Kan dit? Integer werken bij VWS
Een publicatie over regels en ruimte (2015)
Kan dit? Je neemt deel aan een (niet-commercieel) congres over de gezondheidszorg. Tijdens de paneldiscussie krijg je de vraag of je het standpunt van de minister over de taak van de toezichthouder wilt verduidelijken. Je weet dat je de volgende dag met jouw directeur de minister over dit onderwerp gaat bijpraten en dat daarbij de koers nader wordt bepaald. Hoe antwoord je? »
“Ik zweer/beloof dat ik zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar zal zijn en dat ik niets zal doen dat het aanzien van het ambt zal schaden.” Uit: Besluit Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 23 april 1998 (Stb. 1998 nr. 92).
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 2 / 24
Inhoud Over integriteit
3
1 Onpartijdig
4
1.1 Geschenken en andere verleidingen 4 1.2 Weg door de voordeur, terug door de achterdeur 5 1.3 Inkoop van goederen of diensten 6 1.4 Nevenwerkzaamheden 7 1.5 Bestuurskosten 9
3 Zorgvuldig
13
3.1 Privégebruik bedrijfsmiddelen 3.2 Privégebruik internet en e-mail 3.3 Werktijden 3.4 Declaraties
13 14 15 16
4 Respectvol
17
4.1 Ongewenste omgangsvormen
17
18
2 Betrouwbaar
10
Online communicatie
2.1 Geheimhouding en vrijheid van meningsuiting 2.2 Wetenschappelijke integriteit 2.3 Externe communicatie
10 11 12
Procedures19 A Constateer of vermoed je een integriteitsschending? B De meldprocedure integriteitsschending VWS C De klachtprocedure
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
19 22 23
Procedures
Kan dit? | 3 / 24
Over integriteit Integriteit vraagt voortdurend aandacht. Ze is belangrijk omdat ze een kwaliteitseis is van ons werk, voor de publieke sector. Zonder het publieke vertrouwen kan de overheid niet goed functioneren. Deze brochure helpt je de vragen over integriteit en gedrag te herkennen. Ook vind je de informatie die er over dit onderwerp is, overzichtelijk gerangschikt. Ik vertrouw erop dat deze brochure je helpt steeds weer een afgewogen keuze te maken.
Kernwaarden van integriteit bij VWS Er zijn vier kernwaarden of beginselen die richting geven aan onze werkwijze als integer ambtenaar. Wij zijn: 1. Onpartijdig 3. Zorgvuldig 2. Betrouwbaar 4. Respectvol
Hoe gaan we om met integriteit? Iedere ambtenaar legt de eed of belofte af. De basis is: je werkt professioneel en je bent integer. Rechten en plichten van ambtenaren zijn in allerlei regelgeving vastgelegd en iedere ambtenaar hoort zich naar die regels te gedragen. Dat wederzijdse vertrouwen moet er zijn. En dat is er ook. Bij VWS staat een open en transparante werkomgeving voorop. Een open werkomgeving betekent dat je in eerste instantie het gesprek aangaat. Heb je besloten dat je iets moet melden of wil je een klacht rapporteren? Dan gelden bepaalde procedures.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
Veel zaken zijn duidelijk. Iedereen weet dat fraude en corruptie verboden zijn, dat vertrouwelijke stukken niet mogen uitlekken. Daarover is geen discussie mogelijk. Maar de samenleving is complex en divers. Als VWS-medewerker kom je soms in aanraking met vragen waarop het antwoord niet een-twee-drie te geven is. Vragen waarbij de antwoorden niet zijn terug te vinden in gedragscodes, richtlijnen of wetten en regels. Was het maar zo gemakkelijk! Vaak is er een grijs gebied, waar de scheidslijn tussen integer en niet-integer handelen minder helder is. Daarbij moet je zelf het antwoord vinden op vragen die raken aan integriteit. Denk aan die ene collega die opmerkingen maakt die ‘op het randje’ zijn. Aan onverantwoord internet- en e-mailgebruik. Aan even snel iets uitprinten voor thuis. Aan de cijfers van een onderzoek die, net iets anders weergegeven, wel een gunstige uitkomst opleveren. Dergelijke kwesties raken de integriteit van onze organisatie. Pasklare antwoorden zijn dan niet te geven. Wat kan wel en wat kan niet door de beugel? Dat is een zaak van cultuur en van persoonlijke ethiek. Je zult dan zelf het juiste antwoord moeten vinden. De belangrijkste vraag is dan: kan dit? Het antwoord vind je door dit samen met collega’s te bespreken. Open en verantwoordelijk. drs A. (André) M.W. Kleinmeulman Plv. secretaris-generaal van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
1.
Kan dit? | 4 / 24
Onpartijdig
Toetsen Bij ieder geschenk geldt de vraag: is het een onschuldige blijk van waardering? Of verwacht de gever een tegenprestatie? En schaadt het de reputatie van VWS?
