een ijzersterk verhaal • colofon
een ijzersterk verhaal • inhoud
Inhoud
4 Een cruciaal moment 8 Welkom in de presentatie-eeuw! 14 17 22 29 33
Deel 1 Organiseer je verhaal in een storyboard Bepaal Publiek, Doel en Boodschap Werk je Boodschap uit in een overtuigende Verhaallijn Introduceer je Boodschap met een pakkende Inleiding Onderbouw je Verhaallijn met relevante en ware gegevens 38 Check je Storyboard en gebruik het optimaal
© februari 2015 Mediawerf uitgevers Ontwerp en vormgeving: Reinoud van Hasselt, Amsterdam ISBN/EAN: 978-94-90463-40-3 Mediawerf Uitgevers
Donker Curtiusstraat 87 1051 MC Amsterdam 020-4687126 www.mediawerf.nl Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeelte-
48 51 65 78
98 99 99 112 119 121
lijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder schriftelijke toestemming van de uitgever en de oorspronkelijke auteur. Hoewel aan deze uitgave de uiterste zorg is besteed, stellen uitgever en redactie zich niet aansprakelijk voor eventuele fouten in of als gevolg van de gepubliceerde teksten. All rights reserved. No Part of this publication may be
Deel 2 Zet je storyboard om in slides Begin met een goede basis Laat zien wat je zegt Houd je slides simpel en overzichtelijk Deel 3 Houd je presentatie Leg je harnas af Zorg dat je er bent Maak en houd contact Wees jezelf en speel je rol Blijf doelgericht
128 Verantwoording
reproduced, stored in a retrieval system of any nature, or transmitted in any form or by any means, electronic,
132 Dank!
mechanical, now known or hereafter invented, including photocopying or recording, without prior written
134 Over de auteurs
permission of the publisher.
2
3
een ijzersterk verhaal • organiseer je verhaal in een storyboard
Het is soms moeilijk om een Boodschap zó te formuleren dat er maar één vraag overblijft die het publiek wil stellen. Bij veel ideeën vechten twee en soms
wel drie vragen tegelijk om de aandacht. Hieronder staan een paar veel voorkomende problemen, en de oplossingen.
Boodschap
Probleem
Oplossing
Introduceer “Betalen met je
Je wilt je publiek niet alleen
Presenteer de uitvoering als laatste onderdeel
mobiel” in onze winkels
uitleggen waarom dit een goed
van de Verhaallijn, onder een titel als ‘Is bin-
idee is, maar ook hoe je het gaat
nen 3 maanden eenvoudig te realiseren’. Op
uitvoeren.
die manier fungeert het als slotargument als
een ijzersterk verhaal • organiseer je verhaal in een storyboard
Introduceer je Boodschap met een pakkende inleiding Een top down verhaal komt snel ter zake, maar toch is de Boodschap niet de opening van je verhaal. Je moet je publiek eerst rijp maken voor de Boodschap. Ze moeten herkennen waar je het over gaat hebben, en ze moeten direct begrijpen dat wat je komt vertellen ook voor hen relevant is.
We gaan weer even terug naar Jasper en Martijn. Ze hebben nu vijf kaartjes voor zich liggen:
antwoord op de hoofdvraag ‘waarom is dit een goed idee?’ We kunnen 20% besparen op
Je publiek wil niet alleen weten
Laat het besparingspotentieel zien in de
de post voorraadkosten
hoe we gaan besparen, maar
Introductie. Of laat daar zien hoe de kosten
ook waarom dat nodig is.
ongemerkt enorm zijn toegenomen. (Over de
Twee reservelaptops per team verhoogt de productiviteit aanzienlijk
Introductie gaat de volgende paragraaf.) Er zijn 3 leveranciers die in
Je wilt je publiek niet alleen
Verander de Boodschap in “Leverancier
aanmerking komen om het
vertellen welke 3 leveranciers er
L heeft de voorkeur”. Laat in de Verhaallijn de
systeem te leveren
zijn, maar ook dat Leverancier L
redenen zien dat L beter is dan de concurren-
de opdracht moet krijgen.
ten, bijvoorbeeld:
De doorlooptijd van onderhoudswerk verbetert met 20%
Dit realiseert een kostenbesparing van E 1,3 miljoen
Dit is het meest efficiënte scenario
Dit is binnen 6 maanden gerealiseerd
• L biedt een oplossing die goed werkt • L’s oplossing is makkelijk in te voeren • L vraagt een marktconforme prijs In deze verhaallijn zijn de concurrenten niet
Martijn zegt: ‘Als het goed is, staat je hele verhaal op deze vijf kaartjes. Alles wat je nu nog over de Boodschap wilt vertellen, is onderbouwing van één van de vier stellingen van de Verhaallijn. Klopt dat?’ ‘Inderdaad. Eigenlijk staat mijn hele verhaal op die vijf kaartjes,’ zegt Jasper, een beetje verbaasd.
weggemoffeld, maar worden hun prestaties duidelijk en controleerbaar afgezet tegen die van Leverancier L. Zo zal je Publiek je niet van tunnelvisie of vooringenomenheid verdenken.
