2
INHOUDSOPGAVE
3
VOORWOORD
4
50.000!
5
NIEUW
6
Nieuwe tarieven Vakantieservice Aquabrowser en zoek&boek Mijn Boek iLiad
6 6 7 7 7
EVENEMENTEN
8
FuturePoetry Boekenweek Kinderboekenweek Almeersdictee Voorleeswedstrijd Cultuurnacht
8 8 9 9 10 11
OPVALLEND
12
Tumult! Telemarketing Onderwijs
12 13 13
RESULTATEN
15
ONTWIKKELINGEN IN….
16
Stad Buiten Haven
16 17 17
I NFORMATIENETWERK
18
WSF Europe Direct WerkZat
18 19 19
ORGANISATIE
21
Brandstory Ontwikkeling van de organisatie Certificering Projectorganisatie nieuwbouw HRM ICT Financiën Klachtenmanagement PR Ondernemingsraad
20 20 21 21 22 22 23 23 25 25
COLOFON
27
4
VOORWOORD Ook in 2007 kwam weer veel tot stand. Ik noem de herinrichting van de bibliotheek in Haven, de landelijke start van zoek&boek en de deelname aan de eerste Cultuurnacht van Almere op 8 september, waarmee het nieuwe culturele seizoen werd geopend. De bibliotheek boekte mooie resultaten. De aantallen leners, uitleningen en bezoekers stegen, we konden de 50.000e lener inschrijven én we ontvingen in december het bericht dat we voldoen aan de certificeringsnorm openbare bibliotheken! Het rapport over de certificering benadrukt dat Bibliotheek Almere “een organisatie is die volledig in ontwikkeling is en die werkt vanuit een duidelijke missie, visie en strategie”.
Bibliotheek Almere vierde op zaterdag 17 november 2007 het bereiken van de mijlpaal van 50.000 leden. Van alle inwoners van Almere is nu 27% lid van de bibliotheek. Dat ligt boven het landelijke gemiddelde van 25%. Het 49.999 en 50.000e lid, de heer C. van den Heuvel en mevrouw H. Irakoze, ontvingen beiden een gratis lidmaatschap voor een jaar en een cadeaucheque voor een weekendje weg naar Boekenhotel Doldersum. Mevrouw Irakoze ontving daarnaast ook een speciaal voor het 50.000e lid gesigneerd boek van Remco Campert.
50.000!
Minder voorspoedig verliep de bouw van de nieuwe bibliotheek in Stad. De opening in 2007 bleek niet haalbaar en misschien vindt deze zelfs niet in 2008 plaats, maar wordt het 2009. Toch gaat de bibliotheek nijver verder met de voorbereidingen van de verhuizing. De nieuwe dienstverlening en de nieuwe organisatie zijn klaar om te starten. Er wordt hard gewerkt en er verandert veel. U kunt het lezen in dit jaarverslag van de directeur. De Raad van Toezicht is iedereen, en in het bijzonder de medewerkers, erkentelijk voor zijn of haar bijdrage aan de ontwikkeling en het succes van de bibliotheek. Ron Müller, voorzitter Raad van Toezicht
5
6
NIEUW Nieuwe tarieven Per 1 januari 2007 is een nieuw tarievenstelsel in gebruik genomen. Het nieuwe systeem geeft de mogelijkheid om leengeld voor audiovisuele en digitale media af te kopen. De verwachting dat daarmee het aantal uitleningen van deze media zou stijgen, werd meer dan waargemaakt. Er is vanwege de druk die dit op de uitleen- en innamebalie van Stad legde extra personeel ingezet in het begin van het jaar. In totaal is het aantal uitleningen van audiovisuele en digitale media in 2007 meer dan verdubbeld.
Vakantieservice ‘Met het juiste boek op de mooiste plek…’ Dat is de slogan van een nieuwe dienst die Bibliotheek Almere in mei 2007 introduceerde. Klanten van de bibliotheek konden voor de zomervakantie een verlanglijst van tien (luister)boeken inleveren die ze altijd al hadden willen lezen. De klant kon zelf een datum opgeven waarop hij of zij de media, afgeleverd in een tas, wilde ophalen. In totaal maakten 98 mensen gebruik van deze nieuwe dienst. Service op maat en een positieve beeldvorming van de bibliotheek waren de uitkomst van een online enquête over de vakantieservice, opgezet door onderzoeksbureau Newcom. De deelnemers gaven de nieuwe service gemiddeld een 9,2. Acht van de tien panelleden gaven aan in de toekomst ook gebruik te willen maken van de vakantieservice. Voor de bibliotheek reden de mogelijkheden te onderzoeken van een permanente vakantieservice.
