inhoud 1 ACCOUNTANCY Beroep Interne controle Inkoop blz. 31 Voorwoord EU-strategie inzake financiële rapportering blz. 3

inhoud Voorwoord EU-strategie inzake financiële rapportering

Beroep ■

blz. 3

Interne controle – Inkoop

■

blz. 31

Het eerste van een artikelenreeks waarin de IAB-Subcommissie de toepasbaarheid van de interne controle op een drietal fundamentele bedrijfsprocessen van een

Interview De euro : een munt met een imagoprobleem

onderneming onderzoekt. ■

blz. 4

Relaas van een gesprek met de Heer Guy Quaden, Gouverneur van de Nationale

Samengevat

Bank van België.

■

blz. 43

Een overzicht vol nuttige beroepsinformatie.

Boekhoudrecht Europese Unie gewonnen voor International Accounting Standards ■ blz. 9 Verslag van de IAB-VBO-Seminaries op 25/10 en 28/11/2000.

Voor u gelezen Vakliteratuur

■

blz. 46

Een greep uit recent verschenen publicaties.

Fiscaliteit Administratief bezwaar en gerechtelijk verhaal inzake douane en accijnzen ■ blz. 11

Uw kantoor Tips voor een beter tijdsbeheer

■

blz. 48

Beknopt overzicht van beide luiken van de procedure inzake douane en accijnzen.

E-news

Vennootschapsrecht

Even geduld…bezig met zoeken

Normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap ■ blz. 17

■

blz. 50

Een overzicht van de meest interessante zoekinstrumenten: uw persoonlijke gids om het web te doorgronden!

De nieuwe normen zoals goedgekeurd door de Raad van het IAB op 5 juni 2000.

Te gast

Strafrecht De strafrechtelijke aansprakelijkheid van bedrijfsleiders wordt steeds vaker

Jean-Paul Servais: “Werken aan een betere profilering van de economische beroepsbeoefenaars” ■ blz. 56

ingeroepen. Dit artikel bekijkt een van de technieken om dit strafrechtelijk risico

De visie van de nieuwe Voorzitter van de Hoge Raad voor de Economische

te vermijden van dichterbij.

Beroepen op de toekomst van de economische beroepsbeoefenaars.

Hoe het strafrechtelijk risico in de onderneming vermijden ?

■

blz. 27

Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) Opgericht bij Wetten van 21 februari 1985 en 22 april 1999 Uitvoerend Comité • Voorzitter : Johan De Leenheer • Ondervoorzitter : Gérard Delvaux • Secretaris-penningmeester : André Prinz • Secretaris : André Bert • Vertegenwoordiger van de belastingconsulenten : Patrick Carlier Secretaris-Generaal Philip Van Eeckhoute Directie-attaché Isabelle Hamerlinck Samenstelling van de Raad • Voorzitter : Johan De Leenheer • Ondervoorzitter : Gérard Delvaux • Leden : Bert André • Claes Micheline • Colson Jacques • Deliege Dominique • De Wilde Ruddy • Funken Michel • Jaillot Patrick • Prinz André • Sambaere Raymond • Vander Auwera Maurice • Van Wemmel Josef • Verschelden Marcel • Vertegenwoordigers van de belastingconsulenten : Balligand Henri • Carlier Patrick • Lambrechts François • Maeckelbergh Willy

Accountancy & Tax, driemaandelijks tijdschrift van het IAB n° 4/2000 Administratie en redactie IAB, Livornostraat 41 • 1050 Brussel Tel : 02/543.74.90 • Fax : 02/543.74.91 • E-mail : [email protected] Redactiecomité Philip Van Eeckhoute • Roger Lassaux • Maggy Talboom • Amid Faljaoui Adviescomité J. De Leenheer • G. Delvaux • R. Krockaert • M. Claes • I. Hamerlinck • K. Peeters • B. Tilleman • J. Van Wemmel Realisatie IAB • Corporate © Copyright n.v. V.U. : J. De Leenheer, Livornostraat, 41, 1050 Brussel ISSN 1375-9876 De auteurs, het redactiecomité en de uitgever streven naar betrouwbaarheid van de gepubliceerde informatie waarvoor ze echter niet aansprakelijk kunnen worden gesteld.

1

ACCOUNTANCY

& TAX

E

en belangrijke doelstelling die in de conclusies van de Europese Raad van Lissabon wordt genoemd, is de verbetering van de vergelijkbaarheid van ondernemingen. Al wie actief betrokken is bij het ondernemingsgebeuren en wordt geconfronteerd met de groeiende mondialisering van de financiële markten, ervaart inderdaad meer en meer de noodzaak van vergelijkbare ondernemingsinformatie. Ik denk onder meer aan beursoverheden en investeerders, belastingoverheden, kredietverstrekkers en uiteraard ook ondernemingen en hun raadgevers, met name de accountants en de belastingconsulenten. Om dit doel te bereiken heeft Europa gemeenschappelijke standaarden nodig, die bovendien transparant zijn en waarvan de naleving op een efficiënte wijze kan worden verzekerd. In de Europese Unie wordt sinds de jaren zeventig al aan de harmonisering van de financiële rapporteringssystemen gewerkt. Harmonisering krijgt in dit kader een bijzondere dimensie : zij wordt beschouwd als conditio sine qua non voor het bewerkstelligen van een eengemaakte markt voor financiële diensten. België heeft vlot ingespeeld op de Europese harmoniseringstendens ; zo heeft ons land o.m. de Vierde en de Zevende EURichtlijnen bijzonder snel in de nationale wetgeving geïmplementeerd. Ook toen de Europese Commissie in 1995 haar " new accounting strategy " lanceerde en Europa aanbeval zich aan te sluiten bij de werkzaamheden van het International Accounting Standards Committee (IASC), is dat het geval geweest.

voorwoord

gezien op de naleving van de IAS door de beursgenoteerde EU-ondernemingen.

Vóór eind 2001 wil de Commissie verder een voorstel indienen tot modernisering van de bestaande jaarrekeningrichtlijnen. Via deze weg zullen mogelijke strijdigheden met de IAS worden weggewerkt. De Commissie zal daarnaast advies inwinnen m.b.t. de vraag of de nieuwe communicatie- en informatietechnologieën, in het bijzonder het internet, waardoor het elektronisch opstellen en doorsturen van de jaarrekeningen meer en meer ingang zal vinden, een wettelijke regeling vereisen. Ik wil graag benadrukken dat ons Instituut zich van bij het begin bij deze ontwikkelingen heeft aangesloten. Er moet zeker ook gewezen worden op de impulsen die inzake harmonisatie van de financiële rapportering zijn uitgegaan van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen. Ik verwijs ter

EU-strategie inzake financiële rapportering

In haar mededeling van 13 juni 2000 aan de Raad en het Europees Parlement kondigde de Commissie verdere stappen aan in de strategie van de EU m.b.t. financiële rapportering. Vóór eind 2000 zal de Commissie een formeel voorstel indienen waarbij alle beursgenoteerde EU-ondernemingen worden verplicht om hun geconsolideerde jaarrekeningen op te stellen overeenkomstig één enkel normenstelsel, namelijk de door de IASC vastgestelde Internationale Standaarden voor de Jaarrekeningen (IAS). Deze verplichting geldt met ingang van 2005. Het staat de lidstaten vrij om de toepassing van de IASC-standaarden uit te breiden naar niet ter beurs genoteerde ondernemingen en naar individuele jaarrekeningen. Er wordt een zogeheten “endorsement mechanism” in het leven geroepen dat Europa inspraak moet geven in de ontwikkeling van de IAS-normen en dat deze normen vervolgens kan goed- of afkeuren. Op deze manier is de rechtszekerheid en het democratisch gehalte van de regelgevende procedure gewaarborgd. Er wordt ook een infrastructuur opgezet waarbinnen kan worden toe-

Johan De Leenheer Voorzitter

zake naar het global player afwijkingsbeleid van de CBN. Om onze confraters en de ondernemingen nu reeds voor te bereiden op de introductie van de IAS, heeft het Instituut, in samenwerking met het Verbond van Belgische Ondernemingen, twee studiedagen georganiseerd. De eerste vond plaats op 25 oktober en kende in die mate succes dat wij op 28 november 2000 een tweede seminarie hebben georganiseerd. Het succes van deze informatievergaderingen toont duidelijk aan dat onze confraters – terecht - veel belang hechten aan deze nieuwe Europese strategie. Alleen wanneer de IAS-standaarden naar behoren en op stringente wijze worden nageleefd, zullen ze de werking van de eengemaakte markt ten goede komen en dus ook het ondernemings- en maatschappelijk gebeuren positief beïnvloeden. De inbreng van de accountant en de belastingconsulent is hierbij van cruciaal belang. Het Instituut zal in nauwe samenwerking met de betrokken overlegorganen en de Commissie voor Boekhoudkundige Normen, alle ontwikkelingen op dit vlak verder ondersteunen.

3

ACCOUNTANCY

& TAX

interview

Ondanks de eerder positieve economische vooruitzichten voor Europa, slagen de Europese politieke en monetaire leiders er niet in de financiële markten te beïnvloeden. Resultaat: de Europese munt heeft sedert haar invoering op 1 januari 1999 meer dan 30 % van haar waarde verloren ten opzichte van de dollar. Volgens de Heer Guy Quaden, Gouverneur van de Nationale Bank van België, is deze daling - ook al is ze niet gerechtvaardigd op economisch vlak - grotendeels te wijten aan het gebrekkig imago, niet alleen van de euro maar ook van Europa op internationaal vlak. Zo verklaarde hij althans aan een delegatie van het IAB bestaande uit Johan De Leenheer (voorzitter), Gérard Delvaux (ondervoorzitter) en Philip Van Eeckhoute (secretaris-generaal).

O

De euro: een munt met een imago IAB : De euro is, sinds zijn introductie, bijna constant blijven verzwakken ten opzichte van de dollar. De mensen stellen zich vragen, maken zich zorgen,… Guy QUADEN : Ik twijfel er niet aan dat de mensen, bij het lezen en horen van de alarmerende berichten in bepaalde media, zich vragen stellen en zelfs ongerust worden. Maar ik denk niet dat de daling van de euro tegenover de dollar hun grootste kopzorg is. Uit de vele contacten met de Belgische bevolking weet ik dat, als het op economie aankomt, de mensen vooral het volgende willen weten: “Zal de groei in ons land en in Europa aanhouden? Zal de werkloosheid blijven dalen? Is de koopkracht van de gezinnen bedreigd door een eventuele terugkeer van een sterkere inflatie?” Dààr liggen de bekommernissen van onze medeburgers. Begrijp me niet verkeerd: ik zeg niet dat de externe waarde van een munt zonder belang is, maar ik begrijp

G UY Q UADEN

4

ACCOUNTANCY

& TAX

niet waarom sommigen zo halsstarrig enkel dat aspect naar voor blijven schuiven. In de Verenigde Staten – en de eurozone is voortaan een even grote economie, - is het debat hierover vrijwel onbestaand en ondervragen de journalisten de verantwoordelijken van de Amerikaanse Centrale Bank niet constant over de evolutie van de wisselkoers van de dollar. Voor de Amerikanen is een dollar een dollar; zijn waarde, dat is wat ze ermee kunnen kopen. En vanuit dat opzicht is de euro een stabiele munt en zal dat ook blijven, vermits de Europese Centrale Bank, die instaat voor het beheer van de euro, in het Verdrag van Maastricht het beperken van de inflatie als grondwettelijke opdracht heeft gekregen.

“De euro gaat gebukt onder een dubbel gebrek aan imago. Eerst en vooral heeft de euro, gedurende de overgangsperiode, geen gezicht en blijft in de ogen van velen een virtuele munt. Daarenboven heeft Europa zelf geen imago: ons continent geeft nog altijd de indruk een conglomeraat van landen te zijn, niet in staat om met één stem te spreken.”

IAB : Voor u is dus eerst en vooral het goed economisch nieuws op het Europees front van belang…

probleem IAB : Maar heeft de verzwakking van de euro ten opzichte van de dollar dan geen nadelen? Guy QUADEN : Toch wel. Die verzwakking heeft natuurlijk de Europese export wel bevorderd; dit is evenwel een voordeel op korte termijn want de competitiviteit van een economie moet op andere factoren berusten dan een zwakke munt. Anderzijds maakt ze de import duurder. Sinds de stijging van de olieprijzen zijn we ons daar meer van bewust. Verzwakking kan dus een factor van inflatie zijn. Bovendien zou een voortdurende verzwakking op termijn het vertrouwen van de spaarder in de nieuwe munt kunnen ondermijnen, en dit zowel binnen als buiten Europa. De dollar is nu 2, 30 Mark waard. Er is een tijd geweest dat het meer dan 3 Mark was. De Mark is dus, tegenover de dollar, zwakker geweest dan de euro en het is toen bij niemand opgekomen om de Mark een slechte munt te noemen. De Mark had natuurlijk al een lange geschiedenis achter zich en niemand twijfelde er toen aan dat de internationale muntschommelingen op een mooie dag zouden omslaan in het voordeel van de Mark. Dat is wat er ook met de euro zal gebeuren.

Guy QUADEN : Zeer zeker. In vergelijking met het moment waarop de euro werd ingevoerd, begin 1999, is in Europa de groei sterker en de werkloosheid lager terwijl de inflatie onder controle blijft. Op vandaag wordt de economische groei in de eurozone voor dit jaar op ongeveer 3,5 % geschat; dat is het beste cijfer sedert 10 jaar. En de Belgische economie draait zelfs nog beter: voor 2000 benadert de groei 4%. Op twee jaar tijd werden in België ongeveer 100 000 jobs gecreëerd, zodat de werkloosheid eindelijk gevoelig begint te dalen. Dat is het belangrijkste en de euro is daar niet vreemd aan. IAB : Maar al dat goede nieuws is toch niet alleen te danken aan de komst van de euro? Guy QUADEN : Neen, natuurlijk niet. De internationale conjunctuur is verbeterd. Zo is er de heropleving van Azië en het feit dat de Amerikaanse economie op volle toeren is blijven draaien. Maar de invoering van de euro heeft bijgedragen tot een vernieuwde groei in onze landen door hen een veel stabielere economische omgeving te verschaffen, met name door het onherroepelijk vastleggen van de wisselpariteiten tussen elf munten, de vermindering van de inflatie en de beperking van de budgettaire tekorten. Er wordt veel gepraat over de wisselkoers van de euro tegenover de dollar. Maar er zijn andere wisselkoersen waarover gelukkig niet meer hoeft gepraat te worden, bijvoorbeeld die van de Belgische frank tegenover de Duitse Mark, de Italiaanse lire of

5

ACCOUNTANCY

& TAX

interview de Franse frank. Dit type van monetaire onstabiliteit is volledig en definitief verdwenen met de invoering van de euro. Welnu, het was meteen ook de ergste onzekerheid voor onze economie, omdat onze ondernemingen het grootste deel van hun buitenlandse handel voeren met andere Europese landen. Onze buitenlandse handel met de overige landen van de eurozone is nu binnenlandse handel geworden die wordt georganiseerd in onze gemeenschappelijke munt, de euro. IAB : De euro is dus niet alleen onvermijdelijk, maar ook wenselijk voor het welzijn van de burgers en de bedrijven?

“Geen enkele lidstaat van de Europese Unie mag worden verplicht verder te gaan dan hij kan of wil, maar hij mag diegenen die dat wél willen, niet tegenhouden.”

Guy QUADEN : De euro was niet onvermijdelijk. Het is een project dat uiteindelijk geslaagd is omdat een aantal regeringen er hardnekkig aan zijn blijven werken. De euro was wenselijk, misschien vanuit politiek en psychologisch oogpunt, maar zeker vanuit economisch perspectief. De ene munt is het complement van de eengemaakte markt. Belgische bedrijven, om ons geval te nemen, participeren evenzeer aan de intra-europese handel als bedrijven uit New York dat aan de intraamerikaanse handel doen. Kan je je voorstellen dat een bedrijf uit New York zijn grondstoffen koopt in Texas en in Florida, zijn producten verkoopt in Illinois en in Californië en daarvoor vijf of zelfs vijftig verschillende soorten schommelende dollars zou moeten gebruiken? In het Belgische geval is de extra stabiliteit waarvoor de euro heeft gezorgd, bijzonder duidelijk. Denk maar terug aan de specifieke economische crisis die ons land heeft dooreengeschud: de dioxinecrisis. Als de macro-economische kosten

daarvan binnen de perken zijn gebleven, dan is dat te danken aan de euro. Zonder euro zou de wisselkoers van de Belgische frank meer dan waarschijnlijk onder druk zijn komen te staan en zou de Nationale Bank de rentevoeten hebben moeten verhogen. De gevolgen van de crisis zouden dan ver buiten de onmiddellijk betrokken sectoren te voelen zijn geweest. IAB : Maar was het niet beter geweest, naar het voorbeeld van de Verenigde Staten, eerst een politieke unie op te richten alvorens op economisch vlak te gaan samenwerken?

Guy QUADEN : Dat is een goede vraag, of beter gezegd: was een goede vraag, want ze is intussen overbodig geworden. Het is inderdaad zo dat in de jaren ’70 en ’80 de monetaire unie werd beschouwd als het complement, niet alleen van de economische unie maar ook van een politieke unie. Men heeft de uitzonderlijke situatie aan het einde van de jaren ’80 te baat genomen om zonder dralen de stap te zetten naar de monetaire unie die, zoals ik het al zei, onmisbaar was voor de eengemaakte markt: in ruil voor zijn hereniging heeft Duitsland aanvaard om de feitelijke monetaire macht die het in Europa uitoefende, te delen. Zo is het: van bij het begin beantwoordt de Europese constructie aan geen enkel vooraf opgesteld schema; het is een mooi en groots avontuur waarin de oprichting van de Centrale Bank en de invoering van de euro historische bakens zijn. De sterkte van de euro en de kracht van de Europese economie, het eerste handelsblok in de wereld, gaan hand in hand. De monetaire unie “De lange overgangsperiode heeft onverschilligheid teweeggebracht. Maar de voorbereidingsinspanning moet terug aangezwenkan functionegeld worden... De bijdrage van de beroepsinstituten, en meer bepaald van het IAB, is op dit vlak van zeer groot belang want de ren in de huidiaccountants en de belastingconsulenten zijn de natuurlijke bemiddelaars tussen de overheid en de vele ondernemingen.” ge institutionele configuratie, dat bewijst ze van dag tot dag. Maar het is geen optimaal functioneren. De euro gaat in zekere zin gebukt onder een dubbel gebrek aan imago. Eerst en vooral heeft de euro momenteel geen gezicht: gedurende een overgangsperiode van drie jaar, -

interview

De heren Philip V AN E ECKHOUTE , Johan D E L EENHEER , Guy Q UADEN en Gérard D ELVAUX .

te lang - maar nodig voor de fabricatie van de munten en de biljetten, is hij niet tastbaar en blijft hij in de ogen van velen een virtuele munt. Dit probleem zal weldra opgelost zijn. Maar daarenboven heeft Europa zelf geen imago. Gezien vanuit Hong-Kong of Mexico, geeft ze nog altijd vooral de indruk een conglomeraat van landen te zijn die vaak niet in staat zijn om met één stem te spreken. De landen van de eurozone staan vandaag voor een nieuwe uitdaging: de komende jaren zullen zij, indien niet een politieke unie, dan toch minstens een zichtbaar en samenhangend politiek project moeten definiëren en gestalte geven. IAB : U wijt de externe zwakheid van de euro dus hoofdzakelijk aan politieke factoren? Guy QUADEN : Neen, deze factoren spelen enkel in de marge. Toen men van start ging met de euro, wist men dat er in lange tijd nog geen politieke unie zou komen, zelfs al kon men een snellere voortgang in die richting verwachten. De doorslaggevende factoren, als die er zijn, zijn van economische aard. De eonomische groei was sterker in de Verenigde Staten; kapitalen werden aangezogen door hogere rentevoeten en vooral, wanneer het de aankoop van aandelen of rechtstreekse investeringen betrof, door winstverwachtingen die hoger leken. Maar het groeiverschil wordt kleiner. De groei is op gang gekomen in Europa en zou, op een of andere dag, ietwat moeten vertragen in de Verenigde Staten. Tot op heden lijken deze laatste ook het enige land van “de nieuwe economie” te zijn. Maar de structurele hervormingen winnen terrein in Europa: nieuwe technologieën vinden er meer en meer hun weg; de concurrentie op de markten is toegenomen en de arbeidsmarkten worden flexibeler, zelfs al is zulke uitspraak taboe. Nu er ook orde op zaken wordt gesteld in de overheidsfinanciën, komt er geleidelijk aan ruimte om de fiscale en parafiscale druk in Europa te verminderen. Dat is belangrijk want die druk ligt momenteel in Europa veel hoger dan in de Verenigde Staten.

IAB : U meent dus dat de markten de euro slecht inschatten? Guy QUADEN : Ja. De waardevermindering is bovenmaats geworden en niet langer gerechtvaardigd. De financiële markten zijn het beste middel dat men tot nog heeft gevonden om een economie te reguleren. Maar men moet ze ook niet tot in het extreme bewieroken. Het is altijd al zo geweest dat markten, zowel de aandelen- als de deviezenmarkten, - op een bepaald ogenblik geneigd zijn tot overdrijven. Door hun recente tussenkomsten hebben de centrale banken hen dan ook een signaal willen geven. Maar de versterking van de externe waarde van de euro zal fundamenteel afhangen van de voortzetting van de consolidatie van de Europese economie en de ondernomen hervormingen. IAB : Heeft het Deense “neen” ook niet bijgedragen tot de daling van de euro? Guy QUADEN : Nee, want de laatste weken was dat “neen” voorspelbaar geworden. Anderzijds is Denemarken een sympathiek land met een doeltreffende economie. Maar het is ook een klein land, nog kleiner dan het onze en vijf miljoen personen méér of minder in de eurozone, dat zal de zaken niet fundamenteel veranderen. IAB : Ook de Britten lopen niet erg warm voor aanhechting bij de monetaire unie. Dat blijkt tenminste uit de peilingen. Guy QUADEN : Dat klopt, - momenteel althans. De meerderheid van de werkgevers en de syndicalisten zijn vóór aansluiting. Maar niet de meerderheid van de bevolking, en wel, naar het schijnt, omdat ze net als in Denemarken ten onrechte meent dat de monetaire unie sowieso naar de politieke unie leidt en daarvan wil ze niet weten. Ik betreur die keuze maar het is nu zo. En dus is er voor hen die vooruit willen met de Europese constructie, - de twaalf landen van de monetaire unie, - geen reden om nog langer te wachten.

7

ACCOUNTANCY

& TAX

interview Geen enkele lidstaat van de Europese Unie mag worden verplicht verder te gaan dan hij kan of wil, maar hij mag diegenen die dat wél willen, niet tegenhouden. IAB : De eurobiljetten en -muntstukken zullen beschikbaar zijn op 1 januari 2002, dat is ongeveer binnen een jaar. Denkt u dat de bedrijven en de burgers klaar zijn voor deze verandering? Guy QUADEN : Ze zullen er klaar voor moeten zijn en naarmate de beslissende datum dichterbij komt, zullen de voorbereidingen intensiever moeten worden. De invoering van de girale euro werd zeer goed voorbereid en de omschakeling van de banken en de financiële markten, begin 1999, is perfect verlopen. Daar staat tegenover dat nietfinanciële ondernemingen – met uitzondering van de grote – en particulieren de euro tot nog zeer weinig gebruiken. Het moet gezegd worden: er is ook geen stimulans toe aangezien de banken de conversie tussen de Europese munt en de nationale valuta automatisch en gratis uitvoeren. Bovendien heeft de lange overgangsperiode onverschilligheid teweeggebracht. Maar de voorbereidingsinspanning moet terug aangezwengeld worden want dit keer is heel de bevolking direct betrokken partij, evenals alle ondernemingen, met inbegrip van degene die enkel voor de binnenlandse markt werken. De bijdrage van de

“De invoering van de euro heeft bijgedragen tot een vernieuwde

“De externe waarde van een munt is niet zonder belang, maar het is niet de grootste bekommernis van de Belgen. Zij willen vooral weten of de groei in ons land en in Europa zal aanhouden.”

groei in onze landen door hen een veel stabielere economische omgeving te verschaffen, met name door het onherroepelijk vastleggen van de wisselpariteiten tussen elf munten, de vermindering van de inflatie en de beperking van de budgettaire tekorten.” beroepsinstituten is op dit vlak van zeer groot belang. Ik reken in het bijzonder op de medewerking van het IAB. Uw Instituut heeft met het project Eurochallenger een erg positieve rol gespeeld in de vorige fase; ik ben het daar zeer dankbaar voor. De accountants en de belastingconsulenten zijn de natuurlijke bemiddelaars tussen de overheid en de vele ondernemingen. Ik twijfel er niet aan dat het

8

ACCOUNTANCY

& TAX

IAB nogmaals zorg zal dragen voor het informeren van zijn leden en hun cliënten. IAB : De Europese Commissie heeft op 13 juni jongstleden haar toekomstige strategie met betrekking tot financiële informatie in Europa aangekondigd. De voornaamste pijler van deze strategie is erop gericht de boekhoudkundige harmonisering binnen de lidstaten te verhogen, door onder andere vanaf 2005 het gebruik van de IAS-normen op te leggen aan alle beursgenoteerde bedrijven voor hun geconsolideerde rekeningen. Denkt u niet dat de euro deze beweging zal versnellen door het gebruik van gemeenschappelijke boekhoudkundige normen bij alle bedrijven te bevorderen? Guy QUADEN : De euro is een hefboom waardoor Europese bedrijven hun competitiviteit kunnen verbeteren en hun investeerders een hogere return kunnen bieden. Maar het is noodzakelijk om de euro aan te vullen met een harmonisering van de normen, in het bijzonder van de boekhoudnormen en meer in het algemeen van alle spelregels. Dit alleen vermag een écht eengemaakte markt te realiseren, gekenmerkt door loyale concurrentie en waarbinnen het ontstaan van échte Europese ondernemingen wordt bevorderd. Het is overigens betreurenswaardig dat er nog geen statuut van Europese vennootschap bestaat.

boekhoudrecht EUROPESE UNIE GEWONNEN VOOR INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS Verslag van de IAB-VBO • Seminaries 25/10 en 28/11/2000

Op 13 juni 2000 publiceerde de Europese Commissie een Mededeling * aan de Raad en aan het Europees Parlement, waarin zij de verdere maatregelen belicht die in het kader van de EUstrategie inzake financiële verslaggeving zullen worden genomen. Gezien het belang van de aangekondigde maatregelen voor onze leden én voor de ondernemingen die zij adviseren, organiseerde het Instituut hierover, in samenwerking met het Verbond van Belgische Ondernemingen, op 25 oktober een seminarie. De grote belangstelling noopte ons tot een tweede sessie, die op 28 november werd georganiseerd. Een verslag... Na de inleiding van het seminarie door de heer Guy KEUTGEN, bestuurder-secretaris-generaal van het VBO, kreeg de heer Karel VAN HULLE het woord om de Mededeling van de Europese Commissie toe te lichten. Vanuit zijn functie als ‘Head of Unit-Financial Information and Company Law’ bij de Commissie is de heer Van Hulle – één van de hoofdrolspelers in het hele project – bijzonder goed geplaatst om aanleiding, achtergrond en concrete inhoud van de strategie ter zake te schetsen. In zijn betoog stelde hij dat dringende maatregelen nodig zijn teneinde de vergelijkbaarheid van de jaarrekeningen in de EU te verbeteren. Efficiënte en transparante financiële markten zijn immers van kapitaal belang voor de bevordering van groei en werkgelegenheid in de EU. De Vierde en Zevende Europese jaarrekeningrichtlijn (van respectievelijk 1978 en 1983), die de basis vormen voor het Belgisch boekhoud- en jaarrekeningrecht, blijken niet langer volledig te beantwoorden aan de behoeften van diegenen die de rekeningen opstellen en gebruiken, met name beursoverheden en investeerders, belastingoverheden, kredietverstrekkers en uiteraard ook ondernemingen en hun raadgevers, met name de accountants en de belastingconsulenten.

Daarom zal de Commissie volgende stappen ondernemen: Vóór eind 2000 zal een formeel voorstel ter tafel liggen waarbij alle beursgenoteerde EU-ondernemingen worden verplicht om vanaf 2005 hun geconsolideerde jaarrekeningen op te stellen overeenkomstig de International Accounting Standards (IAS). Belangrijk is dat de Lidstaten de mogelijkheid zullen krijgen om het gebruik van de IAS ook op te leggen aan niet-beursgenoteerde ondernemingen en individuele jaarrekeningen. Dit wordt gekoppeld aan de invoering van een goedkeuringsmechanisme van de betrokken IAS-normen door de EU, het zogenaamde ‘endorsement mechanism’. Het betreft immers boekhoudkundige normen (op dit moment veertig in totaal, over uiteenlopende onderwerpen) die door een privé-organisatie, het International Accounting Standards Committee, worden opgesteld en bijgevolg vooraf ‘geofficialiseerd’ dienen te worden teneinde ze verplicht te kunnen opleggen aan de betrokken ondernemingen. Bovendien zal werk worden gemaakt van een ‘enforcement mechanism’, een infrastructuur voor de waarborging van een strikte naleving van de IAS door de ondernemingen. Een ander belangrijk voornemen van de Commissie is dat vóór eind 2001 tevens een voorstel zal worden ingediend voor de modernisering van de Vierde en Zevende Richtlijn, dat met zekerheid gevolgen zal hebben voor alle Europese onderne-

* COM (2000) 359 def.

