Inhoudsopgave. 1. Samenvatting 2. Stef 3. De projecten Grasnapolsky KEES De Utrecht Popprijs In Vervoering FeStefette 3. De financiën 4

JAARVERSLAG 2011/2012

Inhoudsopgave 1. Samenvatting 2. Stef 3. De projecten Grasnapolsky KEES De Utrecht Popprijs In Vervoering FeStefette 3. De financiën 4. Vooruitblik

Jaarverslag Stichting evenementen/festivals 2011/2012

2

1.

Samenvatting

Een nieuw seizoen is ten einde. Met gepaste trots kijkt Stichting evenementen/festivals (Stef) hier op terug. In dit jaarverslag van Stef over het seizoen 2011/2012 vindt u een beschrijving van de verschillende projecten die dit boekjaar zijn georganiseerd. Daarnaast krijgt u inzicht in de financiële situatie van Stef en richten we onze blik op de toekomst. Het boekjaar heeft betrekking op de periode november 2011 t/m oktober 2012. Dit Stef-seizoen was gevuld met inmiddels vaste projecten als De Utrecht Popprijs, In Vervoering en KEES. Daarnaast werd het jaar geopend met een programmaonderdeel van het project Grasnapolsky tijdens Culturele Zondagen en werd er een vervolg gegeven aan eStefette, deze keer georganiseerd in Nieuwegein onder de naam Festafette. Kortom: een gevulde agenda met veel diversiteit. De projecten hebben financieel aan hun doelstellingen kunnen voldoen, met uitzondering van In Vervoering. Hierover leest u meer in het hoofdstuk van In Vervoering en de bespreking van de financiën van Stef. De financiële positie van Stef is nog steeds stabiel. De positie van Stef binnen het Utrechtse culturele veld (op zowel regionaal als provinciaal niveau) is dus onverminderd actief. Projecten als KEES, De Utrecht Popprijs, Grasnapolsky, In Vervoering en Festafette zorgen voor een gezonde spreiding met meerdere samenwerkingspartners op zowel cultureel als zakelijk vlak. Dit neemt niet weg dat er nog steeds voldoende kansen en uitdagingen liggen om de komende jaren een even levendige en productieve output te hebben. Met het aanstaande culturele klimaat zal ook Stef rekening moeten houden met verminderde financiële ruggensteun vanuit provincie, gemeente en fondsen. De toekomst zal dan ook een creatieve en zakelijke combinatie vragen, waarbij kruisverbanden, ondernemerschap en vertrouwen essentieel zullen zijn. Met deze wetenschap op zak, het jarenlange bewijs van flexibiliteit en de onontbeerlijke wil die Stef bezit, lijkt er echter geen twijfel: ook in de toekomst zal Stef tot bijzondere projecten komen. We hopen hierbij op uw steun te kunnen rekenen.

Het 2011/2012-bestuur van Stef, Antwan Cornelissen (tot januari 2012), Arnout de la Houssaye, Dieuwke Turksma, Ellen van Bunnik, Gijs Oomkes (vanaf augustus 2012) Hessel Koster (vanaf augustus 2012), Iris Gieling, Stijn Schalkwijk (tot augustus 2012) en Ylona Meulman (tot oktober 2012).


3

2.

Stef

www.stefsite.nl

Stef heeft de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de continuïteit en stabiliteit van zowel de stichting als de individuele projecten. Dit heeft geresulteerd in een effectief gebruik van zowel middelen, ruimte, als personen. Projectmedewerkers zijn meer ingezet op verschillende projecten, projecten maakten meer gebruik van elkaars kennis en middelen, projectmedewerkers zijn weer langer actief binnen de stichting en er bestaat een prettige basis vanuit het kantoor van Stef waar vanuit iedereen kan werken. Een belangrijk onderdeel daarbij is de indeling van het bestuur. Het afgelopen jaar heeft Antwan Cornelissen na drie jaar tijd afscheid genomen van zijn functie als voorzitter. Met het aftreden van Antwan heeft Stef een gezicht naar buiten verloren, maar is er ook ruimte gekomen voor nieuwe bestuursleden. Hessel Koster (oud programmeur en coördinator publiciteit bij In Vervoering) en Gijs Oomkes (hoofdproducent techniek bij diverse evenementen van Stef) zijn in de zomer van 2012 toegetreden tot het bestuur. Met een frisse, nieuwe en kritische blik zijn we zeer tevreden over deze beslissing. Het afgelopen jaar is Stef weer zeer actief geweest in de organisatie van verschillende evenementen op zowel regionaal als provinciaal niveau. Tijdens de Culturele Zondagen heeft Grasnapolsky laten zien dat het ook een goede sfeer neer kan zetten in een hostel in het centrum van Utrecht. Is KEES weer van start gegaan met een nieuw, inspirerend vrijwilligersprogramma, heeft De Utrecht Popprijs in huidige conceptvorm alweer vier jaar bestaansrecht, heeft In Vervoering opnieuw bewezen Park Lepelenburg om te kunnen toveren tot een groot festivalterrein en is Festafette neergestreken in het stadspark van Nieuwegein. De komende paragrafen zult u lezen hoe dat op projectniveau tot uiting is gekomen. Ieder project zal worden behandeld met aandacht voor haar ontwikkeling, bezoekersaantallen en blik op de toekomst. De vooruitblik van Stef als stichting komt na de financiële verantwoording aan bod in hoofdstuk 5.


