Inhoudsopgave: 1 Beleid en Organisatie. 2 Uitvoeren van werk. 1.1 Kwaliteitsbeleid. 1.2 Taak Examencentrum NBC. 1.3 Organisatieschema NBC

1

Inhoudsopgave: 1

Beleid en Organisatie

1.1

Kwaliteitsbeleid

1.2

Taak Examencentrum NBC

1.3

Organisatieschema NBC

1.4

Functie-omschrijvingen

1.5

Organisatie kwaliteitssysteem 1.5.1 Opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies 1.5.2 Houden van interne audits 1.5.3 Evalueren van het kwaliteitssysteem 1.5.4 Klachten 1.5.5 Inzage gemaakt werk door examenkandidaten 1.5.6 Verrichten van een klanttevredenheidsonderzoek

1.6

Opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen

1.7

Ophalen van toetsen via Toetscenter

2

Uitvoeren van werk

2.1

Primaire processen 2.1.1 Aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 1) 2.1.2 Uitvoeren “voorbereiding” (deel 1) 2.1.3 Beoordelen “voorbereiding” (deel 1) 2.1.4 Aanmelden kandidaat voor de praktijktoetsing (deel 2) 2.1.5 Aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 2) 2.1.6 Afmelden van kandidaten (deel 2) 2.1.7 Opstellen jaarplanning examens 2.1.8 Uitvoeren van praktijkexamentoetsen (deel 2) 2.1.9 Verwerken, archiveren en vernietigen van examentoetsresultaten en Examendagdossiers

Pagina 2 van 98

2.2

Ondersteunende processen 2.2.1 Aantrekken, instrueren en inzetten van beoordelaars 2.2.2 Beheren van documenten gebruikt voor examentoetsen 2.2.3 Geheimhouding 2.2.4 Handelen bij calamiteiten 2.2.5 Afvoer van gereed product uit NBC

2.3

Werkplek examenkandidaten

Pagina 3 van 98

1. BELEID EN ORGANISATIE

Pagina 4 van 98

1.1. Kwaliteitsbeleid Het Kwaliteitsbeleid van het Examencentrum NBC is erop gericht dat alle werkzaamheden en functies worden uitgevoerd volgens de hierna beschreven procedures. Onder verantwoordelijkheid van de functiehouder kunnen werkzaamheden door andere, voldoende gekwalificeerde, personen worden uitgevoerd. Het kwaliteitshandboek examinering is een geïntegreerd geheel met gedeelde verantwoordelijkheden. Daar waar in dit document sprake is van een documentkenmerk: “onderwijsinstelling” kan vorm en inhoud van dit bepaalde document per onderwijsinstelling afwijken. Procedurestappen welke onder de verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling vallen kunnen reeds, qua vorm en inhoud, zijn beschreven in het fingerende onderwijs examen reglement van de onderwijsinstelling. Dit maakt dat bepaalde procedurestappen per onderwijsinstelling kunnen variëren. Dit laat onverlet dat er wel gehandeld dient te worden conform de beschreven procedurestappen per procedure.

Pagina 5 van 98

1.2. Taak Examencentrum NBC Via het Examencentrum organiseert het Nederlands Bakkerij Centrum in opdracht van de sociale partners de praktijktoetsing van leerlingen in het bakkersberoepsonderwijs. Dit voor zowel de BOL- als de BBL-opleidingen. Het Examencentrum neemt het gehele jaar door examentoetsen af in twee goed geoutilleerde banketbakkerijen en één goed geoutilleerde broodbakkerij. De examentoetsen en Proeven worden afgenomen door gecertificeerde beoordelaars. De beoordelingscommissie bestaat uit twee personen. Een beoordelaar uit de bakkerijbranche en een beoordelaar uit het onderwijsveld. De beoordelaar uit de bakkerijbranche vervult de functie van Voorzitter/Beoordelaar. De beoordelaar uit het onderwijsveld, zijnde een docent die verbonden is aan de bakkersopleiding, vervult de functie van Beoordelaar. De Stichting Landelijke Examenbank Brood en Banket (SLEBB),onderdeel van Examenwerk, ontwikkelt en valideert de exameninstrumenten. In de SLEBB participeren zowel het onderwijs als het bedrijfsleven. Er wordt door de betrokken partijen alleen gebruik gemaakt van door de SLEBB gevalideerde beoordelings- en examentoetsinstrumenten. Hierbij is de garantie dat gevalideerde beoordelings- en exameninstrumenten;  voldoen aan de standaarden van de Onderwijsinspectie;  100% dekking en aansluiting geven op de kwalificatieprofielen;  aangepast worden volgens de geldende normen. Middels een uitvoeringscontract verbinden de onderwijsinstellingen zich om de uitvoering van de praktijktoetsing op de examenlocatie te Wageningen plaats te laten vinden. Hierna te noemen “examencentrum”. Binnen het examencentrum worden de werkzaamheden en functies vervuld conform het “Kwaliteitshandboek”. Zo weten de onderwijsinstellingen en de branche zich verzekerd van kwalitatief goede en deugdelijke examens volgens een landelijke norm.

Pagina 6 van 98

1.3. Organisatieschema NBC Directie

P&O

Control & Beheer

Financiële administratie

Klantenservice

Automatisering

Intern Beheer

Directiesecretariaat

Kennisspecialisten incl. projectmanager

Marketing & Voorlichting

Quality Assurance

Marktdiensten

Stichting Voedsel Veiligheid Wageningen

Scholing & Training

Manager Scholing & Training

Examencoördinator

Examenbegeleider

Administratief medewerker

Schoonmaak begeleider

Technisch verzorger

Pagina 7 van 98

1.4. Functieomschrijvingen Doel: Deze omschrijving beoogt inzicht te geven in het doel van de functies opgenomen in het organisatieschema van het examencentrum NBC. Per functie wordt een kleine beschrijving gegeven. Verantwoordelijkheden: Eindverantwoordelijk is de Directeur. Definitie: Functieprofiel: beschrijving van inhoud van de functie, gewenst kennisniveau, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van de functiehouder. Beheer van de functieprofielen valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling P&O.

Pagina 8 van 98



Unitmanager S&V/Hoofd afdeling

Doel van de functie: Het Hoofd van de afdeling is verantwoordelijk voor het realiseren en initiëren van doelstellingen met betrekking tot opzet van procedures en systemen om te komen tot een verantwoorde examinering. Uitvoering:  geeft leiding aan de medewerkers van het Examencentrum;  geeft sturing aan de bijbehorende processen en systemen op hoofdlijnen;  onderhoudt klantcontacten (relatiebeheer) en bevordert de samenwerking met brancheorganisaties, onderwijsveld, bedrijven, enz.



Examencoördinator

Doel van de functie: Het verrichten van administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van de examens. Uitvoering:  Neemt, indien nodig, praktijkexamens af ;  geeft functioneel leiding aan de medewerkers van het Examencentrum;  draagt zorg voor de implementatie en uitvoering van het kwaliteitszorgsysteem tbv. de examinering;  Effectueert een op de wensen van de branche en het onderwijsveld afgestemd examenaanbod, inclusief examenprocedures  Is inhoudelijk verantwoordelijk voor de voorbereiding, de uitvoering en de nazorg van de examinering.  Onderhoudt klantcontacten en bevordert de samenwerking met betrokken partijen (onderwijsinstellingen, kandidaten, enz)



Examenbegeleider

Doel van de functie: Ondersteuning geven bij de organisatie, technische uitvoering en afsluiting van de examens.

Pagina 9 van 98

Uitvoering:  De examenbegeleider houdt tijdens de praktijkexamens toezicht of de beoordeling conform de richtlijnen plaats vindt en maakt hierbij aantekeningen. Na afloop van het praktijkexamen vergelijkt hij zijn bevindingen met die van de beoordelaars. Bij geconstateerde onregelmatigheden is hij gerechtigd de beoordelaar hierop aan te spreken en hiervan rapportage te doen bij de Examencoördinator. De examencoördinator is gerechtigd hiervan rapportage te doen richting de aangaande onderwijsinstelling. De doelstelling hiervan is de kwaliteit en uniformiteit te handhaven in samenwerking met de beoordelingscommissie. o Voor het handhaven van de uniformiteit (organisatie, procedures) hebben de adviezen een dwingend karakter o Voor het bewaken van de kwaliteit (beoordelen van examenkandidaten) een adviserend karakter (zie ook Uitvoering).  Brengt en houdt de examenbakkerijen en daaraan gerelateerde ruimten technisch en functioneel in de juiste conditie.  Zorgt voor de aanwezigheid van voldoende grondstoffen, dit betreft inkoop, voorraadbeheer, distributie en productie.  Verricht klein technisch onderhoud.  Implementeert het kwaliteitszorgsysteem t.b.v. het afnemen van de examens.  Deelt de examenbakkerijen in en start deze op en geeft zonodig instructie ten aanzien hiervan aan anderen.  Begeleidt beoordelingscommissies en fungeert als vraagbaak tijdens de beoordeling van de praktijkexamens.  Bewaakt de voortgang van de examens conform de daarvoor opgestelde regels  Bij afsluiting van de praktijkexamens controleert hij de gevolgde beoordelingscriteria van de beoordelingscommissie en geeft de beoordelingscommissie advies maar treedt niet corrigerend op voor wat betreft de beoordeling.  Verricht administratieve taken voortvloeiend uit de hierboven genoemde werkzaamheden



Technisch verzorger

Doel van de functie: Technische ondersteuning geven bij de organisatie en uitvoering van de praktijkexamens. Uitvoering:  Geeft technische ondersteuning in de broodbakkerij.  Geeft technische ondersteuning aan de examenbegeleider.

Pagina 10 van 98

Met betrekking tot de broodbakkerij:  Bewaakt de voortgang van de examens conform de daarvoor opgestelde regels.  Verricht klein preventief technisch onderhoud.  Implementeert het kwaliteitszorgsysteem t.b.v. het afnemen van de examens.  Deelt de examenbakkerij in en start deze op en geeft zonodig instructie ten aanzien hiervan aan anderen.  Begeleidt beoordelingscommissies en fungeert als vraagbaak tijdens de beoordeling van de praktijkexamens.  Bij afsluiting van de praktijkexamens controleert hij het examendossier. Of de beoordelingscriteria juist zijn gevolgd, de beoordeling voldoende is gemotiveerd en afgetekend.



Administratief medewerkster:

Doel van de functie: Administratieve ondersteuning geven bij de organisatie en uitvoering van de examens. Uitvoering:  invoeren examenaanvragen;  uitnodigen voorzitters beoordelingscommissies, afmeldingen aannemen en voor vervanging zorgen;  up-to-date houden van diverse adressenbestanden;  uitdraaien en complementeren van examendossiers.



