"Ik wilde overal controle over hebben, maar gunde mezelf nergens de tijd voor. Dat is niet reëel."

Oplossingen

Resultaat De ondernemer heeft een duidelijke visie op de toekomst ontwikkeld en is bezig met het oprichten van twee nieuwe BVs, waarin hij nieuwe / aanvullende dienstverlening gaat aanbieden aan zijn klanten.

De directeur neemt nu de tijd en ruimte om in zijn rol van directeur te groeien. De persoonlijke ontwikkeling die hij daarbinnen doormaakt, moet (en zal) de ontwikkeling van zijn bedrijf positief beïnvloeden. Hij wordt daarbij gecoacht door een externe adviseur. Coenmans houdt zich nu weer planmatig bezig met de toekomst van het bedrijf en met zijn eigen rol daarin. De situatie is onder controle en nog belangrijker… het plezier in het ondernemen is weer terug. In het managementteam heeft de directeur zijn klankbord. Middels periodieke rapportages laat hij zich informeren over de gang van zaken op de werkvloer. Daarnaast heeft de directeur aangestuurd op een verdere professionalisering van de interne organisatie door structurering van functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, communicatielijnen en arbeidsvoorwaarden. Dit leidt tot een stabiele basis en rust in de organisatie.

"Ik wilde overal controle over hebben, maar gunde mezelf nergens de tijd voor. Dat is niet reëel." "Eigenlijk vond ik dat medewerkers zeurden, maar daar was ikzelf mede schuld aan." "Het was alleen maar werken, werken, werken en zowel het bedrijf als ik werden vanzelf in een bepaalde richting geduwd. Er zat nauwelijks een visie achter." "Nu is het probleem blootgelegd, de oplossing aangedragen en heb ik het plezier terug in het ondernemerschap." "Ik kreeg een spiegel voorgehouden: Hoe functioneerde ik, hoe gaf ik leiding, hoe ging ik om met medewerkers en ook…wat wilde ik eigenlijk met het bedrijf." "Als een ondernemer persoonlijk niet groeit, groeit zijn bedrijf ook niet."

Sla de kaft links en rechts open

13

Tips

Als een onderneming verandert – bijvoorbeeld een groeisprong maakt – vraagt dat ook om verandering van de ondernemer zelf. Schroom niet om advies in te winnen bij een objectieve buitenstaander / adviseur. Let wel: zorg ervoor dat het op persoonlijk vlak ‘klikt’ met die persoon.

Gun jezelf als ondernemer de tijd om met regelmaat kritisch te kijken naar je eigen bedrijf. Wat wil je met je bedrijf? Welke kant wil je op? Wat is je visie?

Kijk ook kritisch naar je eigen rol, belangen, vaardigheden en gedrag. Wat is belangrijk voor jou? Wat maakt het werk uitdagend en inspirerend? Wat moet je kunnen of verder ontwikkelen om het bedrijf verder te helpen? Hoe moet je je gedragen en waarom?

14


Realiseer je als ondernemer dat je voortdurend in een leerproces zit. En dúrf te leren.

Professionalisering van de interne organisatie door middel van structuren en systemen leidt tot duidelijkheid en overzichtelijkheid in de basis. Daardoor is meer tijd en energie over voor verandering en vernieuwing.

Wees alert op dat wat er op de werkvloer – en dús onder de medewerkers – leeft.

En het allerbelangrijkste: wees consequent in je gedrag: Doe wat je zegt!

Uw praktijk Strategie Een onderneming kan niet zonder een heldere strategie. Het geeft het management houvast voor toekomstige beslissingen. Bovendien biedt het een basis voor de werkzaamheden van de medewerkers. Daarom is het van groot belang de strategische uitgangspunten te communiceren naar de medewerkers. Geef hen de ruimte om mee te denken, zij kunnen waardevolle aanvullingen geven. De doelen van de ondernemer hoeven niet gelijk te zijn aan die van de onderneming. Het kader met strategische vragen helpt u inzicht te krijgen in de overeenkomsten en de verschillen. Daaronder vindt u een aantal handige richtlijnen voor het formuleren van doelen.

Strategische vragen Vragen voor de ondernemer

Vragen voor de onderneming

- Wat wilt u bereiken? - Waar staat u over vijf jaar? - Waar droomt u van? - Wat is uw persoonlijke drijfveer? - Waarom bent u op deze wereld?

- Wat is het bestaansrecht van uw bedrijf? - Waar wilt u met het bedrijf over vijf jaar staan? - Waarin gaat uw bedrijf zich onderscheiden? - Welke ontwikkelingen gaat uw bedrijf doormaken? - Welke marktontwikkelingen bieden uw bedrijf kansen?