7
Aquabrowser en zoek&boek Op 15 januari 2007 introduceerden de bibliotheken in Flevoland de nieuwe catalogus, Aquabrowser, en zoek&boek. De nieuwe dienst zoek&boek - die bibliotheekleden in staat stelt om via Internet de collectiegegevens van de Nederlandse openbare bibliotheken te raadplegen en de titels via Internet aan te vragen - is landelijk geïntroduceerd in Bibliotheek Almere. Schrijfster Susan Smit gaf het officiële startsein in een tot huiska-
mer met boekenkast omgebouwde bibliotheek. Zowel Aquabrowser als zoek&boek zijn door het grote publiek geaccepteerd. In de bibliotheek is de Aquabrowser de standaard zoekmachine op de publiekscatalogi. Het beste meetinstrument voor het gebruik van de catalogus zijn de ‘queries’ ofwel de zoekopdrachten. Statistische gegevens 2007: totaal 622.186, een daggemiddelde van 1.800.
Mijn Boek Onder de titel ‘Mijn Boek wordt Jouw Boek’ is een lezerscollectief opgezet. Door het invullen van een boekwikkel kunnen leden hun mening over een bepaald boek kwijt en daarmee andere leden inspireren juist dat boek eens te lezen. Opvallend displaymateriaal en de uitdaging kans te maken op leuke prijzen, zorgden voor een goede start van Mijn Boek. Uit klantonderzoek bleek dat vooral de groep vrouwen tussen de 30 en 50 jaar graag een boek leest op aanraden van vrienden. Bibliotheek Almere biedt Mijn Boek de gelegenheid andere boeken onder de aandacht te brengen bij deze groep vrouwen. In totaal waren er in de tweede helft van 2007 ruim 80 mensen die meededen aan Mijn Boek.
iLiad Staat elektronisch lezen op het punt van doorbreken? Willen de leden van Bibliotheek Almere aan het eBook? Om dit uit te vinden heeft Bibliotheek Almere eind 2006 twee iLiads aangeschaft. In eerste instantie om de mogelijkheden van het apparaat te onderzoeken, maar ook om te bekijken of de iLiad toekomst heeft. Allereerst is het apparaat intern getest door medewerkers van de bibliotheek. Gezien de positieve ervaringen, is snel besloten dat de iLiad ook interessant is voor klanten. In april 2007 is dan ook gestart met het uitlenen van dit gadget. Eén iLiad was bestemd voor de uitlening, het andere exemplaar is gebruikt om geïnteresseerden in de bibliotheek uitleg te geven. Als een klant de iLiad wil lenen, wordt een borg van € 50,- gevraagd; men moet lid zijn van de bibliotheek. In een half jaar tijd is de iLiad 22 keer uitgeleend. Het komende jaar breidt Bibliotheek Almere het aanbod van iLiads uit.
8
Kinderboekenweek
FuturePoetry In het project FuturePoetry werden jongeren tussen de 12 en 15 jaar uitgedaagd hun ideeën over de bibliotheek van de toekomst op papier te zetten. Ruim 800 leerlingen deden mee. De bijdragen bestonden uit gedichten en driedimensionale werkstukken. Alle bijdragen zijn verwerkt in de dichtbundel ‘FuturePoetry’. De leerlingen werden gedurende het project begeleid en voorbereid in workshops en dichtlessen van onder andere de Almeerse dichter Mario Withoud. De klassen moesten voor 15 oktober hun gedichten inzenden, zodat een vakjury (bestaande uit: Chris Wiersma, directeur Bibliotheek Almere, Sylvia de Boer, Tumult! en Rebecca van de Kar, winnares jongeren Poëzieprijs 2007) de tijd had tien gedichten te nomineren.
Op 1 november startte de stemperiode voor het publiek en kon men zowel handmatig stemmen in Bibliotheek Stad, als digitaal via de website van de bibliotheek. Het stemmen gebeurde anoniem, dus de namen van de dichters waren niet te zien voor de stemmers. De feestelijke eindbijeenkomst vond plaats op donderdag 13 december 2007 in Podium De Meester in Almere. Alle leerlingen waarvan het gedicht of werkstuk in het boekje was opgenomen waren uitgenodigd, samen met een introducé. Na de bekendmaking en huldiging van winnares Eline van Lieshout met het gedicht ‘Toekomstbieb’, overhandigde Sylvia de Boer van Tumult! het eerste exemplaar van de dichtbundel aan Saskia de Werdt, medewerker van de gemeentelijke Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling.
