Implementasi Layanan Perpustakaan Digital di Universitas Terbuka Sebagai Proses Pembelajaran Terbuka dan Jarak Jauh
Yasir Riady Universitas Terbuka – UPBJJ Jakarta
Abstrak Perkembangan teknologi informasi juga telah memacu perpustakaan menjadi sumber informasi, dokumentasi dan juga pusat penelitian, perubahan ini menggeser paradigma budaya antara perpustakaan konvensional menjadi digital. Eksistensi perpustakaan digital sangat menunjang efesiensi dan efektifitas pencarian sumbersumber informasi tanpa harus menghabiskan biaya, tenaga dan juga waktu, meskipun saat ini dalam fasilitas yang masih terbatas, kehadiran perpustakaan digital turut membantu diseminasi informasi baik di kota maupun di daerah. Universitas Terbuka saat ini memiliki perpustakaan digital dan juga ruang baca virtual yang dapat diakses oleh seluruh mahasiswanya yang ada di Indonesia dan 22 negara kerjasama, melalui konsep dan sistem terbuka dan jarak jauh menjadikan Universitas Terbuka sebagai salah satu alasan agar mahasiswa dapat menggunakan akses dan fasilitas yang sudah tersedia, meskipun saat ini masih terbatas, budaya dan kebiasaan yang masih membutuhkan bahan tercetak, perkembangan perpustakaan digital untuk 5 hingga 10 tahun ke depan akan menjadi sesuatu hal yang dapat memudahkan dan membantu terciptanya masyarakat yang berpengetahuan tinggi. Kata Kunci : Perpustakaan Digital, Jarak Jauh, Universitas Terbuka
93
Latar Belakang Masalah Pada awal kemunculannya, internet hanya digunakan pada militer untuk berkomunikasi ketika berlangsungnya perang dingin, namun kehadiran komputer elektronik pertama baru mulai diperkenalkan dan terus dikembangkan oleh militer Amerika, dua dekade setelah kemunculannya yaitu pada tahun 1969 jaringan sudah terbentuk dan penggunaan internet sudah mulai berkembang baik tidak hanya untuk kebutuhan militer melainkan untuk berbagai bidang seperti akademik, ekonomi, politik, budaya dan sebagainya. Semenjak tahun 1990an, penggunaan World Wide Web (WWW) atau Jaring Jagad Jembar (JJJ) sudah dimunculkan dan menjadikan sejarah perkembangan teknologi komunikasi dan informasi saat itu, perkembangan teknologi dan kemajuan informasi ini menjadikan suatu hal mutakhir karena adanya penggunaan internet lebih dapat membantu kebutuhan dan kinerja manusia pada umumnya dibandingkan secara manual atau individu. Berkembangnya teknologi informasi juga telah memacu perpustakaan menjadi sumber informasi, dokumentasi dan juga pusat penelitian. Menurut Budiarjo (1991 : 52) penggunaan komputer dalam pencarian informasi, tindakan analisis, penelitian, pengelolaan dan pengolahan menjadi lebih cepat, tepat dan akurat semenjak adanya penggunaan teknologi yang terus berkembang dengan pesatnya dan penggunaan koneksi yang memudahkan penggunanya. Kebutuhan informasi yang sangat tinggi tidak bisa selalu mendukung dan memberikan hal-hal yang lengkap dan menyeluruh kepada para pencari informasi yang selalu membutuhkan setiap perubahan dalam waktu yang realtif singkat. Perkembangan ilmu dan teknologi saat ini sangat membantu dan terlebih lagi dengan adanya kehadiran internet yang memberikan keleluasaan bagi para penggunanya tanpa batas ruang dan waktu. Ilmu dan teknologi terus berkembang, seiring dengan pesatnya perkembangan tersebut, kebutuhan akan ilmu dan informasi semakin hari semakin besar, salah satu layanan perpustakaan yang menyediakan informasi yang paling lengkap, cepat dan tepat adalah fasilitas layanan internet, namun terkadang penggunaan internet dalam perpustakaan kurang memadai dikarenakan beragam macam dimensi yang membuatnya menjadi lebih rumit dan kompleks.
