INFORMATION MANAGEMENT IN WAREHOUSING OF REVERSE LOGISTIC FLOWS

11th International Scientific Conference LOGI 2010

INFORMATION MANAGEMENT IN WAREHOUSING OF REVERSE LOGISTIC FLOWS Jana Vlþková, Alexander ChlaĖ1

ABSTRACT The paper deals with the importance of the receiving, collection and processing the information in the classical and reverse material logistic flow. It emphasizes the need of the mutual pooling of substantial information among particular parts of the supplierconsumer chain, so that the effective management of the chain was realised.

KEY WORDS Information, reverse logistics, Enterprice Resource Planning, Electronic Data Interchange, Warehouse Management System

LANGUAGE OF THE PAPER Czech

REVIEWERS doc. Ing. Jozef Strišš, CSc. - [email protected] Ing. Eva Brumerþíková, PhD. - [email protected]

1

Ing. Jana Vlþková, doc. Ing. Alexander ChlaĖ, Ph.D., University of Pardubice, Jan Perner Transport Faculty, Department of Transport Management, Marketing and Logistics, Studentská 95, Pardubice, Czech Republic Email: [email protected], [email protected] 223

11th International Scientific Conference LOGI 2010

ěÍZENÍ INFORMACÍ VE SKLADOVÁNÍ ZPċTNÝCH LOGISTICKÝCH TOKģ ÚVOD Souþasná spoleþnost, její ekonomické þinnosti a praktické Ĝízení se neobejdou bez informací s dostateþnou vypovídací schopností. Ani to však není postaþující a se získanými informacemi je tĜeba dále pracovat a využívat je aktivnČ pĜi navazujících Ĝídících procesech a þinnostech. StejnČ tak je esenciální využití informací ve skladování zpČtných logistických tokĤ a to zejména proto, že se nejedná jen o prosté skladovací þinnosti, ale pĜedevším o další navazující Ĝízení zpČtných tokĤ v rámci reverzní logistiky.

1

ASPEKTY ROZHODOVÁNÍ O SKLADOVÁNÍ Pro dosažení nejlepších výsledkĤ v jakékoliv þinnosti a oboru je nezbytné pracovat

s informacemi, zkušenostmi a fakty v komplexních souvislostech. V podnikové logistice je systémový pĜístup považován za nutnou podmínku. Mezi hlavní logistické þinnosti je Ĝazeno také skladování, které slouží k pĜekonání þasových a prostorových prodlev mezi výrobou produktu a jeho fyzickým doruþením koneþnému zákazníkovi. Proces skladování þasto pĜedstavuje jednu z nejvíce nákladných þinností v logistickém ĜetČzci. Sledované finanþní položky pĜi skladování zásob (materiálu, výrobkĤ, zboží) rozdČlujeme na: x

skladovací náklady (skladovací prostor, umístČní skladu, technické vybavení, manipulaþní zaĜízení, personál),

x

množstevní náklady (manipulace s materiálem, nákup),

x

náklady na udržování zásob (Ĝízení stavu zásob, balení, zpČtná logistika). V materiálovém toku podniku se skladováním dále souvisejí náklady:

x

náklady na vyĜizování objednávek a informaþní systémy,

x

pĜepravní náklady,

x

náklady na zákaznický servis.

224

11th International Scientific Conference LOGI 2010 Pro všechny uvedené druhy nákladĤ, existují v praxi ovČĜené pĜístupy Ĝešení, ale také nové možnosti, které pĜispívají k snížení celkových nákladĤ na skladování a zároveĖ vedou k zvýšení efektivity a produktivity práce.

1.1

Faktory ovlivĖující podnikové skladování Koneþnému rozhodnutí o volbČ Ĝešení musí pĜedcházet stanovení požadavkĤ

a podmínek, které musí sklad splĖovat, jako napĜíklad: x

hlavní funkci a druh skladu, typ skladování (soukromý sklad, veĜejný sklad),

x

funkce a druh zásob,

x

logistické systémy (cross-docking, konsignaþní sklad, JIT, Kanban),

x

vybavení skladu, obsluha skladu,

x

požadavky na informaþní systém,

x

kritéria pro hodnocení finanþních a výkonových ukazatelĤ.

