Inhouse Training Implementasi Sistem Penjaminan Mutu dan Audit Mutu Untuk Tenaga Kependidikan Universitas Widya Dharma Klaten Mei 2014

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA – BADAN PENJAMINAN MUTU

MODEL DAN PERANGKAT SISTEM SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL PERGURUAN TINGGI – ISO 9001:2008 DAN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA

Inhouse Training Implementasi Sistem Penjaminan Mutu dan Audit Mutu Untuk Tenaga Kependidikan Universitas Widya Dharma Klaten 12 – 14 Mei 2014


POKOK BAHASAN I. Definisi dan Pemahaman SPM SPM--PT II Landasan Yuridis SPM II. SPM--PT III. Model Model--Model SPM SPM--PT IV. SPM UII V. Tahapan Pembangunan, Implementasi dan Pengembangan g g SPMSPM-PT VI. Kendala Kendala--kendala dalam SPM SPM--PT

1


I.DEFINISI DAN PEMAHAMAN SPMPT ¾

¾ ¾ ¾

Definisi Mutu Mutu adalah memenuhi atau melebihi keinginan pelanggan dan stakeholders secara konsisten. konsisten Mutu adalah kesesuaian dengan kegunaan dan tujuan Mutu adalah Kesesuaian dengan spesifikasi dan standar yang ditentukan/ ditentukan/berlaku Mutu adalah Sifat dan karakteristik produk atau t jasa j yang memenuhi hi kebutuhan k b t h / harapan kebutuhan/ h pelanggan (ISO 9000)


Mutu pendidikan tinggi merupakan sekumpulan sifat khas lulusan dan institusi penyelenggara pendidikan tinggi yang sesuai dengan g kebutuhan dan p persyaratan y pelanggan, mempunyai sifat kebaikan dan standar tertentu. ¾ Mutu perguruan tinggi merupakan factor dan indikator utama untuk memenangkan persaingan nasional maupun global dunia pendidikan dan perguruan tinggi. ¾ Mutu di perguruan tinggi harus terpusat pada pemenuhan atau melebihi harapan para mahasiswa. ¾

2

UNIVERSITAS ISLAM ISLAM INDONESIA INDONESIA – – BADAN BADAN PENJAMINAN PENJAMINAN MUTU MUTU UNIVERSITAS

Mutu pendidikan tinggi juga merupakan pencapaian visi, misi dan tujuan pendidikan, kompetensi lulusan dan standar akademik yang telah ditetapkan oleh institusi pendidikan tinggi. tinggi ¾ Tantangan g globalisasi lobalisasi,, perubahan perubahan teknologi, tuntutan user, persaingan, efektifitas dan efisiensi perguruan tinggi Æ PT harus bermutu untuk survive survive dan memenangkan persaingan. ¾ Upaya dan jaminan peningkatan mutu PT yg berkelanjutan Æ pengembangan dan penerapan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) ¾

Dimensi Mutu Jasa (termasuk PT) : Realiability : Tingkat ketangguhan dan ketelitian dalam pelayanan Assurance : Tingkat Jaminan mutunya Tangibles : Tingkat penyediaan fasilitas fisik, peralatan, material dan personil pelayanan Empathy : Perhatian terhadap stakeholders Responsiveness: Tanggapan dan bantuan yang cepat dan akurat dalam pelayanan

3


◊ Sistem Penjaminan Mutu (Quality Assurance System) • Sistem Penjaminan Penjaminan Mutu (SPM) adalah prosess penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. • SPM Perguruan Tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan j sehingga gg stakeholder (mahasiswa, orang tua, dunia kerja, pemerintah, dosen, tenaga penunjang, serta pihak lain yang berkepentingan) memperoleh kepuasan.


•SPM adalah s serangkaian erangkaian langkah yang terencana dan sistematis yang dilakukan untuk memenuhi harapan pelanggan akan l layanan dan d produk d k yang disediakan di di k • SPM adalah tata kelola yang baik, akuntabilitas dan peningkatan mutu • Penjaminan Mutu (QA) adalah jaminan berhubungan dengan pelayanan kepada mahasiswa bidang akademik dan non akademik • QA adalah jaminan berhubungan proses pembelajaran

4


• Sistem Penjaminan Mutu Æ tumbuh budaya

mutu : menetapkan dan memiliki standar, standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar dan meningkatkan standar secara berkelanjutan (Continuous Quality Improvement) • SPM menerapkan PDCA (Plan, DO, Check, Action) dari Total Quality Management secara konsisten k konsisten. i t .