4

3. //

De projecten Grasnapolsky

www.grasnapolsky.nl

Grasnapolsky is een meerdaags winterfestival op een unieke locatie. Het is een bijzondere mix van hotel en festival in één. Een festival als hotel, een hotel als festival. Grasnapolsky, brengt je binnenste buiten! Bijzonder aan de setting van Grasnapolsky is dat de artiesten niet op een podium staan. Zij nemen plaats tussen het publiek, zittend op een vensterbank in de woonkamer of treden op tussen de bedden in de slaapkamers. In één ruimte staan performer en publiek dicht op elkaar. De spanning die ontstaat tussen maker en publiek is tastbaar en grenzen verdwijnen. De maker kan zich niet van zijn publiek afschermen op een groot podium met felle lampen en ook het publiek kan zich niet verschuilen in het veilige donker van het theater. Makers worden hierdoor direct geconfronteerd met het effect van hun werk. Voor het publiek betekent deze setting dat zij de performance in de meest intieme en confronterende vorm meemaken. Dit geeft de bezoeker én artiest inspiratie, ontspanning en opwinding, kortom, een beleving! In een setting waarin de bezoeker zich ondanks de warmte buiten waant, wordt het binnenste geprikkeld. Op 15 januari 2012 vond Grasnapolsky Special plaats in het Stone Hotel, restaurant Bouffe en café Het Licht in de binnenstad van Utrecht. Grasnapolsky Special was een onderdeel van de Culturele Zondag “Nieuwjaarsduik A of B”. Op deze winterse zondag, waanden we ons wederom in het fijne Grasnapolsky sfeertje, waarvoor veel belangstelling bleek te zijn. De bezoekers konden zich na een ontvangst door onze gastvrouwen met een glaasje glühwein laten meenemen in een ronde van een klein uurtje: tijdens de inloop werd er door Mary Had a Little Band in restaurant Bouffe gespeeld waarbij ieder muisstil zat te luisteren. Na een kwartiertje mochten de gasten mee naar de woonkamer op de eerste verdieping alwaar Beloki bij het haardvuur een fantastisch optreden gaf. De groep werd vervolgens in tweeën gesplitst waarbij de eerste groep meegenomen werd naar kamer 12, waar begin van de middag Lotte van Dijck akoestisch speelde, opgevolgd door Riverdistrict, later in de middag. De gasten konden vanaf de stapelbedden genieten van mooie, intieme optredens. De andere groep werd verrast vanuit de wc en douche van het ho(s)tel op de tweede verdieping met gedichten van Daniël Vis en Jelle IJntema. De gasten kozen zelf welke deur het eerste open zou gaan en of die keuze voor herhaling vatbaar was. Zo “streden” beide dichters om de Grasnapolsky bezoekers voor zich te winnen. Hierna volgde een switch, zodat alle bezoekers het volledige programma mee zou maken. Na afloop van het programma in het ho(s)tel, was er in café Het Licht nog de mogelijkheid om van Lotte van Dijck of van de mannen van Riverdistrict te genieten. De eerste ronde was goed gevuld met het aantal gasten waar we plek voor hadden (per ronde 30 bezoekers). Ronde 2, 3 en 4 zaten echter zo vol met enthousiaste gasten, dat Lotte van Dijck en Beloki een extra optreden hebben gegeven. Vanaf 17:00 uur draaide dj Miss Trudy heerlijke plaatjes in café Het Licht, waarmee we deze fantastische dag hebben afgesloten.


5

// Stafteam Grasnapolsky 2012

// Programmering Grasnapolsky 2012

Marloes Greijn Lisanne van Wijk Antwan Cornelissen Melin Mommers Mariska Berrevoets Anne van Tongeren Joris van Welten Gijs Oomkes Malou ter Horst

Mary Had a Little Band Riverdisctrict Beloki Lotte van Dijck Jelle IJntema Daniel Vis Miss Trudy


6

//

KEES

www.myKEES.com

Binnen de organisatie van diverse festivals en evenementen is het belang van en de passie voor het werken met vrijwilligers een belangrijke poot voor Stef. KEES (Kennis van Evenementen door Educatie en Support) is het initiatief van Stef dat de binding tussen vrijwilligers en de culturele sector probeert te versterken. KEES informeert en bedankt deze vrijwilligers met een aanbod van gratis workshops en masterclasses en een inkijkdag. Ook geeft KEES advies over vrijwilligersbeleid en wordt er actief promotie gemaakt voor vrijwilligerswerk in de culturele sector. //Programma 2012 In 2012 ging KEES door met de succesformule van 2011 en organiseerde vijf workshops, drie masterclasses en in samenwerking met de Vrijwilligerscentrale Utrecht een bijeenkomst voor producenten, directies en vrijwilligerscoördinatoren over vrijwilligersbeleid. KEES vertrekt vanuit kennis; de kwaliteit van de workshops en masterclasses zijn belangrijk voor KEES. De workshops en masterclasses hebben een interactief karakter, waarbij theorie en praktijk worden gecombineerd. De workshops zijn voor iedereen toegankelijk en worden gegeven op 'instapniveau'. De masterclasses zijn verdiepend en vergen enige voorkennis. Succesvolle activiteiten van KEES in 2012 waren onder andere Help! Ik heb een team, Locatiemanagement en Bakwagen rijden, laden en lossen. Alle activiteiten werden gegeven door externe workshop- of masterclassleiders met grote kennis van het culturele werkveld en/ of specifieke kennis van het betreffende onderwerp. KEES heeft onder andere samengewerkt met: Huis a/d Werf, het Nederlands Film Festival, Tweetakt, De Regelaar en de Vrijwilligerscentrale Utrecht. In het programmaoverzicht staan de namen van de professionals die de bijeenkomsten leidden. KEES werkt graag met inspirerende voorbeelden, daarom organiseert zij standaard een Inkijkdag bij een inspirerend festival of evenement. In 2012 was KEES welkom bij de opbouw van het Gala van de Nederlandse film, waar de Gouden Kalveren van het Nederlands Film Festival uitgereikt worden. Helaas kwam de aankondiging voor deze bijzondere activiteit te laat en was een doordeweekse ochtend niet het meest geschikte moment voor een bezoek. Vanwege het lage aantal inschrijvingen is de Inkijkdag in 2012 daarom niet doorgegaan. // Advies Met een team bestaande uit ervaren vrijwilligerscoördinatoren, werd KEES in 2012 steeds vaker benaderd voor het geven van advies over vrijwilligersbeleid. Een positieve ontwikkeling die KEES verstevigt in haar doelstellingen. In persoonlijke gesprekken adviseerde KEES De Utrecht Popprijs, Cultuur19 en Theaterfestival Tweetakt. Ook de samenwerking met de Vrijwilligerscentrale Utrecht was in 2012 wederom goed. In oktober hebben KEES en de Vrijwilligerscentrale de Werkbijeenkomst Vrijwilligersbeleid georganiseerd. Deze bijeenkomst was specifiek gericht op producenten, directies en vrijwilligerscoördinatoren uit het Utrechtse culturele veld. Met een gastspreker van MOVISIE en veel praktijkvoorbeelden uit de zaal was het een zeer informatieve middag die leidde tot concrete beleidsvisies. Er waren 15 deelnemers uit diverse organisaties waaronder het Universiteitsmuseum, Ekko en Kasteel de Haar. KEES houdt hierover contact met de deelnemers die goed bij de organisatie aansluiten, namelijk Ekko, de Sinterklaasintocht en Cultuur19. // Promotie Het verstevigen van het contact met partners in het culturele werkveld zorgde niet alleen voor gesprekken over vrijwilligersbeleid, maar ook voor groeiende bekendheid van KEES onder hun vrijwilligers. Vrijwilligerscoördinatoren deelden hun enthousiasme voor KEES door bijvoorbeeld het actief uitdelen van KEES flyers en het weggeven van KEES gadgets. KEES koos wederom voor een educatieve gadget waar de vrijwilliger iets mee kan tijdens zijn of haar werkzaamheden. In 2011 en 2012 werden er op grote festivals oordopjes uitgedeeld met daar aan vast geniet een kaartje met informatie over (het voorkomen van) gehoorschade. Ook waren er KEES T-shirts die als bedankje aan vrijwilligers werden gegeven die zich bovengemiddeld veel en goed inzetten. Andersom bood KEES deze organisaties de mogelijkheid hun oproep voor vrijwilligers via KEES onder de aandacht te brengen. Via de website konden vrijwilligerscoördinatoren een oproep laten plaatsen voor (potentiële) vrijwilligers die op zoek zijn naar iets leuks om te doen. Alle berichten vormden een breed palet van diverse klussen voor een diverse doelgroep: publieksbegeleiders bij Culturele Zondagen, zwarte pieten voor de intocht van Sinterklaas, bouwploegvrijwilligers bij Festival a/d Werf en chauffeurs voor het Nederlands Film Festival. Door alleen actuele oproepen te publiceren konden (potentiële) vrijwilligers direct zien waar hun hulp welkom was.


