www.winter-wonderland.nl IJskoud concepts & events
16-11-2015 Plan van aanpak Justin van der Laan
Inhoud Inleiding........................................................................................................................................ 2 Achtergronden .............................................................................................................................. 3 Debriefing .................................................................................................................................... 4 Probleemstelling ............................................................................................................................ 9 Projectactiviteiten........................................................................................................................ 10 Projectgrenzen ............................................................................................................................ 11 Kwaliteit ..................................................................................................................................... 12 Planning ..................................................................................................................................... 13 Kosten ........................................................................................................................................ 14 Technische specificaties................................................................................................................ 15 Juridische zaken........................................................................................................................... 16 Misbruik voorkomen .................................................................................................................... 20 Risico’s ....................................................................................................................................... 21
1
Inleiding In dit mediaproduct wordt beschreven hoe ik mijn stage de komende periode zal gaan invullen. In dit document is er vooral te lezen wat ik tijdens mijn stage allemaal ga uitvoeren bij IJskoud concepts en events®. Ook zijn onder andere onderstaande punten terug te vinden:
Achtergronden
Probleemstelling
Doelstelling
Planning werkzaamheden
Technische specificaties
Juridische zaken
Misbruik voorkomen
Risico’s
Na het lezen van dit document is er wat meer duidelijkheid over mijn mediaproduct en over de werkzaamheden die ik tijdens mijn stage zal gaan uitvoeren. Mijn stage zal 7 maanden gaan duren. Ik hoop tijdens mijn stage veel werkervaring op te doen en veel dingen te leren. Ook hoop ik dat ik in praktijk kan brengen wat ik de afgelopen 4 jaar op de het Media College heb geleerd.
2
Achtergronden Opdrachtgever: De opdrachtgever van dit project is IJskoud concepts en events®. IJskoud concepts en events® is een bedrijf wat twee concepten heeft bedacht en uitgewerkt. Het ene concept gaat over het organiseren van winterse belevingen en events. En het andere concept voornamelijk over zomerse belevingen en events. Het contact persoon tijdens dit project is Hein Moore. Opdrachtnemer: Dit project is aangenomen Justin van der Laan, Student aan het Media College Amsterdam. Hij volgt daar de opleiding Mediamanager niveau 4 en zit nu in zijn laatste jaar. De organisatie: Het media product dat ik bij IJskoud concepts en events® zal gaan uitvoeren heeft betrekking op de snelle groei en uitbereiding van het bedrijf. Naast www.ijskoud.com en www.winterwonderland.nl beschikt “IJskoud concepts en events” ook over de website www.beachevents.nl. Ook heeft IJskoud concepts en events® een bedrijf genaamd “XXESS” dat met een nieuw concept bezig is om het online winkelen te verbeteren. Met een applicatie kan je in een willekeurige winkel 360 graden rondkijken en vanuit daar je producten bestellen en laten thuisbezorgen. Door deze groei en veranderingen is er weinig tijd geweest om de websites www.ijskoud.com en www.winter-wonderland.nl te vernieuwen. De websites zijn gekoppeld aan adwords en sociale media.
3
Debriefing Aan De heer H. Moore
Van Justin van der Laan
Datum Woensdag 9 december 2015
Betreft Opdracht Mediaproduct IJskoud Concepts & Events®
Geachte Hein Moore,
Naar aanleiding van de briefing op dinsdag 8 december stuur ik u hierbij de debriefing voor het mediaproduct dat ik ga maken voor IJskoud Concepts & Events. Mocht u nog wijzigingen of aanvullingen hebben dan hoor ik dat graag.
Met vriendelijke groet,
Justin van der Laan T: 06-11240912 E:
[email protected]
4
Bedrijf IJskoud Concepts & Events IJskoud Concept & Events® is het bureau dat in het winterseizoen winterse feesten organiseert. Hier hebben zij vaste locatie voor, maar het is natuurlijk ook mogelijk om het op een eigen locatie te doen.
