‘Ik zal het kort houden…’ Tijdsoverschrijding bij voordrachten Wim Blokzijl – sectie Technische Communicatie, Technische Universiteit Delft In zijn in 1998 verschenen Autobiografie schrijft Marten Toonder: De volgende dag had ik mijn lezing over Jung. Daar had ik tegen opgezien en daarom had ik heel wat papieren bij me - en in de gelukkige wetenschap dat ik maar tien minuten hoefde te praten, ging ik met Tera naar Utrecht. [...] Ik besteeg het podiumpje, en toen ik mijn papieren op de lessenaar legde, merkte ik dat ze door mijn lichtzinnigheid geheel door elkander waren geraakt. Dat sloeg me even uit het veld en mijn openingszin was niet vloeiend. Maar toen viel mijn blik op Tera die stralend op de voorste rij zat en me vol verwachting aankeek. Toen kwamen de woorden vanzelf. Ik praatte en praatte [...] maar toen drong het plots tot me door dat ik bezig was tegenover een gehoor van geleerden, en ik keek jachtig even op mijn horloge. Ik was een uur en vijf minuten aan het woord geweest, in plaats van tien minuten. Toonder is niet de eerste redenaar die opmerkelijk soepel omspringt met de spreektijd die hem was toebedeeld. Tijdsoverschrijding bij het houden van een voordracht is een wijdverbreid en buitengewoon hardnekkig verschijnsel. Op wetenschappelijke congressen bijvoorbeeld, krijgen sprekers meestal twintig minuten voor hun verhaal, maar ervaren congresgangers weten dat het vrij uitzonderlijk is wanneer een lezing inderdaad binnen deze tijd wordt afgeleverd. Zo bont als Toonder maken de meeste sprekers het ook weer niet, maar een uitloop van vijf à tien minuten is heel normaal en soms moeten voorzitters krachtig ingrijpen om te voorkomen dat het dagprogramma uit de hand loopt. Tekenend is verder de uitkomst van een enquête over mondeling presenteren in de beroepspraktijk, die vorig jaar aan bijna duizend ingenieurs werd afgenomen. Eén van de vragen uit deze enquête was, welke specifieke presentatietaken zij moeilijk vonden. De respondenten bleken redelijk veel moeite te hebben met het beheersen van de zenuwen en met het vlot en duidelijk spreken, maar gemiddeld het moeilijkst vonden ze toch wel het afronden van hun voordracht binnen de beschikbare tijd. Forse tijdsoverschrijdingen zijn overigens niet voorbehouden aan ervaren sprekers; ook veel beginners blijken er aanleg voor te hebben. Vorig jaar heb ik van in totaal honderd Delftse TU-studenten die een cursus Mondeling presenteren volgden, bijgehouden hoe ze omgingen met hun spreektijd. Deze merendeels onervaren sprekers kregen een tijdsmarge opgelegd waarbinnen ze hun voordrachten moesten afleveren alle voordrachten die buiten deze marge vielen, waren dus per definitie slecht getimed. Het resultaat: ruim de helft van de sprekers overschreed de marge. Voordrachten die te kort duurden, kwamen vrijwel niet voor.
2001, Wim Blokzijl, TU Delft
1
Lange speeches scoren slecht Toonder is een charismatische spreker en waarschijnlijk gunde zijn geleerde gehoor hem zijn lange uitloop van harte. Maar meestal kunnen toehoorders tijdsoverschrijding niet waarderen. Niet alleen omdat ze misschien nog andere verplichtingen hebben, maar ook omdat ze willen weten waar ze aan toe zijn. Als er een voordracht van twintig minuten wordt aangekondigd, dan stelt het publiek zich op deze tijdsduur in, waardoor er een zekere onrust in de zaal kan sluipen als de bijeenkomst uitloopt. Akkoord, de meeste luisteraars zijn geen scherpslijpers en een paar extra minuten worden de spreker meestal wel toegestaan. Als het dan ook maar bij die paar minuten blijft, en vaak is dat niet zo. Een voorbeeld van hoe het niet moet is de spreker die de resultaten van zijn onderzoek wil presenteren, maar die zijn spreektijd vrijwel geheel opsoupeert aan bijvoorbeeld de gehanteerde methodologie. De resultaten komen pas aan bod als de spreektijd eigenlijk al om is. Ik heb dit eens meegemaakt op een congres. Eén toehoorder liep mopperend weg. De rest bleef zitten, maar in de zaal weerklonk gemor, steeds duidelijker hoorbaar naarmate de spreker verder ging met tijdrekken. Telkens weer liet deze een ‘laatste punt’ volgen door nog een ‘allerlaatste punt’, maar dat had weinig zin: het publiek was niet meer in zijn punten geïnteresseerd. Lange speeches hebben weinig nut Castro houdt het voortaan kort Waarom houden tijdsoverschrijders zich niet een beetje in? Ligt het HAVANA, 31 JULI. De Cubaanse leider Fidel misschien aan hun zelfingenomenheid Castro heeft zijn opgeluchte volk gisteren – ‘naar mij luisteren ze toch wel’ - dat beloofd nooit meer urenlange toespraken te ze zich niet weten