Inhoudsopgave. 4. Tabblad Dossiers Tabblad werknemer Tabblad Protocollen Tabblad Dossier 9

Handleiding Werkgeversportaal Inkomen

Inhoudsopgave Hoofdstuk

Blz.

1. Algemeen 1.1 Openingsscherm 1.1.1 Autorisatie 1.1.2 Werkbalk 1.1.3 Klembord 1.1.4 Polis informatie 1.1.5 Organisatie 1.1.6 Mijn account

2 2 2 3 3 3 3 3

2. Tabblad Werknemers 2.1 Werknemer zoeken 2.2 Werknemer toevoegen 2.3 Werknemer muteren 2.4 Werknemer uit dienst 2.5 Ziek melden 2.6 Hersteld melden 2.7 Zwanger melden

4 4 4 4 5 5 5 6

3. Tabblad Dossiers 3.1 Laatste bewerkte dossiers 3.2 Openstaande dossiers 3.3 Gesloten dossiers 3.4 Alle dossiers 3.5 Arbodienst validatie

7 7 7 7 7 7

4. Tabblad Dossiers 4.1 Tabblad werknemer 4.2 Tabblad Protocollen 4.3 Tabblad Dossier

8 8 9 9

5. Tabblad Taken 5.1 Afgeronde taken 5.2 Openstaande taken

10 10 10

6. Ondersteuning bij gebruik

10

1


1. Algemeen In deze handleiding leggen wij u de belangrijkste mogelijkheden van ons Werkgeversportaal uit. Het Aegon Werkgeversportaal kunt u gebruiken met alle browsers met zogenaamde W3Condersteuning. Voorbeeld: Internet Explorer 7 of hoger, Safari, Mozilla Firefox en Google Chrome. 1.1 Openingsscherm Na inloggen ziet u het openingsscherm van het Aegon Werkgeversportaal

In dit      

openingsscherm treft Autorisatie (A) Werkbalk (B) Klembord (C) Polis informatie (D) Organisatie (E) Mijn account (F)

u een aantal zaken: zie 1.1.1 zie 1.1.2 zie 1.1.3 zie 1.1.4 zie 1.1.5 zie 1.1.6

1.1.1 Autorisatie U kunt er als werkgever voor kiezen om uw tussenpersoon toegang te geven tot uw gegevens. Dit kunt u doen door gebruik te maken van de autorisatielink(A). Wanneer u hierop klikt, volgt er nog een controle vraag. Wanneer u de autorisatie wilt intrekken kunt u klikken op “autorisatie xxx intrekken”. Hierna worden de bevoegdheden bij uw tussenpersoon teruggehaald.

2


1.1.2 Werkbalk Met de werkbalk (B) navigeert u door het Werkgeversportaal. Hier ziet u de volgende tabbladen:  Vandaag  Werknemers  Dossiers  Taken De verschillende onderdelen van de werkbalk leggen wij in de afzonderlijke hoofdstukken verder uit. 1.1.3 Klembord Op het klembord (C) kunt u een onvoltooide notitie plaatsen. Bijvoorbeeld als u tijdens het aanmaken van deze notitie een dossier van een andere werknemer wilt inzien. Opgeslagen notities worden met een aangegeven. Open de notitie door op dit icoon te klikken. U verwijdert een notitie door op de verwijderknop ( ) te klikken. 1.1.4 Polis informatie In Polis informatie (D) kunt u zien welke verzekeringen en modules er van toepassing zijn binnen uw werkgeversportaal. Door op de linken te klikken, ziet u meer informatie over de gekozen verzekeringsmodule. 1.1.5 Organisatie In organisatie (E) ziet u de organisatiestructuur. In deze structuur kunt u de bedrijven, afdelingen en werknemers terugvinden door op het bolletje te klikken. De gekleurde bolletjes staan voor: Zwart: Paars: Geel:

Holding Bedrijf Afdeling

Roze: Blauw: Rood:

Vrouw Man Ziek

1.1.6 Mijn account Ga rechtsboven in het scherm op uw naam staan (F) en klik op Mijn account. Hier kunt u uw persoonlijke gegevens raadplegen en wijzigen

3


2.

Tabblad Werknemers

Onder         

het tabblad werknemers ziet u de volgende onderdelen: Werknemer zoeken zie 2.1 Werknemer toevoegen zie 2.2 Werknemer muteren zie 2.3 Werknemer uit dienst zie 2.4 Werknemers importeren/exporteren zie aparte handleiding voor import/export Ziek melden zie 2.5 Hersteld melden zie 2.6 Zwanger melden zie 2.7 Naverrekening zie aparte handleiding voor de naverrekening o Deze functionaliteit is niet altijd zichtbaar (alleen in naverrekeningsperiode)

2.1 Werknemer zoeken 1. Klik op Werknemer zoeken. U krijgt een lijst van alle werknemers te zien. 2. Zoek een werknemer via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. 3. Via de buttons rechtsonder kun u door de resultaten navigeren. 4. Klik op de naam van de werknemer om naar zijn of haar dossier te gaan. Voor meer informatie over werknemersdossier, zie hoofdstuk 5.