Contactpersoon en functie Naam:
Hein Moore
Functie:
Senior Manager IJskoud Concepts & Events
Telefoon:
06-83150694
Email:
[email protected]
Naam:
Erik Bakker
Functie:
Eigenaar IJskoud Concepts & Events
Tel:
06-51617623
Email:
[email protected]
Naam:
Reduan Quald Ali
Functie:
stagiaire
Tel:
06-34344107
Email:
[email protected]
Probleem/wens/vraag Er moet een website voor IJskoud Concepts & Events® online komen te staan. Deze staat nog niet online. Dit komt omdat hij nog niet mooi genoeg was. Er miste nog brochures, foto’s en tekst die niet correct waren qua spelling of die verouderd waren, daarnaast moet de website duidelijker zodat de bezoeker snel hun weg kunnen vinden. Dit doe ik doormiddel van het menu op de website zo kort mogelijk te houden, hierdoor zal de bezoeker meteen kunnen vinden wat hij/zij zoekt zonder de hele website door te gaan. De teksten in het menu zal ik daarom ook in kapitale
5
en vet gedrukt maken zodat de bezoeker het duidelijk kan zien. Er komen leuke foto’s van alle producten die IJskoud Concepts & Events® regelt. Brochures moeten aangepast worden aan dit jaar.
Gewenste producten Het gewenste product is de website van IJskoud Concepts & Events®. Deze website moet vernieuwd worden en zo snel mogelijk online komen te staan. De naam van de website is www.winter-wonderland.nl. Wat er vernieuwd/veranderd moet worden vind u bij ‘’probleem/wens/vraag’’.
Doelgroep De doelgroep van de website is natuurlijk heel breed, maar waar ik mij vooral op gaan richten zijn de bedrijven die al vaker door ons een feest hebben laten organiseren. Dit zijn voornamelijk personen tussen de 30 en 50
Bestaand materiaal Er is al een slechte versie van de website. Deze is niet goed gekeurd door de eigenaar.
Gewenste sfeer / uitstraling Een winterse sfeer.
Technische specificaties De website wordt gemaakt in Wordpress. Dit is een programma waar veel bedrijven hun website mee maken. Wij hebben een betaalde versie op stage. Hier kan ik veel uitgebreider mee te werk gaan. Ook zal ik Photoshop gaan gebruiken om de foto’s en brochures voor de website te kunnen bewerken. Dit heb ik op mijn eigen laptop staan.
6
Budget Voor de adwords campagne in een budget van € 1000 per maand. Mijn uren die ik er aan werk zal ik bijhouden. Hier reken ik een fictief bedrag van €15 per uur voor.
Tijdsplanning De website moet binnen vier weken online zijn, daarna moet hij elke dag verbeterd worden. Ik ben hier op dinsdag 15 september 2015 mee begonnen. Op vrijdag 9 oktober 2015 moet hij online gaan. Daarna moet de website steeds aangepast worden.
Overige afspraken Ik heb contact met het bedrijf dat de adwords campagne voor de website onderhoud. Bij dit bedrijf heb ik een contact persoon waar ik de adwords en analytics mee bespreek. Hij zorgt ervoor dat de website beter gevonden wordt in google. Dit doet hij doormiddel van zoekwoorden. Deze zoekwoorden hebben te maken met onze website. Voorbeeld van zoekwoorden: - Bedrijfsuitjes - Bedrijfsfeesten - Winterse feesten - Winterse uitjes - Bedrijfsborrels - Enz. Deze zoekwoorden worden bedacht door iedereen op kantoor en krijgt hij van mij doorgestuurd. Eén keer in de maand bel ik mijn contact persoon bij dit bedrijf. Naam:
Menno Goossens
Tel:
+31 (0) 23 711 44 01
Email:
[email protected]
7
Contact gegevens Gegevens van de student: Naam: Studentnummer: Adres: Telefoon: Email Privé: Email school: Opleiding:
Justin van der Laan 15390 Molenkolk 1 1767 CW Kolhorn 06-11240912
[email protected] [email protected] Mediamanager 3e jaar
Gegevens van de opleiding: Naam: Media College Adres: Contactweg 36 1014 AN Amsterdam Telefoon: 020 850 95 00 Website: www.ma-web.nl Gegevens van de stage organisatie: Naam bedrijf: IJskoud Concepts en Events Adres: Van Nijenrodeweg 1066 1081 EX Amsterdam Telefoon: 020-6383264 Website: www.winter-wonderland.nl Gegevens van de stagebegeleider: Naam: Hein Moore Functie: Senior Manager IJskoud Concept & Events® Telefoon: 020 638 32 64 Email:
[email protected] Gegevens van de stagedocent: Naam: Hillie de Jong Telefoon: 06-142 78 659 Email:
[email protected] Gegevens over de stage periode: Startdatum: 01/09/2015 Einddatum: 27/03/2016
8
Probleemstelling IJskoud concepts en events® heeft een tijd geleden door een bedrijf de websites op laten zetten. De online vindbaarheid is toen niet goed gerealiseerd. IJskoud concepts en events® merkt dat ze maar nauwelijks online gevonden worden. Ook zijn de websites niet afgemaakt en werken er volgens IJskoud concept en events® bepaalde onderdelen niet naar wens. Het gebruik en de beleving op de websites is niet optimaal. Gebruikers blijven niet lang genoeg op de websites om informatie aan te vragen en uiteindelijk zich in te schrijven voor een evenement. Hierdoor komen er minder aanvragen binnen voor een evenement en dus minder inkomsten.
