Information Management Control
Get Across By Doing It: Praktijkcase WSHD
Robert van Grunsven, Adviseur CMS Asset Management
Agenda Introductie Probleemstelling Gekozen aanpak in relatie tot AMC Implementatie Resultaten Conclusies en aanbevelingen Vragen en discussie
Introductie
CMS Asset Management, adviesbureau onderhoudsmanagement gevestigd te 's-Hertogenbosch. Lid AMC kenniskring Klanten binnen o.a. de waterwereld, de bagger industrie, procesindustrie en defensie. Kijk vooral bij de CMS stand voor meer informatie R. van Grunsven, HTS elektrotechniek, werkzaam bij CMS vanaf 01-10-2002, primaire focus op de waterschappen Vanaf 01-01-2005 actief bij klant Waterschap Hollandse Delta Student MSc AMC Cohort 4
Introductie
Waterschap Hollandse Delta met kerntaken: • Vaarwegenbeheer • Waterkeringen • Watersysteem • Wegbeheer • Zuiveren van afvalwater Bestaat vanaf 01-01-2005 vanuit vijf gefuseerde organisaties
Het beheersgebied
Introductie
Bewegingen op het externe en interne domein: • Van 2600 in de jaren vijftig naar 26 vanaf 01-01-2010 • De servicegerichte ‘Digitale overheid’ maakt opmars • kosten(effectiviteit) steeds vooraanstaander onderwerp • Druk transparantie, integriteit en kwaliteit toegenomen • Zijn we in control? Goede informatievoorziening onontbeerlijk!
Introductie
Organogram WSHD Sterk in beweging
verenigde vergadering Heemraden
Algemene Beleidstaken Bestuur, Communicatie, Heffing en invordering
Dijkgraaf
Zorg voor de waterkeringen
Secretaris-directeur
Controller
Directeur Strategie en Planning
Directeur Beheer en Onderhoud
Beleid
Beheer
Directeur Regulering
Vergunning
Zorg voor het watersysteem
Directeur Zuiveringsbeheer
Zorg voor het zuiveren van afvalwater
Directeur Middelen
Zorg voor het wegenbeheer
Afvalwater-technologie
Communicatie
Coördinatie Nieuwbouw
Faciliteiten
Zuiveringstechnische werken Noord
Financiën, Planning en Control
Zuiveringstechnische werken West
Juridische Zaken
verlening Planvorming
Voorbereiding
Bediening, Onderhoud en inspectie
Toezicht
Handhaving
Geodata Civiel- en Cultuurtechnisch onderhoud
Technisch Onderhoud
Zuiveringstechnische werken Oost
Informatiesering &Automatisering
Bedrijfsvoering Personeel ICT Facilitaire zaken
Personeel en Organisatie / Kwaliteit, Arbo en Milieu
Introductie
Organogram WSHD Sterk in beweging Project Onderhoudsmanagement OBS ter ondersteuning
verenigde vergadering Heemraden Dijkgraaf
Secretaris-directeur
Controller
Directeur Strategie en Planning
Directeur Beheer en Onderhoud
Directeur Regulering
Directeur Zuiveringsbeheer
Directeur Middelen
Beleid
Beheer
Vergunning
Afvalwatertechnologie
Communicatie
Coördinatie Nieuwbouw
Faciliteiten
Zuiveringstechnisch e werken Noord
Financiën, Planning en Control
Zuiveringstechnisch e werken West
Juridische Zaken
verlening Planvorming
Voorbereiding
Bediening, Onderhoud en inspectie Toezicht
Geodata Civiel- en Cultuurtechnisch onderhoud
Centrale afdeling BO voor o.a. OHM en OBS beiden relatief nieuw
Technisch Onderhoud
Handhaving
Zuiveringstechnisch e werken Oost
Centrale afdeling ZB voor o.a. OHM en OBS Ingevoerd vanaf 2004 1 x Maintenance Engineer 1 x Informatie coördinator 2 x Applicatiebeheerder
Informatiesering &Automatisering
Personeel en Organisatie / Kwaliteit, Arbo en Milieu
Buiten directe scope Directe samenwerking Binnen directe scope
Probleemstelling
Behoefte: • Goed invullen van beheer van OBS als ondersteunend systeem voor het onderhoudsproces Goed motiveren! Druk op FTE´s Relevante vragen: • Wat is het kader van informatiemanagement bij de Nederlandse Waterschappen/WSHD • Hoe kan invulling van het beheer van informatiesystemen in verband worden gebracht met de organisatiedoelstellingen • Is de manier waarop Zuiveringsbeheer e.e.a. heeft georganiseerd terug te vinden in de literatuur?