2

PěENOS INFORMACÍ PotĜebou managementu je znát pĜesné a vþasné informace o stavu zásob, o stavu

zboží v pohybu, o umístČní zásob, vstupních a výstupních dodávkách, údaje o zákaznících, o využívání skladovacího prostoru a personálu. Ve skladovém hospodáĜství existuje mnoho nositelĤ podstatných informací, které je nutné získat, zajistit jejich pĜenos dalším þlánkĤm, ale také je nezbytné umČt data vyhodnotit. Propojení logistického ĜetČzce pomocí systému rychlé odezvy, pĜispívá ke zvýšení pĜidané hodnoty celkového podnikového procesu. V rámci integrace logistického systému jsou sdílena data od dodavatelĤ, ze skladĤ, z výroby, z distribuce a od zákazníkĤ, která jsou dále využívána v logickém sledu a ve správných þástech podniku. Výsledky úspČšné práce se projevují pĜedevším v rychlejší komunikaci, ve vČtší míĜe pĜesnosti, v lepší spolupráci a v neposlední ĜadČ ve vČtším uspokojení požadavkĤ zákazníka. Práci s informacemi výraznČ usnadĖují v dnešní dobČ moderní informaþní a komunikaþní technologie. U velkých a mezinárodních firem je automatickým standardem podnikový informaþní systém ERP (Enterprice Resource Planning), který obsahuje specializované moduly na konkrétní podnikatelské procesy, jako napĜíklad modul správy a Ĝízení skladu, pro dodavatele, zákazníky, úþetnictví, fakturace, správy majetku, personální þinnost aj. Stejné Ĝešení platí také pro stĜednČ velké firmy, které využívají pĜedevším moduly 225

11th International Scientific Conference LOGI 2010 úzce související s hlavní podnikatelskou þinností. Ve využívání tČchto systémĤ mohou být malé a stĜední podniky ovlivnČny požadavky svých dodavatelĤ nebo odbČratelĤ pĜi tvorbČ dodavatelsko-odbČratelských vztahĤ. Obrázek þ. 6 - Jednotlivé moduly obsažené v ERP systému

Zdroj: AutoĜi Sdílení informací také úzce souvisí s kritickou otázkou o zneužívání dat. Odborníci na logistiku vČdí, že otevĜený pĜístup k datĤm na úrovni celého logistického ĜetČzce, mĤže pĜinést mnohonásobnČ vČtší zisky, ale obava ze zneužití interních dat, je stále omezujícím faktorem pro správné fungování Supply Chain Managementu. Z výsledkĤ prĤzkumu z roku 2009 provedeného ýeským statistickým úĜadem vyplývá, že „pravidelnČ sdílelo informace v rámci dodavatelsko-odbČratelských ĜetČzcĤ 13 % podnikĤ.“ [3] Míra sdílení informací je rozdílná v rámci jednotlivých prĤmyslových odvČtvích a dĤležité kritérium pĜedstavuje také velikost podniku. Dále je zĜejmé, že firmy mají vČtší dĤvČru ve sdílení informací ke svým dodavatelĤm než odbČratelĤm. Na obrázku þ. 1 je znázornČn trend v elektronickém sdílení dat mezi podniky v ýeské republice a také je zde uveden pĜehled údajĤ, které si podniky nejþastČji vzájemnČ poskytují.

226

11th International Scientific Conference LOGI 2010

17%

21%

10%

11%

13%

15%

2%

1% Malé podniky (10-49)

4%

6%

6%

8%

8%

10%

18%

23%

27%

33%

Obrázek þ. 7 - Podniky používající elektronické sdílení dat pro koordinaci dodavatelskoodbČratelských vztahĤ podle typu vymČĖovaných informací

StĜední podniky (50-249)

Velké podniky (250+)

Celkem

Aktuální stav dodávak

PĜedpokládaná poptávka

ÚroveĖ zásob

Plánování výroby/služeb

Používající SCM

Zdroj: [3], upraveno autory Informace lze sdílet prostĜednictvím webového rozhraní, pomocí elektronické výmČny dat (EDI – Electronic Data Interchange) nebo v rámci integraþního informaþního systému

Ĝízení

dodavatelských

ĜetČzcĤ

(SCM

-

Supply

Chain

Management).

