Inhoud
1. INLOGGEN……………………………………………………………………………………………….2 1.a. Token-“burger”………………………………………………………………………………………….2 1.b. Toegang tot de Applicatie………………………………………………………………………5
2. NAVIGEREN 3. DE
IN DE APPLICATIE…………………………………………………………….7
EIGEN GEGEVENS VERIFIEREN……………………………………………………….8
3.a. Eigen gegevens consulteren……………………………………………………………………8 3.b. Eigen gegevens laten wijzigen……………………………………………………………….9 3.c. Periode van onbeschikbaarheid……………………………………………………………10
4. DE
AANGEBODEN CONTROLEOPDRACHTEN CONSULTEREN……………….11
4.a. Een opdracht consulteren…………………………………………………………………….11 4.b. Prioriteiten…………………………………………………………………………………………….12
5. CONTROLEOPDRACHTEN
AANVAARDEN………………………………………………13
5.a. Controleopdrachten selecteren……………………………………………………..……13 5.b. Lijst met uit te voeren controles……………………………………………………….13
6. CONTROLES
VOORBEREIDEN………………………………….……………………………14
6.a. Controleformulieren afdrukken…………………………………………………………..14 6.b. Kaartjes ‘Afwezig op controleadres’………………………………………………….16
7. CONTROLERESULTATEN
INGEVEN……………………………………………………….17
7.a. Een aanvaarde controleopdracht opzoeken………………………………………17 7.b. Werknemer werd gecontroleerd op het controleadres…………………18 7.c. Werknemer werd niet aangetroffen op het controleadres………….19 7.d. Resultaten van de controle………………………………………………………………….19 7.e. Werknemer ging niet akkoord met de beslissing……………………………20 7.f. De controle kon niet uitgevoerd worden…………………………………………..21 7.f.1. omdat u zelf verhinderd was……………………………………………………..21 7.f.2 wegens tegenwerking door de werknemer…………………………….…21 7.g. Bijkomende informatie……………………………………………………………….………..21
8. FACTURATIE
VAN DE PRESTATIES………………………………………………………22
8.a. Samenvattende staat erelonen voor geleverde prestatie………..….22 8.b. Fiscaal attest…………………………………………………………………………………………22
BIJLAGE:
UITLEG ‘STATUS’………………………………………………………………………22
1
1.
INLOGGEN
1.a. TOKEN- BURGER Alvorens u toegang kunt krijgen tot onze webapplicatie, moet u eerst een token‘burger’ aanvragen. Wanneer u reeds over een token beschikt (omdat u bijvoorbeeld uw belastingsaangifte via Tax-on-Web invulde) hoeft u geen nieuw exemplaar aan te vragen. Een token is een lijst met 24 persoonlijke codes die op een kaart (kredietkaartformaat) geschreven wordt en die u wordt opgestuurd na registratie op het federale portaal. Het wordt gebruikt om de authenticatie op het portaal te versterken en de toegang tot beveiligde on-line diensten mogelijk te maken die specifiek voor de burgers zijn, zoals Tax-on-web. U dient uw token aan te vragen via de federale portaalsite http://www.belgium.be/ Bij een eerste bezoek dient u de taal te kiezen waarin u op deze site wil verder werken. Vervolgens gaat u naar ‘Online diensten’ om u in te schrijven.
2
U komt dan op bovenstaand scherm met uitleg over het registreren. Onderaan kunt u het gebruikersreglement nalezen en klikt u op de knop doorgaan Daarna volgt U de instructies op het scherm. LUIK 1: GEBRUIKERSREGISTRATIE Stap 1: Verificatie van uw identiteit. U dient achtereenvolgens o uw rijksregisternummer, o uw identiteitskaartnummer en o uw SIS-kaartnummer in te vullen. Klik dan op de knop volgende
3
Stap 2: Zich inschrijven (account creëren)
In dit scherm moet u volgende informatie invoeren: o Uw gebruikersnaam (User-id). o Uw paswoord, dat u zelf kiest. Het moet minimaal 8 karakters bevatten en bevat om veiligheidsreden best een mix van hoofdletters, kleine letters en cijfers. Het is belangrijk dat u deze twee gegevens weloverwogen kiest: ze moeten enerzijds veilig zijn en anderzijds gemakkelijk te onthouden want telkens u toegang wil krijgen tot de webapplicatie zult u deze gebruikersnaam en paswoord moeten invullen.