9

ACCOUNTANCY

& TAX

boekhoudrecht mingen die er via de nationale wetgeving inzake boekhouding en jaarrekening aan onderworpen zijn. Na dit globaal overzicht door de heer VAN HULLE, lichtte mevrouw Christine DARVILLE, juridisch adviseur VBO, de enquête toe die bij een representatief staal van beursgenoteerde ondernemingen peilde naar hun verwachtingen inzake deze Europese ontwikkelingen. Uit de enquêteresultaten blijkt vooreerst dat bij de vennootschappen onzekerheid heerst over de evolutie van buitenlandse boekhoudreferenties. Heel wat ondernemingen zitten met de essentiële vraag of de IAS-normen in het bijzonder door de Amerikaanse beurs zullen worden erkend. Gebeurt dat niet, dan zou het gebruik van de IAS-normen vennootschappen die op de Amerikaanse markt kapitaal willen ophalen, verplichten twee soorten boekhouding op te maken. Bovendien vertonen de IAS-normen op een aantal punten leemtes, en zouden deze niet aangepast zijn aan bepaalde bedrijfssectoren. Voor nagenoeg alle Belgische genoteerde vennootschappen impliceert het gebruik van een buitenlandse of internationale boekhoudkundige referentie de toepassing van de referentie als zodanig, zonder dat de Europese richtlijnen dienen in acht te worden genomen. Laatste vaststelling: mocht men naar een verplicht gebruik van de IAS-normen evolueren, dan koppelt een meerderheid van de ondervraagden het gebruik van de IAS-normen aan de mogelijkheid om een gerechtvaardigde afwijking te verkrijgen om van de US-GAAP * - referentie gebruik te maken. De heer Jean-Pierre MAES, Voorzitter van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen, deelde het aanwezige publiek mee dat de gesprekken over deze materie binnen de CBN nog niet

De heer Jan VERHOEYE, accountant en docent aan de Hogeschool Gent, had het in zijn uiteenzetting over, enerzijds, enkele opvallende verschillen tussen IAS en de actuele Belgische boekhoudregels en, anderzijds, wat de mogelijke invloed zou kunnen zijn op de KMO-boekhouding, die - minstens in eerste instantie - niet door de Europese Commissie lijkt te worden geviseerd. Samenvattend kan worden gesteld dat deze spreker er van overtuigd is dat de nauwe verwantschap tussen de boekhoudregels en het fiscaal winstbegrip zal verminderen, waardoor wij voor eenzelfde onderneming geleidelijk zullen evolueren in de richting van twee jaarrekeningen, een fiscale en een economische. Voorts moet te allen prijze worden vermeden dat de IAS-gebruikers zich zouden beperken tot een soort "pick and go", waarbij enkel die elementen die de onderneming kunnen dienen zouden worden gehanteerd, maar andere - minder positieve - IAS-regels zouden worden 'vergeten'. Het staat vast, zo besloot de heer VERHOEYE, dat de accountants en belastingconsulenten voor een periode van belangrijke wijzigingen staan, hetgeen betekent dat ook een doorgedreven opleiding in deze materie zich opdringt. Het slotwoord werd gegeven door de heer Johan DE LEENHEER, Voorzitter IAB. “Hoezeer ook wij de idee van een coherente, gemeenschappelijke boekhoudkundige taal genegen zijn, hoe groot ook de voordelen zijn van meer transparantie en betere internationale vergelijkbaarheid, we moeten toegeven dat de switch naar de IAS een ware cultuurschok betekent”, aldus de voorzitter. Eén en ander wordt nog meer bemoeilijkt door de taalbarrière. De affiniteit met de Engelse taal, waarin de IAS-normen zijn opgesteld, ligt niet in alle economische sectoren voor de hand. Bovendien laten de Engelse termen zich niet altijd zomaar vertalen naar het Nederlands of het Frans: de inhoud ervan wil nogal eens verschillen van land tot land. Een Franse vertaling van de IASnomen is reeds voorhanden, een Nederlandse niet. Met betrekking tot dit punt onderneemt het IAB overigens nù al concreet actie, en dit in samenwerking met CBN, IBR en de respectievelijke Nederlandse zusterorganisaties.

Het panel met v.l.n.r. : Mevr. C. DARVILLE, Dhrn. J. DE LEENHEER, G. KEUTGEN, K. VAN HULLE, J. VERHOEYE en, in het spreekgestoelte, J.-P. MAES. werden afgerond, en dat hij bijgevolg geen definitief standpunt van de Commissie kon meedelen. Hij gaf aan de hand van een aantal -al dan niet persoonlijke- bedenkingen wel aan dat één en ander op Europees vlak nog verdere uitwerking behoeft. Zo stelt zich o.m. de vraag naar de aanpassing van het vennootschapsrecht aan de IAS- boekhoudnormen. Minstens even belangrijk is de overweging dat in de totstandkoming van de IAS-normen terdege rekening dient te worden gehouden met de Europese belangen en met een Europese visie. Dit vanuit de wetenschap dat een Europese invloed binnen het IASC op dit moment nagenoeg onbestaand is. Voorts zal ook de taakinhoud van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen zelf wijzigen, indien men meer en meer naar een Europees uniform boekhoudkader evolueert.

10

ACCOUNTANCY

& TAX

Het staat vast dat de omschakeling naar de IAS op een degelijke manier moet worden begeleid, en hiervoor ziet de voorzitter een belangrijke taak weggelegd voor de ondernemingsorganisaties, de CBN en de beroepsinstituten.

Een belangrijke opdracht van het IAB is de informatieverstrekking aan en de vorming van de accountants en de belastingconsulenten. Het IAB zal de leden systematisch op de hoogte houden over de ontwikkelingen op het vlak van de IAS via zijn website en andere informatiekanalen. Het is immers de stellige bedoeling van het Instituut om in het licht van de verdere ontwikkelingen in te spelen op nieuwe vragen en behoeften die bij de leden zouden ontstaan. 'De informatievergadering, die het resultaat is van een vruchtbare samenwerking tussen het Instituut en het VBO, is reeds een stap in de goede richting', aldus nog de Voorzitter.

* United States Generally Accepted Accounting Principles

fiscaliteit ADMINISTRATIEF BEZWAAR EN GERECHTELIJK VERHAAL INZAKE DOUANE EN ACCIJNZEN Luc GHEYSENS Advocaat aan de Balie van Kortrijk Gheysens – Soetaert & Partners - Wevelgem Professor aan de FHS, VLEKHO en UIA

De Wet van 30 juni 2000 tot wijziging van de Algemene Wet inzake Douane en Accijnzen (AWDA) en tot instelling van een administratief recht van bezwaar (B.S., 12 augustus 2000) regelt het administratief luik van de procedure inzake douane en accijnzen (administratief bezwaar/beroep). Hiermee voldoet België aan de verplichting die vervat ligt in artikel 243 van het Communautair Douanewetboek, dat in België zoals in de andere lidstaten van de Europese Unie, van kracht is sinds 1 januari 1994. Het gerechtelijk luik van de procedure inzake douane en accijnzen (verhaal voor de rechter) werd eerder al geregeld door de Wet van 15 maart 1999 betreffende de beslechting van fiscale geschillen, de Wet van 23 maart 1999 betreffende de rechterlijke inrichting in fiscale zaken en het K.B. tot uitvoering van artikel 7 van de Wet van 23 maart 1999 (B.S., 27 maart 1999). In de hierna volgende bijdrage brengen we een beknopt overzicht van beide luiken van de procedure inzake douane en accijnzen.

1. DRAAGWIJDTE

A. Artikel 243 van het Communautair Douanewetboek stelt dat iedere persoon het recht heeft beroep in te stellen tegen beschikkingen van de douaneautoriteiten die betrekking hebben op de toepassing van de douanewetgeving en die hem rechtstreeks en individueel raken. Dit recht wordt ook toegekend aan personen die de douaneautoriteiten om een beschikking hebben verzocht maar niet hebben verkregen binnen de in artikel 6, lid 2, bedoelde termijn.

Het Communautair Douanewetboek legt iedere lidstaat op een douaneautoriteit aan te wijzen waarbij dit administratief recht op beroep kan worden uitgeoefend.

B. De Wet van 30 juni 2000 tot wijziging van de AWDA en tot instelling van een administratief recht van bezwaar wijst de directeur-generaal van de Administratie der douane en accijnzen in Brussel aan als bevoegde autoriteit om het administratief beroep te ontvangen en te beoordelen. De wet zegt ook in welke gevallen en binnen welke termijnen dit administratief beroep (bezwaar) moet worden aangetekend en voorziet, overeenkomstig artikel 243 van het Communautair Douanewetboek, zowel in het geval er een beslissing wordt genomen als wanneer er geen beslissing wordt genomen, in een administratief verhaal. C. Het verhaal voor de rechter werd, zoals gesteld in de inleiding, geregeld door de Wetten van 15 maart 1999 en 23 maart 1999 en het uitvoeringsK.B. Dergelijk verhaal vanwege de belastingplichtige moet bij verzoekschrift (met de aangevochten beslissing aangehecht) worden ingesteld voor de bijzondere fiscale rechtbank die in elke hoofdplaats van elke provincie werd georganiseerd (+ Eupen voor de Oostkantons). Ook het verzet tegen een dwangbevel van de Administratie moet voortaan worden ingeleid bij verzoekschrift voor de fiscale rechtbank (art. 313 en 314 AWDA). Duitstalige procedures worden verplicht ingeleid voor de fiscale rechtbank in Eupen. Alle fiscale rechtbanken vormen een onderdeel van de rechtbank van eerste aanleg.

11

ACCOUNTANCY

& TAX

fiscaliteit Als de Staat (Ministerie van Financiën – departement douane en accijnzen) een gerechtelijke vordering wil inleiden, moet zij dit doen bij dagvaarding voor de burgerlijke rechtbank of voor de strafrechtbank (correctionele rechtbank) als zij ook straffen vordert. Zij kan ook een dwangbevel uitvaardigen dat aan de Administratie een uitvoerbare titel verleent en definitief wordt als de belastingplichtige binnen de 3 maanden daartegen geen verzet inleidt bij de fiscale rechtbank.

2. BESPREKING a. Het recht op beroep – titel VIII – artikelen 243 t.e.m. 246 Communautair Douanewetboek Er staat een administratief recht op beroep bij de directeur-generaal van de Belgische Administratie der douane en accijnzen open voor elke persoon die door een beschikking van de Belgische douaneautoriteiten rechtstreeks en individueel geraakt wordt op het gebied van douane en accijnzen en de met accijnzen gelijkgestelde indirecte belastingen (milieutaksen, openingsbelasting, vergunningsrecht en energiebijdragen). Het administratief beroep staat open tegen een beschikking en tegen het feit van een niet-beschikking. Krachtens artikel 6 van het Communautair Douanewetboek moeten de bevoegde douaneautoriteiten, indien zij daartoe verzocht worden, binnen een op nationaal niveau vastgestelde termijn, een beschikking omtrent de toepassing van de douanewetgeving nemen. Deze termijn mag worden overschreden als de douaneautoriteiten hem niet in acht kunnen nemen. Zij moeten de verzoeker hiervan vóór het verstrijken van betreffende termijn kennisgeven met vermelding van de redenen van de overschrijding en van de nieuwe termijn die zij nodig achten om een beslissing te nemen. De douane mag dus zelf de duur van de nieuwe termijn bepalen. Artikel 243 stelt een dubbel beroep in, nl. : • in een eerste fase : bezwaar bij de nationale douaneautoriteit (in België : de directeur-generaal van douane en accijnzen) • in een tweede fase : beroep bij de rechtbanken. Het beroep heeft t.a.v. de tenuitvoerlegging van de aangevochten beschikking geen schorsende werking, maar de douane kan de tenuitvoerlegging toch opschorten (geheel of gedeeltelijk) als zij gegronde redenen heeft om te twijfelen aan de overeenstemming van de aangevochten beschikking met de douanewetgeving, of nog indien de belanghebbende onherstelbare schade dreigt te lijden. Als er rechten bij in- of uitvoer in het spel zijn, moet er principieel een zekerheid worden gesteld bij opschorting, maar de douane kan ook van deze zekerheid afzien als het stellen van dergelijke zekerheid ernstige economische of sociale moeilijkheden zou kunnen veroor-

12

ACCOUNTANCY

& TAX

zaken bij de schuldenaar. Concreet betekent dit dat de douane - en/of accijnsschuldenaar recht heeft op het feit dat er geen zekerheid wordt gesteld als hij de mogelijkheid van deze moeilijkheden kan aantonen. Artikel 246 stelt dat het hierboven uiteengezet recht op beroep niet van toepassing is in strafzaken. Het verzoekschrift is tegensprekelijk, bijgevolg moet het in zoveel exemplaren worden neergelegd als er partijen zijn, met daarnaast nog een exemplaar voor de rechtbank en één voor de procureur. Aan elk verzoekschrift moet een exemplaar van de bestreden beslissing worden gehecht of een kopie van de beroepsakte met het ontvangstbewijs van neerlegging. Op de mogelijkheid tot het horen van de accountant, erkend boekhouder of bedrijfsrevisor komen we hierna terug (c. Vordering in rechte, B, 4 4❷ Rechtstreekse dagvaarding door de Administratie). Beroep is ingevolge het nieuw ingevoegde 32° in artikel 576, eerste lid, Gerechtelijk Wetboek ook mogelijk voor procedures met een inzet van minder dan 75.000 BEF.

b. Het administratief bezwaar (beroep) van de Wet van 30 juni 2000 (B.S., 12 augustus 2000) Het is van groot belang dat de belastingplichtige die zich tekortgedaan voelt, het artikel 1385undecies van het Gerechtelijk Wetboek, zoals gewijzigd door de Wet van 23 maart 1999 betreffende de rechterlijke inrichting in fiscale zaken, niet uit het oog verliest. Doet hij dat toch, dan kost hem dit zijn rechterlijk verhaal. Dit artikel bepaalt uitdrukkelijk dat de belastingplichtige niet naar de rechtbank kan als hij niet vooraf het door de wet georganiseerd administratief beroep heeft ingesteld. Het verzoekschrift voor de fiscale rechtbank moet – op straffe van verval – binnen een termijn van drie maanden vanaf de kennisgeving van de beslissing m.b.t. het administratief verhaal uitgeoefend worden of, als er over het administratief beroep geen uitspraak is gedaan, ten vroegste na verloop van 6 maanden vanaf de datum van ontvangst van het administratief beroep. De termijn van 6 maand kan nog eens met drie maanden worden verlengd als de betwiste aanslag van ambtswege door de Administratie is gevestigd. Het administratief verhaal (beroep) kan slechts worden ingesteld tegen beschikkingen van de gewestelijk directeur der douane en accijnzen of van een ambtenaar met een gelijkwaardige graad (i.e. de graad van directeur) aangesteld door de minister (art. 212 AWDA) Het M.B. van 14 oktober 2000 (B.S. 20 oktober 2000) heeft de directeurs (diensthoofden van een departement) en inspecteurs-generaal geassimileerd met de gewestelijk directeur.

fiscaliteit Een beschikking is elke beslissing van de Administratie der douane en accijnzen die voor een of meer personen rechtsgevolgen heeft.

motivering bestuurshandelingen (B.S., 12 september 1991) en zal zijn beslissing vernietigd worden door de opvolgende rechtbank.

Als de beschikking uitgaat van andere dan de hierboven vermelde ambtenaren van de Administratie der douane en accijnzen moet hun beslissing eerst worden voorgelegd aan de gewestelijk directeur der douane en accijnzen of zijn equivalent die een beschikking moet treffen alvorens daartegen administratief verhaal kan ingesteld worden.

Wie niet gehoord wordt niettegenstaande zijn verzoek, kan met succes eveneens de nietigheid van de beslissing inroepen voor de rechtbank.

Tegen een transactiebeschikking kan men geen administratief verhaal instellen. Administratief verhaal is, in theorie, ook niet mogelijk in strafzaken (dit zijn douane en accijnszaken waarin strafrechtelijk beteugelde inbreuken zijn begaan). Niets belet evenwel de douane om op een ingesteld administratief verhaal een beschikking voor het “burgerlijk gedeelte” te nemen. Het administratief verhaal wordt ingesteld bij de directeur-generaal van de Administratie der douane en accijnzen bij wijze van een gemotiveerd verzoekschrift dat op straffe van verval moet worden ingediend bij een ter post aangetekende brief binnen een termijn van 3 maanden te rekenen vanaf de datum van verzending van de aangevochten beschikking of te rekenen vanaf het verstrijken van de wetteljk vastgestelde termijn waarbinnen de Administratie een beschikking kan treffen of, als er geen wettelijke termijn is bepaald voor het treffen van een beslissing, binnen de 2 maanden vanaf de dag volgend op de dag van de afgifte ter post van de aangetekende brief waarbij de Administratie wordt aangemaand een beschikking te nemen. Artikel 215 (nieuw) van de AWDA, dat behoort tot het hoofdstuk XXIII (recht van administratief beroep) verplicht de directeur-generaal om een ontvangstbewijs uit te reiken met daarop de datum van ontvangst van het verzoekschrift. Deze datum is belangrijk; hij is immers bepalend voor de vervaltermijn waarbinnen de rechtsvordering vervolgens moet worden ingesteld. Als de belastingplichtige in zijn verzoek vraagt om gehoord te worden, moet hij uitgenodigd worden binnen een termijn van 30 dagen (art. 217 AWDA). Tot aan de beslissing van de directeur-generaal mag de belastingplichtige nieuwe middelen aanwenden.

Een directeur-generaal die niet binnen een redelijke termijn beschikt, schendt niet alleen de beginselen van behoorlijk bestuur – die in fiscalibus sinds het cassatiearrest van 27 maart 1992 onvoorwaardelijk van toepassing zijn en die uitdrukkelijk bevestigd werden door de Minister van Financiën in een nieuwe circulaire m.b.t. de beginselen van behoorlijk bestuur * – maar kan ook buitenspel worden gezet door een rechtsvordering die men kan instellen ten vroegste 6 maanden nadat bij de directeur-generaal beroep werd ingesteld (eventueel te verlengen met 3 maanden als de betwiste vordering van ambtswege door de Administratie is gevestigd). Het formeel bezwaar, zoals geregeld bij de Wet van 30 juni 2000, heeft het informeel administratief bezwaar/beroep niet opgeheven. Bij een geschil met verifiërende ambtenaren nopens het toe te passen tarief inzake de douanewaarde, etc. kan men nog steeds de zaak aanhangig maken bij de gewestelijk directeur of direct bij het hoofdbestuur. Pas als de gewestelijk directeur een beslissing neemt, loopt de termijn van formeel administratief bezwaar. Wij zijn van oordeel dat zelfs indien de centrale Administratie een beslissing neemt (zelfs indien dit gebeurt door een ambtenaar die de graad van directeur heeft), men hiertegen slechts formeel bezwaar kan aantekenen als deze beslissing al dan niet gewijzigd wordt overgenomen door een gewestelijk directeur. In België is er een gewestelijk directeur in Gent voor Oost- en West-Vlaanderen, in Antwerpen voor een deel van de provincie Antwerpen, in Hasselt voor de provincie Limburg met het arrondissement Turnhout, in Brussel voor Brabant, in Bergen voor Henegouwen en Namen en in Luik voor de provincies Luik en Luxemburg.

c. Vordering in rechte Ingevolge de Wet van 23 maart 1999 betreffende de rechterlijke inrichting in fiscale zaken (B.S., 27 maart 1999) moeten alle fiscale vorderingen gebracht worden voor de fiscale rechtbanken die in de hoofdstad van iedere

Krachtens de Wet op de openbaarheid van bestuur (11 april 1994, B.S., 30 juni 1994) heeft de belastingplichtige recht op inzage van de administratieve dossierstukken. De directeur-generaal of de daartoe gemachtigde ambtenaar moet zijn beschikking behoorlijk motiveren. Doet hij dit niet, dan schendt hij de Wet van 29 juli 1991 -

* Circulaire van 18 september 2000 (Ci.RH 863/530.827) : de directeursbeslissing moet niet enkel in feite en in rechte gemotiveerd zijn, maar de motivatie moet bovendien voldoende adequaat en draagkrachtig zijn in de zin van de Wet-Motivering Bestuurshandelingen van 29 juli 1991.

13

ACCOUNTANCY

& TAX

fiscaliteit provincie zijn ingesteld : Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Luik, Aarlen, Namen, Nijvel, Leuven, Brussel (voor het Hoofdstedelijk Gewest) en Eupen (voor de duitstalige procedures. Zoals gezegd, zijn de fiscale rechtbanken een onderdeel van de rechtbanken van eerste aanleg. Tegen een vonnis van de rechtbank van eerste aanleg in fiscalibus is steeds hoger beroep mogelijk bij het Hof van Beroep. De bevoegde fiscale rechtbank is deze in wiens rechtsgebied het kantoor gelegen is waar de belasting is of moet worden geïnd of indien de vordering niet slaat op de inning van rechten, in wiens gebied de belastingdienst is gevestigd die de bestreden beschikking heeft getroffen.

A. Als de belastingplichtige eiser is, moet hij zijn vordering aanhangig maken bij verzoekschrift op tegenspraak, waarbij, op straffe van nietigheid, een exemplaar van de bestreden beslissing gevoegd wordt. De volgende situaties zijn denkbaar: • als er nog niet is beschikt op administratief beroep, dan moet in de plaats van de niet-bestaande beslis-

sing, een afschrift van het administratief beroep en van de ontvangstmelding van dit beroep worden bijgevoegd (eveneens op straffe van nietigheid); • als er (nog) niet is beschikt, dan kan de belastingplichtige zijn vordering slechts inleiden vanaf de eerste dag van de zevende maand volgend op de datum van ontvangst van het administratief beroep (termijn die verlengd wordt met drie maanden als de Administratie de vordering vestigde van ambtswege); • als er uitspraak is gedaan op het ingesteld administratief beroep, dan moet de belastingplichtige, op straffe van verval uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de kennisgeving van de beslissing op het administratief verhaal, het verzoekschrift hebben neergelegd bij de griffie van de fiscale rechtbank (met afschrift van de beschikking). In dit verband verwijzen we naar de gewijzigde artikelen van het Gerechtelijk Wetboek – 632, en de nieuw ingevoegde artikelen 1385decies en 1385undecies.

B. Als de Administratie eiseres is, kan zij 3 zaken doen: • ofwel een dwangbevel uitsturen 4 4➊ • ofwel rechtstreeks dagvaarden voor de burgerlijke (fiscale) rechtbank4 4❷ • ofwel dagvaarden voor de correctionele rechtbank. 4

4❸

➊ De Administratie beschikt, net als vroeger, over de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen als zij kiest voor de weg van dadelijke uitwinning (art. 314 AWDA, zoals gewijzigd in zijn paragrafen 3 en 4 door de Wet van 30 juni 2000 tot wijziging van de AWDA).

O.i. kan er geen dwangbevel noch andere uitvoering worden opgestart zolang de administratieve formele procedure en de gerechtelijke procedure lopen. Wij raden de belastingplichtige evenwel aan om het verzoekschrift neer te leggen van zodra hem een dwangbevel betekend wordt, zo mogelijk binnen de (oude) termijn van 10 dagen.

De dadelijke uitwinning geschiedt door middel van een dwangbevel, gegeven door de ontvanger en uitvoerbaar verklaard door de gewestelijk directeur van de woonplaats van de schuldenaar of diens borg en moet door de Administratie ter kennis gebracht worden van de belastingplichtige.

Beroep tegen het vonnis van de fiscale rechtbank, gewezen op verzet tegen een dwangbevel, geschiedt binnen de maand vanaf de betekening van het verzetsvonnis.

Van zodra het dwangbevel betekend is (dit kan met een aangetekende brief of met deurwaardersexploot) kan de dadelijke uitwinning alleen worden opgeschort door een vordering in rechte (gewijzigd art. 314, § 3 AWDA).

Vroeger (tot vóór 12 augustus 2000) was de belastingplichtige verplicht om vooraf de som, waartoe hij veroordeeld was, te consigneren. De oude paragraaf 4 van artikel 314 AWDA luidde: "geen rechtsmiddel tegen het vonnis dat over het verzet uitspraak doet, ontvankelijk is als het bedrag van de veroordeling niet vooraf in bewaring is gegeven."

De vroegere tekst luidde als volgt:

Deze consignatieverplichting werd in de nieuwe § 4 versoepeld.

"Als van het dwangbevel eenmaal kennis is gegeven kan de dadelijke uitwinning alleen worden opgeschort door verzet van de partij, betekend aan de vervolgende ontvanger. Het verzet moet met redenen zijn omkleed en tevens voor de ontvanger dagvaarding bevatten om binnen de 10 dagen na het verzet voor de rechter te verschijnen, overeenkomstig de regels door het Gerechtelijk Wetboek voorgeschreven inzake bevoegdheid en rechtspleging."

Zo is de ontvanger vrij al dan niet een consignatie te vragen. Als hij dat doet, dan moet hij in een aangetekende brief daartoe een verzoek richten aan de belastingplichtige. Rekeninghoudend met de financiële toestand van de schuldenaar, kan hij zijn verzoek beperken tot een gedeelte van de verschuldigde bedragen.

In de nieuwe regeling moet de belastingplichtige o.i. zijn vordering in rechte instellen door een verzoekschrift dat binnen de 3 maanden vanaf de datum van betekening/kennisgeving moet worden neergelegd op de griffie van de fiscale rechtbank, samen met een afschrift van het dwangbevel (op straffe van nietigheid).

14

ACCOUNTANCY

& TAX

De belastingplichtige die het voorwerp is van een dergelijk verzoek, heeft het recht de consignatie te vervangen door een zakelijke of persoonlijke zekerheid. De Administratie der douane en accijnzen moet deze zakelijke of persoonlijke zekerheid dan wel nog aanvaarden; wij menen evenwel dat ze de aangeboden zekerheid niet willekeurig kan weigeren. Dergelijke consignatie of zekerheid moet worden gesteld binnen de twee maanden vanaf de kennisgeving van het verzoek.

fiscaliteit Het Hof van Beroep, gevat door de belastingplichtige, moet in geval van niet-betaling van de consignatiesom/het niet stellen van de gevraagde zekerheid, binnen de drie maanden vanaf het verstrijken van de termijn waarbinnen er moest geconsigneerd worden/ zekerheid moest gesteld worden, de vordering niet-ontvankelijk verklaren. Dit is niet het geval wanneer de belastingplichtige binnen de twee maanden vanaf het verstrijken van genoemde termijn een behoorlijk gemotiveerd verzoekschrift indient bij het Hof en een arrest bekomt binnen de drie maanden waarbij het verzoek tot consignatie/zekerheid ongegrond werd verklaard. Vraag is wanneer de hierboven gestelde termijn van drie maanden begint te lopen en welke de sanctie is als er geen arrest volgt binnen de drie maanden. Het is duidelijk dat een verzoek tot ontheffing van de consignatie/zekerheidsverplichting zal moeten gemotiveerd worden door financiële redenen en/of redenen die doen blijken dat de onderneming, als zij dergelijke consignatie/zekerheid moet stellen, in gevaar kan komen (cf. art. 243 e.v. van het Communautair Douanewetboek). Een consignatie/zekerheid kan slechts gevraagd worden als het vonnis de door de schuldenaar ingestelde eis heeft verworpen. De gevorderde bedragen moeten in consignatie worden gegeven/de zekerheid moet gesteld worden binnen de 2 maanden vanaf de kennisgeving. De Wet van 30 juni 2000 heeft als het ware geruisloos de paragrafen 4 en 5 van artikel 313 van de AWDA opgeheven. Een en ander is niet zonder belang. Het vroegere artikel 313 bepaalde in zijn vierde paragraaf: "het voorrecht en de wettelijke hypotheek (dat de Administratie nog steeds heeft krachtens art. 313 § 1,2 en 3) gaan in met de dag dat de schuld is aangegaan en eindigen drie jaar nadat dezelfde invorderbaar is geworden." en in zijn vijfde paragraaf: "het recht van dadelijke uitwinning strekt zich uit tot de borgen der belastingschuldige en eindigt, zo ten aanzien van de enen als van de anderen, drie jaar nadat de schuld invorderbaar is geworden. Na die tijd behoudt de ontvanger echter, namens de administratie, de gewone personele actie tegen de debiteur, behalve in die gevallen, in welke een kortere termijn van verjaring is bepaald." Wat de concrete gevolgen van deze afschaffing zullen zijn, is nog niet duidelijk. O.i. speelt de afschaffing ervan in het nadeel van de belastingplichtige, die vroeger de “klem” van drie jaar kon gebruiken. Verder menen wij dat het genomen voorrecht en de gevestigde wettelijke hypotheek geldig blijven, zelfs na verloop van de vroegere termijn van 3 jaar. Ook de borgen kunnen langer dan drie jaar gehouden zijn. Ter zake blijven natuurlijk de verjaringsregels in burgerlijke zaken van toepassing.

entrepot zijn. Dit zeer ruime voorrecht werd onlangs nog bevestigd in een arrest van het Hof van Beroep te Gent. Ook op de goederen van "onschuldige" eigenaars kan de Administratie uitvoeren. De wettelijke hypotheek zal kosteloos worden ingeschreven door de bewaarders van de hypotheken met inachtneming van de formaliteiten opgesomd door artikel 89 van de Wet van 16 december 1851. Voorrecht en hypotheek kunnen slechts omzeild worden door een borgtocht in geld, in onroerende goederen of een inschrijving in het "groot boek". ❷ Rechtstreekse dagvaarding door de Administratie der douane en accijnzen voor de fiscale rechtbank De douane is o.i. niet verplicht om een dwangbevel uit te sturen: zij zou nog steeds te allen tijde een dagvaarding kunnen uitsturen voor de fiscale rechtbank (als men nog niet in het keurslijf zit van het formele administratieve verhaal). Artikel 1385undecies van het Gerechtelijk Wetboek zegt enkel dat als de belastingplichtige vooraf niet zijn administratief beroep heeft uitgeput, diens vordering tegen de belastingadministratie niet toegelaten is. Dit artikel spreekt niet over de vordering van de Administratie. Uit het tweede en derde lid van artikel 1385undecies zou men kunnen afleiden dat de Administratie haar dagvaarding zou kunnen inleiden ten vroegste 6 maanden (eventueel te vermeerderen met 3 maanden) vanaf de datum van ontvangst van het administratief beroep, zo over dit beroep geen uitspraak is gedaan. In geval van rechtstreekse dagvaarding bestaat er geen consignatieverplichting/verplichting tot zekerheidstelling als de belastingplichtige tegen dit vonnis hoger beroep aantekent en hij veroordeeld is tot het betalen van rechten of accijnzen. Zowel in het geval van een rechtstreekse dagvaarding als in het geval van een verzoekschrift kan de belastingplichtige, bij conclusie, de rechter vragen om zijn accountant, erkend boekhouder of bedrijfsrevisor te horen. Dit "horen" kan zowel schriftelijk als mondeling zijn. De rechter is niet verplicht op de vraag in te gaan. Het "horen" heeft alleen betrekking op feitelijke elementen of op rechtsvragen in verband met de toepassing van het boekhoudrecht. Niet elke accountant, erkend boekhouder of bedrijfsrevisor moet gehoord worden: enkel de persoon die zich gewoonlijk bezighoudt met de boekhouding of die heeft meegewerkt aan het opstellen van de belastingsaangifte of die de belastingplichtige heeft bijgestaan in de administratieve bezwaarprocedure.

