Informaní systém. 1. Základní charakteristiky systému

SOFTWAROVÁ A INFORMA

NÍ SPOLE NOST, S.R.O.

Informa ní systém

VYSOKÉ MÝTO

HoC

1. Základní charakteristiky systému HoC je moderní integrovaný systém pro ízení výrobních i obchodních organizací. Obsahuje moduly, pokrývající innosti od ízení výroby až po prodej. Jednotlivé moduly lze samoz ejm využívat i samostatn . P ínos však vynikne až po propojení více ástí do komplexního integrovaného celku. HoC je ešením, které chápe podnik jako celek. Vytvá í informa ní most mezi aktivitami podniku a trhem. Veškeré údaje jsou v rámci systému p enášeny v reálném ase, což zpr hled uje postupy ve firm . Všechny informace se zadávají nebo m ní pouze jednou a poté jsou k dispozici všem uživatel m, kte í k nim mají povolený p ístup. Tím odpadá mnoha pracovník m dlouhá rutinní práce. Hlavními výhodami, které systém nabízí, jsou: ♦ zpr hledn ní finan ních tok - díky integraci modul a možnosti p ímého napojení systému na bankovní informa ní systémy má uživatel okamžitý p ehled o stavu bankovních ú t , pohledávek i závazk , systém vytvá í návrh platebního kalendá e ♦ rychlejší reakce na požadavky odb ratel - útvary výroby mají možnost sledovat p ijímané zakázky už od okamžiku jejich potvrzení, to jim umož uje s p edstihem reagovat v oblasti technické p ípravy výroby i p i zajišt ní výchozích materiál , pop . zboží ♦ zkrácení asu pro uvedení zboží na trh („time to market“) - systém zaru uje zvýšenou pohotovost k dodávce p i zkrácených pr b žných dobách, odkrývá kapacitní rezervy, v as upozor uje na nedostatek kapacity ♦ snížení skladové zásoby - plánování nákupu materiálu na základ propo tu isté pot eby a statistických údaj za minulá období a sledování obrátkovosti zásob ♦ sledování náklad - systém umož uje sledovat náklady podle st edisek, druh výrobk i p ímo podle jednotlivých výrobních zakázek ♦ informa ní systém pro vrcholové ízení - nabízí koncentrované údaje o všech aktivitách podniku v íselné i grafické podob ♦ integrace aplikací e-commerce Systém jako celek u iní podnik transparentním. 1.1 Architektura systému, systémové požadavky Informa ní systém je založen na architektu e klient - server. Pro server lze použít Microsoft BackOffice Server, pop . Microsoft Small Business Server který integruje opera ní systém Windows Server, SQL Server a Exchange Server. Pro klientské stanice pak lze alternativn použít Windows Vista nebo Windows XP. Cílem je jednotné prost edí, ve kterém uživatel pracuje jak se svými kancelá skými aplikacemi (jako je nap . MS Word nebo Excel), tak i s podnikovým informa ním systémem. Samoz ejmostí je komunikace mezi moduly HoC a kancelá skými aplikacemi.

1



VYSOKÉ MÝTO

1.2 Hlavní charakteristiky implementace − − − − −

ve smlouv garantujeme pevnou cenu a délku implementace platební podmínky – zákazník platí až po podepsání p edávacího protokolu možnost rozložení splátek na delší období dle dohody se zákazníkem zkušenosti s r znými typy výroby p edpokládáme p evod vybraných dat ze stávajících informa ních

2. Stavební kameny systému HoC je moderní integrovaný systém pro ízení výrobních i obchodních organizací. Obsahuje moduly, pokrývající innosti firmy v oblasti ekonomiky i logistiky. Jednotlivé moduly lze samoz ejm využívat i samostatn . P ínos však vynikne až po propojení více ástí do komplexního integrovaného celku. HoC je ešením, které chápe podnik jako celek. Vytvá í informa ní most mezi aktivitami podniku a trhem. Veškeré údaje jsou v rámci systému p enášeny v reálném ase, což zpr hled uje postupy ve firm . Všechny informace se zadávají nebo m ní pouze jednou a poté jsou k dispozici všem uživatel m, kte í k nim mají povolený p ístup. Tím odpadá mnoha pracovník m dlouhá rutinní práce.

