Informační manuál pro webové aplikace Pořizování a úprava informaci pro prezentační weby
Verze 1.07
V případě jakéhokoliv problému spojeného s weby, volejte
HELPDESK 4444
2
Obsah Obsah.......................................................................................................................................... 3 1 Úvod ................................................................................................................................... 4 2 Vysvětlení pojmů ............................................................................................................... 5 3 Co dělat, když..................................................................................................................... 6 4 Systém práv a odpovědností pro aktualizaci a správu webových stránek univerzity. ....... 7 5 Struktura webu – editace informací – rozdělení postupů ................................................... 9 6 Webové rozhraní pro pořizování informace – Intranet .................................................... 10 6.1 Editace informací o útvarech.................................................................................... 11 6.2 Editace informací o lidech........................................................................................ 12 6.3 Editace osobních údajů............................................................................................. 14 6.4 Editace – Časopis – SAB ......................................................................................... 14 6.5 Editace akcí .............................................................................................................. 14 6.6 Editace výběrových řízení........................................................................................ 16 7 Programové rozhraní – CZUWEBBROWSER.EXE ....................................................... 17 7.1 Práva uživatele ......................................................................................................... 17 7.2 Struktura rubrik ........................................................................................................ 17 7.3 Pořizování informací ................................................................................................ 18 7.3.1 Základní údaje .................................................................................................. 18 7.3.2 Obsah RTF ....................................................................................................... 19 7.3.3 Náhled HTML .................................................................................................. 19 7.3.4 Přiřazení rubrik................................................................................................. 20 7.3.5 Přiložení souborů.............................................................................................. 21 7.3.6 Sdílené soubory ................................................................................................ 22 7.3.7 Práva k informaci ............................................................................................. 22 7.4 Editace a informace.................................................................................................. 24 7.5 Schvalování informací.............................................................................................. 24
3
1 Úvod Tento manuál je určen jako návod pro pořizování a práci s informacemi na fakultních prezentačních webech ČZU, na info-panelech, na intranetu apod. Používat by ho měli zejména pracovníci fakult, respektive kateder, kteří mají na starost pořizování informací pro prezentační weby a kteří jsou zároveň i katedrovými zástupci pro informační a komunikační technologie. V dokumentu jsou tři základní linie informací. Jednak je to popis struktury webu, kde je jednoznačně popsán původ veškerých informací, které jsou na prezentačních webech umístěny. Dále jsou to dva možné způsoby pořizování informací: 1. pořizování informací http://intranet.czu.czu. 2. pořizování informací CZUWEBBROWSER.
pomocí pomocí
webového speciálního
rozhraní
v rámci
pořizovacího
portálu programu
4
2 Vysvětlení pojmů Pořizování informace Je činnost, při které je vytvořena nová informace, která je následně přiřazena k příslušné rubrice a zobrazena na prezentačním webu. Informace může mít libovolný tvar např. novinka, obecné informace, obrázek, přiložený soubor atp. Rubrika je uzel ve struktuře webu nebo aplikace a její hlavní vlastností je označení pozice v hierarchické struktury aplikace Pořizovací program Je lokální aplikace (je uložena na disku počítače), která umožňuje pořizování informací a jejich případnou další administraci. Aktuální verzi pořizovacího programu lze stáhnout ze serveru http://intranet.czu.cz. Prezentační web Je webová aplikace, která je určena k vnější prezentaci příslušné fakulty. Prezentační weby běží na doméně např. www.tf.czu.cz nebo www.fappz.czu.cz, apod.
