Informační systém ESO9 Obsah 1.
2.
VÝHODY INFORMAČNÍHO SYSTÉMU ESO9 ........................................................................................... 3 1.1.1 Generační odlišnost ........................................................................................................................... 3 1.1.2
Personalizace ..................................................................................................................................... 3
1.1.3
Vzdálená obsluha a správa systému .................................................................................................. 3
1.1.4
Otevřenost ........................................................................................................................................ 4
1.1.5
Provázání s produkty Microsoft ........................................................................................................ 4
1.1.6
Ochrana a bezpečnost dat ................................................................................................................. 4
OBLASTI ŘEŠENÉ V IS ESO9 .................................................................................................................. 5 2.1 ÚČETNICTVÍ A FINANCE ................................................................................................................................ 5 2.1.1 Účetnictví .......................................................................................................................................... 5 2.1.2
Finance .............................................................................................................................................. 6
2.1.3
Saldokonto ........................................................................................................................................ 6
2.1.4
Plánování ........................................................................................................................................... 7
2.2 OBCHOD A LOGISTIKA .................................................................................................................................. 8 2.2.1 Nákup ................................................................................................................................................ 8 2.2.2
Prodej ................................................................................................................................................ 9
2.2.3
Sklad ................................................................................................................................................ 10
2.2.4
Úkoly – Interní evidence.................................................................................................................. 11
2.2.5
Marketing – CRM............................................................................................................................. 12
2.2.6
Marketing ........................................................................................................................................ 13
2.2.7
Evidence pošty ................................................................................................................................ 13
2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.9.1
MAJETEK ................................................................................................................................................ 13 MANAŽERSKÉ VÝSTUPY - MIS ..................................................................................................................... 14 MONTÁŽE ............................................................................................................................................... 15 ADR ...................................................................................................................................................... 15 ISIR – INSOLVENČNÍ REJSTŘÍK ..................................................................................................................... 15 EKO-KOM ............................................................................................................................................. 15 DOPLŇUJÍCÍ OBLASTI.................................................................................................................................. 15 Personalistika .................................................................................................................................. 16
2.9.2
Mzdy ................................................................................................................................................ 16
2.9.3
Výroba ............................................................................................................................................. 17
2.9.4
Doprava ........................................................................................................................................... 18
2.9.5
Servis ............................................................................................................................................... 18
2.9.6
Procesy a workflow ......................................................................................................................... 19
2.9.7
Framework ...................................................................................................................................... 19
2.9.8
Datové schránky .............................................................................................................................. 20
2.9.9
E-shop .............................................................................................................................................. 20
2.9.10
Rozhraní .......................................................................................................................................... 21
2.9.11
DMS – správa dokumentů ............................................................................................................... 21
2.9.12
Váhy................................................................................................................................................. 21
2.9.13
Prodejna .......................................................................................................................................... 22
3. 3.1 3.2 3.3
JEDNOTLIVÉ VARIANTY PRODUKTŮ ESO9 .......................................................................................... 23 ESO9 LITE .............................................................................................................................................. 23 ESO9 START ........................................................................................................................................... 24 ESO9 PROFI ............................................................................................................................................ 25
4.1
OBCHODNÍ A DODACÍ PODMÍNKY ..................................................................................................... 26 NÁVRH OPTIMÁLNÍHO ŘEŠENÍ...................................................................................................................... 26
4. 5.
TECHNOLOGIE ESO9 ........................................................................................................................... 27 5.1 ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI TECHNOLOGIE ESO9 .................................................................................................. 27
6. 6.1 6.2
ZPŮSOB PROVOZU A TECHNOLOGICKÉ POŽADAVKY.......................................................................... 28 VLASTNÍ HW PROSTŘEDKY ......................................................................................................................... 29 PRONÁJEM APLIKACÍ A HW PROSTŘEDKŮ ...................................................................................................... 29
Strana 2 z 29
1.
Výhody informačního systému ESO9
1.1.1
Generační odlišnost
Generačně nové řešení Technologie ESO9 osvobozuje zákazníka od přežitého modelu informačního systému, skládajícího se z jednotlivých programových modulů propojených vzájemně dávkovými přenosy. Tento starý "modulární" model je totiž charakteristický výskytem velkého množství chyb, vznikajících při samotných přenosech, nebo při opravách duplicitních položek v jednotlivých modulech. Navíc je nadmíru obtížné z takovéhoto informačního systému získávat aktuální přehledy o stavu hospodaření společnosti. Práce uživatele v informačním systému ESO9 naproti tomu používá způsob opřený o definici jednotlivých činností, kterými je možné charakterizovat práci jednotlivých uživatelů při realizaci firemních procesů. Tyto činnosti jsou navíc prováděny nad jednotnou on-line databází, ve které nejsou žádné dávkové přenosy nutné, a ze které je tedy možné získávat okamžitě aktuální přehledy libovolných požadovaných parametrů.
1.1.2
Personalizace
Díky tomu, že popsané řešení práce uživatele v ESO9 postaveno na souboru činností, je možné vytvořit a následně snadno upravovat personifikované uživatelské obrazovky v podobě internetových www stránek. Každému z uživatelů je tak možné vytvořit jeho vlastní stránku. Na ní má zobrazeny pouze činnosti, které jsou mu v rámci jeho funkčního zařazení ve společnosti přiděleny k plnění, nebo je k výkonu své funkce potřebuje. Pracovní stránka uživatele umožní mít všechny potřebné zdroje a činnosti přehledně uspořádané a okamžitě dostupné. Další z možností personalizace je možnost zobrazování pro uživatele důležitých informací na vstupní obrazovku. Zobrazené informace jsou uživatelsky definovatelné a mohou sledovat jakoukoli činnost evidovanou či vznikající v systému.
1.1.3
Vzdálená obsluha a správa systému
Základní princip výměny informací mezi uživatelem a jádrem informačního systému je při práci v produktech řady ESO9 totožný s principem výměny informací v prostředí Internetu. Z tohoto důvodu je snadné zabezpečit plnohodnotnou možnost práce uživatele nezávisle na fyzickém umístění jeho počítače. Uživatel tedy dokáže využívat plný komfort informačního systému, ať už se nachází v kanceláři vybavené přípojkou lokální počítačové sítě, nebo kdekoli jinde, kde je možnost přístupu na internet, např. v nákupních centrech, hotelích apod. Dostupnost informací tak není omezena jen na přítomnost uživatele ve firmě.
Strana 3 z 29
Informační systémy ESO9 lze rovněž provozovat na mobilních zařízeních (PDA, MDA). To umožňuje práci v online režimu například manažerům firem či obchodním zástupcům, pohybujících se často v terénu.
1.1.4
Otevřenost
ESO9 je z hlediska úprav závislé pouze na možnostech programových produktů, na kterých staví a na jejich znalostech z pohledu uživatelů. Důraz klademe na uživatelskou přívětivost a možnost úprav na více úrovních ESO9, jak z pohledu sestav, tak i definic obchodních pravidel či tvorby vlastních evidencí, tedy i aplikací.
1.1.5
Provázání s produkty Microsoft
Datové výstupy ze systémů ESO9 lze interpretovat přímo v podobě Microsoft Office produktů např. tabulek MS Excelu či vnořených v podobě web komponenty do okna Internet Exploreru. ESO9 rovněž umožňuje používat automatické zpracování grafické podoby dat do podoby sloupcových, koláčových či jakýchkoli jiných grafů, nebo pracovat na principu kontingenčních tabulek umožňujících rychle, pouze prostřednictvím několika tahů myši měnit pohledy na provázanosti vybrané skupiny dat. Dále lze vytvořit dokumentové úložiště přímo v SQL databázi či jen formou hypertextových odkazů umožnit propojení s digitálními knihovnami dokumentů, například se systémem interních směrnic, archivem odeslané (příp. přijaté) pošty nebo s archivem smluv. Prostřednictvím komponenty MS Word je možné potom tyto textové dokumenty opět otevírat a prohlížet v okně Microsoft Exploreru (tedy klienta).
1.1.6
Ochrana a bezpečnost dat
Bezpečnost informačního systému užívajícího technologii ESO9 je díky úzkému propojení s MS Windows serverem realizována přímo jako součást jeho bezpečnostních služeb. Jedno přihlášení uživatele na Windows server aktivuje jeho přístupová práva také v rámci informačního systému. Jako lze definovat přístupová práva na jednotlivé adresáře Windows serveru a jednotlivé soubory v adresářích serveru, tak lze definovat přístupová práva na adresáře WWW serveru a stránky v adresářích pro jednotlivé uživatele nebo skupiny uživatelů. Vzdálený přístup do informačního systému lze realizovat rovněž formou bezpečnostní certifikátů.
