IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP BERBASIS CLOUD COMPUTING UNTUK MODUL INVENTORY DAN ORDER MANAGEMENT PADA PT. TINK TANK SOLUSINDO

IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP BERBASIS CLOUD COMPUTING UNTUK MODUL INVENTORY DAN ORDER MANAGEMENT PADA PT. TINK TANK SOLUSINDO Margarettha Maryline Binus University, Jalan U No. 22 RT 008 / RW 015 Palmerah, Jakarta, 62-857-72666572 , [email protected]

Tommy Chandra Binus University, Jl. Industri 3 Dalam No 9, RT 001 / RW 014 Jakarta, 62-897-8175812, [email protected]

Fransiskus Kevin Fadjar Djoniputra Binus University, Jl. Pluit Karang Cantik No. 68 Jakarta, 62-878-77652222, [email protected]

Johan Binus University, Jl. K.H Syahdan No.9. Kemanggisan/ Palmerah Jakarta Barat 11480, 62-21-53696924 Ext. 2229, [email protected]

ABSTRACT The research goal is to find out and learn how to implement a software and apply these implementations at client companies, by doing this implementation software is expected to have an impact for the Client company, provides good leverage for the company's business processes and increase profits for the company, by using Acumatica software company's performance can be improved. Analysis Method we apply is doing Internship at PT Tink Tank Solusindo company with the goal to maximize the preparation of this thesis, the involved directly in impelementation stage. Results Achieved in the Implementation of Cloud Computing-based ERP Software for Inventory and Order Management module to maximize performance, increase sales, can control both business processes accurately and clearly. Conclusion implementation undertaken to provide facilities to enhance the performance and the company's business processes in accordance with the needs required companies (MTF) Keywords: Implementation, Software, Cloud Computing, ERP Acumatica

ABSTRAK Tujuan Penelitian ialah untuk mengetahui dan mempelajari cara melakukan implementasi sebuah software dan menerapkan implementasi tersebut pada perusahaan Client, dengan melakukan implementasi software tersebut diharapkan dapat membawa dampak baik bagi perusahaan Client, memberikan pengaruh yang baik untuk proses bisnis perusahaan dan meningkatkan keuntungan bagi perusahaan, dengan menggunakan software Acumatica kinerja perusahaan menjadi meningkat. Metode Penelitian Analisis yang kami terapkan adalah melakukan Internship pada perusahaan PT Tink Tank Solusindo dengan tujuan untuk memaksimalkan penyusunan skripsi ini, dengan ikut terlibat langsung dalam melakukan tahap impelementasi. Hasil yang Dicapai dalam Implementasi Software ERP berbasis Cloud Computing untuk Modul Inventory dan Order Management dapat memaksimalkan kinerja perusahaan, peningkatan penjualan perusahaan, dapat mengontrol dengan baik proses bisnis perusahaan dengan akurat dan jelas. Simpulan implementasi yang dilakukan dapat memberikan kemudahan perusahaan untuk meningkatkan kinerja dan proses bisnis perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan perusahaan (MTF)

Kata kunci : Implementation, Software, Cloud Computing, ERP Acumatica

BAB 1 Pendahuluan Berdasarkan perkembangan teknologi yang ada sekarang ini, banyak perusahaan yang dibangun dan dibentuk dengan mengandalkan serta memanfaatkan teknologi. Information and Technology (IT) sangat diperlukan dan mempunyai peran penting bagi seluruh perusahaan, hal tersebut menunjukkan bahwa pengaruh perkembangan IT saat ini semakin meningkat, banyak perusahaan- perusahaan besar bersaing dengan mengedepankan teknologi informasi yang mereka gunakan, perkembangan IT membawa dampak bagi lingkungan bisnis perusahaan menjadi lebih dinamis. Perkembangan IT memberikan suatu perubahan yang sangat radikal dalam kinerja suatu organisasi perusahaan baik dalam kualitas, biaya, kecepatan maupun pelayanan. Banyak perusahaan yang berkembang karena mengandalkan sistem perusahaan dengan menggunakan teknologi. Tidak hanya perusahaan besar dan ternama yang menggunakan teknologi, perusahaan menengah dan kecilpun sekarang sudah menggunakan teknologi, walaupun tidak serumit dan secanggih teknologi yang digunakan oleh perusahaan besar. Salah satu cara untuk dapat memperoleh kesuksesan dalam persaingan bisnis saat ini adalah dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efektif dan efisien dalam proses bisnis yang ada yaitu dengan menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Enterprise Resource Planning merupakan suatu sistem hasil dari perkembangan teknologi dan informasi sebagai penyedia sistem informasi yang mengintegrasikan antar divisi dalam suatu perusahaan seperti divisi pembelian, pemasaran, produksi, keuangan, persediaan, sumber daya manusia dan berbagai divisi lainnya sehingga informasi yang dihasilkan dapat real- time dan pengambilan keputusan yang tepat. Pengintegrasian sistem dengan menggunakan aliran dan rangkaian teknologi sangat dibutuhkan agar dapat dilakukan suatu proses yang lebih optimal dan lebih efisien. Penggunaan teknologi ERP dapat mempercepat informasi yang didapat sehingga proses bisnis serta pengambilan keputusan yang terjadi dapat lebih cepat dan akurat. Sistem ERP lebih mengedepankan suatu proses yang dirancang untuk mengelola suatu transaksi perusahaan, selain itu ERP juga menyediakan suatu fasilitas perencanaan, produksi, maupun pelayanan yang real time dan diantara semua proses bisnis perusahaan menjadi suatu kesatuan proses yang saling terintegrasi yang dapat memberikan keefisienan maupun keefektifan proses bisnis perusahaan. Namun, masih banyak perusahaan yang gagal dalam menerapkan sistem ERP seperti kegagalan mengakomodasi evolusi proses bisnisnya karena mempertahankan sistem yang masih terlalu konvensional dan sama sekali tidak dapat beradaptasi dengan konsep ERP. Perusahaan harus menyelaraskan kembali visi dan misi serta proses bisnis di dalam menanggapi lingkungan pasar yang selalu berubah untuk mencapai sistem ERP yang optimal. Menanggapi hal-hal yang sudah di jelaskan sebelumnya bahwa PT. Tink Tank Solusindo merupakan salah satu perusahaan yang memanfaatkan perkembangan IT dan penginterasian suatu proses bisnis dengan ERP, karena perusahaan ini bergerak dibidang IT Consultant secara tidak