Het voorrecht van de Administratie dat bepaald is in artikel 313, is zeer ruim en slaat bv. ook op alle werktuigen en gereedschappen die in "de fabrieken en trafieken van de belastingschuldige gevonden worden" zonder onderscheid aan wie zij in eigendom toebehoren.

Voorziening in cassatie is mogelijk tegen een arrest van het Hof van Beroep, rechtsprekend in burgerlijke zaken en moet gebeuren door een advocaat binnen de drie maanden vanaf de betekening door de gerechtsdeurwaarder van het arrest van het Hof van Beroep. Het moet binnen deze termijn samen met het exploot van betekening aan de tegenpartij ter griffie van het Hof van Cassatie worden neergelegd.

Verder is de Administratie boven alle andere crediteuren bevoorrecht op de goederen die ten name van de debiteur in

Cassatieberoep schort de uitvoering van het arrest van het Hof van Beroep niet op.

15

ACCOUNTANCY

& TAX

fiscaliteit ❸ Dagvaarding voor de correctionele rechtbank Van zodra de Administratie van plan is om naast de rechten en accijnzen ook boeten en andere straffen te vragen, kan zij sowieso (zonder gebonden te zijn aan termijnen andere dan de verjaringstermijnen) naar de strafrechter stappen en de betrokkenen dagvaarden voor de correctionele rechtbank. De Administratie der douane en accijnzen kan alle feiten ter kennis brengen van de Procureur des Konings. Zij behoeft daartoe geen machtiging van de bevoegde gewestelijk directeur. Andere fiscale administraties hebben deze machtiging wél nodig (art. 10 van de Wet van 23 maart 1999 betreffende de rechterlijke inrichting in fiscale zaken, dat art. 29, 2de lid van het Wetboek van Strafvordering in die zin gewijzigd heeft). Wij menen dat de belastingplichtige ook in het kader van een strafrechtelijke procedure de rechter kan vragen om de door hem "gekozen" accountant, erkend boekhouder of bedrijfsrevisor te horen, hetzij op conclusies en schriftelijke nota’s, hetzij mondeling. Deze mogelijkheid staat niet uitdrukkelijk ingeschreven in de Wet van 23 maart 1999 maar anders oordelen zou o.i. de principes van gelijkheid schenden die neergelegd zijn in de artikelen 10 en 11 van de Grondwet. Iedere schending van deze principes impliceert het risico van een veroordelend arrest van het Arbitragehof.

3.

INWERKINGTREDING

A.

Het Communautair Douanewetboek is in werking getreden sinds 1 januari 1994.

B. De Wet op het administratief verhaal is in werking getreden op 12 augustus 2000 voor de gevallen van inning van douanerechten en accijnzen waarvan de douaneschuld is ontstaan vanaf 12 augustus 2000 en voor de gevallen waarin een douanebeschikking is genomen vanaf 12 augustus 2000. De gewijzigde procedureregels in geval van dadelijke uitwinning (art. 313 en 314 AWDA) zijn eveneens onmiddellijk van toepassing op procedures die hangend zijn/aanhangig worden gemaakt vanaf 12 augustus 2000.

C. De Wet van 30 juni 2000 heeft het volledige Hoofdstuk XXIII van de AWDA (art. 212 tot 219) vervangen. Het oud Hoofdstuk XXIII droeg als titel: "Geschillen

16

ACCOUNTANCY

& TAX

Enkel feiten of rechtsvragen in verband met de toepassing van het boekhoudrecht kunnen aan bod komen. In strafprocedures is er geen sprake van het stellen van consignatie/zekerheid in geval men zich in hoger beroep voorziet. Integendeel, door het instellen van hoger beroep en ook het cassatieberoep wordt de beslissing die voordien genomen is, tenietgedaan. Strafprocedures bieden het voordeel dat de belastingplichtige nooit kan veroordeeld worden tot het uitvoeren van een vonnis of arrest waartegen respectievelijk beroep of cassatieberoep werd ingesteld. Een tussengekomen en uitgevoerde transactie annuleert een eerder geveld vonnis of arrest in strafzaken en verhindert de verdere behandeling van het hangend verhaal (beroep/cassatieberoep). Zowel hoger beroep als cassatieberoep moeten aangetekend worden binnen de 15 dagen na de tegensprekelijke uitspraak. In geval van veroordeling bij verstek, loopt deze termijn slechts vanaf het ogenblik van de persoonlijke betekening van de verstekuitspraak aan de belanghebbende. Hoger beroep wordt aangetekend op de griffie van de correctionele rechtbank en cassatieberoep op de griffie van het Hof van Beroep.

betreffende de waarde van de goederen". De afschaffing hiervan betekent dat de zeer korte procedure waarin destijds voorzien was in geval men niet akkoord ging met de door de verificateur vastgestelde douanewaarde op het ogenblik van de invoer, niet meer bestaat. Indien de afschaffing betekent dat de aangever/andere douaneschuldenaar in afwachting van een beslissing hetzij op informeel, hetzij op formeel administratief verhaal, hetzij van de rechtbank, de volgens de douane ontstane douaneschuld niet moet betalen c.q. niet moet borgen, dan hoeft deze afschaffing geen nadeel te betekenen voor de persoon in kwestie. Maar of dit in werkelijkheid ook zo is, kan lang niet met zekerheid bevestigd worden. In dit verband wensen wij nog de volgende bedenking mee te geven. Het oud artikel 217 verplichtte de aangever te borgen als hij het resultaat van de verificatie betwistte en in hoger beroep ging. Nu artikel 217 is weggevallen, zou men a contrario (niet zonder succes) kunnen verdedigen dat deze verplichting niet meer bestaat.

vennootschapsrecht NORMEN inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap Hierna vindt u de nieuwe normen zoals goedgekeurd door de Raad van het IAB op 5 juni 2000. Heel algemeen kan gesteld worden dat het nieuwe Wetboek van Vennootschappen deze materie sterk heeft beïnvloed. Het is niet de bedoeling de concrete wijzigingen die de normen hebben ondergaan, hier in extenso te becommentariëren, - dat zal gebeuren in een volgend nummer van Accountancy & Tax. Het meest fundamentele verschil met de vroegere normen stippen we nu evenwel al aan. Het betreft de herformulering van de opdracht van de beroepsbeoefenaar bij omzetting van een vennootschap, zoals die voorvloeit uit het artikel 777 van het nieuwe Wetboek van Vennootschappen. Voortaan zal de commissaris-revisor, de bedrijfsrevisor of de externe accountant moeten aangeven of er “enige overwaardering van het nettoactief heeft plaats gehad”. Het oude artikel 167 van de Vennootschappenwet daarentegen vereiste van de beroepsbeoefenaar een verklaring dat "de toestand van de vennootschap op volledige, getrouwe en juiste wijze" was weergegeven. De nieuwe normen treden, net als het Wetboek van Vennootschappen, in werking op 6 februari 2001. Tot zolang blijven de normen, goedgekeurd door de Raad van het IAB op 7 juni 1999 (zie De Belgische Accountant & Belastingconsulent, okt.-nov.-dec. 1999, 17 e.v.) van toepassing.

Hoofdstuk 1: Inleiding 1.1. Begripsbepalingen ➦ De boekhoudreglementering 8 Inzake het voeren van de boekhouding : • de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen (Boekhoudwet) en haar uitvoeringsbesluiten van 12 september 1983; • het Wetboek van Vennootschappen 8 Inzake het opstellen van de jaarrekening : • het Wetboek van Vennootschappen (artikel 92) en uitvoeringsbesluit. • De betrokken vennootschap kan ook onderworpen zijn aan de toepassing van een specifieke boekhoudreglementering.

➦ De beroepsbeoefenaar Onder de beroepsbeoefenaar wordt in deze normen verstaan, de bedrijfsrevisor of de externe accountant.

1.2. Toepassingsgebied Deze normen zijn van toepassing op de opdracht door de beroepsbeoefenaar verricht in het kader van artikel 777 van het Wetboek van Vennootschappen (Wetboek Venn.). 1.2.1 ■ Deze normen zijn van toepassing op de omzetting van een vennootschap, opgericht in één van de rechtsvormen genoemd in artikel 2, § 2 Wetboek Venn., in een vennootschap met een andere rechtsvorm (artikel 774 Wetboek Venn.).

17

ACCOUNTANCY

& TAX

vennootschapsrecht 1.2.2 ■ Deze normen zijn niet van toepassing op : • de omzetting van een coöperatieve vennootschap met onbeperkte naar beperkte aansprakelijkheid (art. 436 Wetboek Venn.); 1 • de omzetting van een onderlinge verzekeringsvereniging in een vennootschap met handelsvorm (Hfdst. V quinquies van de Wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen); • De omzetting van een vereniging zonder winstoogmerk in een vennootschap met sociaal oogmerk (art. 26ter van de Wet van 27 juni 1921 waarbij aan de verenigingen zonder winstgevend doel en aan de instellingen van openbaar nut rechtspersoonlijkheid wordt verleend); • De wijziging van rechtsvorm van een landbouwvennootschap, een economisch samenwerkingsverband, een Europees economisch samenwerkingsverband, in een vennootschap of vereniging met een andere rechtsvorm (art. 774 Wetboek Venn.). 1.2.3 ■ Is geen wijziging van rechtsvorm, de wijziging van een handelsvennootschap naar een burgerlijke vennootschap die dezelfde vorm van handelsvennootschap aanneemt en omgekeerd, en het aannemen of opgeven van een sociaal oogmerk door een vennootschap.

1.3. Boekhoudkundige aspecten De staat van activa en passiva is de staat die bestaat uit de balans of een gelijkaardige tussentijdse situatie en in beide gevallen een verklarende bijlage, die onder meer een samenvatting van rechten en verplichtingen kan bevatten. De staat van activa en passiva moet zonder toevoeging noch weglating voortvloeien uit de balans van de rekeningen. De staat van activa en passiva moet worden afgesloten op een datum die niet meer dan drie maanden teruggaat voor de datum van de algemene vergadering, bijeengeroepen om zich uit te spreken over de omzetting van de vennootschap. 1.3.1 ■ Onder een gelijkaardige tussentijdse situatie wordt verstaan, een staat van activa en passiva, opgesteld volgens de principes en omvattende tenminste de rubrieken zoals weergegeven in de boekhoudreglementering inzake het opstellen van de jaarrekening. De staat van activa en passiva moet zonder toevoeging, noch weglating voortvloeien uit de balans van de rekeningen. De tussentijdse staat moet worden opgemaakt, rekening houdend met de waardecorrecties, de pro rata van de kosten (met inbegrip van de vergoeding van de bedrijfsleiders,

1 In toepassing van artikel 436 § 2 Wetboek Venn. dient de beroepsbeoefenaar in zijn verslag over de staat te vermelden of daarin de toestand van de vennootschap op volledige, getrouwe en juiste wijze is weergegeven. De vroegere normen inzake de controle van de toestand van een vennootschap ter gelegenheid van het aannemen van een andere rechtsvorm, goedgekeurd door de Raad op 7 juni 1999, blijven op deze opdracht toepasselijk.

18

ACCOUNTANCY

& TAX

de afschrijving, de voorraadwijzigingen, de te betalen vakantiegelden, eindejaarspremies en andere premies, de belastingen, enz.) overeenkomstig de waarderingsregels. 1.3.2 ■ Het netto-actief omvat het kapitaal, de uitgiftepremies, de herwaarderingsmeerwaarden, de reserves, de overgedragen winst of het overgedragen verlies en de kapitaalsubsidies. Onder het kapitaal moet worden begrepen, de som van het gestorte kapitaal en van het opgevraagde, niet gestorte gedeelte van het geplaatste kapitaal. Het maatschappelijk kapitaal dat in aanmerking moet genomen worden voor de vergelijking met NV’s, BVBA’s, en CVA’s is het kapitaal, zoals dit bepaald wordt in de statuten van de vennootschap op de datum van het opstellen van de staat van activa en passiva; de uitgiftepremies en andere bestanddelen van het eigen vermogen komen niet in aanmerking. Wat de vennootschappen onder firma betreft, dient verwezen te worden naar het kapitaal dat in de statuten van de vennootschap zal zijn vastgesteld na de omzetting (artikel 776, 3de lid Wetboek Venn.). Voor het kapitaal van coöperatieve vennootschappen (bestaande uit het vaste en veranderlijke gedeelte), zal de beroepsbeoefenaar het register van de coöperanten op de datum van het afsluiten van de staat van activa en passiva raadplegen. Het bedrag van de winst over het lopende boekjaar kan niet in aanmerking komen voor een eventuele kapitaalverhoging, tenzij de hierna vermelde procedure (4.2.4.) wordt toegepast. Het resultaat van het lopende boekjaar tot op de datum van de afsluiting van de staat van activa en passiva zal vermeld worden onder een afzonderlijke rubriek van het overgedragen resultaat in het eigen vermogen. Er kan in herinnering worden gebracht dat op gerealiseerde, fiscaal tijdelijk vrijgestelde meerwaarden en op kapitaalsubsidies uitgestelde belastingen worden berekend. 1.3.3 ■ De termijn van drie maanden moet worden gerekend vanaf de datum van de staat van activa en passiva tot op de datum van de algemene vergadering die zich uitspreekt over de omzetting. Wanneer het vennootschapsrecht in de mogelijkheid voorziet om een tweede algemene vergadering bijeen te roepen (artikel 781, § 3 Wetboek Venn. betreffende de commanditaire vennootschappen op aandelen), wordt de termijn van drie maanden hierdoor niet gewijzigd; dit betekent dat deze termijn wordt berekend enkel ten aanzien van de eerste algemene vergadering. 1.3.4 ■ In de NV, BVBA, CV en Comm.V.A. moet de beroepsbeoefenaar zijn verslag overmaken aan de vennootschap, ten minste 15 dagen voor de algemene vergadering die moet beslissen over de omzetting. Als de beroepsbeoefenaar de documenten niet tijdig heeft ontvangen, en hij niet in de mogelijkheid is om deze wettelijke termijn te eerbiedigen, zal hij dat verantwoorden in zijn verslag aan de algemene vergadering, met melding, in voorkomend geval, van de wijze waarop zijn controles daardoor zijn beïnvloed.

vennootschapsrecht 1.4. Voorwerp van de opdracht De opdracht van de beroepsbeoefenaar bestaat erin de staat van activa en passiva opgesteld door het bestuur na te gaan en verslag uit te brengen over deze staat, en inzonderheid te vermelden of er enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. De procedure beoogt dat de vennoten zich met kennis van zaken kunnen uitspreken over de omzetting van de vennootschap en beoogt in het belang van derden de bescherming van het kapitaal. 1.4.1 ■ Het verslag over de staat van activa en passiva moet worden opgesteld door de commissaris-revisor van de vennootschap indien er een is. In de vennootschappen waar geen commissaris is benoemd, wordt het verslag opgesteld door een beroepsbeoefenaar die daartoe speciaal wordt aangesteld door het bestuur. 1.4.2 ■ De opdracht van de beroepsbeoefenaar beoogt na te gaan of: a) het netto-actief van de vennootschap na omzetting hoger is dan het minimum maatschappelijk kapitaal voorgeschreven door het Wetboek van Vennootschappen; b) er enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. Dit doel is te onderscheiden van wat wordt beoogd door de controle van de jaarrekening, die een financiële staat is die aan de vennoten en derden periodiek informatie verschaft over het vermogen, de financiële positie en het resultaat van de onderneming. 1.4.3 ■ De beroepsbeoefenaar zal zijn werkzaamheden aanpassen aan het specifieke doel van zijn opdracht, met name het opsporen van elke overwaardering van het netto-actief. Dienovereenkomstig zal het werkprogramma gericht zijn op de opsporing van eventuele overwaarderingen van rubrieken van het actief, evenals op de onderwaardering van de voorzieningen voor risico’s en kosten en de schulden. Hij moet niet alle aspecten in acht nemen die nodig zijn in het kader van de certifiëring van het getrouw beeld van de jaarrekening (structuur van het resultaat, financiële situatie, enz.) Het materialiteitsprincipe is van toepassing bij het verrichten van de verificaties en eventuele aanpassingen aan de rubrieken van het actief, de voorzieningen en de schulden. Voor wat betreft het besluit met betrekking tot het netto-actief daarentegen, dient elke overwaardering, ongeacht het belang ervan, te worden vermeld. 1.4.4 ■ De doelstelling van deze opdracht kadert in het toepassingsgebied van het artikel 16 van de Wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van ondernemingen (voorheen artikel 17). Deze bepaling is van toepassing, met dien verstande dat de normale controlewerkzaamheden minder uitgebreid zijn dan deze die vereist zijn voor de certificering van de jaarrekening. De beroepsbeoefenaar die het bestaan vaststelt van een inbreuk op de bepalingen van de Boekhoudwet, is ertoe

gehouden om hiervan melding te maken in zijn verslag, behoudens wanneer die inbreuk het voorwerp zou uitmaken van een gepaste correctie.

1.5. Deontologische aspecten 1.5.1 ■ Het verdient aanbeveling een opdrachtovereenkomst te laten ondertekenen en daarin de volgende vermeldingen op te nemen : ✓ een omschrijving van de opdracht; ✓ dat er geen beroepsbeoefenaar belast werd met dezelfde opdracht in de voorafgaande twaalf maanden ; ✓ de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan voor het opstellen van een staat van activa en passiva die beantwoordt aan de wettelijke bepalingen en voor de eventuele verklarende bijlage; ✓ de verantwoordelijkheid van het bestuur voor het te gepasten tijde ter beschikking stellen van alle nodige documenten en gegevens, inbegrepen het verslag van het bestuur; ✓ de termijn voor de afgifte van het verslag; ✓ de berekeningswijze en de betalingsvoorwaarden van de honoraria. 1.5.2 ■ Indien de partijen in verband met deze opdracht reeds voorafgaandelijk een externe accountant of bedrijfsrevisor hebben geraadpleegd, zal de beroepsbeoefenaar, overeenkomstig de algemene deontologische principes, met hem contact moeten opnemen, teneinde : • de informatie te bekomen, uiteraard met inachtname van het beroepsgeheim, omtrent de omstandigheden die de cliënt ertoe zouden kunnen aangezet hebben om een andere beroepsbeoefenaar te raadplegen; • zich te vergewissen van de betaling van de verschuldigde en niet-betwiste honoraria. 1.5.3 ■ De beroepsbeoefenaar voert de hem toevertrouwde opdracht uit in volledige onafhankelijkheid, overeenkomstig de algemene deontologische principes.2 In de vennootschappen zonder commissaris mag de beroepsbeoefenaar niet de gewoonlijke raadgever zijn van de vennootschap waarvoor het verslag moet worden opgesteld. De beroepsbeoefenaar mag geen geregelde opdrachten, andere dan controleopdrachten, hebben uitgevoerd in de vennootschap tijdens de twee voorgaande jaren. Hij mag geen geregelde opdrachten, andere dan controleopdrachten, uitvoeren in de vennootschap tijdens de twee daarop volgende jaren. 1.5.4 ■ De commissaris-revisor zal de algemene vergadering bijwonen die te beraadslagen heeft op grond van een verslag door hem opgemaakt, tenzij hij om een wettige reden verhinderd zou zijn (art. 272/274, 412, 538/540 Wetboek Venn.).

2 Er dient rekening te worden gehouden met de deontologische aanbeveling van 29 september 1997 inzake de relaties tussen de leden van het IBR en het IAB in het kader van de beroepsuitoefening, IAB-Jaarverslag 1997, p. 45.

19

ACCOUNTANCY

& TAX

vennootschapsrecht Op uitdrukkelijke vraag van het bestuur en met de toelating van de algemene vergadering, zal de beroepsbeoefenaar, die geen commissaris-revisor is, de beraadslagingen van de algemene vergadering bijwonen.

Hoofdstuk 2 : Verificatiewerkzaamheden 2.1 ■ De beroepsbeoefenaar voert zijn opdracht uit volgens een gepast werkprogramma. Zijn verschillende werkzaamheden en het bewijskrachtig materiaal ter ondersteuning ervan worden opgenomen in een werkdossier. 2.1.1 ■ Het werkprogramma met betrekking tot de verificatie van de staat van activa en passiva opgesteld bij de omzetting van de vennootschap omvat in principe de volgende stappen : ✓ de identificatie van de voorgenomen verrichting; ✓ de beoordeling van de administratieve en boekhoudkundige organisatie en de bijzondere risico’s waaraan zij is blootgesteld; ✓ verificatie van de staat van activa en passiva; ✓ het nazicht van de naleving van de wettelijke en statutaire bepalingen in verband met de voorgenomen verrichting; ✓ het nazicht van het bijzonder verslag van het bestuursorgaan; ✓ de opstelling van het verslag. 2.1.2 ■ Bij de uitvoering van zijn opdracht brengt de beroepsbeoefenaar alle stukken en gegevens samen, die kunnen dienen om de verificaties die hij heeft verricht te verantwoorden. Deze stukken zullen worden bewaard gedurende minstens vijf jaar na de algemene vergadering die heeft beslist tot de wijziging van de rechtsvorm van de vennootschap. 2.1.3 ■ Het dossier moet minstens de volgende gegevens bevatten : ✓ een stuk dat de toekenning van de opdracht bevestigt; ✓ een memorandum dat de vaststellingen met betrekking tot de administratieve en boekhoudkundige organisatie samenvat; ✓ de laatste jaarrekening en de staat van activa en passiva waarover de beroepsbeoefenaar verslag uitbrengt; ✓ het verificatieprogramma bedoeld hierboven in §2.1.1.; ✓ het bewijskrachtig materiaal dat de rubrieken van de staat van activa en passiva valideert; ✓ het bijzonder verslag van het bestuursorgaan met betrekking tot de omzetting. 2.1.4 ■ De beroepsbeoefenaar zal contact opnemen met de notaris die zal optreden, teneinde de ontwerpakte inzake de omzetting, alsook het ontwerp van nieuwe statuten te bekomen.

20

ACCOUNTANCY

& TAX

2.2 ■ Wanneer hij de verificatie doet van de staat van activa en passiva van de vennootschap bij het aannemen door deze van een andere rechtsvorm, identificeert de beroepsbeoefenaar in de eerste fase van zijn werkzaamheden de voorgenomen verrichting. 2.2.1 ■ De beroepsbeoefenaar verzamelt eerst alle nodige informatie met betrekking tot de vennootschap, haar waarderingsregels, de structuur van haar kapitaal, de vennoten en de belangrijkste risico’s eigen aan de onderneming of aan haar activiteit die van aard zijn de staat van activa en passiva op betekenisvolle wijze te beïnvloeden. 2.2.2 ■ De beroepsbeoefenaar bestudeert de modaliteiten voorzien voor het aannemen van een nieuwe juridische vorm en meer bepaald het bijzonder verslag van het bestuursorgaan dat de uiteenzetting bevat van het belang van de verrichting voor de vennootschap. De beroepsbeoefenaar moet een bijzondere aandacht besteden aan de motivatie van de partijen en de eventuele risico’s van een inbreuk op de gelijkheid van de vennoten ter gelegenheid van de verrichting van de omzetting. Als het verslag van het bestuursorgaan niet beschikbaar is op het ogenblik waarop de beroepsbeoefenaar zijn werkzaamheden begint, dan zal hij de leiding van de onderneming vragen stellen teneinde een duidelijk beeld te verkrijgen van het nagestreefde doel en de omstandigheden van de omzetting. 2.2.3 ■ Wanneer de beroepsbeoefenaar de voorgenomen verrichting identificeert, is het aangewezen dat hij aandacht besteedt aan de mogelijke toepassing van andere bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen (bijv. toepassing van de artikelen 332, 431 en 633 Wetboek Venn., kapitaalverhoging door inbreng in natura).

2.3 ■ In de tweede fase van zijn werkzaamheden voert de beroepsbeoefenaar een analyse uit van de administratieve organisatie, hoofdzakelijk met betrekking tot de maatregelen die de betrouwbaarheid verzekeren van de boekhouding. 2.3.1 ■ De beroepsbeoefenaar moet bestuderen in welke omstandigheden de boekhoudkundige informatie wordt opgesteld. Als hij de commissaris-revisor is van de vennootschap moet hij zich alleen vergewissen van de continuïteit van het systeem van interne controle. Zo niet, dan moet hij de nodige werkzaamheden verrichten om zich te vergewissen van het bestaan van interne procedures, aangepast aan de aard en de omvang van de onderneming, die hem de betrouwbaarheid van de gegevens garanderen. 2.3.2 ■ Als de beroepsbeoefenaar vaststelt dat de administratieve en boekhoudkundige organisatie aangepast is voor zijn verificatie van de staat van activa en passiva, dan kan hij zijn werkzaamheden gewoon verder zetten. Als hij ernstige leemten vaststelt in de administratieve organisatie, dan moet hij, in functie van deze leemten, de substantieve testen uitbreiden teneinde de saldi opgenomen in de boekhoudkundige staat te kunnen atteste-

vennootschapsrecht ren. Als de zwakten van de administratieve en boekhoudkundige organisatie de uitwerking van een aangepast programma voor substantieve testen van de boekhoudposten onmogelijk maken,dan zal hij in zijn verslag de conclusies daaruit trekken, overeenkomstig hetgeen vermeld is in hoofdstuk 3 van deze normen.

2.4 ■ In de derde fase van zijn opdracht zal de beroepsbeoefenaar het bewijskrachtig materiaal verzamelen dat hem toelaat de saldi te bekrachtigen van de rekeningen opgenomen in de staat van activa en passiva die bij het verslag van het bestuursorgaan is gevoegd. 2.4.1 ■ De verzameling van het bewijskrachtig materiaal wordt beperkt tot de doelstelling van de opdracht, zoals bepaald in de wet en gecommentarieerd in paragraaf 1.4. van deze normen. 2.4.2 ■ De beroepsbeoefenaar bepaalt de aard en de omvang van het bewijskrachtig materiaal, nodig om zich een oordeel te vormen in functie van : ✓ de specifieke risico’s verbonden aan de toestand van de onderneming; ✓ de besluiten van zijn beoordeling van de administratieve en boekhoudkundige organisatie; ✓ het algemeen materialiteitsbeginsel. Hij moet altijd in staat zijn om zijn beslissingen te motiveren. 2.4.3 ■ De beroepsbeoefenaar zal een dusdanig werkprogramma opstellen dat het risico op het formuleren van een foutief besluit met betrekking tot de boekhoudkundige staat wordt teruggebracht tot een aanvaardbaar niveau; bij het bepalen van de te verrichten verificaties zal hij rekening houden met het algemene materialiteitsprincipe. De toepassing van het algemeen materialiteitsprincipe moet aangepast zijn aan het doel van het opsporen van de overwaarderingen in de rubrieken van het actief en onderwaarderingen in de rubrieken van het passief, met uitzondering van eigen vermogen. Aldus kan de beroepsbeoefenaar zijn werkzaamheden beperken indien hij overeenkomstig punt 2.4.2. kan besluiten dat het risico op onjuistheden die leiden tot de overwaardering van het eigen vermogen van gering belang is. Indien de beroepsbeoefenaar redenen heeft om aan te nemen dat er zich wellicht enige overwaardering van het netto-actief heeft voorgedaan, dient hij in zodanige mate aanvullende of meer uitgebreide werkzaamheden te verrichten dat hij in staat is te concluderen of er al dan niet enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. 2.4.4 ■ De beroepsbeoefenaar besteedt aandacht aan de waarderingsmethoden en de eventuele wijzigingen ervan ter gelegenheid van de omzetting. 2.4.5 ■ Als de beroepsbeoefenaar het bestaan vaststelt van schuldvorderingen op vennoten, zal hij in het bijzonder de solvabiliteit van deze onderzoeken.

2.5 ■ De werkzaamheden van de beroepsbeoefenaar moeten voldoende zijn om hem toe te laten te besluiten dat de staat die de activa- en passivatoestand weergeeft, een redelijke basis vormt voor de berekening van het netto-actief. 2.5.1 ■ De staat van activa en passiva voorzien in artikel 776 Wetboek Venn. zal minstens bestaan uit een balans of een gelijkaardige tussentijdse toestand, opgemaakt volgens de beginselen hierboven uiteengezet in de paragraaf 1.3.1. en, in beide gevallen, een verklarende bijlage, die een samenvatting bevat van de rechten en verplichtingen. 2.5.2 ■ Als uit de verrichte verificaties blijkt dat correcties moeten worden aangebracht aan de voorgelegde staat van activa en passiva, dan zal de beroepsbeoefenaar nagaan of deze correcties inderdaad zijn geboekt, zodat de staat van activa en passiva zonder toevoeging, noch weglating voortvloeit uit de balans van de rekeningen. De beroepsbeoefenaar moet nagaan in welke mate rekening wordt gehouden met alle elementen die van aard zijn om het vermogen van de vennootschap negatief te beïnvloeden. Het maatschappelijk kapitaal vermeld in de boekhoudkundige staat moet het kapitaal zijn dat bestaat op de datum dat de boekhoudkundige staat wordt opgesteld. Een wijziging van het kapitaal die na die datum doorgevoerd zou worden, kan niet opgenomen worden in de staat. De beroepsbeoefenaar zal het voorstel tot wijziging van het kapitaal in zijn verslag vermelden, zonder dat deze vermelding zijn besluit mag beïnvloeden (zie ook 2.8.1.).

2.6 ■ De beroepsbeoefenaar berekent het netto-actief van de vennootschap met aandacht voor de naleving van de wettelijke en reglementaire bepalingen, in hoofdzaak met betrekking tot de samenstelling van het maatschappelijk kapitaal van de vennootschap. 2.6.1 ■ De beroepsbeoefenaar zal bijzonder voorzichtig zijn als blijkt dat het bedrag van het netto-actief het bedrag van het kapitaal benadert. Hij zal zijn aandacht moeten verscherpen en zijn controles moeten uitbreiden als het netto-actief lager is of slechts weinig hoger is dan het minimumkapitaal vereist voor de vorm van de vennootschap waarnaar wordt omgezet. Overeenkomstig artikel 785 Wetboek Venn. zijn ‘de vennoten onder firma, de beherende vennoten, de zaakvoerders of bestuurders van een vennootschap die wordt omgezet hoofdelijk gehouden tot betaling van het eventuele verschil tussen het netto-actief van de vennootschap na omzetting en het minimumkapitaal’. Wanneer een verplichting die niet in de balans voorkomt, op betekenisvolle wijze een invloed zou kunnen hebben op het bedrag van het netto-actief, dan zal de beroepsbeoefenaar oordelen of hij zijn besluit dient te vervolledigen in functie van het risico op verlies dat deze verplichting kan teweegbrengen. Dit is in het bijzonder van belang wanneer het bedrag van het minimumkapitaal niet meer zou gehaald worden.