94
Fasilitas internet yang mendukung digital library pada perpustakaan lebih dikhususkan kepada para penggunanya yang secara bebas dan menyeluruh, artinya para pencari dan pengguna informasi bisa mendapatkan segala informasi yang mereka butuhkan tidak hanya terbatas pada koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan tersebut, melainkan lebih perpustakaan juga memberikan kebebasan, keleluasan serta jalan untuk para pengguna jasanya agar lebih mendapatkan informasi yang lebih luas tanpa adanya batasan ruang dan waktu serta langganan jurnal yang dimiliki. Suatu kualitas pelayanan yang baik serta pemanfaatannya juga selalu ditujukan dan diberikan untuk penggunanya. Penilaian dan penelitian terhadap mutu dan kulitas layanan sebuah perpustakaan haruslah berdasarkan penggunanya sehingga dapat memberikan gambaran untuk perpustakaan tersebut agar dapat meningkatkan pelayanan mereka Pengguna Perpustakaan Pengguna atau pelanggan pada sebuah perpustakaan merupakan titik tujuan dari semua sistem informasi yang diberikan, karena tujuan dasar dari sistem informasi adalah untuk mempermudah penyampaian informasi antara dua pihak atau lebih tanpa memandang waktu, keadaan, kapasitas maupun jarak, dan dengan tujuan akhir untuk memudahkan para pengguna perpustakaan. Istilah pengguna (users) adalah orang yang benar-benar menggunakan produk atau layanan, pelanggan yang menggunakan produk maupun layanan dalam pengertian perpustakaan dan informasi adalah pengguna, yaitu orang yang mencari informasi untuk dimanfaatkan atau mencari solusi dari proses memahami dunianya, mencari tahu atau memecahkan masalah, sehingga dapat mencarahkan dan juga memberi bantuan atas apa yang mereka cari dan inginkan dengan tujun untuk dapat menghasilkan. Hal ini menjadikan suatu informasi dan layanan dirancang dengan tujuan untuk menawarkan dan memberi manfaat semaksimal mungkin kepada pengguna yang membutuhkannya dengan kesiapan dan ketepatan akses yang dimiliki, ketersedian bahan informasi untuk dibaca atau dipinjam, kesesuaian informasi yang dicari dan layanan petugas perpustakaan yang ramah (Rowley, 1997 : 64-66). Bagi suatu perpustakaan yang masih tradisional, pengguna adalah orang yang membaca maupun meminjam koleksi dari perpustakaannya, sistem yang digunakan masih manual dan hanya mengandalkan tenaga manusia sedangkan dalam sistem
95
informasi perpustakaan yang memiliki pangkalan data terbacakan mesin dan sudah terautomasi serta terintegrasi, penggunanya adalah orang yang menelusur pangkalan data tersebut. Peranan pengguna dalam sistem informasi muncul dalam berbagai macam bentuk, misalnya pengguna memberikan sumbang saran dalam pemilihan dan pengadaan koleksi yang akan diadakan, pengguna dapat membantu akses ke literatur nonkonvensional karena biasanya pengguna lebih tahu tentang sumber tersebut dari pada staf unit informasi, pengguna juga dapat menyatakan informasi apa yang diinginkannya serta bagaimana bentuk yang diperlukannya, selain itu juga pengguna merupakan unsur penting dalam rancang bangun, evaluasi, penyempurnaan, adaptasi, stimulasi dan persiapan sistem informasi (Sulistyo-Basuki, 1992 : 200), artinya dapat disimpulkan bahwa pengguna merupakan fokus utama dari semua sistem informasi yang ada hingga saat sekarang ini. Kualitas Pelayanan Hal yang terpenting dalam pelayanan jasa yang akan terlihat dan dirasakan oleh pengguna jasa adalah kualitas pelayanan yang