INHOUD COLOFON. Dit is een uitgave van de Jonge Democraten ten behoeve van de 72e Algemene Ledenvergadering der Jonge Democraten

INHOUD Agenda ALV ................................................................................................................................................... 2 Zondag 29 november.................................................................................................................................... 2 Congresvoorzitters ........................................................................................................................................ 2 Stem- en Notulencommissie ......................................................................................................................... 2 Congresprogramma ....................................................................................................................................... 3 Dagprogramma.............................................................................................................................................. 3 Locatie ........................................................................................................................................................... 4 Hoe werkt een congres? ................................................................................................................................ 5 Verantwoording Landelijk Bestuur 2015-2016 ............................................................................................. 7 Schriftelijke Vragen aan het Landelijk Bestuur.............................................................................................. 8 Huisvestingsrapport .................................................................................................................................... 16 Amendementen op de Begroting ................................................................................................................ 33 Organimo's .................................................................................................................................................. 35

COLOFON Dit is een uitgave van de Jonge Democraten ten behoeve van de 72e Algemene Ledenvergadering der Jonge Democraten Samenstelling: Mieke de Wit

Extra ALV der Jonge Democraten ALV 72 te Utrecht 2015

AGENDA ALV ZONDAG 29 NOVEMBER Opening ALV 72 Opening stemdoos Installatie Congresvoorzitters en Stem- en Notulencommissie Vaststellen agenda Beroepsmogelijkheid Notulen ALV 71 Mededelingen Bestuursblok Verkiezingsblok Koffiepauze Sluiting stemdoos Presentatie Huisvestingsrapport Organimo’s Koffiepauze Amendementen op de Begroting Uitslag verkiezing Sluiting ALV 71

CONGRESVOORZITTERS Annelieke Bergink Malu Pasman

STEM- EN NOTULENCOMMISSIE Silke Slootweg (Voorzitter) Thomas Wielders (Vice-Voorzitter) Pauline Gerth van Wijk Marjet van Loo Ingrid Weerts Sharona Boonman

2


CONGRESPROGRAMMA DAGPROGRAMMA 12.30 12:35

12:45 13:45 14:15 14:30

15:15 15:45 16:00 16:20 16:30 16:40

Opening ALV 72 door Elene Walgenbach Opening Stemdoos Installatie Congresvoorzitters en Stem- en Notulencommissie Vaststellen Agenda Vaststellen Notulen ALV 71 Bestuursblok Verkiezingsblok Koffiepauze Sluiting Stemdoos Presentatie Rapport Huisvesting Organimo’s Koffiepauze Amendementen op de Begroting Actuele Organimo’s Organimo’s Uitslag verkiezing Sluiting ALV 72 Speech Elene Walgenbach

3


LOCATIE De locatie van de extra ALV ligt op loopafstand van het station Utrecht Centraal.

Congreslocatie Dit Septembercongres zal plaatsvinden in De Witte Vosch te Utrecht. De Witte Vosch ligt op ongeveer 13 minuten lopen vanaf Utrecht Centraal. Op de congreslocatie zal gratis koffie en thee klaar staan. Adres: Oudegracht 46, 3511 AR, Utrecht

4


HOE WERKT EEN CONGRES? Het congres is de Algemene Ledenvergadering (ALV) van de Jonge Democraten. Drie keer per jaar vindt er een ALV plaats: tweemaal een meerdaags politiek congres in de zomer en de winter, en een organisatorisch eendaags congres in september. Daarnaast is het ook nog mogelijk dat er een speciale ALV wordt uitgeroepen, zoals nu het geval is. De ALV is het hoogste orgaan van de vereniging, het bestaat in principe uit alle leden. Binnen de JD wordt het ‘one man, one vote’ systeem gehanteerd, wat betekent dat ieder (betalend) lid mag stemmen en het woord mag voeren tijdens de ALV. Op die manier heeft elk lid invloed op de organisatorische en inhoudelijke koers van de vereniging. Er worden op de verschillende congressen namelijk allerlei inhoudelijke en organisatorische zaken besproken en bepaald. Bovendien worden er leden gekozen die de inhoudelijke en organisatorische zaken moeten uitvoeren, zoals het Landelijk Bestuur. Wat zijn Congresvoorstellen? Een congresvoorstel is een voorstel aan de vereniging en kan worden ingediend door werkgroepen, Algemene Afdelingsvergaderingen, het Landelijk Bestuur of gewoon vijf leden. De regelingen voor het indienen van voorstellen vind je altijd in de laatste versie van het Huishoudelijk Reglement. Op deze ALV zullen de volgende voorstellen langs komen:  Moties en amendementen Op de congresvoorstellen kunnen wederom door werkgroepen, Algemene Afdelingsvergaderingen, het Landelijk Bestuur of gewoon vijf leden moties en amendementen worden ingediend. De regels voor het indienen vindt je altijd in de laatste versie van het Huishoudelijk Reglement. Er zijn verschillende moties en amendementen:  Amendementen op de begroting Dit zijn wijzigingsvoorstellen voor de begroting van de Jonge Democraten.  Organisatorische moties (Organimo, ORG) Een organisatorische motie is een opdracht aan het Landelijk Bestuur of een ander orgaan van de Jonge Democraten over een organisatorische kwestie. Tijdens het congres kan nog tot 3 uur na het bestuursblok een organisatorische motie, gerelateerd aan in het bestuursblok behandelde zaken, worden ingediend. Bij organimo’s zal altijd eerst het Landelijk Bestuur een reactie geven, vervolgens kunnen leden gaan inspreken.  Moties van Orde Een motie van orde is geen motie die vooraf moet worden ingediend, maar die tijdens het congres kan worden ingediend. Vind je bijvoorbeeld dat het congres te rumoerig wordt of vind je dat de behandeling van moties niet overeenstemt met de statuten, dan sta je op en roep je “Motie van Orde!”. De congresvoorzitter zal je dan spreekrecht geven om je motie van orde toe te lichten. Daarna zal de voorzitter je motie overnemen of aan het congres ter stemming voorleggen.

5


Congresfunctionarissen Het congres moet natuurlijk geleid worden. Hiervoor worden een aantal ervaren leden aangesteld die streng doch rechtvaardig, en met de nodige kwinkslagen, de zaak in het gareel proberen te houden. • Congresvoorzitters Het congres wordt voorgezeten door onafhankelijke congresvoorzitters. Zij worden door het Landelijk Bestuur voorgedragen aan de Algemene Ledenvergadering om het congres technisch te leiden en hebben het recht om gedurende het congres, indien nodig, met aanpassingen van de tijden in de agenda te komen. • Stem- en Notulencommissie De mensen die zich bezighouden met de stemming over de verschillende voorstellen. Ook tellen zij de stemmen die op de verschillende kandidaten voor bestuursfuncties en de DEMO worden uitgebracht. Daarnaast notuleren zij ook wat er zoal gezegd wordt tijdens de ALV.

6


VERANTWOORDING LANDELIJK BESTUUR 2015-2016 Ook op deze ALV zal er weer een bestuursblok plaatsvinden. Deze zal bestaan uit een mondelinge bestuursverantwoording van het gehele bestuur en een mondelinge bestuursverantwoording van de Algemeen Secretaris. Naar aanleiding van deze bestuursverantwoordingen kunnen er mondelinge vragen worden gesteld. Voorafgaand ALV72 was er de mogelijkheid schriftelijke vragen aan het Landelijk Bestuur te stellen, waarvan hieronder de antwoorden te bestuderen zijn. Door enkel een mondelinge bestuursverantwoording af te geven en geen schriftelijke bestuursverantwoording te publiceren wijkt het Landelijk Bestuur af van het Huishoudelijk Reglement.

