatie het volste recht heeft om alleen zaken te doen met bepaalde ondernemers. Daar dit nadelig kan zijn voor het resultaat van de onderneming moet de beslissing niet door de inkoper, maar op hoger niveau in de organisatie worden genomen. Tevens is een selectie van relevante ondernemers door de inkoper niet onethisch wanneer deze gebaseerd is op objectieve criteria die betrekking hebben op het zakelijk doel van de inkoop. Deze - voor alle ondernemers gelijke - criteria dienen voor of tijdens de offerteaanvraag duidelijk te worden gemaakt aan de ondernemers, evenals voorwaarden ten aanzien van de offerte, de eventuele tussentijdse aanpassing van de offerte en de onderhandelingsprocedure. Het is normaal en zelfs gewenst om zakelijke lange-termijn relaties te ontwikkelen met ondernemers. Deze relaties mogen er echter niet toe leiden, dat de inkoper mogelijkheden over het hoofd ziet voor het aangaan van soortgelijke zakelijke relaties met andere ondernemers. De effectiviteit van eerlijke concurrentie mag niet worden belemmerd door bestaande langdurige (single-source) contracten.

3.1 Prijs-, producten procestechnische informatie die tijdens het uitoefenen van de inkoopfunctie verkregen is van ondernemers wordt vertrouwelijk behandeld. De inkoper bevordert een eerlijke concurrentie tussen de meedingende ondernemers door informatie die door deze ondernemers in vertrouwen via de offerte of tijdens de onderhandelingen aan de inkoper beschikbaar is gesteld, niet aan andere ondernemers prijs te geven. Dit geldt ook voor ondernemers die, op wat voor manier dan ook, deel uitmaken van de onderneming. Enkele voorbeelden van gegevens van ondernemers die niet zonder toestemming aan andere concurrerende ondernemers ter beschikking zouden mogen worden gesteld, vindt u onder het hoofd 'Vertrouwelijke informatie' bij richtlijn 1.3. Het komt regelmatig voor, dat tijdens onderhandelingen indicaties worden gegeven van het prijsniveau van concurrerende ondernemers met als doel de geboden voorwaarden nog scherper te krijgen. Dit kan in sommige gevallen een betere afspraak opleveren, maar op de lange duur is iedereen gebaat bij het vertrouwelijk behandelen van offertes. Alle ondernemers zullen dan wel de beste voorwaarden moeten bieden, zodat zij hun ondernemingen op een zo kostenefficiënt mogelijke manier moeten inrichten om de inkopers de beste prijs/kwaliteit verhouding te bieden. Met aanbiedingen, waarin zij bijvoorbeeld een belofte doen om onder het laagste bod te duiken, kunnen zij dit niet verwezenlijken. Als alle ondernemers een dergelijk aanbod zouden doen, zou er geen specifiek bod worden gedaan. Degene die het openingsbod doet, verkeert dan in een nadelige positie.

3.2 De inkoper voorziet alle potentiële leveranciers van gelijke informatie te voorzien. Om alle offrerende partijen een eerlijke kans te geven bij het meedingen naar te vergeven opdrachten dienen zij alle gelijke informatie te ontvangen. Dit betekent bijvoorbeeld dat in het geval dat een potentiële leverancier aanvullende informatie vraagt, deze informatie ook aan de andere partijen beschikbaar moet worden gesteld. Het is niet in het belang van de onderneming om bepaalde ondernemers van meer of betere informatie te voorzien, zodat dezen daarmee een voorsprong krijgen ten opzichte van mededingers. De bevoordeelde ondernemer krijgt met de aanvullende informatie een concurrentievoordeel dat niet op basis van zijn eigen economische verdiensten is verkregen. Een effectieve concurrentie resulterend in de gunstigste voorwaarden voor de onderneming, is daarmee niet gediend.