terbaik, jika sebuah lembaga memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggannya, niscaya mereka akan merasa nyaman dan tidak akan segan untuk kembali lagi, kualitas pelayanan dalam sebuah lembaga merupakan suatu ciri khas dalam menarik para pengunjungya untuk dapat memasuki dan menggunakan jasa lembaga tersebut. Pada perpustakaan, sebagai pusat sumber daya informasi, kualitas pelayanan yang terbaik akan menimbulkan kesan yang mendalam kepada para pengguna jasa informasinya, oleh karena itu, jika seorang pengguna perpustakaan merasa nyaman dan senang terhadap pelayanan yang diberikan, akan menimbulkan sebuah impresi yang bagus mengenai perpustakaan tersebut, sebaliknya jika pelayanan yang diberikan kurang baik dan tidak maksimal, kemungkinan besar pengguna perpustakaan akan sedikit yang mengunjungi perpustakaan tersebut. Budiarjo (1998) mengatakan kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia, proses dan lingkungan yang memenuhi harapan. Sedangkan pelayanan adalah aktivitas pada keterkaitan antara pemasok dan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, jadi adanya keserasian yang timbul
96
dan dimunculkan pada kualitas pelayanan dalam sebuah perpustakaan akan memberikan harapan yang diinginkan oleh para pengguna jasanya. Mangunwijaya (1998) mendefinisikan kualitas pelayanan sebagai seberapa jauh perbedaan antara kenyataan dengan harapan para pelanggan atas layanan yang mereka terima. Cabrera Paz (2007) mengemukakan bahwa kualitas pelayanan merupakan ukuran penilaian menyeluruh atas tingkat suatu pelayanan yang baik, hal ini dapat diperjelas lagi bahwa kualitas pelayanan merupakan hasil persepsi dari perbandingan antara harapan pelanggan dengan kinerja aktual pelayanan. Dengan kata lain ada dua faktor utama yang mempengaruhi kualitas pelayanan atau jasa yaitu harapan pelanggan (expected service) dan penilaian/persepsi pelanggan (perceived service). Apabila jasa yang diterima atau yang dirasakan sesuai dengan yang diharapkan pelanggan maka kualitas jasa atau pelayanan dipersepsikan baik dan memuaskan. Jika pelayanan atau jasa yang diterima melampaui harapan pelanggan, maka kualitas pelayanan atau jasa dipersepsikan sebagai kualitas yang ideal atau yang seharusnya. Dan jika kualitas yang diterima lebih rendah dari yang diharapkan, maka kualitas pelayanan atau jasa akan dipersepsikan buruk atau tidak memuaskan. Dengan demikian baik tidaknya kualitas pelayanan tergantung pada kemampuan penyediaan pelayanan atau jasa dalam memenuhi harapan penggunanya secara konsisten. Budiarjo (1998) mengemukakan empat unsur pokok pelayanan agar pelanggan merasa puas dari segi sikap atau cara karyawan melayani pelanggan yaitu : kecepatan, ketepatan, keramahan dan kenyamanan. Keempat unsur tersebut merupakan satu kesatuan pelayanan yang terintegrasi, maksudnya adalah pelayanan akan menjadi tidak sempurna bila ada salah satu dari unsur tersebut yang terabaikan. Untuk mencapai hasil pelayanan yang maksimal setiap karyawan harus memiliki keterampilan tersebut, di antaranya berpenampilan yang baik, bersikap yang ramah, memperlihatkan gairah kerja dan selalu siap melayani, tenang dalam bekerja, tidak tinggi hati karena merasa dibutuhkan, menguasai pekerjaan dengan baik maupun kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, terampil dan cekatan serta mampu memahani bahasa isyarat dan mampu menangani keluhan pelanggan secara baik.
