IMPLEMENTASI SOFTWARE ERP MICROSOFT DYNAMICS NAVISION UNTUK MODUL SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Eriyanto Vetanusi, Lindawati, Veronika, Noerlina N Bina Nusantara University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat 11530, +62 21 53696969, Jurusan Sistem Informasi
[email protected],
[email protected],
[email protected],
[email protected]
Abstract The implementation of ERP system by using Microsoft Dynamics Navision and Point of Sales (POS) application is applied at the supermarket located in Kotamobagu, North Sulawesi. ERP module, Supply Chain Management (SCM), is used for improving performance and simplify sale business processes and inventory system. In addition, this paper is aimed at analyzing business processes and user requirements in implementing the system. Design methods consist of literature studies, interviews, and internship, also Microsoft implementation methodology as well. The analyses are carried out towards the user requirements of all related departments which will be documented as necessary requirements in the system development. The achieved results are that Microsoft Dynamics Navision system and Point of Sales (POS) can be used as a facility to lighten sales process and inventory. In the end, it is expected that the sales process becomes easier with the integration between Microsoft Dynamics Navision and Point of Sales (POS) so all the occurred transactions are recorded and stored in the system along with a structured system of goods inventory. (EV, L, V) Keywords: ERP, Microsoft Dynamics Navision, Supply Chain Management (SCM)
Abstrak Implementasi sistem ERP dengan mengaplikasikan Microsoft Dynamics Navision dan aplikasi Point of Sales (POS) dilakukan pada supermarket yang berlokasi di Kotamobagu, Sulawesi Utara. Modul ERP, Supply Chain Management (SCM), diimplementasikan dengan tujuan untuk membantu meningkatkan kinerja dan memudahkan proses bisnis penjualan dan sistem inventori. Selain itu, penulisan ini bertujuan untuk melakukan analisa terhadap proses bisnis dan kebutuhankebutuhan user dalam mengimplementasikan sistem. Metode perancangan terdiri dari studi kepustakaan, wawancara, praktek kerja lapangan, serta metodologi implementasi Microsoft. Analisa dilakukan terhadap kebutuhan seluruh departemen terkait yang kemudian akan didokumentasikan sebagai kebutuhan yang diperlukan dalam pengembangan sistem. Hasil yang dicapai adalah sistem Microsoft Dynamics Navision dan Point of Sales (POS) dapat digunakan sebagai sarana untuk memudahkan proses penjualan dan inventori. Pada akhirnya, diharapkan proses penjualan menjadi lebih mudah dengan terintegrasinya Microsoft Dynamics Navision dan Point of Sales (POS) sehingga seluruh transaksi yang terjadi akan tercatat dan tersimpan oleh sistem, serta adanya sistem inventaris barang yang terstruktur. (EV, L, V) Kata kunci: ERP, Microsoft Dynamics Navision, Supply Chain Management (SCM)
1
PENDAHULUAN Terdapat berbagai kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, seperti kebutuhan akan suatu sistem yang terintegrasi dan sistematis yang dapat digunakan untuk mendapatkan, mengelola, serta menghasilkan informasi yang akurat dan real-time. Kebutuhan tersebut dapat terpenuhi dengan adanya suatu sistem yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning), yaitu suatu sistem yang dirancang untuk dapat mengintegrasikan seluruh area fungsional dan proses bisnis di dalam perusahaan. Terdapat berbagai kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatannya, seperti kebutuhan akan suatu sistem yang terintegrasi dan sistematis yang dapat digunakan untuk mendapatkan, mengelola, serta menghasilkan informasi yang akurat dan real-time. Kebutuhan tersebut dapat terpenuhi dengan adanya suatu sistem yang disebut ERP (Enterprise Resource Planning). ERP merupakan sebuah perangkat lunak bisnis yang menyediakan prosedur standar, mengintegrasikan proses dan pekerjaan yang terkait, dan menyebarkan informasi ke seluruh organisasi (Rhodes, Lok, Yang, & Xia, 2011). ERP mengumpulkan informasi dari keseluruhan fungsi di dalam perusahaan agar seluruh perusahaan menjadi memiliki cakupan yang lebih luas. (Yahia, 2010). Berikut ini merupakan rumusan masalah dari penelitian yang dilakukan, antara lain: 1. Pencatatan barang secara manual yang rentan kesalahan 2. Pengecekan barang pada gudang masih manual 3. Proses penjualan masih manual mulai dari pencatatan barang sampai penerimaan pembayaran 4. Sulitnya mengidenfitikasikan barang apa saja yang sudah habis pada display 5. Kesulitan untuk memberikan promo-promo barang ataupun menjual dalam bentuk parsel 6. Proses retur barang dari pelanggan tidak tercatat 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Tujuan dari penelitian ini, yaitu: Menganalisa proses bisnis yang sedang berjalan dan user requirement. Mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision sesuai dengan user requirement. Menerapkan proses bisnis yang sesuai dengan user requirement. Membantu meningkatkan kinerja dari proses bisnis yang dilakukan, baik dalam proses bisnis pada kasir maupun proses bisnis pada gudang. Mempercepat proses pencatatan dan pencarian data dalam perusahaan. Meningkatkan kepuasan customer dengan mempercepat waktu tunggu setelah penerapan proses bisnis baru.
METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam pengumpulan data dan informasi, serta referensi-referensi yang dibutuhkan dalam penyusunan penilitian ini terdiri dari beberapa metode, antara lain yaitu studi pustaka, wawancara, praktek kerja lapangan, serta analisa dan observasi. - Studi Pustaka Studi pustaka yang dilakukan adalah untuk penyusunan landasan teori yang dibutuhkan di dalam penelitian yang menjadi acuan dan untuk menunjang penyusunan penelitian, yaitu mengenai teori umum dan teori khusus yang berhubungan dengan topik penelitian yang disusun. - Wawancara Wawancara dilakukan kepada pihak klien dan pihak pengembang yang terlibat langsung dalam kegiatan implementasi. Pada pihak klien ditanyakan mengenai apa saja kebutuhan dan masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Pada pihak pengembang ditanyakan mengenai bagaimana proses dan perkembangan yang terjadi dalam kegiatan implementasi tersebut. - Praktek Kerja Lapangan Terlibat langsung ke dalam proyek implementasi sistem ERP dengan berperan aktif dalam membantu pengerjaan proses implementasi. Dari hasil praktek kerja lapangan ini, maka dapat mengetahui secara langsung bagaimana proses dan kendala apa saja yang terjadi pada saat melakukan implementasi sistem ERP di suatu perusahaan. Terdapat beberapa tahapan yang dilakukan dalam pengerjaan proyek implementasi ini yaitu dengan menggunakan metodologi implementasi dari Microsoft, antara lain:
2
Gambar 1 Metodologi Implementasi Microsoft Berikut ini merupakan kegiatan dari tahapan metodologi implementasi yang dilakukan, antara lain: • Kick-Off Meeting Pada tahapan ini, dilakukan rapat awal untuk membahas beberapa hal, antara lain: o Menentukan tim proyek dan sumber daya yang dibutuhkan o Menentukan rencana kerja proyek dan ruang lingkup o Menentukan tugas masing-masing anggota tim proyek o Menentukan pengaturan software dan hardware • Analysis Mendaftarkan semua kebutuhan sistem dari keseluruhan departemen dan mendokumentasikan proses bisnis yang ingin dicapai secara detail. • Design & Mapping Analisis kebutuhan yang mendalam untuk mengembangkan spesifikasi desain yang dibutuhkan. Proses desain akan dipetakan ke Microsoft Dynamics Navision standar untuk dilakukan identifikasi area yang perlu dimodifikasi, serta dilakukan pengujian aplikasi. • Key-User Training Persiapan materi pelatihan. Pelatihan terhadap key-user dari setiap area aplikasi. • Development Termasuk semua konfigurasi, modifikasi, dan laporan pengembangan yang telah diajukan, dimana berdasarkan pada analisa kebutuhan, serta dilakukan pengujian aplikasi yang dikembangkan. • Conference Room Pilot Pertemuan untuk mendemonstrasikan sistem kepada klien. • End-User Training Melakukan pelatihan terhadap end-user aplikasi. • Final System Set-Up Melakukan uji coba sistem akhir. • Go-Live Menerapkan dan mengoperasikan langsung aplikasi pada perusahaan klien. Selain kegiatan diatas, terdapat beberapa kegiatan teknis yang diperlukan dalam proyek ini. Berikut ini merupakan kegiatan teknis dari tahapan metodologi implementasi yang dilakukan, antara lain: • Installation and Setup Melakukan instalasi Microsoft Dynamics Navision dan POS di server dan di semua PC/Laptop klien.
