Declareren naar instellingen en bedrijven v4 Hoofdstuk 1 Inleiding In Intramed is het mogelijk om naast het declareren naar verzekeraars en patiënten, ook te declareren naar bedrijven en instellingen. Er kan op drie manieren gedeclareerd worden naar een bedrijf / instelling: -
per nota; per papieren verzamelstaat; per digitale verzamelstaat.
Instellingen In de rubriek "Declaratiegegevens" van de instelling- / adresgegevens, kunt u per instelling / adres instellen op welke manier u wilt declareren. Dat stelt u in op tabblad "1. Algemeen" van de instelling/ adresgegevens in de rubriek "Declaratiegegevens". Als u behandelingen van een patiënt wilt declareren aan een instelling, moet u in de betreffende behandelserie kiezen dat de betaler een instelling is. Dat doet u op tabblad "1. Behandelserie" van de behandelserie bij de velden "Soort betaler:" en "Betaler:". Het is ook mogelijk dat alleen het gedeelte dat niet vergoed wordt door de verzekeraar, gedeclareerd wordt naar een instelling. Kies dan bij "Soort betaler:" voor "Verzekeraar, en kies bij het veld "Patiënt nota's naar:" voor "Instelling".
Behandelingen worden in Intramed in één geheel gedeclareerd. Als er van een behandeling een gedeelte vergoed wordt door de verzekeraar en een gedeelte door de instelling, zal bij het declareren van de behandeling een declaratie voor de verzekeraar en voor de instelling aangemaakt worden. Het gedeelte voor de instelling wordt dus direct gedeclareerd en er wordt niet gewacht met het aanmaken van deze declaratie tot de behandelserie van de patiënt vol is en er wordt ook geen rekening gehouden met de ingestelde declaratiefrequentie van de instelling.
Op tabblad "2. Declaraties" van de systeemgegevens kunt u de nota lay-out instellen.
In plaats van behandelingen, kunt u ook verkopen toevoegen. Deze verkopen kunt u per nota factureren, en voegt u toe op tabblad "5. Verkoop" van de instelling- / adresgegevens. Declareren Er kan per nota of verzamelstaat gedeclareerd worden. De verzamelstaat bouwt u op via "Opbouwen verzamelstaat" en de nota's via "opbouwen nota's".
1
Declareren naar instellingen en bedrijven v4 Hoofdstuk 2 Instellingen Instelling tabblad 1. Algemeen In dit scherm kunt u algemene gegevens invullen.
1. 2.
Vul de velden in de rubriek "Algemeen" aan; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Vul de velden in de rubriek "Declaratiegegevens" in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld
Omschrijving
Servicebureau:
Klik op de knop
Declareren per:
Klik in het veld daarachter op de knop
, en klik op "Nee". en klik op één van de
mogelijkheden "Losse nota's", "Verzamelstaat". Als u kiest voor "Verzamelstaat", ziet u 2 speciale velden:
Declaratiemethode:
Dit veld is alleen zichtbaar als u bij het veld "Declareren per:" heeft gekozen voor "Verzamelstaat". Hier wordt standaard "Papier" ingevuld; u kunt dit wijzigen.
2
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving Klik in het veld daarachter op de knop
en klik op "Papier" of
"Bestand". Verzamelstaat:
Dit veld is alleen zichtbaar als u bij het veld "Declareren per:" heeft gekozen voor "Verzamelstaat". Klik op de knop
achter het veld. Klik in het selectiescherm
"Selecteren Rapport" op de gewenste verzamelstaat en klik op de knop "OK". Declaratiefrequentie: Klik op de knop
achter het veld, en klik op één van de
mogelijkheden "Iedere declaratierun", "Iedere maand", "Iedere 2 maanden", "Iedere 3 maanden", "Iedere 4 maanden", "Iedere 6 maanden". Alleen volle behandelseries declareren:
3.
Klik op de knop
achter het veld, en kies voor de optie "Ja" als u alleen
wilt declareren als de behandelserie vol, of afgesloten is. Kiest anders voor de optie "Nee".