Perpustakaan Digital Perpustakaan digital, atau dikenal dalam bahasa Inggris dengan digital library, virtual library atau electronic library merupakan salah satu perpustakaan yang sebagian besar koleksinya dalam bentuk format digital. Pada umumnya, jika melihat 97
secara fisik ada perbedaan yang signifikan antara perpustakaan digital dan perpustakaan konvensional, berdasarkan sejarah pertama kali istilah ini dipopulerkan pada tahun 1994 melalui kegiatan proyek NSF/ARPA/NASA, namun jauh sebelum proyek ini berlangsung
Sebuah ide dari ahli teknik elektro, penemu dan juga
ilmuwan bernamaVannevar Bush (1890-1974) pada penelitiannya di tahun 1930 mengenalkan mesin Raytheon yang berkembang dan berdampak pada puluhan tahun berikutnya, mesin ini seiring berjalan dengan waktu berpengaruh dan dapat menjadikan seseorang untuk mencari informasi yang dia butuhkan hanya dengan mengetikkan jarinya dan dengan beberapa detik dia mendapatkan banyak sekali informasi yang diinginkan. Ide Bush ini yang mengakibatkan kemunculan dunia maya yang sudah sangat familiar kita gunakan dalam kehidupan sehari-hari bahkan mengakibatkan ketergantungan, kemunculan ide Bush menghasilkan sebuah konektivitas yang menggeser pergantian dari sesuatu yang tercetak menjadi terpasang.Perpaduan antara keterpasangan ini dalam sebuah perpustakaan menjadi sebuah kesatuan yang menghasilkan dan dapat bermanfaat bagi seluruh pengguna. Sesuai dengan Undang-undang no 43, pasal 1 tahun 2007, bahwa Perpustakaanadalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional, ada banyak sekali jenis perpustakaan, salah satunya perpustakaan digital. Kehadiran perpustakaan digital menjadi salah satu solusi untuk meningkatkan minat baca dan memudahkan pencarian informasi berdasarkan kebutuhan seseorang, saat ini sudah banyak sekali kehadiran perpustakaan digital, salah satunya yang dimiliki oleh Universitas Terbuka yang dapat diakses di http://www.pustaka.ut.ac.id, perpustakaan digital yang dimilik oleh Universitas Terbuka lebih difokuskan dengan koleksi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi oleh mahasiswa di Universitas Terbuka, khususnya mengenai bahan ajar dan juga penelitian.
Perpustakaan Digital vs Konvensional Ketika tahun 2005, sewaktu saya masih kuliah, saat itu saya sangat kesulitan mencari dasar referensi yang saya butuhkan dalam penyelesaian tugas kuliah hingga menulis tugas akhir, pada beberapa tempat perpustakaan yang saya datangi, hampir semua koleksi yang dimiliki tidak terlalu lengkap dan bahkan tidak relevan dengan apa yang saya butuhkan, namun dengan adanya koneksi internet, perubahan pencarian informasi tidak hanya dihadapkan pada koleksi perpustakaan secara konvensional, hal 98
ini bisa juga merujuk pada sumber secara digital. Pertanyaannya apakah kehadiran perpustakaan digital dapat menggeser bahkan mengganti eksistensi perpustakaan konvensional?, Kebiasaan dan budaya masyarakat yang ada di Indonesia masih membutuhkan segala sesuatu dalam bentuk tercetak, hal ini karena buku yang pada dasarnya dapat digunakan dan dibawa kemana saja menjadi salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan, meskipun semua sudah serba online, kehadiran bentuk tercetak masih saja tetap tidak tergantikan. Media dan juga surat kabar sudah banyak sekali tersedia dalam bentuk online, namun bentuk cetak tetap tidak ditinggalkan oleh pembacanya. Pada intinya, perpustakaan digital tetap tidak akan menggantikan perpustakaan konvensional, selain kebiasaan dan budaya membaca buku secara fisik dan tercetak yang masih saja mudah dan dapat digunakan dimana-mana, fasilitas ketersediaan internet khususnya di daerah masih sangat rendah, adanya kesenjangan akses baik di kota dan daerah menjadikan sulitnya informasi yang sudah dikembangkan dapat dimanfaatkan hingga ke pelosok daerah. Mark Stover, seorang pustakawan profesional memaparkan bahwa dalam format file digital, koleksi yang dimiliki dalam sebuah perpustakaan dapat lebih ditata dan diklassifikasikan dengan jenis dan subyek yang lebih luas. Proses pelaksanaannya pun dapat bertahap dan juga secara sejenis yang dapat memudahkan untuk dapat diakses oleh penggunanya. Stover juga menggarisbawahi bahwa banyaknya file yang juga tidak dapat dimiliki secara digital dikarenakan penulis buku atau karya tersebut memiliki hak cipta dan tidak memberikan izin untuk dapat diseminasikan data tersebut secara luas, sehingga perpustakaan digital harus hati-hati dalam mempublikasikan sebuah buku atau karya agar tidak dapat melanggar ketentuan hak cipta sesuai dengan undang-undang yang berlaku.