NejvyužívanČjším komunikaþním prostĜedkem je EDI, který má standardizovaná pravidla používání a také je hojnČ rozšíĜen. Jeho hlavní výhodou je pomČrnČ snadná kompatibilita mezi informaþními systémy a procesy dodavatelĤ. SCM v ýeské republice pĜedstavuje stále „nováþka“ na trhu.

2.1

Automatická identifikace Aby mohly být informace sdíleny, je nutné zajistit efektivní a pĜesný sbČr

požadovaných informací. Nositeli informací jsou jednotlivé prvky v materiálovém toku (materiál, výrobky, zboží, manipulaþní jednotky). DĜíve se ve skladu dbalo pĜedevším na papírovou dokumentaci, pĜi které docházelo k mnoha chybám a také se snižoval výkon zamČstnancĤ. Dnes je systém sbČru informací zrychlen automatickou identifikací aktivních i pasivních prvkĤ logistického ĜetČzce, díky které je zabezpeþen pĜenos dat v rámci podnikových informaþních systémĤ. Využívané principy automatické identifikace: x

optický (þárové kódy, písmo OCR, biometrické technologie),

x

rádio-frekvenþní (RFID), 227

11th International Scientific Conference LOGI 2010 x

induktivní (pĜenos dat elektromagnetickou indukcí; využívá se pro identifikaci paletových jednotek, kontejnerĤ apod.),

x

magnetický (karty s magnetickým proužkem),

x

hlasový princip. ýárové kódy patĜí mezi nejznámČjší a nejrozšíĜenČjší zpĤsob automatické

identifikace a to pĜedevším díky své jednoduchosti kódování, þtení a zpracování v informaþních systémech. Jsou spolehlivé a nejsou finanþnČ nároþné. ýárové kódy zrychlují evidenþní operace a umožĖují sledování daných objektĤ v reálném þase. Mezi výhody také Ĝadíme jejich velkou škálu a dobu používání, díky které existují ustálená pravidla a normy pro práci s nimi. Rádio-frekvenþní identifikace patĜí mezi nejrychleji se rozvíjející segment v oblasti automatického sbČru dat. U RFID je nositelem informace þip (tzv. bag), který mĤže být souþástí etiket, karet nebo náramkĤ. Technologie RFID umožĖuje pozdČjší aktualizaci dat, identifikaci více tagĤ najednou, rozpoznat skladové a manipulaþní zaĜízení. Implementace RFID do skladového hospodáĜství pĜedstavuje velkou poþáteþní investici, ale pĜi fungujícím systému pĜinese velkou úsporu þasu, nákladĤ a zefektivnČní celého procesu Ĝízení skladu. Cílem technologie RFID není nahradit þárové kódy, pĜedstavuje spíše nové možnosti a mĤže pĜispČt k zjištČní vhodné kombinace obou technologií.

2.2

ěízený sklad V nČkterých þástech podnikového procesu je sklad jeho nepostradatelnou souþástí.

Cílem firmy by mČlo být optimalizovat skladovou þinnost tak, aby se zvýšila produktivita, snížily náklady, zrychlilo plnČní dodávek a zvýšila spokojenost zákazníkĤ. ěešení tČchto požadavkĤ poskytuje skladový systém Warehouse Management System (WMS), který umožĖuje automatickou správu skladového provozu. Hlavním úkolem systému je Ĝízení, kontrola a optimalizace všech skladových procesĤ, poþínaje objednávkou u dodavatele a konþe u expedic dodávky zákazníkovi. Podnikový sklad, který chce komplexní systém WMS využívat, musí splĖovat následující kritéria Ĝízeného skladu: x

je vybaven skladovací technologií umožĖující jednoznaþné umístČní a identifikaci skladované položky,

x 228

je vedena podrobná evidence manipulaþních a skladových jednotek,

11th International Scientific Conference LOGI 2010 x

jsou stanovena jednoznaþná pravidla zaskladĖovací, vyskladĖovací a vychystávací strategie,

x

jsou podrobnČ vypracované pracovní postupy jednotlivých skladových procesĤ s urþením zodpovČdnosti zamČstnancĤ,

x

jsou stanoveny klíþové indikátory výkonnosti skladu. [5] Systém WMS mĤže být integrován do bČžných podnikových informaþních systémĤ

(ERP). Pracuje pĜedevším s daty získanými automatickou identifikací, která umí systém vyhodnotit a upozornit na neplánované zmČny. Management z konkrétní analýzy musí následnČ pĜijmout odpovídající opatĜení.