Als ambtenaar vertegenwoordig je het algemeen belang. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de overheid de ene burger niet voortrekt ten opzichte van een andere. Met andere woorden, je bent niet bevooroordeeld of partijdig. Iedere schijn van belangenverstrengeling vermijd je daarom.
Een leidraad die je kunt hanteren, is: • Heb je het gevoel dat het cadeau, gift of aanbod je belemmert om vrij te handelen? Weiger het dan. Hoe klein het ook is. • Welke bedoeling heeft de gever met het cadeau? • Leg het voor aan je collega’s, wat vinden zij ervan? • Vraag het aan je leidinggevende, wat is zijn of haar mening?
1.1 Geschenken en andere verleidingen Het is niet verboden om als ambtenaar geschenken aan te nemen. Het hoort bij onze normale omgangsvormen. Een geschenk is meestal een blijk van waardering. Er bestaan echter wel duidelijke regels voor ambtenaren. Wat kan wel en wat niet? Basisregels • Een geschenk met een waarde van € 50,00 of meer moet je sowieso weigeren; • Als je een geschenk van minder dan € 50,00 aanneemt, dan moet je dat altijd melden bij je leidinggevende.
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 5 / 24
1.2 Weg door de voordeur, terug door de achterdeur Als een collega bij VWS vertrekt, dan neemt hij of zij heel wat kennis en kunde mee. Mocht deze persoon vervolgens worden ingehuurd voor dezelfde werkzaamheden, dan komt hij door de achterdeur weer naar binnen. Wat zijn de regels en richtlijnen? Basisregels • In de eerste twee jaar na uitdiensttreding mag de oudwerknemer niet worden ingehuurd of bij aanbestedingsprocedures worden betrokken. Toetsen De regels zijn duidelijk. Of mag je toch je ex-collega inhuren wanneer je snel iemand één dag nodig hebt? Mag je jouw ex-collega, die precies twee jaar uit dienst is, meteen vragen voor een klus? Kan dat rechtstreeks? Een leidraad die je kunt hanteren, is: • Ben je partijdig? Trek je iemand voor ten opzichte van anderen? • Leg het voor aan je collega’s, wat vinden zij ervan? • Vraag het aan je leidinggevende, wat is zijn of haar mening? • Check de inkoopregels voor de inhuur van derden: wat mag wel of niet?
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 6 / 24
1.3 Inkoop van goederen of diensten Integriteitsvragen spelen ook bij de inkoop van goederen of diensten. Zo kun je een voorkeur ontwikkelen voor leveranciers die je goed kent en met wie graag vaker zaken doet. Of je wilt een offerte bij een specifieke bedrijf opvragen, maar het bedrijf zit niet in een mantelovereenkomst. Mag dat? Basisregels Aan de volgende regels voor onpartijdig inkopen moet iedereen zich houden: • Inkoopopdrachten onder de € 25.000,- (excl. BTW): deze handelt de directie zelf af. Dit kan door het plaatsen van één offerte. Daarnaast dient de inkopende (beleids)medewerker te motiveren waarom voor een bepaalde partij is gekozen. De dossiervorming van het inkoopdossier ligt bij de directies zelf; zie hiervoor de inkoophulpwijzer. Een uitzondering geldt echter voor bepaalde raamovereenkomsten, zoals voor communicatiediensten. Check dit daarom altijd vooraf met de afdeling Inkoop. • Inkoopopdrachten van € 25.000,- of hoger (excl. BTW): worden, behalve bij het RIVM, altijd verzorgd door de Haagse Inkoop Samenwerking (HIS; onderdeel van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk). • Een goede dossiervorming maakt onze inkoop transparant en navolgbaar. Informatie over het dossier en/of welke documenten een compleet dossier moet bevatten (dit is afhankelijk van het inkooptraject) is te vinden op ons Rijksportaal.