Door meerdere oorzaken is de huidige website slecht zichtbaar voor zoekmachines:
De betrokken websites zijn onvolledig, niet afgemaakt.
De websites hebben functies waarbij gekozen is voor een tijdelijke oplossing (Om welke functies en oplossingen dit gaat zal tijdens het onderzoek naar voren komen)
Het bijhouden en bijwerken van de websites kost veel tijd.
Secundair oogt de website gedateerd en past het niet meer bij het tijdsbeeld en uitstraling die de vernieuwende IJskoud concepten dienen te hebben.
9
Projectactiviteiten Wat moet ik doen om het resultaat te behalen: -
Bepalen van deadlines & planning
-
Brainstormen over sfeer en uitstraling van de website
-
Maken van nieuwe teksten en brochures
-
Goedkeuring vragen
Voorbereiding: -
Brainstomen
-
Plan van aanpak maken
-
Onderzoek naar de doelgroep
-
Begroting maken
-
Logo maken
-
Vergadering houden
-
Zorgen voor materiaal
-
Afsluitende bespreking
Realisatie:
Nazorg:
10
Projectgrenzen Start project: 9 september 2015 Eind project: 27 maart 2015 Budget: Er is een bedrag van €1000 in de maand voor de Adwords Campagne.
De randvoorwaarden: Er zal een voorstel gedaan worden door ons voor de leraren dat bestaat uit een plan van aanpak met daarin alle opdrachten die uitgevoerd moeten worden voor dit project. De opdrachten zullen telkens woorden aangepast totdat de klant tevreden is met het eindresultaat.
11
Kwaliteit Middelen
Kwaliteitscontrole:
Projectleden:
- Een projectarchief aanleggen
- MBO Mediamanager Diploma
- Team overleg houden
- Nederlands en Engels spreek/schrijfvaardigheid
- Eigen werk controleren
- Kunnen omgaan met Adobe pakket - Kunnen omgaan met Office pakket
Apparatuur: - Laptop
Software: - Adobe pakket - Office pakket - Windows - Wordpress
Ruimte en faciliteiten: - Kantoor IJskoud Concepts & Events®
12
Planning
Planning Website IJskoud Concepts & Events Wat te doen?
Wanneer?
Wie?
Gedaan?
Briefing project
Vrijdag 18 september 2015
Justin van der Laan Hein Moore
ja
Planning
Dinsdag 22 september 2015
Justin van der Laan
ja
Debriefing
Dinsdag 22 september 2015
Justin van der Laan
ja
Website verkennen
Dinsdag 22 september 2015
Justin van der Laan Hein Moore
ja
Bespreking over website
Woensdag 23 september 2015
Justin van der Laan
ja
Regelen foto’s
2015
Justin van der Laan
ja
Regelen brochures
2015
Justin van der Laan Reduan Quald Ali
ja
Regelen nieuwe teksten
2015
Justin van der Laan Erik Bakker
ja
Optimaliseren
2015/2016
Justin van der Laan
-
Plan van aanpak
Vrijdag 18 december 2015
Justin van der Laan
ja
Evaluatie
Dinsdag 9 februari 2016
Justin van der Laan
-
13
Kosten
Offerte
JR Media producten Website bouw Straatnummer 1
Media College Dhr. H. Moore Van Neijenrodeweg 1066 1081 EX Amsterdam
1453 JR Kolhorn
Beste Dhr. H. Moore,
14 december 2015
KvK:
Hartelijk bedankt voor uw aanvraag, het is mij een waar genoegen de volgende vrijblijvende offerte aan u te presenteren.
