Reconciliatie
Reconciliatie
Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Gegevensbestanden
2. Reconciliatiemenu 2.1 Rapportering 2.1.1 Verwerkte transacties 2.1.2 Uw saldo (alleen Collect) 2.1.3 Uitbetaling
2.2 Configuratie 2.3 Downloaden 2.4 Geschil (alleen Collect)
3. Status reconciliatie
Page 1 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
1. Inleiding De reconciliatiemodule is een hulpmiddel waarmee u uw bankafschriften kunt reconciliëren met de transacties in uw Ogone account. Het gebruik van reconciliatie heeft geen invloed op transacties of geldtransfers.
The Reconciliatie-module werkt met een aantal acquirers en Ingenico Collect. Als u niet zeker bent of uw acquirer ondersteund wordt, neem dan contact met ons op.
1.1 Gegevensbestanden Een gegevensbestand (data file) is een bestand afkomstig van een acquirer. Het wordt ook een EPA-bestand genoemd. Alleen bepaalde acquirers sturen gegevensbestanden naar ons systeem (controleer bij ons Customer Care team of dit voor u van toepassing is). Aan de hand van gegevensbestanden van de acquirers kan ons systeem de gegevens voorverwerken, wat de reconciliatie voor u gemakkelijker maakt.
Belangrijk De informatie in het gegevensbestand is mogelijk niet onmiddellijk beschikbaar in uw Ogone account, want sommige acquirers wachten enkele weken met de eerste betaling van transacties van een nieuwe handelaar, en acquirers sturen gewoonlijk gegevensbestanden na de uitbetaling. Ogone ontvangt de informatie in gegevensbestanden dus niet meteen na de eerste transacties, maar een tijdje later. De informatie in gegevensbestanden is nooit beschikbaar voor transacties die dateren van voor de activering van de reconciliatiemodule.
Page 2 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
2. Reconciliatiemenu Zodra Reconciliatie is geactiveerd in uw Ogone account, vindt u de knop in het hoofdmenu van uw account. Het menu 'Reconciliatie' bevat de volgende subitems: Rapportering om uw verwerkte transacties, uw saldo (alleen Collect) en uw uitbetalingsdetails te bekijken. Configuratie om uw Push Reports te configureren. Downloaden om verschillende soorten rapporten rechtstreeks vanuit uw Ogone account te downloaden. Geschil om opvragingen en chargebacks voor uw kaarttransacties te bekijken (alleen Collect).
2.1 Rapportering Het scherm Rapportering bestaat uit drie tabbladen. Deze tabbladen weerspiegelen de volledige levenscyclus van een transactie. Een transactie kan dus, afhankelijk van de status, maar in een tabblad voorkomen.
1. Verwerkte transacties: this view compiles all transactions which have been processed on the gateway, but for which the money has not yet been received by Ingenico Financial solutions, and therefore has not yet been paid out. 2. Uw saldo (alleen voor Collect-handelaars): deze weergave bevat alle transacties die zijn verwerkt bij de gateway, en waarvoor het geld is ontvangen door Ingenico Financial Solutions, maar nog niet is uitbetaald. 3. Uitbetaling: deze weergave bevat alle gegevens van transacties die door Ingenico Financial Solutions zijn uitbetaald.
2.1.1 Verwerkte transacties In het overzicht van verwerkte transacties wordt het totale aantal uitstaande transacties weergegeven waarvoor het geld nog niet door de acquirer is betaald of door Ogone is ontvangen, gegroepeerd per valuta. De volgende kolommen worden weergegeven:
Omschrijving
Naam Valuta Totaal betaald bedrag Aantal transacties
Voorbeeld
Valuta van de transactie
EUR
Bedrag van de transactie
EUR 1
Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel.
1
Page 3 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
Omschrijving
Naam
Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang
Actie
heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie.
Voorbeeld
-
Voorbeeld:
In het "Overzicht van verwerkte transacties per valuta" kunt u de details van de uitstaande transacties per merk bekijken door in het rolmenu een valuta te selecteren. De volgende kolommen worden weergegeven:
Omschrijving
Naam Merk Totaal betaald bedrag Aantal transacties
Actie
Voorbeeld
Betaalwijze van de transactie
EUR
Bedrag van de transactie
EUR 1
Voor gegroepeerde transacties het aantal transacties op de regel.