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
Toetsen Toch kan het voorkomen dat er onduidelijkheden bestaan. Je kunt bijvoorbeeld in de verleiding komen de ene leverancier te bevoordelen ten opzichte van de andere. Een leidraad die je kunt hanteren, is: • Heb je een voorkeur voor een bepaalde partij? Vraag dan iemand die de partijen niet kent samen met jou de offerte of aanvraag te beoordelen. • Leg het voor aan je collega’s, hoe passen zij de regels correct toe? • Vraag het aan je leidinggevende, hoe hanteert hij de inkoopregels? • Je kunt ook de mening of het advies van de financieel adviseur vragen.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 7 / 24
1.4 Nevenwerkzaamheden Veel collega’s verrichten in hun vrije tijd vrijwilligerswerk of vervullen bestuurlijke taken in verenigingen of stichtingen. Dat vinden we bij VWS een goede zaak. Een actieve rol binnen de sportvereniging is bijvoorbeeld geen probleem als je meehelpt bij het organiseren van toernooien. Maar er zijn nevenwerkzaamheden die te dicht bij ons werkterrein liggen. Wat zijn de regels? Basisregels Raken de nevenwerkzaamheden, betaald of onbetaald, de belangen van ons werk? Dan kan er belangenverstrengeling ontstaan. Daarom geldt: • Je meldt nevenwerkzaamheden die het belang van VWS kunnen raken bij jouw leidinggevende en je registreert deze in P-Direktportaal. Alle geregistreerde nevenwerkzaamheden worden gepubliceerd op Rijksportaal en zijn daarmee in principe alleen toegankelijk voor VWS-collega’s. • Nevenwerkzaamheden zijn verboden als je deze vanuit jouw werkzaamheden kunt beïnvloeden (of andersom) én wanneer dat botst met VWS-belangen. • Nevenwerkzaamheden worden ontraden als je deze vanuit jouw werkveld kunt beïnvloeden (of andersom) én dat zou kunnen botsen met VWS-belangen. Jouw werkveld is het werk en takenpakket waar je, op basis van je aanstelling, per direct op ingezet zou kunnen worden. Ook de schijn van belangenverstrengeling moet altijd worden voorkomen.
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
Deze algemene uitgangspunten leiden tot een soort omgekeerde piramide; voor medewerkers is er de meeste ruimte voor nevenwerkzaamheden binnen het VWS-domein, voor de VWS-bestuurders is dit maar heel beperkt mogelijk. Wanneer raakt iets een VWS-belang? Een nevenwerkzaamheid mag het VWS-belang niet raken of oneigenlijk beïnvloeden. Het gaat hierbij in ieder geval om VWS-beleidsvoorbereiding en -beleidsontwikkeling, -besluitvorming, (wetenschappelijke) -rapporten, -richtlijnen,- adviezen en -voorlichting. Iedere nevenfunctie moet een onafhankelijke positie kennen ten opzichte van deze beleidsterreinen en mag hier ook geen invloed op hebben. Toetsen Geen enkele situatie is hetzelfde. Wat in het ene geval glashelder is, kan in een andere context vragen oproepen. Je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor het melden van nevenwerkzaamheden. Daarbij helpt het als je jezelf steeds weer vragen stelt: • Waarom ben jij gevraagd, bijvoorbeeld als bestuurslid? • Kan de reputatie van het bedrijf of de branche waarvoor je nevenwerkzaamheden verricht, het ministerie van VWS schaden? • Gaan de nevenwerkzaamheden niet ten koste van je werk? Meldingen van nevenwerkzaamheden van medewerkers worden besproken binnen het MT van jouw directie, die van middenmanagers binnen het MT van het Bestuursraad-lid en die van directeuren binnen het Management Development-beraad.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 8 / 24
Nieuw beleid omtrent nevenwerkzaamheden, een voorbeeld: Lid van een raad van toezicht van een zorginstelling, kan dat? Deze nevenwerkzaamheid raakt de belangen van VWS en is daardoor in elk geval meldplichtig. Of de nevenwerkzaamheid is toegestaan, hangt af van je functie en werkveld. Voor een inspecteur bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) die vanuit zijn huidige werkzaamheden ook toezicht houdt op deze zorginstelling, is zo’n nevenwerkzaamheid bijvoorbeeld verboden. Dat geldt ook voor de gehele hiërarchische lijn daarboven. Voor medewerkers die vanuit hun functie en werkveld betrokken kunnen worden in een belangenconflict, wordt de nevenwerkzaamheid ontraden. Denk aan een beleids medewerker die Kamervragen over een eventueel incident bij de betreffende zorginstelling moet beantwoorden. Kan het je binnen je functie worden opgedragen om collega’s met dergelijke dossiers te vervangen? Ook dan wordt de nevenwerkzaamheid ontraden. Voor alle medewerkers en afdelingshoofden die vanuit hun werkveld geen beïnvloedingsmogelijkheid hebben bij de betreffende zorginstelling/nevenwerkzaamheid, is deze nevenwerkzaamheid wel toegestaan.
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 9 / 24
1.5 Bestuurskosten Het bestuurskostenbeleid van VWS heeft tot doel een sobere, verantwoorde en transparante omgang met de zogenaamde functionele kosten. Het zijn over het algemeen persoonsgebonden kosten die “buitenshuis” worden gemaakt, zoals reis- en verblijfkosten, lunch en borrels en congressen.
Toetsen Voordat je kosten maakt, wordt dit besproken met de leidinggevende en getoetst op nut en noodzaak. Goed contact van VWS-ers met veldpartijen en wetenschap is van cruciaal belang voor het ministerie. Het is daarbij elke keer de vraag of de kosten voor dergelijke contacten passen binnen de VWS-regels.