21

ACCOUNTANCY

& TAX

vennootschapsrecht 2.7 ■ In de uitoefening van zijn opdracht moet de beroepsbeoefenaar aandacht besteden aan elke schending van de boekhoudwetgeving, van de vennootschapswetgeving of van de statuten die een invloed zouden kunnen hebben op de staat van activa en passiva en meer in het algemeen op de goede afloop van de verrichting van wijziging van de juridische vorm van de vennootschap.

ling van de staat van activa en passiva of het bedrag van het netto-actief, dan moet hij dat melden in zijn verslag.

2.7.1 ■ De beroepsbeoefenaar zal de formele regels voor het houden van de rekeningen nagaan, alsook de elementen met betrekking tot de externe informatie voor zover zij betrekking hebben op de wettelijke opdracht van de omzetting. Hij zal in het bijzonder nagaan of :

2.8.1 ■ De beroepsbeoefenaar zal aandachtig zijn voor de evolutie van het maatschappelijk kapitaal na de datum van de boekhoudstaat en tot de ondertekening van zijn verslag. In het bijzonder voor de coöperatieve vennootschappen, dient hij specifieke aandacht te besteden aan de evolutie van het veranderlijk gedeelte van het kapitaal; desgevallend zal de beroepsbeoefenaar melding maken van het risico van de wijziging van het veranderlijk gedeelte van het kapitaal ná de ondertekening van zijn verslag.

✓ de wettelijke boeken regelmatig worden gehouden; ✓ de waarderingsregels goedgekeurd zijn door het bestuursorgaan.

Hoofdstuk 3 : Het verslag

2.7.2 ■ Als de beroepsbeoefenaar kennis neemt van een feit of een beslissing die de schending zou kunnen uitmaken van een wettelijke of reglementaire bepaling, die een betekenisvolle invloed heeft op de rekeningen onderworpen aan zijn onderzoek, dan moet hij in de eerste plaats alle nodige informatie verzamelen over de draagwijdte van het feit of de betrokken beslissing en over het werkelijk onregelmatig karakter ervan. Hij zal zijn vaststellingen documenteren, contact opnemen met de beroepsbeoefenaar die de gewoonlijke raadgever 3 is van de onderneming en de kwestie bespreken met de leiding van de onderneming. Als de gevolgen van de onregelmatige toestand op de rekeningen, gelet op de omstandigheden, niet gecorrigeerd kunnen worden, dan zal de beroepsbeoefenaar kunnen kiezen voor één van de volgende gedragslijnen : ✓ ofwel de vastgestelde zaken schriftelijk meedelen aan het bestuursorgaan en weigeren zijn opdracht verder te zetten; ✓ ofwel de vastgestelde zaken schriftelijk meedelen aan het bestuursorgaan en een uitdrukkelijk voorbehoud maken in zijn verslag met betrekking tot de gevolgen van de onregelmatigheden op de staat van activa en passiva. 2.7.3 ■ De beroepsbeoefenaar onderzoekt de rechten verbonden aan de verschillende categorieën van aandelen, daarin begrepen de aandelen die het maatschappelijk kapitaal niet vertegenwoordigen. Als hij vaststelt dat de gelijkheid tussen de verschillende vennoten op betekenisvolle wijze in gevaar dreigt te komen door de realisatie van de verrichting, dan meldt hij dat in zijn verslag.

2.8.■ Als de beroepsbeoefenaar in de loop van zijn werkzaamheden gebeurtenissen vaststelt na de afsluitingsdatum van de staat van activa en passiva die een betekenisvol effect kunnen hebben op de voorstel3 Zie deontologische aanbeveling d.d. 29 september 1997 inzake de relaties tussen de leden van het IBR en van het IAB in het kader van de beroepsuitoefening, IAB-Jaarverslag, 1997, p. 45.

22

ACCOUNTANCY

& TAX

3.1 ■ De beroepsbeoefenaar vermeldt in zijn verslag, in algemene bewoordingen, de opdracht die hem is toevertrouwd, de referentie naar het aanstellingsdocument en de wijze waarop hij zijn controle heeft uitgeoefend op de staat van activa en passiva voorgelegd aan de algemene vergadering. 3.1.1 ■ In de identificatie van de opdracht die hem wordt toevertrouwd, zal de beroepsbeoefenaar moeten opnemen : a) de identificatie van de vennootschap (de maatschappelijke benaming en zetel, in voorkomend geval het handelsregister, enz.); b) de datum waarop de boekhoudkundige staat werd vastgesteld door het bestuursorgaan van de onderneming, met duidelijke vermelding dat deze staat is opgesteld onder de verantwoordelijkheid van dit orgaan; c) een samenvatting van het kader waarin de verrichting van omzetting plaatsvindt en van de verantwoording van het bestuursorgaan.

3.2 ■ De beroepsbeoefenaar zet de wijze uiteen waarop hij zijn verificaties heeft uitgevoerd. Hij geeft aan in welke mate hij zijn werkzaamheden heeft kunnen steunen op een administratieve en boekhoudkundige organisatie die volstaat in het kader van de verrichting. 3.2.1 ■ De beroepsbeoefenaar moet in zijn verslag vermelden dat het doel van zijn opdracht bestaat in het opsporen van elke overwaardering van het netto-actief zoals dat blijkt uit de door het bestuursorgaan opgestelde staat van activa en passiva. Zijn werkprogramma is bijgevolg gericht op de opsporing van eventuele overwaarderingen van rubrieken van het actief, evenals op de onderwaardering van de voorzieningen voor risico’s en kosten en de schulden. Niet alle aspecten zijn in acht genomen die nodig zijn in het kader van de certifiëring van het getrouw beeld van de jaarrekening (structuur van het resultaat, financiële situatie, enz.).

vennootschapsrecht 3.2.2 ■ Het verslag van de beroepsbeoefenaar zal uiteenzetten of de administratieve en boekhoudkundige organisatie van de vennootschap het hem mogelijk heeft gemaakt zich een oordeel te vormen over de beschrijving en de waardering van de bestanddelen van de boekhoudkundige staat. Als de administratieve en boekhoudkundige administratie grote leemten vertoont, dan zal de beroepsbeoefenaar trachten voldoende alternatieve controles uit te werken. Als dat niet mogelijk is, zal hij geen verklaring zonder voorbehoud kunnen afgeven.

re inlichtingen die de beroepsbeoefenaar zou moeten opnemen in zijn verslag zijn in het bijzonder :

3.3 ■ De beroepsbeoefenaar neemt de boekhoudkundige staat van activa en passiva op in zijn verslag, of voegt hem erbij. Er moet duidelijk vermeld worden dat deze staat van activa en passiva opgesteld is onder de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan van de vennootschap.

3.3.4 ■ De beroepsbeoefenaar vermeldt elk feit dat hem ter kennis werd gebracht na de datum van de boekhoudkundige staat en dat een betekenisvolle wijziging van deze staat tot gevolg zou hebben gehad, als dat feit vóór die datum bekend was geweest.

3.3.1 ■ De wet schrijft voor dat de beroepsbeoefenaar verslag uitbrengt over de boekhoudkundige staat. Dit verslag zal volgende elementen betreffen :

3.4 ■ De beroepsbeoefenaar vermeldt dat hij kennis heeft genomen van het verslag van het bestuursorgaan voorzien door artikel 778 Wetboek Venn. Hij geeft in zijn verslag alle inlichtingen die hij nodig acht ter informatie van de algemene vergadering in verband met de omzetting van de rechtsvorm van de vennootschap en die niet voorkomen in het verslag van het bestuursorgaan.

a) de boekhoudkundige staat vloeit voort zonder toevoegingen, noch weglatingen uit de balansrekeningen; b) de voorstelling van de boekhoudkundige staat is in overeenstemming met de structuur van de jaarrekeningen, opgesteld in overeenstemming met de reglementering; c) de toegepaste waarderingsregels stemmen overeen met de boekhoudreglementering en alle waardecorrecties (afschrijvingen, waardeverminderingen en voorzieningen) zijn aangebracht op de afsluitdatum van de staat van activa en passiva, zodanig dat de boekhoudkundige staat een redelijke basis vormt voor de berekening van het netto-actief. Indien de beroepsbeoefenaar het noodzakelijk acht, kan hij commentaar geven bij punt c) hierboven; hij kan hiervoor de betekenisvolle rubrieken van de boekhoudkundige staat overlopen. Hij zal zijn verslag moeten vervolledigen in de hypotheses, zoals bedoeld in de paragrafen 3.3.2., 3.3.3. en 3.3.4. hierna. 3.3.2 ■ Als de beroepsbeoefenaar van oordeel is dat wijzigingen aangebracht moeten worden aan de boekhoudkundigestaat, dan zal hij in zijn verslag een voorbehoud opnemen met een vermelding van de betekenisvolle correcties die hij nodig acht, overeenkomstig hetgeen hierna onder paragraaf 3.5. wordt gesteld. 3.3.3 ■ Als de beroepsbeoefenaar van mening is dat de verklarende bijlage, zoals bedoeld in paragraaf 1.3., bij de rubrieken van de staat van activa en passiva van belang is voor het begrip ervan, dan zal hij dit vermelden in zijn verslag. Dit betreft in het bijzonder de wijziging van de waarderingsregels die zouden zijn doorgevoerd voor de opstelling van de boekhoudkundige staat. Ande-

• betekenisvolle verbintenissen (lopende betwistingen, belangrijke waarborgverplichtingen, enz.); • zware financiële moeilijkheden die het voortbestaan van de vennootschap, zelfs na omzetting, onzeker maken; volgens het gebruik op het vlak van certifiëring van jaarrekeningen beloopt het continuïteitsvooruitzicht normaal één jaar; • wijzigingen van het kapitaal na de datum van de boekhoudkundige staat.

3.4.1 ■ De beroepsbeoefenaar vermeldt de betekenisvolle feiten die hem ter kennis werden gebracht na de datum van de boekhoudkundige staat en die van aard zijn een aanzienlijke invloed te hebben op de beslissing van de algemene vergadering, zelfs als ze niet noodzakelijk een invloed hebben op de presentatie van de boekhoudkundige staat.

3.5 ■ Als de beroepsbeoefenaar in de onmogelijkheid verkeert een verklaring zonder voorbehoud af te geven, dan zal hij de redenen daarvoor in duidelijke bewoordingen uiteenzetten. 3.5.1 ■ De beroepsbeoefenaar moet in zijn verslag melding maken van alle betekenisvolle correcties, die aanleiding geven tot de overwaardering van het netto-actief, die aangebracht moeten worden aan de staat van activa en passiva, gevoegd bij het verslag van het bestuursorgaan van de vennootschap. In het geval de correcties voor gevolg zouden hebben dat het netto-actief kleiner wordt dan het maatschappelijk kapitaal, dan zal de beroepsbeoefenaar de door hemzelf gecorrigeerde cijfers gebruiken om het netto-actief te berekenen vermeld in het besluit van zijn verslag. 3.5.2 ■ De beroepsbeoefenaar, die in de loop van zijn werkzaamheden een inbreuk vaststelt op de Boekhoudwet en haar uitvoeringsbesluiten in verband met de opstelling van de boekhoudkundige staat, zal, onverminderd formele aspecten van ondergeschikt belang, daarvan melding moeten maken in zijn verslag, overeenkom-

23

ACCOUNTANCY

& TAX

vennootschapsrecht stig het artikel 16 van de Wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen. 3.5.3 ■ De beroepsbeoefenaar, die in de loop van zijn werkzaamheden een betekenisvolle inbreuk vaststelt op de Vennootschappenwet en de statuten zal dit vermelden in zijn verslag, in de mate waarin deze inbreuk invloed kan hebben op : ✓ de beslissing van de algemene vergadering; ✓ of de presentatie van de staat van activa en passiva en/of de berekening van het netto-actief.

3.6 ■ Het verslag van de beroepsbeoefenaar zal gedateerd en getekend worden op de dag waarop de werkzaamheden werden beëindigd. 3.6.1 ■ Als de beroepsbeoefenaar het schriftelijk verslag van het bestuursorgaan ter verantwoording van de omzetting van de vennootschap niet heeft kunnen bekomen vóór hij zelf zijn verslag heeft opgesteld, dan kan hij zijn getekend verslag niet afleveren. In zulk geval zou de commissaris-revisor een verslag van niet-bevinding moeten afleveren.

Hoofdstuk 4 : Besluit van het verslag 4.1 ■ Het besluit van het verslag van de beroepsbeoefenaar moet zijn oordeel bevatten over de afwezigheid van enige overwaardering van het netto-actief. 4.1.1 ■ Naast de vermelding bepaald in 4.2. moet de beroepsbeoefenaar in zijn verklaring aangeven : • dat de verrichting werd nagezien overeenkomstig deze normen; • dat uit zijn werkzaamheden niet is gebleken dat enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad; • elke andere inlichting die hij nuttig oordeelt voor de informatie van de aandeelhouders en derden in het kader van de omzettingsverrichting. 4.1.2 ■ Als de beroepsbeoefenaar van oordeel is dat correcties hadden moeten aangebracht worden aan de staat van activa en passiva die hem wordt voorgelegd voor de berekening van het netto-actief, dan moet hij zijn voorbehoud in duidelijke bewoordingen opnemen in het besluit. Hij kan gebruik maken van de voorbeeldbesluiten in bijlage.

4.2 ■ De beroepsbeoefenaar moet zich in zijn besluit expliciet uitspreken over de verhouding van het nettoactief tot het kapitaal.

24

ACCOUNTANCY

& TAX

4.2.1 ■ Als het netto-actief groter is dan het kapitaal, dan moet hij dat vermelden, maar moet hij niet het bedrag van het netto-actief, noch het verschil opnemen in zijn verklaring. 4.2.2 ■ Als het netto-actief (of netto-passief) kleiner is dan het kapitaal, dan moet hij het bedrag van het nettoactief (of netto-passief) en het verschil vermelden in zijn besluit. 4.2.2.1 ■ De beroepsbeoefenaar zal het netto-actief berekenen en vergelijken met het maatschappelijk kapitaal, zelfs als dat netto-actief gelijk is of groter is dan het minimumkapitaal, geplaatst en/of volgestort, bepaald in het Wetboek van Vennootschappen. 4.2.2.2 ■ Zelfs als de vennootschap die zich omzet een netto-actief heeft dat kleiner is dan het geplaatst en/of volgestort minimumkapitaal voorzien door het Wetboek van Vennootschappen, dan kan de omzetting plaatsvinden. De beroepsbeoefenaar zal echter in zijn verslag en eventueel in het besluit van zijn verslag uitdrukkelijk het specifieke risico dat eruit voortvloeit in herinnering brengen, met name onder meer de eventuele aansprakelijkheid van de personen bedoeld in het artikel 785 Wetboek Venn. en het feit dat elke belanghebbende in rechte de ontbinding van de vennootschap kan vragen (artikelen 333 en 634 Wetboek Venn.). Deze vermelding kan in de conclusie worden weggelaten in het geval voldoende externe inbrengen worden vooropgesteld. 4.2.2.3 ■ Als het netto-actief kleiner is dan het kapitaal, enkel omwille van het feit dat er niet-opgevraagd kapitaal is, kan de beroepsbeoefenaar zijn oordeel nuanceren. Hij zal rekening kunnen houden met aanwijzingen die te kennen geven dat bepaalde vennoten niet in staat zullen zijn om het saldo te volstorten. 4.2.3 ■ Als het netto-actief tenminste overeenstemt met het bedrag van het maatschappelijk kapitaal, maar kleiner is dan het minimumkapitaal vereist door het Wetboek van Vennootschappen, dan moet de beroepsbeoefenaar daar melding van maken in zijn verslag. Het tweede lid van paragraaf 4.2.2.2. is eveneens toepasselijk. 4.2.4 ■ Het niet voldoen aan de vereiste van het minimumkapitaal van de vennootschapsvorm waarnaar wordt omgezet, bepaald in de Vennootschappenwet moet ook worden gemeld, zelfs als het netto-actief groter is dan dit wettelijk minimum. In zulke gevallen is het gebruikelijk dat de vennootschap beslist haar kapitaal te verhogen voorafgaand aan de verrichting van omzetting, om het minimumkapitaal te bereiken vereist voor de vorm van de vennootschap waarin zij zich omzet. De beroepsbeoefenaar zal dan nagaan dat ofwel voldoende bestanddelen van het eigen vermogen voorhanden zijn (in de mate dat deze de overgedragen verliezen overtreffen) behoorlijk goedgekeurd door de algemene vergadering, ofwel dat voorafgaandelijk de statutaire afsluitdatum van het boekjaar is gewijzigd om toe

vennootschapsrecht te laten de door de algemene vergadering goedgekeurde winst van het boekjaar te incorporeren in het kapitaal. 4.2.5 ■ De omzetting van een vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid in een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid kan gebeuren voor zover het netto-actief tenminste overeenstemt met het minimum te volstorten kapitaal (250.000 BEF.). Indien dit niet het geval is, dient de ontoereikendheid van het geplaatste kapitaal te worden vermeld, alsook het risico dat hieruit voortvloeit op het vlak van de aansprakelijkheid van de partijen. 4.2.6 ■ Wanneer de vennootschap zich ná de omzetting bevindt in een situatie zoals omschreven in de artikelen 332 of 633 Wetboek Venn., zal de beroepsbeoefenaar hiervan melding maken in zijn verslag en, in voorkomend geval, in zijn besluit. 4.3 ■ Als de beroepsbeoefenaar niet in de mogelijkheid is geweest om de nodige informatie te verzamelen voor

zijn controles, ofwel omdat de gegevens verstrekt door de partijen onvoldoende zijn, ofwel omdat de beroepsbeoefenaar geconfronteerd wordt met een belangrijke onzekerheid voor de waardering van de actief- en passiefbestanddelen, dan is hij gerechtigd zich te onthouden van het geven van een oordeel. 4.3.1 ■ In het besluit van zijn verslag zal hij de partijen aanbevelen de verrichting uit te stellen totdat bijkomende inlichtingen verkregen zijn, die de preciseringen kunnen geven die noodzakelijk geacht worden om de beslissing te kunnen nemen met kennis van zaken. 4.4 ■ In de authentieke akte die de beslissing tot omzetting vaststelt, worden de conclusies overgenomen van het verslag van de beroepsbeoefenaar. Het uittreksel uit deze authentieke akte, dat dient neergelegd te worden ter griffie van de rechtbank van koophandel en te worden bekendgemaakt in de Bijlagen van het Belgisch Staatsblad, moet deze conclusies bevatten.

Bijlage 1 1. Voorbeeld van een besluit van een verslag zonder voorbehoud Besluit Onze werkzaamheden zijn er enkel op gericht na te gaan of er enige overwaardering van het netto-actief, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per … (datum) die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld, heeft plaatsgehad. Uit onze werkzaamheden, uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap, is niet gebleken dat er enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. Het netto-actief volgens deze staat van … euro is niet kleiner dan het maatschappelijk kapitaal van … euro. 2. Voorbeeld van een besluit van een verslag zonder voorbehoud wanneer aan de kapitaalvoorwaarde niet is voldaan 2.1 ■ Het netto-actief is lager dan het kapitaal vermeld in de boekhoudstaat. Onze werkzaamheden zijn er enkel op gericht na te gaan of er enige overwaardering van het netto-actief, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per … (datum) die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld, heeft plaatsgehad. Uit onze werkzaamheden, uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap, is niet gebleken dat er enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. Het netto-actief volgens deze staat van … euro is .. euro kleiner dan het maatschappelijk kapitaal van … euro. 2.2 ■ Het netto-actief is lager dan het minimumkapitaal van de vennootschap waarin de vennootschap wordt omgezet. Onze werkzaamheden zijn er enkel op gericht na te gaan of er enige overwaardering van het netto-actief, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per … (datum) die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld, heeft plaatsgehad. Uit onze werkzaamheden, uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap, is niet gebleken dat er enige overwaardering van het netto-actief heeft plaatsgehad. Het netto-actief volgens deze staat van … euro is … euro kleiner dan het minimumkapitaal vereist voor de oprichting van een ... (naamloze vennootschap). Op straffe van aansprakelijkheid van de bestuurders (zaakvoerders of vennoten naargelang het geval), kan de verrichting slechts plaatsvinden mits bijkomende inbrengen van buitenuit. 3. Voorbeeld van een besluit van een verslag met voorbehoud en met een netto-actief hoger dan het kapitaal Besluit Onze werkzaamheden zijn er enkel op gericht na te gaan of er enige overwaardering van het netto-actief, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per … (datum) die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld,

25

ACCOUNTANCY

& TAX

vennootschapsrecht heeft plaatsgehad. Bij onze werkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap, werden overwaarderingen van het netto-actief vastgesteld, waarvan het nettobedrag ... euro bedraagt. Het netto-actief volgens deze staat, na aftrek van bovenvermelde overwaarderingen, bedraagt … euro en is niet kleiner dan het maatschappelijk kapitaal van … euro. 4. Voorbeeld van een besluit van een verslag met voorbehoud en met een netto-actief lager dan het kapitaal Besluit Onze werkzaamheden zijn er enkel op gericht na te gaan of er enige overwaardering van het netto-actief, zoals dat blijkt uit de staat van activa en passiva per … (datum) die het bestuursorgaan van de vennootschap heeft opgesteld, heeft plaatsgehad. Bij onze werkzaamheden uitgevoerd overeenkomstig de normen inzake het verslag op te stellen bij de omzetting van een vennootschap, werden overwaarderingen van het netto-actief vastgesteld, waarvan het nettobedrag … euro bedraagt. Het netto-actief volgens deze staat, na aftrek van bovenvermelde overwaarderingen, bedraagt … euro. Het verschil met het maatschappelijk kapitaal van … euro, vermeld in de staat van activa en passiva, bedraagt … euro.

Bijlage 2 : Cijfervoorbeeld in BEF 4 van de hypotheses vermeld in de paragrafen 2.6. en 4.2. van de normen 1. Omzetting van een BVBA in NV Norm

Eigen vermogen

Kapitaal vóór de verrichting Geplaatst

2.6.1. 4.2.2.1. 4.2.2.2. 4.2.2.2. 4.2.3. 4.2.4.

2.600 9.000 1.500 300 1.000 3.000

2.500 10.000 2.500 750 750 1.500

Kapitaal ná de verrichting

Volgestort

Geplaatst

Volgestort

2.500 10.000 2.500 750 750 1.500

2.500 10.000 2.500 2.500 2.500 2.500

2.500 10.000 2.500 2.500 2.500 2.500

2. Omzetting van een NV in BVBA

Norm

Eigen vermogen

4.2.2.1. 4.2.2.1. 4.2.2.1. 4.2.2.1. 4.2.2.2.

Kapitaal vóór de verrichting

1.200 1.200 600 600 200

Kapitaal ná de verrichting

Geplaatst

Volgestort

Geplaatst

Volgestort

1.250 1.500 2.500 1.500 2.500

1.250 1.250 2.500 1.250 2.500

750 750 750 750 750

750 500 750 500 750

3. Omzetting van een coöperatieve vennootschap met onbeperkte aansprakelijkheid in een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Norm

Eigen vermogen

Kapitaal vóór de verrichting Geplaatst

4.2.5.

300

750

4 Cijfers desgevallend om te zetten in euro. 5 Bij onderhandse akte gebracht op 750

26

ACCOUNTANCY

& TAX

5

Kapitaal ná de verrichting

Volgestort

Geplaatst

Volgestort

250

750

250

strafrecht / vennootschapsrecht HOE

HET STRAFRECHTELIJK RISICO IN DE ONDERNEMING VERMIJDEN? Emmanuel ROGER-FRANCE Advocaat aan de Balie van Brussel "Verhaegen Walravens"

e laatste tijd komt het steeds meer voor dat de strafrechtelijke aansprakelijkheid van bedrijfsleiders wordt ingeroepen, en dat zowel in het sociaal, fiscaal als boekhoudrecht tot zelfs in het transportrecht. Onder invloed van deze tendens ontstaat bij de bedrijfsleiders een gevoel van onzekerheid. Daarom ook bekijken we één van de technieken om het strafrechtelijk risico te vermijden van dichterbij.

D

Het is geen uitzondering meer dat de dagbladen verslag uitbrengen van een strafonderzoek tegen deze of gene bedrijfsleider, die op die manier ongewild - en dus doorgaans tot zijn grote verwondering - de media haalt. Het toenemend aantal “affaires” waarbij de strafrechtelijke aansprakelijkheid van, vaak gereputeerde, bedrijfsleiders wordt ingeroepen, doet een gewettigd gevoel van bezorgdheid en vaak van onbegrip ontstaan. Immers, voor velen is de strafwet nog steeds synoniem voor beteugeling van vrijwillig, bewust en strategisch georganiseerde misdaad. Men kan er nochtans niet omheen dat de strafwet niet meer alleen op “georganiseerde criminelen of delinquenten” van toepassing is, maar dat tegenwoordig iedere bedrijfsleider, bankier of topman van een verzekeringsmaatschappij, louter door de uitoefening van zijn werkzaamheden, aan strafrechtelijke vervolging blootstaat. Dat is de reden waarom sommigen, naast het “zakelijk risico”, van een echt “strafrechtelijk risico” gewagen. Dit laatste is voornamelijk het gevolg van de veelheid en de complexiteit van de strafbepalingen in de meest uiteenlopende wetgevingen, zoals het vennootschapsrecht, het sociaal recht, het boekhoudrecht, het transportrecht, het milieurecht en het fiscaal recht. Het is voor de bedrijfsleiders dus uiterst belangrijk deze “strafrechtelijke risico’s” te identificeren, de toerekeningsmechanismen te vatten en structuren op te zetten om het inroepen van hun strafrechtelijke aansprakelijkheid te vermijden.

HET BEGINSEL “NUL N’EST RESPONSABLE QUE DE SON PROPRE FAIT” (“NIEMAND IS AANSPRAKELIJK DAN VOOR EIGEN DAAD”) In de eerste plaats moet benadrukt worden dat degene die een misdrijf pleegt, slechts schuldig is als hem misdadig opzet of grove nalatigheid kan worden verweten. Iedere hypothese van een “collectieve” strafrechtelijke aansprakelijkheid is onaanvaardbaar. Volgens het Strafwetboek is de dader van een misdrijf diegene die met het vereiste misdadig opzet persoonlijk de materiële handeling ervan stelt en moeten in zijn persoon de elementen die het misdrijf uitmaken, bewezen en verenigd zijn. Met de invoering van de strafrechtelijke aansprakelijkheid van rechtspersonen, heeft de wetgever niet van dat grondbeginsel willen afwijken. Uit de voorbereidende werkzaamheden blijkt duidelijk dat, met betrekking tot de algemene beginselen van het strafrecht, de gelijkstelling van de rechtspersonen met de natuurlijke personen zo veel mogelijk werd doorgetrokken. Vóór de invoering van de strafrechtelijke aansprakelijkheid van rechtspersonen, vereiste het zogenaamde beginsel van de “persoonlijkheid van de misdrijven en straffen”, volgens het Hof van Cassatie, dat de feitenrechter de persoonlijke daad vaststelde om daaruit af te leiden dat de verdachte, natuurlijke persoon, gehandeld had als dader of mededader van het strafmisdrijf om vervolgens de feitelijke omstandigheden aan te geven waaruit bleek dat de rechtspersoon door diens tussenkomst had gehandeld. Het Hof van Beroep te Brussel paste dit beginsel op een doorgedreven manier toe in een zaak waarin de misdrijven door een rechtspersoon werden gepleegd uit hoofde van een beslissing van de raad van bestuur. Het probleem was delicaat: het individueel stemgedrag van de afzonderlijke leden van de raad van bestuur stond

27

ACCOUNTANCY

& TAX

strafrecht/vennootschapsrecht nergens vermeld en de processen-verbaal van de raad gaven geen blijk van unanimiteit. Het Hof van Beroep besliste dat, aangezien de strafbare feiten bestonden in een collegiale beslissing van de raad van bestuur van de rechtspersoon, de toerekenbaarheid van het misdrijf aan de verdachte uit zijn “individueel stemgedrag”, moest blijken aangezien “er geen collectieve strafrechtelijke aansprakelijkheid bestaat die gelijkmatig over de verschillende individuen die aan de beslissing hebben deelgenomen, kan worden verdeeld”. Gelet op de “anonimiteit” van de beslissing van het vennootschapsorgaan, werden de feiten die de verdachte ten laste werden gelegd, hem uiteindelijk niet toegerekend. Deze strekking in de rechtspraak blijft nochtans de uitzondering. Parketten en rechtbanken zijn inderdaad veeleer geneigd de strafrechtelijke aansprakelijkheid op de bedrijfsleiders van de vennootschap af te wentelen, omdat de uitbatingsvoorwaarden en –wijze hun persoonlijk zijn opgedragen en zij gehouden zijn de naleving van de wetten te verzekeren. De rechter zal vaak onder de verantwoordelijken van een vennootschap de gedelegeerd bestuurder als “strafrechtelijk aansprakelijke” aan te duiden. Als verweer daartegen roepen tal van bedrijfsleiders de “delegatie van bevoegdheden” in, waarbij ze aan bepaalde

WAT VERSTAAT MEN ONDER OVERDRACHT VAN STRAFRECHTELIJKE AANSPRAKELIJKHEID? Het huidige bedrijfsleven heeft meer en meer nood aan diversificatie van vaardigheden en kwaliteiten. In zulke context is delegatie van bevoegdheden voor de bedrijfsleider een echt instrument van organisatie en bestuur geworden. Delegatie van bevoegdheden wordt steeds meer een noodzaak, en wel in die mate dat gebrek aan delegatie van bevoegdheden, volgens de rechtspraak, als een teken van laksheid van de bedrijfsleider kan worden geïnterpreteerd. Waar delegatie vroeger facultatief was en eerder werd “getolereerd”, wordt ze nu door hoven en rechtbanken in toenemende mate onontbeerlijk geacht, zeker in grotere ondernemingen. Het komt dan de raad van bestuur of de gedelegeerd bestuurder toe deze delegatie klaar en duidelijk zichtbaar te organiseren. Essentieel bij de delegatie van bevoegdheden in het strafrecht is de overdracht van een toezichts- of bestuursopdracht: de gemandateerde moet meer zijn dan een louter materiële uitvoerder van een door de mandataris genomen beslissing. Om deze reden stelt de rechtspraak dat de bevoegdheden moeten worden gedelegeerd aan een persoon die over de bekwaamheid, het gezag en de middelen beschikt nodig om de betrokken toezichts- of bestuursopdracht te vervullen. Delegeren bestaat erin de verantwoordelijkheden te verfijnen, en niet “een paraplu open te trekken” waaronder de strafrechtelijk aansprakelijke bedrijfsleider of vennootschap zich kan verschuilen. Delegatie van bevoegdheden kan derhalve worden gedefinieerd als de handeling, in de ruime zin van het woord, waarbij de vennootschap of haar bedrijfsleider, die moeten toezien op de naleving van de strafwetgeving, aan een andere welbepaalde natuurlijke of rechtspersoon die over de nodige bekwaamheid, het gezag en de middelen beschikt, hun bevoegdheden en hun plichten overdragen om, in hun naam en plaats, op de naleving van de strafwet toe te zien. Enkel onder die voorwaarden brengt de delegatie van bevoegdheden de overdracht van de strafrechtelijke aansprakelijkheid op de gemandateerde teweeg en ontslaat ze de mandataris ervan.