7


SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN HET LANDELIJK BESTUUR OVER DE SITUATIE RONDOM HET CONFLICT TUSSEN DE RABOBANK EN DE ALGEMEEN SECRETARIS, INGEDIEND DOOR MICHIEL RULAND. 1. Het Landelijke bestuur geeft aan een maand bezig geweest te zijn met een oplossing te zoeken voor het conflict tussen de Rabobank en de Algemeen Secretaris. Echter voor de openheid is het in mijn ogen relevant om te weten wat er in deze maand precies gebeurd is. Kan het landelijk bestuur in een gedetailleerde tijdlijn weergeven wat er in deze maand precies gebeurd is met betrekking tot het conflict? Natuurlijk met inachtneming van de privacy van individuele leden van het Landelijke Bestuur. De maandag (14 september) na het Septembercongres is de Voorzitter gebeld door de contactpersoon van de Jonge Democraten bij de Rabobank. Hij vertelde dat er tijdens hun screening van de bestuursleden een 'hit' was bij de Algemeen Secretaris in het interne incidentenregister van de bank. Dit was een ‘hit’ bij de uitgebreide check die de de Rabobank doet bij de Kamer van Koophandel, waar alle leden van het Landelijk Bestuur staan ingeschreven. Dit zou gevolgen hebben voor de samenwerking tussen de JD en de Rabobank. De Algemeen Secretaris was hiervan op de hoogte gesteld ruim een week voorafgaand aan het Septembercongres. Vervolgens hebben de Penningmeester en de Voorzitter een afspraak gepland met de contactpersoon (donderdag 17 september) waar zij te horen kregen dat het bestuur een keuze moest maken tussen de twee bekende opties: het overstappen naar een andere bank, of het vertrek van onze Algemeen Secretaris. Op dezelfde dag is de Algemeen Secretaris op de hoogte gesteld en een dag later de rest van het Landelijk Bestuur (LBV 18 september). Daarna heeft het bestuur de verschillende opties gewogen. De eerste reactie was om de Algemeen Secretaris in het bestuur te houden. Elke schakel in een bestuur is cruciaal voor de dynamiek en na drie maanden bestuursbonding laat je een bestuurslid niet zomaar gaan. Tijdens deze LBV kwamen wel al de verregaande consequenties ter sprake die een overstap naar een andere bank met zich meebrengt. Op deze LBV van 18 september was de Algemeen Secretaris afwezig, daarom zijn de Algemeen Secretaris en de Voorzitter op maandag 21 september bij elkaar gekomen. Naar aanleiding van dit gesprek zijn de AS en de Voorzitter tot de overeenstemming gekomen dat onderzocht moest worden of de AS adinterim haar functie zou kunnen voortzetten. Vervolgens is het Landelijk Bestuur op donderdag 24 september informeel bijeengekomen. Toen is unaniem besloten dat overstappen geen reële optie is. Daarnaast is er tussen maandag 21 september en donderdag 24 september ook contact geweest met de Rabobank. Hieruit bleek dat voortzetting van de functie in een ad-interim positie waarschijnlijk niet mogelijk was. Vervolgens heeft het enige tijd geduurd voordat het LB hier definitief uitsluitsel over had. In de eerste week van oktober bleek dat een adinterim positie niet werd geaccepteerd door de Rabobank, vanwege interne integriteitsrichtlijnen. Op basis van deze informatie heeft de AS informeel het besluit genomen tot haar aftreding. 8


Woensdag 14 oktober hebben de Voorzitter en de Penningmeester de KasCo ingelicht. De Kasco gaf te kennen begrip te hebben voor het handelen van het LB in deze zaak en ondersteunden de informele beslissing tot aftreding van de Algemeen Secretaris. Vervolgens vond het kaderweekend (16-18 oktober) plaats. Het bestuur heeft van tevoren besloten de bekendmaking over dit weekend heen te tillen, omdat zowel het LB als de AS niet wilde dat het kaderweekend in het teken zou gaan staan van het vertrek van de AS. Daarnaast wilde het LB kaderleden niet meer informatie geven dan reguliere leden. In deze week heeft het bestuur ook de keuze gemaakt een extra ALV uit te roepen. De aanleiding voor deze extra ALV was de huisvestingskwestie; volgens het HR moest dan ook de functie van AS opengesteld worden. Dinsdag 20 oktober is D66 op de hoogte gebracht van het vertrek van de Algemeen Secretaris en woensdag 21 oktober is er een nieuwsbrief naar de leden uitgestuurd met de aankondiging van de ALV op zondag 29 november. 2. Heeft het Landelijke Bestuur nagedacht over maatregelen om dit soort problemen niet meer voor te laten komen? Zo ja zijn die gevonden en welke zijn deze oplossingen dan. Hoewel het Landelijk Bestuur de kans op herhaling van soortgelijke problemen zeer klein acht, verwachten wij dat uitgebreidere controles dan momenteel het geval is, deze kans verkleint. De OrCo kan bijvoorbeeld in haar interviews met kandidaten gericht(er) vragen naar eventuele zakelijke conflicten van bestuurskandidaten.

OVER DE MOGELIJKHEID OM OVER TE STAPPEN VAN BANK, INGEDIEND DOOR MICHIEL VAN DER LINDEN. 3. In de digizine valt te lezen dat de Algemeen Secretaris is gestopt omdat aan het LB de keuze is voorgelegd om te vertrekken bij de Rabobank of de Algemeen Secretaris de laten aftreden. Overstappen naar een andere bank bleek geen optie vanwege de financiële gevolgen. a. Wat zijn volgens het bestuur exact de financiële gevolgen van het overstappen naar een andere bank?

9


De directe financiële gevolgen van een overstap naar een andere bank bedragen zo’n 7000 euro. Dit komt uit de kostenanalyse die opgesteld is door het LB en de KasCo. Dit bedrag bestaat uit accountantskosten, uren die D66-medewerkers moeten besteden aan de overstap en portokosten voor het omzetten van machtigingen. Werkzaamheden van D66-werknemers zijn vooral gericht op het controleren van de overstap en alles wat hierbij komt kijken enerzijds en anderzijds zorgen dat ons boekhoudsysteem en CRM aansluiten op de nieuwe inrichting van de bank. Personen die alleen lid zijn van de JD en VJD-donateurs zullen moeten overstappen naar de nieuwe bank en een nieuwe machtiging moeten tekenen. Daarnaast zijn er nog onzekere kosten, door uitval van donateurs / alleen JD-leden en door de pinautomaat. Iedere donateur / alleen JD-lid dat uitvalt, kost de JD 45 euro. Ook heeft de JD een servicecontract voor de pinautomaat bij de Rabobank. Als deze niet kan worden omgezet kost een nieuwe pinautomaat circa 1500 euro. b. Welke scenario's zijn onderzocht bij het bekijken van de financiële gevolgen van het overstappen? Deze kwestie ging over het aanblijven van de Algemeen Secretaris, daarom is het scenario onderzocht waarbij de Jonge Democraten weg zouden gaan als klant bij de Rabobank en alle activiteiten die via deze bank lopen, gestopt zouden worden. Uit een eerdere overstap is gebleken dat dit proces enkele maanden in beslag neemt. Elke stap is meegenomen in dit scenario, van oriënteren op mogelijke banken tot de daadwerkelijke overstap en afhandeling daarvan. c. Is er gekeken naar mogelijkheden in de begroting of de reserves om deze financiële gevolgen op te vangen? De kosten van een overstap naar een andere bank bedragen rond de 7000 euro. Het Landelijk Bestuur vind het onwenselijk om deze financiële gevolgen op te vangen met reserves, mede vanwege de grote impact op de financiële bedrijfsvoering. d. Is de mogelijkheid besproken om deze kwestie, het wel of niet overstappen van bank, door de leden te laten beslissen? En zo ja, waarom is besloten dit niet te doen? Ja, deze mogelijkheid is binnen het Landelijk Bestuur besproken. De beslissing om over te stappen van bank kon echter niet wachten tot de ALV in januari. Het Landelijk Bestuur heeft wel gekeken hoe de leden op andere manieren geraadpleegd konden worden. Op basis van het korte tijdsbestek waarin het Landelijk Bestuur tot een besluit moest komen, bleek gedegen raadpleging van leden niet mogelijk. Het

10


LB heeft daarbij gevonden dat zij het mandaat heeft om te concluderen dat het niet overstappen van bank in het belang van de vereniging was, vanwege een persoonlijk conflict van één bestuurslid. Naderhand heeft het LB besloten nog wel een extra ALV op 29 november uit te roepen vanwege het huisvestingsvraagstuk, om de leden te raadplegen over deze kwestie. e. Zijn er andere gevolgen die hebben meegespeeld in de besluitvorming rond deze kwestie? Zo ja, om welke gevolgen gaat het. in hoeverre is de impact van deze gevolgen onderzocht en waarom zijn deze niet medegedeeld aan de leden? De financiële impact is doorslaggevend geweest in de besluitvorming rond deze kwestie. Anderen gevolgen zijn wel besproken, maar hebben in mindere mate meegespeeld in het besluitvormingsproces. Deze gevolgen zijn: de verhoogde werkdruk voor de Penningmeester nu en in de toekomst; de grotere kans op financiële fouten door het verminderde toezicht door het ontbreken van een contactpersoon; het mogelijke verlies van leden; en de voor afdelingen tijdelijke ontoegankelijkheid van hun geld. Deze gevolgen zijn onderzocht door de penningmeester en daarbij is advies ingewonnen van de voormalige Penningmeester en de KasCo. Daarnaast zijn deze gevolgen gecommuniceerd met de afdelingsvoorzitters via een interne mail.