Strana 4 z 29
2.
Oblasti řešené v IS ESO9
2.1
Účetnictví a finance
Provádí činnosti spojené s vedením účetnictví firmy, eviduje hotovost firmy jak peněžní tak nepeněžní, sleduje pohledávky a závazky. Provádí párování dokladů, vytváření zápočtů, upomínek a penalizačních faktur. Umožňuje vytvářet opakované doklady nebo plánované doklady. Při implementaci je použito standardní vstupní a výstupní rozhraní. Podle požadavků zadavatele jsou pouze připravovány výstupní sestavy.
2.1.1
Účetnictví
Oblast Účetnictví provádí činnosti související s kontrolou účetních zápisů, které produkují základní operativní agendy. Snahou je maximum účetních operací provádět automaticky a eliminovat tím možnost vzniku chybných zaúčtování prvotních dokladů, proto většina účetních zápisů vzniká již při tvorbě dokladů v jiných agendách. Přímo v účetnictví jsou také pořizovány a evidovány tyto doklady: interní doklady, účetní zápisy a doklady importované z jiných systémů. Dále jsou zde prováděny účetní operace, které souvisí s uzavíráním a otevíráním účetních období (měsíční, roční, mimořádné). Je možné zde kontrolovat správnost zaúčtování a opravovat zaúčtování. Lze vytvářet Výkazy DPH a Souhrnné hlášení a zde vytvořené Výkazy DPH a Souhrnné hlášení exportovat. Součástí základního řešení jsou i výstupy respektující platnou legislativu a výstupy sloužící pro vnitřní potřeby firmy. Pořízení účetních zápisů lze provádět automaticky na základě přednastavených pravidel, nebo ručně podle požadavků a to jak hromadně tak i jednotlivě.
Tiskové výstupy respektující platnou legislativu jako jsou Daňové přiznání DPH, Výkaz zisku a ztrát, Rozvaha aktiv a pasiv, Výkaz Cash flow, Přiznání spotřební daně, Přiznání ekologické daně za elektřinu, za pevná paliva a za plyn jsou standardní součástí ESO9. Výstupy je možno libovolně přizpůsobit dle požadavků zadavatele. Tiskové výstupy pro potřeby firmy, jako jsou např. Deníky dokladů a Výsledovka je možné přizpůsobit dle požadavků zadavatele, případně je možné dle zadání vytvořit další tiskové výstupy. Informační systém ESO9 Profi obsahuje tzv. “generátor sestav“ umožňující snadno a rychle na uživatelské úrovni vytvářet vlastní výstupní sestavy z jakékoli oblasti dat v IS obsažených.
Strana 5 z 29
2.1.2
Finance
Oblast Finance provádí činnosti související s tokem peněžní a nepeněžní hotovosti firmy na pokladnách a bankovních účtech. Bezhotovostním platebním stykem rozumíme oblast komunikace s bankami – vytváření platebních příkazů, stahování bankovních výpisů a sledování stavu bankovních účtů. Hotovostním platebním stykem rozumíme oblast pokladen – příjmy a výdaje, sledování stavu hotovosti na pokladnách. Bankovní účty i pokladny jsou evidovány ve společném číselníku a mohou být vedeny jak v domácí měně, tak v jiných měnách. Zůstatek je možné sledovat jak ve valutě, tak v přepočtu na Kč. Peněžní pohyby lze také generovat v přímé vazbě na obchodní proces firmy v agendách obchodu a zde provádět pouze jejich formální kontrolu a výsledné operace související například s odvodem hotovosti do banky. Bezhotovostní platební styk umožňuje jak automatické tak ruční zakládání bankovních výpisů, při automatickém zakládání se využívají importní soubory z banky. Umožňuje také ruční nebo automatické zakládání platebních příkazů, z kterých se pak vytváří exportní soubor do banky. V současné době ESO9 umožňuje elektronickou komunikaci se všemi tuzemskými bankami. Je možné také vytvářet bankovní zástavy.
Součástí základního řešení jsou tiskové výstupy, které se týkají peněžních prostředků firmy. Tyto umožňují mít přehled o aktuálním stavu hotovosti na pokladnách a v bankách, jejich vývoji v čase, a přehled o příjmech a výdajích.
2.1.3
Saldokonto
Oblast Saldokonto umožňuje na základě obecného principu saldokontních účtů účetní osnovy sledovat konečné zůstatky těchto účtů až na nejnižší úroveň detailu nespárovaných účetních zápisů, které tvoří zůstatek účtu. Saldokontem rozumíme vyrovnanost jednotlivých obchodním nebo účetních případů. Hlavní oblastí jsou především pohledávky a závazky vyplývající z obchodních styků firmy. Dále lze definovat a sledovat i ostatní saldokontní účty, například pořízení materiálu, daňové odvody a jiné. Při evidenci cizích měn je možné sledovat saldokonto účetního případu jak v Kč, tak v cizí měně. Do Saldokonta vstupují všechny doklady, v jejichž rozúčtování se vyskytuje některý saldokontní účet. Přímo v Saldokontu vznikají následující doklady: doklady kurzovních zisků a ztrát, doklady párovacích zisků a ztrát, zápočtové doklady, doklady vznikající při postoupení pohledávek a penalizační faktury. Tato oblast provádí nejen párování účetních zápisů (jednotlivě nebo skupinově, hromadně nebo ručně, plně nebo částečně), ale i ostatní činnosti jako vystavení zápočtů, postoupení pohledávek, vystavení upomínek a penalizačních faktur.
Strana 6 z 29
Při postoupení pohledávek se jedná se obchod mezi třemi subjekty. Týká se dokladů, na nichž naše společnost figuruje jako dodavatel nebo jako odběratel. V tomto obchodu mohou nastat z pohledu naší firmy 2 varianty: a) Naše firma má pohledávky vůči subjektu 2, tyto pohledávky od nás kupuje subjekt 1. b) Naše firma má závazky vůči subjektu 1, od kterého je kupuje subjekt 2. Penalizační faktury se vystavují na pohledávky uhrazené po splatnosti, na kterých bylo smluvně sjednáno penále za pozdní úhradu. Upomínky je možné vystavovat ručně, ale je možné nastavit automatické zasílání upomínek e-mailem. Je možné také nastavit automatickou kontrolu při pořizování dokladů pro subjekty v jiných agendách v závislosti na celkové dlužné částce a době po splatnosti. Podle nastavení se pak při pořizování dokladu může zobrazit varovná hláška nebo může být zakázáno doklad založit. Klíčová oblast pohledávek a závazků je dále podpořena základními operativními výstupy, které umožní mít jak celkový, tak detailní přehled o dlužnících a věřitelích a umožňuje sledování závazků a pohledávek podle různých kritérií. Také je možné provádět inventarizace pohledávek a závazků.
2.1.4
Plánování
Oblast Plánování sdružuje dva druhy činností, které se týkají opakujících se dokladů a vytváření a vyhodnocování plánu. Opakované doklady slouží zejména k usnadnění práce při pořizování dokladů, které se pravidelně opakují (např. předpisy leasingových splátek). Je možné generovat jak doklady skutečné tak plánované. Opakované doklady se v definované periodě automaticky generují do systému na základě zadané šablony.
Pro plánování účetních nebo obchodních výsledků lze pořizovat plánované doklady. Plánování účetních zápisů je možné v detailu na účet, středisko až po zakázku. Výstupy pro vedení firmy umožňují srovnání plánovaných a skutečných hodnot v potřebné struktuře. Pomocí plánovaných dokladů je možné sledovat a vyhodnocovat veškeré požadované ukazatele včetně cash flow. Z plánovaných se mohou později stát doklady skutečné. Tím Strana 7 z 29
lze jednak předejít opomenutím, jednak je možno plánovat stav finanční hotovosti firmy podle známých potřeb nejbližšího období.
