&
FINANCE
CONTROL
Governance, risk en compliance
Inte r nationale anticor r uptie wetge v ing
IMPACT OP (AANPAK VAN) ORGANISATIES Het World Economic Forum schat de financiële schade door fraude en corruptie wereldwijd op 2600 miljard US dollar per jaar. Het is niet verwonderlijk dat landen daarom steeds striktere wetgeving invoeren om fraude en corruptie tegen te gaan. Ook Nederlandse organisaties die internationaal opereren kunnen onder deze wetgeving, zoals de UK Bribery Act 2010 en de US Foreign Corrupt Practices Act, vallen. De auteur licht de strenger wordende internationale wetgeving toe aan de hand van een onderzoek onder Nederlandse ondernemers en beschrijft een stappenplan hoe organisaties hiermee kunnen omgaan. DOOR MARTIJN HIN
C
ver-van-mijn-bedshow
Engelse wetgeving meest recent In de toelichtingen bij de UK Bribery Act 2010 en US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) wordt melding gemaakt van de beginselen waaraan organisaties zich moeten houden. In dit artikel komt de toelichting van de Britse overheid om de UK Bribery Act 2010 te verduidelijken aan de orde, omdat dit de meest recente toelichting is en deze ook de beginselen van de FCPA dekt. Een zestal beginselen wordt besproken, de zogenoemde adequate procedures, die een organisatie kan verwerken in haar bedrijfsprocessen om (in het geval van corruptie of omkoping) aan te tonen dat ze voldoende inspanningen heeft verricht om omkoping te voorkomen. Deze beginselen zijn niet normatief en in de praktijk kunnen ze op verschillende manieren in een juiste en passende toepassing uitgewerkt worden, afhankelijk van bijvoorbeeld de grootte van de organisatie.
organisaties zien de eerste vorm van omkoping (de zogenoemde facilitation payment) als onschuldig, hoewel deze wel degelijk strafbaar is onder de UK Bribery Act. Het is zaak dat organisaties zich snel bewust worden van de risico’s die ze lopen op het gebied van corruptie, want zodra ze onder het vergrootglas van de strenger wordende toezicht- of opsporingsinstanties komen te liggen, is het leed eigenlijk al geschied. Dan dreigen omvangrijke sancties die tot 10 procent van de bedrijfsomzet kunnen oplopen, naast de bijbehorende imagoschade die enorm kan zijn.
Wetgeving kent geen grenzen Zoals gezegd, is de buitenlandse anticorruptiewetgeving strenger geworden. Vooral de UK Bribery Act 2010 en de FCPA hebben meer slagkracht gekregen door hun grotere reikwijdte. De maximale straf is een gevangenisstraf van 10 jaar, een boete waarvan de hoogte onbeperkt is, het in beslag nemen van goederen en de diskwalificatie van een bestuur. In de UK Bribery Act 2010 staat bijvoorbeeld expliciet dat organisaties die er niet in slagen om de aan hen gelieerde personen te weerhouden van omkoping, hiervoor strafbaar kunnen worden gesteld. En – ter illustratie – alleen al het zakendoen met Engelse afnemers kan ervoor zorgen
orruptie is niets nieuws. Wel staat het vandaag de dag nationaal en internationaal volop in de schijnwerpers. Recente ontwikkelingen tonen aan dat elke organisatie, zowel in de profit- als in de non-profitsector ermee te maken kan krijgen en dat corruptie voor niemand een ver-van-mijn-bedshow is. Een voorbeeld. In theorie wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten omkoping van een buitenlandse ambtenaar: omkoping om een voorkeursbehandeling te verkrijgen, waarbij de ambtenaar binnen de regels opereert of omkoping om diensten te verkrijgen die de ambtenaar niet mag leveren. Veel
Corruptie is voor niemand een
28
|
OKTOBER 2014
&
FINANCE
dat de eisen in de UK Bribery Act ook voor Nederlandse organisaties gelden. Zo valt een bedrijf met activiteiten of belangen in de UK of de Verenigde Staten onder de wetgeving van die landen, maar dit is ook het geval als er in Amerikaanse dollars of Britse ponden wordt gehandeld, een bestuurder de Britse nationaliteit heeft of een dochteronderneming of joint venture in een van deze landen actief is. Daarbij is de geografische locatie waar de eventuele steekpenningen zijn betaald of omkoping heeft plaatsgevonden voor de wet- en regelgeving niet van belang. Ook het geven van steekpenningen in Afrika of Azië kan zodoende strafbaar zijn. Een natuurlijk persoon die directe