Mengapa Perpustakaan digital ? Jika melihat perbedaan antara perpustakaan konvensional yang hanya ternatas pada ruang, gedung maupun jarak, perpustakaan memiliki beberapa kelebihan, diantaranya :
Perpustakaan digital tidak memiliki batas baik fisik maupun waktu. Pengguna perpustakaan digital tidak harus mendatangi perpustakaan yang ingin dia kunjungi, dia hanya cukup mengakses dengan koneksi internet sehingga
99
informasi yang dia butuhkan dapat diakses dimana pun, kapan pun dan juga dengan menghemat waktu, tenaga serta biaya.
Akses yang selalu tersedia selama 24 jam. Kelebihan perpustakaan digital adalah waktu, karena ketersediaan akses yang dimiliki pada perpustakaan digital tidak dibatasi waktu buka atau pun operasional.
Akses dengan banyak cara. Pada umumnya sumber yang dapat diakses tidak hanya berasal dari satu sumber saja, materi yang tersedia bisa juga berasal dari satu atau lebih perpustakaan digital, akses ini ada yang didapatkan secara bebas maupun berbayar.
Temu balikinformasi .Pengguna perpustakaan digital dapat menggunakan banyak cara, istilah dan juga jenis dalam menelusur koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan digital. Penggunaannya bisa berdasarkan judul, kata, subjek, jenis penerbit, tahun terbitan dan banyak cara lainnya. Hal ini memudahkan dan memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mengakses sumber informasi yang dia butuhkan.
Preservasi dan konservasi. Seiring berjalan waktu, banyak koleksi perpustakaan yang termakan usia baik fisik maupun jenisnya, penerapan dengan jenis format digital yang mengalihbentuk menjadi digital memudahkan dan menyelamatkan jenis buku maupun karya sehingga dapat disimpan dengan jangka waktu yang sangat lama.
Perpustakaan digital juga memiliki ruangan yang tidak memakan banyak tempat, pada dasarnya kekuatannya pada server yang dimiliki, fasilitas akses yang mudah serta waktu tunggu ketika pengguna mengakses perpustakaan digital tersebut, namun pada kenyataannya ada juga pada beberapa kasus perpustakaan digital memakan banyak tempat untuk fasilitas komputer, alat pemindai, serta server yang harus aman dari berbagai masalah seperti bencana alam maupun kerusakan-kerusakan lainnya.
Pelayanan Koleksi Digital di Perpustakaan Universitas Terbuka Saat ini Universitas Terbuka merupakan salah satu dari beberapa perguruan tinggi yang sudah menerapkan penggunaan perpustakaan digital, sebagai perguruan tinggi yang bersifat terbuka dan jarak jauh, perpustakaan digital hadir dalam membantu penyebaran informasi dan pengetahuan ke seluruh pelosok di Indonesia dan juga yang berada di luar negeri. Beberapa koleksi digital yang dimiliki 100
perpustakaan digital universitas terbuka seperti Tesis (TAPM), Disertasi, Penelitian, e-Book, e-Journal, Prosiding seminar, arsip digital dan masih banyak lagi.