Schoonmaakbegeleider

Doel van de functie: Ondersteuning en sturing geven in de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden door examenkandidaten. Uitvoering:  geeft sturing aan examenkandidaten met betrekking tot het schoonmaakproces;  voert schoonmaakwerkzaamheden uit conform schoonmaakplan en afspraak;  controleert de uitvoering van schoonmaakwerkzaamheden door examenkandidaten op gewenst resultaat;  Geeft corrigerende aanwijzingen opdat het gewenste resultaat door examenkandidaten wordt behaald;  overlegt zijn bevindingen met de examencommissie.

Pagina 11 van 98

1.5.

Organisatie kwaliteitssysteem

1.5.1.

Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de procedures en werkinstructies worden opgesteld, gewijzigd en geïmplementeerd. Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de implementatie en beheer van deze procedure. Definitie:  Beheerder: de Beheerder is de functionaris, werkzaam bij NBC, die verantwoordelijk is voor de inhoud, implementatie en beheer van een of meer procedures.

Pagina 12 van 98

Procedure 1.5.1.

ROC NBC

WDV

Directeur

OWGB

Beheerder procedures

1 Start procedure

2 Voorstellen doen

3 Advies vragen

4 Laten beoordelen op uitvoerbaarheid 5 Besluit

6 Verzoek tot wijziging 7 Procedures schrijven of wijzigen 8 Procedures ondertekenen 9 Procedures implementeren 10 Einde procedure

Pagina 13 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.1. 1

Start procedure

2

Voorstellen doen Elk ROC (OWGB) of NBC kan voorstellen doen tot:  het opstellen van nieuwe procedures en werkinstructies;  het wijzigen van bestaande procedures en werkinstructies. Voorstellen worden ingediend bij de voorzitter van de WDV.

3

Advies De voorzitter van de WDV draagt er zorg voor dat het voorstel ter advisering wordt aangeboden aan de OWGB (Onderwijs Groep Bakkerij) De OWGB voert het ingediende voorstel op als agendapunt in de eerstvolgende vergadering. Tijdens de vergadering wordt een termijn bepaald waarbinnen de leden van de OWGB kunnen reageren op het voorstel. Al naar gelang de uitkomst zal de voorzitter van de OWGB, schriftelijk, advies uitbrengen aan de voorzitter van de WDV en de Directeur NBC, voorzien van bijlage “voorstel’.

4

Beoordelen uitvoerbaarheid De voorzitter van de WDV draagt er zorg voor dat het voorstel ter beoordeling wordt aangeboden aan de Directeur van het NBC. De Directeur van NBC beoordeelt haalbaarheid en uitvoerbaarheid van het voorstel en stelt, indien nodig, met de voorzitter van de WDV een termijn vast waarbinnen gereageerd dient te worden op het voorstel. De Directeur van het NBC beoordeelt of:  met de procedure de gewenste kwaliteit kan worden bereikt;  de procedure eenduidig en volledig is;  de procedure aansluit op andere procedures:  de procedure geen onaanvaardbare kosten consequenties heeft . Al naar gelang de uitkomst zal de Directeur van het NBC, schriftelijk, zijn besluit met betrekking tot de uitvoerbaarheid geven aan de voorzitter van de WDV, voorzitter OWGB en de Beheerder. De Beheerder archiveert de schriftelijke beslissing.

5

Besluit tot wijziging De WDV voert het voorstel op als agendapunt in de eerstvolgende vergadering. Tijdens de vergadering wordt een termijn bepaald waarbinnen de leden van de WDV kunnen reageren op het voorstel. Basis voor de besluitvorming zijn:  advies van de OWGB;  besluit van de Directeur NBC.

Pagina 14 van 98

6

Verzoek tot wijziging Afhankelijk van de besluitvorming kan er, door de voorzitter van de WDV, een verzoek tot wijziging worden ingediend bij de beheerder

7

Procedures schrijven of wijzigen De Beheerder van de procedure schrijft/wijzigt de procedure. Hij geeft de procedure vorm overeenkomstig de vormgeving van de gebruikelijke procedures in het kwaliteitssysteem. De Beheerder voorziet de procedure van het juiste code en revisienummer.

8

Procedures ondertekenen Als de procedure is aangepast en voorzien van code en revisienummer paraferen de Beheerder, voorzitter WDV en Directeur NBC de procedure.

9

Procedures implementeren De Beheerder zorgt voor implementatie van de procedure. Dit betekent dat:  Alle gebruikers (ROC’s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten, een digitaal en schriftelijk exemplaar krijgen van de nieuwe of gewijzigde procedure.  Alle gebruikers (ROC’s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten verantwoordelijk zijn voor de vernietiging van de oude procedure.  De Beheerder de nieuwe of gewijzigde procedure in een regulier afdelingsoverleg onder de aandacht brengt.

10

Einde procedure

Pagina 15 van 98

1.5.2.

Procedure voor het houden van interne audits

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe gebruikers (ROC en NBC) het kwaliteitssysteem periodiek op het functioneren laat controleren. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definities:  Auditor: diegene die de audit uitvoert.  Auditee: diegene die geaudit wordt.

Pagina 16 van 98

Procedure 1.5.2.

WDV

OWGB

Auditor

Auditee NBC

1 Start procedure

2 Intern auditprogramma opstellen 3 Advies

4 Advies verwerken

5 Audit uitvoeren

6 Auditrapport opstellen 7 Auditrapport voorleggen aan de auditee 8 Auditrapport voorleggen aan de Beheerder 9 Veranderingen doorvoeren 10 Archiveren

11 Einde procedure

Pagina 17 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.2. 1. Start procedure 2. Intern auditprogramma opstellen Jaarlijks stelt de WDV het doel van de audit vast. En bepaald welke onderdelen de audit moet bevatten (programma eisen). Vaste onderdelen van de audit zijn:  Duur van de audit vaststellen.  Kennis van het kwaliteitssysteem in het algemeen vaststellen en van de procedures die betrekking hebben op de werkzaamheden van de betrokkenen.  Wijzigingen in het kwaliteitssysteem, relevant voor de werkzaamheden van de betrokkenen, nagaan.  Controle van de werkzaamheden overeenkomstig procedures en vaststelling van knelpunten.  Actiepunten op basis van geconstateerde knelpunten vaststellen.  Verbeteringen voor de betrokkenen of de organisatie vaststellen. Doel en onderdelen vormen samen het audit-programma Bij het vaststellen van het auditprogramma wordt rekening gehouden met:  Mutaties in de organisatie (procedures, werkprocessen).  Knelpunten in de organisatie op basis van afwijkingen, klachten en verbeteringen.  Een minimale auditfrequentie van 1x per jaar. De audit kan uitgevoerd worden op basis van een vragenlijst. Deze lijst kan voor of na de audit aangevuld/gewijzigd worden. Het auditprogramma houdt rekening met eventuele audits door derden. 3. Advies Dit auditprogramma zal voor uitvoering in een vergadering van de OWGB besproken worden waarbij de OWGB gelegenheid wordt gegeven advies uit te brengen. 4. Advies verwerken De WDV zal het uitgebrachte advies in overweging nemen bij het tot stand komen van het definitieve auditprogramma. De WDV informeert de OWGB over het definitieve auditprogramma. 5. Audit uitvoeren Het auditteam dat de audit in opdracht en op aanwijzing van de WDV verricht, bestaat uit minimaal drie personen:  De Beheerder.  Een Auditor uit de bakkerij branche (of een daartoe bevoegd extern deskundige). Pagina 18 van 98



Een Auditor uit het onderwijsveld (of een daartoe bevoegd extern deskundige) Bij het samenstellen van het auditteam wordt rekening gehouden met de procedures die gecontroleerd gaan worden. De audit wordt onder leiding van de Auditor uit de branche of diens afgevaardigde uitgevoerd. De audit duurt maximaal één dagdeel. Basis voor de audit is het door de WDV opgestelde auditprogramma, waarin doel en eisen zijn vastgelegd. Hierbij wordt de auditor de vrijheid gelaten in de uitvoering. De Auditor uit het onderwijsveld noteert de knelpunten en verbeterpunten. 6.

Auditrapport opstellen Onder verantwoordelijkheid van de Auditor uit het onderwijs wordt het auditrapport opgesteld. Dit rapport omvat minimaal:  Een omschrijving van de audit.  Een rapportage met bevindingen.  Voorstellen tot verbeteringen en correcties van werkzaamheden.  Voorstellen tot verbeteringen van de procedures.

7.

Auditrapport voorleggen aan de Auditee De Auditor uit het onderwijsveld legt het auditrapport voor aan de Auditee. Zo nodig stelt de Auditee wijzigingen voor.

8.

Auditrapport voorleggen aan de Beheerder De Auditor legt het auditrapport voor aan de Beheerder. De geconstateerde tekortkomingen worden, indien mogelijk samen met verbetervoorstellen, nader besproken. De Beheerder en de Directeur NBC ondertekenen het uiteindelijke auditrapport.

9.

Veranderingen doorvoeren Indien er verbetervoorstellen zijn overeengekomen en het noodzakelijk is dat er een procedure wordt opgesteld en of gewijzigd, zorgt de Auditor uit het onderwijsveld er voor dat deze verbetervoorstellen worden ingebracht bij de WDV. Hierna zal gehandeld worden conform procedure 1.5.1. “Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies” van het kwaliteitshandboek.

10.

Archiveren De Auditor verspreidt een kopie van het getekend rapport onder de Auditee en de gebruikers (ROC’s) van de Auditee en archiveert het origineel. De ROC’s en de Beheerder bewaren de auditrapporten minimaal drie jaar.

11.

Einde procedure

Pagina 19 van 98

1.5.3.

Procedure voor de evaluatie van het kwaliteitssysteem

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de evaluatie van het kwaliteitssysteem plaatsvindt. Verantwoordelijkheden: De ROC’s zijn verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definities:

Pagina 20 van 98

Procedure 1.5.3. OWGB & WDV

Beheerder

1 Start procedure

2 Vergadering houden 3 Functioneren beoordelen 4 Voortgang bewaken 5 Einde procedure

Pagina 21 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.3. 1. Start procedure 2. Vergadering houden Minimaal éénmaal per jaar zal in een gezamenlijke vergadering van OWGB, WDV en Beheerder aandacht worden geschonken aan de beoordeling van het functioneren van het kwaliteitssysteem. Hierbij is de meerderheid van de leden aanwezig. 3. Functioneren beoordelen Tijdens deze vergaderingen wordt het functioneren van het kwaliteitssysteem beoordeeld. Het gaat dan over:  Analyse van de resultaten van de gehouden audits (procedure 1.5.2.).  Analyse van de geregistreerde klachten.  Analyse van de voorstellen tot verbetering van het functioneren van het kwaliteitssysteem. Eventueel komt aan de orde:  Voortgang verbeteracties.  Auditprogramma voor de komende periode.  Resultaten van audits door derden. In de gezamenlijke vergadering kunnen voorstellen voor aanpassing en of wijziging van het kwaliteitshandboek gedaan worden. Hierna zal gehandeld worden conform procedure 1.5.1. “Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies” van het kwaliteitshandboek. 4. Voortgang bewaken De voorzitter van de OWGB bewaakt de voortgang van de te nemen acties, zoals voorgesteld worden in de gezamenlijke vergadering en rapporteert hier desgewenst over. 5. Einde procedure

Pagina 22 van 98

1.5.4.