OVER HET BESLUIT VAN DE AS OM AF TE TREDEN, INGEDIEND DOOR PIETER ROGAAR 4. Kunnen jullie de toedracht van het besluit dat Mieke geen AS meer zou zijn, verder toelichten? a. Was het besluit dat Mieke geen AS meer zou zijn, een besluit van Mieke of van het bestuur als geheel? Het was de keuze van de Algemeen Secretaris om af te treden. Wel was de behandeling van dit probleem een zaak van het gehele Landelijk Bestuur, waarbij de Voorzitter, de Penningmeester en de Algemeen Secretaris de meest direct betrokkenen waren. Hoewel het hele LB heeft meegedacht over oplossingen voor dit probleem, heeft het LB de keuze tot aftreding bij de AS gelaten en besloten de AS te steunen in het besluit. b. Als het om een besluit van Mieke ging: Op welk moment heeft Mieke dat besluit aan het bestuur kenbaar gemaakt? Hoe heeft ze het bestuur van haar besluit op de hoogte gesteld? c. Als het om een besluit van het bestuur als geheel ging: op welk moment heeft het bestuur dat besluit genomen? Was Mieke op dat moment bij de vergadering aanwezig? Op grond van welk artikel van HR of statuten is dit besluit genomen? Is dit besluit genotuleerd? Zo nee, waarom niet? Zijn de notulen van deze vergadering op de Wolk beschikbaar gemaakt? Zo nee, waarom niet? Het Landelijk Bestuur herkent meerdere beslissingsmomenten over het aftreden van de Algemeen Secretaris. 11


Op de informele bijeenkomst van 24 september is de conclusie getrokken dat het waarschijnlijk niet mogelijk was voor de AS om op wat voor manier dan ook in functie te blijven zonder over te stappen van bank. In de eerste week van oktober is het definitief duidelijk geworden dat het vervullen van taken adinterim tevens niet mogelijk was. Overstappen was voor zowel het gehele LB als voor de AS geen optie, wat leidde tot een informele beslissing van de AS tot haar aftreden per 29 november. Uiteindelijk is tijdens de LBV van 6 november nog eens uitgebreid gesproken over de kwestie en alle overwegingen. Daarna heeft de AS ook officieel besloten om per 29 november af te treden, ondanks dat deze LBV plaatsvond nadat dit besluit eerder, onder andere via de digizine, bekend was gemaakt.

OVER HET LATER AANSLUITEN VAN LANDELIJKE BESTUURSLEDEN, INGEDIEND DOOR CASPER DE JONG 5. Met betrekking tot het later aansluiten bij het landelijk bestuur: a. Hoe is Jasper's aansluiting bij het bestuur ervaren nadat de rest van het bestuur gedurende de zomer al veel teambuilding gedaan had? (Ik zie graag een antwoord uit zowel het perspectief van Jasper als dat van het gehele LB) Antwoord Secretaris Scholing & Vorming: Mijn medebestuurders en met name de Voorzitter hebben er alles aan gedaan om mij zo snel mogelijk deel te laten maken van dit Landelijk Bestuur. Ik heb de ruimte gekregen om mezelf in het team te passen en er werd rekening gehouden met mijn achterstand. Daardoor heb ik snel mijn rol kunnen vinden binnen dit bestuur. De aansluiting met betrekking tot mijn functiegebied is ook soepel verlopen. Ik heb extra ondersteuning gekregen van de Secretaris Organisatie in het organiseren van het kaderweekend, vijf weken na mijn aanstelling. Het enige punt van aandacht dat ik bij mijn late toetreding heb gemerkt is het agenderen en vrijmaken van geld voor ideeën en projecten met betrekking tot mijn functiegebied. Antwoord Landelijk Bestuur: Het bestuur heeft de aansluiting van de Secretaris Scholing & Vorming bij het team als zeer voorspoedig en prettig ervaren,op zowel persoonlijk (team) als op professioneel (bestuur) vlak. Met gesprekken is geprobeerd zijn wensen en projecten in kaart te brengen en daarnaast is de organisatie van het kaderweekend goed door de Secretaris S&V opgepakt. Door het missen van de zomer begon hij met een achterstand, het LB was inmiddels al een team, maar de aansluiting in de groep ging heel natuurlijk. Dat de Secretaris Scholing & Vorming tot vice-voorzitter is gekozen illustreert goed dat hij inmiddels als volledig lid van het LB team wordt beschouwd. b. Hoe gaan jullie met deze kennis de nieuwe Algemeen Secretaris opnemen in het al functionerende team? Het Landelijk Bestuur zal dit proces voor een groot gedeelte op dezelfde manier proberen vorm te geven. Daarbij zal elkaar leren kennen en goed luisteren naar ieders ideeën een belangrijke rol innemen.

12


Wel zal de overdracht van een nieuwe AS langer en intensiever zijn, gezien de inhoud van de functie. De vertrekkende AS heeft echter aangeven de overdracht nog voor haar rekening te willen nemen. c. Waar zien jullie ruimte voor invloed van de nieuwe Algemeen Secretaris op de invulling van jullie beleidsplan? Voor goede ideeën zal binnen het LB altijd ruimte zijn, zo ook voor een nieuwe AS. Daarnaast ziet het bestuur het als belangrijk dat de nieuwe AS de vrijheid krijgt en die ruimte ook neemt om zijn eigen portefeuille in te richten. d. Wat zijn jullie adviezen voor toekomstige besturen die eventueel voor dezelfde situatie komen te staan? Elk bestuur kent tegenslagen en juist in die situaties kom je erachter wat je samen waard bent. Werk vanaf het begin af aan al aan het creëren van een hecht team, vertrouw op elkaar en spreek af dat je eerste verantwoordelijkheid ook bij elkaar ligt. Daarnaast is het belangrijk dat je open en eerlijk naar elkaar communiceert. Zo weet je wat je aan elkaar hebt en beschadigd het vertrouwen niet. Zo blijf je samen sterk in moeilijke tijden.

OVER HET VERTREK VAN DE ALGEMEEN SECRETARIS, INGEDIEND DOOR CASPER DE JONG 6. Met betrekking tot het vertrek van de Algemeen Secretaris: a. Het is uitzonderlijk verontrustend dat externe actoren in de praktijk een veto tegen onze verkozen bestuurders blijken te hebben. Welke actoren bevinden zich net als de Rabobank in de positie een bestuurslid te kunnen weigeren, en welke bestuursfuncties lopen het risico geweigerd te worden? Het LB weerspreekt de aanname dat externe actoren een praktisch veto hebben. Het gaat hierbij om het niet aangaan/verbreken van een klantenrelatie vanwege interne richtlijnen. Wel is het zo dat door de manier waarop de JD op dit moment haar selectieproces heeft vormgegeven, de bank de eerste organisatie is die onze bestuursleden screent. Tijdens het kandidaatstellingsproces van de JD wordt niet gevraagd naar het verleden en wordt geen ‘Verklaring omtrent het Gedrag’ overlegd. De Rabobank screent enkel verkozen bestuursleden. Wanneer zij een hit in één van de controlesystemen heeft, dan heeft dit directe gevolgen en mag diegene geen klant zijn van de Rabobank. Het is de vraag of het wenselijk is dat dit soort checks in eerste plaats door een externe organisatie worden uitgevoerd, maar dat is wel de huidige gang van zaken. De enige andere externe partij die een invloed zou kunnen hebben op het aanblijven van een bestuurslid, is de accountant. Als deze weigert een accountantsverklaring af te geven, krijgt de JD geen subsidie. Dit zou mogelijk kunnen gebeuren bij sterke aanwijzingen van fraude door bijvoorbeeld de penningmeester of een ander bestuurslid. 13