Basisregels • Soberheid; • Publiek belang voorop, niet bevoordelend naar bepaalde partijen; • Kosten voor deelname aan congressen (incl. reis- en verblijfkosten) worden altijd door VWS betaald bij een volledige aanwezigheid van het congres. Dit geldt ook als een VWS-er wordt uitgenodigd om een inleiding te houden; • Niet allemaal tegelijk, representatieve afvaardiging; • Partners gaan niet mee op dienstreis.
1.
onpartijdig
1.1
1.2
1.3
1.4
2.
betrouwbaar
1.5
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
2.
Kan dit? | 10 / 24
Betrouwbaar
Burgers moeten voor 100% kunnen vertrouwen op de overheid en haar ambtenaren. Je moet afspraken nakomen en toezeggingen waarmaken. Betrouwbaarheid betekent ook dat je zorgvuldig moet omgaan met informatie. Gevoelige of vertrouwelijke informatie mag niet zomaar op straat komen te liggen. De geloofwaardigheid van VWS en het vertrouwen in de overheid mogen niet in het geding komen. Daarom hanteert VWS een aantal regels en afspraken om de betrouwbaarheid van onze organisatie te garanderen. Maar niet in alle situaties bieden zij het antwoord op wat wel en niet kan. In die gevallen moet je je eigen verantwoordelijkheid nemen.
Toetsen Je hebt dankzij je werk toegang tot bepaalde informatie of kennis van een onderwerp. Wat doe je daarmee in de buitenwereld? Kun je net als iedere burger een ingezonden stuk naar de krant sturen over een beleidsonderwerp van VWS? Hoe ga je om met Kamerleden die je vragen om bijgepraat te worden? Een leidraad die je kunt volgen, is: • Leg je vraag voor aan je collega’s, wat doen zij in dergelijke gevallen? • Bespreek het met je leidinggevende, wat is zijn of haar mening? • Leg het voor aan de directie Communicatie, hoe ga je om met kennisdeling over bepaalde informatie en bepaalde onderwerpen? • In geval van twijfel, neem geen risico’s. Antwoord dat men voor vragen of meer informatie contact op kan nemen met de directie Communicatie.
2.1 Geheimhouding en vrijheid van meningsuiting Net als iedereen heb je het recht op vrijheid van meningsuiting. Maar dit is geen onbeperkt recht: je kunt te maken hebben met een ambtelijke geheimhoudingsplicht, waaraan je je hebt verbonden met het afleggen van de eed. Basisregels • Laat geen dossiers op een bureau liggen als je naar huis gaat; • Laat geen digitale middelen als USB-sticks onbeheerd achter; • Praat in het openbaar niet met collega’s over werkgerelateerde zaken; • Ga ook binnen VWS zorgvuldig om met (vertrouwelijke) informatie.
1.
onpartijdig
2. 2.
betrouwbaar betrouwbaar
2.1
2.2 2.3
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 11 / 24
2.2 Wetenschappelijke integriteit Ook in de wetenschapsbeoefening gelden algemene principes van integriteit. Ze vormen de basis voor professioneel wetenschappelijk handelen. Niet voor alle dienstonderdelen en functies is wetenschappelijke integriteit even relevant. Is dat wel het geval, dan wordt aangeraden om aan te haken op de Code ter voorkoming van Oneigenlijke Beïnvloeding door Belangenverstrengeling. (Bron: Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) zoals voor enkele VWS-dienstonderdelen als het RIVM ook formeel is vastgesteld). Basisregels • Onderzoeksgegevens mogen niet worden vervalst of misbruikt; • Misleiding of diefstal van intellectueel eigendom is uit den boze; • Degenen die betrokken zijn bij een wetenschappelijk onderzoek, zijn ook zelf verantwoordelijk om wetenschappelijk integer te handelen. Toetsen Wat is integer omgaan met wetenschappelijk onderzoek? Mag je bepaalde berekeningen anders presenteren opdat er een positiever of negatiever beeld ontstaat? Wie bepaalt hoe sommige cijfers geïnterpreteerd of gepresenteerd moeten worden? Vragen die je jezelf kunt vragen, zijn: • Wat zouden collega’s doen in dergelijke gevallen? • Wat vindt jouw leidinggevende de juiste keuze?
1.
onpartijdig
2. 2.
betrouwbaar betrouwbaar
2.1
2.2 2.3
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 12 / 24
2.3 Externe communicatie VWS heeft, net als alle andere departementen, voorschriften voor het omgaan met (vertrouwelijke) informatie en externe contacten, zoals de pers.
Online communicatie is een essentieel onderdeel van onze externe communicatie. Er gelden verschillende uitgangspunten en regels voor online communicatie. We gaan hier in een apart hoofdstuk verder op in.
Basisregels • Als een journalist je rechtstreeks belt, verwijs hem dan naar de betreffende persvoorlichter of neem contact op met Persvoorlichting van de directie Communicatie. • Als je buiten het departement, bijvoorbeeld op een werkbezoek of een symposium, door een journalist wordt aangesproken, meld dat dan bij de persvoorlichter. • Word je door een journalist benaderd voor informatie of een interview over een VWS-onderwerp, verwijs dan naar Persvoorlichting van de directie Communicatie.