Kosten maken website: Google Adwords Campagne
€1.000,-
Uur tarief Justin van der Laan €15,Vijf uur per dag 7 maanden
€ 525,-
Totaal
€ 1.525,-
*Alle genoemde prijzen zijn exclusief 21% BTW
Ik ga er vanuit u een passend voorstel te geven en zie uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Justin van der Laan
JR Media Producten
14
Technische specificaties Hierbij kijken wij naar de keuzen voor het gebruik van WordPress. Bij de vorige website (www.ijskoud.com) is er gebruik gemaakt van HTML. Dit is een moeilijk systeem, daarom is er voor de nieuwe website gekozen om Wordpress te gebruiken. WordPress is een CMS systeem waar makkelijk in te werken valt. WordPress is een Content Management Systeem (CMS) waarmee je heel gemakkelijk een website kunt maken én onderhouden. WordPress begon ooit als simpel CMS om een weblog mee te maken. Inmiddels is WordPress veel meer dan alleen een blogging-platform en wordt het door steeds meer grote merken en bedrijven gebruikt om een website te bouwen.
Bron: http://www.wplounge.nl/wat-is-wordpress/
Voor het plaatsen van foto’s moet ik deze foto’s eerst hebben. Deze kan ik vinden in de map My Ditto en deze map is te vinden op de harde schijf van het bedrijf. Zelf moet ik de foto’s bewerken in Adobe Photoshop zodat ze de juiste maten hebben voor de website. Niet alle foto’s moeten aangepast worden, omdat er een kader omheen komt wat in WordPress zelf gebeurd. Voor de banners op de website hou ik de maten 920 pixels breed bij 360 pixels hoog aan.
Bij al de brochures die op e website komen te staan moet het nieuwe adres onderaan staan. Dit bewerk ik in Photoshop.
15
Juridische zaken Gebruiksrechten De gebruikersrechten zijn zeer belangrijk bij een website. Hier moet je vooral bij foto’s en teksten opletten. Je kunt niet zomaar een stuk tekst of een foto van internet plukken. Hier zitten auteursrechten op en zodra jij die gaat gebruiken kun je een beste boeten krijgen. Gelukkig maak ik mij daar geen zorgen om, want alle foto’s en teksten zijn van ons zelf. Toestemming De toestemming om iets op de website te plaatsen moet ik krijgen van Erik Bakker (Eigenaar) of Hein Moore (Senior manager). Aansprakelijkheid De aansprakelijkheid van de website ligt bij Erik Bakker. Hij is de eigenaar van het berdrijf.
ALGEMENEN VOORWAARDEN 1. Een ieder die zich schriftelijk inschrijft voor het door IJskoud Concepts & Events, hierna te noemen IJskoud, georganiseerde evenement, verklaart zich akkoord met de door IJskoud gedeponeerde leverings- en annuleringsvoorwaarden. 2. IJskoud behoudt zich het recht voor, desnoods zonder opgaaf van redenen, een aanvraag tot deelneming aan het evenement af te wijzen. 3. De deelnemer zal zich nimmer beroepen op enig recht of enige vergoeding door IJskoud ten gevolge van een eventuele afwijzing. 4. IJskoud behoudt zich het recht voor een evenement, bij eventueel onvoldoende deelname en/of andere onvoorziene omstandigheden alsnog af te gelasten.
16
INSCHRIJVING & BEVESTIGING 1. Vooruitbetaling van de kosten voor deelneming aan het evenement op een door IJskoud aan te wijzen rekening is verplicht. 2. De deelnemer kan zich nimmer beroepen op mondelinge toezeggingen. Een aanvraag tot deelneming is alleen geaccepteerd indien zijn//haar inschrijving door IJskoud schriftelijk is bevestigd. AANSPRAKELIJKHEID 1. Deelname aan de verschillende activiteiten geschiedt op eigen risico. IJskoud kan niet aansprakelijk gesteld worden voor geleden schade aan personen en/of goederen als gevolg van deelname aan de georganiseerde activiteiten. BETALING 1. Het totaalbedrag van de toegezonden factuur dient binnen 14 dagen na de factuurdatum betaald te zijn. Is dit niet het geval dan behoudt IJskoud het recht een krediettoeslag te hanteren van 2% over het totale factuurbedrag. 2. Indien betaling voor aanvang van het evenement uitblijft, dan behoudt IJskoud het recht om de deelnemer - over het nog te betalen bedrag - creditrente te berekenen. 3. De kosten van consumpties komen voor rekening van de deelnemer zelf of voor diens bedrijf tenzij vooraf andere afspraken worden gemaakt. AFGELASTING & VERVANGING 1. Indien er een evenement wordt afgelast als gevolg van onvoldoende deelname of overmacht is IJskoud gerechtigd het evenement te verschuiven naar een alternatieve datum.