Indien u geregistreerd bent, kunt u overgaan naar LUIK 2: AANVRAAG VAN EEN TOKEN Stap 1: E-mail verificatie Hier zult u uw e-mail adres moeten invullen en een tweede maal om het te bevestigen Stap 2: Aanvraag van een token. Vervolgens zult u moeten aanduiden dat u een token aanvraagt. U ontvangt na enkele dagen op uw privé-adres een brief van Fedict met het token.
4
1. b. TOEGANG TOT DE APPLICATIE Ga naar onze webapplicatie via http://www.health.fgov.be/absenteisme Opmerking : Indien volgend scherm verschijnt, gelieve dan ‘Yes’ te kiezen. De mogelijkheid bestaat dat u dit meerdere keren dient te doen.
U komt op ons onthaal scherm en moet dan klikken op “Gelieve u eerst hier kenbaar te maken”
Selecteer vervolgens Burgertoken -
Vul nu in: - uw gebruikersnaam (*) - uw paswoord (*) (*): deze gegevens heeft u zelf opgegeven bij uw inschrijving op de federale portaalsite www.belgium.be om uw token te bekomen.
Vul dan het gevraagde ‘token’ in (dat u op het kaartje terugvindt dat u met de post ontving)
5
U komt dan terug op ons onthaalscherm
Klik op ‘Toegang tot “Ziekteverzuim”’ om op de webapplicatie te komen Wanneer u op volgende pagina terecht zou komen (bv wanneer u vergeet zich eerst kenbaar te maken)
dan moet u opnieuw het adres http:// www.health.fgov.be/absenteisme invullen En vervolgens opnieuw op toegang tot ziekteverzuim klikken om op de pagina van de controleartsen terecht te komen.
Indien u toch moeilijkheden zou ondervinden om ingelogd te geraken op onze applicatie, moet u ons onmiddellijk verwittigen (
[email protected] of 02/524.75.15) zodat we u tijdelijk ingeven als ‘onbeschikbaar’. Dit is belangrijk: anders worden u tevergeefs opdrachten aangeboden !!!
6
2. NAVIGEREN IN DE WEBAPPLICATIE Welkom op onze webapplicatie. Onze ICT-medewerkers hebben getracht deze applicatie zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Het is evenwel de eerste versie van een systeem dat onvermijdelijk in de toekomst nog verder zal aangepast, verbeterd en aangevuld worden. Deze handleiding heeft tot doel u wegwijs te maken in de applicatie voor elke handeling (het medisch onderzoek uitgezonderd) die u als controlearts zult moeten verrichten: uw gegevens verifiëren, controleopdrachten consulteren en aanvaarden, controles voorbereiden en de resultaten van de controles ingeven. Er zal eveneens nog een beknopte uitleg gegeven worden om de draagwijdte van elke procedurestap nader te omschrijven. De applicatie voor de controleartsen is onderverdeeld in twee grote onderdelen (Tabs): nl. het gedeelte ‘Contract en het gedeelte ‘controle’. De groene letters duiden aan welk gedeelte u geopend heeft. Binnen elk gedeelte ziet u aan de linkerkant de verschillende mogelijkheden die u kan aanklikken: bv bij het luik controle: Opnemen: kijken welke controles u worden aangeboden Invullen: om uw controleformulieren af te drukken of om uw resultaten in te geven Resultaat wijzigen: om een tijdelijk ingegeven resultaat achteraf aan te passen Resultaat: hier kunt u reeds vroeger ingevulde resultaten bekijken.
Voor het invullen van data kunt u telkens gebruik maken van een handig hulpmiddeltje. Wanneer u op het icoontje klikt, wordt er een kalender geopend zodat u duidelijk kunt zien op welke dag een bepaalde datum valt en kunt u ook beter een periode inschatten. Indien u zou vergeten om een verplicht veld in te geven of iets zou ingeven dat onmogelijk is (bv. een onbestaande datum) of interne tegenstrijdigheden dan kunt u dit niet bewaren en krijgt u bovenaan uw scherm, in het rood, een foutmelding die u uitlegt wat er niet klopt. Een uur geeft u steeds in met 2 cijfers voor het uur, gevolgd door een ‘:’-teken en 2 cijfers voor de minuten, bv. ‘09:15’ voor kwart na negen in de ochtend.
7
3. DE EIGEN GEGEVENS VERIFIEREN 3.a. EIGEN GEGEVENS CONSULTEREN
Wanneer u voor de eerste maal inlogt op onze webapplicatie, kijkt u best eerst na of uw gegevens correct worden weergegeven. U kan uw eigen gegevens raadplegen door in het gedeelte Contract te klikken op ‘Visualiseren’. U krijgt nu een scherm dat u slechts volledig kunt zien door naar beneden te scrollen.