1
Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang kunt krijgen tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie.
Voorbeeld:
Page 4 of 17 - 11/04/2016
-
Reconciliatie
Door op de blauwe pijl aan de linkerkant te klikken, kunt u de details weergeven per type item: Betalingen, Terugbetalingen en Verwijderde betalingen:
Met de knop Details kunt u terugkeren naar de lijst van opgenomen transacties waar u toegang heeft tot de afzonderlijke financiële historie van elke transactie. De volgende kolommen worden weergegeven:
Omschrijving
Naam Betaal-ID Transactiereferentie van de handelaar
Page 5 of 17 - 11/04/2016
Voorbeeld
Uniek betalingsnummer
100633195
Bestellings-ID van de handelaar
order123ab
Reconciliatie
Omschrijving
Naam
Voorbeeld
Beschrijving van de bestelling
Door de handelaar gebruikte beschrijving van de bestelling
abc
Besteldatum
Besteldatum (jjjj-mm-dd)
07-08-2014
Betalingsdatum
Transactiedatum (dd-mm-jjjj)
07-08-2014
Het totaalbedrag van de transactie of groep transacties (inclusief Brutobedrag
acquirerkosten). Dit is het bedrag dat u in de backoffice ziet, bijvoorbeeld in de financiële
EUR 13,52
historie. Status
Gatewaystatus van de transactie (bijv. 9 - Betaling aangevraagd)
Naam
Naam van de koper
Merk
Betaalwijze voor de transactie
Voorbeeld:
2.1.2 Uw saldo (alleen Collect)
Page 6 of 17 - 11/04/2016
9 Jan Jansen iDEAL
Reconciliatie
In deze weergave kunt u uw huidige saldo bij Ingenico Financial Solutions. De datum op het scherm geeft aan wanneer het saldo voor het laatst werd bijgewerkt. De eerste rubriek bevat het saldo-overzicht (totaal) per afwikkelvaluta. De tweede rubriek toont het saldo-overzicht van de geselecteerde afwikkelvaluta, per verrichtingstype (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten). Als uw account meerdere afwikkelvaluta's ondersteunt, kunt u de valuta wijzigen in het keuzemenu. Met de knop 'Details' kunt u alle transactionele en niet-transactionele gegevens in verband met uw saldo bekijken.
Page 7 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
Uw huidige saldo komt overeen met het 'Nettobedrag' uit de 'Transactionele gegevens', verminderd met de 'Niet-transactionele gegevens'. De weergave bevat de volgende informatie:
Naam
Inhoud
Voorbeeld
Niet-transactionele gegevens (d.i. installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie).
Verrichtingscode
Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden).
Brutobedrag
Leeg voor niet-transactionele details.
Nettobedrag
Het bedrag van de verrichting + valuta.
Details
De beschrijving van de verrichting.
NAST
0.2 EUR Account setup
Transactionele gegevens (inclusief waarde van de transacties, terugbetaling, chargebacks). Betaal ID
Uniek betalingsidentificatienummer.
100633195
ID van de bestelling van de handelaar.
order123ab
Beschrijving van de bestelling door de handelaar.
abc
Besteldatum
Datum van de bestelling.
2014-08-07
Betaaldatum
Transactiedatum (jjjj-mm-dd).
2014-08-07
Transactie ref. handelaar Beschrijving van de bestelling
Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Brutobedrag
Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële
13,52 EUR
historiek/Dagtotalen.
Interchange amount
Nettobedrag
Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta. Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten).
0,10 EUR
13,52 EUR
Status
Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd).
9
Naam
Naam van de koper.