Vul de velden in de rubriek "Invulling declaratiebestand (Vektis) in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld
Omschrijving
Prestatieomschrijving Klik op de knop achter het veld, en klik op één van de bij factoring: mogelijkheden "Niet meesturen", "Meesturen voor bilaterale codes", "Altijd meesturen". Wordt de prestatieomschrijving niet meegestuurd, dan staat op de patiëntnota alleen de behandeldatum en de prijs, maar niet welke behandeling er gegeven is.
4.
5.
Vul de velden in de rubriek "Overig in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld
Omschrijving
Commentaar:
Hier kunt u extra informatie over de instelling invullen.
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon het scherm wordt gesloten.
;
3
Declareren naar instellingen en bedrijven v4 Behandelserie tabblad 1. Behandelserie Als u behandelingen van een patiënt aan een instelling declareert, moet u in de betreffende behandelserie kiezen dat de betaler een instelling is. Dat doet u op tabblad "1. Behandelserie" van de behandelserie bij de velden "Soort betaler:" en "Betaler:". 1.
U heeft het scherm "Behandelserie" nog open staan op tabblad "1. Behandelserie", of u opent het opnieuw via menu [Bestand], [Patiënten], dubbelklik op de betreffende patiënt, ga naar tabblad "4. Behandelepisodes", en dubbelklik op de betreffende behandelserie.
2.
Vul de velden in. Door op de "TAB"-toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" + "TAB" kunt u naar het vorige veld.
Veld
Omschrijving
Soort betaler:
Klik op de pijlknop
achter het veld, en kies "Instelling".
Betaler:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik op de instelling naar wie de
nota gestuurd moet worden, en klik op de knop "OK".
3.
4
Druk op "F5" om de gegevens te bewaren, of klik op het icoon
.
Declareren naar instellingen en bedrijven v4 Hoofdstuk 3 Declareren Opbouwen verzamelstaat; definitief declareren U kunt in Intramed een verzamelstaat maken, met daarin alle declaraties voor de verzekeraar. Vervolgens kunt u deze verzamelstaat op verschillende manieren naar de verzekeraar sturen. Voordat u gaat declareren is het aan te raden om een "Proefdeclaratie" en een gegevenscontrole uit te voeren. Daardoor voorkomt u ongeldige aanleveringen aan VECOZO / verzekeraars.
Op tabblad "1. Algemeen" bij een verzekeraar kunt u instellen hoe u naar de betreffende verzekeraar wilt declareren (online via Intramed, via een declaratiebestand, op papier etc.). 1.
Ga naar menu [Financieel], [Declaraties], [Opbouwen verzamelstaat...]; het scherm "Opbouwen verzamelstaten" wordt geopend.
2.
Als er een ongeldig btw-nummer is ingevoerd bij de praktijkgegevens ( het formaat moet "NlxxxxxxxxxBxx" zijn), is het opbouwen van verzamelstaten niet mogelijk. U krijgt een foutmelding.
3.
Vul de velden in. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens.
Veld
Omschrijving
Verzekeraar:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Verzekeraar" op de verzekeraar waarvoor u een verzamelstaat wilt maken, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen.
5
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving
Behandelaar:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt declareren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Einddatum periode:
Klik op de pijlknop
achter het veld en klik in de kalender op de
einddatum van de periode waarover u wilt declareren, en klik op de knop "OK". De begindatum is altijd 01-01 van het jaartal dat u invult bij het veld "Einddatum: periode". Dus als u wilt declareren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2011) vult u bij het veld "Einddatum periode:" bijvoorbeeld 30-11-2011 of 31-12-2011 in.
Er kan bij het opbouwen van verzamelstaten geen einddatum meer worden ingevoerd die na de huidige datum ligt. Probeert u dit wel, dan krijgt u een foutmelding.
Proefdeclaratie:
Klik op de pijlknop
achter het veld, en kies voor de optie "Nee".
Als u kiest voor "Nee", en dus definitief gaat declareren, worden de betreffende behandelingen in Intramed gemarkeerd als "Gedeclareerd". U moet de declaratie dan nog versturen naar de zorgverzekeraar (via online declareren in Intramed, of door het declaratiebestand te uploaden, via een servicebureau etc.).