verantwoordelijkheid heeft voor de strafbaar gestelde activiteiten loopt het risico om strafrechtelijk vervolgd te worden door de autoriteiten van de UK of VS. De werking van de UK Bribery Act 2010 en FCPA reikt dus verder dan de eigen landsgrenzen. Onderzoek In opdracht van BDO onderzocht TNS/Nipo de mate waarin Nederlandse ondernemers bekend zijn met deze internationale anti-bribery- en corruptiewet- en regelgeving. Hierna zet ik enkele belangrijke resultaten uit het onderzoek voor u op een rij. Waar ligt de verantwoordelijkheid voor het thema corruptie binnen uw organisatie? (Meerdere antwoorden mogelijk) De verantwoordelijkheid voor corruptie(preventie) hoort volgens de buitenlandse anticorruptiewet- en regelgeving niet alleen op directieniveau te liggen, maar ook in de business zelf en bij stafafdelingen als Compliance en Juridische zaken. Van de respondenten antwoordde 84 procent ‘de directie’, 27 procent zei ‘de afdeling compliance’ en nog eens 27 procent ‘in de business’.
Directieniveau
CONTROL
Aan welke regelgeving dient uw organisatie te voldoen op het gebied van corruptie? (Meerdere antwoorden mogelijk) Bijna een derde van de bedrijven geeft aan dat zij niet weten
Alleen al het zakendoen met Engelse afnemers kan ervoor zorgen dat de eisen in de UK Bribery Act ook voor Nederlandse organisaties gelden aan welke wetgeving zij zich moeten houden (29%). Dit is een zorgelijk signaal, omdat deze bedrijven potentieel een groot risico lopen als ze niet voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Een op de vijf bedrijven geeft aan niet te hoeven voldoen aan bepaalde wetgeving (19%). Heeft u beheersmaatregelen ingericht om corruptie tegen te gaan? (Meerdere antwoorden mogelijk) De aanwezigheid van adequate anticorruptieprocedures kunnen de eventuele strafmaat bij de constatering van corruptie verlagen. Uit nadere analyse blijkt dat vier op de tien bedrijven op de hoogte is van de preventieve maatregelen die volgens de Bribery Act op orde moeten zijn (41%). Heeft u een risicoassessment gedaan op het gebied van corruptie? Vier op de tien bedrijven heeft een risicoassessment voor cor-
84
27
Bribery Act 2010 (UK)
Complianceafdeling
27
The Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) 1977 (USA)
In de business
27
Andere wetgeving
31
Onbekend
29
Juridische afdeling
17
Anders
15 0
20
24
Geen wetgeving
40
60
80
19 0
100
20
40
60
80
100
Figuur 1
Figuur 2
Afdelingen waar volgens respondenten de verantwoordelijkheid
Antwoorden op de vraag aan welke wetgeving onderzochte bedrij-
voor de preventie van corruptie ligt
ven zich moeten houden
OKTOBER 2014
|
29
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L
&
FINANCE
CONTROL
Betrokkenheid van top-level management
60
Risk assessment
53
Communicatie en training
52
Monitoring en evaluatie
52
Due diligence
44 24
Maatregelen van de Bribary Act doorgevoerd
32
Anders, namelijk 11
Geen van deze 10
0
30
20
40
50
60
70
Figuur 3 In de organisatie bestaande beheersmaatregelen tegen corruptie
ruptie uitgevoerd (41%). Bedrijven die een risicoassessment hebben uitgevoerd laten een heel divers beeld zien in wat ze precies hebben gedaan: ~ ‘activiteiten beoordeeld en gekeken waar de mogelijke problemen liggen bij mensen’; ~ ‘interviews gehouden met alle mensen die ermee te maken zouden kunnen hebben’. Ja
41 53
Nee Weet niet
5 0
20
40
60
Figuur 4 Percentage bedrijven dat al dan niet een risicoassessment heeft uitgevoerd
Iets meer dan de helft van de onderzochte bedrijven heeft echter geen risicoassessment uitgevoerd op het gebied van corruptie (53%). Deze bedrijven geven vooral aan dat dat komt omdat het risico op corruptie heel klein is en omdat er vooralsnog geen reden toe is geweest. Een greep uit de reacties: ~ ‘Wij zijn een kleine onderneming en hebben vrij goed in de peiling wat er gebeurt.‘ ~ ‘Het is bij ons niet van toepassing.’ ~ ‘We hebben nog niet met echte corruptie te maken gehad.’ ~ ‘We zijn nog niet zover.’ ~ ‘Wij denken te weten waar de risico’s liggen en daar handelen we naar.’ Is binnen de organisatie een plan van aanpak aanwezig in geval van corruptie? Is binnen de organisatie een plan van aanpak aanwezig in geval een inval van (buitenlandse) autoriteiten op verdenking van corruptie plaatsvindt?