Kan dit? Bij overleg met externe partijen moet je antwoorden op vragen over standpunten van VWS beperken tot vastgesteld en actueel beleid dat openbaar toegankelijk is. Je mag dus niet vooruitlopen of inspelen op mogelijke wijzigingen.
Toetsen Ondanks de regels en richtlijnen kun je toch in een situatie terechtkomen waarin die regels niet precies een antwoord geven. Wat doe je met een telefonisch verzoek om achtergrondinformatievan een journalist? Wat kunt je wel en niet meedelen over een bepaald beleidsonderwerp? • Volg de basisregels en bespreek eventuele twijfels met de directie Communicatie. • Wees je bewust van je positie en hou je aan de afspraken over openbaarheid van informatie.
1.
onpartijdig
2. 2.
betrouwbaar betrouwbaar
2.1
2.2 2.3
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
3.
Kan dit? | 13 / 24
Zorgvuldig
Basisregels • Je mag geen gebruikmaken van zakelijke middelen voor privédoeleinden, tenzij dit incidenteel gebeurt; • Je werk mag er niet onder lijden.
Zorgvuldigheid is niet alleen in je werk van groot belang. Met alle middelen op je werk moet je netjes omgaan. Kantoorartikelen zijn ook publieke middelen; je mag ze alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze beschikbaar zijn gesteld. Ook zorgvuldig omgaan met financiële
Toetsen Incidenteel – als het niet anders kan – mag je zakelijke middelen gebruiken voor persoonlijke zaken. Bespreek het met je collega’s en/of leidinggevende als je twijfelt.
middelen, zuinig en efficiënt, valt hieronder.
3.1 Privégebruik bedrijfsmiddelen Om je werk goed te kunnen doen, heb je een computer, telefoon en kantoorartikelen als pen en papier nodig. Deze zaken stelt VWS je ter beschikking. Je mag deze artikelen in principe alleen gebruiken voor je werk. Maar als het echt noodzakelijk is, mag je ze soms ook voor privédoeleinden gebruiken. Dit beleid wordt in 2015 aangepast in lijn met het nieuwe werken, thuis en telewerken.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3. 3.
zorgvuldig zorgvuldig
3.1
3.2 3.3 3.4
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 14 / 24
3.2 Privégebruik internet en e-mail Ook voor het privégebruik van internet en e-mail gelden regels. Je vindt ze in brochures via het Rijksportaal. Verantwoord gebruik is het uitgangspunt. VWS controleert of ambtenaren zich houden aan de gedragslijnen voor internet en e-mail. Basisregels • Je mag geen audio- of videobestanden, die niet met jouw werk te maken hebben, via internet openen; • Het versturen van e-mail of bezoeken van websites waaraan racisme of pornografisch materiaal is verbonden, is absoluut verboden en kan worden bestraft met strafontslag. Toetsen Ook internet of e-mail mag je incidenteel – als het niet anders kan – gebruiken voor persoonlijke zaken. Ook hier geldt weer: het mag alleen als het niet te veel tijd of geld in beslag neemt. Bespreek het met je collega’s en/of leidinggevende als je het niet zeker weet.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3. 3.
zorgvuldig zorgvuldig
3.1
3.2 3.3 3.4
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 15 / 24
3.3 Werktijden Iedere ambtenaar bij VWS krijgt – tenzij sprake is van roosters – veel vrijheid bij de invulling van werktijden. Het ministerie van VWS is echter verplicht om het begin en einde van jouw werktijden vast te stellen. Op termijn zullen de bestaande werktijdregelingen aangepast worden om zo beter aan te sluiten op Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW). Je kunt nu al op deze manier werken. In overleg met je leidinggevende stel je vast wat deze variabele werktijden inhouden. Basisregels • Je werkt op de afgesproken tijden; • Je houdt jouw verlofregistratie goed bij. Toetsen Het kan natuurlijk een keer gebeuren dat je je niet precies aan de werktijden kunt houden. Door files, een lekkage thuis of een ziek kind bijvoorbeeld. Ook hier geldt: als het incidenteel is en niet anders kan, dan mag je afwijken van de afgesproken werktijden. Neem ook hierin jouw eigen verantwoordelijkheid. • Bespreek in je team of met jouw leidinggevende hoe je hiermee omgaat; • Hoe vaak komt het voor, hoeveel tijd heeft het gekost?
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3. 3.
zorgvuldig zorgvuldig
3.1
3.2 3.3 3.4
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 16 / 24
3.4 Declaraties VWS kent duidelijke regels voor declaraties en vergoedingen, bijvoorbeeld voor een dienstreis. Deze regels hoor je niet naar jouw eigen voordeel uit te leggen. Logisch is bijvoorbeeld dat je geen lunchvergoeding declareert als je een gratis lunch krijgt aangeboden. Ook airmiles die je verzamelt op dienstreizen, kun je niet voor privégebruik verzilveren.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3. 3.
zorgvuldig zorgvuldig
3.1
3.2 3.3 3.4
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
4.