b. Hoe vaak hebben vergelijkbare situaties zich in het verleden voorgedaan en hoe is er toen gehandeld? Deze situatie heeft zich nooit eerder voorgedaan bij de Jonge Democraten. c. Hoe groot schat het LB de kans dat in de toekomst een verkozen bestuurder wederom door een van deze actoren geweigerd wordt? Gezien het feit dat dit de eerste keer is voor zowel de JD als de Rabobank dat deze situatie zich voor heeft gedaan, acht het LB de kans op herhaling zeer klein, maar kan zij herhaling niet uitsluiten. Op dit moment worden geen controles door de JD naar de achtergrond van kandidaatsbestuursleden gedaan. Hoewel het risico nooit volledig ondervangen kan worden, hoopt het LB dat door grondigere controles door de OrCo de kans op herhaling minimaliseert. d. Welke mogelijkheden ziet het LB om te voorkomen dat een verkozen bestuurder geweigerd wordt? Het weigeren van het aangaan van een dienstverband of overeenkomsten met een verkozen bestuurslid, of wat dat betreft het Landelijk Bestuur of de vereniging der Jonge Democraten, is een keuze van externe partijen waar het LB geen invloed op heeft. Zolang hierbij geen sprake is van contractbreuk door de externe partij zal het LB geen mogelijkheid hebben om weigering te voorkomen. e. Welke mogelijkheden ziet het LB om, als er toch weer sprake van een weigering is, weerstand tegen deze actoren te kunnen bieden? In de ogen van het LB zijn de mogelijkheden beperkt, mits weigering gebeurt op legitieme basis. Wanneer weigering legitiem is, beperkt de mate waarin het LB weerstand kan bieden zich tot (dreigen met) het opzeggen van het dienstverband of de overeenkomst.

OVER DE PROCEDURE RONDOM HET VERTREK VAN DE ALGEMEEN SECRETARIS, INGEDIEND DOOR HANNAH BOLDER 7. Ik heb begrepen dat de AS niet bij de lbv was, die ging over het vertrek van de AS. Waarom is hiervoor gekozen? Als de AS zelf verhinderd was, dan lijkt het me geen onredelijk voorstel om een andere datum te prikken voor de lbv. De aanwezigheid van de AS bij een vergadering over het vertrek van de AS zelf, lijkt me evident. Het conflict tussen de Rabobank en de Algemeen Secretaris is inderdaad geagendeerd tijdens de LBV van 18 september in afwezigheid van de AS. Echter, het ging hierbij niet om een besluitmoment over het vertrek van de AS, maar om informatieverstrekking over de situatie aan het Landelijk Bestuur. Buiten de Voorzitter, de Penningmeester en de AS, waren geen bestuursleden op de hoogte van de situatie of betrokken bij de gesprekken die zijn gevoerd met de Rabobank op 14 en 17 september. De betreffende bestuursvergadering stond vooraf aan deze gesprekken al gepland en de afwezigheid van de AS was 14


daarbij ook al bekend. De Voorzitter en de AS hebben besloten dat de afwezigheid van de AS geen belemmering was voor het informeren van de rest van het bestuur over de situatie. Uiteindelijk is tijdens de LBV van 6 november, in aanwezigheid van de AS, nog eens uitgebreid gesproken over de kwestie en alle overwegingen. Daarna heeft de AS formeel besloten om per 29 november af te treden, ondanks dat deze LBV plaatsvond nadat dit besluit eerder, onder andere via de digizine, bekend was gemaakt.

15


HUISVESTINGSRAPPORT Door Landelijk Bestuur Walgenbach (2015-2016)

SAMENVATTING Tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV 71) in september 2015 zijn twee potentiële verenigingspanden voor de Jonge Democraten voorgelegd. Beide opties hebben tweemaal geen meerderheid van de stemmen behaald. Vervolgens is een motie aangenomen waarin het Landelijk Bestuur (LB) werd opgeroepen om verder te onderhandelen met D66 over de huisvesting van de vereniging. Na deze ALV daalde de makelaar van één van de opties die op het congres behandeld waren, de Haagse Bluf 63 te Den Haag, aanzienlijk in prijs en heeft het LB verder over deze prijs onderhandeld. Deze onderhandelingen zijn ook gebruikt in de gesprekken met D66 over een nieuw contract voor de huidige werkplekken. Dit rapport dient als verslag van het werk van het huidige LB. In dit rapport wordt toegelicht hoe de onderhandelingen met de twee partijen zijn verlopen en wat hiervan de uitkomsten zijn. Daarbij tracht het LB middels dit rapport zoveel mogelijk openheid van zaken te geven en de leden zo goed mogelijk te informeren over zijn handelen. Dit rapport biedt tevens een uitgewerkt overzicht van de huidige (financiële) situatie. Daarnaast zijn hierin de twee uitonderhandelde opties in duidelijke kostenplaatjes uitgewerkt. Aan het eind zal het LB een aantal aanbevelingen doen en toelichten.

INLEIDING Onder bestuur Tijs (2014-2015) is een commissie in het leven geroepen die de behoefte aan een eigen pand voor de Jonge Democraten onderzocht en in kaart bracht welke eisen er aan een eigen pand gesteld moeten worden. Middels besprekingen tijdens kaderdagen heeft de commissie geprobeerd inzicht te krijgen in de wensen van de leden. De huisvestingscommissie heeft uiteindelijk in haar eindrapport de mogelijkheden voor huisvesting uiteengezet zonder daarbij concrete aanbevelingen te doen. Op basis daarvan heeft bestuur Tijs de conclusie getrokken dat eigen huisvesting een haalbaar streven is. Vervolgens heeft het toenmalige LB een enquête uitgezet op ALV 70 (juni 2015) om de mening van de leden te peilen onder de leden waarin. Hierin werd onder andere gevraagd naar de hoeveelheid extra geld die aan huisvesting gespendeerd mag worden. Op basis van de uitkomsten van de enquête is bestuur Tijs op zoek gegaan naar panden die zo goed mogelijk aan deze wensen voldaan. Uit deze zoektocht zijn twee opties naar voren gekomen, een pand aan de Oudegracht 232 in Utrecht en een pand aan de Haagse Bluf 63 in Den Haag. Deze opties zijn gepresenteerd tijdens ALV 71 in september. Uiteindelijk hebben beide voorstellen geen meerderheid weten te behalen. Vervolgens is de organisatorische motie ‘Liever niet nog vier jaar thuiswonen’ aangenomen met een oproep aan het (nieuwe) bestuur om verder te onderhandelen met D66 en daarbij in te zetten op een verbetering van de faciliteiten en een kortere huurperiode. Direct na de ALV werd het bestuur geconfronteerd met een aanzienlijke daling in de vraagprijs van het pand aan de Haagse Bluf 63. Het LB heeft hierop de onderhandelingen met de makelaar van dit pand hervat, met de insteek dat alleen het pand in heroverweging zou worden genomen wanneer de 16


prijs lager zou zijn dan de huidige huisvesting bij D66. Tegelijkertijd heeft het LB gehoor gegeven aan de oproep die was gedaan middels de aangenomen motie en verder onderhandeld met D66 over verbetering van de huidige faciliteiten, prijs en huurperiode. Dit resulteerde in nieuwe opties. Het LB is van mening dat het nieuwe bod voor het pand aan de Haagse Bluf 63 aanzienlijk verbeterd is ten opzichte van de optie die is voorgelegd aan de leden tijdens ALV 71. Het pand biedt aanzienlijke voordelen en verbeteringen wat betreft werkplekken en opslagruimte ten opzichte van de huidige situatie. Het LB heeft daarom besloten om deze twee opties - verhuizen naar Haagse Bluf 63 en het tekenen van een nieuw, kort contract met D66 - voor te leggen aan de leden, omdat het hier om een belangrijke beslissing gaat die volgens het Landelijk Bestuur door de hele vereniging gemaakt moet worden. Om ervoor te zorgen dat de leden enerzijds duidelijk op de hoogte zijn van de ontwikkelingen rondom de onderhandelingen en het werk van het Landelijk Bestuur en anderzijds op basis van heldere informatie tot een besluit kunnen komen, heeft het LB dit rapport opgesteld. In dit rapport wordt toegelicht hoe het bestuur de oproep van de organisatorische motie heeft uitgevoerd; wat de kosten zijn van de huidige huursituatie bij D66; hoe de onderhandelingen met de makelaar van de Haagse Bluf 63 en D66 zijn verlopen; wat de resultaten zijn uit deze onderhandelingen; wat de uiteindelijke (financiële) verschillen en gevolgen van beide opties zijn; en welke aanbeveling het bestuur doet ten aanzien van beide opties.