Informa ní systém HoC

2



VYSOKÉ MÝTO

Moduly systému lze rozd lit do dvou oblastí, oblast ekonomiky a oblast logistiky. Oblast ekonomiky: • • • •

finan ní ú etnictví nákladové ú etnictví investi ní majetek mzdy, personalistika

Oblast logistiky: • prodej • nákup • ízení výroby • CRM Moduly spole né pro ob oblasti: • • • •

manažerské informace internetové aplikace základní data systém

2.1 Oblast ekonomiky Moduly zahrnuté do této oblasti postihují celou oblast ízení ekonomiky firmy. Pat í sem finan ní ú etnictví, investi ní majetek, nákladové ú etnictví a modul mezd a personalistiky. Moduly je legislativn pr b žn udržován a podléhá pravidelnému upgrade. 2.1.1 Finan ní ú etnictví Modul pokrývá všechny b žné typy ú etních operací. Samoz ejmostí jsou automatizované vazby na ostatní moduly systému. Modul stejn jako celý systém je mandantní (umož uje zpracování agendy více firem v etn možnosti konsolidace). K hlavním funkcím pat í: • • • • • • •

mandantnost možnost konsolidace hlavní kniha ú etní deník pokladní kniha ú tování v tuzemské i zahrani ní m n možnost vedení stavu na ú tu i v cizí m n (nap . devizové ú ty u banky, valutová pokladna apod.) • saldokonto integrované s hlavní knihou (zde jsou evidovány jak faktury a dobropisy, tak i platby a zálohy)


3



VYSOKÉ MÝTO

• odpisy pohledávek • kurzové rozdíly • automatizovaný styk s bankou (platební p íkazy na formulá ích i homebanking, automatické zaú tování plateb) • možnost sou asného ú tování ve více ú etních rocích • tisk upomínek • výpo et úroku z prodlení, tisk vyú tování úroku z prodlení, evidence a kontrola placení • uživatelem definované výkazy (nejen rozvaha a výsledovka) • voln definovatelné ukazatele (likvidita I. stupn , ...) • simulace platebního vývoje (cash flow) • hlášení DPH • statistická ú tování (kniha faktur, záloh, ...) • p ezkoušení p ijatých faktur s vazbou na objednávku a p íjemku • sm nky • kurzovní lístek (možnost automatického propojení na banky) 2.1.2 Nákladové ú etnictví Nákladové ú etnictví slouží k plánování a sledování náklad z hlediska st edisek i z hlediska nositel náklad . Umož uje zjišt ní hodinových sazeb st edisek a ur ení materiálové, odbytové a správní režie. Mezi hlavní funkce pat í: • • • • • •

plán a sledování náklad / výnos dle st edisek, pracoviš , profitcenter a oblastí plán a sledování náklad / výnos dle nositel náklad (skupin výrobk , zakázek) rozd lení st edisek (výrobní, pomocná, správní) definice p erozd lovacích klí , p erozd lení náklad výpo et hodinových sazeb st edisek, pracoviš výpo et materiálové, odbytové a správní režie (možnost odlišných sazeb pro r zné výrobkové skupiny) • variabilní výkazy hospoda ení st edisek, pracoviš , profitcenter a oblastí • víceúrov ový p ísp vek na úhradu 2.1.3 Investi ní majetek Modul pokrývá veškerou agendu spojenou s evidencí a ú etnictvím hmotného a nehmotného investi ního majetku v etn drobného majetku. Samoz ejmostí je možnost odlišných ú etních a da ových odpis v etn použití odpis kalkula ních a automatizované vazby na finan ní ú etnictví. • • • • • • •

karty investi ního majetku technické parametry majetku evidence p íslušenství plánování oprav sledování investi ních akcí ú tování na kartách odpisy da ové i ú etní


4



VYSOKÉ MÝTO

• kalkula ní odpisy • automatická vazba na finan ní ú etnictví • evidence drobného majetku 2.1.4 Mzdy, personalistika Modul pokrývá kompletn personálních údaj .

agendu spojenou se zpracováním mezd a vedením

Základní funkce modulu: • • • • • • • • • • • • • • • • •

vedení základních mzdových a personálních údaj mzdové a eviden ní listy kompletní zpracování mezd vazba do ú etnictví možnost integrace s docházkovými systémy (nap . na bázi magnetických karet) sociální a zdravotní pojišt ní srážky, paušály výplata na ú et v bance, hotov , homebanking druhy mezd - m sí ní, hodinová ro ní zú tování dan ze závislé innosti možnost zpracování více pracovních pom r u jednoho pracovníka správa kurz a školení evidence uchaze o zam stnání tisk smluv struktura podniku vytvo ení souboru pro statistiku komunikace portálem ve ejné správy

2.2 Oblast logistiky Oblast logistiky zahrnuje všechny funkce pot ebné k uspokojení požadavk zákazníka ve správných termínech a kvalit s optimálními náklady. Všechny moduly jsou koncipovány s ohledem na podporu standard ISO. 2.2.1 Prodej Modul prodeje zahrnuje oblast prodejních a marketingových aktivit podniku. Obsahuje ešení za ínající nabídkou, p es objednávku odb ratele, dodací list až po fakturaci, p i emž všechny funkce jsou vzájemn provázány. Mezi hlavní funkce pat í: • • • • • •

databáze odb ratel evidence zájemc systém kontaktních osob zpracování nabídek objednávky odb ratel , možnost p enosu dat z nabídky dodací listy, nákladní listy