Kan dit? | 17 / 24
Respectvol
Ambtenaren moeten respectvol omgaan met burgers maar met ook elkaar. Dat betekent dat je standpunten, visies en inbreng van anderen serieus moet nemen. Je bent klantgericht en hulpvaardig. Respectvol omgaan met elkaar betekent ook dat ongewenste omgangsvormen niet mogen voorkomen.
4.1 Ongewenste omgangsvormen Ongewenste omgangsvormen is iedere vorm van gedrag van een collega (medewerker of leidinggevende) die jij als ongewenst ervaart. Bijvoorbeeld seksuele intimidatie, dubbelzinnige opmerkingen of handtastelijkheden, agressie, pesten en discriminatie. De basisregel is simpel: VWS accepteert deze omgangsvormen op geen enkele manier.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
Toetsen Ook hier is er een grijs gebied. Wat precies wel en niet door de beugel kan, ligt aan de grens die iedereen zelf trekt. Wat voor de één een grapje is, kan voor de ander kwetsend zijn. Een losse opmerking kan onschuldig zijn bedoeld, maar als het vaker voorkomt en steeds op dezelfde persoon is gericht, dan kan het op pesten gaan lijken. Waar ligt de grens en wat kun je doen? • Bespreek jouw probleem in een open sfeer met de betrokkene(n) in kwestie; • Heb begrip voor elkaar, hou rekening met elkaars gevoelens. Mocht dit echter niet helpen, kijk dan bij de procedures voor vervolgstappen. Zo kun je een beroep doen op een vertrouwenspersoon. Deze kan je adviseren. Ook kun je een formele klacht indienen.
4. 4.
RESPECTVOL RESPECTVOL
zorgvuldig 4.1
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 18 / 24
Online communicatie
• geen meningen verkondigt vanuit je functie, tenzij dit een overeengekomen mening is vanuit VWS; • weet of informatie, uitlatingen of uitingen kloppen. In geval van twijfel: nooit online zetten!
Zorgvuldig
Online communicatie maakt integraal deel uit van ons integriteitsbeleid. Ook voor alle vormen van online communicatie geldt dat we onpartijdige en betrouwbare informatie plaatsen, zorgvuldig omgaan met onze uitingen en respectvol communiceren. In een aparte PDF staan alle regels en richtlijnen rondom online communicatie verder toegelicht. Bij twijfel geldt: neem eerst contact op met de directie Communicatie.
Waarom doe je mee in een online discussie, wat levert het op en wie wil je bereiken? Richtlijnen voor zorgvuldige online communicatie zijn onder meer: • Bereid je goed voor en zorg voor voldoende mandaat; • Documenteer je bijdragen en leg vast wat je online hebt gepubliceerd; • Zorg dat er achteraf geen misverstanden over kunnen ontstaan.
Respectvol
Onpartijdig Informatie online plaatsen in je functie als ambtenaar betekent dat je onpartijdig moet zijn in de manier waarop je communiceert. Dat betekent dat je onder meer rekening houdt met: • de afstand tussen je functie, het beleidsterrein en mogelijke betrokkenen waarover je uitlatingen doet; • het tijdstip van je uitspraken: is dit voor bepaalde partijen ongunstig of juist gunstig?
Respectvol communiceren is de basis voor iedere online uitlating. Je mag online nooit uitlatingen doen die opgevat kunnen worden als discriminerend, kwetsend, dubbelzinnig, seksueel of intimiderend. Dergelijke uitingen zijn per definitie verboden. Je bent je er dan ook van bewust dat je online uitingen op geen enkele manier schade mogen aanbrengen aan jouw functie als ambtenaar of aan ons ministerie.
Betrouwbaar Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat informatie van de overheid feitelijk juist en objectief is. Betrouwbare informatie online plaatsen betekent onder meer dat je:
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures
Kan dit? | 19 / 24
Procedures Bij VWS staat een open en transparante werkomgeving voorop. We spreken elkaar aan op gedrag en handelen. En we gaan altijd eerst het gesprek met elkaar aan. Twijfels of dilemma’s die je hierbij hebt, kun
De ‘klokkenluidersregeling’ is beperkt tot misstanden. Voorbeelden van misstanden zijn: een ernstig strafbaar feit, een gevaar voor de veiligheid of de volksgezondheid of het achterhouden van informatie. Ongewenste omgangsvormen bijvoorbeeld vallen wel onder de definitie van integriteitsschendingen, maar zijn geen misstanden volgens de klokkenluidersregeling.