2.2
Obchod a logistika
Sdružuje činnosti spojené s obchodními aktivitami firmy. Řeší celý obchodní proces včetně nákupu, prodeje a skladování zboží a materiálu. V oblasti Nákupu vytváří a eviduje nákupní objednávky a sleduje jejich plnění. Pořizuje, eviduje, kontroluje a schvaluje přijaté faktury. V oblasti Prodeje vytváří a eviduje prodejní nabídky a prodejní objednávky, sleduje jejich plnění. Vystavuje a eviduje faktury vydané. V oblasti Skladového hospodářství eviduje zboží a materiál na všech skladech firmy, pořizuje a eviduje pohyby na zboží a materiálu. V oblasti Úkolů umožňuje předávání prodejních objednávek, montážních příkazů, cenových nabídek, kampaní a dalších jiným uživatelům k řešení a sledování jejich plnění. V oblasti Marketingu umožňuje sledovat údaje o subjektech a poskytuje množství přehledových sestav o obchodních aktivitách firmy zaměřených na konkrétní subjekt. Dále umožňuje pořizování a evidenci cenových nabídek a kampaní. V oblasti Evidence pošty sdružuje činnosti související s evidencí přijatých a odeslaných poštovních zásilek. Snahou je minimalizovat pořizování dat, proto IS ESO9 umožňuje vytvoření následných dokladů z definovaných předchůdců. Např. skladové výdejky fyzické z prodejní objednávky. Vzniklý doklad je možné prohlédnout pomocí odkazu Vzniklý doklad. Všechny doklady jsou provázány tak, aby bylo možno sledovat jak jejich vznik, tak i následníky vytvořené z nich přes odkaz Historie.
2.2.1
Nákup
Oblast Nákup zajišťuje plnění požadavků zásobování zbožím pro obchodní potřeby, materiálem pro potřeby výroby a samozřejmě materiálem režijní spotřeby spojené s provozem společnosti. Nákup obsahuje souhrn činností, které svou povahou zajišťují například: evidence poptávky, vystavení nákupní objednávky, evidence faktur přijatých, výstupní sestavy apod. Základní rozdělení nákupních dokladů je na doklady tuzemské a zahraniční. Další dělení závazků podle typu dokladů je například na faktury přijaté a faktury zálohové. Nákupní objednávky lze kromě ručního pořízení také vygenerovat. Dle nastavení systém navrhne množství, které by bylo vhodné objednat. Každý z uvedených dokladů může být pořízen ručním zadáním, ale je výhodné a je doporučováno v maximální míře využívat funkcí systému, které umožňují, aby byl zachován logický řetěz posloupnosti. Z cenové poptávky se na základě odpovědi dodavatele vygeneruje nákupní objednávka, v momentě fyzického dodání zboží se objednávka využije pro generování skladové příjemky, složky příjemky (popřípadě objednávky) jsou posléze zkopírovány pod fakturu přijatou. Tím je zajištěna možnost dohledání historie celého obchodního případu systémovým způsobem. Je také usnadněno pořizování nových dokladů, neboť při kopiích se maximum údajů z výchozího dokladu přenese do dokladu vznikajícího. Všechny kopie je možno realizovat jako kopie celého dokladu nebo jen vybraných složek. Při kopiích je možno některé údaje měnit.
Strana 8 z 29
2.2.2
Prodej
Oblast Prodej provádí činnosti spojené s tou částí obchodního procesu, která se týká odběratelů zboží a služeb. Na základě přijaté prodejní objednávky lze realizovat plnění dodávek, sledovat objem plnění a vystavovat faktury spojené s dodávkami. Dalšími součástmi může být například správa kmenových dat a operativní výstupy. Tato oblast bude plně přizpůsobena požadavkům zadavatele. Při implementaci je vždy vstupní a výstupní rozhraní optimalizováno podle potřeb zadavatele tak, aby odpovídalo jeho zvyklostem. Oblast Prodej obsahuje souhrn činností, které zajišťují například: evidence nabídek, vystavení prodejní objednávky, vystavení faktury vydané apod. Základní rozdělení prodejních dokladů je na doklady tuzemské a zahraniční. Další dělení pohledávek podle typu dokladů je například na faktury vydané a faktury zálohové Stejně jako v oblasti Nákupu je i zde doporučováno v maximální míře vytvářet doklady pomocí kopií, aby byl zachován řetěz posloupnosti. V oblasti Prodeje je maximální podpora cenové politiky zadavatele. Systém umožňuje nastavit na základě požadavků zadavatele různé kombinace cen a slev pro odběratele. Při cenové politice se využívá například těchto základních mechanismů: zařazení zákazníků do skupin a zařazení sortimentu do skupin. Cenová politika může nabývat kombinací, kdy je prodejní cena určena kombinací skupina zákazníků – skupina sortimentu, skupina zákazníků – konkrétní sortiment, konkrétní zákazník – skupina sortimentu, konkrétní zákazník – konkrétní sortiment. Samozřejmě je možné využít i přímého nastavení prodejní ceny přímo ze sortimentu, případně zadáním při prodeji. Slevy je možné určovat ve stejné struktuře jako cenovou politiku. Sleva může být určena např. na základě odebraných počtů MJ sortimentu, případně přímým zápisem při prodeji do dokladu.
Strana 9 z 29
2.2.3
Sklad
Oblast Sklad provádí činnosti spojené se skladováním zboží. Snahou je minimalizovat pořizování dat, proto lze příjmy a výdeje realizovat generováním z přijatých nebo vydaných objednávek, což zároveň umožňuje okamžitou kontrolu plnění. Sklad umožňuje přijímat a vydávat zboží jak fyzicky (pouze množství bez ceny), tak i účetně (s cenou). Dále umožňuje např. rozpouštění vedlejších vztažných i nevztažných nákladů, přecenění, storno, provádět inventury a obsahuje řadu kontrolních sestav.
Strana 10 z 29
Činnost Skladu standardně umožňuje realizovat převody mezi sklady, záměny zboží, inventury skladových zásob, přecenění skladových zásob. Dalšími součástmi může být například správa kmenových dat a operativní výstupy. Sklady podporují evidenci zboží, materiálu, služeb jak v průměrných cenách, tak i metodou pevných cen s odchylkou nebo metodou pevných cen FIFO. Oblast skladového hospodářství využívá moderních nástrojů pro usnadnění práce obsluhy (čtečky čárového kódu, čipové karty, PDA zařízení) jako například při výdejích, příjmech či inventurách. Skladové karty podporují evidenci šarží, práci s obaly, balením, současně platnými různými měrnými jednotkami pro danou kartu, přepočty fyzikálních vlastností při příjmu a výdeji na/ze skladu (například objemové přepočty v závislosti na teplotě paliv). Dále je možné sledovat expirační hodnoty, vícejazyčné označení, označení pro dodavatele (při objednávání) apod. V oblasti je možný také přímý prodej ze skladu za hotové, kdy dochází k tomu, že se výdejky ze skladu chovají zároveň jako faktura vydaná, kterou tedy již v tomto případě není nutno následně vytvářet. Dále je umožněno rychlé vystavení příjmového pokladního dokladu.
2.2.4
Úkoly – Interní evidence
Oblast Úkoly umožňuje předávání prodejních objednávek, montážních příkazů, cenových nabídek, kampaní (a případně dalších) jiným uživatelům k řešení a sledování jejich plnění. Uživatel může sledovat a kontrolovat úkoly jím zadané nebo jemu určené.
Strana 11 z 29
Obr. Využití Ganttových diagramů v ESO9 Na každou složku prodejní objednávky (montážního příkazu, cenové nabídky, kampaně) se lze dívat jako na úkol, který jeden uživatel zadá jinému uživateli k řešení. Tento řešitel může z úkolu vytvořit dílčí úkoly a zadat je k řešení dalším uživatelům. Pod každým prvotním úkolem tak může vzniknout celá hierarchie dílčích úkolů. Kromě podúkolů je možno ke každému úkolu zadávat také plnění. V činnosti Úkoly nevznikají žádné nové hlavičky dokladů. Pod již existující hlavičky prodejních objednávek, cenových nabídek a dokladů kampaní jsou úkoly, jejich podúkoly a plnění zakládány jako nové složky. Od původních složek objednávek, nabídek a kampaní se liší speciálními druhy pohybů. Vazby mezi původními složkami, úkoly, podúkoly a plněními se automaticky zapisují do historie složek. Tím je umožněno přesně vysledovat postup prací a zodpovědné osoby při řešení každé prodejní objednávky, cenové nabídky nebo kampaně.
2.2.5
Marketing – CRM
Evidence subjektů – obchodních partnerů Každý subjekt je v systému identifikován pomocí jednoznačného klíče – identifikátoru, který vstupuje do hlavičky dokladu. Jako kód může sloužit např. IČO nebo rodné číslo nebo jakýkoliv jiný kód, závisí na vnitropodnikové konvenci. Ke každému subjektu je možné evidovat několik adres, z nichž některá slouží jako fakturační, jiná jako dodací atd. Každý subjekt má libovolně mnoho bankovních účtů, stejně tak libovolně mnoho kontaktních osob. Z nich vždy jedna adresa, jedna osoba a jeden bankovní účet jsou pro subjekt implicitní. Na dokladech však může být použita kterákoliv adresa, osoba i účet. Protože subjekt může být k firmě ve více typech obchodních vztahů, je možné přiřadit subjekt do konkrétního typu – např. dodavatel, odběratel, velkoobchodní odběratel apod. Toto rozdělení podle typu subjektu je možné využít pro rozdělní subjektů do libovolně definovaných skupin (např. podle požadovaných parametrů i například podle regionů, okresů …). Na základě přiřazení do typu subjektu je možné definovat podmínky obchodního vztahu např. cenové, dodací, platební podmínky, sazbu penále apod. Tyto obchodní podmínky se uplatní při vyplňování dokladu pro subjekt. K subjektu je možné evidovat volně definovatelné poznámky. Je možné využívat i možnosti přímého propojení s MS Outlook, tj. je možné udržovat veškeré kontakty společnosti s úplnou informací, tedy přehledem veškeré obdržené i odeslané pošty, pracovat s osobním kalendářem atd.