“Men kan er niet meer omheen dat de strafwet niet meer alleen op georganiseerde criminelen of delinquenten van toepassing is, maar dat tegenwoordig elke bedrijfsleider, louter door de uitoefening van zijn activiteiten, blootstaat aan strafrechtelijke vervolging.” personen de opdracht hadden toevertrouwd de regels te doen naleven die in casu werden geschonden en de strafsanctie teweegbrengen. Dit argument zal worden bijgetreden door dat deel van de rechtspraak dat de strafrechtelijke aansprakelijkheid veeleer wil verleggen naar de personen die beter dan de “bedrijfsleider van rechtswege” geplaatst zijn om op de naleving van de wet toe te zien. Om de strafrechtelijke aansprakelijkheid af te wenden op grond van delegatie van bevoegdheden, moet uiteraard aan een aantal voorwaarden voldaan zijn. Deze werden door het Hof van Beroep te Brussel adequaat samengevat: “Overwegende dat de betrokken (bedrijfsleider) de mogelijkheid heeft elke aansprakelijkheid af te wijzen (...) door de delegatie van bevoegdheden in te roepen aan een persoon die over de bekwaamheid, het gezag en de middelen beschikt nodig om zijn opdracht te vervullen”. Het zijn deze voorwaarden die we hierna zullen onderzoeken.

28

ACCOUNTANCY

& TAX

Niettegenstaande de rechtspraak voornamelijk in het sociale strafrecht is ontstaan, mogen we er vandaag van uitgaan dat het principe van de “delegeerbaarheid” van bevoegdheden in alle materies wordt aanvaard. Delegatie is onder meer een toenemend fenomeen in de transportsector, maar ook in deze van het milieurecht.

strafrecht/vennootschapsrecht DE DELEGATIE MOET EEN BEPERKTE EN PRECIEZE OVERDRACHT VAN BEVOEGDHEDEN INHOUDEN Uiteraard mag delegatie niet worden gebruikt om aan de strafwet te ontsnappen, bijvoorbeeld om de werkgever tegen elke rechtsvervolging in te dekken. Daarom is delegatie van de globale strafrechtelijke aansprakelijkheid uitgesloten. Een delegatie waarbij de raad van bestuur zijn volledige bevoegdheid op het vlak van toezicht en wettelijke controle aan een bepaalde persoon delegeert, zal derhalve niet met goed gevolg kunnen worden ingeroepen. Hetzelfde geldt voor een delegatie die erin bestaat “zich met alle sociale aangelegenheden bezig te houden”, zonder precisering van de mogelijkheid om werknemers aan te nemen, over te plaatsen of te ontslaan. Enkel een goed afgebakende delegatie van bevoegdheden is mogelijk. In dat verband kan men binnen eenzelfde ondernemingssector en in functie van het doel dat men nastreeft meerdere bevoegdheden delegeren die complementair zijn t.o.v. elkaar. Iemand kan dus niet al zijn bevoegdheden delegeren aan één enkele persoon. Iemand kan wél een heel aantal van zijn bevoegdheden overdragen aan verschillende personen, - de financieel directeur, de directeur kwaliteitszorg, enz. - volgens de sectoren.

VOORWAARDEN VOOR DE GELDIGHEID VAN DE DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN Delegatie van bevoegdheden zal op strafrechtelijk gebied slechts worden aanvaard, voor zover de delegerende persoon voldoende omzichtigheid aan de dag heeft gelegd bij de keuze van de gemandateerde, hem alle nodige instructies heeft gegeven of hem in staat heeft gesteld deze uit te voeren. De delegatie van bevoegdheden moet dus een “autonoom” karakter hebben; de gemandateerde moet m.a.w. binnen de perken van de gedelegeerde materie over dezelfde autonome beslissingsmacht en bestuursbevoegdheden beschikken als diegene die normaal voorbehouden zijn aan de eigenlijke verantwoordelijke. 1. Bekwaamheid De gemandateerde moet over de bekwaamheid beschikken die nodig is om efficiënt op de vervulling van zijn opdracht toe te zien. Het is uiteraard de “technische” of professionele” bekwaamheid die wordt bedoeld. Maar de bekwaamheid op zich is niet voldoende. De gemandateerde moet ook getuigen van een “voldoend nauwkeurige kennis van de geldende regelgeving en de middelen om deze regelgeving uit te voe-

ren en te doen toepassen”. Idealiter zal men dus niet alleen aantonen dat de betrokken persoon over de vereiste professionele en technische bekwaamheid ter zake beschikt, maar ook dat hij bijvoorbeeld een specifieke opleidingsstage met betrekking tot de gedelegeerde materie heeft gevolgd en bewust werd gemaakt van zijn strafrechtelijke aansprakelijkheid. 2. Gezag De gemandateerde moet het nodige gezag hebben om van de personen die onder hem zijn geplaatst de naleving van de voorschriften en van de bevelen die hij uitvaardigt, en bijgevolg van de strafwetgeving, af te kunnen dwingen. Ter zake stelt de rechtsleer dat dit voor de gemandateerde ook de bevoegdheid zou moeten inhouden een weerspannige werknemer tuchtstraffen op te leggen. 3. Middelen De gemandateerde moet over de middelen beschikken die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van de maatregelen, instructies en voorschriften die hij uitvaardigt en toepast. Onder “middelen” verstaan we onder meer financiële middelen, de mogelijkheid om, bijvoorbeeld, te voorzien in het onderhoud van de voertuigen of de veiligheidsvoorschriften in het algemeen te doen naleven, enz. Geen enkele mandataris kan zijn strafrechtelijke aansprakelijkheid geldig aan een ander persoon overdragen als laatstgenoemde enkel over louter theoretische bevoegdheden beschikt en zich in de concrete onmogelijkheid bevindt om de maatregelen te treffen die hem precies moeten toelaten aan zijn strafrechtelijke aansprakelijkheid te ontsnappen. 4. Subdelegatie Kan een gemandateerde de hem toevertrouwde bevoegdheden op zijn beurt “onder”delegeren aan een derde? Is dergelijke delegatie geldig, voor zover ze niet meer van de oorspronkelijke mandataris uitgaat? Hoewel de Belgische rechtspraak traditioneel afkerig staat tegenover “trapsgewijze” delegaties, die de aansprakelijkheid teveel zouden uithollen, lijkt ze het principe van de subdelegatie toch te aanvaarden. In de praktijk is het wel raadzaam om bij de oorspronkelijke delegatie van bevoegdheden te voorzien in de mogelijkheid en de toelating voor de gemandateerde om op zijn beurt zijn eigen aansprakelijkheid aan één van zijn ondergeschikten over te dragen. Deze subdelegatie zou evenzeer als de oorspronkelijke delegatie beperkt, gedeeltelijk en afgelijnd moeten zijn en de bedoeling moeten hebben om de

“Bevoegdheden moeten worden gedelegeerd aan een persoon die over de bekwaamheid, het gezag en de middelen beschikt nodig om de betrokken toezichtsof bestuursopdracht te vervullen."

29

ACCOUNTANCY

& TAX

strafrecht/vennootschapsrecht verantwoordelijkheid te leggen waar de reële bevoegdheid op het terrein zich bevindt. Zo zal op een werf iemand belast worden met de uitwerking van het veiligheidsplan terwijl een ander op de behoorlijke uitvoering van de in dat kader genomen maatregelen zal moeten toezien. 5. “Donner et reprendre ne vaut” (“Geven en terugnemen kan niet”)

“Delegatie van bevoegdheden wordt steeds meer een noodzaak, en wel in die mate dat het verzaken eraan volgens de rechtspraak als een teken van laksheid van de bedrijfsleider kan worden geïnterpreteerd.”

Ten slotte kan een delegatie van bevoegdheden niet als geldig worden beschouwd, als uit de feiten blijkt dat de delegerende persoon, ondanks het bestaan van de delegatie, op ieder ogenblik tussenkomt, zelf richtlijnen geeft of beslissingen van de gemandateerde ter zake ongedaan maakt. In dat geval “neemt de delegerende persoon met de ene hand terug wat hij met de andere gegeven heeft”, en heeft hij bijgevolg nooit echt enige bevoegdheid gedelegeerd.

VEREISTE VORMEN Om in het strafrecht een delegatie van bevoegdheden te kunnen inroepen, is een geschrift niet noodzakelijk. De delegatie moet ook niet op naam zijn om de gemandateerde ondubbelzinnig te kunnen identificeren. Het opstellen van een geschrift moet evenwel gezien worden als een preventieve maatregel die het bewijzen van de delegatie aanzienlijk vergemakkelijkt. Zulk geschrift zal nog dienstiger zijn in het geval de gemandateerde die strafrechtelijk vervolgd wordt, zich plots “echt” bewust wordt van de draagwijdte van zijn aansprakelijkheid en deze zou gaan betwisten.

GEVOLGEN VAN DE DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN Een mandataris die wordt aangesproken en een strafrechtelijk aanvaarde delegatie van bevoegdheden inroept “is van alle aansprakelijkheid ontheven”. Daarom wordt delegatie van bevoegdheden doorgaans voorgesteld als het middel bij uitstek om het strafrechtelijk risico te vermijden. Men moet wel voor ogen houden dat de delegatie slechts een “overdracht van verantwoordelijkheden” aan een gemandateerde tot stand brengt: ze verlegt daarmee het strafrechtelijk risico binnen de onderneming van de ene persoon naar de andere maar verkleint het niet als dusdanig.

30

ACCOUNTANCY

& TAX

ANDERE PREVENTIEVE MIDDELEN DAN DE DELEGATIE

Hoewel delegatie van bevoegdheden doorgaans als het preventiemiddel bij uitstek wordt voorgesteld, betekent dit niet dat er geen andere maatregelen moeten worden getroffen om een risico dat door zijn aard bijzonder onvoorspelbaar is, maximaal te beperken. Zo kan gedacht worden aan een juridische audit, interne controles (steekproeven, enz.) en ook aan de sensibilisering van het personeel.

CONCLUSIE

De vennootschappen, maar ook hun bedrijfsleiders, moeten toezien op de naleving van de wet, hoe complex die ook is, willen ze hun eigen strafrechtelijke aansprakelijkheid niet in het gedrang brengen. Ze moeten de “strafrechtelijke risico’s” dus identificeren en controlemechanismen op het vlak van delegatie en andere structuren opzetten om de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Ze moeten er bij het delegeren van “bevoegdheden” vooral van uit gaan dat het eigenlijk om het delegeren van “plichten” gaat. Want finaal is de enige correcte delegatie van bevoegdheden, bekeken vanuit het strafrecht, deze die de overdracht van één welbepaalde bevoegdheid beoogt, nl. het doen naleven van de plichten.

REFERENTIES

J. Calvo, “La délégation de pouvoirs en matière pénale”, Petites affiches, 1999, p. 11. E. Roger France, “La délégation de pouvoirs en droit pénal - ou comment prévenir le risque pénal dans l’entreprise”, J.T., 2000, p. 257. F. Deruyck, De Rechtspersoon in het strafrecht, Gent, 1996. W. Van Eeckhoute, “Last but not least: de strafbepalingen in de sociale wetgeving” in “L’entreprise face au droit pénal”, A.B.J.E., 1995, p. 177. T. Dalmasso, “La délégation de pouvoirs” in Responsabilité pénale des dirigeants, séminaire EFE, Paris 13-14 juin 1996.

beroep INTERNE CONTROLE Resultaten van de IAB-Subcommissie “Interne controle” 1. OPZET VAN HET PROJECT “INTERNE CONTROLE” it een enquête die werd gehouden onder de leden van het IAB mocht blijken dat er een reële behoefte bestaat aan meer informatie over interne controle op operationeel en financieel vlak binnen de onderneming.

U

4 het formuleren van eenvoudige en in de praktijk toepasbare aanbevelingen i.v.m. interne controlemogelijkheden binnen de onderneming, met onderscheid naar financiële en niet-financiële informatie ; 4 het sensibiliseren van de accountant voor de interne controle en het belang ervan in het dagelijks beheer. Dit resultaat kan het best bereikt worden door het belang van de interne controle concreet aan te tonen en het op een praktische manier toe te lichten. Vervolgens kunnen technieken en methoden worden voorgesteld. Hierbij wordt er bewust voor geopteerd om zowel de traditionele als de progressieve technieken aan bod te laten komen.

Dit gegeven heeft de Commissie “Interne accountants” ertoe aangezet het onderwerp "interne controle" projectmatig uit te werken. Daarbij werden de volgende doelstellingen vooropgesteld :

Deze werkwijze heeft als voordeel dat ze rekening houdt met mogelijk uiteenlopende voorkeuren terzake en geeft gelijk aan dat de interne controle geen statisch gegeven is, maar wel degelijk evolueert; 4 het verrijken van de theorie met praktische toepassingen. Bij de beschrijving van de risico’s en interne controlemaatregelen richten we ons vooral op de middelgrote ondernemingen. Dit neemt niet weg dat ook technieken worden aangehaald die vooral grote ondernemingen aanwenden maar die, mits vereenvoudiging/aanpassing, ook in kleinere ondernemingen met succes toepassing kunnen vinden.

2. TOELICHTING BIJ DE WERKWIJZE e werkgroep heeft ervoor geopteerd om de definitie van COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) als leidraad te nemen. Deze luidt als volgt:

D

“Interne controle is een globaal gedefinieerd proces uitgaand van de leiding van een onderneming om een redelijke zekerheid te verkrijgen dat:

• de ondernemingshandelingen doelgericht en doelmatig gebeuren (we denken hierbij aan prestaties, winstgevendheid, beveiliging van activa); • de financiële rapportering betrouwbaar is; • de wet- en regelgeving nageleefd worden; • de activa beveiligd zijn tegen ongeoorloofd(e) aankoop, gebruik of verdwijning.”

31

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep Daarnaast moest ook een framework worden uitgetekend. Er werd bewust voor gekozen om de interne controle procesmatig te bestuderen en niet per functionele afdeling. Deze benaderingswijze heeft als groot voordeel dat conclusies zowel in grote als kleinere ondernemingen kunnen worden toegepast. Als hoofdprocessen worden algemeen onderkend: ontwikkeling, productie, inkoop en verkoop. Onder de noemer subprocessen kunnen o.m. worden gecatalogeerd : logistiek, personeel, informatiemanagement, financiën en administratie. In het kader van het project "interne controle" hebben we drie hoofdprocessen behandeld. Ze zijn in een gemiddelde onderneming aanwezig en vormen één geheel:

Schema 1

32

ACCOUNTANCY

& TAX

INKOOP ▼ <Materiaalbeheer> ▼ PRODUCTIE ▼ < Distributiebeheer> ▼ VERKOOP Hieronder volgt een schematisch overzicht van de behandelde bedrijfsprocessen (Schema 1) alsook een gedetailleerd schema van het inkoopproces (Schema 2). Hierop werden tevens de “boekhoud -” en “controlling”- activiteiten aangeduid.

beroep Schema 2

Steeds vaker tracht men controles “preventief” en zo vroeg mogelijk in het proces in te bouwen om een betere beheersing van het bedrijfsgebeuren te verzekeren. H. den Boer en L.C. van Zutphen zien in het beheersen van het bedrijfsproces één van de belangrijkste taken van het management: “- algemene bedrijfsvisie (Mission statement) - het vastleggen van de bedrijfsdoelstellingen (Objective setting) - het bepalen van de strategie (Strategy formulation) - het beheersen van de uitvoering (Control formulation)” * * H.den Boer & L.C. van Zutphen “Business control en auditing”

Dat management wordt gestructureerd op verschillende Strategisch beslissingsManagement niveaus: Tactisch management Operationeel management Voor de drie processen die we behandelen (inkoop, productie en verkoop) wordt telkens de “piramide” weergegeven die de hiërarchie in de ‘business controls’ weerspiegelt. Strategie (beleid) staat daarbij telkens bovenaan; in de lagere beslissingsniveaus komen de operationele werkzaamheden aan bod met rapportering en ‘controle’ als laatste fase. Per proces worden voor elk beslissingsniveau ook de risico’s vermeld.

3. VERWACHT “EINDPRODUCT” n onderstaand artikel onderzoeken we de toepasbaarheid van de interne controle binnen het inkoopproces van een onderneming. In de volgende nummers van Accountancy & Tax komen de processen productie en verkoop aan bod.

I

Het spreekt voor zich dat een project maar geslaagd kan genoemd worden als de bevindingen ervan ook aan de praktijk kunnen getoetst worden. Wij staan dan ook open voor reacties van onze leden op deze artikelenreeks. Uw opmerkingen en suggesties tot vervollediging kan u schriftelijk richten aan het IAB, t.a.v. de Commissie “Interne accountants”, Livornostraat 41, 1050 Brussel, fax: 02/543 74 91, e-mail: [email protected]. Bedoeling is de drie hogergenoemde artikelen, op basis van uw reacties, bij te werken en te bundelen in een brochure. In een verder stadium en bij voldoende belangstelling, kan overwogen worden seminaries rond het thema te organiseren. Tot besluit van deze algemene inleiding danken wij het IAB voor de ondersteuning van de werkzaamheden van onze subcommissie. Wij danken ook de leden van de subcommissie J. Boerjan, G. Dupont, L. Lembregts, M. Mathieu, A. Schellens, M. Van der Auwera, G. Van Uytven en R. Hendrickx voor hun gewaardeerde medewerking aan de realisatie van deze artikelenreeks.

33

ACCOUNTANCY

& TAX

Bijlage 1

beroep

34

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep

35

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep Inkoop 1. INLEIDING oals hoger aangegeven heeft de werkgroep ervoor geopteerd om de problematiek van de interne controle te belichten vanuit de bedrijfsprocessen (“business processes”). Zodra de bedrijfsprocessen en -subprocessen gedefinieerd zijn, moeten de specifieke bedrijfsobjectieven, d.i. de verwachte resultaten of “output”, van ieder proces (i.c. het Inkoopproces) vastgelegd en geanalyseerd worden. In een volgende stap worden de risico’s bepaald die een bedreiging vormen voor het bereiken van de bedrijfsobjectieven; tevens wordt de impact ervan nagegaan (belangrijkheid van het risico en waarschijnlijkheid van optreden). Tot slot worden de maatregelen voor een goed “risicobeheer” opgesteld. De inkoopfunctie is zo ongeveer in elke onderneming aanwezig. Daarom ook verwerkt de literatuur betreffende interne controle preBeslissingsniveau Risico’s cies deze functie vaak in de voorbeelden: de lezer herkent onmiddellijk de problematiek. Strategische • Slechts één leverancier van goederen en Het inkopen kan onderscheiden worden naar de vorm en naar de planning diensten aard: • Te hoge inkoopprijzen (competitief inkopen / vooropgestelde Naar de vorm : prijsdalingen / termijncontracten) • het “initieel inkopen” : de productevaluatie, de leveranciersselec• Slechte kwaliteit (kwaliteitsnormen) tie en het afsluiten van de contracten (met prijs, hoeveelheid en • Het ontbreken van een ethische gedragscode leverings-/betalingsvoorwaarden) • Inefficiënte inkoopfunctie • het “verwerven” : het afroepen, binnen een contract (of catalogus van een leverancier), van de benodigde hoeveelheden tegen de Aankoop• Het ontbreken van flexibiliteitsnorm afgesproken prijs, leverings-en betalingsvoorwaarden. aanvragen (min.-max. voorraad)

Z

Naar de aard : • het inkopen van “productiegoederen” : materiaal, grondstoffen (meestal zijn dit goederen die in de productstructuur “Bill of Material” zijn opgenomen) • het inkopen van “niet-productiegoederen” : kantoormaterieel, machines en uitrusting, investeringen in roerende en onroerende activa, diensten …. Deze indeling heeft ook haar invloed op de “risico’s” die moeten worden beheerst en de wijze waarop maatregelen van interne controle worden getroffen. Hierbij geven we per (beslissings-)niveau een overzicht van de risico’s die het inkoopproces mogelijk bedreigen:

• Het kopen van onnuttige goederen en diensten • Het kopen van ongewenste hoeveelheden (budgetcontrole) Orderbehandeling

• Afwijking logistieke behandeling • Slechte leveringsbetrouwbaarheid (competitiviteitsonderzoek op basis van het offertebestand)

Administratie

• Afwijking op factuur (overeenstemming bestelbon / receptiebon)

Rapportering

• Onvoldoende management informatie m.b.t. inkopen (M.I.S.)

2. BESPREKING VAN HET INKOOPROOSTER De hierna volgende analyse is gestructureerd volgens bijgaand inkooprooster (bijlage 1). Voor de bespreking van de interne controle werd de “risicobenadering” gekozen. De risico’s waaraan het inkoopproces onderhevig is, werden gerangschikt volgens een piramidestructuur. de zogenaamde “top-down benadering”.

444444

Bij het inventariseren van de interne controle-risico’s behandelen we een aantal specifieke inkooprisico’s, zonder evenwel volledigheid na te streven. Elke onderneming moet, rekening houdend met de doelstellingen die zij wil realiseren, bepalen welke risico’s voor haar relevant zijn.

36

ACCOUNTANCY

& TAX

Strategische Planning Aankoopaanvragen Orderbehandeling Administratie Rapportering

beroep 2.1. Bespreking van de risico’s per beslissingsniveau 1. Onderbreking van levering van goederen of diensten In een normale handelsrelatie is de niet geplande onderbreking van de levering van goederen of diensten nefast. Het risico kan bijzonder hoog zijn voor zogenaamde “strategische materialen” (“Keycomponenten”). Vooral door de druk op de voorraadverlaging worden technieken gebruikt zoals “Just In Time” (JIT) waardoor men zeer afhankelijk is van een vlotte levering. Een calamiteit bij een leverancier kan eveneens grote gevolgen hebben. 2. Te hoge inkoopprijzen De inkoopprijs is een essentieel bestanddeel van de kostprijs der goederen/diensten in een onderneming en heeft dus onmiddellijk invloed op het winstpotentieel. Vooral wanneer een product het stadium van massaproductie bereikt, neemt het belang van een lage (competitieve) inkoopprijs toe. Bij de ontwikkeling van een product daarentegen, wegen hoofdzakelijk de snelheid van levering en het bereiken van de gewenste specificaties door. Hierna zullen we zien dat de “laagste prijs” niet steeds de “beste prijs” is: ook andere risico’s spelen een rol in het inkoopgebeuren. 3. Niet voldoen aan specificaties (slechte kwaliteit) Het feit dat een product niet voldoet aan de specificaties die werden vooropgesteld, kan de kwaliteit ervan rechtstreeks beïnvloeden; het kan bovendien ook een moeilijker en duurder productieproces veroorzaken. Tevens kan het merkimago aangetast worden met belangrijke commerciële schade tot gevolg.

Bij de keuze van de leverancier zal men dus moeten nagaan in hoeverre en onder welke voorwaarden hij capaciteit reserveert voor eventueel verhoogde orders. Men moet voor ogen houden dat leveranciers betrouwbare afnameplannen wensen en dat zij misbruiken op dit vlak zullen afstraffen met hogere prijzen en/of onvoldoende flexibiliteit. 6. Factuur verschillend van overeenkomst Algemeen zou men dit risico kunnen omschrijven als “het niet naleven van de contractvoorwaarden”. In het inkoopproces onderkennen we twee belangrijke “stromen”: de (fysieke) goederenstroom en de (administratieve) informatiestroom. Binnen deze laatste zijn de facturen van de leverancier, naast o.m. bestelbonnen en verzendnota’s, belangrijke documenten. Dit geheel van documenten moet getoetst worden aan de initiële overeenkomst. Onjuiste gegevensinput is een belangrijke bron van fouten. Eventuele conflicten met een leverancier vinden in de praktijk voor een groot deel dan ook hun oorsprong in het resultaat van de zogenaamde “factuurcontrole”. 7. Ongewenste relatie tussen inkooppersoneel en leveranciers Tussen leveranciers en inkopers ontstaan veelvuldige contacten; heel wat operationele problemen lossen zij na verloop van tijd “in der minne “op. Het risico bestaat dan ook dat in deze relaties het zakelijk aspect plaats maakt voor persoonlijk gewin (direct of indirect ten nadele van het bedrijf). Dit punt verdient de nodige aandacht: van de inkoper wordt verwacht dat hij de belangen van het bedrijf verdedigt. Dit vereist een onafhankelijke opstelling. 8. Het kopen van onnuttige goederen/diensten

4. Slechte leveringsbetrouwbaarheid (zowel te vroege als te late leveringen) De productie wordt steeds vaker planmatig gevoerd; hierbij wordt ook de doorlooptijd beperkt. JIT-leveringen steunen op een degelijke leveringsbetrouwbaarheid. Te late leveringen veroorzaken problemen inzake optimale benutting van de productiecapaciteit en het tijdig leveren van de te vervaardigen producten. Te vroege leveringen zijn dan weer problematisch op het vlak van logistiek en goederenopslag (optimalisatie magazijnbeheer).

In de praktijk gebeurt het dat goederen gekocht worden die niet helemaal voldoen aan de vereiste kenmerken; hierdoor zijn ze onbruikbaar (komt vooral voor in de aanloopfase van een nieuw product). De reden hiervan is wellicht te vinden in een onvoldoende nauwkeurige omschrijving van de productspecificaties. Soms ook worden goederen ingekocht door personen die niet vertrouwd zijn met de materie of die zich laten leiden door een persoonlijke voorkeur (“hobby”) (bv. onaangepast of te duur IT-materieel). 9. Het kopen van ongewenste hoeveelheden

5. Geen flexibiliteit Bij het initieel inkoopproces wordt aan de toekomstige leverancier een indicatie gegeven van de hoeveelheid te leveren goederen per periode. De in te kopen hoeveelheden zijn evenwel afhankelijk van de verkoop van “eindproducten”. De werkelijke verkoop zal meestal afwijken van de planning waardoor men in staat moet zijn om op een “beheerste manier” te voldoen aan een verhoogde vraag of de “productmix” aan te passen.

Dit kan o.a. veroorzaakt worden door slechte bestelsystemen, een slechte materiaalbehoefteberekening, het binnenhalen van kortingen bij inkopen van bepaalde hoeveelheden ("loten"), enz. Hierdoor ontstaat het risico op veroudering (zelfs incourant bv. voor overtollige goederen) en magazijnkosten.

37

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep 10. Inefficiënte inkoopfunctie De efficiëntie van de inkoopfunctie is dikwijls gekoppeld aan het belang dat het management aan deze functie hecht. Traditioneel werd hier meer aandacht aan besteed in handelsondernemingen dan in productieondernemingen. In vele ondernemingen wordt het belang van de “inkoper voor niet-productiegoederen” nog altijd onderschat, hoewel er ook ondernemingen zijn waar het inkoopbedrag van niet-productiegoederen dit van productiematerialen evenaart. Met de opkomst van de geïntegreerde computerapplicaties (ERP: “Enterprise Resources Planning”-software zoals SAP), verloopt het inkoopgebeuren gestructureerder; anderzijds vergen deze applicaties van de inkopers een grotere inspanning (en discipline) bij de input van informatie in het systeem die ook voor informatiegebruikers buiten de inkoopsfeer bestemd is (bv. administratie). Van inkopers wordt niet alleen verwacht dat zij snel, goedkoop en degelijk inkopen, maar ook dat zij hun leveranciers doorlopend beoordelen op hun prestaties en hen bijsturen. 11. Onvoldoende managementinformatie m.b.t. inkopen De meeste ondernemingen beschikken over een aantal “gegevens” die ze evenwel vaak onvoldoende verwerken tot “informatie”. Gewoonlijk legt men de nadruk op de financiële informatie die meestal uit de boekhoudkundige gegevens wordt afgeleid, en op de operationele informatie die toelaat dagelijks het bedrijf te “sturen” (bv. logistieke informatie). Management informatie m.b.t. inkopen (bv. inkoopvolume, prestaties van leveranciers, vergelijkingen budget <> werkelijkheid per segment, …) komt daarentegen nog te weinig aan bod. Een overzicht van de informatiegebieden die nuttig zijn voor het management, kan worden gevonden in de “Balanced Score Card” (zie betreffende literatuur). 12. Voorzorgen i.v.m. productaansprakelijkheid, veiligheid, ecologie en milieu Het is duidelijk dat ecologische factoren de laatste jaren een belangrijke rol zijn gaan spelen, in die mate zelfs dat zij het bestaan van een bedrijf in gevaar kunnen brengen. Reden te meer om hieraan voldoende aandacht te schenken. Ook inkopers moeten zich bewust zijn van deze problematiek en eventueel samen met de ontwikkelaars zoeken naar alternatieve producten om problemen op dit vlak te vermijden.