5


• • • • • • • • • • • • • • •


VYSOKÉ MÝTO

expedice, vazba dodacích list na odpis ze sklad generování faktur (v tuzemské i zahrani ní m n ) souhrnná fakturace z více dodacích list automatický p enos vydaných faktur do ú etnictví vyhodnocení obchodního p ípadu široká škála rabat , p irážek a slev ceníky v cizích m nách možnost odlišných ceník pro jednotlivé zákazníky, skupiny zákazník systém bonifikace odb ratel systém provizí p ehledy prodeje dle r zných kritérií možnost vícejazy ných výstup hromadná korespondence kalkulace a sledování p ímých obchodních náklad výstup doklad pro EDI

2.2.2 Nákup Modul pokrývá innosti spojené s objednáváním a nákupem materiálu a zboží, kontrolou kvality a ízení zásob. Všechny innosti od poptávky p es objednávku, p íjem na sklad a kontrolu kvality až po p ezkoušení p ijatých faktur s objednávkou a p íjemkou jsou vzájemn provázány. Nejd ležit jší funkce: • • • • • • • • • • • • • • •

databáze dodavatel ,kontaktní adresy hodnocení dodavatel podle spolehlivosti poptávky u dodavatel objednávky materiálu a zboží sledování stavu objednávek, upomínání vstupní kontrola kvality vedení skladové evidence (dle sklad , šarží, skladového místa) alternativní m rné jednotky p ehledy nákupu dle r zných kritérií analýza zásob inventury volitelné ocen ní zásob vyhodnocení minimální zásoby uchování cenového vývoje nakupovaných položek kontrola kvality

2.2.3

ízení výroby

Modul navazuje na prodej a nákup. eší problematiku kusovník , výrobních postup , variantních výrobk , pracoviš , více druh kalkulací, ízení zakázek a výrobních p íkaz , sledování výroby, MRP II (manufacturing resourses planing) obsahující plánování materiálových a kapacitních zdroj , ízení jakosti v pr b hu výroby apod.


6



VYSOKÉ MÝTO

Hlavní funkce modulu: • • • • • • • • •

kusovníky technologické postupy možnost odlišného kalendá e pro vybraná st ediska varianty - definice a konfigurace variant výpo et materiálové a výkonové normy plánová kalkulace pr b žná kalkulace výsledná kalkulace (po dokon ení zakázek) hromadná správa kalkula ních cen (jako základna je možné volit cenový pr m r za období, nejvyšší nákupní cenu apod.) v etn využití koeficient pro navýšení kalkula ních cen pro další období • evidence výrobních zakázek • p ebíraní zakázek z modulu prodeje v etn kapacitních simulací p ed p evzetím • stanovení priorit zakázek

• • • • • •

termínování zakázek propo et pot eb, kumulace shodných díl rezervace materiálu na zakázky automatická vazba na modul nákupu (vystavování objednávek materiálu) pr b žné asy výroby sledování náklad na zakázky (materiálových, mzdových i náklad z externích faktur)


7



VYSOKÉ MÝTO

• výpo et isté pot eby materiálu, polotovar , výrobk • propo et kapacitního využití st edisek, pracoviš v etn grafických výstup • integrace se skladovou evidencí • ízení jakosti v pr b hu výroby, ešení neshodných výrobk 2.2.4 CRM Modul CRM je zam en na efektivn jší komunikaci s kmenovými i potenciálními zákazníky a dodavateli. Základem je databáze firem (zákazník , zájemc a dodavatel ) známá z modul Prodej a Nákup. K jednotlivým firmám m žeme p i adit neomezené množství kontaktních osob. Kontaktní osoby jsou lidé, kte í p ímo pracují v uvedené firm , majitelé, vedoucí pracovníci i zam stnanci. U kontaktních osob lze zaznamenat vedle základních kontaktních informací také funkci v zam stnání, osobní poznámky a kontakty. Obrazovka kontaktní osoby umož uje kopírování adresy pro tvorbu dopis , odesílání email , tisk detailních informací o kontaktní osob , tisk informací o zákazníkovi jako podklad pro jednání U kontaktních osob m žeme evidovat neomezené množství telefonát , sch zek, jednání,událostí a úkol , které souhrnn ozna ujeme jako kontakty. Kontakty m žeme uvád t také u firem bez kontaktní osoby. Z historie kontakt lze vysledovat innost obchodníka od prvního kontaktu až po uzav ení obchodního p ípadu. Kontakt obsahuje následující informace: datum, kontaktní osoba, status (kontakt, úkol apod.),druh kontaktu (telefonát, sch zka, dopis …), referent (obchodník), výsledek (p íslib dalšího jednání, uzav ení smlouvy, nezájem…), stru ný text (max. 250 znak ), poznámka (delší text), p íští kontakt - pokud jednání bude pokra ovat (datum, úkol, referent). Rozší ení databáze zákazník a dodavatel - databázi zákazník a dodavatel m žeme obohatit o další uživatelsky definované údaje (zat íd ní dle teritoria, oboru podnikání, informace o konkurenci, stavu spolupráce, po tu zam stnanc , podílu na trhu apod.).Údaje mohou být textové, numerické nebo typu datum. Lze nastavit, jestli bude údaj nabývat libovolných hodnot nebo bude spojen s íselníkem. Uvedených údaj lze nap íklad využít jako filtr p i vyhodnocení nebo p i výb ru kontaktních osob a firem pro hromadnou korespondenci. 2.3 Moduly spole né pro ob oblasti Spole né moduly umož ují parametrizaci systému a pokrývají oblast správy systému a p ístupových práv. Dalším modulem, který ob oblasti spojuje je modul manažerských informací. Všechny tyto moduly jsou sou ástí instalace výše jmenovaných oblastí. 2.3.1 Manažerské informace Nabízejí v p ehledné podob veškeré informace z modul , které jsou pot ebné pro rozhodování na vrcholové úrovni. Snahou je, aby ídící pracovníci m li okamžité a p ehledné informace o firm bez nutnosti tisku sestav nebo pracného vytvá ení. Samoz ejmostí je intuitivní ovládání, možnost výstup do graf a kompatibilita s kancelá skými aplikacemi ve kterých je možné s daty z tohoto modulu dále pracovat.