3
•
-
Data Conversion Klien akan mengkonversi data yang ada ke file excel atau file teks. Data akan diatur untuk dapat dipindahkan ke Microsoft Dynamics Navision. Klien akan menyiapkan data dan akan diunggah ke dalam sistem. • Final Data Conversion Melakukan konversi data yang ada dan beginning balance yang dibutuhkan. Analisa dan Observasi Melakukan analisa serta observasi terhadap proses yang berjalan di dalam perusahaan yang kemudian digambarkan dalam bentuk diagram flowchart dan diagram-diagram lainnya.
HASIL DAN BAHASAN Berikut ini merupakan solusi-solusi dari masalah-masalah yang dihadapi berdasarkan hasil penelitian, antara lain:
4
Tabel 1 Masalah yang Dihadapi No. 1.
Masalah Pencatatan barang secara manual yang rentan kesalahan
Sebab Tidak memiliki sistem inventory
Akibat - Daftar barang dapat terjadi duplikasi atau tidak terdaftar - Rentannya kesalahan pencatatan stok barang
Bagaimana seharusnya
Rekomendasi Solusi
Pencatatan barang memiliki prosedur yang sistematis
- Mengimplementasi sistem inventory
- Mengimplementasi sistem MRPdan stock opname melalui sistem
- Jika barang hilang tidak jelas pertanggung jawabannya
- Membuat prosedur pencatatan barang melalui sistem
- Kesulitan pada saat melakukan perubahan harga barang 2.
3.
Pengecekan barang pada gudang masih manual
Proses penjualan masih manual mulai dari pencatatan barang sampai penerimaan pembayaran
- Tidak memiliki prosedur stock opname
- Harus selalu mengecek barang apa yang harus dilakukan pengadaan
- Memiliki prosedur stock opname
- Tidak ada integrasi antara stok gudang dan pengadaan barang
- Dapat terjadi kesalahan pemesanan barang
- Memiliki prosedur pengadaan barang melalui sistem
- Tidak memiliki aplikasi Point of Sales (POS)
- Dapat terjadi kesalahan penghitungan total belanja
- Memiliki aplikasi POS sebagai kasir dan sistem penjualan dan inventory
- Dapat terjadi kesalahan pencatatan barang yang terjual - Kecurangan pada penghitungan barang yang dapat merugikan perusahaan - Manajer harus selalu ada di tempat untuk mengawasi kasir
5
- Mengimplementasikan aplikasi POS dan sistem penjualan barang
No. 4.
5.
6.
Masalah Sulitnya mengidenfitikasikan barang apa saja yang sudah habis pada display
Sebab
Akibat
- Tidak memiliki sistem transfer order
- Stok pada display yang habis tidak dapat diidentifikasi
- Tidak memiliki sistem inventory untuk stok pada display
- Proses perpindahan barang dari gudang ke display sulit di verifikasi
Kesulitan untuk memberikan promopromo barang ataupun menjual dalam bentuk parsel
- Tidak memiliki sistem promo
- Tidak dapat mengadakan promopromo untuk barang tertentu
- Tidak memiliki sistem assembly untuk parsel
- Penjualan dalam bentuk parsel dapat mengakibatkan kekacauan pada inventaris barang
Proses retur barang dari pelanggan tidak tercatat
- Tidak memiliki sistem retur barang
- Kekacauan pada inventaris barang yang mengakibatkan kebingungan pada saat penghitungan aset
6
Bagaimana seharusnya
Rekomendasi Solusi
- Memiliki prosedur transfer barang dan sistem untuk mengawasi stok yang akan habis pada display
- Mengimplementasi sistem transfer barang beserta MRP-nya
- Memiliki sistem promo
- Mengimplementasikan sistem promo yang terintegrasi dengan POS pada kasir
- Memiliki sistem penjualan parsel
- Mengimplementasi sistem penjualan parsel yang terintegrasi dengan inventaris barang - Memiliki prosedur retur barang yang sistematis
Mengimplementasikan sistem retur barang yang terintegrasi dengan sistem inventaris barang
Solusi-solusi yang menjadi hasil dari penelitian telah dibuat berdasarkan dengan masalahmasalah yang dihadapi. Dengan adanya solusi-solusi di atas, maka menjadi jawaban atas masalahmasalah yang ada. Berikut ini merupakan hasil analisa proses bisnis yang diterapkan untuk memenuhi solusisolusi yang diajukan, antara lain: -
Proses Transfer Order
Gambar 2 Activity Diagram Transfer Order
7
-
Proses Stock Opname
Gambar 3 Activity Diagram Stock Opname
-
Proses Sales dengan menggunakan POS
Gambar 4 Activity Diagram Sales dengan POS
8
-
Proses Sales dengan menggunakan Microsoft Dynamics Navision
Gambar 5 Activity Diagram Sales dengan Microsoft Dynamics Navision