7

Naast het online prikbord begon KEES op een speelse en actieve manier aan vrijwilligers te laten zien hoe leuk, nuttig en zinvol vrijwilligerswerk kan zijn. Door de inzet van social media als Facebook en Twitter bracht KEES berichtjes en foto’s naar buiten. KEES heeft 161 volgers op Twitter, waaronder Vrede van Utrecht, Utrecht 2018, Stekkerfest, Louis Hartlooper Complex, Le guess Who, cultuur Utrecht en KAAP. Op Facebook vinden 180 mensen KEES ‘leuk’. Bovendien ontvangen 345 mensen en instellingen de maandelijkse nieuwsbrief. // Overzicht aanbod Maart Workshop Horeca Door Nora Maartense en Jan van Kleef, freelancers culturele sector. Zijn onder andere verantwoordelijk voor de horeca op Tweetakt, Festival a/d Werf en Oerol. Omschrijving: Wat zijn de belangrijke weetjes en feiten achter tappen, serveren, hygiënecodes, klantvriendelijkheid en andere zaken die betrekking hebben op de horeca binnen culturele festivals en instellingen? Kom het tijdens deze workshop te weten! Beoordeling: 7,9 Aantal deelnemers: 13 Mei Communiceren met publiek Door Rembrandt Boswijk, freelance (technisch) producent voor o.a. Culturele Zondagen, Nederlands Film Festival en Tweetakt en Jos Beeren van de Security company. Omschrijving: Handige tips en trucs over crowdcontrol en hospitality. Voel je als vrijwilliger zelfverzekerd tegenover een (grote) groep mensen. Voor zaalwachten, locatiemanagers en andere geïnteresseerden. Over kritische bezoekers, ongewenste gasten en andere onverwachte gebeurtenissen. Beoordeling: 8,0 Aantal deelnemers: 13 Juni Workshop Basis Techniek Door Gijs Oomkes, freelance technicus voor o.a. Festival In Vervoering en Festival a/d Werf. Omschrijving: Voor alle vrijwilligers die meer te weten willen komen over de basiskneepjes van (theater)techniek. Deze workshop kan opgevolgd worden door de Masterclass verdieping Techniek. Beoordeling: 8,0 Aantal deelnemers: 10 September Workshop Bakwagen rijden, laden en lossen Door Harry Kassing, eigenaar Kassing Trucking en Rob van Wegen, freelancer in de filmindustrie en coördinatie Bouwploeg Nederlands Film Festival 2010 en 2011. Omschrijving: Een workshop voor bouwploegers, distributievrijwilligers en andere geïnteresseerden. In teamverband leren laden, lossen en (hopelijk) schadevrij rijden in de bakwagen. Deze workshop wordt gegeven in samenwerking met Harry Kassing (http://www.kassingtruckingbv.nl) en is bedoeld om je vrijwilligerswerk nog leuker te maken! Beoordeling: 8,2 Aantal deelnemers: 13 Oktober Workshop Een evenement programmeren Door Nick Batenburg en Ayla Schneider, organisatoren van o.a. creatief initiatief Volle Bak. Omschrijving: Leer wat er allemaal vooraf gaat aan een festival of evenement. Hoe komt de programmering tot stand? Wat zijn de mogelijkheden en waar moet je rekening mee houden? Beoordeling: 7,5 Aantal deelnemers: 17