Procedure klachten

Doel: Deze procedure beoogt de verwerking en afhandeling van klachten te beschrijven. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie: Klacht: een door de kandidaat aangetekend beroep bij de Examencommissie van de onderwijsinstelling. De Examencommissie van de onderwijsinstelling stelt de klacht op schrift en dient deze in bij NBC. Examencommissie: Een door het bestuur van de onderwijsinstelling benoemd orgaan. De Examencommissie heeft als taak het totale proces van ontwikkeling, planning, afnamen, vaststelling, uitslag en de evaluatie van examens te bewaken. De examencommissie kan haar verantwoordelijkheden delegeren naar afdelingen en of personen, maar kan hierbij geen afstand doen van zijn eigen verantwoordelijkheid.

Pagina 23 van 98

Procedure 1.5.4. Examencommissie onderwijs

Betrokken partij

instelling 1 Klacht beoordelen

2 Vaststellen verandwoordelijkheid 3 Klachten

4 Onderzoeken

5 Besluit tot reactie

6 Verzenden antwoord klacht 7 Einde procedure

Pagina 24 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.4. 1. Klacht beoordelen De Examencommissie van de onderwijsinstelling beoordeelt of de klacht van de kandidaat gegrond is. Hierbij heeft de examencommissie een onderzoekplicht en past hoor en wederhoor toe met betrokken partijen. Als hieruit blijkt dat de klacht gegrond is, wordt deze op schrift gesteld. 2. Vaststellen verantwoordelijkheid Bij de examinering zijn diverse partijen betrokken ROC, OWGB, WDV en NBC. De Examencommissie van de onderwijsinstelling stelt vast welke partij verantwoordelijkheid draagt. 3. Klachten Indien het een gegronde klacht betreft zorgt de Examencommissie van de onderwijsinstelling dat de betrokken partij de klacht ontvangt. 4. Onderzoeken De betrokken partij zal een besluit nemen met betrekking tot de ontvangen klacht nadat de partij zich intern heeft geïnformeerd. Indien de betrokken partij het NBC examencentrum betreft zal de Manager Scholing&Training een besluit nemen over de klacht nadat hij zich intern heeft geïnformeerd. 5. Besluit tot reactie De betrokken partij is zich er van bewust dat in het belang van de betrokken kandidaat een snelle afhandeling gewenst is. 6. Verzenden antwoord klacht De betrokken partij zal een reactie schrijven aan de examencommissie van de desbetreffende Onderwijsinstelling. Indien de betrokken partij het NBC examencentrum betreft zal de Manager Scholing&Training een reactie schrijven aan de Examencommissie van de desbetreffende Onderwijsinstelling. De complete briefwisseling zal hij zorgvuldig archiveren. Jaarlijks zal het NBC examencentrum inzicht geven in de klachten met betrekking tot het examencentum. “Klachten” is een onderdeel van het jaarverslag van het examencentrum. 7. Einde procedure

Pagina 25 van 98

1.5.5. Procedure inzage gebruikte beoordelingsinstrumenten door examenkandidaten Doel: Deze procedure beoogt weer te geven op welke manier een examenkandidaat de formulieren van een reeds afgelegd examens kan inzien. Verwijzing andere procedures: Mocht deze procedure leiden tot een klacht van welke aard dan ook, zie dan Procedure Klachten (1.5.4.). Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen Examencommissie, toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz. Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Definitie:  Beoordelingsinstrumenten: gevalideerd beoordelings- en verslagformulier welke gebruikt worden bij de toetsing.  Kandidaat(toets)dossier: fysiek of digitaal medium voor opslag van beoordelingen en toetsuitslagen.

Pagina 26 van 98

Procedure 1.5.5. Onderwijs-

Medewerker

instelling

Onderwijsinstelling

1 Start procedure

2 Aanmelding inzage beoordelen 3 Afspraak maken

4 Inzage

5 Eventuele opmerkingen over inhoud noteren 6 Beoordelen en verzenden van de opmerkingen 7 Einde procedure

Pagina 27 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.5. 1. Start procedure 2. Aanmelding inzage beoordelen De onderwijsinstelling beoordeelt of de aanvraag tot inzage gegrond is. 3. Afspraak maken De onderwijsinstelling maakt binnen 10 werkdagen, na, een afspraak met de medewerker van de onderwijsinstelling. Er wordt een datum en tijdstip bepaald waarop de gemaakte voortgangstoets of proeve ter inzage ligt. 4. Inzage De medewerker van de onderwijsinstelling heeft mandaat van de onderwijsinstelling en krijgt inzage in een afgeschermde ruimte. De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt van de onderwijsinstelling het kandidaat(toets)dossier en tekent een verklaring van geheimhouding. Tijdens de inzage is het niet toegestaan opdrachten en dergelijke op schrift te stellen, of anderzijds te kopiëren op welke wijze dan ook. Met het kandidaat(toets)dossier mag de afgesloten ruimte niet worden verlaten. 5. Opmerkingen inhoudelijk Opmerkingen kunnen worden gemaakt op de verstrekte versie van de voortgangstoets of proeve. 6. Beoordelen en verzenden van de opmerkingen. De opmerkingen worden beoordeeld. Indien van toepassing wordt een kopie van de gemaakte opmerkingen, digitaal dan wel schriftelijk, voorgelegd aan de onderwijsinstellling. Mocht deze procedure leiden tot een klacht van welke aard dan ook, zal gehandeld worden volgens de “Procedure Klachten (1.5.4.)”. 7. Einde procedure

Pagina 28 van 98

1.5.6. Procedure voor het verrichten van een klanttevredenheidsonderzoek Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe het Examencentrum NBC in samenwerking met de scholen (WDV) een klanttevredenheid onderzoek uitvoert. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1.). Procedure voor het houden van interne audits (1.5.2.). Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure.

Pagina 29 van 98

Procedure 1.5.6.

Manager Scholing & Training

Beheerder

WDV

1 Start procedure

2 Selectie van te bevragen klantengroepen 3 Selectie maken van onderzoeksvragen 4 Enqueteren van de klanten

5 Maken van een onderzoeksrapport 6 Voorstellen tot bijstelling procedures 7 Einde procedure

Pagina 30 van 98

Beschrijving van de procedure 1.5.6.

1.

Start procedure

2.

Selectie van te bevragen klantengroepen De Manager Scholing&Training maakt, na overleg met de voorzitter van de WDV, een voorstel welke groep onderzocht kan worden op hun tevredenheid en op welke manier er wordt geënquêteerd.

3.

Selectie maken van onderzoeksvragen De Beheerder selecteert in overleg met de Manager Scholing&Training de benodigde onderzoeksvragen. Deze vragen zijn o.a. geïnspireerd door de klachtenafhandeling. Het heeft de voorkeur om daar waar klachten over zijn nader te onderzoeken. De Manager Scholing&Training legt het klanttevredenheid onderzoek ter advisering voor aan de WDV, en bepaalt met de voorzitter van de WDV op welke termijn advies uitgebracht dient te worden.

4.

Enquêteren van de klanten De Beheerder zorgt ervoor dat de juiste klanten de juiste vragen krijgen te beantwoorden conform gemaakte afspraken. Afhankelijk van de te bevragen groep klanten kan het enquêteren op diverse manieren. Bijvoorbeeld per post, per e-mail, via een internetapplicatie of via interviews. De enquêteresultaten worden opgemaakt nadat het aantal afgesproken enquêtes is afgenomen.

5.

Maken van een onderzoeksrapport De Beheerder stelt een onderzoeksrapport op. Dit rapport beschrijft:  De wijze van enquêteren.  De steekproefgrootte en samenstelling.  De respons.  De resultaten.  Conclusies en aanbevelingen (bv. SWOT-analyse).  Alle vragen met de scores (als bijlage). De Beheerder zorgt dat dit rapport wordt voorgelegd aan de OWGB.

Pagina 31 van 98

6.

Voorstellen tot bijstelling procedures De Beheerder of de WDV kunnen op grond van het onderzoeksrapport eventueel voorstellen doen tot opstellen en of wijziging van de procedures. Hierna zal gehandeld worden conform procedure 1.5.1. “Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies” van het kwaliteitshandboek. Ook kan de WDV tot de conclusie komen dat de procedures niet op de juiste wijze werden gevolgd en of de enquête niet of onvoldoende vorm is gegeven volgens de gemaakte afspraken. Dit kan leiden tot het opstarten van de procedure voor het houden van interne audits, conform procedure 1.5.2. “Procedure voor het houden van interne audits”.

7.

Einde procedure

Pagina 32 van 98

1.6. Procedure voor het opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen Doel: Deze procedure beoogt een uniforme manier van opstellen en archiveren van overeenkomsten met Onderwijsinstellingen. Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie:  Overeenkomst: standaardovereenkomst tussen NBC en de onderwijsinstelling betreffende externe toetsing.

Pagina 33 van 98

Procedure 1.6. Manager Scholing& Training

Hoofd C.I.B

1 Start procedure

2 Invullen standaardovereenkomst 3 beoordelen overeenkomst 4 Bijstellen overeenkomst

5 Tekenen overeenkomst

6 Archiveren overeenkomst 7 Factureren

8 Einde procedure

Pagina 34 van 98

Beschrijving van de procedure 1.6. 1. Start procedure 2. Invullen standaardovereenkomst De Manager Scholing&Training vult de standaardovereenkomst betreffende de examinering in. Hij vult de volgende gegevens in:  Naam van bevoegde van de contractpartij (onderwijsinstelling).  Beroeps Opleidende Leerweg (BOL)/Beroeps Begeleidende Leerweg (BBL) 3. Beoordelen overeenkomst Het Hoofd Control en Intern Beheer (CIB) beoordeelt de overeenkomst. Eventuele op- en/of aanmerkingen worden besproken met het de Manager Scholing&Training. 4.

Bijstelling overeenkomst De Manager Scholing&Training stelt de overeenkomst bij op grond van de open/of aanmerkingen van het Hoofd CIB.

5.

Tekenen overeenkomst De Manager Scholing&Training stuurt de definitieve overeenkomst ter ondertekening naar de verantwoordelijke functionaris van de onderwijsinstelling waarmee de overeenkomst wordt gesloten. Deze getekende overeenkomst wordt ook door de directeur van NBC getekend.

6.

Archiveren overeenkomst Het Hoofd CIB archiveert de gesloten overeenkomst voorzien van handtekeningen in het contractregister.

7.

Factureren De activiteiten uit de overeenkomst worden uitgevoerd. De Manager Scholing&Training geeft het Hoofd CIB bericht op het moment dat de activiteiten zijn beëindigd. Het Hoofd CIB maakt de factuur op en verstuurt deze naar de verantwoordelijke functionaris van de onderwijsinstelling waarmee de overeenkomst is gesloten.

8.