5
3 Co dělat, když 1. Mám požadavek na úpravu struktury webu. Je potřeba kontaktovat webmastera vaší fakulty, který projedná váš požadavek se zástupcem pro Informační a komunikační technologie na vaší fakultě a jeho prostřednictvím bude požadavek na úpravu struktury předložen na zasedání redakční rady, která ho musí schválit. Zasedání redakční rady je veřejné. 2. Potřebuji upravit členy katedry Je potřeba kontaktovat „Helpdesk ČZU“ na lince 4444 nebo e-mailem na
[email protected]. 3. Potřebuji upravit předměty u konkrétní katedry Informace o předmětech u konkrétní katedry se provádějí pomocí systému Sylabus na adrese http://sylabus.czu.cz. Změny může provést kterákoliv osoba, která má na tuto akci přidělená v systému příslušná práva (garant předmětu, vedoucí katedry, webmaster apod.). 4. Potřebuji upravit „Řešené projekty“ u konkrétní katedry Je nutné kontaktovat Ing. Ladislavu Prázovou na email
[email protected], která požadované změny zanese do systému. 5. Potřebuji upravit „Publikace“ u konkrétní katedry Úpravy obsahu sekce „Publikace“ u konkrétních kateder se provádí pomocí portálu CV na adrese http://cv.czu.cz. Změny může provést kterákoliv osoba, která má na tuto akci přidělená v systému příslušná práva (vedoucí katedry, webmaster apod.). 6. Mám problém s grafickou úpravou u mnou vloženého textu Obraťte se na webmastera vaší fakulty nebo útvaru anebo na „Helpdesk ČZU“ na lince 4444 nebo e-mailem na
[email protected]. 7. Nemám přístup k administraci informací na jejichž administraci mám přitom nárok Je potřeba kontaktovat „Helpdesk ČZU“ na lince 4444 nebo e-mailem na
[email protected]. 8. Mám připomínky k funkčnosti pořizovacího programu Je potřeba kontaktovat „Helpdesk ČZU“ na lince 4444 nebo e-mailem na
[email protected]. 9. Zjistím, že je určitá osoba uvedená jako člen určitého útvaru několikrát. Buď se jedná o chyb a v tom případě je nutné postupovat jako u bodu 2. nebo se jedná o správnou informaci, protože někteří členové útvarů jsou vedení v několika pracovních úvazcích nebo funkcích - například pedagog + externí doktorand nebo pedagog + technik apod. 10. Chci změnit fotografii, která je zobrazovaná u libovolného uživatele na webech ČZU. V případě změny fotografie ve webové prezentaci je potřeba kontaktovat Moniku Urbanovou (tel. +420 224 384 040 nebo e-mailem na
[email protected]), která v případě potřeby pořídí novou fotografii, nebo vloží fotografii příchozího do systému. Alternativně je možné kontaktovat také Kartové centrum SIC - tel. +420 224 384 039 nebo Anna Holečková, tel. +420 224 384 039. 11. Chci zřídit doménu 4. úrovně v rámci školní domény www.czu.cz. doménové názvy 4. úrovně schvaluje na základě zdůvodněné žádosti děkan nebo pověřený proděkan na příslušné fakultě/institutu, žádost o zřízení domény by měla obsahovat: název domény, osoba odpovědná za uveřejněný obsah, období zřízení domény, zdůvodnění a technickou specifikaci, webové prezentace s přiděleným doménovým názvem musí být provozovány na systémech provozovaných správcem (OIKT).
6
4 Systém práv a odpovědností pro aktualizaci a správu webových stránek univerzity. 1. Manažer (PROREKTOR) • metodicky řídí všechna pracoviště univerzity podílející se na tvorbě, prezentaci, provozu a údržbě elektronických prezentací a rozhoduje o obsahové náplni a grafické úpravě elektronických prezentací, • schvaluje strukturu a obsahu prezentací vytvářených na univerzitě, nebo přejímaných z jiných zdrojů, • přijímá náměty a připomínky k obsahu a formě elektronických prezentací od jednotlivých pracovišť univerzity, osob z řad akademické obce i institucí, orgánů a osob z okolí univerzity a využívá je ve své metodické a řídící činnosti, • navrhuje ve výjimečných odůvodněných případech zřízení domény 2. úrovně, o jejím zřízení rozhoduje rektor, • schvaluje žádosti o zřízení doménových názvů 3 úrovně a realizaci webových prezentací na nestandardních technologiích, • schvaluje přístup externích subjektů pro instalaci technologií a správu webových prezentací realizovaných dodavatelsky. 