langsung perusahaan ini sangat membutuhkan dan mengelola teknologi. Perusahaan consultant ini memiliki suatu produk yang dapat mengintegrasikan proses bisnis. Perkembangan IT yang meningkat pesat menimbulkan adanya Cloud Computing yang melibatkan “Cloud” sebagai tempat penyimpanan data dan akses software, begitu juga dengan PT. Tink Tank Solusindo yang memiliki suatu software yang mengkombinasikan antara cloud computing dengan ERP sehingga menjadi suatu sistem yang disebut Software ERP berbasis Cloud Computing. Acumatica adalah temuan pertama software ERP yang berbasis Cloud Computing. Acumatica memiliki keunggulan dalam menyediakan kebutuhan teknologi yang semakin praktis namun tanpa mengurangi kemampuan efektivitas dan efisiensinya dalam mengintegrasikan proses bisnis tiap divisi dalam perusahaan. Acumatica ini merupakan salah satu produk yang dimiliki oleh PT. Tink Tank solusindo. PT. Tink Tank Solusindo ini sudah memiliki beberapa Client yang memiliki ketertarikan dalam melibatkan proses bisnis perusahaan Client dengan produk Acumatica ini, sudah banyak pengimplementasian produk yang dimiliki perusahaan ini di beberapa perusahaan menengah ke atas, tidak ada kekhawatiran Client dalam implementasi dari sistem lama ke sistem baru dengan menggunakan software Acumatica. Acumatica memiliki beberapa modul diantaranya yaitu Order Management, Inventory Management, Financial Accounting, Purchase Management, Account Receivable, Project Management dan sebagainya. Dalam periode Agustus 2012 ini, PT. Tink Tank solusindo memulai kontrak dengan Client barunya yaitu sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan sparepart mobil yaitu PT. Client (nama disamarkan). Dengan kemajuan bisnisnya yang semakin besar, PT. Client sangat membutuhkan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan semua divisinya dan mengefektifkan semua proses bisnisnya. Untuk itu PT. Tink Tank Solusindo akan menjadi konsultan dalam pengimplementasian software ERP Acumatica pada PT. Client tersebut.

BAB 2 Metodologi a.

b.

Metodologi yang digunakan untuk melakukan penyusunan skripsi ini adalah sebagai berikut : Metodologi Pengumpulan Data Metodologi Studi Pustaka Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan tema yang disajikan, dengan mempelajari literatur- literatur yang berhubungan dengan sistem software ERP Berbasis Cloud Computing. Metode Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan untuk mendapatkan data serta informasi yang dibutuhkan, antara lain melalui: - Wawancara Mengadakan tanya jawab dengan pihak- pihak terkait mengenai berbagai hal seputar topik skripsi berdasarkan pertanyaan- pertanyaan yang telah dipersiapkan terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi yang maksimal mengenai gambaran umum perusahaan dan masalah- masalah yang dihadapi sehubungan dengan topik skripsi. - Observasi Melakukan pengamatan langsung untuk mendapatkan informasi yang rinci mengenai kegiatan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan dalam kesehariannya. - Review Dokumentasi Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen transaksi perusahaan yang berkaitan (yang diijinkan) yang akan dijadikan sebagai bahan temuan dan acuan dalam melakukan perbaikan sebagaimana diperlukan. Internship Melakukan internship di PT. Tink Tank Solusindo, dengan tujuan untuk memaksimalkan penyusunan skripsi ini, dengan ikut terlibat langsung dalam melakukan tahap impelementasi. Metodologi Implementasi Metodologi yang akan kami gunakan untuk implementasi sistem software ERP Berbasis Cloud Computing dengan menggunakan software Acumatica pada PT. Client adalah Accelerated SAP (ASAP). ASAP dipilih sebagai metodologi dalam implementasi ini karena merupakan

metodologi standar yang umum digunakan untuk melakukan implementasi sistem berbasis ERP, dengan tahap- tahap sebagai berikut: Preparation Blueprint Realization Pembatasan ruang lingkup dalam penulisan skripsi Implementasi Software ERP berbasis Cloud Computing untuk Modul Inventory dan Order Management pada PT. Tink Tank Solusindo ini yaitu terbatas pada: Modul System Management Modul Configuration Setting Modul General Ledger Modul Cash Management Modul Account Receivable Modul Inventory management yang berkaitan dengan order management Modul Sales Order management