OVER DE BEHANDELING TIJDENS ALV72 Dit rapport zal tijdens ALV 72 worden toegelicht en daar is ook de gelegenheid om hier vragen over te stellen. Daarnaast zullen twee filmpjes getoond worden, één van de huidige vestiging aan de Hoge Nieuwstraat 26 en een filmpje van het pand aan de Haagse Bluf 63. Het LB heeft gemerkt dat veel leden niet (volledig) op de hoogte zijn van de afmetingen en faciliteiten van de huidige werkplek of van het pand aan de Haagse Bluf. Deze filmpjes dienen als een visueel hulpmiddel om leden (letterlijk) een beeld te geven van de twee huisvestingsmogelijkheden. Na de behandeling van vragen over dit rapport zal worden overgegaan naar behandeling van de organisatorische motie ‘Kantoorpand aan Haagse Bluf 63 te Den Haag’, waarin wordt opgeroepen tot verhuizing naar het bewuste pand. Hierover zal het LB een toelichting geven, waarna er ruimte is voor vragen. Over deze motie zal schriftelijk gestemd gaan worden, waarna een korte pauze volgt waarin de stemmen worden geteld. Indien de motie wordt aangenomen, zal het bijhorende amendement op de begroting worden behandeld. Zowel de motie als het amendement moeten worden aangenomen wil de verhuizing kunnen plaatsvinden. Als de motie wordt afgewezen, zal het amendement op de begroting niet worden behandeld en daarmee automatisch het contract met D66 worden verlengd.

17


UITLEG HUIDIGE SITUATIE Op dit moment is het Landelijk Bureau gevestigd te Hoge Nieuwstraat 26 te Den Haag. Dit pand is eigendom van D66 en de JD huurt een ruimte in dit D66-pand. De hoogte van de totale huurprijs die de JD betaalt, is gebaseerd op drie deelkostenposten, te weten de kosten voor de huisvesting, de ledenadministratie en de financiële administratie. De ledenadministratie en financiële administratie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Alleen het betalen voor de ledenadministratie of de financiële administratie is daardoor dus niet mogelijk. Daarnaast is het ook wenselijk om deze twee onderdelen bij D66 te laten, omdat hier specialistische kennis voor nodig is en de continuïteit van deze werkzaamheden beter gewaarborgd is bij werknemers die langer dan een jaar deze taken doen.

De huisvestingskosten bestaan uit twee delen, de kosten per werkplek en kosten voor receptie en secretariaat. De kosten per werkplek zijn gebaseerd op de totale kosten die D66 maakt voor de huur van het pand, de schoonmaak, ICT en dergelijke. De totale kosten voor het pand worden dan gedeeld door het aantal werkplekken. Omdat de JD op zolder zit, waar het plafond schuin loopt krijgen we 25% korting per werkplek. De kosten voor 2 werkplekken bedragen 21.200 euro in 2015. De receptie en het secretariaat schatten zo’n 1 uur per week aan de JD te besteden voor de verwerking van post en dergelijke. Dit betekent dat de JD per jaar €900 euro kwijt is aan ondersteuning. In totaal komen de kosten voor huisvesting neer op € 22.100 euro in 2015. De kosten voor ledenadministratie worden berekend volgens een vaste verdeelsleutel, voor combileden betaalt de JD 60% van de administratiekosten en D66 40%. Voor leden die enkel JD-lid zijn 18


betalen we wel het volledige bedrag. Het meeste geld gaat naar het personeel die de administratie verwerkt. Het bedrag is gebaseerd op 4750 combi-leden en 250 leden die enkel van de JD lid zijn. De kosten voor ledenadministratie is door D66 geschat op €12.800,- in 2015. De financiële administratie bestaat vooral uit het verwerken van binnenkomende facturen en declaraties, maar ook uit het opstellen van de jaarrekening en de subsidie-aanvraag. Ook hier is de grootste kostenpost personeel. De financiële administratie is ongeveer 15% van haar tijd kwijt aan de JD en de controller is 2 weken per jaar bezig met de JD. De kosten voor financiële administratie komen daarmee op €8.900,- in 2015. Deze kosten staan samengevoegd op de begroting als administratie- en personeelskosten. Tot slot krijgt de JD momenteel een tegemoetkoming van D66 in de huisvestingskosten. Deze korting krijgt de vereniging alleen wanneer zowel de (financiële en leden) administratie als de huur van de werkplekken gezamenlijk wordt afgenomen en als de JD verhuist zal deze tegemoetkoming wegvallen. De korting bedraagt in 2015 €5.300,- en wordt jaarlijks geïndexeerd met 1,5%. Nadat de tegemoetkoming van €5.300,- wordt afgetrokken van het totaalbedrag zijn de totale kosten voor huisvesting en administratie voor de JD €38.500,- in 2015.

19


BEGROTING: KOLOM ZONDER EN KOLOM MET VERHUIZEN

1a 2 3 9 15 22 25

Huisvesting-, kantoor- en administratiekosten Huisvesting Portokosten Abonnementen en documentatie Overige Kantoorkosten Bestuurskosten Jaarlijkse reünistenbijeenkomst Landelijke bijeenkomsten Introductie nieuwe leden Overige kosten landelijke bijeenkomsten

Scholing en Vorming 28 Trainingsbijeenkomsten Totaal uitgaven Opbrengsten uit bedrijfsvoering 53 Muntverkoop Subsidies en contributies 59 Bijdrage D66 aan exploitatie Financiële baten en lasten Totaal inkomsten Inkomsten - uitgaven exclusief ontrekkingen Balans Totaal activa Totaal passiva

Begroting 2016

Begroting 2016

€ 63.250

€ 64.600

€ 21.000 € 1.500 € 3.000 € 1.000 € 19.000 € 750 € 97.500 € 7.500

€ 21.600 € 1.750 €0 € 4.500 € 18.250 €0 € 93.400 € 6.750

€ 14.000

€ 10.650

€ 19.500 € 1.500 € 296.750 € 43.000 € 15.000 € 257.000 € 13.500 € 3.250 € 303.250

€ 19.000 € 1.000 € 292.750 € 44.000 € 16.000 € 252.000 € 8.500 € 3.250 € 299.250

€ 6.500

€ 6.500

per 31-122016 € 292.546 € 292.546

per 31-122016 € 292.546 € 292.546

20


VERKLARING UITGAVEN Huisvesting is de plaats waar het meeste verandert wordt als we verhuizen. Post 1a stijgt met 600 euro, dit zijn de kosten voor de huur. Bij D66 betalen we 21.000 euro, maar krijgen we een tegemoetkoming van 5000 euro. Omdat die 5000 euro aan de opbrengst-kant staat, is het verschil hier klein. Post 2 stijgt met 250 euro, wij verwachten dat wij wanneer we een eigen pand krijgen ook vanuit dat pand post gaan betalen. Omdat de meeste portokosten momenteel komen van de financiële administratie en ledenadministratie verwachten wij dat de portokosten gaan stijgen. Post 3 Onder abonnementen valt het systeem meltwater, wat wij de kosten eigenlijk niet waard vinden. Daarom wordt dit abonnement opgezegd en stoppen wij met dit systeem. Post 9 Omdat wij vanaf nu zelf onze koffie en thee moeten gaan betalen, een schoonmaker moeten inhuren en servicekosten stijgt deze post. Post 15 Omdat wij de jaarlijkse reünistenbijeenkomst in het nieuwe pand willen gaan organiseren vervallen de kosten voor deze dag. Lunch wordt door de reünisten zelf betaald, waardoor deze dag kostenneutraal wordt georganiseerd. Post 22 Omdat de landelijke intro-dag in Den Haag plaatsvindt en het voor nieuwe leden leuk is om het pand van de JD te zien, willen we de introdag organiseren in het eigen pand. Hierdoor kan 750 euro bespaard worden. Post 25 Het OUDTRO-weekend wordt omgevormd naar een OUDTRO-dag, daardoor is 1000 euro minder geld nodig. Grotere activiteiten zoals het debattoernooi of landelijke symposia kunnen in het eigen pand worden georganiseerd, hierdoor betalen we geen externe zaalhuur meer en kunnen we 2350 euro besparen. Post 28 Omdat er in Den Haag gratis ruimtes beschikbaar zijn voor trainingsbijeenkomsten zullen de kosten voor trainingsbijeenkomsten afnemen en besparen we 500 euro.

VERKLARING OPBRENGSTEN Post 53 In het nieuwe kantoorpand komt de mogelijkheid om na een vergadering of andere activiteit in het pand een drankje te drinken. Deze drankjes zullen met muntjes worden betaald, we gaan een kleine winst maken per verkocht drankje. Post 59 In de huidige situatie ontvangen wij van D66 5000 euro tegemoetkoming in onze huisvestingskosten. Als we naar een eigen pand verhuizen vervalt deze bijdrage.