2. Správce (ZÁSTUPCE PŘÍSLUŠNÉHO STŘEDISKA OIKT) • realizuje schválené webové prezentace podle zadání nebo spolupracuje na jejich realizaci s externím dodavatelem, • zodpovídá za celkový vzhled webových stránek, • řeší problémy související s chodem webových stránek, • školí webmastery a zodpovědné pracovníky, • spolupracuje s vedením univerzity a řeší s ním požadavky na webové stránky, • spolupracuje s webmastrem, zodpovědným pracovníkem a správcem odkazů. 3. Webmaster (ZÁSTUPCE OIKT NA JEDNOTLIVÝCH ÚTVARECH NA ÚROVNI FAKULTY) • zodpovídá za fyzické umístění informací, • zodpovídá za funkčnost webových stránek v rámci práv administrátora, • spolupracuje se správcem, • spolupracuje s zodpovědným pracovníkem a správcem odkazů, • zasílá děkanům/ředitelům institutů/vedoucím kateder informaci o nutnosti aktualizace náplně webových stránek (cca 4x za rok). 4. Zodpovědný pracovník útvaru (ZÁSTUPCE NA JEDNOTLIVÝCH ÚTVARECH) • zodpovídá za obsah pokrývající činnost příslušné organizační jednotky, • zodpovídá za pravidelnost dodávaných informací webmasterovi, • jmenuje jednotlivé správce odkazů (rubrik), • ručí za aktuálnost zpráv, • tvoří, vkládá, doplňuje a mění informace ve své kompetenci, • navrhuje stahování zpráv do Archivu, • navrhuje změnu uspořádání odkazů (rubrik), • spolupracuje se správcem a webmastrem ve všech uvedených kompetencí, • spolupracuje se správcem odkazů. 5. Zodpovědný pracovník oddělení/katedry (ZÁSTUPCE NA JEDNOTLIVÝCH ODDĚLENÍCH/KATEDRÁCH) • zodpovídá za obsah pokrývající činnost příslušné katedry,
7
• • • • • • •
zodpovídá za pravidelnost dodávaných informací webmasterovi, ručí za aktuálnost zpráv, tvoří, vkládá, doplňuje a mění informace ve své kompetenci, navrhuje stahování zpráv do Archivu, navrhuje změnu uspořádání odkazů (rubrik), spolupracuje se správcem, webmastrem a zodpovědným univerzity/fakulty/institutu/pracoviště ve všech uvedených kompetencí, spolupracuje se správcem odkazů.
6. Správce odkazů (rubrik) (ZÁSTUPCE JEDNOTLIVÝCH ODKAZŮ) • zodpovídá za obsah příslušného odkazu (rubriky), • zodpovídá za pravidelnost dodávaných informací webmasterovi, • spolupracuje se správcem, webmastrem a zodpovědným univerzity/fakulty/institutu/pracoviště ve všech uvedených kompetencí.
pracovníkem
pracovníkem
8
5 Struktura webu – editace informací – rozdělení postupů Prezentační weby jednotlivých fakult ČZU mají v rámci základní kostry stejnou strukturu. Některé rubriky se nicméně mohou u jednotlivých prezentací lišit nebo případně mohou zcela chybět. Struktura webu lze změnit pouze procesem, který je popsán v bodě 4., otázce 1. Hlavní strana
O fakultě
Úřední deska Základní informace Vedení fakulty Orgány fakulty Děkanát Oficiální dokumenty Kontakty Historie fakulty Kudy k nám Fotogalerie
Studium
Katedry a součásti
Katedra
Věda a výzkum
Aktuality
Mezinárodní vztahy
Ostatní
Aktuality
Aktuality
Aktuality
Všeobecné
Základní informace
Základní informace
Základní informace
Základní informace
Zprávy vedení
Členové
Studium na fakultě
Doktorské studium
Sokrates Erasmus
Zprávy studijního oddělení
Přijímací řízení
Oddělení pro vědu a výzkum
ELLS
Předměty Publikace Řešené projekty
Mapy a plánky
Konference
Zahraniční konference
Dokumenty
Granty
Mezinárodní partneři
Studijní oddělení
Publikační činnost
Ostatní informace
Ostatní informace
Jmenovací řízení
Odkazy
Odkazy
Habilitační řízení
Zprávy senátu