¾

Substansi utama SMM adalah penerapan PDCA dari TQM, yaitu: a. Plan,, adanya y p perencanaan b. Do, adanya pelaksanan dari apa yang sudah direncanakan c. Check, adanya monitoring, pemeriksaan, pengukuran dan evaluasi terhadap pelaksanaan dan hasil pelaksanaan termasuk Audit Mutu Internal d. Action, adanya tindak lanjut dan perbaikan dari hasil evaluasi

5

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA – BADAN PENJAMINAN MUTU .


• Penjaminan Mutu dibutuhkan oleh perguruan tinggi adalah untuk : ▪ memeriksa dan mengendalikan mutu, ▪ meningkatkan i k k mutu, ▪ memberikan jaminan pada stakeholders, ▪ standarisasi, ▪ persaingan nasional dan internasional, ▪ perpindahan mahasiswa mahasiswa,

6


▪ pengakuan lulusan ▪ Memastikan seluruh kegiatan institusi

berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan ▪ Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya


Perkembangan Penerapan Konsep Mutu

9 9 Inspection

9 9

Inspection Quality Control (QC) -> TQC Quality Assurance (QA) Total Quality Management (TQM)

QC QA TQM

SISTEM MANAJEMEN MUTU di dalamnya mencakup keempat Konsep Mutu di atas

7


II. LANDASAN YURIDIS SPMSPM-PT

UU No: 20 TAHUN 2003 TENTANG SISDIKNAS • Pasal 1 ayat 21 Evaluasi pendidikan adalah kegiatan g pengendalian pengendalian, d li , penjaminan j i d dan penetapan mutu pendidikan …. dst sebagai bentuk pertanggungjawaban penyelenggaraan pendidikan.. pendidikan • Pasal 35 ayat 1 Standar Nasional pendidikan terdiri standar isi, i i, proses isi proses,, kompetensi k t i lulusan l l …. dst d dst. t. • Pasal 50 ayat 2 Pemerintah menentukan kebijakan nasional dan standar nasional pendidikan untuk menjamin mutu …. dst. dst.


• Pasal 51 ayat 2 Pengelolaan satuan pendidikan tinggi dilaksanakan berdasarkan prinsip otonomi otonomi,, akuntabilitas,, jaminan mutu dan evaluasi yang akuntabilitas transparan.. transparan ◊ PP NO. NO 19 TAHUN 2005 2005 TENTANG STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN • Pasal 91 1. Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan non formal wajib melakukan penjaminan mutu pendidikan 2. Penjaminan mutu pendidikan dimaksud pada ayat 1 bertujuan b j untuk k memenuhi hi atau melampaui l i SNP 3. Penjaminan mutu pendidikan dilakukan secara bertahap, sistematis dan terencana dalam suatu program penjaminan mutu yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas.

8


Pasal 96 1.BAN 1. BAN--PT memberikan rekomendasi penjaminan mutu pendidikan kepada program dan/atau satuan pendidikan yang diakreditasi, dan kepada pemerintah dan pemda

◊ RENSTRA DIKNAS (TIGA PILAR UTAMA) 1.Peningkatan dan Penguatan Akses Pendidikan 2. Peningkatan Relevansi dan Daya Saing Mutu Pendidikan 3 Peningkatan 3. P i k t T t Kelola Tata K l l dan d Cit Publik Citra P blik Pengelola Pendidikan


◊PP. No. 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan P PenyelenggaraanPendidikan l P didik Pasal 96 (1) Perguruan tinggi melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada pemangku kepentingan.