Strana 12 z 29
2.2.6
Marketing
Oblast Marketing umožňuje sledovat marketingové údaje o zákazníkovi např. pořizovat záznamy o aktivitách pracovníků obchodu a marketingu, spojených s konkrétním zákazníkem. V části aktivity lze evidovat schůzky, telefonické hovory, jednání a evidovat přílohy ve formě libovolného dokumentu.
Je možné sledovat údaje o subjektech a poskytuje množství přehledových sestav o obchodních aktivitách firmy zaměřených na konkrétní subjekt. Dále umožňuje pořizování a evidenci cenových nabídek a kampaní. Pro sledování evidence poskytnutých propagačních materiálů by bylo možné např. evidovat samostatný neúčetní sklad propagačních materiálů, ze kterého se výdejem zadají odběry na konkrétního zákazníka. Nad pořízenými doklady je možné vytvářet sestavy jako u jiných skladů.
2.2.7
Evidence pošty
Oblast Evidence pošty sdružuje činnosti související s evidencí přijatých a odeslaných poštovních zásilek.
2.3
Majetek
Tato oblast provádí činnosti spojené s evidencí hmotného i nehmotného majetku, pohybů majetku, generuje odpisy majetku, provádí převody majetku a poskytuje tiskové výstupy o majetku, jeho pohybech a účtování. V oblasti odpisů respektuje plně platnou legislativu. Základní údaje se evidují na kartě majetku. Pro správnou funkci jsou klíčová nastavení účetní skupiny a odpisové skupiny. Je možné definovat různé předpisy pro generování účetních odpisů a daňových odpisů tak, aby vyhovovaly jak potřebám firmy, tak platné legislativě. Ke každému majetku se evidují všechny pohyby, které souvisí s jeho evidencí – jedná se především o zařazení, odpisy, technické zhodnocení a vyřazení. Odpisy je možné generovat pro zadaný rozsah období s možností výpisu úplného plánu odpisů. Stav složky pohybu majetku udává, zda již byla zaúčtována či nikoliv. Samostatně se evidují odpisy účetní i daňové.
Strana 13 z 29
Veškerá manipulace s majetkem je v systému vedena na dokladech. Pro jeden majetek existuje jedna hlavička dokladu, každá složka pod touto hlavičkou reprezentuje jeden pohyb majetku (zařazení, vyřazení, daňové a účetní odpisy, rozdělení, převody mezi středisky). Ke každé složce vzniká automaticky podle nastavení číselníků její zaúčtování. Složka patří do různých účetních období dle data pohybu majetku. Provedení účetní uzávěrky účetního období složku převede do stavu "zaúčtováno" a dále ji není možno měnit.
2.4
Manažerské výstupy - MIS
Manažerské výstupy jsou klíčovým prvkem smyslu celého informačního systému. Sdružuje potřebné výstupy pro vrcholové vedení firmy především z dat účetních zápisů (Účetnictví a Finance) a z dat obchodních dokladů (Nákup, Prodej, Sklady).
Na základě požadavků vrcholového vedení firmy zadavatele se vytváří komplex výstupů především nad daty, které agregují skutečnosti v minulých obdobích, nebo slouží pro porovnání plánů a skutečností. Je použito
Strana 14 z 29
technologie MS OLAP, klientské prostředí je realizováno pomocí MS Web Office Component s možností plynulého přechodu do aplikace MS Excel, kde je možno realizovat další potřebné výpočty a zobrazení. Výstupní sestavy je možné vytvářet jak z dat účetních zápisů, tak z typů dokladů. Mohou to být celostátně platné výkazy, nebo základní přehledy o stavech účtů hlavní účetní knihy, údaje o pohledávkách a závazcích, nebo o stavu hotovosti. Systém umožňuje sledovat aktuální stav, historické údaje a vývoj v čase. Z obchodní oblasti jsou to jak přehledy o stavu objemu nákupu, prodeje a zásob, tak přehledy o objemech vzájemných dodávek s dodavateli i odběrateli. Údaje je možno sledovat v jednotkovém i korunovém vyjádření. Systém umožňuje sledovat aktuální stav, historické údaje a vývoj v čase. Definice manažerských výstupů je nedílnou součástí implementace.
2.5
Montáže
Oblast Montáže umožňuje řešit jednoduché výroby na úrovni montáží. Jde například o balení skladových položek do balíčků s přidáním návodu, jednoduché výrobní postupy. Nedoporučujeme kombinovat s jinými podporovanými režimy výroby. V Montážích nejsou realizovány žádné kontroly mezi množstvím materiálu vydaným do výroby a přijatými hotovými výrobky, nejsou podporovány žádné bilance a není možné rozpadat variantní výrobky na první úrovni (variantní výrobky na nižších úrovních jsou zařazeny vždy jako polotovar ze skladu).
2.6
ADR
V ESO9 je implementována podpora zpracování Evropské dohody o mezinárodní silniční přepravě nebezpečných věcí ADR. Umožňuje vést informace o nebezpečných látkách, zařazení zboží mezi nebezpečné látky a vybavit přepravce potřebnými doklady k přepravě nebezpečných látek.
2.7
ISIR – Insolvenční rejstřík
V ESO9 je implementována podpora zpracování Insolvenčního rejstříku který poskytuje webová služba ISIR. Webová služba ISIRu poskytuje veškeré události/akce z databáze ISIR, které se v ESO9 uchovávají a zpracovávají.
2.8
EKO-KOM
V ESO9 je implementována podpora zpracování podkladů pro výkaz o produkci obalů uvedených na trh nebo do oběhu.
2.9
Doplňující oblasti
K systému ESO9 Profi je možné dokoupit licence následujících doplňujících "modulů". Tak je možné získat licenční podklad k provozování oblasti činností, které nemohou být bez vlastnictví příslušné licence v informačním systému ESO9 Profi řešeny a ani implementovány. Rovněž i u těchto doplňujících "modulů" je podoba cílové funkčnosti individuálně definovatelná, a její rozsah včetně potřebného objemu implementačních prací se určuje v průběhu zpracování Úvodní studie a především v Projektu zavedení informačního systému ESO9 Profi.
Strana 15 z 29
2.9.1
Personalistika
Produkt ESO9 Personalistika řeší evidenci základních osobních údajů a údajů trvalého charakteru osoby a to zaměstnanců nebo uchazečů o zaměstnání. Uchazeči o zaměstnání se nezobrazují v oblasti mezd. K osobě lze pořizovat a evidovat pracovní vztahy. U osoby je možné zadávat adresy, rodinné příslušníky, poznámky k osobě, minulá zaměstnání a plán kariéry. Pomocí uživatelsky definovaných číselníků je možné sledovat charakterové vlastnosti osoby. Jako příklad uvádíme organizační schopnosti, komunikativnost, systematičnost. Dále pak dosaženou kvalifikaci. Příkladem může být nejvyšší dosažené vzdělání, jazykové znalosti, řidičské oprávnění a jiné. U kvalifikace je možné zadat obory a stupně. Je umožněna evidence absolvovaných kurzů, školení, prohlídek a jejich plánování. Další řešenou oblastí je oblast pracovních míst a funkcí. Systém podporuje optimalizaci vztahu mezi požadavky kladenými na pracovní místo a schopnostmi stávajících nebo budoucích pracovníků organizace. Základní výstupní sestavy jsou pracovní smlouva, mzdový výměr, popis pracovního (funkčního místa) a další dodané sestavy jako například: formulář hlášení změn zdravotním pojišťovnám, přehledy pracovních a životních jubileí, vybraná kvalifikace, účastníci kurzů, školení prohlídek atd.