8

Masterclasses 2012 April Masterclass Locatiemanagement Door Eveline de Jong, eigenaar evenementenorganisatie Viveza. Was onder andere verantwoordelijk als locatiemanager op de Stadsschouwburg en Pathé Rembrandt tijdens het Nederlands Film Festival 2010 en 2011. Omschrijving: Als locatiemanager heb je met veel partijen te maken: publiek, leveranciers, artiesten en collega's. Aan jouw de schone taak om dit alles te coördineren. Tijdens deze masterclass neemt een specialist het woord. Wat wordt er van een locatiemanager verwacht? Hoe kun jij je taken het best voorbereiden? Met handige tips en voorbeelden om meer inzicht te krijgen in de veelzijdigheid van deze taak. Dit jaar ligt de nadruk op binnenlocaties. Beoordeling: 8,0 Aantal deelnemers: 21 Juli Masterclass Verdieping Techniek Door Gijs Oomkes en Colin Kassies, technisch producent voor o.a. Spoffin, Kinderfestival aan zee en Festival a/d Werf. Omschrijving: Workshop basis techniek gevolgd? Of de nodige kennis al achter de hand? Dan breid je je vaardigheden op het gebied van licht of geluid nog verder uit tijdens deze masterclass. Gijs Oomkes (Gijs Geluid) en Colin Kassies zullen deze masterclass leiden door op actieve en interactieve wijze de onderwerpen licht en geluid te behandelen. Aantal deelnemers: 8 November Masterclass Help! Ik heb een team.. Door Matthijs Schmidt, trainer bij Ardis. Omschrijving: Voor ‘gevorderde’ vrijwilligers die als stagiaire, coördinator of bijvoorbeeld productieassistent andere vrijwilligers moeten aansturen. Wat wil een vrijwilliger, wat wil de organisatie, wat wil jij? En hoe breng je dit alles samen? Beoordeling: 8,2 Aantal deelnemers: 14

// Stafteam KEES 2012 Hanneke Hulshof Liselot Verbrugge Judith Oostrom


9

//

De Utrecht Popprijs

www.utrechtpopprijs.nl

De Utrecht Popprijs is de bandwedstrijd voor alle bands uit de provincie Utrecht. Bands strijden in wedstrijden bij regionale podia voor een plek in de halve finale. De halve finale vond plaats op zaterdag 19 mei 2012 in een tweetal garages en poppodium ACU in het centrum van Utrecht. De garages werden voor één dag omgebouwd tot poptempel, en de bands gingen terug naar waar het voor velen begon. Twaalf bands streden om een felbegeerde plek in de finale. Voordat die strijd begon hebben alle halve finalisten een marketingworkshop aangeboden gekregen. Gedurende deze workshop werd in gegaan op zelfpromotie en mogelijkheden hier in. Tijdens de halve finale koos een jury met expertise in de muzieksector aan het eind van de dag drie bands e die 2,5 week later het podium van Tivoli de Helling mochten betreden. Deze werden een dag na de halve finale bekend gemaakt via de website van De Utrecht Popprijs. Ook het publiek had een stem: een week lang konden zij stemmen via de website op de overgebleven halve finalisten. De vier finalisten kregen de week voor de finale een coachingsdag, waarbij zij met hun persoonlijke coach een dag lang konden brainstormen. Op donderdagavond 7 juni barstte de strijd los in Tivoli de Helling en werd de winnaar van De Utrecht Popprijs 2012 bekend gemaakt. Een van de doelstellingen van De Utrecht Popprijs is (beginnende) bands de kans bieden een stap hoger te gaan. Om deze doelstelling te realiseren hebben bands niet alleen een speelplek nodig, maar ook begeleiding. Door bands op een originele en uitdagende plek te laten spelen, worden ze gestimuleerd om verder te kijken dan de bekende wegen. Ze worden meegenomen in een productioneel proces waarbij ze bewust na moeten denken wat de gevolgen zijn van een speelplek als een garage. Als band moet je schakelen en opnieuw nadenken over samenwerking, performance, licht, geluid en publiek. Naast een productionele ondersteuning verwacht De Utrecht Popprijs dat de bands ook meegaan in marketing en publiciteit. Hun eigen campagne starten en fans en pers hiermee aanspreken. Zij kregen vanuit De Utrecht Popprijs, naast de marketingworkshop, een promotiepakket om hen een opstart te bieden. Daarnaast werden zij gestimuleerd en geholpen om gebruik te maken van social media. Sinds twee edities biedt De Utrecht Popprijs de vier finalisten ook een coachingsdag aan. Voor deze coachingsdag is een professionele bandcoach aangetrokken die de dag indeelt en begeleidt. De bands werden voor een dag aan een persoonlijke coach gekoppeld. Samen met deze coach werd aan de hand van leerdoelen gepraat en gebrainstormd over onderwerpen die de bands voor zichzelf belangrijk achtte. Denk hierbij aan performance of het in de markt zetten van je band, maar ook aan het opnemen van een cd of een goede setlist. De dag werd afgesloten met een evaluatie en een netwerkborrel. De bands hebben erg positief gereageerd en vonden het verhelderend om met een professional te praten. De coachingsdag werd als zeer motiverend en inspirerend ervaren met gevolg dat zij extra veel zin hadden in de finale. Coaches van De Utrecht Popprijs waren Martijn Koolen, Roelie van Lingen ,Waldo Volmer en Marieke Feller. Jaarverslag Stichting evenementen/festivals 2011/2012

10

De marketing en communicatie richtte zich dit jaar vooral op het feit dat deze editie de laatste was in huidige vorm. Naast samenwerkingen met 3voo12/Utrecht en Staplab, is er een marketingactie opgezet. Een week voor de halve finale is De Utrecht Popprijs met de halve finalisten de stad in getrokken. Op vier pleinen in de stad konden de bands een voorproefje geven van hun muziek. Door met een busje met backline rond te rijden, vonden er interessante guerrilla-acties plaats. Het busje kwam aanrijden, de backline werd razendsnel opgebouwd, een van de bands speelde twee nummers, om vervolgens weer af te breken en door te rijden naar het volgende plein. Hiernaast is er veel media-aandacht geweest naar aanleiding van de halve finale, de coachingsdag en de finale. Interviews en artikelen verschenen onder andere op 3voor12/Utrecht, het Utrechts Uitburo en SCU en in kranten als Ons Utrecht en AD/UN. Naast samenwerkingen op gebied van marketing en communicatie, is er ook afgelopen editie weer intensief samen gewerkt met de Herman Brood Academie. Er is door de technisch producent van De Utrecht Popprijs een viertal colleges gegeven technische productie aan studenten lichts- en geluidstechniek. Tijdens de halve finale waren deze studenten de rechterhand van de technisch producent. Ook de finale werd met groot succes georganiseerd in Tivoli de Helling. Aaumffie, My Blue Van, Guy Corneille en For the Birds traden ten strijde en zorgden voor een spetterende, bijna uitverkochte, finale. Na lang juryberaad mocht Guy Corneille zich winnaar van De Utrecht Popprijs 2012 noemen. Het trio ging naar huis met een prijzenpakket van onder andere: €2.000,- aan professionalisering, een plek bij de Sena PopNL Award, optredens bij Altersonic en Geinbeat, en een jaar lang professionele bandcoaching.