3.3 Koppeling van inkoopovereenkomsten aan verkoopovereenkomsten (reciprociteit) wordt vermeden wanneer dit de concurrentie beperkt. Het maken van afspraken met als doel het bevoordelen van een specifieke afnemer of het beïnvloeden van een ondernemer om afnemer te worden, zijn vormen van de hierboven genoemde koppeling (ook wel reciprociteit genoemd). Zo ook een specifieke verplichting om te kopen, in ruil voor een verplichting om te verkopen. Zulke transacties kunnen zowel concurrentiebeperkend werken als de reputatie van de inkoper en de onderneming op het gebied van effectieve inkoop en hoge ethische normen aantasten. Wat een concurrentiebeperkende wederkerige overeenkomst onderscheidt van een aanvaardbare wederkerige overeenkomst is het motief waarmee de overeenkomst is aangegaan. De inkoper houdt zich bezig met concurrentiebeperkende reciprociteit als hij alleen maar inkoopt bij een ondernemer vanwege de afnemersrelatie. Inkopers moeten daarom oplettend zijn wanneer ze handelen met ondernemers die ook afnemer van de onderneming zijn. Bevoordeling van een ondernemer, die ook afnemer van de onderneming is, zou alleen plaats mogen hebben bij gelijke geschiktheid aan andere ondernemers. Het handelen met een ondernemer die ook een goede afnemer is, is op zich geen probleem, als dit tot gewenste bedrijfsresultaten leidt. Reciprociteit kan de inkoopfunctie verzwakken. Daarom moet de inkoper op zijn hoede zijn als reciprociteit aan de orde is. Een manier om verzoeken van andere afdelingen om een bepaalde afnemer of ondernemer te bevoordelen te beantwoorden, is te wijzen op de (eventueel) hogere kosten die zijn verbonden aan een niet optimale ondernemersselectie. Een koppeling van inkoop- aan verkoopovereenkomsten mag niet door inkoop gestimuleerd worden door lijsten van ondernemers ter

Pagina 35 van 37


beschikking te stellen aan de marketing of verkoopafdeling. Deze kunnen gebruikt worden om ondernemers onder dreiging van inkrimping van de afname te laten kopen, wat niet bevorderlijk is voor eerlijke concurrentieverhoudingen. De inkoper herkent reciprociteit alsmede de ethische (en in sommige landen ook juridische) implicaties te overzien.

3.4 Ondernemersselectie geschiedt primair op basis van objectieve criteria en dus niet op grond van persoonlijke voorkeuren. Inkopers hebben per definitie afhankelijkheden ten opzichte van het hoger management. Zo kan het gebeuren dat leidinggevenden op basis van persoonlijke motieven, die door deze code als niet acceptabel worden bevonden, de ondernemersselectie proberen te beïnvloeden. Daar een dergelijk gedrag de effectiviteit van de inkoopfunctie niet ten goede komt, treedt de inkoper ertegen op door bijvoorbeeld te wijzen op de nadelen voor de onderneming (hogere kosten of minder geschikte kwaliteit), die voortvloeien uit een onterechte bevoordeling van bepaalde ondernemers. Indien de leidinggevende vasthoudt aan zijn persoonlijke voorkeur kan deze beroepscode aan hem/haar worden voorgelegd. Als het niet mogelijk blijkt de onvoordelige transactie te voorkomen, kan overwogen worden de afwijkende meningen schriftelijk vast te leggen. Uiteraard vallen acties, die voortvloeien uit strategische lange termijn overwegingen bij het hoger management, niet onder deze richtlijn.

IV Reputatie van de professie hoog houden Een reputatie van betrouwbaarheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper.

4.1 De inkoper streeft te allen tijde het hoogst mogelijke niveau van deskundigheid na. Om de inkoopfunctie naar behoren uit te kunnen voeren is een gedegen deskundigheid met betrekking tot vaardigheden en vaktechnische kennis noodzakelijk. Ondeskundigheid doet de reputatie van de inkoopprofessie geen goed, wat nadelige gevolgen kan hebben voor een ieder die met de inkoopprofessie verbonden is. Het is daarom de verantwoordelijkheid van iedere inkoper om een gedegen deskundigheid op te bouwen en te onderhouden. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden: uitwisseling van kennis en ervaringen met collega-inkopers (eventueel via vakbladen); het volgen van opleidingen en cursussen en het leren uit praktijksituaties. De inkoper zou zich bereidwillig moeten opstellen tegenover de uitwisseling van kennis en ervaringen met collega-inkopers van de eigen en andere (niet-concurrerende) ondernemingen. Deze uitwisseling kan gunstige resultaten opleveren voor zowel de individuele inkoper als ook de professie in zijn geheel. Tevens vormt het volgen van opleidingen en cursussen een zeer effectieve manier om de deskundigheid van verschillende aspecten van de inkoopfunctie te verhogen. Ook kunnen hier nuttige contacten worden gelegd met collega-inkopers. Maar het meest kan nog altijd geleerd worden vanuit de dagelijkse praktijk. De inkoper staat open voor ontwikkelingen in de inkooppraktijk. Wanneer de inkoper zich niet inzet om te leren van de omgeving benadeelt hij niet alleen zichzelf (door een aanzienlijke achterstand op te lopen ten opzichte van de concurrentie), maar ook zijn beroepsgroep.