Einde procedure

Pagina 35 van 98

1.7

Procedure voor het ophalen van ontwikkelingsgericht (formatief) of kwalificerend (summatief) toetsinstrumenten via TSS (toetsservicesysteem)

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de examentoetsen via Toetscenter worden opgehaald en gearchiveerd. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz. . Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Definitie:  TSS: internetapplicatie voor het distribueren van examentoetsen welk beheerd wordt door Kenwerk. Dit systeem bevat door de SLEBB ontwikkelde en gevalideerde toetsen en of Proeven.

Pagina 36 van 98

Procedure 1.7. Onderwijs instelling

1 Start procedure

2 Examentoetsen ophalen

3 Digitale opslag

4 Beheer bestanden

5 Einde procedure

Pagina 37 van 98

Beschrijving van de procedure 1.7. 1. Start procedure 2. Examentoetsen ophalen Examentoetsen kunnen van Toetscenter en of QMP gedownload worden door een daarvoor bevoegd persoon van de onderwijsinstelling. Het downloaden van toetsen en Proeven vindt plaats met een bij Kenwerk verkregen wachtwoord en inlogcode. 3. Digitale opslag De onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat de gedownloade bestanden (examenproducten) alleen worden opgeslagen als dit noodzakelijk is. 4. Beheer gedownloade bestanden De opgeslagen bestanden blijven onder beheer van de daarvoor bevoegde persoon en of afdeling van de onderwijsinstelling. Hij/zij draagt zorg dat eventuele veranderingen, wijzigingen of nieuwe toetsinstrumenten in de digitale opslag worden doorgevoerd. 5. Einde procedure

Pagina 38 van 98

2. UITVOERING VAN HET WERK

Pagina 39 van 98

2.1. Primaire processen 2.1.1. Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel 1 Doel: Deze procedure beoogt dat het aanmelden van kandidaten voor de aanvraag van de voorbereiding (deel1) voor een toets of Proeve. Het organiseren en uitwerken van de voorbereiding vindt plaats op de onderwijsinstelling. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz. . Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Relevante documenten:  Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer  Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar  Examentool_deel1”  Intakelijst  Kopie dyslexie of discalculie of aanverwante stoornissen  Aanmeldingsformulier (Kenmerk:EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC ) Definitie:  Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 40 van 98

Procedure 2.1.1. Onderwijsinstelling

Medewerker onderwijsinstelling

1 Start procedure

2 Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren 3 Ontvangst en beoordelen ingevulde aanmeldingsformulieren 4 Archiveren aanmeldingsformulier 5 Bepalen toetstijdstip

6 Aanmaken kandidaat (toets) dossier 7 Oproepen kandidaten

8 Einde procedure

Pagina 41 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.1. 1.

Start procedure

2.

Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren De onderwijsinstelling stelt op verzoek van een medewerker van de onderwijsinstelling het aanmeldingsformulier, kenmerk; EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC, beschikbaar. De kandidaat moet voldoen aan de door de Onderwijsinstelling gestelde voorwaarden in het Onderwijs Examen Reglement (OER) van de betreffende Onderwijsinstelling.

3.

Ontvangst en beoordeling ingevulde aanmeldingsformulieren De onderwijsinstelling ontvangt de ingevulde aanmeldingsformulieren en beoordeelt of de aanmeldingsformulieren volledig zijn ingevuld en beslist of deze kunnen worden verwerkt of dat ze terug worden gegeven aan de medewerker van de onderwijsinstelling.

4.

Archiveren aanmeldingsformulier De onderwijsinstelling archiveert de geaccepteerde aanmeldingsformulieren.

5.

Bepalen toetstijdstip De onderwijsinstelling bepaalt, al dan niet in overleg met de medewerker van de onderwijsinstelling een toetsdatum of tijdstip waarop de kandidaat of kandidaten in de gelegenheid gesteld worden deel 1 uit te voeren. Afhankelijk van wat beschreven is in het examenreglement van de onderwijinstelling kan dit op individuele of groepsbasis of een combinatie hiervan. Bij het bepalen van een toetsdatum of tijdstip heeft het de voorkeur rekeninging te houden met:  Voorkeur toetsdatum en tijdsstip  Beschikbaarheid toetsruimte  Aantal werkplekken

6.

Aanmaken kandidaat(toets)dossier De onderwijsinstelling stelt het kandidaat(toets)dossier samen. In het kandidaat(toets)dossier zitten de volgende documenten:  Toetsinstrument toets of Proeve “deelnemer”  Toetsinstrument toets of Proeve “beoordelaar”  Examentool_deel1”  Intakelijst (registratie overeenkomstig het fingerende examenreglement van de onderwijsinstelling)  Kopie dyslexie of discalculie of aanverwante stoornissen

Pagina 42 van 98

7.

Oproepen kandidaten De onderwijsinstelling informeert de kandidaat, de wijze is conform hetgeen beschreven is in het examenreglement van de onderwijsinstelling. De informatie dient minmaal de toetsdatum en toetstijdstip te bevatten waarop de kandidaat in de gelegenheid wordt gesteld deel 1 uit te voeren.

8.

Einde procedure

Pagina 43 van 98

2.1.2.

Procedure voor het uitvoeren “voorbereiding” deel 1

Doel: Deze procedure beoogt de uitvoering van het afnemen van deel 1 “voorbereiding” op de onderwijslocatie te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach, toezichthouder enz. . Een gelijkwaardige procedure kan al onderdeel uit maken van een door de onderwijsinstelling gehanteerd Onderwijs Examen Reglement (OER). Relevante documenten:  Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer  Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar  Examentool_deel1”  Intakelijst  Kopie dyslexie of discalculy of aanverwante stoornissen Definitie:  Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 44 van 98

Procedure 2.1.2. Onderwijsinstelling

Medewerker onderwijsinstelling

1 Start procedure

2 Voorbereiding

3 Intake kandidaten

4 Begeleiden en instructie

5 Examenstukken verzamelen 6 Complementeren kandidaat(toets)dossier 7 Einde procedure

Pagina 45 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.2. 1.

Start procedure

2.

Voorbereiding De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt vooraf de benodigde examenbescheiden van de onderwijsinstelling. De medewerker van de onderwijsinstelling controleert voorafgaand aan de toetsing, de ruimte, het functioneren van alle ICT benodigdheden. De medewerker van de onderwijsinstelling kent elke kandidaat, vooraf, een bepaalde werkplek toe. Overeenkomstig deze indeling wordt de werkplek van de bij de betreffende kandidaat behorende examenbescheiden voorzien.

3.

Intake kandidaten De medewerker van de onderwijsinstelling verzorgt de intake van de kandidaten die voor de uitvoering van de “voorbereiding” deel 1 komen. Dit conform hetgeen is beschreven in het vigerende examenreglement van de onderwijsinstelling. De medewerker van de onderwijsinstelling:  Controleert de legitimatie van de kandidaten  Neemt de oproepbrief in en vernietigt deze  Laat de kandidaat tekenen op de intakelijst  Verwijst de kandidaat naar een werkplek

4.

Begeleiding en instructie kandidaten De medewerker van de onderwijsinstelling geeft instructie met betrekking tot het gebruik van de “Examentool_deel1”. Hierbij valt de denken aan:  Openen van de examentool  Invullen van de examentool (Naam kandidaat)  Opslaan van de examentool  Afdrukken van de examentool  De tijdsduur  Verlaten van het lokaal  Wat wel en niet mag worden gevraagd De medewerker van de onderwijsinstelling overhandigt de toetsbescheiden aan de kandidaat en geeft aan wanneer er gestart mag worden. Tijdens de uitvoering is de medewerker van de onderwijsinstelling aanwezig in de toetsruimte en ziet er op toe dat er geen onbevoegde personen binnenkomen en er rust heerst.

5.

Examenbescheiden verzamelen De medewerker van de onderwijsinstelling verzamelt, na afloop en per kandidaat:  De uitgewerkte examentool deel 1  De toetsinstrumenten Pagina 46 van 98

6.

Complementeren kandidaat(toets)dossier De medewerker van de onderwijsinstelling overhandigt de examenbescheiden aan de onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling zorgt dat de examenbescheiden worden opgenomen in het kandidaat(toets)dossier van de betreffende kandidaat.

7.

Einde procedure

Pagina 47 van 98

2.1.3.

Procedure voor het beoordelen van “voorbereiding” deel 1

Doel: Deze procedure beoogt de uitvoering van het beoordelen van deel 1 “voorbereiding” op de onderwijslocatie te beschrijven. Verwijzingen naar andere procedures:  2.1.1. Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel 1  2.1.2. Procedure voor het uitvoeren “voorbereiding” deel 1 Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach, toezichthouder enz. . Relevante documenten:  Toetsinstrument toets of Proeve deelnemer  Toetsinstrument toets of Proeve beoordelaar  Examentool_deel1”  Intakelijst  Kopie dyslexie of discalculy of aanverwante stoornissen Definitie:  Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 48 van 98

Procedure 2.1.3. Onderwijsinstelling

Medwerker onderwijsinstelling

1 Start procedure

2 Voorbereiding

3 Beoordelen

4 Examenstukken verzamelen 5 Beoordelen

6 Einde procedure

Pagina 49 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.3. 1.

Start procedure

2.

Voorbereiding De medewerker van de onderwijsinstelling ontvangt vooraf de te beoordelen examenbescheiden uit het kandidaat(toets)dossier van de onderwijsinstelling, waaronder:  De uitgewerkte examentool deel 1  De toetsinstrumenten

3.

Beoordelen De medewerker van de onderwijsinstelling controleert de uitwerking van deel 1 op inhoud en uitvoerbaarheid, conform onderstaande punten:  Controle kandidaatgegevens (NAW, opleiding en fase)  Samenstelling van de opdracht conform het gestelde in het toetsinstrument  Aantal of gewicht per opdracht conform de vereiste hoeveelheden  Benodigd aantal sterren conform het gestelde in het toetsinstrument  Receptuur overeenkomstig uitkomst (juist be/omgerekend)  Juiste receptuur en grondstof keuze  Grondstoffen zijn standaard aanwezig bij NBC  Werkwijze is voldoende uitgewerkt  Gemaakte planning is conform de werkelijkheid en uitvoerbaar  Benodigde materialen, machines en gereedschappen zijn aangevinkt  Bij de specificaties is aangegeven aan welke kenmerken het product moet voldoen De medewerker van de onderwijsinstelling geeft eventuele tekortkomingen aan op de checklist. Indien geen tekortkomingen worden geconstateerd tekent de medewerker voor akkoord.

4.

Examenbescheiden verzamelen De medewerker van de onderwijsinstelling levert de gecontroleerde examenbescheiden samen met de ingevulde checklist weer in bij de onderwijsinstelling.

5.

Beoordelen Bij geconstateerde tekortkomingen bepaald de onderwijsinstelling of de voorbereiding aangepast dan wel overnieuw gemaakt moet worden. Mocht deze procedure leiden tot het overnieuw maken van de voorbereiding deel 1 dan zal gehandeld worden volgens. “2.2.1. Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten deel 1” en “2.2.2. Procedure voor het uitvoeren “voorbereiding” deel 1”

6.

