Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka
2013
ersatuan Pelajar Indonesia Fukuoka (PPIF)
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka Laporan Pertanggungjawaban Acara Indonesia Culture Day - Fukuoka Tahun 2013
1. Prakata
Tidak terasa acara Indonesian Culture Day PPIF 2013 telah selesai dilaksanakan. Selain menggalang dana untuk beasiswa pendidikan bagi siswa siswi yang kurang mampu melalui program BSOB, pengenalan budaya dan seni Indonesia dengan berkolaborasi Indonesia – Jepang juga beberapa pengalaman berharga tentang arti kerjasama telah dipetik komunitas PPIF. Tiada gading yang retak begitulah pepatah klasik yang mewarnai kisah sukses acara ini, dibalik keberhasilan yang telah diceritakan diatas masih banyak kekurangan yang selayaknya menjadi pelajaran bagi pelaksana acara Culture Day tahun berikutnya dan semoga laporan pertanggungjawaban kegiatan dapat menjadi inspirasinya. 2. Tema
“Indonesia Culture Day 2013: “The Beauty of Angklung” 3. Tujuan
Pelaksanaan acara Indonesia Culture Day 2013 ini mempunyai tiga tujuan utama, yaitu: • Meningkatkan wawasan masyarakat Jepang terhadap budaya Indonesia di kota-prefektur Fukuoka, khususnya pada alat musik angklung. • Meningkatkan kerjasama dan hubungan antara Indonesia dan Jepang di wilayah Kyushu. • Meningkatkan solidaritas komunitas Indonesia di Kyushu yang terdiri atas kelompok pelajar, trainee, dan masyarakat Indonesia yang tinggal di Kyushu.
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka 4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Waktu
: Minggu,16 Februari 2013 Pukul 14.00–16.30
Tempat
: Gedung Mirikaroden Nakagawa Chuo Fukuoka, Japan.
5. Visi Acara
Kami mempunyai target untuk menghadirkan sekitar 500 orang dalam acara ini, dengan mayoritas warga Jepang, dan warga Internasional lainnya. Budaya Jawa Barat, khususnya angklung akan dikenal lebih dalam oleh masyarakat Fukuoka. Melalui kerjasama dengan berbagai organisasi – organisasi di Jepang, komunitas pencinta alat musik angklung Jepang, berbagai PPI di Kyushu, dan publikasi yang gencar kami optimis dapat mencapai target ini. 6. Isi Acara
Performance: 1. Angklung Performance PPIF – Lagu Lagu Kai 2. Nakagawa Bamboo Orchestra 3. Band Performance – Orange Band 4. Pengumuman hasil lomba fotografi 5. Saung Angklung Udjo -Arumanis Orchestra -Angklung Interaktif -Poco Poco
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka Bazaar: 1. Pameran Fotografi - KPIF 2. Bazaar - 4 Booth makanan - 1 Booth souvenir - 1 Booth Kyodai Remittance 7. Pencapaian terhadap Visi Acara Pada pelaksanaan acara Indonesia Culture Day 2013 ini, berdasarkan tiket yang terjual dan visual jumlah tempat duduk yang tersedia, kurang lebih 600 penonton hadir sehingga dari hasil penjualan tiket dan bantuan dana dari beberapa sponsor (lihat bagian partisipasi dan bantuan) diperoleh dana sebesar 446.851 yen untuk diwujudkan menjadi beasiswa bagi siswa SD dan SMP di Indonesia melalui BSOB (Badan Semi Otonomi Beasiswa) yang merupakan bagian dari PPIF. 8. Kerja Sama dan Sponsorship
Sponsor dan bentuk partisipasi yang diperoleh sebagai bagian dari keberhasilan acara ini adalah : •
Sponsor
- Persahabatan Indonesia - Kyushu - Kyudenko - Kedutaan Besar Republik Indonesia di Tokyo (KBRI Tokyo) - Garuda Indonesia - Persatuan Pelajar Indonesia di Fukuoka (PPIF) - Kyodai Remittance - Bank Nasional Indonesia •
Partisipasi
- Saung Angklung Udjo - Lagu Lagu Kai
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka - Nakagawa Bamboo Orchestra - Komunitas Photografi Indonesia di Fukuoka - Bu Emilia Takao - penari - Komunitas masyarakat indonesia yang ada di Fukuoka. 9. Pelaksana Acara
Steering Commitee : Ketua PPI se-Kyushu Okinawa Yayasan Teman Hati Asosiasi Persahabatan Kyushu - Indonesia Kedutaan Besar Republik Indonesia di Jepang Ketua
: Adiguna Bahari
Sekretaris
: Iping Suharyadi Liana Christiani
Bendahara
: Brenda Ariesty Kusumasari Maryati Pratiwi
Koord. Seksi Acara
: Atifa Solikha
Koord. Seksi Humas dan Publikasi
: Aurelia Karina H.
