Implementatievan Risico Management

29-10-2013

Implementatie van Risico Management

Dr. Ir. Martin van Staveren MBA [email protected]

1www.risicomanagementacademie.nl

Routekaart Implementatie Risico Management

1. 2. 3. 4. 5. 6.

(Af)stemming Verdieping Oplossingen Cases Aan de slag Afronding


1

29-10-2013

Afstemming Wie zijn we? Welke RM opleiding / training / ervaring? Wat brengt je hier? Wat wil je mee naar huis nemen?


DE RM Paradox (1)


2

29-10-2013

De RM Paradox (2)


De RM Paradox (3)


3

29-10-2013

De RM Paradox (4)


De RM Paradox

RM WEL nodig NIET enthousiast omarmt 8www.risicomanagementacademie.nl

4

29-10-2013

Stemming Publieke Sector Kenmerken:

De nodige schandalen

Steeds complexer

Tegengestelde belangen

Publieke roep om verantwoording

Rol toezichthouder

Guur economisch klimaat

=> Welke expliciete rol speelt RM: (1) groot, (2) klein, (3) geen?


Afstemming Leerdoelen 1. Inzicht geven: WAAROM implementeren van risicomanagement in organisaties géén spontaan proces is 2. Zelf een AANPAK op hoofdlijnen kunnen ontwikkelen: RM implementatie in de eigen organisatie een impuls geven


5

29-10-2013

Verdieping

Opfrisser

Aanvliegroutes

Oplossingen

Cases

Lessen


Opfrisser naar verdieping Drie containerbegrippen Wat is een risico? Wat is risicomanagement? Wat is implementatie? => Eenduidige begrippen => zelfde taal spreken 12www.risicomanagementacademie.nl

6

29-10-2013

Risico

Effect van onzekerheid op behalen doelen (ISO 31000) Meerdere oorzaken Kans van optreden Meerdere gevolgen

COMPLEXITEIT


Risicomanagement

Expliciet omgaan met onzekerheid Gestructureerd & Cyclisch Transparant & Communicerend Adaptief & Lerend


7

29-10-2013

Verdieping: welke maat RMI?

“Risicomanagement zonder implementatie vormt voor organisaties een onacceptabel risico”


Zorg Case RM Implementatie

http://www.youtube.com/watch? v=kK5-6p0I0cQ&feature=related


8

29-10-2013

Zorg Case RM Implementatie

1. Is dit RM?

2. Is dit effectief?

3. Waarom wel / niet?

4. Herken je (uitvergrootte) elementen uit je eigen praktijk?


RM Implementatie: wat? Risicomanagement als routine toegepast

1. Gestructureerd: methodisch & cyclisch 2. Geformaliseerd: in project- of QA/QC management, HRM 3. Geïntegreerd: vast onderdeel van overleg en rapportages 4. Geaccepteerd: iedereen doet het, vanzelfsprekend, nuttig


9

29-10-2013

RM Implementatie: hoe? Vier aanvliegroutes • Financieel • Veiligheid • Kwaliteit • Organisatie


Aanvliegroute financieel (traditioneel)

Doet de controller (erbij)

Gemeenten: weerstandsvermogen

Risicoparagraaf

Focus op risico’s met financiële impact

Deel van het geheel?


10

29-10-2013

Aanvliegroute veiligheid Luchtvaart, industrie, defensie

Eerst veiligheid, dan €

Niet bellen in de auto

Protocollen

Training en video analyses

Normal Accident Theory & HRO


Aanvliegroute kwaliteit

Veiligheids Management Systemen (VMS)

Integratie ISO 90001 & ISO 31000 (RM principes, raamwerk en proces)

Kwaliteitsmanager & Risicomanager: één persoon?

Kwaliteitscontrole als risicobeheersmaatregel


11

29-10-2013

Aanvliegroute organisatie

Risk, Innovation & Change 1. Risicomanagement is een bijzondere innovatie 2. Implementatie vereist verandering door interventies


RM implementatie: 3 dimensies

Processen & Tools Methoden

Afhankelijk Afhankelijk

Implementatie Organisatie Cultuur & Structuur

Gebruikers Motivatie & Competenties

5 Groepen


12

29-10-2013

RM gebruikers & interventies

Pioniers (autonomie) “Nieuw is leuk!” Vroege vogels (ratio) Vroege volgers (emotie)

“RM levert wat op!”

“Ik hoor ik er bij” Late volgers (plicht) Achterblijvers (tegen)

“Het moet, regels”

“Ik wil het niet!”


Rol (project)managers Pioniers (autonomie)

(Project) Managers:

“Nieuw is leuk!” Vroege vogels (ratio) “RM levert wat op!”

voorwaarden scheppen!