Publieksaantallen 2012 Totaal halve finale:

890

Totaal finale Tivoli de Helling:

289 +

Totaal De Utrecht Popprijs:

1179

// Stafteam De Utrecht Popprijs 2012

// Programmering De Utrecht Popprijs 2012

Iris Gieling Gijs Oomkes Noortje Arts Judith Oostrom Diede Claassen Lex van Dalfsen Marieke Feller

Guy Corneille Aaumffie For the Birds My Blue Van Daydreamer Georges Poems Silver Spark to Fire Mores Purest of Pain Rolla Whitley & the Hot Males


dB’s De Kelder De Boemerang Geinbeat De IJsbreker Wildcard Babylon Yumbo De Peppel dB’s JC Enter Starsound

Winnaar Finalist Finalist Finalist

11

//

In Vervoering

www.in-vervoering.nl e

Festival In Vervoering had dit jaar haar 7 editie en vond plaats op 4 en 5 augustus 2012. In park Lepelenburg en op het plein achter het stadhuis aan de Korte Minrebroederstraat, in samenwerking met Café De Zaak aldaar. Festival In Vervoering is een bekend begrip geworden in Utrecht en omstreken. Met haar mobiele karavaan weet het festival een vrolijke en kleurrijke impressie neer te zetten. Het publiek komt dan ook graag elk jaar in grotere getallen terug om deel te nemen aan en gebruik te maken van alle activiteiten. Of om gewoon heerlijk te genieten van alles wat haar voorgeschoteld wordt. Festival In Vervoering laat het mobiele thema zo veel mogelijk terugkomen op het hele festivalterrein en in al haar uitingen. Zo zijn alle podia voor artiesten mobiel. Er was dit jaar een vouwwagen, sloep, treinwagon, bakfiets, oldtimer en caravan. Ook alle horecagelegenheden serveerden hun eet- en drinkwaar vanuit diverse oude wagens; een brandweerwagen, een caravan, een citroënbusje en een oude Volkswagen T3. Op zaterdag was het plein op de Korte Minrebroederstraat omgetoverd tot klein en intiem festival. Met een gewilde muzikale programmering, eet- en drinkgelegenheden en een kleine artistieke programmering; de Trekkerstent. Er heerste een heel fijn en gemoedelijke sfeertje door het terras dat was opgezet op het plein. Naarmate de muzikale programmering vorderde, stond iedereen op om van dichtbij mee te genieten van de muziek. Tegen het eind van het festival vloeide de muziek van de dj naar binnen bij café de Zaak waar het feest uiteindelijk ten einde kwam. Op zondag kon er weer heerlijk in de zon gehangen worden in park Lepelenburg. Waar een tal van activiteiten plaatsvond. Er was eten en drinken en een brede muzikale en artistieke programmering. De sfeer was dit jaar ontzettend positief. De bezoekers hebben actief deelgenomen aan alle mogelijkheden op cultureel en culinair vlak. Alle artiesten die In Vervoering op het festival heeft uitgenodigd hebben een duidelijke link met de stad Utrecht. Voornamelijk omdat de artiesten er zelf wonen of hebben gewoond/ gestudeerd. Naast de professionele namen in de programmering, stonden er vele jonge makers op de podia. Hiermee blijft In Vervoering een springplank voor opkomend talent in Utrecht. Deze artiesten hebben al bewezen dat zij potentie, ambitie en genoeg in hun mars hebben om voor een groter publiek te kunnen spelen/ voordragen. In Vervoering wil daarom vooral een tussenstap zijn van amateur naar professionele podiumkunsten. Dit jaar waren er maar liefst 1500 bezoekers op zaterdag en 3500 op zondag wat het totaal op 5000 bezoekers brengt. Het aantal bezoekers blijft jaarlijks stijgen. In Vervoering wil haar festival graag intiem houden en toch mogelijkheden zoeken, om het groter wordende aantal bezoekers, een plekje te geven op het festival.


12

// Partners In Vervoering 2012 Festival In Vervoering is erg enthousiast dat het wederom mooie samenwerkingen is aangegaan met fijne partners. De samenwerkingspartners van In Vervoering 2012: 3VOOR12/Utrecht – Mediapartner Eigen dossier op de 3VOOR12 website met; bekendmaking line-up, interviews, recensies, foto’s, videoregistraties. Vedett – Horecapartner Voertuigen, gratis kratten Vedett, parasols, barren, koelkasten, tapwagen. Café De Zaak – Horecapartner Personeel, kennis, inkopen drank zaterdag. Bionade - Horecapartner Lege kratten, koelbakken, parasols Grapedistrict - horecapartner Personeel, kennis, een bar, georganiseerde horeca borrel met een hapje. Het Spoorwegmuseum – Locatie Gratis gebruik van treinwagons als podia, extra publiciteitsaandacht en groter bereik

// Stafteam In Vervoering 2012 Ylona Supèr Barend den Bruigom Bregtje Bos Nick Batenburg Hessel Koster Sevinc Demirbas Ayla Schneiders Gijs Oomkes Sanne Bijlsma Dennis te Molder Geert Verhoef Martijn Mannak

// Programmering In Vervoering 2012 Muziek Wilderness of Awkward I Manitoba (Can) Aafke Romeijn Peter Vandrie T.S. Eliot Appreciation Laura Arkana Society My Blue Van Sideditch The Dance Minus The Tiger Kids With Guns Bodypolitics Theater: Mezlev Trekkerstent: Maya & Adrian Coen van Beelen Oh, Brave Wide Eyes Wynn Heliczer Peter Katz (Can) Jaarverslag Stichting evenementen/festivals 2011/2012

Beeldende Kunst: Kunstroute Robert Roeling

Teksttandem: Maaike Bergsta Karlijn Kistemaker

Literatuur/Poëzie: Liefde aan de bar: Desiree van Haaren Jente de Jong

Zomergedichten: Annet Bremer

Literaire boottocht ism De Jagers

Kinderprogramma Feeën: Tamar Doedens Eva Gouda 13

Monsters in de maak:


Eva Bullens

14

//

FeStefette: muzikale speurtocht

www.stefsite.nl

Na een muzikale speurtocht in 2011, organiseerden we in 2012 Festafette in Nieuwegein. Op 25 augustus vierden we met de inwoners van Nieuwegein het einde van de zomer(vakantie). Het evenement vond plaats in Park Oudegein, was gratis toegankelijk en bood een mooi scala aan acts voor jong en oud. Het programma bestond uit twee onderdelen: enerzijds de estafette en anderzijds de optredens op het grote podium. Dit leverde een mooie mix op van de wat kleinere en intiemere optredens van voornamelijk amateurkunstenaars in de middag en de wat grotere optredens van gevorderde en (semi-)professionele acts in de avond. We hebben acts op het podium gehad uit Nieuwegein en omgeving, maar ook artiesten die (inter)nationaal bekend zijn en ook op de grotere festivals gespeeld hebben. Het middagprogramma bestond uit een estafette, waarbij kleine groepen de estafette van een klein uur liepen en op verschillende locaties in Park Oudegein verrast werden met korte optredens van verschillende kunst- en muziekdisciplines. De kleine groepen versterkten de intieme sfeer, waardoor de bezoekers direct in contact stonden met de artiesten. Twee theatersporters fungeerden - verkleed als ‘estafettelopers’ - als verbinding tussen de verschillende estafetteonderdelen. De estafette werd vier keer gelopen. Per ronde waren er 15-20 deelnemers. ‘s Avonds hebben vijf acts opgetreden op het hoofdpodium. Het programma was zeer gevarieerd en bood op deze manier voor een ieder wat wils. We begonnen met een rustige, akoestische bezetting, en bouwden op tot een spetterend houseoptreden. Rond 23.00 uur was het festival afgelopen, namen de laatste mensen nog een drankje en gingen langzaam op huis aan. Gedurende de gehele avond waren er ongeveer 100-150 bezoekers.

// Programmering Festafette 2012 De estafette bestond uit de volgende optredens. o Lukas Batteau. Singer-songwriter uit Utrecht. o Jula Aimée. Zangeres die verhalen vertelt met haar eigen geschreven liedjes. o Verhalenverteller Irina. Heeft in Nieuwegein eerder opgetreden tijdens ‘Gluren bij de buren’. o Moveo Jazzdans. Dansgroep uit Nieuwegein met dansers tussen de 6 en 16 jaar. o DJ Rinke. DJ uit Utrecht, zorgde voor de afsluiting van de estafetteloop. ’s Avonds stonden de volgende acts op het podium: o Priya & Spyros. Akoestisch duo, maakt liedjes die het midden houden tussen pop, jazz en bossa nova. o Fallow Deer. Dit trio maakt psychedelic groove-rock in het verlengde van bands als Tame Impala en Led Zeppelin. Jaarverslag Stichting evenementen/festivals 2011/2012

15

o o o

Kings of the Day. Een 6-koppig internationaal gezelschap, met Vaals als thuisbasis. Maakt alternatieve rock en speelde als opener op Pinkpop 2009. NY FAN. Utrechtse band die is gevormd rond frontvrouw Fanny Bartels. Ze maken electro-pop met stevige beats, vintage synthesizers en ‘hypnotizing vocals’. Ambitiebeesten. Sinds 2009 actief als dj’s, hosts en bekend als collectief. Hebben het podium gedeeld met onder andere Mason, Baskerville & de Grote Donnie, Vinnie & Sjakie Show.

// Catering Festafette 2012 Om ervoor te zorgen dat mensen niet naar huis hoefden te gaan om te eten, is er samengewerkt met de Mobiele Kok (biologische en goed betaalbare broodjes en snacks) en La Galette (zelfgemaakte koekjes, cakes en taarten). Verder werd de koffie verzorgd door Robocup Coffee en de overige (fris)drank door Grolsch.

// PR en communicatie Festafette 2012 We hebben op verschillende momenten en manieren van ons laten zien en horen. Hieronder vindt u een selectie van onze communicatie uitingen : o Website (www.festafette.nl), Facebook en Twitter, o Artikel inclusief foto in het Algemeen Dagblad op de zaterdag van het evenement. o Interviews op Radio 1 op de avond voorafgaand aan het evenement (met een optreden van Lukas Batteau), RTV 9 en Roulette FM, o Verschillende (voorpagina-)artikelen in de huis-aan-huisbladen De Molenkruier en Ons Nieuwegein, o Aandacht voor Festafette op de websites van 3VOOR12/Utrecht, utrecht-roxx.nl, Utrechts Uitbureau en diverse Nieuwegeinse nieuwssites. Op de PR uitingen was duidelijk onze belangrijkste partner zichtbaar: de gemeente Nieuwegein. Zij hebben ons financieel ondersteund door een subsidie vanuit Poppositie en vanuit Amateurkunst. Ook in de aanloop naar het festival is nauw samengewerkt met de gemeente.

// Stafteam Festafette 2012 Het projectteam bestond uit: Klaske Gonlag - Projectleider Nick Franssen - Marketing/Communicatie Bram Langenberg - Vrijwilligerscoördinator Kirsten Klijn - Programmering Janna Schouten - Techniek Sanne Verheij - Productie Verder hebben we samengewerkt met ongeveer 15 vrijwilligers en daarnaast hebben Haltjongeren geholpen met het opbouwen van het terrein.