Digitale decl. controleren met:
Dit veld is nu niet beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft gekozen voor "Nee".
Digitale decl. ook Dit veld is nu beschikbaar omdat u bij het veld "Proefdeclaratie" heeft op papier: gekozen voor "Nee".
6
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving Klik op de pijlknop
achter het veld, en kies of u de declaratie ook als
tekstbestand wilt opslaan (optie "Ja"). U kunt dit document vervolgens printen en opsturen. U kunt de declaratie achteraf altijd nog inzien als tekstbestand via menu [Financieel], [Declaraties], [Inzien declaraties], klik op de betreffende declaratie, klik op de knop "Printen", optie "Herprinten declaratie ...".
Bevestigen per verzamelstaat:
Als u per verzamelstaat wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle uitvoer naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee". Klik op de pijlknop
4. 5.
achter het veld, en klik op de gewenste optie.
Klik op de knop "OK". De fouten die gevonden zijn tijdens het declareren worden na het declareren vermeld in een overzicht. Mogelijke meldingen na declareren zijn:
Als u bij een behandelserie hebt aangegeven dat deze niet declarabel (bijvoorbeeld omdat u op toestemming van de verzekeraar moet wachten), dan wordt het scherm "Informatie" geopend. De status van de behandelserie kunt u wijzigen op tabblad "2. Toestemming".
Zvl-soort verwijzer en zvl-spec verwijzer blijven leeg als er geen zvl-soort is ingevuld; oftewel als er sprake is van directe toegankelijkheid binnenkomst.
7
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
6. 7.
Als u online declareert via Intramed, wordt het scherm "Online declareren" geopend. Anders krijgt u de melding dat er een declaratiebestand is aangemaakt. Verstuur de declaratie (via online declareren in Intramed, door het declaratiebestand te uploaden, via een servicebureau etc.).
Opbouwen nota's Behandelingen, verkopen en abonnementen kunt u factureren naar instellingen of patiënten. Voor deze instellingen en/of patiënten kunt u een nota aanmaken in Intramed, die u vervolgens kunt versturen. Het nota ontwerp dat wordt gebruikt is ingesteld in menu [Systeem], [Organisatie], [Systeemgegevens], tabblad "2. Declaraties", veld "Nota layout" en/of "Verkoopnota layout". U kunt dit wijzigen. 1.
Ga naar menu [Financieel], [ Declaraties], [Opbouwen nota's...]; het scherm "Opbouwen nota's" wordt geopend.
Door op de "TAB"-toets te drukken gaat u naar het volgende veld. Met de toetsen "Shift" + "TAB" kunt u naar het vorige veld. 2. 3.
8
Klik in de rubriek "Debiteuren" op het rondje naar wie u wilt declareren: naar alle patiënten en instellingen, of alleen (een aantal) patiënten of (een aantal) instellingen. Vul de velden in de rubriek "Debiteuren" in; natuurlijk voor zover van toepassing voor u. Veld
Omschrijving
Patiënten en Instellingen:
Als u deze optie heeft aangeklikt, worden alle betreffende patiënten en instellingen gefactureerd.
Patiënten:
Als u deze optie heeft aangeklikt, worden alleen de betreffende patiënten gefactureerd.
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving Klik eventueel op de pijlknop
achter het veld om (een) specifieke
patiënt(en) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de patiënt die u wilt factureren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle patiënten meegenomen. Instellingen:
Als u deze optie heeft aangeklikt, worden alleen de betreffende instellingen gefactureerd. Klik eventueel op de pijlknop
achter het veld om (een) specifieke
instelling(en) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Instelling/Adres" op de instelling die u wilt factureren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle instellingen meegenomen.
4.
Vul de velden in de rubriek "Soort" in. Veld
Omschrijving
Behandelnota's:
Vink dit vak aan als u nota's voor behandelingen wilt aanmaken.
Verkoopnota's:
Vink dit vak aan als u nota's voor verkopen wilt aanmaken.