Kinderboekenweek 2007, met het thema Sub Rosa, werd dit jaar groots aangepakt. Bibliotheek Almere zocht samenwerking met alle mogelijke culturele en commerciële instellingen in Almere die iets konden betekenen voor de Kinderboekenweek. Boekhandels De Ark en Dekter waren hierbij betrokken, evenals De Kunstlinie, Schouwburg Almere en dit jaar voor het eerst de Nederlandse Spoorwegen. Dit samenwerkingsverband zorgde tijdens de Kinderboekenweek voor een scala aan activiteiten. Van een workshop ‘Lettergeheimen’ door schrijfster Harriët van Reek tijdens de opening op zondag 30 september, een schrijversbezoek van Almeerder Robin Raven, de kinderboekenverkoop, tot een workshop ‘Schilder je eigen geheim’. Het bedrag dat verkregen werd uit de verkoop van afgeschreven kinderboeken op het NSstation in Almere werd gedoneerd aan een goed doel: het Roparun Parkhuys (een psychosociaal inloop- en begeleidingscentrum voor patiënten, partners, kinderen, mantelzorgers en alle anderen die direct of indirect met een ernstige ziekte te maken hebben) in Almere. Ook Cinescope leverde een bijdrage aan de Kinderboekenweek door de betere kinderfilms te programmeren. Al met al een succesvolle Kinderboekenweek met speciaal ontworpen knipfolders (waarmee een schatkistje gemaakt kon worden) die niet aan te slepen waren. Alle 7.000 folders zijn uitgedeeld, er hebben diverse klassen een bezoek gebracht aan de bibliotheek en ook de tentoonstelling ‘Griffels en penselen’ werd druk bezocht.
EVENEMENTEN
Almeers Dictee Voor het Almeers Dictee hadden zich meer mensen aangemeld dan er geplaatst konden worden. In totaal deden 150 mensen mee, waaronder twee teams van de bibliotheek. Burgemeester Annemarie Jorritsma las het dictee voor. Het Almeers Dictee wordt gehouden in het kader van de Week van het leren. De organiserende instellingen waren de gemeente Almere, De Schoor, Axion, ROC en Bibliotheek Almere.
Boekenweek Door de handen ineen te slaan konden Bibliotheek Almere, literair genootschap ‘eindig laagland’, de boekhandels Dekter, De Ark, Selexyz Scheltema en Corrosia! een sterk Boekenweekprogramma bieden. Namen als Jörgen Raymann, Bart Chabot, Kamagurka en Remco Campert zorgden voor een uitverkocht Corrosia!. Leden van de bibliotheek konden op vertoon van het boekenweekgeschenk gratis met de bus naar Almere Haven. Het thema van de Boekenweek was ‘Lof der Zotheid – scherts, ironie en satire’. Almeerse dichters droegen voor, het Apollo Ensemble zorgde voor de muzikale omlijsting en bij de bibliotheekstand kon men een boek van de optredende schrijvers lenen of de lezerstest doen. Voor de Loesje workshop waren meer aanmeldingen dan er plaatsen beschikbaar waren.
9
10
Cultuurnacht
Voorleeswedstrijd De voorronde van de Nationale Voorleeswedstrijd is een jaarlijks terugkerende belevenis waaraan ongeveer 30 Almeerse scholen deelnemen. Voor de deelnemende scholen en scholieren is het elk jaar weer een spannend evenement. Resultaat: drie gelukkige winnaars, trotse ouders en leerkrachten en tevreden scholen.
11
De Cultuurnacht, in 2007 voor het eerst georganiseerd, gold als opening van het culturele seizoen en trakteerde de Almeerders op het Forum, de Koetsierbaan en de Esplanade op een lange zaterdagavond vol gratis theater, muziek en kunst. Tineke Schouten verrichtte de opening. De Cultuurnacht was een grote publiekstrekker. De samenwerking van de zes grote culturele instellingen van Almere (CASla, Corrosia!, de bibliotheek, het Kunstencentrum, De Paviljoens en Schouwburg Almere), was inspirerend. Deze eerste Cultuurnacht was een goede test voor de komende jaren. De ruim 3.000 Almeerders, die ondanks het slechte weer aan het begin van de avond, een bezoek brachten aan de verschillende locaties in het Stadshart, hebben zich prima vermaakt en kregen een impressie van wat er cultureel zoal te beleven is in Almere.
12
OPVALLEND Onderwijs Bibliotheek en onderwijs zijn nauw met elkaar verbonden, dat geldt voor het primaire én het voortgezette onderwijs. Bibliotheek Almere zoekt actief samenwerking met de onderwijsinstellingen. Doelstelling is de ondersteuning van het onderwijs met bibliothecaire diensten en de ontsluiting van de mogelijkheden van de bibliotheek voor jeugd en jongeren. De aansluiting op het leesonderwijs van de onderwijsinstellingen is daarvoor van groot belang. De bibliotheek levert projectcollecties tot programma’s op maat. Bijna alle scholen beschikken inmiddels over een vorm van een schoolabonnement. In 2007 werden in totaal 2.051 nieuwe schoolabonnementen afgesloten.