21


KOSTEN VERHUIZING Sturctureel Huur Gas/water/energie/telecom/OZB/rioolheffing Servicekosten (incl. energie/gas/OZB/riool) Water + telecom Kantoorartikelen (incl. koffie/thee) Schoonmaker (8 uur per maand) Portokosten Verzekering Totaal structureel

Haagse Bluf €15.600 €4.680 €1.320 €1.000 €2.000 €250 €500 €25.350

Eenmalig ICT (computers, printer, beamer, etc.) Meubilair BHV-spullen (brandmelders, blusdeken, etc.) Overige inboedel (bv. koffiekopjes) Tegemoetkoming verhuurders Totaal eenmalig

€7.000 €10.000 €1.000 €2.000 €5.600 €25.600

Ombuiging begroting nodig:

€9.350

Het contract met de Haagse Bluf heeft een looptijd van vier jaar. Voor deze periode is gekozen zodat wij indien nodig of gewenst opnieuw kunnen intrekken bij D66. De structurele kosten zijn berekend per jaar. De kale huurprijs zal jaarlijks worden geïndexeerd, de andere bedragen staan vast. Zaken zoals een verzekering, kantoorartikelen en een schoonmaker zijn ingeschat op basis van het huidige gebruik van de JD. De eenmalige kosten zullen alleen op de begroting van 2016 staan en maken de verhuizing mogelijk. Er moeten nieuwe computers aangeschaft worden, bureau’s, stoelen en simpele dingen zoals printpapier, paperclips en nietmachines. De tegemoetkoming voor de verhuurders beslaat twee zaken: enerzijds worden aanpassingen aan het pand gedaan om het gebruiksklaar te maken. Anderzijds is de huurprijs 6.000 euro per jaar gedaald, wat neerkomt op een verlaging 24.000 euro over het hele contract. De tegemoetkoming compenseert daarnaast deels het gebrek aan inkomsten van de huurder. Omdat deze tegemoetkoming anders dan de huur niet geïndexeerd wordt, is dit een zeer voordelige optie voor de JD.

22


VERSLAG ONDERHANDELINGEN D66 EN TERUGKOPPELING ORGANISATORISCHE MOTIE Nadat geen van de twee voorgelegde opties om te verhuizen tijdens ALV 71 zijn aangenomen, is de volgende organisatorische motie ingediend en aangenomen: ‘Liever niet nog vier jaar thuiswonen’ Indieners: Corwin van Schendel, Bas Redert, Daan Donkers, Cedric Scholl, Pauline Gerth van Wijk, Charley van Enckevort, Malu Pasman, Susanne Schilderman, Kharina Tromp, Joost van der Sande, Anne Ardon, Joost Blok, Gust van der Meeren Woordvoerder: Corwin van Schendel Constaterende dat: - De ALV nu geen keuze voor verhuizen heeft gemaakt. - We nu bij D66 ‘op zolder’ blijven. Overwegende dat: - Nog vier jaar bij D66 lang is. - Ongeacht de vraag rondom de verhuizing, de servicecontracten van plus minus vijf jaar sowieso langlopend zijn. Spreekt uit dat: - Het LB verder moet onderhandelen met D66 over prijs, duur en omstandigheden op het landelijk bureau; - Hierbij de voornaamste inzet moet zijn dat we voor korter dan vier jaar daar zitten. - We in die tijd verder kunnen zoeken en discussiëren voor een eigen pand. Toelichting: Dat de hele vereniging dit zou vinden, geeft het LB een betere onderhandelingspositie.

Door het vorige LB waren al stappen gezet tot een herziening van het contract. Het nieuwe Landelijk Bestuur is in september gestart met de onderhandelingen met D66 over een nieuw contractvoorstel, waarin de eisen zoals genoemd in deze motie nadrukkelijk zijn meegenomen. Deze motie benadrukt dat verhuizen van pand een mogelijkheid moet blijven op de korte tot middellange termijn. Het LB is daarom ook serieus omgegaan met de daling in de vraagprijs van de makelaar van het pand aan de Haagse Bluf. Mede omdat deze prijsdaling de beoordeling van het bod aanzienlijk verandert. De Voorzitter en de Penningmeester hebben de onderhandelingen voor beide opties geleid. Daarbij is de daling in de vraagprijs van de Haagse Bluf gebruikt als onderhandelingsmiddel in de gesprekken met D66. Het LB heeft door het korte tijdsbestek waarin deze ontwikkelingen zich hebben voorgedaan sinds het aannemen van de motie, weinig kunnen doen om de hele vereniging te

23


betrekken in de zoektocht of discussie voor een eigen pand. Wel heeft het LB geprobeerd de leden op de hoogte te houden door middel van het plaatsen van updates in de nieuwsbrief en op sociale media.

ONDERHANDELINGEN MET D66 Naar aanleiding de uitkomsten van ALV 71 zijn de Voorzitter en de Penningmeester opnieuw in gesprek gegaan met het Landelijk Bureau van D66. Met in het achterhoofd de eisen zoals verwoord in de organisatorische motie, was de inzet bij de onderhandelingen een korter contract met betere faciliteiten. Uit het gesprek met de directeur van het Landelijk Bureau kwam naar voren dat D66 met ons mee wilt denken om de huidige situatie te verbeteren. Hier zijn wel beperkte mogelijkheden voor, omdat de te gebruiken ruimtes nu al druk gebruikt worden en de huisbaas ook moet instemmen met wijzigingen. Er zijn twee mogelijkheden voor huren bij D66: een jaarcontract of een meerjarencontract. De belangrijkste reden om voor een langer contract te kiezen, is dat dan aanpassingen en verbeteringen aan faciliteiten worden gedaan. Op dit moment is er sprake van geluidsoverlast op de werkplek, doordat de keuken direct onder onze werkplek ligt en er geen afscheiding tussen zit. Wanneer de JD weer een contract van vier jaar bij D66 zou afsluiten, dan kan het trappengat van de keuken naar de werkzolder worden afgesloten, waardoor er minder sprake is van geluidsoverlast. Het afsluiten van de zolder zou alleen plaatsvinden bij het aangaan van een meerjarencontract. Een servicecontract voor één jaar is ook mogelijk. Hierbij wordt enkel noodzakelijk onderhoud gepleegd. De zolder zal niet worden afgesloten, waardoor de geluidsoverlast blijft bestaan. De volgende zaken worden echter wél alsnog geregeld (dit geldt ook bij een meerjarencontract): ‒ ‒ ‒

Voorrang op de vergaderruimte die zich naast de keuken bevindt op nummer 26. Het zoveel mogelijk vrijhouden van de keuken wanneer het Landelijk Bestuur van de JD dat wenst. Zonnewering bij het kantoor op de zolder.

VERSLAG ONDERHANDELINGEN HAAGSE BLUF Direct na ALV 71 kwam de makelaar van de Haagse Bluf met een nieuw voorstel. Hij was bereid om te dalen in de huurprijs. Het LB zag het heropenen van de onderhandelingen als een voordeel in de onderhandelingen met D66 en daarnaast was het interessant om te kijken hoe ver de makelaar bereid was te zakken in de prijs. De Penningmeester is daarom opnieuw in gesprek gegaan met de makelaar. Na een reeks onderhandelingen is de nieuwe kale huurprijs vastgesteld op € 15.600. Dit is een daling van 6.000 euro per jaar ten opzichte van het voorstel dat tijdens ALV 71 werd gepresenteerd. Verdeeld over een vierjarig contract is dit voorstel 24.000 euro gezakt in prijs ten opzichte van het voorstel op ALV 71. Bovenop deze kale huurprijs komen nog een aantal andere kosten, zoals gemeentelijke heffingen. Hierdoor is de totale huurprijs van de Haagse Bluf hoger dan de prijs die nu betaald wordt voor de werkplekken bij D66. Voor de zolder op het Landelijk Bureau betalen wij jaarlijks € 22.100, na aftrek van de tegemoetkoming van D66 € 17.100. Dezelfde kosten bij de Haagse Bluf bedragen € 21.600. 24