ICKX Jacqueline 60120302234 11234567890 Nederlands Vrouw
O3-12-1960 België 02/12.34.56 0489/98.76.54
[email protected]
Controlelaan 14/8
Het eerste deel bevat de ‘persoonsgegevens van de arts’ 9 met daarin uw persoonlijke inlichtingen: o o o o o o
Naam Voornaam Rijksregisternummer RIZIV-nummer Taal Geslacht
o o o o
o
Geboortedatum Nationaliteit Vast telefoontoestel GSM E-mailadres
9 evenals de gegevens van uw praktijkadres: o o o
o
Straat Nr. Postcode Land
o
Plaats
U scrolt vervolgens verder naar het vervolg van de pagina.
8
9 Onder het ‘Werkregime van de arts’ staat uw rekeningnummer onder ‘persoonlijke inlichtingen’. Uw nummer werd hier nog niet ingevuld. U moet dus hier zo vlug mogelijk uw bankrekeningnummer invullen. Dit is trouwens het enige veld dat uzelf kunt wijzigen. Klik nadien onderaan uw scherm op de knop bewaren 9 De begindatum van uw contract werd ingevuld onder ‘Inlichtingen omtrent het contract’. 9 In het ‘beheer van de bezoeken’ wordt weergegeven wanneer u beschikbaar bent om controles uit te voeren en hoeveel controles u per dag zult uitvoeren. 9 De postcodes waarin u volgens uw contract geacht wordt controles uit te voeren worden vermeld in ‘Werkgebieden / Controlegebied’.
3.b. EIGEN GEGEVENS LATEN WIJZIGEN Indien uw persoonsgegevens niet juist of onvolledig zouden zijn, dan dient u uw correcte gegevens per mail te melden aan: absenteï
[email protected] Medex zal ervoor zorgen dat de aanpassingen zo snel mogelijk gebeuren. Indien uw gegevens na verloop van tijd zouden veranderen, dan dient u die wijzigingen ook zo vlug mogelijk door te mailen. Ook permanente wijzigingen in uw werkregime als controlearts vallen hieronder.
9
3.c. PERIODE VAN ONBESCHIKBAARHEID In uw contract heeft u de perioden waarop u beschikbaar was voor controles kunnen aankruisen. Op basis hiervan werd uw werkregime in het systeem ingebracht. Indien nu om één of andere reden tijdelijk onbeschikbaar bent dan kunt u die periode zelf aanbrengen in de webapplicatie. U dient dit, in principe, minstens één week op voorhand te doen maar in noodgevallen kunt u dit doen tot 9 u van de eerste dag van uw onbeschikbaarheid Zo kunt u bijvoorbeeld uw vakantie, een ziekteperiode, een tijdelijke verandering in uw werkschema, enz… inbrengen. Hiervoor klikt u op Onbeschikbaarheid
o o o o
U geeft dan eerst de begindatum van uw onbeschikbaarheid in. Vervolgens vult u de einddatum in (*) Uit het afrollijstje kiest u de reden van onbeschikbaarheid (Vakantie Andere) Bij ‘Andere’ vult u nog de omschrijving van de andere reden in.
of Ziekte,
(*) U kunt dus enkel uw tijdelijke onbeschikbaarheid zelf veranderen via de applicatie. Wanneer u na verloop van tijd op (een) welbepaalde dag(en) (voormiddag/namiddag/avond) permanent niet meer beschikbaar zult zijn dan moet u dit aan Medex melden (cf. 3.b). Dit geldt ook voor het geval u in de toekomst op (een) bijkomende dag(en) (voormiddag/namiddag/avond) wel beschikbaar zult zijn. Om de ingevulde periode van onbeschikbaarheid te bevestigen en in het systeem in te brengen dient u wel nog op de knop Registreren te klikken.