• de ondernemingshandelingen doelgericht en doelmatig gebeuren (operationeel aspect); • de financiële rapportering betrouwbaar is (financieel aspect); • de wet- en regelgeving nageleefd wordt (compliant aspect). Belangrijkheid In deze kolom wordt de belangrijkheid van het risico weergeven. Bij wijze van voorbeeld hebben we een subjectieve invulling gegeven aan de belangrijkheid van elk risico volgens de schaal “high, medium, low”. Het spreekt evenwel voor zich dat per bedrijfstak andere waarderingen kunnen worden toegekend.

2.3. Bespreking per risico van de beleidsmaatregelen en interne controle (IC-) activiteiten Hieronder vindt u per risico een aantal voorstellen van beleidsmaatregelen voor een goed risicobeheer en de overeenstemmende interne controleactiviteiten. 1. Onderbreking van levering van goederen of diensten a. Beleid • het steeds voorzien in meer dan één leverancier voor strategische goederen/diensten (“second sourcing”); • het toepassen van de “Make or Buy policy” m.a.w. beslissen welke goederen men zelf zal produceren (inkopen van materialen) dan wel aankopen in de markt (inkopen van gerede producten). Dit geldt zowel voor handels- als investeringsgoederen; • het bepalen van het niveau tot hetwelk “veiligheidsvoorraden“ kunnen worden toegestaan; het aanleggen van voorraden heeft immers ook belangrijke financiële gevolgen; • het vooraf evalueren van een potentiële leverancier op technisch én financieel vlak; • het formaliseren van overeenkomsten om zo latere problemen te voorkomen; • het vastleggen, samen met de inkopers, van de “inkoopstrategie” zodat leveranciers in functie van deze strategie kunnen gekozen worden. b. IC-activiteiten

2.2. Toelichting Operationeel, financieel of compliant Per risico wordt in het inkooprooster vermeld welk aspect van de definitie van interne controle wordt aangeraakt: operationeel, financieel of compliant. COSO stelt in zijn definitie van interne controle voorop dat men een redelijke zekerheid wenst te verkrijgen dat:

38

ACCOUNTANCY

& TAX

• het bepalen van de strategische goederen/diensten; • het organiseren van de strategische inkopen op basis van het inkoopbeleid; • het aanleggen van een veiligheidsvoorraad (in overeenstemming met het inkoopbeleid); • het opleggen van snelle communicatie aan een leverancier: van zodra een leverancier een leveringsprobleem heeft moet hij dit signaleren zodat men eventueel alternatieve werkwijzen kan volgen (wach-

beroep

•

•

•

•

ten tot de effectieve leveringsdatum kan een onderneming duur komen te staan). Technieken zoals e-procurement kunnen hierbij hun nut bewijzen; het uitwerken van een regeling voor spoedorders en kasinkopen: met dit soort inkopen worden dikwijls de structurele inkoopcontroles omzeild; een strikte procedure is noodzakelijk; het bepalen van de leveranciers met wie een contract moet afgesloten worden: niet alle inkopen worden verricht op contractuele basis; voor bepaalde leveranciers/producten moet men dit evenwel verplicht stellen (idem voor offerte-aanvragen); het opstellen van type-"inkoopcontracten": standaard inkoopcontracten kunnen clausules bevatten ter beveiliging van de leveringen (naast nog heel wat andere inkoopregelingen); het vermijden van bedrijfsstoring door materiaalschaarste: voorzien in alternatieve scenario's.

2. Te hoge inkoopprijzen a. Beleid • het erop toezien dat het inkopen op een competitieve manier gebeurt; • het bepalen van de types van aankopen waarvoor enkele offerten moeten gevraagd worden. Het is niet efficiënt om voor alle aankopen offerten te vragen; men moet ook vermijden dat men zich bij teveel leveranciers gaat bevoorraden enkel omwille van het streven naar de “laagste” prijs (dit leidt tot suboptimalisatie in de interne organisatie); • het opgeven van de gewenste jaarlijkse prijsdaling van inkoopproducten (dit als afgeleide van de prijserosie op de markt van grondstoffen en eindproducten). Om competitief te blijven moet de kostprijs minimum in gelijke mate evolueren met de marktprijserosie. b. IC-activiteiten • het organiseren en bepalen van de werkwijze bij offerteanalyse ; • het onderzoeken van de leveranciers op hun competitiviteit: minimaal x-aantal leveranciers te evalueren; • het opstellen van een "transfer pricing"-procedure (multinationale ondernemingen); • het correct toepassen van interne prijsverrekeningen tussen verschillende afdelingen in een onderneming met bijzondere aandacht voor de indirecte kosten; • het bedingen van termijncontracten; • het aanduiden van de verantwoordelijken voor prijsen leveringsvoorwaarden in de inkoopprocedure. £Vooral bij de ontwikkeling van een nieuw product ontstaan er veelvuldig directe contacten tussen de ontwikkelaar en potentiële leveranciers waardoor het nieuwe product kan afgestemd zijn op het materiaal van één van deze leveranciers. De inkoper loopt het risico om voor voldongen feiten geplaatst te worden waardoor afspraken over prijs- en leveringsvoorwaarden nog slechts een formaliteit zijn.

3. Niet voldoen aan specificaties (slechte kwaliteit) a. Beleid • het bepalen en communiceren van de kwaliteitsnorm die moet nagestreefd worden m.b.t. de eigen producten (bv. “topkwaliteit”/high end, "medium" of "low level"). De kwaliteitspositionering in de markt wordt door het management in de praktijk onvoldoende formeel en duidelijk vastgelegd. Niet iedere producent wenst een “Rolls Royce” te verkopen en de keuze van het marktsegment is bepalend voor de “ontwerpkwaliteit” van het product; • het vooraf maken van (meetbare) kwaliteitsafspraken. Vooral in het ontwikkelingsgebeuren moeten de specificaties voldoende nauwkeurig en standvastig zijn. Onder tijdsdruk worden soms al bestellingen geplaatst van producten vooraleer deze op een correcte manier zijn beschreven; als gevolg hiervan zullen achteraf nog een groot aantal wijzigingen moeten worden aangebracht en zullen initieel lage offerten uiteindelijk zeer duur uitvallen; • het bepalen van de behoefte aan kwaliteitscontroles, niet alleen bij de leverancier (uitgangscontrole) maar ook in het eigen bedrijf (ingangscontrole). Het uitvoeren van “kwaliteitscontroles” is duur, maar als men een goede, duurzame relatie heeft met een bepaalde leverancier, kan men afspraken maken m.b.t. het intern controlesysteem van deze leverancier; • het werken met gecertifieerde leveranciers (bv. ISO 9000). Blind vertrouwen is echter nooit goed: een ISO-certificaat alleen is nog geen garantie voor een goed product of goede dienstverlening! b. IC-activiteiten • het opstellen van een regeling voor een adequate selectie van leveranciers. In grotere ondernemingen zal de leverancierskeuze niet door de inkoper alleen bepaald worden maar door een team waarin medewerkers van de afdelingen ontwikkeling, productie en logistiek betrokken zijn. Het is de “initieel” inkoper die verantwoordelijk is voor dit proces en die formeel de inkoopovereenkomst afsluit met de gekozen leverancier; • het organiseren van kwaliteitscontroles en rapportering. Hierbij moeten ook de toe te passen technieken beschreven worden (bv.: Pareto-analyse, oorzaakgevolg diagram (visgraatanalyse of Ishikawadiagram). Men zal erop letten dat de controlefrequentie voldoende is om tijdig te kunnen reageren bij problemen); • het uitwerken van een procedure voor kwaliteitsaudits bij de leveranciers. In bepaalde industriële sectoren is het niet ongebruikelijk dat de klant “kwaliteitsaudits” verrricht bij zijn leverancier en dus het interne kwaliteitscontrolesysteem beoordeelt; • het uitwerken van een procedure voor goederenontvangst- en ingangscontrole (rekening houdend met kwaliteitservaring bij deze leverancier). Enkel goede-

39

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep ren die voldoen aan de specificaties kunnen vrijgegeven worden voor productie (of verkoop). Duidelijke instructies voor de “goederenreceptie” met fysieke scheiding van goed- en afgekeurde producten zijn onontbeerlijk. Het telkens registreren (der goederen) in het magazijnsysteem bij het doorlopen van de verschillende fasen van de goederenontvangst is een middel om een goed inzicht te hebben in de goederenstroom; • het uitwerken van een retourprocedure, het maken van afspraken m.b.t. de wijze waarop goederen teruggestuurd kunnen worden evenals m.b.t. de kosten die hiermee gepaard gaan. Sommige procedures voorzien in een contactname met de leverancier die retournummer en wijze van terugzending aangeeft. Er moeten ook afspraken gemaakt worden i.v.m. de initiële factuur; • het op punt stellen van een regeling voor de beoordeling van de kwaliteit van geleverde diensten. Regelmatig moet een bedrijf zijn leveranciers structureel aan een beoordeling onderwerpen (“vendor rating”). Als uitgangspunt voor deze beoordeling neemt men de belangrijkste (inkoop-)criteria, waaronder : kwaliteit, leveringsbetrouwbaarheid, prijs, dienstverlening (bv.: actieve deelname aan het ontwikkelingsproces), snelle leveringstijd (bv.: minder dan 5 dagen) en flexibiliteit bij wijzigingen in de vraag. De resultaten van deze beoordeling moeten ook meegedeeld worden aan de leveranciers, zodat men samen verbeteringen kan nastreven. De kwaliteit van het geleverde product of dienst is in deze beoordeling een belangrijke factor. 4. Slechte leveringsbetrouwbaarheid (zowel te vroege als te late leveringen) a. Beleid • het vaststellen van een leveringsbetrouwbaarheidsnorm. Deze norm is afhankelijk van het soort product en de aard van de productie-/ verkoopactiviteit. Zo kan men bv. eisen dat 95 % van de orders tijdig en volledig geleverd moeten worden. Voor massagoederen kan men tolerantiegrenzen vastleggen (bv. tussen 98 en 102 % van de initiële bestelling); • het definiëren van parameters m.b.t. leveranciersbetrouwbaarheid (bv.: besteltijdstip: datum besteldocument; orderhoeveelheid: confirmatie (acceptatie) door leverancier; leveringstijdstip: datum goederenontvangst, magazijnreceptie). b. IC-activiteiten • het evalueren van de leveranciers. Als onderdeel van de “vendor rating” wordt de leveringsbetrouwbaarheid gemeten en gecommuniceerd. Er moet voor gezorgd worden dat leverancier en inkoopafdeling dezelfde definities hanteren; • het formeel vastleggen van leveringsvoorwaarden (met eventueel boeteclausules en bonussen/awards); • het bepalen van veiligheidsvoorraden. Aard en groot-

40

ACCOUNTANCY

& TAX

te van de veiligheidsvoorraden die nodig zijn in functie van de leveringsbetrouwbaarheid van de leverancier en het risico bij voorraadtekorten, moeten gedefinieerd worden. Deze voorraden moeten regelmatig gecontroleerd worden. 5. Geen flexibiliteit a. Beleid • het vastleggen van een flexibiliteitsnorm; • het bepalen in hoeverre een leverancier capaciteitsruimte moet vrijhouden om te kunnen voldoen aan een eventuele significante verhoging van de inkoopbehoeften (vooral bij nieuwe producten of onbetrouwbare marktvoorspellingen); • het aangaan van een “partnership-“relatie met bepaalde leveranciers. Vooral in de samenwerking met belangrijke leveranciers is het ontstaan van een wederzijdse “voorkeur-”behandeling niet denkbeeldig. Zo worden deze leveranciers mee betrokken in het ontwikkelingsgebeuren en omgekeerd zal bij hen de bereidheid ontstaan om niet geplande inkopen toch uit te voeren. b. IC-activiteiten • het voorzien in een goede behoefteplanning, over een voldoende lange periode zodat de leverancier zich hierop kan afstemmen. Leveranciers worden dikwijls geconfronteerd met optimistische aantallen bij de offerteaanvraag om achteraf te moeten ervaren dat deze initiële aantallen niet bereikt worden. Hierdoor zal de leverancier het verwachte aantal zelf beginnen inschatten en hierop zijn prijs en productiecapaciteit afstemmen. Met alle leveringsproblemen vandien als achteraf dan toch hogere aantallen worden besteld; • het uitwerken van een procedure “behoefteplanning”. Om een betrouwbare behoefteplanning te bekomen, is een goede procedure noodzakelijk waarbij regelmatig het planningsproces wordt beoordeeld op zijn effectiviteit; • het opnemen van de flexibiliteitseis in het contract. Dit zal wellicht verrekend worden in de “prijs” maar zoals reeds eerder gezegd is de “laagste” prijs niet steeds de “beste” prijs; • het voorzien in minimum en maximum scenario's en het nagaan van de impact ervan op de capaciteit van de leverancier. Vooral bij onbetrouwbare marktvoorspellingen is deze “gevoeligheidsanalyse” belangrijk. Het laat ook toe beslissingen voor te bereiden voor het geval er zich alternatieve oplossingen opdringen. Ook voor de leverancier is dit van belang: hij verkrijgt op deze wijze inzicht in het betrouwbaarheidsinterval van de planningen en kan hiermee rekening houden in zijn lange termijn planning; • het aanleggen van "buffer-/seizoens-"voorraden. Het aanleggen van voorraden is niet alleen noodzakelijk vanuit kwalitatief oogpunt: ook potentiële leverings-

beroep problemen nopen ertoe. Soms worden ook “voorraden in consignatie” aangelegd waarbij de goederen in het magazijn van de producent worden gestockeerd maar de leverancier de eigendom ervan behoudt en de bevoorrading regelt. De producent betaalt enkel de “verbruikte” goederen en de leverancier verricht de bevoorrading volgens eigen logistieke mogelijkheden. 6. Factuur verschillend van overeenkomst a. Beleid • het bepalen van de toegelaten afwijkingsnormen (bv. afwijkingspercentage, prijs, hoeveelheid). Voor een efficiënt verloop van de factuurcontrole is het nuttig dat het management aangeeft vanaf welk afwijkingsbedrag en/of -percentage men zal reageren naar de leverancier. Dit is ook van belang bij de geautomatiseerde factuurcontrole waarbij in het computersysteem de factuur, de goederenontvangst en de oorspronkelijke bestelling worden vergeleken om aldus automatische boekingen en betaalbaarstelling te verrichten; • het waarborgen van de juistheid en volledigheid van de boekhouding. b. IC-activiteiten • het reconcilieren van grootboekrekeningen en individuele leveranciersrekening; • het reconcilieren van bestelling, goederenontvangst en factuur (eventueel nog aangevuld met een “keurrapport” van de kwaliteitscontrole); • het nummeren van documenten; • het rapporteren en analyseren van afwijkingen: opstellen van prijs- en hoeveelheidsverschillenlijsten en analyse ervan; • het evalueren van de leveranciers ("vendor rating"). De facturatieproblematiek wordt ook opgenomen in de reeds besproken leveranciersevaluatie. Een veel voorkomend probleem is het niet vermelden door de leverancier van de bestelreferenties zodat factuurcontrole bemoeilijkt wordt; • het opstellen van “prestatie”-indicatoren m.b.t. leveranciers. De resultaten worden opgenomen in de leveranciersevaluatie en ook gecommuniceerd aan de leverancier (eventueel met statistieken van andere leveranciers ter vergelijking); • het adequaat organiseren van de leveranciersboekhouding; • het scheiden van de functies van besteller, factuurcontrole, goederenontvanger. 7. Ongewenste relatie tussen inkooppersoneel en leveranciers a. Beleid • Het opstellen van een ethische gedragscode. Deze moet worden gecommuniceerd aan het personeel en is verplicht voor alle niveaus in de onderneming.

b. IC-activiteiten • het opstellen van een procedure betreffende de integriteit van managers en medewerkers (bv. "code of conduct", "conflict of interest", "management integrity policy"). Het management zal er zorg voor dragen deze regels zelf te communiceren aan het personeel. Deze procedure moet regelmatig gecontroleerd en opgevolgd worden. Het toestaan van afwijkingen op deze regelgeving kan de discipline in een organisatie sterk aantasten; • het toepassen van job rotation (en functiescheiding); • het inlassen van meervoudige autorisatie voor bepaalde bestellingen; • het nemen van beslissingen inzake belangrijke aankopen voorbehouden aan het inkoopteam. 8. Het kopen van onnuttige goederen/diensten a. Beleid • Het opleggen van een standaardisatie van bepaalde in te kopen goederen/diensten. Afwijkingen moeten expliciet geautoriseerd worden. b. IC-activiteiten • het centraliseren van inkopen; • het uitvoeren van de standaardisatie (catalogus aanleggen met voorkeurartikelen (bv. kantoormaterieel), engineering database opstellen met voorkeurcomponenten die gebruikt moeten worden bij de ontwikkeling van een nieuw product); • het hanteren van een functionele scheiding tussen aanvrager en besteller van goederen/diensten; • het invoeren van een procedure op het vlak van ondertekeningsbevoegdheid voor de (interne) bestelaanvraag (bv. afdelingschef) en de (externe) bestelling (bv. inkoper); • het beperken van “kas”-inkopen; deze inkopen verlenen immers soms een vrijgeleide. 9. Het kopen van ongewenste hoeveelheden a. Beleid • Het toestaan van “routinematige” aankopen tot de gebudgetteerde hoeveelheden. Voor “routinematige” inkopen wordt in de praktijk door het management een verregaande delegatie toegestaan. Toch moeten ook hier beperkingen ingebouwd worden. b. IC-activiteiten • het inbouwen van controlemechanismen (bv. controle tussen werkelijke en gebudgetteerde hoeveelheid, vergelijken van de bestelde hoeveelheid met de productieplanning, ratio-analyse (o.m. evolutie inkoop/verkoop), regelmatige voorraadcontroles, ouderdomsanalyse van de voorraad);

41

ACCOUNTANCY

& TAX

beroep • het hanteren, voor “productiegoederen”, van een degelijk MRP-systeem (material requirements planning) dat ook rekening houdt met de goederen die in de “pipeline” (goederen die onderweg zijn) zitten; • het bepalen van minimum en maximum voorraadniveaus ; • het vastleggen van controleparameters in het bestelprogramma. 10. Inefficiënte inkoopfunctie

b. IC-activiteiten • het opstellen van periodieke, structurele en adequate inkoopinformatie op diverse niveaus van management met o.m. leveranciersevaluatie "vendor rating" en prijsevolutie (budget t.o.v. werkelijke prijzen); • het jaarlijks opstellen van het inkoopplan (business plan m.b.t. inkopen); • het distilleren van inkoopinformatie uit geïntegreerde applicaties (cf. ERP-systemen zoals SAP, QAD MFG/PRO, ORACLE, …)

a. Beleid • het (h)erkennen van het belang van de inkoopfunctie. In het verleden werd deze nog teveel beschouwd als een “fin de carrière”; • het bepalen van het “niveau” van de inkopers (bv. professionelen met ervaring); • het jaarlijks goedkeuren van een inkoopplan/ inkoopbudget. b. IC-activiteiten • het omschrijven van de “efficiënte” inkoopfunctie met behulp van o.a. een flow chart; • het toepassen van "self assessment" (zelfbeoordeling) in de gehele inkoopketen; • het opvragen van het oordeel van “klanten” (interne afnemers) en indien mogelijk het toepassen van “benchmarking” met sectorgenoten; • het opstellen van een procedure met de informatiestroom naar het management (o.a. met prestatieindicatoren); • het administratief automatiseren van het inkopen; • het bevorderen van een éénduidige administratieve informatiestroom; • het coördineren van bestellingen (door verschillende personen) van dezelfde goederen. 11. Onvoldoende managementinformatie m.b.t. inkopen a. Beleid • Het definiëren van de inkoopinformatie die nuttig wordt geacht ter sturing van het inkoopgebeuren. Deze inkoopinformatie wordt bij voorkeur opgenomen in het rapporteringssysteem (cf. management informatie systeem).

12. Voorzorgen i.v.m. productaansprakelijkheid, veiligheid, ecologie en milieu a. Beleid • het schenken van voldoende aandacht aan het milieuaspect. De zorg voor het milieuaspect moet aan alle lagen van de onderneming worden doorgegeven, ook aan inkoop. Niet alleen moet de onderneming zo snel mogelijk voldoen aan de wettelijke milieunormen; het management moet ook een toekomstgerichte visie hebben, waarmee rekening wordt gehouden bij het inkopen; • het bepalen van aansprakelijkheidsnormen. b. IC-activiteiten • het formeel vastleggen en controleren van de milieunormen waaraan men wenst te voldoen (minimaal de wettelijke normen); • het opstellen van een database van toegelaten en verboden producten; • het beschrijven van de te volgen werkwijze bij inkoop/toepassing van een "verkeerd" product.

3. BESLUIT In dit artikel hebben we enkele belangrijke risico’s van het inkoopproces toegelicht en overeenkomstige controleprocedures voorgesteld. We zijn ervan overtuigd dat in specifieke omstandigheden andere risico’s zullen voorkomen die eveneens volgens deze methode onder controle kunnen gebracht worden.

GRAAG UW EVENTUELE BEMERKINGEN EN AANVULLINGEN OP HET VOLGENDE ADRES : IAB, T.A.V. DE COMMISSIE “INTERNE ACCOUNTANTS”, LIVORNOSTRAAT 41, 1050 BRUSSEL, FAX: 02/543 74 91, E-MAIL: [email protected].

42

ACCOUNTANCY

& TAX

samengevat

Roger LASSAUX adviseur studiedienst IAB

rubriek brengt naar goede gewoonte in elk nummer een overzicht van nieuwe informatie, die ook nog nuttig is bij de uitoefening van het beroep. Zonder volledigheid te willen nastreven, hernemen we de belangrijkste wijzigingen op het vlak van boekhoudrecht, fiscaal recht, sociaalzekerheidsrecht en vennootschapsrecht en dit voornamelijk in de mate waarin die wijzigingen zich hebben voorgedaan in de 3 maanden voorafgaand aan de publicatie van het voorliggend nummer.

ministratieve bijstand in fiscale aangelegenheden. Wanneer de leverancier in het buitenland gevestigd is en de koper van de goederen en diensten een in het land gevestigde belastingplichtige is, dan kunnen de nationale wetgevingen hem aanduiden als BTW-plichtige. De verplichting zich bij de BTW te identificeren en de nationale procedures blijven van toepassing (Richtlijn 2000/65/EG tot wijziging van de zesde BTW-richtlijn – PB., L. 269, 21 oktober 2000, p. 45, zie IAB-Info nr. 2000/21).

ADMINISTRATIEVE VEREENVOUDIGING. In haar verklaring van oktober laatstleden heeft de regering nogmaals haar wil te kennen gegeven de administratieve formaliteiten voor de ondernemingen te verminderen met als absolute prioriteit de uitwerking van één enkel en vast nummer dat gebruikt zal worden telkens een onderneming geïdentificeerd moet worden, en dit zowel in de communicatie tussen deze onderneming en de overheid als in de onderlinge communicatie tussen de administraties of tussen de ondernemingen. Dit nummer zal bij de oprichting van de onderneming worden toegekend door één instantie en zal gedurende de hele ‘levensduur’ van de onderneming ongewijzigd blijven, ook al zou de rechtsvorm of de activiteit van die onderneming intussen wijzigen. Dit nummer wordt toegekend aan de ‘ondernemingen’ in de brede betekenis van het woord, d.w.z. aan alle natuurlijke of rechtspersonen die een onafhankelijke beroeps- of handelsactiviteit uitoefenen en/of ‘werkgever’ zijn. In de praktijk betekent dit dat dit nummer toegekend zal worden aan eenieder die over één van de volgende eigenschappen beschikt : 1) BTW-plichtig zijn; 2) werkgever zijn; 3) ingeschreven zijn in het handels- of ambachtenregister; 4) een vrij beroep uitoefenen; 5) een privaatrechtelijke rechtspersoon zijn. Voor de bestaande ondernemingen die reeds BTW-plichtig zijn, zou voor dit toe te kennen identificatienummer het BTW-nummer gebruikt kunnen worden. Wordt ongetwijfeld vervolgd.

• Harmonisering van de facturatieregels. De Europese Commissie stelt ook de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering voor van de facturatievoorwaarden binnen de Europese Gemeenschap. In plaats van aan de lidstaten de zorg te laten zelf het detail van de verplichte vermeldingen op en de vorm van de facturen voor aan BTW onderworpen goederen en diensten vast te leggen, stelt de Commissie voor de regels voor de facturen te harmoniseren. In een perscommuniqué van 20 november 2000 heeft de Europese Commissie het over een voorstel van richtlijn tot vastlegging van het juridisch kader voor de verantwoordelijke voor de uitgifte van een factuur, de inhoud ervan (twaalf verplichte vermeldingen voor de hele Europese Unie), de elektronische facturatie, de vrije keuze van de plaats en van de opslagmethode van de facturen en hun elektronische transmissie. De Europese Commissie stelt eveneens voor de facturen op een elektronische drager te zetten. Voor verdere informatie, surf naar : http://www.europa.eu.int/rapid/start/cgi/guesten.ksh?p_ action.gettxt=gt&doc=IP/00/1325|0|RAPID&lg=FR

Deze

AUTEURSRECHT.Eind 1998 werd een nieuwe vergoeding ingevoerd ten laste van de horecabedrijven en dancings-discotheken die muziek uitzenden. Het bedrag van deze vergoeding is afhankelijk van de permanente oppervlakte (of van de occasionele oppervlakte in het geval van een discotheek) en van de uitzendduur. In het Belgisch Staatsblad vindt u in de vorm van tabellen de verschillende bedragen van deze nieuwe belasting (K.B. van 3 september 2000, B.S. van 2 6 september 2000). BTW. We willen uw aandacht vestigen op twee voorstellen van richtlijnen die perfect kaderen in het huidige project van de Europese Commissie om op communautair vlak een vereenvoudiging van de BTW door te voeren. • Fiscaal vertegenwoordiger. De Raad van Ministers van de Europese Unie heeft op 17 oktober 2000 een richtlijn goedgekeurd voor de opheffing, vanaf 1 januari 2002, van de verplichting voor de Europese operatoren een fiscaal vertegenwoordiger aan te duiden in de Lidstaten waar ze niet gevestigd zijn. Uiterlijk vanaf 31 december 2001 gaat het immers nog maar om een optie. Deze verplichting kan echter worden behouden voor de ondernemingen die gevestigd zijn in de landen waarmee geen enkele overeenkomst bestaat betreffende de wederzijdse ad-

CIRCULAIRES. Het Ministerie van Financiën heeft enkele interessante circulaires gepubliceerd, waarvan hierna een kort overzicht. • Jaarlijkse indexatie. In deze circulaire vindt u de belangrijkste bedragen uit de fiscale wetgeving die van toepassing zijn voor de aanslagjaren 1998, 1999 en 2000. Al die bedragen hebben betrekking op de vaststelling van de belastbare inkomsten en de berekening van de P.B. (Circulaire nr. Ci.D.28/530.977 van 18 september 2000); • Voorafgaande kennisgeving. In deze circulaire vindt u de eerste commentaren op de nieuwe artikelen 346 en 352bis van het WIB 1992, zoals gewijzigd door de Wet van 30 juni 2000 betreffende de aanslagprocedure inzake directe belastingen. Ter herinnering: deze wet voert de verplichting in van kennisgeving aan de belastingplichtige van de opvolging van zijn antwoord wanneer de taxatieambtenaar tot een ambtshalve aanslag is overgegaan of een bericht van wijziging heeft gestuurd. Deze verplichting is op 1 oktober 2000 in werking getreden (Circulaire nr. AAF/2000/1026 van 18 september 2000); • Verdragen ter vermijding van de dubbele belasting. Wilt u weten of België een dergelijke overeenkomst gesloten heeft met een bepaald land? In circulaire nr. AAF/2000-1267 van 29 augustus 2000 vindt u het antwoord op die vraag zeker terug. In die circulaire zijn immers alle overeenkomsten opgenomen, samen met de datum van ondertekening, de datum van inwerkingtreding en de datum van verschijning in het Belgisch Staatsblad en in het Bulletin der Belastingen; • Nieuwe fiscale geschillenprocedure. De nieuwe circulaire bevat maar liefst 118 pagina’s commentaren op en interes-

43

ACCOUNTANCY

& TAX

samengevat sante toelichtingen bij de nieuwe fiscale geschillenprocedure inzake directe belastingen. Het nieuwe soortgelijke stelsel van administratief beroep inzake douane en accijnzen, dat sinds 12 augustus 2000 van toepassing is, werd tot op heden nog niet becommentarieerd (Wet van 30 juni 2000 – B.S. van 12 augustus 2000 en M.B. van 14 oktober 2000 – B.S. van 20 oktober 2000); e) Kosten eigen aan de werkgever. In deze circulaire wordt bevestigd dat de vergoedingen die sinds 1 september 2000 worden toegekend als terugbetaling van de kosten met betrekking tot het gebruik van een auto (ongeacht het type), een motorfiets of een bromfiets in het kader van dienstverplaatsingen aangemerkt worden als kosten eigen aan de werkgever, op voorwaarde dat zijn niet meer bedragen dan 10 frank per afgelegde kilometer. Hogere bedragen kunnen toegekend worden indien deze op ernstige normen gebaseerd zijn (Circ. nr. Ci. RH. 241/535.316 van 11 september 2000 en IAB–Info nr. 2000/18). EURO. Praktische informatie… • Openbaarmakingskosten in euro. De kosten met betrekking tot de openbaarmaking van akten, uittreksels van akten, stukken en mededelingen in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad zijn contant of per cheque betaalbaar. Vanaf 1 januari 2002 zal de certificatie van de cheque vereist zijn vanaf 200 EUR (d.w.z. 8 068 BEF) in plaats van 7 000 BEF zoals nu nog het geval is (K.B. van 20 juli betreffende de invoering van de euro in de regelgeving inzake justitie, B.S. van 30 augustus 2000, 1e ed.). • Opvraging van de jaarrekeningen. Een jaarabonnement op de microfiches van de jaarrekeningen kost thans 60 510 BEF (excl. BTW). Vanaf 1 januari 2002 zult u nagenoeg hetzelfde bedrag moeten betalen, maar dan in euro (1 500 EUR). Een fotokopie kost 10 BEF per vel. Ook dit bedrag verandert niet : 0,25 EUR is ongeveer gelijk aan 10 BEF (K.B. van 20 juli 2000 betreffende de invoering van de euro in de regelgeving inzake justitie, B.S. van 30 augustus 2000, 1e ed., p. 29.483). • Consolidatie. Een vennootschap is vrijgesteld van de verplichting een geconsolideerde jaarrekening en een jaarverslag over de geconsolideerde jaarrekening op te maken wanneer zij deel uitmaakt van een kleine groep (art. 112 Wetboek Venn.). Een vennootschap en haar dochterondernemingen, of vennootschappen die samen een consortium vormen, worden geacht een kleine groep te zijn wanneer zij samen op geconsolideerde basis niet meer dan één van de volgende criteria overschrijden (art. 16 Wetboek Venn.) : 4 Tot 31 december 2001 : 8 jaarlijkse omzet, excl. BTW: 2 000 000 000 BEF; 8 balanstotaal: 1 000 000 000 BEF; 8 jaargemiddelde van het personeelsbestand: 250. 4 Vanaf 1 januari 2002: 8 jaaromzet, excl. BTW: 49 500 000 EUR; 8 balanstotaal: 25 000 000 EUR; 8 jaargemiddelde van het personeelsbestand: 250. Zoals u zelf kunt vaststellen, zijn deze criteria in euro ongeveer gelijk gebleven. Er is enkel een afronding van de bedragen doorgevoerd (K.B. van 20 juli 2000 houdende uitvoering inzake justitie van de Wet van 26 juni 2000 betreffende de invoering van de euro in de wetgeving die betrekking heeft op aangelegenheden als bedoeld in artikel 78 van de Grondwet (B.S. van 30 augustus 2000, 1e ed., p. 29.498).