Jan Jansens
Betaalmethode
Betaalmethode van de transactie.
iDEAL
2.1.3 Uitbetaling
Page 8 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
In deze weergave kunt u de uitbetalingen door uw acquirer / ontvanger bekijken. Met de zoekmodule kunt u de lijst filteren op uitbetalingsdatum, uitbetalingsbedrag of uitbetalingsreferentie. De tabel bevat de uitbetalingen en het bijbehorende bedrag, gerangschikt op datum (recentste bovenaan). De uitbetalingsreferentie is het nummer in de gestructureerde mededeling van de betaling op uw bankafschrift. Als u op het pijltje links klikt, ziet u de details van de uitbetaling en alle bijbehorende verrichtingstypes (transactie, terugbetaling, chargeback, commissies en diverse kosten, herwaardering reserve of automatische incasso). U kunt de details downloaden met de knop 'Volledig rapport downloaden'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding.
Met de knop 'Details' kunt u alle transactionele en niet-transactionele gegevens van de geselecteerde uitbetaling bekijken.
Page 9 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
Uw huidige 'Uitbetalingsbedrag' komt overeen met het 'Nettobedrag' uit de 'Transactionele gegevens', verminderd met de 'Niet-transactionele gegevens' en de 'Uitbetalingsverrichtingen'. De weergave bevat de volgende informatie:
Naam
Inhoud
Voorbeeld
Niet-transactionele gegevens (d.i. installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie).
Verrichtingscode
Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation type' in de handleiding Push Reports voor de mogelijke waarden)
Brutobedrag
Leeg voor niet-transactionele details.
Nettobedrag
Het bedrag van de verrichting + valuta
Details
De beschrijving van de verrichting
NAST
0.2 EUR Account setup
Transactionele gegevens (inclusief waarde van de transacties, terugbetaling, chargebacks) Betaal ID Transactie ref. handelaar Beschrijving van de bestelling Besteldatum
Uniek betalingsidentificatienummer
100633195
ID van de bestelling van de handelaar
order123ab
Beschrijving van de bestelling door de handelaar
abc
Date of the order
2014-08-07
Page 10 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
Naam Betaaldatum
Inhoud Transactiedatum (jjjj-mm-dd)
Voorbeeld 2014-08-07
Het totaalbedrag van de transactie of transactiegroep (inclusief de kosten voor de acquirer). Brutobedrag
Dit is het bedrag dat u in uw back-office ziet, bijvoorbeeld in de Financiële
13,52 EUR
historiek/Dagtotalen.
Interchange amount
Nettobedrag
Commissie tussen banken voor de aanvaarding van transacties met kaarten (uitgedrukt in de kleinste eenheid van de gebruikte valuta). Het bedrag dat u ontvangt op uw bankrekening (= brutobedrag verminderd met de commissie van de acquirer, chargebacks en andere kosten)
0,10 EUR
13,52 EUR
Status
Gateway-status van de transactie (9 - Betaling aangevraagd)
9
Naam
Naam van de koper
Jan Jansens
Betaalmethode
Betaalmethode van de transactie
VISA
Uitbetalingsverrichtingen (herwaardering reserve en automatische incasso)
Verrichtingscode
Soort verrichting (zie de niet-transactionele 'Operation types' in de handleiding push report voor de mogelijke waarden)
NDDP
Brutobedrag
Leeg voor niet-transactionele details
Nettobedrag
Het bedrag van de verrichting + valuta
10 EUR
Details
De beschrijving van de verrichting
Direct debit
2.2 Configuratie Bovenaan in het configuratiescherm ziet u de rubriek 'Elektronische rapporten' van uw account. De rubriek bevat vooraf geconfigureerde rapporten. Uitbetalingsrapporten worden verstuurd telkens wanneer de acquirer of ontvanger de betaling van het geld op uw bankrekening bevestigt.
U kunt de volgende rapporten activeren: Het 'Uitbetalingsrapport', dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens', dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat ( installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie, herwaardering reserve en automatische incasso's). Als u vóór oktober 2014 push reports hebt geconfigureerd, zijn mogelijk nog de volgende oude versies van rapporten geconfigureerd:
Page 11 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
Uitbetalingsbevestigingen stuurt een dagelijks rapport met transacties waarvoor de acquirer de betaling bevestigde. Gereconcilieerde Betalingen stuurt een rapport met de gereconcilieerde betalingen van die dag (betalingen waarvoor u de reconciliatie uitvoerde). Die functie en dit rapport zijn per oktober 2014 stopgezet. Uitbetalingsreferentie (Collect) stuurt een rapport met het referentienummer in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift. Opmerking: deze functie werkt alleen als de optie Push Reports in uw account geactiveerd is.Voor Collect-handelaars zijn standaard drie pushrapporten voor reconciliatie opgenomen. U kunt de bestandsstructuur bekijken in de Push Reports handleiding.
