INISIASI PROYEK
Drs. Antok Supriyanto, MMT.
Project Initiation • Projects diajukan dg dua alasan utama: – Untuk mengatasi problem – Untuk mengenali peluang bagi peningkatan bisnis • Perubahan sistems • Peningkatan sistems • Installing new systems
Organizational Problems • Identify problems by • Check output against performance criteria – – – – –
Kesalahan yang berlebihan Kinerja yang rendah Pekerjaan yang salah Pekerjaan yang tidak terselesaikan Pekerjaan yang tidak berjalan sama sekali
Organizational Problems • Observe behavior of employees – Absensi yang tinggi – Ketidak puasan hasil kerja – Keluar-masuknya pekerja
Organizational Problems • Listen to feedback from vendors, customers, and suppliers – – – –
Complaints Suggestions for improvement Loss of sales Lower sales
Project Selection • Five specific criteria for project selection – Dukungan manajemen – Penentuan waktu yang tepat – Kemungkin yg besar untk melakukan upaya peningkatan guna mencapi tujuan – Sumber daya bisa digunakan oleh penganalisis sistem dan organisasi – Proyeknya lebih bermanfaat bila dibandingkan organisasi menginvestasikan sumber-sumber daya yang dimiliki.
Possibilities for Improvement • Many possible objectives exist including – – – – – – –
Speeding up a process Streamlining a process Combining processes Reducing errors in input Reducing redundant storage Reducing redundant output Improving system and subsystem integration
Feasibility Impact Grid (FIG) • A feasibility impact grid (FIG) is used to assess the impact of any improvements to the existing system • Can increase awareness of the impacts made on the achievement of corporate objectives
Feasibility Impact Grid (FIG) • Current or proposed systems are listed on the left • Objectives are listed on the top • Red arrows indicate a positive impact • Green arrows indicate implementation
Feasibility • A feasibility study assesses the operational, technical, and economic merits of the proposed project • There are three types of feasibility: – Technical feasibility – Economic feasibility – Operational feasibility
Technical Feasibility • Technical feasibility assesses whether the current technical resources are sufficient for the new system • If they are not available, can they be upgraded to provide the level of technology necessary for the new system
Economic Feasibility • Economic feasibility determines whether the time and money are available to develop the system • Includes the purchase of – New equipment – Hardware – Software
Operational Feasibility • Operational feasibility determines if the human resources are available to operate the system once it has been installed • Users that do not want a new system may prevent it from becoming operationally feasible
Perencanaan &Pengendalian Proyek • Adalah cara-cara yang dilakukan analis sistem dalam rangka melaksanakan proyek sistem informasi sehingga proyek tersebut dapat dilaksanakan dengan tepat waktu. • Langkah ini dilakukan analis / manajemen pada akhir tahap perencanaan.
Elemen-elemen Mekanisme Pengendalian • Suatu rencana yang mengidentifikasikan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukannya dan kapan pengerjaannya. • Laporan perkembangan mingguan yang dipersiapkan oleh analis sistem atau pemimpin proyek dan disediakan bagi manajer dari area pemakai.
Elemen-elemen………(cont'd) • Pertemuan mingguan yang teratur dari para peserta untuk mediskusikan kemajuan selama minggu lalu dan tujuan untuk minggu yang akan datang. • Grafik prosentase yang digunakan untuk mengkomunikasi status proyek dan berfungsi sebagai panduan diskusi.
Activity Planning • Activity planning includes – Selecting a systems analysis team – Estimating time required to complete each task – Scheduling the project
• Two tools for project planning and control are Gantt charts and PERT diagrams
Estimating Time • Project is broken down into phases • Further broken down into tasks or activities • Finally broken down into steps or even smaller units • Estimate time for each task or activity • May use a most likely, pessimistic, and optimistic estimates for time
Gantt Charts • Easy to construct and use • Shows activities over a period of time
Gantt Chart Example Conduct Interviews Questionnaires Read Reports Analyze Data Flows Introduce Prototypes Observe Reactions Perform Cost/Benefit Prepare Proposal Present Proposal 1
5 w 10 Current Week
15
20 Weeks
Contoh Gantt Chart No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Nama Kegiatan \ hari ke Mengembangkan lingkup proyek Mengembangkan rencana terinci Menyiapkan Gantt Chartt Mengornasasikan tim peneliti Membagikan tanggung jawab tugas Mempelajari lingkungan perusahaan
1
2
3
4
5
Gantt Charts • Salah satu cara untuk menunjukkan macam tugas / kegiatan yang akan dilaksanakan dalam suatu jangka waktu tertentu. • Tugas yang akan dilaksanakan didaftarkan ke bawah di sisi kiri dan kegiatan digambar kan sebagai batang-batang horizontal. • Batang-batang tersebut disusun menurut jadwal waktu.
Gantt Chart….(cont'd) • Ganttt Chart pada gambar mewakili tugas-tugas. • Gantt Chart mengkomunikasikan informasi secara cepat dan jelas. • Gantt Charts memiliki dua keterbasan yaitu: – tidak menunjukkan keterkaitan antar kegiatan. Mung kin suatu tugas harus diselesaikan sebelum tugas lain dimulai. – Tidak mengidentifikasi tugas-tugas yang sangat penting bagi tercapainya jadwal proyek.