BAB 3 Hasil dan Bahasan 3.1

Project Preparation

Fase pertama dari metode ASAP adalah project preparation. Fase ini dibagi lagi menjadi beberapa aktivitas. Aktivitas dalam fase ini mencakup menentukan standar dan prosedur yang akan digunakan dalam implementasi. Setelah itu dilanjutkan dengan melakukan perancangan project. Perancangan project meliputi menentukan project timeline, project team structure dan project scope. 3.1.2

Project Goals Berikut ini merupakan list dari Project Goals yang diharapkan dapat dicapai pada proses implementasi Software ERP Acumatica : •

3.1.3

Melakukan implementasi Software Acumatica tepat waktu sesuai dengan Project Timeline. • Memberikan solusi masalah pada sistem PT. Client yang muncul dari penggunaan Software SoFi. • Memperoleh sistem ERP yang memiliki fleksibilitas dari sudut pandang pengaksesan. (Online Access). • Mengoptimalkan efisiensi dan efektifitas sistem dengan perancangan Activity Diagram yang baru. • Mendapatkan control secara menyeluruh mengenai Stock / Non-stock Item. Project Timeline Mengembangkan sebuah project timeline merupakan suatu strategi yang baik dalam mengelola suatu project. Project timeline adalah sebuah komponen penting dari perencanaan manajemen waktu dan sebuah alat manajemen project yang sangat berguna untuk memastikan bahwa Client selalu mendapatkan informasi dan project dapat mempunyai dan mencapai target. Tabel 3.1 Project Timeline Task Name

Duration

Acumatica Implementation

107 Days

Start 16 July 2012

Finish 21 Desember 2012

Project Kick Off Menyusun Team Structure

1 Day

16 July 2012

16-Jul-12

dalam melakukan implementasi Project Preparation Mendeskripsikan Project Preparation Analysis Mendeskripsikan Business Process and Functional Requirement Merancang struktur perusahaan Menentukan Time Schedule dalam sebuah perancangan impelementasi

2 Days

16 July 2012

18 July 2012

18 July 2012 2 Days 1 Day

20 July 2012 23 July 2012

23 July 2012

23 July 2012 1 Day

24 July 2012

Kick Off Metting with Client User Requirement Marketing Department User Requirement Accounting Department User Requirement Warehouse and Inventory Management User Requirement Purchasing Department Merancang Proses Sales Order yang baru. Merancang User Interface untuk WOS (Work Order Sheet) di PDC Blue Print Function Sales Order Management Blue Print Function Accounting Blue Print Function Inventory Management Blue Print Function Purchasing

1 Day 1 Day

28 Agustus 2012 29 Agustus 2012 30 Agustus 2012

1 Day 1 Day

31 Agustus 2012

Business Blue Print 03 September 2 Days 2012

2 Days 1 Day 1 Day 1 Day 1 Day

05 September 2012

28 Agustus 2012 29 Agustus 2012 30 Agustus 2012 31 Agustus 2012 04 Septmber 2012

10 September 2012 11 September 2012 12 September 2012 13 September 2012

10 September 201 10 September 2012 11 September 2012 12 September 2012 13 September 2012

17 September 2012 20 September 2012 23 September 2012

19 September 2012 22 September 2012 25 September 2012

Realization Setting Application Server Environement Setting DB Server Environment Acumatica ERP Implementation

3 Days 3 Days 3 Days

System Management a. Site Management - Sites Preferences Import Company Profile Client

1 Day

25 Septemebr 2012

25 September 2012

1 Day

25 September 2012

25 Septemebr 2012

b. Integration Service - Providers - Import Scenarios

Import data Karyawan Import data Customer and Customer Price Class Import data-data Inventory dan Inventory Price List Import data-data Vendor Import data-data Chart of Account - Import by Scenarios

26 September 2012

1 Day

27 September 2012

1 Day

28 September 2012

1 Day 1 Day 1 Day 1 Day

01 Oktober 2012 03 Oktober 2012 04 Oktober 2012

26 September 2012 27 September 2012 28 September 2012 01 Oktober 2012 03 Oktober 2012 04 Oktober 2012

Configuration Management a. Company Setup - Segmented Keys

1 Day

- Segment Values

1 Day

- Branches

1 Day

- Numbering Sequence

1 Day

05 Oktober 2012 05 Oktober 2012 05 Oktober 2012 08 Oktober 2012

05 Oktober 2012 05 Oktober 2012 05 Oktober 2012 08 Oktober 2012

b. General Settings - Countries

1 Day

- Calender Settings

1 Day

08 Oktober 2012 08 Oktober 2012


c. Financial Settings - Credit Terms - Reason Codes d. Analytical Report Manager - Reports