9


(2)Pelaksanaan penjaminan mutu oleh perguruan tinggi bertujuan untuk memenuhi dan/atau melampaui Standar Nasional Pendidikan agar mampu mengembangkan mutu pendidikan yang berkelanjutan. (3) Penjaminan mutu dilakukan secara internal oleh perguruan tinggi dan secara eksternal berkala oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi atau lembaga mandiri lain yang diberi kewenangan oleh Menteri


UU No.12 Tahun 2012 Tentang PendidikanTinggi

♦ Pasal 52 (1) Penjaminan mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu Pendidikan Tinggi secara berencana dan berkelanjutan. (2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penetapan penetapan, pelaksanaan pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar Pendidikan Tinggi.

10


(3) Menteri menetapkan sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi dan Standar Nasional Pendidikan Tinggi. (4) Sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) didasarkan pada Pangkalan Data Pendidikan Tinggi

Pasal 53 Sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 ayat (2) terdiri atas:


a. sistem penjaminan mutu internal yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi; dan b sistem b. i t penjaminan j i mutu t eksternal k t l yang dilakukan melalui akreditasi.

11


III. MODEL –MODEL SPMSPM- PT Beberapa Model SPMSPM-PT : ¾

Model SPMSPM-PT DikTi Æ Didasarkan pada pada:: UU No.20 No 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasionaldan PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dan Pokja Penjaminan Mutu Dirjen DikTi 2003 • Penetapan Standar Mutu • Pelaksanaan • Evaluasi • Pencapaian dan peningkatan standar • Benchmarking


MODEL DASAR PENJAMINAN MUTU DikTi

BENCHMARKING

STANDAR MUTU

EVALUASI DIRI

12


BENCHMARKING

Buku Panduan Sistem SPMPT

Monitoring

Pelaksanaan

Buku Panduan a. Pelaksanaan dan Monitoring b. Audit Internal c. Peningkatan Mutu

Evaluasi Diri

Standar

Buku Panduan Benchmarking

Audit Internal

Standar Baru

EPSBED

+

Buku Panduan Evaluasi Diri dan EPSBED

Peningkatan Mutu Rumusan Koreksi


PENGORGANISASIAN MENCAPAI STANDAR

Melampaui Standar Minimal

8 Standar MInimal PP No. 19/2005

Internally Driven HELTS 2003-2010

Insan Indonesia Cerdas & Kompetitif

Wajib PP No. 19/2005

ada time frame

13


Perangkat SPMI PT Dikti 1.KEBIJAKAN MUTU 2.STANDAR MUTU 3.MANUAL MUTU 4.FORMULIR/BORANG


PARADIGMA PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

14


SIKLUS PENGELOLAAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN


¾ Model

ISO 90019001- 2000 Prinsip Dasarnya : • Fokus Pada Pelanggan (Customer Focus) • Kepemimpinan (Leadership) • Melibatkan Semua Orang (Involment Of People) • Pendekatan Proses (Process Approach) • Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem (Systems Approach to Management)

15


• Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan (C ti (Continual l Improvement) I t) • Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan (Factual Approach to Decision Making) • Hubungan Kemitraan Yang saling Menguntungkan (Mutually Beneficial Supplier Relationship)


Model SMM ISO 9001 : 2000 Continual Improvement of the Quality Management System

S T A K E H O L D E R

R e q u I r e m e n t s

S a t I s f a c t I o n

Management responsibility

Resource g management

Input

Product realization

Measurement, analysis, improvement

Output

S T A K E H O L D E R

produk

16


Prinsip Model PDCA

D

o

Peningkatan Kualitas Total Terus Menerus (Quality, Cost, Delivery, Safety, Morale)

D

or implement the

o (Laksanakan )

Plan

(Rencanakan ))

Action (Tindak Lanjut/perbaikan)

Check

(Pemeriksaan

Model ISO 9001 : 2000


Prinsip Model Kaizen

SDCA

PD DCA

SDCA

PDCA

SDCA

PDCA

SDCA

PDC CA

SDCA

Quality first Stakeholder - in The next process is our stakeholder Speak with data

S : Standard

Continuous Quality Improvement

Model KAIZEN

17


MODEL MALCOM BALDRIGE

• • • •

Leadership Strategic Planning Customer and Market Focus Measurement, Analysis, Knowledge Management • Workforce Focus • Process Management g • Result