Einde procedure

Pagina 50 van 98

2.1.4. Procedure voor het aanmelden kandidaat door de onderwijsinstelling voor de praktijktoetsing (uitvoering deel 2) Doel: Deze procedure beoogt het aanmelden van kandidaten, door de onderwijsinstelling, voor de uitvoering (deel 2) te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Deze verantwoordelijkheid kan binnen de onderwijsinstelling worden gedelegeerd aan personen en of afdelingen. Daar waar staat Onderwijsinstelling kan worden gelezen toetsbureau, examenbureau enz. Daar waar staat medewerker onderwijsinstelling kan worden gelezen toetscoördinator, docent, mentor, coach enz. . Relevante documenten:  Beoordelingsformulieren “voorzitter” en “beoordelaar”  Verslagformulier  Uitgewerkte Examentool_deel1  Aanmeldingsformulier, kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC Definitie:  Kandidaat (toets)dossier: enveloppe/map met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 51 van 98

Procedure 2.1.4. Onderwijsinstelling

NBC Examencentrum

Kandidaat

1 Start procedure

2 Registreren aanmelding 3 Archiveren aanmelding 4 Aanmelden

5 Registreren examendatum 6 Informeren Kandidaat 7 Einde Procedure

Pagina 52 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.4. 1.

Start procedure De onderwijsinstelling controleert of het aanmeldingsformulier volledig en leesbaar is ingevuld. Niet juist ingevulde aanmeldingsformulieren worden niet in behandeling genomen.

2.

Registreren aanmelding De onderwijsinstelling registreert in een daarvoor bedoeld systeem, dat de kandidaat wordt aangemeld bij het examencentrum voor externe toetsing.

3.

Archiveren De onderwijsinstelling zorgt dat er een kopie van het aanmeldingsformulier wordt opgeslagen in het kandidaat(toets)dossier.

4.

Aanmelden De onderwijsinstelling clustert, in overleg met de medewerker van de onderwijsinstelling, de aanmeldingsformulieren tot een groep. Daarnaast is er de mogelijkheid voor de onderwijsinstelling de kandidaten individueel, afhankelijk van zijn of haar ontwikkelingssnelheid aan te melden. De onderwijsinstelling zorgt dat per kandidaat de volgende bescheiden worden verstuurd naar de examenlocatie: Per post:  Volledig ingevuld en ondertekend aanmeldingsformulier (vermelding van gemaakte afspraken met betrekking tot een bepaalde examendatum)  Beoordelingsformulieren “voorzitter” (Voorzien van naam kandidaat)  Beoordelingsformulieren “beoordelaar” (Voorzien van naam kandidaat)  Verslagformulier (Voorzien van naam kandidaat) Per email:  Uitgewerkte voorbereiding deel 1 kandidaat

5.

Registreren examendatum Conform de procedure “2.1.5 Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (deel 2)” ontvangt de onderwijsinstelling informatie betreffende de ingeplande examendag. De onderwijsinstelling registreert en archiveert in een daarvoor bedoeld systeem, wanneer de kandidaat is ingepland voor de uitvoering van zijn toetsing.

Pagina 53 van 98

6.

Informeren kandidaten De onderwijsinstelling informeert de kandidaat met betrekking tot de ingeplande examendatum. Wijze waarop is beschreven in het vigerende onderwijsexamenreglement van de onderwijsinstelling. De onderwijsinstelling zorgt dat de voortgang van de aanmelding wordt gecontroleerd en gearchiveerd in het kandidaat(toets)dossier.

7.

Eind procedure

Pagina 54 van 98

2.1.5. Procedure voor het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten (uitvoering deel 2) Doel: Deze procedure beoogt dat het aanmelden, indelen en oproepen van examenkandidaten op eenzelfde, eenduidige wijze plaatsvindt. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Relevante documenten:  Aanmeldingsformulier, kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC  Oproepbrief  Begeleidend schrijven. Definitie:  Examendagdossier: enveloppe met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 55 van 98

Procedure 2.1.5. Examen coördinator

Medewerker Examenadministratie

1 Start procedure

2 Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren 3 Ontvangst ingevulde aanmeldingsformulieren 4 Beoordeling van de aanmelding 5 Invoeren aanmelding in de computer 6 Archiveren aanmeldingsformulier 7 Invullen geplande examendag 8 Aanmaken examendagdossier 9 Eindcontrole examendagdossier 10 Oproepen kandidaten

11 Einde procedure

Pagina 56 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.5. 1.

Start procedure

2.

Beschikbaar stellen aanmeldingsformulieren De Medewerker examenadministratie stelt op verzoek van de onderwijsinstellingen aanmeldingsformulieren met als kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC beschikbaar.

3.

Ontvangst ingevulde aanmeldingsformulieren De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) ontvangt de ingevulde aanmeldingsformulieren. Aanmeldingsformulieren worden gedateerd op datum van ontvangst.

4.

Beoordeling van de aanmelding De Examencoördinator beoordeelt of de aanmeldingsformulieren volledig zijn ingevuld en beslist of ze ingevoerd kunnen worden in de computer of dat ze teruggezonden worden naar de afzender.

5.

Invoeren aanmelding in de computer De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) voert de gegevens in de computer in. Het computerprogramma controleert of de aanmelding rechtmatig is. Bij gebleken onjuistheid zendt de Examencoördinator de onjuiste aanmelding terug naar de onderwijsinstelling.

6.

Archiveren aanmeldingsformulier De Examencoördinator archiveert de geaccepteerde aanmeldingsformulieren per uitstroomprofiel op voortgangstoetsing (basis of gevorderd) of proeve (competent) op volgorde van binnenkomst.

7.

Invullen geplande examendag De Examencoördinator clustert de aanmeldingsformulieren tot een examengroep waarin kerntaken en beoordelingscontext (basis,gevorderd,competent) op elkaar aansluiten. Uitgangspunt is dat de differentiatie in de beoordelingscontext zo klein mogelijk wordt gehouden. Hierbij houdt hij rekening met de maximale capaciteit per examenbakkerij, met de productgroepen (zoals brood, banket, chocolade en ijs) en controleert hij of er geen kandidaten worden beoordeeld door een docent van de eigen onderwijsinstelling.

Pagina 57 van 98

8.

Aanmaken examendagdossier De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) stelt aan de hand van de clustering het Examendagdossier samen. In het Examendagdossier zitten de volgende documenten:  uitwerking deel 1  declaratieformulier  beoordelingsformulieren  verslagformulieren  examenprotocol Plus de volgende stukken die op de examendag door de Examencoördinator uit het Examendagdossier worden gehaald:  intakelijst kenmerk: WEX/054/N  nummerstickers kandidaten geen kenmerk  overzicht kandidaten examendag kenmerk: WEX/054/M  originele aanmeldingsformulieren geen kenmerk Op de voorkant van het Examendagdossier is een checklist afgedrukt. Het complete Examendagdossier wordt afgegeven bij de Examencoördinator.

9.

Eindcontrole Examendagdossier De Examencoördinator beoordeelt de volledigheid van het Examendagdossier en beslist of het compleet is en kan worden klaargezet voor gebruik op de examendag.

10.

Oproepen kandidaten De Medewerker examenadministratie (of de Examencoördinator) roept minimaal twee weken voor de geplande examendag de kandidaten op per brief. Hierin staat minimaal vermeld: o Examendatum o De toets of Proeve o Tijdstip aanwezigheid Tevens krijgen de contactpersonen van de onderwijsinstellingen bericht van de oproep voor een examen van een leerling. De onderwijsinstelling handelt hierna conform procedure 2.1.4. “Procedure voor het aanmelden kandidaat door de onderwijsinstelling voor de praktijktoetsing (uitvoering deel 2)”.

11.

Einde procedure

Pagina 58 van 98

2.1.6. Procedure voor het afmelden kandidaten (uitvoering deel 2) Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe de afmelding van kandidaten plaatsvindt en hoe de onderwijsinstelling geïnformeerd wordt over afgemelde kandidaten. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Relevante documenten: Resultatenformulier zoals dat door het systeem wordt aangemaakt. Definitie:  Examendagdossier: enveloppe met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 59 van 98

Procedure 2.1.6. Administrtief medewerker

Finaciele afdeling

Examen coördinator

1 Start procedure

2 Registreren afmelding

3 Beoordelen afmelding

4 Verwerken afmelding

5 Bijwerken examendagdossier 6 Rapporteren naar onderwijsinstelling 7 Einde procedure

Pagina 60 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.6. 1.

Start procedure

2.

Registreren afmelding De administratief medewerker, of de Examencoördinator, registreert alle afmeldingen welke binnen komen via de post en telefoon of via de intake op de examendag zelf.

3.

Beoordelen afmelding De Examencoördinator beoordeelt de afmeldingen conform de aan- en afmeldingvoorwaarden, zoals deze opgenomen zijn op de achterzijde van het aanmeldingsformulier (kenmerk: EX_aanvraagformulier_toets_proeve_NBC). In alle gevallen zullen de afmeldingen worden gerapporteerd aan de onderwijsinstellingen.

4.

Verwerken afmelding De Examencoördinator voert de afmelding in de computer in. De Examencoördinator verzorgt maandelijks een overzicht van afmeldingen waarop de boetebepaling van kracht is. De Financiële administratie zorgt voor uitvoering van de boetebepaling die in de contracten met de onderwijsinstelling is opgemaakt.

5.

Bijwerken examendagdossier De Examencoördinator werkt het Examendagdossier bij en vult het zo mogelijk aan met al aangemelde maar nog niet opgeroepen kandidaten.

6.

Rapporteren naar onderwijsinstelling De Examencoördinator geeft aan de contactpersoon op de onderwijsinstelling een bericht van ‘afmelding’ op het resultatenoverzicht. Het originele aanmeldingsformulier wordt apart gearchiveerd.

7.

Einde procedure

Pagina 61 van 98

2.1.7.

Procedure voor het opstellen jaarplanning examens

Doel: Deze procedure beoogt de wijze waarop de jaarplanning van examens wordt opgesteld en bekendgemaakt te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure.

Pagina 62 van 98

Procedure 2.1.7. Examencoördinator

1 Start procedure

2 Vaststellen toetsbare dagen 3 Maken conceptplanning beoordelaars- docenten 4 Maken definitieve planning

5 Einde procedure

Pagina 63 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.7. 1.

Start procedure

2.

Vaststellen toetsbare dagen De Examencoördinator stelt vast op welke dagen de examenruimten beschikbaar zijn voor de uitvoering van praktijktoetsing. De Examencoördinator houdt daarbij rekening met:  Piekmomenten in de bakkerijbranche zoals: Moederdag, Pasen, Pinksteren, Sinterklaas, Kerstmis, Oud en Nieuw;  vakantieperioden;  NBC planning:  Aantal afgenomen examens in voorgaande periode;  Aantal te verwachten examens komende periode:  Aantal beschikbare examenruimten. Deze gegevens worden gebruikt om een concept jaarplanning op te stellen..