Vroege volgers (emotie) “Ik hoor ik er bij”

Late volgers (plicht) “Het moet, regels”

Achterblijvers (tegen) “Ik wil het niet!”


13

29-10-2013

(Project)managers & (on)zichtbare voorwaarden

RM Methoden & Structuur

RM Cultuur Overtuigingen Rollen Besluitvorming Consequenties


Nulmeting IRM VOORWAARDEN: structuur (© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Nr

Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid

Voorwaarden voor de organisatiestructuur 00-20%

1

Formele inbedding van taken en verantwoordelijkheden voor risicomanagement in de organisatiestructuur.

2

Formele delegatie van bevoegdheden voor risicomanagement naar personen die de risico’s kunnen beheersen.

3

4

5

20-40%

40-60%

60-80%

80-100%

Formele rapportage van risicomanagement naar het management.

Formele flexibiliteit van de organisatiestructuur om aanpassingen in het risicomanagement proces te kunnen opnemen.

Formele externe focus bij het uitvoeren van risicomanagement.


14

29-10-2013

Nulmeting IRM VOORWAARDEN: cultuur (© 2013 Martin van Staveren VSRM)

Nr

Geschatte mate van aanwezigheid als % van volledige aanwezigheid

Voorwaarden voor de organisatiecultuur 00-20%

1

Gedeeld begrip van de risico’s in een project.

2

Besef over de rol van ratio en emotie in het omgaan met risico’s door professionals en leidinggevenden.

3

Begrip van verschillen in risicoperceptie.

4

Besef dat risicomanagement discipline overstijgend is.

5

Delen van informatie over risico’s is vanzelfsprekend.

6

Kunnen omgaan met het feit dat niet iedereen even gemotiveerd is om risicomanagement routinematig toe te passen.

7

20-40%

40-60%

60-80%

80-100%

Daadwerkelijke samenwerking op het gebied van risicomanagement in een project.


Eigen Case RMI Voorwaarden Doe je eigen nulmeting: Inschatting RMI voorwaarden voor structuur Inschatting RMI voorwaarden voor cultuur Bespreking overeenkomsten en verschillen


15

29-10-2013

Oplossingen: Voorwaarden via Interventies Acties voor gedragsverandering van individuen / groepen

1. zelf ontdekken: pioniers 2. rationele argumenten: vroege vogels 3. emotionele veligheid & betrokkenheid: vroege volgers 4. Gericht op plicht: late volgers 5. Gericht op loslaten: laggards


RMI Interventies voor iedereen 1. Gezamenlijke taal voor RM ontwikkelen: RM workshop “on the job” 2. RM bewustzijn en realisteitszin afstemmen: zwarte zwanen blijven! 3. Teamwork met diversiteit organiseren: verschillen in risicopercepties zichtbaar maken en benutten 4. Risicoanalyses in teams uitvoeren én evalueren: leren! 5. Consequent uitdragen RM beleid: dus niet “ik wil geen risico’s zien!”


16

29-10-2013

RMI Interventies voor pioniers

1. In een RMI Task Force bijeenbrengen, om de toepassing van RM in de rest van de organisatie te ontwikkelen 2. Zelf passende RM processen laten ontwikkelen 3. Onderling laten leren via intervisie


RMI Interventies voor vroege vogels (ratio)

1. Toegevoegde waarde RM uitdrukken in kosten, tijd, en dergelijke, RM doelen stellen en RM voorbeelden ontwikkelen / benutten 2. RM laten aansluiten op bestaande werkprocessen (veiligheid, kwaliteit, projectmanagement) 3. Risico checklists ontwikkelen 4. Tijd, budget en eventueel tools ter beschikking stellen om RM efficient uit te kunnen voeren


17

29-10-2013

RMI interventies voor vroege volgers (emotie)

1. Teamsessies organiseren waarin RM succes centraal staat 2. Sociaal veilige omgeving creëren (fouten bespreekbaar) 3. Rolverdelingen benutten: opinieleiders (RM gezag), kampioenen (RM succes) 4. Persoonlijke hulp bieden om RM uit te voeren (helpdesk, RM spreekuur) 5. RM toepassingen status geven en belonen (materieel, immaterieel)


RMI interventies voor late volgers (plicht)

1. Taak en verantwoordelijkheidssessies voor RM organiseren 2. RM rollen opnemen in functieprofielen (HRM) 3. RM toepassing RM intern verplichten 4. RM door opdrachtgevers laten verplichten 5. RM toepassing door leveranciers / onderaannemers verplichten


18

29-10-2013

RMI interventies voor achterblijvers

1. Serieus het gesprek aangaan met consequente RM weigeraars 2. Zichtbaar maken dat juist expertise en ervaring voor RM essentieel zijn 3. Tijdig afscheid nemen 4. Ook op management niveau het gesprek aangaan 5. Niet te veel tijd insteken


4 Cases => 2 nader toegelicht

Taai RM

Civiel Bedrijf

Industrie Bedrijf

Civiel Gemeente

Civiel Rijksdienst

Inhoudelijk

Kwaliteitseisen

Kwaliteitseisen

Ontwerp & laten uitvoeren

Van ontwerp naar inkoop

Situationeel

Veiligheid

Onderdeel groter geheel

Stedelijke omgeving

Beheerder Infrastructuur

Sociaal

Aziatische OG

Internationaal, overheid, markt

Wethouder & Publiek

Minister & Publiek

Psychologisch (overtuigingen)

Fout is fout

Hoe groot is dit risico?