MODEL MALCOM BALDRIGE

O r g a n iz a tio n a l P r o file : E n v ir o n m e n t, R e la tio n s h ip s , a n d C h a lle n g e s

2 S tr a te g ic P la n n in g

5 F a c u lt y a n d S ta ff F o c u s 7 O r g a n iz a tio n a l P e rfo rm a n c e R e s u lt

1 L e a d e r s h ip 3 S tu d e n t, S ta k e h o ld e r s , an d M arket F ocu s

6 P ro cess M an agem en t

M e a s u r e m e n t, A n a ly s is , a n d K n o w le d g e M a n a g e m e n t

III

18

Model PMA Berbasiskan Proses*)


Visi & Misi

Berbagai kebijakan

Dianut oleh perguruan tinggi yang masih memerlukan pengembangan proses.

Kebijakan mutu

Input

PROSES

Output

Sasaran mutu

QA

Eff & Eff

QA

PI

P-D-C-A

Siklus Plan-Do-Check-Action mendasari continuous Improvement Proses yang ingin dicapai

*) SPMA, Ditjen Dikti, 2006

Model PMA Berbasiskan Outcome*)


Visi & Misi

Berbagai kkebijakan bij k

Kebijakan mutu

Input

PROSES

Dianutt oleh Di l h perguruan titinggii yang telah t l h establish t bli h dalam melaksanaan internal quality management and assessment sebagai suatu proses yang built-in dalam pelaksanaan berbagai kegiatan QA.

OutputOutcomes

Sasaran mutu

QA

Achievement QA PI

P-D-C-A

Siklus Plan-Do-Check-Action mendasari continuous improvement PI yang ingin dicapai

*) SPMA, Ditjen Dikti, 2006

19

Model PMA Berbasiskan Proses dan Outcome*)


Visi & Misi

Berbagai kkebijakan bij k

Kebijakan mutu

Input

PROSES QA

QA

Eff & Eff

Dianutt oleh Di l h perguruan titinggii yang ttelah l h menuju j establish dalam melaksanaan internal quality management and assessment sebagai suatu proses yang built-in dalam pelaksanaan berbagai kegiatan QA.

OutputOutcomes QA

Achievement PI

P-D-C-A

Sasaran mutu

Siklus Plan-Do-Check-Action mendasari continuous improvement Proses dan PI yang ingin dicapai

*) Modifikasi SPMA, Ditjen Dikti, 2006


IV. SISTEM PENJAMINAN MUTU UII • Berdiri/dikembangkan mulai Maret 1999 • Acuan : ISO 9000 - 1994 ISO 9001 – 2000 SPMI PT Dikti ISO 9001 – 2008 IWA 2 ISO 9001 : 2007 SPMP PT Kemendikbud

20


Model SPM UII Continual Improvemnet Quality Management System / Quality Assurance System

Management responsibility

Misi Visi UII

Kebijakan Mutu

Customer

Resources Management

Requirements

Sasaran Mutu Quality Standar Prosedur Mutu PK, IK, WT

Measurement, analysis, improvement

Satisfaction

& Stake holder Input

Output Outcome Impact Customer

Output Activity to output/outcome Activity ProcesÆProsedur

product


Perangkat SPM UII

MANUAL MUTU KEBIJAKAN MUTU SASARAN MUTU RENCANA /STANDAR MUTU PROSEDUR MUTU PROSEDUR KERJA INSTRUKSI KERJA WEWENANG DAN TUGAS DAFTAR DOKUMEN MUTU FORMULIR-FORMULIR

21


MANUAL MUTU o o o o o

Prinsip dasar Sistem Penjaminan Mutu Mutu Tujuan Perangkat dan dokumen sistem Proses aktifitas mutu yang ada dan interaksinya Kebijakan Mutu


o Sasaran Mutu dan Rencana /Standar Mutu o Organisasi SPMI dan Hubungannya d dengan unit it lain l i o Wakil Manajemen (MR) o Garis besar Sistem Penjaminan Mutu yang diterapkan o Implementasi, Evaluasi dan Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu

22


Kebijakan Mutu Kebijakan Mutu adalah suatu kebijakan dasar dal dalam am pengelolaan pendidikan tinggi,, sistem dan proses akademik tinggi dan non akademik yang ada lulusan yang ingin dihasilkan dicapai dicapai,, implementasi dan pengembangan sistem penjaminan mutu, mutu yang diturunkan dari Visi dan Misi serta kebutuhan dan persyaratan stakeholders


Prosedur Mutu Prosedur Prosed r yang ang mem memerinci erinci dan menjelaskan langkah serta mekanisme pelaksanaan semua proses aktifitas dan sistem dalam sistem penjaminan mutu yang melibatkan berbagai fungsi. fungsi.