Abonnementen:
Deze optie is alleen zichtbaar als u de module "Abonnementen" heeft geactiveerd in de systeemgegevens. Vink dit vak aan als u nota's voor abonnementen wilt aanmaken.
5.
Vul de velden in de rubriek "Overige filters" in. Veld
Omschrijving
Behandelaar:
Klik op de pijlknop
achter het veld. Klik in het scherm "Selecteren
Medewerker" de medewerker(s) van wie u behandelingen wilt factureren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden de behandelingen van alle medewerkers meegenomen. Automatisch is de aangemelde medewerker ingevuld. Behandelde patient:
Klik op de pijlknop
achter het veld om (een) specifieke patiënt(en) te
factureren. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de patiënt die u wilt factureren, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle patiënten meegenomen.
9
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving
Verzekeraar:
Klik op de pijlknop
achter het veld om patiënten van (een) bepaalde
verzekeraar(s) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Verzekeraar" op de betreffende verzekeraar, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verzekeraars meegenomen. Tot en met datum:
Klik op de pijlknop
achter het veld en klik in de kalender
op de einddatum van de periode waarover u wilt factureren, en klik op de knop "OK".
De begindatum is altijd 01-01 van het jaartal dat u invult bij het veld "Tot en met datum:". Dus als u wilt factureren over het voorgaande jaar (bijvoorbeeld 2011) vult u bij het veld "Tot en met datum:" bijvoorbeeld 31-12-2011 in.
Status behandelserie:
U kunt behandelingen op een behandelserie met een bepaalde status factureren. Klik op de pijlknop
achter het veld en kies de betreffende
status van de behandelserie; "Onder behandeling" of "Afgesloten". Als u niets invult worden alle behandelseries meegenomen. Codelijst:
Klik op de pijlknop
achter het veld om alleen behandelingen van een
bepaalde codelijst te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Codelijst" op de betreffende codelijst, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden behandelingen van alle codelijsten meegenomen.
10
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
6.
Klik op de knop "OK"; het scherm "Te declareren behandelseries en verkopen" wordt geopend.
In dit scherm ziet u een overzicht van alle facturen die voldoen aan de criteria die u heeft ingesteld in het scherm "Opbouwen nota's". U ziet de rubriek "Abonnementen:" alleen als u in de systeemgegevens de module "Abonnementen" heeft geactiveerd.
Via de knop "Opties" kunt u een concept van een nota afdrukken; klik op de betreffende nota, klik op de knop "Printen", en klik op de optie "Inzien declaratie behandelseries...", "Inzien declaratie verkopen..." of "Inzien declaratie abonnement", afhankelijk van welke nota u geselecteerd heeft in één van de drie overeenkomstige lijsten ("Behandelseries:", "Verkopen:" of "Abonnementen:"). 7.
8.
U kunt via dit overzicht beslissen om sommige behandelseries, verkopen en/of abonnementen niet te factureren: klik op een behandelserie-, verkoop- of abonnementregel en klik op het icoon . Klik op de knop "Opties".
11
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
9.
Klik op de optie "Declareren..."; het scherm "Declareren, behandelseries en verkopen" wordt geopend.
10.
Stel zo nodig filters in de rubrieken "Behandelseries", "Verkopen" en/of "Abonnementen" in. U kunt specifieke filters instellen door gebruik te maken van filtertekens. Vul eventueel de velden in de rubriek "Behandelseries" in.
11.
Veld
Omschrijving
Nummer:
U kunt (een) specifieke behandelserie(s) factureren. Typ dan in dit veld het/de betreffende nummer(s) in. De overige behandelseries worden dan niet gefactureerd.
Patiënt:
Klik op de pijlknop
achter het veld om de behandelserie(s) van (een)
specifieke patiënt(en) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de betreffende patiënt, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle behandelseries meegenomen. Bedrag:
U kunt (een) behandelserie(s) met een specifiek totaalbedrag factureren. Typ dan in dit veld het bedrag in. Als u niets invult worden alle behandelseries meegenomen. U kunt bijvoorbeeld alles factureren boven een bepaald bedrag. Typ dan in dit veld bijvoorbeeld ">50" in.
12.
12
Vul eventueel de velden in de rubriek "Verkopen" in.