Dokumenty Odkazy Spolky, kroužky Diskusní fórum
Ankety
Odkazy
■ ■ ■ ■ ■
Základní struktura webů Editace pomocí Intranetu Editace pomocí CZUWEBBROWSER.EXE Editace pomocí Sylabus.czu.cz Editace pomocí Helpdesku (linka 4444) Editace pomocí http://cv.czu.cz
9
6 Webové rozhraní pro pořizování informace – Intranet Přes webové rozhraní může editovat informace kterýkoliv zaměstnanec ČZU, který má přidělena příslušná práva. Každý může editovat práva minimálně o své osobě. Pro korektní editaci informací je tedy nutné vyhledat na internetu adresu http://intranet.czu.cz a zde se přihlásit do aplikace Intranet. Pro přihlášení slouží stejné uživatelské jméno a heslo, jako do sítě Novell. Při přihlašování je nutné vybrat správně fakultu, pod kterou příslušný uživatel spadá. Po přihlášení se uživatel dostává na úvodní stranu Intranetu ČZU, kde je umístěna celá řada informací pro zaměstnance, nicméně pro účely tohoto materiálu nás bude zajímat především odkaz Správa obsahu, který je zcela vpravo v liště horního menu. Na stránce „správa obsahu“ vidíme veškeré informace, které může uživatel upravovat.
10
Informace jsou rozděleny do základních kategorií: • • • • • •
Informace o útvarech Informace o lidech Osobní údaje Časopis – SAB Akce Výběrová řízení
na webu – Katedry a součásti -> Katedra
6.1 Editace informací o útvarech Jako defaultní (předvolená) je kategorie Informace o útvarech, kde by se měly objevit všechny útvary, jejichž informace máte právo upravovat. Změny kategorií lze provádět pomocí menu, které je umístěné v levém horním rohu obrazovky. Pokud máte mít objektivně právo na spravování informací o určitém útvaru a přesto tento útvar nevidíte vypsaný v kategorii Informace o útvarech, postupujte dle informací uvedených v bodu 3.7 na straně 6. Pokud vidíte seznam útvarů o nichž můžete měnit informace, můžete zvolit, zda chcete změnit informaci v české nebo anglické verzi. Informace jednotlivých útvarů jsou různě strukturované a tohoto členění je nutné se držet. Do jednotlivých oddílů lze vkládat text například zkopírováním z jiného dokumentu a zároveň lze používat pro editaci textu i některé základní html tagy, jako například 11
nebo
nebo
apod. V případě používání tagů, je nesmírně důležité před uložením informace, kompletně celý text zkontrolovat, protože po ihned po uložení se informace zobrazuje na produkčním prezentačním webu.
6.2 Editace informací o lidech Po zvolení kategorie Informace o lidech, kterou vybereme v levém horním menu se objeví seznam útvarů. Každý zaměstnanec ČZU může být uveden jako člen několika útvarů (například člen katedry + člen kolegia děkana + člen akademického senátu atp.), a proto může být v seznamu zobrazen několikrát. Důležité však je, že veškeré informace, které se k danému zaměstnanci váží, jsou ukládány pouze na jednom místě. Jestliže si tedy vyberete určitého zaměstnance v rámci určitého útvaru a změníte o něm informaci, tato změna se projeví na všech místech, kde se na webu tento zaměstnanec objeví. Po zvolení příslušného útvaru se zobrazí seznam pracovníků, kteří jsou ke konkrétnímu útvaru přiřazeni. Jak je vidět na obrázku na další stránce, lze u každého pracovníka měnit tři druhy informací. Obecné informace 12
v anglickém a českém jazyce a dále kontakty. Obecné informace v anglickém a českém jazyce jsou zobrazovány na příslušných místech v obou jazykových mutacích prezentačních webů. Obsahem těchto obecných informací mohou být základní charakteristiky pracovníka, stejně tak i například konzultační hodiny nebo například otevírací hodiny pro veřejnost, například u pracovníků studijních odděleni. Je důležité myslet na to, že je nutné vyplnit obecnou informaci v obou jazykových mutacích.