je voorleggen aan je collega’s, je leidinggevende, maar ook bijvoorbeeld Met uitzondering van strafbare feiten die je verplicht bent te melden, is het aan jou of je een (vermoeden van) integriteitsschending ook wilt melden. Het uitgangspunt van VWS hierbij is dat wel bespreken de voorkeur heeft.
aan onze vertrouwenspersonen. Daarnaast hebben we officiële procedures voor meldingen en klachten. Wanneer je een afweging moet maken of iets wel of niet door de beugel kan, stel jezelf dan één simpele, maar essentiële vraag: kan dit? Ga voor jezelf na welke waarden en normen je hanteert bij je beroepsuitoefening. Ga er over in gesprek. Neem je verantwoordelijkheid en handel er consequent naar. Wees je bewust van het vertrouwen dat mensen in medewerkers van VWS stellen. Dat gaat vaak verder dan de officiële regels.
A. Constateer of vermoed je een integriteitsschending? Wat kun je melden? Denk bij een ‘integriteitsschending’ bijvoorbeeld aan een financiële schending, misbruik van een positie of belangenverstrengeling, het lekken of misbruik van informatie, ongewenste omgangsvormen, oneigenlijk gebruik van dienstmiddelen of overschrijding van interne regels zoals die rond inkoop.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
Het bespreken van een (vermoeden van een) integriteitsschending 1. Stel jezelf de vraag: kan dit? Heeft dit gevolgen voor het ministerie van VWS? Zo ja: 2. Lees op het Rijksportaal over regels, procedures, richtlijnen. 3. Praat over je vermoeden met collega’s. 4. Bespreek het met je leidinggevende. 5. Leg het voor aan een vertrouwenspersoon. Als je vermoeden geen ernstig delict zoals een levensbedreigende situatie betreft, is een verkennend gesprek altijd vertrouwelijk.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures A
B
C
Kan dit? | 20 / 24
B. De meldprocedure integriteitsschending VWS Onze meldprocedure is hieronder nader uitgewerkt naar: B.1 De melder B.2 De ontvanger van een melding B.3 De rol van de vertrouwenspersonen B.1 De melder Geven je bevindingen of ervaringen aanleiding om er (formeel) melding van te maken? Dan werkt het als volgt: Escalatieladder voor het melden van (een vermoeden) van een integriteitsschending Stap 1 Bij voorkeur is het eerste meldpunt je leidinggevende. Stap 2 In bepaalde gevallen kun je het vermoeden ook melden bij het hoofd van dienst in plaats van bij je direct leidinggevende. Bijvoorbeeld wanneer je leidinggevende mogelijk betrokken is bij het vermoeden van de schending. Of wanneer hij /zij je melding niet serieus onderzocht of afgehandeld heeft. Melding bij het hoofd van dienst kan ook via of met ondersteuning van een vertrouwenspersoon. Stap 3 Indien dit ook niet tot een bevredigend resultaat leidt, dan kun je melding doen bij de Secretaris-generaal (SG). Stap 4 Als laatste alternatief is er ‘de klokkenluidersregeling’. 4a. intern melden bij de VertrouwensPersoon Integriteit (VPI) van VWS. 4b. extern melden bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO).
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
B.2 De ontvanger van een melding Herken signalen In reguliere overleggen en (functionerings)gesprekken kunnen er onderwerpen worden besproken die het thema integriteit raken. Herken signalen en weet wat mogelijke integriteitsschendingen zijn. De ene keer bespreek je een dilemma, bijvoorbeeld over nevenwerkzaamheden. Maar soms komt iets ter sprake dat weleens eens een vermoeden van een integriteitsschending kan zijn. Geef als leidinggevende aan dat het goed is dat je medewerkers vermoedens ook in formele zin melden. Vaststellen of het signaal een melding moet worden Na ontvangst van een signaal analyseert de ontvanger (veelal de leidinggevende) de ontvangen informatie. Daarbij is het aan de leidinggevende om in afstemming met de melder vast te stellen of het signaal als formele melding moet worden opgepakt. Hoe doe je dit?