9
-
Proses Retur Item
Gambar 6 Activity Diagram Retur Item
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan mengenai kegiatan implementasi sistem ERP Microsoft Dynamics Navision dengan modul Supply Chain Management (SCM) pada yaitu: 1. Pencatatan barang dengan menggunakan sistem pada page Item, menjadi lebih mudah untuk dikelola sehingga dapat menghindari terjadinya duplikasi pencatatan barang maupun kesalahan dalam melakukan pencatatan stok barang. 2. Dengan menggunakan Physical Inventory Journal maka terdapat proses stock opname yang sistematis yaitu pengecekan barang dilakukan dengan mengecek barang secara manual pada barang yang terdapat pada display dan gudang kemudian di input secara langsung ke dalam sistem menggunakan Microsoft Dynamics Anywhere. Hal ini akan mempermudah bagian gudang untuk mengetahui stok barang apa saja yang hilang atau lebih sehingga dapat menyelaraskan kembali stok pada gudang dengan yang tercantum di dalam sistem. 3. Aplikasi Point of Sales (POS) yang terintegrasi dengan Microsoft Dynamics Navision memberikan solusi dalam masalah penjualan sehingga seluruh transaksi dan pembayaran yang terjadi dicatat oleh sistem. Selain itu, dengan Point of Sales (POS) membantu klien untuk mengetahui jumlah penerimaan pembayaran hasil penjualan yang dilakukan oleh masing-masing kasir dan mampu menghindari terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh oknum-oknum tertentu. 4. Sistem Material Resource Planning (MRP) membantu untuk mengidentifikasi stok persediaan barang yang sudah habis pada display dan membuat Transfer Order secara otomatis untuk melakukan pengiriman barang ke display. Proses pengiriman barang dengan menggunakan Transfer Order menggunakan Microsoft Dynamics Anywhere sehingga barang yang keluar dari gudang pusat dan masuk ke display dapat dicatat secara langsung pada lokasi kejadian dengan perangkat mobile. 5. Dengan adanya sistem promo dapat meningkatkan daya beli konsumen. Promo yang diberikan dapat ditentukan dan dijalankan pada tanggal-tanggal tertentu sesuai dengan keinginan klien.
10
6.
Sistem assembly memberikan solusi untuk penjualan dalam bentuk parsel, sehingga pencatatan inventory barang yang digunakan untuk parsel dapat diidentifikasi dan dicatat oleh sistem. Pencatatan proses retur barang menggunakan Sales Credit Memo membuat pencatatan barang yang diretur tercatat dan kembali masuk ke dalam inventori barang yang diretur sehingga dapat diketahui intensitas retur dari konsumen dan tidak mengacaukan stok yang tercatat pada sistem
Berdasarkan proyek implementasi Microsoft Dynamics Navision yang telah dilakukan terdapat beberapa saran yang dapat menjadi pertimbangan untuk mendukung implementasi dan pengembangan selanjutnya, antara lain: 1. Implementasi modul Financial Management untuk menjalankan fungsi akuntansi pada Microsoft Dynamics Navision sehingga terdapat laporan keuangan yang dapat menjadi acuan untuk pengembangan perusahaan. 2. Implementasi sistem Member untuk konsumen yang berminat. Dengan sistem Member dapat meningkatkan loyalitas konsumen dengan cara memberikan reward dan promo-promo tertentu.
REFERENSI Rhodes, J., Lok, P., Yang, S., & Xia, Y. (2011). The effects of organizational intangible factors on successful enterprise resource planning systems implementation and organizational performance: A china experience. Asian Business & Management , 10 (2), 287-317. Yahia, Z. M. (2010). Enterprise resource planning: Risk and benefit analysis. Business Strategy Series , 11 (5), 308-324.
RIWAYAT PENULIS Eriyanto Vetanusi lahir di kota Tanjung Pinang pada 10 Juli 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai konsultan di PT. Megatama Inti Solusi. Lindawati lahir di kota Jakarta pada 25 Oktober 1994. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai konsultan di PT. Megatama Inti Solusi. Veronika lahir di kota Jakarta pada 08 April 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Bina Nusantara University dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2015. Saat ini bekerja sebagai konsultan di PT. Megatama Inti Solusi.
11