4.2 Afspraken en overeenkomsten dienen te worden nagekomen. Naleving van gemaakte afspraken en gesloten overeenkomsten naar letter en geest is noodzakelijk voor de reputatie een betrouwbaar inkoper te zijn. Betrouwbaarheid is op haar beurt noodzakelijk voor het goed functioneren van de inkoper op de markt van toeleveringsbedrijven. Een onbetrouwbare reputatie kan kostbare gevolgen hebben in de vorm van minder gunstige voorwaarden bij aankopen. Om bij voorbaat onduidelijkheden en misverstanden te voorkomen, dienen overeenkomsten een nauwkeurige en waarheidsgetrouwe weergave te bevatten van alle substantiële zaken, die gedurende het aankoopproces naar voren zijn gekomen. De verantwoordelijkheid om afspraken en overeenkomsten na te komen, geldt niet alleen ten opzichte van de ondernemers waar reeds een zakelijke relatie mee bestaat, maar ook ten opzichte van andere relaties waarmee de inkoper vanuit zijn functie te maken heeft, namelijk de onderneming, de potentiële leveranciers en de collega-inkopers. Alleen door een zorgvuldige omgang met al deze relaties kan een inkoper op een professionele manier zijn functie naar behoren uitvoeren.

4.3 De inkoper levert, waar mogelijk, een bijdrage aan de bevordering van de kwaliteit en het aanzien van de inkoopfunctie. De inkoopprofessie heeft zich de laatste decennia reeds sterk ontwikkeld. Deze ontwikkeling is goed voor de professie en wordt dan ook ondersteund. De professionele ontwikkeling is een zaak voor alle inkopers. Zij kunnen hun persoonlijke bijdragen leveren aan de professionele ontwikkeling van de inkoopfunctie door ideeën en ervaringen uit te wisselen met collega-inkopers en door een actief lidmaatschap van professionele organisaties. Deze beroepscode speelt een belangrijke rol in de professionalisering van de inkoopfunctie. Inkopers dragen daarom medeverantwoordelijkheid voor het onder de aandacht brengen van deze beroepscode binnen de onderneming waarvoor zij werken en voor het zorg dragen dat inkopers de mogelijkheid krijgen om hun beroepsverantwoordelijkheden inhoud te geven. Zo kan deze beroepscode bijvoorbeeld worden opgenomen in een specifieke ondernemingscode of in een eigen handboek op het gebied van inkoop.

Gedrag van ondernemers Ook het gedrag van de ondernemers heeft invloed op de reputatie van de inkoper, de inkopende onderneming en de inkoopprofessie. Door deze invloed op de reputatie en op basis van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de inkoper dienen de ondernemers ook te worden beoordeeld op hun gedrag. Als een ondernemer bijvoorbeeld zijn productie laat verrichten door minderjarige kinderen of in ernstige mate het milieu vervuilt om een goedkopere productie mogelijk te maken, kan de inkopende onderneming mede-verantwoordelijk worden geacht voor deze praktijken. De inkoper let dan ook

Pagina 36 van 37


op of de ondernemers praktijken uitoefenen, die binnen de onderneming of binnen de inkoopprofessie niet acceptabel worden bevonden.

Tot slot Zoals iedere burger houdt ook de inkoper zich aan de nationaal en internationaal geldende wetten. Daartoe verwerft de inkoper kennis en onderhoudt van de belangrijke wettelijke voorschriften die het gedrag van inkopers, als vertegenwoordigers van hun onderneming, reguleren. Aan het inkopen in het buitenland kunnen andere eisen worden gesteld. De wetgeving van en handelsgebruiken in bepaalde landen kunnen afwijkend zijn van die in Nederland. Wanneer het desbetreffende land lagere eisen stelt, gedraagt de inkoper zich tenminste naar de plaatselijk geldende wetten. Waar mogelijk zet de inkoper zich echter in om te handelen in overeenstemming met de in deze code geformuleerde en in de Nederlandse wetgeving vastgelegde normen. Indien de wetgeving in het desbetreffende land hogere eisen stelt dan de Nederlandse wetgeving houdt men zich aan die wetten. Deze code kan dus voor de inkoper geen rechtvaardiging zijn om de geldende wetten te overtreden.

Pagina 37 van 37

Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De Samenwerkende Gemeenten

Recommend Documents