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures A
B
C
Kan dit? | 21 / 24
Het meldingsproces ziet er als volgt uit; • De ontvanger van de melding stemt de interpretatie van het signaal en de gewenste vervolgacties af met het hoofd Personeel en Organisatie van het dienstonderdeel, of met het hoofd Personeel en Organisatie van VWS concern als de melding bij de SG binnenkomt. • De ontvanger informeert de melder over de mogelijke vervolgacties. • De melder ontvangt een formele brief met ontvangstbevestiging van de melding en een voorstel voor de vervolgacties. • De betrokkene wordt geïnformeerd. In bepaalde gevallen kunnen signalen beter worden opgepakt met een mediation- of bemiddelingstraject, zoals bij een zuiver arbeidsconflict. Registratie en beoordeling, classificatie Formele meldingen van (vermoedens) van integriteitsschendingen moeten geregistreerd worden door middel van een meldingsformulier. Na ontvangst van een melding informeert de ontvanger van de melding het hoofd Bureau Integrale Veiligheid (BIV) over de melding.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
Met het hoofd BIV komt men op basis van de ontvangen informatie (vooronderzoek) tot een inschatting van de aard en de ernst van de vermeende schending. Er zijn meldingen die de leidinggevende zelf verder kan behandelen en er zijn meldingen die dusdanig ernstig zijn dat ze worden opgeschaald naar de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel (OBP). Beslispunt: Onderzoek nodig? Voor elke (vermeende) integriteitsschending dient vastgesteld te worden of er een onderzoek moet plaatsvinden volgens het ‘Onderzoeksprotocol Ministerie van VWS’ of dat aangifte gedaan moet worden bij opsporingsinstanties. Het hoofd BIV zal dit per geval adviseren aan het hoofd van dienst op basis van het vooronderzoek van de vermeende schending. Een intern onderzoek wordt uitgevoerd onder coördinatie en verantwoordelijkheid van het hoofd van dienst, waarbij BIV kan adviseren bij het instellen en uitvoeren van het integriteitsonderzoek. Bij meldingen aan de SG coördineert BIV het onderzoek.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures A
B
C
Kan dit? | 22 / 24
B.3 Wat doet een vertrouwenspersoon? Heb je een vraag of vermoed je dat er iets niet klopt, ga dan eerst het gesprek aan. Bij onze organisatie staat een open en transparante werkomgeving immers voorop. Dat betekent ook dat vermoedens van integriteitsschendingen altijd bespreekbaar zijn. Vermoedens die niet openlijk worden gedeeld of onderzocht, doen namelijk vaak meer kwaad dan goed. Kun je niet terecht bij je collega’s of leidinggevende? Neem dan contact op met een van onze vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon van VWS kent twee rollen: 1. Vragen: een luisterend oor en vraagbaak Voor vragen over integriteit kun je altijd een vertrouwenspersoon benaderen wanneer je de kwestie niet aan je collega’s of leidinggevende kunt voorleggen. Ook bij een (dreigende) conflictsituatie kan een vertrouwenspersoon fungeren als een luisterend oor en klankbord.
Vertrouwelijkheid Iedere vertrouwenspersoon is onafhankelijk. Alle vragen, twijfels of vermoedens moet je vertrouwelijk kunnen bespreken. Zorgvuldigheid en betrouwbaarheid vormen de basis van het functioneren van een vertrouwenspersoon. Je kunt een vertrouwenspersoon naar eigen keuze benaderen. Bij een vertrouwelijk gesprek met de vertrouwenspersoon blijft de ambtenaar verantwoordelijk voor zijn/haar eigen melding. Er zijn waarborgen voor vertrouwelijkheid in de meldprocedures opgenomen. De identiteit van de melder wordt alleen bekend bij de ontvanger van de melding. De ontvanger van de melding maakt de identiteit van de melder niet verder bekend zonder diens instemming.
2. Melden: een begeleider Heb je een vermoeden van een integriteitsschending bij VWS? Blijf er niet mee rondlopen, maar meld het! Het is goed als jouw melding wordt onderzocht. Een vertrouwenspersoon kan je op jouw verzoek adviseren over de melding.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures A
B
C
Kan dit? | 23 / 24
C. De klachtprocedure Naast de meldprocedure integriteitsschendingen heeft VWS een ‘klachtprocedure VWS als werkgever’. Heb je een klacht over het handelen van VWS als werkgever, bespreek die klacht dan eerst met je leidinggevende. Komen jullie er samen niet uit, dan kan de klachtadviseur de klacht eventueel behandelen. Daar is wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Zo moet de klacht schriftelijk worden ingediend. Verder moet de klacht gaan over concrete gedragingen of nalaten van een leidinggevende, bijvoorbeeld een directeur of afdelingshoofd, die werkt bij VWS.
Bij wie kun je terecht voor klachten of meldingen? 1. Je leidingggevende 2. De klachtadviseur: voor het indienen en afhandelen van een formele, schriftelijke klacht. 3. De vertrouwenspersonen VWS 4. De VertrouwensPersoon Integriteit (klokkenluidersregeling) 5. De integriteitscoördinator VWS: voor algemene vragen over ons integriteitsbeleid. Klik hier voor contactgegevens
De klachtadviseur adviseert de SG over de afhandeling van de klacht. Het is dan ook de SG die het uiteindelijke oordeel velt.
1.
onpartijdig
2.
betrouwbaar
3.
zorgvuldig
4.
RESPECTVOL
ONLINE
?
Procedures A
B
C
Kan dit? | 24 / 24
Dit is een uitgave van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Bezoekadres Parnassusplein 5 | 2511 vx Den Haag Postadres Postbus 20350 | 2500 ej Den Haag Telefoon 070 340 79 11 www.rijksoverheid.nl april 2015