17
SCHADE 1. Kosten voorkomend uit schade en/of vernielingen aangericht door deelnemers zullen, zover niet op de dader(s) zelf is te verhalen, door de opdrachtgever betaald worden. ANNULERING 1. Bij annulering van deelname door deelnemer aan een door IJskoud georganiseerd evenement zal IJskoud de volgende kosten in rekening brengen: o
25% van het gefactureerde bedrag, exclusief de variabele kosten, bij een annulering meer dan twee maanden voor de datum waarop het evenement aanvangt.
o
50% van het gefactureerde bedrag, exclusief de variabele kosten, bij een annulering in de periode van twee maanden tot vier weken voor de datum waarop het evenement aanvangt.
o
90% van het gefactureerde bedrag, exclusief de variabele kosten, bij een annulering in de periode van vier weken tot een week voorafgaande aan de datum waarop het evenement aanvangt.
o
100% van het gefactureerde bedrag, exclusief de variabele kosten, bij een annulering in de periode van een week tot twee dagen voorafgaande aan de datum waarop het evenement aanvangt.
o
100% van het gefactureerde bedrag, inclusief de variabele kosten, bij een annulering in de periode van twee dagen voorafgaand aan de datum waarop het evenement aanvangt, tot en met de dag waarop het evenement aanvangt.
2. Annulering dient te allen tijde schriftelijk en aangetekend te geschieden. 'Datum poststempel' wordt gehanteerd voor de berekening van de annuleringstermijn. 3. Voor alle gevallen van overmacht van de zijde van de inschrijver blijft het risico voor rekening van de inschrijver.
18
OVERMACHT 1. Onvoorziene omstandigheden, waardoor IJskoud een evenement, niet tijdig of niet zonder naar haar oordeel bezwarende extra inspanningen en/of kosten kan verrichten, zullen voor IJskoud als overmacht gelden. Onder onvoorziene omstandigheden worden mede verstaan: 2. Onder onvoorziene omstandigheden worden mede verstaan: o
mobilisatie, oorlog, molest
o
werkstaking
o
beperkende- of verbiedende overheidsmaatregelen,
o
natuurrampen
o
nationale rouwdag
3. In geval van overmacht heeft een partij het recht de overeenkomst met de wederpartij geheel of ten dele te annuleren zulks door een schriftelijke mededeling aan de wederpartij zonder rechterlijk tussenkomst en zonder dat de opzeggende partij ter zake de door de wederpartij door de annulering geleden schade tot enigerlei vergoeding is verplicht. GESCHILLEN 1. Op de door IJskoud gesloten overeenkomsten en de uitvoering daarvan is het Nederlands recht van toepassing. Bron: www.winter-wonderland.nl
19
Misbruik voorkomen Er is natuurlijk een kans dat derden materiaal van onze website kopiëren. Dit kan voorkomen worden door op de website in te stellen dat er niks gekopieerd kan worden. Maar dit is bij ons niet erg, want alles wat wij op de website hebben staan is specifiek voor of van de feesten die wij organiseren.
20
Risico’s Interne risico’s -
Een lange doorlooptijd
-
Projectleden die van ver moeten komen om te vergaderen
-
Veel verschillende deelgebieden
-
Projectleden die niet met elkaar kunnen of willen samenwerken
-
Onvoldoende bekendheid van het project binnen de organisatie
Externe risico’s -
Onvoldoende tijd voor besluitvorming.
-
Onduidelijke projectgrenzen
-
Onvoldoende medewerking van de organisatie
-
Een andere doelstelling dan die welke is geformuleerd in het plan van aanpak
21