Kontakty jsou složeny z několika nezávislých informací, které jsou společné jak pro českou, tak i pro anglickou verzi, takže je není nutné vyplňovat dvojmo. Po kliknutí na odkaz Kontakty u příslušného pracovníka, se dostaneme na stránku s výpisem stávajících kontaktů, které lze zároveň editovat. Každý pracovník může o sobě do databáze zadat tyto informace: • Telefon • Fax • Mobilní telefon • E-mail • www • ČZU linka Na stránce je tedy vidět, které všechny kontaktní informace má o sobě pracovník vyplněny. Tyto informace lze znovu upravit pomocí tlačítka Upravit. Pokud chceme
13
přidat novou kontaktní informaci, je nutné kliknout na odkaz Přidat kontakt. Tento odkaz nám otevře novou pracovní lištu, v rámci které máme možnost zadat obsah informace, zvolit její druh (viz výše) a v neposlední řadě i váhu informace. Každý kontakt má u sebe zároveň parametr „primární“. Pokud u příslušného kontaktu tento parametr zaškrtneme, znamená to, že se bude tento parametr zobrazovat jako primární u příslušného uživatele na všech místech, kde se zobrazí i uživatel. Pokud se parametr primární zaškrtne u více kontaktů, zobrazí se vždy všechny, které se na daném místě zobrazit mohou.
6.3 Editace osobních údajů Při editaci osobních údajů postupujeme stejně jako v prvním odstavci bodu 6.2. Jediným rozdílem je, že nemusíme procházet volbou útvaru a vybírat zaměstnance ze seznamu, ale po kliknutí na odkaz „Osobní údaje“ se dostáváme k veškerým údajům momentálně přihlášeného uživatele. Osobní údaje uživatele se zobrazují na několika místech webu, podle zařazení zaměstnance, funkce atp.
6.4 Editace – Časopis – SAB Nelze editovat veřejně – informace edituje pověřený pracovník.
6.5 Editace akcí V sekci editace akcí máme na výběr dvě základní možnosti: • Přehled akcí • Přidat novou akci.
14
V případě přehledu akcí je možné vybrat si pomocí několika výběrových menu zobrazení akcí. První menu umožňuje zvolit fakultu a následně i útvar, který akci pořádá. V dalším menu potom můžeme zvolit rok, ve kterém se akce pořádá nebo pořádala. Zároveň lze i v tom okně přidat novou akci, kliknutím na tlačítko Přidat akci.
Ať už klikneme na tlačítko Přidat novou akci na úvodní straně nebo v rámci přehledu dostaneme se na formulář, pomocí kterého lze novou akci vytvořit. První informace, kterou je nutné zadat, je název akce. Po kliknutí na tlačítko pokračovat se dostáváme na stránku s detailními informace o akci. Tyto informace je nutné korektně vyplnit. Zároveň zde lze ještě pozměnit název akce. Při výběru pořádajícího útvaru nejprve vybereme příslušnou fakultu a následně se nám do druhého výběrového menu načte seznam všech útvarů v rámci této fakulty. Teď můžeme zvolit i konkrétní pořádající útvar. Začátek a konec akce je zúžen pouze na celé dny. Počítá se s tím, že detailní informace dostane zájemce na webových stránkách příslušné akce. Další kolonkou je místo pořádání a webové stránky. URL webových stránek je možné zadat jak ve tvaru http://... , tak i ve tvaru www.neco.cz. Následují informace o garantovi akce a kontaktní osobě. Zde se nabízejí dvě možnosti. Pokud je daná osoba zaměstnancem ČZU přepneme výběrové tlačítko do polohy „osoba z ČZU“ a ve vedlejším textovém rámečku zadáme příjmení hledané osoby i s diakritikou (háčky a čárky). Tento textový rámeček je automaticky propojen s databází zaměstnanců ČZU, takže pokud napíšete příjmení osoby správně a pokud hledaná osoba na ČZU opravdu pracuje, je vám nabídnut kompletní seznam osob stejného příjmení nebo
15
jmenného základu. Stačí tedy napsat například začáteční tři písmena „NOV“ a systém vám vyhledá všechny osoby, jejichž příjmení začíná právě na „NOV“. Stejný systém vyhledávání platí jak pro garanta konference, tak i pro kontaktní osobu.