Tumult! Voor Tumult!, de culturele coach van Almere, was 2007 een goed jaar. Door het brede culturele netwerk van Tumult! zijn een aantal succesvolle projecten verder op weg geholpen door contacten met sponsoren. Na een aantal keren projecten organiseren met ondersteuning van Tumult!, zowel met financienl, maar vooral ook met kennis, kunnen de organisatoren het project verder zelf neer zetten en is geld vaak het enige waarvoor zij Tumult! nog nodig hebben. Door samen met de organisator te zoeken naar andere sponsoren, helpt Tumult! hen de continuïteit
13
Telemarketing In 2006 werd voor de eerste keer een belactie uitgevoerd om inwoners van Almere te benaderen (weer) lid te worden van Bibliotheek Almere. Naar aanleiding van dat resultaat is in 2007 wederom een belactie uitgevoerd tijdens de Boekenweek. Tijdens deze actie, uitgevoerd door marketingbureau HMS, werden 721 mensen lid van Bibliotheek Almere.
te waarborgen en een stap te zetten naar verdere professionalisering. Als een project al een paar maal succesvol is georganiseerd, is het makkelijker een sponsor te vinden voor verdere ondersteuning. Mensen waarderen het als er interesse wordt getoond in hun project. Het bezoeken van de projecten is voor veel organisatoren een belangrijk onderdeel van de steun door Tumult!. Door te komen kijken, kritiek te geven, maar zeker ook de positieve punten te benoemen, helpt Tumult! mensen om volgend jaar een nog beter resultaat te boeken en met nog meer creativiteit aan de slag te gaan.
14
Resultaat telt. Het aantal leners is weer gestegen, tot over de 50.000 leden. Datzelfde geldt voor het aantal bezoekers, zowel fysiek als virtueel. Leners Stad Buiten Haven Boekanier Totaal
Bezoekers Stad Buiten Haven Boekanier Virtuele bezoekers Totaal
2007
2006
31.727 12.600 5.480 424 50.231
30.343 11.829 5.496 327 48.086
2007
2006
387.809 378.373 151.391 140.875 100.610 88.059 Geen cijfers beschikbaar 157.317 147.370 797.127 754.677
Voor de centrale bibliotheek steeg het aantal bezoekers met zo’n 2,5% over het gehele jaar. De maanden januari en februari waren beduidend rustiger dan in 2006, maar mei, juni, oktober en december lieten een duidelijke stijging zien. Het aantal virtuele bezoekers is dit jaar gestegen. De drukst bezochte pagina’s zijn die van de catalogus, de activiteitenagenda, de contactknop en de site voor volwassenen. Onder de catalogusknop worden ook de verlengingen gedaan.
Uitleningen Stad Buiten Haven Boekanier Totaal
2007
2006
812.269 371.908 161.897 11.072 1.357.146
804.586 364.612 156.926 10.551 1.336.675
De stijging in het aantal uitleningen is grotendeels het gevolg van het gewijzigde tarievensysteem: het aantal uitgeleende dvd’s steeg met ruim 200% tot 45.000; de uitleningen van cd’s met 140% tot 35.000; de uitlening van cd-roms liet een stijging van 160% tot 11.000 uitleningen zien. Ook het aantal uitgeleende luisterboeken groeide met 7.500 uitleningen, een stijging van ruim 50%. Het aandeel van de boeken is in het totale aantal uitleningen gezakt van 90 naar 85%.
Collectie Stad Buiten Haven Boekanier Collectie SFB In bestelling Totaal
Openingsuren Stad Buiten Haven Boekanier Totaal
2007
2006
205.373 80.779 50.302 7.411 32.587 8.034 384.486
205.604 80.301 49.588 6.782 31.173 7.670 381.118
2007
2006
47,5 26 24 12 97,5
47,5 26 24 12 97,5
Op 1 april 2007 is de openstelling van de bibliotheek Stad gewijzigd. Voor de woensdag- en de vrijdagavond kwam de vrijdagochtend in de plaats. Ook werden de avondopeningstijden met een half uur verlengd. Metingen hebben uitgewezen dat deze nieuwe openingstijden al redelijk bekend zijn. Ook nieuw waren de zondagopenstellingen op de koopzondagen van 12.00 tot 17.00 uur. Dit startte zeer succesvol, daarna een lichte daling, maar na promotieactiviteiten laat het aantal bezoekers een stijgende lijn zien. De filialen Haven en Buiten verruimden dit jaar de openingstijden met vier uur per week, dit had een stijging van het aantal bezoekers tot gevolg.
RESULTAAT
15
16
ONTWIKKELINGEN IN… Stad In de zomer van 2007 is op de begane grond de winkel Genieten opnieuw ingericht. De verbetering van de doorloop, de afbakening van de afdeling Peuters en kleuters en de zichtbaarheid van de inlichtingenbalie waren het doel. Door de veranderingen zijn alle doelen met weinig middelen in korte tijd bereikt.