23


PROSEDUR MUTU UII 1. 2. 3. 4. 5 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Tinjauan Manjemen Sistem Mutu Identifikasi Dan Pengendalian Dokumen Pengendalian Catatan Mutu Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Dan Pencegahan Ketidaksesuaian, Monitoring, Pengukuran, Evaluasi Diri Dan Statistika Audit Mutu Internal Pengukuran Kepuasan Stakeholder Promosi, Admisi Dan Kerjasama Registrasi, Cuti/Aktif Kuliah, Pengunduran Diri Dan Putus Kuliah Desain Akademik Pengadaan Dan Evaluasi Kinerja Sumber Daya Manusia Pengadaan g Dan Inventarisasi Barang, g, Bahan Pustaka,dan , Alat Laboratorium Pengembangan Dan Implementasi Sistem Aplikasi Proses Pembelajaran Pengembangan Sumber Daya Manusia Pembinaan Mahasiswa Kelulusan, Wisuda, Dan Alumni Pengelolaan Organisasi Dan Keuangan Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat


Sasaran Mutu Merupakan p Standar Mutu yang y g diturunkan dari Kebijakan Mutu bersifat strategis, spesifik, dapat diukur, realistik, dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu (SMART). (SMART)

24


SASARAN MUTU 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Berkarya pada enam bulan pertama, minimal 70 % Tepat Waktu Studi Lulusan, minimal 80 % Nil i Kinerja Nilai Ki j Dosen D ≥ 3,00, 3 00 minimal i i l 90 % Indek Prestasi Mata Kuliah Agama Islam ≥ 3,00, minimal 90 % Nilai Praktek Ibadah dengan hasil baik, minimal 90 % Nilai Latihan Kepemimpinan Islam Dasar dengan hasil baik,, minimal 80 %


Rencana /Standar Mutu Merupakan standar mutu untuk mencapai Sasaran Mutu dari semua aktifitas/ proses dan output yang berkaitan dengan penyelenggaraan pendidikan, yang terdiri dari Rencana Mutu Universitas/ F k lt / Program Fakultas/ P St di Studi. Standar Mutu memenuhi atau melampaui SNP (Standar Nasional Pendidikan)

25


JENIS/MACAM STANDAR MUTU UNTUK PT ◊ Standar Mutu berdasarkan Standar Nasional Pendidikan (PP No.19 Th. 2005) i i 2005),minimal l tterdiri di i d darii : 1. Standar IsiÆ IsiÆKurikulum ( Akademik) 2. Standar Proses Æpembelajaran (Akademik) 3. Standar Pendidik (Akademik) dan T Tenaga K Kependidikan didik 4. Standar Sarana dan Prasarana 5. Standar Pembiayaan Pendidikan


6. Standar Kompetensi Lulusan 7. Standar Pengelolaan 8. Standar Penilaian Pendidikan (Akademik) ◊ Standar Mutu berdasarkan Borang Akreditasi Program Studi dari BANPT,terdiri dari : STANDAR 1 : VISI, VISI MISI MISI, TUJUAN DAN SASARAN, SERTA STRATEGI PENCAPAIAN

26


STANDAR 2 : TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN,, DAN PENJAMINAN MUTU STANDAR 3 : MAHASISWA DAN LULUSAN STANDAR 4 : SUMBER DAYA MANUSIA (dosen/akademik) STANDAR 5 : KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK (akademik)


STANDAR 6 : PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA, SERTA SISTEM INFORMASI STANDAR 7 : PENELITIAN, PELAYANAN/ PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT, DAN KERJASAMA (Akademik)