Het formuleren van doelen Individuele doelen

Bedrijfsdoelen

- Positief geformuleerd (wat wil ik wel?) - Binnen de eigen controle - Toetsbaar (Hoe weet ik dat ik dit heb bereikt?) - Duidelijke context (waar, wanneer en met wie wil ik dit) - Ecologisch verantwoord (wat kunnen de nadelen zijn?)

SMART: - Specifiek - Meetbaar - Acceptabel - Realistisch - Tijdgebonden


15

Case

Vernieuwen heeft consequenties voor kennis- en compentiemanagement Wat speelde er binnen het bedrijf?

Gevolgen

IT Works, een jong softwareontwikkelingbedrijf uit Delft, werd zeven jaar geleden opgericht door twee gedreven ondernemers. Het duo zag brood in de toenemende vraag naar software om gegevens uit te wisselen tussen milieuadviseurs, bodemonderzoekers en veldwerkers in de civiele techniek. De eerste medewerkers werden voortdurend ingezet op projecten die op dat moment daarom vroegen.

De onduidelijkheden hadden een negatieve invloed op de bedrijfsprestaties. Omdat de medewerkers niet wisten wat hun taken waren, werden sommige taken dubbel en andere taken niet gedaan. Dat leidde ertoe dat projecten niet binnen een bepaalde tijdsduur konden worden afgerond, dat begrotingen werden overschreden en prognoses onrealistisch waren. Bovendien konden de medewerkers tijdens functioneringsgesprekken niet objectief worden beoordeeld of gewaardeerd. Zowel de werkgever als de werknemers ervaarden dit als een gemis.

Na een groeisprong, naar veertien medewerkers, veranderde deze situatie niet. Er was geen aandacht voor zaken als het vastleggen van functieprofielen en functieniveaus. Als ‘onderleggers’ voor de functieprofielen gebruikten IT Works bijvoorbeeld de in de dagbladen verschenen advertenties. De onderneming werd geconfronteerd met onduidelijkheden over functies, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het ontbrak de ondernemers aan een visie voor de lange termijn.

Quotes

16


Oplossingen Er is een overzicht gemaakt van de functies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijken van de medewerkers.Vervolgens zijn deze beschreven. Zo weet de werkgever waar medewerkers mee bezig zijn en weten de medewerkers wat van hen wordt verwacht.

Resultaat IT Works kan zich (wederom) profileren als een competent en kennisbekwaam bedrijf op het gebied van software en als een full support organisatie.

IT Works heeft persoonlijke ontwikkelingsplannen en structurele functioneringsgesprekken opgezet. Deze bieden inzicht in kennis, competenties, taakstelling en verantwoordelijkheden. En geven de medewerkers de mogelijkheid vragen, wensen en onduidelijkheden te bespreken. Door projecten voortaan inhoudelijk te beschrijven – onder meer gekoppeld aan een begroting, tijdsplanning en benodigde capaciteit– wordt voorkomen dat de projecten met IT Works op de loop gaan. IT Works zit weer ‘aan het stuur’. Intern is er voortaan aandacht voor communicatie tussen de directie / het management en de medewerkers én vice versa.

- "Een ondernemer moet voortdurend bezig blijven zijn bedrijf te verbeteren"

IT Works is tot concretere doelstellingen gekomen, die zijn opgenomen in een plan van aanpak. IT Works legt zich voortaan vooral toe op een beperkt aantal softwareproducten. Deze doelstellingen worden nu regelmatig geëvalueerd.

- "De laatste jaren hebben we een flinke groeisprong gemaakt. Als je medewerkers dan onvoldoende op de hoogte zijn van hun taken en verantwoordelijkheden, loop je tegen problemen op."

Parallel aan het uitkristalliseren van de doelstellingen, is IT Works gaan werken aan een visie en een mission statement. Visie en missie zijn voor IT Works de leidraad voor de toekomst.


17

Tips

Bepaal vanuit de visie en missie van het bedrijf welke kennis en competenties je nodig hebt om deze te kunnen realiseren. Bepaal vervolgens welke kennis en competenties je al hebt en of je ze ook benut. Denk na over het vastleggen van kennis en de beschikbaarheid ervan.

Maak een ontwikkelingsplan voor de kennis en compenties die je mist met daarin concreet: wie, wanneer, hoe en met welk resultaat.

Om goed gebruik te kunnen maken van de kennis van elkaar moeten er duidelijke gedragsregels zijn: wie legt kennis vast, welke kennis leg je vast en hoe kunnen anderen daar gebruik van maken

Werknemers hebben recht op een helder functieprofiel. Zorg ervoor dat deze profielen zijn beschreven.

18


Wanneer een bedrijf organisatorisch niet ‘staat’, wordt het bedrijf geremd in zijn ontwikkeling. Een professioneel ingerichte organisatie is overigens ook geen garantie voor succes, maar kan wél een sleutelrol spelen.