Haven
Haven De bibliotheek in Haven is opnieuw ingericht en tegelijkertijd is ook daar het winkelconcept ingevoerd. De bibliotheek heeft nu bovendien een leescafé en een gamingafdeling. In juni is begonnen met het verplaatsen van de kantoren van de eerste naar de tweede etage, waardoor meer publieksruimte ter beschikking kwam. De herinrichting van de publieksruimte is uiteindelijk gerealiseerd van 24 juli t/m 11 augustus. De openstelling was in die periode beperkt, maar zodanig dat de klanten er weinig hinder van ondervonden. Vooruitlopend op de nieuwe bibliotheek in Stad zijn in Haven de nieuwe winkelnamen in gebruik genomen. Op de begane grond zijn de afdelingen De Living, De Luwte en Hoogspanning geplaatst. Op de eerste etage de afdelingen De Doorkijk, Ontwikkeling,
De Versafdeling, De Jeugd van Tegenwoordig en de subwinkels De Bestemming en Vrij Spel. Het Leescafé, met de kranten en tijdschriften, kwam op de begane grond, direct aan de straat. Triade exploiteert het café volgens de Tante Truus-formule; het wordt gerund door mensen met een verstandelijke handicap. De officiële opening van de vernieuwde bibliotheek was op 31 oktober 2007. Gedurende 2007 zijn er diverse evenementen georganiseerd, zoals lezingen van Esther Verhoef en Yvonne Kroonenberg. Diverse kunstenaars hebben in Haven geëxposeerd, waarbij de expositie altijd vooraf werd gegaan door een officiële opening.
Buiten De verruiming van de openstelling leidde tot groei van de aantallen bezoekers en uitleningen. De indeling van enkele winkels is veranderd om klanten beter van dienst te kunnen zijn. Ook is het interieur aangepast om meer aandacht te vestigen op de nieuwe aanwinsten, luisterboeken en nieuwe tijdschriften en de speciale plek voor jongeren. Ook is hard gewerkt aan het vergroten van de zichtbaarheid van de bibliotheek in het centrum van Buiten: de bibliotheek was met twee kramen vertegenwoordigd op het Evenaarfestival en in de zomer is de ingang van de bibliotheek voorzien van twee grote publicatieborden.
17
18
INFORMATIENETWERK WSF Voor de Wetenschappelijk Steun Functie (WSF) Flevoland was het een goed jaar. Niet alleen wat betreft activiteiten en collectievorming, maar vooral ook vanwege de vele contacten die zijn gelegd en die voor 2008 en komende jaren een goede basis voor verdere samenwerking vormen. Voor de WSF-accentgebieden ‘New Towns’ en ‘Watermanagement’ is een collectie verzameld die op de tweede etage van de bibliotheek in Almere Stad een aparte ruimte heeft gekregen. Een jonge provincie als Flevoland heeft niet het imago veel erfgoed te bezitten. Daarom is het goed dat WSF Flevoland een deel van het culturele erfgoed van de provincie helpt zichtbaar te maken. De boekencollectie van museum De Paviljoens is inmiddels opgenomen in de catalogus van de Flevolandse bibliotheken. Klanten kunnen deze
boeken ook lenen. De ontsluiting van de boekencollecties van Museum Het Oude Raadhuis op Urk, CASLa in Almere en De Verbeelding in Zeewolde is in 2007 gestart. Bovendien heeft de gemeente Zeewolde de collectie van De Verbeelding na bemiddeling van WSF Flevoland geschonken aan FlevoMeer Bibliotheek in Zeewolde. WSF Flevoland heeft zelf een bijdrage geleverd aan de eigen boekencollectie door in 2007 twee WSF Flevoland Bulletins uit te geven, getiteld ‘De Wortels van Almere’ van D.H. Frieling en ‘De nieuwe stad moet een sociale stad zijn’ van H.J. Licher. Ze passen beide bij het accentgebied New Towns. Eind 2007 is samen met Europe Direct de eerste van een reeks lezingen en tentoonstellingen over klimaatverandering georganiseerd. De eerste lezing had de prikkelende titel ‘Natte voeten in de polder’.
Europe Direct Het Europe Direct Informatiepunt, gevestigd op de tweede etage van de centrale bibliotheek, heeft als belangrijkste taak Europese informatie beschikbaar te stellen aan een breed publiek. Dit jaar is een aantal activiteiten georganiseerd, zoals een quiz over de uitbreiding van de Europese Unie, een informatiemarkt Wonen, werken en studeren in een ander land en een lezing over het klimaat. Iedere maand werd een expositie ingericht over een belangrijk Europees thema. Europe Direct Almere maakt deel uit van een landelijk netwerk. De diverse werkgroepen zorgen ervoor dat de onderlinge samenwerking optimaal wordt benut. Veel activiteiten worden landelijk georganiseerd zoals de samenstelling van een leskist voor het basisonderwijs en deelname aan grote beurzen. Zo nam Europe Direct Almere dit jaar deel aan de Europadag in de Beurs van Berlage, georganiseerd door het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI). Tot slot heeft Europe Direct Almere dit jaar deel uitgemaakt van een uitwisselingsproject tussen Nederland en Kroatië (één van de nieuwe toekomstige lidstaten van de Europese Unie). In mei heeft een delegatie Kroaten een bezoek gebracht aan Almere en in oktober heeft Europe Direct een tegenbezoek gebracht in Kroatië. De afvaardiging uit Almere heeft deelgenomen aan een congres over Europese informatie in openbare bibliotheken in Kroatië en gaf een lezing over de opzet van het informatiepunt en de manier van werken.