1 Day 1 Day

1 Day


11 Oktober 2012


11 Oktober 2012

General Ledger a. Maintenance - Financial Periods

1 Day

- Ledgers

1 Day

- Account Classes

1 Day

- Chart of Accounts

1 Day

- Subaccounts

1 Day

- Recurring Transaction

1 Day

12 Oktober 2012 15 Oktober 2012 16 Oktober 2012 16 Oktober 2012 17 Oktober 2012 17 Oktober 2012

12 Oktober 2012 15 Oktober 2012 16 Oktober 2012 16 Oktober 2012 17 Oktober 2012 17 Oktober 2012

b. Setup - Financial Years

1 Day

18 Oktober 2012

18 Oktober

2012 - GL Setup

1 Day

18 Oktober 2012

18 Oktober 2012

Cash Management a. Maintenance - Cash Accounts

1 Day

- Entry Types

1 Day

- Payment Methods

1 Day



b. Setup - CA Setup

1 Day

23 Oktober 2012

23 Oktober 2012

Account Receivable a. Data Entry - Customers

1 Day

24 Oktober 2012

24 Oktober 2012

b. Maintenance - Customer Classes

1 Day

- Recurring Transaction

1 Day

- Customer Price Class

1 Day



c. Setup - AR Setup

1 Day

26 Oktober 2012

26 Oktober 2012

Sales Order Management Setting So Setup

2 Days

Configure Order Types

1 Day

Setting Sales Promotion

1 Day

Setting Sales Price Schema

2 Days

Setting Sales Quotation Configure Sales Price per Customer and Discount Schema

1 Day

2 Days

Sales Return

1 Day

Unit Test SO Module Remove Unnecessary Data Outside Scopes

1 Day

Setting In Setup Setting Lot/Serial Classes

29 Oktober 2012 31 Oktober 2012 01 November 2012 01 November 2012 05 November 2012 06 November 2012

30 Oktober 2012 31 Oktober 2012 01 November 2012 02 November 2012 05 November 2012

08 November 2012 09 November 2012 12 November 2012

07 November 2012 08 November 2012 09 November 2012 12 November 2012

Inventory Management 13 November 2 Days 2012 15 November 1 Day 2012

14 November 2012 15 November 2012

1 Day

Define UOM

1 Day

Define Unit Conversion Define Item Classes and Inventory GL Account Define Posting Classes and Inventory GL Account Configure Warehouse Layout and Inventory GL Account

1 Day 2 Days 2 Days

1 Day

Upload Finished Good

2 Days

Upload Material Item

2 Days

Finalize Stock Item Setting Configure Grouping Inventory Item Mapping Base Inventory ID with Vendor Inventory ID

1 Day

Upload Non Stock Item Setting Inventory Price Classes Setting Replenishment for Buffer Stock Analysis Setting Physical Inventory Cycle

1 Day 1 Day 1 Day 2 Days 2 Days 1 Day

Seting Warehouse Access Setting Inventory Item Classes

1 Day

Setting Kit Spesification

1 Day

Unit Test IN Module Remove Unnecessary Data Outside of Client Scopes

1 Day

Execution Impelementation Software at the Company Client before Training

1 Day

1 Day

4 Days

16 November 2012 16 Novemebr 2012 19 November 2012 21 November 2012 23 November 2012 26 November 2012 28 November 2012 30 November 2012 03 Desember 2012 04 Desember 2012 05 Desember 2012 06 Desember 2012 10 Desember 2012 12 Desember 2012 13 Desember 2012 14 Desember 2012 15 Desember 2012 16 Desember 2012 17 Desember 2012

18 Desember 2012

16 November 2012 16 November 2012 20 November 2012 22 November 2012 23 Novemebr 2012 27 November 2012 29 November 2012 30 November 2012 03 Desember 2012 04 Desember 2012 05 Desember 2012 07 Desember 2012 11 Novemebr 2012 12 Desemebr 2012 13 Desember 2012 14 Desember 2012 15 Desember 2012 16 Desemebr 2012 17 Desember 2012

21 Desember 2012

3.1.3 Project scope Project scope (ruang lingkup) secara global berupa modul- modul software Acumatica yang akan digunakan sebagai panduan selama proses implementasi. Menunjukkan keseluruhan bagian software yang akan diimplementasi pada PT. Client. Project Scope ini didapatkan dari kesepakatan yang telah didiskusikan antara ke dua belah pihak yaitu pihak PT. Tink Tank Solusindo sebagai konsultan dan pihak PT. Client yang perusahaannya memerlukan implementasi software Acumatica ini. Setelah proses implementasi selesai, output harus mencakup semua yang ada di tabel project scope ini. Tujuan dari project scope ini adalah untuk membatasi dengan jelas apa saja yang harus dikerjakan dan apa saja yang tidak perlu di kerjakan. Selain itu project

scope digunakan untuk mencapai kesesuaian waktu dan biaya yang telah ditetapkan sebelumnya. Tabel 3.2 Project Scope Project Scope System Module