Gambar 1. Halaman utama perpustakaan digital Universitas Terbuka Penggunaan perpustakaan digital sangat membantu proses pembelajaran khususnya dalam sistem pembelajaran jarak jauh, materi-materi yang digunakan dalam pembelajaran terangkum dan terpasang pada perpustakaan digital. Pergeseran bentuk fisik baik gedung dan ruang menjadi akses yang luas menjadikan perpustakaan digital salah satu sumber yang dapat digunakan oleh mahasiswa khususnya dalam membantu kegiatan belajar-mengajar. Selain memiliki koleksi digital, perpustakaan digital Universitas Terbuka memiliki tautan yang menghubungkan pembacanya ke ruang baca virtual (disingkat Rbv), Rbv merupakan bahan ajar yang digunakan di Universitas Terbuka, katalog, Opencourseware, internet TV-UT, Publikasi UT, referensi, portal guru pintar dan juga situs ut di www.ut.ac.id yang memiliki banyak informasi mengenai Universitas Terbuka dan juga agenda , berita serta kegiatan yang dapat dibaca baik untuk mahasiswa dan dosen juga masyarakat luas.
101
Gambar 2. Publikasi yang dimiliki Universitas Terbuka Perpustakaan digital yang dimiliki oleh Universitas Terbuka ini memiliki akses yang mudah dan hampir seluruh pengunjungnya adalah mahasiswa dan juga dosen di Universitas Terbuka, mereka dapat membaca buku materi pokok maupun penelitian yang sudah tersedia di perpustakaan, mereka juga bisa mengakses seluruh koleksi perpustakaan ini dari berbagai macam parangkat yang mereka miliki sendiri baik di Indonesia maupun di luar negeri secara gratis. Perpustakaan digital Universitas Terbuka saat ini sudah melanggan e-book yang tesedia dan juga akses ke institusi lain ke lebih dari 100.000 judul buku. Harapannya adalah koleksi ini dapat dimanfaatkan dengan efektif dan efisien oleh mahasiswa sehingga perputaran informasi dan pengetahuan semakin cepat dan bermanfaat.
Kesimpulan Eksistensi perpustakaan digital sangat menunjang efesiensitas dan efektifitas pencarian sumber-sumber informasi tanpa harus menghabiskan biaya, tenaga dan juga waktu, meskipun saat ini dalam fasilitas yang masih terbatas, kehadiran perpustakaan digital turut membantu diseminasi informasi baik di kota maupun di daerah. Perkembangan teknologi saat ini turut membantu perkembangan perpustakaan, pergeseran kebutuhan baik dari tercetak menjadi terpasang memudahkan dan memanjakan penggunanya agar dapat secara maksimal memanfaatkan fasilitas yang tersedia. Universitas Terbuka memiliki perpustakaan digital, melalui konsep dan sistem terbuka dan jarak jauh menjadikan Universitas Terbuka sebagai salah satu alasan agar mahasiswa dapat menggunakan akses dan fasilitas yang sudah tersedia, meskipun saat ini masih terbatas, budaya dan kebiasaan yang masih membutuhkan bahan tercetak, 102
perkembangan perpustakaan digital untuk 5 hingga 10 tahun ke depan akan menjadi sesuatu hal yang dapat memudahkan dan membantu terciptanya masyarakat yang berpengetahuan tinggi.
Referensi Sulistyo-Basuki. Metode Penelitian. Wedatama Widya Sastra, 2006. Budiarjo, Bagio. Komputer dan Masyarakat. Elex Media Komputindo, 1998. Jaz, Cabrera Paz. The Internet, Culture and Education. http://www.idrc.ca/fr/ev84512-201-1-DO_TOPIC.html. [Akses 20 Oktober 2007, pukul 20. 18 WIB]. Martin, William J. The Global Information Socity. Aslib Gower 1995. Molyneux, Robert E. The Internet under The Hood. Westport, Connecticut 2003. Mangunwijaya, M. B. Teknologi dan Dampak Kebudayaannya. Vol.1 dan 2 , Yayasan Obor Indonesia, 1998. Pendit, Putu Laxman. Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi. CV Kumandang, Jakarta. 2003. Shuman, Bruce A. Issues for Libraries and Information Science in The Internet Age. Englewood, Colorado 2001. Silva, Uca. The Social Impact of Information and Communication Technologies at the Local Level. http://www.idrc.ca/fr/ev-84517-201-1-DO_TOPIC.html. [Akses 20 Oktober 2007, pukul 20.13 WIB].
103