WerkZat
19
Eind 2007 is in Almere het project WerkZat van start gegaan. WerkZat, een initiatief van de Vereniging van Openbare Bibliotheken, de RVU educatieve omroep en de Bond van Nederlandse Volksuniversiteiten, is een landelijk coachingsproject bestemd voor mensen die werk zoeken en mensen die er serieus over nadenken een andere richting in te slaan op de arbeidsmarkt. Het project bestaat uit een televisieserie, coachingspreekuren, workshops en discussiegroepen. De activiteiten zijn gericht op een breed publiek: van herintredende vrouwen, tot starters van een eigen bedrijf en van veertigplussers tot jongeren die willen leren zich te presenteren. In december 2007 zijn in Bibliotheek Almere de eerste coachingsgesprekken van start gegaan. Coaching Nederland zorgt kosteloos voor drie professionele coaches, Bibliotheek Almere voor de huisvesting en de coördinatie.
20
ORGANISATIE Raad van Toezicht In januari 2007 werden nieuwe statuten van kracht. De bibliotheek ging over naar het model met een Raad van Toezicht. De directeur is belast met het besturen van de stichting, de Raad van Toezicht adviseert en houdt toezicht. Voor met name in de statuten genoemde documenten, zoals de begroting, het jaarverslag, de jaarrekening en het beleidsplan, is de goedkeuring van de Raad vereist. De voorzitter van het bestuur, mevrouw E.H. Linzel- de Vries nam afscheid, evenals de heer A. Algra. De heer R. Müller trad toe tot de Raad van Toezicht en werd de nieuwe voorzitter. De Raad van Toezicht vergaderde zes keer in het verslagjaar. Zo verleende de raad goedkeuring aan de jaarrekening en het jaarverslag over 2006 en aan de begroting voor 2008. De raad regelde zijn werkzaamheden en de relatie met de directeur/bestuurder in het reglement voor de Raad van Toezicht en het Bestuursreglement. De raad stelde een vergoeding voor de leden van de raad vast en besprak het profiel voor de samenstelling. Verder kwamen onder andere aan de orde: de ontwikkelingsnota Focus, de evaluatie van het SFB, het reorganisatieplan en de provinciale vernieuwingsagenda. De voorbereiding en voortgang van de bouw van de nieuwe bibliotheek was een vaak terugkerend agendapunt. De raad wordt steeds geïnformeerd over de voorgang van het beleid en van de financiën.
Brandstory Om meer focus te geven aan de ontwikkeling van de bibliotheek is met ondersteuning van het hierin gespecialiseerde bureau Bex*communicatie het ‘merk’ Bibliotheek Almere beschreven. De brandstory geeft aan dat de essentie van de missie van de openbare bibliotheek (het toegang geven tot informatie en cultuur) niet wezenlijk is veranderd, maar dat de context waarin deze vorm moet krijgen ingrijpend is veranderd door technologische en maatschappelijke ontwikkelingen. De bibliotheek is de plaatselijke toegangspoort tot kennis zegt de Unesco. Die missie krijgt op een eigentijdse manier vorm. De bibliotheek maakt nieuwsgierig, wijst de weg en verrijkt. De nieuwe bibliotheek is veelzijdig, verrassend en inspirerend.
Ontwikkeling van de organisatie De nieuwe bibliotheek vraagt een nieuwe organisatie. Het reorganisatieplan (eigenlijk meer een ontwikkelingsplan) geeft aan met welke organisatie van de nieuwe bibliotheek een succes wordt gemaakt. Klantgerichtheid, vernieuwing en resultaatgerichtheid zijn de kern-
21
woorden van de nieuwe organisatie. Daartoe wordt de frontoffice van Stad onder de aansturing van één teammanager gebracht, die wordt bijgestaan door drie (later twee) floormanagers. Er komt een strakker onderscheid tussen front- en de backoffice en de inhoudelijke backoffice wordt ondergebracht in het team Profilering, Programmering en Content (PPC). PPC wordt onder andere belast met formulemanagement, programmering, communicatie, collectievorming, digitale content en de wetenschappelijke steunfunctie. De personeelsformatie groeit van 70 tot 79 fte’s.
Certificering Bibliotheek Almere ontving in december de officiële verklaring dat de bibliotheek voldoet aan de Certificeringsnorm Openbare Bibliotheken. Deze norm is ontwikkeld door de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De certificering is gericht op de toetsing van bibliotheken aan de gestelde minimumeisen en op de ontwikkeling van de kwaliteit van het netwerk van openbare bibliotheken. Het rapport over de certificering benadrukt dat “de bibliotheek een organisatie is die volledig in ontwikkeling is en die werkt uit een duidelijke missie, visie en strategie. Daarnaast is binnen de bibliotheek veel aandacht voor training en opleiding en is het beleid gericht op doorstroming. Bibliotheek Almere voldoet aan de eisen met betrekking tot de openingstijden en heeft een actief doelgroepenbeleid met regelmatige activiteiten in samenwerking met scholen, zorginstellingen en andere organisaties. Ook de eis om minimaal vijf procent te besteden aan innovatie wordt ruimschoots gehaald.”