3.

Maken conceptplanning docent-beoordelaars De Examencoördinator bepaalt het aantal in te zetten “beoordelaars”, per onderwijsinstelling. De Examencoördinator houdt hierbij rekening met:  Het aantal aangemelde Examenkandidaten in het voorgaande cursusjaar per Onderwijsinstelling;  Het aantal beschikbare examenruimten. De conceptplanning stuurt hij naar de examencoördinatoren van de onderwijsinstelling met de vraag te reageren volgens een bijgevoegd schrijven. Het schrijven bevat minimaal de volgende onderdelen:  Concept jaarplanning;  Mogelijkheid om te reageren;  Aantal te leveren beoordelaars;  Openstelling NBC-Examenkalender.

4.

Maken definitieve planning De Examencoördinator inventariseert de ontvangen reacties. Op basis hiervan stelt hij de conceptplanning bij. De Examencoördinator verwerkt de planning en overige gegevens in de “NBC Examenkalender”.

5.

Einde procedure

Pagina 64 van 98

2.1.8.

Procedure voor het uitvoeren van praktijkexamentoetsen (deel 2)

Doel: Deze procedure beoogt de uitvoering van de praktijkexamentoetsen overeenkomstig de vastgestelde richtlijnen en kwaliteitseisen te beschrijven. Verwijzing andere procedures:  Procedure voor het beheren van documenten gebruikt voor examentoetsen (2.2.2.).  Procedure voor geheimhouding (2.2.3.).  Procedure voor het verwerken, archiveren en vernietigen van examentoetsresultaten en Examendagdossiers (2.1.6.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Relevante documenten:  De door de SLEBB ontwikkelde en gevalideerde toetsinstrumenten.  De door de SLEBB en de exameninstelling NBC vastgestelde uitgangspunten, vastgelegd in de documenten; Nederlands Bakkerij Centrum, Algemene exameninformatie, kenmerk: EX_algemene exameninformatie-NBC.  De door de SLEBB en de exameninstelling NBC vastgestelde uitgangspunten, vastgelegd in de documenten; Nederlands Bakkerij Centrum, Instructie en informatie voor beoordelaars, kenmerk: EX_instructie en informatie voor beoordelaars_NBC.  De door de SLEBB en de exameninstelling NBC vastgestelde uitgangspunten, vastgelegd in de documenten: Nederlands Bakkerij centrum, Instructie en informatie voor kandidaten, kenmerk:EX_instructie en informatie voor kandidaten_NBC.

Pagina 65 van 98

Procedure 2.1.8.

Examencoördinator

Examen begeleider

Voozitter Beoordelaar beoordelaar onderwijs

Technisch verzorger

Schoonmaak begeleider

1 Start procedure

2 Ontvangen beoordelaars 3 Intake kandidaten praktijkexamentoets 4 Intrueren in de bakkerij 5 Begeleiden uitvoering praktijkexamentoets 6 Beoordelen uitvoering van de praktijkexamentoets 7 Reinigen examenbakkerij 8 Vaststellen van de score 9 Compleet maken van het examendagdossier 10 Controleren examendagdossier 11 Einde procedure

Pagina 66 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.8. 1. Start procedure 2. Ontvangen beoordelaars De Examenbegeleider ontvangt de beoordelaars en reikt het Examendagdossier aan de Voorzitter-beoordelaar uit. De Examenbegeleider stemt de taken met de beoordelaars af. Hierbij gaat het vooral om de instructie van de examenkandidaten in de examenbakkerij. Het Examendagdossier wordt minimaal twee weken voor aanvang van de aftoetsing (in verband met mogelijke storingen van computersystemen) uitgedraaid en bewaard in een afgesloten stalen kast. 3. Intake kandidaten praktijkexamentoets De Examenbegeleider verzorgt de intake van de kandidaten. De Examenbegeleider:  controleert de legitimatie van de kandidaat;  neemt de oproepbrief in en vernietigt die;  laat de kandidaat tekenen op de intakelijst;  geeft een sleutel van de kledingkast en een hoofddeksel af;  verwijst de kandidaat naar de omkleedruimte. De geldende richtlijnen voor toelating tot de examentoetsen zijn vermeld in het document instructie en informatie voor kandidaten. Kandidaten die niet aan de gestelde eisen voldoen worden niet toegelaten tot de examentoetsing. 4. Instrueren in de examenbakkerij De Voorzitter-beoordelaar geeft de instructie over de te gebruiken ruimte en apparatuur. Eventueel kan hij deze instructie delegeren aan de Beoordelaaronderwijs of de Examenbegeleider. Bij de examentoetsen waarbij de verwerkingssets voor grootbrood worden gebruikt is de Technisch verzorger aanwezig om de instructie van deze apparatuur te geven. 5. Begeleiden uitvoering praktijkexamentoets De Voorzitter-beoordelaar geeft voortdurend begeleiding bij de uitvoering van de examentoets. Daarbij kan hij ondersteuning inroepen van de Beoordelaar-onderwijs, de Examencoördinator, de Examenbegeleider en de Technisch verzorger (alleen in de broodbakkerij). De begeleiding vindt plaats binnen de geldende voorschriften zoals die staan genoemd in het document Algemene exameninformatie en de Instructie en informatie voor beoordelaars.

Pagina 67 van 98

6. Beoordelen uitvoeren van de praktijkexamentoets De Voorzitter-beoordelaar en de Beoordelaar-onderwijs beoordelen de uitvoering van de praktijkexamentoets. Zij schrijven de resultaten op het beoordelingsformulier. De beoordeling moet voldoen aan de geldende richtlijnen en instructies zoals ze voorkomen in de documenten in stap 5 genoemd. De beoordeling bestaat uit:  Observeren en noteren. Hierbij maken de beoordelaars gebruik van de WAKKER-methode .  Per werkproces vindt een beoordeling plaats.  Of de uitvoering in vorm en inhoud overeenkomstig de door de kandidaat gemaakte voorbereiding is.  Reflectie(panel) gesprek. Van al deze waarnemingen maakt de beoordelingscommissie aantekeningen. 7. Reinigen examenbakkerij De Schoonmaakbegeleider geeft de examenkandidaten instructie over de schoonmaak van de examenruimte. De kandidaten mogen de examenruimte verlaten als de Schoonmaakbegeleider geoordeeld heeft dat de schoonmaakwerkzaamheden voldoende zijn uitgevoerd. De beoordelingscommissie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de schoonmaaktaken van de examenkandidaten. 8. Vaststellen van de score De Voorzitter-beoordelaar en de Beoordelaar-onderwijs nemen de examenresultaten over op het verslagformulier. Door het plaatsen van de handtekening verklaren de beoordelaars de resultaten als vastgesteld. 9. Compleet maken van het Examendagdossier De Voorzitter-beoordelaar maakt het Examendagdossier compleet. In het Examendagdossier bevinden zich, na afloop, de volgende documenten:  Uitwerkingen deel 1;  Declaratieformulier;  Beoordelingsformulieren;  Verslagformulieren;  Examenprotocol. De Voorzitter-beoordelaar vult samen met de Beoordelaar-onderwijs het examenprotocol in, onregelmatigheden en/of afwijkingen worden genoteerd. Het Examendagdossier wordt afgegeven aan de Examencoördinator of de Examenbegeleider.

Pagina 68 van 98

10.

Controleren Examendagdossier De Examencoördinator of de Examenbegeleider zal in het bijzijn van de Voorzitter-beoordelaar controleren of:  alle formulieren aanwezig zijn;  alle handtekeningen zijn geplaatst;  “voldoet niet” voldoende is gemotiveerd . Zijn de formulieren niet voldoende ingevuld dan wordt de Voorzitterbeoordelaar verzocht hier als nog zorg voor te dragen. Verder wordt er gehandeld volgens de procedure voor het verwerken, archiveren en vernietigen van examentoetsresultaten en Examendagdossiers (2.1.9.).

11.

Einde procedure

Pagina 69 van 98

2.1.9. Procedure voor verwerken, archiveren en vernietigen van examentoetsresultaten/Examendagdossiers Doel: Deze procedure beoogt de wijze waarop examentoetsresultaten en Examendagdossiers worden verwerkt, gearchiveerd en vernietigd te beschrijven. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en de implementatie van de procedure. Definitie:  Examendagdossiers: enveloppen met alle voor de examentoets benodigde formulieren.

Pagina 70 van 98

Procedure 2.1.9. Examencoördinator

Medwerker examen administratie

1 Start procedure

2 Controleren examandagdossiers 3 Verwerken gegevens

4 Controle en versturen resultaten 5 Archiveren en vernietigen dossiers 6 Einde procedure

Pagina 71 van 98

Beschrijving van de procedure 2.1.9.

1.

Start procedure

2.

Controleren Examendagdossier De Examencoördinator controleert of de ingevulde formulieren van de dossiers compleet zijn.

3.

Verwerken gegevens De Examencoördinator (of de Medewerker examenadministratie) voert de resultaten uit de Examendagdossiers in de computer in en hij draait de resultaten uit. De examencoördinator (of de Medewerker examenadministratie) digitaliseert de door de examencommissie gebruikte beoordelings-en verslagformulieren tot PDF-documenten.

4.

Controleren en verzenden resultaten De Examencoördinator controleert of de resultaten goed zijn ingevuld en draagt er zorg voor dat deze binnen vijf werkdagen naar de contactpersoon van de onderwijsinstelling worden gezonden.

5.

Archiveren en vernietigen Examendagdossiers De Examencoördinator archiveert de Examendagdossiers en PDFbeoordelingsresultaten op datum. Na een half jaar moet de Examencoördinator de Examendagdossiers vernietigen.

6.

Einde procedure

Pagina 72 van 98

2.2.

Ondersteunende processen

2.2.1. Procedure voor aantrekken, instrueren en inzetten van beoordelaars Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe het beoordelaarbestand met gekwalificeerde beoordelaars op peil wordt gehouden. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor inhoud en implementatie van deze procedure. Relevante documenten:  Nederlands Bakkerij Centrum, Algemene exameninformatie.  Nederlands Bakkerij Centrum, Instructie en informatie voor beoordelaars.

