Implementatie Toolbox Delta Lloyd ‘Hoe krijg je mens en organisatie mee?’
27 mei 2013
Agenda •Zelf assessment Projectbureau •Ambities Projectbureau •Tool keuze •Implementatie •Resultaten
2
Situatie voor implementatie Toolbox (1) Methoden en technieken (++) • 1 DLG Taal voor Projectmanagement, opgebouwd uit – Prince2 – Scrum • DELTA Testmanagement, gebaseerd op – TMap® Kwaliteitscontroles (+) • Gatereviews – Gate B, eind opstartfase – Gate C, eind initiatiefase – Gate F, voor de implementatie Competenties Projectbureau (-) •Medewerkers gericht op administratieve taken 3
Situatie voor implementatie Toolbox (2) Tools (-) • Portfolio’s en projecten – Alleen in gebruik bij Projectbureau – Informatie overnemen uit highlight rapportages projectmanagers (arbeidsintensief) – Redelijke rapportagemogelijkheden • Apart systeem voor tijdschrijven, facturering en HRM • Resourcemanagement individueel per teamleider Financieel (-) / Resources (--) • Beperkte recource planning • Zeer arbeidintensieve geconsolideerde financiële rapportage • Handmatige facturatie rond projecten • Veel handwerk bij uren verantwoording
4
En wat betekende dit praktisch? Een impasse als het om groei gaat • Bestaande tool te beperkt • Focus alleen op rapportages en kwaliteitsreviews • “Passen op de winkel” • Efficiënter werken en groei nauwelijks aan de orde Projectmanagers voelden zich niet verantwoordelijk • Rapportages waren van Projectbureau; niet van projectmanager • Projectmanager voelde zich niet geholpen Processen en procedures leidend en weinig ondersteunend • Wordt ervaren als: – bureaucratisch – tijdvreters – verplichting 5
Ambities Projectbureau (1) Kwaliteitsslag Projectbureau
• Toegevoegde waarde creëren voor projectmanagers en daardoor betere projectuitvoering en resultaat
• Kwaliteit medewerkers Projectbureau omhoog
– Scherp stellen waar het echt om gaat => kwaliteitsdenken
• Efficiënter werken:
– Van administratie naar adviseren en signaleren – Afname handmatig werk van 95% naar 20%
• Vergaande vereenvoudiging rapportageproces:
– Periode van rapportage aanmaken is zwaar ingedikt van twee tot drie weken naar enkele dagen per maand
6
Ambities Projectbureau Kwaliteitsslag Projectbureau Bewust aansturen op het gebruik van 1 bron – Geen “spreadsheet interpretaties” meer •Effectieve kwaliteitsreviews – Reduceren overhead – Terug naar de kern: soepel en effectief sturen op kwaliteit; niet op proces •Verantwoordelijkheid inhoud bij projectmanagers – Vastgelegde gegevens zijn van de projectmanager. – Projectmanagers bewijst zelf kwaliteit. •Opstap naar volgende niveau van efficiency en kwaliteit – Door integratie met tijdschrijven, resourceplanning, facturatie – Door reductie van tools binnen projectmanagement, o.a. MS Project en het terugbrengen van dataschijven
7
Ambitie voor Projectbureau Methode
Kwaliteit
++ + --
Tot 2012
Tools
Financieel
Competentie
8
Resource
Project organisatie en volume projecten 9 divisies 208 projecten en programma’s, waarvan ca 177 lopend Ca 100 projectmanagers en programmamanagers Projectenbureau (3 medewerkers) Centraal Portfoliomanagement (1 medewerker) Organisatie • Projectmanagers dedicatie per divisie • Informatiemanagement per divisie • Portfoliomanagement geheel Delta Lloyd • Projectbureau geheel Delta Lloyd 9
Oude situatie “Keer op keer handmatig overnemen van gegevens”
PMO projecten met IT component
“Geen eenduidige bron”
DLL DLS DL com DLB AAV 10
GATE
Intake
LL
End Off P
Projectbureau IT&S = Kwaliteit
Projectenmanagers ITS
IT&S
Projecten met IT component
1 DLG taal
Projectschijf Quicker
Tool
Word template PPT
Excel MS Project TIMe
Projectbureau = Support
Excel
PPT
PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
Projectmanagers Business Business Projecten DLL DLS DLC DLB AAV
Nieuwe situatie
DLL DLS DL com DLB AAV
ICT Board rapp Projectenmanagers ITS
IT&S
Projecten met IT component
PMO projecten met IT component GATE
End Off P
Intake
Projectbureau = Kwaliteit Projectschijf
1 DLG taal
Quicker Word template
PPT
Principal Toolbox
Excel MS Project
TIMe
Rest Ambitie Recource PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
PMO / PB
Projectmanagers Business Business Projecten
DLL DLS DLC DLB AAV 11
LL
Facturatie
Waarom Principal Toolbox? Ambities niet realistisch met aanwezige tool • Tool beperkt, Engelse taal; niet intuïtief • Sloot al niet aan op niveau van 1DLG Taal Toolbox • Alle functionaliteiten aanwezig • Kan verschillende gradaties van volwassenheid aan Positieve businesscase • Opvallende reductie administratief werk • Automatisch te genereren rapportages (geen verschil in data) • Mogelijkheid tot procesintegratie Intuïtief te gebruiken door grote populatie medewerkers • Goede helpfunctie aanwezig • Gemakkelijk zelf problemen op te lossen Nederlandse Leverancier • Directe contacten met support; gemakkelijk sparren 12