2.3 Downloaden
In het downloadscherm van de reconciliatiemodule kunt u twee soorten reconciliatierapporten downloaden: Het 'Uitbetalingsrapport' (Payout report), dat alleen transactiegegevens bevat (transacties, terugbetalingen, chargebacks, chargebacks reversal). Het 'Uitbetalingsrapport inclusief niet-transactionele gegevens' (Payout report including non-transactional data), dat zowel transactiegegevens (zie hiervoor) als niet-transactionele gegevens bevat (installatiekosten account / dienst, maandelijkse / jaarlijkse kosten, uitbetalingskosten, bijkomende kosten voor terugbetalingen / chargebacks / autorisatie). U kunt rapporten downloaden op basis van de uitbetalingsdatum (de datum waarop de acquirer / ontvanger de betaling van het bedrag op uw bankrekening heeft bevestigd) of de uitbetalingsreferentie (het nummer vermeld in de gestructureerde mededeling van een betaling op uw bankafschrift). U kunt ook kiezen in welk bestandsformaat u uw rapport wilt downloaden: 'csv' of 'txt'. De bestandsstructuur wordt beschreven in de Push Reports handleiding.
2.4 Geschil (alleen Collect) De geschillenmodule toont de transacties in de geschillencyclus, met inbegrip van opvragingen, eerste en tweede chargeback, en nieuwe aanbieding.
Page 12 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
De transacties zijn gegroepeerd volgens Acquirer Reference Number (ARN), dat geldt als unieke identificatie voor de chargeback-cyclus. U kunt opvragingen of chargebacks opzoeken met behulp van de boekingsdatum, de referentie van het kaartnummer, het kaartprogramma, de oorzaakcode of het referentienummer van de acquirer.
Naam
Begindatum van de boeking
Inhoud
De boekingsdatum van het geschil.
Voorbeeld
2014-10-16
Mogelijke waarden:
Item type
Retrieval request: wanneer de uitgever informatie wil over een transactie die wordt aangerekend aan een van zijn kaarthouders. 1st chargeback: eerste chargeback van de uitgever. Representment: een nieuwe aanbieding van de transactie aan de uitgever. 2nd chargeback: tweede chargeback van de uitgever.
Kaartnummer
Kaartnummer
ARN
de geschillencyclus. Het ARN is een hyperlink naar de Status Detail-pagina
1st chargeback
************0143
Het Acquirer Reference Number (ARN) is identiek voor alle transacties in 74008503273338307683984
van het geschil, die meer informatie over die specifieke transactie bevat. De oorzaakcode voor het geschil van het kaartprogramma (niet altijd Redencode
ingevuld). Zie hier het deel over de oorzaakcodes hierna voor meer informatie.
Page 13 of 17 - 11/04/2016
83
Reconciliatie
Naam
Inhoud
Voorbeeld
Reden
De beschrijving van de oorzaakcode voor het geschil van het
Fraud-Card Absent
omschrijving
kaartprogramma (niet altijd ingevuld).
Environment
Munt/Valuta
Bedrag
CCN
Oorspronkelijke boekingsdatum Oorspronkelijke transactiedatum Transactietype
Merchant vereffend bedrag
Netwerk vereffend bedrag
Oorspronkelijk betaalstrookje
Item betaalstrookje
Auth. code
Batchnummer
Merchant DBA
De valuta van de geschillenrekening van de acquirer waarop de transactie geboekt is. Het bedrag van de transactie, uitgedrukt in de valuta van de rekening. Het referentienummer van de uitgever (Chargeback Control Number/CCN) voor de transactie (niet altijd ingevuld).
EUR
36.24
941679
De boekingsdatum van de oorspronkelijke aanbieding.
20130930
De transactiedatum van de oorspronkelijke aanbieding.
20130930
Het transactietype van de oorspronkelijke aanbieding.