Management

• •

System Management Integration Service

Setting

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Company Setup General Settings Financial Settings Analytical Report Manager COA Financial Periods and Financial Years Sub Accounts Recurring Transaction Cash Accounts Entry Types Payment Methods Customer Customer Class Customer Price Class Issue Transfer Receipt Physical Count Stock Items Warehouses Item Class Inventory Price Class Sales Order Shipment Invoice Payment and Applications Sales Price Discounts Return

Configuration Module

General Ledger Module

Cash Management Module

Account Module

Receivable

Inventory Module

Sales Order Module

3.2

Blueprint Setelah tahap preparation selesai, masuk ke tahapan kedua yaitu business blueprint. Tahapan blueprint inilah yang menentukan dan merupakan dasar dari implementasi. Dalam tahap ini, tim PT. Tink Tank Solusindo mengadakan pertemuan bersama tim PT. Client, dalam pertemuan ini PT. Tink Tank Solusindo melakukan wawancara kembali kepada user yang adalah PT. Client. Pertemuan pertama membahas bidang Sales Order yang diwakilkan oleh marketing department manager PT. Client, pertemuan kedua membahas bidang Account Receivable, pertemuan ketiga membahas bidang Accounting and Finance, pertemuan keempat membahas bidang Inventory Management, pertemuan kelima meninjau kembali keseluruhan bidang. Hasil dari wawancara ini adalah dokumen yang menggambarkan kondisi as-is atau kondisi proses bisnis yang sekarang sedang berjalan. Selanjutnya bagian fungsional PT. Tink Tank Solusindo akan membuat flowchart to-be yang merupakan aliran proses baru yang akan diimplementasi.Proses bisnis to-be ini adalah solusi proses bisnis usulan dan sudah disesuaikan dengan software Acumatica.

3.2.1 Gather Sales Order Business Requirements Gather Marketing Business Requirements adalah aktivitas di mana PT. Tink Tank Solusindo (konsultan) menggali informasi alur proses dan transaksi bisnis yang berjalan saat ini, mengetahui kendala apa saja yang terjadi, mengumpulkan persyaratan dan kebutuhan bisnis departemen marketing PT. Client dan kemudian PT. Tink Tank Solusindo akan memberikan solusi atas masalah tersebut dan membuat alur proses yang lebih efektif dan lebih sesuai dengan Acumatica. Aktivitas ini dimulai pada saat pertemuan pertama sejak kick- off meeting. Tabel 3.3 Gather Sales Order Business Requirement No Bagian Pertanyaan Jawaban 1

General

Bagaimana pembagian jenis penjualan?

Jenis penjualan menjadi 4:

dibagi

-Retail -Konsinyasi -Paket -Walk- in 2

General

Apakah ada sistem credit limit?

Ada, dibedakan customer

3

General

Apakah approval?

Ada, untuk kondisi:

ada

sistem

per

beberapa

-customer yang credit limit nya telah lewat batas tetap bisa melakukan pemesanan dengan approval dari PIC Sales tertentu. -pemberian diskon khusus kepada customer tertentu. -edit sales price -cancel SO 4

General

Bagaimana pengaturan sales price?

-Sales price hanya dapat diubah dan diperbarui oleh user admin dengan approval Marketing Manager. -Penggunaannya pada transaksi, sales price akan diklasifikasikan lagi berdasarkan customer price class

5

General

Apakah bisa dilakukan attachment file OPO (Purchase Order dari customer) pada fitur dokumen SO untuk

Bisa, attachment file berlaku di setiap fitur transaksi dan dapat dilampirkan pada header level maupun detail level

melampirkan scaned physical document, gambar, atau file lainnya untuk memperjelas transaksi? 6

General

Apakah PT. mempunyai cabang?

Client

Tidak, semua transaksi berada dalam 1 business unit. Yang ada adalah lokasi gudang yang berbeda.

7

Sales Order

Apa saja tipe dokumen Sales Order yang ingin digunakan?

Tipe dokumen Sales Order: Untuk proses Sales Order Retail, Konsinyasi dan Paket menggunakan jenis dokumen, sedangkan SO walk- in dibedakan secara dokumen maupun proses.

8

Sales Order

Bagaimana format penomoran dokumen Sales Order (SO numbering sequence) yang diinginkan?

Untuk ke 3 tipe dokumen SO tetap menggunakan 1 urutan penomoran, dengan format: SOYYMMXXXXX Keterangan: SO: menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah Sales Order YY: tahun transaksi MM:bulan transaksi XXXXX: document number

running

Contoh:SO120700001 9

Sales Order

Apa saja status yang digunakan pada dokumen SO?

On hold, credit hold, open, back order, shipping, canceled (otorisasi hanya user tertentu yang bisa melakukan cancel order), invoiced, completed.

10

Shipment (Surat Pengeluaran Barang)

Bagaimana format penomoran shipment yang ingin digunakan?

SPBYYMMXXXXX Keterangan: SPB: menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah Surat Pengeluaran Barang. YY: tahun transaksi MM:bulan transaksi

XXXXX: document number

running

Contoh:SPB120700001

11

Shipment (Surat Pengeluaran Barang)

Apakah bisa pengiriman dilakukan secara partial?