 

TIP: Door op een naam van een kolom te klikken wordt er op die kolom een selectie gemaakt. TIP: Onderaan het overzicht staat het aantal gevonden zoekresultaten.

2.2 Werknemer toevoegen 1. Klik op Werknemer toevoegen. 2. Vul minimaal alle verplichte velden in. Deze zijn geel gemarkeerd. 3. Klik op Opslaan ( ). 4. De werknemer is toegevoegd. 2.3 Werknemer muteren 1. Klik op Werknemer muteren. U krijgt een lijst van alle werknemers. 2. Zoek een werknemer via het zoekveld U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. 3. Klik op de naam van de werknemer om mutatieveld te openen. 4. Muteer de stamgegevens van de werknemers. 5. Pas in het tabblad Dienstverbanden het dienstverband aan: a. Klik op Wijzigen achter het dienstverband om het huidige dienstverband te wijzigen. b. Klik op Nieuw subdienstverband om een mutatie te doen op het huidige dienstverband, zoals het salaris en het aantal uren per week. c. Klik op Toevoegen om een volledig nieuw dienstverband aan te maken van de werknemer. 6. Klik op Opslaan ( ). 7. De mutatie is voltooid. 4


2.4

Werknemer uit dienst

Klik op Werknemers uit dienst. U krijgt een lijst van alle werknemers waarvan het dienstverband is beëindigd. 2.5 Ziek melden 1. Klik op Ziek melden. U krijgt een lijst van werknemers te zien die u kunt ziekmelden.

2. Zoek een werknemer via het zoekveld U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. 3. Klik op de werknemer die u wilt ziekmelden. 4. In het deelvenster Ziek melden vult u in: a. Datum 1e ziektedag > dit kan handmatig of via de kalender. Standaard vult het systeem de datum van vandaag in b. Percentage ziek > Standaard vult het systeem hier 100% in. Dit kunt u handmatig aanpassen naar het juiste percentage. c. Verzuimreden > kies een van de genoemde verzuimreden. d. De werkneemster is > bij vrouwelijke werknemers kunt u kiezen tussen ziek of ziek t.g.v. zwangerschap. Bij mannelijke werknemers staat hier standaard ziek. e. Eventuele toelichting optioneel. Hier mogen geen medische gegevens worden meegegeven. Vul aanvullende informatie in bij de melding (keuze mogelijkheden), zoals bijvoorbeeld verpleegadres of ongeval. 5. Klik op Opslaan ( ) om de ziekmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de ziekgemelde werknemer terecht. Hier ziet u de ziekmelding. 2.6 Hersteld melden 1. Klik op Hersteld melden. U krijgt een lijst met uw zieke werknemers

2. Zoek een werknemer via het zoekveld U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats. 3. Klik op de medewerker die u hersteld wilt melden. 4. In het deelvenster hersteld melding vult u in: a. Datum hersteld > datum van de eerst werkdag na verzuim. Standaard vult het werkgeversportaal de datum van vandaag in. b. Reden herstel > Kies een van de genoemde herstelredenen. c. Percentage hersteld > vul het herstelpercentage in. d. Percentage AT > vul hier eventueel het percentage in, die de werknemer verricht op basis van arbeidstherapie. 5. Klik op Opslaan ( ) om de herstelmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de hersteld gemelde werknemer terecht. Hier ziet u de herstelmelding.

 

TIP: Gebruik hersteld melden ook om een werknemer. een hoger ziektepercentage te geven. Gebruik de herstelreden Gedeeltelijk hersteld en vul hier het nieuwe percentage in. LET OP: Het is niet mogelijk om een werknemer op de zelfde dag ziek- en hersteld te melden.

5


2.7 Zwanger melden 1. Klik op Zwanger melden. U krijgt een lijst met al uw vrouwelijke werknemers 2. Zoek een werkneemster via het zoekveld U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN, adres of woonplaats 3. Klik op de werkneemster die u zwanger wilt melden. 4. In het deelvenster Zwanger melden vult u in: a. Vermoedelijke bevallingsdatum > datum vermoedelijke bevalling b. Verlof automatisch berekenen met > geef de gewenste verlofperiode op (4,5 of 6 weken) c. Gewenste ingangsdatum verlof > ingangsdatum van het verlof. Als de periode is ingevuld bij b., wordt de ingangsdatum automatisch berekend. 5. Klik op Opslaan ( ) om de zwangerschapsmelding op te slaan. 6. U komt in het dossier van de zwangere werknemer terecht. Hier ziet u de zwangermelding

 

De zwangermelding is puur voor uw eigen administratie. De zwangerschapsuitkering ontvangt u niet van Aegon, deze kunt u aanvragen via het UWV. In het werkgeversportaal vindt u meer informatie over het aanvragen van de uitkering bij het UWV.

6


3.