PERT Diagram • PERT - Program Evaluation and Review Technique – PERT diagrams show precedence, activities that must be completed before the next activities may be started – Used to calculate the critical path, the longest path through the activities – This is the shortest time to complete the project
PERT Diagram Example A B C D E F G H
Conduct Interviews Questionnaires Read Reports Analyze Data Flows Introduce Prototypes Observe Reactions Perform Cost/Benefit Prepare Proposal
None A None B, C B, C E D G
3 4 4 8 5 3 3 2
I
Present Proposal
H
2
20 B, 4
A, 3
10
C, 4
30
D, 8
50
E, 5
G, 3
F, 3
40
60
H, 2
70
I, 2
80
PERT Diagram Advantages • Easy identification of the order of precedence • Easy identification of the critical path and thus critical activities • Easy determination of slack time, the leeway to fall behind on noncritical paths
PERT (program evaluation and review technique) • Diperlukan dua buah informasi untuk masingmasing pekerjaan yaitu – urutan dari kegiatan masing-masing pekerjaan – waktu yg diperlukan utk menyelesaikan masing masing pekerjaan itu.
• Urutan dari masing-masing pekerjaan menunjukkan pekerjaan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu sebelum mengerjakan pekerjaan berikutnya.
PERT
(Cont'd)
• Urutan pekerjaan digambarkan dalam diagram jaringan. – Panah (arrow) utk mewakili suatu kegiatan – simpul (node) utk mewakili suatu kejadian
2
C
A 1
4 B
3
D
E
5
Aturan menggambar jaringan • Aturan 1. – Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satu dan hanya satu panah jaringan. – Tidak ada sebuah kegiatan yang diwakili dua kali di jaringan (tdk ada kegiatan yang kembar)
• Aturan 2. – Tidak ada dua kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dan kepala yang sama A 1
2 B
Contoh yg salah
• Jika ada kejadian dengan tujuan yang sama dapat digambarkan dengan dummy activity 2 A
C
1
3
B
2 C
B
1 A
3
Aturan 3 • Untuk meyakinkan hubungan urutan yang benar di diagram jaringan, pertanyaan berikut harus dijawab utk tiap-tiap kegiatan yang akan ditambahkan di jaringan: – Kegiatan apa yang harus sudah diselesaikan terlebih dahulu sebelum kegiatan ini dapat dilakukan? – Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan ini? – Kegiatan apa yang harus dilakukan serentak dengan kegiatan ini?
Contoh: Gambarlah diagram hubungan yang menunjukkan hubungan kegiatan sebagai berikut: a. Kegiatan A, B dan C merupakan kegiatan pertama da dapat dilakukan secara serentak. Kegiatan A mendahului kegiatan D, kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G dan kegiatan C mendahului kegiatan G. b. Kegiatan D dan E mendahului kegitan H dan J c. Kegiatan f mendahului kegiatan I d. Kegiatan G mendahului kegiatan J e. Kegiatan H, I dan J merupakan kegiatan terakhir proyek
Project plan structure • • • •
Introduction Project organisation Risk analysis Hardware and software resource requirements • Work breakdown • Project schedule • Monitoring and reporting mechanisms
Activity organization • Activities in a project should be organised to produce tangible outputs for management to judge progress • Milestones are the end-point of a process activity • Deliverables are project results delivered to customers • The waterfall process allows for the straightforward definition of progress milestones
Milestones in the RE process ACTIVITIES Feasibility study
Requirements analysis
Prototype development
Design study
Requirements specification
Feasibility report
Requirements definition
Evaluation report
Architectural design
Requirements specification
MILESTONES
Project scheduling • Split project into tasks and estimate time and resources required to complete each task • Organize tasks concurrently to make optimal use of workforce • Minimize task dependencies to avoid delays caused by one task waiting for another to complete • Dependent on project managers intuition and experience
The project scheduling process
Identify activities
Software requirements
Identify activity dependencies
Estimate resources for activities
Allocate people to activities
Create project charts
Activity charts and bar charts
Scheduling problems • Estimating the difficulty of problems and hence the cost of developing a solution is hard • Productivity is not proportional to the number of people working on a task • Adding people to a late project makes it later because of communication overheads • The unexpected always happens. Always allow contingency in planning
Bar charts and activity networks • Graphical notations used to illustrate the project schedule • Show project breakdown into tasks. Tasks should not be too small. They should take about a week or two • Activity charts show task dependencies and the the critical path • Bar charts show schedule against calendar time
Task durations and dependencies Task T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12
Duration (days) 8 15 15 10 10 5 20 25 15 15 7 10
Dependencies
T1 (M1) T2, T4 (M2) T1, T2 (M3) T1 (M1) T4 (M5) T3, T6 (M4) T5, T7 (M7) T9 (M6) T11 (M8)
Activity timeline 4/7
11/7
18/7
25/7
1/8
8/8
15/8
22/8
29/8
5/9
12/9
19/9
Start T4 T1 T2 M1 T7 T3 M5 T8 M3 M2 T6 T5 M4 T9 M7 T10 M6 T11 M8 T12 Finish
Staff allocation 4/7 Fred
11/7
18/7
25/
1/8
8/8
15/8 22/8
29/8
5/9
T4 T11
T8
T12 Jane
T1 T3 T9
Anne
T2 T6
Jim Mary
T7 T5
T10
12/9
19/9
Sampai Sampai disini disini dulu dulu
TERIMA KASIH
see you ………………...