8



VYSOKÉ MÝTO

Hlavní možnosti modulu: • statistiky prodeje výrobk , zboží z hlediska odb ratele (zem , skupiny,...), výrobku a zboží (oboru, skupin obor ), období ( asový vývoj po týdnech, m sících, kvartálech, rocích), realiza ního st ediska apod. • stav a pln ní zakázkové nápln dle stejných kritérií jako prodej • možnost volby porovnávací hodnoty, sledování marže • analýza trend v prodeji, zakázkách • skladové statistiky, obrátkovost zásob • statistiky nákupu materiálu, zboží v obdobném len ní jako prodej v etn analýzy trend • stav a pln ní objednávkové nápln • stav a vývoj pohledávek, závazk • obraty odb ratel a dodavatel • uživatelem definované výkazy (nejen rozvaha a výsledovka) • voln definovatelné ukazatele • simulace platebního vývoje (cash flow) 2.3.2 Internetové aplikace Internetové aplikace, napojené na základní moduly informa ního systému poskytují možnost zákazník m a partner m využívat údaj informa ního systému vytvá ejí most mezi firmou a jejími partnery, zákazníky a dodavateli. P íkladem takových aplikací je nap íklad modul internetového prodeje pro velkodb ratele. Tento modul slouží pro komunikaci odb ratele s firmou. Mezi hlavní funkce pat í: • • • • •

prodej pro velkoodb ratele stav zakázkové nápln stav disponibilních zásob odsouhlasení stavu pohledávek správa kontakt

Tyto aplikace jsou vždy tvo eny podle pot eb konkrétního zákazníka a nejsou sou ástí základní nabídky. 2.3.3 Základní data Modul slouží k parametrizaci systému. Obhospoda uje údaje, se kterými následn pracuje celá organizace. Jedná se nap . o íselníky referent , st edisek, sklad , obor (skupiny položek), nakupovaných, vyráb ných a prodávaných položek, širokou škálu cen, p irážek a slev, platebních a dodacích podmínek, klí zemí, m n, kurzové tabulky, ísla celního sazebníku, klí e DPH, vícejazy né texty apod. 2.3.4 Systém Správa systému je modul umož ující instalaci a konfiguraci systému a veškeré funkce spojené s konfigurací jednotlivých uživatel i skupin, jejich p ístupových práv, uživatelských menu apod. Obsahuje on-line dokumentaci k celému systému a umož uje generovat dokumentaci pro jednotlivé uživatele na základ jejich p ístup .


9



VYSOKÉ MÝTO

Modul umož uje: • • • • •

správu uživatel a skupin správu uživatelských menu definici p ístupových práv logování p ístupu uživatel k program m a dat m on-line dokumentaci v etn možnosti generování dokumentace jednotlivým uživatel m

3. Referen ní instalace informa ního systému H o C Vybrané referen ní instalace najdete na internetových stránkách spole nosti. 4. Kontakt Softwarová a informa ní spole nost, s.r.o. Vysoké Mýto http://www.sis-vm.cz Tel.: 465 461 011 Fax : 465 461 022 Josef Boštík Tel.: 465 461 012, 777 331 962 mailto:[email protected]


10

Informaní systém. 1. Základní charakteristiky systému

Recommend Documents