Koord. Seksi logistik
: Aril Aditian
Koord. Seksi Konsumsi dan Bazar
: Emi Helmida
Koord. Seksi Dokumentasi
: Andri Nugroho
-
10. Anggaran Dana TANGGAL 27-Nov-12 11-Dec-12 5-Dec-12 6-Jan-12 28-Jan-13
KETERANGAN PEMASUKAN Pinjaman dari BSOB 1 Pinjaman dari BSOB 2 BNI Persahabatan Indonesia-Jepang Tiket ICD yg terjual (492 pieces)
DEBET (¥) 80000 140000 40000 300000 739100
KREDIT (¥) 80000 140000
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka 30-Jan-13 26-Jan-13 27-Jan-13 28-Jan-13 9-Feb-13 29-Jan-13 2-Feb-13 31-Jan-13 11-Feb-13 11-Feb-13 11-Feb-13
Kyodai remittance CV Amel Juara Bowling CV Amel KYUDENCO CV Amel PPIF Sewa Meja Bazaar ( 6 meja = 4 meja bayar + 2 meja sponsor) Charity 10% penjualan bazaar Satsuki Yochien
30000 10000 10000 34900 100000 3900 100000 8000 5063 14058 10000
PENGELUARAN 24-Nov-12 18-Nov-12 24-Nov-12 12-Dec-12 4-Feb-13 10-Jan-13 10-Jan-13 12-Dec-12 12-Dec-12 12-Dec-12 11-Feb-13 8-Feb-13 11-Feb-13 11-Feb-13 11-Feb-13 11-Feb-13 10-12 - Feb-13 11-Feb-13 10-Feb-13 10-12 - Feb-13 13-Feb-13 10-Feb-13 12-Feb-13 11-Feb-13 10 & 12 - Feb-13 11-Feb-13
Bayar Gedung Nakagawa Pencetakan flier Pencetakan poster Pencetakan tiket ICD Tiket pesawat Jakarta - Narita (PP) by GARUDA Tiket pesawat Narita - Fukuoka by SKYMARK Tiket pesawat Fukuoka - Narita by ANA Biaya TALENTA SAU 1 Biaya kirim TALENTA SAU ke Indonesia dari Bank Jepang Biaya transportasi SAU 1 Biaya TALENTA SAU 2 Biaya VISA SAU + transportasi SAU 2 Backdrop Konsumsi SAU dan panitia Biaya kebersihan gedung (4 kantong plastik @450 yen) Biaya lighting Biaya bensin Uang terima kasih untuk Sensei Nakagawa Bamboo Hotel SAU Tol Tol Subway SAU Subway SAU Souvenir Konsumsi SAU Pensil + rautan 8 @105 yen Biaya pameran fotografi
70560 3307 1204 4536 348360 60000 84000 119770 6800 19652 38580 47235 4032 35000 1800 157800 8000 33333 55950 1550 1500 1500 1250 2149 5162 840 4300
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka
TOTAL
1625021
1338170 286851
KEUNTUNGAN 19-Feb-13
Uang Cash KYUDENCO KBRI
286851 100000 60000
TOTAL KEUNTUNGAN
446851
10. Penutup dan Saran Dari hasil analisa panitia dan informasi yang disampaikan ada beberapa hal yang sebaiknya menjadi referensi untuk kegiatan charity day tahun berikutnya : - Penetapan pengisi acara sebaiknya minimal 4 bulan menjelang acara khususnya pengisi acara yang akan didatangkan langsung dari Indonesia karena pada membutuhkan waktu untuk memperoleh sponsor ke Jepang dan pengurusan administrasi keimigrasian (VISA). - Pemilihan gedung yang lebih representative, dalam menampung jumlah penonton dan luas panggung, mengingat kecenderungan jumlah penonton setiap tahunnya bertambah dan keleluasaan pengisi acara dalam pertunjukan. Mobilisasi penonton dari tempat transportasi umum menuju gedung harus dipikirkan secara matang bila gedung terletak di daerah yang jauh dari transporasi umum. - Administrasi tiket yang lebih rapih dan strategi penjualan, dengan melakukan pencatatan tiket sejak pembuatan, distribusi, pengumpulan hingga pembayaran akan memudahkan evaluasi penjualan.
Indonesia Culture Day 2013 Nakagawa - Fukuoka, Februari 2013 PPI Fukuoka - Lebih dini menginformasikan kegiatan culture day ke pemerintah daerah di Indonesia dengan harapan dapat dimasukkan dalam agenda promosi kebudayaan untuk kemudian dapat mengirimkan tim kesenian yang dapat tampil di culture day. - Informasi tentang acara culture day sebaiknya lebih gencar di sebarkan di media cetak dan elektronik di Jepang khususnya Fukuoka sebagai bagian dari promosi dan perkenalan budaya Indonesia. Akhir kata, demikianlah laporan pertanggungjawaban pelaksanaan acara Culture Day 2013 dalam melanjutkan usaha mulia Persatuan Pelajar Indonesia Fukuoka (PPIF) bekerja sama dengan : Persahabatan Indonesia-Jepang, Kyudenko, Kedutaan Besar Republik Indonesia, Saung Angklung Udjo, Garuda Indonesia, Bank Negara Indonesia, Kyodai Remittance Teman Hati’(Association for Saving Indonesian Children Education) dan komunitas masyarakat Indonesia di Fukuoka, Jepang serta bantuan dari beberapa pihak yang tidak sempat disebutkan satu persatu diucapkan terima kasih dalam mewujudkan cita-cita anak indonesia untuk melanjutkan pendidikannya.
Atas nama panitia pelaksana
Adiguna Bahari