Heb er als ondernemer oog voor dat bij groei in aantal medewerkers, opdrachten of omzet het bedrijf óók organisatorisch moet groeien. Neem daarin als ondernemer de verantwoordelijkheid en kom tot concrete stappen.

Schakel professionele hulp in als uzelf niet de relevante kennis en ervaring heeft op het gebied van organisatieontwikkeling.

Uw praktijk Waar staat uw organisatie op dit moment? Beoordeel de mentaliteit van de medewerkers in uw bedrijf en zet een X op een naar uw idee passende plaats wat betreft de volgende dimensies:

----------------------------------------------------------- 1 2 3 4 5 Mensen in onze organisatie waarderen: Stabiliteit Mensen in onze organisatie hebben een: Nationale oriëntatie Mensen in onze organisatie zijn gericht op: Technologie Onze organisatie is nogal: Hiërarchisch Onze bedrijfscultuur is gericht op: Afhankelijkheid Leiderschap in onze organisatie is: Autoritair

6 7 8 9 10 Voortdurende verandering Mondiale oriëntatie De klant Op netwerken georiënteerd Onafhankelijkheid Op vertrouwen gebaseerd

Hoe hoger de waardering op de verschillende dimensies, des te hoger zijn de overlevingskansen voor uw bedrijf (als uw waarneming juist is). Bron: Leiderschap ontraadseld, Manfred Kets de Vries, 2001, pagina 66, ISBN 90 5712 121 2


19

Case

Innoveren vraagt medewerkers die weten wat belangrijk is voor hun klant: nu en in de toekomst Wat speelde er binnen het bedrijf? Metaalbedrijf Norma B.V. uit Hengelo is gespecialiseerd in hoogwaardige toelevering aan de mechanische fijnindustrie. Norma B.V. voert al jaren een heel goed personeelsbeleid: het bedrijf ziet de 83 medewerkers als een hele belangrijke schakel binnen het bedrijf en besteedt daarom veel aandacht aan haar personeelsbeleid: medewerkers mogen onbeperkt scholing volgen, er is een goede communicatie richting personeel, en de directie behandelt haar medewerkers zoals ze zelf ook behandeld wil worden. Het bedrijf staat in de hele omgeving bekend om haar goede personeelsbeleid. Op verjaardagen wordt er positief over Norma B.V.gesproken en vacatures kunnen worden opgevuld met open sollicitaties.

optimaliseren en besloot daarom mee te doen aan een Investors in Peopletraject, een keurmerk voor bedrijven die een goed personeelsbeleid volgen.

Gevolgen Om dit keurmerk te behalen, moest de onderneming een paar punten verbeteren. Medewerkers waren bijvoorbeeld niet altijd even goed op de hoogte van de bedrijfsdoelstellingen en moesten gerichtere opleidingen gaan volgen. Daarnaast bleek er een groot verschil in cultuur te bestaan tussen Norma BV in Hengelo en het overgenomen Norma Tools in Deventer. De medewerkers van Norma Tools waren minder betrokken bij het bedrijf en gedroegen zich over het algemeen afstandelijker. Dit cultuurverschil stond snelle veranderingen en innovaties in de weg.

De open houding ten aanzien van het personeelsbeleid maakt dat het bedrijf ook kritisch naar eventuele verbeterpunten durft te kijken. Norma B.V. wilde het menselijk kapitaal in het bedrijf verder

Quotes

20


Oplossingen Er wordt vier keer per jaar een kantinebijeenkomst georganiseerd waarin de bedrijfsstrategie uitgebreid aan bod komt. De medewerkers volgen nu niet alleen opleidingen die een bijdrage leveren aan het behalen van de bedrijfsdoelstellingen, maar krijgen ze ook onderricht in bedrijfsbeheer en bedrijfsvoering. Om de medewerkers beter bekend te maken met de bedrijfsdoelstellingen hangen deze nu in elke werkruimte aan de muur. Met behulp van vragenlijsten en interviews is bepaald welke cultuuraspecten bepalend zijn voor de verdere ontwikkeling van de organisatie. Dit is gedaan onder begeleiding van een externe kennisleverancier. Deze kennisleverancier heeft ook tips en aanbevelingen gedaan om de cultuur daadwerkelijk te beïnvloeden. "Wij zien het scholen van personeel niet als een kostenpost, maar als een investering" "Onderzoek toont aan dat bedrijven met een goed personeelsbedrijf ook beter presteren" "Om als bedrijf te kunnen groeien, moet je personeelsbeleid op orde zijn" "Ik ben zeer benieuwd wie mij kan veranderen, puur gedrag en eigenwijsheid." "Je behandelt je medewerkers, zoals je zelf ook behandeld wilt worden. Dat spreekt voor zich" "Zijn we wel in staat om de impliciete zaken aan de orde te stellen, ervan te leren en daar betekenis aan te geven?" "Een goed personeelsbeleid leidt tot tevreden medewerkers, meer omzet en een gewaarborgde continuïteit"