te beperken? houden. Zaterdag was hij voor een gehoor van Natuurlijk komt dat voor, zoals bij de 200.000 Cubanen binnen een half uur klaar. Cubaanse leider Fidel Castro, wiens “Alles verandert”, zei Castro. “Lange speeches toespraken soms de lengte hadden tijdens hete en oncomfortabele massabetoginvan een werkdag. Vaak lijkt er echter gen zijn niet langer nodig.” Dat heeft te maken iets anders aan de hand te zijn. Veel met “nieuwe en efficiënte mediamethoden” die sprekers hebben het gevoel dat zij hun Castro denkt toe te passen. De afgelopen jaren deskundigheid volledig moeten werden de speeches van de nu 73-jarig leider al overdragen op een publiek dat anders korter. In zijn hoogtijdagen was de norm zes tot immers minder van de zaak zou zeven uur. Onlangs kondigde Castro in begrijpen. Met deze instelling kan er partijkrant Granma al aan: “Ik ben tot de een ‘aspectenverhaal’ ontstaan: aan conclusie gekomen, misschien wat laat, dat de orde komen onder meer het speeches kort moeten zijn.” (Reuters) historische aspect, het culturele aspect, het politieke aspect en het NRC Handelsblad, 31-7-2000 economische aspect van het onderwerp, en zo blijft geen enkel aspect onbelicht. De opnamecapaciteit van de toehoorders is echter beperkt. Wie zijn speech te lang maakt, giet water in een vol vat: alles wat hij erin schenkt, gutst er net zo hard weer 2001, Wim Blokzijl, TU Delft
2
uit. Ook in dit opzicht - los van een gehoor dat uit ergernis afhaakt – heeft het weinig zin om een publiek min of meer volledig over een onderwerp te informeren. Voordrachten zijn daar domweg niet voor bedoeld. Ze lenen zich er vooral voor om kort wat interessante, pakkende informatie over een onderwerp te geven. Schrap in stappen Wat betekent dit nu allemaal voor de praktijk? In ieder geval dat het timen van een toespraak veel aandacht verdient bij de voorbereiding. Laat u niet verrassen door een voorzitter die dringend tot afronden maant; neem liever zelf preventieve maatregelen tegen tijdsoverschrijding. In het volgende voorbeeld zal worden toegelicht hoe u uw toespraak beknopt kunt houden. Stel, u werkt bij een toeristenorganisatie en u wilt een presentatie houden op een vakantiebeurs. Die presentatie moet beursgangers verlokken om hun vakantie in Schotland door te brengen. Uiteraard weet u veel af van dit onderwerp, en u heeft een inhoudsopgave gemaakt van de deelonderwerpen die eventueel aan de orde kunnen komen: 1 overzicht van de Schotse geschiedenis 2 het Schotse landschap: • Highlands • Lowlands • Islands 3 interessante wandelroutes 4 cultuur: • steden • bezienswaardigheden • Edinburgh Festival 5 verblijfsmogelijkheden in Schotland 6 reizen in Schotland: • openbaar vervoer • faciliteiten voor wandelaars Het is duidelijk: een verhaal van een dag zou geen enkel probleem zijn. Die tijd heeft u echter niet, de organisatie gunt u slechts een half uur. Hoe brengt u nu een voordracht van een dag terug tot een voordracht van een half uur? Door informatie te schrappen natuurlijk, maar dat is niet zo makkelijk als het lijkt. De volgende tips kunnen behulpzaam zijn: hoewel niet in elke stap daadwerkelijk wordt geschrapt, dragen alle stappen bij aan een inperking van de totale lengte van de voordracht. Stap 1: formuleer een doel Bepaal, als u een voordracht moet voorbereiden, allereerst nauwkeurig wat u wilt bereiken in de tijd die u ter beschikking staat: formuleer een doel. Zo’n doel is een belangrijk houvast bij de verdere voorbereiding. Formuleer het dus zo helder en exact 2001, Wim Blokzijl, TU Delft
3
mogelijk. ‘Iets vertellen over Schotland’ is als doel van een lezing veel te vaag – het is eigenlijk helemaal geen doel, het is een onderwerp. En omdat alle informatie die ook maar zijdelings met dit land te maken heeft bij dat onderwerp past, zal het moeilijk worden om de presentatie beknopt te houden. Baken het onderwerp dus af, rekening houdend met de interesses die u bij uw gehoor verwacht. Het doel wordt dan bijvoorbeeld ‘het publiek warm maken voor de West Highland Way’, een meerdaagse wandelroute die ongeveer ligt tussen Glasgow en de hoogste berg van het Verenigd Koninkrijk, de Ben Nevis. Stap 2: schrijf een eerste versie van de voordracht Nu kan er een eerste versie van de voordracht worden geschreven. Selecteer hierbij, met het gekozen doel in het vizier, streng in de beschikbare informatie. Dit kunt u vergelijken met het snoeien van een boom: u hebt van tevoren een vorm voor ogen, en alle takken die hier niet aan bijdragen, moeten eraf. We willen het dus hebben over een wandelroute. Dat zou al de nekslag