Projectorganisatie nieuwbouw De interne projectorganisatie die is ingericht voor de voorbereiding van de nieuwe bibliotheek van Stad bestaat uit de stuurgroep (het managementteam) en de projectgroepen dienstverlening, programmering, organisatie en formatie. De projectgroepen leverden hun adviezen op over onder andere de logistiek, de mentale voorbereiding van de medewerkers, de programmering van het auditorium in de nieuwe bibliotheek, de dienstverlening van de verschillende winkels, et cetera. Het ontwerp van de dienstverlening en van de organisatie van de nieuwe bibliotheek kon daarmee worden gecompleteerd. Dat leidde ook tot meer inzicht in de financiële gevolgen van de ingebruikname van de nieuwe bibliotheek. Was er in eerdere ramingen sprake van een structureel tekort van omstreeks € 900.000,- dit kon nu worden teruggebracht tot € 200.000,-. Over de dekking van dit
22
tekort vindt overleg plaats met de gemeente. Voor het vervolg van het project is besloten de verantwoordelijkheid voor de verdere voorbereidingen op basis van de inmiddels vastgestelde uitgangspunten in de staande organisatie te beleggen. Op basis van het definitieve ontwerp van het interieur is een selectie gemaakt voor een bedrijf in projectinterieurs. Het ontwerp én de bouw van de kasten is maatwerk. Nog niet eerder in bibliotheekland zijn de modellen gebruikt en beproefd. Het retailconcept is leidend geweest voor het ontwerp van Concrete Architectural Associates en de verwachtingen rond het ontwerp en het eindresultaat zijn hoog. Voor het grafisch ontwerp is bureau Thonik aangetrokken. Thonik gaat zich bezighouden met het ontwerp van de nieuwe huisstijl en met het grafische ontwerp van de interieuronderdelen.
Financiën Balans per 31 december 2007 na resultaatbestemming
Activa
€
Materiële vaste activa Inventaris en inrichting Computerapparatuur Totaal
In 2007 waren er 115 mensen in dienst van Bibliotheek Almere. Er gingen 17 mensen uit dienst en er kwamen 18 mensen in dienst. In 2007 waren er 142 ziekmeldingen en het verzuim bedroeg gemiddeld 4,71%. Dit zijn positieve cijfers ten opzichte van 2007 toen er nog 173 ziekmeldingen waren en het gemiddeld verzuim 4.83% bedroeg. Ook het percentage kort verzuim daalde ten opzichte van 2006 van 83,4% naar 71,23%. De begrote formatie voor 2007 was 69,2. Er is werkelijk 68,9 ingezet.
ICT Het afgelopen jaar startte de ICT-afdeling met de voorbereidingen voor het samengaan met de afdeling facilitair. Het servicedeskprogramma voor incident- en configuratiebeheer is uitgebreid met modules voor facilitair en er is een project gestart om samen met de afdeling facilitair het programma te implementeren. Ook voor de nieuwbouw zijn de nodige zaken opgezet. Zo is er een offertetraject gestart met een aantal bureaus voor het bouwen van een nieuwe website. Ook een nieuwe intranetsite is onderdeel van de offerte. In oktober werd een nieuwe versie van het bibliotheekautomatiseringssysteem Bicat (versie 5.4) geïnstalleerd. Eén van de projecten die Bibliotheek Almere voor de vernieuwingsagenda 2007 is begonnen, is databasemanagement, het creëren van klantinzicht op basis van de gegevens uit het eigen registratiesysteem. De bibliotheek koos ervoor het opbouwen van een marketingdatabase uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau. De keus viel op DDMS (Data Driven Marketing Solutions). De meeste organisaties doen er drie tot vijf jaar over om op een professionele manier met databasemanagement om te gaan. Bibliotheek Almere zit in het eerste leerjaar, hoewel er al langer met klantsegmentatie gewerkt werd. Het operationele Bicatsysteem is omgezet naar een werkende marketingdatabase. Daarmee is het mogelijk zowel standaard rapportages uit te draaien als ad hoc vragen te beantwoorden en gerichte marketingactiviteiten naar klanten en in de toekomst ook potentiële klanten te kunnen ontwikkelen.