Purchase
Het met de handelaar afgerekende bedrag voor de oorspronkelijke aanbieding in de valuta van de handelaar (dus het op de rekening van de
36.24
handelaar geboekte bedrag), voor aftrek van eventuele kosten. De valuta en het bedrag afgerekend met het betaalnetwerk voor de aanbieding (dus het afgerekende interbancaire bedrag), voor aftrek van
36.24
eventuele kosten.
Het interne ticketnummer van de oorspronkelijke aanbieding.
Het interne ticketnummer van de transactie (dus van de eerste chargeback, nieuwe aanbieding, enzovoort). De autorisatiecode van de oorspronkelijke aanbieding. Het batchnummer aangeleverd door de indiener van de oorspronkelijke aanbieding.
33830768659
34135120814
127309
OGV131001_01
De handelsnaam van de handelaar.
Ogone
Het referentienummer van de handelaar voor de transactie.
20604728
Invoermethode
Gegevensregistratiemethode van de transactie
eCommerce
Betaal ID
Uniek betalingsidentificatienummer Ogone
100633195
Merchant transactieref.
Na een zoekopdracht kunt u de weergegeven informatie ook downloaden als csv-bestand. De Status Detail-pagina van een geschil toont de transactiedetails van een specifieke transactie in de geschillencyclus (bijvoorbeeld een eerste chargeback of een nieuwe aanbieding). Die pagina bereikt u via de ARN-hyperlink op de Status-pagina van de geschillenmodule.
Page 14 of 17 - 11/04/2016
Reconciliatie
De Status Detail-pagina bevat volgende gegevens:
Naam Probleemref Referentie van de chargeback
Betaal ID
RAN
Inhoud
Voorbeeld
Referentie van de uitgifte bij de acquirer.
123456789
De referentie van de chargeback.
0000161599
Uniek betalingsidentificatienummer Ogone. Klik op de PayID om de transactiedetails te bekijken. Het Rental Agreement Number (RAN) dat aan de oorspronkelijke aanbieding gekoppeld was. Kan gebruikt worden voor transacties in verband met autoverhuur.
100633195
123456789
Gedeeltelijk bedrag
Is het een deelbedrag? Ja/Nee
Ja
Message
Tekst ingegeven door de uitgever bij het geschil.
abc
Vervaldatum
De termijn voor de verwachte actie door de handelaar.
2014-10-16
De boekingsdatum van het geschil.
2014-10-16
De datum van de actie door de handelaar.
2014-10-16
Het chargeback-bedrag in de valuta van de handelaar.
EUR 24,73
Het chargeback-bedrag in de valuta van de transactie.
EUR 24,73
Centrale verwerkingsdatum Werk op datum Chargeback Rekeningbedrag Chargeback Transactiebedrag Geposte bedragen:
Het op de rekening van de handelaar geboekte bedrag voor de bijbehorende
Rekeningbedrag
transactie.
Page 15 of 17 - 11/04/2016
USD 33,55
Reconciliatie
Naam Geposte bedragen: Transactiebedrag
Inhoud
Het geboekte transactiebedrag voor de bijbehorende transactie.
Page 16 of 17 - 11/04/2016
Voorbeeld
USD 33,55
Reconciliatie
3. Status reconciliatie Het veld "Recon. Stat." (Status reconciliatie), zichtbaar in het overzicht met transactiegegevens via Beheer transacties, geeft informatie over de financiële verwerking van de transactie.
Dit zijn de mogelijke statussen:
Collect Transactie verwerkt Gestuurd voor verrekening Betalingen
Ontvangen door Ingenico Betaald door Ingenico
Terugbetalingen
Gestuurd naar acquirer Betaald door acquirer
In afwachting van terugbetaling
In afwachting van terugbetaling Terugbetaling verwerkt
Terugbetaling geweigerd
Terugbetaling geweigerd
Wachten op betaling Betaald door Ingenico Vervaltijd geïnitialiseerd Vervallen
Page 17 of 17 - 11/04/2016
Transactie verwerkt
Terugbetaling verwerkt
Ontvangen door Ingenico Overschrijvingen
Andere (niet Collect)