Bisa, pengiriman dapat diatur per item per baris, dengan 3 kondisi: -Cancel remainder: item yang dibutuhkan yang harus dikirimkan pada 1 kali pengiriman, tetapi jika jumlah yang diminta tidak tersedia, jumlah yang tersedia dikirimkan dan sisanya dibatalkan. -Back order allowed: jumlah yang dibutuhkan yang harus dikirimkan pada lebih dari 1 pengiriman, dan sisanya akan dipesan kembali. -Ship complete: jumlah yang dibutuhkan harus dikirimkan pada 1 kali pengiriman.

12

Invoice

Bagaimana format penomoran invoice yang ingin digunakan?

INVYYMMXXXXX Keterangan: INV: menjelaskan bahwa dokumen tersebut adalah Invoice YY: tahun transaksi MM:bulan transaksi XXXXX: document number

running

Contoh:INV120700001 13

Return

Ada berapa sistem retur yang ingin diterapkan?

Sistem retur digunakan ada 2:

yang

-retur dengan penggantian barang -retur dengan sistem potong invoice

3.2.2

14

Return

Bagaimanakah perlakuan retur potong invoice dalam kondisi invoice belum terbuat?

Barang yang diterima dari customer akan dibuatkan dokumen receipt pada IN, lalu dibuatkan order dengan tipe Credit Memo dengan harga sesuai jumlah harga yang diretur, lalu edit invoice.

15

Return

Bagaimanakah perlakuan retur potong invoice dalam kondisi invoice sudah terbuat?

Barang yang diterima dari customer akan dibuatkan dokumen receipt pada IN, lalu dibuatkan order dengan tipe Credit Memo dengan harga sesuai jumlah harga yang diretur. Pemotongan invoice dilakukan pada pemesanan selanjutnya.

16

Return

Bagaimanakah perlakuan retur dengan penggantian barang dalam kondisi invoice sudah terbuat?

Barang yang diterima dari customer akan dibuatkan dokumen receipt pada IN, lalu dibuatkan sales order dengan tipe Return with Replacement, lalu dibuatkan shipment.

17

Return

Bagaimanakah perlakuan retur dengan penggantian barang dalam kondisi invoice belum terbuat?

Untuk return with replacement perlakuannya sama dalam kondisi invoice yang belum maupun sudah dibuat.

Gather Inventory Business Requirements Gather Inventory Business Requirements adalah aktivitas di mana PT. Tink Tank Solusindo (konsultan) menggali informasi alur proses dan transaksi bisnis yang berjalan saat ini, mengetahui kendala apa saja yang terjadi, mengumpulkan persyaratan dan kebutuhan bisnis departemen Inventory PT. Client dan kemudian PT. Tink Tank Solusindo akan memberikan solusi atas masalah tersebut dan membuat alur proses yang lebih efektif dan lebih sesuai dengan Acumatica. Tabel 3.4 Gather Inventory Business Requirement 1

General

Apakah metode inventory valuation yang digunakan?

First In First Out

2

General

Apakah sistem penyimpanan dan tata letak stock item gudang menggunakan lot number?

Tidak.

3

Item Class

Apakah ada pengklasifikasian item class?

Ada.

4

Stock Item

Apa saja Unit of Measurement yang dipakai untuk barang stock?

Pcs dan set

5

Stock Item

Bagaimana

Setiap gudang mempunyai

pengaturan

inventory

numbering inventory tersendiri.

transcation numbering ?

6

Stock Item

Bagaimana numbering?

format

stock

item

Penomoran stock item disini menggunakan istilah inventory part numbering. Mencakup atribut informasi: ID Customer, ID Vendor, Base/ Cost Price, Sales Price, Safety stock/ min. Stock, Max. Stock, Gambar/ foto. Untuk item yang sama tetapi berbeda warna maka mempunyai inventory part number ID yg berbeda.

3.3

7

Stock Item

Apakah menggunakan buffer stock system?

Menggunakan. Buffer stock akan di atur sendiri oleh PIC Inventory.

8

Warehouse

Bagaimana pembagian gudang dan lokasi?

Setiap gudang minimal mempunyai 1 lokasi

Realization Tahap ketiga pada ASAP Methodology adalah realization. Tahap ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu melakukan migrasi master data dari pihak Client ke dalam software, mengolah data hasil migrasi untuk melakukan konfigurasi sesuai dengan rancangan proses bisnis dan hasil requirement yang dihasilkan pada tahap blueprint. Tahap realization ini dilakukan per modul. Secara umum, modul- modul dalam Acumatica dibagi menjadi 5 fitur utama yaitu: • • • •

Data Entry: berisi fitur- fitur yang digunakan untuk melakukan transaksi. Processing: berisi fitur- fitur yang digunakan untuk melakukan pemrosesan sebagai tindak lanjut dari transaksi. Inquiries: berisi fitur- fitur yang digunakan untuk look- up terhadap kumpulan datadata transaksi berupa rincian maupun summary dan dapat ditampilkan ke dalam dash board. Report: berisi berbagai macam laporan yang terkait dengan modul.