Následují dvě textové pole Poznámka a Informace. Tyto pole je možné vyplnit nějakou základní informací o konferenci. Poslední informací, kterou lze vytvořit pro danou akci je přiložený soubor. Tento soubor lze nahrát do databáze spolu s ostatními informacemi o konferenci a to tak, že soubor, který je umístěn na pevném disku vašeho počítače vyberete pomocí tlačítka Procházet… a následně je tento soubor odeslán, po kliknutí na tlačítko Odeslat. Pokud jste korektně vyplnili všechny informace, je možné kliknout na tlačítko Uložit a akce bude uložena do databáze. Pokud chcete některé informace upravit, je to možné pomocí stránky s Přehledem akcí.
6.6 Editace výběrových řízení. Nelze editovat veřejně – informace edituje pověřený pracovník.
16
7 Programové rozhraní – CZUWEBBROWSER.EXE CZUWEBBROWSER je speciální program, který slouží k pořizování a úpravě informací a jejich umisťování na weby. Program je vyvíjen pracovníky OIKT a je trvale aktualizován a vylepšován. Při každém spuštění programu zároveň probíhá automaticky upgrade na nejnovější verzi. CZUWEBBROWSER je lokální program, tudíž musí být uložen na lokálním disku počítače. Celý program se skládá z jednoho souboru, jehož název je zpravidla CZUWEBBROWSER.EXE. Doporučujeme uložit tento soubor nejlépe přímo na Plochu vašeho počítače, aby nedošlo k jeho ztracení někde v adresářové struktuře disku. Po spuštění programu se objeví úvodní přihlašovací okno, do kterého je nutné zadat přihlašovací jméno a heslo, případně útvar nebo fakultu, pod který uživatel spadá. Jméno a heslo je identické se jménem a heslem, které uživatel používá pro přihlášení do sítě Novell. Po přihlášení se uživatel dostane do samotného programu, který umožňuje pro základní editaci na úrovni běžného operátora tři základní akce: • • •
Pořizování (vytváření) informací Přiřazování informaci k jednotlivým rubrikám Opravu již vytvořených informací
7.1 Práva uživatele Každý uživatel má pochopitelně určitá práva a to jednak z hlediska možnosti vykonávat příslušné akce a za druhé z hlediska struktury přístupu do jednotlivých rubrik. Pokud nemá určitý uživatel práva k rubrice a měl by je objektivně mít, postupujte tak, jak je uvedeno v bodu 3.7.
7.2 Struktura rubrik Na hlavním okně je v levé části vidět strom jednotlivých webů a jejich rubrik. Jak je patrné z tohoto pořizovacího programu, neslouží pouze k pořizování informací pro prezentační weby fakult, ale i k pořizování informací pro další weby, intranet nebo prezentační systémy. Tento manuál slouží primárně pro uživatele, kteří pořizují informace pro prezentační weby a proto se omezíme pouze na ně. Všechny rubriky jsou tzv. „rozklikávací“, což znamená, že kliknutím na výše postavenou rubriku se nám otevřou i všechny dostupné pod-rubriky atp.
17
7.3 Pořizování informací Pořizování informací nebo jinak můžeme říct vytváření informací je hlavní činností, kterou v pořizovacím programu můžeme dělat. Nejprve je vhodné si zvolit v levém okně rubriku, pro kterou bude informace primárně určena. Po zvolení rubriky uvidíme v pravém okně zda je již k této rubrice nějaká informace přiřazena nebo ne. Novou informaci vytvoříme kliknutím na ikonku Nová informace (čtvrtá zleva horním menu) nebo současným stlačením kláves Ctrl+Insert. Po provedení této akce se otevře okno s novou informací. Jednotlivá okna pro tvorbu a editaci parametrů informace, jsou uvedena níže.