16


17

4. De financiën Financieel gezien is 2012 een goed jaar geweest voor STEF. In het kasboekjaar 2012 heeft het bestuur besloten om de kasboeken van alle projecten recht te trekken en eventuele vervuilingen die door de jaren heen zijn ontstaan op te schonen. Ook is er dit jaar een editie van Festaffete geweest die we wederom eenmalig in de boekhouding van Stef hebben ondergebracht omdat er nog niet sprake is van een structureel karakter. De Stichting heeft in totaal €9.141 aan kosten gemaakt voor alle vaste lasten en kantoor. Na afschrijven van debiteuren is er €7.235 aan kosten geboekt voor dit boekjaar. Aan inkomsten is er €13.850 gegenereerd dit boekjaar, na afboeken van debiteuren en afschrijven oude crediteuren uit 2008 staat de teller op €14.362. Daarnaast heeft het project Festafette plaatsgevonden binnen de STEF administratie en kasboek. Dit project heeft €11.138 opgeleverd en €10.135 gekost. In totaal aan kosten voor STEF is dus €17.370 min €25.500 aan inkomsten is een positief resultaat van €8.130 euro ten goede van het eigen vermogen. De boekhouding is in de loop der jaren sterk vervuild geraakt, er zaten op diverse plekken kleine foutjes en het boekhoudkundige banksaldo liep tot ergernis van het bestuur niet gelijk met het banksaldo. Dit is een erfenis uit het verleden (om Geert te citeren met een onbedoelde tautologie). Er is veel werk verzet door Dieuwke en er is gepuzzeld, de saldo’s lopen nu gelijk. Om het saldo van het kasboek en de bank gelijk te laten lopen is er een afboeking gemaakt van €4.283. Door dit rechttrekken en afboeken is er een grotere winst ontstaan dan die er in werkelijkheid gemaakt is.


18

// Toelichting balans In deze balans zijn een aantal punten dat toelichting nodig heeft voor een heldere interpretatie. De post vaste activa vorderingen aan de debetzijde van € 38.493,98 is opgebouwd uit een aantal bedragen dat de projecten nog krijgt van derden. Zo krijgt De Utrecht Popprijs nog het restant van subsidie van de Gemeente Utrecht en de Rabobank en verder de afronding van de kaartverkoop, In Vervoering krijgt nog van Vedett, Norma, Rabobank, Sabra Humus, Triodos, Café de Zaak en de Gemeente Utrecht in totaal een bedrag van ruim € 10.500. In het komende jaar zal er extra actie worden ondernomen om deze debiteuren te innen. KEES heeft nog een vordering bij de gemeente Utrecht open staan van een kleine € 11.000. Voor Stef staat er ruim € 14.000 aan debiteuren uit onder deze post. Deze is opgebouwd uit afdrachten van verschillende projecten van de stichting en de drankomzet van Festaffete. De post leningen bestaat uit werkleningen aan De Utrecht Popprijs, KEES, Grasnapolsky en In Vervoering. De laatste post aan de debetzijde is BTW van € 10.743,78. Stef, maar vooral de projecten ontvangen 40% tot 70% van hun inkomsten uit subsidies die vrijgesteld zijn van BTW. Aangezien Stef door de Belastingdienst is aangemerkt als een ondernemer dragen wij omzetbelasting af. Nettoresultaat is dat er geld terugvloeit vanuit de voorbelasting. Dit sluist Stef weer door naar de projecten op basis van de specificatie. Aan afboekingen hebben we van de bevRijders een openstaande factuur afgeboekt en een oude factuur van stichting Wish afgeboekt, aangezien deze stichting geen actieve rol meer speelt. Bij het opschonen zijn we ook de borgbijdrages van deurpasjes en sleutels tegengekomen, die bij het verhuizen niet meer hoefden worden afbetaald. Verder zijn er verschillende kleine bedragen afgeboekt die onder andere voortkomen uit verschillen in startwaardes van afgelopen jaren en andere kleine foutjes. De post crediteuren van € 26.203,50 is opgebouwd uit Stef € 6.872, UPP € 8.100, In Vervoering € 6.641, Grasnapolsky € 193 en KEES met € 4.437. Alle crediteuren zijn opgebouwd uit een aantal kleine facturen die betrekking hebben op de afronding van de projecten en afdrachten naar de stichting. Voor het komende jaar beginnen we dus met een relatief schoon kasboek, wat prettig is voor het nieuwe bestuur dat zich in het afgelopen jaar heeft gevormd.

// Resultatenrekening Als toelichting op de resultatenrekening kun je zien dat er een aantal afboekingen zijn geweest voor festival Grasnapolsky, ondanks dat er dit jaar geen editie heeft plaatsgevonden. Dit komt omdat er een afrekening is geweest van de afronding van de vorige editie. Er wordt hard gewerkt aan een nieuwe editie die hopelijk in de winter van 2013/2014 plaats zal vinden. Ook dit jaar liggen de kosten van de stichting wat hoger doordat de financiën van het project Festaffete opgenomen zijn in het stichtingskasboek. Dit project heeft binnen zijn begroting gefunctioneerd, maar was helaas en tegen de verwachting in niet zo succesvol, door externe omstandigheden. KEES is een zeer succesvol project binnen de gemeente Utrecht en heeft positieve verwachtingen voor komend jaar. Tot slot heeft ook de Utrecht Popprijs dit jaar een goed seizoen gehad en is in de resultatenrekening te zien dat zij een stabiele voortzetting tegemoetzien.


19


20

// Toelichting begroting 2013 Het bestuur heeft voor 2013 een kleinere begroting gemaakt ten opzichte van 2012. De bezetting van het kantoor is afgenomen doordat er veel vanuit huis wordt gewerkt, daarom is er gekozen voor een verhuizing naar een kleiner kantoor. De kantoorkosten zijn voor de begroting van 2013 nog verhoogd, aangezien er een aantal maanden dubbele huur betaald wordt vanwege de verhuizing. Na 2013 zullen de kantoorkosten afnemen. Internet is opgenomen in de huur, die post valt daarmee weg. Onze opslag is kleiner en goedkoper, ook daar is dus een vermindering van kosten zichtbaar. Gezien de huidige economische omstandigheden, is het mogelijk dat een nieuw project uitblijft. Echter streven we er naar deze wel nog plaats te laten vinden. Binnen het bestuur hebben er veranderingen plaats gevonden en is er energie en tijd gestoken in het versterken van het bestuur voor 2013 en aankomende jaren. Zoals genoemd in het jaarverslag van 2011, is er sprake van een professionalisering van bestuursleden en projectleiders. Het is gelukt binnen de begrotingen te blijven, maar ook komend jaar zullen we daar waakzaam

voor moeten zijn. De verwachting voor 2013 is dat er ingeleverd moet worden op het eigen vermogen om kostendekkend te werken. Er wordt het komende jaar geïnvesteerd in nieuwe projecten en huidige projecten zoals Grasnapolsky worden herontwikkeld. De inkomsten voor deze nieuwe projecten zullen pas in 2014 zichtbaar worden. 2013 Wordt daardoor gezien als investeringsjaar voor nieuwe ontwikkelingen.