Gekozen aanpak
AMC schept het kader voor het aantonen van de toegevoegde waarde van goed informatiemanagement voor de organisatiedoelstellingen Paper AMC Module 12 creëerde mogelijkheid De scope breder dan het OBS gemaakt. Meer toegevoegde waarde! Getting across by doing it!
Gekozen aanpak
Gedestilleerd uit AMC gedachtegoed en literatuurstudie: • Informatiemanagement een centrale rol toebedelen in het realiseren van de organisatiedoelstellingen • Informatie zien als een asset, een business resource • Denken in architectuurmodellen • Het principe van Business to ICT alignment toepassen • Drie domeinen van beheer van informatiesystemen onderkennen en toepassen • Organisatiemodellen onderzoeken die informatiemanagement en het beheer van informatiesystemen beschrijven Goede aansluiting op doelstellingen I&A afdeling en diens rol
Gekozen aanpak
In mei 2008 bij WSHD aangegeven dat paper mogelijkheden bood om e.e.a. scherp te stellen Paper met alle elementen eerst in het Nederlands gemaakt Functiebeschrijving beheer informatiesystemen afgeleid van bestaand model Directeur en afdelingshoofden periodiek geïnformeerd en de vraag `Wie is de informatiecoördinator?´ gesteld Op basis van ontwikkelde referentiekader notities richting projectgroep OHM, stuurgroep OHM, directeur BO, Management Team BO, I&A afdeling
Bijdrage aan voorstel directieteam, fact sheets en business cases
Gekozen aanpak
Architectuurdenken volgens AMC Asset portal de toegang tot de ‘In Control’ vraag De Waterschaps Informatie Architectuur
Gekozen aanpak
ICT to business aligment: The best possible use of ICTresources to meet business objectives Traditioneel (1)
Modern (2)
Informatiemanagement draait om het managen van de verbindingen tussen de vier vlakken 1: Het Srategic Alignement Model van Henderson en Venkatraman (1993) 2: AIM: Amsterdams Informatie Model van Prof R. Maes, vrije Universiteit Amsterdam (1997)
Gekozen aanpak
Drie domeinen van beheer, met elk hun specifieke taken en functies Beheer IS is dus multidisciplinair Dit geldt voor het managen van elke asset
MDia BObh CMS
Invulling specifiek voor het OBS
ZBaw en extern
Gekozen aanpak
BISL: Het domein van de functioneel beheerder Functioneel beheer is de operationele component van informatiemanagement
Gekozen aanpak
Organisatie van informatiemanagement • Literatuur en vakbladen beschrijven o.a. onderstaand model, veelvuldig toegepast bij overheden • Vertoont gelijkenis met ZB model, onderbouwd keuzes voor BO • Vult echter centrale rol Informatiemanagement en Informatiemanager in
Implementatie
Laatste kwartaal van 2009 kwam FB-er vanuit I&A afdeling in beeld Vanaf 01-01-2009 OBS operationeel en FB-er actief binnen BO Opleidingsplan FB-er 2009 met SMART doelstellingen • Business(es) leren kennen • Mensen/functionarissen • Processen • Systemen FB-er vervult rol steeds zelfstandiger en pro- actiever
Toegevoegde waarde is nog moeilijk te kwantificeren, maar is zeker merkbaar!
Resultaten
Vanaf medio 2009 rol FB zelfstandiger en pro- actiever Functie FB is zeker gesteld binnen beheerafdeling BO I&A afdeling kan rol als facilitaire afdeling beter benutten (aligment) Vraagstuk informatiecoördinator BO is op dit moment actueel Onderhoudsmanagement BO is in beheersfase, eerste informatie wordt teruggekoppeld, dit leidt tot stuurinformatie
We bewegen ons richting in control zijn!
Resultaten
De toekomst… Een Asset Management Portal…
Conclusies en aanbevelingen
Onderkenning en invulling van functioneel beheer draagt bij tot de organisatiedoelstellingen, AMC doelstellingen én de bijdrage van de CMS opdracht hieraan Volgen van module AMC module Information Management of AMC als geheel biedt het kader om een dergelijk vraagstukken integraal te benaderen Maak voor het realiseren van doelen gebruik van wat er al is. Het wiel hoeft niet opnieuw te worden uitgevonden Bewerkstellig samenwerking en een win win situatie. De kar moet rijden, dat is het doel!
Vragen en discussie?