10
4. DE AANGEBODEN OPDRACHTEN CONSULTEREN Hiervoor moet u gaan naar het luik “controle” via het aanklikken van deze tab. 4.a. EEN OPDRACHT CONSULTEREN Via onze webapplicatie worden er iedere dag aan de bevoegde artsen controleopdrachten aangeboden (‘toegekend’) vanaf 10u, vanaf 14u en vanaf 21u30. Waarom deze drie tijdstippen? De administraties kunnen vóór 9u30 de afwezigheden wegens ziekte van hun personeel melden en eveneens doorgeven voor welke werknemers zij een controle (ad hoc) wensen. Het systeem voegt aan deze controleopdrachten een aantal toe die willekeurig (at random) gekozen zijn. Het is onze bedoeling om vanaf april 2007 de meeste controleopdrachten door het systeem op een objectieve manier te laten genereren, waarbij de werkgever nog uitzonderlijk bijkomende controleopdrachten kan aanvragen. Om 10u zullen de opdrachten aan de beschikbare artsen aangeboden worden. De opdrachten op grond van één dag afwezigheid zullen nog diezelfde dag moeten uitgevoerd worden. Ook al bent u dus pas in de namiddag beschikbaar, dan kunt u toch al vanaf 10u de opdrachten raadplegen en selecteren. Afwezigheden en/of controleaanvragen die ná 9u30 in het systeem worden ingegeven, zullen pas om 14u worden aangeboden. Diensten waar de personeelsleden pas in de namiddag moeten beginnen werken, kunnen de afwezigheden wegens ziekte van hun personeel tegen uiterlijk 13u30 melden en eveneens doorgeven voor welke werknemers zij een controle (ad hoc) wensen. Hier zullen geen at random gekozen opdrachten worden aan toegevoegd. Die opdrachten zult u vanaf 14u kunnen raadplegen. Indien u kan kunt u dus, zelfs al heeft u reeds in de voormiddag ingelogd, best ook in de namiddag eens checken of er u geen nieuwe opdrachten werden aangeboden Hetzelfde principe geldt voor werknemers die pas ’s avonds aan de slag gaan. Die opdrachten kunt u zien vanaf 21u30. Afhankelijk van uw beschikbaarheid kunt u dus vanaf drie verschillende tijdstippen dagelijks een aangepaste lijst met controleopdrachten raadplegen. Om te weten welke opdrachten u worden aangeboden, klikt u, de dagen waarop u zich beschikbaar heeft gesteld, links van uw scherm op ‘opnemen’’.
U krijgt dan bovenstaand scherm met daarop een lijst met de te controleren personen, hun adres, het type controle, het aantal dagen afwezigheid, de status (toegekend= aan u aangeboden) en de knop ‘opnemen’ waarop u moet klikken als u de opdracht wil uitvoeren.
11
Indien er u geen opdrachten kunnen worden aangeboden krijgt u een scherm met de boodschap dat er u op dat ogenblik geen opdrachten kunnen aangeboden worden: ‘Geen enkele controle toegewezen’
OPGELET: wanneer u een opdracht die u werd toegekend, opneemt, verdwijnt die van uw scherm. Van zodra u alle opdrachten hebt opgenomen, krijgt u ook bovenstaande boodschap.
4.b. PRIORITEITEN De opdrachten worden in volgorde van prioriteit aangeboden: eerst worden de controleopdrachten vermeld waarvoor u de enige arts bent die op die dag beschikbaar is en die binnen de zone liggen die in uw contract werd overeengekomen (= primaire zone 1) - vervolgens worden de controleopdrachten vermeld waarvoor u de enige arts bent die op die dag beschikbaar is en die buiten de zone liggen die in uw contract werd overeengekomen en waarvoor u een kilometervergoeding bekomt (= primaire zone 2) - nadien komen de controleopdrachten waarvoor u één van de artsen bent die op die dag beschikbaar zijn en die binnen de zone liggen die in uw contract werd overeengekomen (= secundaire zone 1) tenslotte komen de controleopdrachten waarvoor u één van de artsen bent die opdie dag beschikbaar zijn en die buiten de zone liggen die in uw contract werd overeengekomen en waarvoor u een kilometervergoeding bekomt (= secundaire zone 2) Binnen elke rang staan eerst de opdrachten die te wijten zijn aan afwezigheden voor één dag. Vervolgens krijgen de opdrachten die op vraag van de werkgever worden toegekend (ad hoc) voorrang op die welke at random door het systeem werden gekozen. We rekenen erop dat u bij het selecteren van de opdrachten die u zal uitvoeren deze volgorde in de mate van het mogelijke respecteert.
12
5. CONTROLEOPDRACHTEN AANVAARDEN 5. a. CONTROLEOPDRACHTEN OPNEMEN.
U kan nu de opdrachten die u wil uitvoeren selecteren door op ‘opnemen’ te klikken De door u geselecteerde opdrachten zijn moet u dan zo vlug mogelijk uitvoeren. Opmerking: Voor de meeste postcodes zijn er meerdere controleartsen bevoegd. Wanneer er die dag voor een bepaalde controleopdracht verschillende controleartsen beschikbaar zijn dan is het de arts die het eerst op opnemen klikt, die de door hem geselecteerde opdrachten kan uitvoeren.