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving
Nummer:
U kunt een specifieke verkoop factureren. Typ dan in dit veld het (/de) betreffende nummer(s) in. De overige verkopen worden dan niet gefactureerd.
Afnemer:
Klik dan op de pijlknop
achter het veld om de verkopen van (een)
specifieke patiënt(en) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de betreffende patiënt, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle verkopen meegenomen. Bedrag:
U kunt verkopen met een specifiek totaalbedrag factureren. Typ dan in dit veld het bedrag in. Als u niets invult worden alle verkopen meegenomen. U kunt bijvoorbeeld alles factureren boven een bepaald bedrag. Typ dan in dit veld bijvoorbeeld ">50" in.
13.
Vul eventueel de velden in de rubriek "Abonnementen" in. Veld
Omschrijving
Nummer:
U kunt een specifiek abonnement factureren. Typ dan in dit veld het (/de) betreffende nummer(s) in. De overige abonnementen worden dan niet gefactureerd.
Client:
Klik dan op de pijlknop
achter het veld om de abonnementen van (een)
specifieke cliënt(en) te factureren. Klik in het scherm "Selecteren Patient" op de betreffende persoon, en klik op de knop "OK". Als u niets invult worden alle abonnementen meegenomen. Bedrag:
U kunt abonnement met een specifiek totaalbedrag factureren. Typ dan in dit veld het bedrag in. Als u niets invult worden alle abonnementen meegenomen. U kunt bijvoorbeeld alles factureren boven een bepaald bedrag. Typ dan in dit veld bijvoorbeeld ">50" in.
14.
Vul de velden in de rubriek "Printinstelling" in.
13
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
Veld
Omschrijving
Bevestigen per layout:
Als u per nota-ontwerp wilt kiezen of de uitvoer naar de printer of het scherm gestuurd moet worden, kiest u voor de optie "Ja". Als u in één keer alle nota's naar de printer / het scherm wilt afdrukken, kiest u voor de optie "Nee". Klik op de pijlknop
Sortering:
Klik op de pijlknop
achter het veld, en klik op de gewenste optie. achter het veld; klik op een sorteermogelijkheid uit
de lijst. Als u bijvoorbeeld kiest voor de optie "Achternaam debiteur" worden de nota's afgedrukt op alfabetische volgorde van de achternaam van de debiteur.
15.
16.
14
Klik op de knop "OK"; als u bij het veld "Bevestigen per layout:" heeft gekozen voor "Nee", wordt het scherm "Nota's" geopend, waarin u kunt aangeven hoe u de nota's wilt afdrukken.
als u bij het veld "Bevestigen per layout:" heeft gekozen voor "Ja", wordt voor elk type nota wordt een scherm geopend, waarin u de uitvoer van de nota's kunt instellen. Stel zo nodig het soort uitvoer in.
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
17.
Klik op de knop "OK"; de (verkoop)nota's worden afgedrukt zoals u bij de rubriek "Uitvoer" hebt ingesteld.
18.
Als u bij de rubriek "Uitvoer" heeft gekozen voor "Scherm", dan kunt u zo nodig onderin het rapportscherm op het icoon
klikken om de nota alsnog op papier te printen of op het icoon
om het rapport als PDF te bewaren. 19.
Als er nota's per e-mail verzonden worden, wordt er verbinding gemaakt met uw emailprogramma.
20.
Klik op de knop "Toestaan" om de nota('s) te versturen. Er wordt een melding getoond als de nota is verstuurd:
De nota wordt als pdf-bijlage verstuurd. De naam van dit bestand is "Nota_nummer_datum". De datum wordt genoteerd als jjjjmmdd. Het onderwerp van de e-mail is "naam nota bestand" van "praktijknaam" met als tekst: "Aanhef patiënt", Bijgevoegd sturen wij u een nota. Met vriendelijke groet, "Volledige naam declarant" "Praktijkomschrijving", "Praktijknaam" . 21.
Druk op de knop "OK".
15
Declareren naar instellingen en bedrijven v4
22.
16
Druk op "ESC" om het scherm te sluiten, of klik op
.