7.3.1 Základní údaje Mezi základní údaje o každé informaci patří mimo jiné: • ID – je doplněno automaticky • Typ Informace – Je možné zvolit typ – Informace HTML, URL, Soubor • Název – Libovolný název informace – tento název slouží zároveň jako titulek. • Perex – jedná se o krátký text na způsob shrnutí • URL - Používá se pokud se jedná o typ informace URL – informace se pak sestává pouze z odkazu URL Dále jsou uvedené další údaje, které jsou ale vyplňovány automaticky systémem. Jedná se zejména o údaje o tom, kdo informaci pořídil, datum pořízení, datum poslední změny atd.
18
Po korektním vyplnění všech potřebných údajů, můžeme postoupit na další stránku s údaji, kliknutím na tlačítko Další.
7.3.2 Obsah RTF
Sekce pojmenovaná Obsah RTF slouží k vytváření základního textového obsahu informace. Jedná se de facto o jistý druh editoru html, pomocí kterého lze příslušnou informaci vytvořit přímo v grafické podobě. Důležité je, že finální vzhled na stránkách webu bude pravděpodobně odlišný od vzhledu, který si vytvoříte. Je to způsobeno tím, že všechny fakultní weby mají předem definovanou sadu grafických stylů a výsledný vzhled je tak dán především tím, kde bude příslušná informace zobrazena. Aby si mohl uživatel zkontrolovat jak bude jeho informace vypadat ve finálním stavu přímo na webu, doporučujeme přejít na další stránku nazvanou Náhled HTML, kde se, po uložení, informace zobrazí v reálném tvaru.
7.3.3 Náhled HTML Náhled HTML zobrazí příslušnou informaci tak, jak bude vypadat zobrazena na webu. Pro korektní zobrazení náhledu je nutné aby byla informace uložena a přiřazena k příslušné rubrice.
19
7.3.4 Přiřazení rubrik V této fázi můžeme přiřadit výše vytvořenou informaci k jednotlivým rubrikám. I zde platí, že jednu informaci můžeme přiřadit k více rubrikám, pochopitelně podle práv toho kterého uživatele, který s informací momentálně pracuje.
Informaci k dané rubrice tedy přiřadíme tak, že v hlavním okně zvolíme příslušnou rubriku a v pravém okně klikneme na tlačítko Přiřadit. V rámci parametrů přiřazení je zároveň možné vybrat přesnou dobu zobrazeni (od – do), dále prioritu – pokud je v rámci jedné rubriky přiřazeno více informací, parametr priorita rozhoduje, která informace bude výše postavená.. Po přiřazení se informace o každém přiřazení k rubrice objeví v horním okně. Pokud chceme přiřazení zrušit, vybereme v horním okně to konkrétní a vpravo klikneme na Zrušit přiřazení. Pokud informace není přiřazena k žádné rubrice, neznamená to, že by nebyla v systému (databázi), pouze se na webu nikde nezobrazuje. Další parametry – Převzít přiřazení do hodnot předpokládá již přiřazenou informaci v rubrice. Tato možnost načte do parametrických hodnot právě přiřazované informace hodnoty informace již přiřazené. Možnost vymazat hodnoty vymaže všechny hodnoty parametrů.
20
7.3.5 Přiložení souborů Ke každé vytvářené informaci lze přiřadit i libovolný počet souborů. K přiložení souborů dochází právě v dalším speciálním okně. Soubor k dané rubrice tedy přiřadíme tak, že v pravém okně klikneme v levé části pole označeného jako Soubor na ikonku vyhledání souboru. Otevře se standardní
okno Windows pro volbu souboru. Dále pokračujeme výběrem souboru z adresářové struktury a následným potvrzením volby. Jakmile máme soubor vybraný, klikneme na tlačítko Přiřadit. V rámci parametrů přiřazení je zároveň možné vybrat popis souboru, který se bude u souboru zobrazovat. Po přiřazení se informace o každém přiřazení souboru k dané informaci objeví v horním okně. Pokud chceme přiřazení zrušit, vybereme v horním okně příslušný soubor a vpravo klikneme na Zrušit přiřazení. U souboru lze také zvolit tzv. prioritu, která určuje na kterém místě se bude soubor (v případě, že je souborů více, než jeden) zobrazovat. Čím nižší hodnota priority, tím výše se bude soubor zobrazovat v seznamu souborů. Pokud chceme aby byl soubor k dispozici i jiným uživatelům a ti si ho mohli připojit k jiným informacím, je nutné zaškrtnout volbu parametru Sdílet soubor. Pokud je informace jednou vytvořena nemá (ani webmaster) právo ji smazat. Může pouze zrušit přiřazení. Informace tak v databázi systému zůstane, ale na webu nebude prakticky vidět. 21
7.3.6 Sdílené soubory Tak jako my jsme v minulém oddíle připojili k naší informaci náš vlastní soubor, mohou k jiným informacím připojovat soubory i jiní uživatelé (příkladem může být směrnice, kterou je možné aktualizovat pouze jednou v databázi a změna se projeví všude, kde je směrnice použita. Pokud jsou tyto soubory jiných uživatelů označeny parametrem „Sdílet soubor“(viz 6.3.5), máme i my možnost tyto sdílené soubory připojit k námi pořizované informaci. Vzhledem k tomu, že jsou všechny soubory umístěné v databázi, nedochází tak ke zdvojování souborů, ale vytváří se pouze programové propojení.