Debiteuren Omzetbelasting Overige vorderingen Overlopende activa Totaal Liquide middelen
Totaal activa
€
Eigen vermogen 106.430 65.324 171.754
Vorderingen
HRM
Passiva Weerstandsvermogen Bestemmingsreserve media Totaal
51.112 53.888
Kortlopende schulden 30.797 79.307 465 125.862 236.431
Schulden aan leveranciers Belastingen, Soc. Ver. Pensioenfonds Gemeente Almere Overlopende passiva Totaal
220.069 101.742 649.373 797.096 1.768.280
1.465.095
1.873.280
Totaal passiva
1.873.280
Exploitatierekening 2007 Baten Subsidie inkomsten Subsidie tbv projecten Sociaal statuut Gebruikersinkomsten Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten
€ 4.765.740 788.363 29.987 744.223 34.967 6.363.280
Lasten Personeelskosten Afschrijvingen materiële vaste activa Huisvestingskosten Aankoop, vervanging en bewerking media Organisatie en bestuurskosten Administratie en overige kosten Specifieke kosten Totaal lasten Financiële baten en lasten
Resultaat
3.288.583 138.221 1.040.508 992.193 337.145 331.148 205.551 6.333.349 21.393
51.324
Klachtenmanagement
23
24
In 2007 ontving Bibliotheek Almere in totaal 112 klachten en 288 servicevragen. Het aantal klachten steeg iets ten opzicht van 2006. Dat had voornamelijk betrekking op de veranderde leenregels en de veranderde uitleentermijn van tijdschriften. Daarnaast hadden veel mensen vragen over de kosten van € 2,50 voor het versturen van een acceptgiro. Het aantal servicevragen steeg in vergelijking met het jaar ervoor. De servicevragen hadden voornamelijk betrekking op adreswijzigingen en het opzeggen van abonnementen. Om de klant verder tegemoet te komen als het gaat om servicevragen en klachten, is in juli de lenerservice van start gegaan. Dit is een service achter de schermen die werkt met mail en telefoon. Iedere werkdag houdt een medewerker zich van 9.00 tot 12.00 uur bezig met het beantwoorden van vragen over het bibliotheeksysteem, het versturen van herinneringen, het inschrijven van scholieren, het verwerken van geretourneerde post et cetera. Ook is er op de website van Bibliotheek Almere een nieuw formulier voor de leneradministratie in gebruik genomen. Nieuwe klanten kunnen zich nu ook elektronisch aanmelden als lid van Bibliotheek Almere.
PR Bibliotheek Almere heeft dit jaar in totaal 83 persberichten verstuurd. Dit jaar was er aandacht voor de nieuwbouw in de vorm van interviews met de directeur in bladen zoals Almere Vandaag, Bibliotheekblad, Facilitair Management en het nieuwe blad Collectie. Over de nieuwe dienst ‘vakantieservice’, de eerste Cultuurnacht, de samenwerking voor Boekenweek, de lancering van zoek&boek, FuturePoetry en Nederland Leest verschenen dit jaar de meeste nieuwsitems. Niet alleen in de plaatselijke en regionale media, maar ook bij bijvoorbeeld Omroep Flevoland en enkele landelijke media.
Ondernemingsraad De OR vergaderde één keer per maand, behalve in de zomermaanden. Hier kwamen allerlei zaken over de ontwikkelingen in de bibliotheekorganisatie ter sprake. Het door de OR ingestelde digitale meldpunt is regelmatig gebruikt. OR-leden zijn op de meeste werkoverleggen aanwezig om de achterban te raadplegen. In 2007 heeft de OR onder andere de volgende punten behandeld: - In 2007 is een reorganisatieplan ontwikkeld waar de OR een positief advies over heeft gegeven. - De OR heeft ingestemd met de opening op de koopzondagen (laatste zondag van de maand). - De OR heeft instemming gegeven aan het instellen van een preventief medisch onderzoek. - De OR heeft samen met het MT een takenpakket samengesteld voor de preventiemedewerker. De OR evalueert twee keer per jaar de gang van zaken met de preventiemedewerker. - Omdat de bestaande werktijdenregeling verouderd was, heeft het MT een nieuwe regeling opgesteld. De OR heeft hieraan haar instemming gegeven.
25
26
COLOFON Raad van Toezicht De Raad van Toezicht bestond per 31 december 2007 uit: Voorzitter: de heer R. Müller de heer A. Timmermans de heer E. Berkelmans mevrouw I. Lubbers
Raad van Bestuur Chris Wiersma
Management Directeur: Chris Wiersma Manager Dienstverlening: Frans Bergfeld Manager Bedrijfsvoering: Michiel van den Bos Manager Human Resources: Joke van Oort- van Emst
Ondernemingsraad Voorzitter: Polly Rademaker Vice-voorzitter: Corrie Stokhof Secretaris: Ingrid Verwer Vice-secretaris: Brenda Gagel Leden: Ronald Boermeester, Frank Groothuis en Yvonne Nagelkerken
Samenstelling en eindredactie jaarverslag Nynke Noyons
Vormgeving en lay-out Sylvia Dreuning
Fotografie Wim Ruigrok, Sylvia Dreuning e.a.
Oplage 250 exemplaren
Contact
[email protected] 036-548 60 44 www.bibliotheekalmere.nl (het jaarverslag is te downloaden)
Relevante websites www.uitinalmere.nl www.tumultalmere.nl www.wsf-flevoland.nl
27
28
29