5.b. LIJSTEN VAN TOEGEWEZEN OPDRACHTEN U zal in een latere fase ook een lijst met de aan u toegewezen opdrachten kunnen - afdrukken - downloaden om daarna via een notepad op uw pc (onafhankelijk van de applicatie) op te slaan. (Deze mogelijkheid zal pas in een latere fase beschikbaar zijn en u wordt daar dan per mail van op de hoogte gebracht)
13
6. CONTROLES VOORBEREIDEN 6.a. CONTROLEFORMULIEREN AFDRUKKEN Alvorens u aan de uitvoering van de controleopdrachten die u aanvaardt heeft, kan beginnen dient u per werknemer een controleformulier in tweevoud af te drukken.
CONTROLEONDERZOEK ZIEKTEVERZUIM 1. Voorziene afwezigheid :
één dag
…… dagen, van …………... tot ……………. 2. Woning verlaten :
toegestaan
niet toegestaan Bestuur medische expertise – Medex Dienst ziekteverzuim WTC III, Simon Bolivarlaan 30/3 1000 Brussel Call center: 02/524 97 97 Website: http://medex.fgov.be
3. Uitvoering controleonderzoek :
Controle aan huis op ……………………………..
Afwezig, uitgenodigd in praktijk op ……………....
o o
bood zich aan op gevraagd tijdstip
o
niet aangeboden
geval van overmacht
geen geval van overmacht
Onafhankelijkheidsverklaring Ik, Dr. …………………………… (naam en voornaam) ………………………………….. ………………………………….. (adres kabinet) …………………………………., (telefoonnummer kabinet) controlearts, afgevaardigd door Medex , die gemachtigd is door ……………………………………… (benaming werkgever) ten einde na te gaan of ……………………………………. (naam en voornaam werknemer) te ……………………………………… ……………………………………… (verblijfadres) met geneesk. nr. ……………………………………. werkelijk arbeidsongeschikt is, verklaart dit onderzoek in totale onafhankelijkheid van bovengemelde personen uit te voeren. Gedaan te ………….. op ……………..
(plaats) (datum)
onbekend
(datum + uur) (datum + uur)
aangeboden op ander tijdstip, nl. ………… (datum + uur)
geval van overmacht
geen geval van overmacht
4. Vaststelling controlearts : Klacht :…………………………………………………. Klinisch onderzoek :……………………………………. Diagnose : ……………………………………………… De afwezigheid ten gevolge van ziekte of ongeval is :
medisch gerechtvaardigd
medisch gerechtvaardigd voor een kortere periode, nl. tot en met……………………
ongerechtvaardigd Medische motivatie : ……………………………………………………………………… …………………………………………… 5. Betrokkene :
Gaat akkoord
Gaat niet akkoord (volg beroepsprocedure hieronder) 6. Behandelende arts : Naam en voornaam ………………………………………... Telefoonnummer…………………………………………… Commentaarlijn : ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………… Handtekening werknemer voor ontvangst
Stempel en handtekening controlearts
Beroepsprocedure
Met het oog op het beslechten van het medisch geschil moet u/uw behandelende arts in samenspraak met de controlearts binnen de twee werkdagen een scheidsrechter aanduiden. Indien u geen akkoord bereikt over een scheidsrechter kan u een scheidsrechter aanduiden uit de lijst die u vindt op de website van de FOD Arbeid en Tewerkstelling : www.meta.fgov.be. Deze lijst vindt u tevens terug op http://medex.fgov.be onder “extra rubrieken/externe link” (rubriek rechts). De arts-scheidsrechter voert het medisch onderzoek uit en beslist in het medisch geschil binnen drie werkdagen na zijn aanwijzing. De kosten van deze procedure vallen ten laste van de verliezende partij.