Ik wil wel, maar de anderen?

Ik wil wel, maar de anderen?


19

29-10-2013

Overeenkomsten cases 1.

Structureel tijdgebrek

2.

Meerdere jaren met RM aan de slag

3.

RM leeft niet bij iedereeen

4.

RM cyclus stopt na RA

5.

RM rendement niet expliciet

6.

Topmanagement erkent belang

=> Herkenbaar in jullie eigen organisatie?


Selectie interventies case 3

Civiel, gemeente: MT o.l.v. directeur (aanvliegroute veiligheid)

1.

Methoden: RM spreadsheet light maken voor kleinere projecten

2.

Organisatie 1. Structuur: RM formaliseren met OG 2. Cultuur: Ongevallenregistratie leidt tot risicobewustzijn 3. Cultuur: Medewerkers aanspreken op discipline (bij start opdrachten)

3.

Gebruikers 1. Motivatie: RM ervaringen uitwisselen met andere gemeenten 2. Competenties: medewerkers RM opleiding laten volgen


20

29-10-2013

Selectie interventies case 4

Civiel, rijksdienst: Kenniskring o.l.v. trekker (aanvliegroute organisatie)

1.

Methoden: toolbox met bestaande tools samenstellen

2.

Organisatie 1. Structuur: Formele interne RM richtlijn in bestaande procedure 2. Cultuur: Topmanagement commiteert zich expliciet

3.

Gebruikers 1. Motivatie: RM coaching door intervisie voor olievlekwerking 2. Competenties: Ervaringskennis, zoals risicochecklists, beschikbaar stellen


Case resultaten 1.

Risicobewustzijn van managers en professionals neemt toe

2.

Meer inzicht in interne / externe (RM) afhankelijkheden

3.

Vergrootglas op zwaktes in de organisatie: wél willen zien, vereist lef!

4.

Resultaten RM meten via incidentenregistratie, projectresultaat, uren zonder uitval / ongevallen, e.d.

5.

Vereist integratie met F&C, QA/QC, HSSE,

6.

Formalisering: RM als resultaatgebied in beoordelingen: P&O


21

29-10-2013

Naar Concrete RM Implementatie Oplossingen

RM implementatie als project? Nulmeting Implementatieplan op hoofdlijnen


RM Implementatie als Project? 1.

Inventarisatie: probleemstelling, RM als oplossing, SMART RM doelen, aanwezigheid RM voorwaarden?

2.

Besluitvorming: go – no go, waar en op welk niveau?

3.

Uitvoering: voorwaarden scheppen door interventies

4.

Bijsturing: monitoring effecten en aanpassingen – LEREN! (= doelen kennen én fouten (h)erkennen)


22

29-10-2013

RM Implementatie op welke niveau starten? Niveau

Doel

Model

1. Organisatie-breed risicomanagement

Corporate Governance

ISO, COSO-ERM INK Model

2. Portfolio / project risicomanagement

Portfolio / Project Beheersing

PRINCE2 RISMAN

3. Discipline-gericht risicomanagement

Tijd Geld Veiligheid / Kwaliteit Reputatie

GeoQ = GeoRM GeoImpuls


Eigen case: RM Implementatieplan Op basis van de nulmeting: Formuleer 3 RM implementatiedoelen (SMART) Formuleer < = 3 stappen voor de 3 doelen Formuleer 3W: Wie Wat Wanneer uitvoert


23

29-10-2013

Bespreken eigen case RM implementatie

Waar loop je tegen aan? Waar verwacht je enthousiasme? Waar verwacht je scepsis? Hoe ga je daar mee om?


Tips voor extra verdieping


24

29-10-2013

Lessen voor mee naar huis

1. Risico analyse ≠ RM ≠ RM implementatie 2. RM implementatie vereist RM voorwaarden 3. RM methoden zijn dienend (≠ leidend) 4. Monitor de voortgang, leer ervan en neem de tijd


Afronding

Wat neem je mee naar huis? Waar ga je zelf mee aan de slag? Evaluatie


25

Implementatievan Risico Management

Recommend Documents