Tabblad Dossiers

Onder     

het tabblad Dossiers ziet u de volgende onderdelen: Laatst bewerkte dossiers Openstaande dossiers Gesloten dossiers Alle dossiers Arbodienst validatie

Legenda dossiers: Ziekte (t.g.v. zwangerschap) dossier Herstelddossier (dossier is nog open) Zwangerschapsdossier 3.1 Laatste bewerkte dossiers Via Laatst bewerkte dossiers ziet u een overzicht van alle werknemersdossiers waarvoor u geautoriseerd bent en die u de afgelopen tijd bewerkt heeft. U opent een werknemersdossier door op de naam te klikken. Voor meer informatie over het werknemersdossier, zie hoofdstuk 4.

3.2

Openstaande dossiers

Via Openstaande dossiers ziet u alle openstaande dossiers waarvoor u geautoriseerd bent. U opent een werknemersdossier door op de naam te klikken. Voor meer informatie over het werknemersdossier, zie hoofdstuk 4. 3.3 Gesloten dossiers Via Gesloten dossiers ziet u alle gesloten dossiers waarvoor u geautoriseerd bent. U opent een werknemersdossier door op de naam te klikken. Voor meer informatie over het werknemersdossier, zie hoofdstuk 4. 3.4 Alle dossiers Via Alle dossiers ziet u een overzicht van alle dossiers waarvoor u geautoriseerd bent. U opent een werknemersdossier door op de naam te klikken. Voor meer informatie over het werknemersdossier, zie hoofdstuk 4. 3.5

Arbodienst validatie

Via

Arbodienst validatie kunt u zien wat de status is van de doorgegeven ziekmeldingen.

7


4.

Werknemersdossier

In het werknemersdossier vindt u de:  Dossiereigenaar (A) Hier ziet u welke werknemersdossier is geopend 

Dossiers (B) Via het drop down-menu ziet u alle dossiers van deze werknemer. Standaard wordt het meest actuele dossier getoond.



Werkbalk (C) Zie 4.1 t/m 4.3

  

De werkbalk bestaat uit de tabbladen: Werknemer zie 4.1 Protocollen zie 4.2 Dossier zie 4.3

4.1

Tabblad werknemer

In het tabblad werknemer kunt u:  Werknemersgegevens inzien  De werknemer muteren > klik op de naam van de werknemer om te muteren (zie ook 2.3) 

De werknemer ziekmelden > klik op

(als nog niet ziek)



De werknemer hersteld melden > klik op

(als ziek)

8


4.2

Tabblad Protocollen

Het tabblad Protocollen geeft u een overzicht van alle (historische) ziekte-, preventie en zwangerschapstrajecten met daarbij de oorzaak/reden, de startdatum, de einddatum en de duur van het protocol. U kunt de melding aanpassen door op de omschrijving te klikken. Daarnaast kunt u: 

De werknemer ziekmelden > klik op

(als nog niet ziek)



De werknemer hersteld melden > klik op

(als ziek)

4.3

Tabblad Dossier

In het tabblad Dossier ziet u een overzicht van het werknemersdossier

9


5.

Tabblad Taken

Onder het tabblad Taken, ziet u de volgende onderdelen:  Afgeronde taken Zie 5.1  Openstaande taken Zie 5.2 Het aantal dat getoond wordt in het rode vlak ( ) zijn het totaal openstaande taken voor de ingelogde gebruiker. Dat zijn te taken met als status Nu uitvoeren en Te laat. 5.1 Afgeronde taken Via afgeronde taken ziet u alle taken die de ingelogde gebruiker heeft afgerond. Deze taken zijn gesorteerd op uitvoerdatum. 1. Klik op Afgeronde taken. 2. Zoek een taak via het zoekveld. U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres of woonplaats 3. Klik op de naam van de werknemer om het dossier te openen en de taak te bekijken. U krijgt informatie over de werknemer zoals: onder welk protocol de taak is uitgevoerd, taaknaam, meldingsdatum, startdatum, einddatum en de uitvoerdatum van de taak. Voor meer informatie over het werknemersdossier, zie Hoofdstuk 4. 5.2 Openstaande taken Via openstaande taken zie u alle openstaande taken die door u uitgevoerd moeten worden. Deze taken zijn gesorteerd op startdatum. 1. Klik op Openstaande taken. Alle openstaande taken worden getoond waarvoor u verantwoordelijk of leesbevoegd bent. 2. Zoek een taak via het zoekveld U kunt zoeken op bijvoorbeeld achternaam, BSN-nummer, adres of woonplaats. 3. Filter de taken: a. Klik op Resultaat filteren ( ), rechts op het scherm. b. Voeg filtercriteria toe en klik vervolgens op Filter opties toepassen. 4. Klik op de naam van een medewerker om het dossier te openen en de taak te bekijken.



TIP: U kunt ook in het werknemersdossier naar het tabblad Taken gaan om de openstaande taken voor deze medewerker te zien.

Voor meer informatie voer het werknemersdossier, zie Hoofdstuk 4. 6. Ondersteuning bij gebruik Wanneer u vragen heeft over het gebruik van het werkgeversportaal, kunt u telefonisch of per mail contact met ons opnemen. Werkgever Tel.: 088-344 00 53 (keuze 2) Mail: [email protected]

10

Inhoudsopgave. 4. Tabblad Dossiers Tabblad werknemer Tabblad Protocollen Tabblad Dossier 9

Recommend Documents