14
U klikt hiervoor op invullen en krijgt dan het scherm controles opzoeken. In dit scherm kiest u best de status ‘opgenomen’. Wanneer u dan op zoeken klikt krijgt u een lijst met de opdrachten die u opgenomen heeft. U kan (maar dit is niet verplicht) ook door (sommige) andere velden in te vullen uw zoekactie verfijnen (zie 7.a) Achteraan elke lijn ziet u een icoontje dat een formulier voorstelt en waarop u moet klikken om het formulier in tweevoud te kunnen afdrukken. Sommige gegevens (wanneer die in de applicatie werden ingegeven door de werkgever bij de melding van de afwezigheid) zullen via het systeem op het formulier steeds ingevuld worden wanneer u het afdrukt. U neemt best steeds enkele blanco formulieren mee. Dan moet u vanzelfsprekend wel alle gegevens zelf invullen. Op de afgedrukte formulieren vult u in: Op de linkerkant: - plaats en datum van het onderzoek - uw stempel - uw handtekening Op de rechterkant: 3. uitvoering controleonderzoek: juiste vakje aankruisen bij controle aan huis vult u datum en uur in van het onderzoek bij afwezigheid datum en uur vermelden waarop u de afwezige uitnodigde voor een controle in uw praktijk (de overige gegevens vult u in nadat betrokkene zich aanbood op uw praktijk) 4. uw vaststelling u kruist aan of de afwezigheid op de dag van uw controle al dan niet medisch gerechtvaardigd is wanneer u de tweede optie aankruist moet u, om deontologische redenen ook de datum van uw controle invullen U vult hier de medische motivatie in waarop u uw vaststelling tot al dan niet gerechtvaardigde afwezigheid steunt. 5. of betrokkene al dan niet akkoord gaat met uw beslissing bijkomend commentaar: U kunt na de commentaarlijn beknopt alle vaststellingen opschrijven die u deed naar aanleiding van uw controle (bv. Dat betrokkene niet wou meewerken aan het onderzoek; dat hij sporen vertoonde die doen vermoeden dat hij werkzaamheden uitoefende die in tegenstrijd zijn met een gerechtvaardigde afwezigheid wegens ziekte; u kunt hier ook noteren dat betrokkene binnen een bepaalde termijn opnieuw moet gecontroleerd worden) U laat tenslotte de gecontroleerde werknemer tekenen voor ontvangst.
15
6.b. KAARTJES ‘AFWEZIG OP CONTROLEADRES’ Medex bezorgt u kaartjes voor het geval u een werknemer die u wil controleren niet op zijn controleadres kan aantreffen. Op uw controleronde dient u deze kaartjes bij zich te hebben zodat u een exemplaar in de brievenbus van de afwezige kunt achterlaten om hem uit te nodigen voor een onderzoek op uw kabinet, uiterlijk de volgende voormiddag. Bestuur Medische Expertise Medex Mevrouw, Meneer, Vandaag, ……/……/……… om …… u., ben ik langsgekomen voor een controleonderzoek met betrekking tot uw afwezigheid wegens ziekte/arbeidsongeval/beroepsziekte. U was echter niet thuis. U dient zich nu aan te bieden op mijn kabinet op ……/……/…… om ……… u. Adres kabinet : …………………………………………………… ……………………………………………………………………………… Tel. kabinet : ……………………………………………… Met vriendelijke groeten, De controlearts
Op controlebezoek bij ………………………………………… ……………………………………….. (naam betrokkene) op ……/……/…… om ……………..u. Betrokkene was afwezig. Betrokkene dient zich aan te bieden op ……/……/…….. op kabinet
Stempel arts
om ……………… u.
Op dit kaartje vult u dus in: - de datum en het uur waarop u zich op het controleadres heeft aangeboden - de datum en het uur waarop u betrokkene uitnodigt voor een controle op uw kabinet - het adres van uw kabinet - het telefoonnummer van uw kabinet - uw stempel - eventueel kunt u ook de naam van de betrokkene noteren om vergissingen te vermijden Er zit ook een afscheurstrookje aan, dat u kan gebruiken als geheugensteuntje om de gegevens na uw controleronde in te geven in de webapplicatie. Hierop schrijft u - de naam van betrokkene - de datum en het uur van uw vruchteloos bezoek - de datum en het uur waarop betrokkene zich op uw kabinet moet aanbieden.
Meer uitleg in verband met de controle zelf vindt u terug in onze FAQ (veelgestelde vragen en antwoorden).
16
7. CONTROLERESULTATEN INGEVEN U dient de resultaten van uw controle zo vlug mogelijk in te geven. Zij moeten ten laatste om 12 uur van de werkdag volgend op het controleonderzoek kunnen geraadpleegd worden. Ook wanneer u iemand bezocht heeft maar deze niet aangetroffen heeft op zijn controleadres, dan moet u dit zo vlug mogelijk ingeven. 7.a. EEN OPGENOMEN CONTROLEOPDRACHT OPZOEKEN. U moet nu de controleopdrachten die u heeft aangenomen één voor één oproepen via “Een controle opzoeken”. Hier heeft u verschillende manieren waarop u een opdracht die u heeft opgenomen kunt terugvinden.
De verschillende zoekcriteria (die u eventueel kunt combineren): - Medisch nummer van de werknemer - Volgnummer binnen het systeem - Status (opgenomen, lopende, geannuleerd, enz..) van de opdracht (zie bijlage, pagina 22, voor meer uitleg over de verschillende mogelijkheden bij status)
- Begindatum van de opname van de opdracht - Einddatum van de opname van de opdracht U kiest hier best voor de “status ‘Opgenomen’”.