28
29
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
De presentatie van Jasper en Martijn gaat er met behulp van hun bedrijfstemplate zo uit zien:
1
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
Figuur 12: Het hele verhaal in 36 slides
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
60
61
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
Houd grafieken eenvoudig. Soms bevatten ze niet relevante data en wordt je boodschap vertroebeld. Snoei je grafiek net zo lang terug totdat je alleen die data overhoudt die jouw punt onderbouwen. Je helpt het publiek jouw punt snel te zien en te begrijpen als je de grafiek overzichtelijk houdt. In dit geval is de x-as weggelaten omdat de percentages al in de balken zelf staan. Leg door middel van kleur nadruk op het belangrijkste gedeelte in de grafiek om je boodschap te onderstrepen.
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
Wil je laten zien hoe groot iets is ten opzichte van het geheel? Gebruik dan een cirkelgrafiek. De titel van de slide moet iets zeggen over het relevante taartpunt. Probeer naast of in iedere taartpunt de waarde te plaatsen en niet in een legenda ergens anders op de slide: dan hoeft je publiek niet heen en weer te kijken.
Visualiseer tijdsverloop met tijdsbalken Als je presentatie over een plan of een aanpak gaat, dan krijg je onvermijdelijk slides waarop te zien is wanneer we wat gaan doen, of wie wanneer iets gaat doen. Dergelijke ideeën geef je weer met een tijdsbalk. In de meest eenvoudige vorm is dat een balk waarop de tijdstippen staan; eronder zet je wat er op ieder tijdstip klaar is. De voortgang suggereer je door de balk uit een serie pijlen op te bouwen.
Houd deze beschrijvingen zo kort en bondig mogelijk, ook hiermee houd je de slide goed leesbaar.
Wanneer je tijdseenheden (jaren, kwartalen, weken) vergelijkt, kies je voor een kolomgrafiek. Figuur 18: Visualiseer met een portret
In plaats van een cirkelgrafiek over soorten klanten, kun je ook door middel van illustraties (of foto’s) laten zien welke onderverdeling er is.
Figuur 20: Tijdsverloop Figuur 17: Cirkelgrafiek
Visualiseer mensen en dingen met portretten Soms zijn grafieken niet de oplossing. Je idee gaat misschien over hoeveelheden, maar je wilt ook iets zeggen over mensen of dingen. In zo’n geval kun je kiezen voor portretten. Je geeft je data een gezicht.
Figuur 16: Kolomgrafiek
Figuur 19: Visualiseer met illustraties
66
67
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
Zorg voor een consistente uitstraling
Verschillende soorten afbeeldingen en een rommelige opmaak zorgen voor een slecht leesbare slide. Orde scheppen is rust creëren. Voor deze slide van TNT hebben we gezocht naar hetzelfde soort afbeeldingen (losstaande objecten op een witte achtergrond). • De blokken waar de foto’s in staan zijn allemaal even groot. Ze zijn alle vier wit en hebben een oranje kader. • De kaders zijn allemaal even dik. • De teksten in de blokken zijn even groot en staan bovenin en rondom de blokken is voldoende ruimte zodat het luchtig blijft.
Maak vormen op dezelfde manier op Als je vormen op dezelfde manier opmaakt, krijgt een slide rust. Als je vervolgens die opmaak door de hele presentatie doorvoert krijg je een professionele uitstraling. Wees consistent in het soort vormen, de toepassing (schaduw, 3d effect, etc.), de kleur en het lijngebruik. Gebruik je tekst in de vormen? Zorg dan ook dat je de tekst door je gehele presentatie hetzelfde opmaakt (uitlijning, kleuren, lettertype, grootte).
een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides
Gebruik hetzelfde soort beelden Met hetzelfde soort beelden bedoelen we foto’s die qua kleurstelling, compositie, uitsnede en/of soort op elkaar lijken.
Hier zie je een aantal zeer verschillende beelden met als onderwerp ‘Mission’.
.
Figuur 49: Een professionele uitstraling door consistente
Figuur 50: Niet hetzelfde soort beelden
opmaak
84
85
een ijzersterk verhaal • houd je presentatie en vermenigvuldig de kracht van je verhaal
De introverte toehoorder moet jij als presentator ruimte geven. Pauzes zijn voor elk publiek fijn, voor de introvert zijn ze een ware must. Las heel bewust rustpunten in die je ook niet meteen opvult met een anekdote of een bombardement aan beelden of een film. Een introvert heeft ook niet meteen haar woorden klaar als je haar een vraag stelt; daar denkt ze graag even over na. Zij is zeer gesteld op haar persoonlijke ruimte: niet te dicht bijkomen graag, niet aanraken, geen heel grote gebaren, niet teveel lawaai!
sen, de cijfers, de bewijzen. Anderen worden vooral geraakt door de gezamenlijkheid, de manier waarop je iedereen betrokken hebt en gaat betrekken, de waarde voor de medewerkers, kortom de relatie. Zorg dat je in je presentatie beide groepen bereikt. Doe geen beweringen zonder solide onderbouwing en volsta niet met cijfers die de gevolgen voor mensen en hun samenwerking veronachtzamen. Spreek soms in duidelijke en korte zinnen en merk dat de resolute gebaren daarbij vanzelf ontstaan. En zorg er ook voor dat je op een vriendelijke en inlevende manier met vragen omgaat. Met andere woorden: wees lenig in je eigen communicatie. Je publiek zal vaak bestaan uit een gemengd gezelschap. Vooraf kun je al heel veel over ze te weten komen. Ook op het moment vlak voor je presentatie en tijdens je presentatie breid je deze kennis nog uit. Kijk naar je publiek, luister naar hoe ze praten, naar wat ze zeggen, hoe ze kijken en bewegen, wat de sfeer is.