• •

Maintenance: digunakan untuk melakukan maintenance dan memasukkan data- data tambahan/ update ke dalam master data, additional data. Fitur ini merupakan tindak lanjut dari fitur setup. Setup: merupakan fitur yang digunakan untuk melakukan basic setting terkait dengan modul. Gambar 3.5 Alur Konfigurasi

BAB 4 Simpulan dan Saran Berikut ini merupakan beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Acumatica dapat memberikan kemudahan dalam melakukan pekerjaan dan melakukan pengaksesan yang bisa dilakukan secara fleksibel. Acumatica dapat diakses dengan menggunakan web browser dan tidak perlu adanya proses instalisasi b. Acumatica dapat memberi solusi dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi pada sistem lama dan memberikan proses yang lebih efektif dan efisien sesuai dengan kinerja dan kebutuhan PT. Client. Sebagai contoh yaitu permasalahan yang ada pada sistem lama, bisa terselesaikan dengan adanya sistem yang baru. c. Acumatica dapat membantu dalam membangun proses bisnis yang lebih baik dan meningkatkan produktivitas sesuai dengan kebutuhan PT. Client d. Acumatica dapat meningkatkan kinerja bisnis dengan menyediakan seperangkat aplikasi software bisnis terintegrasi untuk mengotomatisasi seluruh proses organisasi Penjelasan selengkapnya mengenai implementasi sistem Acumatica dipaparkan dan dibahas pada penulisan skripsi ini, langkah-langkah yang dilakukan juga dibahas pada penulisan skripsi ini. Diharapkan dengan penulisan kami ini dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca, diharapkan juga untuk bisa memberikan ilmu pengetahuan maupun informasi yang benar dalam melakukan tahapan implementasi dari sistem lama ke sistem baru. Dengan adanya sistem baru yang diterapkan, mendapatkan hasil yang maksimal dan sesuai dengan keinginan maupun harapan yang sudah ditetapkan pada awal implementasi sistem ini. Adapun saran yang diberikan untuk melanjutkan proses implementasi adalah sebagai berikut: •

Untuk project team organization akan melanjutkan tahapan berikutnya sampai dengan Go Live atau sampai benar-benar sistem dijalankan di perusahaan Client dilakukan sesuai dengan project timeline yang sudah dibuat atau dirancang pada awal

•

•

pengimplementasian sistem agar apa yang diinginkan perusahaan dpat terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Untuk pelaksanaan implementasi kedepannya penulis menyarankan untuk tetap membangun kedisplinan, tanggung jawab, dan keinginan untuk menggunakan sistem Acumatica semakin besar dan memiliki antusias terhadap sistem yang digunakan saat ini. Saling bekerja sama untuk meningkatkan perusahaan dengan membangun kinerja yang baik karena sudah didukung pula oleh sistem yang baru. Dengan memiliki semangat yang tinggi terhadap penggunaan sistem ini, bisa memberikan dampak yang baik dalam meningkatkan perusahaan dan juga yang pasti akan menghasilkan output yang baik sesuai dengan harapan bersama. Mendapatkan hasil yang memuaskan dari sistem baru menjadi impian dan harapan perusahaan kedepannya, untuk itu pergunakan sistem sebaik-baiknya sesuai dengan perilaku maupun aturan yang berlaku yang sudah diterapkan oleh perusahaan. Perusahaan Client harus menerapkan pengecekan atau pengontrolan agar sistem dapat bekerja secara optimal sesuai dengan keinginan perusahaan.

REFERENSI

Anonim. (2000). Accelerated SAP. SAP AG. Jerman. Anonim. (2006). SAP AC010 Business Process in Financial Accounting. SAP AG. Jerman. Anonim. (2011). Acumatica Cloud ERP Recognized as a Red Herring Top 100 Global Tech Company. Trade Journals, United States. Brady, Joseph A. (2001). Concept in Enterprise Resource Planning. Thompson Learning. Canada. Dhewanto, Wawan., Falahah. (2007). ERP: Menyeleraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis. Informatika. Bandung. Hollander. Anita.S., Eric L.Denna, J. Owen Cherrington. (2005). Accounting, Information Technology, and Business Solutions, 2nd ed. McGrawhill- Book Company, Inc. New York. O’Brien, J.A. and George A. Marakas. (2007). Management Information System, 10th ed. McGrawhillBook Company, Inc. New York. Rama, Dasaratha V & Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information System, 1st ed. Thomson South- Western. Cannada. Satzinger,John W., Robert B. Jackson., Stephen D. Burd. (2005). Systems Analysis and Design in a Changing World. Course Technology. United States. Warren, Carl S., James M. Reeve., and Phillip E. Fess. (2006). Accounting, 21st ed. Thompson SouthWestern. Cannada. Wijaya, Santo F., Darudiato, Suparto. (2009). ERP (Enterprise Resource Planning) dan Solusi Bisnis, 1st ed. Graha Ilmu. Yogyakarta. Prayudi, Yudi. (2011). Aplikasi Cloud Computing untuk Mendukung Collaborative Research pada Pembimbingan Tugas Akhir di Jurusan Teknik Informatika FTI UII. http://journal.uii.ac.id/index.php/Snati/article/viewFile/2221/2166 http://acumatica.com/landingpages/erpcloudnews1 http://blog.akakom.ac.id/ekhacahya/cloud/ Arif Mohammed, Computerweekly.com, 2009, http://www.computerweekly.com/Articles/2009/06/10/235429/A-history-of-cloud-computing.htm http://opengroup.org/cloud/cloud/what.htm https://wiki.cloudsecurityalliance.org/guidance/index.php/Cloud_Computing_Architectural_Framework