kunnen zijn voor het historisch overzicht, hoewel een klein deel daarvan misschien toch mag blijven – als de route over een voormalig slagveld zou lopen, bijvoorbeeld. Maar beperk u dan wel tot dat ene slagveld, en laat alle andere veldslagen in vrede rusten. Neem als vuistregel dat het puntje ‘historisch overzicht’ vaak kan worden overgeslagen. Het verslindt tijd, gewoonlijk zonder bij te dragen aan het doel dat u voor ogen staat. Ook de beschrijving van het Schotse landschap is een kandidaat voor de snoeischaar. Natuurlijk beschrijft u het gebied waar de route doorheen loopt, maar de rest van Schotland is voor het doel dat u wilt bereiken niet van belang. Een andere tak, de culturele, kan in zijn geheel worden afgezaagd – cultuur speelt in dit deel van Schotland geen rol van betekenis. En de weetjes over reis en verblijf zijn alleen interessant voor zover ze op deze streek van toepassing zijn. Door op deze manier informatie weg te snijden, maakt u uw onderwerp hanteerbaar. Stap 3: oefen de voordracht De lengte van de voordracht kan nu worden gemeten door hem een keer te oefenen. Dit oefenen is meer dan alleen het oplezen van de tekst. Wie thuis, zittend op de bank zijn speech voorleest, bereidt zich slecht voor op de dag dat hij - staand, de blik gericht op de zaal - geacht wordt echt te presenteren. Dit verschil kan grote gevolgen hebben voor het tempo van een spreker, en dus voor diens timing. Ook het bedienen van audiovisuele middelen kan nog verrassend veel tijd kosten. Oefen daarom zo realistisch mogelijk: compleet met dia’s, staande achter een dummy-spreekgestoelte. Beeld u, kortom, in dat u al voor publiek spreekt. Stap 4: schrap relevante informatie Als de eerste versie van de voordracht te lang is, kunt u verder snoeien. Dat betekent dat er nu informatie sneuvelt die wèl rechtstreeks bij uw doel past. Het is niet anders, na een halfuur moet u het veld ruimen voor de volgende spreker. Wat moet er nu uit? De richtlijn hiervoor blijft het doel, dat dus moet worden aangescherpt. U ziet er bijvoorbeeld vanaf om een overzicht te geven van de hele route; in plaats daarvan beperkt u 2001, Wim Blokzijl, TU Delft
4
zich tot enkele landschappelijke hoogtepunten. De reis- en verblijfweetjes wilt u handhaven. Een inhoudsopgave van de voordracht zou er nu als volgt uit kunnen zien: 1 interessante wandelgebieden: • twee bijzondere gebieden langs de West Highland Way • beklimming van de Ben Nevis 2 verblijfsmogelijkheden langs de route 3 faciliteiten voor wandelaars langs de route De inhoud is nu op maat gesnoeid voor een toespraak van 30 minuten. Stap 5: maak een noodplan Geen enkele voorbereiding garandeert een vlekkeloze uitvoering. Er kan tijdens de voordracht altijd iets gebeuren waardoor uw timing in gevaar komt - een technisch probleem bijvoorbeeld, of misschien weidde u in uw enthousiasme iets teveel uit over de geneugten van de wandelsport. Anticipeer hierop met een noodplan. Dat werkt als volgt: • Plan na ongeveer driekwart van uw spreektijd een controlemoment, waarbij u kijkt of u inderdaad op het inhoudelijke punt bent aangeland dat u op dit tijdstip verwachtte. • Als blijkt dat u te weinig bent opgeschoten, zorg dan dat er een onderdeel van uw voordracht klaarligt om te worden geschrapt. U kunt in geval van nood bijvoorbeeld een groot deel van de informatie over verblijfsmogelijkheden laten vallen, onder het motto ‘wie werkelijk geïnteresseerd is geraakt in het gebied, zoekt dat zelf wel op’. • Als blijkt dat u al verder bent met uw verhaal dan u had verwacht, zorg dan dat er extra inhoud kan worden ingevoegd. Snijd liever geen nieuw onderwerp aan: begin dus niet met de beschrijving van een ander stuk van de route, want dat kost waarschijnlijk weer teveel tijd. Voeg liever iets toe aan de eerder gegeven beschrijvingen; vertel bijvoorbeeld over een whiskydistilleerderij die langs de besproken route staat. Spaar het slot “Ik zie dat de volgende spreker al staat te dringen, dus hier zal ik het bij laten…”. Zo mag een voordracht niet eindigen. Het slot van een presentatie bepaalt voor een belangrijk deel de indruk die een presentator op het publiek achterlaat, dus waar u ook op beknibbelt: niet op de afsluiting. Reserveer tijd voor een samenvatting van de belangrijkste punten van de voordracht. Zet u vervolgens nog één keer schrap voor een gepaste finale: niet ‘dat was het wel zo’n beetje’, maar bijvoorbeeld een rechtstreekse uitnodiging aan de zaal voor een tocht door het land van regen en mist. Speeches moeten niet alleen kort zijn, maar ook krachtig.
2001, Wim Blokzijl, TU Delft
5