2.9.2
Mzdy
ESO9 PAM řeší všechny činnosti týkající se mzdové agendy. Uvedená problematika je řešena v rámci legislativy ČR a odpovídá platným zákonům. Ve standardním řešení je měsíční i časová mzda dopočítávaná z fondu pracovní doby na základě hodnot uvedených v základech trvalých složek k pracovnímu vztahu měsíční a časové mzdy. Pro provoz modulu je dodáno nastavení mzdových složek, které jsou používány při výpočtech. Dále je možné definovat kalendáře fondu pracovní doby, mzdové tarify, ústavy pro hromadné platby za organizaci (bankovní spojení na finanční úřad, zdravotní pojišťovny, správu sociálního pojištění, odbory, penzijní fondy, ostatní účty pro hromadné platby) a výplatní místa. V rámci implementace je nastavena vazba na účetní střediska a zakázky a způsob zaúčtování mzdové agendy je realizována ve vazbě na základní moduly ESO9. Pro každého pracovníka lze evidovat základní osobní údaje, adresy pobytu, rodinné příslušníky, poznámky. Pro výpočet mzdy je možno zadat trvalé mzdové složky, které jsou vstupními hodnotami pro výpočet mzdy (srážky ze mzdy, přednostní a nepředností pohledávky, způsob vyplacení dobírky, údaje pro daň z příjmu, údaje pro zdravotní pojištění a podobně). Pracovník může mít s organizací jeden nebo více pracovních vztahů, pro každý z nich je možno opět zadat trvalé mzdové složky, které jsou vstupními hodnotami pro výpočet mzdy – platu za měsíc (kalendář fondu pracovní doby, základní mzdu, osobní ohodnocení, prémie, kategorii, místo výkonu práce, druh práce apod.). Každý měsíc lze pro pracovní vztah zadávat údaje o dlouhodobé nebo krátkodobé nepřítomnosti v zaměstnání v druhovém členění, případně likvidovat dávky nemocenského pojištění. Na základě těchto údajů je spočtena celá měsíční mzda pro pracovní vztah a následně i výsledná dobírka pro pracovníka, srážky včetně plateb na sociální a zdravotní pojistné a daň z příjmu. Zároveň jsou spočteny i odvody organizace včetně čtvrtletního odvodu zákonného pojištění odpovědnosti za škodu. Dále je proveden výstup do základních modulů ESO9 pro zaúčtování mezd a import plateb z mezd formou platebních příkazů – podkladů pro bankovní převody. Strana 16 z 29
Program podporuje roční zúčtování daně a jeho přípravu a výpočet. Dále jsou podporovány výstupy pro penzijní fondy, ISPV, disketu pro spořitelnu. Je dodávána řada sestav, které jsou vyžadovány státní správou, dále základní přehledy a statistiky. Například Přehled plateb pojistného na zdravotní pojišťovnu, Přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách, Potvrzení o zdanitelných příjmech, Mzdový list a řada dalších sestav. Podle potřeby lze vytvářet přehledy pomocí integrovaného generátoru sestav.
2.9.3
Výroba
Produkt ESO9 Výroba je schopen díky své univerzalitě obsáhnout veškeré oblasti výrobních činností, typických pro Technickou přípravu výroby, Kalkulace, Plánování a zadávání výroby, a v neposlední řadě pro Řízení výroby vnímané především jako její odvádění. Propojení s navazujícími činnostmi, zejména z oblasti Obchodu a Logistiky zahrnujícími Nákup, Prodej a Skladové hospodářství (obsaženými v produktu ESO9 Profi). Uživatelská obrazovka pak může obsahovat příslušné činnosti nezávisle na jejich charakteru (tedy např. vystavení objednávky, zadání výrobního příkazu atd.) Technická příprava výroby Umožňuje provádět činnosti, které jsou spojené s pořízením a udržováním technické dokumentace (pořízení základního dílu, založení a změny konstrukčních kusovníků, založení a změny technologických postupů, varianty, změnové řízení, platnost dokumentace, normy spotřeby materiálu, času, pomůcek). Kalkulace Slouží pro výpočet a stanovení plánovaných cen výrobků-dílů. Cena každého dílu může být teoreticky vypočítána dle různého kalkulačního vzorce (číselníková položka ve formuláři kalkulací). Plánování výroby Plánování výroby umožňuje sběr požadavků odběratelů na finální výrobky nebo zakázky, které byly shromážděny obchodním úsekem. Z nich lze vytvářet výrobní zakázky buď přímo z jednotlivých obchodních objednávek, nebo kumulované z více obchodních případů. Bilance kapacit a materiálu Nad složkou Prodejní objednávky, výrobní zakázky lze spustit funkci "bilance", která zajistí provedení bilancí kapacit strojních pracovišť a bilanci materiálu v návaznosti na jeho potřebu jak v množství, tak i v čase. Zadávání výroby Z výrobních zakázek jsou rozpadem kusovníku vytvořeny jednotlivé komponenty položek zakázky s příslušnými výrobními operacemi a požadavky na výdej pomůcek. Z jednotlivých částí položek zakázky jsou generovány výrobní příkazy s možností kumulace výrobních dávek shodných dílců. Řízení výroby – odvádění Řízení výroby zabezpečuje realizaci výrobních příkazů, dává impuls pro vyskladnění materiálu nebo polotovarů, pro vydání výrobních pomůcek z výdejny, a pro zadání výrobních nebo montážních operací. Umožňuje korigovat termíny provádění výrobních úkolů s možností změny pracovišť, evidovat zmetky včetně jejich typu a zavinění a vydávat výrobní příkazy na jejich opravu či novou výrobu dílce.
Strana 17 z 29
2.9.4
Doprava
Produkt ESO9 Doprava podporuje evidenci dopravní činnosti. Na základě evidence vozidel a přijatých prodejních objednávek lze sestavit příkaz k jízdě. K příkazu o jízdě se eviduje výkaz o jízdě, který zahrnuje výkony realizované pro vozidlo a řidiče. Na základě výkazu o jízdě lze vystavit fakturu vydanou pro zákazníka. Náklady na provoz vozidla lze evidovat vazbou na faktury přijaté.
Jednotlivé vozidla jsou evidována na samostatných kartách s vazbou do evidence majetku. Pro každé vozidlo lze evidovat jeho provozní vlastnosti, sazby, spotřebu, personálie, související dokumenty, služby se vztahem ke konkrétnímu vozidlu (nakupované i prodávané), zobrazovat náklady a výnosy vozidla a tisknout knihu jízd. V této skupině činnosti je dále možno evidovat pojištění pro vozidla a plánovat jejich opravy, a to na samostatných dokladech. Podle správného nastavení je možné vytisknou podklady pro silniční daň.
2.9.5
Servis
Produkt ESO9 Servis podporuje evidenci přijatých objednávek, služeb, výrobků, pracovišť a kapacit jednotlivých pracovišť, které souvisejí s poskytováním servisních služeb. Jsou to především opravy výrobků a zařízení, které mohly vzniknout vlastní výrobou, nebo jsou to výrobky cizí. Na základě objednávek je vytvářen plán práce a potřebného materiálu k zajištění a provedení poskytované služby, včetně výpočtu plánované ceny služby. Je umožněna evidence rozpadu poskytované služby na základní evidované úkony. Na základě plánu se vyplňují skutečně provedené práce a vydaný materiál s možností porovnání plánovaných a skutečných nákladů. Rozdělením práce na jednotlivá pracoviště je umožněno sledování plánovaných a skutečně využitých kapacit.
Strana 18 z 29
2.9.6
Procesy a workflow
Produkt ESO9 Workflow zvyšuje výkonnost firem podporou procesního řízení a efektivního předávání informací mezi funkčními místy. Workflow systémy realizují automatizaci podnikových procesů, během kterých jsou doklady, dokumenty a související informace předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady stanovených pravidel. Standardizace postupů zvyšuje efektivitu práce, kdy pracovní postupy jsou uchovány v systému a ne v hlavách odcházejících pracovníků, přičemž noví pracovníci se mohou snadněji zapracovat. Na základě vyhodnocení zdokumentovaných pracovních postupů je možno lépe navrhovat změny procesů. V každém okamžiku je zjistitelný stav vyřizování konkrétního případu. Všechny akce jsou autorizovány a zaznamenávány. Manažeři získávají věrohodnější podklady pro hodnocení pracovníků.