RIWAYAT HIDUP PICTURE

PERSONAL INFORMATION Binusian ID

: 1301032492

Full Name

: Margarettha Maryline

E-mail

: [email protected]

Address

: Jalan U no 22 rt. 08 rw. 15 kelurahan Palmerah, Kecamatan Palmerah, Jakarta Barat 11480

Phone Number

: Home: Mobile: 085772666572

Gender

: Female

Birth Place / Date

: Kudus, July26th 1991

Nationality

: Indonesia

ID

: NationalityID – 33.1902.660791.0003

Marital Status

: Single

Religion

: Chatolic

FORMAL EDUCATION 1997 – 2003

: SD Cahaya Nur, Kudus

2003 – 2006

: SMP 1 Kudus

2006 – 2009

: SMA 1 Kudus

2009 – present : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Bachelor ( S1 ), Information System GPA: 3.79 PERSONAL CERTIFICATION

Certification : SAP – Fundamental, SAP – Sales and Distribution, SAP – Material Management ORGANIZATION EXPERIENCE

2010

: Committe member of Finance Supplies in Christmas Event

2011

: Head Division of Consumption Supplies in Christmas Event

2011

: Prefect of Catechumens Keluarga Mahasiswa Katolik

WORKING EXPERIENCE July 9th 2012 – Oktober 31th 2012 Company

: PT Tink Tank Solusindo

Position

: Internship

ADDITIONAL INFORMATION Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Power Point Microsoft Visio Adobe Photoshop



: 1301043180

Full Name

: Tommy Chandra

E-mail

: [email protected]

Address

: Jl. Industri 3 Dalam No.9 Jakarta Utara 14420

Phone Number

: Home: 021-64712343, Mobile: 08978175812 / 021-98301718

Gender

: Male

Birth Place / Date

: Jakarta, March13th 1991

Nationality

: Indonesia

ID

: NationalityID – 31.7205.130391.0002

Marital Status

: Single

Religion

: Christian


: SD Kristen Halleluyah, Jakarta

2003 – 2006

: SMP Kristen Halleluyah, Jakarta

2006 – 2009

: SMK Strada II, Jakarta

2009 – present : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Bachelor ( S1 ), Information System GPA 3.41 FORMAL INFORMAL

2011 - 2012

: Exxion English Tuition, Jakarta

PERSONAL CERTIFICATION

Certificate of Competency : Program Keahlian Akuntansi Certification : SAP – Fundamental, SAP – Sales and Distribution, SAP – Material Management

ORGANIZATION EXPERIENCE 2007 – 2008

: Organisasi Siswa Intra Sekolah, Position : Sie. Kesenian

2011

: Binus Learning Community, Position : Buddy Coordinator ( Freshmen Enrichment Program ) Binusian 2015

2011

: Volunteer Jember Fashion Carnaval – X ( JFC-X )

2012

: Freelance SH Entertainment and OppaOppa Live

2012

: Volunteer Jember Fashion Carnaval – XI ( JFC-XI )

WORKING EXPERIENCE October 5th 2007 – October 22th 2007 “Entrepreneurship Job Training“ Company

: Tandonmas Mandiri

Position

: Sales-Direct, Telemarketing, Level : Elementary

July 1st 2008 – August 31th 2008 Company

: Asuransi Jiwa Sinar Mas

Position

: Staff Accounting

July 9th 2012 – Oktober 31th 2012 Company


Position

: Internship




: 1301046421

Full Name

:Fransiskus Kevin FadjarDjoniputra

E-mail

: [email protected]

Address

: JalanPluitKarangCantik No. 68 Jakarta Utara 14450

Phone Number

: Home: Mobile: 087877652222

Gender

: Male

Birth Place / Date

: Tasikmalaya, July29 1991

Nationality

: Indonesia

ID

: NationalityID – 32.7805.290791.0001

Marital Status

: Single

Religion

: Chatolic

th


: SDYosSudarsoTasikmalaya

2003 – 2006

: SMP YosSudarsoTasikmalaya

2006 – 2009

: SMA Santa Angela Bandung

2009 – present : Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia Bachelor ( S1 ), Information System GPA: 3.53 PERSONAL CERTIFICATION Certification : SAP – Fundamental, SAP – Sales and Distribution, SAP – Material Management

ORGANIZATION EXPERIENCE 2004 – 2005

: Ketua OSIS SMP Yos Sudarso Tasikmalaya

2011

: Duta Binusian, Position: Mentor

WORKING EXPERIENCE July 9th 2012 – Oktober 31th 2012 Company


Position

: Internship


IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP BERBASIS CLOUD COMPUTING UNTUK MODUL INVENTORY DAN ORDER MANAGEMENT PADA PT. TINK TANK SOLUSINDO

Recommend Documents