35
47 53 65 Ja
Ja
Nee
Nee
Figuur 5 Bedrijven die een plan van aanpak voor corruptie hebben (links). Bedrijven die een plan van aanpak hebben mocht er een inval door autoriteiten plaatsvinden (rechts)
30
|
OKTOBER 2014
&
FINANCE
CONTROL
33
Ja
24 Nee, nog niet meegemaakt
52
Nee, het heeft ons er niet van weerhouden
76
15 0
Ja
Nee
Figuur 6
10
20
30
40
50
60
Figuur 7 Bedrijven die al dan niet zaken willen doen in landen waar corruptie voorkomt
Interesse van raden van commissarissen in risicobeheersing van corruptie
Deze resultaten schetsen het beeld dat een groot deel van de organisaties (53% en 65%) een response-plan kan implementeren of verbeteren.
Corruptie binnen de regels
8
Corruptie tegen de regels
8
Niet mee te maken gehad
De werking van de UK Bribery Act
64 23
Weet niet
2010 en FCPA reikt dus verder dan de
0
10 20 30 40 50 60 70
Figuur 8
eigen landsgrenzen
Vormen van corruptie waarmee bedrijven buiten Nederland te maken hebben gehad
Krijgt u wel eens vragen van de raad van commissarissen over de (beheersing van) corruptie? Tevens is het onderwerp corruptie onderbelicht bij de raad van commissarissen van 76 procent van de onderzochte organisaties. Heeft corruptie in het land waar uw organisatie zaken wilde doen u er ooit van weerhouden die zaken te doen of weerhouden (additionele) investeringen te doen? Griekenland, Rusland, China, Angola, Kenia, Polen zijn een paar landen die worden genoemd, waar een bedrijf zich er ooit van
Opzet onderzoek Het beschreven onderzoek is uitgevoerd door middel van telefonisch veldwerk. Het veldwerk is uitgevoerd in het najaar van 2013, onder Nederlandse bedrijven die banden hebben met het buitenland (import, export of een vestiging in het buitenland) en minstens vijftig
weerhouden heeft om zaken of investeringen te doen. Sommige bedrijven willen echter niet aangeven om welke landen het gaat. Adequate procedures om corruptie te voorkomen Het hebben van procedures vermindert eventuele strafmaat In de UK Bribery Act 2010 is expliciet opgenomen dat organisaties die er niet in slagen om de aan hen gelieerde personen te weerhouden van omkoping, hiervoor strafbaar kunnen worden gesteld. Kan een organisatie echter aantonen dat ze ondanks dat er een geval van omkoping heeft plaatsgevonden voldoende procedures in haar bedrijfsprocessen heeft opgenomen om dergelijke situaties te voorkomen, dan kan dit effectief aangevoerd worden ter verdediging. In de FCPA is een dergelijke bepaling niet expliciet opgenomen, maar wordt er impliciet melding gemaakt van de effectiviteit van complianceprogramma’s bij het bepalen van de hoogte van de strafmaat.
‘klasse werkzame personen’ (KWP’s). Iedereen die 15 uur per week of langer in het bedrijf werkt, telt als één persoon). In totaal zijn 75 personen benaderd, die (mede) verantwoordelijk zijn voor beleid op het gebied van risicomanagement of compliance.