3

VÝZNAM INFORMACÍ A JEJICH SDÍLENÍ V REVERZNÍ LOGISTICE Reverzní logistika (RL) zaþíná u zákazníka, který posílá proti proudu bČžného

logistického ĜetČzce znehodnocené, fyzicky þi morálnČ zastaralé výrobky, obaly a reklamované zboží. „Hlavní náplní RL je sbČr, tĜídČní, demontáž a zpracování použitých výrobkĤ, souþástek, vedlejších produktĤ, nadbyteþných zásob a obalového materiálu, kde hlavním cílem je zajistit jejich nové využití nebo materiálové zhodnocení.“ 1 PĜístupy k RL by mČly být založeny na kombinaci ekonomických cílĤ (snižování nákladĤ, získání zpČtné vazby o produktech, reklamaþní politika) a ekologických cílĤ (recyklace, spotĜeba energie v transformaþním procesu, eko-marketing). Striktní naĜízení zpČtné logistiky urþitým podnikĤm je zabezpeþeno stanovenou legislativou, hovoĜící o ekologické zodpovČdnosti a technologii recyklace. V šíĜi tohoto þlánku se budeme zajímat pĜedevším o podnikovou zpČtnou logistiku, kterou firmy vykonávají na bázi vlastního zájmu.

3.1 1.

Základní procesy reverzní logistiky Gatekeeping - nebo-li vstupní inspekce, rozhoduje o vpuštČní logistického prvku do systému reverzní logistiky.

2.

Collection - sbČr, shromažćování výrobkĤ a materiálu pro další zpracování.

3.

Sortation, Separation - statky jsou tĜídČny podle zpĤsobu, jakým budou dále zpracovány.

1

Zdroj [6], str. 21 229

11th International Scientific Conference LOGI 2010 4.

Disposition/Re-processing - výrobky jsou zpracovány dle svého charakteru (opraveny, demontovány použitelné funkþní díly, recyklovány, uloženy na skládku nebo spalovny). První fáze autorizace pasivního prvku je provádČna v „první linii“, tam kde si

zákazník výrobek poĜídil. Hlavním úkolem proškoleného pracovníka je, aby získal co nejvíce informací o charakteru produktu od zákazníka (co a proþ vrací, zda výrobek splĖuje podmínky uvedené v reklamaþním Ĝádu, jak byl spokojen, poruchovost aj.). Stádium shromažćování prvkĤ úzce souvisí s jejich nákupem, bezplatným odbČrem, pĜemístČním do místa, kde jsou skladovány. SbČr mĤže být zajišĢován tĜemi zpĤsoby: x

výrobcem,

x

obchodníkem, který dál produkty odprodává výrobci,

x

smluvním partnerem, který produkty odprodává výrobci nebo zpracovatelĤm (mČstské sbČrné dvory). Shromažćování zpČtných tokĤ ve skladech pĜedstavuje pouze mezistupeĖ pro jejich

další zpracování. Na základČ informací získaných pĜi pĜíjmu produktu plynule dojde k pĜechodu do fáze tĜídČní. ěešením pĜinášejícím pĜidanou hodnotu je, aby místo sbČru a tĜídČní bylo spoleþné. PĜi tĜídČní je rozhodnuto, zda lze výrobek opČtovnČ použít nebo pĜepracovat, recyklovat nebo zlikvidovat. Zpracování vráceného zboží je limitováno vlastním charakterem výrobku.