27


◊ Standar Mutu berdasarkan SPM-PT dari Dikti,terdiri dari : 1. Standar Identitas 2. Standar Isi (Akademik) 3 Standar Proses Pembelajaran 3. (Akademik) 4. Standar Kompetensi Lulusan 5. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan (Akademik/dosen) 6. Standar Prasarana dan Sarana 7. Standar S Pengelolaan 8. Standar Pembiayaan 9. Standar Penilaian Pendidikan (Akademik)


10. Standar Penelitian Ilmiah(Akademik) 11. Standar Pengabdian Kepada M Masyarakat k t (Akademik (Ak d ik ) 12. Standar Kemahasiswaan (Akademik) 13. Standar Kesejahteraan 14. Standar Suasana Akademik (Akademik)

28


◊ Standar Mutu berdasarkan SPMPPT dari Pusat Penjaminan Mutu Kemendikbud, terdiri dari : 1 Standar 1. St d Isi I i (Akademik (Ak d ik ) 2. Standar Proses (Akademik ) 3. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan (Akademik ) 4. Standar Sarana dan Prasarana 5. Standar Pembiayaan Pendidikan 6. Standar Kompetensi Lulusan (Akademik ) 7. Standar Pengelolaan 8. Standar Penilaian Pendidikan (Akademik )


9. Standar Penelitian (Akademik ) 10. Standar Pengabdian kepada Masyarakat (Akademik ) 11. Standar Kerjasama (Akademik )

29


Wewenang dan Tugas Merupakan p dokumen yyang g menjelaskan tentang wewenang dan tugas setiap jabatan yang tercakup dalam lingkup penerapan Sistem Penjaminan Mutu.


Daftar Dokumen dan Catatan Mutu Merupakan M k d dokumen k d dan catatan t t h hasilil Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu yang harus disimpan dan dipelihara sesuai dengan standar dokumen mutu

30


Prosedur Kerja Prosedur Kerja : adalah pedoman kerja berisi mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka menunjang penerapan sistem penjaminan mutu - urutan kerja - yang mengerjakan/penanggung jawab - kapan / berapa lama mengerjakan


7. Instruksi Kerja Instruksi Kerja : Instruksi Kerja adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja

31


V. PEMBANGUNAN, IMPLEMENTASI DAN PENGEMBANGAN SPMSPM- PT ◊ Tahapan dan Persyaratan didalam P Pembangunan b , iimplementasi l t i dan d pengembangan SPMSPM- PT, dalam hal ini didasarkan pada pengalaman UII adalah sebagai berikut :


1. Tahap Persiapan z z

z

z z z z

Komitmen Tim /Unit Sistem Penjamimam j Mutu Æ BPM Æ KJM ; LPM Lingkup SMM : - Organisasi: S1, S2 Konsultan/mitra Pelatihan Waktu dll

32

UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA – BADAN PENJAMINAN MUTU BADAN PENJAMINAN MUTU (BPM ) UII Rektor Kepala BPM

UNIVERSITAS

K. Bidang Pelatihan & Kerja sama (KPKS)

Wakil Rektor

K. Bidang Pengkuran Statistik & Sistem Informasi (KPSS)

K. Bidang Pengendali Sistem Mutu (KPSM)

K. Bidang Audit Mutu Internal (KAMI)

Koordinator Pengendali Dokumen (KPD)

Staf Administrasi

FAKULTAS

PROGRAM STUDI

Pengendali Sitem Mutu Fakultas (PSMF)

PSMF

Dekan Wakil Dekan

STPMP Satuan Tugas Pengendali Mutu Program Studi (STPMP)

Ketua Program Studi Sekretaris Program Studi


2. Tahap Pembangunan dan Pendokumentasian Perangkat Sistem Pelatihan Penyusunan Dokumen Penulisan dokumen ~ Manual Mutu ~ Kebijakan Mutu ~ Sasaran Mutu ~ Rencana/Standar Mutu ~ Prosedur Mutu ~ Prosedur Kerja ~ Instruksi Kerja ~ Wewenang dan TUgas ~ Daftar Dokumen Mutu ~ Formulir Formulir--formulir

33


Metode penyusunan ~ dari bawah Æ pelatihan, pelatihan diskusi ~ dari atas Æ konsep dari tim/BPM Æ evaluasi/masukan dari unit Æ lokakarya Æ RTM


3. Tahap Implementasi dan Evaluasi

Sosialisasi Awareness training Penerapan Sistem Penjaminan Mutu oleh unit Monitoring Pengukuran dan Evaluasi Diri Audit Mutu Internal (AMI) Evaluasi melalui : RTM ((Rapat p Tinjauan j Manajemen.