21

Tips

Deelname aan het IiPtraject moet je zien als een investering om je bedrijf beter te maken

Het is van belang om een extern bedrijf in te schakelen. Zij kijkt objectiever naar je organisatie en ziet daardoor eerder wat er verbeterd kan worden

Het behalen van het IiPcertificaat is een basis, je moet zelf de invulling voor je rekening nemen

Een complete IiPcertificering is voor veel bedrijven nog te hoog gegrepen, maar als je je personeelsbeleid wilt aanpakken kan IiP veel betekenen en kunnen er grote verbeteringen gerealiseerd worden.

22


Cultuuraspecten hebben een grotere rol op verandering dan je soms verwacht. Het is lastiger te benoemen en wordt daarom vaak gebagatelliseerd. Het bespreekbaar maken van cultuuraspecten levert vaak structurele verandering op met veel impact.

Uw praktijk Het interventiewiel Bron: Handboek Verandermanagement, A. J. Cozijnsen & W. J. Vrakking, 2003, pagina 66.

Wees slimmer dan de mensen die voor u werken, door mensen aan te nemen die slimmer zijn dan u!

Voor- en nadelen van een snel of geleidelijk veranderingsproces Net als elke verandering heeft het behalen van een IiP certificaat gevolgen voor de onderneming en de organisatiecultuur. Het is verstandig om goed te overwegen op welke wijze u de verandering in de onderneming invoert. In het ene geval is het beter de verandering snel door te voeren, in het ander geval kan men beter kiezen voor een geleidelijke verandering.

Snel

Geleidelijk

Voordelen - Indringend: schokeffect - Vraagt slechts kort tijd energie - In korte tijd resultaat - Ruimte aanwezig om te leren - Cultuurverandering kan gelijktijdig plaatsvinden - Mogelijkheden voor bijsturing

Nadelen - Bij ‘harde’ ingreep: kans op negatieve sfeer - Leermogelijkheden gering - Geringe effecten op cultuur - Lange adem nodig - Tegenstanders krijgen kans om diepere loopgraven te bouwen - Effecten laat zichtbaar - Kans op ‘verwateren’

Bron: Organisatievernieuwing: programmeren, regisseren en realiseren, Pierre van Amelsfoort & Makkie Metsemakers, 2002, pagina 36 Sla de kaft links en rechts open

23

Syntens, Innovatienetwerk voor ondernemers

Succesvol veranderen en vernieuwen, welke ondernemer wil dat niet? Zeker als dit betekent dat u daardoor de concurrentie een stap voorblijft. Syntens is dé organisatie voor ondernemers die willen en kunnen vernieuwen. De adviseurs van Syntens ondersteunen u bij vernieuwingen op technologisch, organisatorisch of bedrijfsmatig gebied. Samen met u brengen zij de innovatiekansen voor uw onderneming in kaart. Vervolgens begeleiden ze u bij de realisatie van uw vernieuwingsplannen en koppelen u, waar nodig, aan de juiste (markt)partijen. Tijdens de diverse workshops en bijeenkomsten die Syntens organiseert, kunt u bovendien kennis opdoen en ervaringen uitwisselen met collega-ondernemers. U kunt bij Syntens terecht met een concrete vraag over bijvoorbeeld marketing, strategie, internet, uw personeel of productontwikkeling, maar ook om even van gedachten te wisselen met één van de adviseurs. Syntens is een landelijke organisatie met vijftien vestigingen verspreid over Nederland. De activiteiten van Syntens worden mogelijk gemaakt door het Ministerie van Economische Zaken.

24


Profijt van MensenKennis Profijt van MensenKennis is een compleet programma voor een professionele aanpak van de mensen kennisaspecten van innovatie in uw bedrijf. Syntens biedt u hiermee onder meer voorlichting, advies, coaching, workshops, trainingen en financiële ondersteuning voor het inschakelen van een specialist. U bepaalt zelf hoe intensief u aan het programma deelneemt. U kunt themabijeenkomsten bijwonen en deelnemen aan ‘Leren-van-elkaar’ kringen, waar u met collega-ondernemers ervaringen uitwisselt. De adviseurs van Syntens kunnen een eerste analyse maken of u zelfs begeleiden tot en met het uitvoeren van een actieplan. Wilt u vernieuwen, uw bedrijf verder ontwikkelen en ontdekken waar uw kansen liggen? Neem dan contact op met Syntens. Bel 0900 – 2000 345 of kijk op www.syntens.nl.

"Ik wilde overal controle over hebben, maar gunde mezelf nergens de tijd voor. Dat is niet reëel."

Recommend Documents