Pagina 73 van 98

Procedure 2.2.1. Onderwijsinstelling

Examen Administracoördinator tief medewerker

Instructeur/ examenbegeleider

1 Start procedure

2 Aanmeldingen van beoordelaars 3 Selecteren en uitnodigen van beoordelaars 4 Instrueren van nieuwe beoordelaars 5 Begeleiden nieuwe beoordelaars op de eerste examendag 6 Begeleiden nieuwe beoordelaars op de tweede examendag 7 Training CGO beoordelen

8 Evaluatie

9 Einde procedure

Pagina 74 van 98

Beschrijving van de procedure 2.2.1. 1. Start procedure 2. Voordragen van beoordelaars De onderwijsinstelling kan een nieuwe voorzitter-beoordelaar voordragen. De basis voor de selectie is de opgedane ervaring door de medewerker van de onderwijsinstelling in het BPV contact, ROBO contact of anderszins. Motivatie, betrokkenheid, beschikbaarheid, inhoudelijke kennis, aanwezige vaardigheden kunnen aanleiding zijn om tot een voordracht te komen. De medewerker van de onderwijsinstelling heeft hierbij de overtuiging dat de voorgedragen voorzitter een positieve bijdrage kan leveren om de beoordeling op een hoger niveau te krijgen. Uitgangspunten voor een beoordelaar zijn momenteel: - in het bezit van diploma ‘Praktijkbegeleider’ - certificaat CGO beoordelaar - vakbekwaam - werkzaam in het bakkersvak. 3. Selecteren en uitnodigen van beoordelaars De Examencoördinator of de administratief medewerker selecteert uit het aantal aanmeldingen de benodigde nieuwe beoordelaars. Hij houdt daarbij rekening met de spreiding over het land. De Examencoördinator of de administratief medewerker deelt de nieuwe beoordelaars in voor een eerste examendag. 4. Instrueren van nieuwe beoordelaars De nieuwe voorzitter wordt in diverse stappen geïnstrueerd:  1e examendag, schaduwbeoordelaar met intensieve begeleiding van de examenbegeleider en de examencommissie. - 2e examendag, zelfstandig beoordelen, waarbij er geen belemmering is voor de voorzitter om terug te vallen op de examenbegeleiding en of andere beoordelaar. - Instructie CGO beoordelaar, afgesloten met certificaat 5. Begeleiden nieuwe beoordelaars op eerste examendag De Examenbegeleider begeleidt de nieuwe beoordelaar op zijn eerste examendag intensief. Voorafgaand aan het examen wordt de nieuwe beoordelaar geïnstrueerd door de Examenbegeleider. In deze instructie wordt op zijn minst behandeld:  De algemene exameninformatie,  De instructie en informatie voor beoordelaars Bij het opstarten van het examen is de examenbegeleider aanwezig tot na het plannen. Bij de afsluiting is de Examenbegeleider aanwezig om producten te beoordelen met de nieuwe beoordelaar. Daarna bespreken de beoordelingscommissie en de Examenbegeleider de beoordelingen van de Pagina 75 van 98

uitgevoerde technieken. Na afloop wordt de dag geëvalueerd en gekeken naar de capaciteiten van de nieuwe beoordelaar. Indien alles naar ieders wens is verlopen wordt de nieuwe beoordelaar ingezet voor een tweede examendag. 6.

Begeleiden nieuwe beoordelaars op de tweede examendag De Examenbegeleider begeleidt de nieuwe beoordelaar op zijn tweede examendag op de achtergrond en staat hem bij in geval van calamiteiten en onduidelijkheden. De eerder genoemde punten worden wederom kritisch gevolgd. Na afloop wordt de dag opnieuw geëvalueerd en wordt aan de nieuwe beoordelaar gevraagd of hij definitief als beoordelaar wil worden opgenomen in het beoordelaarsbestand.

7.

Training CGO beoordelen De nieuwe voorzitter is verplicht de training competentiegericht beoordelen te volgen. Deze training wordt afgesloten met een certificaat.

8.

Evaluatie De Examenbegeleider houdt samen met de Examencoördinator een evaluatie bij over de nieuwe beoordelaar. Tijdens deze evaluatie wordt besloten of hij definitief wordt opgenomen in het beoordelaarsbestand.

9.

Einde procedure

Pagina 76 van 98

2.2.2. Procedure voor het beheren van documenten gebruikt voor examentoetsen Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe het beheer van de documenten die gebruikt worden voor de examentoetsen plaatsvindt. Verwijzing andere procedures:  Procedure voor geheimhouding (2.2.3.). Verantwoordelijkheden: De Beheerder is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure.

Pagina 77 van 98

Procedure 2.2.2. Beheerder

ROC

1 Start procedure

2 Onvangen van een vastgesteld (deel van een ) document 3 Coderen van het document 4 Het document archiveren

5 Administreren van de mutatie 6 Geautoriseerde personen voorzien van het nieuwe of gewijzigde document 7 Einde procedure

Pagina 78 van 98

Beschrijving van de procedure 2.2.2. 1.

Start procedure

2.

Ontvangen van een vastgesteld (deel van een) document Op enige wijze ontvangt de Beheerder een document met vastgestelde items. anders dan een aanpassing in een procedure. Aanpassingen in een procedure worden verwerkt conform de procedure”1.5.1 procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies”. De beheerder zorgt dat de vastgestelde items/documenten worden geïmplementeerd.

3.

Coderen van het document De Beheerder geeft een nieuw document een code d.m.v. de functie voettekst. De onderdelen van die code zijn:  EX_;  naam document  versie (bv. augustus 2010);

4.

Het document archiveren De Beheerder zorgt dat het document in een geprinte versie beschikbaar komt. Hij slaat de digitale versie (opnieuw) op. Secretaresse archiveert de papieren versie onder het kopje EX.

5.

6.

Administreren van de mutatie De Beheerder draagt zorg dat de mutaties inzichtelijk zijn. Bij digitale opslag zal dit blijken uit de “versie”. Geautoriseerde personen voorzien van het nieuwe of gewijzigde document De Beheerder zorgt voor implementatie en distributie van de documenten. Dit betekent dat:  Alle gebruikers (ROC’s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten, een digitaal en schriftelijk exemplaar krijgen van de nieuwe of gewijzigde documenten.  Alle gebruikers (ROC’s en NBC) die het kwaliteitshandboek bezitten verantwoordelijk zijn voor de vernietiging van de oude documenten.  De Beheerder de nieuwe of gewijzigde documenten in een regulier afdelingsoverleg onder de aandacht brengt. De zending dient vergezeld te gaan van een schrijven waarin op zijn minst is vermeld: a. of het een vervanging of een nieuw document is; b. welk document hiermee vervalt of aangevuld wordt; c. dat eventuele vorige documenten hiermee vervallen.

7.

Einde procedure Pagina 79 van 98

2.2.3.

Procedure voor geheimhouding

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven op welke wijze geheimhouding van examengegevens, voor zover niet openbaar, wordt verkregen. Verwijzing andere procedures: Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies (1.5.1) Procedure voor het houden van interne audits (1.5.2) Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure.

Pagina 80 van 98

Procedure 2.2.3. Beheerder

ROC

1 Start procedure

2 Onvangen van een vastgesteld (deel van een ) document 3 Coderen van het document 4 Het document archiveren

5 Administreren van de mutatie 6 Geautoriseerde personen voorzien van het nieuwe of gewijzigde document 7 Einde procedure

Pagina 81 van 98

Beschrijving van de procedure 2.2.3. 1.

Start procedure Alle informatie met betrekking tot de uitvoer en organisatie van (praktijk)examens door NBC dient als vertrouwelijk te worden gezien. Dit houdt in dat betrokken personen bij de uitvoer en organisatie verkregen informatie, voor zover niet openbaar, op geen andere manier kenbaar mogen maken anders dan beschreven in dit “kwaliteitshandboek examinering NBC”.

2.

Tekenen geheimhoudingsverklaring De Manager Scholing&Training draagt er zorg voor dat de “Geheimhoudingsverklaring” een onderdeel is van een overeenkomst met betrokken partijen. Denk hierbij aan: - Arbeidovereenkomst NBC medewerkers; - Gebruikersovereenkomst onderwijsinstellingen; - Gebruikersovereenkomst SLEBB; - Overeenkomst schoonmaakbedrijf. Een uitzondering hierop zijn de beoordelaars uit het bedrijfsleven welke de functie voorzitter(beoordelaar) vervullen tijdens de praktijktoetsing. De beoordelaars bij een praktijktoets tekenen per examentoetsdag op het Examenprotocol.

3.

Archiveren geheimhoudingsverklaringen De Examencoördinator archiveert de getekende geheimhoudingsverklaringen (Examenprotocol).

4.

Evalueren geheimhoudingsverklaringen Deze procedure kan worden geëvalueerd tijdens de procedure “1.5.2 Procedure voor het houden van interne audits” Onderdeel van de evaluatie kan zijn: - de wijze waarop geheimhouding is geregeld; - de inhoud van de geheimhoudingsverklaring; - kritische controle punten in de uitvoering. Indien er verbetervoorstellen uit voort komen en het noodzakelijk is dat er een procedure wordt opgesteld en of gewijzigd, zal gehandeld worden conform procedure 1.5.1. “Procedure voor het opstellen en wijzigen van procedures en werkinstructies” van het kwaliteitshandboek.

5.

Maatregelen bij afwijkingen/verbeteracties Al naar gelang de ernst van geconstateerde onregelmatigheden met betrekking tot de geheimhoudingsplicht heeft de Manager Scholing&Training de mogelijkheid tot het nemen van sancties. Dit in overeenstemming met wat is opgenomen in de onderhavige overeenkomsten. In het uiterste geval kan dit lijden tot uitsluiting. In eerste instantie is het te bedoeling om in gezamenlijk overleg tot verbeteracties te komen, in houding en gedrag. Pagina 82 van 98

6.

Einde procedure

Pagina 83 van 98

2.2.4.

Procedure voor het handelen bij calamiteiten

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe te handelen wanneer zich calamiteiten met betrekking tot examinering voordoen. Verantwoordelijkheden: De Examencoördinator is verantwoordelijk voor de inhoud en de implementatie van deze procedure. Relevante documenten:  Informatie en instructie voor beoordelaars.  Veiligheidsinstructie NBC. Definitie: Calamiteit: een storing of onheil die de voortgang van de totale examendag of een individuele examentoets in gevaar brengt. Bedrijfshulpverlener (BHV-er): dit zijn personeelsleden die zijn opgeleid en gecertificeerd om bij calamiteiten binnen NBC een voorpostfunctie te vervullen totdat professionele hulpverleningsdiensten, zoals politie, brandweer en ambulance, zijn gearriveerd. Zij hebben als taak om in een situatie met gevaar voor de veiligheid of de gezondheid maatregelen te nemen zodat de schade zoveel mogelijk wordt beperkt.

Pagina 84 van 98

Procedure 2.2.4. Examenbegeleider

Hoofd technische dienst

BHV-er

Beoordelaars

1 Start procedure

2 Beslissen of het een calamiteit betreft 3 Analyseren calamiteit

4 Verhelpen calamiteit

5 Voortgang /afsluiten van de toets 6 Schrijven rapport

7 Einde procedure

Pagina 85 van 98

Beschrijving van de procedure 2.2.4.

1.

Start procedure

2.

Beslissen of het een calamiteit betreft De Examenbegeleider krijgt van de beoordelaars de melding van een voor de toetsing nadelige gebeurtenis die niet door henzelf kan worden opgelost binnen de kaders van het examineren. De Examenbegeleider beslist of het een calamiteit betreft. Het betreft een calamiteit als het een volgende storing of ongeluk betreft: 1. Storing in de levering van elektriciteit, gas en water; 2. Storingen in de te gebruiken machines; 3. Ongeluk waarbij kandidaten en/of beoordelaars betrokken zijn.