2.9.7
Framework
Produkt ESO9 Framework je jednoduchý nástroj pro rychlou a flexibilní tvorbu aplikací nad relačním databázovým modelem, jedná se o nástroj v podobě programu, díky kterému si zákazníci mohou sami vytvářet libovolné evidence. Do určité míry jste sice schopní vést si podobné evidence v excelovských tabulkách. Při složitějších záznamech, kdy s jednou tabulkou pracuje několik uživatelů, však většinou dochází ke ztrátě některých informací a tabulka postupně ztrácí na přehlednosti. V aplikaci vytvořené pomocí ESO9 Framework tato situace nenastane. ESO9 Framework přináší svým uživatelům několik výhod. Je to například rychlost tvorby aplikací. Během několika vteřin je možné vytvořit si aplikaci podle svých představ. A během několika dalších vteřin ji lze dále měnit, upravovat a modifikovat. Výsledkem je aplikace obsahující všechny položky definované konečným uživatelem. Aplikace vytvořená pomocí ESO9 Framework lze umístit na Internet a umožnit tak kontrolovatelný přístup pro účely pořizování záznamů, výstupů či k pouhému nahlížení. Všechny změny a přístupy uživatelů do aplikace jsou zaznamenávány a je proto snadné dohledat, kdo a kdy provedl v záznamu nějakou změnu. To přináší nejen značnou eliminaci chyb, ale také možnost kdykoli dohledat starší data. Další výhodou je možnost následného vývoje každé aplikace vytvořené pomocí ESO9 Framework. V okamžiku, kdy je potřeba záznamy rozšířit o nějaké další položky, není to díky otevřenosti aplikace žádný problém. Během několika minut lze do své evidence přidat další potřebné údaje a aplikaci „přegenerovat“ (tedy vytvořit novou). Ačkoliv mohou být takto vytvořené aplikace provozovány jako samostatné evidence, mohou být také napojeny či se mohou stát součástí stávající aplikace ESO9.
Strana 19 z 29
ESO9 Framework je určen pro programátory, studenty informatiky či pro správce informačních systémů, kteří mohou prostřednictvím ESO9 Framework vytvářet aplikace a následně je budou poskytovat dalším zájemcům. Samotný nástroj ESO9 Framework není určen pro „klasického“ koncového uživatele bez znalostí technologie ESO9.
2.9.8
Datové schránky
Datová schránka je elektronické úložiště, které slouží pro doručování, přijímání a podávání úředních dokumentů. Pomocí datových schránek je možné zasílat a také přijímat elektronické dokumenty od subjektů, které mají zřízenou datovou schránku, jako např. orgány veřejné moci, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, kterým byly datové schránky zřízeny automaticky ze zákona. Aplikaci ESO9 je možno propojit s datovou schránkou vlastníka aplikace. Do databáze ESO9 je pak možné stahovat kopie doručených zpráv z datové schránky. Po přečtení datové zprávy se změní její stav na přečtená stiskem tlačítka „Označ za přečtenou“. Tato změna se projeví i v systému informačních datových schránek. Na vyžádání ji tedy vidí i odesílatel datové zprávy. Prostřednictvím aplikace ESO9 je možné zakládat nové datové zprávy a odesílat je do datové schránky vlastníka aplikace a z ní následně do datových schránek adresátů. U odeslaných zpráv můžeme pak sledovat jejich pozdější stav, zda si je již příjemce přečetl nebo ne. Pro stažení dodejek, doručenek, nedoručenek slouží tlačítko „Stáhni doručenky datových zpráv“. Tato operace může trvat déle, neboť dojde ke stažení všech dodejek, doručenek, nedoručenek u zpráv, které nejsou ve stavu přečtená nebo nedoručitelná. Po jejich stažení je uloženo datum doručení a upraven stav.
2.9.9
E-shop
Objednávkový systém ESO9 E-shop není součástí aplikace ESO9, ale jde o samostatnou webovou aplikaci, která přistupuje k databázi ESO9. Jedná se o jednoduchý e-shop určený pro předem definovanou skupinu uživatelů z řad stávajících obchodních partnerů vlastníka aplikace ESO9. Přihlašovaný uživatel je ověřován oproti tabulce Osob subjektu. Uživatel může objednávat zboží, které je v číselníku Zboží označeno příznakem „Určeno pro eshop“. Rozpracovaný nákup je ukládán v novém typu dokladu Objednávkový list. Po potvrzení uživatelem eshopu se založí doklad Cenová nabídka. Po potvrzení v aplikaci ESO9 je založena Prodejní objednávka a dále pokračuje standardní obchodní proces. ESO9 E-shop k aplikační databázi ESO9 nepřistupuje prostřednictvím aplikačního serveru ESO9 a neodčerpává tedy licence ESO9. Webový objednávkový systém ESO9 E-shop je založen výhradně na technologiích firmy Microsoft. Vlastní aplikace funguje jako čistě webová aplikace využívající technologii ASP.NET. Aplikace též využívá technologii AJAX, která umožňuje uživateli urychlit práci, neboť se pokaždé nemusí nahrávat celá stránka. Pro dynamické zpracování dat využívá ASP.NET technologii ADO.NET, pomocí níž se připojí k libovolnému zdroji dat. V případě ESO9 E-shopu k MS SQL Serveru, na kterém je uložena aplikační databáze IS ESO9. Výhodou použité technologie z pohledu uživatelů je možnost použití libovolného webového prohlížeče.
Strana 20 z 29
Jelikož ESO9 E-shop běží přímo nad aplikační databází IS ESO9, musí být oba systémy nad stejnými prostředky. Pro provozování ESO9 E-shopu tedy nelze použít libovolného poskytovatele webhostingu, ale některý ze serverů v doméně zákazníka. Výhodou je potom jednak aktuální stav dat (není třeba provádět synchronizaci nebo replikaci dat mezi oběma systémy, protože oba sdílí stejnou databázi), a jednak rychlost implementace, která se z doby několika týdnů dostává do rozmezí několika dní. Na rozdíl od běžných e-shopů není možná registrace vyvolaná uživatelem e-shopu. Uživatele musí nejprve do své aplikační databáze zadat majitel této databáze a přidělit mu přístupová práva, jméno a heslo. Teprve poté může uživatel začít vytvářet své objednávky a plnohodnotně s ESO9 E-shopem pracovat. Každý registrovaný uživatel má dle jeho oprávnění ve webovém objednávkovém systému možnost provádět určitou skupinu operací, které lze na základě požadavků upravit. Základní oprávnění umožňuje pracovat s objednávkami, plné umožňuje zobrazovat také faktury. Po vytvoření objednávky si uživatel může svoji objednávku vytisknout. ESO9 E-shop umožňuje sledovat historii starších objednávek. Uživatel může zjistit, které jeho objednávky již byly vyřízeny a které na vyřízení teprve čekají. Mezi výhody patří také vytvoření nové objednávky kopií z dříve objednávaného zboží. Je užitečné zejména při opakovaném objednávání stejného sortimentu, uživatel nemusí hledat zboží v katalogu, ale může si objednávané zboží vybrat dle filtrovacích podmínek z předchozích objednávek a vytvořit tak zcela novou objednávku, kterou potom lze dále modifikovat. ESO9 E-shop umožňuje uživateli také zobrazit přehled nedodaného zboží, u kterého může zjistit, z které objednávky pochází, a popř. sledovat jeho další stav až po dodání. Další funkčností je zobrazení historie faktur. Uživatel tak má přehled o uhrazených i neuhrazených fakturách a zboží na nich, které si dále může prohlížet v členění před a po splatnosti. Opis faktury lze vytisknout.
2.9.10 Rozhraní Rozhraní je webová služba pro napojení e-shopu třetí strany na databázi ESO9 Profi. Předává požadavky eshopu do databáze ESO9. Nabízí metody pro přihlášení, změny uživatelského účtu. Vrací seznam zboží a dříve vystavených dokladů. Umožňuje založení nových dokladů. Podle požadavků zákazníka je sadu metod webové služby možné rozšířit či upravit.
2.9.11 DMS – správa dokumentů Správa dokumentů nebo také Systém pro správu dokumentů - Document management system (DMS) - je systém určený ke správě elektronických dokumentů nebo digitalizovaných papírových dokumentů (např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním). Produkty řady ESO9 již ve svém základu tuto správu dokumentů obsahují, pokud jsou Vaše požadavky větší, nabízíme možnost rozšíření o komplexnější správu dokumentů.