44

ACCOUNTANCY

& TAX

FAILLISSEMENT EN GERECHTELIJK AKKOORD. De Ministerraad van 22 september 2000 heeft een voorontwerp van wet goedgekeurd betreffende de aanpassing op bepaalde punten van de Wetten van 17 juli en 8 augustus 1997 inzake het gerechtelijk akkoord en het faillissement. Hiermee wil men de bestaande wetteksten verbeteren zodat ze nog meer kunnen bijdragen tot de redding van leefbare handelsondernemingen die met moeilijkheden kampen, tot de snelle en efficiënte vereffening van ondernemingen zonder hoop op herstel en tot het evenwicht tussen de belangen van elkeen en de vermenselijking van de persoonlijke gevolgen van het faillissement. Als belangrijkste punten van dit voorontwerp onthouden we de definitie van de verschoonbaarheidscriteria, de verduidelijking van de bevoegdheden van de rechter die de handelsonderzoeken uitvoert, de mogelijkheid voor de rechtbank de ontbinding uit te spreken van een verschoonbaar verklaarde onderneming die niet voldoet aan de verplichting een jaarrekening in te dienen binnen een termijn van één jaar, te rekenen vanaf de verschoonbaarheidsbeslissing, en de mogelijkheid voor de gefailleerde om gehoord te worden met betrekking tot de vereffeningsmodaliteiten (zie IAB-Info nr.2000/21). HANDELSREGISTER.De nieuwe nomenclatuur van de handelsactiviteiten is terug te vinden in het Koninklijk Besluit van 16 oktober 2000, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 25 oktober 2000 (1e ed.). P.B. Iedereen is het er wel over eens dat de huidige hervorming van de personenbelasting (zie IAB-Info nr. 2000/20) een vereenvoudiging van de administratieve regelgeving en controle beoogt en het gebruik van milieuvriendelijke vervoersmodaliteiten wil stimuleren. Het is in het licht van deze intentie dat men het wetsvoorstel moet bekijken dat op 13 oktober 2000 in de Kamer werd ingediend. In dat voorstel wordt de formule van de “arbeidsbonus” voorgesteld die uit twee luiken bestaat. Het eerste luik behelst een verhoging van de percentages van de forfaitaire beroepskosten voor werknemers en beoefenaars van vrije beroepen. In een tweede luik wordt voor werknemers de aftrek van werkelijke beroepskosten vervangen door de mogelijkheid om aanspraak te maken op een hoger aftrekbaar bedrag dan dit wettelijk forfait wanneer de afstand tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling dit verantwoordt. In dit voorstel worden de thans geldende percentages van 20 %, 10 %, 5 % en 3 % voor de vaststelling van de forfaitaire aftrek vervangen door percentages van 25 %, 15 %, 10 % en 5 % met behoud van het maximumforfait van 100 000 BEF voor de inkomsten van éénzelfde categorie. Deze maatregel levert het grootste voordeel op voor belastbare beroepsinkomens van 600 000 BEF tot 1 200 000 BEF. De vervanging van de aftrek van de werkelijk bewezen beroepskosten door een bedrag van 6 frank per afgelegde kilometer woon-werkverkeer, ongeacht het gebruikte vervoermiddel, maakt het mogelijk de controles te verminderen die door de Administratie uitgevoerd moeten worden en stimuleert de milieuvriendelijke transportmiddelen. Deze wet zou in 2003 in werking treden, wat dus zou betekenen dat dit voor de werknemers vanaf 2002 een concrete belastingbesparing kan zijn (Parl.St., Kamer, BZ 2000, nr. 50-0903/001 van 13 oktober 2 000). We wensen er nog even aan te herinneren dat het ontwerp inzake fiscale hervorming in een soortgelijke maatregel voorziet ten belope van 25 km per enkel traject, waarbij de regering zich evenwel het recht voorbehoudt de maximumgrens opnieuw op te trekken.

samengevat S PAARGELDEN VAN NIET - INWONERS . Het akkoord dat de Europese Ministers van Financiën enkele weken geleden bereikt hebben over de belasting van in het buitenland belegde spaargelden, mag zonder overdrijven historisch worden genoemd. De Europese lidstaten zijn daarbij overeengekomen om vanaf 1 januari 2003 informatie uit te wisselen wanneer een inwoner van een Europese lidstaat zijn spaargeld in een andere Europese lidstaat belegt en daarvan inkomsten verwerft of om zelf een roerende voorheffing te heffen van minstens 15%. Als men kiest voor een systeem van roerende voorheffing, - iets wat België, Oostenrijk en Luxemburg reeds gedaan hebben -, dan zal die vanaf 2006 20% bedragen. De opbrengst van die bronheffing wordt voor 75% doorgestort naar het land van herkomst van de belegger. De rest blijft bij het land dat de bronheffing int. Luxemburg wil slechts met het nieuwe systeem instemmen indien de Europese Commissie er voor 2003 in slaagt een overeenkomst af te sluiten met enkele andere financiële centra, waaronder de Nederlandse Antillen, de Verenigde Staten, de Kanaaleilanden en vooral Zwitserland. Na een overgangsperiode van 7 jaar, d.w.z. vanaf 2010, zullen alle landen aan het informatiesysteem onderworpen worden. Zoals de zaken er nu voorstaan, zou het stelsel enkel van toepassing zijn op de gegenereerde interesten – en niet op de aandelendividenden –, en dit enkel voor de inkomsten en de contracten die na 1 maart 2001 worden afgesloten of verkocht. De Vijftien zijn het ook eens geraakt over een ander luik van het fiscale pakket, namelijk de harmonisering van de fiscaliteit van de ondernemingen die werd samengevat in een gedragscode. Van de circa 60 praktijken die nadelig zijn voor het normale verloop van de fiscale concurrentie, zijn er vijf die vooral België aanbelangen: de coördinatiecentra, de distributiecentra, de dienstencentra, het begrip informeel kapitaal en de zerofiscaliteit die toegepast wordt op Amerikaanse ondernemingen die uitsluitend exporteren. Deze stelsels zouden per 1 januari 2003 opgeheven moeten worden. TOEGANG TOT HET BEROEP. Sinds 1 november 2000 kost de afgifte van het getuigschrift van ondernemersvaardigheden 300 BEF, te betalen door middel van fiscale zegels (K.B. van 3 september 2000 tot vaststelling van de vergoeding voor de afgifte van het getuigschrift van ondernemersvaardigheden – B.S. van 18 oktober 2000). WETBOEK VENNOOTSCHAPPEN. Twee projecten verdienen in dit verband aandacht. • Uitvoerende maatregelen. Zoals iedereen wel weet, zal het nieuwe Wetboek van Vennootschappen op 6 februari 2001 in werking treden. In principe zal het K.B. tot uitvoering ervan, dat reeds voor advies aan de Raad van State werd voorgelegd, weldra in het Belgisch Staatsblad verschijnen. Deze tekst bevat weliswaar geen inhoudelijke wijzigingen, maar codificeert enkel het nieuwe reglement, met name de besluiten betreffende de openbaarmaking van de akten en documenten van de ondernemingen, de K.B.’s betreffende de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen, het K.B. op de geconsolideerde jaarrekening, enz. • Wetsvoorstel houdende instelling van een directiecomité binnen de vennootschappen. Deze ontwerptekst, die op 22 september 2000 op de Ministerraad werd goedgekeurd, biedt aan de vennootschappen de mogelijkheid hun directiecomité een erkend wettelijk statuut te geven

(volmachten, belangenconflicten… ) en preciseert de onafhankelijkheidsvoorwaarde van de bedrijfsrevisoren (zie IAB-Info nr. 2000/21). WETTELIJKE CONTROLE VAN DE REKENINGEN. Op 21 november 2000 kondigde de Europese Commissie in een persmededeling de goedkeuring aan van een aanbeveling waarin de minimumeisen worden vastgelegd voor de externe systemen betreffende de wettelijke controle van de rekeningen in de Europese Unie. Deze aanbeveling beoogt in de eerste plaats te garanderen dat de wettelijke controle de ter zake vastgelegde normen naleeft en dat de wettelijke auditeur zich richt naar de regels betreffende de beroepsethiek (o.m. wat zijn onafhankelijkheid betreft). In de aanbevelingen worden een hele reeks minimumeisen opgesomd die erop moeten toezien dat de wettelijke auditeurs van de rekeningen gedekt worden door equivalente systemen die op een juiste wijze gecontroleerd worden en die onderworpen worden aan een openbaarmakingsverplichting. Drie jaar na de goedkeuring van deze aanbeveling zal de Europese Commissie een evaluatie uitvoeren van de vooruitgang die deze harmonisatie van de kwaliteitsaudit geboekt zal hebben en zal zij onderzoeken of een wetgevingsinitiatief dienaangaande noodzakelijk is. U kunt de volledige tekst van de aanbeveling downloaden van de EUROPA-website van de Europese Commissie op volgend adres : http://europa.eu.int/comm/internal_market/fr/whatsnew.htm. WITWASSEN • FISCALE FRAUDE.Uit een reeks maatregelen blijkt duidelijk de politieke wil om werk te maken van een doeltreffende bestrijding van de fiscale fraude en het witwassen, zowel op Europees als op nationaal niveau. • Budget van de CFI. Het budget van de Cel voor financiële informatieverwerking werd opgetrokken en bedraagt voortaan 2 miljoen euro (M.B. van 8 november 2000 tot wijziging van het ministerieel besluit van 17 juni 1993 tot vaststelling van de vergoedingen van de leden van de Cel voor financiële informatieverwerking en het maximumbedrag van haar begroting - B.S. van 22 november 2000). • Nieuw commissariaat-generaal. Dit nieuwe commissariaat heeft als twee grote bevoegdheidsterreinen het efficiënter maken van de strijd tegen de grote fiscale fraude (BTW-carrousels, fraude in de sector van de gefabriceerde tabak en de minerale oliën, het witwassen van geld en de financiële criminaliteit) en de vereenvoudiging van de bestaande fiscale procedures. De nieuwe regeringscommissaris, toegevoegd aan de Minister van Financiën, is de heer Alain Zenner. Hij heeft reeds te kennen gegeven zijn taak in de eerste plaats als een coördinatietaak te zien. In het licht daarvan zullen begin 2001 twee samenwerkingsprotocollen worden ondertekend tussen het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Justitie. Tegelijkertijd kondigde de nieuwe commissaris aan dat binnenkort intelligente elektronische formulieren zullen verschijnen. • Uitbreiding van het aantal beoogde personen. In vergelijking met de huidige situatie worden door het voorstel van richtlijn dat op 29 september 2000 door de Ecofin-raad (dit is de Raad van de Europese Ministers van Financiën) werd goedgekeurd, twee nieuwe categorieën van personen bij de witwaspreventie betrokken, met name de advocaten en de handelaars in artikelen met een hoge waarde (waaronder de edelstenen en de edele metalen waarmee betalingen in speciën gemoeid zijn van 15.000 euro of meer).

45

ACCOUNTANCY

& TAX

voor u gelezen FISCALITEIT VOOR PENSIOENFONDSEN EN GELIJKAARDIGE INSTELLINGEN. PRAKTISCH HAND-

LA FISCALITÉ DES FONDS DE PENSION ET INSTITUTIONS SIMILAIRES. GUIDE PRATIQUE

BOEK

Koen VAN DUYSE et Michaël MOHR Association Belge des Fonds de Pension, 2000. 286 p.

Koen VAN DUYSE en Michaël MOHR Belgische Vereniging van Pensioenfondsen, 2000. 294 p. In opdracht van de Belgische Vereniging voor Pensioenfondsen behandelen Koen Van Duyse en Michaël Mohr de fiscaliteit van de tweede pensioenpijler. Dit praktisch handboek geeft een overzicht van de fiscale behandeling van pensioenfondsen en gelijkaardige instellingen enerzijds, en van de stortingen aan en uitkeringen door deze instellingen anderzijds. Dit tweede deel sluit overigens af met een korte schematische vergelijking groepsverzekering-pensioenfonds. Dit boek is een nuttig naslagwerk omdat het een synthese brengt van de wetgeving en fiscaliteit die omvangrijk en zeer versnipperd zijn. Het veelvuldig gebruik van voorbeelden en modellen maakt het bovendien erg handig in de dagdagelijkse praktijk. Prijs : 3850 BEF Bestellen : Belgische Vereniging van Pensioenfondsen Boomkwekerijstraat 10, 1000 Brussel Tel. 02/514.56.56

RECHT ZONDER OMWEGEN. FISCALE OPSTELLEN AANGEBODEN AAN PROF. DR. J. J. COUTURIER TER GELEGENHEID VAN ZIJN 75STE VERJAARDAG

La problématique des pensions et plus particulièrement les pensions complémentaires sont au centre de l’actualité. Ce guide donne un aperçu du traitement fiscal des fonds de pension et organismes similaires d’une part, et des allocations versées à ces organismes ainsi que des prestations par eux d’autre part. Le manuel est un livre de référence utile parce qu’il présente une synthèse de la législation en la matière, qui est très étendue et dispersée à la fois. Il trouvera également sa place dans la pratique quotidienne grâce aux nombreux exemples et modèles explicatifs. Prix : 3850 BEF Commander : Association Belge des Fonds de Pension Rue de la Pépinière, 10 1000 Bruxelles Tél. 02/514.56.56

De behandelde onderwerpen betreffen alle aspecten van het fiscaal recht: van algemeen, over personen- en vennootschapsbelasting, BTW, fiscale procedure, fiscaal strafrecht, internationaal en Europees belastingrecht tot de link met het boekhoudrecht.

Larcier, 1999. 523 blz. Reeds meer dan een halve eeuw vervult Prof. Dr. J. J. Couturier de taak van gids in het fiscaal recht: als lesgever, publicist en adviseur. Het fiscaal recht is daarbij onlosmakelijk deel gaan uitmaken van zijn leven. Dit verklaart ook de bezielende kracht waarmee hij deze rechtstak in zijn veelzijdigheid is blijven uitoefenen. Ter gelegenheid van zijn 75ste verjaardag hebben een twintigtal collegae en vrienden, allen specialisten in de diverse takken van het belastingrecht, fiscale opstellen geschreven.

46

ACCOUNTANCY

& TAX

Auteurs en onderwerpen maken van dit werk een belangrijke bron van verwijzingen naar een aantal belangrijke themata uit het fiscaal recht.

Prijs : 4900 BEF Informatie en bestellingen : Larcier, Coupure Rechts 298, 9000 Gent Tel. 09/269.97.96 Fax 09/269.97.99

voor u gelezen HANDBOEK PERSONENBELASTING 2000 Eindredactie Ludo DILLEN Ced.Samsom, 2000. 1615 p. Tot de vorige (en achtste) editie luidde de titel ‘Jaarboek Personenbelasting’. De opzet van het boek komt beter tot uiting in ‘Handboek’, namelijk het geven van een totaalbeeld van de huidige stand van zaken in de Belgische personenbelasting. Het handboek is theoretisch goed onderbouwd, met verwijzingen naar de wetteksten en naar de vele bronnen in de rechtsleer, rechtspraak, administratieve commentaren en parlementaire vragen, en tegelijk handig te raadplegen ter oplossing van praktische problemen. Zo vindt de lezer tal van concrete praktijkvoorbeelden en waar nodig verwijzingen naar de codes en de vakken van het aangifteformulier. Naast een uitgebreid trefwoorden- en artikelenregister bevat het handboek bovendien een specifiek register met verwijzing naar deze codes en vakken. Het handboek behelst niet enkel een algemene uiteenzetting van de personenbelasting, ook bijna alle specifieke problemen die de jongste jaren in de praktijk zijn opgedoken, komen aan bod. Voor dit handboek kan de eindredacteur Ludo Dillen intussen rekenen op de medewerking van 12 auteurs-specialisten. Prijs : 15859 (BTWi), met abonnement: 13481 (BTWi) Bestellen : Ced Samsom, tel. 0800/40.300

LE TOUR DE LA FRANCHISE EN 50 QUESTIONS A. LOMBART, I. DE LA SERNA, D. SERVAIS Liège, Editions de la Chambre de Commerce et d’Industrie, 1999. 200 p. Depuis quelques années, la franchise connaît un succès croissant. A la fois très complet et aisément compréhensible, ce recueil sur la franchise en Belgique en décrit les nombreux aspects juridiques en cinquante questions, tout en permettant au lecteur d’avoir une réponse précise sur le point qui le préoccupe à un moment donné. Deux des auteurs sont juristes, le troisième est consultant en franchise. L’ambition des auteurs a été de privilégier une démarche globale s’appuyant directement sur la pratique quotidienne et s’exprimant dans le langage des entreprises. Prix : 1480 BEF (TVA et frais d’envoi inclus) Commander : Editions de la Chambre de Commerce et d’Industrie, Palais des Congrès, Esplanade de l’Europe 2, 4020 Liège Tél. 04/344.50.88, Fax : 04/343.92.67, www.ecci.be

LA FISCALITÉ DES SOCIÉTÉS DANS L’UNION EUROPÉENNE Jean-Marc TIRARD 5e édition. Paris, Groupe Revue Fiduciaire, 2000. 574 p. Allant au-delà d’une simple description de la fiscalité des sociétés des quinze pays de l’Union européenne, cet ouvrage répond aux principales questions que doivent se poser les entreprises françaises (et dès lors les entreprises belges) avant de décider des modalités d’un investissement en Europe. Le texte est illustré de nombreux exemples chiffrés et conseils pratiques. En annexe - outre les conventions signées par la France – vous trouverez le texte complet des directives communautaires. Prix : 1972 BEF ISBN 2-86521-493-1 Commander : Patrimoine, Rue du Noyer 168, 1030 Bruxelles Tél. + fax : 02/736.68.47

47

ACCOUNTANCY

& TAX

uw kantoor Beheer uw

tijd beter 5 Tips

een seminarie van drie dagen organiseert, zal dit onderwerp zeker diepgaander behandeld worden dan in één uur. Maar anderzijds zal ook een niet te verwaarlozen deel van de toegemeten tijd besteed worden aan rituelen, pauzes, uitweidingen, discussies en onderhandelingen. Hetzelfde geldt voor het bepalen van objectieven die moeten gerealiseerd worden door een medewerker. Wanneer u een objectief over een lange termijn (bv. 6 maand) stelt voor een medewerker die niet gewend is om op lange termijn te werken, zal die eerst andere taken aanvatten, vanuit de idee: "Ik heb tijd, ik zal daar later wel aan beginnen". De oplossing? Bepaal concrete termijnen

Als we het aan de anderen zouden overlaten om over onze tijd te beslissen, zouden we ons leven voor een deel in andermans handen leggen. “Maar het is ook waar dat niemand van ons volledig vrij is”, zal u opmerken. Alleen al door te werken wijden we immers iedere dag 8 tot 11 uur aan de organisatie waarbinnen we onze arbeid verrichten. En zelfs diegenen wiens job er precies in bestaat beslissingen te nemen, vallen vaak terug op de routine of op hun secretaresse om hun tijd te organiseren. In de ogen van “tijdspecialisten” is zo'n houding suïcidaal want op deze manier verzaakt men aan de beslissingsmacht over het enige onvervangbaar kapitaal waarover men beschikt. Voor Jean-Louis Servan Schreiber (1) is het niet zomaar voldoende tijd te beheren: men moet aan het organiseren ervan de grootste zorg besteden. Het zou, volgens dezelfde auteur nog verstandiger zijn om iemand anders zijn chequeboek toe te vertrouwen dan zijn agenda, “want geld is vervangbaar en tijd niet". Vanuit dit inzicht stellen we u hierna vijf wetten voor die resulteren uit een onderzoek van CEGOS (één van de belangrijkste adviesbureaus en Europees marktleider inzake voortgezette vorming) en die ons het hoofd leren bieden aan de tirannie van de tijd (2).

EERSTE WET: WERK DIJT UIT TOT HET ALLE BESCHIKBARE TIJD OPSLORPT

Individuen en groepen organiseren zich anders in functie van de tijd die beschikbaar is voor het uitvoeren van een taak of het verwezenlijken van een opdracht. Als u met betrekking tot een bepaald onderwerp één uur vergaderen voorziet, zal de groep onmiddellijk doordringen tot de essentie van het onderwerp en zal zij zich niet laten afleiden door communicatierituelen. Als u over hetzelfde onderwerp

48

ACCOUNTANCY

& TAX

Het is algemeen geweten dat termijnen en deadlines richting geven aan onze activiteit en de mate van ons engagement bepalen. Als u aan een klant belooft: "Binnen een week ongeveer...", creëert u bij die klant, maar ook binnen uw eigen dienst, vaagheid en dat werkt demobiliserend. Als u daarentegen belooft: "Levering volgende dinsdag om 16.00u ...", verbindt u zich mentaal tot het houden van die belofte. Een limietdatum is dus een factor van motivatie. TWEEDE WET: EEN MENS IS NIET IN STAAT OM EEN CONTINUE ACTIVITEIT GESTAAG VOL TE HOUDEN

Iedereen heeft zijn eigen ritme en zijn interne klok. Wij zijn in meer of mindere mate beschikbaar naargelang het uur, het seizoen, het klimaat … Als u een werkdag van een ploeg observeert zal u vaststellen dat er minstens zes verschillende manieren zijn om de tijd te benutten, van de meest rustige tot de meest intensieve. En daarenboven zijn de verschillen tussen de individuen van die aard dat zij onderling de tijd niet noodzakelijk op een gesynchroniseerde wijze beleven. De oplossing ? Deel uw tijd op in schijven van 90 minuten Behalve voor activiteiten die een zeer hoge concentratie vereisen en voor personen die begiftigd zijn met een buitengewoon uithoudingsvermogen, zijn opgeleide volwassenen doeltreffend in cycli van 90 minuten. Iedere cyclus omvat meestal de stadia van de opwarming, de oriëntering van het denken, de analyse en de organisatie van de gegevens, het zoeken naar oplossingen, het uitwerken van alternatieve actieplannen, een eventuele beslissing, een synthese en een communicatiestrategie. Deze methode bestaat in de planning van de activiteiten met "hoog rendement" in cycli van 90 minuten. Bijvoorbeeld de voorbereiding van een vergadering of een seminarie, de analyse van financiële indicatoren, de voorbereiding van een budget, de oplossing van een technisch of relationeel probleem, … Deze methode kan worden toegepast op evenementen zoals vergaderingen, congressen, directiecomités, waarbij het aangewezen is elke 90 minuten een pauze in te lassen en indien mogelijk voor iedere schijf van 90 minuten een ander onderwerp te kiezen.

uw kantoor

HET BEPALEN VAN PRIORITEITEN • COËFFICIËNTEN

De oplossing ? Programmeer onderbrekingen Als men niet oplet, wordt iedere dag gebroken door minder of meer verantwoorde onderbrekingen die, op termijn, alle ongelegen zijn. Behalve voor personen wiens dagelijks werk uit de behandeling van dringende zaken bestaat, is het nuttig om eens de totale duur van de onverwachte onderbrekingen over een termijn van 3 weken in kaart te brengen. Stel dat uw dagelijks gemiddelde 75 minuten bedraagt. U reserveert deze tijdspanne dan best op uw papieren of elektronische agenda voor wat kan genoemd worden "toevallige en onvoorzienbare gebeurtenissen" en u brengt uw professionele omgeving daarvan ook op de hoogte. Deze methode heeft ten minste twee heilzame effecten: u regelt beter uw tijd door zelf te handelen in plaats van te ondergaan en u helpt de anderen om hun tijd beter te beheren. Zo maakt u hiervoor bijvoorbeeld ruimte op dinsdag van 15.00u u tot 16.15u. Uw collega's en medewerkers die u onaangekondigd willen spreken, weten dan dat zij u op dat moment van de dag kunnen aanspreken. Als een gesprekspartner (bv. een klant) die uw agenda niet kent, u om 11.00u belt, kunt u hem beloven dat u zal terugbellen om 15.30u. Met wat ervaring zal u zo in staat zijn om vanaf maandagochtend alle onderbrekingen van de week te programmeren. VIERDE WET: DRINGENDHEID OVERSCHADUWT BELANGRIJKHEID

Onverwachte gebeurtenissen veroorzaken een koortsachtige sfeer. De hoogdringendheid van plotse opdrachten maakt in ons de behoefte wakker om het hoofd te gaan bieden aan tegenstand, om onmisbaar te zijn, om de anderen of het systeem te behoeden. Bovendien zijn wij in verschillende mate geconditioneerd door stimuli die de urgentie nog komen versterken zoals de telefoon, de telefax, de rode stempel "dringend" op een nota, de hiërarchische overste die zegt "Kom even naar mijn bureau, het is dringend". Wij lijken dan sterk op de hond van Pavlov die slaafs reageert volgens de reflex "stimulus/reactie". Het volstaat dan dat een memo of een telefonische oproep als dringend wordt voorgesteld om er voorrang aan te verlenen. De oplossing? Ga na wat prioritair is Een persoon die geen prioriteiten of kalender weet vast te leggen, laat zich leiden door de gebeurtenissen zoals ze zich voordoen. Als het belang niet duidelijk gedefinieerd is, behandelen wij de dringende zaken naarmate ze zich aandienen zonder na te gaan of zij werkelijk prioritair zijn. Men moet

Groot

Alles zou veel gemakkelijker zijn als de onderbreking van een activiteit ons slechts de tijd zou kosten dat die onderbreking duurt. Maar zo werkt het niet: om terug een bepaald efficiëntieniveau te bereiken, moeten we weer “opwarmen”. Een onderbreking van 5 minuten kost dus niet alleen de 5 minuten van de stopzetting van de activiteit zelf, maar bovendien nog verscheidene minuten voor de herneming ervan. De verloren tijd is de som van de opeenvolgende periodes van onderbreking en opwarming.

INZET

DEN

afstand kunnen nemen van het geheel en een onderscheid kunnen maken tussen situaties die werkelijk uiterst dringend en bedreigend zijn en zaken die als dringend worden bestempeld door een collega, een manager of zelfs een cliënt. Bijgaande tabel geeft structuur aan het bepalen van prioriteiten.

1

2

Klein

DERDE WET: EEN ONDERBREKING VEROORZAAKT MEER TIJDVERLIES DAN DE REËLE DUUR ERVAN LAAT VERMOE-

3

4

Klein

Groot

INSPANNING

Verdienen een prioritaire behandeling: de activiteiten met een hoge inzet die slechts een kleine inspanning vergen. Voorbeelden van "inzet" : omzetcijfer, marge, klanttevredenheid, veiligheid,… Voorbeelden van "inspanning": kosten, tijd, vorming,…

DE VIJFDE WET: DE CHRONOLOGIE VAN GEBEURTENISSEN IS MISLEIDEND

De chronologische orde waarin gebeurtenissen zich voordoen, hoeft niet noodzakelijk de orde van hun behandeling te bepalen, wel integendeel. Er bestaan veel verschillende soorten gebeurtenissen: belangrijke, dringende, prioritaire, nutteloze, misleidende, catastrofale, pietluttige, … Het zou dus zeer ondoeltreffend zijn ze allemaal hetzelfde belang toe te kennen. En toch worden de gebeurtenissen nog dikwijls benaderd volgens de oude principes van het voorraadbeheer: FIFO (first in, first out) of LIFO (last in, first out). Iemand die denkt volgens het systeem FIFO zal de neiging hebben om de verzoeken te behandelen in de volgorde waarin ze binnenkomen. Wie daarentegen denkt volgens het systeem LIFO zal geneigd zijn om eerst te reageren op degene die het laatst heeft aangedrongen. De oplossing? Vermijd de FIFO- en LIFO-methoden De veralgemeende toepassing in een onderneming of in een kantoor van deze twee methoden werkt desorganiserend. Niets zegt immers dat de behandeling van een onbelangrijke kwestie minder tijd vergt dan de behandeling van een belangrijke zaak. Een goed tijdsbeheer veronderstelt dat wij ons niet laten leiden door de chronologie, maar wél door onze eigen keuzes in functie van onze objectieven. De gulden regel is: laat u niet vangen door bijkomstigheden maar let vooral op wat écht belangrijk en essentieel is.

U WIL ER MEER OVER WETEN? (1) : (2) :

Le nouvel art du temps, Jean-Louis SERVAN SCHREIBER, uitgeverij Albin Michel Les stratèges du temps, J.L. MULLER, F. ROSINA, M. SELLÈS, J.P. TESTA, uitgeverijen CEGOS et ESF

49

ACCOUNTANCY

& TAX

e-news Momenteel is er een overvloed aan zoekinstrumenten om het Web te doorzoeken.Aarzelt u niet om een zelfde zoekopdracht te laten uitvoeren door verschillende zoekinstrumenten en de relevantie van de resultaten te vergelijken! Samen met een correcte formulering van de zoekopdracht is dat nog altijd de sleutel van het succes.