Aanpak implementatie in 4 stappen (1) 1. Binnen Projectbureau Proof of Concept (juni 2013 – augustus 2013) • Kunnen we de 1DLG taal templates goed opnemen? • Zijn rapportages zonder handmatige tussenkomst aan te maken? • Is het gebruikersvriendelijk? 2. Communicatie voor uitrol Benaderen projectmanagers • Per team, bewust in kleine groepen • Laten zien dat het beter en completer kan • Zwaar inzetten op Keyspelers die een ambassadeurfunctie kunnen vervullen • Templates binnen de tool
13
Aanpak implementatie in 4 stappen (2) 3. Rapportages • PM kan de eigen rapportages genereren • Alle management rapportages direct uit de Toolbox 4. Alle projecten opgenomen en onderhouden in Principal Toolbox per 1 januari 2013 • Automatiseren werkzaamheden Projectbureau • Actief sturen projectmanagers op gebruik van de tool
14
Wat ging goed? (1) Proof of Concept • Alle lopende projecten medio juli 2013 al in Principal Toolbox – Projectbureau daarmee al helemaal over zonder dat de naaste omgeving dit merkte – Hierdoor omslag voor en uitrol naar projectmanagers eenvoudiger Naadloze implementatie zonder onderbreking rapportagecyclus • Rapportage aan management en directie in 1 maand direct uit Toolbox • Processen voor projectmanagement ongewijzigd, maar wel gemakkelijker
...“Eindelijk een tool dat mij ondersteunt en niet andersom!”...
Introductie bij projectmanagers • Collectieve aankondiging en demonstratie per team • 1 op 1 introductie projectmanagers • Keyspelers projectmanagement 15
Wat ging goed? (2) Rapportages • Automatische Highlightrapportages • Multi instance rapporten voor directie, divisies en programma’s Contacten met Support Principal Toolbox • Toegankelijk support; problemen snel verholpen • Overstap naar Release 6 is goed begeleid • Samen zoeken naar oplossingen en verbeteringen • Hierdoor bijna geheel overgestapt naar release 6
16
Wat kon beter? (1) Projectenbureau mee laten groeien
• De ambitie heeft de lat hoog gelegd voor medewerkers.
– Het werd duidelijk dat je met alleen een administratieve achtergrond niet voldoende uit de voeten kan met de tool en ambitie niveau
Duidelijke scheiding tussen POC en werkelijk implementatie • PoC ging vanaf juli 2013, door het succes en ambitie, te makkelijk over in een werkelijke implementatie • Uitrolplan wel in hoofd, maar niet voor derden beschikbaar • Communicatie werd daardoor lastig • Teveel ad hoc verbeteringen in staande organisatie*
*overlast bleef beperkt tot Projectbureau en Portfoliomanagement *Initiële inrichting customvelden Project en portfolio strikt als uitgangspunt gebruikt. Effect op rapportages niet meegenomen Inhoud niet altijd beschikbaar op gewenste plek Elke aanpassing betekende 2 keer een administratieve handeling
17
Wat kon beter? (2) Verwachtingenmanagement
• Projectmanagers zijn enthousiaster dan verwacht • Willen eigenlijk alles meteen kunnen
– Kregen een eigen momentum, gingen soms snellen dan Projectbureau
18
Competenties PMO nodig voor realisatie ambitie ‘Harde’ Competenties • Ervaring als projectondersteuner of projectmanager • Kennis van projectmanagementtechnieken • Vaardigheid in Excel • Diepgaande kennis beleid, processen en procedures ‘Zachte’ competenties • Natuurlijke nieuwsgierigheid • Kwaliteitsdenken • Analytische intelligentie • Denken in processen • Klantgerichtheid • Besluitvaardigheid • Drive om er wat van te maken (duwen en trekken) Uitdrukkelijk moest afstand genomen worden van alleen het uitvoeren van administratieve taken 19
Hoe verder? Nu consolideren • Volledig gebruik van planning en logboeken • Integreren templates projectmanagement • Kwaliteitsslag binnen Projectbureau • Reductie dataschijven voor projecten • Tool gebruikt door decentrale Informatiemanagement voor eigen PPM En daarna • Inrichten Financiële Grid • Toepassing voor Scrum projecten – niet in scope maar op uitdrukkelijk verzoek van gebruikers • Businesscases opstellen voor – Integratie facturen – Inrichten resourcemanagement – Inrichten of integreren urenverantwoording. 20
Belangrijke winstpunten Goede basis: • 1 bron van gegevens • 1 waarheid • 1 platform voor integratie met overige processen Waardoor • Belangrijke vermindering van overhead voor de projectmanager • Geen discussie over de waarheid • Reductie van spreadsheetrapportage bij PO Resultaat van onze Ambitie • Aanmerkelijke reductie van administratieve arbeid • Impasse van “op de winkel passen” is doorbroken • De organisatie ziet verbeteringen en nieuwe mogelijkheden • Veel spontane vragen en enthousiasme over uitbreiden van de mogelijkheden • De projectmanager heeft de regie weer terug – Ze willen investeren in de mogelijkheden van de tool om hun project nog beter in te richten omdat ze ervaren dat het er echt beter op wordt
21
...En dan heb je mens en organisatie mee...
22