Wanneer u op de knop zoeken gedrukt heeft kunt u onderaan de resultaten van uw opzoekingen bekijken en er, indien er meerdere resultaten verschijnen die aan uw zoekopdracht beantwoorden, de controleopdracht uit selecteren waarvan u het resultaat wenst in te geven. Is uw selectie gebeurd, klik dan op aanmaken
17
U bekomt het onderstaande scherm ‘Attest invullen’ dat u door te scrollen volledig kunt zien.
Attest invullen
!! Klik na het invoeren van uw (voorlopige) resultaten steeds op Bewaren !! Op bovenstaand scherm kunt u de resultaten ingeven van uw controles afhankelijk van de situatie: 7.b. DE WERKNEMER WERD GECONTROLEERD OP HET CONTROLEADRES.
• •
U klikt aan dat de werknemer thuis (op zijn verblijfadres) werd gecontroleerd U vult datum en uur* van de controle in.
Nadien vult u natuurlijk ook uw bevindingen (cf. 7.d. Resultaten van de Controle), de reden waarom de controle toch niet kon worden uitgevoerd (cf. 7.f) of bijkomende informatie (cf 7.g) in. *: Een uur geeft u steeds in met 2 cijfers voor het uur, gevolgd door een ‘:’-teken en 2 cijfers voor de minuten, bv. ‘09:15’ voor kwart na negen in de ochtend.
18
7.c. DE WERKNEMER WERD NIET AANGETROFFEN OP HET CONTROLEADRES
Nadat u van uw controleronde bent teruggekeerd geeft u in de applicatie in: - dat u de werknemer niet heeft aangetroffen op zijn verblijfplaats o klik afwezig aan als (voorlopig) resultaat van de controle o vul de datum en uur* in waarop betrokkene werd uitgenodigd voor een onderzoek op uw kabinet u duidt, na het verstrijken van uw uitnodiging, aan of betrokkene zich al dan niet op het gevraagde tijdstip heeft aangeboden o wanneer hij zich niet aanbiedt kunt u de keuze aanklikken: wegens overmacht zonder reden - als betrokkene zich op een ander tijdstip zou aanbieden o vult u die datum en uur* in o klikt u aan wat de oorzaak was van de laattijdige aanbieding: wegens overmacht zonder reden *: Een uur geeft u steeds in met 2 cijfers voor het uur, gevolgd door een ‘:’-teken en 2 cijfers voor de minuten, bv. ‘09:15’ voor kwart na negen in de ochtend.
-
Nadat deze werknemer zich op uw kabinet heeft aangeboden kunt u het eigenlijk resultaat van uw controle ingeven/wijzigen (cf. 7.d.). Hiervoor kunt u het voorlopig ingegeven resultaat opzoeken (cf. 7.a.). 7.d. RESULTATEN VAN DE CONTROLE
U klikt aan of de afwezigheid (op de dag van de controle) o op medisch vlak gerechtvaardigd is o medisch gerechtvaardigd voor een kortere periode, tot en met… (Om deontologische redenen vult u hier best de dag van de controle in.)
o
ongerechtvaardigd is en vult dan het vrije veld met de medische motivatie in
19
•
U klikt vervolgens aan of betrokkene o Akkoord ging met uw beslissing o Niet akkoord ging met uw beslissing U heeft daaronder nog een veld waarin u vrij en beknopt uw commentaar kunt neerschrijven 7.e. DE WERKNEMER GING NIET AKKOORD MET UW BESLISSING
Indien u van oordeel was dat de afwezigheid van de werknemer die zich ziek gemeld had, niet gerechtvaardigd was, is het mogelijk dat de betrokkene niet akkoord ging met uw beslissing tot werkhervatting. In geval van niet-akkoord dient de behandelende arts van de werknemer, die zich afwezig meldde wegens ziekte, gecontacteerd te worden. Dit is nodig omdat betrokkene zonder een behandelende arts niet in beroep kan gaan. Er zijn twee mogelijkheden: • Het is mogelijk dat de behandelende arts zich aansluit bij uw conclusies. In het geval dat de werknemer op zijn beurt eveneens overtuigd kan worden, valt de aanleiding tot het beroep weg. •
Mocht er geen vergelijk komen, moet u in samenspraak met de behandelende arts binnen de twee werkdagen een geneesheer-scheidsrechter aanduiden. Indien u geen akkoord bereikt over een scheidsrechter kan u een scheidrechter aanduiden uit de lijst die u vindt op de website van de FOD Arbeid en Tewerkstelling: http://www.meta.fgov.be/pdf/pg/nlg01.pdf. U vindt deze link ook terug op de site van Medex: http://medex.fgov.be onder “extra rubrieken/externe link” (rubriek rechts).