3.

Analyseren calamiteit De Examenbegeleider gaat na wat de aard is van de calamiteit en beslist welke instantie of functionaris moet worden ingeschakeld. Hierbij kan hij de hulp inroepen van het Hoofd technische dienst en een Bedrijfshulpverlener (BHV-er).

4.

Verhelpen calamiteit De Examenbegeleider en het Hoofd technische dienst geven een inschatting van de duur van de storing aan de beoordelaars. Daarna stellen zij alles in het werk om tot een oplossing te komen. De BHV-er gaat volgens de geldende procedure te werk zoals in de bijlage ‘Veiligheidsinstructie NBC’ staat beschreven.

5.

Voortgang/afsluiting van de toets De beoordelaars handelen voor wat betreft de voortgang of afsluiting van de toets volgens de instructie zoals aangegeven in het document WEX/054/I, augustus 2007, onder het kopje ‘Gedragsregels bij calamiteiten’, A (praktijktoetsing) en B (theorietoetsing).

6

Schrijven rapport De BHV-er en het Hoofd technische dienst schrijven een rapport over de aard van de calamiteit en de genomen beslissingen om de calamiteit het hoofd te bieden.

7.

Einde procedure

Pagina 86 van 98

2.2.5.

Procedure voor de afvoer van gereed product uit NBC

Doel: Deze procedure beoogt te beschrijven hoe op een veilige manier het gereed product wordt verwerkt en afgevoerd. Verantwoordelijkheden: De Examenbegeleider is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie: Gereed product: goedgekeurde en door de examencommissie vrijgegeven producten, geproduceerd op een praktijkexamentoets.

Pagina 87 van 98

Procedure 2.2.5. Voorzitter beoordelaar

Schoonmaak begeleiding

Examenbegeleider

1 Start procedure

2 Opruimen schadelijke producten 3 Verwijderen gereed product 4 Afvoeren naar gereed productruimte 5 Afvoeren naar afvalruimte

6 Einde procedure

Pagina 88 van 98

Beschrijving van de procedure 2.2.5. 1.

Start van de procedure

2.

Opruimen schadelijke producten De Examenbegeleider is er verantwoordelijk voor dat, tijdens de examens, de voor de volksgezondheid schadelijke producten in de afvalbakken worden gestort.

3.

Verwijderen gereedproduct De Examenbegeleider geeft, na het examen, aan de Schoonmaakbegeleider toestemming het gereed product af te voeren.

4.

Afvoeren naar gereedproductruimte De Schoonmaakbegeleider verzamelt de producten op zo weinig mogelijk gereedproductwagens en voert ze af naar de gereed-productruimte. Van hieruit mogen personeel en kandidaten examenproducten meenemen voor eigen gebruik. De Examenbegeleider kan, als daartoe aanleiding is of daartoe gevraagd door de directie, besluiten producten voor andere personen of instellingen klaar te zetten.

5.

Afvoeren naar afvalruimte De Schoonmaakbegeleiders voeren de producten uit de gereed productruimte naar de afvalruimte.

6.

Einde procedure

Pagina 89 van 98

2.3. Werkplek examenkandidaten Doel: Deze procedure beoogt weer te geven op welke manier het Examencentrum NBC een werkplek voor examenkandidaten organiseert. De examenbakkerijen van het Nederlands Bakkerij Centrum voldoen m.b.t. de inrichting van de lokaliteiten aan de eisen die door de Keuringsdienst van Waren, de Arbowet, en de Hygiënecode (HACCP) worden gesteld. Verantwoordelijkheden: De Manager Scholing&Training is verantwoordelijk voor de inhoud en implementatie van deze procedure. Definitie: Werkplek: de ruimte, werkbanken, gereedschappen, (bak)vormen, machines voor de bereiding en verwerking en overige apparatuur die per kandidaat ter beschikking staan.

Pagina 90 van 98

Praktijkexamen werkplek: 

Werkbank; 1.8 m2 (2 verschillende werkhoogtes, verstelbare werkhoogte in voorbereiding).



Bakoppervlakte:  



Deelkwalificaties waarvoor twee bakruimtes vereist zijn 2.2 m2 Deelkwalificaties waarvoor drie bakruimtes vereist zijn 5.4 m2

Narijskast met kar; 4 m3

Pagina 91 van 98



Vloeroppervlakte; 8 m2



De benodigde gereedschappen bij de werkbank:                                      

Liniaal, RVS Zaagmes Glaceermes Platenmes Korstmes, groot Korstmes, middel Officemesje Schilmesje, glad Schilmesje, kartel Korstraadje, glad Korstraadje, kartel Bankstoffer Spatel, hockey, klein Spatel, hockey, groot Korstprikker (banketbakkerij) Krabber, groot Krabber, klein Lepel Vork Garde, groot Garde, klein Deegschaar Kwasten, twee Rolhout Deegroller; gelagerd beuken Snijplank; kunststof, 60 x40 cm. 1 paar ovenwanten Smeerpot Emmer met borstel Platenwagen met 4 bakplaten 60 x 40 cm. En 5 bakplaten 80 x 60 cm. 6 beslagkommen; 17,5/23/27/32/36/40 cm. 1 set spuitjes; glad 6 tand/ 8 tand Stekerset, glad Stekerset, kartel Receptenhouder Instructies ovenbediening Regeling beëindiging examentoets Gereedschapoverzicht

Pagina 92 van 98



Machines die voor de Examenkandidaten ter beschikking staan:        

Planeetmenger, groot met benodigde bekkens en hulpstukken Planeetmenger, klein met benodigde bekkens en hulpstukken Spiraalkneder (broodbakkerij) Complete deegverwerkingsset; (broodbakkerij) Alle voorkomende vormen en vormpjes om de vereiste producten te kunnen maken De benodigde grondstoffen die noodzakelijk zijn om de examenproducten te kunnen maken Koelkast Diepvries

Pagina 93 van 98

    

Half automaat verdeel- en opbolmachine Puntjesvormmachine Croissantroller Uitrolmachine Amandelwrijfmachine

         

Stokkenmachine Geleispuitmachine Grondstofbanken Koelingen Vriezers Vaatwassers Litermaten, 0.5/1/2 liter RVS Bekkens, RVS Emmers, RVS Stekerdozen

Pagina 94 van 98



Alle examenbakkerijen zijn geklimatiseerd.



Het Examencentrum NBC is verder voorzien van:      

Technische dienst, om problemen snel op te lossen Kleedruimte met douche gelegenheid Kantine Theoretische-examentoetsafname door middel van computer Gekwalificeerd personeel om alle examens te coördineren en begeleiden volgens de regels van Kenwerk en het Kwaliteitshandboek Examencentrum NBC Het Examencentrum NBC besteedt veel zorg aan preventief onderhoud waardoor de examentoetsen in zo optimaal mogelijke omstandigheden kunnen plaatsvinden en calamiteiten zo veel mogelijk worden voorkomen

Pagina 95 van 98

Gouden regels Hygiënecode Examencentrum NBC: Persoonlijke hygiëne: - Het dragen van sieraden (horloges, kettingen, ringen, armbanden, piercings, oorbellen etc.) is tijdens het produceren van examenproducten niet toegestaan. -

Schone en geschikte bedrijfswerkkleding en –schoeisel dienen te worden gedragen.

-

Eten en drinken binnen de praktijkexamenruimtes is toegestaan voor de Examencommissie aan de daarvoor gereserveerde beoordelaarstafel.

-

Roken is verboden.

-

Handen wassen: o Voor aanvang van de productiewerkzaamheden en na iedere onderbreking hiervan. o Voor en na het werken met bederfelijke producten, zoals vlees en slagroom. o Onmiddellijk na gebruik van het toilet. o Na niezen of neus snuiten. o Na verwijderen van afval.

-

Wanneer er tijdens produceren van examenproducten een snee of wond wordt opgelopen, mogen de werkzaamheden pas weer hervat worden nadat deze is afgeschermd met een blauwgekleurde waterdichte pleister. Bij ernstige verwondingen onmiddellijk de Examenbegeleider inlichten.

Bezoekers: - Bezoekers van de praktijkexamenruimtes: o Worden alleen na afspraak (en in samenspraak) met de Examenbegeleider, Examencoördinator of de Manager Scholing&Training toegelaten. o Dienen een hoofddeksel en beschermende kleding te dragen. o Dienen handelingen na te laten die grondstoffen, halffabrikaten of eindproducten kunnen besmetten of verontreinigen. o Dienen te allen tijde de aanwijzingen van directe betrokkenen m.b.t. examinering op te volgen.

Pagina 96 van 98

Productie: - De voorschriften van de Hygiënecode dienen te worden opgevolgd en alle werkdocumenten (werkinstructies en registratieformulieren) die de leiding van NBC heeft geïntroduceerd dienen gebruikt te worden. -

In praktijkexamenruimtes is het slechts toegestaan receptenmapjes, rekenmachientjes en schrijfgerei mee te nemen en deze te plaatsen op de daarvoor bestemde console boven de werkbanken. Andere benodigdheden blijven buiten deze ruimtes in de daarvoor bestemde kledinglockers.

-

Houdt ramen en deuren tijdens de productie dicht.

-

Tijdens uw aanwezigheid laat u handelingen na die grondstoffen, halffabrikaten of eindproducten kunnen besmetten of verontreinigen.

-

Restjes opgeslagen slagroom, fondant en crème dienen na iedere praktijkexamendag weggegooid te worden. Alleen voor het overschot van de aangeboden, maar onbewerkte, halffabrikaat crème dienen de aanwijzingen van de Examenbegeleider te worden opgevolgd.

-

Geopende verpakkingen worden na gebruik gesloten en op de juiste plaats terug gezet.

-

Bewaar blikfruit in afgesloten RVS bakjes in de koelkast. Nooit in het blik zelf.

-

Wanneer glasbreuk wordt gesignaleerd, dient u dit direct te melden bij de Examenbegeleider. Deze zal handelen volgens de glasbreukprocedure uit de Hygiënecode Examencentrum NBC.

Gereed product: - Examenproducten zijn onvervreemdbaar eigendom van NBC. Het is onder geen beding toegestaan zich examenproducten toe te eigenen, tenzij hiervoor toestemming is gegeven door de examenbegeleiding. -

De schoonmaakbegeleiding voert de vrijgegeven examenproducten af naar de gereedproductruimte, alleen van daar uit kunnen de op die dag bij de examinering betrokken personen (kandidaten, beoordelaars) evenals NBCmedewerkers producten meenemen voor eigen gebruik voor één dag.

Pagina 97 van 98

Symbolen die gebruikt zijn in de stroomdiagrammen

Start / onderbreking / afsluiting Document Handeling / proces Beslissing Als het symbool in stippellijn is uitgevoerd dan betreft het een onderdeel van de procedure die soms wordt uitgevoerd.

Pagina 98 van 98