2.9.12 Váhy Váhy jsou modulem, který zajišťuje propojení IS ESO9 s mostními elektronickými váhami (např. s takovými, jako jsou u vrátnic v zemědělských družstvech) a umožňuje vážení zboží včetně dopravního prostředku. Komunikace probíhá pomocí doplňku klientské komponenty ESO9. Pro komunikaci se používá port RS232, ze kterého se přebírá pouze údaj "netto". Je možná situace, kdy na jednom středisku jsou provozovány dvě váhy, v tom případě pak lze zvolit, s kterou váhou se má zrovna v tom okamžiku komunikovat. Strana 21 z 29
Z hlediska funkčnosti programu je možno rozlišit 2 komponenty a to hlavní programové prostředí a interface specifické váhy. Hlavní programové řešení může být řešeno buď pro on-line provoz nebo pro off-line provoz. Při on-line provozu jsou činnosti související s vážením řešeny jako součást aplikace IS ESO9. Při off-line provozu nejsou činnosti související se samotným vážením zapojeny přímo v IS ESO9, ale v externím programovém řešení se specifickým datovým úložištěm, které je unikátní pro každé pracoviště. Toto programové řešení je založeno na technologii ESO9 intranet. Důvodem tohoto řešení je možnost provozu v offline režimu - tj. bez dočasného připojení na centrálu. Programové prostředí je v tomto případě samostatná instalace ESO9 technologie, která má implementovány specifické činnosti pro funkčnost této oblasti. Znamená to, že na lokálním počítači je nainstalován ESO9 aplikační server, SQL server a zároveň tento počítač plní funkci klienta. Interface váhy je řešen naším rozhraním a knihovnami Cobra od firmy Jama s.r.o. Díky tomu je možné se takto připojit téměř na jakoukoliv váhu. Znamená to, že se nemusí pro různé váhy (nový typ, jiný výrobce apod.) programovat nové rozhraní, ale lze využít již existující.
2.9.13 Prodejna Prodejna je jediný skutečně samostatný programový modul. Jeho úkolem je zpracovávat agendu vzdálené prodejny, která nemá možnost pracovat v počítačové síti s instalací ESO9 Profi aplikačního serveru, nebo je připojení k ESO9 Profi aplikačnímu serveru v on-line provozu prostřednictvím internetového připojení nevhodné. Modul je schopen vystavovat pokladní doklady nebo faktury, přijímat a vydávat hotovost. Prostřednictvím dávkových přenosů jsou data přenášena po připojení k aplikačnímu serveru ESO9 Profi z prodejny do centrální databáze (přenáší se vytvořené prodejní doklady) nebo z této databáze na prodejnu (přenáší se centrální číselníky). Připojení je realizovatelné automaticky v pravidelných časových intervalech nebo v případě potřeby kdykoliv ručně na vyžádání.
Strana 22 z 29
3.
Jednotlivé varianty produktů ESO9
Všechny námi nabízené verze produktů řady ESO9 mají společnou technologickou platformu, způsob provozování, tedy ovládání, i způsob poskytování legislativní a vývojové podpory, tzv. UpDate. Liší se pouze v nabízené funkcionalitě, v obchodním modelu prodeje a v oblastech nasazení. Přechod mezi jednotlivými variantami produktů ESO9 spočívá pouze v rozšíření funkcionalit a změně licenčního souboru.
3.1
ESO9 Lite
Potřeby malých společností se neliší od potřeb velkých firem. Toto se týká i oblasti informačních systémů. Informační systém pro malou začínající společnost by měl splňovat několik zásadních kritérií: poskytovat veškeré potřebné údaje pro chod firmy, umožňovat firmě růst a hlavně tomuto růstu se přizpůsobovat bez nutnosti organizačních změn nebo dokonce nutnosti nové implementace.
Vhodnost aplikace: ESO9 Lite je moderní produkt využívající intranetové technologie. Je určen pro malé, začínající společnosti, které již potřebují podnikový informační systém, ale jejich velikost a jednodušší firemní procesy jim neumožňují plně využívat rozsáhlejší produkty. ESO9 Lite je „krabicové“ řešení s možností následného růstu a plynulého přechodu na produkt ESO9 Start nebo ESO9 Profi. Případný přechod nespočívá ve změně technologie či nákupu nového produktu a s tím spojenou nutností konverzí dat, ale rozšíření stávající aplikace. Produkt umožňuje pracovat současně až čtyřem uživatelům, bez ohledu na počet nainstalovaných klientských stanic. Produkt ESO9 Lite základní verzi zahrnuje řešené oblasti:
Účetnictví Finance Saldokonto Majetek Prodej Nákup Sklad
ESO9 Lite je lehce parametrizovatelné řešení, časově nenáročné na implementaci standardních funkcionalit, s možností určitého přizpůsobení individuálním požadavkům zákazníka. ESO9 Lite je možné rozšířit o následující oblasti:
ESO9 Mzdy Strana 23 z 29
3.2
ESO9 Start
Plánování růstu společnosti znamená i plánování rozvoje informačního systému. Změna informačního systému je vždy strategické rozhodnutí a v okamžiku, kdy k této změně dochází v období procesních změn ve společnosti, vyvolaných jejím růstem, bývá obtížné skloubit tyto dva důležité procesy.
Vhodnost aplikace: ESO9 Start je podnikový informační systém, který je schopen díky své univerzalitě obsáhnout veškeré oblasti činností, které provádí každá menší firma, a jejichž průběh potřebuje automatizovat a zefektivnit. Je určen společnostem se standardizovanými procesy, které potřebují již rozsáhlejší informační systém, který je však možno rychle a efektivně implementovat. Výhodou řešení na bázi ESO9 Start je jednoduchý a efektivní přechod společnosti na ERP systém ESO9 Profi, který je určen pro střední a větší firmy; tedy přechod bez nutnosti nové implementace nového informačního systému. ESO9 Start využijí společnosti s rozsahem 5 až 10 současně pracujících uživatelů a to včetně případného připojení vzdálených pracovišť bez nutnosti budování VPN sítě. Produkt ESO9 Start ve standardu zahrnuje řešené oblasti:
Účetnictví Finance Saldokonto Majetek Prodej Nákup Sklad Montáže Manažerské výstupy
Další rozvoj aplikace: Standardní funkcionality aplikace ESO9 Start je možné rozšířit o následující oblasti:
ESO9 Mzdy ESO9 Personalistika ESO9 Interní evidence (úkoly) ESO9 Prodejna
Strana 24 z 29
3.3
ESO9 Profi
Velikost firmy, její specifika a konkurenční výhoda na trhu jsou atributy, které moderní a efektivní Podnikový informační systém musí plně postihnout bez nutnosti přizpůsobovat společnost informačnímu systému. Nevyhovující je i systém, který sice umožňuje individuální přizpůsobení, ale po implementaci je „zakonzervován“ a není schopen reagovat na případné změny firemních procesů v návaznosti na novou strategii firmy.
Vhodnost aplikace: Systém ESO9 Profi je díky svým vlastnostem určen především pro střední a větší společnosti s vyššími nároky. Je schopen plně postihnout specifické potřeby společnosti a vytvořit tak naprosto individuální řešení s novými činnostmi, agendami a funkcionalitami. Součástí implementace ESO9 Profi může být i úprava vzorů a typů užívaných dokladů, formulářů, rozsahu a způsobu vykonávaných činností, názvosloví datových položek atd., ale i změna samotného designu systému z pohledu uživatele. Vlastní implementaci předchází tzv. Projekt zavedení, který řeší vlastní způsob implementace, popis jednotlivých kroků a úprav a to až do definic vzhledu jednotlivých formulářů agend. Projekt zavedení je tak jedním z nejdůležitějších prvků v zavádění celého řešení Podnikového informačního systému u zákazníka. ESO9 Profi pokrývá následující oblasti:
Účetnictví Finance Saldokonto Plánování Majetek Nákup Prodej Sklady Manažerské výstupy Interní evidence (úkoly) Montáže Evidence pošty
Další rozvoj aplikace: Součástí implementace ERP řešení ve společnosti může být i školení pracovníků firmy, a to až do stupně „implementátor sytému“. Být „Implementátorem systému“ neznamená jenom obdržet certifikaci za úspěšně složenou zkoušku, ale i možnost plně využívat vývojového prostředí produkty ESO9 Profi, které je součástí dodávky systému. Vývojové prostředí a vývojové nástroje umožňují přizpůsobení systému vlastními prostředky, a to včetně následného vývoje až do úrovně individuálních odvětvových řešení. To vše tedy bez nutnosti objednávat si tyto služby od dodavatele systému. Standardní funkcionality aplikace ESO9 Profi je možné rozšířit o oblasti:
ESO9 Personalistika a ESO9 Mzdy ESO9 Výroba (kapacitní a materiálové plánování) ESO9 Workflow ESO9 Doprava, ESO9 Cesty ESO9 Servis ESO9 Váhy – offline (propojení na vážní systémy) ESO9 Prodejna (registrační pokladny) ESO9 Datové schránky
Strana 25 z 29
4.
Obchodní a dodací podmínky
4.1
Návrh optimálního řešení
Nedílnou součástí zpracování nabídky informačních systémů ESO9 je provedení Úvodní studie. Díky poznatkům touto studií získaným dokážeme s přihlédnutím na požadavky a možnosti zákazníka navrhnout optimální řešení informačního systému, a minimalizovat tak riziko marného vynaložení jeho investičních prostředků do nevhodného řešení. Naši systémoví analytici i servisní pracovníci mají bohaté zkušenosti a jsou zárukou hladkého nasazení a provozu celého systému i možnosti jeho budoucího rozvoje.