In geval van beroep moet u in de webapplicatie: a. melding maken van het feit dat hij niet akkoord gaat met uw beslissing. b. de datum invullen waarop het beroep is ingesteld c. de naam van de arts-scheidsrechter invullen
Deze arts-scheidsrechter heeft 3 werkdagen de tijd om betrokkene te onderzoeken en per brief zijn conclusies aan u en de behandelende arts op te sturen. Wanneer u de uitslag per post ontvangt, brengt u deze onmiddellijk in de webapplicatie in.
20
7.f. DE CONTROLE KON NIET UITGEVOERD WORDEN
7.f.1. …omdat u zelf verhinderd was Wanneer u een controleopdracht had aangenomen en u werd opgehouden door motorpech, ongeval, hardnekkige file,… vult u op het controleformulier én in de webapplicatie de reden in van het niet uitvoeren van de controle. Indien u na het aanklikken van de controleopdracht zelf ziek valt of door omstandigheden buiten uw wil de controle niet kan uitvoeren, neemt u onverwijld telefonisch contact op met de dienst ziekteverzuim van Medex op het nummer 02.524.75.15 . Er wordt dan gezocht naar een vervanger. 7.f.2. …wegens tegenwerking van de betrokkene De werknemers die zich ziek hebben gemeld zijn verplicht mee te werken aan het controleonderzoek. Mocht betrokkene toch verhinderen dat u hem kunt controleren, dan geeft u dit op het controleformulier als reden op waarom het onderzoek niet kon plaatsvinden. U geeft dit nadien ook in de applicatie in. Indien er toch nog een andere reden zou zijn waarom de opdracht niet kon uitgevoerd worden dan kunt u die hier omschrijven.
7.g. TE ONDERNEMEN ACTIE NA CONTROLE
Onderaan het scherm ‘attest invullen’ kunt u desgevallend aanklikken dat: - betrokkene definitief niet meer gecontroleerd dient te worden (bv. bij terminale patiënten) - betrokkene gedurende een bepaalde periode niet meer moet gecontroleerd worden: hier vult u begin- en einddatum van die periode in. Het is belangrijk dat u dit goed invult, om te vermijden dat de patient nog een tweede maal gecontroleerd zou worden binnen dezelfde ziekteperiode! - betrokkene gecontroleerd moet worden wanneer de afwezigheid omwille van zijn huidige ziekte verlengd zou worden - betrokkene binnen de huidige ziekteperiode opnieuw gecontroleerd zou moeten worden: hier vult u de datum in vanaf wanneer de volgende controle dient te worden uitgevoerd.
21
8. FACTURATIE VAN DE PRESTATIES
8.a. SAMENVATTENDE STAAT MET ERELONEN VOOR DE GELEVERDE PRESTATIES Maandelijks zal Medex u, in tweevoud, een samenvattende staat met vermelding van de erelonen voor de door u geleverde prestaties opsturen. Hierop zal u desgevallend per controle die u heeft uitgevoerd buiten de zone die in uw contract is overeengekomen ook het aantal kilometers moeten invullen dat u voor die opdracht heeft afgelegd. U zal die documenten moeten dateren, ondertekenen en terugsturen naar: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Bestuur van de Medische Expertise (MEDEX) t.a.v. Fred Storme WTC III (7/56) Simon Bolivarlaan 30 bus 3 1000 BRUSSEL
8.b. FISCAAL ATTEST Jaarlijks ontvangt u ook een fiscaal attest.
BIJLAGE: Hieronder vindt u wat meer uitleg over de verschillende mogelijkheden die u kunt selecteren in het afrolmenu van ‘status’ Status Toegekend Opgenomen Lopende
Uitgevoerd
Betekenis Dit betekent dat een controleopdracht aan u werd aangeboden. Dit betekent dat u door op ‘opnemen’ geklikt te hebben, de opdracht wou uitvoeren. Ze werd dan ook aan u toevertrouwd. Hier heeft u de opdracht niet alleen opgenomen, u heeft ook reeds een tijdelijk ‘resultaat’ ingegeven: vooral voor het geval dat betrokkene afwezig was en u hem heeft uitgenodigd om zich op uw kabinet aan te bieden. (zie 7.c.) Dit zijn de opdrachten die u heeft opgenomen en waarvan u na uitvoering een resultaat heeft ingegeven
22