Van het grote gebaar of van de details Je herkent het vast wel, die toehoorders die meteen gegrepen zijn door die ene mooie foto en die krachtige one-liner. Je hebt ze meteen ‘te pakken’, hun reactie is enthousiast. Ze onderbreken je makkelijk en willen graag bijdragen. Ze zijn echter ook even snel verveeld en ongeduldig. De meeste presentatieadviezen zijn opgesteld met dit publiek in het achterhoofd: kom snel ter zake, gebruik helder en krachtige taal, pakkende beelden en grote gebaren. Denk echter ook aan de leden van je publiek die juist geraakt worden door de details, de nuance, de feiten. Hen bereik je door af en toe je tempo te verlagen, zachter te praten, en ze te voorzien van nauwkeurige informatie, eventueel in de hand-out. Hun vertrouwen win je door ze de gelegenheid te geven om detailvragen te stellen en juist te beantwoorden, of precies te vertellen wanneer je dat gaat doen.
Het zal zelden voorkomen dat je een homogeen publiek hebt. Zorg ervoor dat de opbouw van je verhaal en je presentatiestijl voor alle ‘soorten’ iets biedt.
Onderhoud een gezonde relatie met je slides Slides zijn er niet voor jou, maar voor je publiek. Dat betekent:
Voor de resultaten of voor de relatie Sommige mensen in je publiek zijn vooral gespitst op het resultaat, de opbrengsten, de mogelijke succes-
een ijzersterk verhaal • houd je presentatie en vermenigvuldig de kracht van je verhaal
Jouw vragen
drukken zet je het beeld snel op zwart. Je wilt dat iedereen naar jou kijkt, niet naar het logo van je organisatie of naar de titel van de presentatie. Je begint informeel en vriendelijk. Glimlach naar je publiek en weersta de drang om meteen met je verhaal te beginnen. Vertel kort iets over wie je bent en wat je komt doen. Kom terug op iets wat je hoorde in de gesprekjes die je net voerde. Vertel je publiek wat je gaat doen, hoe lang het duurt, hoe je met vragen wilt omgaan. Pas dan, als je de basis hebt gelegd voor een gesprek, ga je verder en open je je presentatie. Wat voor jou een zee van tijd lijkt is in feite voor je publiek nodig om klaar te zijn voor je verhaal.
Hoeveel afstand laat ik tussen mij en mijn publiek? Verwijder alle barrières en maak de afstand zo klein mogelijk. Zorg, zo mogelijk, dat je naar je publiek toe kunt lopen. Plan deze momenten.
Hoe breek ik het ijs? Om te beginnen: welk ijs?. De meeste mensen die een presentatie bijwonen zijn aanvankelijk vol goede wil en willen best naar jou luisteren! Zij kennen je verhaal niet en zitten er meestal niet voor niets. Als het goed is heb je voor de presentatie al een beetje contact kunnen leggen. Misschien kun je daar nu gebruik van maken. Vertel wat een opmerking van iemand met jou deed. Vertel iets wat jou op weg naar de presentatie te binnen schoot. Vraag iets aan je publiek.
Kijk naar je publiek Je gebruikt bij voorkeur een afstandsbediening en blijft voortdurend naar je publiek kijken. Als je laptop schuin voor je staat, of in het gangpad, dan kan je daarop zien waar je bent.
Wat doe ik bij een black-out? Ook na een goede voorbereiding kan het gebeuren: tijdens je presentatie voel je stress en je hoort hoe die doorklinkt in je stem. Je publiek merkt daar minder van dan jijzelf. Dat is alvast iets. Maar jij wilt er natuurlijk van af. Zo ga je snel opkomende angst te lijf: Blaas je angst weg Angst zorgt ervoor dat je snel en oppervlakkig ademhaalt. Die ‘sensatie’ leidt een angstig gevoel enzovoort. Dit helpt: • Inhaleer door je neus • Houd je adem een paar seconden in • Laat je adem langzaam tussen je lippen ontsnappen • Herhaal deze stappen minimaal vijf keer.
Slides volgen jou, niet andersom Jij spreekt je tekst uit en laat dan de bijbehorende slide in beeld komen. Gebruik de ‘presentatiemodus’ voor je slides, dat wil zeggen dat jij op je scherm de volgende slide ziet en je speakernotes, terwijl je publiek alleen de slide ziet.
Start je presentatie zonder slides Waarschijnlijk heb je de beamer al aangezet en je presentatie gestart. Door op de z- of b- toets te
116
117