VERGELIJKING BEIDE VOORSTELLEN Het Landelijk Bestuur vindt het cruciaal dat leden op ALV72 onderbouwd hun keuze kunnen maken. Om die keuze te maken is het van belang dat er volledige informatie wordt verstrekt door het LB, zoals getracht wordt te doen door middel van dit rapport. Een vergelijking van beide voorstellen kan helpen in het maken van de keuze, vandaar deze paragraaf. Toch wil het LB erop wijzen dat het vergelijken van beide voorstellen lastig is. Bij de Hoge Nieuwstraat hebben we een zeer kleine kantoorruimte, maar kunnen we direct gebruik maken van de faciliteiten van D66. Dit in tegenstelling tot de Haagse Bluf waar het bestuur alles zelf zou moeten verzorgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bijhouden en inkopen van kantoorartikelen en het onderhouden van het pand. Deze kosten zijn wel meegenomen in onze berekeningen. Onderstaande tabel is op basis van de kosten per pand, inclusief variabele kosten. Haagse Bluf 63

Hoge Nieuwstraat 26

Prijs per jaar

€21.600 inclusief, op basis van vierjarencontract

€22.100 inclusief *

Aantal m2

183 m2

18 m2 (met gebruik keuken en vergaderruimtes)**

Aantal te creëren werkplekken

Volledig LB

Twee

Faciliteiten

Ontvangstlobby met keuken. Twee toiletten Grote ruimte (80m2) Kantoorruimte Vergaderruimte Onbepaalde ruimte Zolder/opslag

Kantoor op de zolder (18m2) Gedeeld gebruik keuken & vergaderruimtes.*** Receptie & secretariaat Kelder voor opslag

Opslagruimte

35m2 zolder, plus genoeg ruimte voor kasten in de anderen ruimtes

Drie archiefkasten in een vergaderzaal, en de kelder van het landelijk bureau

Bereikbaarheid

10 à 15 minuten lopen vanaf Den Haag CS

10 à 15 minuten lopen vanaf Den Haag CS

Extra voordelen

Gevel aan de Venestraat (drukke winkelstraat), gunstig voor de zichtbaarheid van de Jonge Democraten.

Korte lijntjes D66 Geen tijdsinvestering voor LB in onderhoud huisvesting.

* Deze prijs is exclusief de korting van €5.300 die de JD krijgt als zowel de huisvesting als de administratie bij D66 gebeurd, zoals eerder in dit rapport beschreven. 25


** Hierbij is gemeten volgens de Meetinstructie, waarbij trapgaten groter dan 4m2 en delen waar hoogte van de ruimte lager is dan 1,50m niet worden meegerekend. *** Keuken is niet beschikbaar tijdens lunchtijden.

26


27


28


29


Omdat er geen officiële tekeningen zijn, hebben we deze zelf gemaakt. De gearceerde delen zijn de niet verhuurbare oppervlakte onder de schuine wand.

30


SLOTWOORD Het werk van de Commissie Huisvesting en de enquête gehouden door Bestuur Tijs hebben aangetoond dat er behoefte is aan een eigen pand voor de vereniging. Tijdens ALV 71 was echter aanzienlijke verdeeldheid te merken, getuige het feit dat de leden zich enerzijds uitspraken tegen de twee voorgestelde panden, maar anderzijds stemden voor het onderhandelen van een kortere huurperiode bij D66, opdat verhuizing dan (eerder) mogelijk was. Het Landelijk Bestuur concludeert dat onvolledige informatievoorziening bij deze verdeeldheid een rol heeft gespeeld en heeft daarom dit rapport opgesteld. Het LB heeft gehoor gegeven aan de oproep van de motie ‘Liever niet nog vier jaar thuiswonen’ door te onderhandelen met D66 over een kortere huurperiode en een verbetering van de faciliteiten. Deze twee eisen zijn echter niet goed verenigbaar en door een huurperiode van een jaar aan te gaan kunnen slechts minimale verbeteringen worden gedaan. Zo zal bij een kortere huurperiode niet worden voldaan aan de belangrijke eis van de structurele oplossing voor de geluidsoverlast vanuit de onderliggende keuken. Daarnaast concludeert het LB dat het aangaan van een korter huurcontract bij D66 slechts voordelen biedt die zich beperken tot voorrangspositie bij het gebruik van vergaderruimtes en gebruik van de keuken. Op het gebied van structurele verbeteringen aan de werkplek is geen sprake. Een kortere huurperiode zou tegemoetkomen aan de wens van de leden om de mogelijkheden van verhuizing verder te onderzoeken en verhuizing in 2017 behoort dan tot de mogelijkheden. Het LB heeft in zijn bestuursplan echter geen rekening gehouden met de tijdsintensieve inspanning van het zoeken naar en onderhandelen over een eigen pand. Het LB merkt bovendien dat nu al een aanzienlijk deel van zijn tijd aan deze kwestie gespendeerd te hebben. Het bestuur wijst erop dat deze inspanning, mochten de leden het LB hiertoe oproepen, een aanzienlijk verandering van zijn huidige beleid zal betekenen. Gezien de marginale voordelen op het gebied van verbetering van de faciliteiten en de aanzienlijke nadelen wat betreft de belasting voor het bestuur, ziet het LB weinig winst in het aangaan van een korter huurcontract bij D66. Het aangaan van een meerjarig-contract bij D66 zou betekenen dat er wel structurele verbeteringen aan de faciliteiten kunnen worden gedaan. Met name het dichtmaken van het trapgat zou een aanzienlijke vermindering van de geluidshinder betekenen. Aan andere eisen van het bestuur, het toenemen van het aantal werkplekken en uitbreiding van de opslagruimte, worden ook bij een meerjarig-contract niet voldaan. Wel kunnen er bij een langer huurcontract duidelijkere afspraken worden gemaakt over de behoeftes van de JD en het gebruik van de keuken en de nabijgelegen vergaderruimte. Het bestuur is van mening dat bij het aangaan van een huurperiode van meer dan een jaar bij D66 de toegezegde verbeteringen van de faciliteiten zo spoedig mogelijk moeten worden gerealiseerd en dat er concrete afspraken moeten worden gemaakt over het gebruik van de keuken en de vergaderruimte(n). Na ALV 71 heeft de makelaar van de Haagse Bluf 63 in Den Haag een verlaging van de huurprijs aangeboden, waarop het LB opnieuw met de makelaar is gaan onderhandelen. Het LB is van mening dat het nieuwe voorstel een aanzienlijk verbetering is ten opzichte van het voorstel dat is behandeld tijdens ALV 71. 31


Voor zover het bestuur een vergelijking kan maken tussen het betrekken van dit pand en de huidige werkplek biedt de Haagse Bluf enkele voordelen, waarvan de meest in het oog springende een vertienvoudiging van het aantal vierkante meters is. Het bestuur wijst erop dat het grotere oppervlak een aanzienlijke verbetering en uitbreiding van de kantoorfuncties is ten opzichte van de huidige situatie: het pand biedt voldoende ruimte voor werkplekken voor het volledige LB, de totale opslagruimte neemt toe en er is ruimte voor een eigen ontvangstkamer voor bezoekers - iets wat bij de huidige situatie schromelijk ontbreekt. Het betrekken van een eigen pand brengt echter wel enkele initiële kosten met zich mee voor de verhuizing en de aanschaf van inboedel. Bovendien draagt het bestuur zelf de verantwoordelijkheid voor het management en onderhoud van het pand. Deze kosten leiden tot een hogere inclusief-prijs en extra eenmalige kosten. Voor de kale huur is de prijs bij de Haagse Bluf slechts 500 euro hoger dan bij de huidige werkplek. Het LB is van mening dat verhuizing niet direct leidt tot een verslechtering in het contact met D66, ook op administratief gebied. Verhuizing betekent echter wel dat de bijdrage van D66 voor de huisvesting komt te vervallen (5.300 euro in 2015). Het betrekken van de Haagse Bluf betekent dat de Jonge Democraten een eigen kantoorpand heeft, dat goed zichtbaar is en waar werkgroepen en teams kunnen vergaderen. Het aangaan van een vierjarig contract stelt de vereniging in de mogelijkheid te ervaren hoe het is om niet bij D66 gehuisvest te zijn en of een eigen pand bevalt. Gedurende de huurperiode kan de huisvestingsdiscussie verder gevoerd worden en na vier jaar kunnen de in kaart gebrachte eisen en wensen gebruikt worden bij het aangaan van (nieuwe) contracten, eventueel met D66. Tenslotte stelt het Landelijk Bestuur dat de huisvesting van het landelijk bureau een belangrijke zaak is van de gehele vereniging. Het bestuur heeft geprobeerd de leden regelmatig op de hoogte te houden van de ontwikkelingen rondom deze kwestie middels de nieuwsbrief, sociale media en nu dit rapport. Het LB hoopt dat dit rapport bijdraagt aan een goede informatievoorziening, op basis waarvan leden tijdens komende ALV’s gedegen keuzes kunnen maken.