OKTOBER 2014
Waar ligt de verantwoordelijkheid voor anticorruptieprocedures? De verantwoordelijkheid voor het implementeren van de ‘adequate procedures’ ligt bij het bestuur van een organisatie, maar het kan deze delegeren naar medewerkers of een afdeling die
|
31
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L
&
FINANCE
CONTROL
Beginsel
Welke stappen vallen onder dit beginsel?
Proportionele procedures
Inventariseren van bestaande procedures ter preventie van corruptie. In kaart brengen welke procedures ontbreken of aangescherpt moeten worden, rekening houdend met de specifieke corruptierisico’s die uw organisatie loopt. Integreren van de procedures ter preventie van corruptie in bestaande procedures. De richtlijn geeft aan dat procedures helder, praktisch, toegankelijk en effectief geïmplementeerd moeten zijn en gehandhaafd moeten worden. Elementen die opgenomen kunnen worden in de beschrijving van deze procedures zijn de betrokkenheid bij preventie van corruptie, de algemene aanpak van het mitigeren van corruptierisico’s en de strategische visie op hoe het preventiebeleid in de organisatie geïmplementeerd kan worden.
Betrokkenheid van het management
In kaart brengen van organisatiecultuur en de wijze waarop zogenoemde soft controls daarop van invloed zijn. Het management van de organisatie is betrokken bij het anticorruptiebeleid. Van belang is dat onder leiding van het management een cultuur wordt gecreëerd waarin corruptie niet wordt getolereerd. Actief uitdragen van anticorruptiehouding en juist voorbeeldgedrag van het management.
Risicoassessment
Uitvoeren risicoanalyse om inzicht te krijgen in de risico’s die uw organisatie loopt op het gebied van corruptie door inventarisatie van de aard en omvang van potentiële corruptierisico’s door risico-identificatie en -prioritering. Dit betreft risico’s op verschillende niveaus, zowel intern als extern (land, sector, transactie, project en samenwerking met derden). In kaart brengen van bestaande maatregelen voor en effecten van deze risico’s en waar nodig het creëren van aanvullende maatregelen. Periodiek, onderlegd en vastgelegd beoordelen van deze corruptierisico’s.
Due diligence
Inrichten van procedures voor de omgang met derde partijen en het aannemen van een kritische houding bij het aangaan van relaties met derden. Onderdeel van het onderzoek (due diligence) naar de derde partijen dient het risico op corruptie te zijn.
Communicatie (training)
Implementeren van communicatie en training van de anticorruptieprocedures in het algehele preventiebeleid. Het beginsel geeft aan dat training de bewustwording van medewerkers over corruptie vergroot. Selecteren en inzetten van eventuele andere toepasselijke communicatiematerialen en -middelen binnen uw organisatie. Toegankelijk maken van informatie over corruptie om mogelijk preventieve procedures te monitoren, evalueren en aanpassen.
Monitoring en review
Opzetten van een monitoring- en reviewcyclus om periodiek de ingestelde procedures te monitoren en te beoordelen. Actualiseren of verbeteren van de ingestelde procedures (indien nodig).
zich inhoudelijk met het thema bezighoudt. Het is hierbij van belang dat de implementatie van de adequate procedures geen eenmalige exercitie is, maar een continu proces van monitoren, beoordelen en desgewenst aanpassen van de procedures. Stappenplan Hoe integreert u nu de adequate procedures in de bestaande bedrijfsprocessen? Het bovenstaande stappenplan, niet gespecificeerd op de kenmerken van een specifieke organisatie (zoals op bedrijfsomvang en branche), kan u op weg helpen. Het is gebaseerd op de toelichting van vooral de UK Bribery Act.
32
|
Door op basis van dit stramien een op uw eigen organisatie toegespitst plan van aanpak te ontwikkelen en uit te voeren, maakt u een begin met het volledig integreren van anticorruptiemaatregelen in bestaande bedrijfsprocessen. Voorkomen is altijd beter dan genezen! Martijn Hin is Partner bij BDO Forensics & Litigation Support en is in deze functie verantwoordelijk voor het uitvoeren van preventieve en repressieve forensische onderzoeken bij diverse (inter)nationale organisaties (
[email protected]/www.bdo.nl/ anticorruptie).
OKTOBER 2014