3.2

Informace o zpČtných tocích Vrácený výrobek musí do systému zpČtné logistiky vstupovat s informacemi

od zákazníka (co, jak, proþ, kdy). Tyto informace by mČly být dĤkladnČ shromáždČny, protože budou primárními kritérii hodnocení v dalších fázích procesu. ěešením jsou 2D þárový kód (popĜ. RFID systém– záleží na používaném zpĤsobu identifikace), kterým mĤže být zboží oznaþeno. DĤležitým prvkem je také využívání informaþního systému pro zpČtnou logistiku, kde bude založena karta daného výrobku s uvedeným kódem a doplĖkovými informacemi. Na tomto principu mĤže vrácený výrobek projít celým zpČtným procesem, kde v každé jeho fázi budou moci být pĜidávané další získané informace až po finální naložení s výrobkem.

230

11th International Scientific Conference LOGI 2010

3.3

Informaþní systémy zpČtných tokĤ Informaþní systému pro zpČtnou logistiku jsou sestaveny na základČ specifických

požadavkĤ zpČtných tokĤ v podniku, kterými se liší od hodnotového toku smČrem k zákazníkovi. Hlavními rozdíly jsou dostupnost dostateþného množství a kvality dat a pĜedevším skuteþnost, že Ĝízení zpČtného toku je založeno na výjimkách. Systém musí obsáhnout informace související s produktem, jeho umístČním, užíváním, legislativou, trhy a podnikovými procesy v reverzní logistice. Získávání informací usnadĖuje používání internetového rozhraní, kde mĤže být uveden postup pro vrácení zboží. První kontakt mĤže být založen na vyplnČní dotazníku o vraceném výrobku. Po jeho odeslání je vyhodnocen stav zboží a zpĤsob dalšího postupu pro jeho vrácení þi dĤvody k odmítnutí požadavkĤ zákazníka. Klasický (dopĜedný) materiálový tok v logistickém ĜetČzci podléhá nutnosti správných a vþasných informací. StejnČ je tomu také u reverzní logistiky, kde dostupnost informací rozhoduje o efektivnosti a snižování nákladĤ. ObecnČ fungující model reverzní logistiky a sbČru dat není ustáleným pravidlem. ZpČtné toky jsou velmi citlivým a diskutovaným tématem firem, kterým je tato otázka Ĝešení naĜízena platnou legislativou. Standardizované Ĝešení sbČru dat a práce s nimi ztČžují také individuální charakteristiky vraceného zboží.

ZÁVċR Procesní Ĝízení logistických þinností je závislé na dostateþném sdílení informací, což platí také pro reverzní logistiku. Podstata skladĤ ve zpČtných tocích je pĜedevším v tvorbČ pĜidaných hodnot. S vráceným zbožím musí být aktivnČ pracováno a tzn. napĜ. tĜídČno, pĜepraveno k dalšímu zpracování apod. Samotné shromažćování je velmi neefektivní a nákladné. PodpĤrné nástroje Ĝízení zpČtných tokĤ, jako jsou prvky automatické identifikace, informaþní systémy þi legislativa sice existují, ale obecnČ fungující modely Ĝízení nejsou ještČ osvČdþeny.

LITERATURE [1]

LAMBERT, Douglas M.; STOCK, James R.; ELLRAM, Lisa M. Logistika. 2. vyd. Brno : CP Books, 2005. 589 s. ISBN 80-251-0504-0.

231

11th International Scientific Conference LOGI 2010 [2]

STEHLÍK, Antonín; KAPOUN, Josef. Logistika pro manažery. Praha : Ekopress, 2008. 264 s. ISBN 978-80-86929-37-8.

[3]

Logistika [online]. 21.1.2008 [cit. 2010-11-15]. Systémy správy skladu a jejich možné pĜínosy. Dostupné z WWW: . ISSN 1213-7693.

[4]

ýSÚ [online]. 2009 [cit. 2010-11-15]. Elektronické sdílení informací v rámci koordinace

dodavatelských

ĜetČzcĤ.

Dostupné

z

WWW:

. [5]

ýERNÝ, Josef. Systems Integration Conference Archive [online]. 2005 [cit. 201011-15].

ěízený

sklad

v

dodavatelském

ĜetČzci.

Dostupné

z

WWW:

. ISBN 80-245-0895-8. [6]

ŠKAPA, Radoslav. Reverzní logistika [online]. Brno : Masarykova univerzita, 2005 [cit.

2010-11-15].

Dostupné

z

WWW:

. ISBN 80-2103848-9.

232