32


AMENDEMENTEN OP DE BEGROTING AMBEG01

Haagse Bluf 3 te Den Haag - Structureel

Indieners:

[Landelijk Bestuur] Elene Walgenbach, Mieke de Wit

Woordvoerder:

Marit van Piggelen

Betreft:

Begroting 2016

Schrap:

Post 3 - Abonnementen en documentatie (€ 3.000,-) Post 15 - Jaarlijkse reünistenbijeenkomst (€ 750,-) € 750,- van Post 22 - Introductie nieuwe leden € 3350,- van Post 25 - Overige kosten landelijke bijeenkomsten € 500,- van Post 28 - Trainingsbijeenkomsten € 5.000,- van Post 59 - Bijdrage D66 aan exploitatie (Totaal = € 8350,- bezuinigingen en € 5.000,- minder inkomsten)

Vervang door:

€ 600,- aan Post 1a - Huisvesting € 250,- aan Post 2 - Portokosten € 3.500,- aan Post 9 - Overige Kantoorkosten € 1.000,- aan Post 53 - Muntverkoop (Totaal = € 4350,- extra kosten en € 1.000,- extra inkomsten)

Toelichting:

Hier volgt een korte toelichting per wijziging op de begroting Post 3 - Dit is het perssysteem dat we gebruikt hebben. We stoppen hiermee vanaf 2016. Post 15 - Dit is de netto-bijdrage van de JD aan de jaarlijkse Oud LB Dag. Deze bezuiniging betekent dat deze dag voortaan kostenneutraal georganiseerd zal worden. Dus in het nieuwe kantoorpand van de Jonge Democraten. Post 22 - De landelijke introductiedag zal in het eigen pand worden georganiseerd, we betalen dus geen externe zaalhuur meer. Post 25 - Dit bestaat uit drie onderdelen: Het OUDTRO-weekend wordt omgevormd naar een OUDTRO-dag (€ 1.000,-). Grotere activiteiten, zoals het debattoernooi kunnen in het pand georganiseerd worden we betalen dus minder externe zaalhuur (€ 2350,-). Post 28 - Trainingsbijeenkomsten worden vaker in het eigen pand georganiseerd, dus minderexterne zaalhuur. Post 59 - Momenteel betaalt D66 landelijk ons € 5.000,- per jaar als tegemoetkoming in onze huisvestingskosten. Als we naar een eigen pand verhuizen vervalt deze bijdrage. Post 1a - Deze post komt uit op € 21600,- en bestaat uit de huur, gas/water/licht/telecomaansluiting en de gemeentelijke belastingen. Post 2 - Bij een eigen pand nemen de portokosten toe. Post 9 - Dit bestaat uit een inboedelverzekering, gebruik van kantoorartikelen en het inhuren van een schoonmaker (8 uur per maand). Post 53 - De kleine winst die we maken op de drankjes die verkocht worden in het pand, na vergaderingen en activiteiten.

33


AMBEG02

Haagse Bluf 63 te Den Haag - Eenmalige Kosten

Indieners:


Woordvoerder:

Marit van Piggelen

Betreft:

Begroting 2016

Schrap:

€ 25.600,- van de Algemene reserve

Vervang door:

€ 5600,- aan Post 1a – Huisvesting € 7.000,- aan Post 6 - ICT € 13.000,- aan Post 9 - Overige Kantoorkosten

Toelichting:

Bij een verhuizing zijn er ook een aantal eenmalige kosten. Deze zullen we in één keer afschrijven van de reserve in 2016. Hier hoeven geen structurele bezuinigingen voor gevonden te worden. We gaan ook een inzamelingsactie houden om (een deel van) deze kosten te financieren. Aangezien het moeilijk in te schatten is zullen we de opbrengst van deze inzamelingsactie als meevaller op deze eenmalige kosten beschouwen. De kosten bestaan uit de volgende onderdelen: Post 1a – We betalen een eenmalige compensatie van 5600 euro vanwege de sterk gedaalde huurprijs, ook zal daarvan de keuken worden opgeknapt. Post 6 - Dit gaat om de aanschaf van computerapparatuur (incl. software), printer, beamers, etc. Post 9 - Dit gaat om een verschillende dingen: € 10.000,- voor Meubilair € 1.000,- voor BHV-spullen (brandmelders, blusdeken, etc.) € 2.000,- voor overige inboedel (bv. koffiekopjes)

34


ORGANIMO'S ORG01

Kantoorpand aan Haagse Bluf 63 te Den Haag

Indieners:


Woordvoerder:

Elene Walgenbach

Constaterende dat

-

Overwegende dat

-

-

Spreekt uit dat

Toelichting:

-

De Jonge Democraten momenteel gehuisvest zijn op de zolder in het D66 pand aan de Hoge Nieuwstraat; Het betrekken van een eigen pand een realistische optie is volgens de onderzoekscommissie huisvesting, het Landelijk Bestuur en de KasCo; Op het afgelopen septembercongres dit pand aan de Haagse Bluf ook aan de leden is voorgelegd, maar geen meerderheid heeft gehaald; De kosten van het pand aanzienlijk zijn gedaald door onderhandelingen met de makelaar, namelijk 6000 euro minder per jaar dan de overeenkomst die gepresenteerd is op het septembercongres. De Haagse Bluf 63 in Den Haag 182 vierkante meter heeft met daarnaast nog 32 vierkante meter aan opslagruimte; Het huidig Landelijk Bureau op de Hoge Nieuwstraat ongeveer 25 vierkante meter heeft aan ruimte, waarvan een groot deel onder een schuin dak ligt; Het huidige kantoorpand een te kort heeft aan werkplekken en opslag ruimte; De Haagse Bluf over betere kantoor faciliteiten beschikt voor het Landelijk Bestuur; Dit pand het mogelijk maakt om gasten te ontvangen in tegenstelling tot ons huidige kantoorpand; Het pand met haar gevel direct aan Venestraat (een van de drukste winkelstraten van Den Haag) de zichtbaarheid van onze vereniging kan vergroten. Het Landelijk Bestuur faciliteert dat de vereniging in januari 2016 verhuist naar Haagse Bluf 63 te Den Haag, mits een kostendekkend amendement op de begroting wordt aangenomen.

Na het septembercongres heeft de makelaar ons een aanzienlijk lagere prijs geboden voor het pand aan de Haagse Bluf. om deze reden willen we dit kantoorpand opnieuw aan jullie voorleggen. Op dit moment wonen we in op de zolder van D66. Hier betalen we elk jaar veel geld voor, maar naar onze mening - en die van voorgaande besturen - is dit bedrag onevenredig hoog voor hetgeen we ervoor terugkrijgen. Met 9 LB’ers hebben we aan twee werkplekken veel te weinig. Bovendien kunnen de werkende LB’ers niet altijd ongestoord hun werkzaamheden verrichten, vanwege de geluidoverlast vanuit de onderliggende keuken. Ten slotte merken we ook dat er een groot tekort is aan opslagruimte. Uiteindelijk zullen we meer geld kwijt zijn, maar daar krijgen we wel een groot eigen kantoorpand voor terug, met veel mogelijkheden.

35


ORG02

Bereikbaarheid Landelijke Weekenden

Indieners:

Joost Blok, Tessa van Ravenzwaaij, Peet Wijnen, Pauline Gerth van Wijk, Corwin van Schendel, Bas Redert, Ingrid Weerts, Daan Donkers, Gust van der Meeren

Woordvoerder:

Joost Blok

Constaterende dat

Het kaderweekend slecht bereikbaar was per OV; Belbussen niet functioneren voor grote groepen mensen.

Overwegende dat

Bereikbaarheid van landelijke weekenden per OV geen drempel moet opwerpen; Mensen vaak al van ver moeten komen.

Spreekt uit dat

Het LB zorg draagt voor de bereikbaarheid per OV van landelijke weekenden.

Toelichting:

Met deze motie willen we graag benadrukken dat landelijke weekenden goed bereikbaar moeten zijn per OV. We begrijpen dat prijs en beschikbaarheid factoren kunnen zijn, maar willen uitspreken dat een locatie zoals die van het afgelopen kaderweekend eigenlijk onwenselijk is.

36

INHOUD COLOFON. Dit is een uitgave van de Jonge Democraten ten behoeve van de 72e Algemene Ledenvergadering der Jonge Democraten

Recommend Documents