Přizpůsobení IS potřebám zákazníka Každé zavedení informačního systému na bázi ESO9 je charakteristické provedením implementace jeho základní podoby. V procesu implementace je standardní funkčnost informačního systému v maximálně možné míře přizpůsobena potřebám a požadavkům zákazníka, a to s ohledem na charakteristiku produktů ESO9 Lite, ESO9 Start nebo ESO9 Profi, a otevřené možnosti Technologie ESO9. V rámci dodávky samotného informačního systému jsme schopni dodat zákazníkovi potřebnou techniku i sítě od certifikovaných dodavatelů, a uvést celý komplex do provozu. Pro organizaci s více pobočkami zajistíme návrh a v případě požadavku i zprovoznění optimálního způsob vzájemné komunikace. V případě, že zákazník neuvažuje o budování vlastní infrastruktury, nabízíme i samotný provoz ve vlastním hostingovém centru, formou ESO9 ASP služby.
Garance nepřetržité záruky Tým našich vývojových pracovníků sleduje všechny důležité trendy v oblasti IT i v oblasti rozvoje příslušné legislativy, vyhodnocuje je a progresivní prvky včetně legislativních změn průběžně aplikuje do ESO9 a poskytuje formou služby UpDate. Minimálně 2x do roka tak vznikají nové verze, které jsou zákazníkům rozesílány zpravidla na jaře a na podzim. Záruka, v délce 6 měsíců, která je poskytována na informační systémy ESO9 Lite, ESO9 Start nebo ESO9 Profi vždy od doby instalace poslední nové verze, tak představuje nepřetržitou kontinuální garanci.
Strana 26 z 29
5.
Technologie ESO9
5.1
Základní vlastnosti technologie ESO9
Ojedinělé technologické prostředí Produkty řady ESO9 využívají ke svému prospěchu nejmodernější technologické prvky, jako je např. platforma.net, dále vícevrstvou architekturu a standardizované prostředí pro zobrazení informací, což zaručuje ochranu investic a budoucí růst informačních systémů užívajících označení ESO9.
Architektura Technické řešení architektury produktů ESO9 stojí na několika základních pilířích: jedním z nich je ověřený a stabilní databázový server, druhým tenký klient, postavený na standardu jazyka HTML používaném v prostředí Internetu. Jejich vzájemnou komunikaci řeší třetí vrstva, označovaná jako aplikační server. Společným jmenovatelem všech vrstev naší technologie jsou potom produkty firmy Microsoft. Základní schéma technické infrastruktury vyjadřuje následující obrázek:
Databázový server Základem Technologie ESO9 je robustní databáze. Konkrétně se jedná o relační databázový stroj MS SQL Server s podporou práce s různými objekty (obrazy, texty, audio, video). Pro definici a manipulaci s daty používáme standardní jazyk T-SQL (Transact-Structured Query Language). Zajištění integrity dat má na starosti tzv. obchodní logika (business logic) realizovaná pomocí obchodních pravidel. Jejich modifikací lze přitom realizovat libovolné chování aplikací ESO9 v závislosti na požadavcích našich zákazníků. Obchodní pravidla mají nejčastěji podobu uložených procedur (stored procedure) přímo v aplikační databázi. Obchodní logika je tak spolu s veškerými uživatelem pořízenými daty uložena v jediné tzv. aplikační databázi, čímž se významně snižuje náročnost na servis a údržbu takového systému. Všechny potenciálně destruktivní klientské operace (vkládání, změna nebo mazání dat) se podrobně logují, takže lze v případě nechtěné operace nad daty snadno zjistit kdo, kdy a nad jakými daty tuto operaci provedl.
Aplikační server Strana 27 z 29
Aplikační server je jádrem naší Technologie. Jedná se o střední aplikační vrstvu (middleware), se kterou (resp. pouze se kterou) komunikují klienti. Tato vrstva je produktem naší firmy a obsahuje vlastní programové prostředí (.NET) pro běh aplikací ESO9. Aplikační server komunikuje s klienty ESO9 prostřednictvím služby WWW (World Wide Web), čímž se pro klienty smazává rozdíl mezi intranetovým a internetovým provozem. Ovládání informačního systému ESO9 je díky použití webové technologie velmi intuitivní a vzhledem k všeobecnému rozšíření prohlížeče Internet Explorer je zvládnutí obsluhy tohoto IS otázkou několika minut. Všechny formuláře v IS ESO9 jsou vytvořeny ve stejném jazyce jako webové stránky na Internetu, tedy v HTML.
Klient (HTML) Poslední vrstvou (uživatelskou) Technologie ESO9 je tenký klient. Jediný software, který musíte mít na svém počítači nainstalovaný k provozování ESO9, je tak MS Internet Explorer, který je součástí instalace libovolné verze OS MS Windows. Klient zobrazuje formuláře ESO9 jako běžné webové stránky, na které jsou uživatelé zvyklí z Internetu.
6.
Způsob provozu a technologické požadavky
Na následujícím obrázku jsou schematicky zobrazeny dva základní způsoby provozu Technologie ESO9 Intranet: intranetový a internetový.
Intranetový předpokládá existenci běžné počítačové sítě, v níž se uživatelé připojují k aplikačnímu serveru, který se nachází uvnitř stejné sítě, jako jejich pracovní stanice. Pro uživatele pracující přes Internet je vhodné (z hlediska zabezpečení) vyhradit další aplikační server, který bude pro své uživatele dostupný z libovolného místa na Internetu. Druhou variantou internetového provozu je vytvoření VPN spojení, při kterém není zapotřebí vyhradit aplikační server pro vzdálené klienty. Svým uživatelům je tak vnitrofiremní IS dostupný prakticky kdykoli a odkudkoli.
Strana 28 z 29
6.1
Vlastní HW prostředky
HW serveru Aplikační server ESO9 spolu s databázovým serverem je nutné instalovat na HW sestavu s odpovídající konfigurací. HW nároky pro provoz systému ESO9 se liší podle počtu současně pracujících klientů i složitosti aplikace.
SW serverů Pro provoz systému ESO9 je nutné provést instalaci serverových komponent Microsoft, popsaných blíže v kapitole Architektura. Jejich využití samozřejmě není omezeno jen na provoz vlastního informačního systému, ale je možné využívat je i pro řadu dalších činností. Obecně lze však konstatovat, že pro samotný provoz IS ESO9 je potřebný pro aplikační i databázový server operační systém, Windows Server, který lze nejvýhodněji pořídit při nákupu nového hardware (OEM varianta) a pro databázový server databáze SQL Server. Tento lze výhodně pořídit, prostřednictvím naší společnosti v rámci Microsoft Royalty Licensing Programu, jehož jsme účastníky.
HW klienta Klientem všech variant systémů ESO9 je standardně MS Internet Explorer 7.0 a vyšší. Tím jsou dány i požadavky na hardware. Požadavky se mohou změnit v závislosti na tom, jaké další aplikace bude počítač obsluhovat. Z tohoto pohledu se jedná především o aplikace MS Office, které rozšiřují uživatelské možnosti systémů ESO9. Při volbě konfigurace je třeba přihlédnout i k verzi operačního systému, který bude počítač využívat. Pro interpretaci manažerských výstupů je vhodné provést ještě instalaci MS Excel, jehož nákup je nejvhodnější provést v kancelářském balíku MS Office. Ten obsahuje řadu dalších produktů, které uživatel může s výhodou používat i mimo vlastní informační systém v každodenní práci.
6.2
Pronájem aplikací a HW prostředků
ASP Provoz aplikací ESO9 ASP je ve své podstatě forma provozu a používání aplikace na bázi technologie ESO9. Zákazník však na rozdíl od klasických aplikací nemusí provozovat tyto produkty na svých hardwarových zařízeních. •
odpadají výdaje za nákup jiného HW než vlastních PC
•
není nutné pořizovat provozní SW (MS SQL,..) i aplikační SW (IS ESO9)
•
uspoříte za údržbu informační technologie,
•
zbavíte se starostí o hlídaní licenční politiky třetích stran
•
neplatíte za UpDate informačního systému, je součástí služby
•
odpadají náklady na nutné servisní zásahy dodavatelů SW, HW
•
zálohování dat - tyto záruky na sebe přebírá dodavatel
•
garance rychlé reakce v případě výpadku
•
umístěním aplikace mimo firmu, odpadají starosti o případné zcizení HW
•
nejste nuceni se zavazovat na předem stanovenou dobu (např. 24 měsíců)
Strana 29 z 29