21

// Fondsen, subsidienten en sponsoren Stef staat in dit deel van het jaarverslag stil bij de financiële steun van alle fondsen, subsidiënten en sponsoren die de projecten van Stef in 2011/2012 ontvangen heeft. o

VSB fonds

o

KF Hein

o

Elise Mathilde fonds

o

Gemeente Zeist

o

Prins Bernhard Cultuurfonds

o

Rabobank

o

Gemeente Nieuwegein

o

Gemeente Utrecht

o

Gemeente Houten

o

Norma fonds

o

Cafe de Zaak

o

Vedett


22

5.

Vooruitblik

Tot slot van dit jaarverslag kijken we graag vooruit naar een nieuw jaar vol geslaagde culturele festivals en evenementen. Met vaste waarden als KEES en In Vervoering, maar ook met nieuwe initiatieven als Young Locals! en …wie zal het zeggen? Stef zal zich in elk geval weer vol inzetten om creatieve geesten aan zich te binden en nieuwe culturele initiatieven te ontplooien.

Young Locals! Young Locals! is vorig jaar opgezet door vijf tweedejaars studenten Musicmanagement aan de HKU en ontstaan vanuit de gedachte dat Utrecht beschikt over tal van bandwedstrijden, maar dat voor veel jonge, beginnende bandjes de drempel om deel te nemen te hoog is. Young Locals! fungeert als tussenstap, waarin bands in een niet competitieve omgeving podiumervaring kunnen opdoen. Na vier succesvolle trajecten is het project vanuit de HKU ten einde gelopen. Dit succes mag echter niet verloren gaan, en daarom is de organisatie van Young Locals! bezig een fundament op te bouwen voor een permanent coachingstraject. Met ingang van september 2012 gaat Young Locals! verder onder STEF (Stichting evenementen/festival). Bands doorlopen een traject van drie workshops en een fotoshoot waarna je twee weken later op het podium staat in dB’s studio. De workshops zijn: Band Businesss, Promotion & Marketing en Stage Performance. Het nieuwbakken Stef-project won in december 2012 direct al een 3VOOR12/Utrecht Award als beste Utrechtse initiatief! De jury zei er het volgende over: “(…) De jury waardeert de directe bijdrage die het project geeft aan de kwaliteit van Utrechtse bands en is benieuwd naar de toekomstige prestaties van de acts die het traject hebben doorlopen." Elke band uit de regio Utrecht met een gemiddelde leeftijd van 14 tot 19 mag meedoen, ongeacht het muziekgenre. // Stafteam Young Locals! 2012 Niels Udink Susanne Landman

Grasnapolsky Omdat beide edities in 2010 en 2012 zeer succesvol zijn gebleken, wordt er hard gewerkt aan een nieuwe editie in 2013. Grasnalpolsky moet weer als volwaardig en tweedaags winterfestival terugkeren: een festival als hotel, een hotel als festival. Hiervoor wordt hard gezocht naar een geschikte locatie.

KEES KEES ondersteunt vrijwilligers in de Utrechtse culturele sector met ook in 2013 weer gratis workshops, masterclasses, inkijkdagen, vrijwilligersoproepen en advies op vrijwilligersbeleid. Thema's die komend jaar onder meer voorbij komen zijn het leiden van team, spreken voor publiek, horeca, techniek, productie, veiligheid en EHBO.

De Utrecht Popprijs De Utrecht Popprijs blijft dé bandcompetitie van de provincie Utrecht en staat al zes jaar bekend om het aanleveren van kwalitatief goede acts door coaching en begeleiding en het gebruik van unieke locaties in de Utrechtse binnenstad. Groter, breder een professioneler dan voorheen levert de Utrecht Popprijs zonder twijfel ook in 2013 een prachtige winnaar af.

In Vervoering Komend jaar staat Utrecht in het teken van de Vrede. Als zelfstandig festival zal In Vervoering het programma van de Vrede van Utrecht aanvullen, zonder afbreuk te doen aan het eigen, intieme karakter. Ook al groeit het festival elk jaar aan populariteit, In Vervoering probeert uit te breiden op een manier die dit eigen karakter beschermt. Dit doet het festival door samen te werken met meer verschillende Utrechtse partners, en het festival uit te breiden met meer activiteiten. De avontuurlijke bezoeker zal als altijd beloond worden met een unieke ervaring. Terwijl de bezoeker die zijn picknickkleedje niet verlaat, vanaf de mobiele podia getrakteerd wordt op het beste dat Utrecht te bieden heeft op gebied van muziek, theater, kunst en literatuur. Jaarverslag Stichting evenementen/festivals 2011/2012

23

FeStefette De eerste editie van FeStefette in 2012 heeft de bezoekers veel moois gebracht, maar heeft de organisatie ook dingen geleerd. Om ervoor te zorgen dat het een evenement wordt dat méér Nieuwegeiners trekt, zullen we nader moeten analyseren waaraan behoefte is en in welke vorm we dat kunnen gieten. Hierbij is het van belang dat we nog nauwer samenwerken met Nieuwegeinse culturele en niet culturele partijen. Zodat het in 2013 echt een festival wordt voor én door Nieuwegeiners.

Nieuwe initiatieven Met teruglopende inkomsten/omzetten per evenement, is het voor Stef komend jaar van belang ook weer nieuwe initiatieven te ontplooien of aan zich te binden. Zo kunnen de overheadkosten van projecten verder worden gereduceerd. Een eerste stap is gezet met Young Locals! En op moment van schrijven vinden er gesprekken over samenwerking plaats met festival Mooie Woorden. En met zangeres Rachel Louise en Knalland over de organisatie van twee nieuwe, kleinschalige festivals in Utrecht. In externe communicatie zal Stef zich dit jaar nadrukkelijker dan ooit profileren als dé plek jouw eigen festival of evenement te organiseren. Stef ondersteunt en ontwikkelt talent, ook op organisatorisch gebied. En helpt graag jouw creatieve concept te realiseren.


24

Inhoudsopgave. 1. Samenvatting 2. Stef 3. De projecten Grasnapolsky KEES De Utrecht Popprijs In Vervoering FeStefette 3. De financiën 4

Recommend Documents