34


SIKLUS IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU

Manual,Standar, Peraturan, Pedoman,

Tindakan Perbaikan SPM

Manual Mutu Kebijakan Mutu Sasaran Mutu, Rencana /Standar Mutu, Prosedur Mutu

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Pelaksanaan

Monitoring

Audit Mutu Internal

Pengukuran dan Evaluasi Diri


Monitoring Kegiatan yang dilakukan untuk memeriksa berlakunya semua perangkat sistem mutu selama proses pelaksanaan baik yang dilakukan unit-unit yang bersangkutan maupun BPM

35


Pengukuran dan Evaluasi Diri Kegiatan yang dilakukan oleh unit untuk Mengetahui dan mengevaluasi hasil pencapaian standar mutu yang telah ditetapkan


AUDIT MUTU INTERNAL Kegiatan yang dilakukan oleh Tim Auditor dan BPM untuk memastikan bahwa seluruh proses dan output/out come/standar kegiatan telah dilaksanakan dan dicapai sesuai dengan prosedur dan standar mutu yyang p g telah ditetapkan

36


Audit Mutu Internal • • • • • •

Macam audit - Audit A di Kinerja Ki j Prodi, P di F Fakultas k l - Audit Kinerja Unit Unit Audit - Rektorat/Dekanat/Prodi/Lab/ Lembaga/Kadiv Periode Audit - Semester - Tahunan


Rapat Tinjauan Manajemen Forum untuk melakukan evaluasi dan merumuskan tindaklanjut perbaikan dari hasil monitoring,evaluasi diri,dan audit mutu internal serta pengesahan perangkat sistem

37


Rapat Tinjauan Manajemen Macam RT - RTM Universitas - RTM Fakultas Waktu RTM - Setelah AMI - Pengesahan Perangkat Sistem - Insidental Peserta RTM Manajemen di tingkat Universitas, Fakultas dan Prodi


4. Tahap Perbaikan dan Penyempurnaan Hasil implementasi dan evaluasi merupakan masukan untuk langkah perbaikan dan penyempurnaan Sistem Penjaminan Mutu 9 Prosedur Mutu 9 Sasaran & Rencana/Standar Mutu 9 Wewenang & Tugas 9 Daftar Dokumen Mutu 9 Sistem Mutu Dilakukan terus menerus (Continual Improvement) Prinsip : PDCA dilakukan.

38


VI. KENDALAKENDALA-KENDALA SPM SPM--PT 1. Komitmen Pimpinan,untuk : - Memahami, Memahami mensuport - Terlibat , mengimplementasikan - Mengevaluasi, menindaklanjuti

2. Sumber Daya Manusia (SDM) - kemauan - kemampuan

3. Sistem/Teknologi Informasi 4. Konsistensi dalam implementasi


Tingkatan dan Orientasi Implementasi SPM : 4 3

2

1

Fokus kepada kinerja & kepuasan customer

Memastikan efektifitas hasil/kinerja

Memastikan SPM diterapkan (compliance)

Memastikan Kelengkapan Sistem

39


Orientasi dan Sasaran Implementasi SPM : ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Perbaikan Sistem Dokumentasi Perbaikan Sistem Kerja Perbaikan Sistem Organisasi Perbaikan Sistem Sumber Daya Manusia (SDM) dan Sumber Daya lainnya Perbaikan Sistem Monitoring dan Evaluasi Perbaikan Sistem Akademik Perbaikan Sistem Manajemen Mutu/Sistem Penjaminan Mutu Sendiri


40

Inhouse Training Implementasi Sistem Penjaminan Mutu dan Audit Mutu Untuk Tenaga Kependidikan Universitas Widya Dharma Klaten Mei 2014

Recommend Documents