[email protected]

“EVEN

GEDULD… BEZIG MET ZOEKEN” THE DEEP BLUE … Iedereen weet dat het Web bestaat uit miljoenen en miljoenen inlichtingen en diensten, verdeeld over nagenoeg evenveel sites. Minder duidelijk is hoe groot het Web precies wel is: eind 2000 bestaat deze uitzonderlijke informatiebron uit niet minder dan twee miljard webpagina's, waarvan de helft overigens niet toegankelijk zou zijn. Als u dan nog weet dat er elke seconde 80 pagina's bijkomen (elke dag 7 miljoen), zal het u niet verwonderen dat geen enkel zoekinstrument op dit moment in staat is alle woorden en alle uitdrukkingen op alle pagina's te inventariseren. Sommige instrumenten pretenderen openlijk vanaf 2001 heel het Web te beslaan. Wij vragen ons af of dat eigenlijk wel nodig is. Immers, om snel die witte raaf, de site of pagina die perfect beantwoordt aan uw verwachtingen, te vinden, moet u in de eerste plaats weten waar u moet zoeken. En dat is precies de bestaansreden van de zoekinstrumenten waarover dit artikel gaat. We kennen ze onder verschillende namen: gidsen, zoekmachines, discussiegroepen en gespecialiseerde sites. Ze hebben allemaal hun sterke en hun zwakke punten en de eerste taak van alle nieuwe surfers bestaat er uiteraard in uit te vinden welk(e) zoekinstrument(en) geschikt zijn onder welke omstandigheden. Om een keuze te kunnen maken, moet u weten hoe de verschillende zoekinstrumenten functioneren, welke informatie ze kunnen zoeken en welke instrumenten het

50

ACCOUNTANCY

& TAX

krachtigst zijn. In dit artikel willen wij een antwoord geven op al deze vragen voor elk zoekinstrument. Eerst geven we een overzicht van de beschikbare instrumenten en vervolgens vullen we onze conclusie aan met enkele praktische tips die u in uw achterhoofd moet houden bij uw omzwervingen op het Web.

e-news EEN WERKELIJKHEID MET MEERDERE GEZICHTEN… Een zee van informatie slechts één muisklik van u verwijderd? Start uw browser maar als u daar niet van overtuigd bent. Als u de standaardstartpagina niet gewijzigd hebt, verschijnt de multiservice-portaalsite van Microsoft of Netscape al snel op uw scherm. U kunt moeilijk ontkennen dat deze toegangspoorten van het Web uw werk gemakkelijk maken door de belangrijkste interesses van surfers - actualiteit, uitstapjes, vrijetijd, cultuur enz. - te kanaliseren en te groeperen in thema. Deze portaalsites zijn duidelijk al een eerste informatiebron, maar ze laten snel te wensen over: de indeling is niet altijd relevant en u moet onvermijdelijk lang zoeken waarbij u steeds een beetje moet afwijken van uw vertrekpunt. Deze argumenten pleiten niet in hun voordeel, maar wat hen interessant maakt, is de concentratie van zoekinstrumenten. Vaak vindt u er een thematische gids van sites, een zoekmachine en koppelingen naar de nieuws- en discussiegroepen op het Web. In zekere zin vormen deze sites de aanloop naar de verschillende zoekinstrumenten die wij hierna bestuderen.

kant zijn de meest gebruikte sites: Yahoo! France, Nomade, Guide de Voila, annuaire de Lycos France en Open Directory francophone. De sterkte van deze gidsen, het geheim van hun ontstaan, is tegelijkertijd ook hun zwakte. Er zouden duizenden mensen aan moeten werken. Dat is echter niet het geval, zodat de gidsen een zeer beperkt werkingsdomein hebben en zeer willekeurig geactualiseerd worden. Door hun onderverdeling in categorieën leveren ze wel nauwkeurige resultaten op. Kortom, het zijn efficiënte instrumenten voor een eerste stap in het zoekproces; we zouden ze de “gouden gids” van het Web kunnen noemen.

ALGEMENE ZOEKMACHINES

GIDSEN

Iedereen kent wel een of andere zoekmachine, al is het maar de standaardbrowser van zijn pc, zoals Internet Explorer of Netscape. Maar veel mensen weten niet hoe dergelijke zoekmachines functioneren. In tegenstelling tot een gids, die afhankelijk is van het werk van mensen van vlees en bloed, is een zoekmachine niet meer dan een algemene software of een ‘machine’ (crawler of spider) die de pagina's die ze vindt op het Web opneemt en inventariseert door de linken op elke pagina te

Een gids is een zoekinstrument dat een bepaald aantal sites indexeert door middel van beschrijvende fiches die meestal de naam, het adres (de URL) en een korte bespreking van maximaal 15 tot 25 woorden bevatten. De sites worden geselecteerd door een team van cyberdocumentalisten die betaald worden door de gids, onder andere om te onderzoeken of de inhoud van de site overeenstemt met de voorstelling die de webmasters ervan geven (thematische dossiers, actualiteit, achtergrondartikels, persoverzichten, FAQ's, interessante koppelingen). Elke geselecteerde site wordt vervolgens ondergebracht in een of meer categorieën, bijvoorbeeld ontspanning, sport, opvoeding, informatica enz. Zodra u een trefwoord hebt ingevuld op het formulier, gaat de gids in zijn collectie van fiches op zoek naar de zoekterm. Als hij iets vindt, zal hij eerst de geschikte categorieën voorstellen en vervolgens de sites die vermeld staan op de fiches. Door één maal te klikken op de genoemde site kunt u de inhoud van de pagina's lezen en het antwoord op uw vraag vinden. Voor Engelstalige surfers is de standaard Yahoo! International, een beroemde site met een zeer eenvoudige en efficiënte structuur die veel navolging kent. Deze gids heeft een index van zo’n 100.000 sites, onderverdeeld in 14 basiscategorieën die op hun beurt onderverdeeld zijn in subcategorieën…. Wij raden ook een bezoekje aan aan Snap / NBCI, Open Directory, Looksmart en Msm, de gids van Microsoft die we niet meer hoeven voor te stellen. Aan Franstalige

volgen. Geleidelijk aan ontstaat uit de tekstuele inhoud van de gevonden documenten een ‘index’, dit wil zeggen een min of meer grote collectie webpagina's. Als u

51

ACCOUNTANCY

& TAX

e-news een zoekopdracht invoert, gaat de zoekmachine in haar databank integraal op zoek naar de webpagina's waarvan de tekstuele inhoud overeenstemt met de trefwoorden die u hebt ingevoerd. Zodra ze bepaald heeft welke pagina's de zoekterm bevatten, klasseert de zoekmachine de pagina's volgens hun relevantie, afhankelijk van een volgorde en een algoritme (op basis van bepaalde sorteercriteria) die voor elke zoekmachine anders is. Later overloopt de zoekmachine de geïndexeerde pagina’s regelmatig opnieuw - min of meer frequent - om er een recentere versie van op te slaan. Dat noemt men de “refreshing”-fase. Er zijn honderden zoekmachines en dit werkingsprincipe geldt voor allemaal, maar dat is nagenoeg het enige wat ze gemeenschappelijk hebben. Om de relevantie te waarborgen passen de zoekmachines steeds meer middeltjes toe om het Web te klasseren, te ordenen en te indexeren. Hieronder vindt u een kleine selectie, met argumenten ter ondersteuning. Zoals te verwachten zijn de belangrijkste zoekmachines Amerikaans. De onbetwistbare ster in de V.S., Google (een databank van 560 miljoen pagina’s met als doelstelling meer dan een miljard pagina’s vanaf 2001), dankt haar succes aan een vernieuwend zoeksysteem: de populariteitsindex 1 van de pagina's. Een site wordt niet alleen geselecteerd op basis van de informatie die hij bevat, maar ook op basis van het aantal linken naar de desbetreffende site op het Internet. Hoe meer er naar een pagina verwezen wordt op websites, hoe 'populairder' de pagina is, hoe interessanter ze gevonden wordt en hoe hoger de plaats die ze krijgt bij de zoekresultaten. Verder noemen we nog Altavista (300 miljoen geïndexeerde pagina’s) dat een bijzonder snelle nieuwe zoekmachine Raging heeft. Uiteraard mogen we ook Hotbot niet vergeten. Deze zoekmachine, die door velen beschouwd wordt als een van de beste algemene zoekmachines van het moment op het Internet, biedt u de mogelijkheid alleen te zoeken naar pagina's die niet ouder zijn dan een bepaalde periode: een of twee weken, een maand enz. Hoewel slechts 10 % van de webpagina's in het Frans zijn opgesteld, doet het ons plezier vast te stellen dat de Franstalige zoekmachines momenteel niet veel meer

52

ACCOUNTANCY

& TAX

moeten onderdoen voor hun Engelstalige tegenhangers. De onbetwistbare leiders in Frankrijk zijn Voila, (150 miljoen geïndexeerde pagina's) en Altavista France. Maar andere, zoals Ecila, Excite, InfoSeek, Lokace, OpenText, SuperSearch, Caloweb en uiteraard Lycos behalen ook zeer goede resultaten. Dat geldt ook voor de beroemde Belgische zoekmachines Advalvas en Webbel. Algemene zoekmachines zijn nauwkeuriger dan gidsen omdat ze de inhoud van de webpagina's onder de loep nemen, maar u mag zich niet beperken tot één zoekinstrument. Als uw zoekopdracht niet correct geformuleerd is of te algemeen, zult u bovendien bedolven worden onder de zoekresultaten Als u gerichte informatie zoekt op het Internet, kunt u beter gebruik maken van 'metazoekmachines' of gespecialiseerde zoekmachines.

METAZOEKMACHINES Met dit vreemd woord, dat niet zou misstaan in de betere fantastische film, benoemt men een software die in staat is meerdere zoekmachines tegelijkertijd naar een term te laten zoeken en de resultaten gecombineerd weer te geven. De bekendste metazoekmachine is Copernic 2 2000. De basisversie is freeware die gratis gedownload kan worden (2,3 Mb) op de site van Copernic Technologies. Voor de Engelstalige sites zult u op all4one, mamma, infind en dogpile de resultaten vinden die u gehoopt had. Ten slotte verdient ook SoftCrawler onze aandacht. Dit waardevol hulpprogramma kan de catalogi doorzoeken van tien belangrijke downloadsites, waaronder Shareware, Download, SoftSeek, FileMine, Zdnet, Hotfiles, Tucows, Alberts, LinuxFiles, 32bit en Lycos. Op dit moment hebben de metazoekmachines nog maar twee zwakke punten: ze zijn relatief traag en ze laten geen gerichte zoekopdrachten toe doordat de syntaxis van de verschillende zoekmachines niet compatibel is.

GESPECIALISEERDE TOOLS Doordat ze informatie over een specifiek vakdomein (e-commerce, geneeskunde, toerisme, wetgeving enz.) concentreren, zijn deze sites de ontmoetingsplaats voor liefhebbers van gespecialiseerde informatie.

e-news De gespecialiseerde sites die wij genoemd hebben in onze vorige rubrieken zijn hier al een duidelijk voorbeeld van: euro, fiscaliteit, vennootschapsrecht. Daarbij komt nog de zeer recente portaalsite voor het Belgische recht (www.droitbelge.net). Tot deze categorie behoren ook de sites die op basis van een naam e-mailadressen inventariseren (Four 11 of WhoWhere) of telefoonnummers, zoals Infobel. Er zijn er nog zovele andere van allerlei aard 3, maar degene die zeker een vermelding verdienen zijn: Scour, een zeer degelijke gespecialiseerde zoekmachine voor multimedia-informatie, Ftpsearch, de huidige standaard voor het vinden van het stuurprogramma voor randapparatuur, het bestand, de freeware of shareware die u nodig hebt, en Babylon, een uitstekend woordenboek Frans-Engels waarvan de versie 3.0 gratis te downloaden is op de site van de uitgeverij …. Het voordeel van deze formule is duidelijk. Behalve een snelle toegang tot de informatie, sluit de nauwkeurige afbakening van het zoekdomein ook verwarring met homoniemen uit. Maar de medaille heeft een keerzijde. Als men het zoekgebied te veel beperkt, is de kans reëel dat informatie die perfect in overeenstemming is met wat u zoekt, buiten beschouwing gelaten wordt.

e-mailadres te nemen dat u alleen daarvoor gebruikt, of zelfs om uw vraag te versturen via sites die in principe uw anonimiteit garanderen, zoals (anonymizer).

STAND VAN ZAKEN… Het Web is exponentieel gegroeid en omvat vandaag meer informatie dan ooit voorheen. De steeds gebruiksvriendelijkere zoekinstrumenten reiken altijd maar nieuwe snufjes aan om het internet te klasseren, te ordenen en te indexeren, maar paradoxaal genoeg is het nooit moeilijker geweest om er relevante informatie in terug te vinden. Zomaar willekeurig zoeken op het Internet is als zoeken naar een naald in een hooiberg. Maar vaak zorgt een klein beetje knowhow voor mirakels. Aansluitend bij wat op de voorgaande pagina's werd uiteengezet, geven wij u hieronder tien tips die u op weg moeten helpen voor een efficiënte opzoeking.

NIEUWSGROEPEN, DISCUSSIEGROEPEN U kunt uw vraag ook meteen stellen aan andere surfers die uw interesses delen. Dergelijke groepen zijn toegankelijk via de meeste algemene (Yahoo, Lycos… ) of gespecialiseerde gidsen (Forumone, Forum.multimania, Oragora), of via zoekmachines als InfoScan en vooral Al-News. Er is dus niets eenvoudiger dan bij de discussiegroepen te gaan zoeken in de databank van miljoenen ingezonden berichten. Dit mag dan heel aanlokkelijk klinken, maar het systeem zelf houdt ook beperkingen in waarvan de gebruikers zich bewust moeten zijn. Hoewel u er vaak de beste informatie vindt - vaak zullen specialisten uit de sector reageren - kunt u ook slecht geïnformeerd worden - het staat immers iedereen vrij te publiceren op het Internet wat hij wil. Het meedelen van uw e-mailadres houdt ook risico's in. Zo zet u de deur open voor spam (reclameboodschappen), mail bombing (massale verzending van berichten), en niet te vergeten virussen. Om zo discreet mogelijk te blijven, kunnen wij u niet genoeg op het hart drukken een tweede

➊ Alle zoekinstrumenten leveren resultaten op die vaak betrouwbaar zijn, maar men moet wel de spelregels kennen, met andere woorden hun potentieel en vooral hun grenzen. Ze hebben allemaal hun sterke en hun zwakke punten. Gebruikt u gerust het ene instrument na het andere voor eenzelfde opzoeking en vergelijk hun resultaten. Een gecombineerd gebruik brengt u vaak waar u wezen moet … ❷ De zoekmachines kunnen tot de doeltreffendste instrumenten worden gerekend. Net als de beste wijnen

53

ACCOUNTANCY

& TAX

e-news worden ze nog beter met de jaren, en de nieuwkomers lopen over van de originele verbeteringen 4 om toch maar een plaatsje onder de zon te veroveren. De ideale zoekmachine beschikt over de volgende kenmerken: ze is zeer snel, in staat om alles te vinden, toont de resultaten op een geschikte manier, heeft een duidelijke interface die is uitgerust met originele en praktische functionaliteiten (geavanceerde opzoeking, semantische analyse, …), verzendt zoekrapporten per elektronische post, is voorzien van een waarschuwingsfunctie die veranderingen of nieuwe documenten over een bepaald thema detecteert, is beveiligd, soepel, evolutief en, - kers op de taart, - in staat blanco links te herkennen, zodat u het raadselachtige maar ergerlijke bericht "error 404- page not found " kan vermijden… Maar laat ons deze droom (die niet zo ver meer verwijderd is) terzijde schuiven en de realiteit van elke dag bekijken. Dit ideale instrument, dat het beste zal nemen van alle technieken om zo doeltreffend mogelijk aan de slag te gaan, leeft momenteel alleen in de rijke verbeelding van de ontwerpers; toch kunnen we een aantal kenmerken ervan al aantreffen in de huidige machines. Als u tot het zover is toch zeker wil dat u het beste haalt uit het Web in één enkele beweging, dan zijn de metamachines voor u de ideale gezel. ❸ Naast deze grote algemene machines voeren gespecialiseerde machines u mee naar de downloadsites, de discussieforums, de elektronische adressen, zelfs de on line gidsen. Een bezoekje eraan is gewoonlijk de omweg waard. ❹ Hoewel de formule nog weinig wordt gebruikt voor het opzoeken van informatie, kunnen de forums en de discussiegroepen niet systematisch worden opzijgeschoven. Ze leveren vaak de slechtste maar anderzijds ook de beste resultaten op.

54

ACCOUNTANCY

& TAX

➎ Tenzij u het Web constant zit uit te vlooien, is het actualiseren van uw kennis geen sinecure. Voortaan hoeft dit echter geen probleem meer te zijn, aangezien verschillende sites zich erop hebben toegelegd de actualiteit en de evolutie van de zoekmotoren op de voet te volgen. Het nirwana ter zake is de Franse site Abondance (www.abondance.fr), die zeer regelmatig wordt geüpdatet en die, naast gedetailleerde informatie over de zoekmachines en hun werking, vaak ook vergelijkingen van de verschillende tools voorstelt. Heel wat gedetailleerde informatie over de prestaties en kostbaar advies over de beste strategieën vindt u ook, met één enkele muisklik, op searchenginesshowdown.com, in het Engels. ➏ Als u tijd wil winnen, dan is het een goed idee uw navigator te configureren. Het is heel eenvoudig: u kiest gewoon de tool die het best geschikt is als startpagina bij het opstarten van uw navigator. In Microsoft Explorer (versie 5) klikt u op Extra/Internet-opties en vervolgens kiest u het tabblad Algemeen. Typ vervolgens het adres van het portal in het vakje Startpagina. Met Netscape Navigator (4. 7) klikt u op Bewerken/Voorkeuren, vervolgens kiest u Navigator. Typ het adres van uw portal in het tekstvak Startpagina. Gebeurd. ➐ Indien u vaak dezelfde site bezoekt, dan kan u zeker uw voordeel doen met de applicaties om hele sites te downloaden, zoals Memo web 3 flash of webWhacker… Met deze gespecialiseerde software brengt u in een handomdraai een site volledig of gedeeltelijk onder op uw harde schijf. U hoeft dan geen communicatiekosten meer te betalen, maar uiteraard is deze functie niet geschikt voor sites die regelmatig worden bijgewerkt. ❽ Als u na een paar minuten zoeken op het web overvallen wordt door moedeloosheid, dan is dit heel begrijpelijk. Laat de moed echter niet helemaal zakken. Speel uw vraag door aan een expert. Het on line raadplegen van een site-expert is momenteel erg in zwang: deze zoekmethode houdt in dat u een exact antwoord te krijgt op een exacte vraag, en bovendien binnen een welbepaalde termijn. Mits betaling geven sites als www.question.fr, www.paypersearch.com, www.woonoz.com of, internationaal, www.exp.com, www.askme.com en www.veille.com afdoende antwoorden op uw vragen in gevarieerde domeinen als gezondheid, informatica of financiën. Bovendien is het mogelijk automatisch op de hoogte te worden gehouden van de evolutie van bepaalde informatie, zonder dat u zelf op zoek hoeft te gaan. Dit kan op twee manieren. De eerste heet Spyonit (www.spynonit.com) en is een zoekmachine die het web afspeurt en u (via e-mail, gsm, instant messaging, …) op de hoogte brengt van nieuwtjes over het onderwerp van uw opzoeking. U kan ook een abonnement nemen op een distributielijst. Er bestaan tal van categorieën in het Frans (www.francophones.listes.com) of in het Engels (www.liszt.com). U ontvangt dan alle informatie via uw mailbox.

e-news ➒ Houd er te allen tijde rekening mee dat de zoektools geen garanties bieden voor de correctheid van de gevonden informatie. Het is dus nog altijd beter grondig te controleren. ➓ De sleutel van het succes ligt echter evenzeer, of vooral, in een optimale formulering van de vraag. Hiervoor kun-

nen wij u geen mirakels aan de hand doen, maar wel een aantal praktische trucs en kneepjes om het zoekveld te beperken, zoals het gebruik van de geavanceerde zoekfuncties die alle grote machines aanbieden of het gebruik van de Booleaanse operatoren. Maar daarover leest u meer in ons volgende artikel.

BINNENSTEBUITEN GEKEERD VAN HET WEB GIDSEN

Algemeen

Thematisch

Yahoo! International www.yahoo.com Nomade www.nomade.fr Lycos www.lycos.fr Msn www.msn.fr Wanadoo www.wanadoo.fr Voila www.voila.fr

MACHINES

GESPECIALISEERDE TOOLS

5

7Alpha7 www.7alpha.com/ Enfin www.enfin.com/ Search Engine Guide www.searchengineguide.com/

Algemeen

Metamachines

Altavista www.altavista.fr ou www.altavista.com Lycos www.lycos.fr ou www.lycos.com Caloweb www.caloweb.com Webcheck www.webcheck.com Lokace www.lokace.fr Hotbot www.hotbot.com Google www.google.com Go www.go.com Webcrawler www.webcrawler.com Infoseek www.infoseek.com Alltheweb, allthe time http://www.alltheweb.com

Copernic 2000 www.copernic.com.fr SoftCrawler www.data-wizard.de/SoftCrawler ALL4one www.all4one.com Mamma www.mamma.com Infind www.infind.com Dogpile www.dogpile.com1

Question www.question.fr, Paypersearch www.paypersearch.com Expert www.exp.com, Veille www.veille.com

Belgisch recht www.droitbelge.net Scour www.scour.com Ftpsearch www.ftpsearch.com Searchability www.searchability.com Babylon www.babylon.com

1. Deze indexering van het Web door het aantal en het belang van de linken te analyseren, heeft echter het nadeel dat recente en/of zeer gespecialiseerde pagina's uit de boot vallen omdat er maar weinig sites daarnaar verwijzen. 2. De nieuwe interface omvat 55 zoekmachines (tegenover 40 vroeger), verdeeld over zes domeinen: heel het Web, discussiegroepen, elektronische adresboeken, verkoop van boeken, verkoop van software en verkoop van hardware. Zodra de zoekopdracht uitgevoerd is, zal de machine de documenten sorteren, de dubbels verwijderen, controleren of de pagina's nog bestaan en de zoektermen onderstrepen. De machine bewaart een historiek van de zoekopdrachten en kan deze enige tijd later verfijnen of actualiseren. Bovendien voegt het een opdracht toe aan het snelmenu van de rechtermuisknop, zodat u een zoekopdracht kunt starten door met de muis op een woord te klikken. Voor iedere zoekopdracht downloadt de software automatisch de laatste nieuwe zoekmodules om zichzelf te actualiseren. 3. Veel zoekmachines geven een overzicht van de gespecialiseerde sites met een korte beschrijving van enkele regels van elke site: Beaucoup, Internet Sleuth, 7 Alpha IDF, Search Power, The Ultimate Search Page, Special search engines, FinderSeeker, Internet Search Engines, BIG Search Engine Index. 4. Sommige baanbrekende zoekmachines zoals Excalibur aanvaarden voortaan ook onnauwkeurige verzoeken: ze zoeken niet alleen een antwoord voor de exacte ingevoerde tekenreeksen, maar voor alle tekenreeksen die in de buurt komen. Om de pagina's te vinden die zo goed mogelijk

beantwoorden aan de verzoeken, gebruikt Caloweb eveneens geavanceerde technieken van tekstovereenkomst. Zonder af te wijken van de regel brengt de zoekmachine Webcheck een interessant idee binnen ieders bereik: het zoeken volgens concept. In de plaats van te vertrouwen op het aantal herhalingen van een of meer sleutelwoorden, doorzoekt WebCheck zo'n 500 miljoen geïndexeerde pagina's om degene eruit te halen die verwijzen naar het thema dat rechtstreeks verband houdt met de vraag. We vermelden ook Cobrain, maar vooral Oingo dat, in de plaats van te zoeken waar een woord voorkomt op een pagina, werkt met combinaties van ideeën, dankzij een woordenboek waarop de machine zich beroept. Wanneer een term wordt gevraagd, antwoordt ze met een lijst van betekenissen waaruit de gebruiker dan degene kan kiezen die het best past. Ook Copernic Summarizer kan bogen op nieuwe functies: de software vat webpagina's samen en laat de teksten achter zich. De software is heel gemakkelijk te gebruiken: u geeft hem gewoon het adres van een webpagina en hij vat ze samen, waarbij hij alleen de concepten onthoudt. De software is ingebouwd in Internet Explorer en Word. Tot slot zijn er nog tal van laboratoria die werken aan zoekmachines die foto's kunnen terugvinden zonder dat hiervoor één enkel woord moet worden gebruikt, op basis van een schets of aanwijzingen over de kleur of de textuur. De toekomst heeft dus duidelijk nog heel wat belangrijke veranderingen in petto. 5. Dit artikel kan u on line raadplegen op onze Internet-site (http://www.accountancy.be). De dynamische links naar alle geregistreerde sites zijn geactiveerd zodat één muisklik u naar het url-adres brengt.

55

ACCOUNTANCY

& TAX

te gast

“WERKEN AAN EEN BETERE

PROFILERING VAN DE ECONOMISCHE BEROEPSBEOEFENAARS”

J

ean-Paul Servais werd onlangs benoemd tot voorzitter van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen, doceert aan de "Université Libre de Bruxelles" en is tevens adjunct-kabinetschef van de Minister van Financiën, Didier Reynders. Hij geeft ons zijn visie als Voorzitter van de Hoge Raad op de toekomst van de economische beroepsbeoefenaars. IAB : Welke zijn de krijtlijnen van het toekomstig beleid van de Hoge Raad voor de Economische Beroepen? Jean-Paul SERVAIS : Ik heb de leden van de Hoge Raad voorgesteld om dit beleid rond twee hoofdthema's te centraliseren. Het eerste betreft de bijdrage die de Hoge Raad voor de Economische Beroepen kan leveren aan een betere profilering van de economische beroepsbeoefenaars. Het tweede heeft te maken met de manier waarop de Raad via aanbevelingen kan tussenkomen op het vlak van de deontologie, de integriteit en de opdrachten van de boekhouders, accountants, belastingconsulenten en bedrijfsrevisoren. Zelfs al bepaalt de Wet van 22 april 1999 het algemeen kader van de diverse economische beroepen, toch moet elk beroep kunnen evolueren zonder aan de specificiteit van de andere beroepen die de wetgever erkend heeft, te raken. IAB : Om nog even door te gaan op het eerste thema, hoe wilt u de profilering van de economische beroepsbeoefenaars verbeteren? Jean-Paul SERVAIS : De economische beroepsbeoefenaars zijn nog steeds niet voldoende “zichtbaar” voor de economische besluitvormers, de ondernemingen en de overheid. Dit geldt trouwens ook voor de Hoge Raad, die sedert 1985 al drie keer van naam veranderd is. Er wacht ons dus een dubbele promotietaak. Daarom meen ik dat de Hoge Raad o.m. het wetenschappelijk onderzoek meer zou moeten ondersteunen, vooral dan op het vlak van het boekhoudrecht, wat zal leiden tot een opwaardering ervan. IAB : Hoe ziet u uw relatie met de verschillende Instituten? Jean-Paul SERVAIS : Ik wens een eerlijke en open dialoog met hen aan te gaan. Voor het overige verwacht ik veel heil van een harmonieus huwelijk tussen de regels van zelfregulering en de bepalingen van het positief recht (van wettelijke én reglementaire aard). Het doel van de Hoge Raad bestaat erin de Instituten bij te staan en meer bepaald de toenadering tussen de verschillende Instituten onderling te bevorderen. IAB : Hoe zal deze vertrouwensrelatie met de Instituten in de praktijk gestalte krijgen? Jean-Paul SERVAIS : Door gemengde werkgroepen op te richten, dit wil zeggen denkgroepen waarin vertegenwoordigers van de Instituten hun mening volkomen vrij en onafhankelijk kunnen uiten. Eerst en vooral willen we tot een vruchtbare dialoog komen. De werkgroepen zullen zich dan verder buigen over thema's als de anti-witwaswetgeving, de draagwijdte van het beroepsgeheim, de controle op de toepassing van de IAS-normen, maar ook - ingevolge de neerlegging van het wetsontwerp inzake "Corporate Governance", - over het thema van de onafhankelijkheid van de revisoren. Bovendien is de Hoge Raad bereid om elke inspanning van de Instituten om gemengde stages in te voeren of

56

ACCOUNTANCY

& TAX

om gepaste publiciteitsvormen voor de economische beroepen te definiëren, mee te ondersteunen. IAB : Hoe ziet u de Instituten op korte termijn evolueren? Jean-Paul SERVAIS : Aangezien de Instituten een verdere toenadering nastreven, heeft de Hoge Raad daar zeker een rol in te spelen, bijvoorbeeld, door de organisatie van een gemeenschappelijke IAB/IBR-stage te begeleiden. Als men de toekomstige generaties wil tonen dat het economisch beroep een toekomst heeft, is het wenselijk dat er een gemeenschappelijke stageformule wordt uitgewerkt met mogelijkheid tot verdere specialisatie. Dit is ongetwijfeld de beste manier om tot het "gemeenschappelijk huis van de accountancy" te komen dat de Instituten nastreven. IAB : U had het daarnet over de IAS-normen … dit behoort toch niet tot uw bevoegdheid? Jean-Paul SERVAIS : Dat is inderdaad zo. Maar wat met de controle op de toepassing van deze normen en met de opleiding die vereist is in het kader van hun invoering? Dit zijn twee belangrijke punten die ongetwijfeld problemen zullen stellen. Het is immers niet de bedoeling een “IAS light”versie te gaan toepassen. Ondernemingen zullen m.a.w. niet langer enkel die zaken uit de IAS-normen kunnen kiezen die in hun voordeel spelen en de rest zomaar naast zich neerleggen. De opleiding van de beroepsbeoefenaar moet daarom in functie van deze nieuwe normen herbekeken worden. IAB : Maar die normen gelden vooral voor de grote beursgenoteerde groepen … Jean-Paul SERVAIS : Dat is zo, maar hun dochterondernemingen zullen hun statutaire rekeningen blijven opmaken volgens het Belgisch boekhoudrecht. Daarom moeten we erop toezien dat de overgang van de Belgische naar de IAS-normen goed verloopt. Welnu, het zijn de eonomische beroepers die het goede verloop van de verwerking en herverwerking van deze boekhoudkundige informatie moeten controleren. Om deze nieuwe uitdaging het hoofd te bieden, meen ik dat meer overleg met de Instituten noodzakelijk is.

Jean-Paul Servais