Pro připojení takového sdíleného souboru k naší informaci je tedy nutné nejprve soubor vybrat ze seznamu v pravém hlavním okně. V tomto okně vidíme všechny informace o sdílených souborech, včetně jména, datu pořízení a jménu uživatele, který je pořídil. Následně, stejně jako v bodu 6.3.5, klikneme na tlačítko Přiřadit. I zde můžeme pro sdílený soubor vytvořit svůj vlastní popis a přiřadit prioritu (viz bod 6.3.5).
7.3.7 Práva k informaci Každá pořízená informace má přiřazena určitá práva. Maximální práva má vždy uživatel, který informaci pořídil a pak administrátor. Pokud chceme, aby k námi
22
pořízené informaci měl přístup i jiný uživatel, musíme mu tato práva poskytnout. To provedeme v sekci, pojmenované Práva k informaci. V hlavním okně opět vidíme seznam všech uživatelů, kteří mají k námi pořizované informaci právo. Práva k informacím můžeme přiřadit vždy pouze kompletní, tedy všechna práva, která máme k informaci i my. Uživatel, který tak od nás práva obdrží bude moci informaci editovat ve stejném rozsahu, jako my. Každá editace je však do systému zaznamenána a je tedy prokazatelné, kdo poslední změnu udělal. Pokud chceme přidělit práva dalšímu uživateli, vybereme ho v pravém bočním okně v textovém řádku s názvem „Člověk“. Jedná se o systém, provázaný s celoškolskou databází, takže stačí zadat alespoň první tři písmena příjmení uživatele a systém by měl automaticky sám nabídnout všechny uživatele, jejichž počáteční písmena v příjmení tomuto požadavku vyhovují. Vybranému uživateli pak práva přidáme
kliknutím na tlačítko Přidat. Odebrání práv uživateli provedeme analogicky tak, že vybereme příslušného uživatele ze seznamu a vpravo klikneme na tlačítko Odebrat. Po ukončení editace všech údajů a parametrů informace, klikneme ve spodní části editačního okna na tlačítko Uložit a informace je automaticky uložena do systému.
23
7.4 Editace a informace V případě editace postupujeme obdobně jako v bodě 6.3 a to tak, že v hlavním okně zvolíme příslušnou rubriku, pod kterou by se měla informace nacházet nebo si zvolíme jiné zobrazení informací volbou z menu „Zobrazení informací“ (viz obrázek u bodu 6.2). Jakmile najdeme příslušnou informaci a označíme jí myší, klikneme v horním menu na tlačítko „Editace informace“ nebo stlačíme klávesu F2. Dále pokračujeme naprosto stejně jako v bodu 6.3.
7.5 Schvalování informací Pro některé informace platí status schválení. Proto, bez ohledu na to, kdo je pořídil, je nutné, aby je odpovědná osoba schválila. Do doby, než projde informace tímto schvalovacím mechanismem, není zobrazena na webu a to i přesto, že ostatní náležitosti byly řádně splněny.
24
OIKT Česká zemědělská univerzita v Praze, 2010
25
